- Mottakerorientert innhold i åpninga av teksta, enten på saksinnhold, eller en engasjerende situasjon

Transkript

1 Ivar Utne, :41; til Hurdal PERSPEKTIV, FORHOLDET TIL LESERNE senderorientert mottakerorientert spenningsroman slippe katta ut av sekken med en gang, utløse spenninga med en gang Skape interesse: - Mottakerorienterte overskrifter, men relevant for saken - Mottakerorientert innhold i åpninga av teksta, enten på saksinnhold, eller en engasjerende situasjon - Innledninga i hele tekster og i avsnitt bør gjøre det klart hva teksta dreier seg om, dvs. innhold og formål Holde interesse: - Relevans - Ikke mer enn nødvendig - Leselige/forståelige ord, setninger, sammenhenger, strukturer STRUKTUR I HELHETEN Utgangspunkt er et mønster for innhold i en rettledning for forvaltningsrevisjon, kap. 12 (for bruken av standarden RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon) Tekst - lange eller korte avsnitt, gjerne 5 10 linjer Overskrifter - mye eller lite bruk av mellomoverskrifter, eller ev. spørsmål - antall - nivåer, markert med skriftstørrelse eller -form, eller med nummerering - talende titler - nummerering, dersom det gjør strukturen klarere Gjennomgående titler i flere deler av rapporten 1 basisavtalen / lovbestemmelser mv. / 2 sykehusets rutiner / kommunens rutine(r) / Kommunens kvalitetshåndbok mv. / ev.utelatt 3 praksis 4 revisors vurdering (eks. i rapporten "Hjemmetjenesten...":) - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 1

2 Etablere spørsmål / sentrale problemstillinger, felles for: - valg av problemstilling - konklusjoner - sammendrag (jf. kap. 12 i handbok for bruk av forvaltningsrevisjonsstandarden) Innledninger, introduksjoner på flere nivåer Sammendrag på flere nivåer Unødvendig og nødvendig stoff - forvaltningsstandarden - praksis ved forvaltningsrevisjon - etaten, kommunen, virksomheten o.a. Punktoppsett Tekst som tabell? Trenivåmodell - sammendrag - tekst - vedlegg (Bjørnstads trenivåmodell) Uklar avgrensing? hva eller hvem er undersøkt? "Prosjektet har i hovedsak vært en systemrevisjon, og slik sett beveget seg på et overordnet nivå i organisasjonen. Det har ikke vært vurdert hvorvidt det totale tjenestetilbudet er tilstrekkelig, eller om innholdet i de ulike tjenestene er tilfredsstillende. Det er kun form og grad av samhandling som omtales." Avgrense: "Her har vi fokusert på" "Her ser vi på" "Vi har sett bort fra.." jf. "Kompakt og komplisert" nedenfor "Vi har ikkje vurdert dette som eit revisjonskriterium, sidan <B> ikkje har skrive under eit slikt <C>." "Formålet med prosjektet er å se på hva slags rutiner og praksis administrasjonen i <A> kommune har for å følge opp verbalforslag og oversendelsesforslag fra formannskap og kommunestyre. Det ligger ikke innenfor dette prosjektet å se på gjennomføring bare tilbakemelding. Revisjonen ser i denne sammenhengen på følgende problemstillinger: [...]" Langt sammendrag + fyldig rapport som vedlegg ser lettere sammenhengene krever referanser til underlaget tilsvarende overskrifter og innedelinger - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 2

3 Mye bakgrunnsinfo i hoveddelen: bakgrunnsinfo skygger for sentrale temaer <heller: i vedlegg, (k)> STRUKTUR I HOVEDDELER Noen generelle råd: Skap interesse, vis at det er relevant: - Innledninga i hele tekster og i avsnitt bør gjøre det klart hva teksta dreier seg om, dvs. innhold og formål Struktur: - en ting om gangen i hele teksta, og i deler - del opp i avsnitt, gjerne 5 10 linjer, naturlig i forhold til nivåer i teksta - gjør det klart hva som er hovedsak i hvert avsnitt, gjennom konsentrasjon (fokus) - bruk gjerne sammendrag først i hele teksta - bruk gjerne temasetning først i hvert avsnitt - ha en naturlig meningsstruktur i tekster og avsnitt, f.eks. kronologi, diskusjon > konklusjon, naturlig romlig (f.eks. fra venstre, ovenfor o.a.) - bruk hovedoverskrift og mellomoverskrifter, ev. markerte ord - bruk gjerne nummerering og tabeller, ev. figurer - overskrifter skal støtte strukturen, slik at de har temaord knytta nært til innholdet, og slik at de skiller klart fra andre tekster og andre avsnitt; altså: meningsfulle Sammmenheng: - tilsvarende termer, uttrykksmåter om det samme Manglende eller svak presentasjon/intro: rett på tema med resultater, uten å gi overblikk over emnet Manglende oppsummering eller sammendrag: lange gjennomgåinger av resultater, f.eks. intervjuer, uten sammendrag / hva som er sentralt sammendrag uten tydelige konklusjoner eller anbefaling(er) (k) - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 3

4 Forhold mellom intro og hovedtekst: Eksempel: Revisjonskriteriene skiller mellom tre typer samhandlingsrelasjoner; tjenesteyter og bruker, tjenesteyter internt i kommunen, og tjenesteytere i kommunen og spesialhelsetjenesten. Revisjonen har i sin gjennomgang funnet [...] Vedrørende relasjonen mellom bruker og tjenesteyter, og prinsippet om brukermedvirkning, finner revisjonen [...] Den andre relasjonen knytter seg til samhandling mellom tjenesteytere internt i kommunen, og er i revisjonskriteriene kategorisert [...] [ca. 1 1/ 2 side tekst] Den tredje relasjonen som revisjonskriteriene omtaler er knyttet til forholdet mellom kommunale tjenesteytere og spesialhelsetjenesten. Revisjonen konkluderer med at [...] (_Sm_, s ) Sammenheng mellom revisjonskriterier og undersøkelsen: - styrende dokumenter i kommunen, institusjon o.a. - revisjonskriterier - operasjonalisering - oppsummere med grunnlag i funn Utydelig plassering: <etter mye tekst, uten utheving>: "Revisjonens vurdering er derfor at..." (flere steder i langt sammendrag) (k) <se også forrige teksteksempel: "Revisjonskriteriene skiller [...]"> STRUKTUR I AVSNITT Uoversiktlig, lange avsnitt: tunge å få oversikt over lange detaljerte kommentarer til tabeller, uten tydelig struktur eller grafisk oppdeling (mellomrom, mellomtittel) (Utviklingen i øk. sos.-hj., s. 15) tabellkommentarer kombinert med andre opplysninger (Utviklingen i øk. sos.-hj., s. 16) - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 4

5 Uoversiktlig, flere emner eller kilder i samme avsnitt: utydelige skiller/skifter flere kilder i samme avsnitt, uten avsnittskiller kriterier og resultater i samme avsnitt resultater og vurderinger i samme avsnitt uklart om avsnitt er fortsettelse av det forrige, eller om det er oppsummering, ev. intro <har dels overlappende innhold> oppsummering i punkter, med tall, forklaring og alternative forklaringer inne i punkta <heller: dels utenfor> (Utviklingen i øk. sos.-hj., s. 28) Rams: <om rapportens oppbygning, ganske likt overskriftene og lite mer> I kapittel 2 ser vi nærmere på... I kapittel 8 presenterer våre konklusjoner Ledigere: "Sentrale elementer i revisjonens arbeidsmetode er standard for våre forvaltningsprosjekter. Først definerer vi problemstilligene. Deretter identifiserer vi revisjonskriterier. Dette er samlebetegnelse på de krav og forventninger som skal benyttes som grunnlag for vurdering av kommunens virksomhet. Videre innhenter vi fakta ved å kartlegge og beskrive praksis ved de undersøkte virksomheter. Praksis blir så analysert og drøftet med utgangspunkt i revisjonskriteriene. Dette leder fram til konklusjoner og anbefalinger." (_Sm_, s. 6) Gjentaking: "A bør" (mange ganger etter hverandre) "A bør også" <heller: felles intro, og utelate lik tekst> Uoversiktlige lister: mange punkt uten tydelig emneinndeling, som f.eks. omfatter: - planer/planverk - rutiner - praksis - annet lister over kilder for revisjonskriterier, uten: - emnesortering - type dokument, ev. bare etter type dokument - kronologi - relevans - lokalt, sektor, nasjonalt, ev. internasjonalt (eks. _Sm_, s. 7) oversikter over plan- eller styringsdokumenter, som: - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 5

6 - lange lister som umiddelbart ikke har struktur - kommentarer som ikke umiddelbart lett kan knyttes til deler av lista, men som er ment som det (eks. _Sm_, s ) - fins kommentarer som dels følger emner og dels bruks- eller tilblivelsesmåte - mangler mellomtitler/-overskrifter som klargjør revisjonskritierier med mange punkter og underpunkter fra kommunale dokumenter, flere sider; presentert - uten en forenkla struktur - uten klargjøring av fokus (eks. _Sm_, s. 8 10) SAMMENFATTE PROBLEMSTILLINGER, ABSTRAKTE UTTRYKKSMÅTER "1 SAMMENDRAG Tjenestetilbud må ses i sammenheng. De har i senere år foregått en massiv utbygging av regelverket for å ivareta prinsippet om samhandling, både gjennom endringer [...] [...] hvordan samhanding, tverrfaglighet og koordinering av tjenester innen helse-, omsorgsog sosialsektoren kommer til uttrykk i <STED>. Evalueringen har tatt for seg hvordan kommunen har hatt hensyn til samhanding i sine planer og rutiner, hvorvidt de samme planer og rutiner er omsatt til handling i kommunens møte med brukerne, og om vilkårene for samhandling kan relateres til kommunens organisering og økonomi." (_Sm_, s. 3) SAMMENFATTE PROBLEMSTILLINGER, KOMPAKT OG KOMPLISERT "For øvrig har de rutinene som tidligere er omtalt i forhold til helhetlige og koordinerende tjenester, ansvarsgrupper, individuell plan og koordinator på individnivå hjemmel også barnevernloven, opplæringsloven og barnehageloven, i tillegg til mer generelle helse- og sosiallover. Rutinene er heller ikke avgrenset mot voksne, men gir snarere eksplisitt uttrykk for at de gjelder uavhengig av alder. Det fremgår også av <D> at helsestasjonen har etablert formalisert samarbeid med kommunale tjenesteytere. Revisjonen har ikke sett særskilt [på] rutinene for dette." (_Sm_, s. 18) UPRESISE UTTRYKKSMÅTER Upresise uttrykksmåter for andeler, mål: - noe, noen - mange (... eksempler på) - en del - flere - en god del - i liten grad (Vi observerte...) - relativt (... lave, høye) - en lang rekke - for mange (... eksempler på) - for stor forskjell - dårlig (... folkeskikk) - enkelte elver/ansatte... - nesten ( ansatte) - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 6

7 - ofte - "seint" (... i gang) (G) - bedre - kunne informere bedre - mye (... tid gikk med) - inntrykk - tyder på at - usikre på (Vi er...) - for mange (... eksempler) - for lite (... faglig program) - snaut halvparten (presist nok?) - rundt halvparten - kom sent i gang - sluttet litt tidlig - over tid - betydelig forbedringspotensial - lite tilfredsstillende - har ikke vært ideell - enkelte svarte <A>, andre sa at <B> "Vi overhørte" Upresise termer: "uro" (i skoletimer) Forsiktig: formål: oppmuntring? - kunne forbedre - kunne bli bedre - inne i en særs vanskelig fase - positive trekk -- forbedringsmuligheter FORSTÅELIGHET OG IMØTEKOMMENHET; ORDVALG, UTTRYKKSMÅTER, SETNINGER Noen generelle råd: - bruk ord som er kjente for leserne - forklar ord som er ukjente for leserne - bruk gjerne fagord og andre ukjente ord for å sette leserne i stand til å sette seg inn i annen informasjon - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 7

8 - bruk gjerne konkret uttrykksmåte, det gjør det lettere for leseren å danne seg minnebilder - abstrakt og konkret uttrykksmåte kan brukes i kombinasjon, som generalisering og konkretisering - bruk gjerne personlig uttrykksmåte, men avpass etter personlig avstand og formål - positive uttrykksmåter skaper ofte tillit, men gjør det negative tydelig om det er aktuelt - variert ordvalg der det ikke kreves av faglige grunner - variér type ord/setningsledd i setningsåpninger - ikke for lange og innfløkte setninger, de blir ofte uklare for leserne - men, lange setninger kan ofte føre til god presisering av hvordan ting henger sammen; bl.a. i jussen; punktoppstilling kan være et alternativ SPRÅKFEIL i følge > ifølge komma etter leddsetninger, eksempel: Den tredje relasjonen som revisjonskriteriene omtaler er knyttet til forholdet mellom kommunale tjenesteytere og spesialhelsetjenesten. Noen generelle råd: - ellers skaper god rettskriving oftest tillit - ordkorrekturprogram løser ikke alt - målform (bokmål, nynorsk) gjelder både lovkrav og høflighet; det samme gjelder bruk av samisk, der det òg kan gjelde kommunikasjon - for innvandrere kan det være bruk for fremmespråklige framstilstillinger, ev. tolk - - Ivar Utne <Hurdal2008_manusIU...> :41 8