Internkontroll for barneverntenesta i Kvinnherad kommune

Transkript

1 Internkontroll for barneverntenesta i Kvinnherad kommune

2 Innhald: Kap. 1 INNLEIING s.3 Kap. 2 INTERNKONTROLLPROSESSEN FOR BARNEVERNTENESTA I KVINNHERAD KOMMUNE s Startfasen s Kartlegging s Sakshandsaming og arbeid med enkeltvedtak s Melding s Undersøking s Hjelpetiltak for barn og barnefamiliar s Fylkesnemndsaker s Oppfølging av barn under omsorg s Akuttsituasjonar s Alvorlege åtferdsvanskar s Ungdom over 18 år s Avvikshandsaming s Personal s Planlegging og prioritering s Oppfølging og evaluering s.10 Kap. 3 INNHALD I INTERNKONTROLLEN FOR BARNEVERNTENETSA I KVINNHERAD KOMMUNE s Verksemda si organisering, oppgåver og målsetjing s Tilgong til lover og forskrifter s Naudsynt kompetanse s Medverknad s Erfaringar frå barn og foreldre s Risikoanalyse s Tiltak for å forebygge, avdekke og rette opp brot på lov og forskrifter s Overvåking av internkontrollen s Dokumentasjon s.13

3 Kap. 1 INNLEIING Kommunen si plikt til å ha internkontroll er heimla i barnevernloven 2-1 andre ledd: Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgåvene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om internkontroll. Presisering av kva plikt om internkontroll inneber, er gitt ved følgjande forskrift: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. Fastsatt av Barne- og familiedepartementet 14. desember 2005 med hjemmel i lov 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester 2-1 annet ledd. 1. Formål Formålet med forskriften er å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. 2. Virkeområde Forskriften gjelder alle kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. 3. Definisjon I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. 4. Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. Internkontroll innebærer at kommunen blant annet skal: a) beskrive hvordan barneverntjenesten er organisert, samt barneverntjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten, c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet, samt om barneverntjenestens internkontroll, d) sørge for at arbeidstakerne og oppdragstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten, f) skaffe oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten.

4 5. Dokumentasjon Internkontrollen må kunne dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av barneverntjenestens størrelse, aktiviteter og risikoforhold. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. 6. Ikrafttredelse Denne forskrift trer i kraft 1. januar Kap. 2 INTERNKONTROLLPROSESSEN FOR BARNEVERNTENESTA I KVINNHERAD KOMMUNE 2.1 Startfasen Barneverntenesta hadde fagdag for dei tilsette Dei fem veiledarane og rutinehandbøkene utgitt av departementet vart gjennomgått, og internkontrollprosessen vart sett i gong. Arbeidsgruppe: Det vart sett ned ei arbeidsgruppe sett saman av verksemdsleiar, barnevernleiar, to av sakshandsamarane og ein frå merkantil. Det vart avgjort at arbeidsgruppa sitt vidare arbeid, skulle nedtegnast i eit dokument, som skulle ut på høyring blant dei andre tilsette i barneverntenesta. Fristar: Det vart sett ned fristar for dette arbeidet: - Frist for høyringsdokument: Høyringsfrist: Endeleg frist for arbeidet: Av ulike årsaker er desse fristane blitt utsette, slik at endeleg frist for arbeidet med internkontroll er Område vi ønskjer internkontroll på: Vi gjekk saman gjennom kva områder vi i barneverntenesta i Kvinnherad kommune ønskjer grundigare gjennomgang på i samband med internkontroll. Vi kom kom fram til at det var føremålsteneleg å ta utgongspunkt i innhaldsfortegnelsen i Q-1101 B «Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunen». 2.2 Kartlegging av trong for og krav til internkontroll Sakshandsaming og arbeid med enkeltvedtak 1. Kva dokumentasjon har vi: - informasjonsinnhenting - tidsavgrensa vedtak m/grunngjeving og informasjon om klagegangen/klagefrist - standardmalar vedtak m/paragrafhenvisning - skriv om klageadgang må sikre at dette vert sendt ut - rutinar for godkjenning av vedtak - rutineskriv i samband med skriving og godkjenning av vedtak

5 2. Kva dokumentasjon treng vi ut frå myndighetskrav: - Avklare kven som er partar i saka og sikre at dei får den informasjonen dei har krav på - Vurdering av inhabilitet - veiledningsplikt - førebels svar - merkantil ha ansvar for å sende ut førebels svar på søknader - melding om vedtak: melding skal normalt skje skriftleg. Hastar saka, kan vedtaket gjevast muntleg, deretter skriftleg. Skal innehalde opplysningar om klageadgang, framgangsmåte ved klage, klagefrist og klageinstans. - Legge inn informasjon i samband med enkeltvedtak som siste side i vedtaksmal - Iverksetting av vedtak - Nytte sjekkliste Melding Myndighetskrav: Kva dokumentasjon/ rutinar har vi? Mottak/handsaming av meldingar: - kvar einskild sakshandsamar har ansvar for å ta i mot henvendelsar, gjere ei vurdering av om dette kan være ei melding og sørge for at informasjon om desse blir lagt til leiar for vurdering. - kvar einskild sakshandsamar må vurdere om det er å sjå på som ei akuttsak der det er viktig å handle med ein gong. - Akuttsak sakshandsamar må kontakte leiar med det same, eventuelt andre tilgjengelege i barneverntenesta for ei vurdering av kva ein må gjere i høve meldinga. - Melding som ikkje vert vurdert som akutt: Legg skriftleg informasjon (søknad/ brev) i raud mappe i leiar si hylle. Munnleg informasjon vert skrive i journalnotat og lagt i raud mappe. - Aktuelle meldingar blir gått gjennom i meldingsmøte ein gong pr veke. I dette møtet vert det vurdert om henvendinga skal registrerast som melding og om saka skal undersøkast, henleggast eller om ein treng utfyllande informasjon for å vurdere dette. Dersom saka skal undersøkast, skal alvorlegheitsgrad graderast jfr. 4-4 og Leiar gir informasjon om innkomne meldingar og konklusjon i fagmøtet. - Leiar har ansvar for å fordele saker som skal undersøkast til aktuelle sakshandsamarar. - Rapportering til fylkesmann kvar 3 mnd. 2. Dokumentasjon over rutinar vi har/ treng ved meldingshandtering: - Mottak - Meldingsgjennomgang - Korleis handtere anonyme meldingar - tilbakemelding til meldar om at meldinga er motteken og at saka vil bli fulgt opp jfr lov om bvt. - rutinar for tilbakemelding til politi ved melding om straffbare handlingar barn under 15 år. - Førebels svar ved søknader/meldingar. - Arkivering makulering: Henlagte meldingar kun arkiverast i 1 år. (Alle permer med meldingar som er meir enn eit år gamle blir makulert.) Makulere ved årsskifte t.d. makulere perm for 2005 ved årsskifte 2006/2007. Merkantil har ansvar for dette. - ta i bruk sjekkliste på bakgrunn av sjekklista i rutinehandboka og den delen av eiga sjekkliste på undersøking som omhandlar meldingsprossessen. - ta i bruk skjema for mottak av melding + skjema for gjennomgang og konklusjon leggast inn som malar på journal. - Legg inn svarbrev til meldar og førebels svar som mal

6 2.2.3 Undersøking Myndighetskrav: Kva dokumentasjon/ rutinar har vi? - Leiar har ansvar for å fordele nye undersøkingar til to sakshandsamarar, og avklare kven av dei to som skal ha hovudansvaret. - Framdriftsplan/undersøkingsplan skal nyttast i alle undersøkingssaker ein for kvart barn. - Sjekkliste for undersøkingar er utarebeidd - midtvegs- og sluttevaluering skal gjennomførast i internmøte der leiar/nestleiar og begge sakshandsamarane deltek. - Gjennomgang av undersøkingar kvar siste tysdag i månaden. - Innsending av kvartalskjema og halvårsrapportering til fylkesmann. - Ved henlegging sakshandsamar 1 har ansvar for at det vert skrive rapport frå undersøking med vurderingar og konklusjon i saker som blir henlagt utan tiltak. - Ved konklusjon om tiltak sakshandsamar 1 har ansvar for at det vert skrive vedtak og tiltaksplan i saker der undersøkinga konkluderer med igongsetting av tiltak. 2. Kva dokumentasjon/ rutinar treng vi: - Undersøking skal ikkje vere meir omfattande enn meldinga tilseier > oppstartmøte med vurdering av kva opplysningar ein treng i den aktuelle saka - vurdering av partsrettar ved oppstart av undersøking - Gjennomgang av partsrettar inn på sjekkliste for undersøking + leggast inn på data. - Rutinar for korleis vi skal handtere informasjon frå barn som kan skade deira forhold til foreldra i samband med dokumentinnsyn. - Rutinar for å treffe/ snakke med barna i løpet av undersøkinga - Rutinar for informasjon til foreldra om barneverntenesta og arbeidet vi skal gjere innhald i første møte med foreldra. - Informasjonsbrosjyre - Dokumentasjon frå interne vurderingar/ møter - Gode momentlister Evaluere og revidere dei vi nyttar i dag. - Ny mal for undersøkingsplan/ framdriftsplan basert på eksisterande planar og sjekklister. - Momentlister for midtvegs- og sluttevaluering - Krav til fristar - Sikre at grunngjeving for utviding av frist samt overskriding av frist kjem fram i rapportering Hjelpetiltak for barn og barnefamiliar Myndighetskrav: Kva dokumentasjon/ rutinar har vi? - Skal være tiltaksplan i alle saker med hjelpetiltak, ein for kvart barn. - Gjennomgang av alle barn med tiltak ein gong i halvåret - Alle hjelpetiltakssaker skal ha gyldige vedtak - Sakshandsamar har ansvar for å skrive samarbeidsavtale mellom føresette/barn, oppdragstakar og barneverntenesta. Viktig å legge kopi av denne til merkantil. - Evaluering av tiltak etter trong, jfr tiltaksplan i saka - Politiattest skal innhentast frå alle oppdragstakarar 2. Kva dokumentasjon/ rutinar treng vi? - Vurdering av om vilkår for frivillige hjelpetiltak er tilstades barnet har «særlege behov» - Vurdering av om aktuelle tiltak kan dekke dei aktuelle behov - Vurdering av kven som er part i saka og gjennom det skal samtykke til hjelpetiltaka - Oversikt over kva tiltak som er tilgjengelege for barn i vår kommune til ei kvar tid - Skriftleg samtykke frå partane - vurdering av om det er tilstrekkeleg med tiltaksplan.

7 - Sikre at tiltaka vert iversett blant anna ved at ein gjer ei realistisk vurdering av kva tiltak som er mogleg å få på plass før vedtak blir skrive og ved at brukarane får ei frist på to veker der dei må gi tilbakemelding om dei ønskjer å bruke den aktuelle oppdragstakar barneverntenesta tilbyr eller ikkje. - intern frist på 2 mnd for iverksetting av tiltak. Dersom det tek lenger tid, skal dette registrerast som avvik. - Nytte sjekkliste for arbeid med hjelpetiltak Fylkesnemndsaker Myndighetskrav: 4-12 m.fl. 1. Kva dokumentasjon/ rutinar har vi? - oversikt over fylkesnemndsaker ligg på ajourhald - Papirer med forberedelse fra tidligere saker er arkivert for seg på arkivet - må ryddast i og om mogleg arkiverast meir i borna sine mapper. - Mal for saksutgreiing 2. Kva dokumentasjon/rutinar treng vi? Beslutningsprosessen: - Mal for beslutning om at bvt sender ei fylkesnemndssak - legge inn mal. - Beslutning om fylkesnemndssak blir sendt rekommandert til foreldra/ ungdommane. - Fylkesnemdssaker blir sende innan tre månader etter at avgjerdsle er sendt foreldra. Oversikter: - Registrering av kva tid privat part krev at ein tek opp fylkesnemndssak og om bvt overheld frist- lage oversikt - Endre oversikt over fylkesnemndssaker, legge inn punkt i tabellen som innbefattar dato for motteke krav frå foreldra, dato for sendt avgjerdsle til foreldra, dato sak sendt fylkesnemnd, dato for avgjersle i fylkesnemnd, dato for iverksetjing av tiltak. Førebuing og gjennomføring av sak: - Nytte sjekklister i samband med fylkesnemndssaker: 1. sjekkliste førebuing av sak - sammanlikne eigen mal for saksutgreiing med forslag i rutinehandbok frå departementet. 2. Sjekkliste - førebuing av forhandlingsmøte i fylkesnemnd - må legge inn i denne sjekklista kva som må gjerast av praktiske ting i samband med gjennomføring av fylkesnemndbehandling. 3. Sjekkliste etter forhandlingsmøte i fylkesnemnd - sørge for at rutinar for iverksetjing og oppfølging av tiltak kjem fram av denne sjekklista. - Ha førebels omsorgsplan klar ved fylkesnemdnshandsaminga Oppfølging av barn under omsorg Myndighetskrav: Kva dokumentasjon/rutiner har vi: - Alle barn under omsorg skal ha omsorgsplan. Denne skal ligge i mappe og eigen perm. - Born på institusjon skal ha tiltaksplan. - Barneverntenesta skal gjennomføre minimum 4 fosterheimsbesøk i året, dersom det ikkje er gjort vedtak om å redusere det til 2 fosterheimsbesøk i året. - Skjema for oppfølging av fosterheimar tal gjennomførte besøk m.m må oppdaterast. - Fosterheimsavtale skal føreligge ved alle fosterheimsplasseringar. - Inntaksbrev frå Bufetat ved institusjonsplassering

8 - Det skal være oppretta tilsynsførar for alle fosterbarn. - Liste over tilsynsførarar skal være oppdatert. 2. Kva dokumentasjon/ rutinar treng vi: - Rutinar og dokumentasjon for evaluering av omsorgsovertaking og vurdering av tilbakeføring. - Rutinar og dokumentasjon for oppfølging av biologiske foreldre. - Rutinar på at fosterheimsavtalar blir gjennomgått minst ein gong pr år - Lage eigen perm for kontrollskjema evt i samme perm som meldingar: f.eks. skjema for oppfølging av fosterheimar - Perm for oppdragstakarar: f.eks. Oppdatert liste over tilsynsførarar - Nytte sjekkliste for oppfølging av barn under omsorg. - Gjennomgang av oppfølging av det enkelte fosterbarn m/ foreldre og fosterheim min ein gong pr år Akuttsituasjonar Myndighetskrav: 4-6, 4-9 jfr 4-8, Kva dokumentasjon/ rutinar har vi: - barnevernleiar evt nestleier dersom leiar ikkje er tilgjengeleg, har fullmakt til å iverksetje akuttvedtak - den i barneverntenesta som først blir kjent med ei mogleg akuttsak, må så snart som mogleg kontakte leiar/nestleiar - Barneverntenesta ved leiar/nestleiar, sakshandsamar og eventuelle andre aktuelle gjer ei intern drøfting av kva ein skal føreta seg i saka. Denne drøftinga skal sikre at ein har vurdert kva som vil være det beste for barnet i aktuell situasjon akuttplassering eller å avvente situasjonen. - barnevernleiar gjer ei føreløpig godkjenning av akuttvedtak - barnevernleiar gjer vurdering av skjult adresse - Foreldra blir munnleg informert om vedtaket dersom dette ikkje er klart skriftleg. 2. Kva dokumentasjon/rutinar treng vi: - Kvinnherad kommune manglar barnevernvakt. Kan ikkje garantere at leiar/ nestleiar er tilgjengeleg til ei kvar tid. Dersom det ikkje er mogleg å komme i kontakt med leiar/ nestleiar, skalein kontakte verksemdsleiar for ei vurdering av situasjonen. - Bruk av sjekklister - Viktig med avklaring av partsrettar og informasjon til foreldre/ partar Alvorlege åtferdsvanskar Myndighetskrav 4-24, 4-25, 4-26 Sjå gjennomgang av fylkesnemndssaker. Det same er gjeldande i dette kapittel for saker som går til fylkesnemnda. 1. Kva dokumentasjon/rutinar har vi? - vurdering av om barn med alvorlege atferdsvanskar kan få hjelp gjennom hjelpetiltak jfr utarbeiding av tiltaksplan i samband med fylkesnemndsak og plassering - Evaluering av tiltaksplan og plassering - Vi held oss til fristar - Gjennomgang av kven som har partsrettar - Vurdering av aktuell plasseringsstad skal vere klar ved fylkesnemndbehandling ved saker jfr 4-24.

9 2. Kva dokumentasjon/ rutinar treng vi: - dokumentasjon av vurdering av om barn med alvorlege atferdsvanskar kan få hjelp gjennom hjelpetiltak jfr rutine på å skrive inn interne drøftingar i samband med vurdering av tiltak for barn med alvorelge atferdsvanskar - dokumentasjon av vurdering av barnet sin situasjon på nytt etter 6 mnd i institusjon - mal for samtykke til plassering etter frå foreldra/ frå barnet. - innføring av sjekkliste i arbeid med barn med alvorlege atferdsvanskar Tiltak for ungdom over 18 år Myndighetskrav: Kva dokumentasjon/ rutinar har vi: - Samtykke til vidare tiltak munnleg eller skriftleg - Vedtak om vidare hjelpetiltak - Alle ungdom over 18 år skal ha tiltaksplan - Oppfølging jfr 4-5 og målsetjingar og tidsfristar i tiltaksplan 2. Kva dokumentasjon/ rutinar treng vi: - Skriftleg samtykke mal - Rutine for at ein gjer ei vurdering av om ungdommen skal få tilbod om tiltak etter fyllte 18 år ca eit år i forkant dersom det er mogleg. - Iverksetje samarbeid med andre tenester ungdommen vil ha behov for etter fyllte 18 år i god tid. - Eigen mal for tiltaksplan ved ettervern - Informasjon til foreldra om kva endringar det vil medføre for deira samarbeid med barneverntenesta vidare etter at ungdommen fyller 18 år. - Nytte sjekklister Avvikshandsaming 1. Rutinar for å registrere avvik i høve overskriding av fristar jfr Lov om barneverntenester: - Frister i høve melding, undersøkelse, fylkesnemndssaker og igangssetting av tvangstiltak framgår av dokumentasjon/ rapportering til fylkesmannen. - Lage et skjema som sakshandsamar fyller ut i samband med skriving av fylkesnemndssaker med frist. Sakshandsamar legg skjema i hylle til leiar. 2. Rutinar for å registrere andre uønska hendingar: - Nytte kjent avviksskjema: Uønska hendingar = avvik : legg til underpunkt: 1. Uhell, trakasering, truslar, vold o.l. 2. Byråkrati, fristar, svikt i rutinar o.l. - Avviksmeldingar skal leverast til verksemdsleiar med kopi til fagkoordinator. - Verksemdsleiar har ansvar for at avviksmeldinga blir fulgt opp og arkivert. Førebygging av avvik: 3. Alle tilsette skal gjere seg kjent med «Rutinehåndbok for barneverntjenesten» 4. Førebygging av avvik ved sjukdom/ ferie korleis ivarta oppfølging av sakene: - Alle tiltaksplanar skal være på plass i sakene - Legge inn alle avtalar i kalender etter kvart som dei blir laga, i alle fall ein mnd fram i tid. - Kvar tilsett oppdaterer kalenderen sin kvar mandag morgon. - Merkantil har lov å «kjefte» dersom kalender ikkje er oppdatert!!! - Barnevernleiar eller den som har delegert fullmakt har ansvar for at posten til tilsette som er på

10 ferie eller i sjukemelding blir gjennomgått minimum ein gong i veka. - Kvar sakshandsamar har, før ein går på ferie, ansvar for å lage eit lite notat i høve saker der det kan skje ting i løpet av ferien. - Kvar sakshandsamar skal setje av skrivedagar fo å unngå å ha for mykje journalnotat og anna skriverarbeid liggande. Kvar einskild set av minimum 3 timar kvar veke Personal 1. Kva dokumentasjon/ rutinar vi har: - Informasjon på intranett under «internt» om rettar og plikter for fast tilsette - Kommunikasjonsreglane gjennomgang og informasjon om desse ein gong i halvåret. - Innhenting av politiattestar - Innhenting og oppbevaring av vitnemål, attestar og referansar - Oppretting av arbeidsavtalar - Rettleiingssamtalar med fagkoordinator for sakshandsamarar og tiltakskonsulentar - Gjennomføring av medarbeidarsamtale med alle fast tilsette minimum1 gong i året. - Retningslinjer for oppdragstakarar - Rutiner for godkjenningssamtalar og veiledningssamtalar med oppdragstakarar - Kompetanseplanar 2. Kva dokumentasjon treng vi: - Kartotek evt anna system over oppdragstakarar 2.3 Planlegging og prioritering Arbeid med internkontroll vidare: - Arbeidsgruppa held fram med etterarbeid etter at dokumentet «Internkontroll for barneverntenesta i Kvinnherad kommune» er fullført. - Etterarbeidet vil innehalde konkret planlegging av kva tiltak barneverntenesta må setje i verk for å dekke behov for internkontroll, samt prioritering i høve korleis og kva tid desse tiltaka skal gjennomførast. - Dette arbeidet blir fortløpande lagt inn som dokumentasjon i internkontrollen. 2.4 Oppfølging og evaluering Kvar skal vi finne dokumentasjon når internkontrollarbeidet er fullført: - Rutinehandbok på data - Intranett - Diverse maler i familia - Fagsystem (familia) alle data i høve meldingar, undersøkingar og tiltak skal være ajourført - I arkiv på enkeltklientar - I perm med alle tiltaksplanar - Perm for sjekklister - personalmapper

11 Kva tid treng vi den aktuelle dokumentasjonen: - I det daglege arbeidet - Ved krav om innsyn i saker - Ved innsending av kvartalskjema og halvårsrapportering til fylkesmann - Ved innsending av statistikk til SSB - I samband med arbeidet med fylkesnemndssaker - Tilsetjingsprosessen - Opplæringsprosessen Korleis oppdatere informasjon: - Rutinehandbok merkantil v/leiar har ansvar for oppdatering - Alle data i høve meldingar skal være ajourført Ansvar: Sakshandsamar 1 - Alle data i høve undersøkingar skal være ajourført Ansvar: Sakshandsamar 1 - Bruke Framdriftsplan for arbeid med undersøkingar Ansvar: Sakshandsamar 1 - Oversikter må oppdaterast Ansvar: Barnevernleiar Evaluering av internkontrollen: - Internkontrollen blir evaluert og oppdatert minimum ein gong i året, i tillegg til at dei enkelte delene blir oppdatert jamleg etter behov. Kap. 3 INNHALD I INTERNKONTROLLEN FOR BARNEVERNTENETSA I KVINNHERAD KOMMUNE 3.1 Verksemda si organisering, oppgåver og målsetjing Aktuell dokumentasjon vi har tilgjengeleg: Organisasjonskart over Kvinnherad kommune Organisasjonskart over Tiltak og Tenester for Barn og Unge(TTBU) Delegasjon av rådmannen sin styrings- og avgjerdsfullmakt Oppgåvedeling mellom verksemdsleiar og fagkoordinator i TTBU Skriv om delegering av fullmakter til nestleiar i barneverntenesta Verksemdsplan for TTBU Forventningsbrev til TTBU frå Kommunestyret Årsrapport for TTBU Tertialrapportar for TTBU Handlingplan/ spelereglar for barneverntenesta Kommunikasjonsreglar for Kvinnherad kommune Arbeidsavtalar for tilsette og oppdragstakarar 3.2 Tilgong til lover og forskrifter Aktuell dokumentasjon vi har tilgjengeleg: tilgang til lovdata m.m. på internett eige bibliotek med fagbøker, lovverk og veiledere leiar informerer om eventuelle lovendringer via mail eller kopi til den enkelte fagsystem på data Aktuelle tiltak vi treng: opplæring til nyansatte særleg frå andre yrkesgrupper om regelverk

12 3.3 Naudsynt kompetanse Aktuell dokumentasjon vi har tilgjengeleg: Kompetanseplan: oversikt over kompetansebehov for barneverntenesta Individuell kompetanseplan: oversikt over kompetanse og kompetansebehov hjå den enkelte intern og ekstern rettleiing rekruttering av personal med nødvendig kompetanse tilbod om interne og/eller eksterne kurs Aktuelle tiltak vi treng: oversikt over kven som har vore deltakande i aktivitetar i ein opplæringsplan 3.4 Medverknad Aktuell dokumentasjon/ rutinar vi har tilgjengeleg: Gjennomgang av informasjon i fellesmøte ein gong i veka Ekstern og intern rettleiing Oppfølging evaluering av tiltaksplanar Aktuelle tiltak vi treng: Forslagskasse Registrering og systematisering av tilbakemeldingar frå oppdragstakarar (skjema og rutiner) 3.5 Erfaringar frå barn og foreldre Aktuell dokumentasjon/ rutinar vi har: Oppsummeringar frå gjennomført undersøking Dokumentasjon frå etterarbeidet med satsingsområder Aktuelle tiltak vi treng: - Rutinar for å registrere og systematisere henvendelsar frå barn, foreldre og samarbeidspartar (ris/ ros framsett munnleg, i brev, i formelle klager, i rapportar mm) 3.6 Risikoanalyse Aktuell dokumentasjon/ rutinar vi har: Rutine for gjennomgang av meldingar ein gong i veka Rutine for gjennomgang av undersøkingar ein gong i månaden Rutine for gjennomgang av løpande hjelpetiltak ein gong i halvåret Rutine for gjennomgang av oppfølging av fosterbarn ein gong pr år Aktuelle tiltak vi treng: Risiko- og sårbarhetsanalysar i høve kritiske områder som tidsfristar, tidsbruk, henleggingar, tiltaksplanar, omsorgsplanar, sakshandsaming, vedtak, avtalar

13 3.7 Tiltak for å forebygge, avdekke og rette opp brot på lov og forskrifter Aktuell dokumentasjon vi har tilgjengeleg: Avviksmelding Utarbeider og reviderer gjeldene prosedyrer, rutiner og instrukser Aktuelle tiltak vi trenger: Evalueringsrapporter i forhold til resultatkrav og måloppnåelse Rapporter frå intern revisjon Sjekklister 3.8 Overvåking av internkontrollen Aktuell dokumentasjon vi har tilgjengeleg: Avviksskjema og rapportar Rapportar og dokumentasjon frå eksternt tilsyn Aktuelle tiltak vi trenger: - Innføre intern revisjon (barneverntenesta sin eigen systematiske gjennomgong av eigen verksemd) 3.9 Dokumentasjon Dokumentasjon for internkontrollen i Kvinnherad kommune er å finne i: Rutinehandbok på intranett Fagsystem Perm for internkontroll Personalmapper