VESTRE REVISJONSDISTRIKT SØR-TRØNDELAG KOMMUNESENTERET, BÅRDSHAUG

Transkript

1 VESTRE REVISJONSDISTRIKT SØR-TRØNDELAG KOMMUNESENTERET, BÅRDSHAUG 7300 ORKANGER Orkdal kommune Helse- og sosialsjefen Kommunesenteret 7300 ORKANGER Arkivkode Sted Dato :\orkdal\20\2001-vederlag\ra Orkanger 4. desember 1997 RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag mottok i uke 45 ringperm med kommunens avregning av vederlag for opphold i forbindelse med skatteavregningen for året 1996 for beboere i institusjon i Orkdal kommune. Orkdal kommune har 134 sengeplasser for heldøgns omsorg og pleie. Med tillegg av de som var innlagt fra tidligere år har det totalt vært ca. 185 innlagte i Orkdal kommune vedtok 14/3-89 i K.sak 18/89 at egenbetaling for langtidsopphold og korttidsopphold i institusjon i kommunen, fastsettes til de maksimalsatser som gjeldende forskrifter til enhver tid gir hjemmel for. Siste endring av forskrift er sosial- og helsedepartementets rundskriv I For kontroll er etter tilfeldig utplukk tatt ut 29 beregninger vedr. beboere som omfattes av både korttids- og langtidsopphold. Ut fra den gjennomgang/kontroll som er foretatt, skal nedenfor knyttes noen kommentarer. 1. Fullstendighet 1.1 Dokumentasjon Regnskapsforskriftenes krav til oppbevaring og nødvendig dokumentasjon er ikke tilfredsstillende gjennomført. Jfr. Budsj. og regnsk.forskr. «nødvendig dokumentasjon for regnskapsføringen oppbevares slik at de enkelte poster ved hjelp av henvisninger kan følges fra legitimasjonen/bilaget.». Av dette ledes at dokumentasjon (evt. henvisning) av innhentede opplysninger skal være tilgjengelig i tilknytning til de beregninger som er foretatt for å komme fram til det beregnede (vedtatte) beløp. Tilstrekkelig dokumentasjon av utregnet tid/tidsrom er ikke vedlagt. Dokumentasjon for innhentede opplysninger i forbindelse med avregning for opphold i tilknytning til skatteavregningen er dokumentert med oppstilling når det gjelder langtidsopphold, men det er ikke vedlagt dokumentasjon for beregnet/betalt korttidsopphold. Interkommunal revisjonsordning for kommunene Agdenes Frøya Hemne Hitra Meldal Orkdal Snillfjord Tlf Fax

2 1.2 Innhentede opplysninger I forbindelse med innhenting av inntektsopplysninger «oppgave over inntektsforhold» er skjema ikke tilstrekkelig utfylt. Det er i forbindelse med beregningen vesentlig om beboeren er enslig, gift eller etterlatt, da dette er av betydning for beløp vedr. formuesavkastning som skal legges til grunn ved beregningen (jfr. forskr. 3, 4. ledd 7. avsn.). Slik opplysning er heller ikke vedlagt i annen dokumentasjon. 1.3 Arkivering Det er uryddig arkivering av vedtak om innleggelse, grunnlag for beregninger og vedtak. Disse er ikke systematisk arkivert. For 1996 har vi bladd i 3 forskjellige permer i forsøk på å finne nødvendig grunnlag, men har allikevel ikke funnet nødvendig dokumentasjon for noen tilfeller. All dokumentasjon som har betydning for beregning av vederlag for opphold må arkiveres samlet for den enkelte beboer og alle vedtak/beregninger må arkiveres fortløpende slik at dette er kontrollerbart i ettertid. 2. Gyldighet 2.1 Tidspunkt/tidsrom Dag/nattopphold kommer inn under begrepet korttidsopphold. Det går ikke klart fram av forskriften at slikt opphold skal inngå i grunnlaget for 60 døgn i kalenderåret, men iflg. forespørsel vi har gjort til fylkesmannen, får vi opplyst at dag/nattopphold er vurdert og skal være med i 60 døgn det her er snakk om. Henvendelser vi har mottatt har ført til at vi har skrevet til departementet for å få dette avklart. Vi vil derfor komme tilbake til hvorvidt dagopphold skal inngå i 60 døgn i forbindelse med vederlagsberegning. 2.2 Formuesinntekter Som nevnt i pkt. 1.2 foran er det viktig med riktig opplysninger om sivilstand for den enkelte beboer. Dette fordi det i beregningen for beboere som sitter i uskiftet bo bare skal tas med halvparten av fellesinntekter. D.v.s. bankinnskudd må i disse tilfeller betraktes som fellesinntekt og at bare halvparten av formuesavkastningen skal medtas i beregningsgrunnlaget. Det er i de kontrollerte tilfeller avdekket flere feil i dette. Vi har drøftet dette med saksbehandler og feilene er rettet før utsending til beboer/pårørende. 3. Materiell riktighet 3.1 Beregningsgrunnlag Når det gjelder beregning vedr. beboere som enslig og har hatt opphold hele året og med «ordinær» pensjon uten skatt og andre inntekter er det stort sett «enkel» beregning og det skal vanligvis ikke forekomme korrigering i forbindelse med skatteavregningen vedr. disse. Dette fordi trygdekontoret justerer overføringen til kommunen når det skjer endringer i pensjonen. Beregningen blir mer innfløkt når beboeren er gift eller etterlatt, har høyere pensjoner, privat pensjon eller andre inntekter og skattetrekk. Dette avdekkes også i den foretatte kontroll. Det fremkommer differanser mellom våre beregninger og de beregninger kommunen har foretatt. Vi har foran nevnt feil vedr. formuesinntekter. Men det er også feilgjelder også private pensjoner. Dette kommer vi tilbake til jfr. kommentar til de enkelte beregninger (pkt.5). RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 2 av 13

3 Gjennomgangen viser at det er en generell feil at redusert skattefradrag p.g.a. inntektsfradrag er lagt til isteden for at det skal trekkes fra vedr. etterberegning. D.v.s. beboer har fått større skattefradrag enn hva vedkommende har betalt i skatt. Dette er en generell feil i beregningen som fører til store uttellinger. Dette skyldes at nåværende saksbehandler (vikariat) har støttet seg til fjorårets beregninger (foretatt av tidligere ansatt). Vi har drøftet dette med nåværende saksbehandler som foretar rettinger før avregning sendes ut. 3.2 Endring av betalingsvedtak - tidspunkt for betaling Det er viktig å merke seg det som står i forskriften 3, 6. ledd 1. avsnitt. Av dette fremgår at beløp som kreves betalt i vederlag for opphold er på grunnlag av betalingsvedtak. Endring av vederlagsbetaling krever nytt betalingsvedtak og betaling av nytt vederlag gjelder for tiden etter vedtaket. Det vil igjen si at for å kunne foreta etterberegning i forbindelse med skatteavregningen må beregningen for «forskuddsbetaling» være tilnærmet riktig. D.v.s. - er ikke formuesinntekter, private pensjoner etc. medtatt i «forskuddsbetalingen«kan det ikke i forbindelse med skatteavregningen (i ettertid) fattes vedtak hvor slike inntekter er medtatt i beregningsgrunnlaget. Av arbeidsmessig hensyn foretar ikke Orkdal kommune ny beregning og fatter nytt vedtak i forbindelse med endringer i pensjon på grunn av endringer i grunnbeløp fra folketrygden. For å sikre seg i en eventuell klagesak bør kommunen ta inn i den generelle underretningen, (som gis pasienter/beboere i forbindelse med innleggelse) at det ikke fattes vedtak i disse tilfellene, men at riktig trekk /overføring til kommunen skjer automatisk da trygdekontoret overfører ut fra prosents (75-85%). 3.3 Innhenting av opplysninger I forbindelse med innhenting av opplysninger til bruk i beregningen av vederlag for opphold er det viktig at en er bevisst på hva man er ute etter. Tenker her spesielt på opplysninger fra ligningskontoret. Det er årets disponible inntekt som skal legges til grunn for beregningen (forskr. 3, 4. ledd). Det er forskjell på disponibel inntekt og ligningsmessig inntekt. Dette er viktig å ha klart for seg f.eks. ved forespørsel om inntekt vedr. personer som er død i året. Inntekt i dødsmåned er ligningsmessig skattefri inntekt, men skal i forbindelse med beregning av vederlag være med i grunnlaget. Den foretatte gjennomgang/kontroll viser at det er gjort feil her. 4. Intern kontroll 4.1 Rutinebeskrivelse Kommunen har rutinebeskrivelse for området. Denne er utarbeidet av revisjonen og er underskrevet av daværende pleie- og omsorgsleder. I bekreftelsen av rutinebeskrivelsen står det at eventuelle endringer i de beskrevne rutiner vil bli underrettet revisjonen så snart dette skjer. 4.2 Intern kontroll i praksis Saksbehandler for området gikk ut i permisjon f.o.m Det ble da tatt inn vikar som skulle ivareta området for vederlagsbetaling. RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 3 av 13

4 Under samtale med saksbehandler (vikariat) kom det fram at hun ikke var forelagt rutinebeskrivelse for området. Hun opplyste å ha fått i oppdrag å utarbeide rutinebeskrivelse for området. Det er selvfølgelig bra at det tas initiativ til å lage rutinebeskrivelse, men det er beklagelig at ikke eksisterende rutinebeskrivelse for området er forelagt saksbehandler for området i forbindelse med arbeidsoppdrag. Vi har foran (pkt. 1.3) sagt at det er mangelfull dokumentasjon i tilknytning til beregning av vederlag. Gjennomgangen viser at det også er mangelfull rutine vedr. informasjon for området. Det viser seg nemlig at OPS ikke alltid har sendt ut/levert orientering til beboere i forbindelse med innleggelse ved institusjonen. Ut fra de opplysninger (skjema) vi har innhentet, ser det ut til at de skjema som benyttes i forbindelse med innleggelser ved OPS nå er mangelfull m.h.t. orientering om betaling for opphold. Ansatte kjenner ikke til at det foreligger rutinebeskrivelse. Rutinene i forbindelse med institusjonsopphold i kommunen må tilstrebes lik. Det bør være samme type skjema som benyttes og det må gis samme orientering. 5. Kommentar til de enkelte regnskap Kommentarene gjelder kommunens avregning av vederlag for opphold i forbindelse med skatteavregningen for Bjørg Korsen Kommunens beregning viser at det er betalt kr 1.485,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «3.799,- for meget Differanse kr 2.314,- I henhold til skjema «oppgave over inntektsforhold sitter hun i uskiftet bo og dermed skal bare halve formuesavkastningen tas med i beregningsgrunnlaget. Differansen skyldes at det i kommunens beregning er medtatt hele formuesavkastningen. 5.2 Klara Svorkmo Kommunens beregning viser at det er betalt kr 898,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «2.475,- for meget Differanse kr 1.577,- hele avkastningen. 5.3 Ingjerd Snildal 38 døgn. RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 4 av 13

5 Ut fra dette skal det betales kr 3.040,- Har betalt «3.040,- 5.4 Paul Skarshaug Kommunens beregning viser at det er betalt kr 2.210,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «2.892,- for lite Differanse kr 682,- hele avkastningen. Det er også feilsummering i kommunens oppstilling over beløp som er innbetalt i året. 5.5 Anna Marie Bakksæter Kommunens beregning viser at det er betalt kr 187,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «147,- for lite Differanse kr 40,- hele avkastningen. 5.6 Ellen Kvernmo Kommunens beregning viser at det er betalt kr 272,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «2.505,- for meget Differanse kr 2.233,- hele avkastningen. 5.7 Karen Johansen Kommunens beregning viser at det er betalt kr 1.333,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «1.314,- for lite Differanse kr 19,- hele avkastningen. 5.8 Klara Sandstad 60 døgn Ut fra dette skal det betales kr 4.800,- RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 5 av 13

6 Har betalt «6.000,- Differanse kr 1.200,- for meget som skyldes at hun har betalt korttidsopphold t.o.m. 25/4 - altså i 75 dager. Betaling etter 3 utgjør kr 114,- pr. dag. Hun har altså betalt kr 510,- for lite tilsvarende 15 dager. 265 dager Kommunens beregning viser at det er betalt kr 2.375,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «4.405,- for lite Differanse kr 2.030,- Kommunen har benyttet feil beløp for betalt direkte til kommunen. Kommunen har i sin beregning ført opp at det er betalt kr 8.652,- direkte til kommunen for betaling etter 3, mens det er betalt kr 6.558,-. Dette er en differanse på kr 2.094,-. Resterende differanse kr 64,- skyldes at kommunen i sin beregning har ført opp innbetalt skatt som tilgode skatt. Dette medfører for meget innkreving i tilgode skatt med kr 64,. Sammenholdt med korttids er det totalt bet. kr 3.205,- for lite 5.9 Ingrid Johanne Størseth 37 døgn Ut fra dette skal det betales kr 2.960,- Har betalt «2.960, Klara Skjølberg Kommunens beregning viser at det er betalt kr 455,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «166,- for meget Differanse kr 621,- som i det vesentligste skyldes at vedkommende er etterlatt og bare halvparten av formuesavkastningen skal tas med i beregningsgrunnlaget, men at det i kommunens beregning er medtatt hele avkastningen Berit Hollum Kommunens beregning viser at det er betalt kr 810,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «407,- for lite Differanse kr 403,- hele avkastningen Eugenie Ophaug Kommunens beregning viser at det er betalt kr 146,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «1,- for meget Differanse kr 147,- RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 6 av 13

7 hele avkastningen Karen Molde Melby 60 døgn Ut fra dette skal det betales kr 4.800,- Har betalt «4.800,- 172 dager Kommunens beregning viser at det er betalt kr 3.412,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «4.071,- for lite Differanse kr 659,- som skyldes at det i kommunens beregning er beregnet ut fra 154 dager. Ut fra de opplysninger vi har innhentet skal hun betale ut fra 172 dager. Sammenholdt med korttids er det totalt bet. kr 4.071,- for lite 5.14 Hohn Solbu Kommunens beregning viser at det er betalt kr 819,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «819,- for meget 5.15 Marit lium Kommunens beregning viser at det er betalt kr 3.476,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «3.476,- for meget 5.16 Johanne Belsvik 60 døgn Ut fra dette skal det betales kr 4.800,- Har betalt «4.800,- 29 dager Finner ikke vedtak, men det foreligger dokumentasjon for innbetaling i 1997 for 61 døgn for tidsrommet 2/ /1-97. Ikke beregnet av kommunen - d.v.s. kr 3.960,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «237,- for meget Differanse kr 3.723,- RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 7 av 13

8 dette er ut fra opplysninger om innbetaling i 1997 for 61 døgn for tidsrommet 2/ /1-97. Sammenholdt med korttids er det totalt bet. kr 237,- for meget 5.17 Oline Eggan 85 dager Kommunens beregning viser at det er betalt kr 3.186,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «5.098,- for lite Differanse kr 8.284,- hele avkastningen. Men dette er ikke den vesentligste årsak til differansen: 1. Hun har mottatt privat pensjon og kommunen har ikke tatt hensyn til dette i forskuddsberegningen eller i årsavregningen i forbindelse med skatteavregningen. Da det ikke er tatt med i forskuddsberegningen er det i henhold til forskr. 3, 6. ledd riktig at det ikke medtas i årsavregningen. D.v.s. kr 6.375,- av differansen som skyldes den private pensjonen kan ikke kommunen kreve betalt nå i ettertid. 2. I kommunens beregning er medtatt pensjon fra folketrygden kr ,-. Ut fra opplysninger vi har innhentet er det i året utbetalt pensjon fra folketrygden med til sammen kr ,-. Dette skyldes at kommunen ikke har vært presis nok i forbindelse med inntektsopplysning fra ligningskontoret. 3. I henhold til opplysninger vi har innhentet fra ligningskontoret er pensjon i dødsmåneden ikke med i dette beløpet. på grunn av at pensjon i dødsmåneden er skattefri. I henhold til forskr. 3, 4.ledd er det årets disponible inntekt som skal legges til grunn for beregningen. Det vil si at pensjon som er utbetalt i året skal være med, og dette beløpet er kr15.843,-. D.v.s. at kr 2.672,- av differansen foran kan innkreves Hilda Bergljot Bredesen Kommunens beregning viser at det er betalt kr 492,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «624,- for meget Differanse kr 132, Mary Eliv Wuttudal Kommunens beregning viser at det er betalt kr 4.266,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «4.082,- for lite Differanse kr 184,- som i det vesentligste skyldes at kommunen har benyttet feil antall dager og for lite medtatt i betaling direkte til kommunen. I kommunens beregning er også medtatt hele formuesavkastningen. Dette er ikke riktig, da hun er etterlatt. RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 8 av 13

9 5.20 John Grønli Totalt 63 dager Beregning etter 4 kr 5.040,- Har betalt «5.040,- Han skulle ha betalt etter 3 for 3 dager, men har betalt for 63 dager etter Gunda Røhmesmo 57 døgn Ut fra dette skal det betales kr 4.560,- Har betalt «4.560, Magda Husdal 29 døgn Ut fra dette skal det betales kr 2.320,- Har betalt «2.320, Jarle Solheim 44 døgn Ut fra dette skal det betales kr 3.520,- Har betalt «2.320,- Differanse kr1.200,- som skyldes at det foreligger vedtak om opphold 22/11 for tiden 25/11-9/12, men at dette ikke er ført på liste som er grunnlag for innkreving. I henhold til opplysninger fra saksbehandler er kr 2.080,- for perioden 25/11-20/11-96 tilbakeført, men det foreligger ikke opplysninger for hvorfor. Beløpet stemmer heller ikke med opphold i henhold til vedtak Liv Snøsen Kommunens beregning viser at det er betalt kr 1.614,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «1.615,- for lite Differanse kr 1, Bjørg Rannveig Kjelstad Kommunens beregning viser at det er betalt kr 1.414,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «1.415,- for lite Differanse kr 1, May Britt Ebbesen RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 9 av 13

10 Kommunens beregning viser at det er betalt kr 1.437,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «1.437,- for lite Differanse kr 0, Oddny Iren Myren Kommunens beregning viser at det er betalt kr 728,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «728,- for lite 5.28 Leif Kristian Husby 320 dager Kommunens beregning viser at det er betalt kr 8.489,- for meget Vår beregning viser at det er betalt «4.639,- for lite Differanse kr ,- som i det vesentligste skyldes at det i kommunens beregning er tatt hensyn til formeget innbetalt i dødsmåned 2 ganger. Istedet for å innkreve 85% av tilgode skatt er det utbetalt 15% som er beboers andel. Dette blir jo feil, da beboer har fått utbetalt hele tilgodebeløpet tidligere Tone Gården Kommunens beregning viser at det er betalt kr 871,- for lite Vår beregning viser at det er betalt «871,- for lite RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 10 av 13

11 6. Skjematisk sammendrag av beregningerforan ( innkl. skatteavregning) 6.1 Navn Betalt Vår Beregning antall beregnet betalt betalt døgn beløp for meget for lite Ingjerd Snildal Klara Sandstad Ingrid J. Størseth Karen Melbye Johanna Belsvik John Grønli Gunda Røhmesmo Magda Husdal Jarle Solheim Oppstillingen foran viser: Det er for de kontrollerte beboere for 1996 betalt kr ,- Vår beregning viser at det skulle vært betalt «35.840,- Det er for 1 beboer betalt for lite kr 1.200,- Det er for 1 beboer betalt for meget kr 1.200,- Feil beløp beregnet kr 2.400,- Det vil si det er i forhold til vår beregning en feilmargin på 6,7% RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 11 av 13

12 6.2 Navn Betalt Kommunens Revisjonens Diff. i forh.til i beregning kontroll kommunens opphold korrigert +/- skatt +/- beregn. +/- skatt +/- beregning Bjørg Korsen Klara Svorkmo Paul Skarshaug Anna M. Bakksæter Ellen Kvernmo Karen L. Johansen Klara Sandstad Klara Skjølberg Berit Hollum Eugenie Opphaug Karen Melbye John Solbu Marit Lium Johanne Belsvik Oline Eggan Hilde B. Bredesen Mary E. Wuttudal Liv Snøsen Bjørg R. Kjelstad May B. Ebbesen Oddny I. Myren Leif Kr. Husby Tone Gården Oppstillingen viser: Det er for de kontrollerte beboere innlagt i 1996 betalt kr ,- Kommunens korrigerte beregning viser « ,- Revisjonens beregning viser at det skulle vært betalt kr ,- Det er for 9 beboere beregnet for mye kr 7.486,- Det er for 9 beboere beregnet for lite «36.851,- Feil beløp beregnet kr ,- I forhold til vår beregning er dette en feilmargin på 3,78%. Det er for 9 beboere lik beregning eller ubetydelig avvik. 7. Konklusjon Feil som går igjen er at hele formuesavkastningen er medtatt for beboere som er alene, men sitter som etterlatt i uskiftet bo. I henhold til forskrift om vederlag for opphold i institusjon - rundskriv I-17/ ledd, 7. avsnitt, skal bare halvparten av slik fellesinntekt legges til grunn i beregningen. Arkivering og tilstrekkelig dokumentasjon i form av vedtak og beregninger er ikke tilfredsstillende. All dokumentasjon som har betydning i beregningsarbeidet må RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 12 av 13

13 arkiveres samlet for den enkelte beboer og alle vedtak/beregninger må arkiveres fortløpende slik at dette er kontrollerbart i ettertid. Vi forutsetter at kommunen orienterer om rutinebeskrivelse for området og at eventuelle endringer i denne meddeles oss. Kommunen må gjennomgå og se på de skjema som benyttes i tilknytning til opphold i institusjon. Det bør være samme rutine/prosedyre og skjema uavhengig av institusjon innen kommunen. Det fremgår foran at det for de kontrollerte tilfeller er en feilmargin på 6,7% for korttidsopphold og 3,78% for langtidsopphold. I regnskapet for 1996 er det inntektsført kr ,- i vederlag for opphold i Orkdal kommune. Hvis feilmarginen på 3,78% som fremkommer foran er representativ for alle beregninger, utgjør dette for 1996 totalt ca. kr ,-. Stillingen som ivaretar området «vederlag for opphold» er tillagt økonomikonsulenten ved helse- og sosial. Som det fremgår foran er denne stillingen nå besatt av vikar. Stillingen er nå lyst ledig og det skal ny person inn i dette arbeidet. For kommunen er denne rapporten et nyttig dokument i denne forbindelse. Beregningsskjema med våre beregninger vedlegges. Vi ber om at kommunen gjennomgår punktene foran. Er det uklarheter i tilknytning til det som er sagt ber vi om tilbakemelding. Vi ber om tilbakemelding på denne henvendelse innen 23. desember Med hilsen KOMMUNEREVISJONEN Inge Storås revisjonssjef Sverre Grandetrø revisor kopi: Rådmannen RAPPORT VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON 1996 Side 13 av 13