Fylkesmannen i Rogaland

Transkript

1 Fylkesmannen i Rogaland Rapport frå tilsyn med barneverntenesta i Vindafjord kommune Adressa til verksemda: Vindafjord kommune, Kommunehuset, 5580 Ølen Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i verksemda: Iren Konstance Hebnes Samandrag Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte i perioden 8. juli til 18. desember 2014 tilsyn med barneverntenesta i Vindafjord kommune. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeika innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Tilsynet omfatta barneverntenesta sitt arbeid med barn som bur i kommunale fosterheimar. Tema for tilsynet var: Oppfølging og kontroll av barnet sin situasjon i fosterheimen Barnet si medverknad Råd og rettleiing til fosterforeldre Vi har peika på manglar i styringa. Manglane er knytt til manglar med dokumentasjon, oppfølging og kontroll av det enkelte barnet sin situasjon i fosterheimen og tiltak til områder med risiko for svikt. Det er gitt eit avvik under tilsynet. Avvik: Vindafjord kommune sikrar ikkje systematisk oppfølging og kontroll av alle barn i kommunale fosterheimar. Dato: Gunn Nylend revisjonsleiar Trine Hove Bjørnsen revisor 1

2 Innhald Samandrag Innleiing Omtale av verksemda - spesielle forhold Gjennomføring Kva tilsynet omfatta Funn Vurdering av kommunen sitt styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakarar ved tilsynet

3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved barneverntenesta i Vindafjord i perioden Tilsynet omfattar barnevernstenesta sitt arbeid med barn i kommunale fosterheimar. Vi har sett på barnevernstenesta si oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterheimen, barnet sin medverknad og råd og rettleiing til fosterforeldra. Tilsynet går inn som ein del av Fylkesmannens planlagde tilsynsverksemd for inneverande år, og er ein del av det landomfattande tilsynet med kommunale barneverntenester i 2014, initiert av Statens helsetilsyn, jf. Lov om barneverntenester (bvl) 2-3. Fylkesmannen i Rogaland er gitt mynde til å føre tilsyn med den kommunale barneverntenesta, jf. bvl 2-3, 4.ledd. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar tiltaka vert følgde opp i praksis og om naudsynt korrigerte tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Tilsynet vart utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike behov for betring 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Vindafjord kommune hadde pr innbyggjarar. Kommunen har et areal på 620 km2 og det er berre fire kommunar i Rogaland som er større enn Vindafjord i areal. Vindafjord kommune og Ølen kommune vart slått saman til Vindafjord kommune frå Kommunesenteret er i Ølen og det er ni bygder med grunnskule, SFO og barnehage. Kommunen er organisert med Strategisk leiargruppe med stab og fleire einingar. Rådmannen saman med to kommunalsjefar, økonomisjef og personal- og organisasjonssjef utgjer Strategisk leiing i Vindafjord kommune. Desse har det overordna leiaransvaret i kommunen. 3

4 Barneverntenesta er organisert som egen eining med barnevernleiar som einingsleiar. Einingsleiar rapporterer til kommunalsjef, som rapporterer til rådmannen. Barneverntenesta er organisert med leiar, ein barnevernkonsulent som avløysar leiar ved behov og barnevernkonsulentar som arbeider etter generalist modellen. Tenesta har til saman totalt 6,9 årsverk. Barnevernleiar er overordna fagleg, administrativ og personalansvarleg for eininga. Kommune har også tilsett familierettleiarar. Barneverntenesta brukar sakshandsamarverktøyet Acos. Barneverntenesta har ansvar for barn plassert utanfor heimen. Dei skal følgje opp fosterbarn, følgje opp og rettleie fosterheim og følgje opp biologiske foreldre. Kommunen har omlag 23 barn plassert utanfor heimen, nokre av dei er i beredskapsheim og ventar på fosterheim. Vindafjord kommune har i perioden , i samband med regjeringa si styrking av det kommunale barnevernet, fått tilskot til i alt 1,5 permanente stillingar i barnevernet. Det er fatta vedtak og inngått avtale med nabokommunen Etne om vertskommunesamarbeid frå , der Vindafjord kommune skal være vertskommune. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut 8. juli Oversikt over dokument som verksemda har sendt i samband med tilsynet, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag. Opningsmøte vart halde 21. oktober Intervju Sju personar vart intervjua under tilsynet. Oversikt over dokumentasjon som blei gått igjennom under revisjonsbesøket, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag. Sluttmøte vart halde 24. oktober Kva tilsynet omfatta Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrar at deira oppfølging og kontroll av barnet sin situasjon i kommunale fosterheimar blir utført i samsvar med krav i barnevernslova. Tema for tilsynet var: Oppfølging og kontroll av barnet sin situasjon i fosterheimen Barnet sin medverknad Råd og rettleiing til fosterforeldra 4

5 Tilsynet var avgrensa til å gjelde kommunale fosterheimar frå tidspunktet barnet flytta inn i fosterheimen. Statlege fosterheimar er ikkje ein del av dette tilsynet. Arbeid før barnet flytta inn, tilsynsførar ordninga eller arbeid med ettervern er heller ikkje ein del av dette tilsynet. 5. Funn Avvik 1. Vindafjord kommune sikrar ikkje systematisk oppfølging og kontroll av alle barn i kommunale fosterheimar. Avvik frå følgjene lovkrav: Bvl 2-1, andre ledd jf. forskrift om internkontroll Bvl 4-22 og forskrift om fosterhjem 6 og 7 Bvl. 6-3 og FNs barnekonvensjon art. 12 Bvl. 6-1, jf. forvaltningsloven og forvaltningsrettslig praksis Kommentarar: Barnevernstenesta skal inngå skriftlege avtalar om barnevernstenesta og fosterforeldra sine oppgåver og plikter. Avtalen skal ein gjennomgå ein gong i året og eventuelle endringar skal gjennomførast. Barnevernstenesta skal følgje opp og kontrollere barnets situasjon i fosterheimen, og besøke barnet så ofte som naudsynt, minimum fire gangar i året. Tenester etter barnevernloven skal være forsvarlege. For å sikre at tenester som vert gitt er forsvarlege, må barneverntenesten fortløpande dokumentere kva for faglige vurderingar som ligg til grunn for større og mindre avgjerder som vert tatt. Det er viktig at barneverntenesta skriv ned det som er viktig for vidare utgreiing og tiltak. Det er ikkje eit krav om at dette skal skje ved systematisk skriving i ein kronologisk journal, men kravet til god forvaltningsskikk tilseier at det skal vere mogleg å sjå i saksdokumenta kva for faglige vurderingar som ligg til grunn for barneverntenesta sine avgjerder. Barneverntenesta skal og skrive referat frå besøk i fosterheimar, møter, samtaler med barnet mv. Omsorgsplaner: Formålet med omsorgsplaner er å sikre stabilitet og tryggleik for barnet. Dei skal ivareta barnets behov for å vite kva som er barnet si langsiktige framtid, kor det skal vakse opp og kor det skal høre til. Planen skal ikkje endrast utan at føresetnadene for den er falt vekk. Eksemplar på dette kan være nytt vedtak i fylkesnemnd eller rettsapparat, at plasseringsstaden ikkje lenger kan ivareta barnet, at planlagd heimflytting ikkje lenger er mogleg, at forholdet mellom foreldre og barn utviklar seg i en anna retning enn det ein kunne sjå føre seg. Avviket bygger på: Gjennomgang av dokumenta i den enkelte sak viser at faglege vurderingar ikkje er dokumentert, herunder vurdering etter fosterheimbesøk, etter samtaler med barna og av forsterkningstiltak. Mappene viser mangelfull dokumentasjon av planlagt og evaluert oppfølgingsarbeid. 5

6 Tenesta har ikkje skriftlege retningslinjer for kva som skal dokumenterast. Tenesta har eit godt system for rettleiing av den enkelte sakshandsamer og faste fagmøter der det vert tatt avgjerder i enkeltsaker. Interne drøftingar, vurderingar og avgjerder frå rettleiing og fagmøte, blir ikkje dokumentert i den enkelte sak. Kommunen bruker omsorgsplaner som også beskriv forsterkningstiltak. Omsorgsplanane blir ikkje evaluert eller endra. Det er ikkje dokumentert at barnet er med i planarbeidet. Kommunen har ikkje rutinar og eins praksis som sikrar at tilsette veit kva dei skal førebu før eit fosterheimsbesøk, korleis besøket skal verte gjennomført og korleis dei skal følgje opp i etterkant. Barnet sin situasjon i fosterheimen blir ikkje systematisk evaluert. Kommunen gjennomgår ikkje fosterheimsavtalen med fosterforeldra årleg. Avtalene blir heller ikkje justert når føresetnadar vert endra, og tenesta bruker ikkje tilleggsavtaler. Det er ikkje samværsplaner i alle saker. Det er ikkje dokumentert faglege vurderingar av om gjeldande samvær er til barnet sitt beste. Kommunen oppfyller ikkje kravet til talet på lovpålagte fosterheimsbesøk i alle saker. Det er ikkje dokumentert at fosterforeldre sine behov for rettleiing blir vurdert og at rettleiing blir gitt når det er nødvendig. I saker der fosterforeldre får rettleiing av tilsette i barneverntenesta er det ikkje dokumentert kva rettleiinga skal innehalde, formål og omfang av denne. Det er ikkje dokumentert at rettleiing til fosterforeldre blir evaluert. Kommunen har ikkje utarbeida plan for systematisk opplæring av ny tilsette. Kommunen har ikkje tilstrekkeleg oversikt over område med risiko for svikt. Barneverntenesta er sårbar fordi all mynde og ansvar for rettleiing ligg til ein person, barnevernleiar. Leiar er også tillagt ansvar for akuttberedskap. Leier har ein stedfortredar, men det er ikkje klart kva ansvar stedfortredar skal ha. I tillegg er det i liten grad føre skriftlige rutinar for sakshandsaming, som og gjør tenesta sårbar. Kommunen har ikkje tilstrekkelege kontrollrutinar som sikrar at arbeid med barn i fosterheim alltid blir gjennomført etter krava i barnevernloven. Risk er Vindafjord kommune sitt internkontrollsystem. Dei tilsette er kjent med systemet. Dei er og kjent med at dei skal melde avvik, men gjer det i liten grad. Avvik blir ikkje brukt i systematisk forbetringsarbeid på det reviderte området. 6

7 6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem Kommunane skal ha eit styringssystem (internkontrollsystem) for å sikre forsvarleg oppfølging av barn i kommunale fosterheimar. Vindafjord kommune sitt lovpålagte styringssystem har manglar og sikrar ikkje i tilstrekkeleg grad at alle krav i barnevernlovgjevinga vert halde. Tilsynet viser ar det er manglar ved oppfølging og kontroll av det enkelte barn sin situasjon i fosterheimen. Internkontrollforskrifta inneheld spesifikke krav til styring og leiing. Krava til styring og kontroll inneber blant anna at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutinar samt sikre seg at dei tilsette brukar rutinane. Barneverntenesta i Vindafjord kommune har ei oversiktleg organisering der ansvaret er tydelig plassert og kjent for alle tilsette. Tenesta har et godt system for rettleiing av den enkelte sakshandsamer og faste fagmøter der det tas avgjerder i enkeltsaker. Det er ikkje utarbeida tilstrekkelige rutinar for sakshandsaming. Tilsynet visar at det også er manglar i dokumentasjon på kommunens barnevernfaglege vurderingar i sakene. Det er heller ikkje utarbeida rutinar for kva som skal dokumenterast i den enkelte sak. Det er kjent i organisasjonen at det skal meldes avvik, men det blir ikkje meldt avvik på manglar ved sakshandsaming eller brot på lov- og forskrift. Vindafjord kommune har innført Risk som sitt kvalitetssystem. Leiinga er i nokon grad kjend med områder med risiko for svikt og omfanget av dette. Dei har ikkje sett i verk tilstrekkeleg kompenserande tiltak, spesielt i høve til manglande skriftlege rutinar, barnevernleiar si sentrale rolle som rettleiar og den som tek avgjerd i alle saker og barnevernleiar sitt ansvar i akutte situasjonar. Møteverksemd og munnleg kommunikasjon mellom kommunalsjef og barnevernleiar er ikkje i tilstrekkeleg grad styrande for å sikre at brot på lov og forskrift blir etterlevd. Tilsynet viste at Vindafjord kommune sine styringstiltak knytt til oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterheimar ikkje sikrar at lov og forskriftskrav blir overhaldt. 7. Regelverk FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20. november Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100 (barnevernsloven). Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar Forskrift om internkontroll for kommunens oppgåver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr Forskrift om fosterheim av 18. desember 2003 nr

8 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd: Brev av «Førebels attendemelding varsel om tilsyn» Innehald oversikt over tilsette i kommunen med ansvar for barnevern Organisasjonskart Serviceerklæring omsorgstiltak Introduksjon av nye medarbeidarar Kvalitetskartlegging av kommunale tenester. Faglig veileder for barneverntjenesten (Utarbeidet av KS) Kompetanseplan 2013 barneverntenesta Framdriftsplan Brukarundersøkingar Plan for oppfølging av fosterheim Mal Referat frå ansvarsgruppemøte a. Mal tiltaksplan b. Mal omsorgsplan Retningsliner «Oppveksteam for barnehagar» Retningsliner «Samordningsteamet» Sjekklister fosterhjemsarbeid Årsmelding 2012 Årsmelding 2013 Stillingsbeskrivelse Barnevernkonsulent Politisk delegeringsreglement Vindafjord kommune Oversikt over sakshandsamarar som arbeidar med fosterborn og fosterheimer Avviksmeldingar mottatt Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: Utskrift frå journal dokumentasjon av dei siste fosterheimsbesøka Nye malar for tiltaksplan og omsorgsplan Mal for samarbeidsavtale mellom foreldre, fosterheim og barneverntenesta Skjema «System for oppfølging(internkontroll) Barnevernet» Årsmelding 2013, tertialrapport pr. 30. april og 31. august 2014, Årsbudsjett 2014 Økonomiplan Dokumentasjon som blei lagt fram og gjennomgått i samband med tilsynet: 15 saksmapper der barnet er under omsorg og plassert i kommunal fosterheim, jf. bvl 4-12 (Ingen barn var frivillig plassert i kommunale fosterheim, jf. bvl 4-4, 4.ledd på tilsynstidspunktet) Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet og verifisering av saksmapper. 8

9 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Kristian Bjelland Rådmann x Liv K. Tokerud Kommunalsjef x x x Iren K. Hebnes Barnevernleiar x x x Marit Svendsen Barnevernkons/sted fortredar x x x Bente Åsbø Barnevernkons/sakshands x x x Marit H. Opheim Barnevernkons/sakshands x x x Bergitte F. Bjerga Barnevernkons/sakshands x x x Mariann Håland Barnevernkons/sakshands x x Zsuzsanna Olah Miljøterapeut x x Hilde Langballe Barnevernkons/sakshands x Alma Lauvås Barnevernkons/sakshands x Ragnhild Thorsen Barnevernkons/sakshands x Inger Karin Nybru Sekretær/konsulent Frå tilsynsorganet deltok: Seniorrådgjevar Trine Hove Bjørnsen Rådgjevar Brit Espedal Nedreaas Seniorrådgjevar Gunn Nylend 9