SBN Konferansen Jan Erik Karlsen 26. oktober 2011

Transkript

1 Jan Erik Karlsen 26. oktober 2011

2 - Målet for alt vi gjør i Nordea er å skape positive kundeopplevelser! Christian Clausen, konsernsjef

3 Hvorfor Nordea? Positive kundeopplevelser Et vidt spekter av produkter, tjenester og løsninger Engasjerte medarbeidere med høy kompetanse Finansiell styrke og topp rating

4 Nordea solid virksomhet i ni markeder 11 millioner kunder - 9 hjemmemarkeder - Rundt 10 millioner personkunder bedriftskunder, inkl. selskaper blant de 500 største i Norden Et sterkt salgsnett Nordeas hjemmemarkeder salgskontorer og 6 millioner nettbankkunder Finansiell styrke - EUR 9,3 mrd i inntekter (2010) - EUR 581 mrd i forvaltningskapital (2010) - EUR 25 mrd i egenkapital - AA credit rating AA-rating Nordeas posisjon EUR 33mrd i markedsverdi - Et av de største selskapene i Norden - 4. største i Europa målt i markedsverdi Ett av de to nordiske selskapene på Forbes topp 100-liste

5 Nordeas posisjon Diversifisering i produkter og geografi Sverige Avdelingsbanker 325 Kunder Medarbeidere, årsverk Samlede utlån EUR 78,5 mrd Markedsposisjon 2-3 Finanssentre Internasjonale kontorer i Frankfurt, London, New York, Singapore og Shanghai. Representasjonskontorer i São Paulo og Beijing Finland Avdelingsbanker 312 Kunder Medarbeidere, årsverk Samlede utlån EUR 53,2 mrd Markedsposisjon 1 Norge Avdelingsbanker 118 Kunder Medarbeidere, årsverk Samlede utlån EUR 48,5 mrd Markedsposisjon 2 Russland Avdelingsbanker 48 Kunder Medarbeidere, årsverk Samlede utlån EUR 4,5 mrd Markedsposisjon 22 Danmark Avdelingsbanker 319 Kunder Medarbeidere, årsverk Samlede utlån EUR 75,1 mrd Markedsposisjon 2 Estland Avdelingsbanker 21 Kunder Medarbeidere, årsverk 400 Samlede utlån EUR 2,8 mrd Markedsposisjon 3 Int l Private Banking Polen Litauen Latvia Kunder 12,000 Samlede midler til forvaltning EUR 10 mrd Nordisk markedsposisjon i Luxembourg 1 Avdelingsbanker 202 Kunder * Medarbeidere, årsverk Samlede utlån EUR 5,4 mrd Markedsposisjon 14 Avdelingsbanker 21 Kunder Medarbeidere, årsverk 350 Samlede utlån EUR 2,3 mrd Markedsposisjon 4 Avdelingsbanker 22 Kunder Medarbeidere, årsverk 450 Samlede utlån EUR 2,7 mrd Markedsposisjon 3 *inkl. livsforsikringskunder i Polen

6 Fra fire nasjonale banker med fire personalsystemer til en nordisk bank med ett personalsystem Hvordan?

7 Nordeas utvikling Nordea - resultatet av en rekke fusjoner Før 1970: 300 banker årene: 80 banker årene: 30 banker årene: 4 banker årene: Ett Nordea

8 1976

9 HR Norway System Map / Interfaces 2003 SSB Salary Statistic SSB Absence Telmax Phone system SMS Sales and Marketing System Nordea Fund address Travel Expence system & SCC Union monthly FA Salary Statistic Taxauthority Period report every 2. month AC-No (emp_no) to Nordea Liv & Link FM Procuration register L/T Annual Revenue report Phone Book Pers.data Time Management A&A Register Daily? SAP 238/MSA/GL FSS Taxable Salary benefits Budgeting Data Stage Vendor: Bluegarden PAS PA, Payroll, Sick refund PA, CM, TM other? Electronic Archive Payroll reports Once a month Ad hoc reports HR Services Arne Myhre & Magnus Heiaas Local exel-files Reconcile... Fich Loan system Taxable benefit of low interest loan Files SAS BW Pay-files to Banksystem 238/GL Security? MBS, Nordea Main Bank Systems, Nordic Processor? 039 Pro Nostro Other? Prof Doc 023/KS 238/MSA/GL Customer FTE system NPD Gabler&Partner actuary Personell & Payroll.data Vesta Nordea emps left Nordea Liv Vesta Taxable benfit of low interest loans Nordic Processor Gabler & Partners Nicator Rent Home-Pc

10 SAP ble valgt i 2003 som leverandør av personaldatasystem til Nordea HR ansatte SAP R3 HR Personal Administration (PA) Organisation Management (OM) Job description Performance and Development Dialogue

11 For de ansatte Tilgang til SAP via: Manager Self Services (MSS) Employee Self Services (ESS)

12 Organiseringen av HR funksjonen i Nordea Hvilke tiltak ble gjort innen HR, hvordan ble de løst, hva var utfordingene? Hvordan er HR organisert i Nordea i dag? SAP HR i Nordea i dag Hva ser vi for oss i fremtiden?

13 Hvilke tiltak ble gjort innen HR, hvordan ble de løst og hva var utfordingene? Noen av utfordringene var bl.a.: Ulik organisering og arbeidsoppgaver i HR i de forskjellige landene Ulike kulturer og holdninger

14 Organisasjonsendring i HR var nødvendig - spesielt innen de administrative oppgavene Lik organisering av HR i Norden Like arbeidsoppgaver Gjøre ting enklere One Point of Entry for ledere og ansatte i Nordea

15 HR ble delt inn i tre HR enheter HR Partner organisasjonen Tittelen Personalsjef ble endret til HR Partner Ansvarlige for det strategiske HR arbeidet i definerte enheter Gi ledere og medarbeidere proaktiv støtte i HR relaterte prosesser Stort sett samme oppgaver som tidligere HR Service organisasjonen Tittelen Personalsekretær ble endret til HR Service Partner Ansvarlige for alle administrative HR oppgaver innen definerte enheter HR Services ble sentralisert i hvert enkelt land Organisasjonsendringer og endringer på oppgaver HR Utvikling organisasjonen Ansvarlige for opplæring og kompetanseheving i Nordea interne/eksterne kurs/skoler Stort sett samme oppgaver som tidligere

16 HR Services ble endret i 2004 Sentralisering av arbeidsoppgavene Organisert med 3 enheter i hvert land HR Business Services Alle HR relaterte administrative spørsmål knyttet til den enkeltes "livssyklus" / ansettelsesforhold som medarbeider i Nordea HR Advisory & Support HR spesialister med ekspertkunnskap innen sine respektive områder: tariffavtaler, arbeidsgiverforhold, internasjonal mobilitet, arbeidsrett, pensjons- og forsikringsspørsmål, etc. Lønningsavdeling

17 HR Services organisasjonen fra 2004 HRS Nordic HR Services HRS Denmark HRS Finland HRS Norway HRS Sweden Business Services Business Services Business Services Business Services Advisory & Support Advisory & Support Advisory & Support Advisory & Support Payroll Payroll Payroll Payroll

18 Hvordan har dette fungert? I starten mange utfordringer Utviklet seg positivt Enkelt å forholde seg til oppgaver, rutiner og prosesser - da det er likt i alle fire landene One Point of Entry for ansatte og ledere Enklere å tilpasse seg til nye oppgaver og endringer Forenkling av rutiner Negativt: Rolle og ansvarsbegrepene noe uklare mellom HR Partnere og HR Service Partnere

19 HR Administration fra oktober 2011 Management Support HR Development & Operations Leadership & Talent Management Performance Management HR Operations HR IT Denmark People Processes Finland Norway Sweden

20 Hva skjedde i 2004 for de ansatte i Nordea Norden?

21 HR Self Services for ansatte Employee Self Services - ESS

22 For ansatte i Nordea My Personal Information Address Bank Information Family Members/Emergency Contacts Personal Data Contract Information My Performance & Development Dialogue PDD instructions My PDDs My Profile Job Descroptions My Position Display Complete Position Description OrgPublisher

23 For ansatte i Nordea forts. My Career & Job My profile My PDDs Career page Job Description Maintain Job Preferences Jobs My Qualification Qualification profile Learning Community My Training Learning Community

24 HR Self Services for ledere Manager Self Services - MSS

25 For ledere i Nordea Employee Information Basic Employee Data Compensation Data Reminder of Dates Performance & Development Dialogue PDD Instructions PDD Overview Approved PDDs Employee profile Job Descriptions Organisation OrgPublisher Compensation Compensation Overview Reports Report Catalogue Statistics

26 Rekrutteringsverktøy Mye tid på å finne en god løsning både for eksterne og interne søkere samt for HR og ledere SAP e-recruitment ble vurdert flere ganger Norge implementerte HR Manager i 2004 HR Manager ble implementering i alle landene fra 2005 Felles oganisasjonsstruktur i verktøyet Lett å kjenne igjen som nordisk leder, om du har en prosess i Danmark eller i Norge Benyttes også til interne prosesser slik som f.eks. Job match

27 Outsourcing av lønnshåndtering til Zalaris Årsak: Fire forskjellige leverandører av lønn til Nordea Ingen informasjon på tvers av landegrensene på lønn

28 NO Process flow in Payroll Outside payroll run Sickleave / Doctors certificate. Apply refund Taxable benefit, low interest loan Sick pay refund Variables Time Management Other variable salary One time payment / VSP / Bonus / Profit Sharing Hire Leave Of Absence Fixed Salary change HR Services 29. Oct 2004 Company Other fixed salary & car & Pc deduction Who/ Role / Triggers All input processes are in Payroll and driven by Payroll experts in local HRS SCC order/cancel cards. Balance account Salary account overdraft Salary account credit Distribute to Vesta, Nordea Life, NP, Pension G&P Distribute PA-data to NPD and Pension Reporting/Statistics Sick leave, FA, SSB SCC accounting Balance Account Interim/GL Alimony / distraint Electronic Archive Travel sheet Other Taxable benefits, phone etc. Reports: GL, Overtime, Costs... Holiday trainees / substitute Input controls End Payroll run Process Wage slip Distribute reports Balance account Interim/GL Masterdata change Output controls Balance SCC account Leave Redundancy Package Retirement Alimony / distraint File to GL accounting Taxfile to Authorities File to Union Pay-file to Banksystem TRIGGERS: Input from Emps Input from HR Date Payroll deadline Payroll run process. Run by Payroll expert OUTPUTt: Data transferred from Payroll to other Internal/external processes

29 SAP Payroll i Zalaris fra mai 2007 SAP R3 All lønnsinformasjon på kryss av landegrensene var mulig Tids- og reiseregistrering ble felles Rapporter var tilgjengelig på kryss av landegrensene HR Self Services en felles applikasjon for ESS og MSS - til portalene i SAP Nordea SAP Zalaris

30 Startsiden for ansatte i portalen til Zalaris

31 Employee Self Service (ESS) i Time & Travel

32 Employee Self Services (ESS) i SAP Zalaris Tid og Fravær Registrere arbeidstid Tidkontoer Tidrapport Overføring av feriedager Reise og refusjon Reiseregistrering Mine reiser og kostnader Lønnsforhold Lønnslipp Lønnsbrev fra 2010

33 Startsiden for ledere i portalen til Zalaris Startsiden i Time & Travel for ledere

34 Manager Self Service (MSS) i Time & Travel

35 Manager Self Services (MSS) i SAP Zalaris Utfør aktivitet for ansatt Datoer for team Lønn Lønnsgjennomgang Godkjenning av lønnsendring Avvikende kostsenter VSP, OTP og Bonus Lønnsjusterings rapport Godkjenning Tid og Fravær Reiser og utgifter Prosesser Rapporter BI Rapporter

36 Manager Self Services (MSS) i SAP Zalaris Rapporter Nordiske og lokale rapporter Godkjente timer - Sykeperioder Reiser og utgifter - Lønnsoversikt Lønnsinformasjon - Overtid Sykefravær - Lønnskostnader Kvotegeneraldata BI Rapporter Kvoterapport - Foreldrepermisjon Overtidsrapport - Lønnsresultatrapporter Ferierapport - Reisekostnadersrapport Lønnsjusterings rapport - Sykefraværsrapport

37 Hva har skjedd etter Varsel til ledere i forbindelse med langtidssykefravær (2008) Søknad om overføring av ferie (2008) Elektroniske lønnsbrev ved store lønnsjusteringer (2009) ECM Compensation Management (2011) Leave Request (pilot i Finland 2011) LSO Learning Solution (2011) APR Annual People Review (pilot i Danmark høsten 2011)

38 Hva ser vi for oss i fremtiden? En SAP å forholde seg til kun SAP Zalaris Enklere for brukerne Bedre struktur i ESS og i MSS Færre og en bedre struktur i rapportene Endringer i dagens Job Descriptions Forbedringer innen bl.a.: ECM prosessen Oppdateringer til Ny PDD Elekroniske dokumenter Leave Request i alle fire landene Sick Leave Solution i alle fire landene Compentency Management i Talent management

39 Takk. Nordea