Eierskapsmelding Hedmark fylkeskommune 2013

Transkript

1 Saknr. 14/ Saksbehandler: Geir Aalgaard Brede Kristen Myhre Kari Mette Hoel Eierskapsmelding Hedmark fylkeskommune 2013 Innstilling til vedtak: Fylkesrådet legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til vedlagte eierskapsmelding for Fylkestinget slutter seg til vedlagte retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar i selskaper hvor Hedmark fylkeskommune er eier. 3. Fylkestinget ber om at arbeidet med å vurdere å velge varamedlemmer i styrer i fylkeskommunale selskap fortsetter. Vedlegg: - Eierskapsmelding Retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar i selskaper som Hedmark fylkeskommune eier Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

2 Saksutredning Eierskapsmelding Hedmark fylkeskommune 2013 Innledning og bakgrunn Eierskapsmelding for Hedmark fylkeskommune legges årlig frem for fylkestinget til behandling. Årets melding er den sjette som er utarbeidet. Hedmark fylkeskommune har en omfattende portefølje av selskaper hvor fylkeskommunen har eierinteresser. Det er viktig at fylkestinget som øverste politiske organ har god kunnskap om, og et bevisst forhold til dette eierskapet i sin helhet. Det er en nødvendig forutsetning for å kunne ivareta rollen som en bevisst og forutsigbar eier. Stadig flere fylkeskommuner og kommuner bruker eierskapsmelding som et verktøy for å definere og følge opp sin eierskapspolitikk. Årets eierskapsmelding er utarbeidet etter samme mal som tidligere. Selskapsoversikten er tematisk inndelt. Det er ikke ment å være en aktivitetsrapportering for det enkelte selskap, men en oversikt ut fra fylkeskommunens ståsted som eier. Selv om Hedmark fylkeskommune ikke er eier av stiftelsene er disse med i år også. Bakgrunnen for dette er at Hedmark fylkeskommune er en stor bidragsyter i de stiftelsene. Det er i denne meldingen også valgt å beholde en faktadel innledningsvis som beskriver de ulike samarbeids- og selskapsformene, for å vise mulighetene for alternativ organisering. Saksopplysninger fakta Denne eierskapsmeldingen omhandler året Hendelser i 2014 er følgelig ikke omtalt i selve eierskapsmeldingen. Det kan likevel være nyttig å omtale relevante forhold fra 2014 kort her. Etter en gjennomgang av selskapene/foretakene/stiftelsene kan det nevnes følgende; - Samarbeidende kraftfylker er lagt inn i årets eierskapsmelding. Bakgrunnen for dette er at samarbeidet nå er formalisert som en forening. - Hedmark fylkeskommune har løst ut eierandelene i selskapene rv3/25, E6 og E16 som er datterselskaper 100 % eid av Vegfinans AS. Hedmark fylkeskommune har i stedet økt eierandelen i Vegfinans AS. - Akershus fylkeskommune gjorde i 2012 vedtak om å melde seg ut av NDLA-samarbeidet. Det ble i 2013 gjort et kontravedtak og innmelding skjedde Hedmark fylkesmuseum byttet navn til Anno museum våren Fylkestinget ble i fylkestingsmelding nr. 7/2013 orientert om at fylkesrådet har opprettet et administrativt eiersekretariat. Målsettingen for sekretariatet er å tilrettelegge slik at fylkesrådet settes i stand til å utøve den løpende oppfølging av fylkeskommunens eierskap best mulig. En av sekretariatets oppgaver er å utarbeide de årlige eierskapsmeldingene. Nærmere om eiersekretariatet fremgår av overnevnte fylkestingsmelding og fylkesrådets vedtak i sak 295/12 av Eiersekretariatet har vært operativt siden Vurderinger I årets eierskapsmelding er det innarbeidet informasjon om honoraret til styremedlemmer. Det er første gang denne type informasjon fremkommer i eierskapsmeldingen. Det er også utarbeidet forslag til retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar for selskaper hvor Hedmark fylkeskommune er eier. Retningslinjene er det naturlig å behandle i samme sak som eierskapsmeldingen.

3 Styregodtgjøring Fylkestinget vedtok i FT sak 69/13 at det i eierskapsmelding for 2013 skal innarbeides informasjon om hva styremedlemmer mottar i styrehonorar og/eller godtgjøring. På bakgrunn av vedtaket fattet i fylkestinget er det i eierskapsmelding for 2013 innarbeidet et eget punkt som gjør rede for hva styremedlemmer mottar i fast styrehonorar i de forskjellige selskapene. Dette gjelder der hvor Hedmark fylkeskommune helt eller delvis er eier. I de selskaper hvor det ikke utbetales styrehonorar fremkommer dette i eierskapsmeldingen. Utgangspunktet for opplysningene som er innarbeidet i eierskapsmeldingen er opplysninger slik det fremkommer av den enkelte protokoll fattet av generalforsamling eller representantskap. I de tilfeller hvor det har vært vanskelig å oppdrive opplysninger om dette, er det brukt opplysninger fra noter i regnskapet. Notene i regnskapet viser i all hovedsak hva den totale utbetalingen til styremedlemmer utgjør. Det fremkommer av eierskapsmeldingen når det er benyttet regnskapstall. Retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar i Hedmark fylkeskommune Styrehonorar fastsettes av det operative eierorgan, dvs. generalforsamling eller representantskap. I noen selskaper er det valgkomiteen som fremmer forslag til styrehonorar. I FT sak 69/13 besluttet fylkestinget at det skal utarbeides forslag til generelle retningslinjer for fastsettelse av styregodtgjøring. Arbeidet med dette har vært fokusert på de faste honorarene til medlemmene i styrene. For varamedlemmer er det foreslått å benytte en fast møtegodtgjøring som tilsvarer satsene slik det fremkommer av Reglement for godtgjøring m.v. i Hedmark fylkeskommune. Frem til nå har det utelukkende vært opp til de respektive organ, som har myndighet, å beslutte størrelsen på styrehonorar. Det har tidligere ikke vært noen generelle retningslinjer på hva som skal ligge til grunn for fastsettelse av styrehonorar. I saken følger vedlagt forslag til retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar i selskaper/foretak hvor Hedmark fylkeskommune er eier. Det er foreslått at retningslinjene alltid skal benyttes hvis det skal fastsettes styrehonorar til styremedlemmer. Utgangspunktet for arbeidet har vært at retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar bør utformes på en slik måte at de bidrar til å fremme selskapets måloppnåelse, samtidig som honoraret fremstår som rimelig og hensiktsmessig sett hen til de faktiske forhold, inkludert det personlige ansvar som påhviler styremedlemmene. Da det er et stort mangfold av selskaper/foretak som Hedmark fylkeskommune helt eller delvis har eierskap i, har det vært en utfordring å finne faste størrelser på hva styrehonorar bør utgjøre. Årsaken til dette er at det er veldig stor variasjon i størrelsen på selskapene, ansvaret til styret, graden av risiko for de som opererer i ett marked, virksomhetens kompleksitet, styrets arbeidsmengde, styremedlemmenes kompetanse og om det er tegnet styreforsikring for medlemmene. Vedlagte retningslinjer har derfor ikke lagt til grunn faste satser, men momenter som skal vektlegges hvis det er besluttet at styremedlemmene skal motta styrehonorar. Retningslinjene skal gjelde alle som besitter styreverv i selskaper hvor Hedmark fylkeskommune er eier og det er besluttet å utbetale styrehonorar. I tillegg er det foreslått å benytte retningslinjene i selskaper hvor Hedmark fylkeskommune er deleier. Dette kan i praksis gjennomføres ved at

4 fylkeskommunens representant i besluttende organ presenterer retningslinjene, og foreslår å benytte disse ved fastsettelse av eventuelle styrehonorar. Varamedlemmer i styre Når det gjelder selskapsstyrer er det valgfritt hvorvidt det velges varamedlemmer til et styre. I aksjeselskap er det generalforsamlingen som beslutter hvorvidt det skal oppnevnes varamedlemmer, og dette kan også være omtalt i selskapets vedtekter. I interkommunale selskaper (IKS) er tilsvarende myndighet lagt til representantskapet. Det er noe varierende hvordan lovverket regulerer krav til antall styremedlemmer. Dette bør da også vurderes opp mot selskapets størrelse, driftens kompleksitet mv. Hvis disse forhold har betinget et forholdsvis lite styre, f.eks. på tre medlemmer, og det heller ikke er oppnevnt varamedlemmer, vil dette gi en situasjon som er forholdsvis sårbar. I FT sak 69/13 ble det vedtatt at det skulle vurderes å oppnevne varamedlemmer på generalforsamlingene i Dette arbeidet er delvis blitt fulgt opp. I FT sak 39/14 besluttet fylkestinget at det godkjennes at det velges varamedlemmer til styret i Hedmark fylkeskraft AS I selskaper hvor dette ikke er vurdert bør man fortsatt ha fokus på dette. Det bør spesielt være fokus på dette i selskaper hvor det skal velges nye styremedlemmer og det ikke er varamedlemmer. Da bør det vurderes om det skal velges varamedlemmer i styret. Det er enklest å sørge for dette når det gjelder fylkeskommunens heleide selskaper, men prinsippet bør søkes ivaretatt også i selskaper vi eier sammen med andre. Dersom oppnevning av varamedlemmer krever vedtektsendring, må dette også tas med i arbeidet. Konklusjon Årets eierskapsmelding er bygd opp etter samme mal som tidligere. Eierskapsmeldingen er ment å være et overordnet politisk styringsdokument når det gjelder eierskap og eierskapsoppfølging. I FT sak 69/13 ble det vedtatt at opplysninger om styregodtgjøring skal inn i eierskapsmelding for I eierskapsmelding for 2013 er det innarbeidet opplysninger om de faste styrehonorarene i de selskaper hvor det er besluttet at dette skal komme til utbetaling. Hedmark fylkeskommune har tidligere ikke hatt retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar i selskaper fylkeskommunen eier. Fylkestinget besluttet i FT sak 69/13 at det skal utarbeides retningslinjer for dette. Retningslinjene følger vedlagt saken. De vedlagte retningslinjene er ment å bidra til å fremme selskapets måloppnåelse samtidig som styrehonorarene fremstår som rimelig og hensiktsmessig sett hen til de faktiske forhold, inkludert det personlige ansvar som påhviler styremedlemmene. Når det gjelder arbeidet med å vurdere om det bør velges varamedlemmer i styrer er dette gjennomført i Hedmark fylkeskraft AS. Det ble i 2014 vedtatt at det skal være varamedlemmer i det styret. Fylkesrådet vil fortsatt arbeide for å se om det er behov for det i andre selskaper. Fylkesrådet legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til vedlagte eierskapsmelding for 2013.

5 2. Fylkestinget slutter seg til vedlagte retningslinjer for fastsettelse av styrehonorar i selskaper hvor Hedmark fylkeskommune er eier. 3. Fylkestinget ber om at arbeidet med å vurdere å velge varamedlemmer i styrer i fylkeskommunale selskap fortsetter.