Kvalifikasjonsgrunnlag for kjøp og tilpasning av prosjektstyringsverktøy

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag for kjøp og tilpasning av prosjektstyringsverktøy Konkurranse med forhandling Saksnummer: Versjon 1.1 Frist for levering av kvalifikasjonssøknad: kl. 12:00

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Hensikten med dette dokumentet Oppdragsgiver Bakgrunn for anskaffelsen, formål og omfang Avtale Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Opplysningsplikt Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgiver Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i søknad og anskaffelsesprotokoll Deltakelse på deler av anskaffelsesomfanget Omkostninger Planlagt fremdrift Krav til kvalifikasjonssøknaden Språk Søknadsformat Strukturering av søknaden Leveringsfrist og -sted Åpning av innkomne søknader Avvisning Avgjørelse av prekvalifiseringen Innledning Underleverandører Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Økonomiske og finansielle kvalifikasjoner Faglige og tekniske kvalifikasjoner Evaluering av innkomne kvalifikasjonssøknader Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Hensikten med dette dokumentet Dette dokumentet er oppdragsgivers kvalifikasjonsgrunnlag i forbindelse med kunngjøring av konkurranse med forhandling om kjøp, tilpasning, installasjon, opplæring og vedlikehold av prosjektstyringssystem for Svalbards miljøvernfond. Dokumentet omfatter også nødvendig og relevant administrativ informasjon for søknad om deltakelse i konkurransen. Dokumentet gir en nærmere beskrivelse av oppdrag og kvalifikasjonskrav utover det som er spesifisert i kunngjøringen. Dette kvalifikasjonsgrunnlaget er kun utstedt på norsk. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Svalbards miljøvernfond. Svalbards miljøvernfond er et statlig organ underlagt Miljøverndepartementet der de administrative funksjonene utføres av Sysselmannen på Svalbard. Svalbards miljøvernfond er et offentlig fond, og det settes de samme krav til miljøvernfondets virksomhet som til andre etater under Miljøverndepartementet. Svalbards miljøvernfond skal følge reglement og bestemmelser for økonomistyring i staten. Formålet med miljøvernfondet er at det skal nyttes til beste for miljøet på Svalbard ved å bidra til at det settes i verk tiltak for å beskytte naturmiljø og kulturminner på øygruppen, i samsvar med svalbardmiljøloven 98 og fondets vedtekter. Det formelle grunnlaget for Svalbards miljøvernfond er Svalbardmiljøloven 98, Forskrift om tilskudd fra Svalbards miljøvernfond (FOR nr 599), Vedtekter for Svalbards miljøvernfond. Fastsatt av Miljøverndepartementet 8. mars 2007 med hjemmel i lov om miljøvern på Svalbard 15. juni 2001 nr Sist endret 12.mai samt årlige tildelingsbrev fra Miljøverndepartementet. Fondsmidlene forvaltes av et styre oppnevnt av Miljøverndepartementet. Tilskudd til miljøverntiltak fordeles av styret etter innstilling fra sekretariatet. Sysselmannen på Svalbard er sekretariatet og har ansvar for daglig drift og oppfølging av tilsagnene og prosjektene. Pr. i dag er det to søknadsfrister årlig, 1. februar og 15. september. Fra søknadsfrist til vedtak i styret gjennomgår søknadene en totrinnsbehandling. Tilskudd fra miljøvernfondet skal aksepteres av tilskuddsmottaker innen en gitt frist, med tidsramme for gjennomføring og budsjett for utøvelse av prosjektet. Tilsagnets gyldighetsperiode er normalt to år. Første gangs utvidelse av gyldighetsperiode eller mindre omdisponering av tilsagnet er delegert til sekretariatet i kurante saker. Omfattende endringer og utsettelser behandles i styret etter søknad. Sekretariatet behandler foreløpige rapporter og sluttrapporter i tråd med vilkår for tildelingen og bestemmelsene. Alle rapporter skal inneholde beskrivelse av gjennomføring og resultat, samt miljøgevinst. Forvaltingsrelevans skal beskrives der det er relevant. Rapporten skal også inneholde regnskap for prosjektet. Før sluttutbetaling skjer skal rapport og regnskap 2

4 være godkjent av sekretariatet. Miljøvernfondet har anledning til å trekke tilskudd helt eller delvis tilbake dersom vilkårene for tilsagnet ikke er oppfylt. Svalbards miljøvernfond benytter seg av Sysselmannens elektroniske arkivtjeneste og som arkivplan brukes statlig arkivnøkkel. Saksbehandlingen baserer seg delvis på Doculive, som er aktiv- og saksbehandlingssystemet som Sysselmannen bruker, samt Office-produkter til intern saksbehandling, styrebehandling og prosjektoppfølging. Svalbards miljøvernfond har i dag et manuelt system basert på MS Word og Ecel for søknads-, saksbehandling og prosjektoppfølging. Begrunnelsen for å etablere et elektronisk verktøy for dette arbeidet har vært behovet for at all informasjon bør sikres på en mer forsvarlig måte. Videre bør arbeidet med søknadshåndtering og saksbehandling gjøres enklere og mere effektivt. For søkerne bør søknadsskjemaet bli lettere tilgjengelig, hvor man intuitivt og på en forståelig måte blir guidet gjennom hele søknadsprosessen. 1.3 Bakgrunn for anskaffelsen, formål og omfang Målet for anskaffelsen er for Svalbards miljøvernfond å etablere en helhetlig IKT-løsning for håndtering av alle prosjekt miljøvernfondet er involvert i, fra søknad skrives til rapport fra prosjekt foreligger, altså hele miljøprosjektets livsfase. IKT-løsningen skal være samarbeidsplattform for søker og sekretariat, mellom sekretariatet og styret, og mellom sekretariatet og de pågående prosjektene/tiltakene. Systemet skal inneholde muligheten til å sende inn søknad elektronisk, administrere og saksbehandle søknader, styrebehandling og prosjektoppfølging til prosjektene er avsluttet og ferdig rapportert. Med basis i registrert informasjon skal det være mulig å hente ut diverse rapporter, tallmateriale og statistikker. Adgang/tilgang til registeter og legge inn informasjon og hente ut data må kunne gis på ulike nivåer, ut fra ulike definerte roller og være nettbasert. Det skal være enkelt å navigere og det skal være gode søkemuligheter. Forventingen til den nye løsningen som nå søkes etablert er at saksbehandlingen vil bli enklere og mer effektiv, bl.a. pga. følgende momenter: Manuell inntasting erstattes av elektronisk system, hvor bla søkere selv i søknadsportalen taster inn opplysninger som skal brukes gjennom hele arbeidsprosessen. Det vil være enklere å finne frem til og ha oversikt over informasjon. I saksbehandlingen slipper man å etablere flere kombinasjoner av MS Word og Ecel dokumenter. Data legges inn i faste maler i løsningen. Bedre oversikt over tidligere tildelinger og prosjekter. Ved oppfølging av prosjekt og tilsagn vil man ha lett tilgang til all informasjon som ligger i saken. En webbasert løsning vil være mere fremtidsrettet, og gi alle involverte bedre oversikt over tildelinger og status. Rapporter og statistikker kan genereres direkte. I styremøter har man rask tilgang på all nødvendig info. Ved elektronisk søknadsskjema får søker umiddelbart veiledning og info om krav som stilles. Arbeidsoppgaver kan gjøres raskere og med høyere grad av sikkerhet. Saksbehandlingen vil være upersonlig. Etableringen vil medføre teknisk fremskritt og utvikling av Svalbards miljøvernfonds virksomhet. 3

5 De er et mål for den nye løsningen at den skal være fremtidsrettet, anvendelig og brukervennlig, og med muligheter for videre utvikling. 1.4 Avtale Det skal inngås avtaler med en leverandør, basert på vil Statens standardavtale - Tilpasningsavtalen (SSA-T) og Statens standardavtale - Vedlikeholdsavtalen (SSA-V «lille»). Vedlikeholdsavtalen vil være løpende, og kan ha en varighet som er i henhold til den til enhver tid gjeldende rettspraksis for offentlige anskaffelser, og så lenge det er forretningsmessig forsvarlig og hensiktsmessig å vedlikeholde systemet, det vil si frem til løsningen konkurranseutsattes på nytt. 1.5 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring EØS avtalen gjelder ikke for Svalbard og lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 er ikke gjort gjeldende for Svalbard. Ved anskaffelsen vil Svalbards miljøvernfond likevel legge prinsippene i dette regelverket til grunn og som Sysselmannen på Svalbard praktiserer. Tilsvarende gjelder for forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (FOA). Konkurransen er kunngjort på Doffin og TED database. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling, og gjennomføres i to trinn. Det vil først bli foretatt en prekvalifisering av innkomne kvalifikasjonssøknader, basert på dette kvalifikasjonsgrunnlag. Dersom det er flere enn 3 leverandører som har levert kvalifikasjonssøknad og som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil Oppdragsgiver foreta en prekvalifisering av minimum 3 og maksimum 8 av de leverandører som best oppfyller utvelgelseskriteriene i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. De leverandører som blir prekvalifisert, vil motta invitasjon til å inngi tilbud. Sammen med invitasjonen vil det følge konkurransegrunnlag og kravspesifikasjoner. 1.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: søknaden om å få delta i konkurransen avvises oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige søknader eller avlyse konkurransen 1.7 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget skal foregå skriftlig og være sendt per e- post til nedenstående kontaktperson innen kl , med tittelen Svalbards miljøvernfond. Prosjektstyringssystem. Siste utsendelse av svar fra oppdragsgiver på spørsmål fra leverandørene er Kontaktperson E-postadresse Asbjørn Hagen asbjorn.hagen@sysselmannen.no 4

6 Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.8 Rettelser, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver kan gi eventuelle rettelser, suppleringer og/eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget. Om nødvendig vil søknadsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle rettelser, suppleringer og/eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli lagt ut på Dersom dette dokument skulle inneholde åpenbare feil, uklarheter, mangler eller om filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet eller uklarheter tydeliggjort. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget fram til og med Kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgiver Det aksepteres ikke at kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte foregår på annen måte en forutsatt i dette kvalifikasjonsgrunnlaget, og påfølgende konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver har rett til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på uautorisert kommunikasjon med personer hos oppdragsgiver, eller at det på annen uautorisert måte blir gjort forsøk å påvirke utfallet av kvalifikasjon eller konkurranse Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller dennes underleverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår Offentlig innsyn i søknad og anskaffelsesprotokoll For allmennhetens innsyn i søknad og anskaffelsesprotokoll gjelder lov 19. mai 2006 nr.16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Kvalifikasjonssøknader, tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jf. offentleglova 23 tredje ledd. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene. Det er likevel slik at det ikke gis innsyn i opplysninger som er å 5

7 anse som forretningshemmeligheter, eller som på annen måte er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder lager en elektronisk versjon av kvalifikasjonssøknaden hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Deltakelse på deler av anskaffelsesomfanget Det er ikke anledning til å søke deltakelse innen deler av anskaffelsesomfanget. Det er imidlertid adgang til å benytte underleverandører. Oppdragsgiver aksepterer at søknaden inngis av grupper av leverandører. Oppdragsgiver krever imidlertid at det skal være én ansvarlig hovedleverandør som skal være oppdragsgivers kontraktspart Omkostninger Leverandør utarbeider og leverer søknad om deltakelse og eventuelle senere tilbud for egen regning og risiko. Samtlige kostnader og utgifter inkl. eventuelle reise og møtekostnader som leverandørene pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av leverandøren selv. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med leverandørs søknad og/eller deltakelse i konkurransen Planlagt fremdrift Nedenstående tidsplan er tentativ. Leverandørene vil bli informert ved eventuelle endringer i tidsplan. Tidsplanen for anskaffelsen er kun ment som et utkast som informasjon til tilbyder og er ikke bindende for oppdragsgiver. Milepæl (tentativ tidsplan): Dato Kunngjøring av konkurransen på DOFFIN Frist for mottak av kvalifikasjonssøknader Prekvalifisering / utvelgelse av leverandører gjennomført Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud, med konkurransegrunnlag, til utvalgte leverandører Frist for mottak av tilbud Kontraktstildeling De leverandørene som blir prekvalifisert og invitert til konkurransen vil få tilsendt konkurransegrunnlag, kravspesifikasjoner og kontraktsvilkår. 6

8 Endelig tidsfrist for innlevering av tilbud, samt oppdragsgivers tidsplan for evaluering av tilbud, vil fremgå av konkurransegrunnlaget. 2 Krav til kvalifikasjonssøknaden 2.1 Språk Søknaden med tilhørende dokumentasjon skal være utformet på norsk. Dokumenter tilhørende det kommende konkurransegrunnlaget vil kun være på norsk. 2.2 Søknadsformat Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i ett (1) originaleksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Søknaden skal signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles leverandørene om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres ett (2) eksemplar elektronisk på USB minnepenn med søknadsdokumentene i PDF-format, hvorav ett eksemplar skal være fullt leselig, mens for det andre eksemplaret skal forretningshemmeligheter være sladdet / strøket over. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Søknaden skal være innbundet i en perm med skilleark for hver del og hvert vedlegg. Permen skal merkes med leverandørs navn og saksnummer. Arkene skal ikke stiftes. Permen skal pakkes på en slik måte at den er anonym. Søknaden skal ha følgende inndeling: <Leverandørs navn>_søknadsbrev.pdf <Leverandørs navn>_kvalifikasjonssøknad. pdf Eventuelle vedlegg til kvalifikasjonssøknaden skal navngis iht følgende standard: o <Leverandørs navn>_<punktreferanse til kvalifikasjonsgrunnlaget> Vedlegg <nr> <Vedleggets navn>.pdf Leverandøren bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av hele kvalifikasjonssøknaden inkludert alle vedlegg er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjonen bli lagt til grunn. Søknader vil ikke bli returnert leverandør, men arkivert eller forskriftsmessig destruert. 7

9 2.3 Strukturering av søknaden I tabellen nedenfor gis informasjon som skal inngå i søknaden. Beskrivelse Hovedleverandør Underleverandør Søknadsbrev signert av autorisert person hos hovedleverandør. Leverandøren skal i søknadsbrevet oppgi følgende informasjon: Virksomhetens navn og organisasjonsnummer Adresse (post- og besøksadresse) Kontaktperson med tittel, e-postadresse og telefonnummer Informasjon ved bruk av eventuelle underleverandører o Virksomhetens navn og organisasjonsnummer o Adresse (post- og besøksadresse) o Kontaktperson med e- postadresse og telefonnummer Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav med nødvendige og nummererte vedlegg, jf. punktene 4.1 og 4.2 skal leveres av både hovedleverandør og evt. underleverandør(er): Attester for innbetaling av skatt Attester for innbetaling av mva Firmaattest HMS erklæring Eventuell(e) forpliktelseserklæring(er) Kredittvurdering For punkt og skal leverandøren sørge for å innlevere etterspurt dokumentasjon, slik at leverandøren alene eller sammen med sin(e) underleverandør(er) oppfyller kvalifikasjonskravene. Det skal tydelig fremkomme hvilke kvalifikasjoner som dokumenteres for henholdsvis hoved- og eventuelle underleverandører. Oppdragsgiver vil vurdere om hoved- og underleverandør samlet sett oppfyller kvalifikasjonskravet/ene. 8

10 2.4 Leveringsfrist og -sted Søknaden skal være Svalbards Miljøvernfond i hende innen kl. 12:00. Postadresse: Svalbards miljøvernfond Sysselmannen på Svalbard Pb Longeyearbyen Leveringsadresse: Sysselmannen på Svalbard 9170 Longyearbyen Søknaden skal legges i nøytral, lukket konvolutt / pakke merket: SØKNAD OM DELTAKELSE I KONKURRANSE MED FORHANDLING. SVALBARDS MILJØVERNFOND. KJØP AV PROSJEKTSTYRINGSSYSTEM. ÅPNES KUN AV ADRESSAT. Søknaden kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av søknad er absolutt og for sent innkomne søknad vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Leverandøren har selv risikoen for at søknad kommer frem til adressen ovenfor innen søknadsfristens utløp. 2.5 Åpning av innkomne søknader Åpning av innkomne søknader finner sted i Sysselmannens lokaler Åpning foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandør har ikke adgang til å være til stede ved åpningen. 2.6 Avvisning Oppdragsgiver kan avvise kvalifikasjonssøknader som ikke tilfredsstiller samtlige kvalifikasjonskrav. 9

11 3 Avgjørelse av prekvalifiseringen 3.1 Innledning Dette kapittelet inneholder kvalifikasjonskrav til leverandøren. Det er leverandørens ansvar å påse at alle relevante forhold knyttet til besvarelse av kravene er tilstrekkelig belyst og dokumentert. Leverandøren skal besvare samtlige av de nedenfor nevnte punktene, supplert med eventuelle vedlegg der dette er nødvendig. Eventuelle vedlegg nummereres fortløpende og med referanse til aktuelt punkt nedenfor. 3.2 Underleverandører En leverandør kan benytte underleverandører, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene. En tredjepartsleverandør defineres som en underleverandør. Informasjonen etterspurt i punkt 4.1 og 4.2 nedenfor skal inngis både for hovedleverandøren og for eventuelle underleverandører. Informasjonen etterspurt i punkt og 4.3.2skal inngis slik at hovedleverandøren alene eller sammen med sin(e) underleverandør(er) oppfyller kvalifikasjonskravene. Det skal tydelig fremkomme hvilke kvalifikasjoner som dokumenteres for henholdsvis hoved- og eventuelle underleverandører. Oppdragsgiver vil vurdere om hoved- og underleverandør samlet sett oppfyller kvalifikasjonskrav. 4 Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til faglige og tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell kapasitet. Leverandøren skal, dersom det benyttes underleverandører, vedlegge nødvendige erklæringer som dokumenterer at han reelt sett disponerer over underleverandørers ressurser, nødvendig utstyr og verktøy/metoder for gjennomføring av avtalen. Oppdragsgiver ber om at vedlagte mal for forpliktelseserklæring benyttes i disse tilfellene. (Vedlegg 1 Forpliktelseserklæring). Ved bruk av underleverandører skal det oppgis hvilke områder og evt. deler av anskaffelsesomfanget som skal dekkes av henholdsvis hoved- og underleverandør(er). Tilbyder skal i sin søknad beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine søknader om prekvalifisering vurdert. 10

12 4.1 Obligatoriske krav Skal innfris av både hovedleverandør og av underleverandør(er) ved bruk av underleverandør(er). Kvalifikasjonskrav Virksomheten bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Dokumentasjonskrav 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF- 1244). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Hovedleverandør Ved bruk av underleverandør(er) 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Leverandør skal bekrefte å oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges søknaden. Skjema for HMSegenerklæring kan hentes på nettadressen: nter/hms-erklaering Leverandør skal være et lovlig etablert foretak Egenerklæringen skal være undertegnet. Firmaattest 11

13 4.2 Økonomiske og finansielle kvalifikasjoner Skal innfris av både hovedleverandør og av underleverandør(er) ved bruk av underleverandør(er). Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Hovedleverandør Ved bruk av underleverandør(er) Leverandøren må dokumentere å ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre avtalens omfang og forpliktelser. Herunder skal leverandøren være kredittverdig, ha tilfredsstillende likviditet og lav konkursrisiko. Oppdragsgiver vil vurdere leverandørens og eventuelle underleverandørers oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: Kredittvurdering Leverandører og underleverandører skal vedlegge en kredittvurdering som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra frist for kvalifikasjonssøknad. Leverandøren skal ha en rating tilsvarende A eller bedre hos et anerkjent kredittvurderingsbyrå (eksempelvis AAA Soliditet AS, Dun & Bradstreet eller tilsvarende.) 4.3 Faglige og tekniske kvalifikasjoner Leverandørens kapasitet Det skal ikke innleveres CV er i kvalifikasjonssøknaden. Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha gode kvalifikasjoner og god kapasitet relatert til leveransen. Med dette menes at leverandøren (inklusiv eventuelle underleverandører) må ha god kapasitet av kompetent personell til å Dokumentasjonskrav 1. En beskrivelse av hovedleverandøren og dennes organisasjon og virksomhetsområder. 2. En beskrivelse av eventuelle underleverandør(er) og dennes organisasjon og virksomhetsområder 3. Det skal ved utfylling av tabell 1A og eventuelt 1B Hovedleverandør Ved bruk av underleverandør(er) 12

14 Kvalifikasjonskrav planlegge, tilpasse, videreutvikle og levere prosjektstyringssystem, samt gjennomføre opplæring og utføre support og vedlikehold av produktet. Dokumentasjonskrav nedenfor, gis en oversikt over antall medarbeidere leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. Hovedleverandør Ved bruk av underleverandør(er) Tabell 1A HOVEDLEVERANDØR Oversikt over antall medarbeidere leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten (personell som er relevante for arbeid med denne konkrete leveransen) Leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke Antall ressurser Administrativ ledelse Antall ressurser Prosjektledelse Antall ressurser Systemutvikling / tilpasning Antall ressurser Test Antall ressurser Opplæring Antall ressurser Vedlikehold og support (2016) Tabell 1A Oversikt over faglige og tekniske kvalifikasjoner - hovedleverandør Tabell 1B UNDERLEVERANDØR Oversikt antall medarbeidere leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten (personell som er relevante for arbeid med denne konkrete leveransen) (Tabellen fylles ut per evt. underleverandør i søknaden.) Leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke Antall ressurser Administrativ ledelse Antall ressurser Prosjektledelse Antall ressurser Systemutvikling / tilpasning Antall ressurser Test Antall ressurser Opplæring Antall ressurser Vedlikehold og support (2016) Tabell 1B: Oversikt over tekniske og faglige kvalifikasjoner pr. underleverandør. 13

15 4.3.2 Leverandørens erfaring og relevante leveranser Besvares samlet for både hovedleverandør og evt. underleverandør(er). Det skal fremgå hva som er relevante leveranser fra hovedleverandør og per underleverandør: Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha erfaring fra gjennomføring av flere relevante, sammenlignbare leveranser. Dokumentasjonskrav Det skal i tabell 2A (og eventuelt 2B) nedenfor gis beskrivelse av de inntil 5 viktigste relevante, sammenlignbare leveranser samlet for hovedleverandør og eventuelle underleverandør(er). Med relevant, sammenlignbar leveranse menes leveranse av et prosjektstyringssystem, i en størrelsesorden og med en funksjonalitet som er sammenlignbar med det som fremgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Det skal fremgå hva som er leveranser fra henholdsvis hovedleverandør og fra underleverandør(er) Liste over relevante leveranser Referanse nummer < > Navn på kunde Brukergrupper og antall brukere Økonomisk verdi på leveransen for leverandøren Leverandørens ressursbruk i antall timeverk Antall personer involvertprosjektdeltagere fra leverandøren Tidspunkt for leveranse Funksjonalitet i løsning Tabell 2A Oversikt over relevante leveranser for hovedleverandør 14

16 Referanse nummer < > Navn på kunde Brukergrupper og antall brukere Økonomisk verdi på leveransen for leverandøren Leverandørens ressursbruk i antall timeverk Antall personer involvertprosjektdeltagere fra leverandøren Tidspunkt for leveranse Funksjonalitet i løsning Tabell 2B: Oversikt over relevante leveranser for eventuell underleverandør 5 Evaluering av innkomne kvalifikasjonssøknader Leverandører som har besvart og levert tilfredsstillende dokumentasjon i henhold til punkt 4 i dette dokumentet, har oppnådd minstekravene til kvalifikasjon. Blant de kvalifiserte leverandørene vil oppdragsgiver velge et begrenset utvalg, minimum tre (3) og maksimum åtte (8) leverandører såfremt det er tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører. En eventuell utvelgelse blant kvalifiserte leverandører til å delta i konkurransen vil skje på bakgrunn av en samlet evaluering av hvilke leverandører som best oppfyller følgende utvelgelseskriterier: Økonomiske og finansielle kvalifikasjoner, ref. 4.2 : vekting 20 % Leverandørens kapasitet, ref : vekting 20 % Relevant erfaring og relevante leveranser, ref : vekting 60 % Leverandører som blir invitert til å levere tilbud, vil motta konkurransegrunnlaget med kravspesifikasjon og kontraktsvilkår for anskaffelsen. 6 Vedlegg Vedlegg 1 Mal for forpliktelseserklæring 15