EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget INNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: Kl. 09:00 Saksliste: Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 075/17 Godkjenning av innkalling og saksliste kontrollutvalgets møte Åpen 076/17 Godkjenning av møteprotokoll Åpen 077/17 Oppfølging av revisjonsrapport Tyskerbroen Åpen 078/17 Revisjonsrapport Dalane Barnevern Åpen 079/17 Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Åpen 080/17 Saker under oppfølging kontrollutvalgets møte Åpen 081/17 Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Åpen Eigersund, 21. november 2017 Hans Petter Helland Utvalgsleder Line Helen Haukalid Utvalgsekretær

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til tlf til Målfrid Espeland Følgende vararepresentant kalles inn for fast medlem med forfall: Klikk her for å skrive inn tekst. Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4.etasje.

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/851 Journalpostløpenr.: 17/35654 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 075/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste kontrollutvalgets møte Sammendrag: Innkallingen og sakslisten er lagt frem for godkjenning av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 4. desember 2017 godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Eventuell tidligere politisk behandling: Andre opplysninger / fakta i saken: Administrasjonens vurderinger: Universell utforming: Folkehelse:

4 Økonomiske konsekvenser: Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternativt forslag til vedtak: Dokumenter vedlagt utsendelsen: Dokumenter unntatt offentlighet vedlagt utsendelsen (Sendes kun til møtende medlemmer):

5 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2319 Journalpostløpenr.: 17/35676 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 076/17 Kontrollutvalget Godkjenning av møteprotokoll Protokoll fra forrige møte legges frem for endelig godkjenning. Protokoll fra forrige møte godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Protokoll Kontrollutvalget

6 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 210, FA L40, FA Q31, TI &32 Arkivsaksnr.: 17/272 Journalpostløpenr.: 17/35706 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 077/17 Kontrollutvalget Oppfølging av revisjonsrapport Tyskerbroen Sammendrag: I kontrollutvalgets møte 15. februar 2017 det fattet slikt vedtak i sak 004/17: KON 004/17 (1) Vedtak: Rådmannen bes om å ta initiativ til å følge opp Rogaland Revisjon sine kommentarer i rapport «Tyskerbroen» datert , for å sikre at kommunens rutiner knyttet til mottak og registrering av innkomne klager mv. i byggesaker er betryggende. Bakgrunnen for vedtaket er at det i Rogaland Revisjon sin rapport «Tyskerbroen» datert fremkom at en nabomerknad i forbindelse med rivning og bygging av ny Tyskerbro ikke ble registrert innkommet hos saksbehandler i seksjon byggesak. Merknaden ble derfor ikke hensyntatt under behandlingen av de aktuelle tiltakene. Det hitsettes fra rapportens kommentarer: «Kommentarer Berørte grunneiere var ikke kontaktet direkte i forkant av at kommunen sendte ut nabovarsel. Dette er ikke i tråd med vedtaket i kommunestyret fra hvor det stod at «Det settes øyeblikkelig i gang detaljprosjektering av tiltakene/strekningen i planen. Det må i den forbindelse tas kontakt med berørte grunneiere for samarbeid i forhold til deltakelse både i forhold til tilgang til eiendom og for å avklare ev. økonomisk bidrag.» Kommunen mottok to nabomerknader innen fristen, men kun en av dem ble registrert mottatt av prosjektleder/kom til prosjektleder selv om den var registrert i postlisten. Dette førte til at nabomerknaden fra Drange ikke ble omtalt i søknaden eller tillatelsen til tiltakene som ble vedtatt den Dette førte til at Drange ikke fikk kopi av godkjenningen av tiltaket. Rådmannen har i saksfremlegg 309/16 nå tatt inn henvendelsen fra Dranges advokat den som en klage. Kommunen som søker og som utsteder av byggetillatelser omtalte ikke alle nabomerknadene til Klippenberg i søknaden levert Det ble ikke kommentert at tegningen er håndlaget, og at det ikke fremkom hvilke konsekvenser det vil få for tilkomstveien til broen og de to nærliggende eiendommene. For øvrig ønsker vi å kommentere måten saksfremleggene i klagesaken ble presentert på. Etter vårt skjønn vil lesbarheten bedres hvis rådmannens forslag til vedtaket fremkommer etter at saken er

7 beskrevet og vurderinger foretatt. Vi vil også anbefale at en ikke setter inn endelig vedtaket i saksfremlegget under rådmannens forslag til vedtak, da dette gjør det noe uoversiktlig. Det er mulig saksfremlegget også bør inneholde signatur og sidetall. For å sikre at vesentlig informasjon blir skriftliggjort, anbefaler vi kommunen å føre møtereferat i fra møter med innbyggere, i forbindelse med plan og byggesaker.» Rapporten følger for ordens skyld vedlagt, sammen med en skriftlig tilbakemelding fra kommunalsjef tekniske tjenester. Kommunalsjef tekniske tjenester vil i kontrollutvalgets møte 4. desember 2017 gi en muntlig orientering om oppfølgingen av rapporten. Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Eventuell tidligere politisk behandling: Kontrollutvalgssak 070/17 Kontrollutvalgssak 004/17 Dokumenter vedlagt utsendelsen: Brev KU Eigersund Tyskerbroen Oppfølging av kontrollutvalgets sak 004/17 Lovlighetskontroll av byggeprosess Tyskerbroen Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Brev KU Eigersund Tyskerbroen Oppfølging av kontrollutvalgets sak 004/17 Lovlighetskontroll av byggeprosess Tyskerbroen

8 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2316 Journalpostløpenr.: 17/35660 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 078/17 Kontrollutvalget Revisjonsrapport Dalane Barnevern Sammendrag: Rogaland Revisjon har etter avtale utført kontroller for å kunne bekrefte at kostnadsfordelingen mellom deltakende kommuner er korrekt. Kontrollene avdekket vesentlige svakheter og risiko for feil i internkontrollen rundt håndtering av lønnsutgifter knyttet til direkte tiltak per barn fordelt mellom kommunene. Det ble derfor foretatt ytterligere undersøkelser omkring selve rutinene, for å se om endelig utbetaling samstemte med opprinnelig grunnlag. Rogaland Revisjons har i den anledning utarbeidet vedlagte rapport. Kontrollen avdekket feil og svakheter i internkontrollen av vesentlig betydning. Til sammen ble det gjennom disse kontrollene avdekket følgende avvik/feil fordeling knyttet til direkte tiltak per barn, som siden er korrigert pr ansvar i regnskap 2017: Eigersund kommune kr for mye utgifter Lund kommune kr for lite utgifter Sokndal kommune kr for mye utgifter Etter kontrollene er det foretatt en total avstemming av regnskapsåret 2016 og avdekkede feil er korrigert opp i Rogaland Revisjon har derfor godkjent den beløpsmessige fordelingen etter korreksjoner i Kontrollen avdekket at barnevernet har en rutine hvor det kontrolleres at alle lønnsmottakere mottar lønn, men at det ikke har vært noen rutine for å kontrollere at selve beløpene og belastningene på kommunene er korrekt overveltet fra fagsystemet, heller ikke på totalt sumnivå per barn/kommune. Det ble også avdekket at lønnssystemet overstyrer enkelte koder for variabel lønn slik at lønnsutgifter er blitt belastet feil kommune. Denne feilen kunne ha vært unngått gjennom faste avstemmingsrutiner mellom fagsystem for registrering av lønn (Familia) og lønnssystemet (Visma). Videre bemerker Rogaland Revisjon at svikt i internkontroll har medført at lønn til fosterforeldre har blitt belastet feil kommune. Kontroll av øvrige utgifter via faktura har ikke avdekket vesentlige avvik. Rogaland Revisjon anser

9 rutiner og systemer på dette område som tilfredsstillende. Revisjonens anbefalinger (s. 2) Bruk av fagsystemet Familia til alle lønnstransaksjoner Månedlig avstemmingsrutine mellom lønnsutgifter i Familia opp mot Visma lønn, og siden regnskap Utgifter vedrørende salg av barnevernstjenester i Bjerkreim kommune føres på eget ansvar i regnskapet Kvalitetssikring av internkontrollrutinene fra økonomiavdelingen Tilbakemelding fra kommunalsjef helse og omsorg I vedlagte tilbakemelding opplyses det om iverksatte tiltak. Utgiftsfordelingen mellom kommunene Eigersund, Lund og Sokndal kommune: Endring i rutiner for utgiftsfordelingen mellom kommune. Det er ikke lenger saksbehandler, men merkantil og leder, som fører dette. Lønnslister fra lønningskontoret blir hver måned sendt barneverntjenesten for gjennomgang. Dette gjelder både lønnsutbetaling til fosterforeldre og andre oppdragstakere. Endring i internkontroll Familia/Visma. Generelt, og som en del av tilbakemelding på fylkesmannens tilsyn, har Barneverntjenesten gjort følgende justeringer: Revidert egen internkontroll. Faste møter med rådmann, kommunalsjef og barnevernets ledergruppe. Styrking av barnevernets ledelse. Forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger

10 Dokumenter vedlagt utsendelsen: Dokumenter unntatt offentlighet vedlagt utsendelsen (Sendes kun til møtende medlemmer): Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Sign. Rappport 2016 Dalane Barnevernsamarbeid Tilbakemelding til kontrollutvalget

11 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2326 Journalpostløpenr.: 17/35712 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 079/17 Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Sammendrag: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til årsplan for kontrollutvalget for Den bygger på samme mal som for Ved utarbeidelse av planen er det tatt utgangspunkt i kontrollutvalgets lovfestede arbeidsoppgaver, herunder bl.a. planlagt forvaltningsrevisjon for integrering og bosetting av flyktninger, samt de oppgaver som man allerede er kjent med at vil komme i De tiltak kontrollutvalget igangsetter i 2018 må ses i sammenheng med kontrollutvalgets budsjett. Budsjett for kontrollutvalget blir endelig vedtatt av kommunestyret i desember. Forslaget til årsplan framlegges for godkjenning av kontrollutvalget, og vil bli oversendt kommunestyret til orientering med kontrollutvalgets eventuelle endringer. Forslag til årsplan har vært fremlagt for nytt kontrollutvalgssekretariat. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat hadde ingen merknader til forslaget Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Økonomiske konsekvenser:

12 Fremgår av saken. Alternativt forslag til vedtak: Det framlegges ikke alternative løsninger. Dokumenter vedlagt utsendelsen: Årsplan kontrollutvalget Eigersund kommune 2018 Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Årsplan kontrollutvalget Eigersund kommune 2018

13 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 210, TI &32 Arkivsaksnr.: 17/280 Journalpostløpenr.: 17/35709 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 080/17 Kontrollutvalget Saker under oppfølging kontrollutvalgets møte Sammendrag: Fast orienteringssak. Sekretariatets forslag til vedtak: Avgjøres av kontrollutvalget. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Økonomiske konsekvenser: Ingen. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt utsendelsen: Saker under oppfølging per

14 Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Saker under oppfølging per

15 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2319 Journalpostløpenr.: 17/35795 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 081/17 Kontrollutvalget Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål og orienteringer: Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken.

16 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/851 Journalpostløpenr.: 17/35654 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 075/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste kontrollutvalgets møte Sammendrag: Innkallingen og sakslisten er lagt frem for godkjenning av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 4. desember 2017 godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Eventuell tidligere politisk behandling: Andre opplysninger / fakta i saken: Administrasjonens vurderinger: Universell utforming: Folkehelse:

17 Økonomiske konsekvenser: Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternativt forslag til vedtak: Dokumenter vedlagt utsendelsen: Dokumenter unntatt offentlighet vedlagt utsendelsen (Sendes kun til møtende medlemmer):

18 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2319 Journalpostløpenr.: 17/35676 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 076/17 Kontrollutvalget Godkjenning av møteprotokoll Protokoll fra forrige møte legges frem for endelig godkjenning. Protokoll fra forrige møte godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Protokoll Kontrollutvalget

19 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt: Kl. 09:00 11:30 Sak fra / til: 065/17 074/17 Følgende medlemer møtte: Hans Petter Helland Liv Tone Øiumshaugen Gunhild Skåra Halvor Østerman Thengs Axel Seglem Parti FrP H KrF SV V Merknader til møtet: Fra sekretariatet møtte: Line Helen Haukalid Fra Rogaland Revisjon møtte: Frode K. Gøthesen Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Kommunalsjef Helse og Omsorg, Ingeborg Havsø, og flyktningkonsulent i Flyktningetjenesten, Milrid Aarsland, deltok i drøftelsen i sak 067/17 Hans Petter Helland Utvalgssekretær Line Helen Haukalid Utvalgssekretær

20 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (00): Hans Petter Helland (FrP) Leder Liv Tone Øiumshaugen (H) Nestleder Axel Seglem (V) Halvor Ø. Thengs (SV) Gunhild Marie Skåra (Krf) 1. Anny Karin Egelandsdal (AP) 2. Svein Olav Tengesdal (SP) 3. Alf Håkon Hetland (FrP) 4. Lisebeth Kjos Hansen (V) 5. Inghild Liland (AP) Saksliste Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 065/17 Godkjenning av innkalling og saksliste kontrollutvalgets møte Åpen 066/17 Godkjenning av møteprotokoll Åpen 067/17 Mandat for forvaltningsrevisjon Bosetting og integrering av flyktninger Åpen 068/17 Forvaltningsrevisjon av PP tjenestens samarbeid med barnehager og skoler Åpen 069/17 Økonomirapport for EK for perioden januar september 2017 Åpen 070/17 Oppfølging av revisjonsrapport Tyskerbroen Åpen 071/17 Saker under oppfølging pr Åpen 072/17 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 og Høstkonferansen 2017 Åpen 073/17 Referatsaker i kontrollutvalgets møte Åpen 074/17 Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Åpen 2

21 065/17 Godkjenning av innkalling og saksliste kontrollutvalgets møte Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 30. oktober 2017 godkjennes Behandling i Kontrollutvalget Med bakgrunn i at referatsak 013/17 ved en feiltakelse er på sakslisten under sak 073/17 fremmet Hans Petter Helland (FrP) følgende forslag: Referatsak 013/17 under behandlingen av sak 073/17 utgår fra sakslisten. For øvrig godkjennes innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 30. oktober Votering: Hans Petter Helland (FrP) sitt forslag enstemmig vedtatt KON 065/17 Vedtak: Referatsak 013/17 under behandlingen av sak 073/17 utgår fra sakslisten. For øvrig godkjennes innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 30. oktober Vedtaket er enstemmig. 066/17 Godkjenning av møteprotokoll Protokoll fra forrige møte godkjennes Behandling i Kontrollutvalget Votering: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON 066/17 Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjennes Vedtaket er enstemmig. 067/17 Mandat for forvaltningsrevisjon Bosetting og integrering av flyktninger Sekretariatets forslag til vedtak: 3

22 Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonen «Bosetting og integrering av flyktninger» i henhold til forslag til prosjektmandat fra Rogaland Revisjon IKS datert Behandling i Kontrollutvalget Møtebehandling: Kommunalsjef helse og omsorg, Ingeborg Havsø, orienterte om at Eigersund kommune har søkt og fått innvilget kr i prosjektmidler til prosjektet «Analyse av flyktningers status i forhold til inkludering og integrering i perioden 5 år etter bosetting mtp arbeid, aktivitet og utdannelse». Dette prosjektet berører noen av de samme temaene som mandatet for forvaltningsrevisjon, og denne analysen kan eventuelt implementeres i forvaltningsrevisjonsrapporten. Mandatet ble deretter diskutert. Halvor Thengs (SV) fremmet følgende forslag til vedtakets pkt. 2: Prosjektet «Analyse av flyktningers status i forhold til inkludering og integrering i perioden 5 år etter bosetting mtp arbeid, aktivitet og utdannelse» implementeres i forvaltningsrevisjonsrapporten. Votering: Sekretariatets forslag med Halvor Thengs sitt forslag til pkt. 2 enstemmig vedtatt KON 067/17 Vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonen «Bosetting og integrering av flyktninger» i henhold til forslag til prosjektmandat fra Rogaland Revisjon IKS datert Prosjektet «Analyse av flyktningers status i forhold til inkludering og integrering i perioden 5 år etter bosetting mtp arbeid, aktivitet og utdannelse» implementeres i forvaltningsrevisjonsrapporten. Vedtaket er enstemmig. 068/17 Forvaltningsrevisjon av PP tjenestens samarbeid med barnehager og skoler Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Rådmannen bes om å følge opp de anbefalinger til forbedringer som fremgår av rapporten «Forvaltningsrevisjon av PP tjenestens samarbeid med barnehager og skoler», herunder å revidere PP tjenestens handlingsplan. 2. Rådmannen bes om å gi en oppdatert status til kontrollutvalget og kommunestyret om oppfølging av rapporten innen For øvrig tas rapporten til orientering. 4

23 Behandling i Kontrollutvalget Møtebehandling: Rogaland Revisjon v/ Frode Gøthesen orienterte om rapporten. Liv Tone Øiumshaugen (H) fremmet følgende forslag til vedtakets pkt. 3: Med referanse til s. 23 i forvaltningsrevisjonsrapporten, der en i figur 9 definerer lærertetthet trinn bes rådmannen om å fremlegge statistikk over lærertetthet for trinn de siste fem årene. Votering: Sekretariatets forslag med Liv Tone Øiumshaugens forslag til pkt. 3 enstemmig vedtatt KON 068/17 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Rådmannen bes om å følge opp de anbefalinger til forbedringer som fremgår av rapporten «Forvaltningsrevisjon av PP tjenestens samarbeid med barnehager og skoler», herunder å revidere PP tjenestens handlingsplan. 2. Rådmannen bes om å gi en oppdatert status til kontrollutvalget og kommunestyre om oppfølging av rapporten innen Med referanse til s. 23 i forvaltningsrevisjonsrapporten, der en i figur 9 definerer lærertetthet trinn bes rådmannen om å fremlegge statistikk over lærertetthet for trinn de siste fem årene. For øvrig tas rapporten til orientering. Vedtaket er enstemmig. 069/17 Økonomirapport for EK for perioden januar september 2017 Administrasjonens forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Rådmann for fullmakt til å igangsette en innkjøpsprosess på ny tankbil til brannvesenet i Dette er knyttet opp mot lang leveringstid. Finansieringen ligger i Det budsjetteres med et tilskudd på kroner på Kap. 8 som ekstra rammetilskudd knyttet opp mot «ufrivillig alene kommune». 3. Tilskudd på kroner som Eigersund kommune har som «ufrivillig alene kommuner» settes av til dekning av lønns og driftsutgifter for prosjektkoordinator stilling for FRAM. Stillingen kan lyses ut som prosjektstilling. Midlene settes av på Sentraladministrasjonen Seksjon Personal. Ubrukte midler overføres til KO gis (i 2017) en økt ramme på kroner. Dette er knyttet opp mot tilskudd til private barnehager for Finansieringen skjer ved bruk av Driftsfondet. 5

24 5. HO ved enheten 3ABC beholder 3 årsverk som opprinnelig var tilført avdelingen tilknyttet ressurskrevende bruker på bakgrunn av dokumentasjon i forhold faglige og sikkerhetsmessige vurderinger både for brukere og ansatte. 6. HO får godkjenning til ikke å iverksette nedbemanning på IBO som følge av at en beboer fra nabokommune ved nyttår skal flytte. Fra samme tid vil ny bruker bli overflyttet til kommunen fra spesialisthelsetjenesten. 7. Fra VA prosjekt 1910 «Utbedringer dam Helleland vannverk» flyttes 1,8 millioner kroner. Investeringsmidlene flyttes til VA investeringsprosjektet P1912 «Sanering Kjærlighetsstien». 8. Økonomisk driftsramme for Teknisk avdeling økes med 3 millioner kroner i 2017 og kroner i Dette er dekning for utgifter knyttet opp mot fysiske utbedringer av arbeidslokalene ved Seksjon vei og utemiljø. Finansieringen skjer slik: a. Bruk av Driftsfondet kroner b. Momskompensasjon kroner. 9. Økonomisk driftsramme for Teknisk avdeling i 2017 økes med kroner, knyttet opp mot midlertidligere lokaler Feierne. Tiltaket finansieres slik: a kroner via Driftsfondet b kroner som momskompensasjon Behandling i Kontrollutvalget Votering: Administrasjonens forslag enstemmig tatt til orientering KON 069/17 Vedtak: Administrasjonens forslag tatt til orientering. Vedtaket er enstemmig. 070/17 Oppfølging av revisjonsrapport Tyskerbroen Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering Behandling i Kontrollutvalget Møtebehandling: Hans Petter Helland (FrP) fremmet følgende forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte, sammen med en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen Votering: Hans Petter Hellands forslag enstemmig vedtatt 6

25 KON 070/17 Vedtak: Saken utsettes til neste møte, sammen med en skriftlig tilbakemelding fra rådmannen Vedtaket er enstemmig. 071/17 Saker under oppfølging pr Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering Behandling i Kontrollutvalget Liv Tone Øiumshaugen (H) fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget bemerker at de ikke har fått tilbakemelding i sak «Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern» og «Oppfølging av forvaltningsrevisjon Integrering» innen de frister som er satt, og synes dette er beklagelig. Votering: Liv Tone Øiumshaugens forslag enstemmig vedtatt. KON 071/17 Vedtak: Kontrollutvalget bemerker at de ikke har fått tilbakemelding i sak «Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern» og «Oppfølging av forvaltningsrevisjon Integrering» innen de frister som er satt, og synes dette er beklagelig. Vedtaket er enstemmig. 072/17 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 og Høstkonferansen 2017 Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar sikte på å påmelde 2 3 medlemmer til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2018 og eventuelt også Høstkonferansen Medlemmer som har anledning til å delta sørger for egen påmelding innen de respektive påmeldingsfristene Behandling i Kontrollutvalget Votering: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON 072/17 Vedtak: Kontrollutvalget tar sikte på å påmelde 2 3 medlemmer til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2018 og eventuelt også Høstkonferansen Medlemmer som har anledning til å delta sørger for egen påmelding innen de respektive påmeldingsfristene. Vedtaket er enstemmig. 7

26 073/17 Referatsaker i kontrollutvalgets møte De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 013/17 Tilbakemelding til Kontrollutvalget på direkte anskaffelser for prosjektene knyttet opp mot Flomsikring i Lundeåne og Eigerøy skole 014/17 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger oktober /17 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger september Behandling i Kontrollutvalget Votering: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON 073/17 Vedtak: Tas til orientering. Vedtaket er enstemmig. 074/17 Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål og orienteringer: Behandling i Kontrollutvalget Møtebehandling: Liv Tone Øiumshaugen orienterte om behandling av KON 059/17 i kommunestyrets møte 25. september 2017 (KS 086/17). Det ble ikke fattet vedtak i saken KON 074/17 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 8

27 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 210, FA L40, FA Q31, TI &32 Arkivsaksnr.: 17/272 Journalpostløpenr.: 17/35706 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 077/17 Kontrollutvalget Oppfølging av revisjonsrapport Tyskerbroen Sammendrag: I kontrollutvalgets møte 15. februar 2017 det fattet slikt vedtak i sak 004/17: KON 004/17 (1) Vedtak: Rådmannen bes om å ta initiativ til å følge opp Rogaland Revisjon sine kommentarer i rapport «Tyskerbroen» datert , for å sikre at kommunens rutiner knyttet til mottak og registrering av innkomne klager mv. i byggesaker er betryggende. Bakgrunnen for vedtaket er at det i Rogaland Revisjon sin rapport «Tyskerbroen» datert fremkom at en nabomerknad i forbindelse med rivning og bygging av ny Tyskerbro ikke ble registrert innkommet hos saksbehandler i seksjon byggesak. Merknaden ble derfor ikke hensyntatt under behandlingen av de aktuelle tiltakene. Det hitsettes fra rapportens kommentarer: «Kommentarer Berørte grunneiere var ikke kontaktet direkte i forkant av at kommunen sendte ut nabovarsel. Dette er ikke i tråd med vedtaket i kommunestyret fra hvor det stod at «Det settes øyeblikkelig i gang detaljprosjektering av tiltakene/strekningen i planen. Det må i den forbindelse tas kontakt med berørte grunneiere for samarbeid i forhold til deltakelse både i forhold til tilgang til eiendom og for å avklare ev. økonomisk bidrag.» Kommunen mottok to nabomerknader innen fristen, men kun en av dem ble registrert mottatt av prosjektleder/kom til prosjektleder selv om den var registrert i postlisten. Dette førte til at nabomerknaden fra Drange ikke ble omtalt i søknaden eller tillatelsen til tiltakene som ble vedtatt den Dette førte til at Drange ikke fikk kopi av godkjenningen av tiltaket. Rådmannen har i saksfremlegg 309/16 nå tatt inn henvendelsen fra Dranges advokat den som en klage. Kommunen som søker og som utsteder av byggetillatelser omtalte ikke alle nabomerknadene til Klippenberg i søknaden levert Det ble ikke kommentert at tegningen er håndlaget, og at det ikke fremkom hvilke konsekvenser det vil få for tilkomstveien til broen og de to nærliggende eiendommene. For øvrig ønsker vi å kommentere måten saksfremleggene i klagesaken ble presentert på. Etter vårt skjønn vil lesbarheten bedres hvis rådmannens forslag til vedtaket fremkommer etter at saken er

28 beskrevet og vurderinger foretatt. Vi vil også anbefale at en ikke setter inn endelig vedtaket i saksfremlegget under rådmannens forslag til vedtak, da dette gjør det noe uoversiktlig. Det er mulig saksfremlegget også bør inneholde signatur og sidetall. For å sikre at vesentlig informasjon blir skriftliggjort, anbefaler vi kommunen å føre møtereferat i fra møter med innbyggere, i forbindelse med plan og byggesaker.» Rapporten følger for ordens skyld vedlagt, sammen med en skriftlig tilbakemelding fra kommunalsjef tekniske tjenester. Kommunalsjef tekniske tjenester vil i kontrollutvalgets møte 4. desember 2017 gi en muntlig orientering om oppfølgingen av rapporten. Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Eventuell tidligere politisk behandling: Kontrollutvalgssak 070/17 Kontrollutvalgssak 004/17 Dokumenter vedlagt utsendelsen: Brev KU Eigersund Tyskerbroen Oppfølging av kontrollutvalgets sak 004/17 Lovlighetskontroll av byggeprosess Tyskerbroen Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Brev KU Eigersund Tyskerbroen Oppfølging av kontrollutvalgets sak 004/17 Lovlighetskontroll av byggeprosess Tyskerbroen

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39 EIGERSUND KOMMUNE Teknisk avdeling Teknisk stab Internt notat Vår ref.: 17/35629 / 13/916 / FE 614 Dato: Saksbehandler: Anne Grethe Woie Direkte telefon: / E post: anne.grethe.woie@eigersund.kommune.no Mottakere: Dag Marcus Egaas Rådgiver/seksjon økonomi Oppfølging av kontrollutvalgets sak 004/17 Lovlighetskontroll av byggeprosess Tyskerbroen Kontrollutvalget ber kommunens sikre betryggende rutiner knyttet til mottak og registrering av innkomne klager mv. i byggesaker. Det er noe uklart om utvalget mener bygningsmyndighetenes rutiner eller kommunen som tiltakshaver/byggherre evt. begge. Videre er det uklart om utvalget mener klager i forvaltningslovens forstand, nabomerknader, andre henvendelser eller alle typer henvendelser. Rutinene for mottak og håndtering av dokumenter vil i alle tilfelle være de samme. Ethvert arkivverdig dokument skal arkiveres i ACOS websak. Det er den enkelte saksbehandler som skal påse at det blir gjort. Rutinene for arkivering og dokumenthåndtering bør være kjent for alle kommunens saksbehandlere. Skriv som sendes til postmottak, enten elektronisk eller i brevs form, blir håndtert av Sentralarkivet. Andre instanser i kommunen, det være seg prosjektleder eller byggesaksbehandler, har få eller ingen muligheter til å fange opp feil i arkivets håndtering. Det skal imidlertid understrekes at Sentralarkivet bare unntaksvis gjør feil i arkiveringen. Vi erfarer også at vi blir kontaktet der det er tvil om hvilken arkivsak et dokument hører til. Dessverre var det nok tilfellet i denne saken at et innkommet dokument ble lagt i feil sak. Sentralarkivets rutiner antas likevel å være betryggende. Hva gjelder de enkelte kommentarene må det bemerkes at det fremstår som en svakhet ved bygningsmyndighetens vedtak at nabomerknadene ikke er omtalt og vurdert i byggetillatelsen av Denne svakheten ble imidlertid utbedret i klagebehandlingen og Fylkesmannen i Rogaland stadfestet kommunens vedtak. Vedrørende lesbarheten i saksfremleggene er det vår mening at forslag til vedtak og selve vedtaket bør være så synlig som mulig. Vi er ikke sikre på at saksfremleggenes lesbarhet blir bedre dersom man må bla gjennom mengder med tekst. Vi er imidlertid enige i at administrasjonens forslag til vedtak og det faktiske vedtaket i større grad bør skilles slik at det ikke er tvil om sakens utfall. I Teknisk avdeling er det igangsatt arbeid med etablering av retningslinjer for gjennomføring av bygge og anleggsprosjekter i Eigersund kommune. I disse er beskrivelse av forhold rundt håndtering av journalføring/arkivering og notat/referat fra møter med brukere/naboer tatt inn. Retningslinjene er planlagt fremlagt for politisk behandling i desembermøtene. Besøksadresse: Nytorvet 9, 4370 Egersund / Lerviksgården 2 et. Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4379 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.:

40 Med vennlig hilsen 2 Anne Grethe Woie Kommunalsjef tekniske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Kopi til: Jarle Valle Byggesakssjef TBY/TEK Leif E. Broch Kommunalsjef informasjon INT/SEN Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi SØK/SEN Gro Anita Trøan Rådmann Stab/SEN Besøksadresse: Nytorvet 9, 4370 Egersund / Lerviksgården 2 et. Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4379 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.:

41 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2316 Journalpostløpenr.: 17/35660 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 078/17 Kontrollutvalget Revisjonsrapport Dalane Barnevern Sammendrag: Rogaland Revisjon har etter avtale utført kontroller for å kunne bekrefte at kostnadsfordelingen mellom deltakende kommuner er korrekt. Kontrollene avdekket vesentlige svakheter og risiko for feil i internkontrollen rundt håndtering av lønnsutgifter knyttet til direkte tiltak per barn fordelt mellom kommunene. Det ble derfor foretatt ytterligere undersøkelser omkring selve rutinene, for å se om endelig utbetaling samstemte med opprinnelig grunnlag. Rogaland Revisjons har i den anledning utarbeidet vedlagte rapport. Kontrollen avdekket feil og svakheter i internkontrollen av vesentlig betydning. Til sammen ble det gjennom disse kontrollene avdekket følgende avvik/feil fordeling knyttet til direkte tiltak per barn, som siden er korrigert pr ansvar i regnskap 2017: Eigersund kommune kr for mye utgifter Lund kommune kr for lite utgifter Sokndal kommune kr for mye utgifter Etter kontrollene er det foretatt en total avstemming av regnskapsåret 2016 og avdekkede feil er korrigert opp i Rogaland Revisjon har derfor godkjent den beløpsmessige fordelingen etter korreksjoner i Kontrollen avdekket at barnevernet har en rutine hvor det kontrolleres at alle lønnsmottakere mottar lønn, men at det ikke har vært noen rutine for å kontrollere at selve beløpene og belastningene på kommunene er korrekt overveltet fra fagsystemet, heller ikke på totalt sumnivå per barn/kommune. Det ble også avdekket at lønnssystemet overstyrer enkelte koder for variabel lønn slik at lønnsutgifter er blitt belastet feil kommune. Denne feilen kunne ha vært unngått gjennom faste avstemmingsrutiner mellom fagsystem for registrering av lønn (Familia) og lønnssystemet (Visma). Videre bemerker Rogaland Revisjon at svikt i internkontroll har medført at lønn til fosterforeldre har blitt belastet feil kommune. Kontroll av øvrige utgifter via faktura har ikke avdekket vesentlige avvik. Rogaland Revisjon anser

42 rutiner og systemer på dette område som tilfredsstillende. Revisjonens anbefalinger (s. 2) Bruk av fagsystemet Familia til alle lønnstransaksjoner Månedlig avstemmingsrutine mellom lønnsutgifter i Familia opp mot Visma lønn, og siden regnskap Utgifter vedrørende salg av barnevernstjenester i Bjerkreim kommune føres på eget ansvar i regnskapet Kvalitetssikring av internkontrollrutinene fra økonomiavdelingen Tilbakemelding fra kommunalsjef helse og omsorg I vedlagte tilbakemelding opplyses det om iverksatte tiltak. Utgiftsfordelingen mellom kommunene Eigersund, Lund og Sokndal kommune: Endring i rutiner for utgiftsfordelingen mellom kommune. Det er ikke lenger saksbehandler, men merkantil og leder, som fører dette. Lønnslister fra lønningskontoret blir hver måned sendt barneverntjenesten for gjennomgang. Dette gjelder både lønnsutbetaling til fosterforeldre og andre oppdragstakere. Endring i internkontroll Familia/Visma. Generelt, og som en del av tilbakemelding på fylkesmannens tilsyn, har Barneverntjenesten gjort følgende justeringer: Revidert egen internkontroll. Faste møter med rådmann, kommunalsjef og barnevernets ledergruppe. Styrking av barnevernets ledelse. Forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger

43 Dokumenter vedlagt utsendelsen: Dokumenter unntatt offentlighet vedlagt utsendelsen (Sendes kun til møtende medlemmer): Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Sign. Rappport 2016 Dalane Barnevernsamarbeid Tilbakemelding til kontrollutvalget

44 Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: Edith Sætrevik av 2 Eigersund kommune Rådmann Gro Anita Trøan Gro.Anita.Troan@eigersund.kommune.no post@eigersund.kommune.no Kopi: Dalane Barnevern v/tove Ørsland, kommunalsjef kultur og oppvekst Eivind Galtvik og Kontrollutvalget i Eigersund REVISJONSRAPPORT DALANE BARNEVERN I henhold til avtale har vår regnskapsrevisjon også i år foretatt kontroller av Dalane Barnevern for å kunne bekrefte at kostnadsfordelingen mellom deltakende kommuner er korrekt. Våre kontroller avdekket vesentlige svakheter og risiko for feil i internkontrollen rundt håndtering av lønnsutgifter knyttet til direkte tiltak per barn fordelt mellom kommunene. Vi anså det som nødvendig å foreta ytterligere detaljerte undersøkelser omkring selve rutinene, for å se om endelig utbetaling/belastning samstemte med opprinnelig grunnlag. Lønnsutgifter fordeling mellom deltakerkommunene Barnevernet registrerer variabel lønn i fagsystemet Familia som grunnlag for lønnsutbetaling. Hver måned ved lønnskjøring produseres det en lønnsgrunnlagsrapport fra Familia som så overføres på fil til lønnssystemet Visma for utbetaling der. Barnevernet har en rutine hvor det kontrolleres at alle lønnsmottakere mottar lønn, men det har ikke vært noen rutine for å kontrollere at selve beløpene og belastningen på kommunene er korrekt overveltet fra fagsystemet, heller ikke på totalt sumnivå per barn/kommune. I vår gjennomgang hvor vi fulgte registrerte beløp og lønnskoder fra Familia over til Visma lønn, avdekket vi at lønnssystemet overstyrer enkelte koder for variabel lønn slik at lønnsutgifter er blitt belastet feil kommune. Feil ved overveltingen av enkelte data til lønnssystemet og feil lønnsbelastning per kommune kunne vært oppdaget og unngått om barnevernet hadde hatt faste avstemmingsrutiner mellom systemene Familia og Visma. Når det gjelder fast lønn har ikke barnevernet så langt hatt rutine for å registrere dette i fagsystemet Familia. Det vil si at fastlønn til eksempelvis fosterforeldre kun blir registrert i lønnssystemet og fremkommer således ikke i fagsystemets oversikter av totale utgifter per barn/kommune. Internkontrollrutiner er av denne grunn etablert slik at merkantilt ansatte kontrollerer og følger opp denne lønnen slik at belastningen blir korrekt plassert på kommunene. Våre kontroller viser imidlertid at det i enkelte tilfeller har vært registrert nye fosterforeldre direkte hos lønningskontoret uten at dette har gått via merkantilt ansatte for kontroll av rett ansvarsnummer mv. Denne svikten i internkontrollen har medført at fosterforeldres lønn er blitt belastet feil kommuner. Våre kontroller har innbefattet 79 lønnsmottakere da våre kontroller stadig måtte utvides grunnet nye feil som dukket opp. Etter våre kontroller har Dalane Barnevern etter oppfordring og i nært samarbeid med oss avstemt alle 12 månedene i 2016 ved hjelp av rapporter vi fant hensiktsmessige fra systemene. Dette har vært noe tidkrevende for barnevernet, men ble ansett som nødvendig for at vi skulle kunne bekrefte at utgiftsfordelingen mellom kommunene for 2016 er korrekt. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: E-postadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefaks: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

45 Side: 2 av 2 Til sammen ble det gjennom disse kontrollene avdekket følgende avvik/feil fordeling knyttet til direkte tiltak per barn som siden er korrigert pr ansvar i regnskap 2017: - Eigersund kommune kr for mye utgifter - Lund kommune kr for lite utgifter - Sokndal kommune kr for mye utgifter Øvrige utgifter via faktura fordeling mellom kommunene Vi har i tillegg utført kontroll av til sammen fire ukers utbetalinger fordelt på fire ulike måneder, til sammen er det kontrollert 161 utbetalinger opp mot fakturagrunnlag. Rutiner og systemer er vurdert å være tilfredsstillende på dette området. Våre kontroller avdekket ingen vesentlige avvik slik at utgiftene anses å være belastet korrekte kommuner og kan bekreftes. Konklusjon Våre kontroller har avdekket feil og svakheter i internkontrollen av vesentlig betydning. Etter kontrollene er det foretatt en total avstemming av regnskapsåret 2016 og avdekkede feil er korrigert opp i Vi anser derved å ha fått tilstrekkelig sikkerhet for å kunne godkjenne den beløpsmessige fordelingen etter korreksjoner i En egen bekreftelse på dette er blitt utstedt. Dalane Barnevern anbefales å legge til rette for å bruke Familia til alle lønnstransaksjoner inkl. fast lønn til fosterforeldre slik at det sikres en oversikt over totale faktiske lønnsutgifter også i fagsystemet Familia. Vi anbefaler videre Dalane Barnevern å opprette en månedlig avstemmingsrutine mellom de lønnsutgifter som produseres i Familia opp mot det som faktisk utbetales i Visma lønn og siden regnskapsføres. En slik kontroll vil sikre at alle utgifter er kommet med i begge systemer og at regnskapsføringen og fordelingen mellom kommunene blir korrekt. Vi har sammen med lønningskontoret funnet en hensiktsmessig rapport i Visma som viser konteringer og sum per ansvar/funksjon som enkelt kan benyttes til avstemming opp mot rapport fra Familia. Eventuelle avvik mellom systemene må oppklares og lukkes hver måned. For øvrig vil vi anbefale at utgifter vedrørende salg av barnevernstjenester til Bjerkreim kommune føres på eget ansvar i regnskapet slik at en til enhver tid har oversikt over hva som skal refunderes. Dette er allerede tatt opp muntlig med barnevernleder og økonomisk rådgiver. Avslutningsvis vil vi anbefale at økonomiavdelingen benyttes til å kvalitetssikre internkontrollrutinene som nå etableres slik at sammenhengen mellom fag-, lønns- og regnskapssystem blir korrekt. Vi ber om en tilbakemelding innen Stavanger, Rogaland Revisjon IKS Cicel T. Aarrestad Revisjonsdirektør/ statsautorisert revisor Annebeth M. Mathiassen Oppdragsleder/registrert revisor

46 EIGERSUND KOMMUNE Kultur- og oppvekstavdelingen Kultur- og oppvekststaben Internt notat Vår ref.: 17/35414 / 17/219 / FE - 031, FA - F47, TI - &21 Dato: Saksbehandler: Eivind Galtvik Direkte telefon: / E-post: eivind.galtvik@eigersund.kommune.no Mottakere: Tilbakemelding til kontrollutvalget nov 2017 Med vennlig hilsen Eivind Galtvik Kommunalsjef kultur og oppvekst Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Besøksadresse: Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.:

47 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2326 Journalpostløpenr.: 17/35712 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 079/17 Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Sammendrag: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til årsplan for kontrollutvalget for Den bygger på samme mal som for Ved utarbeidelse av planen er det tatt utgangspunkt i kontrollutvalgets lovfestede arbeidsoppgaver, herunder bl.a. planlagt forvaltningsrevisjon for integrering og bosetting av flyktninger, samt de oppgaver som man allerede er kjent med at vil komme i De tiltak kontrollutvalget igangsetter i 2018 må ses i sammenheng med kontrollutvalgets budsjett. Budsjett for kontrollutvalget blir endelig vedtatt av kommunestyret i desember. Forslaget til årsplan framlegges for godkjenning av kontrollutvalget, og vil bli oversendt kommunestyret til orientering med kontrollutvalgets eventuelle endringer. Forslag til årsplan har vært fremlagt for nytt kontrollutvalgssekretariat. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat hadde ingen merknader til forslaget Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken.

48 Alternativt forslag til vedtak: Det framlegges ikke alternative løsninger. Dokumenter vedlagt utsendelsen: Årsplan kontrollutvalget Eigersund kommune 2018 Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Årsplan kontrollutvalget Eigersund kommune 2018

49 ÅRSPLAN KONTROLLUTVALGET EIGERSUND KOMMUNE 2018 Deloitte Advokatfirma AS

50 Deloitte Advokatfirma AS INNHOLD 1. Innledning Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalgets oppgaver Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjett for kontroll og tilsyn Andre oppgaver... 5 Vedlegg: Oversikt kontrollutvalgets møter

51 Deloitte Advokatfirma AS 1. Innledning Det er kommunestyret som har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret skal velge et kontrollutvalg som skal ha ansvaret for kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold som har tilknytning til kommunens virksomhet, så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn. Utvalget utøver sitt tilsyn med administrasjonen ved å ha tilgang til alle dokumenter, herunder også de som er unntatt offentlighet. I tillegg kan rådmannen inviteres til å gjøre rede for saker til kontrollutvalget. Tilsynet med det politiske nivået blir utøvd ved at utvalget har møterett i alle politiske utvalg, herunder også når møter blir holdt for lukkede dører eller det er saker som blir behandlet som er unntatt offentlighet. Det er likevel to viktige begrensinger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske vurderinger 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar overfor kommunestyret 2. Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Kontrollutvalgets mål er på vegne av kommunestyret å påse at kommunen følger de lover og regler som gjelder, samt at kommunestyret sine vedtak følges opp. I tillegg er kontrollutvalgets mål å påse at kommunens drift er målrettet og effektiv samt etisk forsvarlig til det beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt både med kommunestyret og det politiske miljøet, samt med kommunens administrasjon. Gjennom denne dialogen ønsker kontrollutvalget å få innspill som kan brukes til det beste for kommunen. Det er videre viktig for kontrollutvalget at også kommunens innbyggere tar kontakt med utvalgets medlemmer dersom de mener det foreligger forhold som utvalget bør se nærmere på. 3. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Møtene i Kontrollutvalget i Eigersund holdes for åpne dører, og innkalling med saksliste og protokoller blir lagt ut på kommunens internettside. Innkalling og protokoll blir også sendt til ordfører og rådmann. Kontrollutvalget har fastlagt sin møteplan for hele året, og har for 2018 planlagt syv møter. Ekstra møte kan holdes ved behov. Møteplanen er også tilgjengelig på kommunens internettsider. Fra og med er det Rogaland Kontrollutvalgssekretariat som er sekretariat for kontrollutvalget. I samarbeid med leder av utvalget sender sekretariatet ut innkalling til møtene til utvalgsmedlemmene. Sekretariatet har ansvar for at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalget sine vedtak blir fulgt opp og satt i verk. 3

52 Deloitte Advokatfirma AS 4. Kontrollutvalgets oppgaver 4.1 Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre gi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. Denne uttalelsen skal oversendes formannskapet før det gjøres innstilling til kommunestyret i saken. Kontrollutvalgets tilsyn inkluderer i tillegg: Følge opp kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via kommunens tertialrapportering Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll Følge opp revisors arbeid via revisors rapportering i forbindelse med årsoppgjøret og i forbindelse med orientering om planlegging av kommende revisjonsår Få en årlig orientering om skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetaten, samt oppfølging av disse Forvaltningsrevisjon I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 9 skal kommunen årlig gjennomføre forvaltningsrevisjon av sin virksomhet. Prosjekt for forvaltningsrevisjon blir bestilt av kontrollutvalget i tråd med vedtatt plan. Kontrollutvalget har fått utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon for planperioden Planen er vedtatt av kommunestyret, og kommunestyret har delegert myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer i planperioden. Planen bygger på en overordnet analyse ut fra vesentlighets- og risikovurderinger. Kontrollutvalget planlegger følgende aktiviteter i løpet av 2018: Bestille forvaltningsrevisjon for 2018 i tråd med gjeldende plan og budsjett. Bestillingsprosessen skjer i to trinn: Først velger utvalget hvilket område for forvaltningsrevisjon som man ønsker nærmere utredning av. Dette skjer på bakgrunn av vedtatt plan. Rogaland Revisjon bes deretter utarbeide et prosjektmandat, som kontrollutvalget foretar sin bestilling av forvaltningsrevisjon ut fra, med eventuelle egne merknader og korrigeringer/tillegg. Kontrollutvalget har i bestilling prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av området «Integrering og bosetting av flyktninger» og vil gjennomføre forvaltningsrevisjonen i Behandle rapporter om forvaltningsrevisjoner etter hvert som disse foreligger. Rapporter om forvaltningsrevisjon blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling fortløpende. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen. For 2018 er det planlagt oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «PP-tjenestens samarbeid med barnehager og skoler». 4

53 Deloitte Advokatfirma AS 4.3. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (eierskapskontroll), jfr. Forskrift om kontrollutvalg 13. Kontrollutvalget skal med bakgrunn i vedtatt plan bestille selskapskontroll i de selskap det gjelder. Kontrollutvalget har fått utarbeidet plan for selskapskontroll for planperioden Planen er vedtatt av kommunestyret, og bygger på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selskapskontroll er sammensatt av to deler: Den obligatoriske delen av selskapskontroll er eierskapskontroll. Denne må kontrollutvalget gjennomføre. Denne kontrollen går ut på å undersøke hvordan kommunen utøver sitt eierskap i selskap de deltar i. Ut over dette kan kontrollutvalget velge om de også vil gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskap hvor de har hjemmel til dette. For å sikre en effektiv ressursutnyttelse og av hensyn til selskapene har kontrollutvalgene en praksis med at den største eieren som oftest tar initiativ til å iverksette kontrollene. Kontrollutvalget planlegger følgende aktiviteter i 2018 på området: Vurdere når kontrollutvalget skal bestille selskapskontroll med eventuell forvaltningsrevisjon av Dalane Energi AS. Behandle rapport om selskapskontroll av Uninor AS. Rapporter om selskapskontroll blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget er ansvarlige for å fremme budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Departementet har uttalt at dette forslaget kun kan endres politisk i forbindelse med budsjettbehandlingen. Siden kontrollutvalget er direkte underordnet kommunestyret skal kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behovet for kontroll- og tilsynsarbeidet alltid følge med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet Andre oppgaver Kontrollutvalget kan be om orientering om kommunens drift innenfor de enkelte tjenesteområdene som et ledd i tilsynet med kommunen. 5

54 Deloitte Advokatfirma AS Egersund, 16. november 2017 Hans Petter Helland Leder av Kontrollutvalget 6

55 Deloitte Advokatfirma AS Vedlegg til Årsplan: Oversikt kontrollutvalgets møter i 2018 Oversikten inneholder kjente saker. Tidspunkt for behandling av de enkelte sakene kan bli endret. Møte 1: 29. januar 2018 Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 3. tertial 2017 Vedtatt budsjett for kontrollutvalget for 2018 Rapport selskapskontroll Uninor AS Møte 2: 14. mars 2018 Avklare eventuell bestilling av selskapskontroll av Dalane Energi AS Møte 3: 3. mai 2018 Uttalelse til Eigersund kommunes årsregnskap/årsmelding for 2017 Skatteregnskapet for 2017 Presentasjon av årsoppgjør v/rogaland Revisjon IKS Møte 4: 6. juni 2018 Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 1. tertial 2018 Revisors uavhengighetserklæring for 2018 Rapport forvaltningsrevisjon «Integrering og bosetting av flyktninger» Oppfølging av forvaltningsrevisjon «PP-tjenestens samarbeid med barnehager og skoler». Møte 5: 10. september 2018 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Møteplan for 2019 Oppfølging av merknader i revisors årsoppgjørsnotat Tertialrapportering 2. tertial 2018 Forberedelse av bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i 2019 Orientering fra revisor om strategi for revisjonsåret 2018 Møte 6: 29. oktober 2018 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i 2019, avklart i møtet i august. Gjennomgang og vedtakelse av prosjektmandater. Møte 7: 3. desember 2018 Kontrollutvalgets årsplan for

56 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 210, TI &32 Arkivsaksnr.: 17/280 Journalpostløpenr.: 17/35709 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 080/17 Kontrollutvalget Saker under oppfølging kontrollutvalgets møte Sammendrag: Fast orienteringssak. Sekretariatets forslag til vedtak: Avgjøres av kontrollutvalget. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Økonomiske konsekvenser: Ingen. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt utsendelsen: Saker under oppfølging per

57 Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Saker under oppfølging per

58 SAKER OG FORVALTNINGSREVISJONER TIL OPPFØLGING REF. SAK/RAPPORT ANSVARLIG MERKNAD/ VEDTAK FRIST - STATUS KON-047/17 KON-061/16 (2) KON-008/17 KON-025/17 Oppfølging forvaltningsrevisjon Integrering Kommunalsjef helse og omsorg Den tverrfaglige og tverrsektorielle arbeidsgruppens anbefalinger for det videre arbeidet med integrering og inkludering av flyktninger når saken har vært oppe til politisk behandling i september 2017 Kontrollutvalgets møte 30. oktober 2017 Selskapskontroll Uninor AS Rogaland Revisjon Behandling av rapport Kontrollutvalgets møte 29. januar 2018 KON-068/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjon PP-tjenesten Rådmannen Oppdatert status til kontrollutvalget og kommunestyret om oppfølging av rapporten 1. april 2018 KON-067/17 Forvaltningsrevisjon - Bosetting og integrering av flyktninger Rogaland Revisjon Behandling av rapport Kontrollutvalgets møte 6. juni Deloitte AS

59 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/2319 Journalpostløpenr.: 17/35795 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 081/17 Kontrollutvalget Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål og orienteringer: Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken.