Funksjonsbeskrivelse for Fotballavdelingen i Malvik I.L

Transkript

1 for Fotballavdelingen i Malvik I.L Vedtatt i styremøte 10/ / Side 1 av 10

2 1. INNLEDNING Med årsmøtet som øverste myndighet er virksomheten i MIL Fotballavdeling organisert under et styre på 9 medlemmer valgt av årsmøtet, hvorav 4 medlemmer utgjør styrets arbeidsutvalg (AU) Arbeidsutvalget (AU) består av: Styrets leder Styrets nestleder Økonomileder Styresekretær Øvrige medlemmer av styret utgjøres av funksjonene: Leder senior- og juniordamer Leder yngresavdeling Leder miniputtavdeling Leder jentefotball Materialforvalter Sportslig leder innkalles og har møte- og uttalerett i styremøtene Komiteer og utvalg For å understøtte og gjennomføre større oppgaver og ivareta funksjoner som hører under MIL Fotballavdeling, kan det oppnevnes personer/komiteer/utvalg for følgende: Cuper (Komiteen etableres under egen organisasjons- og funksjonsplan) "Fotballens dag" (2 medlemmer) Utdanningskontakt (ivaretas av sportslig leder) Dugnad, sponsing (inntil 4 medlemmer) Kioskkomite (ABRA-hall) (inntil 3 medlemmer) Bane- og anleggsansvarlig Bane- og anleggskomite (inntil 2 medlemmer.) "Foreldrekontakt, informasjon (3 medlemmer inkl. styresekretær) og kommunikasjon" Avis og internett (inntil 3 medlemmer) Dommerkontakt (inntil 2) Valgkomite (velges av årsmøte) (3 medlemmer) 1.2. Styret ansetter: Sportslig leder Trenere Administrasjonssekretær 1.3. Styret utpeker/oppnevner: Bane- og anleggsansvarlig Ansvarlig talentutvikling Komiteer og utvalg (med unntak av valgkomite) 1.4. Generelle forhold Styremedlemmer, kontaktpersoner, komiteer og utvalg velges og oppnevnes for 2 år hvor annet ikke bestemmes. For hvert lag som inngår i seriespillet etableres det et støtteapparat bestående av trener(e), oppmann, lagleder, og foreldrekontakt. For lag med spillere fra 15 år velges det mellom spillerne en tillitsvalgt eller et spillerutvalg på 3 medlemmer. Årsmøtet i fotballavdelingen avholdes uke i januar, og senest 3 uker før hovedlagets årsmøte. 10/ Side 2 av 10

3 Alle tillitsvalgte, ansatte og oppnevnte plikter å følge intensjonene i handlingsplaner som er vedtatt av hovedlag og fotballavdelingens årsmøte, styrevedtak og de lover og bestemmelser som utstedes av NIF, NFF og Trøndelag Fotballkrets. 2. STYRET 2.1. Styrets oppgaver Iverksette og følge opp årsmøtets, hovedlagets, og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser, samt ivareta den daglige ledelse. Sørge for at aktiviteten er forsvarlig organisert, og utarbeide nødvendige retningslinjer. Forberede årsmøte, herunder fremlegge regnskap, planer (herunder Sportsplan) og budsjetter for godkjenning. Holde seg orientert om avdelingens økonomiske stilling, og påse at virksomhet og økonomi er gjenstand for betryggende kontroll. Representere avdelingen utad 2.2. Arbeidsutvalgets (AU) oppgaver Saksforberedelse og innkalling til styremøter. På vegne av styret behandle og beslutte saker som ikke krever styrebehandling. Oppfølging av saker etter pålegg fra styret. Utvikle og vedlikeholde de interne rutiner. Arbeidsutvalget har møte minst en gang mellom hvert styremøte, som med unntak av juli avholdes månedlig. 3. STYRELEDER Leder for fotballavdelingens styre velges på avdelingens årsmøte. Leder er medlem og leder av arbeidsutvalget. Leder har det øverste ansvaret for å lede fotballavdelingen. Det innebærer også ansvar for at det blir tatt løpende beslutninger innenfor styrets ansvarsområde og fullmakter til de tidspunkt som kreves Leders oppgaver 1. Leder plikter å sørge for at styret ivaretar sine oppgaver. 2. Leder plikter å holde god kontakt med idrettslagets hovedstyre, fotballkretsen og andre organer/samarbeidspartnere. 3. Leder innkaller, leder, og setter dagsorden for styremøtene, og utarbeider et fullstendig styrekart med tilhørende dokumenter. 4. Leder har ansvar for at alle planer og vedtak blir fulgt opp til riktige tider. 5. Leder anviser avdelingens regninger for belastning etter vedtatt fullmaktsreglement. 6. Leder utøver klubbens representasjonsoppgaver. 7. Leder samarbeider med økonomileder om å utarbeide forslag til regnskap og budsjett for styre og årsmøte. 8. Leder representerer fotballavdelingen i hovedlagets styremøter. 9. Tildele valgkomiteen dens mandat senest 15. oktober. 4. NESTLEDER Nestleder velges på fotballavdelingens årsmøte. Nestleder er medlem av arbeidsutvalget. Nestleder er leders stedfortreder og møter på alle styremøter. 10/ Side 3 av 10

4 4.1. Nestleders oppgaver 1. Nestleder har ansvaret for følgende komiteer/utvalg: cupkomiteen, "Fotballens dag", og utdanningskontakten. 2. Nestleder har ansvaret for å følge opp og inngå trenerkontrakter i samråd med leder og økonomiansvarlig i fotballavdelingen. 3. Kontraktene skal forelegges styret for godkjenning. 4. Nestleder er leders stedfortreder, og trer i leders fravær inn i dennes oppgaver og ansvar. 5. SEKRETÆR Sekretær velges på fotballavdelingens årsmøte. Sekretær er medlem av arbeidsutvalget Sekretærens oppgaver 1. Sekretæren fører referat fra styre- og AU-møter som sendes styrets medlemmer innen 10 dager etter styre-/au-møter. 2. I samråd med styrets leder besørger sekretær innkalling, agenda og dokumenter i forbindelse med styre- og AU-møter. 3. Sekretær har ansvar for områdene "Foreldrekontakt, informasjon og kommunikasjon" og "avis og internett". Sekretær er leder av og besørger utarbeidet mandat og planer for "Aviskomite" og "Komite for foreldrekontakt, informasjon og kommunikasjon". Oppgavene skal forankres og ivaretas i nært samarbeid med styret. 5. ØKONOMILEDER Økonomileder velges på fotballavdelingens årsmøte. Økonomileder er medlem av arbeidsutvalget. Økonomileder er bindeledd mellom økonomiutvalg, dugnads-/sponsorkomite og styret. Drøftes nærmere med henvisning til ny struktur for cupkomite og nestleders ansvarsområder) 5.2. Økonomileders oppgaver 1. Økonomileder er avdelingens kasserer. I det ligger fullmakt til å forestå utbetalinger innenfor budsjett, styrets vedtak og fullmakter. 2. Økonomileder samarbeider med leder og utarbeider forslag til årsbudsjett. 3. Økonomileder utarbeider likviditetsbudsjett til regnskap og rekvirerer revisjon. 4. Økonomileder har ansvar for fotballavdelingens innkjøpsordninger og forestår dette i samarbeid med materialforvalter. 5. Økonomileder har ansvaret for at fotballavdelingens medlemsregister til enhver tid er ajour, og at treningsavgift blir innbetalt til rett tid. 6. Økonomileder besørger utarbeidet kontoplan og rapporteringsrutine som tilfredsstiller styrets krav til å føre kontroll med avdelingens økonomiske situasjon. Kontoplan avstemmes mot hovedlagets revisor. 7. Økonomileder har på styrets vegne ansvar for oppfølging av klubbens økonomiske drift, herunder i samarbeid med styrets leder å utarbeide tilstrekkelige og hensiktsmessige rutiner for styrets behandling og løpende kontroll med avdelingens økonomiske situasjon til enhver tid. 10/ Side 4 av 10

5 6. MATERIALFORVALTER Materialforvalterfunksjonen ivaretas av 2 hvorav en velges på fotballavdelingens årsmøte som medlem til styret, og den andre oppnevnes av styret. Materialforvaltere er ansvarlige for å ha kontroll på at alt utstyr i fotballavdelingen er på plass og i orden. Materialforvaltere har også ansvaret for at det holdes orden i bua i Malvikhallen og i klubbhuset. Materialforvalter har budsjett- og resultatansvar for eget område Materialforvalters oppgaver 1. Sørger for at alle lagsdraktsett til enhver tid er komplette, ajour og i orden, og sørge for hensiktsmessige rutiner i denne sammenheng. 2. Sørge for at alle lag leverer inn sine draktsett etter endt sesong, og får utlevert nye sett. 3. Sørge for at alle lags medisinskrin ved utlevering er komplette, og at det til enhver tid finnes "medisin" for etterfylling av medisinskrin. 4. Sørge for at alle nytilsatte trenere og dommere får det utstyret de har krav på. 5. Sørge for at det til enhver tid finnes nok treningsballer både ute og inne, og at disse er i orden. 6. Til enhver tid holde seg orientert om tilbud som kommer på treningstøy etc. og orientere trenere og lagledere om disse tilbud. 7. LEDER SENIOR- OG JUNIOR DAMER Leder senior- og juniordamer velges på fotballavdelingens årsmøte. Leder senior- og juniordamer møter på fotballavdelingens styremøter. Leder senior- og juniordamer har budsjett- og resultatansvar for senior-/junioravdelingen og skal være bindeleddet mellom senior- og junioravdelingen og styret Leder senior- og junioravdelingens oppgaver 1. Leder senior- og juniordamer er ansvarlig for senior/rekrutt/juniorlagene. 2. Leder senior- og juniordamer har ansvar for transport ved lagenes bortekamper. 3. Leder senior- og juniordamer kan også fungere som oppmann for seniorlaget. 4. Leder senior- og junior damer skal samarbeide med og holde god kontakt med Sportslig leder og leder jentefotball 5. Leder senior- og junior damer har ansvar for påmelding av lag til serie og cupspill. 8. LEDER YNGRES AVDELING Leder yngres avdeling velges på fotballavdelingens årsmøte. Leder yngres avdeling skal samarbeide tett med leder miniputtavdeling, leder jentefotball, og leder senior- og juniordamer. Leder yngres er bindeledd mellom dommerkontakt, sportslig leder og styret. Leder yngres avdeling møter på fotballavdelingens styremøter Leder yngres avdelings oppgaver 1. Leder yngres avdeling setter dagsorden for trener/lagledermøter og utarbeider et fullstendig styrekart med tilhørende dokumenter, på den faglige delen i samarbeid med Sportslig leder. 2. Leder yngres avdeling skal være med på evalueringsmøtene som Sportslig leder avholder med trenerne hver høst. 10/ Side 5 av 10

6 3. Leder yngres avdeling i samarbeid med leder miniavd. og leder jentefotball, sette opp og fordele treningstider for alle lag, både for inne og utetreninger, (Hall og banedisponering på Viksletta 1, 2, 3 og Saksvik.) 4. Leder yngres avdeling har ansvaret for all påmelding av lag til seriespill og nødvendig omberamming av kamper. 5. Leder yngres avdeling har ansvaret i samarbeid med sportslig leder og for at alle trenere følger sportsplanen. 6. Leder yngres avdeling skal til enhver tid holde seg orientert og informere videre om alle innbydelser til cuper som kommer til lagene, og har for sitt område ansvar for påmelding til serie- og cupspill. 9. LEDER MINIPUTTAVDELING Leder miniputtavdeling velges på fotballavdelingens årsmøte. Leder miniputtavdeling er styrets kontaktperson mot minifotball. Leder miniputtavdeling er fotballgruppens representant i allidrettsutvalget. Leder miniputtavdeling utøver et nært samarbeid med leder for yngres avdeling og leder jentefotball. Leder miniputtavdeling møter på fotballavdelingens styremøter Leder miniputtavdelingens oppgaver 1. Leder miniputtavdeling setter dagsorden for trener/lagledermøter og utarbeider et fullstendig styrekart med tilhørende dokumenter, på den faglige delen i samarbeid med Sportslig leder. 2. Leder miniputtavdeling skal være med på evalueringsmøtene som Sportslig leder avholder med trenerne hver høst. 3. Leder miniputtavdeling skal i samarbeid med leder yngres avdeling, leder jentefotball og leder senior- og junioravdeling, setter opp og fordeler treningstider for alle lag, både for ute og innetreninger. 4. Leder miniputtavdeling har for sin avdeling ansvaret for påmelding av lag til serie-og cupspill. 10. LEDER JENTEFOTBALL Leder jentefotball velges på fotballavdelingens årsmøte. Leder jentefotball utøver et nært samarbeid med leder yngres avdeling, leder miniputtavdeling og leder senior- og juniordamer. Leder jentefotball møter på fotballavdelingens styremøter Leder jentefotballs oppgaver 1. Leder jentefotball skal ivareta jentefotballens interesser innad i fotballavdelingen. 2. Sørge for spesielle tiltak for å gi jentefotballen samme status og muligheter som på guttesiden. 3. Sørge for rekruttering til jentefotballen, både på spiller- og trenersiden i samarbeid med ledere for yngres, mini, og senior-/junioravdeling. 4. Leder jentefotball skal i samarbeid med leder yngres avdeling, leder miniputtavdeling og leder senior- og junioravdeling setter opp og fordeler treningstider for alle lag, både for ute- og innetreninger. 5. Leder jentefotball har ansvaret for påmelding av jentelag til serie- og cupspill og nødvendig omberamming av kamper. 10/ Side 6 av 10

7 11. BANE- OG ANLEGGSANSVARLIG Bane- og anleggsansvarlig oppnevnes av styret. Bane- og anleggsansvarlig møter i styremøte på innkalling og rapporterer til styrets leder Bane- og anleggsansvarligs oppgaver 1. Bane og anleggsansvarlig er ansvarlig for at banene til enhver tid er spilleklare, dette i samarbeid med banemester i kommunen. (Klipping, merking, slodding, brøyting og vedlikehold av fotballboden ved Viksletta). 2. Bane og anleggsansvarlig inngår i, og er leder av bane- og anleggskomiteen. 3. Ved vanskelige baneforhold skal baneansvarlig sørge for å utøve spilleforbud, og eventuelle omberamminger mot rette vedkommende. 12. SPORTSLIG LEDER Sportslig leder ansettes av fotballavdelingens styret for 1 år. Ved ansettelse gjelder kontrakt. Sportslig leder har ansvaret for at alle trenere følger de retningslinjer og sportslige planer som er gitt av styret i fotballavdelingen. Sportslig leder innkalles til og har rett til å møte i styremøtene Sportslig leders oppgaver 1. Sportslig leder har som primær oppgave å følge opp, gi råd og veiledning til trenere for alle lag/årsklasser. 2. Sportslig leder skal i samarbeid med ledere for yngres-, mini-, og senior/junior damer, være med på evalueringsmøtene med trenerne som avholdes hver høst (etter sesongslutt). 3. Sportslig leder har ansvaret for den faglig delen under trenerforumsmøtene som avholdes en gang i måneden, agenda og saksdokumenter utarbeides i samarbeid med leder yngres avdeling. 4. Sportslig leder rapporterer til styret i henhold til avtalt rapporteringsrutine, og innkalles til styremøter ved behov. 5. Sportslig leder er ansvarlig for årlig å ta initiativ til utarbeiding av og fremleggelse av sportsplan for påfølgende sesong. 6. Sportslig leder er utdanningskontakt med ansvarlig for all utdannings- og kursvirksomhet i avdelingen, og rapporterer i denne sammenheng til nestleder. 13. DOMMERKONTAKT Dommerkontakt oppnevnes av styret for to år. Dommerkontakt rapporterer til leder yngres avdeling og møter på fotballavdelingens styremøter ved innkalling Dommerkontaktens oppgaver 1. Ansvarlig for fotballavdelingens dommere. 2. Ansvarlig for dommernes kampavvikling og at de gis et treningsopplegg. 3. Ansvarlig for rekruttering av dommere, videreutdanning av dommere i samarbeid med utdanningskontakten. 4. Ansvarlig for å holde møter i dommeravdelingen etter behov. 10/ Side 7 av 10

8 14. VALGKOMITE Valgkomiteen består av 3 medlemmer som velges på fotballavdelingens årsmøte. Valgkomiteen velges for en periode på 1 år. Valgkomiteen konstituerer seg selv og velger leder av valgkomiteen Valgkomiteens oppgaver 1. Valgkomiteens oppgave er å finne fram til godt kvalifiserte personer, og forespørre disse om å stille til valg på forespurt verv i fotballavdelingens styre, samt å fremsette forslag til sammensetning av neste års valgkomite. 2. Medlemmer som går ut av styret etter endt periode, skal ved evt. ønske om reengasjement være forespurt minst 2 mnd. før årsmøtet. 3. Valgkomiteens leder legger fram komiteens forslag på årsmøtet. 15. CUPKOMITEEN Cupkomiteen oppnevnes av styret og står ansvarlig for gjennomføring av avdelingens to cuper. Cupkomiteen organiserer sin virksomhet under funksjonene; leder, turneringsledelse, sekretariat, kampsekretariat, kiosk, materiell/garderobe, premier/sponsor og dommere. Cupkomiteen oppnevnes av styret for to år med ambulerende utskifting. Cupkomiteen konstituerer seg selv, og utpeker turneringsleder for fotballavdelingens to cuper. Cupkomiteen søker selv kommunen/baneeier om neste års to arrangement, som gjøres umiddelbart etter avsluttet Malvik cup i februar. Leder/turneringsleder rapporter til nestleder og møter på innkalling til fotballavdelingens styremøter. Cupkomiteen har budsjett- og resultatansvar for sitt område, og fører separate regnskaper for de to cupene etter avtale med økonomiansvarlig Cupkomiteens oppgaver Innendørscup, Malvik cup 1. Cupkomiteen v/leder har ansvaret for å dra igang arbeidet med nevnte cup. 2. Leder kaller inn til møte og fordeler oppgaver til den enkelte. 3. Cupen bør avvikles i løpet av 1. kvartal hvert år. Utendørscup, Malvik mini- og lilleputtcup 1. Som ovenfor 2. Som ovenfor 3. Cupen avvikles i månedsskifte mai/juni. 16. FOTBALLENS DAG-KOMITEEN Fotballensdag-komiteén består av 2 medlemmer, som oppnevnes av styret for en periode på to år med ambulerende utskifting. Det ene medlem av komiteen skal være trener. Fotballensdag-komiteen konstituerer seg selv, og velger en av medlemmene som leder for fotballens dag. Komiteleder rapporter til nestleder. Komiteens leder møter på fotballavdelingens styremøter ved innkalling. Fotballens dag omfatter gutter og jenter i aldersgruppen 6-14 år. 10/ Side 8 av 10

9 16.1. Komiteens oppgaver 1. Arrangementet gjennomføres i september etter planer forelagt og godkjent av styret i styremøte i juni. 17. KOMITE DUGNAD OG SPONSING Komiteen består av inntil 4 medlemmer og oppnevnes av styret med leder for to år med ambulerende utskifting. Komiteen rapporter til økonomileder og møter (1 person) på fotballavdelingens styremøter etter innkalling Oppgaver komite dugnad- og sponsing 1. Ansvarlig for fotballavdelingens inngåelse av sponsorkontrakter etter gitte retningslinjer av MIL hovedlag. Alle større kontraktene legges fram for økonomileder og styret for godkjenning. 2. Ansvarlig for å framskaffe arenareklame generelt og i forbindelse med cuper eller andre arrangement. 3. Ansvarlig for annonser i cupprogram 4. Ansvarlig for gjennomføring av loddsalg i regi av fotballavdelingen 5. Ansvarlig for å skaffe, organisere og gjennomføre alle dugnader som medlemmer av fotballavdelingen skal utføre. Foreldrekontakt nyttes til fordeling av oppgaver. 6. Ansvarlig for organisering og gjennomføring av telefonkatalogutdeling. 18. KIOSKKOMITEEN Kioskkomiteen oppnevnes av styret med inntil 3 medlemmer for to år med ambulerende utskifting. Kioskkomiteen rapporterer til økonomileder Kioskkomiteens oppgaver: 1. Med hovedvekt på den løpende kioskdrift i ABRA-hallen å følge opp og organisere all kioskvirksomhet i avdelingens regi som ikke er knyttet opp mot de to kioskarrangementene. 2. Ansvarlig for å holde kontakt med fotballkrets/halleier for å holde oversikt over aktiviteten i hallen. 3. Ansvarlig for innkjøp til kiosken og håndtering av penger fra den daglige driften. 4. Ansvarlig for å sette opp vaktlister og informere de som skal ha kioskvakt. 5. Ansvarlig for å følge opp at kioskdriften fungerer og at kioskvaktene gjennomfører oppgavene sine i henhold til utarbeidede instrukser eller annen informasjon. 6. Samarbeide med ansvarlige for tilsynsvaktordning på ABRA-hallen. 19. BANE- OG ANLEGGSKOMITE Bane- og anleggskomite med inntil 2 medlemmer oppnevnes av styret for to år med ambulerende utskifting. Bane- og anleggskomite ledes av bane- og anleggsansvarlig Bane- og anleggskomiteens oppgaver: 1. Å understøtte og avlaste bane- og anleggsansvarlig i dennes oppgaver. 10/ Side 9 av 10

10 20. KOMITE FORELDREKONTAKT, INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Komiteen med inntil 3 medlemmer oppnevnes av styret i samarbeid med og på forslag fra sekretær Komiteen skal bistå sekretær i arbeidet med å sikre at foreldregruppen får tilstrekkelig informasjon til å utføre sitt arbeid, samt øke informasjons- og kommunikasjonskvaliteten i organisasjonen samlet. Komiteen rapporterer til styret ved sekretær. Komiteens organisering og arbeidsoppgaver fastsettes gjennom mandat gitt av sekretær i samråd med styret. 21. AVIS- OG INTERNETTKOMITE Komiteen med inntil 3 medlemmer oppnevnes av styret i samarbeid med og på forslag fra sekretær. Med redaksjonelt ansvar delt mellom styrets leder og sekretær skal komiteen bistå sekretær i arbeidet med å utgi fotballavdelingens klubbavis 1-2 ganger årlig. Komiteen skal videre bistå sekretær i arbeidet med å utvikle og drifte fotballavdelingens internettsider på etablert plattform, samt effektivisere avdelingens drift gjennom økt bruk av internett i alle organisasjonsledd. Komiteen rapporterer til styret ved sekretær. Komiteens organisering og arbeidsoppgaver fastsettes gjennom mandat gitt av sekretær i samråd med styret. 22. STØTTEAPPARAT LAG Samtlige lag organiseres med et støtteapparat bestående av: Trener Lagleder Oppmann Foreldrekontakt Oppgavene for disse funksjonene er fastlagt i Sportsplan for MIL Fotballavdeling Trenere Oppnevnes/ansettes av sportslig leder i samarbeid med styret og leder for henholdsvis yngres, mini, jenter og senior/junior damer for 1 år Lagleder, oppmann og foreldrekontakt: Oppnevnes av leder for yngres, mini, jenter og senior/junior damer i samråd med oppnevnt/ansatt trener for 1 år. 23. ADMINISTRASJONSSEKRETÆR Administrasjonssekretær ansettes av styret. Administrasjonssekretær skal være daglig bindeledd i administrative saker mellom styrefunksjonene, lag og krets/forbund, og skal dels ivareta sine oppgaver gjennom fast kontortid i klubbens lokaler. Administrasjonssekretær ivaretar avdelingens interesser i forhold til klubbhus, og rapporterer til leder. Administrasjonssekretær samordner og besørger påmelding av lag til serie- og cupspill etter anvisning fra ledere for mini, yngres, jenter og senior- og junior damer. Administrasjonssekretærs samlede arbeidsoppgaver og plikter fastsettes i ansettelsesavtale. 10/ Side 10 av 10