IBE430 / IBE430K Forretningsprosesser og ERP Høst 2017

Transkript

1 IBE430 / IBE430K Forretningsprosesser og ERP Høst 2017 Bjørn Jæger Førsteamanuensis i informatikk Høgskolen i Molde

2 Spilte litt av sangen Prosessen av Kaizers Orchestra «Prosessen» var en soleklar single, men det ville vi ikke ha. Vi driver ikke med så pop-catchy ting - vi er og blir et albumband! Det som er mest fønni med denne låten fra 2000 er jo at teksten handler om hvordan vi skal erobre hele landet. Så gjorde vi akkurat det, sier Janove Ottesen. Viktig poeng for gode forretningsprosesser: Alle involverte skal være med

3 Dagens forelesning Motivasjon Eksempler Introduksjon til Forretningsprosesser ERP: Forretningssystemer Praktisk informasjon om kurset

4 Fra Romsdals Budstikke og Oslo Business Forum

5 fortsettelse

6 Første avsnitt:

7 Eksempel: Apple side 3 i boken

8 fortsetter I 1998 var Apple nesten konkurs Da hadde Apple egne fabrikker Solgte via forhandlere til sluttkunder visste lite om kundene Samme år kom Steve Jobs tilbake

9 fortsetter Steve Jobs: Innførte Apple Online butikker Selger rett til kunden ingen mellomledd får raskt vite mye om kundene. Fjernet de gamle forhandlerne. Husker Bente Sollid Storhaug: «Selskapets beslutninger fattes på bakgrunn av sterk kundeinnsikt»

10 fortsetter Steve Jobs: Satte ut produksjon Fjernet egne fabrikker utfører kun design. «Designed by Apple in California. Assembled in China» (Baksiden av iphone)

11 fortsetter Steve Jobs: Innførte et nytt IT-system et ERP system fra SAP ERP-systemet holder rede på hvert eneste Apple produkt, alt som kjøpes på itunes, og Apple Store for hver eneste kunde i hele verden. Husker Bente Sollid Storehaug: «hele leveransemodellen er digitalisert og kundevennlig.»

12 fortsetter Steve Jobs omorganiserte forretningsprosessene og innførte et nytt ERP-system Resultat: Verdens mest verdifulle selskap

13 Eksempel: fra Oslo universitetssykehus(ikke i boken) Eldrebølgen: Antall eldre øker rasker enn antall unge Dobling av antall elder fram mot Fra ca over 67 år i 2015 til 1,5 millioner i 2060 Trenger mye større helsesektor dersom gamle får samme sykdom som tidligere. Det går ikke! Her må noe gjøres!

14 Se også video på:

15 Oslo universitetssykehus lagde en modell av forretningsprosessen, analyserte og forbedret denne «Man kan alltids skrive en rapport, men når selve tjenesten tegnes ut visuelt, blir det mye mer forståelig enn en diffus beskrivelse»

16 . Da kan vi plukke opp mye bedre og mer presis tilbakemelding. Når vi ser hele tjenesten, kan vi begynne dissekere de enkelte delene; - Hvorfor er denne loopen her? - Kan vi standardisere denne delen av tjenesten? Da har vi noe konkret å diskutere rundt, og det blir mye mindre fluff.»

17 Resultat: Reduserte ventetiden for utredning av brystkreft med over 90 prosent ved å endre forretningsprosessene. De gjorde ikke noe medisinsk de endret måten arbeidet ble organisert på selve forretningsprosessen!

18 Molde Kommune Ledelse av prosesser og Lean

19 Dagens arbeidsplasser Alle jobber utføres ved hjelp av datamaskiner Du må vite hva du skal gjøre på din datamaskin Da må du forstå forretningsprosessene og kunne hands-on praktiske ferdigheter

20 IBE430: Teori og praksis Teori: Lærer modeller av forretningsprosesser Praksis: Utfører forretningsprosessene i modellene Basert på detaljert eksempel fra en bedrift Først: Utfør forretningsprosesser manuelt med papir Så det samme i SAP ERP-systemet

21 Læreboken

22 IBE430: Teori og praksis Detaljene er viktig. I IBE430 skal du fylle ut mange detaljer i mange skjema som inngår i forretningsprosesser Det er viktig å vite hva som skal gjøres, hvordan du gjøre det og hvorfor det gjøres

23 Forretningsprosesser Forretning = Handel = Kjøp og Salg Forretningsprosesser = Handelsprosesser = Virksomhetsprosesser Alt bedrifter gjør for å gjennomføre kjøp og salg inkludert produksjon og innkjøp, osv.

24 Forretningsprosesser Ulike typer handel: Handel fra bedrift til kunde: Business-to-Customer (B2C) Handel fra bedrift til bedrift: Business-to-Business (B2B)

25 IBE430 Vi ser på handel fra bedrift til bedrift Business-to-Business (B2B) Antall kjøp og salg er mye større for B2B enn B2C. Fordi et sluttprodukt typisk består av komponenter fra mange leverandører B2B er strengt regulert av lover

26 Introduksjon til en forretningsprosess (side 7 i boken) Ser på salg Salgsforretningsprosessen De viktigste aktivitetene Alle bedrifter utfører disse

27 Teori: Modell av salgsforretningsprosessen 1. Motta ordre fra bedriftskunde 2. Finn varene og pakk dem 3. Send varene 4. Send faktura 5. Motta betaling (se Figure 1.3 Fulfillment process side 7)

28 Teori: Modell av Salgsforretningsprosessen (side 7 i boken) Tegnes på tavlen.

29 ... Teori Salgsforretningsprosessen kalles gjerne Fra-ordre-til-kontanter forretningsprosessen From-order-to-cash business process Kalles også Order Management Cycle Kapittel 4 omhandler salgsforretningsprosessen

30 Data som kreves finnes tradisjonelt i dokumenter

31 Dagens næringsliv 16.8 Dokumentasjonskrav koster Mange ønsker forenkling men krav til dokumentasjon bare øker. Digitalisering hjelper oss. ERP-systemene holder rede på innholdet i dokumentene, dvs. data! Det åpner for automatisert behandling av forretningsprosessene!

32 Praksis: Data fra Dokumenter i Salgsforretningsprosessen Du må kunne data i fem skjema, hvert skjema har rundt 25 datafelt. Disse må forstås og fylles inn korrekt. 1. Motta ordre fra kunde Motta kundens innkjøpsordre: Lag tilsvarende salgsordre: 2. Finn varene og pakk dem Gå til lagerhyllen, ta varene i plukklisten (picking doc) ned, finn innpakning, pakk inn, finn navn og adresser, skriv på, lag og legg ved pakkseddel 3. Send varene Finn post/transportør og overlever varene, registrer at de er sendt 4. Send faktura Lag og send faktura 5. Motta betaling Registrer mottatt betaling sjekk at den stemmer Bruker SAP til dette i øvelsene

33 Forretningsprosesser Hvordan bedriftene arbeider kaller vi forretningsprosesser Boken side 1: Briefly, business processes are the tasks or activities that companies use to produce goods or services. Merk: i IBE430 betyr virksomhet, forretning, bedrift og organisasjon det samme, så når vi sier forretningsprosess eller virksomhetsprosess menes det samme.

34 Definisjon av forretningsprosess brukt i IBE430 (ikke i boken) En forretningsprosess er en samling aktiviteter som utføres av to eller flere avdelinger for å produsere et produkt eller en tjeneste til en kunde.

35 Forretningssystemer IT-systemene som bedriftene bruker kaller vi forretningssystemer I IBE430 er forretningssystemer alle typer IT-systemer bedriftene bruker. Inkludert ERPsystemer, tekstbehandling, regneark, og ulike fagsystemer med spesialiserte oppgaver.

36 ERP Enterprise Resource Planning Et ERP-system er et forretningssystem Det finnes også andre typer IT-system som er forretningssystem men som ikke kalles ERP-system F.eks. et lagerstyringssystem, et innkjøpssystem, et kundebehandlingssystem (CRM), osv. I IBE430 bruker vi ERP og forretningssystem i samme betydning

37 IBE430 IBE430 gir teori og praktiske ferdigheter om Forretningsprosesser og Forretningssystemer

38

39 Kapittel 1 Bygger bro mellom det en bedrift gjør, dvs. forretningsprosessene, og hjelpemidlene de ansatte bruker for å gjøre jobben, dvs. forretningssystemene.

40 Kapittel 1 Det er utenkelig at en bedrift fungerer uten forretningssystemer

41 Prosessbegrepet Prosess en samling aktiviteter utført i en bestemt rekkefølge Forretningsprosess er en samling aktiviteter utført av to eller flere avdelinger, for å produsere et produkt eller en tjeneste for en kunde. Viktig å vite hva som er forskjellen mellom en prosess og en forretningsprosess

42 Hva er ikke en Forretningsprosess? Aktiviteter internt i en avdeling er ikke en forretningsprosess men en del av en forretningsprosess. Se eksempler på hva som ikke er forretningsprosesser men aktiviteter i Table 1-1 Basic Activities in a Functional Organizational Structure side 9 i boken

43 Eksempler på hva som ikke er en Forretningsprosess (men som inngår i en)

44 Historisk bakgrunn: I 1776 beskrev Adam Smith prosessen for å produsere en synål: Oppdeling av arbeidet i flere aktiviteter. Økte produktiviteten med 24000%! Dagens forretningsprosessbegrep har i tillegg med at aktivitetene utføres av flere avdelinger (spesialisering).

45 Er bindeledd mellom teori og praksis Kan være omfattende. Noen eksempler: Zachman Framework (svært omfattende) ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) Statoil bruker ARIS %20Beskrivelse%20av%20ARIS%20Logistikkprosessen%20og%20Havoverv%C3%A5kningsprosessen.pdf Bruker enkle modeller i IBE430 Blir vant til modeller Modeller

46 Kapittel 1 Innkjøpsforretningsprosessen Procurement Process Figure 1.2 side 9 i boken Create Purchase Requisition Create & Send Purchase Order (PO) Receive Goods Receive Invoice From Supplier Send Payment To Supplier

47 Din fremtidige jobb Kunnskapsarbeider

48 Utvikling?

49 Virkeligheten

50 Du blir en kunnskapsarbeider

51 Kunnskapsarbeider Typisk foregår det meste av det du gjør via skjerm og tastatur Innkjøp gjøres, produksjon startes, salg gjennomføres alt via skjerm og tastatur.

52 Hva betyr hver linje? Hva skal jeg gjøre? Hva betyr dette for mine arbeidsoppgaver?

53 Kunnskapsarbeider Du må håndtere en strøm av informasjon via skjerm og tastatur Du må vite Hvilken informasjon som trengs Hvor du får tak i informasjonen Hvordan du skal bruke den Se Information literacy side 6

54 Kunnskapsarbeider Du trenger kunnskap om hvordan du kan bidra Da må du også vite hvordan bedriften som helhet fungerer

55 Viktigste egenskaper til en kunnskapsarbeider, Pugges!boken side Evne til strategisk tenkning Se helheten og forstå hvordan din organisasjon virker 2. Informasjonskunnskap (information literacy) Digital kompetanse. Viktig å vite: Hvilken informasjon som trengs Hvor du får tak i informasjonen Hvordan du skal bruke den 3. Kommunikasjon og samarbeide Fungere som en effektiv del av et prosjektteam og forstå din rolle såvel som andres roller

56 Literacy (kompetanse) Om skrivekunsten (littera=bokstav) Inkluderer tegnsystemer som bilder, lyder, gester, bevegelser, diagrammer, ligninger, gjenstander Digital literacy: inkluderer også IT-systemer Diskusjon om begrepet på norsk:

57 Hvorfor er forretningsprosessene viktige? Forretningsprosessene representerer ledelsens verktøy for å implementere sin strategi Huske eksemplet fra Apple og sykehuset Steve Jobs gjorde om på forretningsprosessene (side 3 i boken) Oslo universitetssykehus kortet ned ventetid med 90%

58 Har alle bedrifter de samme prosessene?

59 Spørsmål (se side 27) Nevn 3 hovedårsaker til økt global konkurranse Hvilke konsekvenser har global konkurranse for organisasjoner? 1. Teknologisk utvikling 2. Harmonisering av lover og regler 3. Økonomiske føringer konkurranse kapital strømmer dit den gir mest avkastning

60 1.2 The functional Organizational Structure

61 Organisasjoner Er typisk delt inn i avdelinger med hver sin spesialitet, innkjøpsavdelingen, salgsavdelingen,

62 Organisasjonsstruktur Typisk er bedrifter organisert i avdelinger Salgsavdeling Innkjøpsavdeling Produksjonsavdeling Ledelsen er typisk hierarkisk organisert: Toppledelse Mellomledelse (Divisjonsledelse) Avdelingsledelse (Linjeledelse) Operasjoner

63 Typisk organisasjonskart Toppledelse Mellomledelse Avdelingsledelse Operasjoner Informasjon flyter typisk innen hver avdeling og mot ledelsen. Det er lite informasjonsflyt på tvers av avdelinger.

64 Siloeffekten (en negativ effekt): Hver ansatt og hver avdeling fokuserer så mye på egne oppgaver at de mister oversikten over hva som best tjener bedriften som helhet.

65 Hver avdeling er en silo. Det er ikke bra.

66 Forretningssystem Et forretningssystemer / ERP system brukes av alle avdelingene ERP systemet kan erstatte alle enkeltsystemer ERP system sørger for at Informasjon kan dele på tvers av avdelinger umiddelbart

67 Et ERP-system sørger for at alle har samme informasjon samtidig alle ser alt

68 All kommunikasjon vi Canvas Forelesningsnotater, link til forelesninger, øvingsoppgaver m.m. legges på Canvas. Dialog med faglærer og/eller hjelpelærer via Diskusjoner i Canvas Alle lærere og dere kan skrive og lese her Meldinger av personlig karakter (sykdom etc.) kan sendes på epost til faglærer bjorn.jager@himolde.no

69 Praktiske opplysninger Forelesninger Tirsdager Også i opptak på himoldex IBE430K i Kristiansund foreleses via opptak i HiMoldeX. Vises mandager via HiMoldeX i rom K-116. MERK: Arbeidskrav: 10 obligatoriske øvinger Levert innen gitte frister Hjelpelærer godkjenner (ikke godkjent: må være rettet til neste innlevering) Vurderingsform: 3 timer digital eksamen, uten hjelpemidler Karaktertype : Bokstavkarakter

70 Øvelse 1 Obligatorisk Legges ut på Canvas etter forelesningen Leveres på Canvas innen neste onsdag (30.8) Basert på første forelesning og kapittel 1

71 Takk for i dag! Kjøp boken!