Partssamarbeid - videre arbeid. Saksordfører: Sverre Pedersen

Transkript

1 ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Trude Andresen Saksmappe: 2017/ /2017 Arkiv: Partssamarbeid - videre arbeid. Saksordfører: Sverre Pedersen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 4/17 Partsammensatt-utvalg /17 Formannskapet Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Kommunens visjon Sammen skaper vi et livskraftig Øvre Eiker står sterkt også når vi snakker om partssamarbeidet i kommunen. I Øvre Eiker gjør vi det sammen. Det er nå behov for en gjennomgang av partssamarbeidet i h t lov og avtaleverk, av tilleggsavtalen om partssamarbeid fra 2014, begrepene vi bruker og hvordan samarbeidet fungerer i praksis. Rådmann har hatt flere møter høsten 2016 med de tillitsvalgte for å få belyst spørsmålene som denne saken omfatter. Organisasjonene har også kommet med skriftlige innspill til denne saken. Saksframlegget er drøftet med organisasjonene før endelig ferdigstilling. Avtale om partssamarbeid Øvre Eiker kommune har hatt et formelt partssamarbeid siden 2007 gjennom modellkommuneforsøket og kvalitetskommuneprogrammet inngikk kommunen en tre-årig samarbeidsavtale om kvalitetsutvikling. Avtalen ble fornyet 10. mars Følgende parter har skrevet under på avtalen: Fagforbundet nasjonalt, ordfører, rådmann og Utdanningsforbundet på vegne av øvrige organisasjoner. Avtalen er en videreutvikling av tidligere inngåtte avtaler, og baserer seg på prinsipper om likeverdig partssamarbeid, involvering av innbyggere og ansatte, samt effektiv utnyttelse av kommunens ressurser. Avtalepartene ville fremme utviklingsprosjekter som utfordret de ansattes kreativitet og skaperevne til å finne nye, gode løsninger på kommunens viktigste utfordringer. Man ønsket å motivere og legge til rette for at kommunens ildsjeler og innbyggere finner de gode løsningene, i samarbeid med kommunens ansatte. Avtalen var et ønske om formalisering, en felles forståelse av medvirkning og hva som er tilstrekkelig medvirkning. Medvirkning må fungere i praksis, det er det viktigste. De ansattes organisasjoner understreker at avtalen har vært god å ha sammen med de nasjonale satsningene Modellkommuneforsøket, Kvalitetskommuneprogrammet og Saman om ein betre kommune. Hovedavtalen inngått mellom KS og hovedsammenslutningene ligger til grunn for alt samarbeid som omfatter arbeidslivsspørsmål. Kommunens lokale samarbeidsavtale er en avtale om utviklingsarbeid. Det kan se ut til at avtalen i begrenset grad har bidratt til økt samarbeid (med unntak av de konkrete prosjektene man fikk midler fra fagforbundet til). Godt samarbeid kan meget vel finne sted uten en slik avtale. Kommunen har god tradisjon på å involvere ansatte, men rådmann og organisasjonene ser at vi har potensiale for forbedring. Det ble utdannet prosessveiledere for noen år tilbake, knyttet til samarbeidsavtalen og Fagforbundet sentralt sitt engasjement i avtalen. Det var 20 personer som i 2009 ble lært opp til å drive 1

2 utviklingsprosesser. Organisasjonen har dessverre ikke fått nyttiggjort kompetansen, blant annet på grunn av uklart mandat og manglende forankring. Avtalen om partssamarbeidet ble evaluert og rapport lagt fram for Kommunestyret Evalueringen viste at de fleste ansatte er positive til partsamarbeid generelt og mulighet for medvirkning. Det er en felles oppfatning om at partsamarbeid er en arbeidsform som skal fortsette inn i framtida, men at det var behov for justeringer i henhold til de erfaringene kommunen så langt hadde tilegnet seg. Det kom også fram at det er ulikheter seksjonene i mellom og at kommunen må trekke det beste ut av erfaringene og akseptere forskjelligheten i den enkelte seksjon. Målet var at partssamarbeid skulle oppleves som en naturlig arbeidsform i hele kommunen. Det ble også understreket i evalueringen at hovedavtalen (HA) regulerer samarbeidet med de tillitsvalgte og det er viktig av denne skal virke etter sin hensikt. Kommunestyret besluttet i sitt møte at partssamarbeidet skal organiseres på følgende måte: Styringsgruppen for partssamarbeid er partssammensatt utvalg (= formannskapet og 3 tillitsvalgte). Koordineringsgruppen skal koordinere, tilrettelegge, motivere og forankre partssamarbeid i organisasjonen. På hvert arbeidssted skal det være etablert en LMU-gruppe (ledelse, medvirkning, utvikling). Denne gruppen skal minimum bestå av verneombud, tillitsvalgt og leder. Antall personer kan variere fra arbeidssted til arbeidssted. To parter? Tre parter? Eller bare parter? Arbeidsgiver og arbeidstaker = partene i arbeidslivet. Folkevalgte, rådmann og ledere = arbeidsgivere. Ansatte = arbeidstakere. Når vi snakker om partssamarbeid må vi være tydelig på om vi snakker om arbeidslivsspørsmål (hovedavtalen, tariff osv) eller om vi snakker om felles utviklingsarbeid. Når det er snakk om arbeidslivsspørsmål er det kun to parter: arbeidsgiver og arbeidstaker. Enkelte beskriver dette som et trepartssamarbeid, der ansatte, ledelse og folkevalgte er tre parter. Rådmann understreker at folkevalgte er arbeidsgivere, og ikke en motpart til kommunens ledelse. Derfor er partssamarbeid et godt begrep. Når vi snakker om utviklingsarbeid, ideutvikling, samarbeid for å finne gode løsninger, kan vi snakke om samarbeid med flere parter. Og i Øvre Eiker gjør vi det sammen, og det betyr at flere parter må med i utviklingsarbeidet: innbyggere, ansatte, brukere, pårørende, ledere, folkevalgte, næringsliv og frivillige organisasjoner. Stedsutviklingsarbeidet i Skotselv og på Fiskum er gode eksempler på dette. Samarbeidsarenaer Kommunen har en rekke organer for partssamarbeid. Under gjøres en vurdering av status for disse. Partssammensatt utvalg Administrasjonsutvalg (eller partssammensatt utvalg) er et lovpålagt organ. Etter kommuneloven har de tilsatte rett til medbestemmelse i saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Hovedavtalen regulerer hvilket saksområde det gjelder. De ansattes organisasjoner i Øvre Eiker opplever å bli lyttet til av de folkevalgte, og understreker at dette er en viktig arena for dem til å komme med synspunkter samlet til det politiske miljøet. De uttrykker ønske om flere saker behandlet i utvalget. Etter rådmannens mening er det på denne arenaen folkevalgte og tillitsvalgte skal møtes, og derfor er det viktig at utvalget fungerer godt og at sakene som behandles der er mange nok og er de rette sakene. Rådmann legger fram saker til partssammensatt utvalg (som til øvrige politiske organer). Organisasjonene har møte-, tale-, forslags- og stemmerett. I saker som har berører de ansattes arbeidsforhold, vil sakene tas opp til drøfting i samarbeidsmøte i forkant og eventuelt justeres før de sendes til partssammensatt utvalg. Koordineringsgruppa Koordineringsgruppa er en spesiell konstruksjon i Øvre Eiker kommune. Slik som partssamarbeidet har vært organisert i Øvre Eiker har tanken vært at de folkevalgte skulle involveres mer i det daglige arbeidet - slik 2

3 at de ser hvilke utfordringer som det reelt jobbes med. Koordineringsgruppa skulle koordinere, tilrettelegge, motivere og forankre partssamarbeid i organisasjonen. Koordineringsgruppa skulle rapportere til styringsgruppen (partssammensatt utvalg) minimum 2-3 ganger i året. I tillegg skulle koordineringsgruppa besørge god dialog og kommunikasjon med rådmannens ledergruppe. Gruppa består av to hovedtillitsvalgte, ordfører, rådmann og personalsjef. Koordineringsgruppa kan få saker «oppstrøms» ideer fra ansatte det vil si at saken i slike tilfeller ikke følger linjeprinsippet. Gruppa er ikke et beslutningsorgan og har et noe uklart mandat. Det kan oppfattes som om den administrative styringsstrukturen blir satt på sidelinja ved at det kommer signaler og initiativ fra dette organet. Flere tillitsvalgte som ikke selv sitter i koordineringsgruppa, gir uttrykk for liten eller ingen kjennskap til gruppa, og også tillitsvalgte som sitter i gruppa mener gruppa ikke fungerer tilfredsstillende. Koordineringsgruppa har hatt jevnlige møter med fagforbundet sentralt og fulgt opp avtalen med dem. Når det gjelder prosjekter som er initiert av Koordineringsgruppa er det kun ett prosjekt: SFO- prosjektet ved Hokksund barneskole. Koordineringsgruppa satt også som styringsgruppe under programmet Saman om ein betre kommune. Koordineringsgruppa har hatt få møter det siste halvannet året. Rådmann opplever organet som uklart og til dels uryddig mht rolle og mandat. Ledelse, medvirkning og utvikling = LMU-grupper Det er vedtatt at det på hvert arbeidssted skal det være etablert en LMU-gruppe. Denne gruppa skal minimum bestå av verneombud, tillitsvalgt og leder. Ordningen fungerer ulikt i seksjonene. I noen tjenesteområder har det vært hensiktsmessig å organisere medvirknings- og involveringsarbeidet på en annen måte for eksempel med alle ansatte og eller aktuelle tillitsvalgte og verneombud. Organisasjonene mener det er viktig og riktig at tillitsvalgt og verneombud er på den samme arenaen til tross for at de har ulike roller og oppgaver. Da får man en helhetlig tenking rundt arbeidet og flere «drar lasset» i felleskap. LMU kan være en arena for å sette inn ulike tiltak og være forebyggende knyttet til for eksempel fravær på arbeidsplassen. Mandatet til LMU-gruppene oppleves som uklart, men det er viktig at det finnes en arena for godt samarbeid på arbeidsplassene, det er her hverdagssamarbeidet skal og må foregå. Rådmann mener LMU-gruppene eller en tilsvarende samarbeidsform, bør opprettholdes, men at det utvikles et tydeligere mandat og at seksjonene står noe fritt mht form og møtenes innhold. Det er uansett viktig at den enkelte arbeidsplass setter opp disse møtene i årsplanen og at det er en tydelig agenda for møtene. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Arbeidsmiljøutvalget er et lovbestemt utvalg og har lik representasjon fra arbeidsgiver og ansatte. Lederog sekretærvervet går på omgang. Arbeidsmiljøutvalget er et rådgivende organ i arbeidsmiljøsaker. I tillegg har arbeidsmiljøutvalget beslutningsmyndighet i konkrete saker der arbeidstakernes liv og helse må vernes. Arbeidsmiljøloven 7-2 gir utvalget myndighet til å pålegge arbeidsgiver å gjennomføre tiltak, når det foreligger hjemmel. Utvalget fungerer i følge organisasjonene bedre enn før, men har fremdeles forbedringspotensial. Kommunen har organisert AKAN-arbeidet (alkohol, rus og spill) som underutvalg av Arbeidsmiljøutvalget. I 2016/2017 er dette et satsningsområde. I tillegg er det organisert Team sykefravær som en gang per måned drøfter aktuelle temaer. Hovedverneombudet deltar i begge fora. Månedlige samarbeidsmøter mellom rådmann og de ansattes organisasjoner Det er månedlige samarbeidsmøter mellom rådmannsnivå (i regi av seksjonsleder for Fellestjenester og service) og representanter fra alle ansattes organisasjoner. Dette er etter rådmannens vurdering den viktigste arenaen for forankring av saker, dialog og drøfting med de ansatte. Dette styrker samarbeidet og den helhetlige tenkingen. Rådmann møter fast i disse møtene, og organisasjonene gir uttrykk for at det at rådmannen er med, synliggjør viktigheten og gir arbeidet «en rød tråd». For å få en bedre involvering og medvirkning har administrasjonen de siste årene endret møteorganiseringen. Det blir i større grad enn tidligere vektlagt at alle organisasjonene skal komme til orde. Rådmannen ønsker å videreutvikle denne arenaen som det administrative partssamarbeidets viktigste, og vurderer om hele eller deler av 3

4 rådmannens ledergruppe skal delta med jevne mellomrom i samarbeidsmøtet. Seksjonene Helse og omsorg og Oppvekst har også månedlige samarbeidsmøter med organisasjonene. I tillegg er det samarbeidsmøter på tjenestenivå. Ved behov nedsettes det arbeidsgrupper hvor ansatte og/eller tillitsvalgte er representert. Idéfangst for å finne nye løsninger Organisasjonen har behov for å fange opp gode ideer til utviklingsarbeid. Dette var en viktig begrunnelse for organisasjonsformen som ble valgt i sin tid. Når det gjelder behandling av innkomne forslag er følgende tidligere bestemt: 1. Forslag fra ansatte som omhandler den lokale arbeidsplassen behandles i lokalt LMU-gruppe. Dersom forslagsstilleren ønsker det, kan det sendes direkte til koordineringsgruppa for behandling. 2. Forslag fra ansatte som omhandler andre og/eller flere arbeidsplasser behandles i koordineringsgruppa. 3. Forslag fra ansatte der det kreves økonomisk tilskudd behandles i partssammensatt utvalg med en innstilling fra koordineringsgruppa. 4. Forslag fra innbyggere behandles i koordineringsgruppa og evt i partssammensatt utvalg, (jfr punkt 3). 5. Rådmannens ledergruppe gir normalt uttalelse om forslagene før behandling i koordineringsgruppa. 6. Partssammensatt utvalg behandler alle forslagene, enten som referat sak eller ordinær sak. Noe av hensikten med koordineringsgruppa i sin tid var å få opp ideer fra ansatte, uten at dette ble stoppet på vegen opp. Idéutvikling er viktig i en organisasjon og vi må ha rutiner for å fange opp og bearbeide ideer som kommer. Dette vil rådmann diskutere videre med organisasjonene, for med mulighetene i ny teknologi og nye delingsplattformer, kan idéfangst og utviklingsarbeid gjennomføres på andre måter enn før. Det er viktig å utnytte det kreative potensialet som ligger i de ansatte, mange ser utviklings- og effektiviseringsmuligheter som bør komme fram og diskuteres. En erfaring i koordineringsgruppa har imidlertid vært at saker som har blitt avvist i linja har blitt tatt opp i koordineringsgruppa, uten at seksjonen har vært involvert. Ideen var å teste saken politisk. Dette opplever rådmann som uryddig og ikke i tråd med delegasjonsreglementet. Sakene må drøftes i seksjonene, slik at de følger linja. Hvis de ansatte og deres tillitsvalgte mener en sak som blir stoppet av ledelsen i egen seksjon, er svært viktig, må dette tas opp i samarbeidsmøtet med rådmann. Det er viktig at det ikke igangsettes prosjekter som vil ha kostnader eller organisatoriske konsekvenser for seksjonene, uten at seksjonen selv har eierskap til prosjektet. Dette handler om styring og kostnadskontroll. Organisasjonen begynner i 2017 arbeidet med å øke innovasjonskompetansen, blant annet ved deltakelse på Innovasjonsskolen ved Høgskolen på Lillehammer. Arbeidet med innovasjon vil bidra til ideutvikling og nye arbeidsmetoder. Hvilke arenaer skal vi ha for partssamarbeid i framtida? Mandatet til de ulike samarbeidsarenaer må være tydelig og klart. Dersom det er for mange utvalg og arenaer, kan det fort bli uoversiktlig og rolleutøvelsen uklar. Det kan føre til at saker ikke blir godt nok belyst, eller får svak implementering. Rådmann ønsker at kommunen skal være profesjonell på bruk av Hovedavtalen, at elementene i denne avtalen skal være kjent for kommunens ledere og tillitsvalgte og at den skal brukes som et levende verktøy. Hovedavtalen er ambisiøs mht partssamarbeid, og det er rådmannens vurdering at den er mer enn tilstrekkelig for å kunne drive et godt partssamarbeid i Øvre Eikers Sammen.. -ånd. Det er viktig å tydeliggjøre hvilke spørsmål som skal diskuteres hvor ikke alle tema skal diskuteres på alle arenaer. Etter en drøfting der arbeidsgiver og tillitsvalgt har drøftet problemstillingen, må lederen ta en avgjørelse, det er arbeidsgivers styringsrett og -plikt. Rådmann ønsker å innføre en halvårlig utviklingssamling mellom tillitsvalgte, personalavdelinga, rådmannens ledergruppe og hovedverneombud for å ytterligere styrke samarbeidet. 4

5 I det videre arbeidet er det viktig å ta med seg kunnskap og erfaringer over i en ny modell. Seksjon Kultur og livskraft får systemansvar for innbygger- og brukermedvirkning (jfr mandat for seksjonen). Seksjon for service og fellestjenester har på samme måte systemansvar for medvirkning av ansatte. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling 1. I Øvre Eiker er partssamarbeid avgjørende for å lykkes med å finne gode løsninger for drift og utvikling. Rådmannen og seksjonene, i samarbeid med tillitsvalgte og verneombud, har ansvar for dette. 2. Partssammensatt utvalg er den arenaen der de folkevalgte og ansatte diskuterer saker som er til behandling som angår de ansatte. 3. De ansattes organisasjoner inviteres med i årlig budsjettseminar med kommunestyret og har der tale- og forslagsrett. 4. Koordineringsgruppa legges ned. 5. Partsavtalen blir ikke forlenget, men intensjonen skal ivaretas i eksisterende samarbeidsfora. 6. Rådmannen har myndighet til å videreutvikle gode arenaer for samarbeid, drøfting og dialog med de ansatte og deres organisasjoner i tråd med intensjonene skissert i denne saken. Begrunnelse Partssamarbeid er en arbeidsform som stimulerer og motiverer de ansatte til å bidra til helhetlige løsninger, være kreative og ta ansvar for å finne gode løsninger på kommunens utfordringer. 5