EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 09:00 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 001/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /15 Behandling av forundersøkelsesrapport Budsjettoverskridelser i Eigersund kommune L 003/15 Tertialrapport Rogaland revisjon pr /15 Forslag til revidert møteplan for kontrollutvalget /15 Bestilling av forvaltningsrevisjon av Drift av og kvalitet i kommunale barnehager. 006/15 Bestilling av overordnet eierskapskontroll i kommunen 007/15 Rapportering på vedtatte driftsreduksjoner januar /15 Rapportering på vedtatte driftsreduksjoner februar /15 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte /15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte MERKNAD: Advokat Fredrik Bie og statsautorisert revisor Gaute Sivertsen møter i sak 002/15. Egersund, 19. februar Sølvi Ege Ordfører Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgsekretær 1 av 64

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til Målfrid Espeland på telefon eller mobil maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no evt til kommunens sentralbord tlf Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. 2 av 64 Side 2 av2

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE Arkivsaksnr.: 15/360 Journalpostløpenr.: 15/5277 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 001/15 Kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Protokollen KON av 64

4 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt fra: 09:00 Tidspunkt til: 12:00 Sak fra / til: 050/14 055/14 Følgende medlemmer møtte: Sølvi Ege (KrF) Liv Tone Øiumshaugen (H) Svein Olav Tengesdal (SP) Følgende medlemmer hadde forfall: Elin Svanes Hjørungnes (AP) Alf Håkon Hetland (FrP ikke møtt Følgende varamedlemmer møtte: Lisbeth Kjos Hansen (V) Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Informasjonssjef Leif Broch og Førstesekretær Randi Haugstad i sak 052/14 Kommunalsjef økonomi, Tore L. Oliversen i sak 053/14 Fra sekretariatet: Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Fra Rogaland Revisjon: Annebeth Mathisen Merknader til møtet: Sølvi Ege Utvalgsleder Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgssekretær 4 av 64

5 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (00): Sølvi Ege (KrF) Leder Liv Tone Øiumshaugen (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Alf Håkon Hetland (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos Hanssen (V) 2. June Stuen 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 050/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /14 Årsplan for kontrollutvalget /14 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger 053/14 Orientering fra Rogaland Revisjon ang. budsjettoppfølging 054/14 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /14 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte av 64

6 050/14: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Protokollen enstemmig godkjent. KON 050/14 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 051/14: Årsplan for kontrollutvalget 2015 Sekretariatets forslag til vedtak : 1. Kontrollutvalget vedtar den fremlagte Årsplanen for Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: Kontrollutvalget ønsket at revisjonsrapporten «Barnevern ut fra et brukerperspektiv» fremskyndes. SØLVI EGE (KrF) foreslo at sekretariatets forslag til årsplan vedtas, med den endring i møteplanen at behandling av forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern ut fra et brukerperspektiv» flyttes fra augustmøtet til kontrollutvalgets møte i juni Votering: Eges forslag enstemmig vedtatt KON 051/14 Vedtak: 6 av 64

7 1. Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for 2015, med den endring i møteplanen at behandling av forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern ut fra et brukerperspektiv» flyttes fra augustmøtet til kontrollutvalgets møte i juni Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering. Vedtaket er enstemmig. 052/14: Rapportering på vedtatte politiske bestillinger Rådmannens forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar informasjonssjefens orientering til etterretning Kontrollutvalget Møtebehandling: Informasjonssjef Leif Broch og Førstesekretær Randi Haugstad informerte om rutinene for rapportering på vedtatte politiske bestillinger. Rapporteringsskjemaet blir sirkulert til kommunalsjefer og ajourført før utsendelse til hovedutvalgene. Det ble redegjort for utfordringer knyttet til kapasitets og tidsspørsmål mht. rapportering på de ulike delleveranser. Det ble formidlet at gjennomføring av politiske vedtak/bestillinger til tider stoppet opp på tilhørende nivåer. Kontrollutvalget anser dette som problematisk i forhold til politisk styring. Det blir arbeidet administrativt med dette. Kontrollutvalget takket for orienteringen. Kontrollutvalget har forståelse for utfordringene knyttet til rapporteringen og fremhevet samtidig viktigheten av at oversikten presenteres enkelt og lettfattelig med ny sluttdato på bestillinger med utsatt fremdrift/levering. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Votering: Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. KON 052/14 Vedtak: Kontrollutvalget tar informasjonssjefens orientering til etterretning. Vedtak er enstemmig 053/14: Orientering fra Rogaland Revisjon ang. budsjettoppfølging Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning Kontrollutvalget 7 av 64

8 Møtebehandling: Kommunalsjef økonomi, Tore L. Oliversen orienterte om rutinene for budsjettering og budsjettrapportering i Eigersund kommune. I forkant av møtet ble det fremlagt et notat fra kommunalsjef økonomi som beskriver de rutiner som ble gjennomgått i møtet. Annebeth Mathisen fra Rogaland Revisjon orienterte deretter om erfaringer med budsjettoppfølging i andre kommuner. Kontrollutvalget var godt fornøyd med redegjørelsene. Saken ble drøftet og debattert. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet slikt forslag til vedtak: I lys av de store budsjettoverskridelsene i 2014 bad kontrollutvalget Rogaland Revisjon orientere om erfaringer med budsjettoppfølging i andre kommuner. Med utgangspunkt i denne orienteringa og økonomisjefens notat og muntlige redegjørelse i møte om planlagt budsjettoppfølging for 2015 vil kontrollutvalget foreslå slik plan for kommunestyrets budsjettoppfølging for Ordinære økonomirapporter Utsendelse Møtetidspunkt Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Kontrollutvalget ber om at økonomirapportene rutinemessig distribueres til kontrollutvalget som referatsak. 3. Kontrollutvalget påpeker videre viktigheten av å ha fortløpende skriftlig informasjon om status og utvikling innenfor både konkretiserte driftsreduksjoner, mer generelle driftsreduksjoner og Eigersund I den forbindelse mener Kontrollutvalget at rådmannen må rapportere månedlig til formannskapet på følgende tema: Status konkrete driftsreduksjoner Status generelle driftsreduksjoner Status Eigersund 2015 Første rapporteringstidspunkt blir 21. januar 2015 (formannskapets møte). 4. Vedtaket fremlegges til kommunestyrets møte 15. desember. Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. 8 av 64

9 KON 053/14 Vedtak: I lys av de store budsjettoverskridelsene i 2014 bad kontrollutvalget Rogaland Revisjon orientere om erfaringer med budsjettoppfølging i andre kommuner. Med utgangspunkt i denne orienteringa og økonomisjefens notat og muntlige redegjørelse i møte om planlagt budsjettoppfølging for 2015 vil kontrollutvalget foreslå slik plan for kommunestyrets budsjettoppfølging for Ordinære økonomirapporter Utsendelse Møtetidspunkt Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Kommunestyret Kontrollutvalget ber om at økonomirapportene rutinemessig distribueres til kontrollutvalget som referatsak. 3. Kontrollutvalget påpeker videre viktigheten av å ha fortløpende skriftlig informasjon om status og utvikling innenfor både konkretiserte driftsreduksjoner, mer generelle driftsreduksjoner og Eigersund I den forbindelse mener Kontrollutvalget at rådmannen må rapportere månedlig til formannskapet på følgende tema: Status konkrete driftsreduksjoner Status generelle driftsreduksjoner Status Eigersund 2015 Første rapporteringstidspunkt blir 21. januar 2015 (formannskapets møte). 4. Vedtaket fremlegges til kommunestyrets møte 15. desember. Vedtaket er enstemmig. 054/14: Referatsaker til kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : RS1 Rapport på vedtatte bestillinger desember 2014 Økonomirapport for perioden januar november 2014 Budsjett 2014 økonomirapport Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: 9 av 64

10 Det fremkom ingen merknader til referatsakene. KON 054/14 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 055/14: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Kontrollutvalget Møtebehandling: Kontrollutvalget ønsker en status i arbeidet med forundersøkelsen som er bestilt ifbm. budsjettoverskridelsene innen kultur og oppvekst. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) foreslo at han og Liv Tone Øiumshaugen tar et statusmøte med advokat Fredrik Bie og revisor Gaute Sivertsen/Jonas Varhaug. Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON 055/14 Vedtak: Svein Olav Tengesdal og Liv Tone Øiumshaugen tar et statusmøte med advokat Fredrik Bie og revisor Gaute Sivertsen/Jonas Varhaug. Vedtaket er enstemmig. 10 av 64

11 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 210 Arkivsaksnr.: 13/2454 Journalpostløpenr.: 15/5545 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 002/15 Kontrollutvalget Behandling av forundersøkelsesrapport Budsjettoverskridelser i Eigersund kommune Sammendrag: Statsautorisert revisor Gaute Sivertsen og advokat Fredrik Bie har ferdigstilt sin rapport etter forundersøkelsen (begrenset granskning) vedrørende budsjettoverskridelser i Eigersund kommune. Rapporten utsettes og unntas foreløpig fra offentlig innsyn iht. offentlighetsloven (offtl.) 5, tredje ledd og 23, første ledd samt 13. Rapporten forutsettes offentliggjort så snart som mulig med unntak av opplysninger som er underlagt taushetsplikt iht. offtl. 13 jfr. fvl. 13 mv. Sekretariatet henstiller til kontrollutvalget om å vedta at saken behandles i lukket møte, jfr. kommuneloven 31 nr. 2 og 4. Når det gjelder den videre saksgang vil dette bli gjennomgått i møtet. Det vises generelt til at før en sak rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt rådmannen til uttalelse, jfr. kommuneloven 77 nr. 6. Bestemmelsen er et utslag av alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper om forsvarlig saksopplysning før vedtak treffes. Det er således også aktuelt å forelegge saken for formannskapet til uttalelse før kontrollutvalget avgir sin innstilling til kommunestyret. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Sekretariatet vil fremme nærmere forslag til vedtak i møtet. Eventuell tidligere politisk behandling: Andre opplysninger / fakta i saken: 11 av 64

12 Saksbehandlers vurderinger: Fremgår av sammendrag. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Fremlegges ikke. ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Parter i saken: 12 av 64 2

13 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 033, FE 210 Arkivsaksnr.: 15/378 Journalpostløpenr.: 15/5415 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 003/15 Kontrollutvalget Tertialrapport Rogaland revisjon pr Sammendrag: Tertialrapport fra Rogaland Revisjon som viser hvor mange timer som er brukt på deres arbeid per foreligger. Kommentar: Rapporten viser et timeforbruk til forvaltningsrevisjon (FR) på 369,5 t. Budsjettert timeforbruk på FR var 350. Som det fremgår er det forbrukt 45 timer mindre enn budsjettert på regnskapsrevisjon (RR). Rapporten viser er timeforbruk på totalt 822 timer mot budsjettert 820 timer; dvs. 2 timer. over rammebudsjett. Det vises for øvrig til revisors kommentarer til forbruk 2014 og budsjett 2015 i tertialrapporten. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Saken tas til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg 13 av 64

14 Tertialrapport Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 X Tertialrapport Parter i saken: 14 av 64 2

15 15 av 64

16 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 033, TI &17 Arkivsaksnr.: 14/1640 Journalpostløpenr.: 15/5402 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 004/15 Kontrollutvalget Forslag til revidert møteplan for kontrollutvalget 2015 Sammendrag: I kontrollutvalgets møte 8. desember 2014 ble utvalgets årsplan for 2015 vedtatt, herunder møteplanen for Det er behov for å gjøre noen endringer og oppdateringer i møteplanen. Sekretariatet fremlegger derfor et forslag til revidert møteplan. De foreslåtte endringer er kommentert i punkt 1 4 under og er inntatt i vedlegget. 1) Endrete forutsetninger for leveranser etter at møteplanen ble vedtatt: Møtet 2. februar er flyttet til 2. mars. Rapport fra forundersøkelse ifbm. budsjettoverskridelser fremlegges. Rapport om selskapskontroll i DIM vil ikke være klar for fremleggelse før i møtet i april. Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern ut fra et brukerperspektiv» vil fremlegges for behandling i møtet i juni. Rapport om selskapskontroll i Lyse AS vil komme til behandling i kontrollutvalgets møte i august. Det tas sikte på at rapport om overordnet eierskapskontroll i kommunen kan behandles av det nye kontrollutvalget i desember, dog med forbehold om levering kan måtte bli utsatt til første møte i ) Evaluering i forbindelse med rullering av kontrollutvalg: Valgperioden for det sittende kontrollutvalget utløper i forbindelse med kommunevalget i september. I samsvar med tidligere praksis er det naturlig å foreta en evaluering av kontrollutvalgets arbeid og erfaringer i perioden. Sekretariatet foreslår at dette inntas i agendaen for møtet den ) Bestillinger av forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller Bakgrunn: Bestilling av forvaltningsrevisjon av «Drift av og kvalitet i kommunale barnehager» skal behandles som sak 006/15. Prosjektet vil bli påbegynt og levert første halvår av 64

17 Bestilling av overordnet eierskapskontroll i kommunen skal behandles som sak 007/15 og vil bli levert i desember 2015 eller første KU møte i Det neste kontrollutvalget skal vedta nye planer for forvaltningsrevisjon og for selskapskontroll for neste periode ( ). I samråd med Rogaland Revisjon foreslår sekretariatet at det i tråd med tidligere praksis bestilles en overordnet analyseplan fra Rogaland Revisjon som kan behandles i det første møtet til det neste kontrollutvalget i november. Sekretariatet foreslår at denne bestillingen behandles på møtet 2. juni. Behandling og vedtagelse av nye planer for forvaltningsrevisjon og for selskapskontroll for neste periode ( ) vil gå et stykke ut i første halvår Det er sannsynlig at de første prosjektene som bestilles iht. de nye planene først vil kunne leveres i 2017, og aller tidligst i slutten av For at det ikke skal oppstå en lengre periode i 2016 uten pågående prosjekter og rapporter til behandling foreslår sekretariatet i samråd med Rogaland Revisjon at det sittende kontrollutvalget bestiller ytterligere ett forvaltningsrevisjonsprosjekt for levering i Sekretariatet foreslår derfor at forberedelse av bestilling av forvaltningsrevisjon for levering i 2016 (bestilling av mandat) behandles på møtet 2. juni, og at mandatet behandles på møtet 31. august. 4) «Handover» til neste kontrollutvalg forslag om sammenslåing av møter Det foreslås at det i tråd med praksis legges opp til en overordnet gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområde i første møte etter at neste kontrollutvalg er konstituert, dvs. i KU-møtet Det foreslås videre at en av hensyn til begrenset saksmengde slår sammen agendaen på møtet i desember med møtet i november, og således kun avholder ett møte, den 19. november. Dersom det neste utvalget ønsker å avholde møtet en annen dato kan dette avklares etter konstituering. Forslag til revidert møteplan følger vedlagt saken som vedlegg 1. Gjeldende møteplan vedlegges som vedlegg 2 mht. sammenligning og identifikasjon av endringene. *** Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Forslag til vedtak : 1. Sekretariatets forslag til endret møteplan for kontrollutvalget i 2015 vedtas i samsvar med vedlegg Møteplanen sendes kommunestyret til orientering. Eventuell tidligere politisk behandling: 17 av 64 2

18 KON 051/14 Andre opplysninger / fakta i saken: Ingen Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Gjeldene møteplan for kontrollutvalget Forslag til revidert møteplan for kontrollutvalget 2015 Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 X Gjeldene møteplan for kontrollutvalget X Forslag til revidert møteplan for kontrollutvalget 2015 Parter i saken: 18 av 64 3

19 19 av 64

20 20 av 64

21 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 216 Arkivsaksnr.: 12/1765 Journalpostløpenr.: 15/5408 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 005/15 Kontrollutvalget Bestilling av forvaltningsrevisjon av Drift av og kvalitet i kommunale barnehager. Sammendrag: Kommunen skal årlig gjennomføre forvaltningsrevisjon av sin virksomhet ifølge Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Prosjekt for forvaltningsrevisjon blir bestilt av kontrollutvalget i tråd med vedtatt plan for forvaltningsrevisjon Et av virksomhetsområdene i planen er Drift og kvalitet i kommunale barnehager Den traff kontrollutvalget slik vedtak: KON 035/14 Vedtak: 1: Kontrollutvalget bestiller forslag til mandat for forvaltningsrevisjon av «Barnevern ut fra et brukerperspektiv» fra Rogaland Revisjon, til kontrollutvalgets møte i oktober : Kontrollutvalget bestiller forslag til mandat for forvaltningsrevisjon av «Drift av og kvalitet i kommunale barnehager.» fra Rogaland Revisjon, til kontrollutvalgets møte i februar Vedtaket er enstemmig. Rogaland Revisjon har i henhold til pkt. 2 i vedtaket utarbeidet et forslag til prosjektmandat som følger vedlagt. Prosjektets formål er å vurdere Eigersund kommunes barnehagetilbud innhold, kvalitet og kostnadsbilde. Prosjektmandatet forutsetter en ramme til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering på inntil 200 timer. Oppstart og levering vil skje i 2016 Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. 21 av 64

22 Forslag til vedtak : Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon i henhold til «Prosjektmandat Forvaltning av barnehager» fra Rogaland Revisjon IKS av Eventuell tidligere politisk behandling: KON-035/14 Saksbehandlers vurderinger: Fremgår av sammendrag. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av sammendrag. Alternative løsninger: Fremlegges ikke ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Prosjektmandat forvaltning av barnehager Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS Utkast til plan for forvaltningsrevisjon Eigersund kommune 3 U Kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon I Rogaland Revisjon IKS Plan for selskapskontroll Eigersund kommune - k-styrevedtak I Kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon I Rogaland Revisjon IKS Plan for forvaltningsrevisjon Eigersund kommune - k-styrevedtak I Rogaland Revisjon IKS Prosjektmandat - eierskapsforvaltning 10 X Særutskrift av sak 018/12 - forvaltningsrevisjonsrapport anskaffelser 12 X Prosjektmandat - forvaltning av barnehager 22 av 64

23 Parter i saken: 23 av 64 3

24 24 av 64

25 25 av 64

26 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 033 Arkivsaksnr.: 15/377 Journalpostløpenr.: 15/5414 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 006/15 Kontrollutvalget Bestilling av overordnet eierskapskontroll i kommunen Sammendrag: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. jfr. Forskrift om kontrollutvalg 13, jfr. kommuneloven 77 nr. 5. Herunder skal det kontrolleres om kommunens eierrepresentant utøver kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) jfr. forskriften 14. Selskapskontroll kan foretas på selskapsspesifikt nivå og på overordnet nivå. Denne bestillingen tar for seg obligatorisk eierskapskontroll på overordnet nivå i kommunen. Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvelsen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Rogaland Revisjon har utarbeidet et forslag til prosjektmandat som følger vedlagt. Prosjektmandatet forutsetter en ramme til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering på ca. 150 timer. Levering vil kunne skje tidligst i desember 2015, med forbehold om levering til første møte i Dette beror på gjennomgangen og kvaliteten på eierskapsdokumentasjonen samt kapasitet og tilgjengelige midler/timer innenfor rammebudsjettet. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Kontrollutvalget bestiller overordnet eierskapskontroll i Eigersund kommune i henhold til «Prosjektmandat Eierskapsforvaltning» fra Rogaland Revisjon IKS, datert Eventuell tidligere politisk behandling: 26 av 64

27 Andre opplysninger / fakta i saken: Saksbehandlers vurderinger: Fremgår av sammendrag. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Fremlegges ikke. ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Prosjektmandat eierskapsforvaltning Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 X Prosjektmandat - eierskapsforvaltning Parter i saken: 27 av 64 2

28 28 av 64

29 29 av 64

30 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 212, TI &14 Arkivsaksnr.: 14/2394 Journalpostløpenr.: 15/953 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 003/15 Formannskapet Kontrollutvalget Rapportering på vedtatte driftsreduksjoner januar 2015 Sammendrag: I forbindelse med vedtatt budsjett for 2015 (B2015) legges det opp til fortløpende rapportering vedrørende status for vedtatte driftstiltak. Rapporteringen vil skje tilnærmet månedlig til Formannskapet og med kopi til Kontrollutvalget. Rapporteringen består av en tilbakemelding fra avdelingene på det enkelt tiltak. Saksgang: Saken behandles av Formannskapet. 30 av 64 Rådmannens forslag til vedtak : 1. Formannskapet tar saken til orientering. 2. Rådmannen får fullmakt til å flytte budsjettpostene (postene for driftsreduksjoner) «redusert sykefravær» og «vikar for ferie» mellom avdelingene. Samlet totalt beløp er uendret for budsjettpostene Formannskapet Møtebehandling: Votering: Rådmannens innstiling enstemmig vedtatt. FS 003/15 Vedtak: 1. Formannskapet tar saken til orientering. 2. Rådmannen får fullmakt til å flytte budsjettpostene (postene for driftsreduksjoner) «redusert sykefravær» og «vikar for ferie» mellom avdelingene. Samlet totalt beløp er uendret for budsjettpostene. Vedtaket er enstemmig. 1

31 Saken oversendes til Kontrollutvalget iht. vedtak (som kopimottaker). Eventuell tidligere politisk behandling: Forholdene som en rapporterer på er vedtatt i B2015 Kommunestyrets møte For driftsreduksjonene for 2015 har en ikke fremmet en tidligere sak. Andre opplysninger / fakta i saken: En viser til at det er vedtatt at rådmann vil komme tilbake med en egen sak som tar for seg driftsprosjektet Eigersund 2015 og konkrete forslag til formannskapets møte og kommunestyrets møte Basert på de prosesser som administrasjonen holder på med kan det bli aktuelt å avklarte gitte forhold med formannskapet. Dette kan bli lagt frem i forbindelse med tilsvarende rapportering, økonomirapport eller i egen sak til formannskap/kommunestyre. Dette vil kunne skje i forkant av vedtatt fremdrift for en samlet sak. Saksbehandlers vurderinger: En viser til vedlegg. Tilbakemeldingen fra avdelingen tar for seg følgende forhold: 1. Tilbakemelding på konkrete tiltak. 2. Tilbakemelding på mer generelle tiltak. 3. Tilbakemelding på driftsprosjektet Eigersund To poster innenfor driftsreduksjoner går på «redusert sykefravær» og «vikar for ferie». Disse ble lagt inn matematisk på avdelingene. I prosessen som er igangsatt ser vi at fordelingen kunne blitt endret basert på tidligere budsjett for avdelingene. Basert på dette ser rådmannen at dette er budsjettposter en må se mellom avdelingene og foreslår derfor at rådmannen får fullmakt til å flytte disse to budsjettpostene mellom avdelingene (men hvor totalt beløp er uendret). For prosjektet Eigersund 2015 kan det også være at budsjettpostene mellom avdelingene bør endres, men dette er et forhold som rådmannen vil eventuelt komme tilbake. Universell utforming: Ikke i denne sak. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av vedleggene. Tabellen nedenfor tar for seg den samlede effekten (oppsummert for avd): Driftsmessige forhold Inneværende Neste år År 3 år Driftsmessige reduksjoner Sum For en mer detaljert viser en til vedleggene som viser en oversikt over den enkelte avdeling. Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 31 av 64 2

32 Investeringsmessige reduksjoner Sum ~ o ~ Alternative løsninger: Foreslå endringer. ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Sent adml Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B HO Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak januar KO Rapportering på vedtatte driftsreduksjoner januar Kopi av Teknisk Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Parter i saken: 1. Primært et internt forhold for Eigersund kommune. 2. Ved endringer i tjenesteproduksjon kan/vil dette få konsekvenser for brukerne og på den måten vil brukere av aktuelle tjenester blir parter av saken. 3. Fylkesmann i Rogaland. 32 av 64 3

33 Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Avdeling: Sentraladministrasjonen Dato: Hvem som har utarbeidet rapporten: Kommunalsjef Økonomi Tiltak Budsjettmessige konsekvenser %-vis Avvik Kommentarer gj.ført (ja/nei) (evt. underpkt.) Prosjekt Eigersund % Nei Prosess igangsatt. I forbindelse med R2014 vil det bli foretatt selvkostberegninger for følgende områder: Vann Avløp Byggesak Oppmåling Basert det som ble lagt til grunn vil det være grunnlag for en økning av inntektene. Dette vil bli innarbeidet i budsjettet. Den prosentvise andelen vil en komme tilbake til. Endringer diverse gebyr/avgifter % Nei Innarbeidet i budsjettet for avdelingen hvor gitte konto har blitt budsjettmessig økt. Reduksjon sykefravær Nei Det blir fremmet forslag på at rådmann får fullmakt til å flytte disse midlene mellom avdelingene. Dette knyttet opp mot pågående prosess og hvor budsjettmidlene er satt av. Vikar for ferie Nei Det blir fremmet forslag på at rådmann får fullmakt til å flytte disse midlene mellom avdelingene. Dette knyttet opp mot pågående prosess og hvor budsjettmidlene er satt av. Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. 33 av 64

34 Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Avdeling: Helse- og omsorgsavdelingen (HO) Dato: Hvem som har utarbeidet rapporten: Kommunalsjef for Helse- og omsorg.. Tiltak Budsjettmessige konsekvenser %-vis Avvik Kommentarer gj.ført (ja/nei) (evt. underpkt.) Prosjektet Eigersund ,2 % Ja Pr. januar 2015 kan B2015 reduseres ca. kr på grunn av diverse vakante stillinger. Reduksjon vertskommunetilskudd Red. lederstilling - vertskommunetilskudd % Nei Hjemmel til tidl. soneleder trukket inn (satt i null) Reduksjoner sykefravær Vikar for ferie Legge ned et bofellesskap Lundeåne Red. bemanning aktivitetssenter PUH K-sak 041/14 Driftstilpasninger Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. 34 av 64

35 Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Avdeling: Kultur- og oppvekstavdelingen (KO) Dato: Hvem som har utarbeidet rapporten: Kommunalsjef for Kultur og oppvekst. Tiltak Budsjettmessige konsekvenser %-vis Avvik Kommentarer gj.ført (ja/nei) (evt. underpkt.) Barnevernet tiltak utenfor/i familien Dette er innarbeidet i budsjettet Prosjektet Eigersund Er i prosess på dette, har foreløpig ikke noe tall Felles styrer Rundevoll/Husabø barnehager Vedtatt og gjennomføres med virkning fra 1. august 2015 Red. Tusenbeinet åpen barnehage Innarbeidet i budsjettet Avvente Okka Festival Innarbeidet i budsjettet Reduksjon assistenter ved skolene Er i prosess med de enkelte skolene og PPT. Virkning fra 1. august 2015 Ny avtale PPT økt refusjon andre kommuner Innarbeidet i budsjettet Endringer ved Kulturskolen Innarbeidet i budsjettet Brukerbetaling Kulturskolen Innarbeidet i budjsettet Driftstilpasninger Kulturavdelingen Er i prosess, ikke konkrete kutt pr.- dato Reduksjon sykefravær Vikar for ferie Driftstilpasning skolene Er i prosess med de enkelte skolene og PPT. Virkning fra 1. august 2015 Ressurskrevende tjenester barn Dette er innarbeidet i budsjettet K-sak 041/14 Driftstilpasninger Dette er en økning fra 2014 hvor det ble lagt inn Dvs. at helårseffekten i 2015 er Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. 35 av 64

36 Tilbakemelding Teknisk avdeling Rapport utarbeidet av Kommunalsjef Teknisk avdeling Dato: Tiltak Budsjettmessige konsekvenser Prosjektet Eigersund Endring div gebyr/avgifter Reduksjon el. energi Red. utgifter fyringsolje -200 Reduksjon sykefravær Vikar for ferie Redusert renhold Reduksjon miljø og TS-tiltak K-sak 041/14 Driftstilpasninger Energiutgifter -10% (vedtatt i B2014) %-vis gj.ført Avvik (ja/nei) Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. 36 av 64

37 Kommentarer (evt. underpkt.) Gebyrer endres i tråd med B2015. Iverksettes ved utfakturering Planlegging igangsatt Planlegging igangsatt Planlegging igangsatt Planlegging igangsatt Planlegging igangsatt, vurdere organisering og frekvens Planlegging igangsatt Helårsvirkning fra 2014 er 850. Igangsatt, resultat tilgjengelig etter sluttoppgjør for av 64

38 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 212, TI &14 Arkivsaksnr.: 15/147 Journalpostløpenr.: 15/3032 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 013/15 Formannskapet /15 Kontrollutvalget Rapportering på vedtatte driftsreduksjoner februar 2015 Sammendrag: forbindelse med vedtatt budsjett for 2015 (B2015) legges det opp til fortløpende rapportering vedrørende status for vedtatte driftstiltak. Rapporteringen vil skje tilnærmet månedlig til Formannskapet og med kopi til Kontrollutvalget. Rapporteringen består av en tilbakemelding fra avdelingene på det enkelt tiltak. En viser til at det er vedtatt at rådmann vil komme tilbake med en egen sak som tar for seg driftsprosjektet Eigersund 2015 og konkrete forslag til formannskapets møte og kommunestyrets møte Saksgang: Saken behandles av Formannskapet. Rådmannens forslag til vedtak : 1. Formannskapet tar saken til orientering Formannskapet Møtebehandling: Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. FS 013/15 Vedtak: Formannskapet tar saken til orientering. Vedtaket er enstemmig. 38 av 64 1

39 Eventuell tidligere politisk behandling: Tidligere rapportering i 2015: Formannskapet Andre opplysninger / fakta i saken: Formannskapet vedtok i tilsvarende sak, følgende: 1. Formannskapet tar saken til orientering. 2. Rådmannen får fullmakt til å flytte budsjettpostene (postene for driftsreduksjoner) «redusert sykefravær» og «vikar for ferie» mellom avdelingene. Samlet totalt beløp er uendret for budsjettpostene. Dette vil bli innarbeidet i B2015. En viser til at det arbeides med årsregnskapet for Det er føringer i dette som vil ha konsekvenser knyttet opp mot driftsreduksjoner. En arbeider for at årsregnskapet skal bli avsluttet iht. lovens frist En viser samtidig til at det foregår større økonomiske transaksjoner i ett årsregnskap hvor det i dag er for tidlig å si noe om endelig resultat. De transaksjoner en ser er bla. knyttet opp mot pensjon, premieavvik, gitte tilskudd og finansposter. De føringer en dog ser er at bla. Teknisk avdeling vil ha problemer med å realisere vedtatte driftstiltak/ reduksjoner uten en betydelig endring i tjenestetilbudet. Basert på de prosesser som administrasjonen holder på med kan det bli aktuelt å avklarte gitte forhold med formannskapet. Dette kan bli lagt frem i forbindelse med tilsvarende rapportering, økonomirapport eller i egen sak til formannskap/kommunestyre. Dette vil kunne skje i forkant av vedtatt fremdrift for en samlet sak. For prosjektet Eigersund 2015 kan det også være at budsjettpostene mellom avdelingene bør endres, men dette er et forhold som rådmannen vil eventuelt komme tilbake. Saksbehandlers vurderinger: En viser til vedlegg. Tilbakemeldingen fra avdelingen tar for seg følgende forhold: 1. Tilbakemelding på konkrete tiltak. 2. Tilbakemelding på mer generelle tiltak. 3. Tilbakemelding på driftsprosjektet Eigersund Universell utforming: Ikke i denne sak. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av vedleggene. Tabellen nedenfor tar for seg den samlede effekten (oppsummert for avd): Driftsmessige forhold Inneværende Neste år År 3 år Driftsmessige reduksjoner Sum For en mer detaljert viser en til vedleggene som viser en oversikt over den enkelte avdeling. Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 39 av 64 2

40 Investeringsmessige reduksjoner Sum Alternative løsninger: Foreslå endringer. ~ o ~ ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i Budsjett 2015 Kultur og oppvekstavdelingen Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i Budsjett 2015 Sentraladministrasjonen Økonomisk statusrapportering vedtatte driftsreduksjoner Budsjett 2015 Helse og omsorgsavdelingen Økonomisk statusrapportering vedtatte driftsreduksjoner Budsjett 2015 Teknisk avdeling Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 4 X X X X Seksjon økonomi - Tore L. Oliversen Seksjon økonomi - Tore L. Oliversen Økonomisk statusrapportering vedtatte driftsreduksjoner Budsjett Helse- og omsorgsavdelingen Økonomisk statusrapportering vedtatte driftsreduksjoner Budsjett Teknisk avdeling Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i Budsjett Kultur og oppvekstavdelingen Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i Budsjett Sentraladministrasjonen Parter i saken: 1. Primært et internt forhold for Eigersund kommune. 2. Ved endringer i tjenesteproduksjon kan/vil dette få konsekvenser for brukerne og på den måten vil brukere av aktuelle tjenester blir parter av saken. 3. Fylkesmann i Rogaland. 40 av 64 3

41 Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Avdeling: Kultur- og oppvekstavdelingen (KO) Dato: Hvem som har utarbeidet rapporten: Kommunalsjef for Kultur og oppvekst. Tiltak Budsjettmessige konsekvenser %-vis Avvik Kommentarer gj.ført (ja/nei) (evt. underpkt.) Barnevernet tiltak utenfor/i familien Dette er innarbeidet i budsjettet Prosjektet Eigersund Er i prosess på dette, har foreløpig ikke noe tall. Mye vil være knyttet opp mot skole Felles styrer Rundevoll/Husabø barnehager Vedtatt og gjennomføres med virkning fra 1. august 2015 Red. Tusenbeinet åpen barnehage Innarbeidet i budsjettet Avvente Okka Festival Innarbeidet i budsjettet Reduksjon assistenter ved skolene Er i prosess med de enkelte skolene og PPT. Virkning fra 1. august Identifiserer rammetimetall fra august 2015 Ny avtale PPT økt refusjon andre kommuner Innarbeidet i budsjettet Endringer ved Kulturskolen Innarbeidet i budsjettet Brukerbetaling Kulturskolen Innarbeidet i budjsettet Driftstilpasninger Kulturavdelingen Er i prosess, ikke konkrete kutt pr.- dato Reduksjon sykefravær Har i samarbeid med leder lagt en plan for dette Vikar for ferie Driftstilpasning skolene Er i prosess med de enkelte skolene og PPT. Virkning fra 1. august 2015 Ressurskrevende tjenester barn Dette er innarbeidet i budsjettet K-sak 041/14 Driftstilpasninger Dette er en økning fra 2014 hvor det ble lagt inn Dvs. at helårseffekten i 2015 er Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. 41 av 64

42 Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Avdeling: Sentraladministrasjonen Dato: Hvem som har utarbeidet rapporten: Kommunalsjef Økonomi Tiltak Budsjettmessige konsekvenser %-vis Avvik Kommentarer gj.ført (ja/nei) (evt. underpkt.) Prosjekt Eigersund % Nei Prosess igangsatt. I forbindelse med R2014 vil det bli foretatt selvkostberegninger for følgende områder: Vann Avløp Byggesak Oppmåling Basert det som ble lagt til grunn vil det være grunnlag for en økning av inntektene. Dette vil bli innarbeidet i budsjettet. Den prosentvise andelen vil en komme tilbake til. Selvkostberegningene er ikke sluttført da bla. lønnstransaksjoner for 2014 må først legges på plass. Innen vil beregningene har blitt foretatt. Endringer diverse gebyr/avgifter % Nei Innarbeidet i budsjettet for avdelingen hvor gitte konto har blitt budsjettmessig økt. Reduksjon sykefravær Nei Det blir fremmet forslag på at rådmann får fullmakt til å flytte disse midlene mellom avdelingene. Dette knyttet opp mot pågående prosess og hvor budsjettmidlene er satt av. I sist rapport ble dette vedtatt. Midlene vil bli flyttet vekk fra avdelingen. Vikar for ferie Nei Det blir fremmet forslag på at rådmann får fullmakt til å flytte disse midlene mellom avdelingene. Dette knyttet opp mot pågående prosess og hvor budsjettmidlene er satt av. I sist rapport ble dette vedtatt. Midlene vil bli flyttet vekk fra avdelingen. Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. 42 av 64

43 Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Avdeling: Helse- og omsorgsavdelingen (HO) Dato: Hvem som har utarbeidet rapporten: Kommunalsjef for Helse- og omsorg Tiltak Budsjettmessige konsekvenser %-vis Avvik Kommentarer gj.ført (ja/nei) (evt. underpkt.) Prosjektet Eigersund % Ja Pr. februar 2015 kan B2015 reduseres ca. kr på grunn av diverse vakante stillinger. Tilført årsverk på Helsestasjonen i 2015, holdes vakant hele Reduksjon vertskommunetilskudd Red. lederstilling - vertskommunetilskudd % Nei Hjemmel til tidl. soneleder trukket inn (satt i null) Reduksjoner sykefravær Vikar for ferie Legge ned et bofellesskap Lundeåne Det jobbes aktivt med reduksjonen Red. bemanning aktivitetssenter PUH Det jobbes aktivt med reduksjonen K-sak 041/14 Driftstilpasninger Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. 43 av 64

44 Økonomisk statusrapportering på vedtatte driftstiltak i B2015 Avdeling: Teknisk avdeling Dato: Hvem som har utarbeidet rapporten: Kommunalsjef for Teknisk avdeling Tiltak Budsjettmessige konsekvenser %-vis Avvik Kommentarer gj.ført (ja/nei) (evt. underpkt.) Prosjektet Eigersund % Ja Endring av div. gebyr/avgifter % Ja Reduksjon el. Energi % Nei Budsjett for 2015 er redusert med kr Reduksjon utgifter fyringsolje % Nei Budsjett for 2015 er redusert med kr Reduksjon sykefravær % Ja Planlegging igangsatt Vikar for ferie % Ja Planlegging igangsatt Redusert renhold % Ja Planlegging igangsatt, vurdere organisering og frekvens Reduksjon miljø- og TS-tiltak % Ja Planlegging igangsatt K-sak 041/14 Driftstilpasninger % Budsjettet for 2015 er korrigert med disse endringene. Helårsvirkning fra 2014 er 850. Energiutgifter 10 % (vedtatt i B2014) % Nei Budsjettet for 2015 er redusert i tråd med dette vedtaket. Sum Alle tall oppgis i hele tusen kroner. Gjelder februar av 64

45 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE Arkivsaksnr.: 15/362 Journalpostløpenr.: 15/5278 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 009/15 Kontrollutvalget Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet : 45 av 64

46 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE Arkivsaksnr.: 15/359 Journalpostløpenr.: 15/5276 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 010/15 Kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Sammendrag: Kopi av ulike skriv/meldinger som utvalget skal orienteres om. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 15/5324 U Planteknisk utvalg og Kontrollutvalget Formannskapet Rapportering på vedtatte politiske bestillinger mars 2015 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Rapportering på vedtatte politiske bestillinger mars av 64

47 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Planteknisk utvalg og Kontrollutvalget Formannskapet Vår ref.: 15/5324 / 14/220 / FE-033 Dato: Saksbehandler: Randi Haugstad Direkte telefon: / E-post: randi.haugstad@eigersund.kommune.no Deres ref.: / Rapportering på vedtatte politiske bestillinger - mars 2015 Det rapporteres kun til hovedutvalget. Hovedutvalget er det utøvende leddet for kommunestyret og er de som skal innstille til kommunestyret. Det er kun en oversikt og den er fra rådmannen dette da politikerne kun kjenner rådmannen. Dersom en sak ikke kan leveres iht frist skal hovedutvalget så tidlig som mulig og før fristen er overskredet ha et notat som referatsak som forklarer årsak og ny fremdrift. Referatsaksnr/dato og ny leveringsdato føres inn i oversikten. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: av 64

48 - 2 - Utvalgssaksnr./ dato Sak og vedtak Frist Saksbehandler KS-100/12/ FS-98/ Budsjett Energi- og klimaplan for lister opp en rekke konkrete tiltak som krever gjennomføring innen gitte frister. Februar Rapportering på vedtatte politiske bestillinger - RS-3 (13/31205) I løpet av Tidlig Anne-Grethe Woie/ a. Rådmannen legger fram sak som tar for seg de viktigste forslag til tiltak i del II, vurderer kostnader, mulig gjennomføring gjennom omdisponering av avsatte budsjettmidler innenfor respektive avdelinger, samt forslag til prioriteringer hvor klimaeffekt av tiltakene i forhold til kostnad for gjennomføring tillegges størst vekt med nevnte innhold i løpet av Mai 2013 KS 042/13 Høsten 2014 Mai 2014 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger (14/15388) Høsten 2015 KS-78/ Budsjett økonomiplan Rådmannen legger fram sak senest til KS der båndtvangsbestemmelsene i Eigersund tas opp til ny vurdering Anne-Grethe Woie/Jone Omdal KS-78/ Budsjett økonomiplan Innen KS legger Rådmannen fram en utredning om etablering av felles base for Teknisk Avdeling, der også samlokalisering av Brannvesenet inngår. Lokalisering avklares først politisk Høsten Anne-Grethe Woie Mai 2014 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger (14/15486) Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Eta Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: av 64