FORVALTNINGSREVISJON AV PLEIE OG OMSORG BRUKERMÅLINGER OG AVVIKSREGISTRERINGER

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON AV PLEIE OG OMSORG BRUKERMÅLINGER OG AVVIKSREGISTRERINGER GJESDAL KOMMUNE JULI 2010

2 Forsidefoto: Stock Exchng

3 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 6 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse Brukerundersøkelser Avvikshåndtering Vurderinger og anbefalinger Brukerundersøkelser Avviksoppfølging Vedlegg Pleie og omsorg Gjesdal kommune

4 SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å vurdere om kommunens system for kvalitetskontroll i pleie og omsorgssektoren er tilfredsstillende mht. læring av brukerundersøkelser og avviksoppfølging. Utvalg: Vi har sett på systemene på overordnet nivå, og praksis på Solås bo- og rehabiliteringssenter, Ålgård bo- og aktivitetssenter (Åboas), og hjemmetjenesten. Hovedinntrykk brukerundersøkelser: Gjesdal kommune har i løpet av det siste tiåret utviklet en systematikk for gjennomføring av brukerundersøkelser i hver enhet, annethvert år. Læringselementet forsterkes av oppfølgingen på arbeidsplassene: Det er god praksis for oppfølging av rundersøkelsene. Alle ledd orienteres, og resultatene følges opp og diskuteres internt i den enkelte enhet. Resultatene omformes til mål i den enkelte enhets handlingsplan, og medarbeiderne involveres i dette arbeidet. Vi finner flere eksempler på at praksis endres i enhetene som følge av undersøkelsene. Effektene av dette arbeidet evalueres først og fremst gjennom neste brukerundersøkelse, men følges også opp i handlingsplanarbeidet. Gjesdals praksis synes helt i tråd med nasjonale krav og anbefalinger. Hovedinntrykk avviksoppfølging: Avviksregistrering- og oppfølging er én side ved et kvalitetssystem. Denne forvaltningsrevisjonen omfatter dermed ikke helheten. Vi finner at kommunen har rutiner for avvikshåndtering. Avvik som blir registrert dreier seg i hovedsak om legemiddelhåndtering. Når avvik rapporteres gis det også tilbakemelding til den enkelte medarbeider, og det fører som regel til endring i praksis. Utfordringer: Kommunen har prioritert å kreve avviksrapportering på harde forhold, dvs. skader mv. på brukere og personalet, og avvik mht. medisinhåndtering. Gjennomgående foregår det en underrapportering, særlig på bruker og personal. Myke forhold, omtalt i kommunens kvalitetskjema, krever større skjønn. Disse kvalitetsavvik defineres ikke like klart som avvik og registreres nesten aldri. For brukeren og pårørende kan de ha stor betydning. Det er klare forskjeller mellom enhetene mht. rapporteringspraksis. På den positive siden har kommunen foretatt en egen risiko- og sårbarhetsanalyse i 2010, og foretar årlige systemrevisjoner innenfor tjenesteområdet omsorg. Kommunen har relativt få klager fra brukerne, og de klagene som er anket til Fylkesmannen eller Helsetilsynet har ikke fått medhold. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

5 Vi anbefaler kommunen å se nærmere på den enkelte enhets praksis for avviksregistrering legge mer trykk på avviksregistreringen å la kvalitetsavvik få status som en egen avvikskategori, herunder vurdere om det kan være aktuelt å overføre registreringsansvaret til den enkelte ansatte. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

6 RÅDMANNENS KOMMENTAR Følgende uttalelse fra rådmannen i Gjesdal er datert Brukerundersøkelsene: Med unntak av undersøkelse blant pårørende, er antall respondenter svært lavt. Det innebærer at konklusjoner skal dras med stor varsomhet. Dette forhold gis medhold i rapporten under kap Etter rådmannens vurdering er det tross dette forbeholdet viktig å ta resultatene på undersøkelsene på alvor og jobbe med kontinuerlige forbedringsprosesser. Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstienestene: Rapporten peker på det forhold at medarbeiderne "har liten kjennskap til punktene i kvalitetsforskriften." Selv om revisor påpeker at det ikke må tolkes som om medarbeiderne ikke har fokus på kvalitet, vil rådmannen medvirke til at kunnskapen om forskriften økes og linkes opp mot kvalitetsarbeidet på en bedre måte. "Godt nok" Det lovverk som regulerer kommunehelsetjenesten er etter rådmannens oppfatning på en positiv måte preget av faglig skjønn mer enn av presise beskrivelser av innhold i tjenestene. Omsorgsfagene lar seg innholdsmessig ikke beskrive med nøyaktige mål, men må overlates til faglig skjønn. Etter rådmannens mening er indikatorene fra brukerundersøkelser og resultater fra klagesaker et uttrykk for at nivået i Gjesdal kommune er tilfredsstillende. Ut fra denne bakgrunn vil rådmannen mene at det utøves godt faglig skjønn i spenningen mellom faglige mål og ressurser stilt til disposisjon. Bruk av kvalitetsskjema som avvik. For rådmannen er det viktig at begrepet avvik brukes når det kan dokumenteres manglende oppfyllelse av spesifiserte krav. ICvalitetsskjemaet har karakter av å være en meldeform til ledelsen av forhold som enkeltmedarbeidere oppfatter som "ikke godt nok". I noen tilfeller kan det dreie seg om personlige, faglige vurderinger, mens det i andre tilfeller er klare brudd på de spesifiserte krav, - altså et avvik. Rapportens påpekning av behov for nærmere avklaring av "godt nok" i betydningen avvik er derfor svært krevende. Rådmannen vil derfor vurdere hvordan kvalitetsskjemaet skal brukes mer presist, da både for å rapportere avvik og bekyrnring over manglende kvalitet. Kvalitetsrapporteringen skal slik rapporten påpeker utføres av den enkelte ansatte. Innrapporterte kvalitetsskjema våren Personalet opplevde en svært krevende vår i sykehjemmet. Dette kom til uttrykk overfor enhetslederen som påpekte at kvalitetsskjemaet var laget for at enkeltmedarbeider Pleie og omsorg Gjesdal kommune

7 skulle kunne melde bekymring for sin arbeidssituasjon. Verneombudet meldte også fra i egen bekymringsmelding til enhetsleder og omsorgssjef. Etter en samlet vurdering fant derfor omsorgssjefen det rett å innføre en midlertidig bemanningsøkning fra mai til september. Rådmannen mener dette viser at kvalitetsskjemaet har sin funksjon selv om de meldte forhold ikke ble definert som avvik. Forskjellig rapporteringspraksis. Rapportering av avvik er en så viktig del av det kontinuerlige kvalitetsarbeidet at rådmannen ikke kan være tilfreds med at manglende rapportering begrunnes med at en ikke har tid til dette i det daglige arbeidet. Dette vil bli tatt opp med omsorgssjefen med tanke på endring. På den annen side har rådmannen forståelse for at medarbeidere oppfatter det som krevende å finne tid til all dokumentasjon som kreves i pleie og omsorg. Det er positivt at medarbeiderne først og fremst ønsker å bruke sin arbeidstid direkte overfor sine pasienter. Et annet forhold som forklarer forskjell på rapportering av skade på medarbeidere er at de fleste innrapporterte skader har oppstått i forbindelse med brukere med utagerende adferd. Antallet brukere er svært lite, men medfører mange hendelser. Etter rådmannens oppfatning kan rapporteringspraksisen på dette punktet ikke tolkes som om det er underrapportering i de øvrige driftsenhetene. Generell kommentar Rapporten gir etter rådmannens oppfatning en tilfredsstillende beskrivelse av hvordan resultatene fra tjenesteområdets brukerundersøkelser brukes som grunnlag for læring og utvikling, jmfr revisjonens første problemstilling. Når det gjelder den andre problemstillingen om hvordan avviksregistrering foregår og hvilke prosesser som er etablert for å lukke og rapportere på avvik, vil rådmannen følge opp de anbefalinger som gis i rapporten. Det vil bli tatt stilling til hvorvidt bruk av kvalitetsskjemaet skal defineres som avvik, eller om en skal differensiere noe. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

8 RAPPORTEN Pleie og omsorg Gjesdal kommune

9 1.1 INNLEDNING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Formålet med prosjektet er å vurdere om kommunens system for kvalitetskontroll i pleie og omsorgssektoren er tilfredsstillende mht. læring av brukerundersøkelser og avviksoppfølging. Problemstillinger: Hvordan utnyttes resultatene av kommunens brukerundersøkelser som grunnlag for læring og utvikling? Hvordan foregår avviksregistrering og hvilke prosesser er etablert for å lukke og rapportere på avvik? REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt (utdypes i vedleggsdelen): Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4 Veileder til denne forskriften Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene og bedre skal det bli (Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring i Sosial- og helsetjenesten) Kommunens kvalitetssystem Metode. For å svare på problemstillingene har vi foretatt en såkalt metodetriangulering av data. Dette innebærer at problemstillingene belyses gjennom bruk av forskjellige datakilder. Trianguleringen bidrar til å utvide og forsterke datagrunnlaget i analysen, og forskjellige innsamlingsmetoder gir ulike perspektiv på analysegrunnlaget. For eksempel er funn fra dokumentstudier og nøkkeltallsanalyser testet ut i intervjuer med de ansatte. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

10 1.2 FAKTABESKRIVELSE BRUKERUNDERSØKELSER REVISJONSKRITERIUM Figur 1 Læringssløyfe Hensikten med internkontroll er å oppnå kvalitetsforbedringer. Loven krever at kommunene dokumenterer hvordan gjennomfører internkontrollen. Generelt sett er dokumentasjon en hjørnestein i internkontrollsystemet og en forutsetning for læring og utvikling jf læringssløyfen illustrert i figuren til venstre. I internkontrollforskriften i sosial- og helsetjenesten 4 E står det at internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: Gjøre bruk av erfaringer fra pasienter / tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten (brukerundersøkelser). Ifølge veileder til forskriften er brukerundersøkelser et hjelpemiddel til å få frem brukernes opplevelser av tjenesten, og for å måle effekten av nye tiltak. Brukerundersøkelser kan også brukes til å sammenligne seg med andre, og til sammenligninger med seg selv over tid RESULTATER Gjesdal kommune har med to års mellomrom over flere år gjennomført brukerundersøkelser i flere av virksomhetene under helse, pleie og omsorgsområdene: Hjemmetjenesten 2004, 2006 og 2008 Solås bo- og rehab, brukere 2004, 2006, 2008 og 2009 Solås bo- og rehab, pårørende 2004, 2006 og 2008 Personer med utviklingshemming 2008 Pårørende til personer med demens i bofellesskap 2008 Rehabiliteringsavdelingen 2009 Sosialtjenesten (2002, 2005), 2007 Barnevernet, barn og foresatte (2002, 2005), 2007 Undersøkelsene er gjennomført ved bruk av bedrekommune.no (KS) sitt opplegg. De tilbyr verktøy for undersøkelser innen et vidt spekter av kommunale tjenester. Innholdet rapporteres å være i stadig forbedring, og har i alle år representert en mulighet for deltakende kommuner til å sammenligne seg med andre, og til sammenligninger med seg selv over tid. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

11 I avsnittene under går vi kort gjennom resultatene til tre utvalgte enheter i kommunen: hjemmetjenesten (132 brukere), Solås bo- og rehabiliteringssenter (22 plasser) og Ålgård bo- og aktivitetssenter (29 boliger). Deretter ser vi på hvordan enhetene har jobbet med resultatene fra undersøkelsene. HJEMMETJENESTEN Tabell 1 Hjemmetjenesten (brukerundersøkelser) Kommentarer: Gjesdal har bedret sin score de siste årene Kommunen ligger over landsgjennomsnittet på siste måling SOLÅS BO- OG REHABILITERINGSSENTER Tabell 2 Solås bo- og rehabiliteringssenter (bruker- og pårørendeundersøkelser) Økt tilfredshet for pårørende, over landssnitt i 2008 Pleie og omsorg Gjesdal kommune

12 Stigning i brukertilfredshet fra 2004 til 2006, men en betydelig nedgang i Under landssnitt i På grunn av lav brukerscore i 2008 ble det gjennomført en ny undersøkelse for enheten i Dette ble gjort for å følge opp utviklingen og resultatet av tiltakene. Undersøkelsen fra 2009 viste en betydelig bedring på alle kategorier og med samlet snitt på 3,3. Samme som landssnitt. ÅLGÅRD BO- OG AKTIVITETSSENTER Tabell 3 Personer med utviklingshemming (Ålgård bo- og aktivitetssenter) På nivå med landssnittet FÅ RESPONDENTER - ENKELTSVAR KAN BETYDELIGE UTSLAG PÅ RESULTATER Det er relativt få respondenter som kan svare på brukerundersøkelsene på Solås bo- og rehabiliteringssenter og Ålgård bo- og aktivitetssenter. På Åboas 1 var det i 2008 bare sju som deltok, og i 2010 er det sannsynligvis bare 4 som er i stand til å delta 2 (mange med demens og andre kognitive lidelser). Dette er etter alt å dømme ikke nok til å gjennomføre en ny ordinær brukerundersøkelse. Ved sykehjemmet, Solås bo- og Rehabiliteringssenter, svarte 13 på undersøkelsen i 2008 og bare åtte i 2009 (dette var 100 % av de som kunne svare for seg). Et såpass lavt antall respondenter betyr at enkeltpersoners svar kan gi store utslag på den totale scoren 3. Dette kan illustreres på følgende måte: 1 Her er det både omsorgsboliger til personer med varig funksjonshemming eller som ikke mestrer å bo i egen bolig, og bofellesskap for demente. 2 Opplysninger fra enhetsleder. 3 Ved hjemmetjenesten deltok langt flere på brukerundersøkelsene. Her var det 30 av om lag 80 brukere som var valgt ut til å delta på undersøkelsen. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

13 Totalt antall respondenter er åtte. Seks av disse gir toppscoren 4 og 2 gir scoren 1. Dette gir en samlet score på 3,25. Både på sykehjemmet og på demensdelen av Åboas foretas det også pårørendeundersøkelser. Selv om disse har en annen målgruppe er de et nyttig supplement til brukerundersøkelsen, spesielt når så få kan svare på disse. I sin vurdering av undersøkelsen fra 2009 peker rådmannen på at en brukerundersøkelse ikke kan gi et fullgodt svar på hvordan kvaliteten på tjenesten er, men fungere som en temperaturmåler, og være et grunnlag for drøfting. Ved så få respondenter må resultatene tolkes med varsomhet OPPFØLGING BRUKERUNDERSØKELSER PROSEDYRE FOR OPPFØLGING AV BRUKERUNDERSØKELSE. Kommunen har ikke utarbeidet en skriftlig prosedyre for oppfølging av brukerundersøkelser, men dette beskrives å være fast praksis: Resultatene foreligger Omsorgssjefen orienterer ledergruppen om resultatene. Deretter tillitsvalgte og verneombud. Orientering gis også til rådmannen. Enhetslederne orienterer sine medarbeidere i personalmøter Deretter lager enhetslederne i samarbeid med sine ansatte egne tiltak på bakgrunn av de utfordringer som brukerundersøkelsen viser. Tiltakene føres inn i enhetens årlige handlingsplan. Kvalitetsutvalget 4 blir også orientert. Resultatene presenteres i kortform i Omsorgsposten, - et internt månedlig meldingsblad for tjenesteområdet. Resultatet av brukerundersøkelsen legges fram for Bruker- og seniorrådet, og Driftsutvalget til orientering. Etter brukerundersøkelsene i 2008 ble alle brukerne orientert om resultatet i eget brev. INTERNT I ENHETENE Brukerundersøkelsene blir tatt opp på personalmøtene. Her tolkes resultatene i fellesskap, og man blir enige om hvor utfordringene ligger. Som regel gripes det fatt i de områdene hvor enheten scorer dårligst. Utfordringene omformes til mål og tiltak i en- 4 Kvalitetsutvalget består av assisterende rådmann, etatverneombud, representant fra kommunelege, omsorgssjef, og sistnevntes stedfortreder er sekretær. Utvalget møtes tre ganger i året og hensikten med utvalget er først og fremst å sikre at avvik følges opp. I Kvalitetsutvalgets rutine står det at utvalget skal..bidra til at det skapes en kultur blant de ansatte som gjør at avvikshendelser brukes aktivt blant de ansatte for å forebygge kvalitetssvikt. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

14 hetenes handlingsplaner. Også handlingsplanene utføres i fellesskap, og føres i pennen av enhetsleder. Tilbakemeldingene tyder på at enhetene er svært opptatt av tilbakemeldingene i brukerundersøkelsene, og at de følges opp systematisk. En av enhetslederne sa det slik: Brukerundersøkelser er eksamen for oss. Vi jobber hardt for å bli bedre. Jeg legger det veldig på meg, og det betyr mye for meg å få gode tilbakemeldinger. ENDRING I PRAKSIS Noen eksempler på endring av praksis som følge av brukerundersøkelsene (Mye dreier seg om informasjon og brukermedvirkning): Gjennomfører faste årlige eller halvårlige samtaler med pårørende. Har laget daglige rutiner og informasjonsbrosjyre som deles ut til beboere og pårørende. På bakgrunn av tilbakemeldinger om for lang tid mellom måltidene, ble tidspunktene for måltidene endret. Årlig oppdatering av primærsamtalen. Fast praksis på å gjennomføre en førstegangssamtale med bruker der pårørende også kan være med. Avklarer med brukerne om intensiteten i behandlingen. I dette ligger det at en har hatt en samtale om når en skal behandle en pasient og når en skal la være. I noen tilfeller vil det kanskje ikke være aktuelt med for eksempel intravenøs væskebehandling og gjennopplivning. I intervjuene pekes det på at dette skaper en trygghet både for pårørende og de ansatte. Vi får opplyst at denne informasjonen både ligger i pasientjournalen og i en egen perm AVVIKSHÅNDTERING REVISJONSKRITERIER I forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4 g og h står det at den ansvarlige virksomheten skal: Utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av sosial- og helselovgivningen. Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring av virksomheten. I forskriftens veileder står det at systemer for avviksbehandling og revisjon er en viktig bestanddel i internkontrollsystemet, og at det skal være et system av Pleie og omsorg Gjesdal kommune

15 prosedyrer for dette. Dette pekes det også på i nasjonal strategi for sosial- og helsetjenesten. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (kvalitetsforskriften) skal sikre at de som mottar pleie- og omsorgstjenester får dekket sine grunnleggende behov. Kommunen skal utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov. Med dette menes blant annet 5 : Selvstendighet og styring av eget liv Sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet Følge en normal livs- og døgnrytme, og unngå uønsket og unødig sengeopphold Mulighet for ro og et skjermet privatliv Tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter Vi vurderer også praksis i kommunen opp mot kommunens eget kvalitetssystem. Relevante sider ved dette vises i teksten under KVALITETSSYSTEM MED AVVIKSHÅNDTERING Gjesdal kommune har et kvalitetssystem med rutine for avvikshåndtering. Kvalitetssystemet er et omfattende worddokument som blant annet inneholder en handlingsplan for kvalitetsutviklingsarbeidet, avviksregistrering, ansvarsdeling, aktuelle lover og forskrifter og planer for tjenesteområdet. I rutinene for avvikshåndtering står det hva som er hensikt med rutinen, ansvar- og myndighetsfordeling, og hva en skal gjøre når avvik oppdages. Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav. Tabell 4 Aktiviteter i forbindelse med avvikshåndtering (Rutine fra Kvalitetsperm) Aktiviteter: Ansvarlig: 1. Avvik oppdages Den enkelte ansatte 2. Avvik meldes til nærmeste overordnede Den enkelte ansatte 3. Nærmeste leder vurderer alvorlighetsgrad og hvem det er Enhetsleder nødvendig å innkalle til møte. 4. Identifisere hva som trengs for å eliminere årsakene til problemet. Enhetsleder og dem hun involverer 5. Avviksrapport/oversikt utarbeides og sendes enhetsleder fellestjeneser hver tertial Enhetsleder/enhetsleder fellestjenester 6. Dersom avviket ikke kan løses på nivået der avviket oppstod, Enhetsleder sendes det videre til omsorgssjef/kvalitetsutvalg og evt. AMU/Drifsutvalget 7. Saken legges fram for AMU/Driftsutvalget Omsorgssjef 8. Avviksrapport skal oppbevares i minimum 1 år etter at avviket er rettet. 9. Avvik som er meldt fra tilsynsmyndighetene, legges fram for AMU/kvalitetsutvalg. Enhetsleder Omsorgssjef 5 Alle punktene i kvalitetsforskriften gjengis i vedleggsdelen. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

16 Tilbakemeldingene tyder på at denne rutinen i all hovedsak følges, med unntak av at rapporteringen vanligvis stopper i kvalitetsutvalget. Det rapporteres som regel ikke videre til politikerne, men det rapporteres til AMU ved avvik vedrørende personell AVVIKSKATEGORIER I kvalitetssystemet opererer man med følgende avvikskategorier: Tabell 5 Avvikskategorier 6 (Vår nummerering) 1. Meldeplikt til politiet ved unaturlig dødsfall 2. Betydelig skade på beboer/bruker 3. Uønska hendelser medarbeidere 4. Svikt, uhell eller skader knyttet til medisinsk utstyr. Jfr. Internkontroll. 5. Svikt, uhell eller skader knyttet til legemiddelbruk/utlevering.jfr. perm fra tilsynsfarmasøyt. 6. Bruk av tvang i h.h.t. Lov om sosiale tjenester 4 A-4 bokstav A og pasientrettighetsloven 4 - A. 7. Forvarsel tilløp til brann i institusjonen/omsorgsboliger Jfr. brannverndokumentasjon. 8. Kvalitetsskjema skal utfylles når det har skjedd noe i løpet av vakten som en ikke synes tilfredsstiller kravene til kvalitetsforskriften jf Rundskriv U-7/ Svikt i etablerte samarbeidsrutiner med SUS j.f. samarbeidsavtalen Den enkelte ansatte er ansvarlig for å registrere de seks første kategoriene avvik. Punktene 7 og 8, blant annet kvalitetsskjema, er det vaktansvarlig som skal registrere. Det står ikke hvem som registrere svikt i etablerte samarbeidsrutiner med SUS, punkt 9. Punktene 1-2, 4-5 skal registreres på skjema Skademelding bruker (se vedlegg), mens punkt 3 skal registreres på skjema Skademelding personal (se vedlegg). Gjennomgangen tyder på at våre tre utvalgte enheter i all hovedsak rapporterer på legemiddelhåndtering, skade/nesten skade på bruker og uønskede hendelser medarbeidere (trussel, skade, utagering). Dette kommer vi nærmere inn på i neste del. 6 I rutinene er dette kalt Avvikshendelser for tjenesteområde omsorg, spesifikke krav. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

17 AVVIKSREGISTRERINGER Figur 2 Avviksregistreringer fra 1. Tertial 2008 til 1. Tertial 2010 Sykehjem Omsorgsboliger Hjemmetjenester /1 2008/2 2008/3 2009/1 2009/2 2009/3 2010/1 Vi ser at det er betydelige variasjoner mellom enhetene med hensyn til hvor mange avvik som registreres. Omsorgsboligene har registrert klart flest avvik, og det er en betydelig oppgang i antall avvik fra tredje tertial 2009 til første tertial Hjemmetjenesten har gjennomgående rapportert om få avvik sammenlignet med de andre enhetene. Forskjellig antall brukere i enhetene, kunne tenkes å forklare forskjellene i figuren over. Vi har derfor sett på antall avvik pr bruker i hvert tertial. Også da finner vi store forskjeller mellom enhetene 7. Sykehjemmet har 1,16 avvik pr. beboer, omsorgsboligene har 2,10, og hjemmetjenesten kun har 0,26 avvik i løpet av et tertial. Det rapporteres på tre avvikskategorier: Legemiddelhåndtering, beboere/brukere, uhell/nesten uhell personale. I tabellen under ser vi på totalt antall avvik på hver av kategoriene i hver av enhetene over en drøy toårsperiode. Tabell 6 Totalt antall avvik pr. enhet i de 3 kategoriene frå 1. kvartal kvartal 2010 Enhet Legemiddelhåndtering Beboere/brukere Personal Sykehjemmet Omsorgsboligene Hjemmetjenesten Dette er beregnet slik: Vi har summert alle avvikene de 7 siste tertialene og delt på 7 for å få gjennomsnittlig avvik pr tertial. Deretter har vi delt dette på antall beboere/brukere. Da har vi lagt til grunn at det er 30 bebeboere på sykehjemmet,31 beboere i omsorgsboligene og 80 mottakere av hjemmesykepleie (mottakere av hjemmesykepleie varierer mest, men vi får opplyst at 80 er et gjennomsnittlig antall). Pleie og omsorg Gjesdal kommune

18 Kommentarer: Vi ser at det rapporteres om flest avvik når det gjelder legemiddelhåndtering, og da spesielt koden glemt / uoppmerksomhet. Også i intervjuene blir det pekt på at at en del avvik på legemiddelhåndtering skyldes slurv. I hjemmetjenesten rapporteres det nesten ikke avvik vedrørende beboere/brukere, bare ett på over to år. Tilbakemeldingene i intervjuene tyder på at man først og fremst rapporterer avvik når det gjelder legemiddelhåndtering Av de tre enhetene har sykehjemmet flest avvik knyttet til beboerne. Dette dreier seg i all hovedsak om fall. Omsorgsboligene har flest avvik i kategorien personal. I tallmaterialet står det ikke hvilken type avvik det er, men tilbakemeldingene i intervjuene tyder på at det dreier seg om utagering, trusler og skader på personal. Forskjellene kan ha flere årsaker, og det er vanskelig å tolke tallene i en bestemt retning. Det kan både ha med den reelle forekomsten av uønskede hendelser å gjøre, men det kan også ha med enhetenes praksis for å registrere avvik. Det relativt sett høye antallet avvik i omsorgsboligene har sammenheng med at brukerne er mer utagerende her (hjerneskade), og at dette fører til flere avvik knyttet til personal. Tilbakemeldingene i intervjuene kan også tyde på at det er størst fokus på avvik på Åboas. Tilbakemeldinger fra de ansatte: Det er kultur for avviksregistrering. Vi blir oppmuntret til å føre avvik av enhetsleder. Avvik disktuteres og følges opp på personalmøtene. Det er imidlertid vanskelig å si om inntrykkene fra intervjuene er uttrykk for reelle forskjeller mellom enhetene. Informantene fra sykehjemmet og hjemmetjenesten hevder at avvik underrapporteres, men at det er minst underrapportering av legemiddelhåndtering. En av forklaringene på underrapporteringen er at avviksrapporteringen glipper når man har det travelt: Dette blir nesten skrevet på overtid. Men det blir også pekt på at en annen organisering av avviksregistreringsarbeidet ville kunne sikret en bedre registrering av avvikene. Samtidig blir det hevdet at de ansatte er trygge på å rapportere avvik, selv om det ikke er..kjekt å få det. Oppfølging. Erfaring er at avvikene følges opp i tråd med rutinen, og at de ansatte får tilbakemeldinger på de avvikene de melder. Det er også vanlig å diskutere enhetens samlede avvik på personalmøtene. Som regel får avviksregistreringen også konsekvenser for den videre praksisen på enhetene, blir det hevdet i intervjuene. Kvalitetsskjema. I kvalitetssystemet finnes det et eget kvalitetsskjema de ansatte skal rapportere på ved uønskede hendelser på bruker eller ansatte. Denne rapporteringen har imidlertid ikke avviksstatus og rapporteres på en annen måte. I tabellen under gjengir vi innholdet i skjemaet. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

19 Tabell 7 Kvalitetsskjema 8 Dato: Enhet: Vakttype: BEBOER/BRUKER Normal døgnrytme Beboer/bruker måtte ligge deler av dagen/legge seg tidligere/senere enn ønsket eller stå opp tidligere/senere enn ønsket. SETT KRYSS Ernæring Beboer/bruker fikk ikke nødvendig hjelp/ro under måltidet Stell/egenomsorg Beboer/bruker fikk ikke nødvendig hjelp/veiledning under stell,toalettbesøk og lignende Beboer/bruker måtte vente unødig lenge på toalettbesøk Trygghetsalarm Bruker måtte vente på hjelp etter utløst trygghetsalarm utover vedtatt standard (1/2 time på Ålgård) Sosialt samvær / Aktivitet Beboer/bruker fikk ikke nødvendig tid sosial kontakt/trygghet / planlagt aktivitet Trening Beboer/bruker fikk ikke nødvendig trening/opptrening/eller brukt daglige gjøremål som treningsøkt Livsavslutning Beboeren fikk ikke verdig livsavslutning i trygge/rolige omgivelser Informasjon Beboer/pårørende fikk ikke nødvendig informasjon ved innleggelsen/ utskrivelsen/ endring av behandlingen/ endring av sykdomsforløpet Manglende/ufullstendig dokumentasjon PERSONAL Arbeidstid Personal fikk ikke tid til pause i løpet av vakten Personal måtte gå overtid for å få gjort nødvendige oppgaver Årsak / forslag til løsning / kommentar: I kvalitetsskjemaet har kommunen tatt utgangspunkt i noen av punktene i kvalitetsforskriften, og forsøkt å lage en rapporteringspraksis på dette. Våren 2009 ble det rapportert inn 34 kvalitetsskjema. I intervjuene pekes det på at man sannsynligvis ville fått flere registreringer dersom kvalitetsskjema hadde fått ordinær avviksstatus. Dataene tyder også på at ledelsen ikke har lagt nok trykk på denne typen registreringer. Et tredje moment er at ordinære avvik skal registereres av den enkelte ansatte, mens registrering på kvalitetsskjema skal gjøres av vaktansvarlig. Registreringene på kvalitetsskjema ville nok kunne få en større utbredelse dersom ansvaret også her ble lagt til den enkelte ansatte. 8 I skjema for avviksregistrering heter det at Kvalitetsskjema skal utfylles når det har skjedd noe i løpet av vakten som en ikke synes tilfredsstiller kravene til kvalitetsforskriften jf Rundskriv U-7/2003 Ansvaret for at dette gjøres er i rutinen lagt til vaktleder. I selve skjemaet for kvalitetsskjema står det ikke hvem som skal sette kryssene, og rådmannen presiserer overfor oss at det skal gjelde alle ansatte. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

20 Intervjuene tyder på at de ansatte har liten kjennskap til punktene i kvalitetsforskriften. Dette betyr ikke at de ikke har oppfatninger om hva som gir god kvalitet for bruker, men at de ikke har så god kjennskap til hvilke forhold man vektlegger der ANDRE FORHOLD Kommunen foretar årlig en egen risiko- og sårbarhetsanalyse for tjenesteområdet omsorg, iht. prosedyre. Her ble risikoen for ulike uønskede hendelser vurdert, for eksempel skade på bruker, psykisk og fysisk skade på ansatt, bemannings- og kompetansesvikt osv. Her er sannsynlighet multiplisert med konskvens slik at man kommer ut med et risikotall. Systemrevisjon. Innenfor tjenesteområdet omsorg foretas det årlige systemrevisjoner. For hvert år velges det en ny omsorgsenhet. I 2010 ble det foretatt en revisjon av Fellestjenestene. Hovedfokus i systemrevisjonene er HMS- og kvalitetsarbeid. Enheten som revideres får velge et fordypningsområdet i tillegg til de generelle HMS-spørsmålene. I 2008 ble sykehjemmet revidert. Da var hovedfokuset HMS og avvikshåndtering i forhold til legemiddelhåndtering. Revisjonen utføres av pleie- og omsorgssjef, personalsjef, hovedverneombud og leder for fellestjenester 9. I oppsummeringen av revisjonen konkluderes det med hvilke forbedringsområder man finner, og hvem som har ansvar for å følge opp dette. Kommunens klagestatistikk viser at det i snitt har vært 4 klager på pleie-og omsorgstjenestene de tre siste årene ( , hhv. 4,5,3): 4 av disse ble oversendt helsetilsynet. Kommunen fikk medhold i alle. 4 ble oversendt Fylkesmann. Kommunen fikk medhold i alle. Kommunens Tiltaksråd (som også behandler søknader) gav bruker medhold i 3 saker i Sistnevnte deltok ikke når hennes egen enhet ble revidert. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

21 1.3 VURDERINGER OG ANBEFALINGER Vi har i vedlegg tatt med noen nøkkeltall om omsorgstilbudet i Gjesdal kommune. Oppsummert viser de at kommunen har få institusjonsplasser, men mange plasser i omsorgsboliger. Kommunen har samlet sett en høyere andel institusjons- og omsorgsboligplasser enn sammenlignbare kommuner. Gjesdal scorer bra på kvalitetsindikatorene i KOSTRA, som primært er rettet mot sykehjemstjenester. I dette kapitlet drøfter vi de inntrykk vi sitter igjen med fra kommunens opplegg omkring læring av brukerundersøkelser og avviksregistrering BRUKERUNDERSØKELSER Gjesdal kommune har i løpet av det siste tiåret utviklet en systematikk for gjennomføring av brukerundersøkelser. Spørreskjemabaserte undersøkelser kjøres annethvert år med bruk av opplegget til bedrekommune.no. Dette er et initiativ fra KS og brukes av svært mange kommuner landet over. Det gir et grunnlag for systematisk læring over tid, og mot andre kommuner. På overordnet nivå er Gjesdals praksis helt i tråd med nasjonale krav og anbefalinger. Spørsmålet er så om kommunen tar lærdom av undersøkelsene. Vår konklusjon er at omsorgssektoren har god praksis for oppfølging av brukerundersøkelser. Alle ledd i organisasjonen orienteres, og resultatene følges opp og diskuteres internt i den enkelte enhet. Resultatene omformes til mål i den enkelte enhets handlingsplan, og medarbeiderne involveres i dette arbeidet. Vi finner flere eksempler på at praksis endres i enhetene som følge av undersøkelsene. Effektene av dette arbeidet evalueres først og fremst gjennom neste brukerundersøkelse, men følges også i handlingsplanarbeidet. Gjennomgangen viser videre at det har vært få respondenter på noen av brukerundersøkelsene. Dette innebærer at enkeltpersoners svar kan gi store utslag på den totale scoren, noe som gjør at man må tolke resultatene med varsomhet. Svarene kan være influert av respondenter som synes de har vært veldig heldige som har fått plass på sykehjem, eller av respondenter som er misfornøyde på grunn av tapt funksjonsevne eller urettferdig livssituasjon 10. Dette viser at det ikke bare er kvaliteten på tjenesten, dvs. måten tjenesten blir levert på, som påvirker brukernes opplevde kvalitet. Brukeropplevelsen av tjenesten er også 10 Dette peker også rådmannen på i sin vurdering av 2009-resultatene i sak i senior- og brukerråd Pleie og omsorg Gjesdal kommune

22 formet av de forventninger brukerne har, og forventningene påvirkes blant annet av den innstilling brukerne har. Dette innebærer at selv om kvaliteten på en pleie- og omsorgstjeneste objektivt sett stiger, kan brukerne oppleve lavere kvalitet. Dette har sammenheng med at forventningene til tjenesten stiger mer enn økningen i kvalitet, også kalt de stigende forventningers misnøye. Dette kan illustreres med følgende eksempel: La oss si at kommunene A og B har en kvalitetsstandard som sier at sykehjemsbeboere minimum skal få dusje hver 14. dag. Kommune A ønsker å øke kvaliteten på sykehjemmet og endrer sin standard slik at alle beboerne skal få dusje hver tredje dag. Det viser seg imidlertid at dette blir for krevende å få til, og standarden blir endret til en dusj i uka. Selv om det dusjes hyppigere i kommune A enn i kommune B, kan brukerne i kommune B likevel være mer fornøyde med tjenesten. Bruker- og pårørendeundersøkelser kan også ha en slik effekt. Selv om undersøkelsene gjør det mulig for kommunen å bruke erfaringene til å forbedre tjenestene, kan de også bidra til å skjerpe brukernes forventninger til tjenestetilbudet. Gjentatte brukerundersøkelser kan bidra til å gjøre brukerne mer bevisste og kritiske til den tjenesten som leveres. En negativ utvikling over tid kan derfor være et uttrykk for at brukergruppens forventninger til tjenesten økes som følge av en stadig mer skjerpet kritisk sans. Dette er likevel ikke noe argument for å ikke spørre brukerne AVVIKSOPPFØLGING Kommunen har foretatt en egen risiko- og sårbarhetsanalyse og systemrevisjon av tjenesteområdet omsorg i Kommunen har fått relativt få klager fra brukerne, og de tre som har fått medhold har fått det på bakgrunn av intern klagebehandling i kommunen. De klagene som er anket til Fylkesmannen eller Helsetilsynet har ikke fått medhold. Kommunen har rutiner for avvikshåndtering. Der hvor de følges gis det også tilbakemelding til den enkelte medarbeider, og det fører til endring i praksis. Utfordringer: Kommunen har prioritert å kreve avviksrapportering på harde forhold, dvs. skader mv. på brukere og personalet, og avvik mht. medisinhåndtering. Gjennomgående foregår det en underrapportering, særlig på bruker og personal. Myke forhold, omtalt i kommunens kvalitetskjema, krever større skjønn. Disse kvalitetsavvik defineres ikke like klart som avvik og registreres nesten aldri. For brukeren og pårørende kan de ha stor betydning. Det er klare forskjeller mellom enhetene mht. rapporteringspraksis. Forskjellene i innrapporterte avvik fra tre utvalgte virksomheter er vanskelige å tolke i en bestemt retning. Tallene og intervjuene kan tyde på at avvik som gjelder bruker og Pleie og omsorg Gjesdal kommune

23 personal underrapporteres i hjemmetjenesten. Både fra sykehjemmet og fra hjemmetjenesten pekes det på at avviksregistreringen ofte glipper når man har det travelt. Tilbakemeldingene i intervjuene tyder på at dette har sammenheng med at registreringen gjøres på slutten av dagen. Vårt inntrykk er at underrapporteringen vil kunne begrenses eller unngås dersom en organiserer avviksregistreringsarbeidet på en annen måte. En mulighet er å endre praksisen for når på en vakt avvik skal registreres. En annen er å sette av nok tid på hver vakt slik at avvik blir registrert. En tredje er å se hvor mye tid avviksregistreringen faktisk tar, og vurdere om det er et kulturproblem like mye som et tidsproblem. Vi anbefaler kommunen å se nærmere på den enkelte enhets praksis for avviksregistrering I kommunen registreres det sjelden avvik i tråd med punktene i kvalitetsskjemaet. Dette synes henge sammen med følgende forhold: Denne type avvik ikke har ordinær avviksstatus, men føres på et eget skjema. Ordinære avvik skal registereres av den enkelte ansatte, mens registrering på kvalitetsskjema skal gjøres av vaktansvarlig. Registreringene på kvalitetsskjema ville nok kunne få en større utbredelse dersom ansvaret også her ble lagt til den enkelte ansatte 11. Intervjuene tyder på at har vært samme trykk fra ledelsen på dette, slik det har vært i forbindelse med den ordinære avviksregistreringen. Ordlyden på skjemaet synes også gi et sterkere fortolkningsrom, ved at formuleringene går på verdig, nødvendig og så videre. Det kan skape usikkerhet med henblikk på hva som skal registreres eller ikke. Vi anbefaler kommunen å legge mer trykk på avviksregistreringen å la kvalitetsavvik få status som en egen avvikskategori, herunder vurdere om det kan være aktuelt å legge registreringsansvaret til den enkelte ansatte Til den siste anbefalingene ønsker vi å kommentere følgende: Vi har forståelse for at avvik knyttet til leggemiddelhåndtering og skade på bruker eller personal har høyest prioritet siden denne type avvik kan få mest alvorlige konsekvenser. Vi synes også det er positivt at kommunen har inkorporert punktene i kvalitetsforskriften i kvalitetsarbeidet, men tror at kvalitetsskjemaet kan få mer relevans dersom det får status som en egen avvikskategori. Gjennomgangen vår viste at medarbeiderne hadde liten kjennskap til kvalitetsforskriften. Vi tror at et økt 11 Her synes oppfatningene å variere i organisasjonen, jf. fotnote 8 side 19. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

24 fokus på denne type avvik vil bidra til at medarbeiderne får kvalitetsforskriften mer under huden. Samtidig vil det kunne føre til at brukernes sosiale (og friske) sider får mer fokus i den daglige pleien. I dette arbeidet blir det viktig å avklare hva som regnes som godt nok og hva som regnes som et avvik, og kommunisere dette ut til brukere/pårørende (jf. eksempel med dusj over). Dermed vet brukere/pårørende mer om hva de kan forvente av tjenesten, og de ansatte har en felles oppfatning om hva som er et avvik fra kommunens kvalitetsstandard. Dette vil kunne bidra til at forventninger til tjenesten avklares, sikre en minstestandard ifht. Kvalitetsforskrift - uten at kommunen trenger å legge listen for høyt. I tidligere forvaltningsrevisjoner i andre kommuner har vi avdekket forhold som ikke har vært i tråd med kvalitetsforskriften. Dette har eksempelvis dreid seg om mangel på aktivisering og frisk luft, manglende muligheter til å følge en normal livsrytme, og unødvendig lange sengeopphold. Disse forholdene var ikke kjent for kommuneledelsen fordi det ikke var etablert en praksis for å rapportere avvik på denne type hendelser. Det bør presiseres at vi ikke har noe grunnlag for å hevde at lignende avvik har forekommet i Gjesdal, intervjuene tyder ikke på det. Men en god avviksrapporteringspraksis iht. kvalitetsforskrift vil kunne bidra til at eventuelle slike avvik fort fanges opp i kommunen. Dette er både brukerne og kommunene tjent med. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

25 VEDLEGG Pleie og omsorg Gjesdal kommune

26 Om forvaltningsrevisjon Rogaland Revisjon IKS I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. Revisjon i norsk offentlig sektor omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, i motsetning til i privat sektor hvor kun regnskapsrevisjon (finansiell-) er obligatorisk. Rogaland Revisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Arbeidet er gjennomført i henhold til NKRF sin standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Les mer på Denne rapporten er utarbeidet av forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bård Humberset, og gjennomgått av oppdragsleder Tove Gunn Moen. Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kilder for kriterier anvendt: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4 Veileder til denne forskriften Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene og bedre skal det bli (Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring i Sosial- og helsetjenesten) Kommunens kvalitetssystem Detaljene er lagt inn i teksten hvor de hører hjemme og litt mer utfyllende under overskriften Kvalitetsforskrift 3 på neste side. Metode og avgrensning Utvalg: Vi har valgt ut tre enheter innenfor omsorgsfeltet; sykehjemmet, dvs. Solås bo- og rehabiliteringssenter, hjemmetjenesten og Ålgård bo- og aktivitetssenter (Åboas). Sistnevnte har både plasser for utviklingshemmede og demente. Medarbeidere fra dementdelen var forhindret fra å delta, og i gjennomgangen ser vi derfor i første rekke på oppfølgingen av brukerundersøkelsen rettet mot de utviklingshemmede. Det er ikke grunn til å tro at oppfølgingen er nevneverdig forskjellig. Metodetriangulering. For å svare på problemstillingene har vi foretatt en såkalt metodetriangulering av data. Dette innebærer at problemstillingene belyses gjennom bruk av forskjellige datakilder. Trianguleringen bidrar til å utvide og forsterke datagrunnlaget i analysen, og forskjellige innsamlingsmetoder gir ulike perspektiv på analysegrunnlaget. For eksempel er funn fra dokumentstudier og nøkkeltallsanalyser testet ut i intervjuer med de ansatte. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens. Brukerundersøkelser: I prosjektet har vi gjennomgått resultatene på brukerundersøkelsene til kommunen. Videre har vi gått gjennom dokumente som viser hvordan kommunen har brukt undersøkelsene i sitt forbedringsarbeid. Dette er koblet opp mot intervjuer med ledelse og ansatte for å få innblikk i de involverte partenes kjennskap til undersøkelsene, og hvordan de er fulgt opp i praksis. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

27 Avvik: Her har vi tatt utgangspunkt i eksisterende avviksstatistikk og kommunens prosedyrer for avvikshåndtering. Dette er koblet opp mot intvervjuer med ansatte og ledelse for å undersøke om det er samsvar mellom prosedyrer og praksis. Objektive kvalitetsdata og andre nøkkeltall. Både avviksoppfølging og brukerundersøkelser er viktige bestanddeler i et kvalitetssystem, og indikatorer på kvaliteten i tjenesten. Dette er supplert med nøkkeltallsdata fra KOSTRA som sier noe objektiv kvalitet, prioriteringer, produktivitet og dekningsgrader. Datakilder Intervjuer Vi har gjennomført intervjuer med til sammen 12 personer. o Rådmann og omsorgssjef o Tre enhetsledere o Fire sykepleiere, to hjelpepleiere og en omsorgsarbeider. Skriftlige dokumenter Bruker- og pårørendeundersøkelser Kvalitetetssystem m/rutine for avvikshåndtering Handlingsplaner for de tre utvalgte virksomhetene Kommunale handlings- og økonomiplaner og årsmeldinger Informasjonsmateriell fra de tre utvalgte enhetene KOSTRA-tall Avviksstatistikk Klagestatistikk Tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter fra Rogaland Revisjon innen pleie og omsorg, Kvalitetsforskrift 3 Oppgaver og innhold i tjenestene Kommunen skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at: tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i henhold til individuell plan når slik finnes tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i henhold til individuell plan når slik finnes det gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende/verge/hjelpeverge, medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet. Den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene. For å løse de oppgaver som er nevnt foran skal kommunen utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov. Med det menes bl.a.: Oppleve respekt, forutsigbarhet og trygghet i forhold til tjenestetilbudet Selvstendighet og styring av eget liv Fysiologiske behov som tilstrekkelig næring (mat og drikke), variert og helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet i forhold til mat Sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet Følge en normal livs- og døgnrytme, og unngå uønsket og unødig sengeopphold Mulighet for ro og et skjermet privatliv Få ivaretatt personlig hygiene og naturlige funksjoner (toalett) Pleie og omsorg Gjesdal kommune

28 Mulighet til selv å ivareta egenomsorg En verdig livsavslutning i trygge og rolige omgivelser Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand Nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene Tilbud tilrettelagt for personer med demens og andre som selv har vanskelig for å formulere sine behov Tilpasset hjelp ved måltider og nok tid og ro til å spise Tilpasset hjelp ved av- og påkledning Tilbud om eget rom ved langtidsopphold Tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter Utvalgte nøkkeltall Beboere, mottakere og antall plasser Tabell 1 Beboere, mottakere og antall plasser 12 Indikator Mottakere av pleie- og omsorgstjenester Beboere i bolig m/ heldøgns bemanning Beboere i institusjon i alt : Beboere i institusjon 80 år og over : Institusjonsbeboere på tidsbegrenset opphold : Institusjonsbeboere på langtidsopphold : Sykehjemsbeboere : Omsorgsboliger i alt Plasser i skjermet enhet for aldersdemente Plasser i sykehjem, korrigert for utleie Antall innbyggere 0-66 år : Antall 67 år og over Antall år Antall 80 år og over Folkemengde i alt Antall mottakere av pleie- og omsorgstjenester har vært nokså konstant Antall personer i alderen 80+ er synkende, mens det er en økning i antall personer mellom 67 og 79. Etter at kommunen solgte 8 sykehjemsplasser til Sandnes kommune er det 22 plasser igjen på Solås bo- og rehabiliteringssenter. Vi ser at det også er blitt færre plasser til tidsbegrenset opphold, såkalt korttidsopphold. I intervju får vi opplyst at det i mai/juni 2010 er 4 korttidsplasser på sykehjemmet. Når det gjelder antall brukere på våre to andre utvalgte enheter; hjemmetjenesten og Åboas er det i juni 2010: o Åboas: 31 brukere fordelt på 29 leilligheter (to par) 12 I de foreløpige KOSTRA-tallene (tatt ut ) står det at kommunen i 2009 har 25 mottakere av pleie- og omsorgstjenester. Dette er feil. I tabellen antar vi at det med dette menes 250 eller der omkring. Når vi går inn og ser på KOSTRA-tallene 8. juni er en del av disse tallene tatt bort, blant annet mottakere av pleie- og omsorgstjenester. Pleie og omsorg Gjesdal kommune

29 o Hjemmetjenesten: 132 brukere, hvorav 94 hjemmesykepleie og 49 som mottar praktisk bistand (noen mottar begge tjenester). Vi får opplyst at det i snitt er ca. 80 brukere av hjemmesykepleien, men at tallet varierer fra uke til uke PRIORITERING, PRODUKTIVITET OG DEKNINGSGRADER Vi gjengir ikke prioritering, produktivitet og dekningsgrader. En feilrapportering til KOSTRA gjør at dette vil forvirre mer enn det vil opplyse. Vi forsøker i stedet å oppsummere hovedinntrykkene av tallene fra 2008 og 2009, korrigert for denne feilen. Gjesdal kommunen har få institusjonsplasser, men mange plasser i omsorgsboliger. Kommunen har samlet sett en høyere andel institusjons- og omsorgsboligplasser enn sammenlignbare kommuner. Kommunen har lavere netto driftstutgifter til pleie- og omsorgstjenester enn sammenlignbare kommuner. En ressurskrevende bruker gjør at utgiftene pr institusjonplass ligger en del over sammenlignbare kommuner. Kvalitetsindikatorer I SSBs KOSTRA-statistikk finnes det lett tilgjengelige kvalitetsindikatorer. Her kan man få et bilde av hvordan Gjesdal kommer ut sammenlignet med andre kommuner. Tabell 2 Kvalitetsindikatorer KOSTRA Strand sammenlignet med andre kommuner (2009) Indikator Gjesdal KG 10 Rogaland Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,53 0,29 0,43 Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,56 0,36 0,2 Andel beboere på tidsbegrenset opphold 48,6 28,7 22,9 Andel plasser i enerom i pleie- og omsorgsinstitusjoner ,7 91,6 Andel plasser i brukertilpasset enerom m/ eget bad/wc ,5 67,3 Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning Tabellen viser at Gjesdal kommer godt ut på de fleste indikatorene, som primært er rettet mot institusjonstjenestene. Den eneste indikatoren hvor kommunen scorer dårligere enn de andre kommunene er andel årsverk med fagutdanning. Tallene fra 2008 viser at Gjesdal har en høyere andel høyskoleutdannede enn de andre kommunene. Det er ikke rapportert inn tall på verken utdanningstype eller sykefravær i Tallene fra 2008 tyder på at Gjesdal også har et langt lavere sykefravær enn de andre kommunene, 4 % mot 8 % i kommunegruppe En gruppering KOSTRA har gjort. Kommunegruppe 10 består av 20 mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, og lave frie disponible inntekter Pleie og omsorg Gjesdal kommune