EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget INNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: Kl. 13:00 Merk tid Saksliste: Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 040/17 Godkjenning av innkalling og saksliste i møte Åpen 041/17 Godkjenning av møteprotokoll Åpen 042/17 Revisjonsrapport Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser 2016 Åpen 043/17 Implementering av nytt anskaffelsesregelverk Åpen 044/17 Oppfølging Direkte anskaffelse av flomtiltak i Lundeåne. Åpen 045/17 Eierskapsmelding for Eigersund kommune 2017 Åpen 046/17 Tertialrapport pr Åpen 047/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Integrering. Åpen 048/17 Revisors uavhengighetserklæring 2017 Åpen 049/17 Økonomirapport for EK for perioden januar april 2017 Åpen 050/17 Saker under oppfølging i møte Åpen 051/17 Referatsaker Åpen 052/17 Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Åpen Eigersund, 1. juni 2017 Hans Petter Helland Utvalgsleder Line Helen Haukalid Utvalgsekretær Side 1 av 240

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til tlf til Målfrid Espeland Følgende vararepresentant kalles inn for fast medlem med forfall: Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4.etasje. Side 2 av 240

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/851 Journalpostløpenr.: 17/17286 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 040/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste i møte Sammendrag: Innkallingen og sakslisten er lagt frem for godkjenning av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 7. juni 2017 godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Side 3 av 240

4 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/975 Journalpostløpenr.: 17/16123 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 041/17 Kontrollutvalget Godkjenning av møteprotokoll Protokoll fra forrige møte legges frem for endelig godkjenning. Protokoll fra forrige møte godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Protokoll Kontrollutvalget Side 4 av 240

5 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt: Kl. 09:00 12:25 Sak fra / til: Sak 031/17 039/17 Følgende medlemer møtte: Hans Petter Helland Liv Tone Øiumshaugen Gunhild Skåra Halvor Østerman Thengs Axel Seglem Parti FrP H KrF SV V Merknader til møtet: Fra sekretariatet møtte: Line Helen Haukalid Fra Rogaland Revisjon møtte: Annebeth M. Mathiassen Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Rådmann Gro Anita Trøan Kommunalsjef økonomi Tore Oliversen Regnskapssjef Bente Bø Thorvaldsen Hans Petter Helland Utvalgsleder Line Helen Haukalid Utvalgssekretær Side 5 av 240

6 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (00): Hans Petter Helland (FrP) Leder Liv Tone Øiumshaugen (H) Nestleder Axel Seglem (V) Halvor Ø. Thengs (SV) Gunhild Marie Skåra (Krf) 1. Anny Karin Egelandsdal (AP) 2. Svein Olav Tengesdal (SP) 3. Alf Håkon Hetland (FrP) 4. Lisebeth Kjos Hansen (V) 5. Inghild Liland (AP) Saksliste Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 031/17 Godkjenning av innkalling og saksliste i møte Åpen 032/17 Godkjenning av møteprotokoll Åpen 033/17 Økonomireglement for Eigersund kommune 2017 behandling av 2 reglement Åpen 034/17 Skatteregnskap og årsrapport skatt 2016 Åpen 035/17 Årsregnskap, noter og Årsberetning 2016 Eigersund parkering KF Åpen 036/17 Årsregnskap og årsberetning 2016 Eigersund Næring og Havn KF Åpen 037/17 Årsregnskap og årsberetning Eigersund kommune 2016 Åpen 038/17 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Åpen 039/17 Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Åpen 2 Side 6 av 240

7 031/17 Godkjenning av innkalling og saksliste i møte Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 4. mai 2017 godkjennes Behandling i Kontrollutvalget Axel Seglem (V) Fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til vedtak i sak KON 024/17 innsyn i dokumentasjon i prosjekt flomsikringstiltak i Lundeåna. 2. Kontrollutvalget er bekymret over at saken ikke er fulgt opp til dagens møte slik vedtaket lød. 3. Kontrollutvalget vil minne utvalgsleder og utvalgssekretær om den rett og plikt ved oppsett av saksliste og til å drive frem saken. Liv Tone Øiumshaugen (H) stilte seg kritisk til saksgangen hos administrasjonen, og viste til at Kontrollutvalget allerede i november ba om den aktuelle dokumentasjonen. Gjennomgående er at det er mangler i mottatt dokumentasjon, og kontrollutvalget blir dermed forhindret fra å gjøre oppgavene sine fordi oversikt over det kontrollutvalget ber om mangler. Hans Petter Helland (FRP) foreslo votering over de enkelte punktene i Seglems forslag til vedtak. Stemmetallene fremgår av voteringen. Votering: Seglems forslag til vedtak pkt. 1 og 2 enstemmig vedtatt Seglems forslag til vedtak pkt. 3 falt med 3 mot 2 stemmer (Thengs og Seglem) Sekretariatets forslag ble enstemmig vedtatt som pkt. 3 i vedtaket KON 031/17 Vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til vedtak i sak KON 024/17 innsyn i dokumentasjon i prosjekt flomsikringstiltak i Lundeåna. 2. Kontrollutvalget er bekymret over at saken ikke er fulgt opp til dagens møte slik vedtaket lød. 3. Innkalling og saksliste til kontrollutvalgets møte 4. mai 2017 godkjennes. Vedtaket fremgår av voteringen overfor. 032/17 Godkjenning av møteprotokoll Protokoll fra forrige møte godkjennes Behandling i Kontrollutvalget Liv Tone Øiumshaugen (H) fremmet følgende forslag til vedtak: Side 7 av 240 3

8 Protokoll fra forrige møte godkjennes med følgende endringer: Redigeringsfeil i sak 27/17 korrigeres. Votering: Enstemmig vedtatt. KON 032/17 Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjennes med følgende endringer: Redigeringsfeil i sak 27/17 korrigeres. Vedtaket er enstemmig. 033/17 Økonomireglement for Eigersund kommune 2017 behandling av 2 reglement Administrasjonens forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Reglement for årsavslutning i Eigersund kommune vedtas. 2. Reglement for tap på fordringer i Eigersund kommune vedtas Behandling i Kontrollutvalget Følgende felles forslag ble fremmet: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Reglement for årsavslutning i Eigersund kommune vedtas. 2. Reglement for tap på fordringer i Eigersund kommune vedtas. Votering: Enstemmig vedtatt KON 033/17 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Reglement for årsavslutning i Eigersund kommune vedtas. 2. Reglement for tap på fordringer i Eigersund kommune vedtas. Vedtaket er enstemmig. 4 Side 8 av 240

9 034/17 Skatteregnskap og årsrapport skatt 2016 Administrasjonens forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Årsrapport for 2016 knyttet opp mot skatteoppkreverfunksjonen tas til etterretning. 2. Kommunestyret påpeker at det foreligger informasjon om at en større gruppe av utenlandske arbeidstaker som opphold seg i Eigersund kommune, har blitt feilaktig registrert med skatteplikt i andre kommuner. Konsekvensene av dette er at skatteregnskapet til både Eigersund kommune og andre kommuner inneholder feil Behandling i Kontrollutvalget Axel Seglem (V) ba innledningsvis kontrollutvalget vurdere hans habilitet etter kommuneloven 40 nr. 2, jf. forvaltningsloven 6 annet ledd på grunn av hans ansettelsesforhold i Skatteetaten. Kontrollutvalget vurderte enstemmig Seglem som habil. Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen, orienterte. Axel Seglem (V) foreslo at administrasjonens forslag til vedtak pkt. 2 siste setning utgår og fremmet forslag til nytt pkt. 3: Kontrollutvalget har med glede merket seg det gode innkrevingsresultat og dermed små restanser. Lokale betalingsordninger/tilpasninger kan her være en medvirkende årsak. Votering: Enstemmig vedtatt KON 034/17 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Årsrapport for 2016 knyttet opp mot skatteoppkreverfunksjonen tas til etterretning. 2. Kommunestyret påpeker at det foreligger informasjon om at en større gruppe av utenlandske arbeidstaker som opphold seg i Eigersund kommune, har blitt feilaktig registrert med skatteplikt i andre kommuner. 3. Kontrollutvalget har med glede merket seg det gode innkrevingsresultat og dermed små restanser. Lokale betalingsordninger/tilpasninger kan her være en medvirkende årsak. Votering: Enstemmig vedtatt 035/17 Årsregnskap, noter og Årsberetning 2016 Eigersund parkering KF Side 9 av 240 5

10 Administrasjonens forslag til vedtak: Styret for Eigersund Parkering KF innstiller til kommunestyret: 1. Årsregnskapet for 2016 for Eigersund Parkering KF godkjennes med et merforbruk for foretaket på kr , Årsberetning for 2016 for Eigersund Parkering KF godkjennes Behandling i Kontrollutvalget Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen, orienterte. Kontrollutvalget fremmet følgende felles forslag til pkt. 3 i vedtaket: Kontrollutvalget forventer at styret i Eigersund Parkering KF følger opp de punktene som Rogaland Revisjon har påpekt i årsberetningen. Videre ble det foreslått at kontrollutvalget står som innstiller. Votering: Enstemmig vedtatt KON 035/17 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Årsregnskapet for 2016 for Eigersund Parkering KF godkjennes med et merforbruk for foretaket på kr , Årsberetning for 2016 for Eigersund Parkering KF godkjennes. 3. Kontrollutvalget forventer at styret i Eigersund Parkering KF følger opp de punktene som RR har påpekt i årsberetningen. Vedtaket er enstemmig. 036/17 Årsregnskap og årsberetning 2016 Eigersund Næring og Havn KF Forslag til vedtak: Styret innstiller til Kommunestyret: 1. Årsregnskapet og årsberetningen for Eigersund Næring og Havn KF for driftsåret 2016 godkjennes. 2. Udisponert mindreforbruk («overskudd») for foretaket ble på ,16 kroner. Av dette er 3.390,97 kroner relatert til havnekassen og ,19 kroner knyttet opp mot resten av Side 10 av 240 6

11 virksomheten. Mindreforbruket settes av på to driftsfond Behandling i Eigersund Næring og Havn KF Forslag fra Harald Røkenes (Bruker representanter) "Endring i årsberetningen, Statistikk i havnen, figur 1 og 2: navnet på fabrikkene tas bort." Nye dokumenter i saken: skriv fra Rogaland Revisjon, datert årsoppgjørsnotat 2016, uttalelse om revisjon av særregnskapet og revisjonsuttalelse, (jp.17/12328). 0 KJETIL LYCKE BODAL (ans.repr.) viste til årsberetningen, punkt 1.2 Arbeidet i administrasjonen og sa at foretaket også har en konsulent i 75%, og denne stillingen må føyes til. 0 DAGLIG LEDER hadde følgende tilføyelse til årsberetningen, punkt 1.2 Arbeidet i administrasjonen: "Styret er opptatt av å sikre en høy etisk standard, likestilling og mangfoldig etnisitet. Det er 4,75 % årsverk i foretaket, hvorav 4 etniske norske menn. Daglig leder vil arbeide for at det ved fremtidige tilsettinger skal ansettes flere kvinner og personer med minoritetsbakgrunn. Foretaket er opptatt av at ingen skal diskrimineres ut fra seksuell legning. Styret ønsker at daglig leder skal ha fokus på dette." Votering: Forslag til vedtak med daglig leder og Bodals tillegg i årsberetningen enstemmig vedtatt. Røkenes forslag til endringer i figur 1 og 2 i årsberetningen falt med 5 stemmer (leders dobbeltstemme) mot 4 stemmer for (Harald Røkenes,Kolbjørn Rogstad, Liv Fredriksen (brukerrepr.) + Kjetil Lycke Bodal (ans.repr.)). ENH 014/17 Vedtak: Forslag til vedtak: Styret innstiller til Kommunestyret: 1. Årsregnskapet og årsberetningen for Eigersund Næring og Havn KF for driftsåret 2016 godkjennes med følgende tillegg til punkt 1.2 Arbeidet i administrasjonen: 1. Konsulent i 75 % stilling relatert mot turisme 2. Styret er opptatt av å sikre en høy etisk standard, likestilling og mangfoldig etnisitet. Det er 4,75 % årsverk i foretaket, hvorav 4 etniske norske menn. Daglig leder vil arbeide for at det ved fremtidige tilsettinger skal ansettes flere kvinner og personer med minoritetsbakgrunn. Foretaket er opptatt av at ingen skal diskrimineres ut fra seksuell legning. Styret ønsker at daglig leder skal ha fokus på dette. Side 11 av 240 7

12 2. Udisponert mindreforbruk («overskudd») for foretaket ble på ,16 kroner. Av dette er 3.390,97 kroner relatert til havnekassen og ,19 kroner knyttet opp mot resten av virksomheten. Mindreforbruket settes av på to driftsfond. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen Behandling i Kontrollutvalget Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen, orienterte. Kontrollutvalget drøftet saken og ba sekretariatet utarbeide et forslag til vedtak på bakgrunn av det som fremkom i drøftelsen. Sekretariatets forslag: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskap og årsberetningen for regnskapsåret Årsregnskapet og årsberetning gir etter kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av foretakets økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Årsregnskap og årsrapport for Eigersund Næring og Havn KF godkjennes. Votering: Enstemmig vedtatt KON 036/17 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskap og årsberetningen for regnskapsåret Årsregnskapet og årsberetning gir etter kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av foretakets økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Årsregnskap og årsrapport for Eigersund Næring og Havn KF godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 037/17 Årsregnskap og årsberetning Eigersund kommune 2016 Administrasjonens forslag til vedtak: Årsberetningen for 2016 godkjennes. 1. Udisponert mindreforbruk i driftsregnskapet på ,14 kroner settes av som følgende a. Kr ,14 på Driftsfondet (jfr. forholdene nevnt nedenfor) b. kr til omstilling Udisponerte og brukte investeringsmidler på ,91 kroner overføres til Eigersund Næring og Havn KF knyttet opp mot Kaupanes. 3. Årsregnskapet for 2016 godkjennes. 8 Side 12 av 240

13 Behandling i Kontrollutvalget Kommunalsjef økonomi, Tore Oliversen, rådmann Gro Anita Trøan og Rogaland Revisjon orienterte om årsregnskapet og årsberetningen for Kontrollutvalget drøftet deretter saken, og ba sekretariatet på bakgrunn av drøftelsene utarbeide et forslag til vedtak. Sekretariatets forslag: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Eigersund kommunes årsregnskap og årsberetning for 2016 godkjennes med følgende anmerkninger: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsberetning, revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotat for regnskapsåret Årsregnskapet og årsmeldingen gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av kommunens økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp forholdene som er anmerket i revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotatet. Kontrollutvalget registrerer at revisors utvidede kontroll av kommunens etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser har avdekket 15 brudd, hvorav 11 var å anse som ulovlige direkte anskaffelser. Det derfor bes særskilt om at kontrollutvalget holdes orientert om oppfølgingen av revisors kontroll av etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. 3. Kontrollutvalget viser til vedtak i KON 018/17 oppregulering av husleie, hvor kontrollutvalget ble forsikret om at kontroller og oppreguleringer var foretatt. Kontrollutvalget registrer at Rogaland Revisjon har foretatt 17 stikkprøver, hvorav alle viste avvik iht. kommunestyrets vedtak i sak 133/15. Dette fører til fortløpende tap av inntekter. Kontrollutvalget forutsetter at oppreguleringer finner sted snarest, og ber om skriftlig tilbakemelding når dette er gjort. Votering: Enstemmig vedtatt KON 037/17 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Eigersund kommunes årsregnskap og årsberetning for 2016 godkjennes med følgende anmerkninger: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsberetning, revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotat for regnskapsåret Årsregnskapet og årsmeldingen gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av kommunens økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp forholdene som er anmerket i revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotatet. Kontrollutvalget registrerer at revisors utvidede kontroll av kommunens etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser har avdekket 15 brudd, hvorav 11 var å anse som ulovlige direkte anskaffelser. Det derfor bes særskilt om at kontrollutvalget holdes orientert om oppfølgingen av revisors kontroll av etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Side 13 av 240 9

14 3. Kontrollutvalget viser til vedtak i KON 018/17 oppregulering av husleie, hvor kontrollutvalget ble forsikret om at kontroller og oppreguleringer var foretatt. Kontrollutvalget registrer at Rogaland Revisjon har foretatt 17 stikkprøver, hvorav alle viste avvik iht. kommunestyrets vedtak i sak 133/15. Dette fører til fortløpende tap av inntekter. Kontrollutvalget forutsetter at oppreguleringer finner sted snarest, og ber om skriftlig tilbakemelding når dette er gjort. Vedtaket er enstemmig. 038/17 Referatsaker til kontrollutvalgets møte De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 006/17 Endelig rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Eigersund kommune 16. og /17 Tilbakemelding på plan for oppfølging etter tilsyn samfunnssikkerhet og beredskap Behandling i Kontrollutvalget Halvor Thengs (SV) fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en muntlig orientering i kontrollutvalgets møte 7. juni 2017 om plan for oppfølging etter tilsyn samfunnssikkerhet og beredskap Eigersund kommune. 2. De framlagte referatsakene tas til orientering. Votering: Enstemmig vedtatt KON 038/17 Vedtak: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en muntlig orientering i kontrollutvalgets møte 7. juni 2017 om plan for oppfølging etter tilsyn samfunnssikkerhet og beredskap Eigersund kommune. 2. De framlagte referatsakene tas til orientering. Vedtaket er enstemmig. 039/17 Spørsmål og orienteringer i kontrollutvalgets møte Side 14 av

15 Spørsmål og orienteringer: Behandling i Kontrollutvalget Hans Petter Helland (FRP) ønsket en diskusjon rundt administrasjonens håndtering av kontrollutvalgets vedtak i sak om innsyn i dokumentasjon i prosjekt flomsikringstiltak i Lundeåna. Sekretariatet ble bedt om å utarbeide et forslag til vedtak på bakgrunn av det som fremkom i drøftelsen. Sekretariatets forslag: Kontrollutvalget ber om at følgende melding settes på sakslisten til kommuestyrets møte 15. mai 2017: Kontrollutvalget viser til vedtak i sakene 60/16, 13/17, 24/17 og 31/17. Kontrollutvalget ba om dokumentasjon over anskaffelser i prosjektet flomsikring i Lundeåne allerede i møtet 28. november Dette er informasjon som skal være lett tilgjengelig for administrasjonen. Likevel ble ikke dokumentasjonen fremsatt i tide. Da kontrollutvalget omsider mottok dokumentasjonen til møtet i 15. mars 2017 var oversendelsen mangelfull, omfattende og ustrukturert, i tillegg til at dokumentasjonen ble oversendt i en dropbox fil. Kontrollutvalget beklager at etterspurt dokumentasjon fremdeles ikke er fremskaffet i henhold til vedtakene. Dette medfører at kontrollutvalget ikke får utøvd sin lovpålagte kontrollfunksjon. Votering Enstemmig vedtatt KON 039/17 Vedtak: Kontrollutvalget ber om at følgende melding settes på sakslisten til kommuestyrets møte 15. mai 2017: Kontrollutvalget viser til vedtak i sakene 60/16, 13/17, 24/17 og 31/17. Kontrollutvalget ba om dokumentasjon over anskaffelser i prosjektet flomsikring i Lundeåne allerede i møtet 28. november Dette er informasjon som skal være lett tilgjengelig for administrasjonen. Likevel ble ikke dokumentasjonen fremsatt i tide. Da kontrollutvalget omsider mottok dokumentasjonen til møtet i 15. mars 2017 var oversendelsen mangelfull, omfattende og ustrukturert, i tillegg til at dokumentasjonen ble oversendt i en dropbox fil. Kontrollutvalget beklager at etterspurt dokumentasjon fremdeles ikke er fremskaffet i henhold til vedtakene. Dette medfører at kontrollutvalget ikke får utøvd sin lovpålagte kontrollfunksjon. Vedtaket er enstemmig Side 15 av

16 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 216 Arkivsaksnr.:17/1042 Journalpostløpenr.: Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 042/17 Kontrollutvalget /17 Kommunestyret Revisjonsrapport Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser 2016 Sammendrag: På oppdrag fra rådmannen har Rogaland Revisjon utført en utvidet kontroll av større kjøp foretatt av Eigersund kommune v/ teknisk avdeling i Hovedfunnene er i korte trekk: Av 47 stikkprøver er det avdekket 15 avvik, hvorav 11 gjaldt ulovlige direkte anskaffelser. 2 av disse er kjent for administrasjonen fra før. Utarbeidede anskaffelsesprotokoller er av svært varierende kvalitet, og flere kunne med fordel vært mer utfyllende. I en konkret utlyst anbudskonkurranse bemerker Rogaland Revisjon at det bør vurderes hvorvidt det vil være gunstigere for kommunen med kortere anbudsintervaller. Dette med tanke på konkurransejusterte priser. Konklusjonen i rapporten er som følger: «Konklusjon Det er vårt inntrykk at kommunen har tilfredsstillende reglementer, rutiner og kompetanse for å kunne etterleve regelverk for offentlige anskaffelser. Våre kontroller tyder imidlertid på at det er selve bruken eller en manglende bruk og overvåking av disse som til tider svikter. Vi er kjent med at det allerede er igangsatt prosesser for at organisasjonen skal lære av feil som avdekkes. Kommunen anbefales derfor å fortsette arbeidet med å bevisstgjøre de involverte i innkjøpsprosesser slik at rutiner, reglementer og regelverk er kjente og benyttes som forutsatt. Vi viser for øvrig også til våre generelle anbefalinger i notat av og i anledning kontrollutvalgets sak 60/16. Vår gjennomgang er foretatt på stikkprøvebasis og vi kan således ikke se bort i fra at ytterligere kontroller hadde avdekket flere avvik. Vi vil derfor anbefale kommunen selv å gjennomgå resterende pågående prosjekter.» Rapporten har vært på høring, og rådmannens kommentarer er inntatt avslutningsvis i rapporten: Side 16 av 240

17 «Rådmannens kommentarer etter høring: I forhold til anbefalingen om å gjennomgå resten av innkjøpene går dette direkte på vår kapasitet, det vil si både hos teknisk og økonomi. Denne kapasiteten eksisterer ikke pr i dag og er også noe av bakgrunnen for at vi selv ikke har oppdaget disse feilene. Det er åpenbart at vårt kvalitetssystem ikke fanger opp dette og det må vi gjøre noe med, det vil si planlegge for en drift som også har kapasitet til internkontroll. Gjennomgangen viser at det er foretatt direkte anskaffelser innenfor ulike investeringer. Slik sett har vi fått nødvendig informasjon for å gjøre tiltak. Det viktigste tiltaket fra vår side vil omfatte et bedre system for oppfølging og vi vil vurdere hvordan dette kan gjøres i praksis for eksempel i forhold til organisering, ledelse og prosjektverktøy. Tiltak kommer vi tilbake til når vi har hatt en gjennomgang av revisjonens rapport hos oss. Forøvrig viser vi til at Rogaland Revisjon kommer til å ha en egen detaljert gjennomgang av både flomtiltakene og Nye Eigerøy skole.» Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret Kommunestyret ser svært alvorlig på overtredelse av regelverket for offentlige anskaffelser, og forventer at gjennomføring av tiltak i henhold til Rogaland Revisjons rapport datert prioriteres. Kommunestyret ber rådmannen om å vurdere om det for anskaffelser over terskelverdien foretatt i 2017 bør legges opp til jevnlige stikkprøver med sikte på å avdekke og forhindre eventuelle nye regelbrudd Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: Revisjonsrapport Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser 2016, Rogaland Revisjon Side 17 av 240

18 Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel revisjonsrapport Side 18 av 240

19 Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: Edith Sætrevik av 4 Eigersund kommune v/rådmann Gro Anita Trøan post@eigersund.kommune.no Kopi: Kontrollutvalget i Eigersund kommune Kommunalsjef økonomi Tore L. Oliversen REVISJONSRAPPORT ETTERLEVELSE AV REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 2016 På oppdrag fra rådmannen har vi utført en utvidet kontroll av større kjøp foretatt av Eigersund kommune ved teknisk avdeling i 2016 opp mot etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser gjeldende for og kommunens eget innkjøpsreglement, sist revidert og vedtatt i KS sak nr. 146/16, se Regelverk Formålet med Lov om offentlige anskaffelser 2 (LOA) er at den skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Loven skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet når offentlige midler anvendes til innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggskontrakter. Lovens 5 omhandler grunnleggende krav til oppdragsgiver. Her fremgår det at oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Videre skal en anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver kan ikke dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser i lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. For anskaffelser med en verdi over kr plikter kommunen å føre protokoll for anskaffelsen. Anskaffelser over kr plikter kommunen å lyse ut nasjonalt på nettstedet Doffin.no. Investeringer og anskaffelser av høyere beløp 4, medfører utlysning innenfor EØS området i TED basen. (Tenders Electronic Daily) Dersom samlet kjøp av en vare eller prioritert tjeneste overstiger kr 1,75 mill. ekskl. mva., krever EØS-regelverket at anbuds- og tilbudskonkurranser kunngjøres innenfor EØS-området. For bygge- og anleggskontrakter er grensen for plikt til å utlyse innenfor EØS på kr 44 mill. Ved beregning av terskelverdier er det den anslåtte verdi av den kontrakt som skal inngås for hele kontraktsperioden som skal legges til grunn. 1 Loven er endret fom Lov om offentlige anskaffelser 1 3 Gammelt regelverk gjeldende for Se nedenfor Side 19 av 240

20 Resultat og vurderinger av utførte stikkprøvekontroller Våre kontroller er foretatt på stikkprøvebasis i investeringsregnskapet for 2016 ut i fra størrelse på kjøp, spredning på flere ulike prosjekter og vurdering av risiko for feil. Det er plukket ut og kontrollert kjøp fra 47 leverandører i 28 ulike investeringsprosjekt med terskelverdi mellom kr til kr Våre stikkprøvekontroller avdekket 15 eller 32% avvik i forhold til LOA hvorav 11 av bruddene består av direkte kjøp hvor anbud/konkurranse ikke er foretatt. Vi gjør oppmerksom på at fire av de avdekkede direkte kjøpene er knyttet opp mot Elveparken og Eigerøy skole og var allerede kjente avvik for administrasjonen. Ni av direktekjøpene er over terskelgrensen på kr og skulle vært lyst ut nasjonalt på Doffin og fem av direktekjøpene beløper seg til større kjøp mellom kr 1,2 mill. til 4,7 mill. Foruten nevnte direkte kjøp viser kontrollene at det i to tilfeller har vært avholdt anbud for en mindre del av kjøpet, men at avdelingen har fortsatt å kjøpe fra samme leverandør når beløpsgrensen er nådd, uten ny utlysning/konkurranse. Det som er kjøpt utover utlyst anbudsbeløp er å anse som et direkte kjøp og brudd på regelverket. Videre har kommunen i to tilfeller innhentet tilbud fra tre leverandører slik den har anledning til ved anskaffelser under terskelgrensen på kr Anskaffelsene er imidlertid på henholdsvis kr og kr og derved over denne terskelgrensen og skulle derved vært utlyst på Doffin. Et avvik på 32 % av kontrollerte investeringsprosjekter må anses å være vesentlig og tilsier at avdelingen bør styrke sin etterlevelse av regelverk og interne reglementer og rutiner. Direkte kjøpene er korrekt attestert og anvist av leder i henhold til delegerte fullmakter, men all den tid direkte kjøpene har skjedd i et så stort omfang over tid mener vi at også lederovervåkingen av om rutiner følges i avdelingen bør styrkes. Samtidig med at vi har kontrollert kjøp opp mot regelverk og reglementer har vi også vurdert kvaliteten på de protokollene som var utarbeidet i stikkprøveutplukket opp mot kriteriene i lov og forskrift. I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 3-1 Grunnleggende krav for alle anskaffelser pkt.7 er det Eigersund kommune som oppdragsgiver som «skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet». Dette for å følge lovkrav og for å fremme åpenhet og gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen. Vår gjennomgang viser at utarbeidede protokoller som skal dokumentere anskaffelsesprosessene er av svært variert kvalitet og flere kunne med fordel vært gjort bedre med mer utfyllende detaljer. I noen tilfeller blir anbudsprotokoller utarbeidet av eksterne konsulenter, også disse av varierende kvalitet. Det er likevel kommunen som oppdragsgiver sitt ansvar å sørge for at protokoller utarbeides i henhold til regelverk for offentlige anskaffelser 5. Vi vil derfor anbefale at rutiner for utarbeidelse av protokoll styrkes slik at forskriftenes minimumskrav ivaretas. I vår vurdering av utlysningstekster i Doffin ser vi at det for «Prosjektering Hestnes» er lyst ut anbudskonkurranse for arbeid som skal pågå i år fremover. Etter vårt skjønn bør kommunen vurdere hvorvidt det vil være gunstigere for kommunen med kortere anbudsintervaller med tanke på konkurransejusterte priser. 5 Se vedlegg minimumskrav til protokoll Side 20 av 240

21 For øvrig viser vi til våre notat av og i anledning kontrollutvalgets sak 60/16 hvor vi viser til at kommunen i enkelte hastesaker mv har anledning til å unngå utlysninger men dog slik at alt begrunnes tilfredsstillende og er etterprøvbart. Konklusjon Det er vårt inntrykk at kommunen har tilfredsstillende reglementer, rutiner og kompetanse for å kunne etterleve regelverk for offentlige anskaffelser. Våre kontroller tyder imidlertid på at det er selve bruken eller en manglende bruk og overvåking av disse som til tider svikter. Vi er kjent med at det allerede er igangsatt prosesser for at organisasjonen skal lære av feil som avdekkes. Kommunen anbefales derfor å fortsette arbeidet med å bevisstgjøre de involverte i innkjøpsprosesser slik at rutiner, reglementer og regelverk er kjente og benyttes som forutsatt. Vi viser for øvrig også til våre generelle anbefalinger i notat av og i anledning kontrollutvalgets sak 60/16. Vår gjennomgang er foretatt på stikkprøvebasis og vi kan således ikke se bort i fra at ytterligere kontroller hadde avdekket flere avvik. Vi vil derfor anbefale kommunen selv å gjennomgå resterende pågående prosjekter. Rådmannens kommentarer etter høring: I forhold til anbefalingen om å gjennomgå resten av innkjøpene går dette direkte på vår kapasitet, det vil si både hos teknisk og økonomi. Denne kapasiteten eksisterer ikke pr i dag og er også noe av bakgrunnen for at vi selv ikke har oppdaget disse feilene. Det er åpenbart at vårt kvalitetssystem ikke fanger opp dette og det må vi gjøre noe med, det vil si planlegge for en drift som også har kapasitet til internkontroll. Gjennomgangen viser at det er foretatt direkte anskaffelser innenfor ulike investeringer. Slik sett har vi fått nødvendig informasjon for å gjøre tiltak. Det viktigste tiltaket fra vår side vil omfatte et bedre system for oppfølging og vi vil vurdere hvordan dette kan gjøres i praksis for eksempel i forhold til organisering, ledelse og prosjektverktøy. Tiltak kommer vi tilbake til når vi har hatt en gjennomgang av revisjonens rapport hos oss. Forøvrig viser vi til at Rogaland Revisjon kommer til å ha en egen detaljert gjennomgang av både flomtiltakene og Nye Eigerøy skole. Stavanger, Rogaland Revisjon IKS Cicel T. Aarrestad Revisjonsdirektør/ statsautorisert revisor Annebeth M. Mathiassen Oppdragsleder/registrert revisor Side 21 av 240

22 Vedlegg forskriftens minimumskrav til opplysninger i protokoll 1.1 Virksomhetens navn og adresse 1.2 Protokollførers navn 1.3 Beskrivelse av hva som skal anskaffes, eller hvis relevant, hvilke anskaffelser det dynamiske innkjøpssystemet omfatter 1.4 Anslått verdi på kontrakten Hvilke forhold tillater oppdragsgiver å gjøre bruk av prosedyrer som krever særskilt begrunnelse Navn på leverandøren som ønsker å delta i konkurransen, og hvis relevant, leverandører som er valgt ut til å delta i konkurransen og grunnen for utvelgelsen Navn: Begrunnelse: 1.7 Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser fikk anledning til å delta i konkurransen 1.8 Hvis relevant, navn på avviste leverandører og grunnen for avvisning Navn: Begrunnelse: 1.9 Navn på alle leverandører som har levert tilbud 1.10 Hvis relevant, grunnen til avvisning av tilbud som anses for å være unormalt lave Navn: Begrunnelse: 1.11 Hvis relevant, angi årsak til at oppdragsgiver avlyser konkurransen 1.12 Navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi Navn: Begrunnelse: 1.13 Hvis relevant, andel av kontrakt eller rammeavtale som leverandører har til hensikt å overdra til tredjepart 1.14 Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen 1.15 Dato og protokollførers signatur 3 For eksempel anvendelse av unntaksbestemmelsene i 2-1 annet ledd eller konkurranseegnet dialog, konkurranse med forhandling og hasteprosedyre i forskriftens del III. Side 22 av 240

23 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 601 Arkivsaksnr.: 17/1041 Journalpostløpenr.: 17/17251 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 043/17 Kontrollutvalget Implementering av nytt anskaffelsesregelverk Sammendrag: Nytt innkjøpsregelverk ble godkjent av kommunestyret 19. desember 2016, og fremlagt for kontrollutvalget i sak 059/16. I forbindelse med oppfølging av forvaltningsrevisjonen «Anskaffelser» i kontrollutvalgets møte 28. november 2016 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: KON 061/16 (1) Kontrollutvalget ber om tilbakemelding om implementering av det nye anskaffelsesregelverket til junimøtet I vedlagte notat er det pekt på følgende tiltak: Innkjøpsreglementet ble i forkant av behandlingen i kommunestyret sendt ut på høring og dermed også gjort kjent for aktuelle personer Det er opplyst at alle ansatte som foretar innkjøp selv er ansvarlige for å sette seg inn i, og gjøre seg kjent med gjeldende regler Det er utarbeidet et tilleggsnotat for å presisere enkeltforhold knyttet opp mot innkjøp, hvor sidemanns kontroll og protokoll er presisert. Informasjon om regelverket, herunder er innkjøpsreglementet er lagt ut på kommunens nettsider samt lagt inn i QM+, som er kommunens saks og avvikssystem Kurs og opplæring for ansatte ved teknisk avdeling. Det planlegges også ny runde med opplæring To erfarne og faglig oppdaterte personer i 100 % stilling som har innkjøp som en del av sin stilling, hvorav en er økonomirådgiver på teknisk avdeling og deltar fast på seksjonsmøter og prosjektledermøter ved avdelingen Det er gitt økte stillingsressurser knyttet opp mot prosjektledere ved teknisk avdeling Mulighet for å innhente ekstern kompetanse Arbeid med å få på plass effektive og gode rutiner, herunder egen mal på protokoll og sjekkliste Rogaland Revisjon har foretatt en gjennomgang av innkjøp i forbindelse med årsregnskapet for 2016 Side 23 av 240

24 Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Eventuell tidligere politisk behandling: KS 146/16 KON 061/16 (1) Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: Tilbakemelding om implementering av det nye anskaffelsesregelverket Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Tilbakemelding om implementering av det nye anskaffelsesregelverket Side 24 av 240

25 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Kontrollutvalget Vår ref.: 17/16304 / 17/469 / FE - 210, FE - 033, TI - &58 Dato: Saksbehandler: Tore L. Oliversen Direkte telefon: / E-post: tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Deres ref.: / Tilbakemelding om implementering av det nye anskaffelsesregelverket Det vises til følgende vedtak: KON-061/16 1. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding om implementering av det nye anskaffelsesregelverket til junimøtet Det vises til innkjøpsreglementet til Eigersund kommune som er godkjent av kommunestyret Reglementet er basert på de nye endringene som trådte i kraft fra Innkjøpsreglementet ble i forkant av dette sendt ut på høring og dermed også gjort kjent for aktuelle personer. Det er videre informert om nytt regelverk. Det er opplyst at alle ansatte som foretar innkjøp selv er ansvarlige for å sette seg inn i, og gjøre seg kjent med gjeldende regler. Det er i tillegg utarbeidet et tilleggsnotat for å presisere enkeltforhold knyttet opp mot innkjøp, her er det presisert dette med sidemanns-kontroll og protokoll. Dette gjelder spesielt teknisk avdeling som har flere personer som foretar innkjøp og som styrer innkjøpsprosesser knyttet opp mot prosjekt. Innkjøpsreglementet er lagt ut på kommunens nettsider samt lagt inn i QM+, som er kommunens saks- og avvikssystem. Dokumentet er her tilgjengelig for alle ansatte som har brukertilgang. Det er tidligere i år gjennomført kurs og opplæring for ansatte ved teknisk avdeling, da det er disse som i all hovedsak gjennomfører anskaffelsesprosesser selv. Her ble det blant annet informert om aktuelt lov- og regelverk, samt tatt opp diverse forhold fra innkjøpsreglementet til Eigersund kommune. Som informasjon planlegges det å ha en ny runde med opplæring. Antallet prosesser som innkjøperne ved seksjon økonomi deltar i har økt i antall. I dag har man to personer i en 100 % stilling som har innkjøp som en del av sin stilling. Disse er faglig oppdatert med tanke på regelverket og har god praktisk erfaring. Til tross for at innkjøperne har andre oppgaver utenom innkjøp, er de stort sett disponible og fleksible. Innkjøperne kan delta i konkurranser for hele kommunen på enkelt varer/tjenester, noe som også skjer. Det er verdt å nevne at den ene som har innkjøpsfunksjon også er økonomirådgiver for teknisk avdeling. Økonomirådgiver deltar fast både på seksjonsmøter og prosjektledermøter ved avdelingen. Det er gitt økte stillingsressurser knyttet opp mot prosjektledere ved teknisk avdeling. Vi har også mulighet til å innhente kompetanse/bistand fra eksterne leverandører. Kommunen forsetter samarbeidet her. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 3. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 25 av 240

26 - 2 - Til informasjon arbeides det med å få på plass effektive og gode rutiner i forbindelse med anskaffelser. Det arbeides blant annet med å få på plass en egen mal på protokoll i Websak (kommunens sak- og arkivsystem) som skal benyttes. Det er i tillegg er igangsatt en prosess for å få på plass en egen sjekkliste som i hovedsak skal fylles ut ved enhver anskaffelsesprosess. Rådmann har engasjert Rogaland Revisjon til en gjennomgang av innkjøp i forbindelse med årsregnskapet for Med vennlig hilsen Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 3. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 26 av 240

27 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FA X53 Arkivsaksnr.: 16/2347 Journalpostløpenr.: 17/17171 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 044/17 Kontrollutvalget Oppfølging Direkte anskaffelse av flomtiltak i Lundeåne. Sammendrag: Den 28. november 2016 behandlet kontrollutvalget Rogaland Revisjons rapport datert vedrørende en ulovlig direkte anskaffelse av flomtiltak i Lundeåne, samt administrasjonens oppfølging av denne. I rådmannens kommentarer til rapporten fremkommer det at tidspress, høy aktivitet og lav kapasitet har bidratt til at forsvarlig kvalitetssikring og vurdering av fremgangsmåten for anskaffelsen ikke er gjennomført. På den bakgrunn så rådmannen det som nødvending å vurdere tiltak knyttet til aktivitetsnivå og kapasitet i organisasjonen. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: KON 060/16: 1. Tas til orientering. Rådmannen bes om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalgets møte 6. juni 2017 på hvilke tiltak knyttet til aktivitetsnivå og kapasitet som er gjennomført. 2. Rogaland Revisjon bes til neste møte undersøke hvilke krav som stilles til protokollen og hvilke opplysninger som faktisk ble protokollført i anledning den konkrete anskaffelsen 3. I Rogaland Revisjon sin rapport av er lovligheten av én konkret anskaffelse i prosjektet flomsikringstiltak i Lundeåna vurdert. Til kontrollutvalgets møte i januar bes rådmannen om å fremlegge dokumentasjon over andre anskaffelser over terskelverdi og eventuelle inngåtte rammeavtaler i anledning prosjektet flomsikringstiltak i Lundeåna. Herunder bes det om innsyn i korrespondanse med involverte firmaer. I oppfølging av vedtakets pkt. 2 fattet kontrollutvalget den 20. februar 2017 slikt vedtak: KON 011/17 Vedtak: Side 27 av 240

28 1. Kontrollutvalget vil påpeke følgende svakheter i protokoll over anskaffelse over terskelverdi til flomsikringstiltak i Lundeåna: Manglende henvisning til relevant unntaksbestemmelse Manglende dokumentasjon på knapp tidsfrist Manglende dokumentasjon på at valgte leverandør var eneste aktuelle i markedet Manglende angivelse av anslått verdi 2. I forlengelsen av at kontrollutvalget til møtet har bedt om en skriftlig tilbakemelding på hvilke tiltak knyttet til aktivitetsnivå og kapasitet som er gjennomført for å forhindre brudd på anskaffelsesregelverket, vil kontrollutvalget i tillegg be om en tilbakemelding på hvordan rutiner for føring av anskaffelsesprotokoll er gjennomført i praksis. For øvrig tas Rogaland Revisjon sitt notat datert til orientering Kontrollutvalget skal i møtet følge opp KON 060/16 (1) og KON 011/17 (2), og det er fra administrasjonens side utarbeidet to notat i den anledning. Notatene følger vedlagt, og det vises til disse i sin helhet Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Eventuell tidligere politisk behandling: KON 011/17 (2) KON 060/16 (1) Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger. Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: anskaffelse Vedlegg 2: Oppfølging KON 060/16 (1) og KON 011/17 Vurdering direkte av flomtiltak Tilbakemelding KON Rutiner protokoll Dokumenter vedlagt saken Side 28 av 240

29 DokID Tittel Oppfølging vedtak i kontrollutvaglet KON 060/16 (1) og KON 011/17 vurdering direkte anskaffelse av flomtiltak Tilbakemelding til KON rutiner protokoll Side 29 av 240

30 EIGERSUND KOMMUNE Teknisk avdeling Teknisk stab Internt notat Vår ref.: 17/16792 / 13/916 / FE Dato: Saksbehandler: Anne-Grethe Woie Direkte telefon: / E-post: anne.grethe.woie@eigersund.kommune.no Mottakere: Gro Anita Trøan Rådmann Stab/SEN Oppfølging - KON-060/16 (1) og KON-011/17 Vurdering direkte anskaffelse av flomtiltak Kontrollutvalget fattet i møte den , bl.a følgende vedtak: KON-060/16 Vedtak: 1. Tas til orientering. Rådmannen bes om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalgets møte 6. juni 2017 på hvilke tiltak knyttet til aktivitetsnivå og kapasitet som er gjennomført. 2. Rogaland Revisjon bes til neste møte undersøke hvilke krav som stilles til protokollen og hvilke opplysninger som faktisk ble protokollført i anledning den konkrete anskaffelsen 3. I Rogaland Revisjon sin rapport av er lovligheten av én konkret anskaffelse i prosjektet flomsikringstiltak i Lundeåna vurdert. Til kontrollutvalgets møte i januar bes rådmannen om å fremlegge dokumentasjon over andre anskaffelser over terskelverdi og eventuelle inngåtte rammeavtaler i anledning prosjektet flomsikringstiltak i Lundeåna. Herunder bes det om innsyn i korrespondanse med involverte firmaer. Dette notatet tar for seg vedtakets punkt 1., og er en tilbakemelding på de tiltak knyttet til aktivitetsnivå og kapasitet som er gjennomført i forbindelse med gjennomføring av flomsikringsprosjektet. Prospekt for gjennomføring av prosjektet med flomsikring av Lundeåna, ble presentert av NVE og landskapsarkitekt i møte med administrativ og politisk ledelse den Prosjektleder var da koplet sammen med fra NVE, anbefalt landskapsarkitekt. Det ble etter presentasjonen, straks nedsatt ei tverrfaglig prosjektgruppe. Denne gruppen var sammensatt av avdelingsleder for vann og avløp, ingeniør vann og avløp, avdelingsleder for vei og utemiljø, ingeniør vei og utemiljø, økonom, plansjef og byggesak/byantikvar. Første møte i prosjektgruppen ble avholdt den Basert på prospekt og vedtatt «Temaplan for flomsikringstiltak i Eieåna og Lundeåna», KS 05/16, ble det utarbeidet en sak «Prinsippsak - flomsikring som byutvikling «Elveparken». Denne ble vedtatt i KS-40/16 den : Besøksadresse: Nytorvet 9, 4370 Egersund / Lerviksgården 2 et. Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4379 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 30 av 240

31 Eigersund kommune går videre med prosjektet «Elveparken» som skissert i «Prospekt Elvepark datert ». 2. Det iverksettes detaljprosjektering i tilknytning til de 5 delområdene i prosjektet. 3. Det rapporteres løpende til PTU og Formannskapet på hvert møte. Dette kan skje muntlig i møte eller skriftlig som notat/sak. 4. Dersom det under prosjektering viser seg at en vil få en overskridelse på over 10 % i de enkelte 5 delfelt, skal informasjon om dette sendes til Planteknisk utvalg og Formannskap straks dette er kjent. I august ble prosjektet styrket med ytterligere en person. Dette for å bistå prosjektleder i utførelse av oppdraget, samtidig som økonom og jurist ble gitt klare roller i forhold til oppfølging av sine respektive fagfelt, herunder også innkjøp. Informasjonsmedarbeider fikk på det tidspunkt også en permanent rolle i prosjektet. I desember ble prosjektet styrket med ytterligere en person i en kvalitetssikringsfunksjon på 20% tid. Bemanningen av prosjektet vurderes løpende, og interne ressurser stilles til disposisjon etter behov. Prosjektet er etablert med faste ukentlige møter. Det har ikke vært tilført eksterne ressurser i prosjektgruppen. Tjenester til planlegging, prosjektering, kontroll og utbygging kjøpes eksternt. Det er også et tett samarbeid med NVE i forhold til løsninger for flomsikring. Generelt påpekes det at det i år, som i fjor, er begrensede muligheter til å redusere aktivitetsnivået og øke kapasiteten tilstrekkelig ift behovet. Dette handler om ekstraordinær aktivitet ifm omstilling, motkonjunkturmidler og etterslep pga uløste problemer på gamle og nedslitte bygg. Enkelte prosjekter på investeringsprogrammet er dog utsatt, da disse ikke er kritiske i forhold til formålet. Arbeidstilsynets frister gjør at annen aktivitet må utsettes. Nye motkonjunkturmidler må også sees i sammenheng med dette. Utredningene i omstilling 2020 kommer på toppen av ordinær drift, og er nødvendig for å rigge organisasjonen til dagens og fremtidens krav. Det jobbes med å øke kapasitet ifm gjennomføring av nødvendige omstillingstiltak. Utgangspunktet er en sårbar drift som bidrar til en krevende arbeidssituasjon totalt sett. For å styrke avdelingen i en krevende situasjon med stor oppdragsmengde, ansatte i ulike permisjoner, og en bemanning som generelt er noe lav, har det vært lyst ut en fast stilling og et vikariat som prosjektledere. Det ble tilsatt i den faste stillingen fra , men ikke i vikariat på grunn av manglende interesse for dette. Vikariat vil bli forsøkt utlyst igjen får sommeren. Det ble i KS 029/17 vedtatt å styrke Bygg og eiendom på ulike områder. Det ble i den forbindelse vedtatt å tilføre en stilling som energi og klimarådgiver. Denne stillingen er under rekruttering nå. Det er også satt økt fokus på organisering av arbeidet. Dette er et arbeid som har vært pågående over tid, men på grunn av mangel på kapasitet, ikke har hatt progresjon som ønsket. Med vennlig hilsen Anne-Grethe Woie Kommunalsjef tekniske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Kopi til: Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi SØK/SEN Besøksadresse: Nytorvet 9, 4370 Egersund / Lerviksgården 2 et. Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4379 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 31 av 240

32 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Internt notat Vår ref.: 17/16802 / 17/469 / FE 210, FE 033, TI &58 Dato: Saksbehandler: Ellen Nilsen Skogen Direkte telefon: / E post: ellen.nilsen.skogen@eigersund.kommune.no Tilbakemelding til KON rutiner protokoll Viser til følgende KON vedtak 011/17 (2): 2. I forlengelsen av at kontrollutvalget til møtet har bedt om en skriftlig tilbakemelding på hvilke tiltak knyttet til aktivitetsnivå og kapasitet som er gjennomført for å forhindre brudd på anskaffelsesregelverket, vil kontrollutvalget i tillegg be om en tilbakemelding på hvordan rutiner for føring av anskaffelsesprotokoll er gjennomført i praksis. For øvrig tas Rogaland Revisjon sitt notat datert til orientering Det henvises til Reglement for offentlige anskaffelser i Eigersund kommune, som er godkjent av kommunestyret Det er oppdragsgiver som fører protokoll for gjennomføringen av en anskaffelse. Protokoll skal utarbeides for alle anskaffelser med anslått verdi over kr eks. mva. En følger videre kravene som er satt til protokoll, dette fremgår av FOA 10 5 (gjelder del 2 anskaffelser) og 25 5 (gjelder del 3 anskaffelser). I praksis opprettes protokolldokumentet i starten av en anskaffelsesprosess, hvor en videre fører inn opplysninger om vesentlige forhold i forbindelse med konkurransen og viktige beslutninger tatt underveis. Protokoll signeres til slutt av aktuell kommunalsjef eller rådgiver/fagansvarlig og registreres i kommunens arkivsystem (Websak). Til informasjon arbeides det med å få på plass en egen ny mal på protokoll i Websak. Med vennlig hilsen Ellen Nilsen Skogen Rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 3. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 32 av 240

33 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/1051 Journalpostløpenr.: 17/17310 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 045/17 Kontrollutvalget Eierskapsmelding for Eigersund kommune 2017 Sammendrag: Kontrollutvalget behandlet Rogaland Revisjons rapport Eierskapsforvaltning i sak 027/16 den 7. juni Formålet med eierskapskontrollen var å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Følgende vedtak ble fattet: «KON 027/16 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: 1. Rådmannen og ordfører bes om å ta initiativ til å følge opp de anbefalinger som fremgår av rapporten «Eierskapsforvaltning» og fremme sak med forslag til oppfølgingstiltak for kommunestyret For øvrig tas rapporten til orientering.» Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt av kommunestyret i sak KS 044 den 20. juni Rådmannen har på bakgrunn av anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten fremmet forslag til oppfølgingstiltak, samt fått utarbeidet eierskapsmelding for I vedlagte saksfremlegg for politisk behandling av eierskapsmeldingen for 2017 fremkommer følgende: Når det gjelder anbefalinger som fremkom av Kontrollutvalgets rapport «Eierskapsforvaltning» viser en til følgende forhold (kommentarer): Anbefalinger Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. Kommentarer Dette blir foreslått i denne sak. Eierskapsmeldingen blir lagt på nettsidene til Eigersund kommune. Side 33 av 240

34 Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskapsmeldingen. Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen sentralt. Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitets konflikter mellom eier og styrerollen. Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen Dette vil være en løpende vurdering. Dette blir foreslått i denne sak. Dette blir foreslått i denne sak. En viser til at dette vil kreve stillingsmessige ressurser. En viser videre til at aktuell informasjon og oversendelser (f.eks. innkalling til generalforsamlinger) fra selskapene legges frem for Formannskapet som Eierutvalg. Dette blir foreslått i denne sak. Dette er forhold som en vil se på i prosjektet Omstilling Eierskapsmeldingen og aktuelle saker blir lagt på nettsidene til Eigersund kommune. Dette er i utgangspunktet ivaretatt. Dette er videre et forhold som en vil se på i prosjektet Omstilling Dette må vurderes fortløpende i forbindelse med valg av styremedlemmer. En viser videre til sak som tok opp dette forhold i En viser til at en prosess er igangsatt. Dette må også omfatte formannskapet som eierutvalg og kommunestyret som eier. Tiltak blir foreslått i denne sak. Et annet forhold som må trekkes frem er Dalane energi AS. I eiermøte så har styret og selskapet presentert positive ambisjoner til å øke omsetningen vesentlig, gi økt overskudd (og utbytte) samt å nedbetale gjeld. Internt i Dalane energi AS er dette kaldt Visjon Mål i Visjon 2020 vil være positive for både Dalane energi AS og eierne. I presentasjonen for kommunestyret 20/2 17 viste en bla. til Haugaland Kraft som har vært en viktig næringsutvikler for eierkommunene. Basert på endringer som både har skjedd og kommer til å skje foreslår rådmannen følgende forhold: Eigersund kommune er positiv til vekstambisjonene som Dalane energi AS har presentert. I den forbindelse ønsker Eigersund kommune at styret utarbeider en strategi for skissert mål satt i Visjon Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må inneholde klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. Dalane energi AS skal være en næringsutvikler. Det vises for øvrig til vedlagte saksfremlegg og eierskapsmeldingen 2017 i sin helhet. Side 34 av 240

35 Rådmannens forslag til vedtak var som følger: Rådmannens forslag til vedtak: 1. Eierskapsmeldingen for Eigersund kommune 2017 tas til etterretning og hvor denne danner grunnlag for videre føringer overfor selskapene og kommende forenklede eierskapsmeldinger. 2. Kommunen skal være en krevende, langsiktig og aktiv eier med klare mål og strategier for sitt eierskap. 3. Valg av selskapsform skal baseres på en grundig vurdering av kommunens behov, styringsbehov og mål for virksomheten. 4. Målet for selskapsorganisering er å oppnå kostnadseffektiv produksjon / tjenesteproduksjon, bedre kvalitet på tjenester, og en god ansvars og oppgavefordeling i kommunen. 5. Kommunen, sammen med øvrige eiere, skal angi visjon og mål for selskapet. 6. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet. 7. Selskapene skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 8. Kommunens eierskap skal være basert på åpenhet og meroffentlighet. 9. Kommunen vil be sine eierrepresentanter i IKS er og AS er arbeide for at selskapene, som ikke har etiske retningslinjer, lager etiske retningslinjer for virksomheten. 10. Kommunens interesser skal fremmes gjennom selskapene sine eierorganer. 11. Det etableres et system hvor eierrepresentantene gjennomfører forhåndsdrøftinger i viktige saker og gir rask tilbakemelding til eierkommunene. 12. Styresammensetningen skal bygge på kompetanse og mangfold ut fra selskapets behov. 13. Styret har ansvar for at selskapet har god intern kontroll, gode systemer for risikostyring og informative nettsider for både innbyggere, kunder og eiere. 14. Styret er ansvarlig for å realisere visjon og mål satt av eierne. 15. Lønnsnivået i selskapet skal være konkurransedyktig uten å være lønnsledende. 16. I selskaper av en viss størrelse, hvor kommunen har et eierskap, bør eierkommunene arbeide for at selskapet tar inn lærling(er). 17. Opplæring av kommunalt valgte styremedlemmer og kommunalt valgte representanter i representantskap, generalforsamling og årsmøte er et kommunalt ansvar. Medlemmene /eierrepresentantene skal minst èn gang i hver kommunestyremøte gjennomgå nødvendig opplæring om kommunalt eierskap samt rollefordeling mellom eiere, styre, representantskap, generalforsamling og årsmøte. 18. Innkalling til møter i representantskap, generalforsamling og årsmøter skal sendes til kommunens postmottak og / eller kontaktperson. 19. Eigersund kommune anbefaler at selskapene oppdaterer sine nettsider ved at de i tillegg til kundeinformasjon m.v. gir bedre informasjon om vedtak i representantskap / generalforsamling, vedtekter / aksjonæravtaler, oversikt over selskapsstruktur, datterselskaper og andre eksterne eierposter m.v., dvs. alt som er av interesse for en aktiv eier. 20. Eigersund kommune anbefaler at det er varerepresentanter til styrer i selskap og foretak som en har eierposisjoner. Dette skal også omfatte DIM. 21. Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskapsmelding av tilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. 22. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvor det spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper som har hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. 23. Basert på fremtidig eierrapportering så blir det forsøkt å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 24. Det legges opp til et årlig eiermøte i kommunestyret. 25. Eigersund kommune er positiv til vekstambisjonene som Dalane energi AS har presentert. I den forbindelse ønsker Eigersund kommune at styret utarbeider en strategi for skissert mål satt i Visjon Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må inneholde klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. 26. Dalane energi AS skal være en næringsutvikler. 27. Basert på at Dalane energi er omdannet til et aksjeselskap trekker Eigersund kommune tilbake Side 35 av 240

36 tidligere kommunal garanti på lån som ble gitt til selskapet. Eigersund kommune gir ingen særskilt kommunal garanti for låneopptak i Dalane energi AS. Etter behandling i Levekårsutvalget og Formannskapet fattet kommunestyret den 15. mai 2017 slikt vedtak: KS 049/17 vedtak: 1. Eierskapsmeldingen for Eigersund kommune 2017 tas til etterretning og danner grunnlag for videre føringer overfor selskapene og kommende forenklede eierskapsmeldinger. 2. Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskapsmelding av tilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. 3. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvor det spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper som har hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. 4. Basert på fremtidig eierrapportering skal det skilles mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 5. Det legges opp til et årlig eiermøte i kommunestyret. 6. Basert på at Dalane energi er omdannet til et aksjeselskap trekker Eigersund kommune tilbake tidligere kommunal garanti på lån som ble gitt til selskapet. 7. Overordnede prinsipper for Eigersund kommunes eierskap vedtas (punkt 1 21 og legges inn i eierskapsmeldingen).: 8. Kommunen skal være en krevende, langsiktig og aktiv eier med klare mål og strategier for sitt eierskap. 9. Valg av selskapsform skal baseres på en grundig vurdering av kommunens behov, styringsbehov og mål for virksomheten. 10. Målet for selskapsorganisering er å oppnå kostnadseffektiv produksjon / tjenesteproduksjon, bedre kvalitet på tjenester, og en god ansvars og oppgavefordeling i kommunen. 11. Kommunen, sammen med øvrige eiere, skal angi visjon og mål for selskapet. 12. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet. 13. Selskapene skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 14. Kommunens eierskap skal være basert på åpenhet og meroffentlighet. 15. Kommunens eierrepresentanter i IKS er og AS er skal arbeide for at selskapene, som ikke har etiske retningslinjer, lager etiske retningslinjer for virksomheten. 16. Kommunens interesser skal fremmes gjennom selskapene sine eierorganer. 17. Det etableres et system hvor eierrepresentantene gjennomfører forhåndsdrøftinger i viktige saker og gir rask tilbakemelding til eierkommunene. 18. Styresammensetningen skal bygge på kompetanse og mangfold ut fra selskapets behov. 19. Styret har ansvar for at selskapet har god intern kontroll, gode systemer for risikostyring og informative nettsider for både innbyggere, kunder og eiere. 20. Styret er ansvarlig for å realisere visjon og mål satt av eierne. 21. Lønnsnivået i selskapet skal være konkurransedyktig uten å være lønnsledende. 22. I selskaper av en viss størrelse, hvor kommunen har et eierskap, skal eierkommunene arbeide for at selskapet tar inn lærling(er). 23. Opplæring av kommunalt valgte styremedlemmer og kommunalt valgte representanter i representantskap, generalforsamling og årsmøte er et kommunalt ansvar. Medlemmene / eierrepresentantene skal minst èn gang i hver kommunestyreperiode gjennomgå nødvendig opplæring om kommunalt eierskap samt rollefordeling mellom eiere, styre, representantskap, generalforsamling og årsmøte. 24. Innkalling til møter i representantskap, generalforsamling og årsmøter skal sendes til kommunens postmottak og / eller kontaktperson. 25. Eigersund kommune anbefaler at selskapene oppdaterer sine nettsider ved at de i tillegg til kundeinformasjon m.v. gir bedre informasjon om vedtak i representantskap / Side 36 av 240

37 generalforsamling, vedtekter / aksjonæravtaler, oversikt over selskapsstruktur, datterselskaper og andre eksterne eierposter m.v., dvs. alt som er av interesse for en aktiv eier. 26. Eigersund kommune anbefaler at det er varerepresentanter til styrer i selskap og foretak som en har eierposisjoner. 27. Selskaper med uttalt vekststrategi skal via sitt styre utarbeide en strategi for skissert mål. Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må inneholde klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. 28. Næringsutvikling skal være et viktig overordnet mål for Eigersund kommunes eierskap. Saken legges frem for kontrollutvalget som informasjon og som oppfølging av kontrollutvalgets vedtak KON 027/16. Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Eventuell tidligere politisk behandling: KS 049/17 FS 040/17 LKU 027/17 KON 027/16 KS 044/16 Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: Administrasjonens saksfremlegg Vedlegg 2: Eierskapsmeldingen Eigersund kommune 2017 Vedlegg 3: Forvaltningsrevisjonsrapport «Eierskapsforvaltning» RR 2016 Vedlegg 4: KON sak: Eierskapsforvaltnings i Eigersund kommune Vedlegg 5: En oversikt over hva Eigersund kommune eier / eier i / deltar i (samarbeidsformer) Dokumenter vedlagt saken Side 37 av 240

38 DokID Tittel Eierskapsmelding for Eigersund kommune Eierskapsmelding Eigersund kommune 2017 (pr ) Forvaltningsrevisjonsrapport "Eierskapsforvaltning" RR KON sak: Eierskapsforvaltning i Eigersund kommune En oversikt over hva Eigersund kommune eier / eier i / deltar i (samarbeidsformer) Side 38 av 240

39 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 280 Arkivsaksnr.: 17/127 Journalpostløpenr.: 17/7121 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 027/17 Levekårsutvalg /17 Formannskapet /17 Kommunestyret Kontrollutvalget Eierskapsmelding for Eigersund kommune 2017 Sammendrag: Denne saken dreier seg om en gjennomgang av kommunalt eierskap i ulike selskaper (AS er, IKS er, etc.), dvs. alle selskaper hvor Eigersund kommune har en eller annen form for eierskap. Hovedvekten i vedlagte eierskapsmelding er fokusert på AS er og IKS er, men også andre kommunale eierskap etc. er berørt. Samtidig tar denne sak opp anbefalinger fra Kontrollutvalget i sak om «Eierskapsforvaltning i Eigersund kommune». Selve saksforelegget er bygd opp i forhold til generelle forhold som vil være gjeldende for de fleste IKS ene og AS ene etc. som kommunen har eierskap i og mer spesifikke forhold som gjelder enkelte av selskapene. Målsettingen er at kommunestyret gjennom oppfølging av selskapene skal få et bedre grunnlag for å vurdere om eierstrategien, hvis den er utarbeid, stemmer med dagens formål, om kommunens engasjement fortsatt har gyldighet, om selskapets drift er i samsvar med selskapets formål, innsyn i hvordan selskapet økonomiske stilling er og andre forhold som HMS, risiko etc. Ut fra dette er denne sak et utgangspunkt for videre oppfølgning av selskapene generelt og mer konkret mot enkelt selskap. Sistnevnte forhold er spesielt aktuelt for selskaper i omstilling og med økonomisk press. Det er også viktig fra eiers side å ha et klart fokus på eierskapet og utøvelsen av dette i forhold til det enkelte selskap da bl.a. obligatorisk selskapskontroll som utøves gjennom kontrollutvalget skal rette fokus mot hvordan ordfører / kommunestyre utøver sitt eierskap, jfr. kommunelovens 77 og 80. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Eierskapsmeldingen for Eigersund kommune 2017 tas til etterretning og hvor denne danner grunnlag for videre føringer overfor selskapene og kommende forenklede eierskapsmeldinger. 2. Kommunen skal være en krevende, langsiktig og aktiv eier med klare mål og strategier for sitt eierskap. 3. Valg av selskapsform skal baseres på en grundig vurdering av kommunens behov, Side 39 av 240

40 styringsbehov og mål for virksomheten. 4. Målet for selskapsorganisering er å oppnå kostnadseffektiv produksjon / tjenesteproduksjon, bedre kvalitet på tjenester, og en god ansvars og oppgavefordeling i kommunen. 5. Kommunen, sammen med øvrige eiere, skal angi visjon og mål for selskapet. 6. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet. 7. Selskapene skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 8. Kommunens eierskap skal være basert på åpenhet og meroffentlighet. 9. Kommunen vil be sine eierrepresentanter i IKS er og AS er arbeide for at selskapene, som ikke har etiske retningslinjer, lager etiske retningslinjer for virksomheten. 10. Kommunens interesser skal fremmes gjennom selskapene sine eierorganer. 11. Det etableres et system hvor eierrepresentantene gjennomfører forhåndsdrøftinger i viktige saker og gir rask tilbakemelding til eierkommunene. 12. Styresammensetningen skal bygge på kompetanse og mangfold ut fra selskapets behov. 13. Styret har ansvar for at selskapet har god intern kontroll, gode systemer for risikostyring og informative nettsider for både innbyggere, kunder og eiere. 14. Styret er ansvarlig for å realisere visjon og mål satt av eierne. 15. Lønnsnivået i selskapet skal være konkurransedyktig uten å være lønnsledende. 16. I selskaper av en viss størrelse, hvor kommunen har et eierskap, bør eierkommunene arbeide for at selskapet tar inn lærling(er). 17. Opplæring av kommunalt valgte styremedlemmer og kommunalt valgte representanter i representantskap, generalforsamling og årsmøte er et kommunalt ansvar. Medlemmene / eierrepresentantene skal minst èn gang i hver kommunestyremøte gjennomgå nødvendig opplæring om kommunalt eierskap samt rollefordeling mellom eiere, styre, representantskap, generalforsamling og årsmøte. 18. Innkalling til møter i representantskap, generalforsamling og årsmøter skal sendes til kommunens postmottak og / eller kontaktperson. 19. Eigersund kommune anbefaler at selskapene oppdaterer sine nettsider ved at de i tillegg til kundeinformasjon m.v. gir bedre informasjon om vedtak i representantskap / generalforsamling, vedtekter / aksjonæravtaler, oversikt over selskapsstruktur, datterselskaper og andre eksterne eierposter m.v., dvs. alt som er av interesse for en aktiv eier. 20. Eigersund kommune anbefaler at det er varerepresentanter til styrer i selskap og foretak som en har eierposisjoner. Dette skal også omfatte DIM. 21. Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskapsmelding av tilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. 22. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvor det spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper som har hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. 23. Basert på fremtidig eierrapportering så blir det forsøkt å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 24. Det legges opp til et årlig eiermøte i kommunestyret. 25. Eigersund kommune er positiv til vekstambisjonene som Dalane energi AS har presentert. I den forbindelse ønsker Eigersund kommune at styret utarbeider en strategi for skissert mål satt i Visjon Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må innehold klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. 26. Dalane energi AS skal være en næringsutvikler. 27. Basert på at Dalane energi er omdannet til et aksjeselskap trekker Eigersund kommune tilbake tidligere kommunal garanti på lån som ble gitt til selskapet. Eigersund kommune gir ingen særskilt kommunal garanti for låneopptak i Dalane energi AS. Side 40 av 240

41 Møtebehandling fra Levekårsutvalg LKU behandling: Votering: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. LKU 027/17 vedtak: 1. Eierskapsmeldingen for Eigersund kommune 2017 tas til etterretning og hvor denne danner grunnlag for videre føringer overfor selskapene og kommende forenklede eierskapsmeldinger. 2. Kommunen skal være en krevende, langsiktig og aktiv eier med klare mål og strategier for sitt eierskap. 3. Valg av selskapsform skal baseres på en grundig vurdering av kommunens behov, styringsbehov og mål for virksomheten. 4. Målet for selskapsorganisering er å oppnå kostnadseffektiv produksjon / tjenesteproduksjon, bedre kvalitet på tjenester, og en god ansvars og oppgavefordeling i kommunen. 5. Kommunen, sammen med øvrige eiere, skal angi visjon og mål for selskapet. 6. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet. 7. Selskapene skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 8. Kommunens eierskap skal være basert på åpenhet og meroffentlighet. 9. Kommunen vil be sine eierrepresentanter i IKS er og AS er arbeide for at selskapene, som ikke har etiske retningslinjer, lager etiske retningslinjer for virksomheten. 10. Kommunens interesser skal fremmes gjennom selskapene sine eierorganer. 11. Det etableres et system hvor eierrepresentantene gjennomfører forhåndsdrøftinger i viktige saker og gir rask tilbakemelding til eierkommunene. 12. Styresammensetningen skal bygge på kompetanse og mangfold ut fra selskapets behov. 13. Styret har ansvar for at selskapet har god intern kontroll, gode systemer for risikostyring og informative nettsider for både innbyggere, kunder og eiere. 14. Styret er ansvarlig for å realisere visjon og mål satt av eierne. 15. Lønnsnivået i selskapet skal være konkurransedyktig uten å være lønnsledende. 16. I selskaper av en viss størrelse, hvor kommunen har et eierskap, bør eierkommunene arbeide for at selskapet tar inn lærling(er). 17. Opplæring av kommunalt valgte styremedlemmer og kommunalt valgte representanter i representantskap, generalforsamling og årsmøte er et kommunalt ansvar. Medlemmene / eierrepresentantene skal minst èn gang i hver kommunestyremøte gjennomgå nødvendig opplæring om kommunalt eierskap samt rollefordeling mellom eiere, styre, representantskap, generalforsamling og årsmøte. 18. Innkalling til møter i representantskap, generalforsamling og årsmøter skal sendes til kommunens postmottak og / eller kontaktperson. 19. Eigersund kommune anbefaler at selskapene oppdaterer sine nettsider ved at de i tillegg til kundeinformasjon m.v. gir bedre informasjon om vedtak i representantskap / generalforsamling, vedtekter / aksjonæravtaler, oversikt over selskapsstruktur, datterselskaper og andre eksterne eierposter m.v., dvs. alt som er av interesse for en aktiv eier. 20. Eigersund kommune anbefaler at det er varerepresentanter til styrer i selskap og foretak som en har eierposisjoner. Dette skal også omfatte DIM. 21. Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskapsmelding av tilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. 22. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvor Side 41 av 240

42 det spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper som har hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. 23. Basert på fremtidig eierrapportering så blir det forsøkt å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 24. Det legges opp til et årlig eiermøte i kommunestyret. 25. Eigersund kommune er positiv til vekstambisjonene som Dalane energi AS har presentert. I den forbindelse ønsker Eigersund kommune at styret utarbeider en strategi for skissert mål satt i Visjon Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må innehold klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. 26. Dalane energi AS skal være en næringsutvikler. 27. Basert på at Dalane energi er omdannet til et aksjeselskap trekker Eigersund kommune tilbake tidligere kommunal garanti på lån som ble gitt til selskapet. Eigersund kommune gir ingen særskilt kommunal garanti for låneopptak i Dalane energi AS. Vedtaket er enstemmig. Møtebehandling fra Formannskapet FS behandling: Følgende forslag ble foreslått av Arne Stapnes (Høyre) 1. Eierskapsmeldingen for Eigersund kommune 2017 tas til etterretning og hvor denne danner grunnlag for videre føringer overfor selskapene og kommende forenklede eierskapsmeldinger. 2. Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskapsmelding avtilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. 3. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvordet spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper somhar hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. 4. I framtidig eierrapportering skal det skilles mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 5. Det legges opp til et årlig eiermøte i kommunestyret. Trukket før votering. Følgende forslag ble foreslått av Roald Eie (Fremskrittspartiet) "Saken tas til orientering." Arne Stapnes (H) stilte spørsmål om sin habilitet i alt som gjelder Eigersund Parkering KF iom at han er daglig leder i foretaket, jfr. fvl. 6a, og fratrådte. Formannskapet fant enstemmig Stapnes inhabil. Det var ikke innkalt vara. Etter en avklaring om at det ikke ville komme komentarer eller spørsmål om Eigersund Parkering KF, Side 42 av 240

43 tok Stapnes igjen sete. Votering: Eies forslag enstemmig vedtatt mot 0 stemmer for administrasjonens innstilling. FS 040/17 vedtak: Saken tas til orientering. Vedtaket er enstemmig. Møtebehandling fra Kommunestyret KS behandling: Følgende forslag (fellesforslag AP+FrP+H+KrF) ble foreslått av Arne Stapnes (Høyre) "Nytt forslag til vedtak punkt 1 7: 1. Eierskapsmeldingen for Eigersund kommune 2017 tas til etterretning og danner grunnlag for videre føringer overfor selskapene og kommende forenklede eierskapsmeldinger. 2. Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskapsmelding av tilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. 3. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvor det spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper som har hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. 4. Basert på fremtidig eierrapportering skal det skilles mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 5. Det legges opp til et årlig eiermøte i kommunestyret. 6. Basert på at Dalane energi er omdannet til et aksjeselskap trekker Eigersund kommune tilbake tidligere kommunal garanti på lån som ble gitt til selskapet. 7. Overordnede prinsipper for Eigersund kommunes eierskap vedtas (punkt 1 21 og legges inn i eierskapsmeldingen).: 1. Kommunen skal være en krevende, langsiktig og aktiv eier med klare mål og strategier for sitt eierskap. 2. Valg av selskapsform skal baseres på en grundig vurdering av kommunens behov, styringsbehov og mål for virksomheten. 3. Målet for selskapsorganisering er å oppnå kostnadseffektiv produksjon / tjenesteproduksjon, bedre kvalitet på tjenester, og en god ansvars og oppgavefordeling i kommunen. 4. Kommunen, sammen med øvrige eiere, skal angi visjon og mål for selskapet. 5. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet. 6. Selskapene skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 7. Kommunens eierskap skal være basert på åpenhet og meroffentlighet. 8. Kommunens eierrepresentanter i IKS er og AS er skal arbeide for at selskapene, som ikke har etiske retningslinjer, lager etiske retningslinjer for virksomheten. 9. Kommunens interesser skal fremmes gjennom selskapene sine eierorganer. Side 43 av 240

44 10. Det etableres et system hvor eierrepresentantene gjennomfører forhåndsdrøftinger i viktige saker og gir rask tilbakemelding til eierkommunene. 11. Styresammensetningen skal bygge på kompetanse og mangfold ut fra selskapets behov. 12. Styret har ansvar for at selskapet har god intern kontroll, gode systemer for risikostyring og informative nettsider for både innbyggere, kunder og eiere. 13. Styret er ansvarlig for å realisere visjon og mål satt av eierne. 14. Lønnsnivået i selskapet skal være konkurransedyktig uten å være lønnsledende. 15. I selskaper av en viss størrelse, hvor kommunen har et eierskap, skal eierkommunene arbeide for at selskapet tar inn lærling(er). 16. Opplæring av kommunalt valgte styremedlemmer og kommunalt valgte representanter i representantskap, generalforsamling og årsmøte er et kommunalt ansvar. Medlemmene / eierrepresentantene skal minst èn gang i hver kommunestyreperiode gjennomgå nødvendig opplæring om kommunalt eierskap samt rollefordeling mellom eiere, styre, representantskap, generalforsamling og årsmøte. 17. Innkalling til møter i representantskap, generalforsamling og årsmøter skal sendes til kommunens postmottak og / eller kontaktperson. 18. Eigersund kommune anbefaler at selskapene oppdaterer sine nettsider ved at de i tillegg til kundeinformasjon m.v. gir bedre informasjon om vedtak i representantskap / generalforsamling, vedtekter / aksjonæravtaler, oversikt over selskapsstruktur, datterselskaper og andre eksterne eierposter m.v., dvs. alt som er av interesse for en aktiv eier. 19. Eigersund kommune anbefaler at det er varerepresentanter til styrer i selskap og foretak som en har eierposisjoner. 20. Selskaper med uttalt vekststrategi skal via sitt styre utarbeide en strategi for skissert mål. Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må inneholde klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. 21. Næringsutvikling skal være et viktig overordnet mål for Eigersund kommunes eierskap." Arne Stapnes (H) erklærte seg ugild og trådte ut under behandling av Eigersund Parkering KF idet han er daglig leder av Eigersund Parkering KF, jf. fvl. 6, 1. ledd, bokstav e. Det fremkom ikke merknader til saken, og Liv Tone Øiumshaugen (H) tok sete. Det ble ikke tatt opp egne problemstillinger knyttet til selskapet og Stapnes tok igjen sete. ~ o ~ Sigmund Slettebø (SP) erklærte seg ugild og trådte ut idet han er vararepresentant til styret i Dalane Energi AS, jf. fvl. 6, 1. ledd, bokstav e. Det fremkom ikke merknader til saken, og kommunestyret var 30 under behandling av saken. Han deltok ikke på behandling og votering av punkt 6 i fellesforlaget. ~ o ~ Per Arne Sandvold (KrF) erklærte seg ugild og trådte ut idet han er medlem av styret i Dalane Miljøverk IKS, jf. fvl. 6, 1. ledd, bokstav e. Det fremkom ikke merknader til saken, og Edmund Iversen (KrF) tok sete. Det ble ikke tatt opp egne problemstillinger knyttet til selskapet og Sandvold tok igjen sete. ~ o ~ Anja Hovland (H) erklærte seg ugild og trådte ut idet hun er vararepresentant til styret i Dalane Energi AS, jf. fvl. 6, 1. ledd, bokstav e. Det fremkom ikke merknader til saken, og Side 44 av 240

45 Liv Tone Øiumshaugen (H) tok sete under behandling og votering punkt 6 i fellesforslaget. ~ o ~ Votering: Votering fellesforslag punkt 6 enstemmig vedtatt. (30 repreentanter tilstede) Votering øvrige punkt enstemmig vedtatt. (31 representanter tilstede) Formannskapets innstilling kom dermed ikke til votering. KS 049/17 vedtak: 1. Eierskapsmeldingen for Eigersund kommune 2017 tas til etterretning og danner grunnlag for videre føringer overfor selskapene og kommende forenklede eierskapsmeldinger. 2. Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskapsmelding av tilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. 3. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvor det spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper som har hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. 4. Basert på fremtidig eierrapportering skal det skilles mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 5. Det legges opp til et årlig eiermøte i kommunestyret. 6. Basert på at Dalane energi er omdannet til et aksjeselskap trekker Eigersund kommune tilbake tidligere kommunal garanti på lån som ble gitt til selskapet. 7. Overordnede prinsipper for Eigersund kommunes eierskap vedtas (punkt 1 21 og legges inn i eierskapsmeldingen).: 1. Kommunen skal være en krevende, langsiktig og aktiv eier med klare mål og strategier for sitt eierskap. 2. Valg av selskapsform skal baseres på en grundig vurdering av kommunens behov, styringsbehov og mål for virksomheten. 3. Målet for selskapsorganisering er å oppnå kostnadseffektiv produksjon / tjenesteproduksjon, bedre kvalitet på tjenester, og en god ansvars og oppgavefordeling i kommunen. 4. Kommunen, sammen med øvrige eiere, skal angi visjon og mål for selskapet. 5. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet. 6. Selskapene skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 7. Kommunens eierskap skal være basert på åpenhet og meroffentlighet. 8. Kommunens eierrepresentanter i IKS er og AS er skal arbeide for at selskapene, som ikke har etiske retningslinjer, lager etiske retningslinjer for virksomheten. 9. Kommunens interesser skal fremmes gjennom selskapene sine eierorganer. 10. Det etableres et system hvor eierrepresentantene gjennomfører forhåndsdrøftinger i viktige saker og gir rask tilbakemelding til eierkommunene. 11. Styresammensetningen skal bygge på kompetanse og mangfold ut fra selskapets behov. 12. Styret har ansvar for at selskapet har god intern kontroll, gode systemer for risikostyring og informative nettsider for både innbyggere, kunder og eiere. 13. Styret er ansvarlig for å realisere visjon og mål satt av eierne. 14. Lønnsnivået i selskapet skal være konkurransedyktig uten å være lønnsledende. Side 45 av 240

46 15. I selskaper av en viss størrelse, hvor kommunen har et eierskap, skal eierkommunene arbeide for at selskapet tar inn lærling(er). 16. Opplæring av kommunalt valgte styremedlemmer og kommunalt valgte representanter i representantskap, generalforsamling og årsmøte er et kommunalt ansvar. Medlemmene / eierrepresentantene skal minst èn gang i hver kommunestyreperiode gjennomgå nødvendig opplæring om kommunalt eierskap samt rollefordeling mellom eiere, styre, representantskap, generalforsamling og årsmøte. 17. Innkalling til møter i representantskap, generalforsamling og årsmøter skal sendes til kommunens postmottak og / eller kontaktperson. 18. Eigersund kommune anbefaler at selskapene oppdaterer sine nettsider ved at de i tillegg til kundeinformasjon m.v. gir bedre informasjon om vedtak i representantskap / generalforsamling, vedtekter / aksjonæravtaler, oversikt over selskapsstruktur, datterselskaper og andre eksterne eierposter m.v., dvs. alt som er av interesse for en aktiv eier. 19. Eigersund kommune anbefaler at det er varerepresentanter til styrer i selskap og foretak som en har eierposisjoner. 20. Selskaper med uttalt vekststrategi skal via sitt styre utarbeide en strategi for skissert mål. Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må inneholde klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. 21. Næringsutvikling skal være et viktig overordnet mål for Eigersund kommunes eierskap. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Saken fremmes for formannskapet som innstiller til kommunestyret. Kommunestyret fatter endelig vedtak. I saksgangen oversendes også denne sak til Levekårsutvalget hovedsakelig knyttet opp mot tjenesteproduksjon som foretar innenfor utvalgets område (bla. Uninor). Saken oversendes til Kontrollutvalget som informasjon og som oppfølgning til deres tidligere sak. Eventuell tidligere politisk behandling: Denne eierskapsmelding har ikke tidligere vært politisk behandlet. En viser videre til at den tidligere eierskapsmeldingen ble fremmet for kommunestyret 4/ , dette i sak 055/10 «Eiervurdering av kommunale selskap». Kommunestyrets vedtak i denne sak var: 1. Eigersund kommune v/ ordføreren tar initiativ overfor følgende IKS er, som kommunen er medeier i, for å gjennomgå selskapenes visjoner, formål og eierstrategier, etc.: a. Dalane Miljøverk IKS Side 46 av 240

47 b. Rogaland Revisjon IKS. 2. Eigersund kommune v/ ordføreren kontakter øvrige eiere i selskaper hvor Eigersund kommune har en eierandel for å oppnå konsensus om utvelgelse av styremedlemmer, jf. avsnittet i denne saken om Vurdering av valg av styrerepresentanter i selskaper hvor kommunen har eierinteresser. 3. Eigersund kommune forestår obligatorisk opplæring av Eigersund kommune sine valgte eierrepresentanter i organer der Eigersund kommune har eierinteresser. Selskapene pålegges i eierstrategiene, å forestå opplæring av styrerepresentantene. Det vises videre til at Kommunestyret behandlet KS sak 019/16 «Eierskapsforvaltning i selskap Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i» den 18/ I denne sak fattet kommunestyret følgende vedtak: En videre eiervurdering eller eierstrategi knyttet opp mot de selskap som Eigersund kommune eir andeler i utsettes i påvente av forvaltningsrapporten «Eierskapsforvaltning» fra Kontrollutvalget. For andre selskaper som kommunen har eierandeler og aksjer i, er målet å ha en tett og strukturert eieroppfølgning. Det utarbeides en årlig eierskapsmelding som fremlegges kommunestyret. Kontrollutvalgets rapport «Eierskapsforvaltning» ble behandlet i kontrollutvalget 7/ og i kommunestyret 20/6 2016, hvor følgende vedtak ble fattet (KS sak 044/16): 1. Rådmannen og ordfører bes om å ta initiativ til å følge opp de anbefalinger som fremgår av rapporten «Eierskapsforvaltning» og fremme sak med forslag til oppfølgingstiltak for kommunestyret For øvrig tas rapporten til orientering. Det vises til at rapporten og saken knyttet opp mot «Eierskapsforvaltning» er lagt med som vedlegg. De anbefalinger som fremkom av rapporten «Eierskapsforvaltning» var: 1. Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. 2. Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. 3. Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskapsmeldingen. 4. Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. 5. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. 6. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. 7. Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. 8. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. 9. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen Side 47 av 240

48 sentralt. 10. Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitets konflikter mellom eier og styrerollen. 11. Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. En viser videre til presentasjon i kommunestyret 20/2 17 om ulike selskapsformer som er/kan være aktuelle for en kommune, samt ekstraordinært kommunestyremøte 9/ (presentasjon av selskap). Andre opplysninger / fakta i saken: Det vises til at vedlagt rapport «Eierskapsmelding Eigersund kommune» er utarbeidet av Karl Johan Olsen. Olsen var tidligere rådmann i Eigersund kommune. Olsen har videre utarbeidet eierskapsmelding for Sokndal kommune og er i dag tilknyttet både KS Rogaland og Universitetet i Stavanger. Utarbeidelse av eierskapsmeldingen er et omfattende arbeid og under utarbeidelsen (herunder i innhenting av informasjon) har en sett at nettsidene til de viktigste IKS ene og AS ene som kommunen har eierskap i, er av ulik kvalitet. Noen nettsider er greie å orientere seg i for brukere / andre interesserte, mens noen nettsider har et klart forbedringspotensial. Rådmannen mener imidlertid at ingen av nettsidene gir gode nok opplysninger i forhold til kommunen som eier. Rådmannen mener anbefaler at selskapene oppdaterer sine nettsider ved at de i tillegg til kundeinformasjon m.v. gir god informasjon om vedtak i representantskap / generalforsamling, vedtekter / aksjonæravtaler, oversikt over selskapsstruktur, datterselskaper og andre eksterne eierposter m.v., dvs. alt som er av interesse for en aktiv eier. Dette ville også gjort det enklere for kommunen å hente inn opplysninger ved behov, og ville forenklet eierkommunene sitt arbeid med utarbeiding av eierskapsmeldinger. En viser til at Dalane energi har blitt omdannet fra IKS til AS. Eierkommunene hadde gitt en kommunal garanti på lån som Dalane energi IKS hadde tatt opp. Garantien var på totalt 500 millioner kroner og hvor den enkelte kommune garanterte / heftet for sin respektive andel av gjelden. Eigersund kommune heftet for 61,31% av gjelden noe som utgjorde kroner (for 2016). I og med at Dalane energi nå er et aksjeselskap så er vår konklusjon at kommunene ikke kan gi en kommunal garanti for lån dette iht. Kommunelovens Dette er også et forhold som er tatt opp med Dalane energi som er enige i våre vurderinger. En viser videre til at Dalane energi AS har refinansiert sin gjeld og hvor kommunal garanti ikke er tatt med som en forutsetning. For å avklare dette forhold foreslår rådmannen i denne sak at den kommunale garantien på lån overfor Dalane energi formelt trekkes. Dalane Miljøverk IKS (DIM) har overfor eierne foreslått en selskapsomdanning og etablering av et felles administrasjonsselskap (sammen med andre renovasjonsselskap). Det blir fremmet sak om disse forholdene i samspill med Bjerkreim og Sokndal kommune. En forstår det videre slik at DIM ikke har vararepresentanter til styret. I styrene bør det på generelt grunnlag være varerepresentanter, noe som også foreslås i denne sak. I løpet av en periode har Eigersund kommune etablert to kommunale foretak som står for tidligere kommunale oppgaver. Selskapene og Eigersund kommune er i en prosess hvor en ser på «hvem som Side 48 av 240

49 gjør hva». Dette for å avklare eventuelt overlappende forhold. Rådmannens vurderinger: Innledningsvis vil rådmannen understreke at kommunen bør være en krevende og aktiv eier hvor langsiktighet og samfunnsansvar legges til grunn for det kommunale eierskapet. Videre må kostnadseffektive driftsformer og kompetanseheving i forhold til 28 samarbeid være en forutsetning. Det presiseres også at en eierstrategi for de selskapene, hvor kommunen har en eierandel, skal sammenfatte det politiske flertalls verdier hvor formålet med virksomheten klargjøres og bør derfor det vurderes jevnlig gjennom eierskapsmeldinger i tillegg til eventuelle selskapskontroller. Det er viktig at også formålsparagrafen i selskapets vedtekter blir vurdert med jevne mellomrom av eierne for å se om det er behov for endringer. Det må samtidig presiseres at hensikten med en jevnlig vurdering av eierstrategier ikke er å snevre inn styrets handlingsrom, uten at en ser at styret har gått ut over sine fullmakter. Samtidig vil eierstrategien kunne gi styringssignaler til selskapet fra eierne. En grunnleggende forutsetning for en strategisk drift av selskapene, er en klar og presis eierstrategi for selskapene hvor eiers forventinger til selskapet formuleres, noe som også vil være en forutsetning for selskapskontroll (eier som kontrolleres), jfr. kommunelovens 77 og 80. Selskapet (styret) må med bakgrunn av eierstrategien legge på plass den bedriftsinterne strategien for å kunne oppfylle eierstrategien. Det er her verd å understreke at et styremedlem kun representerer seg selv og selskapet, ikke eierne, og skal ivareta selskapets interesser til beste for alle eierne, men da ut fra eierstrategien. Rådmannen mener at kommunen som eier må ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning fra det enkelte selskap hvor det er vedtektsfestet at det skal gis utbytte, mens det er styret som skal foreslå utbytte innenfor de begrensninger loven setter for adgangen til å utdele utbytte. Etter rådmannens vurdering bør et selskap ikke akkumulere høyere egenkapital enn hva som er nødvendig på forretningsmessig grunnlag. Rent prinsipielt mener rådmannen at selskapsformen må være tilpasset virksomhetens formål, dvs. at dersom et selskap skal ta risiko og operere i et marked, bør det etableres et selskap med begrenset ansvar (AS) for å minimalisere den økonomiske eierrisikoen. For selskaper som ikke er i en konkurransesituasjon, men f.eks. leverer tjenester til eierne i egenregi, vil det være naturlig at det velges en organisering etter KF, IKS eller SA modellen, 27 / 28 eller andre organisasjonsformer. Vedlagt eierskapsmelding viser en oversikt på disse forhold. Selskapsformen er også viktig i forhold til mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet skal ta risiko og operere i et marked. Slik rådmannen ser det må visjoner, overordnede mål og strategier foregå i et nært samarbeid mellom de ulike eierne og styret samt daglig leder. Det vil således med rimelig stor grad av sannsynlighet ikke føre til en konstruktiv og god dialog dersom kun en av eierne utformer sin egen eierstrategi uten å ta de andre eierne, styret og daglig leder med på råd. Rådmannen legger derfor i denne saken ikke fram forslag til visjoner, overordnede mål og strategier, men konsentrere seg om følgende punkt som kan danne grunnlag for visjoner, mål og strategier som Side 49 av 240

50 er godt forankret blant eiere og selskap: 1. Gjennomgå vårt eierskap i selskapene. 2. Legge på plass et system for dialog med generalforsamling / representantskap. 3. Etablere et system for minimum rapportering i forhold til bl.a. om eierstrategier blir ivaretatt på en god måte og hvordan økonomiforvaltningen, HMS etc. i selskapet er. Etter rådmannens vurdering er det viktig at eierskapsmeldingen ikke blir et produkt som kun legges frem for politisk behandling èn gang i hver kommunestyreperiode (noe også Kontrollutvalgets rapport tok opp). Samtidig så viser rådmannen til at en tette oppfølgning også vil kreve stillingsmessige ressurser. Med det som en forutsetning foreslår rådmann, følgende for å få eierskapsoppfølgingen inn i en systematisk oppfølging: Så tidlig som mulig i kommunestyreperioden legges det fram en komplett eierskaps melding av tilnærmet samme type som vedlagte eierskapsmelding. Hvert år etterpå i kommunestyreperioden legges det fram en forenklet eierskapsmelding hvor det spesielt fokuseres på selskaper som genererer utbytte til kommunen, samt selskaper som har hatt en utvikling med underskudd eller som det av andre grunner er viktig å følge opp. En slik plan for håndtering av kommunens eierskap vil gi kommunestyret en god innsikt i hva som forventes med det offentlige eierskapet og en løpende oppfølging av selskaper som kan være viktige både i forhold til samfunnsmessige og økonomiske forhold. Når det gjelder anbefalinger som fremkom av Kontrollutvalgets rapport «Eierskapsforvaltning» viser en til følgende forhold (kommentarer): Anbefalinger Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskapsmeldingen. Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. Kommentarer Dette blir foreslått i denne sak. Eierskapsmeldingen blir lagt på nettsidene til Eigersund kommune. Dette vil være en løpende vurdering. Dette blir foreslått i denne sak. Dette blir foreslått i denne sak. En viser til at dette vil kreve stillingsmessige ressurser. En viser videre til at aktuell informasjon og oversendelser (f.eks. innkalling til generalforsamlinger) fra selskapene legges frem for Formannskapet som Eierutvalg. Dette blir foreslått i denne sak. Side 50 av 240

51 Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen sentralt. Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitets konflikter mellom eier og styrerollen. Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen Dette er forhold som en vil se på i prosjektet Omstilling Eierskapsmeldingen og aktuelle saker blir lagt på nettsidene til Eigersund kommune. Dette er i utgangspunktet ivaretatt. Dette er videre et forhold som en vil se på i prosjektet Omstilling Dette må vurderes fortløpende i forbindelse med valg av styremedlemmer. En viser videre til sak som tok opp dette forhold i En viser til at en prosess er igangsatt. Dette må også omfatte formannskapet som eierutvalg og kommunestyret som eier. Tiltak blir foreslått i denne sak. Et annet forhold som må trekkes frem er Dalane energi AS. I eiermøte så har styret og selskapet presentert positive ambisjoner til å øke omsetningen vesentlig, gi økt overskudd (og utbytte) samt å nedbetale gjeld. Internt i Dalane energi AS er dette kaldt Visjon Mål i Visjon 2020 vil være positive for både Dalane energi AS og eierne. I presentasjonen for kommunestyret 20/2 17 viste en bla. til Haugaland Kraft som har vært en viktig næringsutvikler for eierkommunene. Basert på endringer som både har skjedd og kommer til å skje foreslår rådmannen følgende forhold: Eigersund kommune er positiv til vekstambisjonene som Dalane energi AS har presentert. I den forbindelse ønsker Eigersund kommune at styret utarbeider en strategi for skissert mål satt i Visjon Denne strategi og informasjon oversendes eierne. Informasjonen overfor eierne må innehold klare målepunkter frem mot 2020 for det enkelte år. Dalane energi AS skal være en næringsutvikler. Universell utforming: Ikke et tema i denne sak. Økonomiske konsekvenser: Energiselskapene genererer til dels store inntekter til kommunene gjennom utdeling av utbytte. Samtidig som selskapene har viktige samfunnsfunksjoner har det også et risikoaspekt ved seg å organisere den kommunale virksomheten i AS er og IKS er og den politiske styringen av selskapene må skje på en armlengdes avstand. Når det gjelder AS er vil denne risikoen være begrenset til innskutt aksjekapital, mens kommunen, når det gjelder IKS ene, er solidarisk ansvarlig i forhold til eierandel. En viser dog til at utgangspunktet for denne sak ikke har kjente økonomiske konsekvenser for Eigersund kommune. Side 51 av 240

52 Driftsmessige forhold Inneværende Neste år År 3 år Denne sak Sum Investeringsmessige forhold Inneværende Neste år År 3 år Denne sak Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Kommunestyret slutter seg til rådmannens forslag til vedtak med følgende endringer:.. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Eierskapsmelding Eigersund kommune 2017 (pr ) Forvaltningsrevisjonsrapport "Eierskapsforvaltning" RR KON sak: Eierskapsforvaltning i Eigersund kommune En oversikt over hva Eigersund kommune eier / eier i / deltar i (samarbeidsformer) Side 52 av 240

53 Eierskapsmelding Eigersund kommune Kommunene har tatt inn over seg at selskapsorganisering innebærer å gi slipp på en tradisjonell form for forvaltningsstyring. Men har ikke i samme grad har tatt inn over seg hva den nye rollen skal være. Kommunestyret forvaltningsdrift Kommunestyret forretningsdrift Side 53 av 240

54 INNHOLDSFORTEGNELSE Tekst Eigersund kommune sitt eierskap 4 Forord 4 Oversikt kommunens eierskap 5 Kort beskrivelse av ulike selskapsformer 7 Kommunale foretak (KF) 7 Kommunelovens 28 og 27 7 Interkommunale selskaper (IKS) 7 Aksjeselskap (AS) 7 Samvirkeforetak (SA) 7 Stiftelser (SFT) 8 Gjennomgang av kommunens eierinteresser 8 Hovedelementer i kartleggingen 8 Organisering av det kommunale eierskapet 8 Kort om aktørene i IKS / AS 9 Valg av selskapsform 9 Roller / rollefordeling mellom eiere og styret 9 Demokratisk underskudd / politisk kontroll 11 Etablering av eierstrategier 12 Hvilke krav bør rettes mot eier 12 Hvilke krav bør rettes mot selskapet 13 Å eie er å ville 14 Finansielt motivert 14 Samfunnsøkonomisk motivert 14 Politisk motivert 14 Regionalpolitisk posisjonering 14 Effektivisering av tjenesteproduksjon 14 Generelle kjøreregler 14 Inhabilitet 16 Styrevervregister 16 Om selskapene i konsernstrukturen 17 Interkommunale selskaper IKS 17 Dalane energi IKS (AS fra 2016) 17 Dalane Miljøverk IKS (DIM) 25 Rogaland Revisjon IKS 28 Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA) 32 Rogaland Brann og Redning IKS 34 Aksjeselskaper 35 Lyse energi AS 35 Uninor AS 49 Magma Geopark AS 53 Dalane Kystkultur AS 55 Samvirkeforetak SA 57 Opplæringskontoret i Dalane SA 57 Landbrukssenteret SA (Helleland) 59 Interkommunalt samarbeid kommunelovens Dalane Friluftsråd 61 Interkommunalt samarbeid kommunelovens Skatteoppkreving 61 Arbeidsgiverkontroll 61 PP-tjenesten 61 Dalane interkommunale barnevern 61 Interkommunalt bofellesskap (IBO) 62 Øyeblikkelig hjelp 62 Legevaktsamarbeid 62 Samarbeid Biblioteket 62 Branntjenester 62 Regionråd Dalane 62 Krisesenteret Stavanger 63 Kommunale foretak KF 63 Eigersund Parkeringsselskap KF 62 Eigersund Næring og Havn KF 63 Side Side 54 av 240 2

55 Stiftelser 65 Dalane folkemuseum 65 Vinterlandbruksskolen Jæren 66 Nordsjøvegen 66 Biblioteksentralen 66 Medlemskap / andre 67 KLP 67 Næringsforeningen i Stavanger 67 Studentersamfundets Hus A/L (inkl. leierettsbevis Studentbyen Sogn, Oslo og Studentbyen Fantoft, Bergen) 67 Jæren Folkehøgskulelag 67 Medlemskap / andre, forts. 67 Varden Andelsbarnehage A/L 67 Raketten Andelsbarenhage A/L 67 Sandnes Boligbyggerlag 67 Årstadtunet Borettslag 67 Bakkebø Borettslag 67 Risiko, politisk kontroll og styring 68 Generelt og spesielt om IKS ene og AS ene 69 Annet 70 Rådmannens anbefalinger 71 Vedlegg KS sine anbefalinger kommunalt eierskap Informasjon om ulike selskapstyper m.v Finansielt eller samfunnsnyttig eierskap? Beregning av økonomiske nøkkeltall, bedriftsøkonomiske begreper og definisjoner Litt om Eigersund kommune 89 Side 55 av 240 3

56 EIGERSUND KOMMUNE SITT EIERSKAP 1 Forord Eigersund kommune har eierinteresser i foretak, selskap og samarbeid, og har indirekte eierinteresser datterselskap / andre eierskap gjennom selskapene. Antallet kommunale selskap har vært relativt stabilt de siste årene. Selskapene forestår tjenesteproduksjon innenfor et bredt spekter av sektorer, herunder energiproduksjon, avfallshåndtering, arbeidsmarkedstiltak, barnevern, kultur, næringsutvikling. Eigersund kommune har ingen heleide aksjeselskap (AS). Ellers er det etablert flere IKS er / 28 samarbeid m.v. sammen med andre kommuner, noe som indikerer at interkommunalt samarbeid i Dalane / Rogaland er et sentralt motiv bak selskapsorganisering og annet samarbeid. Utskilling av kommunal virksomhet gjennom selskapsorganisering medfører at kommunestyret ikke lengre kan utøve direkte styring og kontroll overfor virksomheten. Virksomheten må styres indirekte gjennom selskapenes eierorganer, og for å forhindre at for mye beslutningsmyndighet og kontroll overføres fra folkevalgte organ til selskapsorgan, er det formålstjenlig å utvikle en tydelig eierskapspolitikk. Eierskapspolitikken omfatter alle systemer, prinsipper, retningslinjer, strategier mv. som skal bidra til at kommunen realiserer målene med selskapsorganiseringen. De ulike elementene i eierskapspolitikken skal sikre at kommunen som en krevende eier utøver et aktivt, langsiktig og forutsigbart eierskap. Eierskapspolitikken uttrykkes hovedsakelig gjennom eierskapsmeldingen, som dermed utgjør et sentralt styringsdokument i eieroppfølgingen, og som også angir mål for selskapenes virksomhet og forventninger til selskapenes forretningsdrift. En klar målangivelse overfor selskapene kombinert med en aktiv eieroppfølging er en sentral forutsetning for at kommunen kan realisere målene med sine eierposisjoner. Kommunen kan sikre et aktivt eierskap gjennom bl.a. å sette eierskap på den politiske dagsorden, delta aktivt i selskapenes eierorgan samt legge til rette for en løpende eierdialog med eierrepresentantene og selskapene. Eigersund kommunes eierskapsmelding gir en samlet oversikt over kommunens eierposisjoner og de ulike elementene i eierskapspolitikken. Eierskapsmeldingen har som formål å øke kunnskapen om de kommunale selskapene og rammene for styring og kontroll av selskapenes virksomhet. I ny kommunelov som forventes vedtatt, kan det bli lovpålagt for kommunene å utarbeide eierskapsmeldinger minst èn gang i hver valgperiode. Rådmannen mener at eierskapsmeldinger bør utarbeides minimum hvert andre år. Eierskapsmeldingen er således et av de mest sentrale styringsdokumentene i kommunens eieroppfølging, og denne eierskapsmeldingen kan etter rådmannens vurdering følgelig også anvendes som en håndbok for eierskap og eierstyring. 1 Presiseringer Som det framgår av opplistingen av ulike selskaper etc. på neste side som kommunen har eierposter i eller på annen måte er engasjert i, er det selskaper og lignende som Eigersund kommune kun har perifere eierinteresser i. For disse objektene vil det i det etterfølgende kun bli foretatt en kort beskrivelse av kommunens engasjement og objektets formål. Hovedkonsentrasjonen har vært mot AS er og IKS er hvor Eigersund kommune har eierinteresser. I forhold til disse selskapene er det redegjort for kommunens eierpost, representasjon i styre / representantskap / generalforsamling, selskapets formål / forretningsidè og økonomiske status m.v. Side 56 av 240 4

57 OVERSIKT 2 KOMMUNENS EIERSKAP AS / IKS / SA M.V. Eigersund kommunestyre (konsern Eigersund kommune) Rådmann Kommunale Foretak (KF) Interkomm. ( 27og 28) Interkomm. Selskap (IKS) Aksjeselskaper (AS) Stiftelser Eigersund Næring og Havn Eigersund Parkering Dalane Friluftsråd 27 Sk.oppkrev. 28 Arb.g.ktr. 28 Dalane Interkomm. Barnevern 28 Interkomm. Bofellseskap 28 Dalane Energi Dalane Kraft AS Dalane Vind AS Bjerkreim Vind AS VikesåKraftv. AS Drivdal Kraft AS Stølskraft AS Lyse energi Lyse Dialog AS Lyse Produksjon AS Lyse Neo Lyse Energisalg AS SkanGas AS Lyse Elnett AS Lyse Fiberinvest AS Dalane Folkemuseum Vinterlandbr. Skolen, Jæren Bibl.sentralen m/datterselsk. Nordsjøvegen Øyeblikkelig hjelp 28 Krisesenteret Stavanger 28 Regionråd Dalane 28 Dalane Breiband AS Andre eierposter i eksterne AS er Dalane Miljøverk Svåheia Eiendom AS Lyse Fiber AS Signal Fiberbånd AS Altibox AS Smartly AS Uninor Medlemskap KLP Næringsfor. Stav. Legevakt 28 Svaaheia Avfall AS AKS Stud.samf. Hus Biblioteket 28 Brannvesen 28 PP-tjeneste 28 "Eg har klaga meir enn dei fleste over kor dårleg eigar den norske staten er. Politiske eigarar er uinformerte, irrasjonelle, svake for mediastøy og for lite langsiktige i sitt eigarskap. Men eg har også hatt god utsikt til private eigarar i ulike bransjar. Dei er minst like uinformerte, irrasjonelle, svake for mediastøy og for lite langsiktige i sitt eigarskap." (Einar Førde ) ForusGjenvinning AS Rekom AS Rogaland Revisjon Interkomm. Arkiv Rogaland Brann og Redning Magma Geopark Dalane Kystutvikling Samvirkeforetak (SA) Opplæringsktr. i Dalane Landbr.senter Helleland Stud.b. Osl/Berg. Jæren Folke.h.sk. Varden andel.b.h Rakett. andel bh Årstadtunet BBL Sandnes BBL Bakkebø BBL 2 De viktigste selskapene er vist i denne oversikten, se også neste side. Side 57 av 240 5

58 Aksjeselskaper Antall Beløp Kommentarer Lyse AS Selskap med utbytte til eierne Dalane energi AS 61,31% eierandel Tidligere IKS, omdannet til AS i 2016, utbytte Uninor AS Magma Geopark AS Dalane Kystutvikling AS Avviklet Filmparken A/S Forsøkt solgt. Ingen kjøper. Lagårdhallen AS Solgt. Lagårdhallen AS Solgt. Interkomm. Selskaper - IKS DIM (IKS) 68% av Rogaland Revisjon 3,63% av Interkommunalt arkiv Selskapet etter KL 27 Antall Beløp Kommentarer Dalane Friluftsråd Samarbeid Dalanekommunene Avtaler etter KL 28 Antall Beløp Kommentarer Skatteoppkreving Samarbeid BK og EK. EK. Arbeidsgiverkontroll Samarbeid SK og bla. EK. PPT Samarbeid Dalane. Dalane Barnevern Mellom SK, LK og EK. IBO Dalane-prosjekt i EK. Øyeblikkelig hjelp Avtale med LK, SK og EK. Legevaktsamarbeid Samarbeid Samarbeidsavtale Biblioteket Samarbeid Branntjenester Avtale EK og BK. Regionråd Dalane Samarbeid Dalane. Krisesenteret i Stavanger For personer bosatt i EK. Brannvesenet Sør-Rogal. IKS Avtale. Kommunale foretak (KF) Antall Beløp Kommentarer Eigersund Parkering KF Parkeringsselskap opprettet i Eigersund Næring og havn KF Havn, næring (turisme + tomter ikke igangsatt). Stiftelser Dalane Folkemuseum Vinterlandbruksskolen Jæren Biblioteksentralen - Bibliteksentralen Historiske årsaker. - Bibliteksentralen Historiske årsaker. - Bibliteksentralen Historiske årsaker. Nordsjøvegen Medlem via Eigersund Næring og Havn KF ANDELSBREV Antall Beløp Kommentarer Studentersamfundets Hus A/L Historiske årsaker. Jæren Folkehøgskulelag Historiske årsaker. Varden Andelsbarnehage A/L Raketten Andelsbarenhage A/L Sandnes Boligbyggerlag Historiske årsaker. Sandnes Boligbyggerlag Historiske årsaker. Årstadtunet Borettslag Historiske årsaker. Bakkebø Borettslag Skal avvikles. LEIERETTSBEVIS Antall Beløp Kommentarer Studentbyen Sogn, Oslo Historiske årsaker. Studentbyen Fantoft, Bergen Historiske årsaker. Side 58 av 240 6

59 Kort beskrivelse av ulike selskapsformer (jf. vedlegg 2 vedrørende ytterligere presiseringer) Kommunalt foretak (KF) Når kommunen ønsker å gi en virksomhet en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen, kan det etableres et kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke en egen juridisk enhet, men del av kommunen som rettssubjekt. Kommunen er part i alle avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. Foretaket ledes av et styre, som er utpekt direkte av kommunestyret. Daglig leder står i linje under styret, som igjen er underlagt kommunestyret. Foretakene er på denne måten direkte underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder og 28 samarbeid 28. Vertskommunemodell hvor en eller flere kommuner kjøper tjenester fra en annen kommune. Vertskommunen har ansvar for tjenesteproduksjonen. 2 modeller: Administrativ vertskommune (oppgaver av ikke prinsipiell art) og Vertskommune med felles folkevalgt nemnd (kan treffe beslutninger av prinsipiell art = delegert myndighet). 27. Flere kommuner etablerer et selskap som har som formål å produsere en tjeneste. Det må lages vedtekter for selskapet. Selskapet skal ha eget styre. 27 selskaper kan både være og ikke være eget rettssubjekt, men vil vanligvis være egne rettssubjekter når en har myndighet til å foreta ansettelser, vedta egne budsjetter etc. Interkommunalt selskap (IKS) Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i representantskapet. Hver enkelt deltaker skal ha minst en representant i representantskapet. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Representantskapet velger styret. Styret skal ha minst tre medlemmer, og omfattes av kravet om balansert kjønnsrepresentasjon, det vil si minimum 40 % av hvert kjønn. Daglig leder eller medlemmer av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Deltakerkommunene har noe større innflytelse over styringen av et IKS enn i et aksjeselskap. Aksjeselskap (AS) Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne (vanligvis representert ved ordfører) den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Det er generalforsamlingen som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. Samvirke (SA) Kommuner kan også delta i samvirkeforetak. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere, og styres av de som handler med foretaket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. På årsmøtet samvirkets øverste organ fattes beslutninger som hovedregel ut fra prinsippet om ett medlem, én stemme. Dette kan endres i vedtektene, men ikke slik at ett medlem kan representere et flertall av stemmene i samvirkeforetaket. 3 Etter kommuneloven 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken Side 59 av 240 7

60 Stiftelse (STF) Kommuner og fylkeskommuner kan også opprette stiftelser. En stiftelse er et selvstendig rettssubjekt. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd (ta utbytte). Det er viktig at det utarbeides juridisk gode vedtekter i en stiftelse. Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensiktsmessig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kommunen. Gjennomgangen av kommunens eierinteresser: 1. Interkommunale selskaper IKS 2. Aksjeselskaper der kommunen er hel- eller deleier 3. Samvirkeforetak hvor kommunen er medlem 4. Kommunale foretak KF 5. Interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27 og Stiftelser - ideelle og private Hovedelementer i kartleggingen: 1. Eiere og eierandeler 2. Formål 3. Sentrale arbeidsoppgaver 4. Styringsform og organer 5. Kommunens representasjon 6. Kommunens økonomiske engasjement 7. Nøkkeltall fra selskapet/samarbeidet 8. Kommentarer Organisering av det kommunale eierskapet Under vises en oversikt over forskjeller mellom tradisjonell kommunal virksomhet og kommunal virksomhet organisert gjennom ulike selskapsformer. Kommunal- og interkommunal organisering / ansvar 4 Høy Kommuneloven Lavere Forvaltning Etat ( 10) Institusjon ( 11) Foretak (Kap.11) Vertskommune ( 28)* Samarbeid ( 27) Grunnstruktur: - Kommunestyre - Formannskap / utvalg / styre - Rådmann Eiere : Innbyggerne Eiers (kommunens) ansvar Ubegrenset (ordfører er juridisk person) Integrert del av kommunen Selskap jfr. 27 Vertskommune jfr. 28 Direkte politisk styring og kontroll Forretning Lov om interkommunale selskaper Interkommunalt selskap (IKS) Grunnstruktur - Representantskap - Styre - Daglig leder Eiere: Begrenset (kun kommunale) Eiers ansvar: Ubegrenset (proratisk) Lavere Aksjeloven Høy - Aksjeselskap (AS) Grunnstruktur - Generalforsamling - Styre - Daglig leder Eiere: Ubegrenset (kommunale/private) Eiers ansvar: Begrenset til innskutt kapital Samvirkeloven Samvirke (SA) Grunnstruktur - Årsmøte - Styre - Daglig leder Medlemmer:* Medlemmer, men ikke eiere Ansvar: Ikke økonomisk ansvar. *Ett medlem, èn stemme Styrerepresentanter: Ubegrenset økonomisk og strafferettslig ansvar (solidarisk økonomisk ansvar), jfr. aksje-, IKS-, Samvirke og stiftelsesloven Selvstendige rettssubjekter Indirekte politisk styring og kontroll Kultur o.l. (Vanligvis formål av ikke økonomisk art) Stiftelsesloven Stiftelse Grunnstruktur - Årsmøte - Styre - Daglig leder Ingen eier 4 Kilde: Resch-Knudsen, 2005: 32 (bearbeidet versjon, Olsen 2007, 2016) Side 60 av 240 8

61 Kort om aktører i IKS / AS Styret Styrerepresentantene utpekes vanligvis av eierkommunene, men velges formelt av representantskap, generalforsamling eller bedriftsforsamling. Styremedlemmene representerer selskapet og seg selv, ikke eier, men skal arbeide for å realisere eiernes visjon og mål for selskapet. Det bør etableres en valgnemnd for anbefaling av styrerepresentanter. Representantskapet Velges av eierkommunene. Representantskapsmedlemmene representerer eierkommunen, er selskapets øverste myndighet, vedtar budsjett / regnskap og skal kontrollere at styret arbeider for å realisere eiernes formål med selskapet. Eierne styrer selskapet indirekte gjennom representantskapet. Generalforsamlingen Vanligvis er ordføreren kommunen sin representant i generalforsamlingen, som er selskapets øverste myndighet, og stemmer iht. til antall aksjer eller i forhold til godkjent aksjonæravtale. Før selskapsformen velges bør følgende forhold være vurdert / regulert i vedtektene: Muligheter for politisk styring; muligheter for innretning av aktivt og strategisk eierskap, samt eierkommunens reelle styring gjennom representasjons modeller. Økonomisk ansvar; hvilke forpliktelser påtar kommunen seg vs. selskapet. Risikovurderinger; økonomisk, markedsutsikter, miljø og samfunnssikkerhet, kvalitet og kvantitet av den kommunale tjenesten og forholdet til sluttbruker/innbyggerne. Selskapets økonomiske frihet; forpliktelser i forhold til et selskap kontra det å beholde egen beslutningsmyndighet om prioriteringer av ressursbruk. Forholdet mellom kommunens rolle som eier og eventuelt myndighetsutøver. Muligheter og begrensninger mht. delegasjon av myndighet. Fleksibilitet endring av eierforhold/samarbeid med private. Forholdet til forvaltningslov / offentlighetslov. Skatte- og avgiftsmessige forhold, anskaffelsesreglene, arbeidsgiverpolitisk strategi Kommunen har ulike roller. I saker om eierskap er det sentralt at disse rollene er tydelig definerte og klargjorte. Vurdering og avveininger av rollene har betydning for om selskapet skal delegeres oppgaver, om det er restriksjoner forbundet med dette, hensynet til konkurransereglene i Lov om offentlige anskaffelser. På en forenklet måte kan kommunens ulike roller og derav hensyn som må vurderes fremstilles slik: Kommunens ulike roller Myndighetsutøver K-styret EIER Tjenesteprodusent Når beslutningen om valg av selskapsdannelse eller stiftelse av kommunalt foretak er fattet vil eierskapet måtte utøves gjennom selskapets eierorgan, og i samsvar med eierdokumentene. Rollefordeling mellom eier og styre Styret er selskapets ledelse. Styrets lojalitet skal rettes mot selskapets interesser og videreutvikling av selskapet innenfor de opptrukne målsettingene og rammene som eierne (...) har nedfelt i vedtekter og planer. Ovenstående viser hvem som er ansvarlig for selskapets ledelse og hvor lojaliteten skal gå. Det er imidlertid viktig å merke seg at styrerepresentantene har mange interessenter som eiere (kommunestyrene), ansatte, eksterne myndigheter, leverandører, kunder og lokalsamfunnet generelt, for å nevne noen. Når styret fatter beslutninger, må styret forsøke å balansere de ulike interessentene. Side 61 av 240 9

62 Styret har en kollektiv myndighet, men samtidig et individuelt ansvar som betyr at det er det de enkelte styrerepresentantene som står ansvarlig, både i økonomisk og strafferettslig forstand. Når det gjelder strafferettslig forfølgelse må reaksjonen rettes mot den enkelte styrerepresentant personlig. 5 Det strafferettslige og økonomiske ansvaret gjelder både for styremedlemmer i AS er og IKS er. Styremedlemmene kan sikres i forhold økonomisk ansvar ved at selskapet tegner en ansvarsforsikring. Mens eierne (kommunestyret) verken skal eller kan instruere styret, kan imidlertid representantskapet / generalforsamlingen instrueres til å stemme slik som kommunestyret bestemmer, og representantskapet / generalforsamlingen kan i sin tur instruere eller omgjøre styrets vedtak på enkelte områder. 6 Representantskapsmedlemmene / generalforsamlingen har, på samme måte som styret, et personlig ansvar for aktsomheten i de beslutningene en er med på. 7 Styret velger daglig leder som har ansvar for den daglige driften av selskapet og at det rapporteres på en ryddig og god måte til styret. Daglig leder må rette seg etter styrets vedtak. Blant styrets viktigste funksjoner er strategifunksjoner, kontrollfunksjoner og service-funksjoner. 8 Med strategioppgaver menes utvikling, vedlikehold og styring av selskapets kjernekompetanse for å oppnå langsiktige resultater. En kan tenke seg følgende rollefordeling mellom eiere, styre og adm.dir. i forhold til hvem som skal foreslå bl.a. visjoner, mål og strategier 9 :* Eierne Styret Adm.dir. Forretningsidè (visjon) Mål (overliggende) Delmål Strategi Hovedtiltak Budsjett Iverksettelse Rapportering løpende Vurdering løpende Rapportering året Vurdering året Videre kan det også vises følgende for å synliggjøre en modell som viser hvem som bør ta hvilke beslutninger 7 :* Eiere Styret Adm.dir. Forretningsidè (visjon) Mål (overliggende) Delmål Strategi Hovedtiltak Budsjett * Sort firkant viser hvem som foreslår / tar avgjørelsen * Hvit firkant betyr aktivt med i forarb. til avgjørelsen Oppstillingen illustrerer hvem som skal bidra / ta initiativ til utarbeidelse av visjoner, mål og strategier og hvem som skal fatte beslutninger vedrørende de samme områdene. 5 Kilde: Kommunenes Sentralforbund (KS), 1999: og Lovdata - Aksjelovens 17-1, Lov om interkommunalt samarbeid 38 og Stiftelseslovens 56 6 Kilde: Kommunenes Sentralforbund (KS), 1999: 23:24 7 Kilde: Kommunenes Sentralforbund (KS), 1999: 35 og Kilde: Huse, 2005: Kilde: Levorsen, 2005: 29 (bearbeidet, Olsen 2016) Side 62 av

63 Demokratisk underskudd / politisk kontroll? De siste årene har det blitt mer vanlig for offentlig sektor å organisere deler av sin virksomhet som kommunale foretak (KF), interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 (vanligvis eget rettssubjekt) og 28 (vertskommunesamarbeid), interkommunale selskaper (IKS) eller aksjeselskaper (AS). SA-modellen er lite brukt. Bakgrunnene for dette er flere, og følgende kan nevnes: For å etablere en organisasjonsform hvor deler av egenvirksomhet blir mer fristilt enn den vanlige etatsstrukturen gir mulighet for (f.eks. KF, 27 og 28). For å kunne etablere et interkommunalt samarbeid på områder hvor dette av effektivitetsmessige grunner er fornuftig (f.eks. Interkommunal samarbeid, IKS, SA eller AS). For å synliggjøre at en del av den kommunale virksomheten er i en konkurransesituasjon, men har både et samfunnsnytting og finansielt eller mer finansielt fokus enn øvrig virksomhet (f.eks. AS). For å synliggjøre at dette er et område som skal styres av andre (f.eks. som stiftelse). Som ovenstående viser kan det være gode grunner for å organisere deler av den kommunale virksomheten annerledes enn det som tradisjonelt har vært vanlig. Denne måten å tenke på tilstreber en mer fragmentert struktur hvor den administrative ledelsen gis større handlefrihet for å fremme kostnadseffektiv drift og stort handlingsrom. Dette kan isolert sett være fornuftig, men samtidig er det en dimensjon ved å fragmentere deler av den kommunale virksomheten som må settes under søkelyset mangelen på politisk styring / kontroll og det demokratiske underskuddet som kan oppstå ved å mer eller mindre fristille ulike deler av den kommunale virksomheten. Følgende figur 10 kan bidra til å illustrere dette (kilde: KS og Econ 2000 (bearbeidet, Olsen 2016)): Lavt DEMOKRATISK UNDERSKUDD? Høyere Forvaltningsorgan Egne rettssubjekter Etat Foretak Kl. 28 Kl. 27 IKS AS SA Stiftelse Deltakende kommuner * Datterselskaper blir ofte etablert som AS er. Hvis administrasjonen i morselskapet inntar styrerommet i disse selskapene kan det gi liten / minimal politisk kontroll og et demokratisk underskudd. Kommunestyre *Datterselskaper Direkte Høy POLITISK STYRING OG KONTROLL Indirekte Lav Som det framgår av figuren vil i teorien det demokratiske underskuddet øke og den politiske kontrollen / styringen minske jo større grad av fristilling som foretas. Dette er et forhold som det er viktig å ta i med i betraktningen når en velger organisasjonsform. Dersom et selskap er i en konkurransesituasjon, som i hovedsak er finansiell, og målsettingen er å gi størst mulig avkastning / utbytte så er det mye som taler for at en bør velge AS-formen. 10 Konkurranseutsetting av tjenester er ikke tatt inn i modellen, men er en mulighet i forhold til kommunal virksomhet. Politisk styring og kontroll blir da gjennom kontrakter og oppfølging av disse. Side 63 av

64 Hvis en ønsker god politisk kontroll og er opptatt av det ikke skal være til stede et demokratisk underskudd bør en holde virksomheten innenfor vanlig kommunal organisasjonsstruktur, eventuelt kan en velge 28 organisering dersom det gjelder et samarbeid mellom flere kommuner. For virksomheter som både har et finansielt og samfunnsmessig fokus og samtidig er i en konkurransesituasjon må en vurdere om KF-, IKS-, SA- eller AS-modellen er den beste. Valg av organisasjonsform kan også illustreres ved hjelp av nedenstående figur: Effektivitet / demokratisk underskudd E 1 D 1 Pk 1 Mulighetskurve Gevinst ved mer fleksibel organisering (IKS, AS, SA) Økt demokratisk underskudd Tap av politisk kontroll Det som er illustrert ved hjelp av figuren er at effektivitetsgevinsten ved å organisere deler av den kommunale virksomheten som f.eks. et IKS, AS eller SA, må vurderes til å være større enn tapet av politisk kontroll og økningen i det demokratiske underskuddet. (Kilde: Olsen 2007) E/D x Pk x Politisk kontroll Etablering av eierstrategier For å lykkes med et offentlig eierskap må visjoner, overordnede mål og strategier foregå i et nært samarbeid mellom de ulike eierne, styret samt adm.dir. Det vil således med rimelig stor grad av sannsynlighet ikke føre til en konstruktiv og god dialog dersom kun en av eierne utformer sin egen eierstrategi uten å ta de andre eierne med på råd. Hvilke krav bør rettes mot offentlige eiere? 1. Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap. a. Meroffentlighet bør være et prinsipp. b. Det bør være åpenhet rundt eierkommunenes valg av styremedlemmer. c. Det bør være åpenhet rundt godtgjørelse til styret. 2. Eier skal fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. a. Politisk vedtatt eierstrategi binder deltakerne i generalforsamling og representantskap. b. Det bør utarbeides en aksjonær-/eieravtale som beskriver forholdet mellom eierne, informasjon til eierne utenom representantskap/generalforsamling, selskapets virksomhet og valg av styre. 3. Eier gir klare mål for selskapet. Styret er ansvarlig for realisering av målene. a. Eierskapet bør i utgangspunktet være forutsigbart og langsiktig. b. Eierne (representantskap / generalforsamling) i samspill med styret og ledelsen skal sikre god ledelse av selskapet. Herunder bør fokuseres hvordan eierne og styret sammen skal kunne påvirke ledelsens arbeid med utgangspunkt i selskapets behov. c. Aktiv eierstyring krever tverrpolitisk forståelse av hvorfor en er engasjert i selskapet. d. Eier bør utforme styreinstruks som beskriver styrets mandat og sammensetning, styremøtenes forretningsorden og saker som skal styrebehandles, saksbehandlingsregler (lovgrunnlag), og informasjon utenom styremøter. e. Det bør være klart skille mellom eier og kunde / bruker for å unngå mistanke om at selskap hvor kommunen står som eier forfordeles i forhold til andre selskap, eller at det stilles for lave krav fra eier eller på andre måter er tildelt ressurser som gir ekstra konkurransefortrinn. f. Hvorvidt selskapet skal utføre oppgaver etter egenregiprinsippet, eller konkurranseeksponeres, bør tydelig fremgå av vedtekter eller selskapsavtale. g. Ved tjenesteleveranse fra selskapet til de samme eierkommunene bør det stilles krav om tjenesteavtaler. h. Gjennom krav til resultat og rapportering gir eieren tydelig signaler på hva som forventes av virksomheten. Det er naturlig at eier måler resultatkrav uttrykt med avkastning på den Side 64 av

65 kapitalen de forvalter, krav til kundetilfredshet og HMS forhold, samt likestillingskrav i forhold til styrende organer. i. Det bør utarbeides en klar og forutsigbar utbyttepolitikk. I selskaper der virksomheten har karakter av næringsdrift bør en offentlig eier stille de samme krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. Hvilke krav bør rettes mot offentlig eide selskaper? 1. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. a. Selskapene bør rapportere etter bærekraftig utvikling - prinsippet, det vil si å integrere økonomisk, miljømessig og sosial rapportering. b. Etiske retningslinjer bør / må utarbeides. 2. Eierne skal likebehandles. a. Selskapet bør gi dekkende informasjon i god tid om saker som er til behandling. 3. Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. a. Finansieringen av selskapet må tilpasses typen av virksomhet. b. Selskapet bør ha en egenkapital som er tilpasset mål, strategi og risikoprofil. c. Selskapet bør ha en strategi på kapitalbinding for stor egenkapital kan anses å ikke være ønskelig for kommunen (eier). d. Lønns- og insentivordninger utformes slik at de fremmer verdiskapingen, og skal være rimelige i forhold til konkurrerende bedrifter / kommunalt lønnssystem. 4. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. Dette kan ivaretas ved bruk av en valgnemnd. 5. Styret skal, overfor daglig leder, på uavhengig grunnlag ha en aktiv rolle mht. service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. Styret bør: a. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring. b. Lage plan for eget arbeid, egen kompetanseutvikling, samt evaluere sin virksomhet. Se bakover - siste år: Måloppnåelse, evt. bonus? Regnskap Årsrapport Styreberetning 1. kv. 2. kv. Se fremover lengre sikt: Virksomhetens styringssystem Strategiprosess og retningsvalg Virksomhetens risikohåndtering Se fremover neste år: Mål og budsjett Planer for sentrale prosjekter 4. kv. 3. kv. Nå - inneværende år: Oppfølging av virksomheten Styrets arbeid egenvurdering Iht. til aksjelovens 3-5 har styret handleplikt hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. I slike tilfeller skal styret straks behandle saken. Det samme gjelder hvis det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Side 65 av

66 Å eie er å ville Hensikten med at kommunen selv etablerer foretak og aksjeselskaper, eller går inn som deltaker sammen med andre kan være svært ulike. Ofte er begrunnelsene flere, men det handler om å ville oppnå noe. Hva som er motivet for eierskapet i selskapet har også betydning for hvordan eierstyringen bør innrettes. Det er 5 ulike prinsipper som kan danne et utgangspunkt og nedenfor omtales disse kort. Det er grunn til å bemerke at prinsippene sannsynligvis vil måtte brukes flere sammen når disse i det videre arbeidet, skal brukes på kategorisering av det enkelte selskapet. For eksempel kan Lyse AS og Dalane Energi IKS (AS) 11 kategoriseres som finansielt motivert eierskap pga. årlig utbytte. Samtidig fremgår det av formålet til selskapene at det også er tillagt et ikke ubetydelig samfunnsøkonomisk motiv ved å ha en sentral rolle i lokal og regional utvikling samt god og sikker strømforsyning. Finansielt motivert Selskaper hvor motivet og hovedbegrunnelsen for eierskapet er store muligheter for økonomisk utbytte av innskutt kapital og sterk begrensning av kommunens økonomisk risiko. Samfunnsøkonomisk motivert Selskapsdannelser som er motivert og begrunnet i at kommunen gjennom selskapet vil oppnå totalt sett mer samfunnsøkonomisk gunstige resultater/gjennomføring av oppgaver. Offentlig engasjement og styring i oppgaveløsningen vil stå sentralt i begrunnelsen for denne kategori selskaper. Politisk motivert Selskapsdannelser der motivet og hovedbegrunnelsen for eierskapet er strategisk valg av å posisjonere kommunen / regionen. Verken økonomi, hensynet til tjenesteyting mv. ligger som begrunnelser for denne kategori eierskap. Regionalpolitisk posisjonering Selskapsdannelser som er motivert og begrunnet i at det styrker regionens muligheter og posisjon til å gjennomføre oppgaver ift andre regioner og nasjonalt. Her kan også posisjonering for å utløse statlige midler / prioriteringer være en del av begrunnelsen. Effektivisering av tjenesteproduksjon Selskapsdannelser som er motivert og begrunnet i hovedsak med at fellesløsninger bidrar til mer effektiv tjenesteproduksjon enn å yte tjenesten selv. Det sentrale er å oppnå økt mengde av tjenester for de midlene som er til disposisjon. Generelle kjøreregler Arbeidsformer for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen: a) De valgte representantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en aktiv deltakelse i selskapenes eierorgan b) I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med eiernes styreinstruks / eierkrav c) Der det er mer enn 1 representant valgt av Eigersund kommunestyre i representantskapet / generalforsamlingen skal det utpekes en fraksjonsleder som har særlig ansvaret for koordinering i forkant av eiermøter i selskapet d) I enkeltsaker av prinsipiell og stor betydning kan kommunestyret og / eller formannskapet instruere sine representanter i representantskapet / generalforsamlingen. 11 Dalane energi IKS ble omdannet til AS i Side 66 av

67 Politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene Før møter i selskapene kan / skal de valgte representantene fra Eigersund kommune kunne få politiske avklaringer. Dette gjelder spesielt i saker av uvanlig art eller stor betydning. Dette kan f.eks. skje på følgende måte: Innmelding av sak Avklaring Tilbakemelding Eierepresentanten melder inn sak til ordføreren senest fredag før formannskapet. Eierepresentanten melder inn haste sak til ordfører. Representanten melder spørsmål om en sak til oppklaring. Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører Sekretariatsfunksjon hos rådmannen (fast kontakt). Blir sak under eventuelt for åpen eller lukket dør i formannskapet. Formannskapet foretar den nødvendige avklaring og skal i neste møte få en tilbakerapportering om utfallet. Ordfører gir svar til representanten. Svaret er kommunens råd / syn på saken som eierrepresentanten må forholde seg til. Rådmannen gir svar. EIERSTYRING KOMMUNESTYRETS ROLLE Eierorgan K-styret (kom. foretak) Representantskap (IKS) Generalforsamling (AS) Styret Velges av k-styret Velges av rep.skapet Velges av GF/BF : Formelle styringsdokumenter: Vedtekter Selskapsavtale + Eieravtale + Styreinstruks Vedtekter + Aksjonæravtale + Styreinstruks Kommunestyret NB! Kommunestyre bør delegere nødvendig fullmakt til formannskapet og ordfører slik at en av disse, alt etter hvilken tid som er til rådighet, kan gi råd til eierrepresentantene, eventuelt instruere eierrepresentantene i forhold til kommunens mening i en sak som representantskapet / generalforsamlingen skal ta stilling til / vedta. Rapportering og utvikling av eierskapet for Eigersund kommune Det etableres følgende rutine for et årlig kommunestyremøte hvor selskapene (IKS er, SA er og AS er) samles og presenterer seg for kommunestyret årsregnskap, status, framtidige prosjekter etc. a) Årsrapport og årsregnskap fra selskapene som fremgår av konsernstrukturen legges frem for kommunestyret b) Ett kommunestyremøte forbeholdes eiermøte. c) Rådmannen anbefaler at eiermelding fremmes for politisk behandling hvert andre år. Administrativ støtte og koordinering Rådmannen bistår de folkevalgte representantene, formannskapet og kommunestyret på følgende måte: a) Oversikt over selskapene med tilhørende vedtekter, selskapsavtaler, tjenesteavtaler og lovverk holdes løpende ajour. b) Rådmannen etablerer fast kontaktrutine med administrasjonen i de øvrige eierkommunene, med vekt på selskaper av stor betydning for kommunen. c) Rådmannen yter bistand til de valgte representantene og bistår ordfører faglig i forbindelse med forhåndsavklaringer 15 Side 67 av 240

68 I dette dokumentet vil i det etterfølgende i hovedsak konsentrere seg om forhold i AS er og IKS er m.v. hvor Eigersund kommune har en eierandel, men også selskaper som SA er, 27 og 28 selskaper og stiftelser m.v. vil bli nevnt. Følgende forhold vil bli forsøkt belyst: Har kommunen en tydelig eierstrateg? Stemmer eierstrategien med dagens formål? Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Hvordan er selskapets økonomiske stilling m.v.? Inhabilitet i forhold til ledende stillinger, styremedlemmer, bedriftsforsamling m.v. X* X = Automatisk inhabilitet inntrer ved politisk behandling av saker hvor et selskap er part / har interesser og en som politiker er styrerepresentant i selskapet / bedriftsforsamlingen eller en har ledende stilling i selskapet, jf. forvaltningslovens 6 første ledd bokstav e. X* = Et medlem av et folkevalgt organ skal alltid anses som inhabil dersom hun eller han i egenskap av ansatt i kommunen "har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse" eller medvirket ved en "tidligere avgjørelse i samme sak", jf. 40 nr. 3 bokstav b. Regelen fastslår at denne rollekombinasjonen automatisk fører til inhabilitet. Denne bestemmelsen er dermed strengere enn forvaltningsloven 6, som ikke har noen absolutt regel om inhabilitet i tilsvarende situasjoner, jf. veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner (2011). I prinsippet betyr dette, iht. til kommunelovens 40 nr. 3 bokstav b at leder av et KF, som må betraktes som å ha medvirket til tilretteleggelse av grunnlaget for en avgjørelse, vil være inhabil. Dette vil for øvrig gjelde for alle ansatte som har medvirket iht. 40 nr. 3 bokstav b, og som folkevalgt skal fatte vedtak i saken. STYREVERVREGISTER Bakgrunnen for opprettelsen KS opprettet i 2007 et webbasert register hvor folkevalgte, ansatte og styremedlemmer kan registrere sine verv og økonomiske interesser. Bakgrunnen er et ønske om styrket omdømme og åpenhet om kommunesektoren og dens eierinteresser. Registeret og praktiseringen Registeret er rettet inn mot kommuner, fylkeskommuner og kommunalt eide selskaper. Det er frivillig om kommunen eller selskapet vil knytte seg til. Selv om kommunen eller selskapet beslutter å knytte seg til Styrevervregisteret er det på grunn av personvernlovgivningen frivillig om den enkelte folkevalgte, styrerepresentant eller ansatt ønsker å la opplysninger om seg bli registrert. Når en kommune har besluttet å knytte seg til registeret skal rådmannen sende skriftlig melding om dette til Styrevervregisteret. Det skal her også oppgis navn på oppnevnt kontaktperson i kommunen som er utpekt til denne oppgaven. På dette grunnlaget vil rettighetene for registrering bli åpnet, men det må innhentes samtykke fra den enkelte før registrering kan foretas. Når slikt samtykke foreligger skal den enkelte person selv registrere sine verv og økonomiske interesser. Kommunen må således etablere rutiner som fanger opp endringer ifm. at ansatte slutter eller bytter stilling, folkevalgte fratrer sine verv/slutter og nyvalg foretas. For nærmere beskrivelse av styrevervregisteret vises det til Side 68 av

69 SELSKAPENE I KONSERNSTRUKTUREN 12 INTERKOMMUNALE SELSKAPER (IKS) Dalane energi IKS (AS fra 2016) Selskapet er holdingselskap i Dalane Energi-konsernet. Dalane energi ble etablert med sine nåværende eiere i 1978 (Dalane Elverk, Dalane energi IKS fra 2000 og Dalane energi AS fra 2016). Selskapet eies av de 4 Dalanekommunene: Eigersund (61,31%), Sokndal (13,67%), Lund (13,35%) og Bjerkreim (11,67%). Selskapet er lærebedrift og tar inn lærlinger. Formål Fremgår av vedtekter for Dalane energi IKS (sist revidert ). 4 Selskapets formål er: Dalane energi skal skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være regionens ledende kraftprodusent og leverandør. Dalane energi skal drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Dalane energi skal delta i næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Dalane energi skal utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for kundene. Dalane energi IKS konsernet 2016 Andre eierskap: Ren AS, 2,56% Kværnhuset AS, 20% Grønn Kontakt AS, 2,04% 68,55 årsverk Dalane energi IKS Nett- og kraftproduksjon 1 megawatt (MWh) tilsvarer 1000 kwh 1 gigawatt (GWh) tilsvarer 1000 MWh 1 terrawatt (TWh) tilsvarer 1000 GWh Dalane Kraft AS (100%) 42 GWh) Dalane Breiband AS (37,37%) 80% av Dalane Vind AS ble solgt i desember Bjerkreim Vind AS (35,5%) (150 MWh) Dalane Vind AS (100%) (24MWh) Vikeså kraftverk AS (50%) (18GWh) Drivdal Kraft AS (50%) (8GWh) Stølskraft AS (50%) (6GWh) 12 I selskaper (IKS er og AS er) som genererer utbytte til eierne er det lagt inn Netto driftsmargin (Driftsresultat i % av driftsinntekter), Totalrentabilitet (Driftsresultat + finansinntekter i % av gjennomsnittlig totalkapital), Egenkapitalrentabilitet (Årsresultat i % av gjennomsnittlig egenkapital), Avkastning sysselsatt kapital (Driftsresultat + finansinntekter / sysselsatt kapital) og Egenkapitalandel (Samlet egenkapital + evt. ansvarlig eierlån / totalkapital). Avkastning på sysselsatt kapital og totalrentabilitet vurderes å gi det beste bildet på avkastning i selskapene. Kun egenkapitalandel er oppgitt for datterselskapene i Dalane Energi AS. Se også vedlegg 4 for ytterligere informasjon. Side 69 av

70 Styringsform og styringsorganer Dalane energi IKS (AS) er et konsern. Styrende organer er representantskapet og styret. Styret: Består av 7 medlemmer hvorav 2 fra Eigersund kommune, 1 fra Bjerkreim, 1 fra Lund og 1 fra Sokndal med personlige varamedlemmer. 2 av styrets medlemmer utnevnes av og blant de ansatte. Styret, herunder leder og nestleder utpekes av representantskapet. Styrets medlemmer utpekes for 4 år om gangen, men slik at to styremedlemmer velges i år 2 og tre i år 4. Styrererepresentasjonen i datterselskapene: Dalane Kraft AS 3 styremedlemmer, adm.dir. styreleder + 2 fra administrasjonen. Dalane Breiband AS 3 styremedlemmer; adm.dir. styreleder + 2 eksterne styremedlemmer. Dalane Vind AS 3 styremedlemmer, adm.dir. styreleder + 2 fra administrasjonen. Vikeså Kraftverk AS, Drivdal Kraft AS og Stølskraft AS 4 styremedlemmer hver, 2 fra adm. i Dalane energi. Bjerkreim Vind AS 5 styremedlemmer. adm dir, 3 fra Agder energi og 1 fra Lyse energi. Representantskapet: Representantskapet består av 17 representanter hvorav 8 fra Eigersund kommune, 3 fra Bjerkreim, 3 fra Lund og 3 fra Sokndal. Vedtektsendringer: Krever tilslutning fra deltakende kommuner iht. aksjelov / vedtekter. Kommunens representasjon Eigersund kommune har som nevnt 2 av 7 styrerepresentanter og 8 av 17 representantskapsmedlemmer. I datterselskapene er representasjonen i styrene i det vesentlige organisert med representanter fra Dalane energi IKS og styrerepresentanter fra eksterne eiere, se ovenfor. Etablerte rapporteringsrutiner Innkalling til møte i representantskapet sendes eierkommunene. Årlig oversendes selskapets årsberetning og regnskap til eierkommunene. Årsmeldingen gir, etter rådmannens vurdering, god informasjon om selskapets økonomiske stilling, men gir ikke god nok informasjon om selskapets totale virksomhet, slik at det er vanskelig å enkelt danne seg et bilde av datterselskaper / andre selskaper hvor Dalane energi har et eierskap. Kommunens økonomiske engasjement Eigersund kommune har per i dag ikke ansvarlig lån til selskapet. I 2015 var selskapet et IKS og kommunen ga lånegaranti til selskapet. Av loven følger at eierkommunene i denne selskapstypen er pro rata ansvarlige for de lån selskapet opptar, i forhold til den eierandel kommunen har i selskapet. Fra 2016 er selskapet organisert som et AS, dvs. at kommunen kun hefter for innskutt kapital. Iht. praksis betaler selskapet ut årlig utbytte på 50% av årsoverskuddet, men i 2015 ble utbyttet 9,3 mill.kr. av et overskudd på 8,2 mill.kr., (det ble brukt av fond for gi utbytte i 2015). Nøkkeltall fra konsernet Dalane energi IKS (AS) Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Netto driftsmargin 3,9% 18,1% Totalrentabilitet 1,1% 5,2% Egenkapitalrentabilitet 4,7% 15,4% Avkastning sysselsatt kapital 1,5% 5,0% Egenkapitalandel 27,26% 28,60% Sykefravær 2,23% 2,87% (Alle beløp i hele tusen kroner) Side 70 av

71 Produksjon av kraft er utsatt for risiko: Variasjoner i kraftpris. Omsetningen på kraftbørsen Nordpool foregår i Euro og selskapet er derfor eksponert for svingninger i Eurokurs. Selskapet har høy gjeldsgrad og er dermed utsatt for svingninger i rentemarkedet. I tillegg er investeringer i nettanlegg og kraftproduksjon kapitalkrevende med lang nedbetalingstid. Dalane Kraft AS Dalane Kraft AS, som er 100% eid av Dalane energi IKS (AS), ble stiftet i september 2000 og hadde i 2015 en kraftproduksjon på 51,3 GWh mot 40,6 GWh i Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital* Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 93,72% 95,09% Sykefravær 1,65% - (Alle beløp i hele tusen kroner) * Egenkapitalen for 2015 består av innskutt kapital på 66,79 mill.kr. og opptjent egenkapital 51,986 mill.kr. = 118,776 mill.kr. Økningen i egenkapitalen fra 2014 til 2015 framkommer gjennom et tingsinnskudd på 30,762 mill.kr. minus underskudd 2015 på mill.kr. Hovedårsaken til underskuddet i 2015 på 11,383 mill.kr. skyldes lave kraftpriser. I 2015 var det 10 ansatte i selskapet. Styret besto av 2 menn og 1 kvinne. Drivdal Kraft AS Drivdal Kraft AS ble stiftet i oktober Dalane energi IKS (AS) eier 50% av aksjene i selskapet. Selskapet hadde i 2015 en kraftproduksjon på 10,1 GWh mot 8,4 GWh i Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat 713 1,010 Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 1,31% 3,87% (Alle beløp i hele tusen kroner) Mer enn 50% av aksjekapitalen tapt noe som gjør at styret iht. aksjelovens 3-5 plikter å sette i gang tiltak for å bedre selskapets økonomiske situasjon. Så langt det er mulig å se fra styrets årsberetning er det ikke iverksatt spesielle tiltak i 2015 for å bedre selskapets økonomiske situasjon. Selskapet hadde også et underskudd i 2013 (62 tusen kr.). Side 71 av

72 Styret skriver i sin årsberetning at årsregnskapet er avlagt under forutsetning om fortsatt drift og at en vil komme inn under ordningen med grønne sertifikater fra 2016 noe som vil gi selskapet økte inntekter. Den økonomiske utviklingen i selskapet må nøye følges og styret må ta nødvendige håndgrep for å sikre fortsatt drift. Selskapet har ingen fast ansatte. Styret består av 3 menn og 1 kvinne. Vikeså Kraftverk AS Vikeså Kraftverk AS ble stiftet i 1997 ved omdanningen av Vikeså Kraftverk ANS. Dalane energi IKS (AS) eier 50% av aksjene i selskapet. Selskapet hadde i 2015 en kraftproduksjon på 20,3 GWh mot 18,0 GWh i Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 57,91% 55,48% (Alle beløp i hele tusen kroner) Selskapet hadde et overskudd på som i sin helhet er utdelt som utbytte. Selskapet har ingen fast ansatte og styret består av 3 menn og 1 kvinne. Stølskraft AS Stølskraft AS ble stiftet i oktober Dalane energi IKS (AS) eier 50% av aksjene i selskapet. Selskapet hadde i 2015 en kraftproduksjon på 6,2 GWh mot 4,2 GWh i Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 52,31% 52,44% (Alle beløp i hele tusen kroner) Selskapet hadde et underskudd på -378 som ble dekket ved bruk av egenkapital. Selskapet har ingen fast ansatte og styret består av 3 menn og 1 kvinne. Side 72 av

73 Altifiber AS (tidligere Dalane Breiband AS) Dalane energi IKS (AS) og Lyse Fiberinvest AS er de største eierne med henholdsvis 37,37% og 33,99% av aksjene i selskapet. Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Regnskapsår, forts Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel* 24,12% 25,51% Sykefravær 6% 5% (Alle beløp i hele tusen kroner) * Dersom ansvarlig lån fra eierne tas med som egenkapital er egenkapitalandelen på 34% Altifiber AS har blitt en betydelig aktør innenfor levering av TV- og bredbåndstjenester til privatmarkedet i Dalane og Agder. Når det gjelder driftsåret 2016 og framtidsutsiktene er det mottatt tilbakemelding fra adm.dir. ved Dalane energi AS (IKS) som konkluderer med følgende: 2016 har vært et ekspansivt år med sterk vekst i antall kunder og omsetning, og har vært et år hvor selskapet har rendyrket sin profil, og tilbyr nå kun tjenester levert via fibernett. Det forventes at veksten i omsetning og antall kunder vil fortsette i samme takt gjennom 2017, selv om investeringene kommer til å avta. Omsetningen for 2016 blir på ca. 130 MNOK, noe som er en økning på knappe 20 % fra 2015, og det forventes et årsresultat før skattekostnad på ca. 11,5 MNOK, noe som er en økning på i overkant av 30 % sammenlignet med Veksten i omsetning og resultat forventes også å bedre seg vesentlig også i de kommende årene. Kundeveksten i 2016 var på over 20 %, og selskapet leverer ved utgangen av 2016 tjenester til nærmere husstander. Det forventes like sterk økning i kundeveksten for 2017, men at den deretter vil flate noe ut. Selskapet finansielle stilling vurderes som god, men selskapet kan være utsatt for finansiell risiko knyttet til framtidig rentenivå da over 70% av selskapets langsiktige lånegjeld er knyttet til flytende rente. I 2015 var det 22 ansatte i selskapet. Styret besto av 4 menn. Overlapping, grenseflater og koordineringsbehov Sentrale områder er langtidsplaner for kommunalteknisk infrastruktur og ved rullering av kommuneplanen. I enkeltprosjekter søkes å oppnå samkjøring av anleggsarbeider. For øvrig utøves forvaltnings- og myndighetsoppgaver i tiltak som selskapet er engasjert i. Side 73 av

74 Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Dalane energi IKS har utarbeidet en forretningsidè som sier hva selskapet skal drive med. I 2016 har skjedd en endring ved at Dalane energi er omdannet fra et IKS til et AS. Etter opplysning fra adm.dir. har selskapet høsten 2016 arbeidet med visjon, strategier etc. fram mot 2020, og i begynnelsen av 2017 vil selskapet legge fram dette arbeidet for sine eiere. Med bakgrunn i dette finner ikke rådmannen grunn til å gå inn på dagens eierstrategi etc., men noen elementære forhold må alltid vurderes. Skal en drive etter kun bedriftsøkonomiske prinsipper eller skal det tas samfunnshensyn? Kan selskapet bli en enda bedre næringsaktør i samspill med sine eiere? Bør eierne ha en målsetting om større utbytte enn i dag? Hvilken risikoprofil skal legges til grunn for å gå inn i nye forretningsområder? Er det god nok politisk kontroll med datterselskapene? Er det risikoområder som selskapet er eksponert for i dag / i framtiden? Hvordan bør det rekrutteres til styret bør styret bestå av politikere, administrasjon eller bør styremedlemmene til sammen utgjøre et komplementært styre hvor for eksempel økonomisk, juridisk og annen ønsket kompetanse er representert? Bør fusjon med andre energiselskaper vurderes? b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Eierstrategien stemmer med dagens formål. Nye vedtekter etc. er utarbeidet fra c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Det kommunale samfunnsengasjementet i kraftbransjen har nok på mange måter blitt svekket siden dereguleringen av kraftmarkedet ble foretatt i begynnelsen av 1990-tallet, men samtidig har fremdeles det kommunale engasjementet stor gyldighet, spesielt med tanke på utbytte og samfunnsnytte. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Dalane energi IKS framstår som et solid selskap som de siste 20 årene har gitt utbytte av overskudd / foretatt utbetalinger gjennom nedskriving av egenkapitalen til sine eiere. Resultatmessig ble året 2015 et svakt år. Dette skyldes i hovedsak to forhold; økte lønnskostnader (15 mill.kr. som i hovedsak er relatert til økte pensjonskostnader, 9 mill.kr. i forhold til 2014), og nedskriving av egne prosjekter under utførelse (18,7 mill.kr.), men selskapets økonomiske situasjon vurderes som tilfredsstillende med en egenkapital på 27,26%. 13 Avsatt utbytte i regnskapet for 2015 fra selskapet til kommunens budsjett for 2016 vurderes som lavt sett i forhold til selskapets markedsverdi, men hvis en vurderer avkastningen i forhold til egenkapitalen og hva en ville fått dersom disse pengene ble satt i banken så er det en brukbar avkastning. f) HMS Selskapet har et lavt sykefravær på 2,23%. Dalane energi har utarbeidet etiske retningslinjer. 13 Egenkapitalandelen viser hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital, og dermed også hvor mye av eiendelene som kan gå tapt før kreditorenes fordringer kommer i fare. Det vanligste er å beregne egenkapitalandelen direkte ut fra den bokførte egenkapitalen og se denne i sammenheng med totalkapitalen. Egenkapitalen bør som en tommelfingerregel være på ca. 30%. Side 74 av

75 Rådmannens vurdering Dalane energi IKS vurderes som et solid selskap som driver i tråd med selskapets formål / vedtekter. Risiko innenfor energisektoren (fornybar energi) vurderes i dag som lav og framtidsutsiktene for inntjening bør være til stede. Samtidig har selskapet eksponert seg for andre forretningsområder hvor det er større risiko. Styret må kontinuerlig vurdere og rapportere til eierorganene om risiko innen de forretningsområdene som selskapet er involvert i. Det bør foretas en diskusjon i forhold til eierkontroll og styring i datterselskapene. Nettsiden til Dalane energi IKS vurderes som informativ, dog burde selskapsstruktur, inkl. ulike selskaper som Dalane energi IKS har eierinteresser i samt referat fra møter i representantskapet vært tilgjengelig på selskapets nettside. Layout og innhold i årsberetningen bør gjennomgås for å gjøre den mer informativ. Det bør gjennom opplæring etc. tydeliggjøres de ulike rollene i forhold til selskap, styre, representantskap (eierorganet) og deltakende kommuner slik at det ikke oppstår uheldige sammenblandinger. Dalane energi AS info om konsernet fra Hovedvirksomheten nett, kraftproduksjon og sluttbrukersalg har tradisjonelt vært organisert i morselskapet Dalane Energi IKA / AS I morselskapet ligger det i 2016 fire kraftverk: Grødemfoss, Honnefoss, Øgreyfoss samt rettigheter for Ørsdalen kraftverk (midlertidig stengt). Datterselskapet Dalane Kraft AS ble opprettet i 2000 for å håndtere utbygging av nye kraftverk. I Dalane Kraft AS ligger kraftverkene: Haukland, Lindland og Løgjen som alle er 100 % eid av Dalane Kraft. Under Dalane Kraft AS ligger det 3 deleide kraftverk: Vikeså, Drivdal og Stølskraft som er eid 50 % av Dalane Kraft AS og resten av grunneiere eller som i Stølskraft AS sitt tilfelle, sammen med IVAR. Utgangspunktet for dette er at grunneier har gått inn i selskapet med sine rettigheter og Dalane Kraft AS har stått for utbygging og driftskompetanse. Totalomsetning for kraftproduksjon i Dalane Energi AS konsern var i 2016, 44 mill.kr. Dette er tilnærmet samme nivå som Normalen for de 10 siste år er ca. 51 mill.kr. mot en omsetningsrekord i 2011 på 76 mill.kr. Totalproduksjon i 2016 for Dalane Energi konsernet var 196 GWh. Av dette er 101 GWh (52 %) i morselskapet, 65 GWh (33 %) i Dalane Kraft og 30GWh (15 %) i deleide kraftselskap. Etter avsluttet omdanningsprosess (mars 2017) vil all egen kraftproduksjon være samlet i Dalane Kraft AS. Når det gjelder vindkraftsatsingen ble denne overført til Dalane Kraft AS i Dalane energi IKS / AS sin andel i Bjerkreim Vind er solgt til Norsk Vind Energi. 80 % av andelen i Dalane Vind er solgt til Svåheia Vind Aps i Danmark. (Skovgaard Invest). Det ble i 2016 vedtatt utbygging av Svåheia Vindpark som ventes å komme i drift i Q4, Svåheia Vindpark vil ha en estimert produksjon på 90 GWh. Dalane energi AS legger opp til et begrenset investeringsnivå i årene framover. I all hovedsak dreier det seg om reinvestering i eksisterende nett, mulige nye forretningsområder og lovpålagte oppgraderinger. Regnskapsresultatet for 2016 forventes å bli vesentlig bedre enn for 2015 pga. bl.a. reduserte pensjonskostnader og ingen ekstraordinære avskrivninger. Side 75 av

76 Strategi og visjon 2020 og budsjett / økonomiplan vurderes som ambisiøs, men gir et godt grunnlag for vekst og økt utbytte til eierkommunene samt en målestokk for eierne til å vurdere om selskapet lykkes iht. sine planer. Dalane energi AS konsernet fra 2016 / ,4 årsverk Ren AS, 2,56% Kværnhuset AS, 20% Grønn Kontakt AS, 0,1% Dalane Kraft AS* (100%) 42 GWh) Dalane energi IKS Nett- og kraftproduksjon Dalane Nett AS (100%) Altifiber AS (37,37%) Dalane Vind AS (20%) (24MWh) Vikeså kraftverk AS (50%) (18GWh) Drivdal Kraft AS (50%) (8GWh) Stølskraft AS (50%) (6GWh) Omdanning fra IKS til AS ble foretatt 22. juni Dalane energi IKS ble slettet 14. september Dalane Nett etableres rundt 5. desember i Endelig fusjon Dalane Kraft AS blir gjort i januar / februar Bjerkreim Vind ble solgt i januar * All produksjon av kraft er flyttet ned i Dalane Kraft AS Antatt verdi etter omdannelse fra IKS til et AS er vurdert til i underkant av 1 mrd.kr. (Dalane Kraft, Dalane Nett og Dalane Eiendom i underkant av 700 mill.kr. og Altifiber i underkant av 300 mill.kr.) Side 76 av

77 Dalane Miljøverk IKS (DIM) Dalane Miljøverk IKS Rekom AS Forus Gjenvinning AS Svaaheia Avfall AS Svåheia Eiendom AS Eigersund kommune eier 68,50 prosent av Dalane Miljøverk IKS. 3 av kommunene i Dalane opprettet i 2000 en felles renovasjonsenhet i Rogaland. Dalane Miljøverk IKS eies av de 3 kommunene: Bjerkreim kommune (13,02%), Eigersund kommune (68,50%) og Sokndal kommune (18,48%). Datterselskapet Svaaheia Avfall AS ble stiftet Dette selskapet overtok driften av deponiet på Svåheia fra DIM i DIM sin eierandel er 51%. Svåheia Eiendom AS ble stiftet i 2015 og skal overta forvaltningen av eiendommene på Svåheia. Det er overført betydelige verdier som en kapitaløkning fra DIM til Svåheia Eiendom AS (bankinnskudd / aksjer i Svaaheia Avfall AS). DIM har beholdt aksjer i Svaaheia Avfall AS (6%) og har aksjer i Rekom AS (1,1%) samt Forus Gjenvinning AS (3,5%). DIM har 3 gjenvinningsstasjoner som er sentralt plassert i hver av eierkommunene. Selskapet er ikke registrert som lærebedrift og har ikke lærlinger. Formål (selskapsavtale) 5 Formål og ansvarsområde Dalane Miljøverk IKS har som formål å løse deltakerkommunenes lovpålagt oppgaver innenfor avfallssektoren, herunder også innsamling og behandling av kloakkslam fra private husholdninger. Selskapet kan også utføre andre oppgaver innenfor fagområdet renovasjon eller beslekt-ede områder, dersom dette ikke medfører kostnader som gir økte renovasjonsgebyrer. Selskapet kan, etter vedtak i representantskapet, opprette aksjeselskap eller delta i slike der dette er formålstjenelig for å ivareta sine interesser innenfor ansvarsområdet. Sentrale oppgaver Dalane Miljøverk IKS sine sentrale oppgaver er å løse deltakerkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren. Styringsform og styringsorganer Selskapet er et interkommunalt selskap opprettet i medhold av Lov av 29. januar 1999 nr. 06 om interkommunale selskaper (IKS-loven) og Kommuneloven kapittel 12. Styret : Består av 7 medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge. Bjerkreim og Sokndal kommune velger hver 2 representanter, mens Eigersund kommune velger 3 representanter til styret. Det velges 3 varamedlemmer i rekkefølge. Styrets medlemmer velges for to år. Representantskapet: Består av 7 representanter og varamedlemmer i rekkefølge. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Deltakerkommunene Bjerkreim og Sokndal velger 2 representanter hver og 2 vararepresentanter i rekkefølge, mens Eigersund velger 3 representanter og 3 vararepresentanter i rekkefølge til representantskapet. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen gjelder oppnevningen for 4 år jfr IKS-loven 6. Representantskap og styret skiftes når regnskap / årsberetning for kommunevalgåret er godkjent av representantskapet. Endring av selskapsavtalen: Eierne kan endre selskapsavtalen når eierne som representerer minst 75% av eierandelen fatter likelydende vedtak om dette. Representantskapet kan fatte vedtak om endringer i selskapsavtalen som ikke omfattes av de gjeldende reglene i IKS-loven 4. Side 77 av

78 Kommunens økonomiske engasjement Eigersund kommune betaler for tjenestene ved at selskapet krever inn bl.a. renovasjonsavgift for kommunen. Av loven følger at eierkommunene i denne selskapstypen utad er pro rata ansvarlige for de lån selskapet opptar, i forhold til den eierandel kommunen har i selskapet. I selskapsavtalens 5 sto det tidligere at erverv ikke er hensikten med selskapet og at eierne ikke skal ta ut utbytte, men dette er nå fjernet pga. endringer vedrørende skatteplikt i Det foreligger ikke skatteplikt på den virksomheten som er til selvkost (husholdningsavfall / septiktømmin), men det er skatteplikt på grunnutleie og overskudd av næringsvirksomheten (næringsavfall / slam). Eierne kan etter dette ta utbytte fra selskapet. Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat * Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital * Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 46,12% 43,98% Sykefravær 0,8% 0,9% (Alle tall i hele kr.) * Svaaheia Avfall AS genererte i 2015 et årsresultat på 2,165 mill.kr. mot 5,646 mill.kr. i 2014 (lav varekostnad i 2014), og har en egenkapital på 14,059 mill.kr. per Total balansesum er på 35,539 mill.kr. * Svåheia Eiendom AS, som ble startet i 2015) genererte i 2015 et underskudd på 45 tusen kroner. Egenkapitalen er på 12,578 mill.kr. og den totale balansesummen er på 12,632 mill.kr. Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Dalane Miljøverk IKS har utarbeidet en formålsparagraf som sier en del om hva selskapet skal drive med. Fokus bør rettes mot følgende: Hvilken risikoprofil skal legges til grunn for å gå inn i nye forretningsområder? Bør en vurdere sammenslåing med andre selskaper for å håndtere av avfallsproblematikken på best mulig måte? Bør DIM omdannes til et AS (forslag fra representantskapet om dette sak4. pkt. 2 / 16) Hvordan bør det rekrutteres til styret bør styret bestå av politikere eller skal målsettingen være å sette sammen et komplementært styre som består av for eksempel økonomer, jurister, politikere etc. som kan gi styret en totalt sett god komplementær kompetanse? b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Så langt som rådmannen har registrert foreligger per i dag ingen eksplisitt eierstrategi. Eierne bør på et tidspunkt utmeisle visjon og hovedmålsetting for selskapet samt synliggjøre hvilke forventninger eierne har. Rådmannen mener at utmeisling av visjoner, mål og strategi for selskapet må skje i nært samarbeid med eiere og styre. Det bør således nedsettes et representativt arbeidsutvalg fra deltakerkommunene som får i oppdrag å utarbeide visjoner og mål for Dalane Miljøverk IKS. Side 78 av

79 c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet har stor gyldighet. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Dalane Miljøverk IKS framstår som et meget solid selskap som har generert gode overskudd den tiden det har eksistert. Selskapet har, som det framgår overfor en formålsparagraf, men det framgår ikke hvilken egenkapitalandel selskapet har som målsetting å ha. f) HMS Sykefraværet var på lave 0,8% i Det er ikke meldt om skader som har resultert i fravær hos ansatte. Rådmannens vurdering: Dalane Miljøverk IKS vurderes å være et meget solid selskap med en egenkapital på 46,12%. Størrelsen på egenkapitalen bør vurderes nøye ut fra selskapets framtidige planer, og eierne bør vurdere om selskapet skal utbetale utbytte. Eierkommunene bør vurdere om det er behov for å utarbeide en selskapsspesifikk eierstrategi overfor selskapet. Selskapet bør utarbeide en strategiplan og styreinstruks (etiske retningslinjer ble vedtatt av representantskapet i sak 3/16). Risiko vurderes som moderat, men i forhold til den mest konkurranseutsatte delen av selskapet kan det hefte en viss risiko. Det bør nøye vurderes om fusjon med andre renovasjonsselskaper vil være tjenelig for å øke kundemasse og redusere risiko. Eierne bør vurdere om styret skal bestå av bare politikere eller om en skal ha en filosofi om at styret skal være så komplementært som mulig. Det bør gjennom opplæring etc. tydeliggjøres de ulike rollene i forhold til selskap, styre, representantskap (eierorganet) og deltakende kommuner slik at det ikke oppstår uheldige sammenblandinger. Så langt som rådmannen vet bruker ikke selskapet lærlinger. Det anbefales at det arbeides gjennom kommunens eierrepresentanter med å få selskapet registrert som lærebedrift slik at selskapet kan ta i bruk lærlingordningen. DIM sine nettsider bør oppgraderes slik at ulike dokumenter som innkalling til bl.a. representantskapsmøter / vedtak, årsregnskap / årsberetning for DIM og datterselskapene blir tilgjengelige på selskapets nettside. Side 79 av

80 Rogaland Revisjon IKS Eigersund kommune eier 3,79 prosent av Rogaland Revisjon IKS. 16 av kommunene i Sør- Rogaland, Midt-Rogaland, Nord-Jæren og Rogaland fylkeskommune opprettet 1. juli 2004 en felles revisjonsenhet i Rogaland. De daværende tre distriktsrevisjonene og fylkeskommunens revisjonsenhet inngår i selskapet. Deltakernes eierandel og ansvarsdel samsvarer med deltakernes innskudd til selskapets driftsfond kr etter følgende fordeling*: *Suldal kommune deltaker fra Selskapet er så langt det er mulig å se ikke registrert som lærebedrift og har ikke lærlinger. Formål (selskapsavtale) Selskapsavtalen for Rogaland Revisjon IKS, ble vedtatt i Korrigert for bortfall av en av kommunene er gjeldende selskapsavtale datert 31. desember Formål og ansvarsområde Rogaland Revisjon IKS skal utføre de lovpålagte revisjonsoppgaver for deltakerne. Selskapet kan utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne, og det kan også utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre selskaper innfor det som følger av lovverket. Sentrale oppgaver Rogaland Revisjon IKS skal utføre revisjon i og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens kapitel 12 og forskrift om revisjon. Dette omfatter også forvaltningsrevisjon og selskapskontroller 14, revisjon av kommunale foretak og andre oppdrag som Rogaland Revisjon IKS kan utføre iht. gjeldende lover. 15 Selskapets tjenester: 14 Kontrollutvalgsekretariatet kan utføre selskapskontroll uten forvaltningsrevisjon. Dette er foreslått endret i arbeidet med ny kommunelov. 15 Rogaland Revisjon IKS har avtale med revisjonsdirektørens enkeltpersonforetak som reviderer oppdrag etter revisorloven hvor IKS-et ikke kan ha oppdraget. Enkeltpersonforetaket leier ansatte i Rogaland Revisjon IKS iht. egen avtale. Dette er en pragmatisk ordning slik at ansatte, som ikke har tilstrekkelig relevant praksis når de ansettes, kan få tilstrekkelig praksis både innenfor og utenfor Rogaland Revisjon IKS og dermed sin autorisasjon. Det har fra KS, KS-bedrift og NKRF blitt arbeidet med å endre på det som oppfattes som en konkurranseulempe ved at regelverket, som sier at kommunal revisjon, i motsetning til privat revisjon, ikke får godkjent mer enn 2 av 3 års praksis som kreves for å bli autorisert som revisor, jf. lov om revisjon og revisorer, Side 80 av

81 Styringsform og styringsorganer Selskapet er et interkommunalt selskap opprettet i medhold av Lov av 29. januar 1999 nr. 06 om interkommunale selskaper (IKS-loven) og Kommunelovens kapittel 12. Styret : Består av 6 medlemmer med personlige varamedlemmer. 5 av styrets medlemmer og varamedlemmer velges av representantskapet etter innstilling fra valgkomiteén. Valgkomiteén består av leder og nestleder i representantskapet. 1 styremedlem med vararepresentant velges av og blant de fast ansatte til styret. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen velges styrets medlemmer for to år, og valgperioden kan ikke settes lengre enn 4 år. Representantskapet: Består av 18 representanter med personlige varamedlemmer. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Deltakerkommunene og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant til representantskapet. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen gjelder oppnevningen for 4 år jfr IKS-loven 6. Ved voteringer vektes den enkelte kommunes stemme svarende til deltakernes eierandel i selskapet med utgangspunkt i fremmøtte deltakere. Endring av selskapsavtalen: Representantskapet kan fatte vedtak om endringer. Ved avstemning henviser selskapsavtalen til de gjelder reglene i IKS-loven 4. Tjenesteavtalen : Hver av deltakerkommunene og fylkeskommunene har inngått likelydende avtale om revisjonstjenester fra selskapet. Avtalen spesifiserer omfanget av tjenesteleveransen, utgiftsdekning, samt regler for oppsigelse av tjenesteavtalen. Eiermøte : Selskapet har tatt i bruk eiermøte som form for orienteringer og strategiske drøftinger med eierkommunene. Kommunens representasjon Kommunestyret oppnevner 1 medlem med personlig varamedlem til representantskapet. Representant og personlig varemedlemmer oppnevnes for 4 år, og følger kommunevalgperioden. Eigersund kommune har pt. ingen styremedlemmer i selskapet. Etablerte rapporteringsrutiner Årlig legges selskapets årsberetning og regnskap frem og behandles av representantskapet. Enkeltsaker av uvanlig art eller stor strategisk betydning, og saker hvor vedtektene i selskapet eller loven krever det, fremmes til kommunestyret i forkant for behandling i representantskapet. Selskapet har med hjemmel i tjenesteavtalen etablert en målsetting med minst 1 dialogmøte i løpet av året med rådmannen. Status på arbeidet så langt i året, gjennomføring av planlagte tiltak videre og eventuelt behov for initiering av korrigeringer blir drøftet. Arbeidsformen er en målrettet metode for styring iht. tjenesteavtalen. Kommunens økonomiske engasjement Eigersund kommune betaler for tjenestene iht. tjenesteavtalen. I tillegg betaler kommunen for revisjonens arbeid med forvaltningsrevisjoner / selskapskontroller m.v. Kontrollutvalget avgir innstilling om neste års budsjettramme til kommunestyret. Rammene fastsettes av kommunestyret i vedtaket om budsjett / økonomiplan. Av loven følger at eierkommunene i IKS-selskaper utad er pro rata ansvarlige for de lån selskapet opptar, i forhold til den eierandel kommunen har i selskapet. Selskapsavtalen omtaler ikke spørsmålet om økonomisk utbytte fra selskapet til eierne. IKS-loven 29 omtaler utdelinger, og her fremgår det at etter forslag fra styret eller med styrets samtykke kan representantskapet beslutte utdeling av selskapets midler. Side 81 av

82 Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat (1.457) (4.928) Årsresultat (1.052) (3.154) Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 20,12% 24,87% Sykefravær 5% 5% (Alle tall i hele kr.) I årsberetningen for 2015 skriver styret at årsaken til det sykefraværet på 5% bl.a. er langtidssykemelding og sykemeldinger i forbindelse med svangerskap. Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Rogaland Revisjon IKS har utarbeidet en formålsparagraf som sier en del om hva selskapet skal drive med. Eierne bør på et tidspunkt rette fokus mot følgende: Skal selskapet kun drive etter bedriftsøkonomiske prinsipper eller skal andre hensyn vektlegges? Skal eierne ta ut utbytte fra selskapet? Hvilken risikoprofil skal legges til grunn for å gå inn i nye forretningsområder? Bør datterselskaper opprettes? Bør selskapet omgjøres fra et IKS til et AS for å minimalisere økonomisk risiko for eierne? Bør fusjonering med andre revisjonsenheter vurderes? 16 Rådmannen mener at framtidig utmeisling av visjoner, mål og strategi for selskapet må skje i nært samarbeid med eiere, styre og daglig leder. b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Det foreligger eierstrategi og mål for selskapet som er i tråd med selskapets formål. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Etter at det i 2004 ble gjennomført en endring i forhold til å få på plass et klart skille mellom kontrollutvalget som bestiller og revisjonen som utfører ble Rogaland Revisjon IKS etablert som en konkurrent til private revisjonsfirmaer. Etter rådmannens syn har en gjennom etableringen av Rogaland Revisjon IKS lykkes med dette, og en mener at det kommunale engasjementet har gyldighet, men at den økonomiske utviklingen i selskapet må nøye følges. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål. Styret har i 2015 ajourført og videreutviklet visjon, verdier og vedtatt strategi for valgperioden. 16 Det er i 2016 utarbeidet forslag om å fusjonere med Vest-Agder revisjonsdistrikt og endre selskapsform fra IKS til et samvirkeforetak (SA), men etter tilbakemeldinger fra eierkommunene har styret i sak 026/2016 vedtatt å utsette dette inntil videre. Side 82 av

83 e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Rogaland Revisjon IKS har ikke generert overskudd de siste 2 årene, noe som har bidratt til å redusere selskapets egenkapital. 17 Dersom denne trenden fortsetter kommende år vil en fort begynne å tære på innskutt kapital som er på 4 mill.kr. I årsberetningen for 2015 ble det sagt at...underliggende driftsforhold vurderes som meget gode. Revisjonsdirektøren mente da at selskapets årsresultat for 2016 vil bli forbedret slik at egenkapitalen ikke ville bli redusert ytterligere. Fra adm.dir. er det imidlertid opplyst at årsresultatet for 2016 viser et nytt underskudd (0,567 mill.kr.) dvs. at aksjekapitalen er redusert fra ca. 9,4 mill.kr. i 2013 til ca. 4.6 mill.kr. ved utgangen av 2016, og dersom denne utviklingen fortsetter vil en snart begynne å tære på innskutt kapital. Den negative økonomiske utviklingen i selskapet tilsier at det må gjennomføres tiltak som enten øker inntektene eller reduserer kostnadene (lønnskostnadene utgjorde 84% av driftskostnadene i 2015). Selskapet har, som det framgår overfor en formålsparagraf, men det framgår ikke hvilken egenkapitalandel selskapet har som målsetting å ha. Rådmannen anbefaler at følgende økonomiske forhold bør avklares: Målsetting om størrelse på selskapets egenkapitalandel Avklaring om det skal skje en framtidig overskuddsdeling mellom eiere og selskap når selskapets økonomiske situasjon tilsier at dette er, men det må samtidig understrekes at utdeling av utbytte vurderes som urealistisk i overskuelig framtid. f) HMS Det har ikke vært skader eller ulykker i virksomheten. Sykefraværet var på 5% i 2014 og det samme i Rådmannens vurdering Selskapet har hatt et negativt årsresultat på tilsammen i overkant av 4 mill.kr.de siste to årene som er dekket ved bruk av oppspart egenkapital. Egenkapitalen var per på 5,2 mill.kr. (20,12%). Årsregnskapet for 2016 viser et nytt underskudd på 0,567 mill.kr. Den økonomiske utviklingen vurderes som urovekkende med en stadig redusert egenkapital, og styret må gjennomføre tiltak slik at ikke oppspart / innskutt egenkapital reduseres ytterligere. Risiko i forhold til selskapet vurderes å ligge i forhold til om deltakerkommunene kjøper like mange forvaltningsrevisjoner som før eller velger å konkurranseutsette revisjonstjenester. Eierne bør vurdere om styret skal bestå av bare politikere eller om en skal ha en filosofi om at styret skal være så komplementært som mulig, for eksempel ved bruk av valgnemnd. Leder av representantskapet møter som observatør i styret. Det bør vurderes om dette kan føre til en utilsiktet rolleblanding. Det bør gjennom opplæring tydeliggjøres de ulike rollene i forhold til selskap, styre, representantskap (eierorganet) og deltakende kommuner slik at det ikke oppstår uheldige sammenblandinger. Dersom det er mulig innenfor selskapets driftsform anbefaler rådmannen at det gjennom kommunens eierrepresentanter arbeides med å bli lærebedrift og få på plass en lærlingordning. Rogaland Revisjon IKS sine nettsider vurderes som gode, men det anbefales at også årsregnskap / årsberetning, vedtekter, referat fra representantskapsmøter m.v. blir tilgjengelige på nettsiden Dette skyldes bl.a. endring av regnskapsforskriftene vedrørende estimatavvik for pensjoner. Pensjonsforpliktelsene i selskapet er store og utviklingen følges nøye av både styre og representantskap. Nytt kapitalinnskudd eller økte priser må vurderes dersom den økonomiske utviklingen fører til underbalanse. Side 83 av

84 Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS er en omorganisering av tidligere IKA Rogaland (etablert i 1976) fra et interkommunalt foretak til et interkommunalt selskap. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA) er heleid av 24 rogalandskommuner og 5 interkommunale selskaper. Eigersund kommune sin eierandel er på 5,16%. IKA arbeider med dokumentbehandling og oppbevaring av arkivmateriale, og er et rådgivingsorgan for eierne. IKA er i tillegg depot for eldre og avslutta kommunale arkiver. IKA har 5 ansatte og er samlokalisert med Statsarkivet i Stavanger. Formål (selskapsavtale) Selskapsavtalen (vedtektene) for IKA ble sist revidert 20. april Formål og ansvarsområde Selskapet skal arbeide for at arkivmaterialet fra deltakerne eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative, juridiske og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven. Selskapet skal tilby depotplass for deltakernes arkivmateriale, samt veilede deltakerne slik at de har tilfredsstillende oppbevaringsforhold for arkivmateriale. Selskapet skal i samråd med deltakerne arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester hos deltakerne. Sentrale oppgaver Være et kompetansesenter som bidrar til forsvarlig dokumentbehandling / arkivering av offentlige dokumenter. Styringsform og styringsorganer Selskapet er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper av 29. januar Styret : Består av 6 medlemmer med 4 varamedlemmer som velges av representantskapet. Styrets medlemmer velges for to år av gangen. Representantskapet: Består av 29 eierrepresentanter og velger selv sin leder og nestleder. Endring av selskapsavtalen (vedtektene): Endring av selskapsavtalen må vedtas av samtlige eiere. Eiermøte : Det er ikke etablert ordning med eiermøter. Kommunens representasjon Eigersund kommune har 1 representant i representantskapet. Kommunens økonomiske engasjement Eigersund kommune betaler for tjenester som kjøpes fra selskapet. Deltakerne har et proratisk ansvar for selskapets gjeld og forpliktelser. Side 84 av

85 Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat 673 (301) Årsresultat 778 (138) Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld 0 0 Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 88,54% 86,28% Sykefravær * Ikke oppgitt Ikke oppgitt (Alle tall i hele kr.) Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Selskapet har vedtekter som forteller hva som er selskapets formål. b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Det foreligger per i dag ingen eksplisitt eierstrategi og dette vurderes heller ikke nødvendig for denne type selskap. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet har stor gyldighet. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål slik det i dag framstår. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Selskapets økonomiske situasjon vurderes som meget god. Rådmannens vurdering: Rådmannen har ingen andre kommentarer enn at en mener at det kommunale engasjementet / eierskapet i selskapet videreføres. Side 85 av

86 Rogaland Brann- og Redning IKS Rogaland brann og redning IKS er et interkommunalt selskap med ti eierkommuner: Gjesdal, Klepp, Kvitsøy, Sola, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Stavanger, Finnøy og Time. Avdelingen Miljørettet helsevern (MHV) utfører tjenester for: Egersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sokndal, Sola, Stavanger, Strand og Time kommuner. Formål (selskapsavtale) Kjøp av tjenester. Sentrale oppgaver Selskapet har ansvaret for brann- og redningsberedskap, for brannforebyggende og kontrollerende oppgaver i kommunene, herunder skjenkekontroll, som er den delen av selskapet som selger tjenester til Eigersund kommune. Styringsform og styringsorganer Selskapet er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper av 29. januar Styret: Styret har 7 representanter med vararepresentanter. Representantskapet: Selskapets øverste organ, representantskapet, består av 16 representanter - fordelt i forhold til folketallet i eierkommunene. Kommunens representasjon Ingen. Kommunens økonomiske engasjement Bestemmelser i alkoholloven sier at alle skjenkestedene skal ha minimum en kontroll per år, og at antall kontroller skal være tre ganger så mange som antall steder. Eigersund kommune sitt økonomiske engasjement er å betale for antall kontroller som bestilles. Nøkkeltall fra selskapet Det er ikke lagt inn nøkkeltall for selskapet da Eigersund kommune kun kjøper tjenester og ikke har et økonomisk ansvar for selskapet eller eierskap som generer forpliktelser. Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Ikke vurdert. b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Ikke vurdert. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet gjennom kjøp av tjenester (skjenkekontroll) har gyldighet. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Ikke vurdert. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Ikke vurdert. Rådmannens anbefalinger Rådmannen anbefaler at en fortsatt kjøper tjenesten skjenkekontroll fra Rogaland Brann og Redning. Side 86 av

87 AKSJESELSKAPER Lyse energi AS Eiere og eierandeler Eigersund kommune har aksjer og eier 2,951 prosent av Lyse Energi AS. Aksjonærene er 16 kommuner i Sør-Rogaland, nærmere bestemt: Stavanger (43,676 prosent), Sandnes (19,531 prosent), Sola (8,741 prosent), Time (5,832 prosent), Klepp (4,229 prosent), Hå (3,785 prosent), Randaberg (3,785 prosent), Eigersund (2,951 prosent), Strand (2,532 prosent), Rennesøy (1,150 prosent), Hjelmeland (0,994 prosent), Gjesdal (0,993 prosent), Finnøy (0.909 prosent), Lund (0,713 prosent), Bjerkreim (0,512 prosent) og Kvitsøy (0,233 prosent). Selskapet er heleid av kommunene. Formål (vedtekter) Vedtekter for Lyse Energi AS. Som vedtatt på ekstraordinær generalforsamling 26. november Sist endre april Selskapets formål er å: Skape verdier for kundene, eierne og samfunnet Sørge for en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder Være en kundeorientert, konkurransedyktig aktør og en attraktiv samarbeidspartner Kunne tilby kundeløsninger som gir kunden valgfrihet og mulighet for effektive og miljøvennlige energiløsninger Delta i næringsutvikling og næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten selv eller i samarbeid med andre, gjennom etablering, aksjekjøp, sammenslutning m.v. Selskapets aksjekapital er kr fordelt på aksjer à kr 1.000,-, hvorav Eigersund kommune eier aksjer (2,951%). Ved salg eller annen avhendelse av aksjer skal de øvrige aksjonærer ha forkjøpsrett. Selskapets styre skal bestå av 8 medlemmer med personlige varamenn. Styret, herunder leder og nestleder, utpekes av bedriftsforsamlingen. Styrets medlemmer utpekes for 2 år ad gangen. 2 av styrets medlemmer utpekes av og blant selskapets ansatte. I tillegg oppnevner de ansatte en observatør med møte- og talerett i styret. Lyse AS prioriterer arbeidet med kjønnsrepresentasjon i sine styrer. Selskapet har egen bedriftsforsamling. 18 Selskapets bedriftsforsamling skal bestå av 66 medlemmer, med personlige varamedlemmer, hvorav 44 medlemmer oppnevnes av selskapets akjonærer. 1/3 av bedriftsforsamlingen velges av og blant selskapets ansatte. Bedriftsforsamlingens medlemmer velges for 4 år ad gangen. Kommunens representasjon Eigersund kommune skal oppnevne 1 representant med personlig vararepresentant til bedriftsforsamlingen i Lyse Energi AS. Iht. aksjonæravtalen plikter eierne, i generalforsamlingen, å stemme for de forslag som den enkelte eier fremmer. 18 Vedtektene 11. Bedriftsforsamlingen skal føre tilsyn med styrets og administrerende direktørs forvaltning av selskapet,herunder: underskudd. Etter forslag fra styret treffer bedriftsforsamlingen avgjørelse i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til selskapets ressurser eller rasjonalisering av driften som vil medføre større endringer elleromdisponeringer av arbeidsstyrken. Side 87 av

88 Sentrale oppgaver Som det framgår av vedtektenes 3 skal selskapet skape verdier for kundene, eierne og samfunnet. Da selskapet ble stiftet i juni 1998 var energiproduksjon og drift av energinettet de viktigste forretningsområdene, men gode strategiske beslutninger har gjort at selskapet i dag også er en stor nasjonal aktør når det gjelder telecomvirksomheten. Konsernet endret navn fra Lyse Energi AS til Lyse AS i Samtidig endret kundeserviceselskapet, som tidligere het Lyse AS, navn til Lyse Dialog AS. Lyse Kraft AS er i dag et tomt selskap. Se for ytterligere informasjon om konsernets historie. Se neste side for ytterligere info om Lyse AS sin juridiske struktur Side 88 av

89 Oversikt over segmentinndeling => Konsolideres inn 100 % => Innregnes i konsernet etter bruttometoden => Innregnes etter EK-metoden => Innregnes etter kostmetoden (pga vesentlighet) => Andre investeringer som innregnes etter kostmetoden => Innregnes via "mor" ENERGI INFRASTRUKTUR OG ELNETT TELEKOM ANDRE INVESTERINGER inkl. Smartly 100 % 49 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 00xx Athomstart Invest 141 AS 1011 Skangas AS 0050 Lyse Produksjon AS 0040 Lyse Energisalg AS 0055 Lyse Neo AS 0020 Lyse Elnett AS 0057 Altibox AS 0073 Lyse Fiber AS 0072 Lyse Fiberinvest AS 0016 Lyse Energi AS 0017 Lyse Kraft AS 0081 Smartly AS 0071 Lyse Link AS 0030 Lyse Dialog AS 0010 Lyse AS (MOR) 100 % 66,7 % 100 % 0,02 % 50 % 100 % 50 % 50 % 15 % 34 % Skangas Business Services AB 0096 Jørpeland Kraft AS 0054 Forus Energi gjenvinning AS 2001 Norsk Rasjonell Everksdrift AS 5706 Hello AS 0074 StayOn AS 7211 Istad Fiber AS 8102 Alba Smart AS 8101 Sensio AS 8103 Sedevices AS ,039 % 0011 Norwegian Lyse Eiendom Energy Mariero AS Company AS 0012 Lyse Eiendom Jørpeland AS 100 % 17,964 % 34 % 10 % 100 % 71% 100 % 100 % Skangas Terminal AB Ulla - Førre 5501 Forus Energi gjenvinning KS 7210 Altibox DK 7208 Viken Fiber Holding AS Viken Fiber AS Safemate AS 8,57 % 1008 Såkorn Invest 2 AS 100 % Skangas Terminal Gävle AB 41,1 % Sira-Kvina 43 % 5503 Forus Energi gjenvinning 2 AS 16,6% Stamfiber AS 100 % 0079 Signal Bredbånd AS 33,99% 7202 Altifiber AS 22 % 1012 Biogass Konsortium AS 100 % 33,3 % 37,3 % 39 % 100 % 10 % Skangas OY 8800 Vici Ventus 7212 Bergen Fiber AS 7207 Nimbus Direct AS Nimbus Connect AS Nordic Edge AS 100 % 22,25 % 100 % Skangas LNG Production AS 5008 North Conneth AS Dampskipsbryggen 8 AS 50 % 22,25 % Hirtshals LNG AS 5009 North Conneth KS Kommunens økonomiske engasjement Iht. aksjonæravtalen betaler selskapet ut årlig utbytte. Etablert praksis har vært at det utbetales et utbytte til eierne som tilsvarer 60% av selskapets årsoverskudd. I 2015 ble det utbetalt 420 mill.kr. i utbytte. Utbyttet for Eigersund kommune var på 12,4 mill.kr. Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Netto driftsmargin 28,1% 54,8% Totalrentabilitet 7,7% 16,1% Egenkapitalrentabilitet 11,4% 42,5% Avkastning sysselsatt kapital 10,1% 22,1% Egenkapitalandel / egenkapital og ansvarlig lån 27,6% / 37,4% 27,6% / 38,6% Sykefravær 3,33% 3,09% (Alle beløp i hele tusen kroner). I 2015 var det 1203 årsverk(72% menn og 28% kvinner) i konsernet mot 1037 i Økningen skyldes oppkjøp. Lyse AS arbeider aktivt for å rekruttere kvinner i ledende stillinger. I Lyse AS konsernledelse er det 6 menn og 2 kvinner. Årsresultatet i 2014 var uvanlig høyt som følge av nedsalget i Skangas AS, som ga et resultatbidrag på millioner kroner. Konsernets årsresultat preges av lave kraftpriser og årets vannkraftproduksjon på 6,5 TWh (middelproduksjon 5,7 TWh) kompenserte ikke for fallet i markedspriser på kraft. Side 89 av

90 Også årsresultatene fra gass og varmevirksomheten påvirkes negativt av lave råvarepriser på energi, mens telekomvirksomheten fortsetter veksten og har i 2015 styrket markedsposisjonen gjennom organisk kundevekst og oppkjøp. Telekomvirksomheten hadde ved årets utløp aktive bredbåndskunder (på egen og partneres fiber), og på fiber eiet av Lyse. Forretningsområdene i Lysekonsernet (tall i millioner kroner) Energi LNG Telekom Infrastruktur og elnett Andre og elimineringer Underliggende driftsresultat* * Driftsresultat, inkludert engangsposter og urealiserte verdiendringer. For Lyse er det betydelig volumog prisrisiko knyttet til produksjon og handel med kraft. I det nordiske kraftmarkedet har nedbørsforhold, etterspørsel og markedsprisene på kull, olje og CO2-kvoter betydning for markedsprisen på kraft. Styret i Lyse mener at de siste 15 års strategi med diversifisering og vekst har vært vellykket. Svekkede resultater fra energivirksomheten som følge av lavere energipriser motvirkes nå av forbedrede resultater fra televirksomheten. Styret vil videreføre denne strategien og fortsette utviklingen av Lyse-konsernet til et flernytte selskap (multi-utility). Dette innebærer en vekststrategi innenfor selskapets 3 forretningsområder, Energi, Telekom og Infrastruktur og elnett. Lyse sine datterselskaper Lyse Produksjon AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel / egenkapital og ansvarlig lån 11,0% 13,0% Totalrentabilitet 18,0% 23,0% Avkastning sysselsatt kapital 27% 39% Sykefravær 1,5%% 2,5% (Alle beløp i hele tusen kroner) Antall årsverk: 63 (89% menn og 11% kvinner) mot 61 i Lyse sitt selskap for produksjon av vannkraft. Det skal bygges nytt kraftverk i Lysebotn (Lysebotn II - ferdigstilles i 2018). Organisasjonen tilpasses fremover nytt kraftmarked med økt import / eksport ut av landegrensermed. Nytt vannkraftverk har høyere installert effekt og kan dermed produsere mer innenfor en kortere tidsperiode dette gir muligheter for å skru produksjonen opp og ned med det mål å produsere mest når prisene er høyest. Risiko kan være lavere nivå på kraftpriser enn historisk samt større svingninger i pris enn tidligere. 19 Begrep brukt ved utarbeidelse av konsernregnskap. Mellom selskap innenfor samme konsern vil det forekomme en rekke forskjellige transaksjoner. Når man skal utarbeide konsernregnskap, må disse transaksjonene elimineres fordi regnskapet bare skal vise transaksjoner med andre. De vanlige interne transaksjonene er: kjøp og salg av varer og tjenester, fordringer og gjeld, renter, utbytte, konsernbidrag. Side 90 av

91 Lyse Produksjon AS - datterselskaper / andre Jørpeland Kraft AS (67% eierandel) årsresultat: 50,349 mill.kr. Sira-Kvina AS (41,1% eierandel) årsresultat: 180,063 mill.kr. Ulla-Førre AS (18% eierandel) årsresultat: 76,127 mill.kr. North Connect (22% eierandel) Dette er et selskap som jobber for kabler for overføring av kraft til UK. ( ) o Selskapet har ingen inntekter det er et prosjekt der Lyse, Agder Energi, Eco og Vattenfall samarbeider for overføringskapasitet til UK. Lyse Neo AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 52,85% 33,04% Totalrentabilitet -1,7% 22,5% Avkastning sysselsatt kapital -4% 1,5% Sykefravær 2,71% 3,79% (Alle beløp i hele tusen kroner). Antall årsverk: 35 (81% menn og 19% kvinner) Lyse Neo har ansvar for utvikling av de nye energiløsningene og produktene gass, biogass, fjernvarme, fjernkjøling, gass som drivstoff (CNG) og elektrisitet i transportsektoren. Selskapet bygger fjernvarmeakser fra forbrenningsanlegg på Forus til Sandnes, Stavanger og Sola. Drifter, eier og selger gass på gassinfrastruktur. Risiko for selskapet knytter seg både til en direkte prisrisiko og at kundene kan substituere gassbruk med andre energikilder om prisen på naturgass blir for høy. Lyse Neo AS - datterselskap Forus Energigjenvinning AS (100% eierandel) årsresultat: 0,469 mill.kr. Lyse Energisalg AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel / egenkapital og ansvarlig lån 20,4% 26,4% Totalrentabilitet 23,1% 17,8% Avkastning sysselsatt kapital 42,2% 45,4% Sykefravær 1% Ikke oppgitt (Alle beløp i hele tusen kroner) Selskapet har 15 årsverk (50% menn og 50% kvinner) mot 13 i Side 91 av

92 Økningen i resultatet fra 2014 til 2015 skyldes kundevekst, kostnadskontroll, forbedrede marginer og endring i selskapets pensjonsforpliktelser. Lyse sitt selskap for sluttbrukersalg av strøm, privat og bedrift. Opplever økt konkurranse, men opprettholder god markedsandel i regionen. Selskapet har en strategi om å gi forbrukerne konkurransedyktige og ærlige priser i et marked hvor forbrukerne lokkes med mer eller mindre gode tilbud. Selskapet sin eksponering for risiko knytter seg i hovedsakelig til prisendringer i elsertifikater, fysisk og finansielle i kraftmarkedet. SkanGas AS (49% eierandel Gasum Oy 51%) - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 40% 45% Totalrentabilitet 0,9% 1,2% Avkastning sysselsatt kapital Ikke oppgitt i årsregn. Ikke oppgitt i årsregn. Sykefravær 3% Ikke oppgitt (Alle beløp i hele tusen kroner) Antall ansatte var 53 (28 i Norge, 18 i Sverige og 7 i Finland) i 2015 mot 42 i Salgsinntekt på millioner kroner i 2014 ved nedsalg fra 100% til 49% eierandel ble ført som resultatbidrag i Lyse AS (mor) i Konsernet er en betydelig aktør i LNG markedet og består av nedstrømsvirksomhet (salg/ transport av LNG) og produksjon av LNG (nedkjøling av naturgass). I 2014 ble 51 % av SkanGas solgt til det finske (statseide) selskapet Gasum Oy. I 2016 ble Risavika LNG Production solgt til SkanGas AS. Lyse eier per i dag 49 % av SkanGas AS. Begge selskaper (Gasum og Lyse) har opsjon på ytterligere kjøp (Gasum) og salg (Lyse) av 15 % av aksjene til Lyse, se mer om dette i vedlagte årsrapport fra Konsernet leverer LNG i et nordisk marked, og eier terminaler i Norge, Sverige og Finland. Datterselskaper / andre SkanGas AS Skangas Terminal AB (Sverige) - (100% eid) årsresultat ikke oppgitt. Skangas Terminal Gävle AB (Sverige) (100% eid) årsresultat ikke oppgitt Manga LNG Oy Group (Finland) - (25% eierskap) årsresultat mill.kr. Skangas Business Services AB (Sverige) (100% eid) årsresultat ikke oppgitt Skangas Oy (Finland) (100% eid) årsresultat ikke oppgitt Hirtshals LNG AS (Danmark) (50% eierskap) årsresultat -41 mill.kr. Risiko vurderes å være relatert til energimarkedet og utviklingen i priser og konkurranseevne i forhold til drivstoff og elektrisitet. Statlige reguleringer i markedet vil også være en risikofaktor. Styret har en forventning om at etterspørselen etter flytende naturgass (LNG) vil øke pga. LNG vurderes å være en konkurransedyktig og rent alternativ for industrier utenfor nettet for gassledninger. Styret / markedet forventer lavere LNG-priser i framtiden sammenlignet med konkurrerende alternativer for drivstoff. Side 92 av

93 Risavika LNG Productions AS Regnskapsår * Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 11% 10% Totalrentabilitet 5,1% 7,2% Avkastning sysselsatt kapital 5,7% 7,7% Sykefravær 1,4% 1% Alle tall i hele kr. * Kun 8 mnd. drift i 2014.Selskapet har 20 ansatte, hvorav 4 er kvinner. Risavika LNG Production» var det navnet som ble brukt på selskapet da det i mars / april 2016 ble solgt til SkanGas AS. Skiftet deretter navn til «SkanGas LNG Production» - jf. selskap nr 3 under SkanGas i den juridiske strukturen. Risavika LNG Produksjon AS ble etablert i mai 2014 og selskapets virksomhet består i å eie, drive og leie ut LNG fabrikken i Risavika. Det er inngått en 15-årlig leieavtale med SkanGas AS. Risiko vurderes å være sikring av regulær drift av LNG-fabrikken, renter og valuta. Selskapet har kun èn kunde (SkanGas AS) og er derfor avhengig av at denne kunden lykkes med sin virksomhet. Selskapet er utsatt for svingninger i strømprisen og har iverksatt sikringstiltak for å håndtere dette. 20 Lyse Elnett AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel / egenkapital og ansvarlig lån 17% 19% Totalrentabilitet 5,5% 4,9% Avkastning sysselsatt kapital 7,1% 6,6% Sykefravær 1,85% Ikke oppgitt (Alle beløp i hele tusen kroner) Antall ansatte: 138 (menn 86% og kvinner 14%). KILE-kostnaden (Kompensasjon for Ikke Levert Energi) i 2015 var på 28 mill.kr. mot 12 mill.kr. i Lyse Elnett AS er et selskap i Lyse som driver monopolvirksomheten for kraftdistribusjon (regionalnett og distribusjonsnett). Selskapets hovedoppgave er å sørge for sikker energiforsyning til kundene, og selskapet har som mål å være et av Norges mest effektive nettselskaper. Selskapet har ansvar for utredning og koordinering av infrastrukturprosjektene i Lysekonsernet. 20 Strømforbruket ved Risavika LNG Production AS er på 100 GWh per år og det pågår en diskusjon vedrørende om selskapet skal betale forbruksavgift på strøm etter lav avgift. Dersom en ikke vinner fram vil dette medføre en vesentlig årlig kostnad. Per februar 2017 er sats på forbruksavgift er fremdeles uavklart. Regnskapstall for Lyse-konsernet er innregnet med høy sats, uavhengig av hvordan det er gjort i selskapsregnskapet til SkanGas LNG Production. Side 93 av

94 Lyse Elnett AS er eier av både regional- og distribusjonsnett, herunder regionalnett i Eigersund kommune. I 2015 hadde selskapet kunder mot i Risiko vil være overbelastning av nett (for dårlig nettkapasitet) og ekstremvær. Lyse Dialog AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 28,7% 32,5% Totalrentabilitet 8,7% 9,0% Avkastning sysselsatt kapital 10% 10,5% Sykefravær 4,8% 5,3% (Alle beløp i hele tusen kroner) Antall årsverk: 234 (49% menn og 51% kvinner) mot 127 i Fusjon i 2015 med Nor-Alarm AS og Lyse Dialog Drammen AS medførte at Lyse Dialog AS økte med 98 årsverk i løpet av Selskapet betjener en kundemasse på rundt Lyse Dialog AS er et selskap i Lysekonsernet som har ansvar for all kundeservice mot sluttkunden på vegne av alle selskaper i Lysekonsernet, uavhengig av produkt og tjeneste. Kundesentrene som er lokalisert til: Mariero, Jørpeland, Drammen og Porsgrunn har åpent 24/7, er Lyse sin «kundefront», og en aktiv bidragsyter til at Altibox har vunnet EPSI pris for beste kundeservice 7 år på rad. Selskapet vurderes å være lite utsatt for risiko. Lyse Fiberinvest AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel / egenkapital og ansvarlig lån 40% 45% Totalrentabilitet 0,9% 1,2% Avkastning sysselsatt kapital 0,5% 0,5% Sykefravær 0% 0% (Alle beløp i hele tusen kroner). Selskapet har 2 ansatte, begge menn. Lyse Fiberinvest AS er Lyse sitt investeringsselskap i fiber nasjonalt. Selskapet eier bl.a. Viken Fiber (fiber selskap på østlandet), Bergen Fiber, Signal (Bodø) m.fl. Selskapets formål er å: Eie og forvalte Lysekonsernetseierandeler, i selskaper innen telesektoren samt annen virksomhet i tilknytning til dette. I 2015 hadde selskapene i investeringsporteføljen aktive fiberkunder, dvs. en økning på fra Side 94 av

95 Lyse Fiberinvest AS datterselskaper / andre Viken Fiber Holding AS (eierandel 71%) årsresultat: 36,9 mill.kr. Signal Bredbånd AS (100% eid) årsresultat: 5,4 mill.kr. Altibox DK (100% eid) årsresultat: 2,1 mill.dk Bergen Fiber AS (eierandel 85%) årsresultat: -11,2 mill.kr. StayOn AS (100% eid) årsresultat: 4,3 mill.kr. Istad Fiber AS (eierandel 50%) årsresultat 4,3 mill.kr. Altifiber AS (Dalane Breibånd AS) (eierandel 34%) årsresultat 5,7 mill.kr. Nimbus Direct AS (eierandel 39%) årsresultat: 7,5 mill.kr. Hadeland og Ringerrike Bredbånd AS (eierandel 34%) årsresultat: 7,5 mill.kr. o Hadeland og Ringerike Bredbånd ble høsten 2016 fusjonert med Lier Bredbånd og Viken Fiber Holding eier nå en andel av det nye fusjonerte selskapet «Fiber 1». De mest sentrale risiko- og usikkerhetsfaktorer for selskapets virksomhet dersom de underliggende selskaper ikke leverer i henhold til gjeldende forretningsplaner. Reduserte priser på produkter og tjenester som følge av markeds- og konkurranseforhold, lavere leveransevolum enn forutsatt, høyere utbygnings- og vedlikeholdsinvesteringer og lavere gjennomsnittsinntekt per kunde er også vesentlige risikomomenter. Lyse Fiber AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 20% 21% Totalrentabilitet 10,25% 9,55% Avkastning sysselsatt kapital 12,7% 11,6% Sykefravær 1,31% 1,41% (Alle beløp i hele tusen kroner) Selskapet har 48 årsverk (75% menn og 25% kvinner). Selskapets formål er å eie og forvalte fibernett og annen teleinfrastruktur, herunder salg, markedsaktiviteter, utbygging, drift og annen virksomhet i tilknytning til dette. De mest sentrale risiko og usikkerhetsfaktorer for selskapets eksisterende virksomhet, og fremtidige vekstambisjoner, er endring i offentlige betingelser. Konjunktur og lavere utbyggingstakt av nye boliger gir også en risiko for lavere omsetningsvekst i selskapet enn forventet. I tillegg er det økt konkurranse i markedet og derigjennom risiko for lavere vekst og kundefrafall. Forhold som vil redusere risiko er at selskapet har over kunder, og dermed ikke avhengig av noen få store kunder. Videre er produktene som leveres er innenfor kategorien basisvarer for en husholdning, og velges vanligvis ikke bort uten at det byttes til en annen leverandør. Usikkerhet knyttet til uventet økning i vedlikeholdskostnader i nettet er redusert som følge av gjennomført oppgradering av fibernettet. Side 95 av

96 Altibox - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 20% 18% Totalrentabilitet 22,6% 28,8% Avsetning sysselsatt kapital 53,1% 73% Sykefravær 4,48% 3,01% (Alle beløp i hele tusen kroner) Selskapet hadde 147 årsverk (77% menn og 23% kvinner) i 2015 mot 128 årsverk i Nasjonalt selskap for salg av TV og underholdning. Gjennom egeneid fiber og partnereid fiber selges tjenester fra Altibox til ca husstander. Selskapets formål er å: utvikle, levere og drifte løsninger innen telekommunikasjonstjenester til utbyggere av fibernett som ønsker å tilby denne typen tjenester til sine kunder. skape verdier for kundene, eieren og samfunnet og bidra til at eget og Partners merkevare styrkes, gjennomutvikling og leveranse av kommersialiserte løsninger og produkter. være en kundeorientert, konkurransedyktig aktør og en attraktiv samarbeidspartner delta i næringsutvikling og næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomheten, enten selv eller i samarbeid med andre. Altibox partnerkonsept innebærer utbygging av ny fiberinfrastruktur inn til den enkelte husstand eller bedrift. Konseptet, er utviklet av og forvaltes av Altibox AS. Basert på moderne fiberteknologi tilbys internett, tv, telefoni og mobiltelefoni både i privat- og bedriftsmarkedet. Ved utgangen av 2015 har selskapet gjennompartnerskapet tegnet ca kontrakter på leveranse av fiberbasert bredbånd Altibox AS hadde ved årets utgang avtale med 35 norske partnere og medpartnere som under merkenavnet altibox leverer bredbåndstjenester på fibernett i store deler av Norge. Per oktober 2015 hadde Altibox en markedsandel på fast internett i Norge på 20,4%, en markedsandel på TV på 13,2% og Norges største aktør innen digital videoutleie og filmkjøp. Det ble levert over 2millioner digitale filmer/filmvisninger over nettet. Altibox AS datterselskap / andre Helo AS (eierandel 50%) Selskapet ble kjøpt (50%) av Lyse (ved Altibox) i Det vil derfor først bli en del av regnskapet til Lyse i De mest sentrale risiki og usikkerhetsfaktorer for selskapets virksomhet er reduserte priser på produkter og tjenester som følge av markeds- og konkurranseforhold, lavere leveransevolum enn forutsatt og lavere / mindre gunstig produktmiks per kunde. Markedet for selskapets tjenester er i stor forandring. Side 96 av

97 Smartly AS - Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 25,9% 12,7% Totalrentabilitet -67,9% -35,2% Avkastning sysselsatt kapital -85,7% -43% Sykefravær 2,99% Ikke oppgitt (Alle beløp i hele tusen kroner) Selskapet hadde 72 årsverk(81% menn og 19% kvinner) i 2015 mot 38 i Smartly var tenkt å bli Lyse sin virksomhet for smarte energinære tjenester for boliger etc. Høy kompleksitet og risiko innenfor tekniske løsninger, utstyrsleveranse, et umodent marked, kunde og volumutvikling etc. gjorde at selskapet ikke har blitt den suksess som var forventet. Selskapet har i 2013, 2014 og 2015 gått med store underskudd og i 2015 fikk selskapet tilført egenkapital i form av 100 mill.kr. i kontantinnskudd samt 10,4 mill.kr. ved fusjon med NorAlarm AS. Selskapet mottok også 138,5 mill.kr. i konsernbidrag tll dekning av tap i Smartly AS datterselskaper / andre. SEdevices AS (eierandel 34%) - årsresultat ikke oppgitt i årsregnskapet for Smartly AS Alba Smart AS (eierandel 50%) årsresultat ikke oppgitt i årsregnskapet for Smartly AS Sencio AS (eierandel 15%) årsresultat: 1 mill.kr. Safemade AS (100% eid selskap tilknyttet Sencio AS) årsresultat: -5,5 mill.kr. Smartly AS har i 2016 vært gjennom en brutal strategiendring, og fremover rendyrkes satsing på energinære tjenester; eks. elbil ladere og solenergi. Økonomisk oppsummering datterselskaper Regnskapsår Årsresultat: Lyse Produksjon AS Lyse Neo AS Lyse Energisalg AS ScanGas AS Risavika LNG Production AS Lyse Elnett AS Lyse Dialog AS Lyse Fiberinvest AS -6-6 Lyse Fiber AS Altibox AS Smartly AS Totalt Alle tall i mill.kr. Avvik i forhold til årsresultat for morselskapet Lyse AS skyldes ulike forhold som: Konsernregnskapet føres etter IFRS (internasjonalt regnskapsspraksis) og selskapsregnskapene etter NGAAP (norske regler), konsernregnskapet eliminerer salg / transaksjoner mellom selskaper i konsernet bl.a. ble gevinst for salg av aksjer i SkanGas AS (1,394 mill.kr.) bokført i Lyse AS (mor) i Segment Energi LNG Telecom Infrastruktur Andre Elimineringer Konsern Årsresultat Årsresultat Side 97 av

98 Datterselskaper segment og eierskap Selskapets navn Segment Eid direkte av morselskapet Eid av konsernet totalt Andre* Lyse Produksjon AS Energi 100% 100% Lyse Energisalg AS Energi 100% 100% Lyse Neo AS Energi 100% 100% Jørpeland Kraft AS Energi 66,67% 33,33% Forus Energigjenvinning AS Energi 100% Risavika LNG Production AS LNG 100% 100% Lyse Elnett AS Infrastruktur og elnett 100% 100% Lyse Infra AS Infrastruktur og elnett 100% 100% Altibox AS Telekom 100% 100% Altibox Danmark A/S Telekom 100% Signal Bredbånd AS Telekom 100% Lyse Fiberinvest AS Telekom 100% 100% Lyse Fiber AS Telekom 100% 100% Bergen Fiber AS Telekom 85% 15,00% Stayon AS Telekom 100% Lyse Link AS Andre 100% 100% Lyse Dialog AS Andre 100% 100% Smartly AS Andre 100% 100% Safemate AS Andre 100% Lyse Energi AS Andre 100% 100% Lyse Kraft AS Andre 100% 100% Lyse AS Andre 100% Mor * Andel eid av ikke-kontrollerende eierinteresser Antall ansatte per segment Segment Energi LNG Infrastruktur og elnett Telekom Andre Sum antall årsverk Se for ytterligere informasjon om årsberetninger og styrets melding til eierne (2016) Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Lyse AS har utarbeidet en formålsparagraf som sier en del om hva selskapet skal drive med, som i innhold omtrent er den samme som den som Dalane energi IKS (AS) har, men i forhold til selskapets viktighet mener rådmannen at eierne i fellesskap bør vurdere visjon og hovedmålsetting for selskapet samt fokusere på hvilke forventninger eierne har til for eksempel følgende: Skal selskapet drive etter kun bedriftsøkonomiske prinsipper eller skal det tas større grad av samfunnshensyn? Er størrelsen på utbyttet i tråd med eiernes forventninger? Skal selskapet hvert år sette av en del av overskuddet til samfunnsnyttige formål? Hvilken risikoprofil skal legges til grunn for å gå inn i nye forretningsområder? Hvordan er den politiske kontrollen med datterselskapene er det stort demokratisk underskudd? Rådmannen mener at utmeisling av visjoner, mål og strategi for selskapet må skje i nært samarbeid med eiere, styre og daglig leder. Det bør således i løpet av hver kommunestyreperiode nedsettes et representativt arbeidsutvalg som får i oppdrag å gjennomgå visjoner og mål for Lyse AS. 46 Side 98 av 240

99 b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Det vurderes at eierstrategien er i tråd med dagens formål. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Det kommunale engasjementet i kraftbransjen har blitt svekket siden dereguleringen av kraftmarkedet ble foretatt i begynnelsen av 1990-tallet, men samtidig har fremdeles det kommunale engasjementet stor gyldighet. Lyse AS har etter rådmannens vurdering en størrelse som gjør selskapet til en viktig aktør på både regionalt og nasjonalt plan. En vil dog anta at det for Eigersund kommune vil knytte seg et noe større anslag av finansiell interesse for eierskapet i Lyse AS enn for eksempel det antas å være i forhold til kommunens eierskap i Dalane energi IKS (AS). d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Lyse AS framstår som et solid selskap som siden etableringen i 1999 har gitt ca. 60% utbytte av overskuddet til sine eiere. Selskapet har, som det framgår overfor en formålsparagraf, men det framgår ikke, så langt en kan se, hvilken egenkapitalandel selskapet har som målsetting å ha eller hvilken målsetting selskapet har i forhold til total rentabilitet. Hvis en vurderer avkastningen ut fra en antatt salgsverdi kan det legges til grunn at avkastningen kan være noe lav og følgende økonomiske forhold bør avklares: Målsetting om størrelse på selskapets egenkapitalandel Tall fra årsregnskapet for 2016 kan ikke kommenteres før regnskapet blir offentliggjort 23.mars. Lyse AS har børsnoterte obligasjoner og må derfor følge strenge Børs-regler i forhold til når informasjon om årsregnskapet kan offentliggjøres. f) HMS Sykefraværet i selskapet var i 2015 på 3,33%. Selskapet har utarbeidet etiske retningslinjer. Konklusjon: Lyse AS vurderes som et meget solid selskap i regional / nasjonal målestokk som driver i tråd med selskapets formål / vedtekter. Risiko innenfor energisektoren (fornybar energi) synes fremdeles som lav og framtidsutsiktene for inntjening bør være til stede. Selskapet har også satset aktivt innen for gass og teleløsninger gassatsingen (SkanGas AS) viser ut fra årsregnskapene 2014 og 2015 et negativt årsresultat, men dersom en trekker inn årlige kapitalbidrag, inntekt ved nedsalget til 49% eierandel, verdi på salgsopsjon og beregnet markedsverdi av resterende eierandel så kommer en positivt ut med en beregnet selskapsverdi på ca. 1,1 mrd.kr. ved utgangen av Satsningen på teknologi gjennom Smartly AS har ført til tap mens teleløsningen (Altibox) har generert god og økende avkastning siste år. Rådmannen mener at det i et så stort selskap som Lyse AS må forventes at ikke alle forretningsområder det satses på automatisk vil generere økonomisk gevinst, og dersom det ikke er risikovilje til å kontinuerlig vurdere ulike forretningsområder er det en fare for at et selskap som Lyse AS ikke får den positive utviklingen selskapet totalt sett har hatt siden etableringen i Rådmannen anbefaler at eierstrategi bør gjennomgås i løpet av hver kommunestyreperiode hvor eiernes visjoner og mål for selskapet blir gjennomgått og eventuelt justert, jfr. ovenstående pkt. a. Side 99 av

100 Lyse AS konsernmål mot 2020 Utvikle en kundesentrisk organisasjon med godt omdømme og sterke merkevarer. Fortsatt lønnsom vekst. Gjennom innovasjon og hardt arbeid videreutvikle og skape nye tjenester i skjæringspunktene mellom energi og tele/teknologi. Være en attraktiv arbeidsgiver. Unngå skader på mennesker, materiell og miljø. Årsresultat etter skatt større enn en milliard. Konsernmålene i Lyse forutsetter en solid grunnmur med strategisk tilnærming til finansiering og kapitalallokering, kompetansebygging, samarbeidsmodeller og utnyttelse av ny teknologi. Grunnmuren bygges sterkere gjennom kontinuerlige forbedringer og innovative forretningsmodeller og verdikjeder. Strategien er rammet inn av ordene kapital, kompetanse og teknologi tre markører som peker på at tilgang på disse komponentene er sentrale forutsetninger for at Lyse skal lykkes med strategien. Utbytteplan - minimumsbeløp Basert på regnskapstall og prognoser legges det opp til følgende utbetalinger av utbytte: mill.kr. 430 mill.kr. 500 mill.kr. Beløpet kommer til utbetaling i angjeldende år, og er basert på foregående års resultat. Et utbytte kan ikke vedtas forskuddsvis, men styret anser at kommunene kan legge de indikerte beløpene inn sine budsjetter. Med mindre noe uforutsett skjer, er det disse tallene det vil bli styrt etter. Utbytte kommer i tillegg til renter og avdrag på ansvarlig lån. De 3 forretningsområdene Energi Betydelig aktør innen regulerbar fornybar kraft. Øke bruk av fjernvarme og naturgass/biogass regionalt. Bidra til mer effektiv energibruk i transportsektoren. Ta markedsandeler innen strømsalg til sluttkunder. Bidra til økt energieffektivitet og solenergi hos våre kunder Infrastruktur Norges mest effektive og lønnsomme nettselskap. Opprettholde høy leveringssikkerhet. Bidra til konsolidering i bransjen. Teknologisk ledende innen nettvirksomhet (smartgrid). Tele / teknologi Sikre dominerende utfordrerposisjon. Fokusert og kundeorientert tjeneste og produktutvikling. Fremtidsrettede og effektive forretnings modeller. Delta i åpen innovasjon og næringsutvikling. 0eierne%202016%281%29.pdf Styrets melding til eierne 2016, side 28 og 29. Side 100 av

101 Uninor AS Historie I forbindelse med den statlig initierte reformen for mennesker med psykisk utviklingshemming ble Dalane Produkter AS etablert 20. desember I juni 2005 fusjonerte Dalane Produkter AS med sitt datterselskap Uninor AS og skiftet samtidig navn til Uninor AS. Selskapet er i dag organisert som et konsern med følgende eget heleide datterselskap Arbeid Kompetanse Service AS (AKS). Selskapet ble opprinnelig opprettet for å gi arbeidstilbud til psykisk utviklingshemmede etter at institusjonen Bakkebø, og arbeidssamvirket under denne ble nedlagt. I tiden fra etableringen av Dalane Produkter AS i 1990 og fram til i dag har det skjedd til dels store endringer og selskapet er i dag et attføringsselskap som sammen med datterselskapet sørger for opplæring, arbeidspraksis og kvalifisering av personer med sikte på formidling til ordinært arbeidsliv eller tilrettelagte arbeidsplasser innen egen virksomhet. Selskapet er registrert som et konsern med et eget heleid datterselskap; Arbeidskompetanse og Service AS (AKS AS). Uninor AS er samlokalisert i Eigersund kommune med AKS i tillegg til avdelinger i Sokndal og Bjerkreim. Hovedkontoret er på Hovland i Eigersund kommune. Uninor AS driver virksomheten i både egne og leide lokaler. De 4 kommunene i Dalane, sammen med private opprettet i 1990 Uninor AS eies i dag av de 4 kommunene: Bjerkreim kommune (12,45%), Eigersund kommune (63,75%), Lund kommune (11,90%), Sokndal kommune (11,90%). Selskapet har vært registrert som lærebedrift, men har ingen lærlinger. Formål Selskapsavtalen (vedtektene) for Uninor AS, ble sist revidert 28. april Formål og ansvarsområde Selskapets formål å utvikle mennesker og arbeidskraft. Dette skjer i tett samarbeid med ordnære virksomheter, datterselskapet Arbeidskompetanse og service AS samt andre tiltaksarrangører. Selskapet tilbyr arbeidstrening og varig tilrettelagte arbeidsplasser. Sentrale oppgaver Se 3 i vedtektene. Konsernstrukturen ser slik ut: Uninor AS Uninor AS Arbeid Kompetanse Senter AS Mekanisk (nedlagt fra 2016) Uninor Mekanisk håndterer både horisontale og vertikale maskineringssentre (Mazak). I tillegg har avdelingen flere CNC styrte maskineringssentre, manuelle fresere, dreiebenker, boremaskiner, stanser og flere sager for stål og aluminium. Avdelingen har også to vibrasjonstromler for rengjøring og sliping av kanter. Avdelingene kan motta alle typer tegninger elektronisk. Kundene omfatter blant annet Aker Solutions, NorDan, IKM Haaland, Swire Oilfield Services, Apply og Vikeså Glassindustri. Trevare Uninor Trevare leverer tilpasset treemballasje til ulike bedrifter. Det produseres også spesialkledning, listverk og panel etter tegning / prøve. Side 101 av

102 Service Uninor Service omfatter avdelingene på Vikeså i Bjerkreim og på Drageland i Sokndal. Uninor Service produserer og leverer sittegruper, benker, søppelstativ og postkassestativ i tillegg til ferdig kappet ved. Service tar seg av både hytterenovasjon, søppelhåndtering samt små og store serviceoppdrag for Dalane Miljøverk (DIM), Bjerkreim og Sokndal kommuner samt for private. Spesial Uninor Spesial driver Korttidslageret med distribusjon av hjelpemidler på vegne av Egersund kommune. I tillegg har Uninor Spesial store og små service oppdrag for kommuner og Dalane energi. Uninor Spesial foretar også overføring av transfermerker til profilbekledning. Arbeidskompetanse og service AS (AKS) AKS jobber aktivt med avklaring, utleie og formidling av arbeidssøkere. Selskapet har et individuelt fokus rettet mot ressurser, kvalifisering og løsninger i arbeidslivet. Dette skjer i tett samarbeid med ordinære virksomheter, morselskapet Uninor AS, samt andre tiltaksarrangører. Selskapet er i tillegg tilbyder av kurs og tjenester innen arbeids- og inkluderingsområdet. Fra AKS et siteres følgende fra årsberetningen: AKS har som hovedfokus å drive helhetlig, individbasert opplæring og tilrettelegging, med tanke på formidling til jobb har vært et utfordrende år, men trolig bare startskuddet for betydelige endringer for attføringsbransjen. Rammebetingelsene våre forandres. Flere av tjenestene som arbeidsmarkedsbedrifter har levert til NAV blir/ vil bli kjøpt inn via konkurranseutsetting. Styringsform og styringsorganer Selskapet er et aksjeselskap opprettet i medhold av aksjeloven av 13. juni Styret : Består av 8 medlemmer med personlige varamedlemmer. Bjerkreim, Lund og Sokndal kommune velger hver 1 representanter med personlige varamedlemmer, mens Eigersund kommune velger 3 representanter med personlige varamedlemmer til styret. 2 representanter velges av og blant de ansatte i konsernet. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen velges styrets medlemmer for to år, og valgperioden kan ikke settes lengre enn 4 år. Kommunens økonomiske engasjement Eigersund kommune betaler for tjenester som kjøpes fra selskapet. I et aksjeselskap som Uninor AS er kommunens ansvar begrenset til innskutt aksjekapital. Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat (924) Årsresultat (1.100) Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 21,68% 21,74% Sykefravær * 6,1% Ikke oppgitt (Alle tall i hele kr.) AKS et hadde i 2015 et overskudd på 0,37 mill.kr. mot 0,3 mill.kr. i Side 102 av

103 Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Uninor AS har utarbeidet en formålsparagraf som sier en del om hva selskapet skal drive med. Etter rådmannens syn bør derfor eierne, på et tidspunkt, utmeisle visjon og hovedmålsetting for selskapet samt synliggjøre hvilke forventninger eierne har. Fokus bør rettes mot følgende: Hvilken profil skal selskapet ha i forhold til ulike brukergrupper? Hvilken risikoprofil skal legges til grunn for å gå inn i nye forretningsområder? Hvordan bør det rekrutteres til styret bør styret bestå av politikere, administrasjon eller profesjonelle styremedlemmer? Egen valgnemnd? b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Det foreligger per i dag ingen eksplisitt eierstrategi. Rådmannen mener at utmeisling av visjoner, mål og strategi for selskapet må skje i nært samarbeid med eiere, styre og daglig leder. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet har stor gyldighet, men at eierne må synliggjøre hvilket hovedfokus selskapet bør ha. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål slik det i dag framstår. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Uninor AS gikk med underskudd i Regnskapsåret ga et totalt underskudd på 1,1 mill.kr. mens AKS et hadde et overskudd på 0,37 mill.kr. Selskapet har satt i gang tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen og årsresultatet for 2016 viser at gjennomførte tiltak har hatt en meget god økonomisk virkning med et økonomisk overskudd på ca. 3,5 mill.kr. (samlet overskudd i Uninor og AKS et). Samtidig har selskapet mistet gode kunder noe som kan gi utfordringer for framtiden. f) HMS Sykefraværet i AKS et var i 2015 på 6,1%. Konklusjon Uninor AS hadde et vanskelig år i 2015 og det er gledelig å registrere at selskapet gjennom nødvendige omstillinger i 2016 har klart å tilpasse seg endringer i markedet for å sikre både tilbud og en forbedret økonomisk utvikling. Det bør utarbeides en eierstrategi hvor eiernes visjoner og mål for selskapet blir synliggjort. Med utgangspunkt i regnskapsåret 2015 ble risiko for selskapet vurdert til å ha økt, men strukturelle grep som er foretatt for å sikre en effektiv og framtidsrettet drift har gitt et meget godt økonomisk resultat i Til tross for dette vurderes selskapet å stå overfor utfordringer knyttet til at store kunder flytter sine ordrer til utlandet. Det bør gjennom opplæring etc. tydeliggjøre de ulike rollene i forhold til selskap, styre, generalforsamling (eierorganet) og deltakende kommuner slik at det ikke oppstår uheldige sammenblandinger. Daglig leder opplyser at selskapet pt. ikke er lærebedrift, og at selskapet ikke har egne lærlinger. Rådmannen anbefaler at det arbeides gjennom kommunens eierrepresentanter med å på ny bli godkjent som lærebedrift og at det vurderes å ta inn lærlinger når nødvendig omstilling er gjennomført. Uninor AS sine nettsider bør oppgraderes slik at ulike dokumenter som innkalling til bl.a. representantskapsmøter / vedtak, årsregnskap / årsberetning, vedtekter etc. finnes på selskapets nettside. Dersom selskapet ikke har utarbeidet etiske retningslinjer bør / må det gjøres. Side 103 av

104 Uninor AS Uninor var i 2016 igjennom en prosess med nedbemanning og gjennomgang av kostnader. Bakgrunnen for dette var at selskapet over tid pga. et vanskelig marked og høye kostnader hadde hatt dårlige resultater. I tillegg var selskapet i en vanskelig situasjon rent likviditetsmessig. Markedssituasjonen var også vanskelig ved at kunder flyttet oppdrag som selskapet hadde hatt gode inntekter på utenlands. For å redusere kostnadene i 2016 har selskapet foretatt en nedbemanning (ordinært ansatte) og kutte andre kostnader. I nedbemanningsprosessen var det en målsetting å ivareta de ansatte og fremdeles være en god arbeidsplass for tiltaksansatte arbeidsplasser. Markedet for mekanisk arbeid var vanskelig for Uninor AS på samme måte som andre mekaniske bedrifter i regionen, og det ble vedtatt å legge ned denne avdelingen, som i tillegg til ikke å levere positive tall, heller ikke ivaretok Uninors formål da det i hovedsak var ordinært ansatte og kun 2 tiltaksansatte som arbeidet ved avdelingen. Gjennom fokus i 2016 på personal- og andre driftskostnader lyktes selskapet med å redusere sine kostnader, noe et positivt årsresultat på 3,5 mill.kr. viser. Til tross for et godt overskudd i 2016 vurderes framtiden for Uninor AS som utfordrende. Dette skyldes at flere av de historisk gode kundene har flyttet eller flytter sine ordrer til utlandet, i hovedsak til Kina og Polen. Adm. dir. opplyser at Uninor AS i 2017 vil arbeide aktivt for redusere kostnader og å skaffe nye kontrakter som vil gi arbeid tilpasset de tiltaksansattes muligheter og kompetanse. Side 104 av

105 Magma Geopark AS Magma Geopark AS er medlem av nettverkene Global Geoparks Network og European Geoparks Network, samt Norwegian Centres of Expertise (NCE) Tourism og Region Stavanger. Selskapet ble stiftet februar 2009, ble medlem av Global Geoparks Network i 2010 og godkjent som en UNESCO Global Geopark (grønt kort) i Magma Geopark er et unikt geologisk område på sørvest landet, som strekker seg over Dalane kommunene Bjerkreim, Lund, Eigersund, Sokndal i Rogaland og Flekkefjord i Vest-Agder. Geoparken er et stort område på ca 2320 km2 og åpent for besøk året rundt. Det er på grunn av den helt spesielle geologien at området er blitt en geopark, bl.a. med det karakteristiske månelandskapet bestående av bergarten anortositt. UNESCO kvalitetssikrer stedene som står på lista over UNESCO globale geoparker, og ny vurdering av Magma UNESCO Global Geopark vil skje i Magma UNESCO Global Geopark vant reiselivsprisen i 2015 for sin innsats for reiselivet i Rogaland. Magma Geopark AS eies av totalt 24 aksjonærer, hvorav de 6 største er: Rogaland fylkeskommune (40,24%), VestAgder fylkeskommune (14,90%), Bjerkreim, Eigersund, Lund og Sokndal kommune (10,43% hver), andre (2,84%). Formål (selskapsavtale) Selskapsavtalen (vedtektene) for Magma Geopark AS, ble sist revidert 20. april Sentrale oppgaver Magma Geopark AS er et selskap som arbeider med tilrettelegging for næringsutvikling i Dalane og Flekkefjord med vekt på geologi og geologi i kombinasjon med reiseliv. Ved beskrivelse av geologiske forekomster, merkinger ogtilrettelegging for at besøkende skal oppleve geologiske forekomstene i naturen, er målet at selskapet skal bidrar til næringsutvikling og verdiskaping i hele regionen. Selskapet ønsker å være et nyskapende selskap som skal tilrettelegge, formidle, utvikle og styrke regionen basert på en unik geologi, landskap, natur- og kulturhistorie. Styringsform og styringsorganer Selskapet er et aksjeselskap opprettet i medhold av aksjeloven av 13. juni Styret : Består av 5 medlemmer med 3 varamedlemmer. Rogaland Fylkeskommune og Vest Agder Fylkeskommune har 1 styremedlem hver. Kommunene Bjerkreim, Eigersund, Sokndal og Lund til sammen 2 styremedlemmer og de private aksjonærer har 1-2 styremedlemmer. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen velges styrets medlemmer for to år av gangen, og valgperioden kan ikke settes lengre enn 4 år. Kommunens økonomiske engasjement Forretningsplanen for Magma Geopark AS har som mål at selskapet etter hvert skal klare seg uten offentlig støtte, men etter styrets oppfatning vil det være krevende å nå dette målet og etter styrets syn vil det være behov for offentlig støtte enda noen år. Eigersund kommune bevilget tilskudd til selskapet i I et aksjeselskap som Magma Geopark AS er kommunens ansvar begrenset til innskutt aksjekapital. Side 105 av

106 Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat (280) (412) Årsresultat (256) (355) Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler 0 52 Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld 0 0 Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 68,60% 76,75% (Alle tall i hele kr.) Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Magma Geopark AS har utarbeidet en formålsparagraf som sier en del om hva selskapet skal drive med. Fokus bør rettes mot følgende: Hvilken risikoprofil skal legges til grunn for å gå inn i nye forretningsområder? Hvordan bør det rekrutteres til styret bør styret bestå av politikere, administrasjon eller profesjonelle styremedlemmer? b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Det foreligger per i dag ingen eksplisitt eierstrategi. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet har gyldighet. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål slik det i dag framstår. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Selskapet gått med underskudd de siste årene og i 2016 viser årsregnskapet et underskudd på ca. kr Daglig leder opplyser at fylkeskommunen fra 2017 har gått inn med en årlig støtte på kr , og at dette, sammen med bl.a. reduksjon av antall ansatte for å redusere kostnadene og ikke utbetalte prosjektmidler gir grunnlag for videre drift. Rådmannens vurdering Den økonomiske utviklingen i selskapet må nøye følges og det må forventes at selskapet snart, etter 7 års drift klarer å levere regnskap i balanse. Rådmannen har ingen kommentarer utover det som framgår ovenfor. Side 106 av

107 Dalane Kystkultur AS Historie Selskapet er det tidligere Sør-Rogaland Fiskeri Invest AS som som ble stiftet i 1998 og var et investeringsselskap for fiskeflåten i Sør-Rogaland. Selskapet fikk navnet Dalane Kystutvikling AS i 2010 og fikk samtidig et utvidet formål i ved at det kan delta i kulturbasert næringsliv i egen regi eller i samarbeid med andre. Selskapet kan også gi direkte tilskudd i tråd med ovennevnte. Generalforsamlingen i selskapet vedtok i 2016 å tilby å overføre selskapet til Magma Geopark AS. Eiere og eierandeler Sør-Rogaland Fiskeri Invest AS hadde opprinnelig følgende aksjonærer: Egersund Fiskeriselskap AS (31,88%), Eigersund kommune (6,25%), Fokus Bank ASA (7,50%), Hå kommune (3,13%), Meydam AS (0,63%), Rogaland Fylkeskommune (37,50%), Sparebanken 1 SRbank (11,88%) og Start i Sokndal (1,25%). Eierskapet per i Dalane Kystkultur AS: Rogaland fylkeskommune (82,19%, 120 aksjer), Eigersund kommune (13,70%, 20 aksjer), Sokndal kommune (2,74%, 4 aksjer) og Meydam Egersund AS (MDE) (1,37%, 2 aksjer). Formål (selskapsavtale) Selskapsavtalen (vedtektene) for Dalane Kystkultur AS. 3 Formål og ansvarsområde Arbeid og bidrag i forbindelse med kystkultur. Styringsform og styringsorganer Selskapet er et aksjeselskap opprettet i medhold av aksjeloven av 13. juni Styret : Består av 4 medlemmer. Rogaland Fylkeskommune, Eigersund kommune, Sokndal kommune og 1 privat eier har hvert sitt styremedlem. Generalforsamlingen: Generalforsamlingen velger styrets leder. Generalforsamlingen avholdes hvert år innen utgangen av april. På generalforsamlingen representerer hver aksje en stemme. Aksjonæren er forpliktet til å avgi stemmer i selskapets generalforsamling i henhold til selskapets aksjonæravtale. Endring av selskapsavtalen (vedtektene): Framgår ikke av selskapsavtalen (vedtektene) og da gjelder 5-18 i aksjeloven av 13. juni 1997 som i pkt. 1 har følgende ordlyd: Beslutning om å endre vedtektene treffes av generalforsamlingen, hvis ikke noe annet er fastsatt i lov. Beslutningen krever tilslutning fra minst to tredeler så vel av de avgitte stemmer som av den aksjekapital som er representert på generalforsamlingen. Eiermøte : Det er ikke etablert ordning med eiermøter. Kommunens representasjon Eigersund kommune har hatt 1 styremedlem i selskapet. Etablerte rapporteringsrutiner Årlig legges selskapets årsberetning og regnskap frem. Kommunens økonomiske engasjement Eigersund kommune gikk ved oppstart av Sør-Rogaland Fiskeri Invest AS inn med 6,25% av en aksjekapital på 8 mill.kr., dvs. kr ,-. Side 107 av

108 Det var lite verdier (ca. kr ) igjen i selskapet per juni 2016 og generalforsamlingen vedtok i sak 4/16 å tilby selskapet til Magma Geopark AS. Imidlertid ønsket ikke Magma Geopark AS å ta i mot tilbudet og selskapet vil sannsynligvis bli oppløst. Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter 0 0 Driftsresultat (939) (891) Ordinært resultat (931) (863) Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld 0 0 Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 74,14% 89,17% (Alle tall i hele kr.) I 2015 hadde selskapet 1 ansatt i 50% stilling. Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Ikke vurdert. b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Ikke vurdert. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Nei. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å ha vært i samsvar med selskapets formål. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Det er per juni 2016 lite midler (ca. kr ) tilbake i selskapet. System for dialog med styre / generalforsamling. Ikke aktuelt. Rådmannens vurdering: Ingen kommentarer utover det som framgår ovenfor. Filmparken AS Filmparken AS er et norsk aksjeslskap som har til vedtektsfestet formål å eie og drive utleie av fast eiendom herunder utleie av fast eiendom til filmproduksjon, herunder utleie av film-studioer og kostymer. Filmparken eier en næringspark for filmbransjen på Jar i Bærum. Parken har som mål å være base for nyetableringer i bransjen og bidra til opprettholdelse og utvikling av fagmiljøer som spenner fra filmarbeidere til produsenter innen kinofilm, reklamefilm, dokumentarer, TV-produksjoner og musikk. Eigersund kommune har aksjer i selskapet (aksjeposten var verdsatt til ca. kr ,- da salg ble diskutert for noen år siden) Kommunens eierpost i selskapet er tidligere forsøkt solgt uten at noen ønsket å kjøpe aksjene. Lagårdshallen AS (solgt) Side 108 av

109 SAMVIRKEFORETAK SA Opplæringskontoret i Dalane SA Opplæringskontoret i Dalane SA eies av 50 bedrifter (medlemmer) med totalt 52 andeler, herav Eigersund kommune som har 1 andel. Formål (selskapsavtale) Selskapsavtalen (vedtektene) for Opplæringskontoret i Dalane SA, ble sist revidert i Formål og ansvarsområde Selskapet er et samarbeidsorgan for flere bedrifter og kommuner som i fellesskap har påtatt seg opplæringsansvar i samarbeid med yrkesopplæringsnemnda, skoleverket og lærlingen, etter lov om fagopplæring i arbeidslivet, og bistår bedriftene med å rekruttere og følge opp lærlingene. Selskapet søker godkjenning i de enkelte fag, basert på behov i medlemsbedriftene og i samsvar med yrkesopplæringsnemndas retningslinjer. Selskapet skal påse at opplæringen i medlemsbedriftene skjer i samsvar med de fastsatte læreplanene for fagene. Selskapet kan også organisere andre faglig relevante kurs /opplæring, for lærlingene og medlemsbedriftenes øvrige ansatte. Selskapet skal gi råd om skoletilbud og holde seg à jour med utviklingen i fagene. Selskapet har ved starten av 2017 ansvar for 52 lærlinger og en målsetting om 60 lærlinger i løpet av Styringsform og styringsorganer Selskapet er et samvirkeforetak opprettet i medhold av samvirkelova av 26. juni Årsmøtet er selskapets øverste organ. Styret : Består av 5 medlemmer med 1-2 varamedlemmer. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen velges styrets medlemmer for to år, og valgperioden kan ikke settes lengre enn 4 år. Kommunens økonomiske engasjement Selskapet mottar ikke økonomisk støtte fra Eigersund kommune. I et samvirkeforetak som Opplæringskontoret i Dalane SA er kommunens ansvar begrenset til innskutt medlemsandel (1 andel à kr ). Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler 0 0 Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld 0 0 Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 74,07% 67,49% (Alle tall i hele kr.) I 2015 hadde selskapet 2 ansatte i totalt 90% stilling. Fra 2016 har selskapet 1 ansatt i 100% stilling og 1 ansatt i 50% stilling. Side 109 av

110 Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Opplæringskontoret i Dalane SA har utarbeidet en formålsparagraf som sier hva selskapet skal drive med. b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Det foreligger per i dag ingen eksplisitt eierstrategi. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet har gyldighet. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Selskapet gikk med et underskudd i 2016 på ca. 0,45 mill.kr. Dette skyldes at styret vedtok å budsjettere med underskudd i Dette for å kunne øke bemanningen for å ha mulighet til å rekruttere flere lærlinger. Dette har en lykkes med, men økonomisk uttelling i forhold til dobling av antall lærlinger i 2016 vil ikke komme før i Det økte antallet lærlinger vil gi en positiv økonomisk utvikling kommende år. Selskapets økonomi vurderes som tilfredsstillende. Rådmannens vurdering Rådmannen har ingen kommentarer utover det som framgår ovenfor. Side 110 av

111 Landbrukssenteret SA Landbrukssenteret SA på Helleland ble etablert i 1991 (avtale om felles landbruksforvaltning mellom Eigersund og Sokndal ble vedtatt 16. mai 1994). Sokndal kommune har et medlem-skap i selskapet. Største aksjonærer Tine Meieri Sør 10 aksjer 13.16% Felleskjøpet Rogaland-Agder 10 aksjer 13.16% Dalane Innkjøpslag 10 aksjer 13.16% Eigersund Kommune 10 aksjer 13.16% Det foreligger på nåværende tidspunkt ikke planer om organisatoriske endringer og lignende som ikke lengre gjør leieforholdet / avtalen med Eigersund kommune aktuell. Formål (selskapsavtale) Det foreligger vedtekter for Landbrukssenteret SA Formål og ansvarsområde Kommunene leier lokaler til felles jordbruk- (samarbeid Eigersund og Sokndal) og skogbruktjeneste (Bjerkreim, Eigersund og Sokndal) i senteret. Styringsform og styringsorganer Selskapet er et samvirkeforetak opprettet i medhold av samvirkelova av 26. juni Årsmøtet er selskapets øverste organ. Styret : Består av 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen velges styrets medlemmer for to år, og valgperioden kan ikke settes lengre enn 4 år. Kommunens økonomiske engasjement Selskapet mottar ikke økonomisk støtte fra Eigersund kommune, men det betales leie m.v. Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 53,50% 48,27% (Alle tall i hele kr.) Selskapet hadde i ansatte i totalt 90% stilling. Vurdering av eierstrategi og eierskap a) Har kommunen en tydelig eierstrategi? Landbrukssenteret SA har utarbeidet en formålsparagraf som sier hva selskapet skal drive med. Side 111 av

112 b) Stemmer eierstrategien med dagens formål? Ikke vurdert. c) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet (avtalen med Eigersund kommune / leieavtale med Landbrukssenteret) har gyldighet. d) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Selskapets drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål. e) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Selskapets økonomi vurderes som god. Rådmannens vurdering Rådmannen har ingen kommentarer utover det som framgår ovenfor. Side 112 av

113 Interkommunalt samarbeid Kommunelovens 27 og 28 Kommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 Dalane Friluftsråd 27 Dalane Friluftsråd (DF) er et interkommunalt samarbeidsorgan mellom kommunene Bjerkreim, Eigersund, Lund og Sokndal. Friluftsrådets virksomhet finansieres gjennom kontingent fra medlemskommunene, administrasjonstilskudd fra Friluftsrådenes Landsforbund (FL) og Rogaland fylkeskommune. I tillegg søker friluftsrådet prosjekttilskudd fra ulike tilskuddsordninger. Styret i DF velges av kommunestyrene og velges for den kommunale valgperioden. Styret har fem politiske medlemmer med varamedlem. Eigersund kommune har to representanter og de andre Dalanekommunene èn representant hver. Kommunalt samarbeid etter kommunelovens 28 Skatteoppkreving 28 Det er inngått avtale om felles skatteoppkreving mellom Bjerkreim kommune og Eigersund kommune. Eigersund kommune er vertskommune. Arbeidsgiverkontroll 28 Det er inngått avtale om felles arbeidsgiverkontroll mellom Stavanger, Kvitsøy, Rennesøy, Finnøy, Hjelmeland, Forsand, Bjerkreim, Sokndal, Eigersund og Lund. Stavanger kommune er vertskommune. PP-Tjenesten (Pedagogisk psykologisk tjeneste) PP-tjenesten i Eigersund er en felles PP-tjenesten for alle kommunene i Dalane. Eigersund kommune er vertskommune. PP-tjenesten er et støtte- og hjelpeapparat for barnehage og skole, og er lovpålagt iht. opplæringsloven 5-6. PP-tjenesten skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanse- og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen til rette for barn og unge med særlige behov. Dalane Interkommunale Barnevern 28 Det er inngått avtale om Interkommunalt barnevern for kommunene Eigersund, Lund og Sokndal. Eigersund kommune er vertskommune. Ansvaret i barnevernet er delt mellom kommunene og staten. Kommunalt barnevern har ansvar for hvert enkelt barn og ungdom i kommunen, mens Bufetat blant annet har ansvar for rekruttering av fosterhjem, institusjonsplasser og plasseringstiltak i akuttsituasjoner. Formålet med avtalen er å øke den totale kompetansen i barnevernet og at det statlige og kommunale barnevernet skal jobbe sammen og utfylle hverandre. Barneverntjenesten skal sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Jfr. Lov om barneverntjenester 1-1. Barnevernet har som sin spesielle oppgave å ta vare på de mest utsatte barna. Barnevernet skal beskytte barn mot omsorgsvikt og motvirke at barn lider fysisk og psykisk overlast. Blir barneverntjenesten kjent med slike forhold, har det en lovbestemt plikt til å undersøke hvordan barnet har det, og om nødvendig sette i verk tiltak. Barnevernets arbeid er en blanding mellom støtte og kontroll. Det skal gis hjelp og støtte for at hjemmet skal kunne makte sitt oppdrageransvar, men det er også plikt til å gripe inn dersom dette ikke nytter. Side 113 av

114 Interkommunalt Bofellesskap (IBO) 28 IBO eies av de fire Dalanekommunene i fellesskap og ligger på det tidligere Bakkebø- området på Slettebø. IBO består av 6 leiligheter. Eigersund kommune er vertskommune, har ansvar for den daglige driften og disponerer 3 leiligheter, mens Bjerkreim, Sokndal og Lund kommuner disponerer en leilighet hver. Målgruppen for kommunesamarbeidet er personer med langvarig og alvorlig psykisk problematikk. IBO`s primære oppgaver er å gi beboerne et godt botilbud som inkluderer omsorg, tilsyn, fritidsaktiviteter og opplæring- alt med utgangspunkt i den enkelte brukers individuelle behov. Det er en målsetting at IBO skal utvikles som et ressurssenter som de enkelte kommunene som eiere kan benytte seg av. Øyeblikkelig Hjelp 28 Det er inngått avtale mellom Eigersund kommune, Lund kommune og Sokndal kommune vedrørende øyeblikkelig hjelp. Eigersund kommune er vertskommune. Kommunen skal sørge for tilbud om døgnopphold for helse- og omsorgstjenester til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp. Denne plikten trådte i kraft 1. januar 2016 for pasienter med somatisk sykdom. Øyeblikkelig hjelp døgntilbud i Eigersund kommune er lagt inn under den kommunale korttidsavdelingen 2 vest på Lagård Sykehjem. Fra 1. januar 2017 skal denne plikten også gjelde for pasienter med psykiske helse- og rusmiddelproblemer. Formålet med samarbeidet er mulighet til innleggelse ved akutt forverring av kjent tilstand (sykdom) og akutt nyoppstått sykdom med avklart diagnose som krever observasjon og behandling (men ikke innleggelse sykehus), og når det trengs en avklaring på om pasienten kan returnere til eksisterende omsorgsnivå eller må overføres til et annet omsorgsnivå, der henvisende lege mener pasienten kan observeres utenfor sykehus. Legevaktsamarbeid 28 Det er inngått avtale mellom Eigersund kommune, Sokndal kommune, Bjerkreim kommune samt Heskestad og Ualand i Lund kommune om legevakttjeneste om kveld, natt og helg. Eigersund kommune er vertskommune. Legevakttjenesten er en del av helsetjenesten i Eigersund kommune. Legevaktsentralen i Hå tar imot telefonhenvendelser fra innbyggere i Eigersund på dagtid, og telefonhenvendelser fra innbyggere i alle Dalanekommunene på kveld, natt og helg. Samarbeidsavtale biblioteket 28 Det er inngått avtale med Lund kommune. Branntjenester 28 Det er inngått samarbeid mellom Eigersund kommune og Bjerkreim kommune vedrørende brannog redningstjenester herunder feiing. Eigersund kommune er vertskommune. Brannstasjonen i Egersund er døgnbemannet, mens brannstasjonen på Vikeså er bemannet av deltidspersonell. Regionråd Dalane ( 28) Regionråd Dalane ble opprettet Ordfører, varaordfører og rådmenn i Dalanekommunene er medlemmer i rådet. Ledervervet og sekretariatsfunksjonen skal gå på rundgang mellom kommunene, to og to år i følgende rekkefølgje; Bjerkreim, Lund, Sokndal og Eigersund. Side 114 av

115 Krisesenteret i Stavanger 28 Krisesenteret i Stavanger er et kommunalt tilbud til kvinner, menn og deres barn. Stavanger kommune er vertskommune og driver Krisesenteret for egne innbyggere, samt innbyggere i følgende kommuner: Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sola, Sokndal, Strand og Time. Krisesenteret i Stavanger skal gi et tilbud til fysisk, psykisk og seksuelt mishandlede kvinner, menn og deres barn, her innunder også individer utsatt for tvangsekteskap eller menneskehandel. Tjenester Krisesenteret tilbyr: Råd og veiledning gjennom individuelle samtaler og/eller gruppesamtaler Bistand til å ordne praktiske utfordringer som økonomi og nytt bosted. Foreldreveiledning Et midlertidig bosted når dette er nødvendig. Formidling av kontakt til andre deler av hjelpeapparatet, eksempelvis advokat, Alternativ til vold, NAV og andre. Kommunale foretak (KF) Eigersund Parkering KF Eigersund Parkering KF ble etablert i 2016 og administrerer og håndhever parkeringsbestemmelsene i Eigersund. Trafikkregler, Veitrafikklov, lokale og private parkeringsbestemmelser. Vedtekter (ikke endelig godkjent) 3 Selskapets hovedformål er å forestå håndheving av parkeringsbestemmelsene i private parkeringsanlegg. Eigersund parkering KF skal håndheve parkeringsbestemmelsene knyttet til Korttidsparkering, Langtidsparkering og Boligsoneparkering. Styret består av 5 politisk oppnevnte medlemmer. Eigersund Næring og Havn KF Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Styre består av 7 medlemmer. 4 politisk oppnevnte styremedlemmer med 2 vararepresentanter i rekkefølge og 3 brukerrepresentanter med 2 vararepresentanter i rekkefølge. Representant fra de ansatte kommer i tillegg jf. kl 65, nr 3. Vedtekter - 3 Foretakets formål og virksomhet Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Foretaket skal arbeide for å bidra til boligbygging innenfor alle deler av kommunen. Det skal i så stor grad som mulig benyttes eksisterende kommunal infrastruktur og bygningsmasse når prosjekter planlegges. Foretaket har også til formål å stå for forvaltning og utvikling av kommunens sjøområder i henhold til Havne og Farvannsloven av Foretaket har herigjennom til formål å eie, bygge ut og drive Eigersund Havn som en særskilt økonomisk enhet i den forstand at alle forhold angående havnekapitalen forvaltes særskilt i tråd med Havne og Farvannsloven. Det foreligger pt. ikke årsregnskap for foretaket da det ble opprettet i sin nåværende form i Side 115 av

116 Budsjett / økonomiplan Side 116 av

117 STIFTELSER Dalane Folkemuseum Dalane Folkemuseum er et av Rogalands 4 regionmuseer. Museet eier og forvalter bygninger / anlegg i alle Dalane-kommunene samt i Hå. Museets hovedanlegg er i egne bygninger på Slettebø, Eigersund. Formål I stiftelsen sine vedtekter, 2 står det følgende: Dalane Folkemuseum er en del av det nasjonale museumsnettverket og Rogaland fylkessamlede museumsvesen. Muséet er en selvstendig vitenskapelig institusjon hvis formål er å dokumentere den lokale så vel som den generelle kulturhistorie. Muséet skal arbeide med, og formidle materiale om, liv, virksomhet og historie i Dalane fram til nåtiden, og dokumentere den lokale så vel som den generelle kulturhistorie. Muséet vil, så langt det er forsvarlig, arbeide for at kulturminner blir vernet og nyttet på sitt opprinnelige sted. Dalane Folkemuseum arbeider for å styrke og videreutvikle museumsvirksomheten i Dalane. Styringsform og styringsorganer Selskapet er en opprettet i medhold av stiftelsesloven av 26. juni Årsmøtet er selskapets øverste organ. Styret : Består av 8 medlemmer og varamedlemmer. Hver av Dalanekommunene har 1 representant, venneforeningen 2, Rogaland fylkeskommune 1 og de ansatte 1 representant. Når ikke annet fremgår av selskapsavtalen velges styrets medlemmer for to år, og valgperioden kan ikke settes lengre enn 4 år. Kommunens økonomiske engasjement I en stiftelse er det ingen eiere og ingen forpliktelser for Eigersund kommune. Av Dalanekommunene er det bare Eigersund kommune som yter tilskudd til stiftelsen. Nøkkeltall fra selskapet Regnskapsår Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat 715 (127) Balanse: Omløpsmidler Anleggsmidler Sum eiendeler Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Egenkapital Sum egenkapital og gjeld Annet Egenkapitalandel 31,53% 28,83% (Alle tall i hele kr.) i 2015 var det 10,8 faste årsverk ved Dalane Folkemuseum. Vurdering a) Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Rådmannen mener at det kommunale engasjementet har gyldighet. b) Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Dalane Folkemuseum har utarbeidet en formålsparagraf som sier hva selskapet skal drive med. Stiftelsens drift vurderes å være i samsvar med selskapets formål. Side 117 av

118 c) Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Selskapets økonomi vurderes som god. Rådmannens vurdering Rådmannen har ingen kommentarer utover det som framgår ovenfor. Andre stiftelser Vinterlandbruksskolen Jæren 19. mars 2001 vedtok Eigersund kommune å tegne medlemskap i Stiftelsen Vinterlandbruksskolen Jæren. Eigersund kommunes andel av grunnkapitalen (kr ,-) i Vinterlandbruksskolen på Jæren er bokført med en verdi på kr ,-. Vinterlandbruksskolen gir forskjellige kurstilbud / studietilbud til bønder. Eigersund kommune betaler et årlig tilskudd til Vinterlandbruksskolen. Det faste årlige tilskuddet per deltakende kommune er kr ,-. Nordsjøvegen Nordsjøvegen ble stiftet i 1999 og er et samarbeidsorgan opprettet av og for kommuner langs kysten i Rogaland og Vest-Agder. 16 kommuner / fylkeskommuner var registrert som medlemmer i 2015, herunder Eigersund kommune via Eigersund Næring og Havn KF. Reiselivsproduktet Nordsjøvegen er en 430 lang reiserute for bilturister som går langs Nordsjøveien fra Kristiansand i sør til Haugesund i Nord. Biblioteksentralen Eigersund kommune tegnet, så langt en har fått opplyst medlemskap i Biblioteksentralen AL en gang på 1970-tallet. Eigersund kommune har totalt 10 andeler à kr. 100,- i Biblioteksentralen. Biblioteksentralen leverer bøker, katalogdata, innbindingstjenester, bibliotekmateriell, inventar og innredning, bibliografiske produkter og hjelpemidler samt andre hjelpemidler og tjenester. Sentralen, som ble opprettet i 1952 og som overtok virksomheten til Folkeboksamlingenes Ekspedisjon (opprettet 1902), eies av fylkeskommuner, kommuner, KS og Norsk bibliotekforening. Side 118 av

119 Medlemskap / andre KLP Kommunal Landspensjonskasse (KLP) leverer pensjons- finans- og forsikringstjenester til kommuner og fylkeskommuner, helseforetak og til bedrifter både i offentlig og privat sektor, og til deres ansatte. KLP-konsernet har en forvaltningskapital på 589 milliarder kroner. KLP er et gjensidig eid selskap, derfor er KLPs kunder på offentlig tjenestepensjon også KLPs eiere. KLP-konsernet har ca 950 ansatte. Næringsforeningen i Stavanger Organisasjonen ble etablert i Næringsforeningen i Stavanger-regionen er landets største næringsforening og handelskammer. På vegne av medlemsbedriftene arbeides det for å fremme næringslivets interesser og sikre at regionen har de kvaliteter som gjør at folk ønsker å bo og arbeide her. Næringsforeningen i Stavanger er regionens største møtearrangør, utgir næringslivsmagasinet Rosenkilden og har en rekke tjenester og tilbud til næringslivet. Næringsforeningen er til stede i hele Stavanger-regionen fra Dalene i sør til Ryfylke i nord Næringsforeningen har en lokal tilstedeværelse i hele regionen med egne ressursgrupper. Det arrangereres egne medlemsmøter i Egersund, Bryne, Gjesdal, Sandnes, Sola, Risavika, Randaberg, Rennesøy, i Ryfylke og i Stavanger. Studentersamfundets Hus AL (Studenbyen Sogn, Oslo / Studentbyen Fantoft, Bergen) Studentersamfundets Hus AL har som formål å gi botilbud til studenter. Eigersund kommune har 5 andeler à kr. 500,- i Studentsamfundets Hus AL, dvs. at vi har 2 leieretter i Studentbyen på Sogn, Oslo (oppført med verdi kr ,- (2 x kr ,-) og 3 leieretter i Studentboligene på Fantoft, Bergen (oppført med verdi kr ,- (3 x kr ,-). Etter det en kan se blir leierettene benyttet av studenter fra Eigersund kommune. Jæren Folkehøgskulelag Eigersund kommune har 2 andeler à kr. 500,- i Jæren Folkehøgskulelag. Varden Andelsbarnehage AL Eigersund kommune har 3 andeler à kr ,- i Varden Andelsbarnehage AL. Raketten Andelsbarnehage AL Eigersund kommune har 3 andeler à kr ,- i Raketten Andelsbarnehage AL. Sandnes Boligbyggerlag Eigersund kommune har, som følge av sitt engasjement i Bakkebø Borettslag og Årstadtunet Borettslag 47 andelsbevis i Sandnes Boligbyggerlag. Årstadtunet Borettslag Årstadtunet Borettslag ble etablert 1. april Borettslaget ble etablert for å gi et botilbud til eldre og ble etablert med 20 boenheter hvorav Eigersund kommune har disposisjonsrett til 10. Eigersund kommune har 10 andelsbevis à kr. 100,- i Årstadtunet Borettslag. Bakkebø Borettslag Bakkebø Borettslag ble etablert 30. juni 1994 da det ble signert avtale med SBBL vedrørende etablering av borettslag på Slettebø. Borettslaget ble etablert for å huse mennesker med psykisk utviklingshemming som tidligere hadde bodd på Bakkebø. Totalt omfattet prosjektet Bakkebø Borettslag 16 eiendommer (boliger) fra den gamle institusjonen Bakkebø. Totalt er det etablert 50 boenheter i regi av Bakkebø Borettslag. Eigersund kommune har 37 andelsbevis à kr. 100,-. Kommunens eierskap i Bakkebø Borettslag er planlagt avviklet om kort tid. Side 119 av

120 Risiko, politisk kontroll og styring Rent generelt må risiko, etter rådmannens vurdering, måles iht. til sannsynlighet og konsekvenser, dvs. Risiko = Sannsynlighet multiplisert med konsekvenser, noe som kan synliggjøres ved hjelp av følgende modell: Sannsynlighet Svært høy Høy Moderat Lav Usannsynlig Konsekvens Ubetydelig Liten Moderat Stor Katastrofal Risikohåndtering må iverksettes når avdekket risiko er høyere enn akseptabelt risikonivå. Restrisiko håndteres ved hjelp av sikkerhetstiltak, enten for å redusere konsekvensene av eller sannsynligheten for uønskede hendelser. Det er selskapets ansvar å gjennomføre nødvendige risikovurderinger internt i selskapet mens eier må vurdere risiko ved eierskapet i de ulike selskapene hvor kommunen er involvert. De viktigste AS er og IKS er hvor Eigersund kommune har eierandel Risiko og politisk kontroll og styring: Følgende typer økonomisk risiko og politisk kontroll kan være aktuelt å vurdere. A. er høy grad av økonomisk risiko liten direkte politisk styring B. er høy grad av økonomisk risiko stor grad av politisk styring C. er lav økonomisk risiko liten direkte politisk styring D. er lav økonomisk risiko stor grad av politisk styring Ut fra dette kan gis følgende vurderinger av resultatoppnåelsen: a) Økonomisk risiko liten direkte politisk styring I denne gruppen av selskaper har kommunen stor eierandel eller eierandelen har en stor verdi. Utbytte til kommunen i 2015 kommer fra disse selskapene, dvs. fra Dalane energi IKS. Selskapet har etablert flere datterselskaper hvor det er lite eller ingen politisk representasjon, men i prinsippet skal dog representantskapet gjennom konsernet få tilstrekkelige opplysninger til å indirekte vurdere om økonomisk risiko, styring og kontroll er tilstrekkelig for Sokndal kommune.. Endring i eksterne rammebetingelser kan gi endringer i forhold til verdien av selskapene for kommunen. Også usikkerhet i forhold til utbytte kan i prinsippet medføre en stor økonomisk risiko, men ikke i særlig større grad enn f.eks. statlige endringer i kommunens inntektssystem. Det er vedtatt at Dalane energi IKS fra 2016 skal bli et aksjeselskap (Dalane energi AS). Dette vil minimalisere eierkommunene sin økonomiske risiko, men det kan vurderes om ikke den indirekte politiske styringen kan bli noe redusert ved overgangen fra IKS til AS. b) Høy grad av økonomisk risiko stor grad av politisk styring Ved utgangen av 2015 var det ingen av kommunens eierskap som kan entydig plasseres i denne kategorien. c) Lav økonomisk risiko - liten direkte politisk styring IKS ene i denne gruppen er selskaper som i hovedsak leverer tjenester til eierkommunene. Det er Rogaland Revisjon IKS og Dalane Interkommunale Miljøverk IKS (Svåheia Avfall AS) som av disse er i en konkurranseutsatt situasjon. c) Lav økonomisk risiko stor grad av politisk styring Foretakene er en del av kommunen som rettssubjekt og kommunestyret utøver eieroppgavene. Eigersund kommune har 2 kommunale foretak. Kommunen bærer all risiko vedrørende foretakene, samtidig er det kommunestyret som vedtar økonomisk ramme og årsoppgjørsdisposisjoner. Side 120 av

121 Generelt og spesielt om IKS ene og AS ene Selskapene som Eigersund kommune har eierandel i drives etter rådmannens vurdering i hovedsak i tråd med de forutsetningene (vedtektene) som ble lagt til grunn da de ble etablert. Dog har det og vil skje endinger alle selskapene, og det er derfor, etter rådmannens vurdering, viktig at eierne jevnlig foretar en gjennomgang av det kommunale engasjementet og foretar en vurdering om det bør gjøres endringer i eierstrategien (må ikke forveksles med selskapenes strategier for å nå de mål som eierne har satt). Under følger en kort oppsummering i forhold til selskaper hvor det kan medføre økonomiske eller andre konsekvenser for Eigersund kommune dersom en vanskelig likviditetsmessig situasjon skulle oppstå. Dalane energi IKS (AS fra 2016) Dalane energi IKS (AS) vurderes som et solid selskap som driver i tråd med selskapets formål / vedtekter. Risiko innenfor energisektoren (fornybar energi) synes i dag som lav og framtidsutsiktene for god inntjening bør være til stede. Også andre områder som bredbånd (Dalane Breiband) har etter hvert gitt god avkastning og risikoen vurderes pt. som lav. Fra 2016 er selskapet omdannet til et AS og nye vedtekter etc. er vedtatt av eierkommunene. Økonomisk risiko for eierkommunene er dermed redusert til kun innskutt aksjekapital. Selv om selskapet i 2016 ble omdannet til et AS bør det foretas en diskusjon i forhold til politisk kontroll og styring med datterselskapene. Dalane Miljøverk IKS Eierne bør i samarbeid med styret gjennomgå visjon og målsettinger for selskapet. Risiko vurderes som moderat, men i forhold til den mest konkurranseutsatte delen av selskapet kan det hefte en større risiko. Det bør vurderes om selskapet skal omdannes til et AS for å redusere eierrisikoen (økonomisk risiko). Rogaland Revisjon IKS Selskapet hadde underskudd i 2014 og 2015 med over 4 mill.kr. totalt. Denne trenden ble ikke snutt i 2016 da selskapet gikk med et underskudd på 0,567 mill.kr. iht. opplysninger fra adm.dir.. Risiko i forhold til selskapet vurderes som moderat, men selskapet kan miste inntekter dersom deltakerkommunene velger å konkurranseutsette revisjonstjenester eller bestille færre forvaltningsrapporter. Fusjonering med andre revisjonsenheter og / eller omdanning til for eksempel et AS bør vurderes som en del av visjon, mål og eiers risikovurdering. Lyse AS Lyse AS vurderes som et solid selskap som driver i tråd med selskapets formål / vedtekter. Risiko innenfor energisektoren (fornybar energi) synes i dag som lav og framtidsutsiktene for god inntjening bør være til stede. Lyse AS har også engasjert seg i mange andre forretningsområder og en kan spesielt nevne satsing på leveranse av fiberløsninger til private (Altibox) som i dag genererer gode inntekter til konsernet. Økonomisk risiko vurderes som minimal. Uninor AS Med utgangspunkt i regnskapsåret 2015 ble risiko for selskapet vurdert som over moderat og strukturelle grep ble foretatt i 2016 for å sikre en effektiv og framtidsrettet drift. Dette har resultert i et årsoverskudd på ca. 3,5 mill.kr. i Samtidig er det en utfordring at flere gode kunder har og vil flytte sine ordrer til utlandet Selskapet er organisert som et AS og iht. til aksjeloven hefter dermed Eigersund kommune kun med innskutt kapital. Slik sett er den økonomiske forpliktelsen lav, men samtidig er det et faktum at selskapet utfører tjenester som Eigersund kommune vil være forpliktet til å etablere dersom selskapet oppløses. Dermed vurderes den økonomiske risikoen / konsekvensene av en framtidig vanskelig likvid situasjon slik at det ikke vil være utenkelig at kommunen må skyte inn ytterligere kapital for å sikre driften, jf. sak i 2009 hvor eierkommunene måtte skyte inn kapital for å bedre selskapets likviditet. 69 Side 121 av 240

122 Annet For å kunne danne seg et enda bedre bilde av selskapenes (AS er og IKS er) sin økonomiske situasjon vil rådmannen anbefale at avkastning på sysselsatt kapital og totalrentabilitet i selskaper hvor det tas utbytte synliggjøres og kommenteres i årsregnskap / årsberetning. Dette da det er viktig for en eier, spesielt i selskaper hvor det deles ut utbytte, å kunne følge opp selskapet har vært i stand til å oppnå en avkastning som overstiger et forventet avkastningskrav. Jf. også vedlegg 4. For selskaper hvor det ikke deles ut utbytte til eierne, men hvor det kan være planer om det, mener rådmannen at det bør forsøkes avklart hvilket utbyttenivå som forventes av selskapet. Om mulig bør selskaper som deler ut utbytte bygge opp en buffer i gode tider med større overskudd enn forventet slik at eier kan forvente omtrent samme utbytte hvert år - også hvis selskapet har et dårlig år - noe som vil gi bedre forutsigbarhet for eierkommunene i bl.a. budsjettsammenheng. Gjennomgangen av de ulike selskapene viser hovedfunn / vurderinger. For ytterligere og mer detaljert informasjon vises det til årsberetning 2014 og 2015 for det enkelte selskap som vanligvis kan hentes ned på selskapets nettside. Side 122 av

123 Rådmannens anbefalinger Eigersund kommune og prinsipper for eierstyring 1. Kommunen skal være en krevende og aktiv eier med klare mål og strategier for sitt eierskap. 2. Valg av selskapsform skal baseres på en grundig vurdering av kommunens behov, styringsbehov og mål for virksomheten. 3. Målet for selskapsorganisering er å oppnå kostnadseffektiv tjenesteproduksjon, bedre kvalitet på tjenester, og en god ansvars og oppgavefordeling i kommunen. 4. Kommunen, sammen med øvrige eiere, skal angi visjon og mål for selskapet. 5. Selskapenes kapitalstruktur skal være tilpasset formålet med eierskapet. 6. Selskapene skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 7. Kommunens eierskap skal være basert på åpenhet og meroffentlighet. 8. Kommunen vil be sine eierrepresentanter i IKS er og AS er arbeide for at selskapene, som ikke har etiske retningslinjer, lager etiske retningslinjer for virksomheten. 9. Kommunens interesser skal fremmes gjennom selskapene sine eierorganer. 10. Det skal etableres et system hvor eierrepresentantene gjennomfører forhåndsdrøftinger i viktige saker og gir rask tilbakemelding til eierkommunene. 11. Styresammensetningen bør bygge på kompetanse og mangfold ut fra selskapets behov. Styreutnevnelser i de enkelte selskaper bør foretas på grunnlag av en valgkomité oppnevnt av eierne hvor det foretas særskilte habilitets- og kompetansevurderinger av styrekandidatene. 12. Styret har ansvar for at selskapet har god intern kontroll, gode systemer for risikostyring og informative nettsider for både innbyggere, kunder og eiere. 13. Styret er ansvarlig for å realisere visjon og mål satt av eierne. 14. Lønnsnivået i selskapet bør være konkurransedyktig uten å være lønnsledende. 15. Opplæring av kommunalt valgte styremedlemmer og kommunalt valgte representanter i representantskap, generalforsamling og årsmøte er et kommunalt ansvar. Medlemmene / eierrepresentantene skal minst èn gang i hver kommunestyremøte gjennomgå nødvendig opplæring om kommunalt eierskap samt rollefordeling mellom eiere, styre, representantskap, generalforsamling og årsmøte. Opplæringen bør være i tråd med KS sin anbefaling om obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte. 16. I selskaper av en viss størrelse, hvor kommunen har et eierskap, bør / må eierkom-munene arbeide for at selskapet tar inn lærling(er). 17. Eierne må sikre at lovverket følges med krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og aksjeselskap hvor kommuner og har eiermajoritet. 18. Innkalling til møter i representantskap, generalforsamling og årsmøter skal sendes til kommunens postmottak med kopi til ordfører og rådmann. 19. Det vises også til KS sine 19 anbefalinger vedrørende kommunalt eierskap som utfyller og supplerer ovenstående punkt, jf.vedlegg 1. Årsregnskap / årsmelding bør også vise følgene indikasjoner for IKS er / AS er av en viss størrelsesorden i selskaper hvor det kan være mulig å dele ut utbytte: 21 Netto driftsmargin Totalrentabilitet Avkastning på sysselsatt kapital Egenkapitalrentabilitet Likviditetsreserve Egenkapital Driftsresultat i % av driftsinntekter Driftsresultat + finansinntekter i % av gjennomsnittlig totalkapital Driftsresultat + finansinntekter / totalkapital rentefri gjeld Årsresultat i % av gjennomsnittlig egenkapital Frie betalingsmidler + udisponerte trekkretter / inntekter Egenkapital i % av totalkapital 21 Avkastning på sysselsattkapital og totalrentabilitet vurderes å være de viktigste å ha med. Side 123 av

124 VEDLEGG 1 KS ` anbefalinger kommunalt eierskap Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Interkommunale eierskapsmeldinger kan også utarbeides. Nr 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Nr 4 Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Dette må være utgangspunktet, og oppfyller man ikke dette må det være en bevissthet om hvorfor. Nr 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget er delegert denne funksjonen fra kommunestyret og har derfor en spesielt viktig rolle i eierstyringen. Nr 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Side 124 av

125 Nr 8 Gjennomføring av eiermøter De formelle eiermøtene er enten generalforsamling eller representantskap, men det kan også innkalles til eiermøter i tillegg til disse. Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt (gjelder ikke interkommunale selskaper), at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. Nr 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes, men allikevel være fleksibel i forhold til eiers be hov for kompetanse. Nr 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfor valgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet og det er derfor anbefalt en rekke rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Nr 12 Styresammensetning i konsernmodell Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som ytermonopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Det er opp til hvert enkelt eierorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Det anbefales at styrene etablererfaste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter, og at kommunestyret oppretter en valgkomité som innstiller til det organ som skal velge styrerepresentanter. Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene I loven er det nå krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner har eiermajoritet. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. Side 125 av

126 Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon omhonorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengigav organisasjonsform. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 19 Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Side 126 av

127 VEDLEGG 2 Informasjon om ulike selskapstyper m.v. 27 og 28 selskaper 28 Vertskommunemodell hvor en eller flere kommuner kjøper tjenester fra en annen kommune, feks. Barneverntjeneste, PPT, Brann- og redningstjeneste etc. Vertskommunen har ansvar for tjenesteproduksjonen. 2 modeller: Administrativ vertskommune (oppgaver av ikke prinsipiell art) og Vertskommune med felles folkevalgt nemnd (kan treffe beslutninger av prinsipiell art delegert myndighet). 27 Flere kommuner etablerer et selskap som har som formål å produsere en tjeneste, feks. Kontrollutvalgssekretariat. Det må lages vedtekter for selskapet. Selskapet skal ha eget styre. 27 selskaper kan både være og ikke være eget rettssubjekt, men de vil være egne rettssubjekter når de har myndighet til å foreta ansettelser, vedta egne budsjetter etc. Kommunale foretak (KF) En noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen. Eget styre, kommunestyret er generalforsamling. Et KF er ikke en egen juridisk enhet, men del av kommunen som rettssubjekt. Skal ha egne vedtekter. Ansatte vil fortsatt ha kommunen som arbeidsgiver. Forvaltning av foretaket ledes av eget styre og daglig leder. Styret kan bestå av både representanter for kommunen og private aktører, eks. NN Havn KF hvor både kommunale politikere og næringsaktører fra havnen er representert. Må forholde seg til kommunebudsjettet / økonomiplanen. Øverste myndighet er kommunestyret. Styret har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret har myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Etter kommuneloven 72 nr 1 kan rådmannen instruere om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Interkommunale selskaper (IKS) Kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Selvstendig juridisk enhet, har eget styre. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerne utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet som er selskapets eierorgan og øverste myndighet. Behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan samt andre saker som etter lov og vedtekter skal behandles i representantskapet. Hver representant har 1 stemme dersom annet ikke er bestemt i selskapsavtalen. Styrets leder og daglig leder har plikt til å være til stede i representantskapets møter. Side 127 av

128 Aksjeselskap (AS) Kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter, har eget styre som velges av generalforsamlingen eller bedriftsforsamlingen. Eierne har begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Generalforsamlingen er selskapets øverste myndighet. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Innen 6 måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal det holdes ordinær generalforsamling. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, utdeling av utbytte samt andre saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen. Styrets leder og daglig leder har rett og plikt til å være til stede under generalforsamlingen. 1 aksje = 1 stemme hvis ikke annet er bestemt i vedtekter / aksjonæravtale. Bedriftsforsamling (Aksjelovens 6-35). Etablert i 1972 som en del av en større bedriftsdemokratisk reform, obligatorisk fram til I selskaper med flere enn 200 ansatte skal det velges en bedriftsforsamling på 12 medlemmer eller et høyere antall, delelig med tre, som fastsettes av generalforsamlingen.. ⅔ av medlemmene velges av generalforsamlingen og ⅓ av de ansatte i selskapet. Er plassert mellom generalforsamlingen og styret. Foretar styrevalg/valg av styreleder, fører tilsyn med styret og administrasjonen og fatter vedtak i spesielt viktige saker for selskapet, men i praksis er det ofte sandpåstrøing. Gir uttalelse til styrets forslag til årsregnskap / godkjenning av disposisjon av årsresultatet. Kan gi styret anbefalinger i hvilken som helst sak. Ett medlem, èn stemme. Det kan inngås avtale med fagforeninger som representerer minst 2/3 av de ansatte om ikke å ha bedriftsforsamling mot at de ansatte får 1 ekstra representant i styret eller 2 observatører mange bedrifter har benyttet seg av denne muligheten som ble innført i Samvirkeforetak (SA) Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere. Ingen begrensninger for hvem som kan være medlem. Styres av de som handler med foretaket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Må ha egne vedtekter. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. Årsmøtet er samvirkeforetakets øverste myndighet. Innen 6 måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal det holdes ordinært årsmøte. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, disponering av årsoverskudd (utdeling av etterbetaling ) samt andre saker som etter lov eller vedtekter hører under årsmøtet. Styrets leder og daglig leder skal være til stede under årsmøtet. Ett medlem, èn stemme er hovedprinsippet, men dette kan fravikes i vedtektene. Dog kan ett medlem ikke ha et flertall av stemmene i samvirkeforetaket, jf. samvirkelova 38. Side 128 av

129 Stiftelse Både kommuner og private kan opprette og delta i stiftelser. Er et selvstendig rettssubjekt. Egne vedtekter. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd. Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er en hensiktsmessig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kommunen. Styret er stiftelsens øverste organ og forvaltningen av stiftelsen hører inn under styret. Styret skal sørge for at stiftelsens formål ivaretas, og at utdelinger foretas i samsvar med vedtektene. Styret skal påse at regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Stiftelsestilsynet (Lotteri- og Stiftelsestilsynet) skal føre tilsyn og kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. NB! De ulike selskapene har vanligvis vedtekter / aksjonæravtaler som regulerer forholdet mellom eierne i mer spesifikk grad enn det lovverket generelt uttrykker. Samarbeid og eierskap i ulike typer av selskaper Kommuner står i prinsippet fritt mht valg av selskapsform, når selskapsdannelse er aktuelt. Før det besluttes hvilken selskapsform som er den foretrukne må det gjøres en rekke avveininger, slik at valgt selskapsform står godt i forhold til de oppgaver som selskapet skal utføre. Herunder også hvilke rammebetingelser et velfungerende selskap trenger. Det legges til grunn at før selskapsformen velges, skal følgende forhold være vurdert: Muligheter for styring; muligheter for innretning av aktivt og strategisk eierskap, samt eierkommunens reelle styring gjennom representasjons modeller Økonomisk ansvar; hvilke forpliktelser påtar kommunen seg vs. selskapet Risikovurderinger; økonomisk, markedsutsikter, miljø og samfunnssikkerhet, kvalitet og kvantitet av den kommunale tjenesten og forholdet til sluttbruker/innbyggerne Selskapets økonomiske frihet; forpliktelser i forhold til et selskap vs. beholde egen beslutningsmyndighet om prioriteringer av ressursbruk Fleksibilitet endring av eierforhold/ samarbeid med private Forholdet til forvaltningslov/offentlighetslov Skatte- og avgiftsmessige forhold Anskaffelsesreglene Arbeidsgiverpolitisk strategi Nedenfor presenteres de mest brukte selskapsformene, samt stiftelse. Kommunale Foretak (KF) Rettslig stilling og lovgivning: Del av kommunen som rettssubjekt og hjemlet i Kommuneloven. Kommunelovens kapittel 11 inneholder bestemmelser om kommunalt og fylkeskommunalt foretak. I likhet med kommunal bedrift etter kommunelovens 11, er foretaket en del av kommunen som rettssubjekt. Foretaket er dermed ikke et eget selskap med rettslig eller økonomisk selvstendighet. Det kommunale foretaket er en del av kommunen og er som sådan underlagt kommunestyret. Gjennom vedtektenes formålsbestemmelse fastsetter kommunestyret den virksomhet foretaket skal drive. Kommunestyret fastsetter derved den ytre rammen for styrets myndighet. Kommunestyret kan gjennom vedtektene eller andre typer vedtak gi bindende pålegg for foretaket. Vedtak om stifting og oppløsning av foretak fattes av kommunestyret. Selskapsformens egnethet: Reglene om kommunalt foretak tar særlig sikte på å gi et alternativ for mer selvstendig organisering av kommunale oppgaver. Side 129 av

130 Organisasjonsformen benyttes som regel når både forretningsmessige og samfunnsmessige hensyn skal ivaretas. Det er imidlertid ikke begrensninger i selve loven mht. hvilke oppgaver man legger inn i et kommunalt foretak. Styrende organ: Foretaket skal ledes av et styre med alminnelig myndighet til å treffe avgjørelser i foretakets saker. Foretaket ledes av et styre og en daglig leder. Dette er obligatoriske organer. Dersom ikke kommunestyret har delegert til annet organ å velge foretakets styre, er det kommunestyret selv som velger styremedlemmene, jamfør kommunelovens 62, 2.ledd. Kommunestyrets styrevalg skjer etter reglene om forholdstallsvalg og flertallsvalg i kommunelovens 36 og 38, jamfør 35 nr. 4. Styret har et overordnet ansvar for organiseringen av foretakets virksomhet. Ledelsesansvaret gjelder ikke bare den forretningsmessige siden av virksomheten, men generelt forvaltningen av de verdier og oppgaver kommunen har lagt til foretaket. Det er styret og daglig leder som opptrer utad på kommunens vegne. Etter kommunelovens 69 kan styrets selvstendige myndighet begrenses ved vedtektsbestemmelse som fastsetter at nærmere angitte saker må være godkjent av bystyret for å være bindende for kommunen. Styret i foretaket ansetter daglig leder. Daglig leder står i et direkte underordnings- og ansvarsforhold til styret som igjen er underlagt bystyret. Arbeidsgiveransvaret: Daglig leder har det overordnede ansvarer for de ansatte i kommunale foretak. Kommunens overordnede arbeidsgiverpolitikk legger rammene også for kommunale foretak. Dette gjelder bl.a. seniorpolitikk, likestilling, tariffområdet, kompetanseutvikling mv. Ved brudd i lønnsforhandlinger trer konserntanken inn, slik at ved et brudd oppstått i et foretak, får virkninger for hele det angjeldende området i kommunen. Foretaket kan være medlem av KS Bedrift. Kommunens økonomisk ansvar og risiko: Som en del av kommunen er foretaket underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Dette betyr at de kommunale budsjettene setter rammer for foretakets virksomhet, og styret er bundet av kommunens budsjett. Foretakets forpliktelser er kommunens forpliktelser, og kommunen er kontraktsmotpart i de avtalene som foretaket inngår. Styring, tilsyn og kontroll: Kommunens styrings- og kontrollmuligheter er flere og mer omfattende i kommunalt foretak enn i selvstendige selskaper. Av forskrift til Kommuneloven følger regler for årsbudsjett og økonomiplan, og krav til årsregnskap og årsberetning. Av forskriftene følger også regler om perioderapporter, samt krav om KOSTRA-rapportering. Kontrollutvalget skal behandle årsberetning og årsregnskap fra foretakene, før disse behandles av kommunestyret. Kommunelovens bestemmelser om behandling av regnskapsmessig overskudd/underskudd legger til grunn en konserntanke og omfatter således også foretakene. Kommunale foretak har en selvstendig stilling i forhold til kommunens administrasjon. Det innebærer at rådmannen ikke har instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. Rådmannen kan imidlertid instruere daglig leder om ikke å iverksette et tiltak eller en sak før kommunestyret har behandlet saken. Rådmannen har således mulighet for å legge en slik sak frem for kommunestyret. I saker som foretakene fremmer til kommunestyret har rådmannen i medhold av KL 23 ansvar for fullstendig saksbehandling. Side 130 av

131 Interkommunalt samarbeid ( 27- og 28-selskaper) Rettslig stilling og lovgivning : Kommunelovens 27 og 28 har regler om samarbeidsavtaler mellom kommuner og / eller fylkeskommuner når samarbeidet er organisert med eget styre. Gjennom vedtektene kan det hjemles at 27 selskaper gis ansvar og myndighet slik at det er et eget rettsubjekt. 28 samarbeid vil ikke være et eget rettssubjekt. Styrende organ: Styret for interkommunalt samarbeid må tildeles en viss selvstendig avgjørelsesmyndighet, men den bør / må begrenses til avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Styrets rolle og forhold til samarbeidskommunene må utformes i vedtektene. Dette er en selskapsform som er relativt lite benyttet de siste år, og det er kun virksomheten rundt Dalane Friluftsråd som i dag er organisert som et 27-selskap og som er et eget rettssubjekt. Interkommunale selskaper (IKS) Rettslig stilling og lovgivning: Eget rettssubjekt og hjemlet i Lov om interkommunalt selskap av 29. januar 1999 nr. 6. Samarbeid mellom flere kommuner og/eller fylkeskommuner kan organiseres som interkommunalt selskap etter lov av 29. januar 1999 nr. 6. Et IKS er et eget rettssubjekt, som rettslig og økonomisk er skilt fra deltakerkommunene. Det har sin egen formue og sine egne inntekter, og svarer selv for sine forpliktelser. Det er selskapet selv som inngår og er part i avtaler og har partsstilling i rettssaker og overfor forvaltningsmyndighetene. Selskapsformens egnethet: I et IKS kan kun kommuner være deltakere. Lovpålagte oppgaver som for eksempel brann- og redning, revisjon, samt tjenester der det kan være regningssvarende og strategisk å løse oppgavene felles er eksempler på virksomhet som egner seg for denne selskapsformen. Tilsvarende gjelder regionale utviklingsoppgaver, prosjekter og anlegg. Myndighets- og forvaltningsoppgaver vil kreve overføring av myndighet dersom oppgavene legges til et IKS, og det kan være begrensninger i lovverket på dette som gjør at kommunestyret ikke kan delegere slik myndighet. Slike vurderinger må gjøres i forhold til at IKS et er eget rettssubjekt. Lov om offentlige anskaffelser oppstiller regler for selskapsdannelsen mht konkurransereglene. Styrende organ: Selskapets øverste myndighet er representantskapet. Representantskapet er eiernes organ, og deltakerkommunenes eiermyndighet utøves av representantskapet. Dette innebærer at den enkelte deltakerkommune ikke kan utøve eiermyndighet direkte overfor selskapets styre eller administrasjon. Hver deltakerkommune skal ha minst ett medlem i representantskapet. Deltakerkommunene kan gjennom representantskapet treffe vedtak som binder styret, og det kan omgjøre vedtak som styret har truffet. Gjennom en rekke bestemmelser legger loven om interkommunale selskaper særlige oppgaver til representantskapet. Dette gjelder fastsettingen av regnskap, budsjett, økonomiplan og valg av revisor, samt vedtak om salg eller pantsettelse av fast eiendom eller andre større kapitalinvesteringer, eller vedtak om å foreta investeringer som er av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av deltakerne. Av loven følger at det skal utformes en selskapsavtale (vedtekter) og loven oppstiller minimumskrav til innhold. I selskapsavtalen kan det dessuten fastsettes at visse sak som ellers hører innunder styrets forvaltningsmyndighet, må godkjennes av representantskapet. Samlet sett gir disse bestemmelsene deltakerkommunene i utgangspunktet større innflytelse over styringen av selskapet enn det aksjeloven gir deltakerne i et aksjeselskap. Denne utvidede innflytelsen har først og fremst sammenheng med selskapsdeltakernes ubegrensede ansvar for selskapets forpliktelser. Når deltakerne påtar seg et større ansvar er det også naturlig at styringsmulighetene utvides. Det er imidlertid også slik at dette ikke er mer enn et utgangspunkt. Side 131 av

132 Bakgrunnen for dette er at det også, vil være mulig å øke eiernes styring og kontroll ved for eksempel å regulere i en eieravtale at nærmere angitte saker må behandles av representantskapet (eierorganet). I en eieravtale vil deltakerinteressene i selskapet kunne tydeliggjøres og det kan også pålegges representantskapet å utføre og føre tilsyn med visse styringsoppgaver overfor styret. Eksempler på dette kan være krav om system for internkontroll og økonomistyringsregler, strategiutvikling og finansforvaltning. Et interkommunalt selskap skal ha et styre og en daglig leder som står ansvarlig for forvaltningen av selskapet. Det hører under styret å forvalte selskapet på vegne av deltakerkommunene. Styret leder selskapets virksomhet og det har ansvar for de at verdier som deltakerne har i selskapet, brukes forsvarlig og i tråd med formålet for selskapet. I forvaltningen av selskapet er styret underlagt representantskapet, og det må følge vedtak og retningslinjer som dette fastsetter. Styrets forvaltningsmyndighet må videre utøves innenfor rammen av selskapsavtalen og selskapets årsbudsjett. Arbeidsgiveransvaret : Daglig leder ansettes av styret med mindre det er vedtektsfestet at daglig leder skal ansettes av representantskapet. Ansatte har selskapet som sin arbeidsgiver, med daglig leder som øverste administrative leder. Utvikling av arbeidsgiverpolitisk strategi for selskapet tilligger styret å påse, dersom ikke annet er bestemt i selskapsavtalen. IKS-loven regulerer ansatte sin representasjon i styret. Kommunens økonomiske ansvar og risiko: Et særtrekk ved interkommunale selskaper er at hver av deltakerne har et ubegrenset ansvar for en prosent eller en brøkdel av selskapets samlede forpliktelser. Dette skiller interkommunale selskaper fra aksjeselskap, hvor deltakeransvaret er begrenset. Samlet skal deltakernes ansvarsandeler utgjøre selskapets samlede forpliktelser, jfr. også saksutredningens punkt om ansvar for bl.a. styremedlemmer i et IKS. I Selskapsavtalen kan hjemles muligheter for å bygge opp fond for gjennomføring av investeringer og til nødvendig driftskapital. Fondsoppbyggingen skal stå i forhold til selskapets oppgave og forpliktelser. IKS-loven 29 omtaler utdelinger. Her fremgår at etter forslag fra styret eller med styrets samtykke kan representantskapet beslutte utdeling av selskapets midler. Dette kan skje etter at regnskapet for siste regnskapsåret er fastsatt. Styring, tilsyn og kontroll: Av forskrifter til Lov om interkommunale selskaper følger regler om årsbudsjett og økonomiplan, og krav til årsregnskap og årsberetning. Av forskriftene følger også regler om periodevis rapportering, samt krav om KOSTRA-rapportering. Av IKS-loven 18 følger at selskap hvor deltakerne betaler tilskudd, er selskapets budsjett ikke endelig før deltakerkommunenes budsjetter er behandlet jfr. KL 45 nr. 4. Dette innebærer at representantskapet sitt budsjettvedtak ikke er endelig før deltaker-kommunene har avsluttet sin økonomiplanbehandling ved utgangen av året. Aksjeselskap (AS) Rettslig stilling og lovgivning : Bestemmelsene om aksjeselskap er regulert i aksjeloven av 13. juni 1977 nr. 44. Selskapet er eget rettsubjekt. Det viktigste særtrekk ved aksjeselskapsformen er at deltakerne (aksjeeierne) ikke er ansvarlig for selskapets forpliktelser annet enn for innskutt kapital. Et aksjeselskap som ikke er i stand til å oppfylle sine forpliktelser, kan tas under konkursbehandling. Et motstykke til ansvarsbegrensningen er at selskapets eiere ikke rår fritt over selskapets inntekter og formue. Selskapsformens egnethet: Et aksjeselskap er et eget rettsubjekt og kan ha en eller flere deltakere. Lovgivningen setter ingen grenser for hvem som kan være deltaker (aksjeeier) i et aksjeselskap. Denne selskapsformen kan derfor være tjenelig dersom man ønsker å ha ulike Side 132 av

133 grupper av eiere eller legge til rette for at flere, både fysiske og juridiske personer, kan være eiere. Selskapsformen innebærer altså fleksibilitet på eiersiden. Aksjeselskap er en selskapsform som er lovregulert i forhold til at selskapet driver sin virksomhet i et marked. Innretningen av selskapsformen (jfr. lovverket) bygger på den risiko som slik konkurranseeksponert virksomhet innebærer. Styrende organ: Aksjeselskapets øverste organ er generalforsamlingen. Generalforsamlingen er eiernes organ i selskapet. Eiermyndigheten i denne typen selskap er formalisert slik at myndighetene må utøves gjennom generalforsamlingen. Dette betyr at kommunen som aksjeeier ikke kan intervenere uten at dette skjer i form av en beslutning fra generalforsamlingen. I generalforsamlingen kan eierne gjennom generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder av selskapet. Det er generalforsamlingen eller bedriftsforsamlingen som velger styret, jf. eget punkt på neste side om bedriftsforsamling. I generalforsamlingen møter kommunen normalt med èn representant. Dette kan være ordføreren, jf. kommunelovens 9. Dersom ordføreren selv ikke møter, kan kommunen være representert med en fullmektig. Kommunestyret kan før generalforsamlingen avholdes treffe vedtak som binder opp representantens stemmegivning på generalforsamlingen. I selskaper hvor kommunen eier samtlige aksjer, kan kommunestyret beslutte at et samlet kommunestyre eller formannskapet skal utgjøre generalforsamlingen. Det vil allikevel være slik at det må stemmes samlet for selskapets aksjer når kommunestyret / formannskapet er generalforsamling. Aksjonæravtaler benyttes ofte for å detaljere forholdet mellom aksjonærene. Aksjonæravtalen kan regulere ulike eierspørsmål så som fordeling av styreplasser etc. Styret har det overordnede ansvar for forvaltningen av selskapet. Som hovedregel er det styret som ansetter daglig leder og er dennes overordnede. Daglig leder skal styre selskapet etter de planer, retningslinjer og prinsipper styret har vedtatt. Styring og kontroll i aksjeselskaper En aksjonær har ulike rettigheter i et selskap beroende på hvor stor andel av selskapet vedkommende eier. For kommunen er det derfor viktig at eierandelen er tilpasset kommunes formål med eierskapet. Dersom kommunen har strategiske målsetninger for sitt eierskap bør kommunen ha kontroll med selskapet ved å eie 50,1% eller mer av de stemmeberettigede aksjene i selskapet. 100% (eierandel) I denne situasjonen trenger ikke eieren å ta hensyn til de rettigheter og regler som ellers gjelder for å gi vern til øvrige aksjonærer. Et selskap eiet 100% kan ses på som et datterselskap i et konsern, der kommunen representerer konsernet eller morselskapet. 90% (eierandel) Dersom en aksjonær eier over 90% av aksjekapitalen og stemmene i et aksjeselskap, kan vedkommende majoritetsaksjonær tvangsutløse de øvrige aksjonærene i selskapet, og konsernbidrag kan gis mellom selskap i konsernforhold. 67% (eierandel) Vedtak om endring av et selskaps vedtekter forutsetter minst to tredeler av stemmene. Det samme gjelder beslutninger om fusjon eller fisjon, vedtak om forhøyelse eller nedsettelse av aksjekapitalen, opptak av konvertible lån, vedtak om omdanning og vedtak om oppløsning av selskapet. 50% (eierandel) Eksempel på beslutninger som fattes med alminnelig flertall er valg av styremedlemmer, godkjenning av årsregnskap og vedtak om utdeling av utbytte. Vedtakter og aksjonæravtaler kan regulere behov for bredere, men ikke snevrere tilslutning ved slike saker. 34% (eierandel) Dersom en aksjonær har mer enn en tredjedel av stemmene, vil denne normalt ha negativ kontroll over mange av de vesentligste beslutningene i selskapet. Særlig gjelder dette vedtektsendringer. Side 133 av

134 Bedriftsforsamling (aksjelovens 6-35) (1) I selskaper med flere enn 200 ansatte skal det velges en bedriftsforsamling på 12 medlemmer eller et høyere antall, delelig med tre, som fastsettes av generalforsamlingen. Bestemmelsene om bedriftsforsamling i lov om allmennaksjeselskaper gjelder tilsvarende. (2) Det kan avtales mellom selskapet og et flertall av de ansatte eller fagforeninger som omfatter to tredeler av de ansatte, at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf 6-4 tredje ledd. Kongen kan gi nærmere regler om inngåelse av en slik avtale og avtalens innhold. Bestemmelsene om slik avtale i lov om allmennaksjeselskaper gjelder tilsvarende. (3) Det kan bestemmes i vedtektene at selskapet skal ha bedriftsforsamling selv om vilkårene i første ledd ikke foreligger. Bestemmelsene om bedriftsforsamlingen i lov om allmennaksjeselskaper gjelder i så fall tilsvarende, hvis ikke vedtektene fastsetter noe annet. Bedriftforsamlingens rolle / myndighet Organets oppgave er å føre tilsyn med styrets og daglig leders forvaltning av selskapet. Bedriftsforsamlingen har myndighet til følgende: Gi uttalelse om styrets forslag til årsregnskap, samt godkjenne disponering av resultat Innenfor rammene av styrets forslag kan bedriftsforsamlingen fastsette det høyeste beløpet som kan utdeles som utbytte Fastsette det høyeste beløp som kan avgis som konsernbidrag, men dette må ligge innenfor rammen av styrets forslag Bedriftsforsamlingen velger selskapets styre og styreleder Bedriftsforsamlingen godkjenner styrets godtgjørelse Bedriftsforsamlingen kan iverksette undersøkelser Bedriftsforsamlingen har rett og plikt til å treffe avgjørelser hva gjelder: 1. Investering av betydelig omfang sett i forhold til selskapets ressurser. 2. Rasjonalisering og/ eller omlegging av driften som vil medføre større endringer og omlegging av arbeidsstyrken. Bedriftsforsamlingen kan gi styret anbefalinger i hvilken som helst sak. En bedriftsforsamling skal bestå av medlemmer som er valgt av både aksjeeierne på generalforsamlingen og av de ansatte i selskapet. Dersom generalforsamlingen ikke bestemmer noe annet, skal bedriftsforsamlingen bestå av 12 medlemmer. Antallet skal alltid være delelig med 3 (asal 6-35 første ledd, jf. asl 6-35). Generalforsamlingen velger 2/3 av medlemmene, mens de ansatte velger 1/3. Representanter for de ansatte må ha vært ansatt i selskapet i minst ett år. Det er i forskrifter gitt detaljerte regler om hvordan valget av de ansattes representanter til BF skal skje. Bedriftsforsamlingen velger selv en leder. Det kan ikke velges en leder som ikke selv er medlem av bedriftsforsamlingen. Valget kan heller ikke legges til andre organer. Godtgjørelse for medlemmer i bedriftsforsamlingen fastsettes av generalforsamlingen. Samvirkeforetak (SA) Rettslig stilling og lovgivning: Bestemmelsene om samvirkeforetak er regulert i samvirkelova av 29. juni Et samvirkeforetak er et eget rettsubjekt. Med samvirkeforetak menes en sammenslutning med hovedformål å fremme medlemmenes økonomiske interesser ved at disse deltar i foretakets virksomhet enten som forbrukere, leverandører eller på lignende måte. Et samvirkeforetak er basert på medlemskap, ikke eierskap. Hovedregelen er at alle medlemmene har en stemme hver i årsmøtet 22 og det praktiseres åpent medlemskap, med mindre annet er bestemt i vedtektene. Avkastningen stort sett værende i virksomheten eller fordelt mellom medlemmene på bakgrunn av deres omsetning / samhandling med foretaket. 23 Ingen av medlemmene har personlig ansvar for foretakets forpliktelser. Dette samsvarer med reglene om begrenset ansvar i aksjeloven og skal forstås på samme måte Samvirkeloven stiller krav til hva stiftelsesdokumentet og vedtektene minst skal inneholde. 22 Ingen enkeltmedlemmer kan representere mer enn 50% av medlemsstemmene i årsmøtet. 23 Dersom vedtektene åpner for utdeling av overskudd, skal dette skje på grunnlag av omsetning med selskapet, ikke på grunnlag av innskutt kapital som i et aksjeselskap. Side 134 av

135 Et samvirkeforetak må alltid stiftes av minst to personer og skal alltid ha minst to medlemmer Både fysiske og juridiske personer kan være stiftere. Selskapsformens egnethet: Et samvirkeforetak er et eget rettsubjekt og kan ha en eller flere deltakere (medlemmer). Lovgivningen setter ingen grenser for hvem som kan være deltaker i et samvirkeforetak. Denne selskapsformen kan derfor være tjenelig dersom man ønsker å ha ulike grupper av eiere eller legge til rette for at flere kan være eiere. Selskapsformen innebærer på samme måte som et AS fleksibilitet på eiersiden. 26 Styrende organ: Samvirkeforetakets øverste organ er årsmøtet. Årsmøtet er medlemmenes organ i selskapet. Årsmøtet er øverste organ og tilsvarer representantskapet og generalfor-samlingen i et IKS og et AS. Etter samvirkeloven 38 har hvert medlem en stemme på årsmøtet. Årsmøtet kan treffe vedtak som er bindende for medlemmene, det har instruksjonsmyndighet overfor foretakets øvrige organer, og omgjøringskompetanse når det gjelder andre foretaksorganers beslutninger. Eiermyndigheten i et samvirkeforetak er formalisert slik at myndighetene må utøves gjennom årsmøtet. Dette betyr at kommunen som deltaker ikke kan intervenere uten at dette skjer i form av en beslutning fra årsmøtet. I årsmøtet kan eierne (deltakerne) gjennom vedtak i årsmøtet fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder av selskapet. I årsmøtet møter kommunen normalt med èn representant. Dersom ordføreren selv ikke møter, kan kommunen være representert med en fullmektig. Kommunestyret kan før årsmøtet avholdes treffe vedtak som binder opp representantens stemmegivning i årsmøtet. Styret har det overordnede ansvar for forvaltningen av samvirkeforetaket. Som hovedregel er det styret som ansetter daglig leder og er dennes overordnede. Daglig leder skal styre selskapet etter de planer, retningslinjer og prinsipper styret har vedtatt. Stiftelser Rettslig stilling og lovgivning: Stiftelser et regulert i stiftelsesloven av (ikrafttredelse av ). En stiftelse skiller seg fra de andre selskapsformene ved at den ikke har noen eiere eller deltakere. Stiftelsen er selveiende. Når stiftelsen er opprettet har oppretterne eller stifterne ikke lenger rådighet over formuesverdien som er overført stiftelsen. Egnethet: En stiftelse vil kunne være en egnet organisasjonsform for løsning av bestemte oppgaver som man ønsker å skille ut og gi full selvstendighet. Siden en stiftelse ikke kan ha eiere, kan en kommune ikke øve innflytelse i stiftelsen på grunnlag av eierskap. Dette kan fremstå som en ulempe ved bruk av stiftelsesformen, men samtidig gi mulighet for å sikre verdier også under skiftende forhold. Lovverket for stiftelser er de siste årene blitt en del endret. Reglene for avvikling av stiftelser er komplekse. Både styret og stifterne må godkjenne avviklingen. Krav om godkjenning hos Stiftelsestilsynet før formelle avvikling kan finne sted. Styrende organ: Stiftelsen ledes av et styre oppnevnt i tråd med vedtektene i stiftelsen. Stiftelsen må ha et bestemt formål. Stiftelsesformen er relativt lite benyttet av kommunen i de siste år, og anses uegnet dersom kommunen ønsker noen som helst form for styring, innflytelse eller kontroll. 24 Det kan gjennomføres både fisjon og fusjon av et samvirke og et samvirke kan omdannes direkte til et aksjeselskap, men kan ikke omdannes direkte til en annen selskapsform. 25 I forarbeidene til loven er det presisert at samvirke ikke er en «variant av selskap eller forening», jf. NOU 2002:6 s Det er altså verken et selskap, forening eller en stiftelse. 26 De mest kjente samvirkeforetakene er Coop, Tine, Norsk landbrukssamvirke, Nortura, Felleskjøpet. Det kommunale eierskapet har i liten grad vært organisert som et SA, men det er ikke noe til hinder for dette iht. gjeldene lovverk. Jf. for ytterligere informasjon om samvirkeforetak (SA). Side 135 av

136 VEDLEGG 3 Finansielt eller samfunnsnyttig eierskap? En kommune vil, i de alle fleste tilfellene, ha en finansiell og / eller en samfunnsnyttig inn-fallsvinkel til sitt eierskap i for eksempel et IKS eller et AS. Dette vil imidlertid variere fra selskap til selskap og etter rådmannens vurdering bør det gjenspeiles i organisasjonsformen om det er et finansielt og / eller et samfunnsnyttig fokus en ønsker å ha når en plasserer en tjeneste / en produksjon langs aksen fra vanlig kommunal virksomhet til aksjeselskapmodellen. For å illustrere den finansielle / samfunnsnyttige innfallsvinkelen på en enkel måte har en lagd en figur som viser finansielt fokus langs y aksen og samfunnsnyttig fokus langs x aksen. Finansielt fokus 4 3 Styre 2 Eiere Samf.- fokus Ovenstående plassering av eiere og styre er kun en illustrasjon, men forhold til politikk og samfunnsfokus vil en kunne anta at eierne (representert ved kommunestyret) i utgangspunktet vil ha et større samfunnsfokus enn det som styret, som skal representere og ivareta selskapets interesser, vil ha. Imidlertid er det ikke alltid er slik i praksis og en kan da få en situasjon hvor eieren (kommunestyret) er mer opptatt av det finansielle fokuset (les: utbytte) enn det som styret er, og motsatt ved at styret er mer opptatt av samfunnsfokuset (les: samfunnsnytte) enn det som eierne er. I slike tilfeller vil det etter rådmannens vurdering være viktig at eieren (kommunestyret) gir styret / selskapet så klare styringssignaler som mulig om hvor fokuset skal være slik at det ikke oppstår unødige gnisninger og uro. Side 136 av

137 VEDLEGG 4 Noen økonomiske nøkkeltall Rentabilitetsanalyse: Formel: Hva viser tallene: Bruttofortjeneste i kroner Salgsinntekter - varekostnad Salgsinntekter og varekostnad fremgår av driftsregnskapet. Begrepet avanse benyttes også. Bruttofortjenesteprosent Bruttofortj. x 100 Driftsinntekter Forteller noe om hvor mye av hver salgskrone som er igjen til å dekke de faste kostnadene og til fortjeneste Driftsmargin i % Driftsresultat x 100 Driftsmargin viser driftsresultat i prosent av Total(kapitalens)rentabilitet (avkastningsgrad) Egenkapitalens rentabilitet Overskuddsgrad Kapitalens omløpshastighet Resultatgrad Likviditetsanalyse: Likviditetsgrad 1 Likviditetsgrad 2 (acid test) Arbeidskapital Kapitalstrukturanalyse: Finansieringsgrad 1 Finansieringsgrad 2 Driftsinntekter (Driftsresultat + finansinnt.) x 100 Gjennomsnittlig sum eiendeler Resultat før ekstraordinære poster x 100 Gjennomsnittlig egenkapital (Driftsresultat + finansinnt.) x 100 Omsetning Totale inntekter Gjennomsnittlig totalkapital (Resultat før ekstraord. poster + rentekostn) x 100 Totale inntekter Omløpsmidler + ubenyttet kassekreditt Kortsiktig gjeld Mest likvide omløpsmidler+ ubenyttet kassekreditt Kortsiktig gjeld Omløpsmidler - kortsiktig gjeld Anleggsmidler (Langsiktig gjeld + egenkapital) Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Rentedekningsgrad (Ordinært resultat + finanskostnader) Finanskostnader Egenkapitalprosent (soliditet) Egenkapital x 100 Totalkapital Annet: Dekningsbidrag Dekningsgrad Dekningsbidrag x 100 Omsetning driftsinntekter. Forteller oss hvor stor avkastning vi har hatt på vår totale kapital, uavhengig av finansstrukturen. Bør være minst lik gjeldsrenten. 27 Forteller oss hvor stor avkastning vi har hatt på egenkapitalen. Bør være minst lik den renten vi får i banken. Gir uttrykk for driftsresultat pr. salgskrone, før gjeldsrenter er dekket. Er et mål for hvor effektivt bedriften utnytter kapitalen og forteller hvor mange ganger den investerte kapitalen blir omsatt i løpet av ett år. Viser hvor stor del som tilfaller selskapet av hver krone det omsettes for; dvs. hvor stor lønnsomheten er i forhold til de totale inntektene. Bør være større enn 2. Bør være større enn 1. Det er ønskelig at denne utgjør % av omsetningen. Viser i hvilken grad anleggsmidlene er finansiert med langsiktig gjeld. Bør være mindre enn 1. Viser i hvor stor grad kortsiktig kapital benyttes til å finansiere omløpsmidlene. Bør være større enn 2, og ikke mindre enn 1. Er bedriftens overskudd i forhold til renteforpliktelsene og uttrykker evne til å påta seg økte renteforpliktelser. Bør være større enn 3. Viser hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital, og dermed hvor mye av eiendelene som kan gå tapt før kreditorenes fordringer kommer i fare. Normtall: 30 %. Inntekter - variable kostnader Viser hvilket beløp som er tilgjengelig for å dekke inn bedriftens faste kostnader og fortjeneste. Viser hvor stor andel av omsetningen som kan benyttes til å dekke faste kostnader og fortjeneste. 27 Total(kapital)rentabiliteten fremvises som ett prosenttall. Kravet til avkastninger varierer fra bedrift til bedrift, og bransje til bransje. Det er normalt å sammenligne med andre bedrifter i samme bransje og resultater fra tidligere år. Ett minimumskrav er ofte at den skal være bedre enn renten bankene opererer med. Har man lavere total(kapital)rentabilitet enn dette, kan man oppleve utfordringer med å betjene gjelden og aksjonærene vil ha en lavere avkastning på investert kapital enn om de hadde plassert det i banken. Total(kapital)rentabiliteten må også betraktes i forhold til markedet. En vil oppleve oppganger og nedganger så det er viktig å holde hodet kaldt og heller fokusere på utviklingstrender. Side 137 av

138 Bedriftsøkonomiske begreper Rentabiliteten måler avkastning på investert kapital, og brukes for beslutnings- og kontrollformål. En investor vil være interessert i fremtidig avkastning på iverksatte og nye investeringer når han skal kjøpe eller selge aksjer. En eier vil ønske å følge opp virksomhetens ledelse, spesielt mhp om ledelsen har vært i stand til å oppnå en avkastning som overstiger avkastningskravet. Hvis ikke vil investoren vært bedre stilt uten at investeringene var blitt gjennomført. Det er fremtidig lønnsomhet som bestemmer verdi, selv om historisk lønnsomhet målt ved regnskapsmessig rentabilitet også er svært relevant. Det vil ofte være en høy positiv korrelasjon mellom avkastning på investeringer som allerede er iverksatt, og de som vil bli gjennomført i fremtiden. Rentabilitet er et forholdstall som måler kapitalavkastning i en periode. De vanligste rentabilitetsmålene i regnskapet er: - total (kapital) rentabilitet - egenkapitalrentabilitet Disse uttrykker avkastning på totalt investert kapital i virksomheten (totalrentabilitet) og avkastning på den kapital som er skutt inn av eierne (egenkapitalrentabilitet). Balanse Resultatregnskap Driftsfremmende eiendeler Rentefri gjeld Driftsresultat Driftskapital Rentebærende gjeld + Finansinntekter Varige driftsmidler Egenkapital = Avkastning på totalkapital (før skatt) Totalkapital Totalkapital - Finansielle kostnader = Egenkapitalinntekt (før skatt) - Skatt = Egenkaptalinntekt (etter skatt) Balanse Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Anleggsmidler Langsiktig gjeld Egenkapital Sum Eiendeler Sum Gjeld og EK Rentabilitetsmål kan ta utgagnspunkt i kapitalstørrelser både på balansens eiendelsside og dens gjeld-egenkapital side. Hva en velger avhenger av om en ønsker å måle avkastning på kapital investert i ulike deler av virksomheten eller om formålet er å beregne avkastningen til ulike grupper av bidragsytere. På eiendelssiden går skillet mellom driftsrelaterte og driftsfremmende investeringer. Driftsfremmende eiendeler vil ofte være finansielle og her er markedsverdier ofte tilgjengelige og er hensiktsmessige å bruke for verdifastsettelse. Avkastningen måles med utgangspunkt i endring i markedsverdi. For driftsrelaterte investeringer (driftskapital) eksisterer ikke markedsverdi, og verdsettelsen må ta utgangspunkt i inntjening, og det er avkastningen på disse investeringene en er mest opptatt av å måle. I resultatregnskapet går det viktigste skillet ved resultat før rentekostnader (finansinntekter). Dette representerer skillet mellom verdiskaping og verdiutdeling. Resultat etter finansinntekter er avkastning på virksomhetens samlede investeringer. Denne avkastningen fordeles på kreditorer, eiere og det offentlige. Årsresultatet er den andelen som tilfaller egenkapitalen. Side 138 av

139 Rentabilitetsbegreper: Totalrentabilitet: Avkastning på sysselsatt kapital: (ROCE = Return On Capital Employd) Driftsrentabilitet: Egenkapitalrentabilitet: * Totalkapital per / 2 Resultat før rentekostnader Totalkapital* Driftsresultat + finansinntekter Totalkapital - rentefri gjeld Driftsresultat Totalkapital driftsfremmende eiendeler - rentefri gjeld Årsoverskudd Egenkapital Likviditet: En analyse av bedriftens likviditet innebærer kartlegging av evnen til å betale forpliktelsene etter hvert som de forfaller: Likviditetsgrad 1: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld > 2 Likviditetsgrad 2: Mest likvide omløpsmidler Kortsiktig gjeld > 1 Soliditet: Uttrykkes ved egenkapitalens størrelse i forhold til samlet kapital: Egenkapitalandel: Egenkapital Totalkapital > 0,5 Avkastningskravet er et instrument som benyttes både for beslutnings- og kontrollformål. Avkastningskravet brukes til å transformere en kontantstrøm til verdi (ved diskontering): Diskontering Avkastningskrav Historisk avkastning I dag Framtidig lønnsomhet Tid Prognose Figur 1: Verdsettelse (Frøystein Gjesdal/Thore Johnsen: Kravsetting, lønnsomhetsmåling og verdivurdering) Side 139 av

140 Definisjoner: EBITDA Driftsresultat + avskrivninger og nedskrivninger EBITDA underliggende drift EBITDA justert for urealisert verdiendringer på finansielle instrumenter og vesentlige engangsposter EBIT Driftsresultat EBIT underliggende drift Driftsresultat justert for urealiserte verdiendringer på finansielle instrumenter, vesentlige engangsposter og nedskrivninger EBITDA margin EBITDA / driftsinntekter Rentebærende gjeld Langsiktige og kortsiktige lån, inkl. finansielle leasingsforpliktelser Sysselsatt kapital Egenkapital + rentebærende gjeld Investeringer i eierandeler Kjøp av aksjer eller andeler og utbetaling av ansvarlige lån til tilknyttet selskap og felleskontrollert virksomhet Funds from operations (FFO) EBITDA underliggende drift fratrukket betalte renter og betalbar skatt inneværende år EBITDA rentedekning EBITDA / rentekostnader FFO rentedekning FFO / rentekostnader Rentebærende gjeldsgrad Brutto rentebærende gjeld / (brutto rentebærende gjeld + bokført egenkapital) Egenkapitalandel Egenkapital / sum eiendeler Egenkapitalandel - hensyntatt ansvarlig lån Samlet egenkapital + ansvarlig eierlån / totalkapital EBITDA margin underliggende drift EBITDA underliggende drift / driftsinntekter EBIT margin underliggende drift EBIT underliggende drift / driftsinntekter Egenkapitalrentabilitet Årsresultat i % av gjennomsnittlig egenkapital - resultat for siste 12 måneder Totalrentabilitet Driftsresultat + finansinntekter, i % av gjennomsnittlig totalkapital. Avkastning sysselsatt kapital Driftsresultat i % av gjennomsnittlig sysselsatt kapital - resultat for siste 12 måneder Resultat pr. aksje Årsresultat tilordnet aksjonærer / antall aksjer i selskapet Side 140 av

141 EIGERSUND KOMMUNE Land Norge Fylke Rogaland Status Kommune Adm. senter Egersund Areal Totalt: 432,48 km² Land: 388,26 km² Vann: 44,22 km² Befolkning [a] Kommunenr Målform Bokmål Høyeste topp Store Skykula (905,8 moh.)[1] Internettside Politikk Ordfører Odd Stangeland (Ap) (2015) Kommunestyrevalget 2015 Parti Prosent Stemmer Seter i by-/kommunestyret Medlemmer av formannskapet % ± totalt ± totalt ± Arbeiderpartiet 31,9 +6, Høyre 20,0-6, Fremskrittspartiet 16,1 +2, Kristelig Folkeparti 15,1-4, Senterpartiet 8,2 +1, Sosialistisk Venstreparti 4,5 +2, Venstre 4,2-2, Valgdeltakelse/Total 56,7 % Ordfører: Odd Stangeland (Ap) Varaordfører: Leif Erik Egaas (H) Kart over geologien i Dalane og Lista. Rogaland anortosittprovins, tidligere kjent som Egersundfeltet, er en millioner år gammel formasjon av dypbergarter, som stammer fra 1-8 km dyp. Den inneholder verdifulle mineraler som ilmenitt og apatitt. Side 141 av

142 Side 142 av 240

143 Side 143 av 240

144 Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, eierrepresentanter, styrerepresentanter og administrasjonen i kommunen. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og høringsuttalelser 2. Hovedrapporten med innledning, faktabeskrivelse med vurderinger og anbefalinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Høringsuttalelser... 9 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Kontrollkriterier og metode Faktabeskrivelse og vurderinger Kommunens selskaper Kommunens eierskapspolitikk Kommunens regler ved oppfølging av selskaper Kommunens rutiner ved oppfølging av selskaper Eierrepresentantenes oppfølging av selskaper Kommunens styrerepresentanter Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring Vedlegg Side 144 av 240

145 Hovedbudskap Kommunens eierskapsmelding har nå blitt 6 år gammel. Kommunen avventer ny eierskapsmelding til etter at den her foreliggende rapporten om eierskapsforvaltning er ferdigstilt. Vi har ellers noen anbefalinger ut fra funn som er avdekket ved kommunens eierskap. Kommunens eierskap (selskaper) Kommunen er direkte eier i 15 selskaper. De fleste er aksjeselskaper (5 selskaper) og interkommunale selskaper (4 selskaper). Formålene spenner over flere typer virksomheter, men de er primært regionalrettet. Kommunen er også med i 5 samvirkeforetak. I tillegg er kommunen med i en rekke foreninger og stiftelser. Foreninger og stiftelser er selveide, og eierstyring kan da i prinsippet ikke foretas. Rapporten tar i hovedsak for seg aksjeselskaper og interkommunale selskaper kommunen har direkte eierandeler i, og eierrepresentantenes oppfølging av selskapene. Kommunen har eierinteresser i andre selskapsformer (6 selskaper), men dette er selskaper med mange eiere/deltakere og som ikke produserer viktige kommunale tjenester. Samvirkeforetakene har forskjellige typer eiere og kommunens eierandeler er svært små. Det er de valgte eierrepresentantene som skal ivareta kommunens eierinteresser gjennom deltakelsen i selskapenes eierorgan. I styrene skal det løses oppgaver til beste for selskapenes utvikling og i samsvar med eiernes krav. Det er i perioden utført selskapskontroller (med forvaltningsrevisjon) i 7 av kommunens selskaper. For Dalane Miljøverk IKS og Lyse AS har det vært to selskapskontroller i perioden. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over utførte selskapskontroller. Våre funn er følgende: Kommunens eierskapsmelding (2010) Innholdet i kommunens eierskapsmelding anses som et godt dokument for kommunens eierstyring. Det er i tråd med KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger. Kommunens eierskapsmelding har nå blitt rundt 6 år gammel. Det var tidligere ikke bestemt noe om hvor ofte kommunen skal utarbeide en eierskapsmelding, men kommunestyrets vedtak i april 2016 sier at det skal utarbeides en årlig eierskapsmelding. Iht. KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger bør kommunestyrene hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Side 145 av 240

146 Andre kommuner har gjerne valgt en tidshorisont på fire år (én gang i valgperioden) for eierskapspolitikken for at kommunen sin rolle som strategisk og langsiktig eier blir ivaretatt på en god måte. Kommuner som legger opp til å revidere sin eierskapspolitikk én gang i valgperioden, har som regel også bestemt at det ved spesielle situasjoner vil kunne være behov for en hyppigere revidering. Vi anser i så fall at kommunenes praksis ligger innenfor KS sin anbefaling. Vi ser for oss at Eigersund sitt vedtak om årlig eierskapsmelding tilpasses en tilnærming som nevnt ovenfor. Det anses ikke hensiktsmessig med en fullstendig gjennomgang av hele eierskapspolitikken hvert år. Vi tar ellers med at eierskapsmeldingen er vanskelig tilgjengelig. Den fremgår ikke på kommunens nettsider og kan heller ikke søkes frem der. Har kommunen etablert tydelige føringer for sitt eierskap (selskaper)? Føringer gjelder kommunens eierstrategier som skal ivaretas av kommunens eier- og styrerepresentanter i selskapene. Det er for alle selskaper etablert tydelige føringer på et overordnet nivå (kommunens overordnede eierstrategier). For enkelte selskaper (tre selskaper) er det også etablert tydelige føringer på et detaljert nivå (selskapsspesifikke eierstrategier). Kommunens overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter, som forutsettes å være kjent med disse. Eierstrategiene er en del av kommunens eierskapsmelding. På denne måten er de blitt gjort kjent for hele det politiske miljø. Men kommunens eierskapsmelding er fra 2010 og kjennskapen til denne kan derfor være begrenset. Kommunens overordnede eierstrategier anses for å være allmenngyldige. De er utarbeidet med utgangspunkt i statens eierstrategier og flere andre kommuner har lignende prinsipper for eierskapet. Med unntak for det som gjelder «Vurdering av valg av styrerepresentanter», inneholder ikke eierskapsmeldingen noe om KS Eierforum sine anbefalinger. Vi anser det viktig at kommunen tar stilling til i hvilken grad den vil følge alle KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Det er foreløpig utarbeidet selskapsspesifikke eierstrategier for tre selskaper. Dette er Lyse AS (2011), Rogaland Revisjon IKS (2012) og Dalane Energi IKS (2012). Disse eierstrategiene er i utgangspunktet felles for de kommunale eierne ved at det utarbeides et forslag til felles eierstrategier. Ved den politiske behandlingen i kommunene, kan det imidlertid komme enkelte endringer/tillegg. Vi tar også med at det er utarbeidet eierstrategi for Eigersund Næring og Havn KF (2014). Men kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt, og er formelt sett utenfor rekkevidden av selskapskontroll iht. lovreglene. Side 146 av 240

147 Har kommunen etablert hensiktsmessige regler og rutiner for eierskapsoppfølgingen, herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene? Kommunens regler anses i hovedsak gode. Vi har imidlertid en del anmerkninger til både regler og rutiner. Regler for eierstyringen I kommunens eierskapsmelding er det tatt med kjøreregler for eierstyringen. Dette er benevnt «arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen». I kommunens kjøreregler fremgår det hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av møter i selskapene. Ordfører, formannskapet og rådmann har her sentrale roller. I større saker kan eierrepresentantene instrueres av formannskapet eller kommunestyret. Reglene legger grunnlag for en god eierstyring. Det er klare og tydelige regler for hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av eiermøter i selskapene og for eventuell instruering av eierrepresentantene. På denne måten avklares det på forhånd hva som er kommunens standpunkt i store saker og generelt ellers. Sakene skal deretter behandles av alle eierne ved møter i det formelle eierorganet (generalforsamlingen/representantskapet). Vi ser det som hensiktsmessig at kommunen skiller behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Et slikt skille mellom politisk behandling av eierskapspolitikken og rapportering av selskapene legger til rette for en grundigere politisk behandling av eierskapspolitikken, herunder en nærmere vurdering av i hvilken grad kommunen skal gå ut av/inn i selskaper. Flere kommuner har valgt å foreta dette skillet. Vi ser ellers for oss at det årlig rapporteres til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Det kan også være hensiktsmessig med et årlig fast eiermøte i kommunestyret hvor det tas stilling til om det er spesielle situasjoner som gir behov for en revidering av kommunens eierskapspolitikk. Samtidig kan det kort rapporteres om kommunens viktigste selskaper. Kontaktmøtene til kommunestyret er et viktig element i den politiske eieroppfølgingen. Møtene bør avholdes i en periode hvor kommunen kan fange opp de mest sentrale elementene som vil inngå i selskapenes årsberetninger/-regnskap. Dette gir kommunen anledning til å utøve et aktivt eierskap gjennom å forberede og melde inn aktuelle saker for behandling i eierorganene. Selskapene bør minimum være representert ved styreleder og daglig leder på kontaktmøtene. Side 147 av 240

148 Rutiner for eierstyringen Rutiner for eierstyringen gjelder det praktiske arbeidet rundt eierskapsforvaltningen. Det er ikke noen bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Vi anser at det er viktig at slik person utpekes. Vedkommende blir da en ressursperson for kommunens eier- og styrerepresentanter i selskapene. Det er heller ingen informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Utlegging av slike opplysninger anses nyttig. De vil gi en oversikt over kommunens eierskapsforvaltning og selskaper, som vil være lett tilgjengelig for offentligheten og kommunens representanter i selskapene. Kommunens arkiveringsrutiner sørger for at all mottatt dokumentasjon knyttet til kommunens eierskap i de ulike selskapene blir arkivert/ivaretatt i ordnede former. De kan dermed deles internt i organisasjonen på en effektiv måte. Det er imidlertid slik at kommunen ikke mottar alle eierskapssakene sentralt. Vi ser ellers for oss at kommunen retter opp selskapsnoten ved neste årsregnskap. Selskapsnoten inneholdt noen feil og mangler. Kommunens eierrepresentanter KS anbefaler som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet til selskapene. Denne anbefalingen følges av Eigersund ettersom det i all hovedsak er ordfører som er kommunens eierrepresentant. Dersom formålet med et selskap er rene driftsoppgaver, er det likevel ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet. Det tas også med at flere eierrepresentanter fra samme kommune i et selskap ikke er nødvendig. Dette er tilfellet ved Dalane Miljøverk IKS og Dalane Energi IKS. Kommunene kan sikre seg den samme eierstyringen ved én representant. Dette må da fremgå av selskapsavtalen. Men Dalane Energi IKS blir nå omdannet til et aksjeselskap (AS) og hvor det da bare blir en eierrepresentant (les ordfører). Eierrepresentantene er - med unntak for Dalane Kystutvikling AS - ikke styremedlem i samme selskap. En unngår da eventuelle rolleblandinger/habilitetskonflikter. For interkommunale selskaper er det her også et forbud i lovreglene, mens det for aksjeselskaper ikke er et tilsvarende forbud i lovreglene. Eier- og styrerepresentanten i Dalane Kystutvikling AS må således være bevisst på mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter dette kan skape. Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte regler? Kommunens forvaltning av eierskapet (selskaper) er i tråd med de etablerte regler. Vi har ikke svar fra andre eierrepresentanter enn ordfører, men i Eigersund er det i all hovedsak ordfører som er kommunens eierrepresentant. Ordfører er naturlig nok godt kjent med kommunens overordnede eierstrategier og kjøreregler i eierstyringen. Side 148 av 240

149 Opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring mv. Kommunen mangler tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike roller en innehar, både som folkevalgt og som styremedlem og eierrepresentant. Opplæringen bør være i tråd med KS sin anbefaling om obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte. Vi gir følgende anbefalinger Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskapsmeldingen. Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen sentralt. Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier- og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter mellom eier- og styrerollen. Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. Side 149 av 240

150 Vi mottok rådmannens kommentarer Rådmannen har med interesse lest rapporten Eierskapsforvaltning. En viser videre til at Eigersund kommune eier andeler i flere selskapet. Disse selskapene har både en verdi og en viktig funksjon. Slik sett kunne rapporten gått mer i detalj på det enkelte selskap og eierstyringen i disse. En viser videre til at det pågår prosesser rundt selskapene Eigersund kommune eier andeler i løpende. Kan her trekke frem spesielt omdanningen av Dalane energi IKS til Dalane Energi AS. Dette er prosesser som involverer eierne i stor grad og som også er en form for eierstyring med politiske vedtak. Rapporten peker på anbefalinger. I hovedtrekk er rådmannen enig i disse punktene og vil arbeide videre med dette i forbindelse med utarbeidelse av ny eventuelt nye eierskapsmelding/meldinger. Rådmannen mener at fremlagt rapport er et «verktøy» som kan brukes på en konstruktiv måte i kommende prosesser. Side 150 av 240

151 Side 151 av 240

152 Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Iht. kontrollutvalgets bestilling skal følgende problemstillinger besvares: Har kommunen etablert tydelige føringer for sine eierskap (selskaper)? Har kommunen etablert hensiktsmessige regler og rutiner for eierskapsoppfølgingen, herunder føringer og rapporteringer mellom kommunestyret og eierrepresentantene? Forvaltes kommunens eierskap i tråd med de etablerte regler? Hvordan utøves rent praktisk eierskapet gjennom kommunens valgte representanter i generalforsamlingen, representantskapet og bedriftsforsamlingen? 1 Bakgrunnen for selskapskontrollen er kommunens plan for selskapskontroll som prioriterer en obligatorisk eierskapskontroll. Slik eierskapskontroll følger av kommunelovens Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne eierskapskontrollen er det tatt utgangspunkt i følgende kilder: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder: o Kommunens eierskapsmelding Kommunens overordnede eierstrategier Arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Metodisk er det benyttet intervjuer, spørreskjemaer og dokumentgransking. En nærmere omtale av kontrollkriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare kontrollens formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. 1 Dette er en deskriptiv (beskrivende) problemstilling og omfatter både de etablerte regler og rutiner samt forvaltningen av eierskapet. Den besvares derfor innenfor problemstilling nr. 2 og 3. Det kan likevel spesielt vises til punkt 2.5. Side 152 av 240

153 Rapporten tar i hovedsak for seg aksjeselskaper og interkommunale selskaper kommunen har direkte eierandeler i, og eierrepresentantenes oppfølging av selskapene. Dette utgjør 9 selskaper. Kommunen har eierinteresser i andre selskapsformer (6 selskaper), men dette er selskaper med mange eiere/deltakere og som ikke produserer viktige kommunale tjenester. 2 Nedenfor har vi tatt med en figur som viser hvordan kommunen kan velge å organisere sin egen virksomhet. Organiseringen øverst gjelder kommunen som «eneeier», mens organiseringen nederst omfatter flere eierkommuner eller andre eiere. Muligheten til eierstyring er sterkest til venstre i figuren, for så å falle bortover. Figur 1 Kommunal virksomhetsorganisering Kilde: Agendum strategi og ledelse AS (redigert) Etat/avdeling e.l. og institusjon er virksomheter i selve kommunen. Etat/avdeling e.l. er den vanlige organiseringen i en kommune (og følger av kommunelovens 10). Institusjon er en kommunal enhet organisert med eget styre (iht. kommunelovens 11). Sli- 2 Dalane Friluftsråd IS, Biblioteksentralen SA, Landbrukssenteret Helleland SA, Opplæringskontoret i Dalane SA, Varden Barnehage SA og Raketten Barnehage SA. Opplæringskontoret og barnehagene utfører for øvrig viktige kommunale oppgaver. Samvirkeforetakene (SA) har imidlertid forskjellige typer eiere og kommunens eierandeler er svært små. Side 153 av 240

154 ke enheter er av mer samfunnsmessig karakter (eksempelvis skole, helseinstitusjon o.l.). Etablering av kommunale foretak (KF) 3 er en beslutning om hvordan kommunen vil organisere sin egen virksomhet og tjenesteproduksjon på. Formålet med etableringen kan være begrunnet i særlovgivning eller ønsket om å skille ut utførerleddet. Aksjeselskapsformen kan anses godt tilpasset for virksomheter som opererer i et marked med risiko- og konkurranseeksponering. IKS-formen kan anses godt tilpasset for virksomheter som håndterer kommunale oppgaver i egenregi for eierne (deltakerne) og hvor det ellers ikke er aktuelt med fortjeneste/utbytte (typisk virksomheter som driver med kultur, idrett eller under selvkostregimet). Slike selskap opprettes gjerne når dette gir en effektivitet i kommunenes tjenesteproduksjon. Dersom det drives næring med fortjeneste/utbyttemuligheter i et IKS, vil dette ofte være skilt ut i heleide datterselskaper som er aksjeselskaper. Interkommunalt samarbeid gjelder selskaper til løsning av felles kommunale oppgaver. Dette står to steder i figuren. Dette skyldes at samarbeidet både kan være en del av kommunen eller et eget juridisk selskap (IS). Hvorvidt et interkommunalt samarbeid er et eget juridisk selskap, avhenger av selskapets selvstendighet i forhold til kommunene. Samvirkeforetak, samkommune og vertskommune er egne organisasjonsformer. Samvirkeforetak er eid og styrt av medlemmene som har nytte av den virksomhet som drives. Det er særlig utbredt innen detaljhandel, landbruk, bolig og fiskeri, men har vært lite brukt av kommunene. Samkommune er et forpliktende samarbeid inngått mellom to eller flere kommuner for å løse felles oppgaver. Det er nesten ingen kommuner organisert som samkommune. Organisasjonsformen er på veg ut. Dette skyldes arbeidet med kommunereformen hvor kommunesammenslåing anses som et bedre alternativ enn samkommune. Vertskommune går ut på at flere kommuner overlater til en bestemt kommune vertskommune å utføre oppgaver for disse kommunene. Vertskommune er en del av kommunen. Opprettelsen av foreninger og stiftelser har ett eller flere bestemte formål. Dette kan være av humanitær, sosial, økonomisk eller annen art. Kommunen er direkte eier i 15 selskaper. De fleste er aksjeselskaper (5 selskaper) og interkommunale selskaper (4 selskaper). Vår kontroll omfatter primært eieroppfølgingen av disse selskapene. 3 Kommunalt foretak er en organisasjonsform som er utformet med tanke på organisering av mer forretningspreget virksomhet, men hvor det allikevel er et ønske om å knytte virksomheten tettere opp til de sentrale kommunale organene. Kommunalt foretak avløste i sin tid den gamle organisasjonsformen kommunal bedrift i kommuneloven 11. Side 154 av 240

155 Tabell 1 Oversikt over kommunens aksje- og interkommuale selskaper (direkte eierskap) Selskaper Eierandel Aksjeselskaper Uninor AS 63,75 % Dalane Kystutvikling AS 13,70 % Magma Geopark AS 10,43 % Lyse AS 2,95 % Filmparken AS - Interkommunale selskaper Dalane Miljøverk IKS 68,50 % Dalane Energi IKS 61,15 % Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS 5,16 % Rogaland Revisjon IKS 3,79 % I vedlegg er det en nærmere oversikt over selskapene. Dette omfatter selskapenes driftsinntekter og driftsresultater og kommunens bokførte verdi for selskapene. Det er også tatt med det vedtektsfestede formålet til viktige selskaper (herunder selskaper hvor kommunen har større eierandeler). I tillegg er kommunen involvert i interkommunale samarbeid, samvirkeforetak, foreninger og stiftelser. I vedlegg er det tatt med en oversikt over disse selskapene. Dalane Energi IKS er under omdanning til aksjeselskap (AS) og hvor det vil utarbeides aksjonæravtale. Spørsmålet om omdanning var også oppe for noen år siden, men hvor ikke alle eierne ble enige om det. Uninor AS fikk for noen år siden tilført kapital fra eierkommunene og hvor de private eierne også ble løst ut. Selskapenes formål Selskapenes formål er nedtegnet i formålsparagrafene i vedtektene/selskapsavtalene og er felles for eierne. Formålene spenner over flere typer virksomheter, men de er primært regionalrettet. Av formålene kan det spesielt nevnes arbeidsmarked, energi og renovasjon. Det er i perioden utført selskapskontroller (med forvaltningsrevisjon) i 7 av kommunens selskaper. For Dalane Miljøverk IKS og Lyse AS har det vært to selskapskontroller i perioden. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over utførte selskapskontroller. Selskapskontroll (med forvaltningsrevisjon) kan bare foretas av heleide selskaper. Det er innsynsrett for revisor i heleide selskaper iht. kommuneloven 80. Heleide selskaper er her aksjeselskaper eid kun av (fylkes)kommuner, interkommunale selskaper (IKS er) og interkommunale samarbeid (IS er). I deleide selskaper vil det også være andre typer eiere (eksempelvis private eller staten). I deleide selskaper kan det ikke kreves innsyn etter lovreglene. I slike tilfeller må selskapskontrollen/forvaltningsrevisjonen basere seg på innsyn i åpne kilder (offentlig informasjon) og den informa- Side 155 av 240

156 sjon som måtte ligge i morselskapet. Alternativt på et utvidet innsyn etter særskilt avtale med de øvrige eierne. Innsynsrett kan en sjelden gang være vedtektsfestet. Kommunen har indirekte eierskap i mange selskaper. Indirekte eierskap er når kommunens selskaper har eierandeler i andre selskaper (datterselskaper, datterdatterselskaper, tilknyttede selskaper etc.). 4 I tillegg kan selskapene ha eierandeler i hverandre og kommunen vil derfor også kunne ha et visst indirekte eierskap på den måten. Det er særlig Lyse AS som har datterselskaper mv. Eierorganet i datterselskaper vil ofte være styret i morselskapet. Dette vil alltid være tilfellet i heleide datterselskaper. Styret i morselskapet står da for eieroppfølgingen. Vi har ikke ved denne rapporten sett nærmere på det indirekte eierskapet. I forbindelse med våre kontroller av eierskapsforvaltningen i Stavanger og Sandnes, ble det imidlertid sett på dette for en del selskaper (herunder Lyse AS). Kort oppsummert er det i all hovedsak deler av driften som er plassert i datterselskaper mv. Eieroppfølgingen av disse selskapene vil derfor i mindre grad omfatte politiske saker. Kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt, og er formelt sett utenfor rekkevidden av selskapskontroll iht. lovreglene. Ved kommunale foretak vil kontrollutvalget ha samme ansvar og myndighet som overfor andre deler av kommunens egen forvaltning. Hele kommunestyret utgjør eierorganet for kommunale foretak. Foretakenes styrer er følgelig direkte underordnet kommunestyret. Dette kan skape visse habilitetskonflikter i den grad styremedlemmene også er kommunestyremedlemmer. Eigersund har ett kommunalt foretak. Dette er Eigersund Næring og Havn KF. Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Foretaket skal arbeide for å bidra til boligbygging innenfor alle deler av kommunen. Foretaket har også til formål å stå for forvaltning og utvikling av kommunens sjøområder i henhold til Havne og Farvannsloven. Eigersund kommune har sett det hensiktsmessig å rendyrke «eierrollen» overfor sitt kommunale foretak. Forslag til eierstrategi for foretaket ble behandlet og vedtatt av kommunestyret i september Vi har i vedlegg tatt med saksfremlegget og kommunestyrets vedtak. 4 Datterselskaper og datterdatterselskaper er selskaper som er over 50 % eid/kontrollert av et annet selskap (morselskapet). Det vises til aksjelovens 1-3. Som tilknyttet selskap regnes selskap hvor morselskapet har betydelig innflytelse. Betydelig innflytelse anses normalt å foreligge når morselskapet eier/kontrollerer minst 20 % av aksjene. Det vises til regnskapslovens 1-4. Side 156 av 240

157 Foreninger og stiftelser er selveide, og eierstyring kan derfor i prinsippet ikke foretas. 5 Begrepet «foreninger» omfatter mange forskjellige typer av sammenslutninger. Felles for dem alle er at det ikke er ett lovverk som regulerer «foreningsretten» eller de juridiske spørsmål knyttet til slike foreninger. Foreninger har medlemmer som har demokratiske rettigheter knyttet til forvaltningen av foreningen. Sammen utgjør medlemmene årsmøtet, som er foreningens øverste organ. En forening har ikke grunnlag i en formuesverdi, men i et formål som medlemmene har sluttet seg sammen for å fremme. For stiftelser et det utarbeidet ett eget lovverk. 6 I stiftelseslovens 7 er det bestemmelser om stiftelsestilsyn, som skal føre tilsyn og kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Styret er øverste organ. Det er ikke noe årsmøte e.l. I vedtektene kan det bestemmes at stiftelsen skal ha andre organer enn styre og daglig leder, jf. stiftelseslovens 36. Her står det bl.a. at disse organene kan få tildelt myndighet til å velge/avsette styremedlemmer, føre tilsyn eller beslutte gransking av stiftelsen. Kommunen rår ikke over formuesverdien i stiftelsen. Administrasjonen/rådmannen kjenner ikke til at det er vedtaksført innsynsmuligheter i foreninger og stiftelser, eksempelvis ved kommunale tilskudd. Men Eigersund kommune er i liten grad involvert i stiftelser og foreninger. De fleste kommunale selskapsdannelser er et resultat av en fellessatsing av kommunene. Ofte vil det ligge flere motiver til grunn for at kommunene etablerer et foretak eller selskap, eller går inn som medeier eller deltaker sammen med andre. Eigersund kommune har pr. i dag ingen eierandeler i selskaper som er rent finansielt motivert. Eierandelene i Lyse AS og Dalane Energi IKS kan kategoriseres som både finansielt- og samfunnsøkonomisk motivert. Alle selskapene hvor kommunen har eierandeler, har flere eiere. Selskapenes formål (nedtegnet i vedtekter /selskapsavtaler) er felles for alle eierne. Motiver for kommunens eierskap i det enkelte selskap (selskapsdannelsen) og valg av selskapsform fremkommer av saksutredningene som i sin tid ble utarbeidet. Det samme gjelder kommunens motiver for å gå inn på eiersiden i eksisterende selskaper. Dette siste vil kunne være aktuelt fra tid til annen. Eierne står ganske fritt i valg av selskapsform. Aksjeselskapsformen er imidlertid lovkrav/anbefaling for en rekke typer virksomheter (energiproduksjon, arbeidsmarkedsbedrifter og bompengeselskaper). 5 Jf. artikkel i Kommunerevisoren nr. 3/2006 av Jostein Selle i KRD. Et utdrag fra artikkelen er tatt med i vedlegg. 6 En stiftelse kan være en alminnelig stiftelse eller en næringsdrivende stiftelse. Næringsdrivende stiftelser har næringsvirksomhet som formål eller driver med næringsvirksomhet direkte eller indirekte, jf. stiftelseslovens 4. Et legat er ikke så ulikt en stiftelse, men det er ikke noen selskapsform. Et legat har som formål å tildele midler fra en pengegave til personer som oppfyller bestemte kriterier. Side 157 av 240

158 Selskapsdannelsene begrunnes gjerne i fem ulike motiver. Vi har listet disse opp i tabellen nedenunder. Motivene for etableringen av selskaper er imidlertid ofte sammensatte. Tabell 2 Generelt - Motiver for eierskap Motiver for eierskap (kommunale selskaper): Finansielt motivert (økonomisk utbytte/redusert økonomisk risiko) Effektivisering av tjenesteproduksjonen (fellesløsninger) Samfunnsøkonomisk motivert (samfunnsøkonomiske resultater) Politisk motivert (posisjonere kommunen/regionen) Regionalpolitisk motivert (posisjonere regionen) Etablering av datterselskaper Datterselskap etableres gjerne som følge av at en ønsker å skille ut spesifiserte deler av virksomheten, hvor oppfølging med egne regnskaper og rapporteringer anses hensiktsmessig. Et annet forhold er at dette også skal motvirke kryssubsidiering. I tillegg kan det være risikomessige og skattemessige grunner. Oppretting av datterselskap foretas av morselskapet, men må være hjemlet/tillatt iht. vedtekter/selskapsavtaler. Dette trenger ikke å framgå direkte. Det kan formuleres som at selskapet kan delta/investere i andre samarbeidspartnere/selskaper som har tilknytning til formålet. Eierne i morselskapet vil normalt ikke godkjenne selve opprettingen. Eierskapspolitikken skal gi en samlet oversikt over kommunens eierinteresser og elementene i eierskapspolitikken, og skal inneholde dokument som er knyttet til utøvelsen av eierskapet. Målsettingen er å øke kunnskapen om kommunen sin rolle som eier og rammen for styring og kontroll av virksomheten i selskapene. Eierskapspolitikken skal kunne brukes som et oppslagsverk i det løpende arbeidet med eierskap. Eierstyring innebærer at eier av selskapet fokuserer på rollen som (offentlig) eier, og betydningen av å utøve en aktiv og langsiktig eierstrategi. Ved å sette klare mål for hensikten med eierskapet, gis styret tydelige styringssignaler. Aktiv og langsiktig eierstyring, med klart uttrykte forventninger om resultatoppnåelse og ambisjoner, krever at kommunen har definerte prinsipper for godt eierskap. I kommuner handler god eierstyring om å klargjøre rolledelingen mellom administrasjonen og de folkevalgte (som representerer eierne/skattebetalerne). Kommunens forventninger til selskapene fremgår av selskapenes vedtekter/selskapsavtaler, eierstrategiene (for de selskaper som har dette) og kommunens eierskapsmelding (krav rettet mot selskapet). Styret og den daglige ledelsen i selskapene har et an- Side 158 av 240

159 svar for å realisere forventningene. Kommunen skal utøve eierstyring på et overordnet nivå og ikke gripe inn i styrets myndighetsområde og den daglige ledelsen av selskapene. Kommunen vedtok første gang sin eierskapsmelding i Siste versjon er fra En skjematisk oversikt over eierskapsmeldingen Figur 2 Eigersund kommune - Innholdet i eierskapsmeldingen 2010 (oversikt) 7 Kilde: Kommunens eierskapsmelding (KST 055/10) Det er også med en generell beskrivelse av organisering av kommunalt eierskap. Dette er en lignende oversikt som vist i figur 1. I tillegg er det med en rapportering (vurdering) av kommunens aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Innholdet i eierskapsmeldingen er basert på ulike anbefalinger for eierstyring og selskapsledelse. Overordnede eierstrategier gjelder krav rettet mot eier og selskap. Kjøreregler for eierstyringen gjelder arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen. Kommunen hadde i april 2014 en sak om eierskapsforvaltningen. 8 Denne ble politisk behandlet av formannskapet og kommunestyret. I saken foreslo rådmannen følgende vedtak: 1. En videre eiervurdering eller eierstrategi knyttet opp mot de selskap som Eigersund kommune eier andeler i utsettes i påvente av forvaltningsrapporten «Eierskapsforvaltning» fra Kontrollutvalget. 7 Vi ser på kjøreregler og rapportering av selskaper i punkt 2.3 og regler for valg av styrerepresentanter i punkt Sakstittel: Eierskapsforvaltning i selskap Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i. KST sak 019/16. Side 159 av 240

160 2. For fremtiden blir politisk ledelse utnevnt til å representere Eigersund kommune i styrene, som Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i. 3. Med politisk ledelse menes ordfører, varaordfører og ledere av politiske utvalg. 4. Ordføreren får fullmakt til å kunne velge styremedlem. Punktene 2-4 falt i formannskapet og kommunestyret, mens det ble lagt til et punkt. Vedtaket i formannskapet og kommunestyret: 1. En videre eiervurdering eller eierstrategi knyttet opp mot de selskap som Eigersund kommune eier andeler i utsettes i påvente av forvaltningsrapporten «Eierskapsforvaltning» fra Kontrollutvalget. 2. For andre selskaper som kommunen har eierandeler og aksjer i, er målet å ha en tett og strukturert eieroppfølging. Det utarbeides en årlig eierskapsmelding som framlegges kommunestyret. NIBR rapporten (2015) NIBR rapporten om «Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap» foreslår bl.a. å inkludere eierskapsmelding og eierstrategi i kommuneplanens samfunnsdel. Da vil eierskapspolitikken bli gjennomgått hvert år når kommuneplanen skal rulleres. Eierskapspolitikken vil få en forankring i brede politiske prosesser, der sakene blir lagt fram for sentrale politiske organer og berørte interesser, og de vil være offentlige. Vurderinger av opplegget vedrørende kommunens eierskapspolitikk Innholdet i kommunens eierskapsmelding anses som et godt dokument for kommunens eierstyring. Det er i tråd med KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger. Vi har i vedlegg tatt med KS sin anbefaling (anbefaling nr. 4). Kommunens eierskapsmelding har nå blitt rundt 6 år gammel. Det var tidligere ikke bestemt noe om hvor ofte kommunen skal utarbeide en eierskapsmelding, men kommunestyrets vedtak i april 2016 sier at det skal utarbeides en årlig eierskapsmelding. Iht. KS sin anbefaling om utarbeidelse av eierskapsmeldinger bør kommunestyrene hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Andre kommuner har gjerne valgt en tidshorisont på fire år (én gang i valgperioden) for eierskapspolitikken for at kommunen sin rolle som strategisk og langsiktig eier blir ivaretatt på en god måte. Samtidig sikrer det at kommunen sitt eierskap og sin rolle som eier blir satt jevnlig på dagsorden. Kommuner som legger opp til å revidere sin eierskapspolitikk én gang i valgperioden, har som regel også bestemt at det ved spesielle situasjoner vil kunne være behov for en hyppigere revidering. Vi anser i så fall at kommunenes praksis ligger innenfor KS sin anbefaling. Side 160 av 240

161 Vi ser for oss at Eigersund sitt vedtak om årlig eierskapsmelding tilpasses en tilnærming som nevnt ovenfor. Det anses ikke hensiktsmessig med en fullstendig gjennomgang av hele eierskapspolitikken hvert år. Vi tar ellers med at eierskapsmeldingen er vanskelig tilgjengelig. Den fremgår ikke på kommunens nettsider og kan heller ikke søkes frem der. Den kan hentes under KST politiske saker oktober 2010, men dette forutsetter at en vet om dette. Ved generelt søk på «eierskapsmelding» på internett får vi opp den forrige eierskapsmeldingen (2006). Anbefalinger Kommunen bør foreta en jevnlig rullering av sin eierskapsmelding. Dette kan gjerne være én gang i valgperioden. Eierskapsmeldingen bør være enkelt tilgjengelig på kommunens nettsider. Overordnede eierstrategier kan være egne utviklede, men hvor det gjerne ses på statens eierstrategier, etter hvert også med innslag fra KS sine anbefalinger. 9 Her vil kommunene ha utarbeidet nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper (selskapenes styrer), krav til styrets arbeid, generelle mål- og resultatkrav til kommunens selskaper, vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskaper. Eigersund kommune sine overordnede eierstrategier har tatt utgangspunkt i statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse. Alle de kommuner som vi har sett på har lignende overordnede eierstrategier. 9 Anbefalingene er utviklet av KS Eierforum (nå inngått i KS sin ordinære virksomhet) og justeres og revideres etter behov. Siste versjon er fra november Anbefalingene dekker i utgangspunktet områder som ligger i en gråsone mellom lovregulering og etablert praksis. Side 161 av 240

162 Eigersund kommunes overordnede eierstrategier Tabell 3 Kommunens overordnede eierstrategier (oversikt) Kilde: Kommunens eierskapsmelding (2010) Grunnlag for godt offentlig eierskap (oversikt) Krav rettet mot eieren 1. Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap. 2. Eier bør fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. 3. Eier gir klare mål for selskapet. Styret er ansvarlig for realisering av målene. Krav rettet not selskapet 1. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 2. Eierne skal likebehandles. 3. Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. 4. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. 5. Styret skal, overfor daglig leder, på uavhengig grunnlag, ha en aktiv rolle mht. service, kontroll, strategi og ressurssituasjon Eierstrategiene er nærmere utdypet i kommunens eierskapsmelding. Vi har tatt dette med i vedlegg. Vurderinger av kommunens overordnede eierstrategier Kommunens overordnede eierstrategier er gjeldende for kommunens eier- og styrerepresentanter, som forutsettes å være kjent med disse. Eierstrategiene er en del av kommunens eierskapsmelding. På denne måten er de blitt gjort kjent for hele det politiske miljø. Men kommunens eierskapsmelding er fra 2010 og kjennskapen til denne kan derfor være begrenset. Kommunens overordnede eierstrategier anses for å være allmenngyldige. De er utarbeidet med utgangspunkt i statens eierstrategier og flere andre kommuner har lignende prinsipper for eierskapet. Med unntak for det som gjelder «Vurdering av valg av styrerepresentanter», inneholder ikke eierskapsmeldingen noe om KS Eierforum sine anbefalinger. Vi anser det viktig at kommunen tar stilling til i hvilken grad den vil følge alle KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Anbefaling Kommunen bør nøye vurdere i hvilken grad den vil følge KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Dette kan gjerne være en del av eierskapsmeldingen. Ettersom selskapene har flere/mange eiere er dette et arbeid som gjøres i fellesskap av de kommunale eierne. Det er foreløpig utarbeidet selskapsspesifikke eierstrategier for tre selskaper. 10 Dette er Lyse AS (2011), Rogaland Revisjon IKS (2012) og Dalane Energi IKS (2012). Disse eierstrategiene er i utgangspunktet felles for de kommunale eierne 10 Det er også utarbeidet eierstrategi for det kommunale foretaket Eigersund Næring og Havn KF (2014), men dette selskapet er en del av kommunen som juridisk enhet. Side 162 av 240

163 ved at det utarbeides et forslag til felles eierstrategier. 11 Ved den politiske behandlingen i kommunene, kan det imidlertid komme enkelte endringer/tillegg. I kommunens eierskapsmelding er det tatt med kjøreregler for eierstyringen. Dette er benevnt «arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen». Tabell 4 Arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen Kilde: Kommunens eierskapsmelding (2010) Følgende regler og arbeidsformer bør tas i bruk i eierstyringen: a) De valgte representantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en aktiv deltakelse i selskapenes eierorgan (representantskap/generalforsamling). b) I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med eiernes styreinstruks /eierkrav. c) Der det er mer enn 1 representant valgt av Eigersund kommunestyre skal det utpekes en fraksjonsleder som har særlig ansvaret for koordinering i forkant av eiermøter i selskapet. d) I enkeltsaker av prinsipiell og stor betydning kan kommunestyret og/eller formannskapet instruere representantene i representantskapet/generalforsamlingen. Politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene De valgte representantene fra Eigersund kommune skal ha anledning til å få en eventuell politisk avklaring i forkant av møter i selskapene. Det gjelder eierrelaterte saker generelt, og saker av uvanlig art eller stor betydning spesielt. Politiske avklaringer/signaler gis på følgende måte: Politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene: Innmelding av sak Avklaring Tilbakemelding Representanten melder inn sak til ordføreren senest fredag før formannskapet. Representanten melder inn haste sak til ordfører. Representanten melder spørsmål om en sak til oppklaring. Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører. Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører. Sekretariatsfunksjon hos rådmannen (fast kontakt). Blir sak under eventuelt for åpen eller lukket dør i formannskapet. Formannskapet foretar den nødvendige avklaring og skal i neste møte få en tilbakerapportering om utfallet. Ordfører gir svar til representanten. Svaret er kommunens råd/syn på saken. Rådmannen gir svar. 11 Alle de tre eierstrategiene er ganske likt oppbygd (MAL). Utarbeiding av eierstrategier er et samarbeid mellom eierne og selskapene. Administrasjonen/rådmannen står for saksutredningene. Forslag til eierstrategier for Lyse AS og Rogaland Revisjon IKS ble utarbeidet av en administrativ interkommunal eierskapsgruppe. Gruppen består av kommunene Gjesdal, Hå, Klepp, Randaberg, Sandnes, Sola, Stavanger og Time, samt Rogaland fylkeskommune. Eigersund er altså ikke med i eierskapsgruppen. Vi har i vedlegg tatt med litt informasjon om eierskapsgruppen. Forslag til eierstrategi for Dalane Energi IKS ble utarbeidet av en Dalanerådet etter deres eget ønske (godkjent av KST i sak 055/08). Side 163 av 240

164 Representantenes roller ved eierstyringen og selskapsstyringen Det er de valgte eierrepresentantene som skal ivareta kommunens eierinteresser gjennom deltakelsen i selskapenes eierorgan. I styrene skal det løses oppgaver til beste for selskapenes utvikling og i samsvar med eiernes krav. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Dette vil etter kommuneloven være kommunestyret, med mindre vedtektene sier noe annet. Ordfører eller andre kan møte etter fullmakt og stemme på generalforsamlingen. Medlemmer av et representantskap ved interkommunale selskaper er personlige medlemmer, og i motsetning til aksjeloven, tillater ikke IKS-loven at andre møter etter fullmakt. I kommunens kjøreregler fremgår det hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av møter i selskapene. Ordfører, formannskapet og rådmann har her sentrale roller. I større saker kan eierrepresentantene instrueres av formannskapet eller kommunestyret. Vurderinger av kjøreregler for eierstyringen Reglene legger grunnlag for en god eierstyring. Det er klare og tydelige regler for hvordan politiske avklaringer skal foretas i forkant av eiermøter i selskapene og for eventuell instruering av eierrepresentantene. På denne måten avklares det på forhånd hva som er kommunens standpunkt i store saker og generelt ellers. Sakene skal deretter behandles av alle eierne ved møter i det formelle eierorganet (generalforsamlingen/representantskapet). Vi har de siste årene sett at flere kommuner i vår region har vedtatt å utelate selskapsrapporteringen i eierskapsmeldingen og heller valgt å presentere dette som en årlig rapportering (kalt eierberetning/eiermelding). Eierskapspolitikken har blitt sett på som mer langsiktig, jf. omtalen under kommunens eierskapsmelding i punkt 2.2. Selskapsrapportering Som en del av eierskapsmeldingen (2010) er det med en rapportering (vurdering) av kommunens aksjeselskaper og interkommunale selskaper samt det kommunale foretaket. Det fokuseres her mest på kommunens økonomiske engasjement og på vurdering av eierstrategi og eierskap. Side 164 av 240

165 Tabell 5 Kommunens selskapsrapportering (oversikt) Kilde: Kommunens eierskapsmelding (2010) Følgende ble rapportert for de mest vesentlige selskaper Selskapets formål (formålsparagrafen) Sentrale oppgaver Styringsform og styringsorganer Kommunens representasjon (eier- og styrerepresentanter) Etablerte rapporteringsrutiner (rapportering til eierne) Kommunens økonomiske engasjement (med nøkkeltall for fire siste år) Vurdering av eierstrategi og eierskap o Har kommunen en tydelig eierstrategi? o o o o o o HMS Konklusjon Stemmer eierstrategien med dagens formål? Har kommunens engasjement fortsatt gyldighet? Er selskapets drift i samsvar med selskapets formål? Hvordan er selskapets økonomiske stilling? Risiko (økonomisk risiko for eier/kommunen) Kontaktmøter med selskapene Det har vært avholdt politiske kontaktmøter med enkelte selskaper. Dalane Energi IKS og Lyse AS har vært i kommunestyret. Iht. administrasjonen/rådmannen savnes slike kontaktmøter av politikerne og dette skal derfor formaliseres av kommunen. Det opplyses videre at det er et politisk ønske å avholde disse kontaktmøtene med kommunestyret. En annen mulighet ville vært formannskapet. Eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret Vi ser at det har vært 67 eierskapssaker i formannskapet/kommunestyret i perioden og så langt i 2016 (pr ). De fleste sakene stopper i formannskapet. Kommunestyret hadde 14 saker i perioden. En oversikt over disse sakene er tatt med i vedlegg. Oversikten gir uttrykk for at det er praksis i kommunen å legge frem politiske saker ved viktige endringer, og på den måten skape forankring i formannskapet /kommunestyret. Vurderinger av rapporteringen av eierstyringen Vi ser det som hensiktsmessig at kommunen skiller behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Et slikt skille mellom politisk behandling av eierskapspolitikken og rapportering av selskapene legger til rette for en grundigere politisk behandling av eierskapspolitikken, herunder en nærmere vurdering av i hvilken grad kommunen skal gå ut av/inn i selskaper. Flere kommuner har valgt å foreta dette skillet. Vi ser ellers for oss at det årlig rapporteres til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Det kan også være hensiktsmessig med et årlig fast eiermøte i kommunestyret hvor det tas stilling til om det er spesielle situasjoner som gir behov for en revidering av kommunens eierskapspolitikk. Samtidig kan det kort rapporteres om kommunens viktigste selskaper. Side 165 av 240

166 Kontaktmøtene til kommunestyret er et viktig element i den politiske eieroppfølgingen. Møtene bør avholdes i en periode hvor kommunen kan fange opp de mest sentrale elementene som vil inngå i selskapenes årsberetninger/-regnskap. Dette gir kommunen anledning til å utøve et aktivt eierskap gjennom å forberede og melde inn aktuelle saker for behandling i eierorganene. Selskapene bør minimum være representert ved styreleder og daglig leder på kontaktmøtene. Anbefaling Kommunen bør vurdere å skille mellom behandlingen av eierskapsmeldingen og selve selskapsrapporteringen. Det bør være en årlig rapportering til kommunestyret om interkommunale selskaper og de mest sentrale aksjeselskaper. Kommunen bør vurdere et årlig fast eiermøte i kommunestyret. Selskapsrapporteringen kan da tas med her. Rutiner for eierstyringen gjelder det praktiske arbeidet rundt eierskapsforvaltningen. Kommunens eierskapssekretariat Forskning viser at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. NIBR rapporten (2015) anbefaler at kommunene utvikler kompetanse i det administrative apparatet knyttet til den folkevalgte eierstyringen, både for utvikling av rutiner og prosedyrer, og for å følge med på oppgavene og virksomhetene, og for å gi råd til folkevalgte om eierskapspolitikken. Kommunen har ikke etablert et eget administrativt eierskapssekretariat. Men det er administrasjonen/rådmannen som utreder eierskapssaker og svarer på spørsmål om kommunens eierskapsforvaltning. Informasjon om eierskapsforvaltningen på kommunens nettsider På kommunens nettsider er det ingen informasjon om kommunens eierskapsforvaltning. Kommunens arkiveringsrutiner Selskapenes eierskapssaker (møteinnkallinger, sakspapirer og møteprotokoller) som kommer til kommunen sentralt, blir arkivert ordnet pr. selskap. Men en del av dette går bare til eierrepresentantene og kommunen har da ingen fullstendig arkivering av selskapene (eierskapet). Side 166 av 240

167 Kommunens årsregnskap (selskapsnoten) Forskrift om kommunenes årsregnskap og årsrapport krever i 5 nr. 5 at det opplyses om aksjer og andeler i en note til årsregnskapet. Kommunens selskapsnote for 2015 inneholder noen få feil og mangler. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS mangler. Dette selskapet kan også tas med i selskapsnoten selv om kommunen ikke har registrert noen verdi på det. Dalane Næringshage AS er avviklet for flere år siden. Vurderinger av rutiner for eierstyringen Det er ikke noen bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Vi anser at det er viktig at slik person utpekes. Vedkommende blir da en ressursperson for kommunens eier- og styrerepresentanter i selskapene. Det er heller ingen informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Utlegging av slike opplysninger anses nyttig. De vil gi en oversikt over kommunens eierskapsforvaltning og selskaper, som vil være lett tilgjengelig for offentligheten og kommunens representanter i selskapene. Kommunens arkiveringsrutiner sørger for at all mottatt dokumentasjon knyttet til kommunens eierskap i de ulike selskapene blir arkivert/ivaretatt i ordnede former. De kan dermed deles internt i organisasjonen på en effektiv måte. Det er imidlertid slik at kommunen ikke mottar alle eierskapssakene sentralt. Vi ser ellers for oss at kommunen retter opp selskapsnoten ved neste årsregnskap. Anbefalinger Kommunen bør utpeke en bestemt person hos administrasjonen/rådmannen som har oppgaven med den administrative eierskapsforvaltningen. Kommunen bør legge ut informasjon om kommunens eierskapsforvaltning på kommunens nettsider. Kommunen bør sørge for at alle eierskapssaker også sendes og mottas kommunen sentralt. All eierrepresentasjon i Eigersund kommune er politisk. Det er normalt ikke noen unntak fra dette. 12 Det er videre i all hovedsak ordfører som er kommunens eierrepresentant. Ordfører er eierrepresentant i 7 av 9 selskaper (tre aksjeselskaper og fire interkommunale selskaper). Dette gjelder bl.a. de selskapene som vi anser er de viktigste for kommunen (Dalane Energi IKS, Lyse AS og Uninor AS). Iht. administrasjonen/råd- 12 Det er et unntak i inneværende valgperiode. Dette gjelder Dalane Kystutvikling AS hvor eierrepresentanten er fra administrasjonen. Men vedkommende var med i kommunestyret i forrige valgperiode. Side 167 av 240

168 mannen er det også disse tre selskapene kommunen selv har mest fokus på. Dalane Miljøverk IKS (3) og Dalane Energi IKS (7) har for øvrig flere/mange eierrepresentanter. Ved Dalane Kystutvikling AS er eier- og styrerepresentant samme person. Eigersund kommune har totalt 9 aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Vi har valgt ikke å spørre eierrepresentanten om oss selv (Rogaland Revisjon IKS). Det ble i 2011 foretatt en selskapskontroll av Rogaland Revisjon IKS (utført av ReVisor AS august 2011). Vi har videre valgt å holde utenfor Filmparken AS. Kommunen har her en meget liten eierandel og selskapet produserer ikke viktige kommunale tjenester. Kommunen ønsker for øvrig å selge seg ut av dette selskapet. Det bemerkes at styrerepresentantene iht. lovreglene skal representere selskapet og ikke eieren. Styrerepresentantene er derfor ikke spurt om eieroppfølging. I kommunens eierskapsmelding står følgende: Etter rådmannens vurdering er det naturlig at politisk ledelse blir utnevnt til eierorganet. I selskaper hvor det er fornuftig med flere eierrepresentanter, så bør disse i størst mulig grad gjenspeile kommunestyrets sammensetning. Valg av representanter til eierorgan gjøres av kommunestyret, og det er mest nærliggende at dette skjer i forbindelse med at øvrige kommunale verv fordeles i kommunestyret etter kommunevalget. Vurderinger av ordningen vedrørende kommunens eierrepresentanter KS anbefaler som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Denne anbefalingen følges av Eigersund ettersom det i all hovedsak er ordfører som er kommunens eierrepresentant. Dersom formålet med et selskap er rene driftsoppgaver, er det likevel ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet. Vi har i vedlegg tatt med KS sin anbefaling (anbefaling nr. 7). Det tas også med at flere eierrepresentanter fra samme kommune i et selskap ikke er nødvendig. Kommunene kan sikre seg den samme eierstyringen ved én representant. Dette må da fremgå av selskapsavtalen. Men Dalane Energi IKS blir nå omdannet til et aksjeselskap (AS) og hvor det da bare blir en eierrepresentant (les ordfører). Eierrepresentantene er - med unntak for Dalane Kystutvikling AS - ikke styremedlem i samme selskap. En unngår da eventuelle rolleblandinger/habilitetskonflikter. For interkommunale selskaper er det her også et forbud i lovreglene (IKS-loven 10.4) 13, mens det for aksjeselskaper ikke er et tilsvarende forbud i lovreglene. 14 Eier- og styrerepresentanten i Dalane Kystutvikling AS må således være bevisst på mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter dette kan skape. 13 Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. 14 For nærmere informasjon viser vi til KRD sin uttalelse om habilitet i AS og IKS. Dette har vi tatt med i vedlegg. Side 168 av 240

169 Anbefaling Kommunen bør alltid utpeke forskjellige personer som eier- og styrerepresentant i samme selskap. Dette er viktig for å unngå mulige rolleblandinger/habilitetskonflikter mellom eier- og styrerollen. Formelt utøves kommunens eierskap gjennom dens valgte representanter til selskapenes øverste organer, stort sett generalforsamlingen og representantskapet. Eierskapskontrollen skal som nevnt vurdere om den som utøver kommunens eierinteresser, gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Tabellen under gir en oppsummering av svarene på spørsmålene som ble stilt. Tabell 6 Oppsummering egenerklæringsskjema til eierrepresentanter (les ordfører) Spørsmål JA NEI Vet ikke GENERELT 1. Opererer virksomheten i tråd med formålet? 6 2. Har virksomheten utarbeidet en selskapsstrategi? Har eierne utarbeidet en spesifikk eierstrategi for virksomheten? Er innkallinger til eiermøtene tilfredsstillende? Er det noen oppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene? 1 5 STYRET (utnevnelse og evaluering) 6. Har eierne definert kriterier for valg og sammensetning av styret i selskapet? Har det ved styreutnevnelsen vært brukt valgkomité? Hvor habilitets- og kompetansevurderinger var inkludert? Gjøres det av eierne evalueringer av styret? 6 OVERORDNEDE EIERSTRATEGIER (prinsipper for godt eierskap) 10. Er eierrepresentanten kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? Er selskapet blitt gjort kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap? Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av kommunen? Praktiseres kommunens prinsipper for godt eierskap av selskapet? 1 5 REGLER FOR EIERSTYRINGEN (rollefordelingen) 14. Praktiseres kommunens arbeidsformer for utøvelse av eierrollen? Besvares nedenfor: A. Blir kommunens interesser ivaretatt ved deltakelsen i eierorganet? 6 B. Blir selskapets interesser ivaretatt i styret? 6 C. Blir ordningen med fraksjonsleder brukt? D. Blir eierrepresentanten instruert av FSK/KST i viktige saker? 6 E. Blir ordningen med politiske avklaringer praktisert? 6 Det understrekes at svarene gjelder Eigersund kommune. Vi har her intervjuet ordfører iht. på forhånd utsendt spørreskjema (egenerklæring), hvor ulike spørsmål knyttet til eierskapsoppfølging skulle besvares. De samme spørsmålene ble i mail sendt til andre eierrepresentanter. Vi har ikke svar fra andre eierrepresentanter. Totalt gjelder svarene seks selskaper, herunder alle de viktigste selskapene. Dalane Miljøverk IKS og Dalane Energi IKS har flere/mange eierrepresentanter. Ordningen med fraksjonsleder er kun aktuelt for disse to selskapene. Side 169 av 240

170 Kommentarer fra eierrepresentantene Tabell 7 Kommentarer fra eierrepresentantene (les ordfører) Nr. 2. Selskapsstrategier er utarbeidet av Dalane Energi IKS og Lyse AS. Noen selskaper har et meget «smalt» formål slik at nedtegning av strategier ikke er så aktuelt her. (Magma Geopark AS og Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS) Nr. 3. Selskapene Dalane Energi IKS og Lyse AS har fått utarbeidet felles eierstrategier fra eierne. Nr. 4. Dalane Miljøverk IKS har sene innkallinger til eiermøter. Sakene er heller ikke godt nok opplyst i sakspapirene. Nr. 5. Oppfølging av virksomheten utenom de lovmessige eiermøtene gjelder spesielt Lyse AS. Det vil snart bli en slik eieroppfølging også for Dalane Energi IKS og Uninor AS - og noe senere for Dalane Miljøverk IKS. Nr. 6. Det er slike kriterier hos Lyse AS, mens det er usikkert om Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS har det. (I vedtektene/selskapsavtalen til selskapene vil det være skissert en styrefordeling på eierne, men dette går gjerne ikke på habilitets- og kompetansekriterier). Nr. 7. Det er usikkert om særskilt valgkomite brukes ved styreutnevnelsen i Magma Geopark AS. Nr. 8. Lyse AS har klare habilitets- og kompetansekrav som vurderes av valgkomiteen ved deres innstilling vedrørende styremedlemmer. (Generelle habilitets- og kompetansevurderinger vil ellers kunne være gjort i en eller annen form.) Nr. 11. En kjenner ikke til at kommunen selv har gjort selskapene kjent med kommunens prinsipper for godt eierskap. (Men Dalane Energi IKS og Lyse AS har fått utarbeidet egne eierstrategier.) Nr. 13. Det er uklart i hvilken grad kommunens prinsipper for godt eierskap praktiseres av selskapene. Men kommunens overordnede eierstrategier kan anses for å være allmenngyldige. Praktiseringen av eierstrategien for Lyse AS følges opp av den interkommunale eierskapsgruppen og eierstrategien ligger innenfor kommunens egne overordnede eierstrategier. Eierstrategien for Dalane Energi IKS er ikke gjort kjent for det sittende kommunestyre. Nr. 14 D og E. Instruering av eierrepresentanter og politiske avklaringer i forkant av eiermøter blir brukt ved viktige saker og til dels generelt ellers. Dette forutsetter imidlertid at saksinnkallingen kommer inn tidsnok til at dette kan gjennomføres i FSK/KST. Instruering og avklaring kan derfor til tider være vanskelig å få til. Dersom ordfører ikke kan delta på et eiermøte, vil han samtale i forkant med den som går på eiermøtet og skal stemme. (Det er ikke så mange viktige saker i løpet av et år.) Kommentarer til kommunens oppfølging av selskaper Kommunens forvaltning av eierskapet (selskaper) er i tråd med de etablerte regler. Ordfører er naturlig nok godt kjent med kommunens overordnede eierstrategier og kjøreregler i eierstyringen. Vi har ikke svar fra andre eierrepresentanter, men i Eigersund er det i all hovedsak ordfører som er kommunens eierrepresentant. Det kan til tider avholdes uformelle eiermøter med selskapene. Ordførere og rådmenn er da som oftest til stede. Slike eiermøter avholdes gjerne med tanke på en nærmere diskusjon av enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning. Vedtakene som binder selskapene må imidlertid gjøres i det lovmessige eierorganet (generalforsamlingen/representantskapet). Uformelle eiermøter har de senere årene spesielt vært avholdt med Lyse AS. Lyse AS innkaller selv årlig til slike eiermøter. 15 Uformelle eiermøter er ikke en del av eierrepresentantenes oppfølging av selskaper. Slike eiermøter er imidlertid ganske vanlige når det gjelder viktige kommunale selskaper. Som viktige selskaper anses Dalane Miljøverk IKS, Uninor AS, Dalane Energi IKS og Lyse AS. Det kan ellers vises til spørsmål nr. 5 i tabell 6 og 7. Side 170 av 240

171 Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. Her utøver eierne den øverste myndighet i selskapet. Et av kommunens selskaper har også bedriftsforsamling. Dette er Lyse AS. I Lyse AS er bedriftsforsamlingen eiernes sentrale politiske arena for drøfting og utøvelse av sitt eierskap. 16 Men selve innholdet i dette begrenses av lovreglene om bedriftsforsamlingen. Bedriftsforsamlingen, som er et særnorsk organ, gjelder aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper med over 200 ansatte. 17 Bedriftsforsamlingen er hovedsakelig et tilsynsorgan som fører tilsyn med styrets og daglig leders administrasjon av selskapets drift. Det er ikke et eierorgan. Bedriftsforsamlingen vil - etter forslag fra styret - treffe avgjørelse i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til selskapets ressurser 18 samt rasjonalisering eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken. Dette følger av lovreglene. Bedriftsforsamlingen i Lyse har siden opprettelsen av selskapet fra 1999, hatt tre investeringssaker hvor de har fattet selve investeringsbeslutningen (avgjørelsen). 19 Bedriftsforsamlingen forelegges også saker til orientering. Dette er større saker som eksempelvis selskapets strategier, eller saker av mer allmenn interesse, men hvor det ikke tilligger bedriftsforsamlingen å fatte avgjørelser. Det er ikke anledning til å legge andre beslutningssaker til bedriftsforsamlingen enn det som fremkommer av lovreglene (aksjeloven/allmennaksjeloven). Styreverv - spesielt for viktige selskaper - bør foretas gjennom valgkomite og hvor habilitets- og kompetansevurderinger blir tillagt vekt. Kommunen har faste styremedlemmer i selskaper hvor den har større eierandeler: Dalane Miljøverk IKS, Uninor AS og Dalane Energi IKS. Den har også styremedlemmer i Dalane Kystutvikling AS og Rogaland Revisjon IKS. For Lyse AS har kommunen felles styremedlem med andre kommuner. 20 I kommunens eierskapsmelding blir styrerepresentasjonen drøftet mot KS sine anbefalinger på området. 16 Det vises til Energipolitisk handlingsplan for samordning av energiforsyningen i Ryfylke, Jæren og Dalane (rapport og konklusjon fra ordførerutvalget juni 1997). 17 Det vises til aksjelovens 6-35 og allmennaksjelovens 6-35 og Hva som er «av betydelig omfang i forhold til selskapets ressurser» er ikke nærmere definert i lovreglene og forarbeidene til disse. Det er derfor ikke klare holdepunkter. I praksis har dette medført at det gjerne er «svært store investeringer» som blir behandlet av bedriftsforsamlingene. 19 Dette er sakene 02/01 om Naturgass til Nord-Jæren, 01/07 om Etablering av LNG-kjede og sak 10/12 «Ny kraftstasjon i Lysebotn». Dette var svært store investeringer. 20 Aksjonæravtalen Lyse AS: Eigersund, Bjerkreim, Lund, Strand, Hjelmeland og Finnøy skal samlet ha ett styremedlem på deling. Side 171 av 240

172 I kommunens eierskapsmelding står følgende vurdering: Ut fra en vurdering om at et styre må være mest mulig komplementært sammensatt mener rådmannen at styremedlemmene til de ulike selskapene ikke bør fordeles som en del av den politiske kabalen. Da dette ikke vurderes å være forenelig med godt eierskap, jf. KS sine tilrådninger. Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes som et «profesjonelt organ», dvs. at et «profesjonelt styre» som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Dette må på ingen måte oppfattes slik at rådmannen mener det å representere et politisk parti skal være ekskluderende for styredeltakelse. Rådmannens hensikt er å påpeke at en ikke nødvendigvis sikrer et kollegium bestående av personer med gode komplementære egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig gjennom den politiske kabalen som blir lagt i kommunestyret. Rådmannen vurderer at det er større sjanse for å få et komplementært styre om dette foreslås med begrunnelse av en valgkomite, nedsatt av eierorganet, og at styret velges av eierorganet i selskapet. Valgkomiteen vil da vurdere de formelle og selskapets spesifikke krav til kompetanse, egenskaper og personlig egnethet i sammenheng, slik at en gjennom komplementær kompetanse sikrer styrets samlede kompetanse i tråd med eiers formål med selskapet. Politisk kompetanse kan da være et av kravene. Det vil være naturlig at valgkomiteen får retningslinjer for sitt arbeid av eierorganet. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes på en slik måte at den speiler den enkelte kommunes eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengig av styret og ansatte. En slik løsning må da vedtektsfestes i hvert enkelt selskap. Kommunestyret vedtok i denne forbindelse: Eigersund kommune v/ordføreren kontakter øvrige eiere i selskaper hvor Eigersund kommune har en eierandel for å oppnå konsensus om utvelgelse av styremedlemmer, jf. avsnittet i denne saken om «Vurdering av valg av styrerepresentanter i selskaper hvor kommunen har eierinteresser». Kommunens status for saker om styrerepresentasjon Det er ikke utarbeidet noen sak eller saker som tar dette videre. Men det det har vært dialog mellom eierkommunene i viktige selskaper vedrørende enighet/konsensus om utvelgelse av styremedlemmer og bruk av valgkomiteer. Forslag til noen regler for styreutnevnelse var også oppe i kommunestyret i april 2016, men falt ved behandlingen. Det vises til omtalen under kommunens eierskapsmelding i punkt 2.2. Det kan ellers vises til spørsmål nr. 6-8 i tabell 6-7 i punkt 2.5. Det fremkommer der at valgkomiteer blir brukt, men at det gjerne er uklart hvor bredt habilitets- og kompetansevurderinger blir foretatt ved deres innstilling vedrørende styremedlemmer. Side 172 av 240

173 Målet for opplæring og informasjon om eierstyring Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring skal gi innsikt i de juridiske rammene for eierstyring og selskapsledelse for den enkelte selskapsform. Tiltakene skal videre gi en oversikt over prinsipper og retningslinjer for kommunens eierstyring. De skal også gi folkevalgte innsikt i oppgaver, myndighet og ansvar som følger rollen som medlem av styre, bedriftsforsamling eller eierorgan. Det kan være hensiktsmessig å tilby grunnleggende opplæring i eierstyring og styrearbeid én gang i valgperioden. Det kan også være praktisk å arrangere styrekurs i samarbeid med øvrige eierkommuner. I kommunens eierskapsmelding står det at alle kommunens representanter i AS er og IKS er bør får tilstrekkelig opplæring til å kunne utøve sin funksjon på en tilfredsstillende måte. Kommunestyret vedtok i denne forbindelse: Eigersund kommune forestår obligatorisk opplæring av Eigersund kommune sine valgte eierrepresentanter i organer der Eigersund kommune har eierinteresser. Selskapene pålegges i eierstrategiene, å forestå opplæring av styrerepresentantene. Kommunens status for opplæring og informasjon om eierstyring Til tross for kommunestyrets vedtak har kommunen ikke satt i gang obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte om eierstyring og selskapsledelse. Administrasjonen/rådmannen sier at det pr. i dag ( ) ikke har vært «mye» om eierstyring i folkevalgtopplæringen for de som ble valgt høsten I tidligere opplæringsrunder har en vist til eierskap, lovverk og tilnærming. I tillegg er det jevnlig saker om kommunens eierskap. Ordfører opplyser også at eierskapsforvaltning så langt ikke har vært tema i politikeropplæringen, men at det er et tema for formannskapet i Vurderinger av opplæring og informasjon om eierstyring Kommunen mangler tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike roller en innehar, både som folkevalgt og som styremedlem og eierrepresentant. Opplæringen bør være i tråd med KS sin anbefaling om obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte. Vi har i vedlegg tatt med KS sin anbefaling (anbefaling nr. 1). Anbefaling Kommunen bør iverksette tiltak for opplæring og informasjon om eierstyring og selskapsledelse til folkevalgte i kommunen. Side 173 av 240

174 Side 174 av 240

175 Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13 15). Innholdsmessig deles selskapskontroll i to komponenter: Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. Den omfatter kontroll med forvaltningen av (fylkes-)kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med (fylkes-)kommunens vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er den frivillige delen av selskapskontroll, jf. forskrift om kontrollutvalg 14 andre ledd, og er nærmere omtalt i forskrift om revisjon kapittel 3 ( 6 8), jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 ( 9 12) og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Den omfatter systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7 første ledd. Denne selskapskontrollen omfatter den obligatoriske delen. Obligatorisk selskapskontroll kalles gjerne for eierskapskontroll. Rogaland Revisjon IKS utfører selskapskontroll på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Kontrollen er utarbeidet av forvaltningsrevisor Rune Eskeland. Den er gjennomgått av oppdragsleder for Eigersundkommune Annebeth M. Mathiassen og fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte Kontrollkriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Kontrollkriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I denne kontrollen er følgende kriterier anvendt: Kommunens saker og vedtak om eierskap og eierstrategier, herunder: o Kommunens eierskapsmelding Kommunens overordnede eierstrategier Arbeidsformene for politisk og administrativ utøvelse av eierrollen KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Innholdet i kommunens eierskapsmelding er omtalt i faktadelen. Kommunens overordnede eierstrategier er i sin helhet tatt med i vedlegg. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll ligger på KS sine nettsider. Vi har i vedlegg tatt med en oversikt over alle anbefalingene. Anbefalingen om obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte, anbefalingen om utarbeidelse av eierskapsmeldinger og anbefalingen om eierorganets sammensetning og funksjon har vi tatt med i sin helhet. Metodisk har vi benyttet intervjuer, spørreskjemaer og gjennomgang av dokumenter. Intervjuer er foretatt av kommunens ordfører og administrative ledelse. De enkelte eierrepresentanter er kontaktet ved spørreskjema. Det er sett på kommunens eierskapsmelding samt tilhørende saksfremlegg og vedtak. Kommunens eierskapsmelding har med overordnede eierstrategier og kjøreregler for eierstyringen. Selskapskontroll omfatter i prinsippet alt kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven (KL) samt interkommunalt samarbeid etter KL kapittel 5 og som er egne rettssubjekt. Inkludert er dermed aksjeselskaper (AS) og interkommunale selskaper (IKS). Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er f.eks. kommunale foretak (KF) organisert etter KL kapittel 11 eller interkommunalt Side 175 av 240

176 samarbeid etter KL kapittel 5 og som ikke er eget rettssubjekt. Eigersund kommune har ett kommunalt foretak. Eigersund kommune er med i en rekke foreninger og stiftelser. Foreninger og stiftelser omfattes ikke av regelverket om selskapskontroll. Foreninger og stiftelser er selveide og eierstyring kan i prinsippet ikke foretas. Selskaper som kommunen måtte eie som en del av sin finansforvaltning (typisk aksjefond), vil ikke være aktuelle. Dette er kortsiktige aksjeplasseringer hvor eierstyring ikke er relevant. KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll og NIBR rapporten Som en del av kontrollen har vi sett på det som står i KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Det er der tatt med en rekke anbefalinger overfor både eiere og selskap. Vi har også sett på NIBR rapporten om kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap. Vi henviser til følgende kilder: Lovregler Kommuneloven av 25. september 1992 Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 Stiftelsesloven av 15. juni 2001 Eierstrategi/eierstyring og selskapsledelse KS (2015): Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll - utgave november 2015 NIBR (2015): Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap Kommunerevisoren nr. 3/2006: Hvem som er omfattet av selskapskontroll (artikkel av seniorrådgiver Jostein Selle, KRD) Kommunal- og regionaldepartementet ( ): Spørsmål om habilitet i AS og IKS NKRF (2012): Selskapskontroll fra a til å (praktisk veileder) med vedlegg Kommuneforlaget (2011): Kommunalt eierskap - roller, styring og strategi av Vibeke Resch-Knudsen Kommuneforlaget (2012): Styring av kommunalt eide selskaper av Vibeke Resch-Knudsen Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse (2005) NUES (2014): Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse - utgave oktober 2014 Eigersund kommune Eigersund kommunes eierskapsmelding 2010 o Eiervurdering av kommunale selskaper (kommunestyret sak 055/10 fra ) Eierskapsforvaltning i selskap Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i (kommunestyret sak 019/16 fra ) Andre aktuelle kommunestyresaker om eierskapsforvaltningen Eigersund kommunes selskapsnote for 2015 Oversikt over kommunens representanter i eierorganet til de enkelte selskaper Oversikt over kommunens representanter i styret til de enkelte selskaper Andre kilder Eierskapsmeldinger til andre kommuner i regionen Brønnøysundregistrene (foretaksregisteret) Proff.no (opplysninger om selskapene) Side 176 av 240

177 Vedtatt av kommunestyret (sak 055/10) Etablering av eierstrategier Hvilke krav bør rettes mot offentlige eiere? 1. Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap. a. Meroffentlighet bør / må være et prinsipp. b. Det bør være åpenhet rundt eierkommunenes valg av styremedlemmer. c. Det bør være åpenhet rundt godtgjørelse til styret. 2. Eier bør fremme sine interesser gjennom generalforsamling og representantskap. a. Politisk vedtatt eierstrategi binder deltakerne i generalforsamling og representantskap. b. Det bør utarbeides en aksjonær-/eieravtale som beskriver forholdet mellom eierne, informasjon til eierne utenom representantskap/generalforsamling, selskapets virksomhet og valg av styret. 3. Eier gir klare mål for selskapet. Styret er ansvarlig for realisering av målene. a. Eierskapet bør være forutsigbart og langsiktig (utover fire år). b. Eierne i samspill med styret og ledelsen skal sikre god ledelse av selskapet. Herunder bør det fokuseres hvordan eierne og styret sammen skal kunne påvirke ledelsens arbeid med utgangspunkt i selskapets behov. c. Aktiv eierstyring krever tverrpolitisk forståelse av hvorfor kommunen er engasjert i selskapet. d. Eier bør utforme en styreinstruks som beskriver styrets mandat og sammensetning, styremøtenes forretningsorden og saker som skal styrebehandles, saksbehandlingsregler (lovgrunnlag), og informasjon utenom styremøter. e. Det bør være klart skille mellom eier og kunde / bruker for å unngå mistanke om at selskap hvor kommunen står som eier forfordeles i forhold til andre selskap, eller at det stilles for lave krav fra eier eller på andre måter er tildelt ressurser som gir et ekstra konkurransefortrinn. f. Hvorvidt selskapet skal utføre oppgaver etter egenregiprinsippet, eller konkurranseeksponeres, bør tydelig fremgå av vedtekter eller selskapsavtale. g. Ved tjenesteleveranse fra selskapet til de samme eierkommunene bør det stilles krav om tjenesteavtaler. h. Gjennom krav til resultat og rapportering gir eieren tydelig signaler på hva som forventes av virksomheten. Det er naturlig at eier måler resultatkrav uttrykt med avkastning på den kapitalen de forvalter, krav til kundetilfredshet og HMS forhold, samt likestillingskrav i forhold til styrende organer. i. Det bør utarbeides en klar og forutsigbar utbyttepolitikk. I selskaper der virksomheten har karakter av næringsdrift bør en offentlig eier stille de samme krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. Hvilke krav bør rettes mot offentlig eide selskaper? 1. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. a. Selskapene bør rapportere etter bærekraftig utvikling - prinsippet, det vil si å integrere økonomisk, miljømessig og sosial rapportering. 2. Eierne skal likebehandles. a. Selskapet bør gi dekkende informasjon i god tid om saker som er til behandling. Side 177 av 240

178 3. Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. a. Finansieringen av selskapet må tilpasses typen av virksomhet. b. Selskapet bør ha en egenkapital som er tilpasset mål, strategi og risikoprofil. c. Selskapet bør ha en strategi på kapitalbinding for stor kapital kan anses å ikke være ønskelig for kommunen. d. Lønns- og insentivordninger utformes slik at de fremmer verdiskapingen, og skal være rimelige. Hovedprinsippet bør være at selskapene med kommuner som eier følger kommunal lønnsstrategi, men her må også konkurranse om arbeidskraft i markedet vektlegges. 4. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. 5. Styret skal, overfor daglig leder, på uavhengig grunnlag, ha en aktiv rolle mht. service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. Styret bør: a. fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring. b. utarbeide plan for eget arbeid og egen kompetanseutvikling, samt evaluere sin virksomhet. Dette er en administrativ interkommunal eierskapsgruppe. Gruppen består av kommunene Gjesdal, Hå, Klepp, Randaberg, Sandnes, Sola, Stavanger og Time, samt Rogaland fylkeskommune. Det er et løpende samarbeid mellom administrasjonene/rådmennene i eierkommunene. Samarbeidet legger til rette for en koordinert eieroppfølging av selskaper med flere eiere, og bidrar til kompetanseoverføring knyttet til prinsipper og retningslinjer for deltakernes eierstyring. Her diskuteres eierskapspolitiske problemstillinger, og det utarbeides felles svar, brev og saksutredninger i saker på området. Eierskapsgruppen utarbeider forslag til felles eierstrategier for selskaper som kommunene eier sammen. Forslagene utarbeides i samråd med selskapene. Alle kommunene i den interkommunale eierskapsgruppen har lignende overordnede prinsipper for eierskapet. Den interkommunale eierskapsgruppen diskuterer KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Kommunene i eierskapsgruppen har så langt valgt å følge disse anbefalingene, med enkelte mindre unntak. Side 178 av 240

179 Aksje- og interkommunale selskaper - Kilde: Kommunens selskapsnote 2015 og Proff.no (tall for driften i tusen kr, tall for bokført verdi i kr) Selskap Driftsinntekt 2014 Driftsresultat 2014 Eierandel Bokført verdi Dalane Miljøverk IKS ,50 % Uninor AS ,75 % Dalane Energi IKS ,15 % Dalane Kystutvikling AS 3 (891) 13,70 % Magma Geopark AS (412) 10,43 % Interkommunalt Arkiv i Rogaland (301) 5,16 % - IKS Rogaland Revisjon IKS ( 4 928) 3,79 % Lyse AS ,95 % Filmparken AS Vi har her korrigert for tre forhold. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS mangler i selskapsnoten. Dalane Næringshage AS står også i selskapsnoten, men dette selskapet er avviklet for flere år siden. Kommunen vedtok å selge seg ut av eierskapet i Lagårdhallen AS (48,45 %). EIK får kjøpe kommunens aksjepost. Denne prosessen er enda ikke avsluttet (status ). Driftsinntekt og driftsresultat for 2015 foreligger enda ikke i Proff.no (status ). Bokført verdi er Eigersund kommunes bokførte verdi av eierandelen Formålet til viktige selskaper (herunder selskaper hvor kommunen har større eierandeler) Vedtektsfestet formål iht. Brønnøysundregistrene (foretaksregisteret) Formålet med Dalane Miljøverk IKS er å løse deltakerkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren, herunder også innsamling og behandling av kloakkslam fra private husholdninger. Selskapet kan også utføre andre oppgaver innenfor fagområdet renovasjon eller beslektede områder, dersom dette ikke medfører kostnader som gir økte renovasjonsgebyrer. Oppgave tillagt deltakerne i følge særlov, vil betinge hjemmel i særlov som vilkår for at oppgaven kan overføres til et interkommunalt samarbeid. Formålet med Uninor AS er å utvikle mennesker og arbeidskraft. Dette skjer i tett samarbeid med ordinære virksomheter, datterselskapet Arbeidskompetanse og Service AS samt andre tiltaksarrangører. Selskapet tilbyr arbeidstrening og varig tilrettelagte arbeidsplasser. Formålet med Dalane Energi IKS er å skape langsiktige verdier for eierne, kundene og samfunnet ved å være regionens ledende kraftprodusent og leverandør. Drive rasjonell, sikker og konkurransedyktig produksjon, omsetning og distribusjon av miljøvennlig energi. Delta i næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten alene eller i samarbeid med andre. Utvikle og tilby framtidsrettede energiløsninger for kundene. Formålet med Lyse AS er å skape verdier for kundene, eierne og samfunnet. Sørge for en sikker og rasjonell energiforsyning til selskapets kunder. Være en kundeorientert, konkurransedyktig aktør og en attraktiv samarbeidspartner. Kunne tilby kundeløsninger som gir kunden valgfrihet og mulighet for effektive og miljøvennlige energiløsninger. Delta i næringsutvikling og næringsvirksomhet med relevans til kjernevirksomhetene, enten selv eller i samarbeid med andre, gjennom etablering, aksjekjøp, sammenslutninger mv. Merknader til oversikten Vi har ikke verifisert kommunens verdivurdering av de enkelte selskaper, men dette vil normalt være markedsverdi eller kommunens andel av aksjekapitalen/selskapskapitalen etc. Side 179 av 240

180 Andre selskaper kommunen er involvert i - Kilde: Kommunens administrasjon Interkommunale samarbeid og andre selskaper Dalane Friluftsråd IS (en av fire kommuner) Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS (som bruker, ikke som eier) Biblioteksentralen SA Opplæringskontoret i Dalane SA Landbrukssenteret Helleland SA Varden Barnehage SA Raketten Barnehage SA Foreninger? Stiftelser Jæren Folkehøgskolelag Vinterlandbruksskulen på Jæren Studentersamfundets Hus Det er her ikke tatt med interkommunale samarbeid som ikke er egne selskaper eller vertskommunesamarbeid. En selskapskontroll av et selskap vil omfatte dette selskapet og heleide datterselskaper. Andre datterselskaper og tilknyttede selskaper vil bli omtalt, men i utgangspunktet ikke spesielt kontrollert. Dette kommer an på hvilken drift/funksjon som er lagt i disse selskapene. Oversikt over utførte selskapskontroller som gjelder Eigersund kommune 22 Gjennomført av Rogaland Revisjon IKS: Dalane Miljøverk IKS (2006) Lyse Energi AS (2008) Uninor AS (2010) Dalane Energi IKS (2011) Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (2013) Dalane Miljøverk IKS (2015) Lyse AS (2015) Gjennomført av andre: Rogaland Revisjon IKS (2011) (Utført av ReVisor AS) 21 Selskapskontroller ble hjemlet i kommuneloven fra Kontrollene er blitt samordnet med de andre kommunale eierne. Uninor AS hadde også private eiere, men hvor vi fikk avtale om innsyn med de private eierne. De private eierne har senere blitt utløst. Lyse Energi AS heter i dag Lyse AS. Eigersund var ikke med på selskapskontrollen av Rogaland Revisjon IKS. 22 Det er her for Lyse (2008) brukt daværende selskapsnavn. Side 180 av 240

181 Kommunestyre- og formannskapsaker samt pr Kilde: Kommunens nettsider (politiske saker) Oversikten viser og status så langt i 2016 (pr ). Vi har bare tatt med selskaper som kommunen eier (dvs. AS, IKS, IS). Saker som kun gjelder kommunens valg av styremedlemmer og eierrepresentanter i selskapene er ikke med i oversikten. Valget av styrerepresentanter må ellers skje på det formelle eiermøte i eierorganet. Formannskapet Kommunestyret Sak /13 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Selskapskontroll /13 R Dalane Energi IKS - Studietur for representantskapet til Island - Politisk behandling av utgiftsdekning /13 R Dalane Miljøverk IKS - Innkalling til representantskapsmøte /13 R Uninor AS - Varsel om generalforsamling /13 R Magma Geopark AS - Varsling generalforsamling tirsdag 14.mai /13 R Dalane Miljøverk IKS - Møteprotokoll 1/13 fra representantskapsmøte i /13 R Magma Geopark AS - Protokoll generalforsamling /13 R Rogaland Revisjon IKS - Protokoll representantskapsmøte /13 R Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Protokoll representantskap /13 R Uninor AS - Generalforsamling Oversendelse av dokumenter /13 R Lagårdhallen AS - Orientering om status flerbrukshall på Lagård /13 Magma Geopark AS - Prosjekt: Magma Geopark i Dalane /13 R Rogaland Revisjon IKS - Protokoll fra møte i representantskapet i /13 R Dalane Miljøverk IKS - Innkalling til representantskapsmøte /13 R Protokoll Dalane friluftsråd IS - Årsmøte nr /14 R Dalane Miljøverk IKS Møteprotokoll representantskapet /14 R Uninor AS- Underskrevet protokoll - Ekstraordinær generalforsamling / /14 Dalane Energi IKS - Endring av låneramme - Endring av 15 i vedtektene /14 R Magma Geopark AS - Melding om vedtak i næringsstyret Søknad om støtte /14 R Rogaland Revisjon IKS - Tertialrapport / /14 Uninor AS - Søknad - Omgjøring av ansvarlig lån til egenkapital /14 R Magma Geopark AS - Melding om vedtak: Søknad om støtte /14 R Dalane Miljøverk IKS - Representantskapsmøte Styrevalg /14 R Rogaland Revisjon IKS - Innkalling til representantskapsmøte /14 R Dalane Friluftsråd IS - Årsmelding /14 R Magma Geopark AS - Varsling - Generalforsamling - Mandag 26 mai 2014, kl /14 R Rogaland revisjon IKS - Årsberetning 2013 og protokoll fra møte i representantskapet /14 R Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Protokoll representantskapsmøte /14 R Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Representantskapsmøte Ettersending av saksdokumenter /14 R Uninor AS - Innkalling generalforsamling /14 R Uninor AS - Underskrevet protokoll fra generalforsamling / /14 Lagårdhallen AS - Flerbrukshall på Lagård / /14 Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Endring av selskapsavtale og eierandel Side 181 av 240

182 /14 R Lyse Energi AS - Protokoll fra generalforsamling /14 R Lyse Energi AS - Protokoll fra ekstraordinær generalforsamling /14 R Dalane Miljøverk IKS - Protokoll fra representantskapsmøte /14 R Dalane Energi IKS - Innkalling til representantskapsmøte /14 R Dalane Energi IKS - Korrigerte sakspapirer til representantskapsmøte Endring i årsberetning /14 R Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Innkalling til styremøte /14 R Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Protokoll fra styremøte /14 R Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS - Innkalling til ekstraordinært representantskapsmøte /14 R Magma Geopark AS - Generalforsamling - Protokoll fra Mandag 26 mai / /14 Dalane Energi IKS - Forslag til eieravtale (skissert forslag) / /14 Lagårdhallen AS - Flerbrukshall på Lagård /14 R Rogaland Revisjon IKS - Innkalling til representantskapsmøte /14 R Rogaland Revisjon IKS - Protokoll fra representantskapsmøte /14 R Uninor AS - Underskrevet protokoll fra ekstraordinær generalforsamling /15 R Dalane Kystutvikling AS - Lerviken båthavn Hvilke planer /handlingsrom for framtiden? /15 R Dalane Kystutvikling AS - Alternativ bruk av småbåthavn i Lerviken Møte med Dalane Kystutvikling /15 R Dalane Kystutvikling AS - Utleie av området i Lerviken /15 R Dalane Kystutvikling AS - Momenter angående utnyttelse av Lerviken småbåthavn til andre formål - Flomproblematikk /15 R Lagårdhallen AS - Informasjon til formannskapet /15 R Kommunal og moderniseringsdepartementet - Høyring Oppheving av kommuneloven kapitel 5B Samkommune / /15 Dalane Miljøverk IKS - Endring i selskapsavtalen /15 R Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS; Uninor AS; Lyse Elnett AS; Dalane Energi IKS; Rogaland Revisjon IKS; Dalane Miljøverk IKS; Dalane Kystutvikling AS; Lagårdshallen AS; Magma Geopark AS - Behandling av saker på generalforsamling/representantskap /15 Dalane Miljøverk IKS - Eierstruktur Svåheia Eiendom AS representantskapsmøte Dalane Miljøverk IKS / /15 Dalane Energi IKS - Godkjenning av ny selskapsavtale /15 Dalane Energi IKS - Tilbakemelding på høring av endringer i energiloven - Skille mellom nett og annen drift /15 Dalane Miljøverk IKS - Selskapskontroll /15 R Dalane Kystutvikling AS - Årsberetning og regnskap / /15 Dalane Energi IKS - Fremtidig organisering av selskapet /15 Lyse AS - Selskapskontroll /15 R Uninor AS - Halvårsrapport Uninor og AKS for 1. halvår / /15 Lagårdhallen AS - Ny behandling /16 R Dalane Miljøverk IKS Representantskapsprotokoll 3/15 fra representantskapsmøte / /16 Eierskapsforvaltning i selskap Eigersund kommune eier aksjer eller andeler i /16 R Innkalling til representantskapsmøte Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS (IKA) Side 182 av 240

183 Oversikten omfatter kun selskaper hvor ordinær eierstyring er mulig (dvs. aksjeselskaper, interkommunale selskaper og interkommunale samarbeid som er egne selskaper) Oversikten viser eier- og styrerepresentanter i gjeldende valgperiode (status april/mai 2016). Det vil forekomme enkelte endringer i løpet av valgperioden for styrevalg. Vararepresentanter er ikke tatt med. Kommunens eier- og styrerepresentanter - Kilde: Kommunens administrasjon Selskap Type 23 Eierrepresentanter Styremedlemmer Dalane Miljøverk IKS H Ordfører O Stangeland Anja Hovland May H. Hetland Ervik Bjørn Arild Omdal Åshild Bakken Astrid H. Robertson Uninor AS H Ordfører O Stangeland Geir Hestnes Randi L. H. Birkeland Dalane Energi IKS H Ordfører O Stangeland Varaordfører L E Egaas Lene Røraas Astrid H. Robertson Bente S Gunvaldsen Frank Hansen Ruth Evy Berglyd Martin Liland Kåre Hansen Inghild Vanglo Dalane Kystutvikling AS D Bitten Fugelsnes Bitten Fugelsnes Magma Geopark AS D Ordfører O Stangeland - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS H Ordfører O Stangeland - Rogaland Revisjon IKS H Ordfører O Stangeland Arne Stapnes Lyse AS H Ordfører O Stangeland På deling (se nedenfor) Filmparken AS D Varaordfører L E Egaas - Dalane Friluftsråd IS H Helene Rodvelt Anders Ege Martin Liland - Varaordfører Leif Erik Egaas er kommunens representant i bedriftsforsamling til Lyse AS. Aksjonæravtalen Lyse AS: Eigersund, Bjerkreim, Lund, Strand, Hjelmeland og Finnøy skal samlet ha ett styremedlem på deling. Kommunestyresak 054/14 fra Eierstrategi Næring og Havn KF Sammendrag Styret i Eigersund Næring og Havn KF har med rette etterspurt en eierstrategi for foretaket. Rådmannen hilser dette initiativet velkommen, og ser at tiden er moden for å få en eierstrategi på plass. Rådmannen er opptatt av at de overordnede styringssignalene til Eigersund Næring og Havn KF skal være så tydelige og klare som mulig samtidig som foretaket skal ha muligheten til å meisle ut operative målsettinger, verdigrunnlag og arbeidsmetoder på egen hånd. Utfordringen i dette er å utarbeide en strategi som både er overordnet og samtidig konkret nok til at den virker styrende på foretakets virksomhet. For å videreformidle dette til Eigersund Næring og Havn KF foreslås det i saken å etablere en egen eierstrategi for foretaket. Denne strategien vil etter hvert bli satt inn i en større sammenheng med en strategisk næringsplan. 23 H betyr heleid selskap av kommunen alene eller sammen med andre (fylkes)kommuner, mens D betyr deleid selskap (dvs. det er her også andre typer eiere, eksempelvis private eller staten). Typeinndelingen gjelder egentlig kun aksjeselskaper da interkommunale selskaper og interkommunale samarbeid alltid er heleide. Den har betydning for i hvilken grad kommunen kan kreve innsyn i selskapene iht. kommunelovens 80. Dette kan etter lovreglene bare gjøres i heleide selskaper. Men innsynsrett kan bli avtalt med andre eiere eller være vedtektsfestet. Side 183 av 240

184 I saken er det lagt vekt på å definere hva som menes med en eierstrategi. Rådmannen vil i dette også omtale den bebudede strategiske næringsplanen. Prinsipper for god eierstyring vil være et sentralt tema og det vil i denne sammenhengen bli pekt på hvordan dette fra rådmannens ståsted ønskes utøvd i relasjonen mellom Eigersund kommune og foretaket. Utover dette vil det bli fokusert på mål og verdier. Målene vil ha en overordnet karakter. Verdigrunnlaget mener rådmannen det må være opp til foretaket å utarbeide og fastsette, men det er viktig at det stilles krav til at dette blir gjort. En problemstilling som vil dukke opp er hvordan målsettingene til foretaket er realiserbare ut fra den økonomiske situasjonen foretaket til enhver tid befinner seg i. Dette er et spørsmål som i stor grad vil finne sitt svar i den årlige budsjettbehandlingen. I tillegg vil dette også avhenge av i hvor stor grad KF et klarer å generere egne inntekter. Dette vil styre bemanningen av foretaket. Bortsett fra stillingen som prosjektleder for Hestnes-utbyggingen er det ikke lagt opp til å overføre andre stillinger fra Teknisk. Det er imidlertid helt på det rene at det skal være et nært og tett samarbeid mellom foretaket og Teknisk. Dette er også vedtaksfestet tidligere. I denne sammenhengen er det også et poeng å peke på at organiseringen til Teknisk vil bli gjennomgått for å se om det finnes effektiviserings og rasjonaliseringspotensiale. I dette er det også naturlig å vurdere forholdet til foretaket og de oppgavene som foretaket naturlig vil kunne overta. I en del sammenhenger vil det oppstå situasjoner hvor en handling vil fremstå som samfunnsmessig fornuftig, men bedriftsøkonomisk ufornuftig. I slike saker vil det være opp til styrets brede skjønn å trekke sine konklusjoner i den enkelte sak. For rådmannen er det et poeng å presisere at samfunnsnyttige handlinger ligger innenfor det som foretaket selvsagt skal kunne vurdere. Dette må dog sees opp mot virksomhetens totale lønnsomhet. Det å finne den rette balansen i dette er rådmannen trygg på at foretaket skal få til. Når det gjelder investeringssiden vil rådmannen anbefale at forskutteringsmidler avsatt til Egersund Næringspark (Eigestad) overføres til foretaket uten bindinger. Dette er totalt kr , som kan benyttes til oppkjøp av areal. Det er en forutsetning at investeringer i areal skjer innenfor Eigersund kommunegrense. KS 054/14 Vedtak 1. Eigersund kommune legger til grunn at prinsippene for godt eierskap og styring av Eigersund Næring og Havn KF omtalt i denne saken legges til grunn for foretakets videre arbeid. Foretaket skal jobbe for å nå følgende hovedmål: Eigersund Næring og Havn KF skal være en moderne, aktiv og attraktiv organisasjon som skal legge til rette for at nåværende og fremtidige brukere av foretakets varer og tjenester skal vise stor grad av kundetilfredshet. Foretaket skal aktivt søke samarbeid med andre aktører for å utnytte foretakets ressurser på en best mulig måte, og derigjennom skape merverdi for foretaket og samfunnet. Foretaket skal bidra til at Eigersund kommune videreutvikler seg som regionens naturlige sentrum innenfor områdene havn, næring, bolig og turisme. Foretaket opprettholder status og videreutvikler mulighetene som ligger i stamnetthavnefunksjonen. 2. Det utarbeides et verdigrunnlag og etiske retningslinjer for Eigersund Næring og Havn KF som bygger på og viderefører foretakets vedtekter, mål og retningslinjer. 3. Foretaket fastsetter en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. 4. Foretaket utarbeider årlig en rapport som gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse (årsrapport) 5. Det skal være et klart skille mellom foretakets havneøkonomi og foretakets andre økonomiske virksomhetsområder. For å ytterligere fremheve dette blir de resterende målsettingene skilt i to deler: Havneforvaltning og Næring, bustad og turisme. (I saken/vedtaket listes det opp hovedmålsettinger for disse to områdene) Side 184 av 240

185 OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden. Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig Dette kan være noe vanskelig å få til i praksis. Kommunenes overordnede prinsipper for eierskapet i eierskapsmeldingene er gjerne noe ulike. Kommunene i vår region har heller satset på «felles» eierstrategier for selskapene. Side 185 av 240

186 EIERORGANETS SAMMENSETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Samhandlingen mellom kommunestyret og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller andre kommunestyrerepresentanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kommunestyret etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet. Versjon november 2015 KS sine nærmere vurderinger vedrørende anbefalingene er ikke tatt med her. Dette kan leses i selve anbefalingene (som ligger på KS sine nettsider). Nr. 1 OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eierstyringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Nr. 3 FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSEVIRKSOMHET Selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Nr. 4 UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Nr. 5 UTARBEIDELSE OG REVIDERING AV STYRINGSDOKUMENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Side 186 av 240

187 Nr. 6 EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med ed selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Nr. 7 EIERORGANETS SAMMENSETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Nr. 8 GJENNOMFØRING AV GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER De formelle eiermøtene er generalforsamling eller representantskap. Det er styret som innkaller. Bestemmelser om innkallingsfrist bør tas inn i vedtektene, slik at det tas hensyn til kommunens behov for å ha tid til å behandle aktuelle saker. Nr. 9 SAMMENSETNINGEN AV STYRET Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styremedlemmene. Nr. 10 VALGKOMITE OG STYREUTNEVNELSER Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. Nr. 11 KJØNNSMESSIG BALANSE I STYRENE Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. Nr. 12 RUTINER FOR Å SIKRE RIKTIG KOMPETANSE I SELSKAPSSTYRENE Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor anbefalt flere rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Nr. 13 STYRESAMMENSETNING I KONSERNMODELL Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Nr. 14 OPPNEVNELSE AV VARAREPRESENTANTER Der det utpekes varamedlemmer til styret bør ordningen med numeriske varamedlemmer benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr. 15 HABILITETSVURDERINGER Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Nr. 16 GODTGJØRING AV STYREVERV Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding ha en prinsipiell diskusjon om godtgjøring av styreverv. Denne bør danne grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar. Nr. 17 REGISTRERING AV STYREVERV Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på www. styrevervregisteret.no. Nr. 18 ARBEIDSGIVERTILHØRIGHET I SELVSTENDIGE RETTSSUBJEKTER Det anbefales at selskapene søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. KS Bedrift vil være et naturlig valg for mange av disse selskapene. Side 187 av 240

188 Nr. 19 UTARBEIDELSE AV ETISKE RETNINGSLINJER Eier bør påse at selskapsstyrene utarbeider, og jevnlig reviderer, etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 20 SÆRLIG OM ADMINISTRASJONSSJEFENS ROLLE I KOMMUNALE FORETAK Det anbefales at kommunestyrene ved opprettelse av kommunale foretak diskuterer administrasjonssjefens rolle og handlingsmuligheter overfor daglig leder. Nr. 21 UTØVELSE AV TILSYN OG KONTROLL Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollansvaret gjelder også når virksomheten er skilt ut i egne selskaper. KS sine anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunale selskaper Statusoversikten nedenfor er et eksempel hentet fra Sola kommunes eierskapsmelding (februar 2015), og viser i hvilken grad kommunen følger KS sine anbefalinger. Parentes er benyttet når kommunen enten har en intensjon om å følge anbefalingen, eller bare delvis følger anbefalingen. Merknader til tabellen Anbefaling nr. 1, 2, 6 og 19 gjelder den enkelte eierkommune. De andre anbefalingene angår alle eierkommunene i et selskap. Noen anbefalinger vil selskapene selv måtte følge opp. Statusoversikten har med seg KS sine anbefalinger versjon september Som det fremgår foran her, er det kommet en ny versjon november Anbefalingene ble der noe justert og revidert. Side 188 av 240

189 Nettsider til Nærings- og fiskeridepartementet Statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse Aksjonærer skal likebehandles. Det skal være åpenhet knyttet til statens eierskap i selskapene. Eierbeslutninger og vedtak skal foregå på generalforsamlingen. Staten vil, eventuelt sammen med andre eiere, sette resultatmål for selskapene, styret er ansvarlig for realiseringen av målene. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskapets egenart. Lønns- og insentivordninger bør utformes slik at de fremmer verdiskapningen i selskapene og fremstår som rimelige. Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse på vegne av eierne. Styret bør ha en plan for eget arbeid og arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling. Styrets virksomhet skal evalueres. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. Utdrag fra artikkel i Kommunerevisoren nr. 3/2006 (av seniorrådgiver Jostein Selle, KRD) Hvem skal det føres kontroll med? Bestemmelsen i kommuneloven 77 nr. 5 pålegger kontrollutvalget et ansvar for å «påse at det føres kontroll med forvaltingen av kommunens interesser i selskaper m.m.» Det fremgår av spesialmotivene til denne bestemmelsen at det her siktes til «eierinteresser», jf. Ot. Prp. nr. 70 ( ) (heretter «proposisjonen») s Det er tale om kontroll med de interesser som springer ut at eierposisjonen. I proposisjonen s. 69 heter det at «Temaet (...) for drøftelsen er derfor avgrenset til eieroppfølging av selskaper som kommunen eier/kontrollerer». Bestemmelsene om selskapskontroll retter seg ikke mot selskaper hvor kommunen ikke har eierandel. Det ligger blant annet utenfor rammen for selskapskontrollen å føre kontroll med selskaper hvor kommunens interesse utelukkende bygger på et kontraktsmessig forhold til selskapet. Eierskapet kan imidlertid enten være direkte, eller indirekte. Indirekte kan eierskapet være dersom kommunen eier et selskap som har eierandeler i andre selskaper. Bestemmelsen om selskapskontroll i 77 må ses i sammenheng med kl. 80 som gir en utvidet rett til innsyn i bestemte selskaper, i forhold til det som i alminnelighet gjelder. Det er de selskapene som er omhandlet i 80 som er i fokus for selskapskontrollen. Det vil si interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper hvor kommuner/fylkeskommuner alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjer, samt heleide datterselskaper til slike selskaper. Uttrykket «selskaper m.m.» har gitt opphav til spørsmål om hvorvidt dette også omfatter andre organisasjonsformer enn selskaper, for eksempel foreninger og stiftelser. Det har også vært stilt spørsmål ved om selskaper hvor det er private deleiere omfattes. Det er viktig å være oppmerksom på at de særregler som fremgår av 80 bare gjelder de selskaper som der er nevnt. For andre selskaper vil kommunen stå i samme posisjon som en hvilken som helst annen eier når det gjelder mulighetene til å føre kontroll med sine eierinteresser. Det vil si at retten til innsyn mv. normalt må utøves på generalforsamling, og ellers innenfor de rammer den aktuelle selskapslov setter. Side 189 av 240

190 Dette innebærer blant annet at der en kommune har eierandeler i et aksjeselskap hvor det også er private eiere, vil ikke kommunen rettslig sett ha andre muligheter til å gjennomføre en kontroll med sine interesser enn det en privat eier har. I selskaper hvor det også er private eiere vil derfor selskapskontrollen måtte tilpasses dette. Den viktigste kontrollen vil her være om den som representerer kommunen på generalforsamling har utøvd sin stemmerett i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og vedtak. Andre organisasjonsformer enn selskaper? Det hersker en viss usikkerhet knyttet til spørsmålet om reglene også omfatter andre organisasjonsformer enn selskaper. I praksis vil dette si ulike typer foreninger og stiftelser. Forholdet til andre organisasjonsformer enn selskaper er svært sparsomt berørt i proposisjonen. Når det gjelder stiftelser vil det være lite naturlig å reise spørsmål om kontroll fra kommunens side. Det ligger i stiftelsens natur at den skal ha en særlig selvstendig stilling. Stiftelsen har som kjent verken eiere eller medlemmer. Noen oppfølging fra stifterens side vil i utgangspunktet være lite aktuelt. Uansett vil altså stifteres ambisjoner om å følge opp stiftelsens virksomhet måtte ligge innenfor stiftelseslovens rammer, uten de særlige muligheter for informasjon som ligger i kommuneloven 80. Det fremgår av proposisjonen at stiftelser ikke var tema for drøftelsene, (jf. s. 68, hvor det heter at «det antas ikke å være behov for å legge til rette for særlige kontroll- og tilsynsmekanismer for stiftelser opprettet av kommuner»). Forarbeidenes fokus på «eiermessig oppfølging» taler også mot at foreninger skulle være omfattet av selskapskontrollen. Foreninger skiller seg fra selskaper ved at de ikke har eiere, men medlemmer. Det kan imidlertid være aktuelt å føre kontroll med virksomhet som i lovgivningen ikke formelt fremtrer som «selskap», men som materielt sett likner mye. For eksempel kan det med utgangspunkt i kommuneloven 27 være etablert sammenslutninger som i realiteten ligger nær opp til et ansvarlig selskap. Men her er det altså slik at det ikke er etablert spesielle regler om kommuners kontroll i kommuneloven 80. Når det gjelder sammenslutninger etablert etter 27 vil det imidlertid være betydelig frihet for deltakerne til å fastsette i avtale og vedtekter bestemmelser om kontroll. Dette gjør at denne organisasjonsformen på mange måter står i en særstilling i forhold til selskaper. Kontroll med kommunale foretak (KF) følger allerede av 77 nr. 1. Her vil altså kontrollutvalget ha samme ansvar og myndighet som overfor andre deler av kommunens egen forvaltning. Stortinget vedtok 10. juni 2009 endringer i habilitetsreglene i forvaltningslovens 6. Det gjelder nå samme strenge regler for engasjement i offentlige selskaper som for private selskaper. Lovendringen gjør rollene innenfor den kommunale virksomheten klarere. Tydelige roller anses viktig om innbyggerne skal ha tillit til kommunene. Lovendringen innebærer at folkevalgte og tjenestemenn som også er leder, styremedlem eller medlem av bedriftsforsamlingen i et selskap blir inhabil til å behandle saker hvor selskapet er part når saken blir behandlet i kommunale organ, også når selskapet er fullt ut eiet av det offentlige. De nye habilitetsregler trådte i kraft , dvs. etter forrige kommunevalg. Det er utarbeidet veileder til lovbestemmelsen. Det vises til KRD sin pressemelding fra «Ny rettleiar om inhabilitetsreglar». Side 190 av 240

191 KRD ( ): Spørsmål om habilitet i AS og IKS - Uttalelse til NKRF Innledning Vi viser til henvendelse fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) av 5. juni 2013 med en kopi av korrespondanse mellom NKRF og Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS vedrørende spørsmål om habilitet i aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Det stilles to spørsmål: 1) Er et styremedlem eller medlem av bedriftsforsamlingen i et AS inhabil til å treffe avgjørelser i generalforsamlingen som representant for en eierkommune? 2) Er et styremedlem i et IKS inhabil til å treffe avgjørelser i selskapets representantskap som representant for en eierkommune? Vår vurdering tar utgangspunkt i lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven) og lov 29. januar 1999 nr. 06 om interkommunale selskaper (IKS-loven). Aksjeloven Aksjeloven 5-1 første ledd uttrykker at generalforsamlingen er selskapets øverste myndighet. Det er generalforsamlingens medlemmer som velger «medlemmene av styret», jf. 6-3 første ledd første setning. Verken 5-1, 6-3 eller øvrige bestemmelser i aksjeloven forbyr medlemmer av generalforsamlingen å velges til selskapets styre. I aksjeselskaper med flere enn 200 ansatte er utgangspunktet at det skal velges en bedriftsforsamling, jf første ledd første setning, med nærmere henvisning til bestemmelsene om bedriftsforsamling i lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven) som også gjelder for aksjeselskaper. Allmennaksjeloven 6-35 tredje ledd første setning sier at «to tredeler av bedriftsforsamlingens medlemmer med varamedlemmer velges av generalforsamlingen.» Verken det siterte eller øvrige bestemmelser i allmennaksjeloven forbyr å kombinere verv i generalforsamlingen med verv i bedriftsforsamlingen. Det foreligger altså ikke et forbud etter aksjeloven mot at medlemmer av generalforsamlingen også sitter i selskapets styre, alternativt i bedriftsforsamlingen. Aksjeloven er følgelig ikke til hinder for at et medlem av styret/bedriftsforsamlingen i et aksjeselskap kan stemme i generalforsamlingen som representant på vegne av en eierkommune. Vi gjør for øvrig oppmerksom på at aksjeloven og allmennaksjeloven begge ligger under Justis- og beredskapsdepartementets ansvarsområde. IKS-loven IKS-loven 6 første ledd første setning krever et representantskap i ethvert IKS. Lovens 7 første ledd første setning sier at «deltakerne [i IKSet] utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet» i tillegg til å slå fast at «representantskapet er selskapets øverste myndighet». Det er den enkelte deltaker som velger sin(e) representant(er), jf. 6 første ledd andre setning. Interkommunale selskaper skal ha et styre, jf. 10 første ledd første setning, og det er i utgangspunktet «representantskapet» som velger styremedlemmene, jf. annet ledd første setning. Når det gjelder hvem som kan sitte i styret, sier fjerde ledd at verken «daglig leder eller representantskapsmedlem kan» være medlem av styret. Lovens ordlyd forbyr dermed en rollekombinasjon som for tilsvarende verv er tillatt etter aksjeloven. Etter IKS-loven er det dermed ikke en adgang til å kombinere rollen som medlem av representantskapet med vervet som styremedlem. Vi nevner for ordens skyld at IKS ikke har bedriftsforsamling. Side 191 av 240

192 Med bakgrunn i det som er sagt over, vil rollekombinasjonene kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS spør om, være tillatt etter aksjeloven, men ikke etter IKS-loven. Det må så vurderes om det er annet lovverk som eventuelt i praksis hindrer den aktuelle rollekombinasjon i et aksjeselskap, for eksempel gjennom regler om inhabilitet. Forvaltningsloven og aksjeselskap Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kommer til anvendelse på «den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov», jf. 1 første setning. Med «forvaltningsorgan» menes «et hvert organ for stat eller kommune. Privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker hvor det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift», jf. 1 andre og tredje setning. For at loven skal gjelde for et aksjeselskap, må selskapet derfor regnes som et «organ for stat eller kommune». «Organ for stat eller kommune» favner etter sin ordlyd bredt. Begrepet avgrenses likevel mot siste setning i 1 som motsetningsvis sier at private rettssubjekter ikke er «forvaltningsorgan» med mindre det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Dette tilsier at aksjeselskaper som fullt ut er privat eid og ikke utøver nevnte myndighet, faller utenfor lovens virkeområde. Spørsmålet blir om det samme gjelder for aksjeselskaper som er helt eller i hvert fall delvis eid av det offentlige. Teorien har sagt om dette at «utgangspunktet er [ ] at bedrifter som driver vanlig næringsvirksomhet, faller utenfor selv om de helt eller delvis eies av stat eller kommune. Helt klart er dette når staten eller en kommune) bare har en knapp aksjemajoritet. Men det samme må nok gjelde når staten har alle aksjene. En bedrift eller institusjon vil imidlertid kunne bli ansett som «organ for stat eller kommune», selv om den er eget rettssubjekt og driver forretningsmessig virksomhet. Ved bedømmelsen må det bl.a. legge vekt på virksomhetens art, særlig om den er kombinert med en viss utøvelse av offentlig myndighet, på hvor sterk organisatorisk tilknytning den har til stat eller kommune, om den har monopol og om den tjener som redskap for offentlig politikk.» Hovedregelen etter forvaltningsloven er dermed at forvaltningsloven ikke gjelder aksjeselskaper som driver alminnelig næringsvirksomhet, selv om disse er helt eller delvis kommunalt eid. Det kan likevel ikke utelukkes tilfeller hvor et aksjeselskap har en så sterk tilknytning til det offentlige at det likevel omfattes av forvaltningslovens bestemmelser. I de tilfellene hvor forvaltningsloven kommer til anvendelse på aksjeselskapers virksomhet, vil følgelig lovens kapittel II om inhabilitet i prinsippet gjelde. Vi går ikke nærmere inn på dette, men viser til Kommunal- og regionaldepartementets veileder «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner» som redegjør nærmere for reglene. Side 192 av 240

193 Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Andre tjenester Rogaland Revisjon IKS Lagårdsveien Stavanger Tlf Faks Side 193 av 240

194 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Internt notat Vår ref.: 17/8311 / 17/127 / FE Dato: Saksbehandler: Tore L. Oliversen Direkte telefon: / E-post: tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no En oversikt over hva Eigersund kommune eier / eier i / deltar i (samarbeidsformer) Aksjeselskaper (AS) Lyse AS m/datterselskaper Uninor AS m/datterselskap Magma Geopark AS Dalane Kystkultur AS (avviklet 2016) Interkommunale selskaper (IKS) Dalane Energi IKS m/datterselskaper (AS fra 2016 Dalane energi IKS slettet i september 2016) Dalane Miljøverk (DIM) IKS m/datterselskaper Rogaland Revisjon IKS Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA) IKS Rogaland Brann og Redning IKS Interkommunale samarbeid (KL 27 og 28) Dalane Friluftsråd ( 27) Skatteoppkreving ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) Arbeidsgiverkontroll ( 28 Stavanger kommune er vertskommune) Dalane interkommunale barnevern ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) IBO interkommunalt bofellesskap, ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) Øyeblikkelig hjelp ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) Krisesenteret i Stavanger ( 28 Stavanger kommune er vertskommune) Regionråd Dalane ( 28) Legevakt ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) Bibliotek ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) Brannvesen ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) PP-tjenesten ( 28 Eigersund kommune er vertskommune) Samvirkeforetak (SA): Opplæringskontoret i Dalane SA (medlemskap) Landbrukssenteret Helleland SA (medlemskap) Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 3. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 194 av 240

195 -2- Andre KLP (Kommunal Landspensjonskasse) Næringsforeningen i Stavangerregionen (medlemskap) Rogaland Brann og Redning IKS; kjøp av tjenester: skjenkekontroll Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning Studentsamfunnets Hus (inkl. leierettsbevis i Studentbyen Sogn, Oslo og Fantoft, Bergen) Jæren Folkehøgskole Varden andelsbarnehage Raketten andelsbarnehage Årstadtunet BBL Sandnes BBL Bakkebø BBL Stiftelser Dalane Folkemuseum Vinterlandbruksskulen på Jæren Nordsjøvegen Biblioteksentralen m/datterselskaper Med vennlig hilsen Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Kopi til: Anne-Grethe Woie Dag Kjetil Tonheim Eivind Galtvik Ingeborg Havsø Kristin Bø Haugeland Lars Kolnes Leif E. Broch Gro Anita Trøan Kommunalsjef tekniske tjenester Plansjef Kommunalsjef kultur og oppvekst Kommunalsjef helse og omsorg Kommunalsjef Personal Daglig leder / Stab næring og havn Kommunalsjef informasjon Rådmann Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 3. Etasje Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Side 195 av 240 Stab/TEK SPK/SEN Stab/KO Stab/HO SPE/SEN INT/SEN Stab/SEN Telefon: Telefaks: Org.nr.:

196 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033, FE 210 Arkivsaksnr.: 17/1044 Journalpostløpenr.: 17/17261 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 046/17 Kontrollutvalget Tertialrapport pr Sammendrag: Tertialrapport fra Rogaland Revisjon som viser hvor mange timer som er brukt på deres arbeid per foreligger. Kommentar: I kontrollutvalgets rammebudsjett er det satt av 350 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Rapporten viser et timebruk til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på totalt 271 timer. Timene relaterer seg til forvaltningsrevisjon av PP tjenesten, mandat for selskapskontroll i Uninor AS og ny vurdering av oppføring av Tyskerbroen. Sistnevnte ble behandlet i kontrollutvalgets møte 15. februar Det gjenstår således 79 timer, som vil medgå til videre arbeid med nevnte forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette innebærer at det ikke vil være rom for ytterligere prosjekt i Det vises for øvrig til revisors kommentarer til tertialrapporten. Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Side 196 av 240

197 Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: Tertialrapport per Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Perioderapport Side 197 av 240

198 Side 198 av 240

199 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 210, TI &32 Arkivsaksnr.: 16/2346 Journalpostløpenr.: 17/17158 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 047/17 Kontrollutvalget Oppfølging av forvaltningsrevisjon Integrering. Sammendrag: I kontrollutvalgets møte 28. november 2016 orienterte kommunalsjef helse og omsorg og kommunalsjef kultur og oppvekst om kommunens oppfølging av forvaltningsrevisjonen «Integrering» fra Kontrollutvalget fattet på bakgrunn av orienteringen og sakens skriftlige dokumenter slikt vedtak: KON 061/16 (2): Det bes om tilbakemelding til kontrollutvalgets møte 6. juni 2017 fra den tverrfaglige og tverrsektorielle arbeidsgruppen om status i arbeidet med økt sysselsetting av minoritetsspråklige og om hvordan gruppen som tverrfaglig og tverrsektoriell kan dra nytte av hverandre i den anledning. I vedlagte notat fremgår det gruppen har hatt regelmessige møter og har fokus på kvalitetsforbedringer i inkludering og integreringsarbeidet. Gruppas anbefalinger for det videre arbeidet med integrering og inkludering av flyktninger vil komme fram i en politisk sak som legges fram i september Her vil alle arbeidsgruppene sine anbefalinger bli belyst. I dette arbeidet er det blant annet fokus på de fem anbefalingene som ble gitt i forvaltningsrevisjonen i Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber om å bli orientert om gruppens anbefalinger for det videre arbeidet med integrering og inkludering av flyktninger når saken har vært oppe til politisk behandling i september For øvrig tas tilbakemeldingen til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Side 199 av 240

200 Eventuell tidligere politisk behandling: KON 061/16 (2) KON 023/16 KON 027/13 Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger. Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: Tilbakemelding om status på anbefalinger gitt i forvaltningsrevisjon om kommunens integreringsarbeid 2013 Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Internt notat Tilbakemelding om status på anbefalinger gitt i forvaltningsrevisjon om kommunens integreringsarbeid 2013 Side 200 av 240

201 Internt notat 17/469 Tilbakemelding om status på anbefalinger gitt i forvaltningsrevisjon om kommunens intergreringsarbeid 2013 Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding fra den tverrfaglige og tverrsektorielle arbeidsgruppen om status i arbeidet med økt sysselsetting av minoritetsspråklige og om hvordan gruppen som tverrfaglig og tverrsektoriell kan dra nytte av hverandre i den anledning. I forbindelse med utarbeidelse av Plan for inkludering og integrering Eigersund kommune ble det satt ned en tverrfaglig arbeidsgruppe. Planen ble som kjent vedtatt i I forbindelse med «Omstilling 2020» er det nedsatt en ny gruppe som utreder hvordan kommunen kan styrke det tverrfaglige og tverrsektorielle samarbeidet. Denne gruppa består av representanter fra NAV, Voksenopplæringen, flyktingstjenesten og miljøterapeut i grunnskolen som arbeider med flyktninger. Gruppa har hatt regelmessige møter og har fokus på kvalitetsforbedringer i inkludering og integreringsarbeidet. Gruppas anbefalinger for det videre arbeidet med ingtegrering og inkludering av flyktninger vil komme fram i den politiske saken som legges fram i september I den politiske saken vil alle arbeidsgruppene sine anbefalinger bli belyst. I dette arbeidet er det blant annet fokus på de fem anbefalingene som ble gitt i forvaltningsrevisjonen i 2013; Anbefaling 1: Vi anbefaler kommunen å utarbeide en helhetlig plan for integreringsarbeidet og språkopplæringstilbudet i Eigersund kommune. Anbefaling 2: Vi anbefaler kommunen å fastsette resultatkrav knyttet til sysselsetting ett år etter avsluttet introduksjonsprogram. Anbefaling 3: Vi anbefaler kommunen å vurdere en styring av brukerdialogen med de minoritetsspråklige elevene, for å sikre at de får best mulig tilbud. Anbefaling 4: Vi anbefaler kommunen å vurdere opprettelse av et heldagstilbud forbeholdt minoritetsspråklige elever i skolepliktig alder. Anbefaling 5: Vi anbefaler kommunen å utarbeide konkrete planer og rutiner for arbeidet med minoritetsspråklige barn i barnehagen. Side 201 av 240

202 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 216 Arkivsaksnr.: 17/1083 Journalpostløpenr.: 17/17621 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 048/17 Kontrollutvalget Revisors uavhengighetserklæring 2017 Sammendrag: Hvert år skal oppdragsansvarlig revisor avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget i henhold til revisjonsforskriften 15. Kravene til revisors uavhengighet fremgår av kommuneloven 79 med presiseringer i revisjonsforskriften 13 og 14. I tillegg kreves at revisor for kommunen skal ha en hederlig vandel. Oppdragsansvarlig revisor for Eigersund kommune er statsautorisert revisor Cicel T. Aarrestad ved Rogaland Revisjon IKS. Aarrestad har fremlagt sin uavhengighetserklæring uten merknader. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har ingen merknader til revisors uavhengighetserklæring. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Eventuell tidligere politisk behandling: Ikke tidligere behandlet. Andre opplysninger / fakta i saken: Ikke tidligere behandlet. Gjeldende lovverk: Kommuneloven 79: Revisors uavhengighet Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en Side 202 av 240

203 slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternativt forslag til vedtak: Fremlegges ikke. Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet overfor Eigersund kommune av Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Uavhengighetserklæring Eigersund Side 203 av 240

204 Vår saksbehandler : Vår dato: Vår referanse: Side: Cicel T. Aarrestad av 3 Til kontrollutvalget i Eigersund kommune Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet overfor Eigersund kommune Lov- og forskriftskrav I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold, b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a). Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. Side 204 av 240

205 I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Rogaland Revisjon IKS. Rogaland Revisjon IKS har avtale med Cicel T. Aarrestad, enkeltmannsforetak, org. nr , som reviderer oppdrag etter revisorloven hvor IKS-et ikke kan ha oppdraget. Selskapet leier ansatte i Rogaland Revisjon IKS iht. egen avtale, slik at ansatte kan få relevant praksis og dermed sin autorisasjon. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Eigersund kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har slik tilknytning til Eigersund kommune at det har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres, foretas det en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art med hensyn til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand, og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytt rådgivnings- eller andre tjenester overfor Eigersund kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Side 205 av 240

206 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytt tjenester overfor Eigersund kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Eigersund kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Stavanger, Rogaland Revisjon IKS Cicel T. Aarrestad Revisjonsdirektør/ statsautorisert revisor Side 206 av 240

207 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 240, TI &14 Arkivsaksnr.: 17/130 Journalpostløpenr.: 17/10595 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 037/17 Formannskapet /17 Kommunestyret /17 Kontrollutvalget Økonomirapport for EK for perioden januar april 2017 Sammendrag: Det fremmes en økonomirapport for perioden januar april Rådmannen viser til at økonomistyringen i avdelingene er god. Det er tidlig på året og prognosene for 2017 er både usikre og vanskelig å fastslå av flere årsaker. De forhold som kan føre til endringer går på en rekke forhold, hvor vi kan trekke frem skatteinngang, arbeidsledigheten, mottak av flyktninger, om flyktninger får arbeid etter endt introduksjonsprogram, sykefravær, nye brukere, press på enkelt avdelinger og ikke minst det videre arbeidet med omstilling Tilbakemeldingene fra avdelingene er at en er i balanse, med unntak av Teknisk avdeling (som varsler om et mulig merforbruk på ca. en million kroner). Det legges ikke inn økte midler ved avdelingene. En arbeider for at tiltak og forventet merforbruk dekkes innenfor eksisterende økonomiske rammer. Følgende forhold er tatt opp av avdelingene, og det fremkommer her hva rådmann innstiller på: Det påpekes at det i driften er press på både tjenesteproduksjon som kan føre til økte utgifter. Dette er et forhold som følges til neste økonomirapport. Det foreslår noen endringer innenfor investeringsbudsjettet. Det viser her til at endringene kan finne sted ved omdisponeringer ved andre investeringsprosjekt innenfor samme sektor eller ved bruk av avsatte fondsmidler. Innenfor investeringsbudsjettet har vi fått følgende forhold: Side 207 av 240

208 Møtebehandling fra Formannskapet FS behandling: Votering: Administrasjonens innstilling enstemmig vedtatt. FS 037/17 vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Rådmannen får fullmakt til å gjøre nødvendige justeringer av bemanningsplaner innenfor gjeldende økonomiske rammer. 2. Webredaktørstillingen økes til en 100% stilling ved at Sentraladministrasjonens hjemler økes med en 15% fast stilling. Finansieringen skjer innenfor eksisterende økonomiske rammer. 3. Investeringsprosjekt IKT strategi for grunnskolene økes med kroner. Dette finansieres ved overføring av driftsfond avsatt i KO R Budsjettmidler til investeringsprosjekt 1340 AMS Målere i omsorgsboliger kr , overføres til investeringsprosjekt 1343 Digitale trygghetsalarmer. 5. Budsjettmidler til investeringsprosjekt 1336 Garderobeskap Lagård HO kr , overføres til investeringsprosjekt 1304 Nøkkelkort medisinrom, 6. Det tilføres kroner til investeringsbudsjettet for Teknisk avdeling til kjøp av to nye biler. Finansieringen skjer ved tilsvarende reduksjon i P 1659 Sanering Strandgt. Lervika. 7. Teknisk avdeling feriervesenet tilføres kr til etableringskostnader/engangsutgifter for nye lokaler og kr for husleie i Alle taller er oppgitt som netto beløp (dvs. eks. mva) og er driftsutgifter. Utgiftene finansieres ved bruk av Driftsfondet på totalt kroner. Vedtaket er enstemmig. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Formannskapet innstiller til kommunestyret som fatter endelig vedtak. Iht. forskrift oversendes saken med vedtak til Fylkesmann i Rogaland. Iht. vedtak oversendes økonomirapporten til kontrollutvalget som informasjon. Eventuell tidligere politisk behandling: Det har ikke vært fremmet økonomirapporter tidligere i Andre opplysninger / fakta i saken: Nye lokaler til feierne I KS sak 029/17 «Status for kommunale bygningsmasse, seksjon og eiendomsforvaltning og utbedring av akutte forhold» så ble det fattet vedtak om utbedringer av bla. basen på Tengsareidveien 3. De Side 208 av 240

209 lokalene en har valgt for feierne er i Varbergveien 19 og hvor en ikke velger en brakkeløsning. En viser til vedlagt oversikt. Årlige leieutgifter utgjør totalt kroner pr år (eks. mva). Det er videre behov for å legge inn kroner (eks mva) som etableringskostnader/engangsutgifter. Feier er et selvkostområde, men hvor det pr i dag ikke er fondsmidler igjen. Det er heller ikke mulig å innarbeide disse beløpene inn i budsjettet for feierne i Fremtidige utgifter kan innarbeides i feiergebyret til enkeltkundene og vil kunne være gjeldende fra Skisserte leieutgifter vil isolert føre til en årlig økning på ca. 107 kr/kunde. Medgåtte utgifter i 2017 kan ikke tas med. Videre må etableringskostnader/engangsutgifter dekkes via driftsbudsjettet, da dette er leide lokaler (iht. regnskapsforskriften). Det foreslås at økte utgifter i 2017 knyttet opp mot dette forhold dekkes av Driftsfondet og ved bruk av momsrefusjon. Feiervesenet er et område ved ordinær momsføring derfor ligger det kun inne netto tall (eks. mva). Status Verran saken Eigersund kommune mener fortsatt at det mangler korrigeringer mellom bla. Verran kommune og Eigersund kommune for Det har blitt foretatt korrigeringer på andre år. Dette er et forhold vi har tatt opp med Fylkesmann i Rogaland og Skattedirektoratet. Fylkesmann i Rogaland har på ny tatt dette opp med staten. Fra Skattedirektoratet har vi fått skriftlig tilbakemelding på at arbeider med saken og hvor de har skissert en løsning for oss. Vi har gitt tilbakemelding på denne løsninger, herunder at vi mener at denne løsningen ikke er tilfredsstillende (med begrunnelse). Det som er positivt er at staten er enig om at forholdet i 2013 ikke er korrigert og at det pågår et arbeid for å korrigere dette. Utfallet er ikke kjent. Vi følger denne sak opp. Låneopptak Startlån på 20 millioner kroner er tatt opp. Basert på fremdrift og likviditet vil det resterende låneopptak vil bli tatt opp i desember med utbetaling i januar Vi har dialog med aktuelle långivere. Likviditet Vi konkluderer vi med at likviditeten til Eigersund kommune i dag er tilfredsstillende. Tilbakebetaling av aksjekapital fra Lagårdshallen AS Eigersund kommune har solgt seg ut av aksjeselskapet. Kapitalen er nå tilbakebetalt. Utgjør kroner og er innarbeidet i R2016. ROS analyse Det pågår et arbeid knyttet opp mot en ROS gjennomgang. Tidligere var dette en tjeneste som ble kjøpt av ekstern konsulent. Nå legges det opp til å bruke interne krefter. En stilling har i 2017 blitt økt med 20% og hvor dekningen skjer ved bruk av avsatte midler og omdisponering. Økning av stillinger I påvente av utredninger gjennom Omstilling 2020 ble de fleste innmeldte behov for nye stillinger satt på vent. Kravet til lovlig og forsvarlig drift skulle dermed løses midlertidig i påvente av utredningene, alternativt gjennom konkrete omprioriteringer innenfor et rammeområde eller saker som er kommet til politisk behandling. Det er rådmannens vurdering at det er flere områder i organisasjonen som må styrkes som følge av gjeldende krav, behov og rammer. Organisasjonen har heller ikke tilstrekkelig endringskapasitet, og dette bidrar til at nødvendig omstilling tar lengre tid eller ikke er mulig å iverksette på grunn av Side 209 av 240

210 manglende ressurser til oppfølging og gjennomføring. Dette er ingen holdbar situasjon og utgjør en risiko i seg selv. Det er derfor viktig å justere kapasitet og kompetanse fleksibelt og nøkternt, når situasjoner oppstår for å få ønsket effekt av omstillingen. Det er altså en sårbar fase vi er inne i nå med tanke på at en organisasjon med små ressurser over tid skal driftes og omstilles samtidig uten at vi har økt stillingsressurser til omstilling. Omstillingsmidlene som er satt av til kr 1 mill er planlagt brukt til eksterne analyser og noe frikjøp ved behov. Hittil er det prioritert å fullfinansiere en 70 % personalrådgiver som ble omgjort til 100 % personalkonsulent, for å løse behovet innenfor lønn og personal i en kritisk omstillingsfase og ved tap av to nøkkelpersoner på samme tid. Dette innebærer en økt stilling på 30 %, derav 15 % er finansiert innenfor rammen og 15 % er finansiert med omstillingsmidlene. Rådmannen har her lagt til grunn at det ligger til rådmannens ansvar å igangsette nødvendige tiltak, for å sikre lovlig og forsvarlig drift innenfor gjeldende økonomiske rammer. Delegeringsreglementet er enda ikke vedtatt, og rådmannen ser derfor behov for en presisering av fullmaktene i påvente av dette. Generelt vil det bli nødvendig å øke kapasiteten midlertidig spesielt innenfor felles tjenester, for å legge til rette for nødvendig omstilling i hele organisasjonen. Rådmannen foreslår derfor å øke omstillingsmidler i 2017 med kr gjennom å disponere overskuddet fra Et annet område som vi har jobbet med, for å omprioritere ressurser og finne løsninger på et uløst behov, gjelder kommunikasjon. Stillingen som webredaktør er i dag en 60% stilling i interne tjenester, dvs 3 dager i uken. Det er normalt at en kommune på Eigersund kommunes størrelse har en 100% stilling som webredaktør. Intern og eksternkommunikasjon er et svært viktig satsingsområde og et felt som blir stadig viktigere. Dette vil omfatte både digitalisering, Omstilllingsprosjektet 2020 og Omstillingskommune. I dag går mye av stillingsressursene sin webredaktør med til vedlikehold og publisering, og i for liten grad til utvikling og proaktivt arbeid. Det er i tillegg store ressursutfordringer i forbindelse med at vi er i en prosess med oppgradering av kommunens nettportal, digitalisering og etablering av et intranett (intern nettportal). Som et nødvendig ledd i omstillingen er det behov for å satse på kommunikasjon og veiledning og dermed øke stillingen som webredaktør til en 100% stilling. For å få dette til er det satt i gang en prosess der interne tjenester får overført 25% stilling fra kultur og oppvekstavdelingen (KO), dog under forutsetning av at stillingen som webredaktør overtar webrelaterte arbeidsoppgaver i KO. Dette vil også gi en effektiviserings og driftseffekt. For å få økt stillingen til en 100 % stilling fremmer rådmannen forslag om at interne tjenester tilføres 15% fast stilling, slik at webredaktørstillingen kan økes til en 100 % stilling. Det er kommunestyret som har fullmakt til å øke hjemmelsstørrelsen. Økningen vil i løpet at et helår utgjøre kroner. Finansieringen må finne sted innenfor eksisterende økonomiske rammer. Administrasjonens vurderinger: Kommentarer til drift Den økonomiske situasjonen for avdelingene er slik (drift, perioden januar april): Side 210 av 240

211 Alle tall er oppgitt i hele tusen kroner budsjettet er periodisert Avdelingene har følgende økonomiske tilbakemelding (forkortet): Sentraladministrasjonen I balanse. Kultur og oppvekstavdelingen (KO) I balanse. Det vises til at det er igangsatt en gjennomgang at tilskudd til private barnehager for tidligere år. Det er ikke kjent hvilket økonomisk utslag dette kan gi. Telemarksforskning kommer til å foreta denne kontrollen og har varslet at de tidligst blir ferdige i begynnelsen på juli Helse og omsorgsavdelingen (HO) I balanse. Teknisk avdeling (TA) Basert på de forhold som er meldt inn, anslås det at avdelingen vil kunne få et merforbruk på ca. kr. 1 million kroner. Det presiseres at dette er et meget usikkert anslag, hvor en vil måtte komme tilbake med et sikrere anslag som kan endre seg betydelig i kommende økonomirapporter. Det fremmes ikke forslag om å øke økonomisk ramme, men hvor en arbeider for å redusere / innarbeide dette beløp. For Teknisk avdeling er det i hovedsak usikkerhet knyttet til energiutgifter som gjør at det er vanskelig å anslå hvordan resultatet vil bli, spesielt så tidlig på året som vi er nå. I 2016 var det et betydelig merforbruk knyttet til energiutgifter. Videre har Dalane Energi hatt problemer i forbindelse med utsending av faktura for de første månedene i 2017, slik at disse forholdene er derfor ekstra uklare på nåværende tidspunkt. Eigersund kommune vil motta disse fakturaene i løpet av kort tid, slik at til neste økonomirapportering vil disse forholdene være noe mer avklarte. Et annet forhold som vil kunne føre til merforbruk for avdelingen er at en sannsynligvis vil mangle en del inntekter knyttet til internsalg til ordinære investeringsprosjekt. Dette har i hovedsak sammenheng med at det brukes mye ressurser på motkonjunkturtiltak prosjektene, hvor det ikke skal foretas tilsvarende internbelastninger. Kapitel 7 Felles utgifter I balanse. Kap. 8 Skatt, rammetilskudd mv I balanse, men en viser til at skatteinngangen for periode januar mars 2017 er 3,2 millioner kroner høyere enn budsjettert. Dog så må en avvente revidert nasjonalbudsjett for 2017 (mai) for å se hvilke konsekvenser dette får for løpende inntektsutjevning. Merk at Eigersund kommune ikke har budsjettert i tråd med statens anslag (som følge av arbeidsmarkedssituasjonen vår samt tidligere høy aktivitet ved Aker). Tabellen over viser lavere inntekt enn budsjettert. Dette er knyttet opp mot et enkelt forhold og regnskapsmessig føring av tilskudd til ressurskrevende tjenester innfor HO. Dette er en forskriftsmessig føring som går på fjorårets tilskudd vs faktisk utbetaling. Kap. 9 Finansposter I balanse. Side 211 av 240

212 Kommentarer til investeringsbudsjettet En viser til kommentarer om enkelt prosjekt. Avdelingene har følgende økonomiske tilbakemelding (forkortet): Sentraladministrasjonen I balanse. En viser dog til Investeringsprosjekt P IKT skolene, som kommenteres under KO. Kultur og oppvekstavdelingen (KO) Økonomiske avvik innenfor investeringsbudsjettet oppsummert: Investeringsprosjekt/år IKT Skolene Sum endringer Alle tall oppgis i hele tusen kroner. IKT strategi for grunnskolene vedtatt av K styret De er i starten av gjennomføring av tiltakene i denne planen og ser behov for økte investeringsmidler både på dette året og kommende år. I 2017 er det budsjettmessig nå avsatt kroner til dette prosjekt. Alle elever i 8. klasse skal få en Chromebook. Det er nå bestilt inn slike maskiner til de som går i 8. klasse dette skoleåret. I løpet av sommeren vil det bli kjøpt inn maskiner til de som begynner i 8. klasse fra høsten av.før påske er det gjennomført en besøksrunde til barneskolene for å høre deres prioriterte behov. En er klar over at ikke alt IKT utstyret kan skiftes ut på en gang noe en også har formidlet videre til skolene. IKT utstyret ute på skolene er imidlertid så gammelt og utdatert at mye av det ikke kan brukes. En ser derfor behov for å skifte ut mer enn tidligere planlagt. Det er derfor om tilførsel av ytterligere kr , på investeringsbudsjettet for Det foreslås at dette finansieres ved overføring av driftsfond avsatt i KO R2016. Det viser videre til at det pågår et arbeid knyttet opp mot Eigerøy skole hvor budsjettet er justert. En har muntlig fått tilbakemelding om at avsatte midler kan være for lave. Det skal være interne møter rundt dette prosjekt og et eventuelt avvik vil bli fremmet som egen sak. Helse og omsorgsavdelingen (HO) Økonomiske endringer innenfor investeringsbudsjettet oppsummert: Investeringsprosjekt/år Digitale trygghetsalarmer Nøkkelkort medisinrom 200 Sum endringer (dettes av fond eller omdisp) Alle tall oppgis i hele tusen kroner. Kommentarer knyttet til det enkelte punkt: P1343 Digitale trygghetsalarmer: Det er nødvendig med utskiftning fra analoge til digitale trygghetsalarmer. Budsjettmidler som er avsatt til formålet er på ,, mens stipulert totalkostnad er på ca ,. Innkjøp ikke foretatt. HO foreslår omdisponering av budsjettmidler på prosjekt 1340 AMS målere i omsorgsboliger kr , til finansiering av prosjektet. Midlene som står på P1340 er overført fra 2016 og prosjektet er avsluttet. Rest overforbruk finansieres ved bruk av inventarfond HO. Side 212 av 240

213 P1304 Nøkkelkort medisinrom: Det er startet et arbeid med utskiftning av manuelle låser til nøkkelkort låser på alle medisinrom, dette er tiltak for å bedre internkontrollen i forhold til medisinhåndtering. Det gjenstår 4 dører som har behov for skifte til nøkkelkort, stipulert til kr ,. Prisen varierer noe i forhold til arbeid med strømtilførsel mv. HO søker om å omdisponere budsjettmidler fra prosjekt 1336 Garderobeskap Lagård (sluttført) til finansiering av stipulert merforbruk. Midlene som står på P1336 ( kr) er overført fra Teknisk avdeling (TA) Teknisk avdeling gir følgende tilbakemelding på investeringsprosjekt. Bytte av 2 biler ved Seksjon Bygg og eiendom Bygg & Eiendom har to biler som har behov for omfattende reparasjoner, og seksjonsleder på enheten vurderer at det vil være mer hensiktsmessig å kjøpe nye biler enn å reparere på disse to, eldre bilene. Det er behov for økte budsjettmidler (kr inkl. MVA) på investeringsbudsjettet til kjøp av to nye biler. P 1140 (Hestnes) Eigersund kommune har en pågående prosess med Bertelsen og Garpestad knyttet til sluttoppgjøret for utbygging av etappe 1 i Hestnes. Partene er i dialog for å ferdigstille sluttoppgjør. Sluttfaktura fra entreprenøren var på ca. 7,5 millioner kroner eks. MVA, hvorav kommunen har godkjent og utbetalt ca. kr. 1,7 millioner av disse. Resten av sluttoppgjøret er ikke ferdig. P 1659 (Sanering Strandgt. Lervika) TA melder om at prosjektet er ferdigstilt og at det ikke vil bli mer utgifter knyttet til dette prosjektet. Ferdigstilles med et mindreforbruk på kr. 1,42 millioner. P 1843 (Rådhuset heis) Det er i 2017 avsatt kr til ny heis på Rådhuset. Nytt kostnadsoverslag viser at ny heis på Rådhuset vil koste ca. kr. 1,9 millioner + eventuelt kr. 1,3 millioner hvis det skal bygges nytt inngangsparti for å gjøre inngangen mer universelt utformet. Til sammen kr. 3,2 millioner. Tiltaket igangsettes ikke før det eventuelt er avklart at det er tilstrekkelig med budsjettmidler tilgjengelig. P 1912 (Sanering Kjærlighetsstien) Mange feilkoblinger og dårlige løsninger i ledningsnettet fra 1970 årene gjør at mye mer av ledningsnettet må skiftes enn først kalkulert og kostnadsberegnet. Dette vil føre til et merforbruk på dette prosjektet, men størrelse på merforbruk er foreløpig uavklart. Noe av merforbruket vil også kunne dekkes av andre investeringsprosjekt hos VA. Universell utforming: Ikke aktuelt i denne sak. Økonomiske konsekvenser: Driftsmessige forhold Inneværende Neste år År 3 år Sentraladministrasjon (web) innenfor egen ramme Teknisk avd nye lokaler til feierne (netto beløp) Sum En viser til at økte utgifter for feierne kan gå inn i selvkostberegningene og dermed dekkes av kundene. Side 213 av 240

214 Investeringsmessige forhold Inneværende år Foreslåtte forhold dekkes via omdisponering Sum Neste år År 3 Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. ~ o ~ Alternative løsninger: Fremme forslag i forhold til rådmannens forslag. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Estimerte kostnader for feierlokasjon Estimerte kostnader Brakker vs Varbergveien 19 Side 214 av 240

215 Fra: Gro Anita Trøan Sendt: 24. april :55 Til: Tore L. Oliversen Emne: VS: 17/422 Estimerte kostnader for feierlokasjon Vedlegg: Estimerte kostnader - Brakker vs Varbergveien 19.pdf; Estimerte kostnader - Brakker for vei og utemiljø.pdf Fra: Sven-Erik Åkerman [<mailto:sven-erik@segracon.no>] Sendt: 24. april :54 Til: Gro Anita Trøan Kopi: Sven-Erik Åkerman Emne: SV: 17/422 Estimerte kostnader for feierlokasjon Hei. Se vedlegg. Feierlokaler Leieavtalen for Varbergveien ble signert i dag. Margit fikk aksept for ønsket om 6 mnd oppsigelse uten «bindingstid». Jeg har avtale med teknisk tegner i morgen for å få skissert løsningen der denne uka, sender over til verneombud v/bjørn Michal for kommentarer. Vei og utemiljø Vi har møte med arbeidsgruppe (for vei og utemiljø) på onsdag. Vi skal nok få landet mye i løpet av uka. Verneombudene er involvert. (MERK: Denne eposten er sendt fra privat epostadresse.) Mvh. Sven-Erik Åkerman E-post: sven-erik@segracon.no <mailto:%20sven-erik@segracon.no> Mob.: Adr.: Kabelhusveien 10, 4372 Egersund Fra: Gro Anita Trøan [<mailto:gro.anita.troan@eigersund.kommune.no>] Sendt: 24. april :44 Til: 'sven-erik@segracon.no' <sven-erik@segracon.no <mailto:sven-erik@segracon.no>> Emne: SV: 17/422 Estimerte kostnader for feierlokasjon Får ikke lest rapporten! Fra: Sven Erik Åkerman via Adobe Send & Track [<mailto:noreply@acrobat.com>] Sendt: 24. april :39 Side 215 av 240

216 Til: Gro Anita Trøan Emne: 17/422 Estimerte kostnader for feierlokasjon Jeg har delt filer med deg. Klikk koblingen for å vise og laste dem ned. Jeg har ingen hjemmekontorløsning eller epost tilgjengelig hjemmefra. Mvh. Sven-Erik Click on the button or use the link below to view and download the file and to let Sven Erik Åkerman know that you've received it. < View File < bat.com/a/previe w/00f00a18-b9db- 447a-845c-1c7fa8 1b3fef> Estimerte kostnader - Brakker vs Varbergveien 19.pdf < 1b3fef> Powered by Adobe Document Cloud < Terms of Use < Report Abuse < Side 216 av 240

217 EIGERSUND KOMMUNE Seksjon bygg- og eiendomsforvaltning FEIERE Estimerte kostnader Leie av brakker vs Varbergveien 19 Antall år som ligger til grunn i beregningene Antall brakkemoduler 3 år 8 stk Leiekostnader brakker Engangskostnader Pr modul Sum Tilkobling av strøm, vann og avløp kr Etableringskostnad pr modul kr kr Fjerning av modul (pr stk) kr kr Sum etablering og fjerning kr Løpende kostnader Kostnad pr år Totalt for 3 år Månedsleie alle moduler á kr pr modul kr kr Forsikring av moduler, 3 % av månedsleie kr kr Årlig abb. avgifter strøm, vann og avløp kr kr Renhold og strøm pr mnd á kr 400,- pr m²/pr år kr kr Sum løpende kostnader kr Sum for 3 år inkl. opp- og nedrigg eks mva kr MVA kr Sum for 3 år inkl. opp- og nedrigg inkl mva kr Leiekostnader lokaler Engangskostnader Totalt Tilpasning av lokaler kr NB: Dette er en anslått verdi - det er ikke mottatt tilbud på de løsninger som må gjøres. Sum etablering eks mva kr Løpende kostnader Kostnad pr år Totalt for 3 år Årlig leie kr kr Årlige felleskostnader kr kr Renhold og strøm pr mnd á kr 400,- pr m²/pr år kr kr Sum løpende kostnader kr Sum for 3 år inkl. opp- og nedrigg eks mva kr MVA kr Sum for 3 år inkl. etablerig inkl mva kr I kalkylen er det ikke medtatt flyttekostnader, evt. nye kontormøbler, etablering av IT-løsninger, kun de ganske konkrete punktene som er listet opp. Eventuelle leie av tomt for brakker eller tilpasning av grunnforhold er heller ikke medtatt. Utført av: Sven-Erik Åkerman Side Dato: april av

218 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 210, TI &32 Arkivsaksnr.: 17/280 Journalpostløpenr.: 17/17254 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Line Helen Haukalid Kontrollutvalgssekretær lihaukalid@deloitte.no Saksnummer Utvalg Møtedato 050/17 Kontrollutvalget Saker under oppfølging i møte Sammendrag: Fast orienteringssak Sekretariatets forslag til vedtak: Tas til orientering. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Økonomiske konsekvenser: Ingen. Alternativt forslag til vedtak: Det fremlegges ikke alternative løsninger. Dokumenter vedlagt utsendelsen: Vedlegg 1: Oppdatert matrise over saker og forvaltningsrevisjoner til oppfølging Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Oppdatert matrise per Side 218 av 240

219 SAKER OG FORVALTNINGSREVISJONER TIL OPPFØLGING REF. SAK/RAPPORT ANSVARLIG MERKNAD/ VEDTAK FRIST - STATUS KON-004/17 (1) Lovlighetskontroll av byggeprosess Tyskerbroen Rådmannen Rådmannen bes om å ta initiativ til å følge opp Rogaland Revisjon sine kommentarer i rapport «Tyskerbroen» KON-060/17 (3) KON-013/17 KON-024/17 KON-031/17 Innsyn i dokumentasjon på anskaffelser i prosjekt flomsikringstiltak i Lundeåna Rådmannen og kommunalsjef økonomi Samlet rapport over alle ulovlige direkte anskaffelser og økonomiske overskridelser i prosjektet Utsatt til kontrollutvalgets møte KON-038/17 (1) Referatsaker i møte Tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Eigersund kommune Rådmannen Muntlig orientering om plan for oppfølging etter tilsyn samfunnssikkerhet og beredskap Eigersund kommune Utsatt til kontrollutvalgets møte KON-063/16 KON-010/17 Forvaltningsrevisjon av PPtjenestens samarbeid med barnehager og skoler Rogaland Revisjon Behandling av forvaltningsrevisjonsrapp ort Kontrollutvalgets møte KON-008/17 KON-025/17 Selskapskontroll Uninor AS Rogaland Revisjon Behandling av rapport Kontrollutvalgets møte januar 2018 Side 219 av Deloitte AS

220 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 17/975 Journalpostløpenr.: 17/17645 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 051/17 Kontrollutvalget Referatsaker Kopi av ulike skriv/meldinger som legges frem for utvalget til orientering. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 008/17 Rapport ressurskrevende brukere innenfor helse og omsorgstjenesten /17 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger mai /17 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger juni 2017 Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Side 220 av 240

221 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Internt notat Vår ref.: 17/16458 / 16/2265 / FE Dato: Saksbehandler: Tore L. Oliversen Direkte telefon: / E-post: tore.ludvig.oliversen@eigersund.kommune.no Rapport ressurskrevende brukere innenfor helse og omsorgstjenesten 2016 Levekårsutvalget, Felles Brukerutvalg og Kontrollutvalget har vedtatt / bedt om at det gis informasjon om økonomiske forhold (tilskudd) knyttet opp mot ressurskrevende tjenester (HO). Oversikten viser grunnlaget for tilskuddet for årsregnskapet 2016 hvor selve behandlingen skjer etter at årsregnskapet er avlagt. I de tilfeller kommunen yter særlig ressurskrevende helse og omsorgstjenester til enkeltmottakere, kan det søkes om delvis refusjon for påløpte direkte lønnsutgifter. Det er krav om at det skal foreligge gyldig enkeltvedtak. Det er kun spesielle tjenester (Kostra-funksjoner) som inngår i refusjonsgrunnlaget. Brukere kan inkluderes til og med det året de fyller 67 år. For 2016 er det 4 brukere som har vært innenfor ordningen tidligere, men som er falt ut på grunn av alder (en påpeker at personene fortsatt får helse og omsorgstjenester iht. enkeltvedtak). Dette er et tilskudd som mottas etter en samlet søknad etterskuddsvis, en gang i året. Kommunen kan få dekket 80% av direkte lønnsutgifter som overstiger egenandelen pr bruker, som for 2016 var på kr Dersom kommunen mottar andre tilskudd skal disse også trekkes fra grunnlaget. Søknaden er gjennomgått og bekreftet av Rogaland Revisjon iht. regelverket. For regnskapsåret 2016 omfattet dette 20 enkeltpersoner bosatt i Eigersund kommune. Samlet tilskudd for 2016 på 21,4 millioner kroner. De samlede direkte lønnsutgifter for enkeltpersonene i ordningen utgjør 56,3 millioner kroner. Utgifter og refusjon (tilskudd) er regnskapsført i årsregnskapet for Som informasjon følger en samlet oversikt over tilskuddet Eigersund kommune har mottatt innenfor denne ordningen de siste 8 årene. Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 3. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 221 av 240