PRAKTISERING AV GOD VIRKSOMHETSSTYRING OPPFØLGING AV LOVKRAV OG ØVRIGE MYNDIGHETSKRAV

Transkript

1 Styresaknr. 55/04 REF: 2004/ PRAKTISERING AV GOD VIRKSOMHETSSTYRING OPPFØLGING AV LOVKRAV OG ØVRIGE MYNDIGHETSKRAV Saksbehandler: Eivind Solheim Dokumenter i saken: Utrykt vedlegg : styresak 50/046 Praktisering av god virksomhetsstyring oppfølging av lovkrav og øvrige myndighetskrav; brev fra Helse Nord datert 29. okt Trykt vedlegg : Årlig Melding: Oppfølging av styringsdokumentet 2004 rapportering; brev fra Helse Nord datert Utkast Plankalender 2005, notat fra Helse Nord. Saksbehandlers kommentar: Virksomhetsstyring i NLSH Helse Nord stiller omfattende krav til rapportering av virksomheten i foretaket. Struktur og innhold utvikles kontinuerlig i hovedsak som følge av økte statlige krav. I brev av 24. okt vedrørende oppfølging av lovkrav og øvrige myndighetskrav har Helse Nord stilt krav om styrebehandling av opplegg for rapportering. Vår oppfølging baseres på den struktur og de krav som stilles av Helse Nord med styrebehandling av driftsrapporter, tertialrapporter og årlig melding. I tertialrapportene rapporteres økonomi, aktivitets og kvalitetsdata. Tertialrapporten vil bli videreutviklet for å innta forhold det forventes rapportering på for 2005, og som vi må forvente det vil være aktuelt med videreført, periodisk rapportering på, kfr. brev vedr. årlig melding Det har hittil ikke vært helt sammenheng mellom de ulike rapporteringskrav fra Helse Nord. Et av problemene har vært at rapporteringskrav først er gjort kjent i ettertid, bla. gjennom kravet til årlig melding. Dette arbeides det med, kfr. bl.a. plankalenderen. Fom vil det i tillegg bli lagt opp til systematisk rapportering fra statlige tilsyn og revisjoner. Internkontroll i Nordlandssykehuset. Helse Nord har gått til anskaffelse av et felles elektronisk kvalitetssystem, DocMap, som på en enklere måte kan samle og håndtere de forskjellige internkontrollsystemene. Systemet medfører at det vil bli enklere å holde seg oppdatert på de forskjellige lovverkene. Videre vil en lettere kunne melde og håndtere avviksrapporter. Arbeidet med å implementere detter verktøyet er allerede startet og vil være avsluttet i løpet av For å følge opp dette systemet har sykehuset bl.a. satt ned en sentral revisjonsgruppe som vil ha som oppgave å revidere flere avdelinger/enheter hvert år for å se om systemene fungerer etter intensjonene. De interne revisjonene vil bli dokumentert og eventuelle avvik danne bakgrunn for ytterligere forbedringer av systemene. Ut over dette er det de enkelte ledere som har ansvaret for å følge de prosedyrene som er utarbeidet for registrering, dokumentering og iverksetting av korrigerende tiltak der avvik oppdages. Dette arbeidet gjennomføres gjennom systematiske aktiviteter. Styresak 55/04 20 desember 1

2 Innstilling til vedtak: Styret for Nordlandssykehuset tar saken til orientering. Avstemming : Vedtak: Styresak 55/04 20 desember 2

3 Styresak 55/04 20 desember 3

4 Styresak 55/04 20 desember 4

5 Styresak 55/04 20 desember 5

6 Styresak 55/04 20 desember 6

7 Styresak 55/04 20 desember 7

8 PLANKALENDER 2005 SENTRALE DOKUMENTER/PROSESSER MED FRISTER. Plankalenderen presenterer plan, styrings og rapporteringsprosessene i Helse Nord i Inkludert her er budsjettkalender som skal legges til grunn for det mer detaljerte arbeidet med budsjett I vedlagte dokumentasjon framkommer prosess, krav og frister for de enkelte elementer i plankalenderen. Plankalenderen består av følgende sentrale dokumenter, samt frister for ferdigstillelse og ansvarlig: Plan og styringsdokumenter 2005 Styrebeh. Saksnr. Dato Premisser for drift og investering 2005 RHF Budsjett og helsepolitisk bestilling 2005 RHF Statsbudsjettet 2005 St.prp.1 (200405) Des Budsjett per HF HF Styringsdokument 2005 fra HOD Styringsdokument 2005 til HF RHF Konsolidert budsjett 2005 RHF Årlig melding fra Helse Nord til HOD Styrebeh. HF Styrebeh. RHF Rapportering fra HF 2005 Frist 3. tertialrapport 2004, foreløpig aktivitetsrapportering Ikke krav endelig økonomi og aktivitetsrapportering Årsregnskap 2004 foreløpig regnskap (månedsrapport des. 2004) endelig regnskap og balanse, foreløpige noter før evt. endring åpningsbalanse revidert regnskap med ferdige noter og styrets årsberetning endelig årsregnskap etter evt. endringer knyttet til åpningsbalansen styrebehandling regnskap og årsberetning (etter evt. endring åpningsbalanse) Ja Månedsrapportering i 2005 Ikke krav 15. hver mnd 1. tertialrapport Ja tertialrapport Ja tertialrapport/årsrapport foreløpige tall Budsjett/plan 2006 Styrebeh. Ansvarlig Frist Innspill til Statsbudsjett 2006 RHF Innspill investeringsbehov og drift 2006 HF HF Premisser for drift og investering 2006 RHF RHF Forslag til statsbudsjett 2006 Okt Budsjett og helsepolitisk bestilling 2006 RHF RHF Budsjett per HF HF HF Styringsdokument fra eier HOD Styringsdokument til HF RHF RHF Jan Konsolidert budsjett RHF RHF Jan Styresak 55/04 20 desember 8

9 ÅRLIG MELDING fra Helse Nord RHF til Helse og Omsorgsdepartementet Lov om helseforetak 34 sier: Styret for det regionale helseforetaket skal hvert år sende melding til Helsedepartementet om foretaket og foretakets virksomhet. Meldingen skal også omfatte de helseforetak som det regionale helseforetaket eier. Dette er nærmere beskrevet i vedtektene for Helse Nord. Årlig melding skal: Gi departementet det nødvendige faglige underlaget for å kunne medvirke i regjeringens forberedelse av det årlige forslaget til statsbudsjett Inngå i grunnlaget for de styringsbudskap som tas inn i Stortingsproposisjon nr. 1 og i det årlige styringsdokumentet. Planene skal gi grunnlag for identifikasjon av viktige politiske problemstillinger som bør behandles i foretaksmøte, eventuelt legges frem for Stortinget Gi departementet rapportering på oppfølgning av styringsdokumentet. Frist for innsending av Årlig melding 2004 er 15. februar Årlig melding, beskrevet av eieravdelingens som styringsdialogen, skal bestå av: Rapport om virksomheten i 2004: Hvordan pålegg og bestemmelser som er gitt i styringsdokument, fortaksmøtet eller satt som vilkår for økonomisk kompensasjon, er fulgt opp Virksomhetens utvikling i forhold til helseforetakets plandokumenter Rapporteringen skal ta utgangspunkt i styringsdokumentet for 2004 og formålet med gitte bevilgninger og de ulike resultat og styringskrav Plandokument : Er strategisk og overordnet og viser hovedtrekkene i virksomhetens fremtidige drift innenfor rammebetingelser gitt av eier Gir beskrivelse av forventede endringer i befolkningens behov for helsetjenester og av den helsefaglige utviklingen på fagområdene Viser behovet for utvikling og endring av tjenestene og driften av virksomheten og styrets vurdering av ressursbruken for de nærmeste årene, med forslag til finansiering Oppfølgingen av styringsdokumentet 2004: Er en resultatmelding på hvordan RHF og foretaksgruppen som helhet har fulgt opp samtlige styringskrav for Denne detaljerte resultatmeldingen legges som vedlegg til saken, slik at Rapport 2004 er den overordnede sammenfatning og vurdering av hvordan vi har oppfylt sørgeforansvaret. Spesifikasjon av innhold i Årlig melding er vedlagt. Styresak 55/04 20 desember 9

10 RAPPORTERING FRA HELSEFORETAKENE TIL HELSE NORD RHF Rapporteringsfrister for helseforetakene i 2005: rapport per tertialrapport/årsrapport rapport per månedsrapport rapport per månedsrapport med forenklet aktivitetsrapportering rapport per månedsrapport rapport per tertialrapport rapport per månedsrapport rapport per månedsrapport med forenklet aktivitetsrapportering rapport per månedsrapport rapport per tertialrapport rapport per månedsrapport rapport per månedsrapport med forenklet aktivitetsrapportering rapport per månedsrapport rapport per tertialrapport/årsrapport 2005 Det vises for øvrig til egne frister for årsoppgjør. Standard rapportskjemaer er vedlagt plankalenderen. Månedsrapportering fra helseforetak Månedsrapporten er en administrativ rapportering fra foretaksdirektørene til administrerende direktør i Helse Nord RHF. I praksis kan rapporteringen utføres av økonomisjefene, men det må da være klart at økonomisjefene i så fall rapporterer på vegne av foretaksdirektøren, og at foretaksdirektøren står inne for de rapporter som oversendes. Månedsrapporten skal inneholde status og utsikter for økonomiutviklingen i helseforetakene samt foretaksdirektørens vurderinger av resultat og årsprognose. Dersom årsprognosen avviker fra det økonomiske styringsmål som styret for Helse Nord RHF har vedtatt skal det rapporteres om hvilke tiltak en har iverksatt eller vil iverksette for å bringe situasjonen under kontroll. Funksjonsrapportering inngår som fast del av månedsrapporteringen. Følgende standard rapportskjemaer skal sendes inn hver måned (vedlegges): resultatrapport med inntekter, kostnader og resultat siste måned samt akkumulert sammenstilt med plan/budsjett, samt prognose for året spesifikasjon av internt kjøp, salg, fordringer og gjeld mellom enheter i foretaksgruppen funksjonsrapport investeringsrapport som viser akkumulert og siste måneds forbruk til investeringer i forhold til plan/budsjett Annen hver måned skal det i tillegg sendes inn en forenklet aktivitetsrapport (vedlegges). Styresak 55/04 20 desember 10

11 Tertialrapportering fra helseforetak Tertialrapporten skal være en samlet tilbakemelding på oppfølging av økonomi og aktivitetskrav m.v. framsatt i styringsdokumentet. SKAL DET RAPPORTERES PÅ ALLE KRAV VI STILLER I STYRINGSDOKUMENTET I TERTIALRAPPORTENE? Rapporten skal behandles av foretaksstyret, og være foretaksstyrets rapport til styret i Helse Nord RHF. Tertialrapporten skal bestå av økonomirapportering samt rapportering av aktivitet, bemanning og kvalitetsindikatorer. Følgende standard rapportskjemaer skal sendes inn sammen med tertialrapporten: resultatrapport med inntekter, kostnader og resultat siste måned samt akkumulert sammenstilt med plan/budsjett, samt prognose for året spesifikasjon av internt kjøp, salg, fordringer og gjeld mellom enheter i foretaksgruppen funksjonsrapport stauts omstillingstiltak investeringsrapport som viser akkumulert og siste måneds forbruk til investeringer i forhold til plan/budsjett aktivitetsrapport inklusive bemanningsforbruk samt kvalitetsindikatorer Økonomi: Tertialrapporten skal inneholde kommentarer og vurderinger til inntekter og kostnader, akkumulert resultat og perioderesultat samt justert totalprognose for budsjettåret. Avvik fra budsjett og styringsmål for året skal kommenteres, og tiltak for å bringe situasjonen under kontroll slik at styringsmålet realiseres skal beskrives. Helse Finnmark, Hålogalandssykehuset og Helgelandssykehuset fått utsatt frist til å nå økonomisk balanse før økte avskrivninger av åpningsbalansen til Per 1. tertial skal status identifisering av nye tiltak for å nå balanse i 2006 rapporteres. Per 2. tertial skal det framlegges en fullstendig liste over konkrete tiltak som sikrer økonomisk balanse i 2006, inklusive konsekvenser for pasienttilbud og ansatte. Styret i Helse Nord RHF har videre bedt administrasjonen fortløpende vurdere tiltak med sikte på økonomisk balanse for foretaksgruppen samlet for 2005, og at dette rapporteres til styret i tertialrapportene. Det vil derfor være fokus på nye tiltak i 2005 overfor samtlige helseforetak. Funksjonsrapportering inngår som en naturlig del av økonomirapporteringen, med sammenstilling av resultat, budsjett og årsprognose. Avvik fra budsjett skal kommenteres i tertialrapporten, spesielt ved mindreforbruk innen psykisk helse. Økonomirapporten skal videre inneholde akkumulert og siste måneds forbruk til investeringer i henhold til investeringsplan/budsjett. Aktivitet og kapasitetsutnyttelse: Kvalitet: Det skal rapporteres på følgende kvalitetsindikatorer i 2005: Styresak 55/04 20 desember 11

12 Bemanning: Antall ansatte og årsverk per stillingskategori sammenstilt med budsjett/plan skal rapporteres for somatikk, psykisk helse og rusomsorg. HVA SKAL GJØRES MED FELLESFUNKSJONER (SOMATIKK SOM TIDLIGERE, ELLER FORDELES PÅ SOMATIKK, PSYKIATRI OG RUS OG DA ETTER HVILKE FORDELINGSDEFINISJONER?) Videre skal sykefravær rapporteres. Årsoppgjør Årsberetning m/regnskap skal følge kravene i regnskapsloven og god regnskapsskikk. Den skal da inneholde bl.a.: resultatregnskap, balanse, noter, kontantstrømanalyse virksomhetens art og hvor den drives opplysninger om fortsatt drift opplysninger om arbeidsmiljø opplysninger om sykefravær, skader og ulykker påvirkning av det ytre miljø utfyllende redegjørelse for årsregnskapet anvendelse av overskudd/dekning av tap det skal være konsistens mellom årsberetning og regnskap den skal undertegnes av samtlige styremedlemmer og daglig leder Følgende frister gjelder for årsoppgjør 2004: Krav til rapportering/avstemming med Helse Nord RHF underveis fram til endelig årsrapport og regnskap med noter: Styresak 55/04 20 desember 12

13 PLAN OG BUDSJETTPROSESS Premisser for drift og investering 2006 Sørge for budsjett for Helse Nord RHF Konsolidert budsjett for foretaksgruppen Styresak 55/04 20 desember 13

14 Vedlegg: DISPOSISJON ÅRLIG MELDING Sammendrag Innhold Om årlig melding RAPPORT FOR Mål og prioriteringer for Innledning 1.2 Visjon 1.3 Prioriterte mål for Økonomi og aktivitet Økonomi 2.2.Hovedtall for Helse Nord Akkumulerte aktivitetsdata for Kommentarer til aktivitetstall for Andre styringsparametre Sykefravær Ventelister og ventetider Korridorpasienter Utskrivningsklare pasienter Nasjonale kvalitetsindikatorer 3. Viktige saker i Oppfølging av styringsdokumentet 2004 STYRETS PLANDOKUMENT Rammer for virksomheten 5.1 Planens innhold og tidshorisont 5.2 Lovgrunnlag 5.3 Organisering og styringsmodell 5.4 Medisinske utviklingstrender 5.5 Befolkningsutvikling 5.6 Kapasitetsbehov 6. Hovedmål for Helse Nord strategisk fokus Visjon og virksomhetside 6.2 Verdigrunnlag 6.3 Overordnede mål for Helse Nord Pasientbehandling Organisasjon og ledelse Kompetanse Ressurser Kvalitet 7. Sørgeforansvaret i forhold til rammebetingelsene i Sørgeforansvaret i et kortsiktig perspektiv Risikofaktorer Økonomiske rammer Sørgeforansvaret i forhold til økonomiske forutsetninger 8. Sørgeforansvaret i forhold til befolkningens behov for helsetjenester Vedlegg: STYRINGSDOKUMENT 2004 RAPPORT Styresak 55/04 20 desember 14

15 Vedlegg: MØTEPLAN 2005 Møter Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des RHFstyret Styreseminar for HFstyrene Foretaksmøte 22 Styreledermøte telefon AD møter Direktørmøter Regionalt Brukerutvalg Helgelandssykehuset HF styremøte Helse Finnmark HF styremøte Hålogalandssykehuset HF styremøte/ seminar Nordlandssykehuset HF styremøte Sykehusapoteket Nord HF styremøte Universitetssykehuset NordNorge HF styremøte / /3 30/31 26/27 22/23 28/29 2/3 15/ /16 Styresak 55/04 20 desember 15

16 Vedlegg: REGNSKAPSRAPPORT (måneds og tertialrapportering) Resultatregnskap 2004 pr. måned Estimat for året Tekst Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Regn Hittil Bud hittil Avvik Just års bud Regnskap Avvik mot årsbudsjett Inntekter = kostnader = + Driftsinntekter Basisramme ISF egen produksjon ISF av gjestepasientkjøp Gjestepasientinntekter Polikliniske inntekter Ørem. statstilskudd Øremerket tilskudd psykisk helse Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Kjøp av helsetjenester Varekostnader Lønn eks pensjon Pensjon inkl arbeidsgiveravgift av pensjon Andre driftskostnader Ordinære avskrivninger Sum driftskostnader Driftsresultat Finansielle poster Renteinntekter Rentekostnader Sum finansielle poster Ekstraord. innt. og kost. Ekstarord. inntekter 0 0 Ekstarord. kostnader 0 0 Sum ekstraord. poster Ordinært resultat Særskilte kostnader Behandlingshjelpemidler Rus Syketransport kostnadsført Styresak 55/04 20 desember 16

17 Vedlegg: FUNKSJONSRAPPORT (måneds og tertialrapportering) Vedlegg: INTERNE TRANSAKSJONER I FORETAKSGRUPPEN (måneds og tertialrapportering) Vedlegg: INVESTERINGSRAPPORT (måneds og tertialrapportering) Vedlegg: ENKEL AKTIVITETSRAPPORT (månedsrapportering 15/3, 15/7 og 15/11) Vedlegg: AKTIVITETSRAPPORT (tertialrapportering) Styresak 55/04 20 desember 17