Bestillerdialogen et trekantdrama? Eller forutsetning for god og treffende forvaltningsrevisjon?

Transkript

1 Bestillerdialogen et trekantdrama? Eller forutsetning for god og treffende forvaltningsrevisjon? v/ Kirsti Torbjørnson leder for forvaltningsrevisjon Telemark kommunerevisjon IKS

2 Hva skal jeg snakke om? Prosessen rundt bestilling av forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) Kilder: RSK 001, Veileder for forvaltningsrevisjon, Veileder om KUs påseansvar for forvaltningsrevisjon, Kontrollutvalgsboken Disposisjon: Bakgrunn for tema Begrepsavklaringer og rettslige rammer for bestillerdialogen Roller og ansvar KU, sekretariat, revisjon Generelle forutsetninger for god dialog Bestillingsprosessen Risiko/suksessfaktorer i bestillerdialogen 2

3 Hvorfor fokusere på bestillerdialogen? 3

4 Begrepsavklaring - dialog Dialog = løpende kontakt eller drøfting mellom parter Dialog = samtale hvor hver av partene i tillegg til å formidle eget budskap, synspunkter, tanker og følelser, lytter til motparten. Dialogen er karakterisert ved at man i utgangspunktet har en vilje til å la seg påvirke av hva motparten sier og la seg forandre av det motparten sier. 4

5 Begrepsavklaring - bestilling Valg av revisor og finansieringsform Anskaffelsesprosess og avtaleinngåelse Egenregi og eksisterende avtaler Fakturering og driftstilskudd Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Kommunestyrets vedtak om plan - prioriteringer og evt delegering av myndighet 5

6 Bestillingsdialogen (Kontrollutvalgsboka) 6

7 Pilarer for god dialog Rolleforståelse - profesjonalitet Avklarte forventninger forutsigbarhet Respekt for hverandres funksjoner - aksept God lytting Velvilje og empati ANDRE FAKTORER? 7

8 Hvem deltar i bestillingsdialogen? Kommunestyret KU Media Rådmann Publikum Sekretariat Revisor 8

9 Rettslige rammer for bestillerdialogen Kontrollutvalgsforskriften 9 KU har ansvar for å utarbeide plan for valgperioden og påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon «årlig» Revisjonsforskriften 7 Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk God kommunal revisjonsskikk er RSK 001 FR skal gjennomføres i samsvar med KUs bestilling (10) Revisor skal vurdere om bestillingen lar seg gjennomføre (11) Revisor skal operasjonalisere problemstillingene (21) Revisor skal avklare vesentlige endringer med KU (15) Avtale mellom KU og revisor begrenset av lov, forskrift og RSK 9

10 Roller og ansvar Kontrollutvalget Plikt til å sørge for at det gjøres FR Myndighet til å bruke kommunens ressurser i henhold til budsjett Har ofte myndighet til å endre plan for FR Kan instruere sekretariatet Sekretariatet (KU-forsk. kap 8) Skal påse at saker til kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt Bindeledd mellom KU og revisor Underlagt kontrollutvalgets instruksjonsmyndighet Revisor Skal utføre KUs bestilling Skal opptre i samsvar med lov, forskrift og RSK Kan ikke instrueres av KU og sekretariat avtalemessig forpliktet 10

11 Bestillingsprosessen Bakgrunn/ramme for prosjektet KU drøfter problemstillinger og innfallsvinkler Bestilling av prosjekt/prosjektplan Revisor utarbeider prosjektplan (til godkjenning hos KU) KU bestiller gjennomføring av prosjekt i henhold til prosj.plan Arbeid og avklaringer underveis - RSK og avtale Kontroll av leveransen 11

12 Bakgrunn og ramme for prosjektet Overordnet analyse plan Hendelser Media Private Rådmann Bestilling av prosjektplan 12

13 Valg av prosjekt/innfallsvinkel/tema Sekretariatet skal påse at KUs valg av forvaltningsrevisjon er forsvarlig utredet Hva bør sekretariatet utrede selv hva bør revisor utrede? Risiko og vesentlighet? Ressursbruk? Samordning med statlig tilsyn? 13

14 Bestilling prosjektplan KU kan være generell eller spesifikk i sin bestilling Vanlig: KU definerer tema, vinkling, hovedproblemstilling revisor utformer forslag til problemstillinger, operasjonaliserer, utarbeider kriterier, beskriver metode. Sekretariatet: skal påse at KUs vedtak er forsvarlig utredet. Ansvaret og oppgaven tilsvarer rådmannens ansvar for saksutredning. 14

15 Prosjektplan fra revisor RSK pkt. 11): Revisor må vurdere om bestillingen lar seg gjennomføre som forvaltningsrevisjon. Avklaringsbehov og frasigelsesplikt RSK pkt. 18): Obligatorisk krav: «DET SKAL utarbeides» Skriftlig prosjektplan m redegjørelse for problemstillinger, kilder for kriterier og metodebruk. Prosjektplan BØR inneholde: tids- og ressursbruk, milepæler, ekstern bistand. Ressursbruk og frister m.m. kan kreves av KU på annet grunnlag. Avtale om hvordan plan til KU skal se ut 15

16 Gjennomføring og leveranse FR er en dynamisk prosess RSK 001 pkt. 11 om endringer/avklaringer med KU Mulig behov for avklaringer bør formidles tidlig i prosessen og muligheten til avklaringer bør avtales Rapportering underveis avtales særskilt Leveransen hva er levert og er det levert i rett tid KU-forskriften kap 8: Sekretariatets utredningsansvar sekretariatet bør vurdere om leveransen er i samsvar med bestillingen. 16

17 Dialog med enkeltmedlemmer? Revisor plikter å svare på spørsmål fra folkevalgte Dialogen kan bli forstyrret hvis det føres en dialog med enkeltmedlemmer og en annen med KU Revisjonsforskriften 20: revisor kan kreve å gi svar/føre dialogen i møte 17

18 Pilarer for god dialog Rolleforståelse - profesjonalitet Avklarte forventninger forutsigbarhet Respekt for hverandres funksjoner - aksept God lytting Velvilje og empati ANDRE FAKTORER 18

19 Risiko for dårlig dialog Detaljering av bestillingen Faglig uenighet Forventet ressursbruk Sekretariat Leveransetidspunkt Urealistiske forventninger KU Revisor Dårlig kjemi Kompetanse Språkbruk Kulturkollisjon Manglende respekt for roller og fag 19

20 Suksessfaktorer for bestillerdialogen KU tar eierskap til prosjektet, men har respekt for den faglige kompetansen som revisor besitter KUs kompetanse og kunnskap om kommunen og KUs behov blir tydelig formidlet og påvirker bestilling og utførelse Sekretariatets kjennskap til KU og revisor bidrar til god prosess Sekretariatets kompetanse og erfaring bidrar til gode formuleringer av vedtak og bestilling detaljert og tydelig når det trengs, åpent når det er hensiktsmessig Sekretariatets rolleforståelse: bestillerkompetanse og saksforberedelse - oppfølging av avtalen Revisors har god nok faglig trygghet til å være lydhør Revisors reelle uavhengighet 20

21 Dialogsuksess 21