Rutinar statistikk og ajourhold av Familia.

Transkript

1 Rutinar statistikk og ajourhold av Familia. SSB-felt er merket med ekstra blå farge og ein prikk i alle aktuelle bilda. Desse felta må fyllast ut. Huskeliste: Til behandling, oppgåver som ikkje er ferdigstilt. Ein vil alltid få opp brev, journalnotat og tiltaksplaner som er påbegynt, men ikke med ferdigstilt dato. I tillegg vil det koma varsel på fristar på melding, undersøkelse, tiltak og engasjementsavtaler. De blå linjene har ingen frist, dei raude linjene er gått over frist. Evt. grå linjer er oppgåver som forfell fram i tid. Fastsette fristar i Familia. Ta i bruk huskelapp. Kliendetaljert: Oppdatere rett adresse på barnet og evt. telefonnr. Distrikt - alle klienter må knyttes til et distrikt. Distrikt er knytt til ansvar i rekneskapet. Vi har to distrikt; Kvinnherad kommune ansvar 2411, Fosterheim ansvar VIKTIG: Hugs å endre distrikt når barnet flytter i fosterheim/tilbakeføring av barnet. Over 18 år ansvar 2411 Kvinnherad kommune. Tilsynsansvar for kommune - dersom man setter en hake her og fyller ut kommunenummer for omsorgskommunen, telles barnet som et tilsynsbarn. Avslutte klientar. Hugs å skrive inn sluttdato. Bor hos: Oppdatere dette bilde når det er endringar i familiesituasjonen (familiestatus, flytta etc) Når barnet bur i beredskapsheim skal vi bruke kategorien Annet. Bor hos bildet; oppsikt over tilsynsbesøk og oppfølgingsbesøk i fosterheim, samt postjournal vil bli brukt i fylkesmannsstatistikken ved teljing av tilsynsbesøk og oppfølgingsbesøk i halvårsrapporten. Redusert antall tilsynsbesøk etter visse kriterier. For fosterbarn over 15 år er det mulig å redusere tilsynet til minimum 2 ganer i året. Dette er en vurdering den ansvarlige barneverntjeneste skal foreta. Forutsetningene: o At barnet har bodd i samme fosterhjem i minst 2 år. o At barneverntjenesten vurderer forholdene i fosterhjemmet som stabile og gode, og o At barnet samtykker i redusert tilsyn. Nettverk: Tilsynsførar må registrerast her pga. teljing i fylkesmannsstatistikk/ssb. Partsrettigheter foreldre/ Velg om vedkommende har Fulle, Delvis eller Ingen rettigheter Oppdatere nettverket på barnet 1

2 Frå Til dato: Frå dato på foreldra i nettverket blir barnet sin fødselsdato. Når forbindelsen i nettverket blir oppretta skriv frå dato. Skriv inn til dato når forbindelsen ikkje lenger er aktuell. Dette for å ivareta historikk på klienten. Melding: Innkomne meldingar blir lagt til leiar. Meldingsmøte kvar tysdag. Meldingane skal gjennomgåast innan ei veke. Elin registrerer alle meldingane i Familia før dei blir lagt tilbake til leiar, som fordeler det vidare til saksbehandlar. Hugs svarbrev til meldar. Meldingane blir arkivert på kvart barn + kopi til meldingsperm. Undersøkelse Går inn på aktuell melding menyvalg meldingsgjennomgang undersøkelse. Opprett ny undersøkelse Sett inn dato for Undersøkelse påbegynt. Dette skal være datoen for når familien informeres om undersøkelsen. Melding mottatt og konkludert vises som informasjon i bildet. Sett inn saksbehandler og evt. medsaksbehandler Både saksbehandler og medsaksbehandler vil få undersøkelsen opp i boksen Til behandling (huskeliste) før fristen går ut. Frist er i utgangspunktet regnet ut etter tre måneders behandlingstid. Man kan når som helst endre til seks måneder. Unntaket er ved meldingstype Ufødt, datofelt frist på undersøkelsen vil da være blankt for registrering av dato, max ni månad fram. Utvide fristen for en undersøkelse til 6 månad. Velg 6mnd i feltet Behandlingstid, skriv i feltet begrunnelse 6 mnd. årsak til utvida behandlingstid. Behandlingstid over 6 månad - Fyll ut årsak for fristoversittelse. Henlegge undersøkelse. I feltet Konklusjon velg Henlagt. Fyll ut dato for henleggelsen i feltet Henlagt dato. Skriv sluttrapport, når saka blir henlagt. Dersom du ønsker kan du skrive en kort tekst i feltet Konklusjonstekst. Gjenåpnes: hake medfører at Undersøkelser kan markeres for at de skal gjenåpnes etter 6 måneder. Dette gjøres ved å sette hake i nytt felt Gjenåpnes. Dersom det ikke er påbegynt ny undersøkelse på klienten innen 6 måneder etter konklusjonsdato vises undersøkelsen i nytt nøkkeltallspunkt. (Sjå Ledelse, velg nøkkeltal). Saksbehandlar sender ut brev om konklusjon på undersøkelsen til meldar. Dersom undersøkelsen er basert på en melding av typen Søknad : Dersom undersøkelsen er basert på en søknad om tiltak, vil du måtte opprette et vedtak om eventuelt avslag dersom tiltakene ikke innvilges. Gå inn i Undersøkelsesbildet på aktuell undersøkelse I feltet Konklusjon velges Vedtak. Du vil få feilmelding dersom du forsøker å lagre med konklusjon Henlagt. Ved lagring vil du få spørsmål om å opprette et vedtak, svar Ja. Vedtak fylles ut korrekt og status settes til Avslått. Undersøkelsen vil da bli ansett som en henlagt undersøkelse. 2

3 Skriv sluttrapport. Dersom du ønsker kan du skrive en kort tekst i feltet Konklusjonstekst. Avslutte undersøkelse med vedtak om tiltak: Velg konklusjon Vedtak - undersøkelsen må koblast til vedtak. Menyvalg Undersøkelse Vedtak Opprett nytt vedtak. Vedtak: Ved nye vedtak - pass på å avslutte tidlegare vedtak/tiltak. Hak av for hovudvedtak. Kopiere vedtak til søsken - hak av i begge felt "tiltak" og "dokument". NB! Rett tiltak til rett barn. Legg søskenvedtak til godkjenning. Skriv SV før emne i vedtaket. Viktig med rett paragraf - dobbelklikk i gult felt - oversikt over paragrafer. Saker som skal opp i fylkesnemnda: Dato må fyllast inn for: "sendt advokat", "sendt Fylkesnemnd/andre instansar" og "slutningsdato". Status Under behandling (endres når slutning mottas) Vedtakstype Fylkesnemndssak Hovedparagraf 7-3 (endres når slutning mottas) Forvaltningsnivå Fylkesnemnda dersom kobling er gjort i kodeverket, vil dette feltet fylles ut automatisk Sendt advokat Dato for sendt advokat Sendt F-nemnd Dato for sendt Fylkesnemnd (= avslutningsdato for undersøkelsen) Type behandling Velg Forenklet eller Fulltallig Slutningsdato Føres inn når vi får slutning tilbake frå Fylkesnemnda Motta og registrer fylkesnemnda si slutning: Ved mottak av nemndas slutning føres denne i postjournal som Brev inn Åpne deretter vedtaket du har registrert tidligere og korrigèr følgende: Hovedparagraf og slutningsdato: Opprett deretter aktuelle tiltak i overensstemmelse med nemndas beslutning Sett vedtaket til status Klar for godkjenning Godkjenning av slutning : Medhold: Får tjenesten medhold setter godkjenningsmyndig vedtaket til status Godkjent Ikkje medhold; Får ikke barneverntenesta medhold setter godkjenningsmyndig status til Avslått, og skriver Forslag til vedtak ikke tatt til følge, eller Sak trukket i feltet Merknader ved avslag. Bakgrunnsopplysningar i vedtaksbilde 3

4 Velg rett type for begrunnelse for vedtaket. Her har ein fleire valg. Kryss av for den viktigaste begrunnelsen. Registrering av tiltak: Tiltakstype, frå/til dato, iverksattdato, tiltakskategori, lovheimel, kontoføringstype. Når ein registrerer fleire tiltak, kryss av for hovudtiltaket. Ved omsorgsovertaking Tiltakstype, frå/til dato, iverksattdato, tiltakskategori, lovheimel, kontoføringstype. Ein må og krysse ut for omsorgsovertakelse evt. fratatt for ansvar. Plasseringstiltak og flytting av barn SSB vil vite om plasseringstiltak førte til ei faktisk flytting av barnet, og viss dette er tilfelle om flyttinga var planlagt eller ei. Det er lagt inn to nye felt i tiltaksbildet som heter Flyttet og Utilsiktet Barn under omsorg fylt 18 år siste halvår, årsak til at tiltak ikkje vidareførast. Ettervern: Ikkje vidareført etter ungdomens eige ønske Ikkje vidareført pga. avslag frå kommunen Ungdommen har avslått, ønskja anna tiltak enn tilbydt Rett paragraf - dobbelklikk i gult felt - oversikt over paragrafer. Unngå avslutning av tiltak på telledato i statistikken. Avslutte tiltak - dato. Fyll ut i feltet Hovudgrunn avslutning. Hak ut for sjekk ut huskeliste når du har avslutta tiltaket. Tilsyn - tiltak: Det er bare tilsyn i heimen etter 4-4 andre ledd som skal registrerast her, ikkje tilsyn i fosterheim etter 4-22 tredje ledd. Dette er lovpålagt. Føring av kostra. Hjelpetiltak tiltak i familien (2510) Omsorgstiltak tiltak utanfor familien (2520) Det er viktig at utgifter føres slik: Hybel tiltak utanfor familien (2520) Mødrehjem tiltak i familien (2510) Over 18 år tiltak utanfor familien (2520) Frivillig plassering: hjelpetiltak - tiltak utanfor familien (2520) Viktig punkter i statistikken. "Det er kun barn med 4-12 vedtak i fylkesnemnda som skal krysses av for som barn under omsorg. Alle andre plasseringer jf. 4-4 femte ledd, 4-6, første og andre ledd, 4-24, 4-25 og 4-46, er ikke barn under omsorg, men barn med hjelpetiltak så sant ikke omsorgen er tatt i fylkesnemnda etter Funksjon 252 skal følglig registreres for alle andre samtidige tiltak for dette barnet. Det samme gjelder dersom barnet er under omsorg, alle samtidige tiltak skal registreres som omsorgstiltak. I funksjonskontoplanen i Kostra skal utgiftene til tiltakene for dette barnet føres på funksjon 252, så lenge barnet er plassert utenfor familien sin." 4

5 Postjournal - oppfølgingsbesøk i fosterheim: For at vi skal få rett teljing av tilsynsbesøk og oppfølgingsbesøk i halvårsrapporten til Fylkesmannen må vi registrere det i postjournalen. Viktig at ein bruker rett brevtype : oppfølgingsbesøk og tilsynsrapport Oppfølgingsbesøk benyttes i statistikk for å telle gjennomførte fosterheimsbesøk. Tilsynsrapport - benyttes i statistikk for å telle gjennomførte tilsynsbesøk. Forbindelser: Fyll ut søkekriteriene for å finne rett forbindelse søk helst på etternamn. Pass på at det ikkje blir dobbelregistreringar. Ikkje knytt distrikt til forbindelser. Oppdatere rett adresse og telefonnr på foreldra. Passiviser forbindelser som ikkje er aktuelle. Søk fram tilsynsførar - gå til bilde oppdragstakarar. Hak av for kurs/opplæring. Dette skal vere med i statistikken. Dato for datert politiattest og teiepliktskjema blir registrert på forbindelser oppdragstakarar. Tiltaksplanar : Ein tiltaksplan skal i utgangspunktet være oppretta før vedtak med tiltak blir skrive/eller samtidig med vedtaket. Alle barn med tiltak skal ha ein tiltaksplan Alle barn under omsorg skal ha ein omsorgsplan Må felt for å registrere ein tiltaks-/omsorgsplan. Plantype, varighet frå/til dato, hovudmål, ferdigdato. Dersom Ferdigdatoer satt, får plan status som aktiv. Hugs å avslutt tidlegare planar. Kopier plan: Kopier valgte plan til ein ny plan. All informasjon unntak evalueringane blir kopiert til same klient. MERK: Kopien er ein blåkopi av tekstdokumentet. Ein må endre tiltaksplannr., registreringsdato, frå/til dato og alle evalueringsdatoar. I tillegg til skilleark tiltaksplan, så kan vi begynne å fylle ut delmål, plantiltak. Evalueringsdatoar skal førast inn. (Dette kjem på huskelista) Arbeid med fornying av tiltaksplan skal starte 3 mnd før avslutningsdato for tiltaksplan og vedtak (siste evaluering). Hugs å få tiltaks-/omsorgsplanen underskriven m/dato. Når tiltaks-/omsorgsplan er underskriven, legg planen til innregistrering av post /ab 5