Protokoll fra ordinært styremøte

Transkript

1 Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Torsdag 31.mars 2016 Varighet: Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Terje Bråthen (TB), Kenneth Brørby (KB), Hanne Dahl Molden (HM), Tom Erik R. Frydenlund (TF) og Espen Hagen (EH) Tor Haug (TH) Ole Martin Lafton (OL) Dagsorden Sak 001 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 002 Signering av møteprotokoll fra styremøte Styreprotokollen ble ikke signert på grunn av at den ikke var printet og medbrakt, protokollen signeres ved neste anledning. Sak 003 Konstituering av nytt styre Mandatsavklaring hovedstyret/bu og ansvarsfordeling i styret. Valg av nestleder ble foretatt på mandat fra årsmøte. Det ble diskutert hvilke vedtak B/U kan fatte og hva som må løftes til hovedstyret. EJ gjennomgikk tidligere praksis ift. ansvarsfordeling i styret og hvert enkelt styremedlem kom med sine innspill til sin egen rolle. Hovedinndelingen av ansvar i styret er: Espen A. Johansen: - Overordnet ansvar for JIF Fotball og kontroll på de store linjene i klubben. - Sponsoransvarlig - Kjøregodtgjørelse og lønn - Oppfølging av administrasjonen - Spiller/trenerkontrakter senior Hanne Dahl Molden: - Hjemmekampansvarlig a-kamper Terje Bråthen: - Oppfølging a-lag

2 Kenneth Brørby: - Ansvarlig anlegg Tom Erik R. Frydenlund - Leder B/U overordnet ansvar for barn/ungdomsgruppen - Medlemsansvarlig - Trenerkontrakter B/U Varamedlemmer har ingen dedikerte oppgaver Styret vedtok Hanne Dahl Molden som nest leder. Styret vedtok ansvarsfordelingen i styret og at EJ ser til at dette publiseres på JIF.NO Sak 004 Møteplan 2016 Styret gjennomgikk forslag til møteplan og kom med innspill til endringer. Styret vedtok møteplan 2016 med de endringer som ble fremsatt Sak 005 Gjennomgang av budsjett 2016 EJ presenterte budsjett 2016 som ble vedtatt av årsmøte Styret fikk svar på de spørsmålene de hadde. Det ble diskutert om årsmøtevedtaket på 300,- i medlemskontingent også gjaldt aktive spillere eller om det fortsatt skal faktureres kr. 100,- i tillegg til treningsavgiften da det er uenighet om ordlyden i årsmøtereferatet gjenspeiler intensjonen med saken og vedtaket. Styret tok budsjettet til orientering og vedtok at aktive spillere i klubben skal betale 100,- i medlemskontingent og at andre skal betale kr. 300,- iht. årmøtevedtaket. Sak 006 Status sponsorer EJ gjennomgikk status og utsiktene for Det ser bedre ut enn i 2015 og markedet har respondert positivt på klubbens nye kurs med mer fokus på barn/unge. Det ser ut til at man når budsjett på ,- Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 007 Administrativ leder arbeidsoppgaver og status TH gjennomgikk sine arbeidsoppgaver og det som har opptatt tiden siden årsmøte. Det er mye tid som går med til regnskap og lønn, det er ikke tilfredsstillende hjelp å få av tidligere regnskapsfirma i overgangen. JIF benytter en konsulent i en overgangsfase.

3 Andre oppgaver som tar tid: - Oppfølging trenerkoordinator - Organisering av utstyr - Oppfølging klubbdommere og dommeransvarlig - Oppstart Superinvite - Driftsoppgaver Styret tok orienteringen til etterretning Sak 008 Status senior EJ gjennomgikk status for a-laget. Det er få spillere i stallen, 18 spillere har signert hvorav en er langtidsskadet. Det jobbes hele tiden med alternativer, men foreløpig er det våre egne b-spillere og G16 spillere som kan være supplement. Assistenttrener Allan Simonsen kom inn som innbytter i cupkampen mot Halsen, dette er ikke i tråd med klubbens føringer som ikke skal ha spillende trenere. Ved lite spillere tilgjengelig skal andre spillere i klubben benyttes, TB tar dette med trenerteamet. Styret tok orientering til etterretning og vedtok at TB følger opp saken om ikke spillende trenere på a-laget. Sak 009 Status yngres TF har nettopp overtatt som leder for B/U og er i startfasen med arbeidet. B/U styret skal ha møte så snart som mulig etter hovedstyremøte. To lag mangler trenere, G11 og G15, det ble diskutert kandidater som TF tar kontakt med. Det ble etterspurt om EJ og TH kunne representere på et møte med G15 for å gi en avklaring på situasjonen ift. med at hovedtreneren har sluttet. TF har funnet ut at det er 102 spillere som har sluttet de siste årene, disse skal kontaktes for å danne et grunnlag for arbeidet med å hindre frafall. Alle foreldre innkalles til et åpent møte hvor klubbens vedtatte kurs gjennomgås og at foreldrene får anledning til å stille spørsmål. Styret tok orienteringen til etterretning. Styret vedtok at EJ og TH representerer på møte med G15 så snart som mulig, TF innkaller. Sak 010 Status anlegg KB gjennomgikk status for anlegg. Det er gjennomført elkontroll på klubbhuset og mindre utbedringer for å få ytterligere reduksjon i forsikringspremien.

4 Det vil før første hjemmekamp for a-laget gjøres oppgraderinger i hovedkiosken og kunstgresskiosken. Kommunen skal kontaktes for utstyr til behandling av ballslettene. TH skal fakturere skøytene for bruk av klubbhuset, både for 2015 og Sum som skal faktureres avklares med KB som skal få signert avtale fra skøytene. TH har arkivert driftsavtalene med kommunen. Styret tok orienteringen til etterretning og ga KB fullmakt til å utarbeide og signere avtale med skøytene for bruk av klubbhuset. Sak 011 Cuper og arrangement i JIF regi 2016 Organisering, dugnadslister og kommunikasjon Årets budsjetterte arrangement ble gjennomgått med avklaring om hvilke lag som skal stille på dugnad og hvem som har ansvaret, som er følgende: - HadelandsCup i mai (alle B/U lag på dugnad, B/U organiserer) - 17.mai på Glassverket (G15 på dugnad, B/U organiserer) - Fotballskoler i juni/juli og høstferien (G16 og seniorspillere på dugnad, TH er ansvarlig for igangsetting av org.gruppe) - Mesterhus JuleCup i desember (alle B/U lag på dugnad, TH er ansvarlig for igangsetting av org.gruppe) - Hjemmkamper a-lag (alle B/U lag på dugnad, HM organiserer) Styret diskuterte om HadelandsCup skal videreføres. Cupen krever mye organisering og mange dugnadspersoner, i en allerede presset dugnadssituasjon kan det være hensiktsmessig å ikke fortsette med HadelandsCup, men å erstatte seniorhelgen i Mesterhus Julecup med yngres. Dette for å kompensere for tapte inntekter ved å ikke arrangerer HadelandsCup. Det vil da være betydelig mindre press på klubbens foreldre ift. dugnad hvor man kan gå inn i et allerede godt etablert system og man opprettholder budsjetterte inntekter. Styret vedtok å ikke fortsette med HadelandsCup, men å erstatte seniorhelgen med en ekstra helg for barn/unge på Mesterhus Julecup. MesterhusJulecup vil da være et tilbud for barn/unge til og med G/J16 år. Styret var enige om organiseringen av klubbens øvrige arrangement. Sak 012 Organisering av hjemmekamper a-lag Iht. styrevedtak, om ansvarsfordeling i styret, er HM ansvarlig for organiseringen i 2016 og skal etablere en arrangementsgruppe som skal utføre arbeidet. Sparebank1 har spurt om klubben kan benytte MCash ifm. arrangement og hjemmekamper.

5 Styret vedtok ansvarsfordelingen og at EJ sender HM instruks fra 2015 sesongen. Styret vedtok å starte med MCash på arrangement og hjemmekamper, EJ tar kontrakt med Sparebank1 for oppstart. Sak 013 Eventuelt To saker ble fremsatt til eventuelt: Situasjon mellom juniorspiller og a-spiller på trening Lovnorm Sak Situasjon mellom juniorspiller og a-spiller på trening En av klubbens yngre spillere har sammen med sine foreldre gitt beskjed om en situasjon som han oppfatter som meget ubehagelig på a-lags trening. Det ble en konflikt ifm. en spillsekvens hvor en a-spiller har konfrontert spilleren, noe som ble oppfattet som meget ubehagelig. Trenerteamet på senior har snakket med a-spiller, juniorspiller og hans foresatt for å avklare situasjonen. Styret vedtok at TB tar et møte med trenerteamet, a-spilleren, juniorspilleren og foresatt for å løse situasjonen og for å gi klare føringer på hva klubben forventer av spillere og støtteapparat i oppfølgingen og utvikling av klubbens yngre spillere. Sak Lovnorm HM tok opp saken med at klubben må ha alt på plass ift NIF sin lovnorm. Årsmøte har gitt styret fullmakt til å få dette på plass. Styret vedtok at HM får fullmakt til å jobbe med dette.

6 Signering: Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) Espen Hagen (vara)