MØTEINNKALLING. Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon /21. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale.

Transkript

1 KARMØY KOMMUNE Utvalg: Partssammensatt utvalg Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: Kl MØTEINNKALLING Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon /21. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/10 08/236 STATUS I ARBEIDET MED UØNSKA DELTID Orientering i møtet, jfr. for øvrig PSU-sak 16/09. 6/10 10/742 RETNINGSLINJER FOR TJENESTEMOBIL OG TELEFONABONNEMENT 7/10 10/446 BEDRIFTSHELSETJENESTEN - ENDRINGER MED BAKGRUNN I NY FORSKRIFT 8/10 08/368 REFERATLISTA 9/10 10/884 EVENTUELT Karmøy rådhus, Didrik Ferkingstad (s) leder Wenche Håvik personalsjef

2 Sak 5/10 STATUS I ARBEIDET MED UØNSKA DELTID Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 036 Arkivsaksnr.: 08/236 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/09 Partssammensatt utvalg /10 Partssammensatt utvalg Orientering i møtet, jfr for øvrig PSU-sak 16/09 Side 2 av 13

3 RETNINGSLINJER FOR TJENESTEMOBIL OG TELEFONABONNEMENT Sak 6/10 Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 635 Arkivsaksnr.: 10/742 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 6/10 Partssammensatt utvalg Forslag til vedtak: Reviderte retningslinjer for utgiftsdekning av tjenestemobil og telefonabonnement iverksettes med virkning fra Side 3 av 13

4 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Det er utarbeidd forslag til nye retningslinjer for dekning av telefonutgifter til ansatte som har behov for tjenestetelefon. Hovedsakelig innebærer endringen at ordningen med utgiftsdekning av fasttelefonabonnement utgår og at ansatte med behov for tjenestetelefon har kommunal mobiltelefon, event. dekning for tjenestelig bruk av privat mobiltelefon. Bakgrunn for saken Det har vært en stor utvikling/endring de senere år når det gjelder telefoni. Mobiltelefonen har nå overtatt for fasttelefonen, og dette bør gjenspeile seg i kommunens retningslinjer og utgiftsdekning. Kommunen har pr. dato retningslinjer for mobiltelefon, samt et eget gammelt reglement for godtgjørelse for fasttelefon. Det er i all hovedsak ledere og ansatte med en eller annen form for vaktordning utenom arbeidstid, som har slik godtgjøring for fasttelefon. Saksorientering Det er i dag ca 150 stillinger i kommunen der ansatte er tilstått en årlig godtgjørelse for fasttelefon. De aller fleste av disse har en årlig godtgjøring på kr Denne godtgjørelsen er ikke regulert/inkludert som en del av arbeidsavtalen (unntatt for en liten gruppe), men tildelt av arbeidsgiver i samsvar med reglement. Bakgrunnen for godtgjørelsen har vært behovet for å nytte telefon utenom arbeidstiden, samt vaktordninger etc. Mobiltelefonen har nå overtatt fasttelefonens rolle som kommunikasjonsmiddel. De aller fleste av kommunens ansatte som har godtgjørelse for fasttelefon, har nå kommunal mobil-telefon. Kriterier for tildeling av mobiltelefon er og har vært, sikkerhet, vaktordning, service, tilgjengelighet og tidsbesparelse. Når det gjelder kommunale mobilabonnement ble det tatt en gjennomgang i forbindelse med innføring av nye skatteregler, gjeldende fra Myndighetene innførte på dette tidspunkt en sjablonbeskatningsmodell hvor arbeidstakere som har adgang til å disponere en eller flere arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester utenfor sin ordinære arbeidstid, får inntektspåslag. Før ble ikke dekning av mobilabonnement inntektsinnberettet. Når det gjelder innehaverne av kommunal mobiltelefon er det en gruppe som kun nytter/disponerer mobiltelefonen i ordinær arbeidstid. Telefonen legges altså igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Andre har den tilgjengelig for tjenestelig bruk utenom ordinær arbeidstid. Av disse som disponerer mobiltelefonen utenom ordinær arbeidstid, er det en gruppe som også nytter den til privat bruk og blir trukket et avtalt fast månedsbeløp for dette - en sum som da går til fradrag før beskatning. Vi har i dag ingen ordninger med godtgjørelser til ansatte for bruk av privat mobil i tjenesten. Vurdering Den utvikling som har skjedd gjennom økt omfang/bruk av mobiltelefon tilsier at ordningen med fast telefongodtgjørelse bør avvikles. Kommunens utgiftene til årlig telefongodtgjørelse beløper seg til vel Side 4 av 13

5 Denne godtgjørelsen til fasttelefon har blitt videreført selv om de fleste av disse nå har fått kommunal mobiltelefon. Med bakgrunn i overgang til mobiltelefoner foreslås dagens ordning med telefongodtgjørelse til fasttelefon i utgangspunktet avviklet, dog med en passus i nye retningslinjer om at slik godtgjøring kan gis i helt særskilte tilfeller som skyldes beredsskap eller nettdekning. Det bør også tas en gjennomgang med tanke på eventuelt å erstatte kommunale mobiltelefoner med en mindre godtgjøring for eventuelt bruk av privat mobiltelefon i tjenesteøyemed. Konklusjon Det utarbeides nye retningslinjer der følgende blir lagt til grunn: Fast telefongodtgjørelse utgår og avvikles i all hovedsak. Det gis kun dekning av fast telefonabonnement der det er nødvendig av beredskapsmessige hensyn. Dette med bakgrunn i at telefonnettet er mer stabilt og vil være lengre operativt i enkelte krisesituasjoner. Det innarbeides i retningslinjene et alternativ med fast godtgjøring for tjenestelig bruk av privat mobiltelefon til ansatte ut fra kriterier som går på tilgjengelighet og service - da som et alternativ til kommunal mobiltelefon. Godtgjørelse/utgiftsdekning til telefon kontraktsfestes ikke i arbeidsavtaler Personalsjefen den Wenche Håvik sign. Side 5 av 13

6 Retningslinjer for utgiftsdekning av telefon (fast telefon og mobil) 1. Generelt Dekning av telefon kan tilstås arbeidstakere når dette er nødvendig av hensyn til tjenesten. Godtgjørelsen knyttes til den enkelte stilling/arbeidsoppgaver (ikke person). Godtgjørelsen vurderes ved nytilsetting, endring av arbeidsoppgaver eller ansvar, eventuelt endring av arbeidssted. 2. Mobiltelefon Kriterier for tildeling. Kriterier for tildeling av mobiltelefon er sikkerhet, vaktordning, service, tilgjengelighet og/eller tidsbesparelse. Følgende arbeidstakere kan tilstås tjenestemobil: Arbeidstakere med et arbeids-og ansvarsområde som tilsier behov for telefon som kommunikasjonsmiddel utenom ordinær arbeidstid, eller som er uten fast/stasjonært arbeidssted. Arbeidstakere som er ute på tjenesteoppdrag utenfor fast arbeidsplass. Arbeidstakere som inngår i vaktordninger hvor telefon er nødvendig. Former for bruk/godtgjøring/beskatning. Alternativ 1. Tjenestemobil nyttes kun i arbeidstiden. Telefonen legges igjen på arbeidsplassen når oppdraget er utført/arbeidsdagen er slutt. Slik bruk innberettes ikke til skattemyndighetene. Alternativ 2. Tjenestemobilen legges ikke igjen på arbeidsplassen. Arbeidsgiver dekker abonnement/ tjenestesamtaler. Slik adgang til å kunne disponere mobiltelefonen på fritiden innberettes og fordelsbeskattes etter de til enhver tid gjeldende regler. Det kan inngås avtale om fast lønnstrekk pr.måned dersom arbeidstaker har behov for å nytte telefonen til annet enn tjenestesamtaler en sum som går til fradrag før beskatning. Alternativ 3. Arbeidstaker som er pålagt å være tilgjengelig, men som ikke har mobiltelefon som tilhører arbeidsgiver, kan tilstås en godtgjørelse på opptil maks kr ,- pr år som utgiftsdekning. Godtgjørelsen krever at privatnummeret registreres i det kommunale telefonregister. Godtgjørelsen innberettes ikke når arbeidstakeren leverer orginalkvitteringer for utgiftene som dekkes. Alternativ 4. Utgiftsdekning etter avtalt bruk av privat mobiltelefon. Dette innebærer at arbeidstaker som har sporadisk bruk eller bruk knyttet til reiser, avgrensede oppdrag med mer, kan få dekket utgiftene til tjenestesamtaler ved innlevering av dokumentasjon. 3 Fasttelefon Ansatte som har særskilte funksjoner og roller i kriser og under kriseberedskapsplaner kan innvilges dekning av fasttelefon-abonnement. Side 6 av 13

7 Sak 7/10 BEDRIFTSHELSETJENESTEN - ENDRINGER MED BAKGRUNN I NY FORSKRIFT Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 10/446 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 4/10 Arbeidsmiljøutvalget /10 Partssammensatt utvalg Forslag til vedtak: Karmøy kommune søker godkjenning for bedriftshelsetjenesteordning slik det fremgår av saken. Godkjenning søkes etter Forskrift om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, best.nr 600, 11 Overgangsordninger. Arbeidsmiljøutvalget behandlet saken den , saksnr. 4/10 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Side 7 av 13

8 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Plikten for ulike bedrifter/virksomheter til å ha bedriftshelsetjeneste for sine ansatte er betydelig utvidet fra Fra å omfatte 500 av kommunens ansatte, skal nå alle vel 3000 ansatte være omfattet av bedriftshelsetjenesteordningen. Forskriften omfatter både hvilke kompetanseområder som må være dekket, samt et minimum av årsverk ordningen må omfatte. Arbeidstilsynet er godkjenningsinstans. Kommunestyret har i sitt budsjettvedtak for 2010 opprettet 1,2 nye årsverk. Det sendes søknad om godkjenning av kommunens bedriftshelsetjenesteordning ved at dagens ordning tilføres 1/1 stilling som ergo-/eller fysioterapeut og at det resterende deltidsårsverket nyttes til arbeidsmedisin/arbeidshelse (lege). Bakgrunn for saken I 2009 ble det vedtatt en ny bransjeforskrift, forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste (i kraft 1.januar 2010). Forskriften bestemmer at alle virksomheter innenfor nærmere angitte bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste. Denne forskriften (Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste) gjelder for det første de oppgaver arbeidsgiver skal få bistand til fra bedriftshelsetjenesten. For det andre sier forskriften at bedriftshelsetjenesten må være godkjent av Arbeidstilsynet. Den nye forskriften innebærer at alle arbeidstakerne i kommunen skal være omfattet av bedriftshelsetjeneste, samt at tjenesten må utvides med flere stillingsressurser / kompetanseområder utfra spesifikke nedfelte minimumskrav. Saksorientering Frem til var ca 500 av kommunens ansatte omfattet av ordningen med lovpålagt HMS-tjeneste. De lovpålagte gruppene har vært: Driftsavd: Vei og park. VAR-avd: Vann og avløp, ansatte på bossplassen. Eiendomsavd: Renholdere, vaktmestere og arbeidsledere. Karmøy brann- og redningsvesen: Hel- og deltidsansatte og feierne. Helse- og sosial: Kjøkken, vaskeri, assistenter, nattvakter og hjemmekonsulenter. Kirken: Kirketjenere og kirkegårdsarbeidere. Rådhuset: Kantine og vaktmester. HMS-kontoret har brukt mesteparten av sin tid på ovennevnte lovpålagte grupper. Bransjeforskriften for hvem som skal omfattes av bedriftshelsetjeneste er med virkning fra vedtatt utvidet til blant annet å omfatte pleie-og omsorgssektoren og undervisningssektoren. Dette innebærer at i utgangspunktet er ca 2700 av totalt vel 3000 ansatte direkte omfattet av lov-/forskriftskrav om bedriftshelsetjeneste. For øvrig sier forskriften at for virksomheter som er forpliktet til å knytte til seg godkjent bedriftshelsetjeneste, skal bedriftshelsetjenestens aktiviteter omfatte alle ansatte. I tillegg til å inneholde bestemmelser om bruken av tjenesten, inneholder den nye forskriften godkjenningskrav. Dette både hva angår den faglige sammensetningen mht kompetanseområder og et minimumskrav til antall årsverk i ordningen (3årsverk). Arbeidstilsynet er godkjenningsinstans. Bedriftshelsetjeneste som ikke oppfyller kravene kan, Side 8 av 13

9 i stedet for søknad om godkjenning, søke om å får godkjent en plan for hvordan de skal oppfylle vilkårene innen 3 år etter ikrafttredelse. Karmøy kommune sin bedriftshelsetjeneste har pr. dato 1,8 årsverk. I tillegg foretas kjøp av tjenester, hovedsak innen arbeidsmedisin. Vilkår for å bli godkjent For å bli godkjent må bedriftshelsetjenesten samlet sett være i stand til å gi en helhetlig og forebyggende bistand i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Det må videre dokumenteres at tjenesten har et kvalitetssikringssystem som sikrer at arbeidsgiver blir bistått på en tilfredsstillende måte. For å bli godkjent må bedriftshelsetjenesten ha en sammensetning og et fagpersonale som er i stand til å gi rådgiving innen følgende kompetanseområder: arbeidsmedisin/arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi og psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og systematisk HMS-arbeid. Det faglige personale skal dekke minimum tre årsverk, og de enkelte fagområdene (arbeidsmedisin, yrkeshygiene, ergonomi og psykososialt organisatorisk) må være dekket med minimum 30% av et årsverk. Det er et krav om at personellet som skal utgjøre bedriftshelsetjenesten skal være organisert i èn tjeneste. I særlige tilfeller kan en bedriftshelsetjeneste hvor det faglige personalet dekker to årsverk, likevel bli godkjent hvis det kan dokumenteres at bedriftshelsetjenesten har et samarbeid med ett eller flere relevante kompetansemiljøer som dekker manglende fagområder. Arbeidstilsynets godkjenning gjelder for en periode på fem år. Bruk av bedriftshelsetjenesten Det er i forskriftene listet opp følgende punkt vedr. bruk av bedriftshelsetjeneste: Planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer Utarbeidelse og endring av retningslinjer Kartlegging og risikovurdering Forebyggende tiltak Overvåking og kontroll av arbeidstakernes helse Individuell tilrettelegging Informasjon og opplæring Forskriften har generelt et gjennomgående fokus på forebygging og tilrettelegging for bedriftshelsetjenestens arbeid. Utover dette skal det også gjennomføres periodiske helseundersøkelser for noen få arbeidstakergrupper, dette er for øvrig regulert gjennom egne forskrifter. Hovedsakelig gjelder dette brannmannskap Søknad om godkjenning etter overgangsordning Karmøy kommune har pr.dato, som det fremgår av saksorienteringen, 1,8 årsverk tilknyttet bedriftshelsetjenesten med tillegg av 20 timer arbeidsmedisin pr.måned. De 1,8 årsverkene består av 1,6 årsverk for bedriftssykepleiere og 0,2 årsverk som IKkoordinator (internkontrollkoordinator). I budsjett for 2010 er det vedtatt opprettet 1,2 årsverk med virkning fra Side 9 av 13

10 I forskriften er det presisert at følgende 4 kompetanseområder skal være dekket, nemlig; Arbeidsmedisin/arbeidshelse Organisatorisk- og psykososialt arbeidsmiljø Ergonomi Yrkeshygiene Når det gjelder kompetanseområdet arbeidsmedisin/arbeidshelse, fremgår det av veiledningen at for å få dette fagområdet godkjent, kreves minimum 0,3 årsverk som lege. Vi har i dag avtale om kjøp av tjenester tilsvarende 0,12% stilling (20 timer pr. måned). I kommunens søknad om godkjenning av bedriftshelsetjenesten legges det til grunn at legetjenesten i ordningen utvides slik at forskriftens krav innfris. Når det gjelder området organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø, anses dette fagområdet dekket av bedriftssykepleierne og lege(spes.arbeidsmedisin). Dette fagfeltet innebærer kunnskap om bl.a. metoder for identifikasjon og kartlegging av ulike organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljø-forhold, betydningen menneskelige relasjoner har for et godt arbeidsmiljø, samt utviklingsarbeid, rådgiving/veiledning og formidling av kommunikasjon. Kompetanseområdet ergonomi anser vi som delvis dekket i dag, men ser også at dette er et stort og omfattende felt som bør gis større tyngde og kapasitet dette også i tråd med forskriften. Dette området krever spesielt kunnskap om muskelskjelettapparatet, årsaker til arbeidsrelaterte muskel-/skjelettplager og sykdom, metoder for kartlegging og oppfølging av uheldige ergonomiske forhold, samt rådgivning til ansatte vedrørende muskel-/skjelettplager. Det foreslås at resterende godkjente stillingsressurser nyttes til dette fagfeltet, og at ett årsverk for ergo-/fysioterapeut lyses ut. Det siste kompetanseområdet som pr definisjon skal være dekket i henhold til forskriften er yrkeshygiene. Dette området omfatter kjemiske, fysiske og biologiske arbeidsmiljøfaktorer og således kunnskap om metoder for kartlegging, forebygging og vurdering av helsemessige konsekvenser ved eksponering for kjemiske, biologiske og fysiske faktorer, samt personlig verneutstyr og bruk av dette. Personalsjefen er av den oppfatning at det vil være mer formålstjenlig at det godkjente årsverket nyttes til en fysio- eller ergoterapeutstilling utfra kommunens virksomhet og behov. Det vil også være en fordel for tjenesten med to 100% stillinger kontra mange småstillinger. Det foreslås derfor at det siste kompetanseområdet dekkes gjennom kjøp av tjenester - da enten via relevante kompetansemiljøer, andre bedriftshelsetjenester, eller på annen måte som kan godkjennes av Arbeidstilsynet. For øvrig har kommunen hatt god nytte av en prosjektstilling ved bedriftshelsetjenesten som jordmor. Et prosjektet som har medført redusert sykefraværet blant gravide - et fravær som utgjør ca 10% av det totale sykefraværet. Utfra begrensede ressurser har ikke personalsjefen funnet å kunne prioritere ressurser til dette arbeidet. Side 10 av 13

11 Vurdering: Det foreslås at Karmøy kommune søker Arbeidstilsynet om godkjenning etter Forskrift om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, best.nr.600, 11 Overgangsordninger. Forslag til søknad for godkjenning vedlegges saken. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Side 11 av 13

12 Sak 8/10 REFERATLISTA Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/368 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 8/10 Partssammensatt utvalg Kostnader med sykefravær Notat fra personalavdelingen. (vedlegg 1) Ny grafisk profil Rekruttering til mangfold referat fra møtet (vedlegg 2) Tariffoppgjøret pr (vedlegg 3) Oppstart Side 12 av 13

13 Sak 9/10 EVENTUELT Saksbehandler: Arkiv: Arkivsaksnr.: 10/884 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 9/10 Partssammensatt utvalg Side 13 av 13