4 Arbeidsgiverstrategi

Transkript

1 4 Arbeidsgiverstrategi 4.1 Arbeidsgiverstrategi Kommuneplanens mål Tjenesteproduksjon med høy kvalitet Kommuneplanens overordnede mål for Arendal kommune er effektive tjenester med høy kvalitet. Denne målsettingen styrer også alt arbeidet med arbeidsgiverstrategi. Arbeidsgiverstrategien skal bidra til at Arendal kommune er i stand til effektivt å møte samfunnsbehovet for kommunale tjenester og økende krav og muligheter ved den teknologiske utviklingen. I 2013 blir det gjennomgang av arbeidsgiverstrategien.prosessen skal sikrer politisk forankring og behovet for fornying av gjeldende strategi. Målet med den nye arbeidsgiverstrategien vil være å sørge for at organisasjonen preges av høy kompetanse og evne til omstilling. Utvikling, innovasjon og medarbeiderskap er nøkkelområder for å lykkes. Kommunesektoren har store utfordringer fremover knyttet til å rekruttere og beholde godt kvalifisert arbeidskraft. Arendal kommune må fremstå som en god og profesjonell arbeidsgiver, slik at de mest kompetente medarbeiderne velger oss. Egne ansatte som er stolte av arbeidsplassen sin vil være de beste ambassadørene for å sikre fremtidig rekruttering. Nåværende arbeidsgiverstrategi fokuserer på 10 gode grunner for å jobbe og trives med Arendal kommune som arbeidsgiver: 1. Du blir vist tillit. 2. Du får bruke og videreutvikle dine evner og din kompetanse. 3. Du får mulighet til å påvirke måten arbeidet utføres på. 4. Du får delta i prosesser og påvirke beslutninger. 5. Du tar ansvar for god tjenesteutvikling i samspill med kolleger. 6. Du får tilgang til tidlig og god informasjon for å løse arbeidsoppgavene dine. 7. Du kjenner verdiene og målene på din arbeidsplass. 8. Du får tilbakemelding og oppfølging fra din leder. 9. Du får mulighet til å jobbe i en spennende og innovativ organisasjon med utradisjonelle arbeidsformer. 10. Du blir ivaretatt gjennom bevisst satsing på tilrettelegging i ulike livsfaser. 23 av 151

2 Ledelsesutvikling Dyktige ledere som utøver god ledelse er avgjørende for å nå målet om tjenester med høy kvalitet på alle områder i organisasjonen. Kommunens ledelsesutviklingsprogram tar sikte på å stimulere til en utviklingsorientert kultur med innovasjon og mestring som drivkraft samt styrke en helhetlig lederkultur med fokus på medarbeiderskap og omstilling. I 2012/13 brukes professor Kjetil Eikeset som en ekstern ressurs og det er lagt opp til 1 ½ dag med forelesninger i Roma i mars Gjennom ledersamlinger der det fokuseres på erfaringsdeling og refleksjon ønsker vi å utvikle ledere som mestrer og har fokus på sine daglige lederoppgaver, ser behovet for endring og engasjerer sine medarbeidere for å finne de gode løsningene. Samtidig må våre ledere evne å løfte blikket og se viktigheten av helhetstenking i organisasjonen. Kommunen vil også i 2013 ha et særlig fokus på lederutvikling av mellomnivået for å sikre organisasjonen ledere som mestrer jobben sin og samtidig få en forankring av ledelsesperspektiv ut til alle i organisasjonen. Ledelsesutvikling danner også grunnlag for en målrettet rekruttering av ledere. Samlet sett er det budsjett/handlingsplan satt av kr pr år til lederutvikling. Kompetente medarbeidere medarbeidertilfredshet Arendal kommune skal være en ansvarlig samfunnsutvikler, og har mange dyktige medarbeidere som besitter en betydelig kompetanse og sikrer at kommunen lykkes med å produsere god velferd til sine innbyggere. I alle deler av organisasjonen finnes det sterke og gode fagmiljøer med god og riktig kompetanse som gir kvalitet og effektive tjenester. Det er viktig å sikre gode utviklings og karrieremuligheter, noe som kan gjøres ved bevisst og systematisk satsing på kompetanse og kompetanseutvikling. I 2013 vil det bli utarbeidet en kompetanseplan for hele Arendal kommune Eureka kompetanse er et viktig verktøy. Gjennom etableringen av Eureka kompetanse og ansettelsen av kompetansemegler har Arendal kommune etablert et regionalt kurs- og opplæringssenter som skal ivareta voksnes læringsbehov. Eureka kompetanse vil i 2013 ha som hovedmål å tilrettelegge for kurs og kompetanseheving internt i kommunen. Alt fra skreddersøm, som f eks lederutvikling i barnehagene til bestilling av foredragsholdere og utleie av kursrom. En kultur for kunnskapsdeling og kunnskapsspredning er avgjørende for praksisnær læring, og bruk av kommunens egne ansatte som kursholdere og prosessveiledere er en viktig premiss for å kunne etablere et kommunalt kurs- og opplæringssenter. Eureka kompetanse skal være en regional aktør innrettet både mot andre kommuner og næringslivet, og bidra til samhandling mellom ulike kompetansemiljøer. Eureka kompetanse vil med sin satsing på voksnes læring bli en viktig samfunnsaktør. Gjennom samarbeid med det offentlige, næring og akademia er målet å øke utdanningsnivået i regionen, og dermed bidra til en bedring av innbyggernes levekår. Høsten 2013 vil det bli gjennomført en ny medarbeidertilfredshetsundersøkelse. Forrige undersøkelse ga svært positive resultater. Enhetene jobber videre med resultatene fra forrige undersøkelse med sikte på en forankring og videreutvikling av det gode arbeidsmiljøet. Samlet sett er det satt av 3 mill. kroner pr år til kompetanseheving som sentral pott. I tilegg kommer enhetenes budsjetterte midler til kurs og opplæring. For 2013 er det budsjettert med til sammen 11,7 mill kroner (kr lavere enn i budsjett 2012). Systematisk omdømmebygging for god rekruttering Arbeidstakere vil være et knapphetsfaktor i årene som kommer, og det vil bli kamp om de beste. Derfor vil systematisk omdømmebygging og mulighet for kompetanseheving være viktige faktorer for å sikre rekruttering. 24 av 151

3 Aldersfordeling ansatte Aksetittel Figur 13. Aldersfordeling alle ansatte i kommunen Arendal kommune vil i 2013 utarbeide en rekrutteringsstartegi for den neste 4 års periode. Strategien skal i tillegg til å analysere rekrutteringsbehovet synliggjøre utviklingsmuligheter og arbeidsvilkår i kommunen. Lærlinger i kommunens virksomhet bidrar til å sikre tilgang til kompetent arbeidskraft. I 2013 er det lagt opp til å videreføre nivået på antall lærlinger fra 2012, dvs 441 lærlinger. 4.2 Nærvær og helsefremmende arbeidsplasser Fokuset på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser skal videreføres og videreutvikles, og vil være viktig en viktig del av kommunens arbeidsgiverstrategi. Det må jobbes for å skape en kultur i organisasjonen preget av engasjement og arbeidsglede som skaper motivasjon hos de ansatte i organisasjonen, og gir et godt grunnlag for å møte utfordringene om endring og omstilling som er en del av hverdagen. Arendal kommune har et mål om å øke nærværet til 92,7 % innen utgangen av 2013, og for å få til dette er det viktig å målrette innsatsen mot de enhetene som har de største utfordringene. Dette gjøres blant annet ved at omsorgsenhetene fortsatt får tilbud om tiltaket Raskere frisk til sine ansatte. Dette tiltaket målretter innsatsen for sykemeldte og dem som står i fare for å sykemeldes, gjennom jobbrettet fysisk trening, arbeidsmarkedsrettet coaching, tett dialog med leder og undervisning og veiledning. Kommunen vil fortsatt delta i programmet Saman om ein betre kommune for å utveksle ideer og få tilgang på kompetanse og ny kunnskap. Programmet gir oss også økonomisk støtte og mulighet til å delta i nettverk med andre kommuner. Et av tiltakene i dette programmet er Aktivitetsbanken. Med bakgrunn i IA-avtalen og arbeidsgivers tilretteleggingsplikt, brukes Aktivitetsbanken for å tilrettelegge for sykmeldte arbeidstakere i Arendal kommune. Interne stillinger på 3-6 mnd vikariater lyses ut og er forbeholdt sykmeldte som trenger tilrettelegging/ utprøving. Tiltaket bidrar til å hindre utstøting fra arbeidslivet og få sykmeldte medarbeidere raskere tilbake til jobb. Det ivaretar arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og styrker de ansattes medvirknings- og aktivitetsplikt. Kurset Den nødvendige samtalen vil målrettes og gis som et tilbud til personalgrupper og enheter. Målet med kurset er å videreutvikle en kultur som raskere tar initiativ til samtaler for å bedre arbeidsmiljø og øke kvaliteten på tjenestene. 25 av 151

4 4.3 Likestilling og mangfold Arendal kommune skal føre en arbeidsgiverpolitikk som gir kvinner og menn likeverdige arbeids-, lønns og utviklingsmuligheter, og som sikrer mangfold i arbeidsmiljøet. Likestillingsloven og kommuneplanen setter overordnede rammer for likestillingsarbeidet i kommunen. I tråd med kommuneplanen vil det jobbes med en bedre kjønnsfordeling blant ansatte i barnehager, skoler og helse- og omsorgssektoren. På samme måte må man forsøke å øke andelen medarbeidere med innvandrerbakgrunn. Det arbeides videre med å redusere bruk av uønsket deltid samt å øke antallet hele stillinger i tråd med bestemmelsene i hovedtariffavtalen 4.4 HMS-arbeid Kommunen vil i 2013 ta i bruk fullelektroniske håndbøker som sikrer at internkontrollen ivaretas på en god måte. Det forutsettes at en fullelektronisk håndbok inneholder; HMS håndbok, personalhåndbok, avvikssystem og avvikshåndtering. Det settes fokus på risikovurdering knyttet til ansattes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø gjennom å etablere gode internkontrollsystem i enhetene med årshjul for rapportering av avvik og systemforbedringer. Risikovurdering arbeidsmiljø Handlingsplanen inneholder forslag om omlegginger av virksomheter som for de berørte vil oppleves dramatiske. Rådmannen vurderer likevel risikoen for urimelig belastning for den enkelte som moderat. Det vil bli satt inn stor ledelsesinnsats for å skaffe gode alternative arbeidsplasser for dem som må skifte arbeidssted og gjort alt som er mulig for å dempe negative virkninger av omleggingene. Det generelle presset på budsjettrammene for samtlige enheter vurderer rådmannen for bortimot like krevende for arbeidsmiljøet som strukturendringene. 4.5 Organisasjonsutvikling og IKT I perioden vil det fortsatt være høy aktivitet i forhold til å videreutvikle Arendal kommunes IKT plattform. Kommunen vil i årene fremover stå overfor store utfordringer med hensyn ti å drive en effektiv administrasjon. Kommunen har investert mye i IKT systemer for å effektivisere kommunens prosesser. For å realisere de langsiktige gevinstene i denne satsningen ønsker kommunen å fortsette satsningen på organisasjonsutviklende tiltak blant annet gjennom ytterligere bruk av IKT. Kommunen vil i fremtiden være avhengig av at færre hoder gjør mer jobb. Et av virkemidlene for å få til dette er å implementere IKT systemer som underletter og distribuerer oppgaver og skaper flyt i prosesser og oppgaver som tradisjonelt krever mer omstendelige manuelle rutiner. Mer smidige og til dels automatiserte arbeidsprosesser innen de fleste administrative områder vil på sikt kunne medføre et redusert antall årsverk. Det vil i perioden være aktuelt å starte arbeidet med å vurdere intelligente IKT løsninger hvor systemet selv, ut fra angitte parametre angir videre saksbehandling. Også innbyggerdialogen skal videreutvikles. Kommunens tilstedeværelse på blant annet Facebook gir allerede muligheter for bedre innbyggerdialog uten økt antall ansatte. Man ser videre for seg å etablere tjenester på nett som gir en langt enklere og raskere saksbehandling. Innbyggerne bør kunne skrive og sende søknader direkte på web og følge saksbehandlingen og kommunisere direkte med kommunen. Satsingen på en aktiv tilstedeværelse i sosiale medier viser gode resultater i forhold til publikumskontakt. Meldingstjenesten Si fra! har også medført et betydelig antall henvendelser til kommunen. Det ligger dermed godt til rette for å fortsette utbredelsen av digitale tjenester på nett. Arbeidet med tilkytning til det statlige MinID intensiveres i perioden. Dette vil innebære en økt mulighet for å tilknytte seg kommunens digitale tjenester. 26 av 151

5 Det arbeides med å igangsette en web-kartløsning der det vil være spesiell fokus på tilrettelegging av planinformasjon. For å oppfylle kravet i plan- og bygningsloven til ett fullverdig planregister, må dagens planarkiv oppgraderes. Loven stiller krav om innsyn og tilgjengelighet i forhold til all planinformasjon. Bruk av velferdsteknologi Innenfor arbeidsfeltet mestring er det store muligheter knyttet til bruk av velferdsteknologi. For Arendal Kommunes del vil det for eksempel være aktuelt å vurdere bruk av teknologi som øker den enkeltes mestringsevne, livskvalitet og mulighet til å bli boende hjemme lengst mulig. Det kan være snakk om ulike former for smarthusteknologi, forenkling av kommunikasjon, sensorteknologi og lignende. 4.6 Kommunikasjon Kommunen er gjennom kommuneloven pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. God kommunikasjon er et nødvendig virkemiddel for å oppnå god tjenesteproduksjon og godt omdømme. Det er vedtatt en kommunikasjonsstrategi for Arendal kommune. Det legges stor vekt på at kommunens ledere og ansatte er bevisst mål, prinsipper og utfordringer i kommunikasjonsstrategien. For å sikre god ressursutnyttelse i kommunens kommunikasjonsarbeid er det en målsetning at kommunikasjon og tjenester er tilgjengelig elektronisk. Kommunikasjonsvirksomheten er direkte knyttet opp til tjenesteproduksjon for alle kommunens tjenesteområder. 4.7 Kraftsenter for læring i Sørlandet kunnskapshavn Høsten 2012 ble det etablert et nytt regionalt kompetansesenter i Sørlandet Kunnskapshavn i Arendal. Kunnskapsinstitusjoner på ulike nivå og med ulike målgrupper er blitt samlokalisert i et nytt læringsmiljø for voksne i Eureka-bygget. Med denne etableringen styrker Arendal kommune sin satsing på voksnes læring og kvalifisering for å bedre den enkeltes livsvilkår og sikre arbeidslivet relevant kompetanse. Slik ønsker kommunen å ivareta kvalitet, utvikling og omstilling, samt styrke tilveksten i regionen. Fremtidens arbeidsmarked stiller høye krav til kvalifisert arbeidskraft og kontinuerlig kompetanseheving for arbeidstakere. Samtidig viser nasjonale og internasjonale undersøkelser at en stor andel av den voksne befolkningen i Norge har for svake grunnleggende leseferdigheter til at de klarer å mestre egen jobb og eget liv, samt å delta aktivt i samfunnslivet. Voksne med lavere utdanningsbakgrunn enn videregående skole har størst risiko for å falle ut av arbeidslivet fordi de ikke mestrer nye arbeidsoppgaver, og samtidig representerer de den gruppen som i lavest grad benytter seg av eksisterende etter- og videreutdanningstilbud. En annen utsatt målgruppe er nyankomne voksne innvandrere med manglende norskkunnskaper og begrenset erfaring fra norsk arbeidsliv. En betydelig utfordring vil være å nå ut til de befolkningsgruppene som har størst behov for etter- og videreutdanning, og som i liten grad benytter seg av eksisterende, tradisjonelle opplæringstilbud. Det er viktig å styrke disse gruppenes basiskompetanse for slik å legge til rette for videre utdanning og kvalifisering. Et læringssenter for voksne har som hovedoppgaver å være megler, møteplass og motor. Med dette menes at det ikke tilbys permanente studietilbud, men kortere og lengre utdanninger som til enhver tid er i samsvar med regionens behov. Dette forutsetter tett dialog med kommunen og næringslivet for å avdekke behov for kompetanseheving, sette virksomhetene i kontakt med relevante opplæringstilbydere som skreddersyr individuelt tilpassede kurs. Motorfunksjonen handler for en stor del om å nå ut til grupper som vanligvis ikke tar etter- og videreutdanning. For at læringssenteret skal fungere som møteplass for kursdeltakere, må det legges til rette for selvstudier. AVO har etablert et betjent bibliotek/ressurssenter som er tenkt å være et knutepunkt for kursdeltakere og ansatte i Eureka-bygget. 27 av 151

6 4.8 Administrative tjenester/enheter Den administrative tjenesten som ikke er knyttet direkte til en tjeneste består av fire enheter, samt deler av rådmannens stab. Dette gjelder administrasjonsenheten, informasjon og servise, organisasjon og personal, IKT strategi og forvaltning. Disse har overordnede oppgaver og legger til rette for øvrige tjenester. Det er mye fokus på kostnader knyttet til administrasjon. Derfor er både tallet på stillinger og nivået på driftsmidler redusert. Samtidig bidrar en økt satsing på digitalisering, selvbetjening på nett og kompliserte lønns- og økonomisystemer til økte behov for ressurser. I vedlegg tiltak 12.2 er det tatt med en oversikt over utviklingen av de administrative tjenestene. Disse viser at det brukes en lavere andel av inntektene i kommunen på administrasjon enn sammenlignbare kommuner. I handlingsprogrammet er det likevel nødvendig å ha fokus på kostnader som ikke direkte brukes til produksjon av tjenester. For 2013 foreslås det å redusere nettorammen til administrative virksomheter med 2 %, samt at enhetene samlet skal ta ut effekten av en reduksjon på 3 stillinger. 4.9 Styringskart arbeidsgiverstrategi I figur 14 presenteres styringskart for arbeidsgiverstrategi Suksessfaktor Styringsindikator Score Mål Medarbeidertilfredshet Arendal kommune - 5,0 4,7 Aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø Andel ansatte i omsorg i deltidsstillinger under 40% (%) - 14,8 15,0 Antall nye uføre (AKP) < 20 Netto økning i antall uføre (AKP) 4-7 < 10 Nærvær (%) 91,7 91,5 92,0 Fravær langtid (%) 6,5 6,3 6,5 Fravær korttid (%) 1,8 2,2 1,5 Likestilling Andel kvinnelige ledere (%) 47,9 56,5 50,0 HMS Figur 14. I hvilken grad har du kjennskap til HMS håndboka? I hvilken grad kjenner du til system for avviksrapportering Styringskart arbeidsgiverstrategi Skala medarbeidertilfredshet og HMS: 1-6. Høy verdi betyr positivt resultat. - 4,0 5,0-4,6 5,0 Indikatorene i styringskartet tydeliggjør mål og forventet resultat for noen av satsingsområdene i av 151