Protokoll fra ordinært styremøte

Transkript

1 Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Onsdag 21.september 2016 Varighet: Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Hanne Dahl Molden (HM), Terje Bråthen (TB) (forlot møte 18.30), Kenneth Brørby (KB), Tom Erik R. Frydenlund (TF) og Espen Hagen (EH) Tor Haug (TH) Ole Martin Lafton (OL) Dagsorden Sak 070 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 071 Signering av møteprotokoll fra styremøte Styreprotokollen ble signert. De som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 072 Status senior TB gjennomgikk status og poengterte utfordringene med at det er to personer som følger opp hele seniorgruppa, det er utfordrende å både følge opp alt sportslig og administrativt. Det ble diskutert om hovedtrener for a-laget 2017 skal ha et større ansvar for å bygge en konkurransedyktig tropp for å ha mer ressurser rundt dette og frigjøre ressurser til andre oppgaver rundt oppfølging av senior. Oppgavene med å etablere juniorsatsingen har gjort at arbeidet med spillere og trenerteam for a-lag 2017 har blitt satt noe på vent. Sak 073 Budsjett 2017 Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at det skal jobbes for å etablere et sportslig utvalg som skal ha klare roller for oppfølging av junior og senior i EJ presenterte budsjettforslag som er justert etter innspill fra styret i augustmøte. TH kom med sine ferske regnskapstall og budsjettet ble justert iht. styrets innspill og regnskapstall. Det ble ikke gjort betydelige endringer og klubbens filosofi om styrking av yngres avdeling ble opprettholdt. På grunn av årsmøtets vedtatte juniorsatsning går senior delen av budsjettet i minus og finansieres av andre deler i budsjettet.

2 Styret vedtok justert budsjett 2017 og vil utover høsten juster iht ferske regskapstall. Sak 074 Juniorlag 2017 Organisering, samarbeid og oppfølging TB og EJ gjennomgikk prosessen med å etablere en juniorsatsing på Jevnaker. Man nærmer seg en løsning og det ble presenterte forslag til organisering, samarbeid og oppfølging. Organisering: Hovedtrener, to assistenttrenere og keepertrener. Lagleder og materialforvalter må juniorgruppa selv fremskaffe via f.eks foreldregruppa. Juniorlaget skal driftes som et seniorlag og skal få tilbud om del-finansiering av treningsleir, utstyrspakke og prioriterte treningstider. Samarbeid: Juniortrenerne skal jobbe tett med a-lags trenerne og klare føringer skal gis på hospitering og deltakelse på a-kamper. Juniorlaget er underlagt senior og skal forholde seg til sportsplan og sportslig utvalgs føringer. Oppfølging: Juniorlaget blir en del av sportslig utvalgs oppfølging. Overordnet ansvar for oppfølging har representant for senior i hovedstyret. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok forslaget til organisering, samarbeid og oppfølging. Sak 075 AU rapport AU gjennomgikk rapporten fra sist møte, , med de vedtak som er fattet. Saker som har blitt behandlet er: Futsal 2016/2017, Bruk av IT system for påmelding til egne arrangement, Julebord 2016, Dekke treningsavgift for enkeltmedlemmer og Fotballotteriet 2017 Styret tok orienteringen til etterretning og støttet de vedtak som har blitt fattet av AU. Styret fattet et tilleggs vedtak i saken om Julebord 2016: det skal også arrangeres en klubbfest på klubbhuset med mål om at så mange som mulig rundt klubben deltar. Sak 076 Status sponsorer EJ presenterte status for 2016 og Det er to sponsorer som har avtaler videre i Det betyr at det skal reforhandles avtaler for i overkant av , hvorav alle hovedsponsoravtalene skal reforhandles. EJ presiserte at det er kritisk viktig å starte dette arbeidet nå snarest. HM orienterte om at idrettskretsen har behandlet saken om fortsatt samarbeid med Sponsortjenesten, eid av styreleder EJ. De har avslått søknaden og ber om at samarbeidet avvikles innen årsmøte 2017.

3 På grunn av inhabilitet forlot EJ møte, styret diskuterte løsninger for oppfølging av sponsorarbeidet i klubben nå som samarbeidet med Sponsortjenesten skal avsluttes. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at samarbeidet med Sponsortjenesten avsluttes innen årsmøte 2017 for å imøtekomme vedtaket til idrettskretsen. Styret vurderer om skal EJ fortsetter med oppfølgingen av sponsorer i rollen som styreleder og at han da mottar kjøregodtgjørelse for faktisk kjøring ifm. dette frivillige arbeidet. Styret ønsker åpenhet i alle saker og vil synliggjøre denne posten i budsjettet for Kjøregodtgjørelsen for dette arbeidet er maksimalt utgjøre kr. 5187,- pr. måned fra januar til og med desember EJ ferdigstiller og sender sluttfaktura på det arbeidet som omhandler 2016 og Sponsortjenesten høsten Sak 077 Mesterhus Julecup 2016 Arbeidsprosess og status TH orienterte om arbeidet knyttet til Mesterhus Julecup. Det ble presenterte et organisasjonskart og oversikt over roller påkrevet for å organisere og gjennomføre arrangementet. TH orienterte om at de ligger godt an i planleggingen. Styret presiserte at dette er klubbens viktigste arrangement og inntektskilde, og at de setter pris på at dette virker veldig godt ivaretatt. At man er tidlig ute med å engasjere ressurspersoner er viktig og at man tidlig inviterer lag til å delta. Styret informerte om at fotballkretsene sender ut invitasjoner til cuper fra deres systemer, så det er viktig å melde inn Mesterhus Julecup 2016 til fotballkretsene. Sak 078 Treneransettelser yngres Rollefordeling og oppfølgingsansvar TF presenterte utfordringen med at man ikke har en tydelig rollefordeling på hvem som jobber med å fremskaffe trenerkandidater, hvem skal ringe de og hvem skal forhandle frem avtalene. Det er også viktig å se på hvem som skal ha ansvaret for oppfølgingen av eksisterende trenere på yngres. Styret diskuterte om man skal se på endring i administrativ leders stillingsinstruks, eller om man skal se på andre løsninger hvor frivillige tar seg av dette. Styret vedtok å sende denne saken over til AU for behandling og vedtak. Sak 079 Styrking av sportslig apparat yngres Organisering og fokusområder TH og EJ orienterte om utfordringene med å ivareta alle årskullene og deres trenere i JIF Fotball. Trenerkoordinator er en stor rolle slik det er organisert i dag. Det er også

4 utfordrende å rekruttere nok spillere til klubben, uten personer som følger opp dette er det vanskelig å utnytte rekrutteringspotensialet. TH presenterte en løsning med å engasjere en rekrutteringsansvarlig som får i oppgave å lage et system og iverksette dette for å få flere spillere til klubben. Dette gjelder barn som begynner i 1.klasse. Rollen vil også være en mentor for foreldregruppen og trenere det første året i JIF Fotball. Styret diskuterte om denne rekrutteringsrollen også burde være en trenerkoordinator for aldersgruppen 6-10 år, og at nåværende trenerkoordinator rolle skal konsentrere seg om aldersgruppen år. Dette vil sikre oppfølging av alle klubbens trenere i enda større grad. I denne forbindelse ble det diskutert om man skulle se på en frivillig som rekrutteringsansvarlig uavhengig av en trenerkoordinatorrolle for å minske arbeidsmengden pr. rolle. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at AU skal behandle saken med de innspillene som kom frem i diskusjonen. Sak 080 Status yngres TF gjennomgikk status yngres og BU styret sitt arbeid siden sist styremøte. Det jobbes nå med planleggingen av sesongen 2017 og det er tydelig at det er utfordrende med små kull, spesielt i gutter 12 og 13 år. BU sin innstilling er at man slår disse årskullene sammen til ett G14 lag i 2017 for å sikre at kullene alene ikke går i oppløsning. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at årets gutter 12 og 13 år slås sammen til ett gutter 14 lag sesongen Sak 081 Status anlegg KB orienterte om status og at det er sendt et brev til kommunen om at de må dekke strømmen på kunstgressbanen. Det er innkalt til et møte hvor sakene strøm, MVA kompensasjon kunstgress og tilbakebetaling for utlegg driftsutstyr kunstgress skal diskuteres. EJ kom med innspill om at klubben bør benytte vår hovedsponsor EB strøm som leverandør av strøm på vårt eget anlegg. TH og KB følger opp dette. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at KB sender inn agenda til Jevnaker kommune. Sak 082 Administrasjonsoppgaver TH gjennomgikk sine oppgaver siden sist styremøte. Det som har tatt mye tid utover vanlig drift denne måneden er: Mesterhus Julecup, John Menzies keeperskole og kunstgessprosjektet (økonomi)

5 Styret tok orienteringen til etterretning Sak 083 Status kontingenter og avgifter TF orienterte om status utestående treningsavgifter. Utestående treningsavgifter er ,- for senior og ,- for yngres. Det er 7 a-spillere og 7 b-spillere som ikke har betalt og det har blitt iverksatt spillenekt. Det er foreløpig innbetalt ,- senior og yngres, som er minus ,- iht budsjett Sak 084 Oppfølging vedtatte styreoppgaver EJ gjennomgikk utestående oppgaver fra sist styremøte og styremedlemmene orienterte om status og fremdrift. Alle administrasjonsoppgaver og styreoppgaver skal legges inn i Trello, ansvarlig for å legge inn oppgaver til oppfølging er den som vedtas som ansvarlig på styremøte. Sak 085 Eventuelt Inges saker ble fremsatt på eventuelt. Signering: Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) Espen Hagen (vara)