Forslag til årsmøtet i Mysen IF Fotball

Transkript

1 Forslag til årsmøtet i Mysen IF Fotball Bakgrunn Avgående styre har gjennom sesongen arbeidet med en omstrukturering av klubbens styre. Vi ser at få medlemmer engasjeres til å bidra, de som bidrar sliter seg ut, og den som til syvende og sist taper på dette er klubben, alle våre unge og eldre som vi ønsker å gi et tilbud. Vi ser bare to mulige veier videre. 1) Klubben ansetter en administrator slik som i store deler av ) Styrene må utføre de oppgaver en administrator kan ta seg av. Oppgavene Ole Johan Aas tok hånd om i fjor var omfattende. Langt mer omfattende enn det mange tror. Det har avgående styre erfart etter 1/11 da vi tok hånd om dette selv. Men dette koster penger, for klubben er det mange penger. I gjennomsnitt må vi regne fra kr 1.000,- til kr 1.200,- pr spiller pr år i tillegg til aktivitetsavgiften. Styret er av den oppfatning at dette vil være urealistisk, og bidra til at mange faller utenfor. Kan vi øke inntektene fra samarbeidspartnere/sponsorer? Mye tyder på at det blir vanskelig. Uansett må vi se at det lar seg gjøre først. Da står vi igjen med det styret anser som det mest realistiske alternativet, nemlig at de som ønsker at de unge skal ha et tilbud, må stille opp og ta sin økt. Mange gjør det allerede som trenere, lagledere, foreldrekontakter, dugnadsansvarlige osv. Men mange deltar ikke. Styrets forslag går derfor på å dele fotballen i to helt adskilte undergrupper av MIF, en ungdomsavdeling og en senioravdeling. Egne organisasjoner med egne styrer, egne kasserere og egne regnskaper med klarere skiller enn det vi har i dag. For å redusere arbeidsbyrden for de som deltar, trengs flere bidragsytere. Samtidig vil de som bidrar sitte nærmere sine egne. Enkelte felles funksjoner (f.eks kjøp av regnskapstjenester) løftes ut av fotballen og inn i MIF.

2 FORSLAG TIL NY STYRESTRUKTUR Ungdomsavdelingen Styreleder har den overordnede kontroll og oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres, og at de blir utført. Styreleder har overordnet kontakt med forbund og krets i samarbeid med styreleder i senioravdelingen. Han/hun har oversikt over økonomi, deltar i Mysen Idrettsforenings styre, og rapporterer dit. Ved avstemninger i avdelingen gjelder simpelt flertall, og styreleder har dobbeltstemme. Styreleder i senioravdelingen er klubbens ansikt utad. Nestleder er styrelederens stedfortreder og koordinerer og følger opp pågående styrearbeid. Han/hun leder ungdomsavdelingens laglederforum, og fungerer som styrets sekretær. Han/hun fører referat fra styremøter, årsmøte og andre møter og samarbeider med senioravdelingens nestleder om all innkommen post. Han/hun fører oversikt over avdelingens lag og deres spillere, foresatte og trenere, og oppdaterer regnskap. Sekretærfunksjonen skilles eventuelt ut som egen funksjon. Sportslig leder styrer arbeidet med å skaffe alle lag trenere. Sportslig leder koordinerer kontakten med fotballkretsen, lagpåmeldinger til serier og cuper, og har et overordnet ansvar for rapportering i kretsens FIKS-system på nettet. Sportslig leder følger også opp trener- og dommerutdanning i henhold til MIF Fotballs Sportsplan. Han/hun avklarer fordeling av treningstider på kunstgresset og i Eidsberg-hallen i samarbeid med sportslig leder i senioravdelingen. Han/hun har et overordnet ansvar for avdelingens sportslige arrangementer. Han/hun koordinerer og innkaller til styremøter ved behov materialforvalter, trenerkoordinator og leder for sportslige arrangementer. Kasserer sørger at regnskap får alle underlag for fakturering og utbetalinger i henhold til avtalte rutiner. Har oversikt over kontohold og samarbeider med eksternt regnskapskontor. Regnskapskontoret står for all fakturering og utarbeider jevnlig rapporter til styret. Styremedlem bidrar der hvor behovet er størst, og koordinerer og innkaller til styremøter ved behov dugnadsleder, leder av sosiale arrangementer og varamedlem.

3 Hospitanter. To stykker velges blant spillere aldersgruppe år. De velges av trenerkoordinator i samarbeid med styreleder. Rollen tiltenkes de som interesserer seg for lederskap og interesse for klubben. Hospitanten har stemmerett på linje med styrets øvrige medlemmer. Trenerkoordinator er kontaktperson for alle ungdomslagenes trenere, leder avdelingens trenerforum, og rapporterer til sportslig leder. Han/hun følger opp hospiteringer mellom lagene. Koordinatoren har et spesielt ansvar for å legge tilrette for utvikling og utdannelse av unge innen trenerfunksjon. Materialforvalter holder overordnet oversikt over lagenes utstyr og behov. Herunder orden og lagerplass. Rapporterer til sportslig leder. Leder for sportslige arrangementer tar hånd om gjennomføring av avdelingens arrangementer, og rapporterer til sportslig leder. Dugnadsleder følger opp avtalte dugnader og avvikling av disse. Samarbeider med lagenes dugnadsansvarlige, holder samlet oversikt over hvem som stiller opp (får underlag fra hvert enkelt lags dugnadsansvarlig) og rapporterer til styreleder. Leder for sosiale arrangementer organiserer arrangementer med den hensikt å tilrettelegge for sosial kontakt mellom lagene, mellom spillere og voksne, mellom klubben og omgivelsene, og i tillegg gi økonomiske bidrag til ungdomsavdelingens drift. Varamedlem stepper inn ved fratredelse, sykdom eller annet fravær. Har alltid møterett, men stemmerett kun ved andres fravær. Dommerkontakt er klubbens kontaktperson med dommerlauget og klubbens dommere. Han/hun følger opp kompetanseheving og utstyr for klubbens dommere og organiserer dømming av klubbens yngre lag. Han/hun rapporterer til sportslig leder. Dommerkontakten kan med fordel være felles for begge avdelinger.

4 Senioravdelingen Styreleder har den overordnede kontroll og oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres, og at de blir utført. Styreleder har overordnet kontakt med forbund og krets i samarbeid med styreleder i ungdomsavdelingen. Han/hun har oversikt over økonomi, deltar i Mysen Idrettsforenings styre, og rapporterer dit. Ved avstemninger i avdelingen gjelder simpelt flertall, og styreleder har dobbeltstemme. Styreleder er klubbens ansikt utad. Nestleder/sekretær er styrelederens stedfortreder og koordinerer og følger opp pågående styrearbeid. Han/hun leder senioravdelingens laglederforum, og fungerer som styrets sekretær. Han/hun fører referat fra styremøter, årsmøte og andre møter og samarbeider med ungdomsavdelingens nestleder om all innkommen post. Han/hun fører oversikt over avdelingens lag og deres spillere, foresatte og trenere, og oppdaterer regnskap. Sekretærfunksjonen skilles eventuelt ut som egen funksjon. Sportslig leder styrer arbeidet med å skaffe alle lag trenere. Sportslig leder koordinerer kontakten med fotballkretsen, lagpåmeldinger til serier og cuper, og har et overordnet ansvar for rapportering i kretsens Fiks.fotball-system på internett. Han/hun er kontaktperson for senioravdelingens trenere, leder avdelingens trenerforum, og følger opp hospiteringer mellom lagene. Han/hun har et overordnet ansvar for avdelingens sportslige arrangementer. Han/hun avklarer fordeling av treningstider på kunstgresset og i Eidsberg-hallen i samarbeid med ungdomsavdelingens sportslige leder. Økonomileder leder arbeidet med samarbeidspartneri, sponsorer og reklame. Han/hun følger opp inngåtte avtaler og forhandler nye, og samarbeider med kasserer om regnskap og bilag. Dugnadsleder følger opp avtalte dugnader og avvikling av disse. Samarbeider med lagenes dugnadsansvarlige, holder samlet oversikt over hvem som stiller opp (får underlag fra hvert enkelt lags dugnadsansvarlig) og rapporterer til styreleder. Kasserer sørger at regnskap får alle underlag for fakturering og utbetalinger i henhold til avtalte rutiner. Har oversikt over kontohold og samarbeider med eksternt regnskapskontor. Regnskapskontoret står for all fakturering og utarbeider jevnlig rapporter til styret.

5 Hospitanter. To stk velges blant juniorspillerne av sportslig leder i samarbeid med styreleder. Rollen tiltenkes de som interesserer seg for lederskap og interesse for klubben. Hospitanten har stemmerett på linje med styrets øvrige medlemmer. Materialforvalter holder overordnet oversikt over lagenes utstyr og behov. Herunder orden og lagerplass. Rapporterer til sportslig leder. Dommerkontakt er klubbens kontaktperson med dommerlauget og klubbens dommere. Han/hun følger opp kompetanseheving og utstyr for klubbens dommere og organiserer dømming av klubbens yngre lag. Han/hun rapporterer til sportslig leder. Dommerkontakten kan med fordel være felles for begge avdelinger. Ivaretagelsen av de beskrevne verv vurderes hvert år ut fra hvordan det passer inn med de personene som velges. En person kan ivareta en eller flere funksjoner, kanskje bør noen funksjoner splittes eller omfordeles. Likeledes vurderes hvert år om alle funksjonene skal ivaretas i styret, eller om noen legges til underfunksjoner utenfor styret. Forslag: Årsmøtet i Mysen I(F Fotball 14/ vedtar å dele fotballklubben i to selvstendige avdelinger med egne styrer og egen økonomi, en ungdomsavdeling og en senioravdeling. Sistnevnte avdeling består av juniorer og seniorer. Styreleder i begge avdelinger møter i Mysen Idrettsforenings styre. Styreleder i senioravdelingen er fotballens hovedrepresentant utad. Styret 5/3-2013