Protokoll fra ordinært styremøte

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Protokoll fra ordinært styremøte"

Guttorm Børresen
6 år siden
Visninger:

Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Onsdag 20.april 2016 Varighet: 17.30 20.30 Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A.

1 Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Onsdag 20.april 2016 Varighet: Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Terje Bråthen (TB), Kenneth Brørby (KB), Hanne Dahl Molden (HM), Tom Erik R. Frydenlund (TF) og Ole Martin Lafton (OL) Tor Haug (TH) Espen Hagen (EH) Dagsorden Sak 014 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 015 Signering av møteprotokoll fra styremøte Styreprotokollen ble signert. De som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 016 Kunstgressprosjekt 2016 Orientering om prosess, kontrakt, finansiering og gjennomføring. Roger Sundling var invitert for å orientere styret slik at de nye styremedlemmene får en innføring. Roger Sundling har på mandat fra styret kjørt hele prosessen på dugnad på vegne av JIF Fotball. Dugnad som kreves i forkant av oppstart: - Fjerne reklameskilt - Demontering av gjerde kan evt. selges eller gis bort mot demontering og henting. - Koble fra strøm - Ballfangernettene må demonteres En del dugnad er allerede ivaretatt, mens det som er listet må klubben ordne så snart som mulig. Det er ikke sikkert klubben trenger å investere i ekstra gummi når ny bane er klar, dette er avhengig av gjenvinningen fra gammel bane.

2 Pr. nå gjenstår det ,- i egenkapital som skal finansieres av klubben. Det jobbes med forskjellige løsninger som søknad til stiftelse, sponsorarbeid og finansiering fra oppsparte midler. Man bør se på ballfangernettene som er slitte, dette bør man vurdere byttet. Kostnad er minimum ,- Styret tok orienteringen til etterretning og takker Roger Sundling for innsatsen som er gjort på dugnad. TF sender ut innkalling til lagene om dugnad og KB tar ansvar for gjennomføring av arbeidet. Sak 017 Tøy til trenere i klubben TH har et ønske om et styrevedtak på hvilke rutiner som skal gjelde for utstyr i klubben, hvem som skal få utstyr og hva skal finansieres av klubben. TF ønsker at det ses på løsninger for at de få trenerne som ikke har fått windbreaker jakker får dette. TH utarbeider et forslag til styret på rutiner for klubben som avgjøres pr. mail. Vedtatt at alle trenere fra G/J12 og nedover får windbreaker jakke. Sak 018 Dugnadsrutiner i klubben Det ble diskutert hva klubben kan pålegge foreldre og foresatte av dugnad pr. år. Hvem har ansvaret for de forskjellige dugnadene i klubben? Styret etterlyser et årshjul som skal publiseres på JIF.NO Forslag til årshjul og presentasjon utarbeides av TH og TF. Sak 019 Administrativ leder arbeidsoppgaver og status TH gjennomgikk sine arbeidsoppgaver og det som har opptatt tiden siden sist styremøte. Styret tok orienteringen til etterretning Sak 020 Status senior Status siden siste styremøte: To seriekamper er gjennomført med to tap. Det er gjort gode prestasjoner mot god motstand selv om det er resultert i tap. Laget har tatt stag fra cupkampen. Spillerstallen er liten, en spiller har reist i militæret, vi bør få på plass flere spillere. En ny spiller er signert. Er dialog med HBK om lån av tre til fire spillere.

3 TB har gjennomført møte med trenerteamet for a-laget ifm. bruk av assistenttrener på cup kamp, dette er ikke iht klubbens retningslinjer og er tatt til etterretning av trenerteamet. Saken rundt konflikten mellom juniorspiller og a-spiller er tatt hånd om av representanter fra styret. Det er gjennomført møter med partene. Sportsplanen for senior skal startes implementert, spillere og trenere skal involveres. TB holder i denne prosessen. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 021 Status yngres Mye aktivitet i BU, tar mye tid nå i oppstarten. G11 en ny trener på vei inn. G15 jobbet med ny trener, en som skal prøvetrene de God erfaring som spiller og trener. Mesterhus Julecup planleggingen er i gang, nedsatt arrangementsgruppe. Hallen er bestilt til siste helgen i november og første helgen i desember. Merking av baner er utfordrende nå, det er flere som har vært med tidligere som ikke har anledning. Det jobbes med nye ressurspersoner. 17.mai komite er på plass, de jobber nå med planlegging. G14 og G15 har ansvaret for dette, de er fritatt fra a-kamp dugnad. Jobber med halltider til vinteren, 6 til 12 år prioriteres, deretter kan de eldre lagene få tildelt plass. J13 mangler spillere, de er 8 spillere påmeldt i 9er serie. Er usikkert om det blir lag og alternativer er 7er eller samarbeid med Haugsbygd. Innstilling: trekke laget og samarbeide med Haugsbygd. Styret tok orienteringen til etterretning og støtter de innstillinger som er foreslått. Sak 022 Status anlegg KB gjennomgikk status for anlegg. Hovedbanen ser bra ut og er snart klar. Flere kamper skal spilles på hovedbanen, mens treninger flyttes så langt som mulig på ballsletter pga. arbeidet med nytt kunstgress. Det jobbes for Eggemoen og Haugerstranda som treningsbaner. Åsbygda banen kan også jobbes for som alternativ. KB tar dialog med b-laget om flytting av kamper til bortekamper og nyhetssak på JIF.NO via Frode Martinsen når alternative treningsarenaer er avklart.

4 Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 023 Regnskapsrapport pr kvartal TH gjennomgikk status og sender rapporten pr.epost til styret. TF etterlyser fullmaktrutiner for innkjøp. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at styreleder og BU leder for fullmakt til å disponere/foreta innkjøp innenfor ,- etter godkjenning av adm. leder. Fullmaktsskjema signeres i august møte. Sak 024 Organisering av hjemmekamper a-lag HM gjennomgikk erfaringer fra første hjemmekamp. Arrangementet gikk bra, men det etterlyses bedre rutiner på hvem som er ansvarlig for vekslepenger og kioskdrift. Det bør settes opp en detaljert liste over det som skal gjøres på kampen. Dugnadslisten er satt opp og TF informerer de som skal på neste dugnad. Det er behov for en kampsjef, HM er i dialog med en person. Forslag om at kampene skal annonseres på facebook, hjemmeside og på plakater (butikker, kafe og bensinstasjoner). Styret tok orientering til etterretning og støtter de tiltak som er foreslått. Sak 025 Eventuelt Fire saker ble fremsatt til eventuelt: Ansvarlig politiattest Situasjonen rundt oppsigelse fra G15 trener i mars A-spiller som ønsker å avbryte kontrakt innstilling og rutiner fra klubben Talent HBK Sak Ansvarlig politiatest HM etterlyser rutiner for politiattester og påpeker at dette må på plass snarest. Det er behov for en som er ansvarlig i klubben som signerer attesten. Rutinen lages av HM og TH får signaturrett på politiattester på vegne av klubben.

5 Sak Situasjonen rundt oppsigelse fra G15 trener i mars EJ gjennomgikk fakta i saken rundt at G15 treneren har sagt opp sitt engasjement i klubben. EJ har fått fremlagt SMS korrespondanse mellom trener og en representant fra klubben. Styret diskuterte saken og så på begge sider av argumentasjonen. Styret presiserer at denne saken er beklagelig og at man helst ser at evt. konflikter løses med dialog. Styret ser ikke at klubben har opptrådd feil i saken, men at kommunikasjonen kunne vært bedre. Treneren har kommunisert til klubben at han sier opp sitt engasjement på grunn av at han føler seg overkjørt i en sak om hospitering, styret stiller seg ikke bak trenerens argumentasjon. I og med at trener sa opp med umiddelbar virkning, vurderer styret det som brudd på avtalen og anser da saken som avsluttet og alt økonomisk er gjort opp fra klubben sin side. Det jobbes nå med ny trener for G15. Sak A-spiller som ønsker å avbryte kontrakt innstilling og rutiner fra klubben En a-spiller på kontrakt ønsker å bytte klubb. Styret diskuterte om det er hensiktsmessig å lage faste rutiner for behandling av slike saker for fremtiden eller om dette må behandles individuelt fra sak til sak. Styret vedtok at TB følger opp saken videre og at slike saker må behandles individuelt. Sak Talent HBK Team Hadeland/ Ringerike invitasjon med å delta med to alderstrinn, koster 800,- pr. spiller. Klubben har har kuttet SPU tiltaket, derfor bør man sende spillere dit for å satse på spillerutvikling. Spillerne bør velges i samarbeid mellom trenere og trenerkoordinator, gjelder for G/J12 og G/J13. Styret vedtar at klubben dekker deltakelse for opptil åtte spillere og at de velges ut i samarbeid mellom trenerne og trenerkoordinator.

6 Signering: Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) Espen Hagen (vara)

Like dokumenter

Protokoll fra ordinært styremøte

Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Onsdag 11.mai 2016 Varighet: 17.30 20.30 Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Terje Bråthen (TB),