Ordinær generalforsamling

Transkript

1 Ordinær generalforsamling Gullmyra Huseierforening, mandag 11. april 2016, kl 19:00 Saksliste: Innkalling - Styrets beretning - Regnskap Budsjett Innkomne saker - Valg

2

3 Gullmyra Huseierforening Til medlemmene: Det innkalles til ordinær generalforsamling i Gullmyra Huseierforening Tid: Mandag 11. april, kl Sted: Flerbrukshuset, Gullhaugveien 133 Spørsmål om møtet er lovlig innkalt 1. Konstituering SAKSLISTE --- o Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opptak av navnefortegnelse 1.5 Godkjenning av saksliste 2. Årsmelding fra styret 3. Årsoppgjøret 4. Eventuell godtgjørelse til styret og revisor 5. Valg av revisor 6. Andre saker Valg 7.1 Valg av to styremedlemmer 7.2 Valg av fem varamedlemmer 7.3 Valg av valgkomite Oslo, 04. april 2016 Gullmyra Huseierforening STYRET Vedlagte navneslipp fylles ut og leveres ved inngangen til møtelokalet.

4 Styrets innstilling til de saker som skal behandles på sameiets ordinær generalforsamling den 11. april 2016: Sak 1: Konstituering Innstilling til de respektive poster blir lagt fram på sameiermøtet. Sak 2: Årsmelding fra styret Årsmelding for 2015 følger vedlagt og anbefales godkjent. Sak 3: Årsoppgjøret Resultatregnskap 2015, balanse pr og budsjett for 2016 følger vedlagt. Revisors beretning blir opplest på sameiermøtet. 3.1 Forslag til vedtak Resultatregnskapet for 2015, som viser et underskudd på kr ,- anbefales godkjent. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter sameiet har hatt, er medtatt i det fremlagte regnskapet. 3.2 Budsjett for 2016 anbefales tatt til orientering. Sak 4: Eventuell godtgjørelse til styret og revisor Forslag til godtgjørelse til styret for det forløpne år framlegges på sameiermøtet. Honorarnota fra revisor refereres. Sak 5: Valg av revisor RSM Norge AS Sak 6: Andre saker 6.1 Innkommet sak fra Tom L. Rian Se vedlegg fra Tom L. Rian og Styret.

5 Sak 7: Valg Valgkomitèens innstilling 7.1 Valg av 2 medlemmer til styret. 7.2 Valg av 5 varamedlemmer til styret. 7.3 Valg av valgkomité. Se eget vedlegg.

6 STYRETS ÅRSBERETNING 2015 Gullmyra Huseierforening Tillitsvalgte På ordinært sameiermøte/generalforsamling fikk styret følgende styresammensetning; Frode Bjørkli styreleder - til 2017 Marianne Thorsen styremedlem / Garasjeansvarlig - til 2016 Simon Dimmock styremedlem - til 2017 Charlotte Kausland styremedlem - til 2017 Alethea Bjune styremedlem - til 2016 Jørgen Frisak varamedlem - til 2016 Toril Næss Rian varamedlem - til 2016 Stein Ivar Nilsen varamedlem - til 2016 Nina Elisabeth Belsjø varamedlem - til 2016 Monica Skjerven varamedlem - til 2016 Likestilling Gullmyra Huseierforening sitt styre har bestått av tre kvinner og to menn. Styrets leder er mann. Gullmyra Huseierforening følger likestillingsloven, og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i huseierforeningen. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av Brækhus Dege Eiendom AS. Kontaktpersoner har vært Christopher Busterud og Edle Backe, Styreleder har jevnlig kontakt med forretningsfører. Selskapets revisor er RSM Norge AS. BHA ved Thomas Jacobsen leverer vaktmestertjenester. BHA ved Thomas Jacobsen leverer brøyting Møtevirksomhet Styret har i perioden avholdt en generalforsamling. Styret har i perioden avholdt 12 styremøter. Styret har i perioden avholdt ett budsjettmøte. Styret har i perioden avholdt 4 møter med Rambøll i Oslo i forbindelse med forberedelse og oppstart av garasje prosjektet. Styret har i perioden avholdt 15 bygge møter samt 7 befaringer med Entreprenør og Rambøll. Styret har i perioden skrevet info brev vedr. fremgang og drift i forbindelse med garasjeutbedringen og lagt disse i postkassene til beboerne samt postet disse på hjemmesiden. Styret har i perioden avholdt ett møte med B&DG i Oslo vedr. lån til garasjeprosjektet. Styret har i perioden avholdt ett møte med Bærum kommune, samt hatt en befaring på området vårt. Styret har i perioden avholdt ett møte med Canal Digital, samt flere befaringer på området vårt. Styret har i perioden avholdt ett møte med BHA, samt flere befaringer på området vårt. Styret har i perioden arbeidet med følgende saker; Arrangert Generalforsamling Arrangert dugnad våren Garasjene ble feid i juli Garasjen ble tømt for søppel av styret Parkeringsproblemer på området vårt Nytt fiberanlegg / Gravearbeid Lagt ut mange saker på hjemmesiden Alminnelig vedlikehold av uteområdene Revidert avtale med BHA Jobbet med kommunale bommer opp i mot Bærum kommune Garasjeprosjekt

7 Arrangert julegran tenning første søndag i advent Kjørt flere turer med søppel til Isi avfallsanlegg Virksomheten art Selskapet er organisert etter de bestemmelser som følger av aksjeloven/lov om borettslag/lov om eierseksjonssameier, og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for aksjonærene/andelseiere/sameierne. Virksomheten drives i Bærum kommune. Ansatte/arbeidsmiljø Selskapet har for tiden ingen faste ansatte, kun et valgt styre som forvalter medlemmene sitt område etter fullmakter gitt av generalforsamlingen til enhver tid. Arbeidsmiljøet i styret vurderes som meget godt. Ytre miljø Styret er ikke kjent med at selskapets virksomhet påvirker det ytre miljø utover det som anses som vanlig for et boligselskap. Forsknings- og utviklingsaktiviteter Selskapet driver ikke FOU. Garasjeutbedring. Styret har jobbet med Garasjeprosjektet gjennom hele året og har brukt utallige timer i forbindelse med møtevirksomhet og oppfølging av prosjektet. Det har vært meget tidkrevende for enkelte styremedlemmer som har måttet ta fri fra jobb og brukt mye av fritiden på den jobben som er gjort. Prosjektet er ikke helt ferdig og det gjenstår ca. 30 punkter før alt er på plass. Estimert ferdigstillelsesdato er Parkering. I forbindelse med utbedringen av garasjene ble det innført midlertidige parkeringstillatelser for våre medlemmer. Dette for å hindre kaos når garasjene skulle tømmes og for å få medlemmene til å bruke sine tildelte garasjeplasser etter endt utbedring. Alle våre nabosameier ble varslet om innføringen av parkeringstillatelser og det kan virke som om det har hatt en positiv effekt. Det har synes som om medlemmene i stor grad har vært forståelsesfulle og har innrettet seg etter det midlertidige tiltaket. Noe administrasjon har det vært i form av tekstmeldinger og e-poster til medlemmene, både for å svare på spørsmål i forbindelse med ordningen og varsling om feilparkerte biler. Etter endt byggeperiode har styret vurdert ordningen og konkludert med at vi ikke kommer til å fortsette den. Vi mener at jobben med å kontrollere parkering er for tidkrevende. Dersom det skal ha noe for seg må man ha mulighet til å kontrollere dette hver dag, flere ganger daglig. Alternativet vil da være å engasjere et vaktselskap, og det er styret imot. Pr dags dato er feilparkering på vårt område et lite problem, det er stort sett de samme bilene som observeres stående på våre besøks plasser til tross for at de har plass inne i garasjen. Huseierforeningen har vedtatte parkeringsbestemmelser med mulighet for borttauing av feilparkerte biler og vi vil benytte oss av denne muligheten i større grad om parkeringsproblemene oppstår igjen i sin tidligere form. Canal Digital. Styret har jobbet med å få oppgradert fibernettet på vårt område, det har vært mange møter og befaringer for å få landet dette prosjektet. Her har enkelte styremedlemmer måttet ta fri fra jobben for å kunne følge opp arbeidet. Økonomi Styret har i tillegg valgt å lage et prosjekt regnskap som vil speile Garasje utbedrings prosjektet. Regnskapet er avgitt under forutsetning av fortsatt drift. Selskapets likviditet er tilfredsstillende. Resultatregnskapet viser et underskudd på kr ,- For øvrig vises til regnskapet med noter, budsjett og kommentarer under regnskapsbehandling på årsmøtet. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter som selskapet har hatt er medtatt i det framlagte regnskapet. Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som påvirker resultatet eller selskapets stilling.

8 Oslo, Frode Bjørkli /s/ Styreleder Simon Dimmock /s/ Styremedlem Charlotte Kausland /s/ Styremedlem Marianne Thorsen /s/ Styremedlem Althea Bjune Styremedlem

9 Resultatregnskap 2015 Gullmyra Huseierforening av Brækhus Dege Eiendom AS Alle beløp i NOK Driftsinntekter Note Regnskap 2015 Regnskap 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Fellesutgifter Andre leieinntekter Andre inntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønnskostnader mm Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Andre honorarer Forsikringspremier Energikostnader Andre driftskostn. eiendom Driftskostnader administrasjon Reparasjoner og vedlikehold Andre kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Resultat av finansposter Årsresultat Resultatrapport 2015 for Gullm yra Huseierforening

10 Resultat Dato Side 1 av Gullmyra Huseierforening Periode: 1-12, År: 2015 Avdeling:1 - Garasjevedlikehold Denne Periode Budsjett Akk. hittil i år Akk. budsjett Driftsinntekter Sum Driftsinntekter Lønnskostnader Lønn til fast ansatte Påløpte feriepenger Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift feriepenger Sum Lønnskostnader Andre driftskostnader Vedlikehold og rep. bygning Teknisk honorar Sum Andre driftskostnader Driftsresultat Sum Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Sum Finansinntekter og finanskostnader Skattekostnad på ordinært resultat Sum Skattekostnad på ordinært resultat Sum Årsresultat Overføringer Sum Overføringer

11 Balanse pr Gullmyra Huseierforening Alle beløp i NOK Eiendeler Note Anleggsmidler Omløpsmidler Kortsiktige fordringer Bankinnskudd og kontanter Sum omløpsmidler Sum eiendeler Gjeld og egenkapital Egenkapital Egenkapital Årets resultat Sum egenkapital / (udekket tap) Langsiktig gjeld Lån Sum langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Forskudd fellesutgifter Påløpte rentekostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld OSLO, Styret for Gullmyra Huseierforening Frode Bjørkli Styrets leder Simon Dimmock Styremedlem Charlotte Kausland Styremedlem Marianne Thorsen Styremedlem Alethea Bjune Styremedlem Balanserapport 2015 for Gullm yra Huseierforening

12 Noter til årsregnskapet Note 1 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen et år. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskostnad og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Langsiktig gjeld er gjeld som forfaller senere enn ett år etter transaksjonsdagen. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av en individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. Driftsinntekter Fellesutgifter inntektsføres hver måned ved fakturering av sameierne i henhold til vedtatt faktureringsplan. Note 2 Fellesutgifter Fellesutgifter fakturert Garasjeleie- og parkering Økning fellesutgifter Sum fellesutgifter Note 3 Andre leieinntekter Kabel TV Sum andre leieinntekter Note 4 Andre driftsinntekter Nøkler/Portåpnere Sum andre inntekter

13 Note 5 Lønnskostnader Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift feriepenger Fordel fri telefon/komm Lønn til fast ansatte Påløpte feriepenger Styre- og møtehonorar Sum lønnskostnader Selskapet har ingen ansatte. Note 6 Revisjonshonorar Revisjonshonorar Sum revisjonshonorar Honorar til revisor gjelder lovpålagt revisjon. Note 7 Andre honorar Andre tjenester/honorarer Juridisk honorar (BDA) Teknisk honorar Sum andre honorar Note 8 Energikostnader Strøm Strøm gatelys Sum energikostnader Note 9 Andre driftskostnader Containerleie/-tømming Driftsmateriell Faste kostn. vaktmestertj IT utstyr Kabel-tv/internett Lyspærer, lysrør, sikringer o.l Nøkler, låser, navneskilt o.l Verktøy og redskaper Sum andre driftskostnader eiendom

14 Note 10 Driftskostnader administrasjon Andre reisekostnader Bilgodtgjørelse etter statens satser Datakommunikasjon Giroer, ligningsoppgaver mm Kontorrekvisita Kurs for styremedlemmer Porto Reisekostnad tog/buss/båt/taxi Sum driftskostnader administrasjon Note 11 Reparasjon og vedlikehold Annet rep. og vedlikeh Bad Elektrikerarbeid Garasjeport/inngangsdører Gartnerarbeid - grøntanlegg Ruller Vedlikehold og rep. bygning Veier og parkeringsplasser Vinduer Sum reparasjoner og vedlikehold Note 12 Andre kostnader Andre kostnader Bank og kortgebyr Kostnader fellesarrangementer Møtekostnad for styret Sum andre kostnader Note 13 Finansinntekter Renteinntekter av bankinnskudd Sum finansinntekter Note 14 Finanskostnad Andre rentekostnader Rentekostnader Rentekostnader lån Sum finanskostnader

15 Note 15 Kortsiktige fordringer Kundefordringer Andre fordringer Leverandører - til gode Mellomregning beboere Periodisering kabel TV Andre kortsiktige fordringer Sum kortsiktige fordringer Note 16 Kontanter og bankinnskudd Bank Bank Bankinnskudd for skattetrekk Kontanter Sum kontanter og bankinnskudd Note 17 Egenkapital Aksjekapital Annen egenkapital Årets resultat Sum egenkapital Selskapet har negativ egenkapital. Huseierforeningen har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at huseierforeningen har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. Note 18 Langsiktig gjeld Lån Handelsbanken Sum langsiktig gjeld Gjelden er ikke pantesikret. Kr ,- pluss renter forfaller til betaling mer enn 5 år etter regnskapsårets slutt. Långiver er Handelsbanken. Lånet gjelder rehabilitering, reparasjon og vedllikehold. Lånet har rentesats lik 3,6% og betales over 12 terminer i året. Lånet løper til 2035.

16 Note 19 Kortsiktig gjeld Andre påløpte kostnader Forskuddstrekk Leverandører motkonto til gode Purregebyrer BDE Påløpt aga av ferielønn Skyldig arbeidsgiveravgift Skyldige feriepenger Sum annen kortsiktig gjeld

17

18 kort begrunnelse for valg av løsmasser/grus i fremkant av terrassene. For liming av membran og etablering av knotteplast var det behov for forgraving. Isteden for å reetablere nytt vekstjordlag, filter av geosynteter og planting av hekkeplanter ble det vurdert som et vesentlig rimeligere alternativ å fylle på med løsmasser (les: drenerende masser). Slik unngås også beplantning tett inntil garasjevegg, som over tid kan skade nyetablert membran. Vi mener også at dette gir et pent estetisk uttrykk mot det grønne gresset på sommerhalvåret. Med vennlig hilsen Lars-Petter Larsen Sivilingeniør Avdeling Prosjekt- og byggeledelse M lars-petter.larsen@ramboll.no Rambøll Hoffsveien 4 P.b. 427 Skøyen N-0213 Oslo Styrets innstilling til innkommende forslag fra Tom L. Rian. Styret i Gullmyra Huseierforening har behandlet forslaget til Tom L. Rian på styremøte den Styret har innhentet pris på jobben fra BHA som forslaget går ut på (se vedlegg) og Fått en uttalelse fra Rambøll som prosjektør av garasjeutbedringen. På bakgrunn av dette er styrets anbefaling at forslaget til Tom L. Rian ikke gjennomføres.

19 Sum Rigg 5000, Grunnarbeider Graving, opplasting og bortkjøring av drenerende masser, kjøres til deponi på stedet med egnet utstyr m , , Levert og utlagt fiberduk for å skille jord/drensmasser m , , Innkjørt og utlagt vekstmasse for plen, komprimert og avrettet m , , Opplasting og bortkjøring av fyllmasser fra dep til fylling m , ,00 Sum grunnarbeider , Plenarbeider Levert og utlagt ferdigplen m , ,00 Sum plenarbeider 22500,00 Sum alle poster ekskl mva ,00 25 % mva 32600,00 Sum inkl mva ,00 Alle mengder bortsett fra RS (Rundsum) er å anse som veiledende. Det faktureres på bakgrunn av oppmåling etter utførelse og medgåtte materialer. Pristilbud vedr utskiftning av grus langs blokker, utlagt jord og plen Bærum Hage & Anleggsservice AS Enhet Mengde Enh.pris Sum Rigg Rigg og drift av byggeplass. Maskintransport, HMS oppfølging, kabelpåvisning, forsikring og opprydding RS , ,00

20 Gullmyra Huseierforening Generalforsamling Valg Det skal velges to styremedlemmer for 2 år. Det skal også velges 5 varamedlemmer for 1 år. Valgkommite skal også velges. Valgkommiteens innstilling er som følger: Styremedlem 2 år: Marianne Thorsen (gjenvalg) Styremedlem 2 år: Helge Bock, Gullberget 112, mob (ny) Det nye styret vil da bli som følger: Styrleder: Frode Bjørkli Styremedlemmer: Marianne Thorsen (gjenvalg) Simon Dimmock Charlotte Kausland Helge Bock (ny) Varamedlemmer: Stein Ivar Nilsen Gullhaugvn. 177; tlf / (gjenvalg), Nina Elisabeth Belsjø, Gullhaugvn 207; tlf (gjenvalg), Monika Skjerven, Gullhaugvn. 201, mobil: (gjenvalg), Reidar Markussen, Gullhaugvn. 141 B; mob.il: (Toril Næss Rian, Gullhaugvn. 169, (gjenvalg?), Valgkommite: Tom L. Rian, mobil: (gjenvalg?) Ebba Lund, Gullberget 114, mob (ny) (Ronny Amundsen, Gullhaugvn. 201, ny)

21 NAVNESEDDEL TIL BRUK VED SAMEIERMØTET Seksjonseierens navn og seksjonens nummer skrives på denne navneseddel som leveres ved inngangen til møtelokalet. Vennligst bruk blokkbokstaver: Navn: Seksjonsnr./leil.nr.:.. På sameiermøtet kan seksjonseier og ektefelle eller eventuell samboer møte, men bare med en stemme for seksjonen. Framleier har rett til å møte men uten stemmerett. Dersom du ikke kan møte på årsmøtet kan du møte ved fullmektig. Ønsker du å benytte denne retten kan fullmakten under benyttes. FULLMAKT Vennligst bruk blokkbokstaver ved utfylling. Jeg, er eier av seksjon nr... i sameiet Jeg kan ikke møte på sameiermøtet den../.. 20, og gir med dette.. fullmakt til å møte for meg. Oslo, den. Underskrift

22

23 STEMMESEDDEL STEMMESEDDEL STEMMESEDDEL

24 Brækhus Dege Brækhus Dege driver i hovedsak med advokatvirksomhet og eiendomsforvaltning i selskapene Brækhus Dege Advokatfirma DA og Brækhus Dege Eiendom AS. Virksomheten har historie tilbake til 1929 med eiendomsjus og eiendomsforvaltning som sentrale arbeidsfelt. Vår visjon er å hjelpe virksomheter og personer fremover. Vi tilstreber å være tydelige, uavhengige og handlekraftige i arbeidet for kundene og i forhold til deres motparter. Brækhus Dege Eiendom AS Brækhus Dege Eiendom AS forvalter i dag ca. 200 boligselskaper med til sammen ca boliger og 15 næringsselskaper med kontorbygg, kjøpesenter, kombinerte bygg og utleiegårder. Selskapet eies av partnerne i Brækhus Dege Advokatfirma DA. Brækhus Dege Eiendom AS har felles kontorlokaler med advokatfirmaet og gjennom det en unik tilgang til juridisk kompetanse på alle virksomhetsområder. Boligselskaper forvaltet av Brækhus Dege Eiendom AS får 20 % rabatt på advokattjenester. Beboere får gunstige tilbud på tjenester fra eiendomsmegler i forbindelse med salg og utleie av eiendom. Brækhus Dege Advokatfirma DA Brækhus Dege Advokatfirma DA er et fullservice advokatfirma med ca. 60 advokater fordelt på våre kontorer i Oslo, Sandvika og Ski. Våre advokater er meget kompetente innen eiendoms- og entrepriserett, herunder blant annet seksjonering, opprettelse av borettslag, plan- og bygningsrett, tomtefeste, selskapsorganisering, skatterett, utleie og tvisteløsninger. Vi har lang erfaring med å representere både boligselskaper/byggherrer og utbyggere i forskjellige faser av en byggeprosess. Innenfor eiendomsrett nevnes også vår deltakelse i Hegnar Onlines ekspertpanel vedrørende næringseiendom. Advokatfirmaet tilbyr også styrestøttefunksjon for de selskapene som måtte ønske en slik løsning. BD VAT and Tax Services AS BD VAT and Tax Services AS leverer regnskapstjenester og bistand innen merverdiavgiftrelaterte problemstillinger til utenlandske og norske oppdragsgivere som driver virksomhet i Norge. Rabattordninger for boligselskap og dets beboere Brækhus Dege Eiendom AS har framforhandlet rabattavtaler for boligselskapene på en rekke områder bl.a. forsikring, finansiering, fyringsolje, tekniske konsulenttjenester, service- og vedlikehold av heisanlegg, strøm, telefoni, vaktmestertjenester, meglertjenester og revisjon. Og som nevnt får også boligselskapene rabatt på tjenester fra Brækhus Dege Advokatfirma (pt. 20 %). Beboere i selskaper som Brækhus Dege Eiendom AS forvalter får rabatt på meglertjenester. Brækhus Dege Eiendom AS Dronning Mauds gate 10, Pb Vika, NO-0114 Oslo Tel , Fax eiendom@bd.no Brækhus Dege Advokatfirma DA Oslo: Dronning Mauds gate 10, Pb Vika, NO-0114 Oslo Tel , Fax advokat@bd.no Sandvika: Rådmann Halmrasts vei 7, Pb. 216, NO-1300 Sandvika Tel , Fax Ski: Jernbaneveien 4, Pb. 76, NO-1401 Ski Tel , Fax Med handlekraft og tydelige råd hjelper vi deg fremover