BRUKERBETALING INSTITUSJON. Gausdal kommune. Innlandet Revisjon IKS. Rapport /RG/KR

Transkript

1 BRUKERBETALING INSTITUSJON Gausdal kommune Innlandet Revisjon IKS Rapport /RG/KR

2 FORORD Innlandet Revisjon IKS Side 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSINGER ORGANISERING OG OMFANG METODE KILDER FOR REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING 1-A SAKSBEHANDLINGEN FULLMAKTER MAKSIMUMSGRENSER FOR EGENANDELENS STØRRELSE UNDERRETNING OM BETALINGSPLIKTEN OPPLYSNINGER OM INNTEKTSFORHOLD VEDTAK OM BETALING PROBLEMSTILLING 1-B OPPHOLDSUTGIFTER (KURDØGNPRISEN) REVISJONSKRITERIER KOMMUNENS RUTINEBESKRIVELSE KOMMUNENS PRAKSIS ANSLAGSVIS BEREGNING AV OPPHOLDSUTGIFTER REVISJONENS VURDERINGER PROBLEMSTILLING 1-C BEREGNING AV EGENANDEL FASTSETTING AV INNTEKTER FASTSETTING AV FRADRAG BEREGNING EGENANDEL BEREGNING AV EGENANDEL VED VESENTLIGE ENDRINGER PROBLEMSTILLING 1-D ETTEROPPGJØR ETTEROPPGJØR VED LIKNING ETTEROPPGJØR VED AVSLUTTET OPPHOLD/DØDSBO PROBLEMSTILLING 2 KVALITETSSIKRING Innlandet Revisjon IKS Side 3

4 8.1 REVISJONSKRITERIER DATA REVISJONENS VURDERINGER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER KONKLUSJONER ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG 1 OVERSIKT OVER INFORMASJON OM BETALINGSPLIKTEN OG VEDTAK OM BETALING.. 48 VEDLEGG 2 OVERSIKT OVER VEDTAK OM NY BEREGNING OG ETTEROPPGJØR VEDLEGG 3 RÅDMANNENS UTTALELSE Innlandet Revisjon IKS Side 4

5 SAMMENDRAG Beboere med opphold i institusjon må betale en egenandel for oppholdet. For langtidsopphold beregnes egenandelen med grunnlag i beboers inntektsforhold. I regelverket er hovedtrekkene at det trekkes 75 % av grunnbeløp i folketrygden, fratrukket et fribeløp. Av overskytende inntekter trekkes det 85 %. Egenbetalingen skal ikke overstige oppholdsutgiftene ved institusjonen. Egenbetalingen er hjemlet i lov og forskrift. Det er mange forhold som skal hensyntas og beregningene er kompliserte. Formålet med revisjonsprosjektet var å undersøke om kommunens rutiner og praksis sikrer riktige vederlagsberegninger og saksbehandling i den forbindelse. Prosjektet er avgrenset til å gjelde egenandelsberegning for langtidsopphold. Prosjektet skulle svare på følgende problemstillinger: 1. Er kommunens rutiner og praksis for egenbetaling for opphold i institusjon i samsvar med gjeldende regelverk? 2. Hvordan kvalitetssikres arbeidet med vederlagsberegning og saksbehandlingen i forbindelse med dette? Den første problemstillingen er inndelt i fire underproblemstillinger der vi har undersøkt henholdsvis saksbehandlingen, oppholdsutgiftene, beregningen av egenbetaling og etteroppgjøret. Prosjektet er gjennomført ved dokumentanalyse av skriftlige retningslinjer og rutinebeskrivelser og samtaler med ansvarlig for beregningene i serviceenheten. Vi har også gjennomgått saksbehandling og utregning for et tilfeldig utvalg av femten beboere på sykehjemmene i kommunen. Kommunens praksis er i hovedsak vurdert med utgangspunkt i regelverket i forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester. Videre er forvaltningslovens bestemmelser sentrale i prosjektet, spesielt forvaltningslovens kapittel IV-VI om enkeltvedtak. For å besvare problemstilling 2 har vi tatt utgangspunkt i kommunelovens 23-2 som sier at rådmannen har ansvar for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Konklusjoner og anbefalinger Nedenfor er gjengitt et utdrag av våre konklusjoner og anbefalinger. Det vises ellers til mer utfyllende opplysninger i rapporten. Innlandet Revisjon IKS Side 5

6 Problemstilling 1-a: Er Gausdal kommunes saksbehandling i forbindelse med vedtak om egenandel for opphold i institusjonen i samsvar med regelverket? Regelverket stiller krav om at beboer skal underrettes om at han/hun må betale for oppholdet og det stilles også krav til innholdet i vedtaket om betaling. I all hovedsak mener revisjonen at kommunens saksbehandling på disse områdene er i samsvar med regelverket. Kommunen opplyser om betalingsplikten i forbindelse med vedtak om langtidsplass. Betalingsvedtakene inneholder i all hovedsak den informasjonen som er nødvendig i følge regelverket. Det er enkelte mangler som er redegjort for i kapittel 4. Problemstilling 1-b: Hvordan fastsettes oppholdsutgiftene (kurdøgnsprisen)? Kommunen har ikke anledning til å ta mer i betaling enn det som oppholdet koster. Kommunen har ikke beregnet oppholdsutgiftene i henhold til forskrift eller egne retningslinjer. Revisjonen mener at det er lite sannsynlig at beregning av egenandelen blir høyere enn oppholdsutgiftene. Å fastsette oppholdsutgiftene har derfor liten praktisk betydning. Revisjonen mener likevel at å synliggjøre hva oppholdet koster kan være nyttig informasjon for beboerne. Problemstilling 1-c: Er rutiner og praksis for beregning av egenandel i samsvar med gjeldende regelverk? Vår gjennomgang viser at kommunens rutiner og praksis i hovedsak fører til riktig beregning av egenandelen. Problemstilling 1-d: Blir etteroppgjøret foretatt i samsvar med regelverket? Beregning av egenandel blir gjennomført på basis av forventede inntekter og fradrag. Når likningen for året foreligger skal det derfor foretas en etterberegning for å sikre at beboeren har betalt riktig egenandel. Dersom etterberegningen viser at beboeren har betalt for lite, skal det sendes ut et etteroppgjør med krav om etterbetaling. Har beboeren betalt for mye skal dette tilbakebetales. Vår undersøkelse viser at kommunen har som rutine at de foretar etterberegning for alle beboerne. Vår gjennomgang viste at det lå en feil i kommunens regnearkmal, noe som gjorde at kommunen gjennom flere år har krevd inn for lite egenandel hos beboere som har hatt fradrag. Feilen er rettet med virkning fra For øvrig blir etteroppgjøret i all hovedsak foretatt i samsvar med regelverket. Problemstilling 2: Hvordan kvalitetssikres arbeidet med vederlagsberegning og saksbehandling i forbindelse med dette? Gjennomgangen vår viser at det ikke foreligger noe systematisk internkontroll når det gjelder arbeidet med saksbehandling og vedtak i forbindelse med vederlagsberegninger. Selv om Gausdal kommune ikke har en systematisk kvalitetssikring, har likevel kommunen rutinebeskrivelse, maler og etablerte rutiner som bidrar til å forebygge feil i beregningene. Revisjonens gjennomgang av et utvalg beboere viser at beregningene i hovedsak er korrekte, men at feil kan skje. Det er derfor viktig Innlandet Revisjon IKS Side 6

7 å ha en kvalitetssikring. Selv om beboerne har klageadgang, er beregningene så kompliserte at revisjonen vil tro at det er vanskelig for beboerne å forstå hva som ligger bak betalingsvedtakene. Revisjonen har følgende anbefalinger til kommunen: Kommunen bør utarbeide et system for kvalitetssikring basert på en gjennomgang av risiko Administrasjonen bør se på rutine og ansvarsforhold i forbindelse med oversikt over mottak og arkivering av mottatte skjemaer der beboer har signert på at hun/han er orientert om betalingsplikten. Administrasjonen bør vurdere å gi begrunnelse for endring i vedtak om ny beregning og eventuelt i etteroppgjøret av egenandel til beboer. Det bør tas inn i betalingsvedtakene at beboer/pårørende har et eget ansvar for å melde fra om endringer i beboers økonomiske situasjon. Kommunen bør beregne kurdøgnprisen og ta det inn som en opplysning i betalingsvedtaket. Det bør vurderes om enkelte forhold skal tas opp til politisk behandling/orientering, jfr avsnitt 9.2. Innlandet Revisjon IKS Side 7

8 1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING I oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon for perioden , ble det i kontrollutvalgets møte 21.november 2012 bestemt at «Brukerbetaling institusjon» skulle prioriteres. Innlandet Revisjon IKS utarbeidet en foranalyse som ble behandlet på kontrollutvalgets møte som sak 01/13. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende brukerbetaling ved institusjon. Det utarbeides en bestilling som blir referert på neste møte i kontrollutvalget.» 1.2 FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSINGER Målet med prosjektet er å undersøke om kommunens rutiner og praksis sikrer riktige vederlagsberegninger og saksbehandling i den forbindelse. Revisjonen har arbeidet etter følgende problemstillinger som er i samsvar med de problemstillingene som er satt opp i kontrollutvalgssekretariatets bestilling, datert Er kommunens rutiner og praksis for egenbetaling for opphold i institusjon i samsvar med gjeldende regelverk? a) Er Gausdal kommunes saksbehandling i forbindelse med vedtak om vederlag for opphold i institusjon i samsvar med regelverket? b) Hvordan fastsettes oppholdsutgiftene (kurdøgnprisen)? c) Er rutiner og praksis for beregning av egenandel i samsvar med gjeldende regelverk? d) Blir etteroppgjøret foretatt i samsvar med gjeldende regelverk? 2. Hvordan kvalitetssikres arbeidet med egenandelssberegning og saksbehandlingen i forbindelse med dette? Prosjektet er avgrenset til å gjelde egenandelsberegning for langtidsopphold. Vi har videre avgrenset gjennomgangen av kommunens praksis til årene Innlandet Revisjon IKS Side 8

9 1.3 ORGANISERING OG OMFANG Omsorgstjenesten i Gausdal er organisert i to omsorgssentre, ett i Forset og ett i Follebu. Forset og Follebu omsorgssenter har ansvar for å drifte tjenester i hjemmet og heldøgns pleie og omsorg i sykehjem. Follebu- og Forset omsorgssentre har til sammen 72 sykehjemsplasser. 1 Fra serviceenheten i kommunen har vi fått opplyst at Gausdal kommune hadde 100 beboere inne på langtidsopphold i 2010, i 2011 var det 84 og i beboere. Kommunen hadde 3384 døgn korttidsopphold i Tabell 1.1 viser inntekter fra langtidsopphold for perioden Oversikten viser en nedgang i brukerbetalinger fra 2010 til 2011, men en økning igjen i Inntekter fra brukerbetalinger for langtidsopphold utgjorde 9,6 mill. kroner i Tabell 1.1 Brukerbetaling langtidsopphold Kilde: Kommuneregnskapet for årene for Gausdal kommune kr kr kr Tildelingsenheten fatter vedtak om tildeling av sykehjemsplass mens Serviceenheten beregner og fatter vedtak om egenbetaling for korttids- og langtidsopphold. Fellesenhet Økonomi på Lillehammer fakturerer, mens innfordringen er lagt til Fellesenhet for skatt og innfordring i Øyer kommune. 1 Fra kommunens hjemmeside Innlandet Revisjon IKS Side 9

10 2. METODE Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Vi har hatt oppstartmøte med kommunalsjef Lars Erik Lunde, leder for Serviceenheten Bjørn Resset og ansvarlig ved serviceenheten for beregning og vedtak om betaling for langtidsopphold, Signy Olafsen. Informasjon om rutiner og praksis for saksbehandling og vedtak er innhentet fra samtaler med ansvarlig for beregning og vedtak om betaling og fra skriftlige dokumenter (se referanseliste). Vi har dessuten gjennomgått saksbehandling og utregning av betaling for et utvalg på femten beboere på sykehjemmene i kommunen. Utvalget er trukket av revisjonen på tilfeldig basis. Grunnlaget for gjennomgangen er opplysninger som finnes i den enkelte beboers mappe i serviceenheten Regelverket rundt egenandelsberegninger er komplisert og det kan oppstå mange problemstillinger og utfordringer i beregningene. Siden vi har tatt et tilfeldig utvalg av beboere kan det være flere spesielle forhold som ikke er berørt av vår revisjon. I denne gjennomgangen har vi i tillegg til å se nærmere på de femten beboerne, lagt vekt på å sjekke kommunens rutiner og systemer. Vi mener at gjennomgangen av saksbehandling og beregning for et utvalg beboere og dokumentgjennomgangen til sammen gir et tilstrekkelig grunnlag for revisors vurderinger og konklusjoner. Innlandet Revisjon IKS Side 10

11 3. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. Revisjonskriteriene er nærmere konkretisert under kapitlene for hver problemstilling. I det følgende har vi listet opp de viktigste kildene for revisjonskriterier. Helse- og omsorgstjenesteloven 2 Kommunens rett til å kreve betaling for opphold i institusjon er hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven 11-2 der det står følgende: «For hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjeneste, herunder privat virksomhet som driver etter avtale med kommunen, kan kommunen kreve vederlag av pasient og bruker når dette følger av lov eller forskrift.» Forskrift om egenandel 3 Regelverket for beregning av egenandel for opphold i institusjon er i all hovedsak gitt i forskrift om egenandel 4 for kommunale helse- og omsorgstjenester. Det kan kreves egenandel for a. korttidsopphold: tidsavgrenset opphold i institusjon gitt som døgnopphold, dagopphold eller nattopphold. b. langtidsopphold: opphold i institusjon på ubestemt tid eller tidsavgrenset opphold når vedkommende har vært på institusjonen i minst 60 døgn pr. kalenderår. Hvordan forskriften kan tolkes er drøftet i boka «Betaling for beboere i institusjon»( Edvardsen og Helland 3 utgave). Kommunen henviser blant annet i sin rutinebeskrivelse til denne boka. Vi har lagt denne til grunn i de tilfeller vi ser behovet for å konkretisere eller tolke forskriften. Forvaltningsloven Ved vurderingen av saksbehandlingen (problemstilling 1a) har vi i tillegg til forskrift om egenandel også tatt utgangspunkt i enkelte av forvaltningslovens regler om enkeltvedtak (kap IV-VI). 2 LOV nr 30: Lov om kommunale helse og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) 3 FOR nr 1349: Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester. 4 Tidligere forskrift bruker ordet vederlag, i den nye forskriften er dette endret til egenandel, begge benevnelsene er brukt i denne rapporten Innlandet Revisjon IKS Side 11

12 Kommuneloven Vi har også undersøkt om den som fatter vedtak om betaling er gitt fullmakt til dette, jfr 6 i kommuneloven som fastslår at kommunestyret er det øverste kommunale organ. De treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegeringsvedtak. Kvalitetssikring - internkontroll Kommunelovens 23 nr. 2 omhandler rådmannens overordnede ansvar for å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 5 gjelder også for arbeidet med vederlagsberegninger. Kommunestyrevedtak og interne retningslinjer Gausdal kommune har vedtatt rutinebeskrivelse for beregning av egenbetaling for langtidsopphold ved Follebu omsorgssenter/forset omsorgssenter i k-sak 43/03. Rutinebeskrivelsen ble utarbeidet på bakgrunn av en revisjonsrapport 6. Rutinebeskrivelsen vi har fått oversendt er revidert i Den reviderte rutinebeskrivelsen er ikke lagt fram for politisk behandling. Vi har fått opplyst av saksbehandler ved serviceenheten at den reviderte rutinebeskrivelsen kun er en oppdatering av den opprinnelige rutinen og at det derfor ikke var nødvendig å legge denne fram politisk. Delegeringsreglement Gausdal kommunestyre har vedtatt delegeringsreglement , oppdatert i kommunestyret , og i sak 31/ Rådmannen har på bakgrunn av dette fastsatt et videredelegeringsreglement. 5 FOR Forskrift om internkontroll i helse - og omsorgstjenesten 6 Sør.Gudbrandsdal kommunerevisjonsdistrikt IKS: Revisjonsrapport vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Vederlag for opphold ved Follebutunet og Forsettunet i Gausdal kommune 2000 Innlandet Revisjon IKS Side 12

13 4. PROBLEMSTILLING 1-A SAKSBEHANDLINGEN Problemstilling: Er Gausdal kommunes saksbehandling i samsvar med regelverket? I dette kapitlet har vi sett nærmere på følgende forhold: Fullmakter Egenandelens størrelse Underretning om betalingsplikten Opplysninger om inntektsforhold Vedtak om betaling 4.1 FULLMAKTER Revisjonskriterier Det følger av kommunelovens 6 at enheten som fatter vedtak om opphold og enheten som gjør vedtak om egenandel skal ha fått denne myndigheten delegert 7. Kommunens rutiner I delegeringsreglementet vedtatt i kommunestyret , sist oppdatert , sies det i 1.4 at «All delegering av avgjørelsesmyndighet til administrasjonen skjer til rådmannen. Rådmannen har adgang til å videredelegere til sine underordnede, med mindre annet er uttrykkelig vedtatt». I reglementets 8.2 sies det at «Rådmannen har fullmakt til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning.» Det går fram av skriv fra rådmannen at rådmannen har videredelegert den tildelte myndigheten til å treffe vedtak i enkeltsaker eller saker som ikke er av prinsipiell betydning til enhetsleder for Serviceenheten. Det går fram av skrivet at «å sørge for innhenting av nødvendige økonomiske opplysninger samt beregne vederlag for opphold med bakgrunn i disse» er delegert til enhetsleder og videredelegert til Signy Olafsen. Det vises til Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester av nr Revisjonens vurderinger Kommunens delegeringsreglement og rådmannens videredelegeringsreglement viser at myndigheten til å fatte vedtak er delegert til Signy Olafsen ved Servicekontoret. 7 «Kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunal organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsreglement». Innlandet Revisjon IKS Side 13

14 4.2 MAKSIMUMSGRENSER FOR EGENANDELENS STØRRELSE Revisjonskriterier Maksimumsgrenser for betaling for opphold bestemmes i forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester. For langtidsopphold kan det kreves betaling med grunnlag i beboerens inntekt, begrenset til 75 % av folketrygdens grunnbeløp, fratrukket et fribeløp som årlig fastsettes i rundskriv fra helse- og omsorgsdepartementet 8. For øvrige inntekter kan det kreves inntil 85 %. I tillegg begrenses betalingen mot institusjonens oppholdskostnader. Ettersom det i forskriften er gitt maksimalsatser, kan kommunene innenfor maksimalsatsene selv velge hvor mye de vil kreve i egenandel. Kommunene må derfor selv vedta oppholdsbetalingens størrelse og hvorvidt kommunen skal bruke maksimalsatsene eller ikke. 9 Kommunens rutiner Egenandel for opphold i institusjon ble behandlet i K-sak 43/03. Det sies ikke noe om satser i vedtaket, men det sies at vedlagte forslag til rutinebeskrivelse for vederlag for langtidsopphold i institusjon legges til grunn ved fastsetting av vederlag. I kommunens rutinebeskrivelse i punkt 3.2 er forskriftsteksten i 3 gjentatt, dvs at det står at av inntekter inntil folketrygdens grunnbeløp, fratrukket et fribeløp kan det kreves betalt 75 % årlig. Betalingen skal begrenses slik at beboeren har minst 25 % av folketrygdens grunnbeløp i tillegg til fribeløpet til eget bruk. Av inntekter utover folketrygdens grunnbeløp betales inntil 85 %. Vi har fått opplyst fra administrasjonen at de forstår det slik at maksimalsatsene skal benyttes. Vår undersøkelse viser at kommunen benytter forskriftens maksimalsatser ved beregning av egenandel for opphold i institusjon. Revisjonens vurdering Revisjonen forstår det slik at administrasjonen tolker rutinebeskrivelsen dithen at kommunestyret har vedtatt å bruke maksimalsatsene. Siden rutinebeskrivelsen bare gjentar ordlyden i forskriften, mener revisjonen at det ikke går klart fram at kommunestyret faktisk har vedtatt å bruke maksimalsatsene. 8 Grunnbeløpet (G) utgjorde kr i 2012 og kr i Tilsvarende utgjorde fribeløpet kr og kr i 2012 og Edvardsen og Helland, Betaling for beboere i institusjon, s.99 Innlandet Revisjon IKS Side 14

15 4.3 UNDERRETNING OM BETALINGSPLIKTEN Revisjonskriterier I henhold til forskrift om egenandel 3, 2. ledd skal beboeren «underrettes skriftlig om at det kan treffes vedtak om betaling i samsvar med denne forskriften. Slik underretning skal gis før eller senest samtidig med at avtale om flytting til institusjonen mv. blir inngått.» Det er viktig å ha en bekreftelse på at beboeren er klar over betalingsplikten. Dersom kommunen ikke har bevis for å ha gitt forhåndsinformasjon, kan beboeren i en klagesak få medhold fordi han eller hun ikke er gjort kjent med at han eller hun skal betale for dette helt fra starten av oppholdet. Sammen med vedtak bør det derfor bes om skriftlig beskjed om at vedkommende tar imot plassen og er klar over betalingsplikten. 10 Kommunens rutiner I følge kommunens rutinebeskrivelse er det tildelingskontoret som fatter vedtak om plass i institusjon. Vi har forstått at kommunens rutiner er som følger: Vi viser også til flytskjema i figur 4.1. Tildelingskontoret sender vedtak om tildeling av plass med dato for innflytting til beboer, eventuelt til pårørende. I vedtaket opplyses det om betalingsplikten. Tildelingskontoret sender orientering om vedtak til institusjonene. Institusjonen sender melding om dato for innvilget langtidsopphold til NAV, med kopi til Serviceenheten. Institusjonen sender deretter ut to skjemaer til beboer. Dette er skjema «orientering om egenandel for opphold i institusjon mv» 11, her skriver beboer på at han eller hun er orientert om forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester mv og gir fullmakt til å innhente opplysninger om beboers/søkers økonomi fra ligningskontor og NAV. I tillegg sender institusjonen ut skjema som er en oppgave over inntektsforhold som beboer skal fylle ut. Skjemaene sendes ut sammen med et brev med informasjon om at kommunen har behov for opplysninger for å kunne beregne egenandelen på riktig måte. Skjemaene sendes ut når beboerne på korttidsopphold nærmer seg 60 dagers opphold, eller når institusjonen får beskjed om at det er innvilget vedtak om langtidsopphold. Institusjonen har også ansvaret for å purre opp dersom de ikke får skjemaene i retur. Tilbakemelding fra beboer med underskrift på skjemaene sendes til institusjonen. Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester er gjengitt på baksiden på begge skjemaene. Institusjonen sender innhentede opplysninger/skjema til Serviceenheten for oppbevaring i beboers mappe. 10 Edvardsen og Helland, Betaling for beboere i institusjon, 3 utgave Skjema og er utarbeidet av Sem og Stenersen AS Innlandet Revisjon IKS Side 15

16 Kommunens praksis (mappegjennomgang) Blant vårt utplukk på femten beboere innhentet vi vedtak om langtidsopphold for fem av beboerne som har fått plass i perioden Alle vedtakene inneholdt opplysning om at kommunen vil kreve egenbetaling ved opphold. Ved gjennomgang av mappen til de 15 beboerne fant vi skjemaet om orientering om egenandelen hos 4 av beboerne. For 2 av beboerne var skjemaet ikke datert, jfr kolonne 6 i vedlegg 1. Vi fikk opplyst av saksbehandler ved Serviceenheten at disse skjemaene har blitt liggende igjen på institusjonen. Hun har nå mottatt en del skjemaer for arkivering, men alt er ikke blitt arkivert ennå og hun er derfor usikker på om alle skjemaene er blitt oversendt fra institusjonen. Revisjonens vurderinger Opplysning om betalingsplikten skal i henhold til forskrift om egenandel gis før eller senest samtidig med avtale om at flytting til institusjon inngås. Stikkprøvene viste at vedtak om langtidsopphold inneholdt informasjon om betalingsplikten og vedtakene var datert før dato for innvilget langtidsplass. Undersøkelsen viste at underskrevet skjema som orienterer om betalingsplikten fantes i kun fire av femten mapper. Kommunens rutinebeskrivelse inneholder ingen rutine for hva som skal skje med dette skjemaet når det kommer tilbake fra beboer. Etter vår vurdering bør skjemaet med beboers underskrift sendes til serviceenheten for arkivering i beboers mappe, straks institusjonen får dette i retur. Dersom skjemaet ikke er datert, bør institusjonen påføre dato for mottak. Dette gjør det enkelt å kontrollere at beboer er underrettet og når beboer har signert skjemaet. 4.4 OPPLYSNINGER OM INNTEKTSFORHOLD Revisjonskriterier I forskrift om egenandel 3, 5.ledd sies det at: Kommunen kan kreve opplysninger om inntektsforhold som er nødvendig for å fastsette egenandelen. Edvardsen og Helland anbefaler at 12 kommunen sammen med vedtak om plass på institusjon bør be om samtykke til innhenting av informasjon om beboeren sin økonomi/inntekt. Kommunens rutiner Som nevnt i kapittel 4.3 sender institusjonen ut et skjema «Oppgave over inntektsforhold» 13 til beboere som har fått innvilget langtidsplass på institusjonen. 12 Edvardsen og Helland, Betaling for beboere i institusjon, s Skjema utarbeidet av Sem og Stenersen AS Innlandet Revisjon IKS Side 16

17 Beboeren returnerer et eksemplar av skjema 14 med opplysning om inntektsforhold og samtykkeerklæring til institusjonen. I rutinen står det også at det er institusjonen som innhenter opplysninger om pensjon fra folketrygden og andre pensjoner. Institusjonen skal så sende underskrevet skjema, sammen med andre innhentede opplysninger videre til serviceenheten der de blir lagt på mappa til beboer. Serviceenheten innhenter siste kjente ligning fra Infotorget. Vi har fått opplyst av saksbehandler i serviceenheten at det nå er serviceenheten som i tillegg til å innhente siste kjente ligning fra Infotorget også innhenter opplysninger om pensjon fra NAV, andre pensjoner og øvrige inntekter. Kommunens praksis (mappegjennomgang) Vi undersøkte mappene for 14 av de 15 beboerne som er med i utplukket. Vår undersøkelse viste at skjema for innhenting av oppgave over inntektsforhold lå i mappen til 13 av beboerne, alle var datert, jfr vedlegg 1. Revisors vurdering Siden det nå er Serviceenheten som innhenter inntektsopplysninger og beregner egenandelen mener vi det er viktig at skjema med oppgave over inntektsforhold (skjema ) sendes Serviceenheten for informasjon og arkivering straks de mottas av institusjonen. Etter revisjonens vurdering ser denne rutinen ut til å fungere godt. Vi har merket oss at kommunen ennå benytter eldre versjoner av de to skjemaene som orienterer om betalingsplikten og skjema for innhenting av inntektsopplysninger (skjema og ). Selv om det ikke er vesentlige endringer i ny og gammel forskrift, mener vi kommunen bør bruke skjema som inneholder den nye forskriften. I tillegg er skjema endret og det er tatt inn flere opplysninger til beboer, blant annet informasjon om bruk og lagring av personlige opplysninger og fullmakt til å dele opplysninger med annet relevant helsepersonell. 4.5 VEDTAK OM BETALING Revisjonskriterier I forskrift om egenandel 2, 3.ledd sies det at «Når vedtak om betaling er truffet skal kommunen straks gi underretning til beboer om dette. Det skal videre gis opplysning om klageadgangen.» Vedtak om betaling kan gjelde opprinnelig vedtak om betaling, vedtak om ny beregning på grunn av nye opplysninger og vedtak om etteroppgjør som følge av ny likning eller ved dødsfall. 14 Skjema Innlandet Revisjon IKS Side 17

18 Ny beregning og etteroppgjør Etter forskrift om egenandel 3, sjette ledd skal det foretas ny beregning og eventuelt et etteroppgjør av egenandelsberegningen dersom beboerens økonomiske situasjon endrer seg vesentlig tidligere vedtak viser seg å bygge på uriktige opplysninger skatteoppgjøret for foregående år viser at det ikke er beregnet riktig egenandel Krav til vedtaket Vedtaket er et enkeltvedtak 15 og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gjelder. I henhold til forvaltningslovens 23 skal et enkeltvedtak være skriftlig, 24 sier at et enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningslovens 25 har bestemmelser om begrunnelsens innhold. I annet ledd sies det at «I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig.». Edvardsen og Helland anbefaler at følgende forhold bør være opplyst i vedtaket 16 : Hvilke inntekter og fradrag som er med i vederlagsberegningen Selve vederlagsberegningen Selve vedtaket med opplysning om o Hjemmel o Kurdøgnprisen o Månedlige vederlag o Hva som trekkes i NAV s pensjonsutbetalinger o Hva som faktureres direkte av kommunen. o Dato når vedtaket gjelder fra Edvardsen og Helland sier at det i tillegg er viktig å opplyse om eventuelle skjønnsmessige tidsbegrensede fradrag (eks boutgifter). Forvaltningslovens 35 setter begrensninger i adgangen til å foreta endring i et forvaltningsvedtak til ugunst for parten. Det er derfor viktig å opplyse beboeren om at kommunen vil foreta kontrollberegning når skatteoppgjøret foreligger og at dette kan medføre et etteroppgjør 17. Videre bør kommunen varsle om at inntekter som er usikre, men som man vet vil kunne komme, først vil bli tatt med i etteroppgjøret. Dette kan f.eks gjelde aksjeutbytte. 15 Et enkeltvedtak er en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (fvl 2). 16 Edvardsen og Helland, Brukerbetaling i institusjon, s Edvardsen og Helland, Brukerbetaling i institusjon 3. utgave s 100 Innlandet Revisjon IKS Side 18

19 Edvardsen og Helland foreslår at det i tillegg til betalingsvedtaket sendes ut et brev som opplyser om de praktiske sidene rundt vedtaket: Hvordan fakturering skjer, hvor beboeren kan henvende seg for å få opplysninger osv. Her kan det også opplyses om at det vil bli foretatt en kontrollberegning mot opplysningene i selvangivelsen og at en eventuell differanse vil medføre et etteroppgjør. Oppholdsutgifter (Kurdøgnpris) I henhold til forskrift om egenandel 3 første ledd kan det ikke kreves vederlag som overstiger oppholdsutgiftene. Edvardsen og Helland sier at disse to beløpene skal synliggjøres i vedtaket, slik at det er mulig å se dem i forhold til hverandre. Kommunens rutiner Vedtak om betaling utformes i henhold til mal. Det går fram av malen at det gis opplysninger om følgende: At det kan søkes om fradrag for bolig i inntil 6 mnd og betingelsene for dette. Selve beregningen vises og hvilke inntekter og fradrag som er lagt til grunn. Det vises videre til hjemmel (forskriften), dato vedtaket gjelder fra, hva som vil bli trukket som fast trekk i trygden fra NAV og hva som vil bli fakturert av Gausdal kommune. Opplysninger om klageadgang og klagefrist og hvor klagen skal sendes. Opplysninger om når det foretas ny beregning og etteroppgjør. Mal for vedtak om ny beregning: Dette vedtaket har en forside hvor det sies at det er foretatt ny beregning og at vedtak om ny beregning følger vedlagt. Det opplyses om klageadgang og om at egenbetalingen automatisk reguleres ved endringer i grunnbeløpet i folketrygden. Det står videre: «Dersom deres økonomiske situasjon endrer seg vesentlig, eller tidligere vedtak om vederlagsberegning viser seg å bygge på uriktige opplysninger skal saken tas opp til ny behandling.» Videre opplyses det om at det vil bli gjort et etteroppgjør dersom skatteoppgjøret for foregående år viser at det ikke er beregnet riktig vederlag. Mal for vedtak om etteroppgjør av egenbetaling Vedtak om etteroppgjør inneholder endelig betaling basert på årets ligningsopplysninger. Det er opplyst om klageadgang. Det er også gitt opplysning om navn og telefonnummer til saksbehandler som beboer/pårørende kan henvende seg til. Kommunens praksis (mappegjennomgang) Det finnes betalingsvedtak for alle beboere i vårt utvalg. For seks av beboerne har vi kun sett på ny beregning og etteroppgjør. Dette var beboere som hadde vært i institusjonen fra 2006 til Det er foretatt ny beregning på grunn av nye opplysninger for åtte av beboerne, jfr kolonne 2 i vedlegg 2. Innlandet Revisjon IKS Side 19

20 Alle vedtak er skrevet i malen som er beskrevet ovenfor. Kommunen opplyser ikke om kurdøgnprisen i vedtaket, jfr omtale i kapittel 5. Det opplyses heller ikke om at kommunen vil ta hensyn til usikre inntekter som først vil foreligge når skatteoppgjøret er klart. Generelt i betalingsvedtakene og vedtakene om ny beregning sies det at beregningene er gjort på bakgrunn av innhentede opplysninger. Etterberegningene viser til ligningsopplysninger. Revisjonens vurderinger Her har vi vurdert innholdet i vedtakene og etter vår vurdering inneholder betalingsvedtakene nødvendig informasjon, med unntak av at kurdøgnprisen ikke er oppgitt. Det bør også gis informasjon om at usikre inntekter som man vet kan komme, først vil bli tatt med i etteroppgjøret, dette kan for eksempel dreie seg om aksjeutbytte. Utbytte er en inntekt man ofte ikke har oversikt over før ligningen foreligger og den kan da først tas med eller fastsettes i etteroppgjøret. Vi ser det som positivt at kommunen nå vil ta dette inn som en spesiell opplysning i betalingsvedtakene. Opplysninger om fakturering, hvor beboer kan henvende seg og opplysninger om etteroppgjør er tatt inn i vedtaket. Revisjonen anser derfor at beboer er tilfredsstillende orientert om disse forhold. I henhold til forvaltningslovens 23 og 24 skal alle avgjørelser/vedtak være skriftlige, og de skal i utgangspunktet være begrunnet. Vår vurdering er derfor at vedtak om ny beregning bør opplyse hva som er årsaken til den nye beregningen. Selv om beboer eller pårørende er kjent med endringer i beboers økonomi bør det etter vår vurdering opplyses hvilke faktiske forhold avgjørelsen bygger på. Kommunen opplyser i vedtak om betaling og ny beregning at dersom skatteoppgjøret viser at det ikke er beregnet riktig vederlag vil det bli foretatt et etteroppgjør. I etteroppgjørsvedtaket brukes benevnelsen «etterberegning» i overskriften. For å unngå uklarheter for beboer/pårørende bør administrasjonen etter revisjonens vurdering bruke samme benevnelse som varslet i vedtak om betaling og ny beregning. Innlandet Revisjon IKS Side 20