Dialogen i revisjonsprosessen

Transkript

1 Dialogen i revisjonsprosessen Ved avdelingsdirektør Lars Normann Mikkelsen i Oslo

2 Om gode og mindre gode grep for å håndtere roller, frykt, autistiske trekk og andre utfordringer i revisjonsdialogen

3 «s metodikk og informasjonsinnhenting har noen klare svakheter.»

4 Disposisjon Litt om min kontekst og erfaring Hva er revisjonsdialog? Hvorfor er revisjonsdialogen viktig? Hva i dialogen er særlig viktig? Hvordan prøver vi å gjøre dette i Oslo? Hva kan gå galt? Hvordan sikre god revisjonsdialog - oppsummering 4

5 Oslo kommune Kommune og fylkeskommune innbyggere Bruttobudsjett 54 milliarder ansatte, årsverk Anskaffelser for 18 milliarder elever og lærlinger i barnehage får hjemmehjelp/hjemmesykepleie 5000 er i sykehjem får sosialhjelp 5

6 - organisasjon Kommunerevisor Avdeling for regnskapsrevisjon (23) Avdeling for forvaltningsrevisjon (23) Administrasjonsavdelingen (5)

7 «Den typiske revisor er en middelaldrende mann, lett rynket, intelligent, kald, passiv, uforpliktende med øyne som en kald fisk. Høflig ved kontakt, men på samme tid reaksjonsløs rolig og så forbannet fattet som bare en betongkladd eller gipsavstøping kan være det. En menneskelig forsetning med granitthjerte, og uten sjarm, medlidenhet, følelser eller sans for humor. Heldigvis formerer de seg ikke, og samtlige ender i helvete.»

8 Hva er revisjonsdialogen Samlebegrep for dialog med ulike aktører i ulike faser Gjennomsyrer det meste, dvs. all kontakt med andre inngår i (og påvirker) dialogen Går ikke inn på dialogen med andre aktører enn reviderte 8

9 Hva er revisjonsdialogen RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, Må ta hensyn til hele teksten i standarden, ikke bare det om revisjonsdialogen Krav til revisor (kompetanse og objektivitet) metode og datainnsamling (faktaverifisering intervjuer) anbefalinger (ikke pålegg, varsom med detaljer) prosjektrapporten (strukturert, logisk og leservennlig) 9

10 En av flere suksessfaktorer i forvaltningsrevisjon Gode bestillinger Tilgang til data Kompetanse og kapasitet God framdrift i arbeidet Politiske vedtak som støtter resultatet av revisjonen Revisjonsdialogen 10

11 «har valgt en praksis for korreksjon av innhentede data hvor revisjonen unnlater å rette opp i forhold til bydelens tilbakemeldinger; i tillegg nekter å endre utsagn og synspunkter i rapporten til tross for manglende samsvar KOMMUNEREVISJONEN - INTEGRITET mellom OG VERDISKAPING uttalelser fra intervjuobjektene og s gjengivelse.»

12 Hvorfor er revisjonsdialogen viktig? Forvaltningsrevisjon er et kraftfullt verktøy som gir resultater Vesentlige funn Varsel om relevante tiltak Politiske vedtak Iverksetting av relevante tiltak Resultater uansett dialog? 12

13 Formålet med revisjonsdialogen Effektiv innsamling av data Mest mulig nytte for oppdragsgiver og reviderte 13

14 Hva i dialogen er særlig viktig? Snakke med rette vedkommende Klient bør oppleve gjennomsiktighet og forutsigelighet vha. god informasjon Hva vi skal gjøre Hvorfor vi skal gjøre det Hvordan vi skal gjøre det og hvem Når vi skal gjøre det Med hvem vi skal gjøre det Hvordan vi vil kommunisere underveis Hva vi forventer av den som blir revidert, herunder respons ved misnøye Rask og god informasjon ved endring 14

15 Hva i dialogen er særlig viktig? Kompetanse Ha eller ha med kompetanse Demonstrere kompetanse Respekt for situasjonen og informanten Åpenhet, ikke forutinntatthet Aktiv lytting lytte godt og vise det Vise at vi tar hensyn til gode innspill Høflighet 15

16 Klar til oppstartsmøte?

17 Hva i dialogen er særlig viktig? Konfidensialitet At klienten skjønner/opplever at det er best å legge kortene på bordet Vi gir oss ikke i første runde Ifølge dokumentasjonen har dere Men i går sa du Så dere klarer ikke å lage liste, så ledelsen har ikke oversikt? Hvem kan da svare? 17

18 Det er lov å ha en hyggelig tone

19 Revisjonsdialogen med reviderte Oppstart, brev og møte Revisjonskriteriene Datainnsamling og faktaverifikasjon Analyse Forhåndspresentasjon av rapport Rapport til uttalelse høring Oppfølgingsundersøkelse Oppstart Kriterier Datainns Analyse Rapport 19

20 Styring av revisjonsdialogen i Oslo Lov og forskrift RSK 001 Prosjektmodell Prosedyrebeskrivelse Opplæring Praksis Brukerkommunikasjon Evaluering/refleksjon internt 20

21 Spørsmål ved høring 1. Har informasjonen om prosjektets hensikt vært tilstrekkelig klar? 2. Har byråden kommentarer til prosjektets metode, anvendte kilder eller data? 3. Har byråden kommentarer til revisjonskriteriene? 4. Hva er byrådens samlede vurdering av konklusjoner og anbefalinger? 5. Vil byråden iverksette tiltak? 6. Hvilket tidsperspektiv gjelder for tiltak? 7. Oppfattes rapporten som nyttig? 8. Hvordan vurderes rapportens oppbygning og språkbruk? 21

22 Tilbakemelding fra brukerne "Bruker mye tid på revisjon" "Ønsker mer bearbeidede intervjuutskrifter" "Rapport tok lang tid og det ble informert for dårlig underveis" 22

23 Hva kan gå galt? Reviderte hører om revisjonen via andre Reviderte skjønner ikke alvoret og anledningen fra start Uenighet om revisjonskriteriene Uenighet om fakta eller analysen Uforutsigelig eller liten framdrift Vi kommer plutselig tilbake Vi snakker for lite med ledelsen Reviderte får rapporten fra media Kontrollutvalget er misfornøyd med rapporten 23

24 Kommer vi plutselig tilbake i siste liten?

25 Hva kan gå galt? Rolle Revisjonsautisme Frykt Personlighet Konfliktaversjon blir innfødt forhørsleder Arbeidets karakter og teknologiens muligheter distanserevisjon 25

26 Har vi god rolleforståelse?

27 Hevdende eller brobyggende stil?

28 God dialog - oppsummering Vi gir god informasjon om planer Vi holder det vi lover og gir raskt og tydelig beskjed ved endring Vi snakker med rette vedkommende Vi demonstrerer kompetanse Vi presenterer godt Vi lytter godt og viser det Vi viser at vi tar hensyn til innspill som vi synes er gode Vi viser at vi ikke gir oss Vi er høflige 28

29 Litt pitbull og litt puddel = 29

30 terrier? 30