REFERAT FRA STYREMØTE I HOLEVÆRINGEN FOTBALL

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE I HOLEVÆRINGEN FOTBALL Møtenr : Sted - dato: Svendsrud, mandag 24. august 2009 kl Tilstede : Kaare Tiller Kaare Styreleder Anne Leivestad Anne Kasserer Frode S. Hagen Frode Nestleder /Koordinator 2 Sissel Rovelstad Sissel Materialforvalter Arild Johansen Arild Banemester Une Grefsrud Une Styremedlem / kiosk Unni Smedsrud Unni Materialforvalter 2 Ståle Rovelstad Ståle Sportslig leder Fraværende : Richard Kullerud Richard Koordinator Observatører : Ingen 1. Styrets leder ønsket velkommen til nytt styremøte 2. Referat fra forrige styremøte Referat fra forrige styremøte ble gjennomgått, signert og protokollført av FSH. 3. Formalia - 4. Organisasjon 4.1. Fordeling av arbeidsoppgaver i styret med arbeidsinstrukser: Vedtak 02/2009: Styret har følgende faste funksjoner: Styrets leder, Nestleder/koordinator, Kasserer, Materialforvalter og Sportslig leder. Alle funksjoner skal ha en assistent/stedfortreder.. Rekruttering av assistent: Kasserer 2 Arild Bremnes er foreslått. Sissel snakker med han til neste møte Sportslig leder 2 Styret foreslår å rekruttere en av de andre i SU pga kompetansen Banemester 2 Arild jobber med saken. 5. Økonomi og regnskap 5.1. Rapport per Post Budsjett 09 Status pr Rest saldo Driftsinntekter Kr Kr Kr Driftskostnader Kr Kr Kr Driftsresultat Kr kr Resultat Kr Bank Kr ,84 Anleggsfond Kr ,95 Varelager/beholdning bekledning - Egenkapital - Antall medlemmer inkl. 02 trinn medlemmer Antall medlemmer med fritak - 52 (verv) + 34 (02) Salg av utstyr per Kr Kr Grasrotandelen * - Kr spillere registrert Grasrotandelen Kr spillere registrert ILH Fotball Postboks Røyse Side 1 av 5

2 *Gjelder Idrettslaget Holeværingen: Se link Sponsorer Hoved/draksponsorer Inngått avtale Utløp avtale Verdi pr år Verdi Kommentar Sundvollen Hotell Kr Kr Ja til forlenget avtale Ring Bygg Kr Kr Ja, 1 årig Hoddevik Trafikkskole Kr Kr Ja, 1 årig Sparebank 1 Ringerike?? Rema 1000 Vik Kr Kr Ja, 1 årig Glade Hjul Kr Under forhandling Elstøen Frukt og Grønt Ringerikskraft Kr ? Sum ILH Fotball støttespillere Inngått avtale Utløp avtale Verdi pr år Verdi Kommentar Sum Aktuelle kandidater Inngått avtale Utløp avtale Verdi pr år Verdi KOMMENTAR Platou Finans AS Kr Takket nei i 2009 Hamax Auto Kr Takket nei i 2009 Karianne Bråthen har det overordnede ansvaret for sponsing i ILH og det er utarbeidet en egen stillingsinstruks for dette arbeidet Dekning av utgifter til Ringeriksmaraton Merethe F. ønsket å få dekket inn deltakeravgiften til Ringeriksmaraton for sin gruppe. Vedtak 04/2009: Styret besluttet å ikke dekke deltakeravgift på eksterne arrangement. Kaare tar opp muligheten for å få dekket dette via Hovedstyret. 6. Materialforvaltning 6.1. Avtale sportsbutikk Det er inngått en 3 års avtale med City Sport om kjøp av utstyr. Denne avtalen går ut Sandberg Sport har forespurt om å bli leverandør. Vedtak 03/2009: Materialforvalter går ut til min. 3 sportsbutikker og ber om anbudspriser /avtalepriser før utgangen av Salgsdager for materiell Vedtak 04/2009: Sissel og Unni kjører salgsdag mandag 31. August på Svendsrud 6.3. Varelager telling og rydding Vedtak 04/2009: Sissel og Unni tar rydding og telling av kleskolleksjonen. ILH Fotball Postboks Røyse Side 2 av 5

3 6.4. Premiering se Vedtak 04/2009: Styret besluttet at 11r lag kan velge mellom pokal til alle eller kr. 500 til lagkassen slik at de kan kjøpe egne pokaler for premiering av enkeltprestasjoner Investeringer utstyr Vedtak 03/2009: Styret besluttet å kjøpe nye drakter jfr. Sissels tilbud fra Sinotex på drakter til kr mva per stk ved min. 500 stk. Ordren kan fordeles på 2 år. Pris inkl. trykk av 3 sponsorer. Utgåtte drakter skal leveres inn og vi ser på alternativer for gjenbruk av de gamle draktene. Sissel effekturerer. Vedtak 03/2009: Styret besluttet å bruke Reklameservice som leverandør av trykk på nye drakter og ikke Focus Print. 7. Koordinering Vedtak 04/2009: Styret besluttet kun å bruke langermet spilleskjorte Prioritet på leie/bruk av haller/gymsaler er: Pri. 1: Hole Ungdomsskole Pri 2: Røyse Barneskole Pri 3: Vik Barneskole 7.2. Leie av Holehallen Leie blir betalt for 5 timer per uke. Timespris kr. 300 (2009 priser) + 5 % : kr Dette er budsjettert i utgiftene Koordinering av treninger for sesongen 2009/2010 Vedtak 04/2009: Ny hall i Sundvollen er ferdig i november Kaare sjekker muligheter for leie og priser. Vedtak 04/2009: Rikard tar kontakt per mail med alle lagledere/trenere for å avdekke ønsker og behov for treningstid i Holehallen og kommunens gymsaler vinteren 2009/ r lag har pri 1 på tildeling av halltider. Old Boys betaler selv og trener på søndagene. Smålag skal minnes om 12 års grense og at de kommer bakerst i køen ved tildeling. 8. Sportslig leder 8.1. Dommerlister 8.2. Kamplister 8.3. Trenere 8.4. Damelaget Vedtak 04/2009: Trening på kunstgress er medtatt i budsjett. Anne sjekker beløpet og koordinerer med Ståle. Ståle sender oppdatert navneliste til Anne Fotballskolen Fotballskolen 2009 var tidenes beste fotballskole for ILH Fotball. 180 påmeldte, flott vær, bra instruktører og keeperøkten ble utpekt som en meget populær aktivitet. Overskuddet ble ca. kr Det eneste negative var Tine som leverte ut lettmelk og ikke Litago eller lignende. Vedtak 04/2009: Ståle lager et enkelt prosjektregnskap for fotballskolen som mailes Anne Rekruttering Vedtak 04/2009: Oppstart 6 åringer flyttes fra våren til foregående høst. Iverksettes fra høsten Geir Espen Skille ønsker å starte opp ny 6 års gruppe i Sundvollen allerede fra høsten Dette er OK. Kaare informerer Geir Espen og ber han kontakte Sissel for materiell (drakt, kjegler, baller, vester). ILH Fotball Postboks Røyse Side 3 av 5

4 9. Banemester og anlegg 9.1. Kamplister på vegg ved inngang Svendsrud. Arild setter opp 2 lister slik at vi unngår stifter og spiker på veggen. 10. Aktiviteter, prosjekt og investeringer Strategi- og arbeidsplan 3 år Kioskdrift Arbeidslister // bemanning Overlevering Overlevering til håndballgruppen skjer fra uke 43. Ansvarlig Une/Lillan Vedtak 03/2009: Kioskbeholdningen må telles før håndballgruppa overtar. Ny kaffekanne kjøpes inn Evaluering av kioskdriften Vedtak 04/2009: Anne var bekymret for kioskdriften og tok opp behovet for å se på vareutvalg, utgifter og inntekter for kiosken. Dette gjøres i et eget evalueringsmøte. Kaare innkaller Anne, Lillan og Une til særmøte. Une skriver kort evalueringsrapport etter møtet for neste sesong Møtekalender Møte Dato Sted Styremøte september kl Svendsrud Styremøte oktober kl Svendsrud Dugnad (kiosk, fotballrom, Oktober Svensrud kleslager, garasjen Strategi- og budsjettsamling* November Svendsrud Årsmøte Januar 2010 Kickoff April 2010 *Vedtak 04/2009: Kaare innkaller alle lagledere, trenere og styret til en strategisamling på Svendsrud i november. Styret fortsetter etter møtet med budsjettsamling og middag Dugnader Vedtak 04/2009: Styret innkaller Styret til dugnad i oktober for å rydde og telle kiosken, rydde fotballrommet og garasjen Klubbutvikling Informasjon 11. Eventuelt 12. Neste møte Neste styremøte er mandag 21. September kl på Svendsrud Hole, Kaare Tiller Ståle Rovelstad Anne Leivestad Sissel Rovelstad Styrets leder Sportslig leder Kasserer Materialforvalter Richard Kullerud Arild Johansen Unni Smedsrud Une Grefsrud Koordinator Banemester Styremedlem Styremedlem Frode S. Hagen Styremedlem ILH Fotball Postboks Røyse Side 4 av 5

5 ILH Fotball Postboks Røyse Side 5 av 5