Styremøte Innkalling med sakspapirer

Transkript

1 Styremøte Innkalling med sakspapirer Dat: 28. april 2010 Kl.: til ca Sted: Rica Arctic Htel, Kirkenes

2

3 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: 2010/242-12/012 Saksbeh/tlf: Karin Paulke, Dat: Styresak Gdkjenning av innkalling g saksliste I samråd med styreleder inviteres styret i Helse Nrd RHF til å vedta følgende saksliste fr styremøte, den 28. april 2010: Sak Gdkjenning av innkalling g saksliste Side 1 Sak Gdkjenning av prtkll fra styremøte 26. mars 2010 Side 2 Sak Lkalsykehusstrategi høring Side 16 Sakspapirene ettersendes. Sak Oppfølging av internkntrll knyttet til bygningsmessig Side 17 vedlikehld g byggeprsjekter i helsefretakene, jf. styresak Internrevisjnsrapprt nr. 01/2009: Internkntrll knyttet til bygningsmessig vedlikehld g byggeprsjekter i Helse Finnmark HF Sak Øknmirapprt nr Side 23 Sakspapirene ettersendes. Sak Plan fr internrevisjn Side 24 Behandling av styresaken ble utsatt fra styremøte, den 26. mars 2010, jf. styresak Sak Orienteringssaker Side Infrmasjn fra styreleder til styret muntlig 2. Infrmasjn fra adm. direktør til styret muntlig 3. Regnskapsprinsipper Helse Nrd RHF: Avsetning fr verlegepermisjner, rientering m regnskapsprinsipper g krav til dkumentasjn Sakspapirene ettersendes. Sak Referatsaker Side Prtkll fra møte i Reginalt Brukerutvalg av 15. mars Brev av 6. april 2010 fra Helsetilsynet i Finnmark til Kirkenes sykehus ad. bekymringsmelding lufttransprt av pasienter med akutte psykiatriske lidelser 3. Brev av 29. mars 2010 fra Helsetilsynet i Finnmark til Helse Finnmark HF ad. frskrift m akuttmedisin utenfr sykehus Sak Eventuelt Side 46 Bdø, den 16. april 2010 Lars Vrland Adm. direktør Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 1

4 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: 2010/242-13/012 Saksbeh/tlf: Karin Paulke, Dat: Styresak Gdkjenning av prtkll fra styremøte 26. mars 2010 Møtetype: Styremøte i Helse Nrd RHF Møtedat: 26. mars 2010 kl Møtested: Helse Nrd RHF s lkaler i Bdø Tilstede: Navn: Bjørn Kaldhl styreleder Inger Lise Strøm nestleder Alf E. Jacbsen styremedlem Inge Myrvll styremedlem Inger Jørstad styremedlem Kari Jørgensen styremedlem Line Miriam Haugan styremedlem Terje Olsen styremedlem Trygve Myrvang styremedlem Kirsti Jacbsen styremedlem Kari B. Sandnes styremedlem Margit Steinhlt varamedlem (møter fr Jens Munch-Ellingsen) Evy Adamsen varamedlem (møter fr Ann-Mari Jenssen) Sissel B. Jenssen bservatør fra Reginalt Brukerutvalg Frfall: Navn: Jens Munch-Ellingsen styremedlem Ann-Mari Jenssen styremedlem Fra administrasjnen: Navn: Lars Vrland adm. direktør Karin Paulke administrasjnsleder Kristian I. Fanghl infrmasjnsdirektør Finn Henry Hansen direktør Jan Nrum fagdirektør Irene Skiri kst. direktør fr eieravdelingen Tr Slbjørg leder fr internrevisjnen Erik Arne Hansen regnskapsleder Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 2

5 Styresak Gdkjenning av innkalling g saksliste Sak Gdkjenning av innkalling g saksliste Sak Gdkjenning av prtkll fra styremøte 24. februar 2010 Sak Valg av styrer i helsefretakene, jf. helsefretakslven 21 Frslag til styresammensetning i helsefretakene ble lagt frem ved møtestart. Sak Gdtgjørelse til styremedlemmer g varamedlemmer i helsefretakene Sak Oppnevning av Reginalt brukerutvalg fr periden Frslag til sammensetningen av det reginale brukerutvalget ble lagt frem ved møtestart. Sak Årlig melding 2009 Sakspapirene var ettersendt. Sak Gdkjenning av årsregnskap g styrets beretning 2009 herunder dispnering av resultat Sakspapirene var ettersendt. Sak Øknmirapprt nr Sakspapirene var ettersendt. Sak Justering av øknmiske rammer budsjett 2010 nr. 1 Sak Retningslinjer fr verflytting av intensivpasienter mellm sykehus vedlegg 3 i ppdragsdkument 2010, jf. styresak Eventuelt Sak Internrevisjnsrapprt 12/09: Frvaltning av inventar g utstyr i fretaksgruppen Sak Plan fr internrevisjn Sak Sak Orienteringssaker 1. Infrmasjn fra styreleder til styret muntlig 2. Infrmasjn fra adm. direktør til styret muntlig Referatsaker 1. Brev av 17. februar 2010 fra Arbeidstilsynet til Universitetssykehuset Nrd-Nrge HF ad. anmdning m ny tilbakemelding fysiske arbeidsfrhld intensiven ved UNN Trmsø 2. Brev av 3. mars 2010 fra de knserntillitsvalgte i Helse Nrd RHF ad. krav m styrerepresentasjn i styret i Helse Nrd RHF 3. Brev av 23. februar 2010 fra Helsetilsynet i Finnmark ad. avslutning av tilsynssak mt Helse Nrd RHF på bakgrunn av pasientklage mt BUP Kirkenes Helse Nrd RHF 4. Brev av 1. mars 2010 fra Helse- g msrgsdepartementet til Delta v/odd Oskarsen ad. instruksjn av helsefretak Helse Nrd RHF 5. Brev av 26. februar 2010 fra Statens Havarikmmisjn fr Transprt til Lufttransprt AS ad. avslutning etter frundersøkelse luftfartshendelse mellm Svalbard Lufthavn Lngyear g Trmsø Lufthavn Langnes, den 10. februar 2010 med Lufttransprt Beech King Air B200, LN-MOJ, jf. styresak /2 Orienteringssaker, adm. direktørs muntlige rienteringer, strekpunkt 6 Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 3

6 Sak Brev av 9. mars 2010 fra Helsetilsynet i Trms ad. rientering m revisjner innen Helse Nrd mrådet Brev av 8. mars 2010 fra Helsetilsynet i Trms til Aleris Helse AS Trmsø ad. avslutning av tilsyn, jf. styresak /5 Referatsaker Kpi av brevet var ettersendt. 8. Brev av 5. mars 2010 fra Riksrevisjnen til underliggende helsefretak v/styret ad. utvidet kntrll, valg, ppfølging g kntrll av styret i underliggende fretak Kpi av brevet var ettersendt. 9. Brev av 5. mars 2010 fra Riksrevisjnen til de fire reginale helsefretakene v/styret ad. utvidet kntrll valg, ppfølging g kntrll av styret i underliggende helsefretak Kpi av brevet var ettersendt. 10. Brev av 10. mars 2010 fra Helsetilsynet ad. tilsynsmelding 2009, jf. Kpi av brevet ble lagt frem ved møtestart. 11. Brev av 12. mars 2010 fra Helsetilsynet ad. ppsummeringsrapprt fra landsmfattende tilsyn med distriktspsykiatriske sentre (DPS) i 2008 g 2009, jf. Kpi av brevet ble lagt frem ved møtestart. 12. Invitasjn til samhandlingsknferanse 25. til 26. mai 2010 i Trmsø Kpi av invitasjnen ble lagt frem ved møtestart. Eventuelt Styrets vedtak: Innkallingen g sakslisten gdkjennes med de endringer sm km frem under behandling av saken. Styresak Gdkjenning av prtkll fra styremøte 24. februar 2010 Styrets vedtak: Prtkll fra styremøtet, den 24. februar 2010 gdkjennes. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 4

7 Styresak Valg av styrer i helsefretakene, jf. helsefretakslven 21 Frslag til styresammensetning i helsefretakene ble lagt frem ved møtestart. Styrets vedtak: Styret vedtk styreleders frslag til vedtak sm følger: 1. Fr periden 7. april 2010 til avhldelse av fretaksmøte i mai/juni 2012 velges styrer i helsefretakene sm følger: 1. Helgelandssykehuset HF Frde Mellemvik, Bdø Per Iver Øksne, Msjøen Åshild Nrdnes, Helse Nrd RHF Christine Trnes (Høyre), Hemnes Turid Næss (Bygdeliste), Vega Jhn Aslak Kappfjell (DnA), Hattfjelldal Karen Hagland Amundsen (SP), M i Rana Sm styreleder velges Frde Mellemvik, g sm nestleder velges Christine Trnes. 2. Helse Finnmark HF Ketil Hlmgren, Hammerfest Mna Søndenå, Sør-Varanger Irene Skiri, Helse Nrd RHF Trfinn Reginiussen (DnA), Alta Ragnhild Nystad (NSR), Karasjk Staal Nilsen (FrP), Sør-Varanger Ulf Syversen (DnA), Nrdkapp Sm styreleder velges Ketil Hlmgren, g sm nestleder velges Irene Skiri. 3. Nrdlandssykehuset HF Stig Fssum, Bdø Tve Buschmann, Fauske Finn Henry Hansen, Helse Nrd RHF Astrid Bjørgaas (Høyre), Vågan Berit Pettersen (DnA), Srtland Ingar Kuljk (NSR), Tysfjrd Hege Kristin Jørgensen (SP), Beiarn Sm styreleder velges Stig Fssum, g sm nestleder velges Astrid Bjørgaas. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 5

8 4. Sykehusaptek Nrd HF Anne Helen Hansen, Trmsø Børge Wahl, Bdø Alf Lrentzen (FrP), Karlsøy Bjørg Helene Jenssen (V), Bdø Svein Iversen (KrF), Alta Sm styreleder velges Anne Helen Hansen, g sm nestleder velges Børge Wahl. 5. Universitetssykehuset Nrd-Nrge HF Olav Helge Førde, Trmsø Anne Grethe Olsen, Hammerfest Erik Arne Hansen, Helse Nrd RHF Jrhill Andreassen (H), Lenvik Åse Berit Vrenne (SV), Narvik Svenn A. Nilsen (DnA), Trmsø Hanne C. Iversen (FrP), Harstad Ottar Skjellhaug (DnA), Fauske Sm styreleder velges Jrhill Andreassen, g sm nestleder velges Olav Helge Førde. 2. Styrene i helsefretakene ppnevnes i fretaksmøter, den 7. april Enstemmig vedtatt. Styresak Gdtgjørelse til styremedlemmer g varamedlemmer i helsefretakene Adm. direktør la frem følgende endrede frslag til styrets vedtak (endringer i kursiv): Styret legger følgende innstilling frem i fretaksmøtet med helsefretakene: 1. Årlig styregdtgjørelse fr styrene i helsefretakene justeres til: Styreleder kr pr. år Nestleder kr pr. år Styremedlemmer kr pr år 2. Fastsatt hnrar dekker rdinære g ekstrardinære møter. 3. Helsefretakslven, helsefretakets vedtekter g instruks fr HF-styrene regulerer hvilke ppgaver sm inngår i en rdinær styrerlle. 4. Styremedlemmer sm utfører arbeidsppgaver fr helsefretaket sm ikke kan sies å inngå i en rdinær styrerlle, kan tilgdeses særskilt kmpensasjn. Slik kmpensasjn må gdkjennes av styreleder i Helse Nrd RHF med etterfølgende rapprtering i styret. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 6

9 5. Varamedlemmer hnreres kr pr. møtedag, inkludert ev. tapt arbeidsfrtjeneste. 6. Ved større fravær enn 30 % i løpet av et år, avkrtes de faste gdtgjørelsene med % -sats lik fravær. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: Styret legger følgende innstilling frem i fretaksmøtet med helsefretakene: 1. Årlig styregdtgjørelse fr styrene i helsefretakene justeres til: Styreleder kr pr. år Nestleder kr pr. år Styremedlemmer kr pr år 2. Fastsatt hnrar dekker rdinære g ekstrardinære møter. 3. Helsefretakslven, helsefretakets vedtekter g instruks fr HF-styrene regulerer hvilke ppgaver sm inngår i en rdinær styrerlle. 4. Styremedlemmer sm utfører arbeidsppgaver fr helsefretaket sm ikke kan sies å inngå i en rdinær styrerlle, kan tilgdeses særskilt kmpensasjn. Slik kmpensasjn må gdkjennes av styreleder i Helse Nrd RHF med etterfølgende rapprtering i styret. 5. Varamedlemmer hnreres kr pr. møtedag, inkludert ev. tapt arbeidsfrtjeneste. 6. Ved større fravær enn 30 % i løpet av et år, avkrtes de faste gdtgjørelsene med % -sats lik fravær. Styresak Oppnevning av Reginalt brukerutvalg fr periden Frslag til sammensetningen av det reginale brukerutvalget ble lagt frem ved møtestart. Adm. direktør la frem følgende frslag til styrets vedtak: 1. Nytt Reginalt brukerutvalg i Helse Nrd RHF ppnevnes fr periden mars 2010 til mars Utvalget er satt sammen med bakgrunn i styrets vedtak i styresak /5 Reginalt brukerutvalg prinsipper fr ppnevning av nytt utvalg Sammensetningen er valgt fr å ivareta hensynet til representasjn fra viktige grupper g satsningsmråder fr Helse Nrd RHF, behvet fr kntinuitet g et utvalg sm kan fungere effektivt i frhld til utvalgets rller. 2. Følgende representanter velges til Reginalt brukerutvalg i Helse Nrd RHF fr periden mars 2010 til mars 2012: Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 7

10 Mildrid Pedersen, Bardufss Ragnvald Mrtensen, Bleik Iren-Marie Owe Sleng, Bdø Else Marie Nyby, Alta Arnfinn Sarrila, Alta Aud Overå Fyhn, Trmsø Marit Østlund Hansen, Bdø Randi Nesje, Bdø Ragnar Man, Trmsø Gerd Harr Jansen, Narvik FFO Trms (gjenvalg) FFO Nrdland (gjenvalg) FFO Nrdland (ny) FFO Finnmark (tidligere vara) FFO Finnmark (gjenvalg) Fylkeseldrerådet Trms (tidligere vara) Fylkeseldrerådet Nrdland (ny) SAFO (gjenvalg) RIO Nrd, fr satsningsmråde rus (gjenvalg) Kreftfreningen (ny) 3. Sm leder g nestleder fr Reginalt brukerutvalg i Helse Nrd RHF velges Leder: Mildrid Pedersen, Bardufss FFO Trms Nestleder: Ragnar Man RIO Nrd 4. Sm vararepresentanter i rekkefølge g med det antall vararepresentanter fr hver gruppe sm har frslagsrett velges følgende: FFO: Arnfinn Hansen, Skjervøy Liv Therese Larsen, Narvik Nina Danielsen, Kirkenes Bjørg Mlander, Harstad Anne Fredriksen, Kirkenes SAFO: Trstein Møller, Gibstad Fylkeseldrerådene: Annfrid Slettvld, Sør-Tverrfjrd Ernst Eidem, Bdø Oddmund Sleng, Bardu Satsningsmråde rus: Asbjørn Larsen, Trmsø FFO Trms (ny) FFO Nrdland (ny) FFO Finnmark (gjenvalg) FFO Trms (ny) FFO Finnmark (ny) SAFO (ny) Fylkeseldrerådet Finnmark (ny) Fylkeseldrerådet Nrdland (gjenvalg) Fylkeseldrerådet Trms (gjenvalg) RIO Nrd (ny) Brukerrganisasjner under Kreftfreningen: Randi Perssn, Ankenesstrand Kreftfreningen 5. Ordningen med bservatør (med t vararepresentanter) fra Reginalt Brukerutvalg til styret i Helse Nrd RHF videreføres. Enstemmig vedtatt. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 8

11 Styrets vedtak: 1. Nytt Reginalt brukerutvalg i Helse Nrd RHF ppnevnes fr periden mars 2010 til mars Utvalget er satt sammen med bakgrunn i styrets vedtak i styresak /5 Reginalt brukerutvalg prinsipper fr ppnevning av nytt utvalg Sammensetningen er valgt fr å ivareta hensynet til representasjn fra viktige grupper g satsningsmråder fr Helse Nrd RHF, behvet fr kntinuitet g et utvalg sm kan fungere effektivt i frhld til utvalgets rller. 2. Følgende representanter velges til Reginalt brukerutvalg i Helse Nrd RHF fr periden mars 2010 til mars 2012: Mildrid Pedersen, Bardufss FFO Trms (gjenvalg) Ragnvald Mrtensen, Bleik FFO Nrdland (gjenvalg) Iren-Marie Owe Sleng, Bdø FFO Nrdland (ny) Else Marie Nyby, Alta FFO Finnmark (tidligere vara) Arnfinn Sarrila, Alta FFO Finnmark (gjenvalg) Aud Overå Fyhn, Trmsø Fylkeseldrerådet Trms (tidligere vara) Marit Østlund Hansen, Bdø Fylkeseldrerådet Nrdland (ny) Randi Nesje, Bdø SAFO (gjenvalg) Ragnar Man, Trmsø RIO Nrd, fr satsningsmråde rus (gjenvalg) Gerd Harr Jansen, Narvik Kreftfreningen (ny) 3. Sm leder g nestleder fr Reginalt brukerutvalg i Helse Nrd RHF velges Leder: Mildrid Pedersen, Bardufss FFO Trms Nestleder: Ragnar Man RIO Nrd 4. Sm vararepresentanter i rekkefølge g med det antall vararepresentanter fr hver gruppe sm har frslagsrett velges følgende: FFO: Arnfinn Hansen, Skjervøy Liv Therese Larsen, Narvik Nina Danielsen, Kirkenes Bjørg Mlander, Harstad Anne Fredriksen, Kirkenes SAFO: Trstein Møller, Gibstad Fylkeseldrerådene: Annfrid Slettvld, Sør-Tverrfjrd Ernst Eidem, Bdø Oddmund Sleng, Bardu Satsningsmråde rus: Asbjørn Larsen, Trmsø FFO Trms (ny) FFO Nrdland (ny) FFO Finnmark (gjenvalg) FFO Trms (ny) FFO Finnmark (ny) SAFO (ny) Fylkeseldrerådet Finnmark (ny) Fylkeseldrerådet Nrdland (gjenvalg) Fylkeseldrerådet Trms (gjenvalg) RIO Nrd (ny) Brukerrganisasjner under Kreftfreningen: Randi Perssn, Ankenesstrand Kreftfreningen Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 9

12 5. Ordningen med bservatør (med t vararepresentanter) fra Reginalt Brukerutvalg til styret i Helse Nrd RHF videreføres. Styresak Årlig melding 2009 Sakspapirene var ettersendt. Adm. direktør la frem følgende frslag til styrets vedtak: 1. Årlig melding 2009 til Helse- g msrgsdepartementet gdkjennes. 2. Styret er tilfreds med at helsefretaksgruppen i all hvedsak har fulgt pp nasjnale satsingsmråder g fastsatte krav i Oppdragsdkument g fretaksmøter i Det er frtsatt et fr strt avvik mellm målsettinger g resultater i frhld til ventetid g nasjnale kvalitetsindikatrer. Dette skal følges pp enda tettere gjennm rapprteringen på ppdragsdkumentet i I særdeleshet må fretaksledelsen ha fkus på epikrisetid, andel strykninger på perasjnsprgrammet, ventetid g fristbrudd. 4. Styret viser til den lange ventetiden g nedgangen i aktivitet innen barne- g ungdmspsykiatrien g ber m at det iverksettes særlige tiltak fr å bedre situasjnen. Området må ha høyt ledelsesmessig fkus i Styret i Helse Nrd RHF erkjenner at sykefraværet frtsatt er fr høyt g det er nødvendig å frtsette arbeidet med sykefraværsppfølgingen. Samtidig må en ha fkus på faktrene sm påvirker medarbeidernes tilstedeværelse. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Årlig melding 2009 til Helse- g msrgsdepartementet gdkjennes. 2. Styret er tilfreds med at helsefretaksgruppen i all hvedsak har fulgt pp nasjnale satsingsmråder g fastsatte krav i Oppdragsdkument g fretaksmøter i Det er frtsatt et fr strt avvik mellm målsettinger g resultater i frhld til ventetid g nasjnale kvalitetsindikatrer. Dette skal følges pp enda tettere gjennm rapprteringen på ppdragsdkumentet i I særdeleshet må fretaksledelsen ha fkus på epikrisetid, andel strykninger på perasjnsprgrammet, ventetid g fristbrudd. 4. Styret viser til den lange ventetiden g nedgangen i aktivitet innen barne- g ungdmspsykiatrien g ber m at det iverksettes særlige tiltak fr å bedre situasjnen. Området må ha høyt ledelsesmessig fkus i Styret i Helse Nrd RHF erkjenner at sykefraværet frtsatt er fr høyt g det er nødvendig å frtsette arbeidet med sykefraværsppfølgingen. Samtidig må en ha fkus på faktrene sm påvirker medarbeidernes tilstedeværelse. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 10

13 Styresak Gdkjenning av årsregnskap g styrets beretning 2009 herunder dispnering av resultat Sakspapirene var ettersendt. I starten av styremøtet la revisjnsselskapet Ernst & Yung frem en ppsummering av revisjn 2009 fr fretaksgruppen g Helse Nrd RHF. Orienteringen ble gitt unntatt ffentlighet, jf. Offl. 5. Adm. direktør la frem følgende frslag til styrets vedtak: 1. Styret innstiller venfr fretaksmøte at det fremlagte årsppgjør med resultatregnskap g balanse, inkludert kntantstrøm g nter, samt dispnering av årsresultatet fastsettes sm Helse Nrd RHF s regnskap fr Styrets beretning vedtas med de endringer sm km frem under behandling av saken. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret innstiller venfr fretaksmøte at det fremlagte årsppgjør med resultatregnskap g balanse, inkludert kntantstrøm g nter, samt dispnering av årsresultatet fastsettes sm Helse Nrd RHF s regnskap fr Styrets beretning vedtas med de endringer sm km frem under behandling av saken. Styresak Øknmirapprt nr Sakspapirene var ettersendt. Adm. direktør la frem følgende frslag til styrets vedtak: 1. Styret tar øknmirapprt til rientering. 2. Styret ber m at tiltaksgjennmføring g resultatutvikling følges tett pp verfr helsefretakene. Herunder at det freligger kmplette tiltaksplaner fr å sikre realisering av resultatkrav. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret tar øknmirapprt til rientering. 2. Styret ber m at tiltaksgjennmføring g resultatutvikling følges tett pp verfr helsefretakene. Herunder at det freligger kmplette tiltaksplaner fr å sikre realisering av resultatkrav. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 11

14 Styresak Justering av øknmiske rammer budsjett 2010 nr. 1 Adm. direktør la frem følgende frslag til styrets vedtak: 1. Styret fr Helse Nrd RHF bevilger: 0,5 mill krner til registrering av sykehusbygg i tråd med klassifikasjnssystemet 1,0 mill krner til prsjekt tlketjeneste i Helse Finnmark HF 0,4 mill krner til prsjekt Nasjnalt stab/støtte, delprsjekt lgistikk 5,0 mill krner til pasientskadefrsikring NPE 2. Styret gdkjenner at Helse Finnmark HF mdispnerer 2,5 mill krner av sysselsettingsmidlene, slik det fremgår av saksfrelegget. 3. Styret tar til rientering øvrige administrative endringer, slik de fremkmmer av saksfrelegget. 4. Økt investeringsramme til medisinskteknisk utstyr justeres i henhld til ppnådd resultat Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret fr Helse Nrd RHF bevilger: 0,5 mill krner til registrering av sykehusbygg i tråd med klassifikasjnssystemet 1,0 mill krner til prsjekt tlketjeneste i Helse Finnmark HF 0,4 mill krner til prsjekt Nasjnalt stab/støtte, delprsjekt lgistikk 5,0 mill krner til pasientskadefrsikring NPE 2. Styret gdkjenner at Helse Finnmark HF mdispnerer 2,5 mill krner av sysselsettingsmidlene, slik det fremgår av saksfrelegget. 3. Styret tar til rientering øvrige administrative endringer, slik de fremkmmer av saksfrelegget. 4. Økt investeringsramme til medisinskteknisk utstyr justeres i henhld til ppnådd resultat Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 12

15 Styresak Retningslinjer fr verflytting av intensivpasienter mellm sykehus vedlegg 3 i ppdragsdkument 2010, jf. styresak Eventuelt Adm. direktør la frem følgende frslag til styrets vedtak: 1. Vedlegg 3 i ppdragsdkument 2010 sm ble verlevert i fretaksmøte med helsefretakene, den 3. februar 2010 trekkes tilbake sm del av ppdragsdkumentet. Vedlegg 3 versendes administrativt til helsefretakene. 2. Styrets vedtak i punkt 1 stadfestes i fretaksmøte med helsefretakene. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Vedlegg 3 i ppdragsdkument 2010 sm ble verlevert i fretaksmøte med helsefretakene, den 3. februar 2010 trekkes tilbake sm del av ppdragsdkumentet. Vedlegg 3 versendes administrativt til helsefretakene. 2. Styrets vedtak i punkt 1 stadfestes i fretaksmøte med helsefretakene. Styresak Internrevisjnsrapprt 12/09: Frvaltning av inventar g utstyr i fretaksgruppen Adm. direktør la frem følgende frslag til styrets vedtak: 1. Internrevisjnsrapprt 12/09 Frvaltning av inventar g utstyr i fretaksgruppen ppsummering, tas til rientering. 2. Styret ber adm. direktør følge pp anbefalingene sm er gitt i rapprtens pkt 6, det vil si: a) Påse at anbefalingene sm er gitt i de enkelte delprsjekter blir fulgt pp i helsefretakene. b) Vurdere m nen av de funn sm fremgår av rapprten tilsier at det bør samarbeides m fellesløsninger fr hele fretaksgruppen. 3. Styret ber m senest i løpet av våren 2011 å bli rientert m status i de prblemstillinger sm tas pp i rapprten. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Internrevisjnsrapprt 12/09 Frvaltning av inventar g utstyr i fretaksgruppen ppsummering, tas til rientering. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 13

16 2. Styret ber adm. direktør følge pp anbefalingene sm er gitt i rapprtens pkt 6, det vil si: a) Påse at anbefalingene sm er gitt i de enkelte delprsjekter blir fulgt pp i helsefretakene. b) Vurdere m nen av de funn sm fremgår av rapprten tilsier at det bør samarbeides m fellesløsninger fr hele fretaksgruppen. 3. Styret ber m senest i løpet av våren 2011 å bli rientert m status i de prblemstillinger sm tas pp i rapprten. Styresak Plan fr internrevisjn Behandling av denne saken utsettes til neste styremøte. Styresak Orienteringssaker Det ble gitt rientering m arbeidet med følgende saker: 1. Infrmasjn fra styreleder til styret muntlig - Seminar fr styrene i helsefretakene, den 31. mai til 1. juni 2010 g felles seminar med Helse Vest RHF, den 1. til 2. juni 2010 infrmasjn 2. Infrmasjn fra adm. direktør til styret muntlig - Lønnsfrhandlinger 2010 infrmasjn Infrmasjnen ble gitt unntatt ffentlighet, jf. Offl 23, 1. ledd. Med henvisning til Helse Nrd RHF s vedtekter 8, deltk styremedlemmer sm er valgt av de ansatte ikke under behandling av denne saken. - Oppdragsdkument 2010, spørsmål fra styremedlem Inger Jørstad ad. t spesifikke prsjekter/utredninger m spesialisthelsetjenesten fr den samiske beflkningen (behv g frbruk samt tlketjenesten) infrmasjn m status g rganisering - Dialgmøter med helsefretakene: Helgelandssykehuset HF, den 4. mars 2010 med påfølgende faggruppesamling, g Helse Finnmark HF, den 11. mars Alle dialgmøtene fr våren 2010 er nå gjennmført. - Møte med Natinal Health Services v/jim Eastn, den 22. mars 2010 infrmasjn. Satsning på kvalitet. Styrets vedtak: Framlagte saker tas til rientering. Styresak Referatsaker Det ble referert fra følgende saker: 1. Brev av 17. februar 2010 fra Arbeidstilsynet til Universitetssykehuset Nrd-Nrge HF ad. anmdning m ny tilbakemelding fysiske arbeidsfrhld intensiven ved UNN Trmsø 2. Brev av 3. mars 2010 fra de knserntillitsvalgte i Helse Nrd RHF ad. krav m styrerepresentasjn i styret i Helse Nrd RHF 3. Brev av 23. februar 2010 fra Helsetilsynet i Finnmark ad. avslutning av tilsynssak mt Helse Nrd RHF på bakgrunn av pasientklage mt BUP Kirkenes Helse Nrd RHF Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 14

17 4. Brev av 1. mars 2010 fra Helse- g msrgsdepartementet til Delta v/odd Oskarsen ad. instruksjn av helsefretak Helse Nrd RHF 5. Brev av 26. februar 2010 fra Statens Havarikmmisjn fr Transprt til Lufttransprt AS ad. avslutning etter frundersøkelse luftfartshendelse mellm Svalbard Lufthavn Lngyear g Trmsø Lufthavn Langnes, den 10. februar 2010 med Lufttransprt Beech King Air B200, LN-MOJ, jf. styresak /2 Orienteringssaker, adm. direktørs muntlige rienteringer, strekpunkt 6 6. Brev av 9. mars 2010 fra Helsetilsynet i Trms ad. rientering m revisjner innen Helse Nrd mrådet Brev av 8. mars 2010 fra Helsetilsynet i Trms til Aleris Helse AS Trmsø ad. avslutning av tilsyn, jf. styresak /5 Referatsaker Kpi av brevet var ettersendt. 8. Brev av 5. mars 2010 fra Riksrevisjnen til underliggende helsefretak v/styret ad. utvidet kntrll, valg, ppfølging g kntrll av styret i underliggende fretak Kpi av brevet var ettersendt. 9. Brev av 5. mars 2010 fra Riksrevisjnen til de fire reginale helsefretakene v/styret ad. utvidet kntrll valg, ppfølging g kntrll av styret i underliggende helsefretak Kpi av brevet var ettersendt. 10. Brev av 10. mars 2010 fra Helsetilsynet ad. tilsynsmelding 2009, jf. Kpi av brevet ble lagt frem ved møtestart. 11. Brev av 12. mars 2010 fra Helsetilsynet ad. ppsummeringsrapprt fra landsmfattende tilsyn med distriktspsykiatriske sentre (DPS) i 2008 g 2009, jf. Kpi av brevet ble lagt frem ved møtestart. 12. Invitasjn til samhandlingsknferanse 25. til 26. mai 2010 i Trmsø Kpi av invitasjnen ble lagt frem ved møtestart. Styrets vedtak: Framlagte saker tas til rientering. Styresak Eventuelt Ingen saker ble fremmet. Styret i Helse Nrd RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: Prtkll fra styremøtet, den 26. mars 2010 gdkjennes. Bdø, den 16. april 2010 Lars Vrland Adm. direktør Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 15

18 Møtedat: 28.april 2010 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Oddvar Larsen, Dat: Styresak Lkalsykehusstrategi høring Sakspapirene ettersendes. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 16

19 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Tr-Arne haug, Dat: Styresak Oppfølging av internkntrll knyttet til bygningsmessig vedlikehld g byggeprsjekter i helsefretakene, jf. styresak Internrevisjnsrapprt nr. 01/2009: Internkntrll knyttet til bygningsmessig vedlikehld g byggeprsjekter i Helse Finnmark HF Bakgrunn Styret i Helse Nrd RHF behandlet styresak Internrevisjnsrapprt nr. 01/2009: Internkntrll knyttet til bygningsmessig vedlikehld g byggeprsjekter i Helse Finnmark HF i styremøte, den 22. ktber Styret fattet følgende vedtak i punkt 3: Styret ber m å bli rientert m status i arbeidet med ppfølging av de påpekte kntrllmessige svakheter i Helse Finnmark HF innen styremøte i april 2010, g at det samtidig gis rientering m status i frhld til tilsvarende arbeid sm gjenstår ved de andre fretakene, jf. styresak g /5. Alle helsefretak i Helse Nrd er bedt m å melde tilbake sin ppfølging av de svakhetene sm ble påpekt fr fretaket. I denne saken gir adm. direktør en versikt ver tilbakemeldingene fra helsefretakene, de sakene sm er behandlet i styrene i helsefretakene, g det gis en ppsummering til styret m hvrdan ppfølgingen har vært. Utver de vedlagte tilbakemeldingene finnes en rekke dkumenter sm viser hvrdan anbefalte frslag til endringer i rutiner er innarbeidet i den daglige virksmheten. Den frhldsvise stre dkumentmengden er ikke lagt ved denne saken. Oppsummering av ppfølgingen av internkntrllen I følge styrebehandlingen i Helse Finnmark HF har fretaket satt i verk nødvendige tiltak fr å få styring med de kntrllmessige svakheter sm ble påpekt i internrevisjnsrapprt nr. 01/09. Oppsummert fr Universitetssykehuset Nrd-Nrge HF (UNN) er det fr tre av ppfølgingspunktene gjennmført en frbedring av interne rutiner. Fr ROS-analyser er det gjennmført nen ROS-analyser, men UNN har avventet felles metdikk fr risikstyring i regi av RHF. Punktene m etikk g det å ha versikt ver frbindelser mellm medarbeidere g leverandører er ikke gjennmført. Nrdlandssykehuset HF har gjennm styrebehandlingen i sak 26/08 fulgt pp anbefalingene i Internrevisjnsrapprt nr 2/08. Helse Nrd RHF har registrert at fretaket har imøtekmmet anbefalingene g legger derfr til grunn at fretaket etterlever vedtaket. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 17

20 Helgelandssykehuset HF synes i sitt svar å ha gjennmgått rutiner g prsedyrer internt, slik at man på denne måten har iverksatt de tiltakene sm de etter internkntrllen hadde mangler i frhld til. Fr å få bedre versikt ver kstnadene innenfr frvaltning, drift, vedlikehld g utvikling (FDVU) av eiendmmer er det fr alle HF-ene tatt i bruk ny kntplan fra Tilbakemeldinger fra helsefretakene Helse Finnmark HF Fretaket behandlet styresak m ppfølging av internrevisjnsrapprt nr. 01/09 Helse Finnmark HF i styresak 77/2009 i styremøte, den desember Styret tk til rientering den ppfølgingen sm adm. direktør i Helse Finnmark HF hadde gjrt. I Helse Finnmark er Internkntrllrapprt nr. 01/09 fulgt pp med møte g gjennmgang av rapprten med ledere medisinteknisk avdeling, knstituert teknisk sjef g innkjøpssjef. Internkntrllrapprten er gså behandlet i fretaksledelsen. Følgende tiltak er iverksatt: Fkus på etikk Etiske retningslinjer fr ansatte i Helse Nrd gjøres kjent internt i avdelingene gjennm persnalmøter på avdelingen. Dkumenteres til driftssjef med referat fra avdelingsmøter innen 15. desember Helse Nrd har gjennmført en spørreundersøkelse blant alle ansatte m kjennskap til etiske retningslinjer i fretaksgruppen. Risikvurdering Vurdering av mislighetsrisik. Det ble i fretaksledermøtet 26. ktber 2009 besluttet å gjennmføre en risikanalyse fr muligheten fr mislighld. Dette vil da avdekke mislighetsrisiken g vil føre til identifisering av tiltak. Risikanalyse er gjennmført på fretaksnivå, ledersamling 25. mars Det vil gjennmføres risikanalyser på klinikknivå i henhld til plan m gjennmføring av risikanalyser i Helse Finnmark HF. Offentlige anskaffelser Regelverk m ffentlige anskaffelser skal etterleves g gjøres kjent i avdelingene. Regelverket er presisert i øknmihåndbken sm er tilgjengelig på intranett g i ettertid har vært gjennmgått i kurset praktisk lederpplæring. Innkjøp gjøres i hvedsak gjennm innkjøpsavdelingen. Hvedregel er at alle anskaffelser skal være gjenstand fr knkurranse. Prsedyre fr ffentlige anskaffelser ver er gjrt kjent gjennm praktisk lederpplæring. Reviderte prsedyrer g prtkll fr ffentlige anskaffelser skal ligge i dcmap innen 15. desember Dkumentasjn skal arkiveres i e-phrte fr alle anskaffelsesprsesser. Det pågår et arbeid med å kartlegge m Helse Finnmark har kntrakter sm pågår ver flere år, sm ikke har vært gjenstand fr anbud, g vurderer nødvendigheten av anbud evt. andre rutiner. Kntrakter er gjennmgått g versikt freligger. Det pågår fr tiden en jbb med å inngå rammeavtaler fr alle tjenester av et visst mfang. Det være seg håndverktjenester, elektrikertjenester, brøyting mv. Prsedyrer fr ffentlige anskaffelser er revidert g gjrt kjent i fretaket. Prsedyrene ligger i Dcmap. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 18

21 Ansvars- g arbeidsdeling Stillingsbeskrivelser er under utarbeidelse Helse Finnmark HF har fra 1. desember 2009 innført ny prsedyre fr delegering av fullmakt i fretaket. Prsedyren er under implementering Budsjettprsess g budsjettppfølging vs. ppfølging av planlagt vedlikehld Avdelingsleder har ansvar fr å utarbeide en vedlikehldsplan med tilhørende budsjett fr de ulike prsjekter i frbindelse med budsjettprsess 2010 (tilpasses avdelingens behv). Priritering skal gjøres innenfr egne budsjetter, g det skal avsettes midler til ufrutsette kstnader. Vedlikehldsplaner innenfr teknisk drift g vedlikehld samt medisinteknisk utstyr ligger til grunn fr budsjettprsessen Avdelingsledere har ansvar fr å rapprtere på gjennmføring av vedlikehldsplaner i budsjettppfølging Avdelingsleder har ansvar fr å rapprtere på gjennmføring av vedlikehldsplan i budsjettppfølging i Avvik fra vedlikehldsplan skal frklares. Avdelingsleder har ansvar fr å rapprtere mpriritering av planlagt m nødvendig vedlikehld i budsjettppfølging i Universitetssykehuset Nrd-Nrge HF Fretaket viser i sitt svar til styresak Internrevisjnsrapprt nr. 05/08: Internkntrll knyttet til byggeprsjekter g bygningsmessig vedlikehld i HF-ene ppsummering, jf. styresak i styret fr Helse Nrd RHF den 22.juni Følgende tiltak er gjennmført eller mangler ppfølging: Punkt 1. Mangel på systematiske, dkumenterte risikvurderinger. ROS analyser skal gjennmføres etter felles metdikk fr risikstyring i Helse-Nrd. Dette er ikke iverksatt. UNN har utført nen ROS analyser knyttet til byggeprsjekter g brannverntiltak. Det har ikke vært en systematisk gjennmgang. Det vil gjennmføres brannteknisk ROS analyse i løpet av våren 2010 fr Breivika g Åsgård, sm de største institusjnsbygg. Punkt 2. Fkus på etikk. Det har ikke vært gjennmført en systematisk gjennmgang av regelverket. Etikk har vært tema på møter med avdelingsledere/ seksjnsledere. Punkt 3. Rutiner sm gir ledelsen versikt ver eventuelle frbindelser mellm sentrale medarbeidere g ptensielle leverandører/frbindelser. Det er ikke fretatt en systematisk kartlegging av frbindelser mellm leverandør/ansatt ved innkjøp g byggekntrakter. Punkt 4. Manglende versikt ver inngåtte rammeavtaler g til dels manglende etterlevelse av disse. Det har gså vært andre svakheter i rutiner sm skal sikre etterlevelse av lv g frskrift m ffentlige anskaffelser. Innkjøp i henhld til ffentlige anskaffelser gjennmføres av nøkkelpersner med gd kunnskap m regelverket, alternativt gjennmføres innkjøpene i samarbeid med innkjøpsseksjnen fr å sikre at regelverket følges. Anbudsprsessene kvalitetssikres ved at det alltid er mer enn en persn invlvert i saksbehandlingen. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 19

22 Punkt 5. Ved enkelte fretak fremstår innhldet i attestasjns- g anvisningsfunksjnene sm uklart, g det er usikkerhet rundt beløpsmessige grenser fr bestilling, attestasjn g anvisning. Rutiner ved bestilling g attestasjn er gjennmgått g innskjerpet. Fullmaktsregisteret er gjennmgått på nytt. Laveste nivå fr gdkjenning av fullmakter er avdelingsledernivå. Arbeidsledere g nøkkelpersner har kun adgang til å bestille varer g tjenester g gdkjenne faktura i henhld til bestilling, men alle bestillinger skal deretter attesteres av seksjnsleder før utbetaling. Seksjnsleder er invlvert i g har kunnskap m inngåelse av de rammeavtaler sm er knyttet til seksjnens virksmhet g kan dermed følge pp bestillinger fretatt på lavere nivå. All anvisning av faktura utføres av avdelingen/klinikkens øknmikntakt sm siste kntrllfunksjn. Punkt 6. Styringsdialg, rapprtering, rienteringer g ppfølging i fretakene har til dels fregått uten skriftlig dkumentasjn. Det er gså knstatert rutinemessige svakheter knyttet til øknmirapprteringen fr bygningsmessig vedlikehld. Det gjennmføres månedlige øknmippfølgingsmøter på avdelingsledernivå. Klinikkens øknmirådgiver utarbeider månedsrapprt med avviksrapprtering. Resultat følges pp mt seksjnsledere (sm er laveste nivå på budsjettansvarlig) av avdelingsleder. Budsjett g regnskapsppfølging kan følges pp via intranett g rapprttrg sm gir en meget gd ppfølging, på fakturanivå m ønskelig. UNN har tatt i bruk FDVU prgram fr dkumentasjn på utførte ppgaver. Nrdlandssykehuset HF Nrdlandssykehuset HF behandlet sak m internrevisjnsrapprt nr 02/08 g ppfølging av anbefalinger fra samme rapprt i styresak 26/08 i styremøte 19.juni Anbefalingene til ppfølging av internkntrllen ble ppsummert i følgende hvedpunkter: Etiske retningslinjer vedtatt av styret i Helse Nrd bør styrebehandles i Nrdlandssykehuset Etablere rutiner sm gir ledelsen versikt ver eventuelle frbindelser mellm sentrale medarbeidere g ptensielle leverandører/frbindelser Freta dkumenterte risikvurderinger knyttet mislighetsrisik Innføring av nytt prsjektstyringssystem Større skriftlighet i budsjettppfølgingen Dkumentere avstemming mellm finansregnskap g byggeregnskap underveis i prsjektene I styresak 26/08 i Nrdlandssykehuset HF, gis en redegjørelse fr hvrdan dette skal følges pp: Internrevisjnen knstaterer at mange kntrlltiltak g rutiner sm er viktige i frhld til risik fr interne misligheter har vært på plass i utbyggingsprsjektet ved Nrdlandssykehuset. Regelverket m ffentlige anskaffelser synes fulgt, man har hatt fkus på etikk g etiske spørsmål i utbyggingsprsjektet, g ansvars- g arbeidsdelingen har i hvedsak vært bra. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 20

23 Det er imidlertid gså avdekket mangler i internkntrllen. Fraværet av dkumenterte risikvurderinger i frhld til mislighetsrisik g mangelen på tilfredsstillende dkumentasjn fr ledelsens budsjettppfølging er uheldig. Det samme gjelder mangelen på rutiner sm gir ledelsen versikt ver eventuelle frbindelser mellm sentrale medarbeidere g ptensielle leverandører/frbindelser, g at det ikke har vært beløpsgrenser fr bestillinger i prsjektet. Disse svakhetene i et internkntrllpplegg sm fr øvrig innehlder mange gde elementer, har bidratt til økt risik fr at misligheter kunne la seg gjennmføre i utbyggingsprsjektet. Frutsatt at internrevisjnens anbefalinger i kap. 2 m frbedringer i internkntrllen tas til følge i senere byggeprsjekter, vil Nrdlandssykehuset HF etter internrevisjnens vurdering ha etablert en internkntrll sm gir rimelig sikkerhet fr at interne misligheter ikke kan gjennmføres, eller at slike misligheter vil bli avdekket dersm de likevel skulle frekmme. Styret vedtk følgende i saken: Styret viser til internrevisjnsrapprt 02/2008 Internkntrll knyttet til byggeprsjekter g bygningsmessig vedlikehld g frutsetter at rapprtens anbefalinger følges pp slik det går frem av saken. Helgelandssykehuset HF Oppfølging av internkntrll knyttet til bygningsmessig vedlikehld g byggeprsjekter. A. Byggprsjekt Helgelandssykehuset HF: 1. Det gjennmføres ROS-analyser ved alle prsjekt i regi av byggprsjekt. a. Grvrisikanalyse fr gjennmføring. b. Brann c. PA-bk (Prsjekt Administrativ bk) d. SHA plan (Sikkerhet, helse, arbeidsmiljø g ytre miljø) 2. Helse Nrds etiske retningslinjer av skal følges. 3. Det finnes ingen frbindelse mellm byggprsjekt g leverandører, verken familiemessig eller øknmisk. 4. Følgende avtaler benyttes: a. HINAS b. Helse Nrd rammeavtale tekniske knsulenter c. Nrdland Fylkeskmmune (Vi er med på nen avtaler sm ikke dekkes av a g b) 5. Byggleder mttar faktura fra entreprenør, kntrllerer at det er i henhld til anbud/kntrakt. Faktura attesteres g videresender denne til prsjektleder sm fretar ny kntrll g attesterer faktura før den går videre til avdelingsdirektør til anvisning. Beløpsgrensene i et byggprsjekt er atskillig større en den generelle fullmaktstrukturen. 6. Rapprtering utføres på følgende vis: a. Byggmøtereferater b. Fremdriftsplaner c. Øknmirapprter B. Bygningsmessig vedlikehld Helgelandssykehuset HF. 1. ROS-analyser skal innføres gså fr mindre prsjekter 2. Helse Nrds etiske retningslinjer av er gjennmgått med de ansatte innen intern service i Helgelandssykehuset HF g skal følges. 3. Oversikt utarbeides fra mal i Dcmap Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 21

24 4. Alle avtalene må være tilgjengelige g eventuelt ligge i innkjøpssystemet Clckwrk eller sendes ut fra innkjøpssjef til alle med innkjøpsfullmakt. 5. Følger vedtatt struktur i Basware 6. Driftsregnskapet har månedlig ppfølging, budsjettansvarlig, rapprterer ved avvik. Vurderinger g anbefalinger Internrevisjnsrapprtene er styrebehandlet i tre av helsefretakene, g det er i str grad gjrt vedtak g lagt planer fr lukking av avvik g fr å følge pp anbefalingene fra internrevisjnen. På en del punkter er det likevel behv fr å følge pp at vedtakene g planene er gjennmført. Adm. direktør vil følge pp de punktene sm ennå ikke er iverksatt i frhld til rapprtene fra internrevisjnen. Styret i Helse Nrd RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Styret tar gjennmgangen av tilbakemeldingen fra helsefretakene til rientering. 2. Styret ber adm. direktør følge pp at helsefretakene gjennmfører de vedtakene g planene fr lukking av avvik sm ikke er gjennmført. Bdø, 16. april 2010 Lars Vrland Adm. direktør Utrykte vedlegg: Helse Finnmark HF Styresak 77/2009 A med vedlegg 1 B g 1 C Brev fra Universitetssykehuset Nrd-Nrge HF Styresak 26/08 fr Nrdlandssykehuset HF Oversikt fra Helgelandssykehuset HF Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 22

25 Møtedat: 28.april 2010 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Irene Skiri, Dat: Styresak Øknmirapprt nr Sakspapirene ettersendes. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 23

26 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: /7 Saksbeh/tlf: Tr Slbjørg, Dat: Styresak Plan fr internrevisjn Behandling av styresaken ble utsatt fra styremøte, den 26. mars 2010, jf. styresak Frmål/sammendrag I denne saken fremmes frslag m plan fr internrevisjn i det reginale helsefretaket g fretaksgruppen. Frslaget er fremmet i samråd med revisjnskmiteen. Bakgrunn/fakta I instruks fr internrevisjnen i Helse Nrd RHF, pkt 4.1, stilles følgende krav til planleggingen av internrevisjnens arbeid: Internrevisjnen skal minst en gang per år utarbeide en revisjnsplan basert på risik- g vesentlighetsbetraktninger. Revisjnsplanen frelegges administrerende direktør fr uttalelse, behandles i revisjnskmiteen g vedtas av styret. Internrevisjnen arbeider i dag etter plan fr internrevisjn , vedtatt av styret i styresak Revisjnsprsjekter sm er under avslutning g vil bli lagt frem fr styret i dette eller neste møte, tas ikke inn i det etterfølgende frslag til revisjnsplan. Prsjekter fra planen fr sm ikke er påbegynt, er vurdert fr videreføring i etterfølgende plan fr I møte mellm adm. direktør g leder av internrevisjnen, den 16. februar 2010 ble en versikt ver tema sm er aktuelle fr revisjn i 2010/2011 gjennmgått. Internrevisjnen hadde utarbeidet versikten bl.a. med utgangspunkt i sin vurdering av risik g vesentlighet i fretaksgruppen. Samme ppstilling, med adm. direktørs kmmentarer innarbeidet, ble behandlet av revisjnskmiteen i møte, den 22. februar 2010 (sak 11/10). Kmiteen vedtk å legge følgende frslag til revisjnsplan fr frem fr styret: 1. Persnvern/infrmasjnssikkerhet Frmål: Kartlegge m fretaksgruppen har etablert g vedlikehldt et pplegg fr internkntrll sm sikrer at helsepplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende persnvernhensyn. Prsjektet inngikk i plan fr internrevisjn Det er startet, g frventes fullført i løpet av Rådgivningsprsjekt: Risikstyring i fretaksgruppen Helse Nrd RHF har etablert et samarbeidsprsjekt med Helse Vest RHF m utvikling av kurspplegg g kmpetansebase fr helhetlig risikstyring i de t reginene. Det skal utarbeides kursmduler g infrmasjnsmateriell m risikvurderinger g risikstyring. Internrevisjnen v/leder er bedt m å delta i arbeidsgruppen, sm hadde sitt første møte i Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 24

27 begynnelsen av mars. 3. Fullmaktsstrukturen i fretaksgruppen Dette er en ppfølgingsrevisjn etter tidligere revisjn med hvedfrmål å fastslå m fullmakts- g ansvarsstrukturene er innrettet slik at det er samsvar mellm tildelt fullmakt g budsjettansvar i fretaksgruppen. Styret i Helse Nrd RHF ba i sak revisjnskmiteen vurdere en ppfølgingsrevisjn av fullmaktsstrukturen i løpet av Oppfølging av inntekter/refusjner Frmålet er å kartlegge m internkntrllen gir tilstrekkelig sikkerhet fr at helsefretakene krever g mttar de inntekter g refusjner de har krav på fra andre enn RHF-et. Det kan f.eks. gjelde sykepengerefusjner g andre persnalrelaterte refusjner, egenandeler, gjestepasientinntekter, husleieinntekter m.m. 5. Rettighetsvurdering g registreringsrutiner i BUP Frmål: Undersøke m rettighetsvurdering g fristfastsetting fr henviste pasienter skjer i henhld til bestemmelser i pasientrettighetslven g pririteringsfrskriften, g m registreringsrutiner knyttet til vurdering, utredning g behandling sikrer pålitelig rapprtering. 6. Kjøp av private tjenester avtalespesialister g private helseinstitusjner Frmål: Kartlegge hvrdan Helse Nrd RHF sikrer at det inngås gde g hensiktsmessige avtaler, g hvrdan det følges pp at avtalepartnerne innfrir sin del av avtalen g etterlever gjeldende krav m internkntrll. Prsjektet vil innebære ne kntrll hs avtalepartnere. 7. ISF-refusjn fr visse bilgiske legemidler sm primært administreres av pasienten selv (inkl. TNF-hemmere) Frmål: Undersøke m nødvendig rapprtering ivaretas slik at fretakene får de refusjner de har krav på. (ISF-refusjn frutsetter riktig rapprtering fra alle virksmheter sm medvirker til slik behandling.) Kntrlleren vil bli gjennmført i HF-er g hs avtalespesialister. Følgende prsjekter freslås tatt pp til vurdering fr innplassering i planen midtveis i periden (ved planrullering): 8. Sykemeldte arbeidstakere Frmål: Undersøke m IA-avtalens intensjner etterleves. 9. Pasienttransprt Frmål: Kartlegge hvrdan pasientens rettigheter g behv ivaretas ved tildeling, tilrettelegging g gjennmføring av pasientreiser med rekvisisjn, g m reisene gjennmføres på en kstnadseffektiv måte. 10. DRG-kding/ISF Frmål: Kntrllere m fretakene har etablert internkntrll sm gir sikkerhet fr at persnell har den nødvendige kjennskap til av DRG-/ISF-systemet g at de anvender dette riktig. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 25

28 11. Autrisasjnsjekk ved ansettelser Frmål: Undersøke m det er etablert tilfredsstillende rutiner fr kntrll av helsepersnells autrisasjn før ansettelse/innleie i fretaksgruppen. Vurdering/knklusjn Frslaget til plan fr internrevisjn er basert på internrevisjnens vurdering av risik g vesentlighet i fretaksgruppen. Planen har vært frelagt adm. direktør fr uttalelse, g adm. direktørs vurdering var kjent fr revisjnskmiteen da planen ble behandlet. Revisjnsplanen er dermed utarbeidet g behandlet i henhld til instruks fr internrevisjnen i Helse Nrd RHF. Revisjnskmiteen har gså lagt internrevisjnens bemanning g ressurser til grunn fr sin behandling. På denne bakgrunn mener adm. direktør det fremlagte frslag til plan fr internrevisjn er et gdt utgangspunkt fr internrevisjnens pririteringer g arbeid i denne periden. Den freslåtte planen bør følges så langt mulig. Det må likevel frventes at det kan bli behv fr endringer, fr eksempel fr å gi plass til andre prsjekter. Revisjnskmiteen bør derfr kunne vedta endringer i planen. Styret i Helse Nrd RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Plan fr internrevisjn vedtas sm fremlagt. 2. Revisjnskmiteen kan vedta endringer/justeringer i planen. Bdø, den 16. april 2010 Lars Vrland Adm. direktør Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 26

29 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: 2010/242-14/012 Saksbeh/tlf: diverse Dat: Styresak Orienteringssaker Det vil bli gitt rientering følgende saker: 1. Infrmasjn fra styreleder til styret muntlig 2. Infrmasjn fra adm. direktør til styret muntlig 3. Regnskapsprinsipper Helse Nrd RHF: Avsetning fr verlegepermisjner, rientering m regnskapsprinsipper g krav til dkumentasjn Sakspapirene ettersendes. Styret i Helse Nrd RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: Framlagte saker tas til rientering. Bdø, den 16. april 2010 Lars Vrland Adm. direktør Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 27

30 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: 2010/242-14/012 Saksbeh/tlf: Bjørn Kaldhl, Dat: Styresak /1 Infrmasjn fra styreleder til styret Legges frem muntlig av styreleder. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 28

31 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: 2010/242-14/012 Saksbeh/tlf: Lars Vrland, Dat: Styresak /2 Infrmasjn fra adm. direktør til styret Legges frem muntlig av adm. direktør. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 29

32 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Jann Gerg Falch, Dat: Styresak /3 Regnskapsprinsipper Helse Nrd RHF: Avsetning fr verlegepermisjner, rientering m regnskapsprinsipper g krav til dkumentasjn Sakspapirene ettersendes. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 30

33 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: 2010/242-15/012 Saksbeh/tlf: diverse Dat: Styresak Referatsaker Vedlagt versendes kpi av følgende dkumenter: 1. Prtkll fra møte i Reginalt Brukerutvalg av 15. mars Brev av 6. april 2010 fra Helsetilsynet i Finnmark til Kirkenes sykehus ad. bekymringsmelding lufttransprt av pasienter med akutte psykiatriske lidelser 3. Brev av 29. mars 2010 fra Helsetilsynet i Finnmark til Helse Finnmark HF ad. frskrift m akuttmedisin utenfr sykehus Styret i Helse Nrd RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: Framlagte saker tas til rientering. Bdø, den 16. april 2010 Lars Vrland Adm. direktør Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 31

34 Møtedat: 28. april 2010 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Dat: Styresak /1 Prtkll fra møte i Reginalt Brukerutvalg av 15. mars 2010 Se vedlagt kpi. Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 32

35 Prtkll FRA MØTE I REGIONALT BRUKERUTVALG 15. MARS 2010 Vår ref. :2010/ Referent/dir.tlf.: Arnbrg Ramsvik, Sted/Dat: Bdø, Reginalt brukerutvalg avhldt møte i Trmsø 15. Mars 2010 Tilstede Sissel Brufrs Jensen, Andfiskå Mildrid Pedersen. Bardufss Asle Sletten, Trmsø Arnfinn Sarilla, Alta Turid Gaarder, Hamarøy Ragnvald Mrtensen, Bleik Ernly Eriksen, M i Rana Meldt frfall Ragnar Man, Trmsø Samuel Anders Guttrm, Berlevåg Randi Nesje, Bdø Innkalt ikke møtt Åse Gabrielsen, Alta, vara fr Randi Nesje Øvrige Vara fr Samuel Anders Guttrm ikke innkalt grunnet sent meldt frfall. Vara fr Ragnar Man kunne ikke møte. Fra administrasjnen Helse Nrd RHF Arnbrg Ramsvik Sak 09 / 2010 Innkalling g gdkjenning av saksliste Til eventuelt ble meldt: - Etablering av brukerfrum fr pasientreisemrådet - Årsmelding 2009 Pasient g brukermbudet i Trms - AU prtkll fra Vedtak: Innkalling g saksliste gdkjent Sak 10 / 2010 Gdkjenning av prtkll fra møte 8. Februar 2010 Kmmentar til prtkll fra 8. Februar 2010: Plan g bygningslven. RBU sier seg svært frnøyd med hvrdan Helse Nrd RHF har tatt fatt i saken med strategisk plan. Vedtak: Prtkll fra møte 8. februar 2010 gdkjent Styremøte Helse Nrd RHF april 2010 side 33