28/17 17/878 DOK UMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: FELLESNEMND - NY KOMMUNE HALSA - HEMNE - SNILLFJORD Møtested: Hemne KulØr n Møtedato: Tid: 10:00 Mulige forfall meldes snarestil tlf eller mobil Sakliste blir også utsendtil varamedlemmer, men disse skal ikke møte uten etter nærmere varsel. Partssammensatt utvalg inviteres til møte i Fellesnemnda og får da mulighet til å stille spørsmål i Fellesnemnda. Når møte i Fellesnem nda er ferdig, blir det busstur med omvisning i Hemne kommune for Fellesnemnda og Partssammensatt utvalg. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 25/17 17/1990 SØKNAD OM UNNTAK FRA REGLER OG FRISTER I EIENDOMSSKATTELOVEN I FORBINDELSE MED ETABLERING AV NY KOMMUNE /17 17/1661 VALG AV REPRESENTANT FRA KOMMUNAL FELLESNEMND TIL KIRKELIG FELLESNEMND 27/17 17/990 PROSJEKTPLAN 28/17 17/878 DOK UMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Nye Halsa - Hemne - Snillfjord, Odd Jarle Svanem L eder

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: konsulent Arkiv: 034 &20 Arkivsaksnr.: 17 / SØKNAD OM UNNTAK FRA REGLER OG FRISTER I EIENDOMSSKATTELOVEN I FORBINDELSE MED ETABLERING AV NY KOMMUNE Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Ingen Saksopplysninger: Utdrag fra inndelingsloven: 17. Fullmakter for Kongen til å gi nærmare reglar for å setje i verk vedtak og til å gjere unntak frå gjeldande lover og forskrifter Kongen kan gi nærmare reglar for å sikre gjennomføring av vedtak om grenseendring etter denne lova. Når det blir rekna som nødvendig for å gjennomføre vedtak om grenseendring, kan Kongen dessutan gjere unntak frå gjeldande reglar i lov eller forskrift. Unntak frå lov må knyttast til følgjande forhold: a) reglar om lovpålagde organ i stat, fylkeskommuneller kommune b) reglar om lovfesta fristar, saksbehandlingsreglar o.a. c) reglar om forhold og vilkår for arbeidstakarar i stat, fylkeskommuneller kommune d) reglar om fristar og vilkår for å krevje inn eigedomsskatt reglar om den inneverande kommunestyreperioden og om samansetjing av kommunestyret, slik at e) kommunane kan velje kommunestyret i den nye kommunen av og blant kommunestyra sjølve og korte ned ko mmunestyreperioden for dei som ikkje blir valde. Dei same unntaka kan gjerast for fylkestinga. Hemne kommune skriver ut e iendomsskatt for hele kommunen, jfr. Eiendomsskattelovens 3 bokstav a). Siste taksering er gjeldende fra Den generelle skattesatsen er på 7 promille (næring, verk og bruk) Differensiert sats på 2 promille for boliger/fritidsboliger Halsa kommune skriver ut eiendomsskatt for hele kommunen, jfr. Eiendomsskattelovens 3 bokstav a). Siste taksering er gjeldende fra Den generelle skattesatsen er på 7 promille (næring, verk og bruk) Differensiert sats på 3,5 promille for boliger/fritidsboliger

3 Snillfjord kommune skriver ut eiendomsskatt for verk og bruk, jfr. Eiendomsskattelovens 3 bokstav c). Siste taksering er gj eldende fra Den generelle skattesatsen er på 7 promille Takseringen er utført på ulike tidspunkt og etter ulike rammer og retningslinjer. Vurdering: Det må utarbeides nye rammer og retningslinjer for taksering av eiendommer i den nye ko mmunen, dersom det vedtas å innføre/ videreføre eiendomsskatt for den nye kommunen. I vedtatte Intensjonsavtale for Halsa, Snillfjord og Hemne, står det følgende om eiendomsskatt: Eiendomsskatt på 7 promille for verker/bruk videreføres Eiendomsskatt for boliger/fr itidsboliger og næringseiendommer vurderes av Fellesnemnda Det er kommunestyret som hvert år må vedta om det skal skrives ut eiendomsskatt i kommunen. Dersom kommunestyret vedtar å skrive ut eiendomsskatt kun for verker/bruk, vil det bli en uforholdsmessi g stor kostnad med omtaksering av alle eiendommer i Halsa, Snillfjord(1/3) og Hemne før Prosjektleders tilråding: Med bakgrunn i uttalelse fra Kommunal - og Moderniseringsdepartementet og med hjemmel i Inndelingslovens 17 andre ledd bokstav d), Det søk es om unntak fra regler om frister og vilkår for å kreve inn eiendomsskatt for Ny kom mune Halsa, Snillfjord og Hemne i årene 2020 og 2021 med utskrivingsfrist etter ny taksering den Begrunnelse for søknaden: Kommunene har i dag; Ulik utskriving av eiendomsskatt Ulike r ammer og retningslinjer for taksering av eiendommer Halsa kommune skal bytte fylkestilhørighe t. Snillfjord kommune skal deles i tre.

4 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: konsulent Arkiv: 034 &20 Arkivsaksnr.: 17 / VALG AV REPRESENTANT FRA KOMMUNAL FELLESNEMND TIL KIRKELIG FELLESNEMND Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: 17/ Brev fra Hemne Kirkelige Fellesråd Saksopplysninger /vurderinger: Sammenslåing av kommuner innebærer også sammenslåing av kirkelig fellesråd, jf. Kirkeloven 5. Kirkelovens 14 viser til at det innenfor kommunens grenser skal væ re ett kirkelig fellesråd. Fellesrådet har på dette grunnlaget definert ansvar på vegne av soknene. Endringer i kommunestrukturen betyr derfor også endringer i fellesrådsstrukturen. Fellesrådene i Snillfjord, Hemne og Halsa har hatt to møter der temaet ha r vært sammenslåing av fellesrådene. Det bes om at Fellesnemnda oppnevner ett medlem fra Fellesnemnda til å sitte i den kirkelige Fellesnemnda. Prosjektleders tilråding: Til å sitte i den kirkelige fellesnemnda, oppnevnes følgende person fra den kommunale fellesnemnda:..

5

6 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Rådmann Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 17 / PROSJEKTPLAN Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Prosjektplan (17/990-5) Saksopplysninger: Prosjektleder har ansvar for å sørge for framdrift i prosjektet samt å sikre at alle nødvendige oppgaver blir gjennomført. For å sikre framdrift er prosjektet avhengig av en realistisk prosjektplan som beskriver aktiviteter fram til kommunen er slått sa mmen 1. januar Planen vil også ha som formål å være verktøy for dialog med alle interessenter gjennom prosessen. Prosjektleder har utarbeidet en første versjon til behandling i nemnda. Planen er vedlagt og vil bli gjennomgått i møtet. Samtidig som god planlegging vil være et suksesskriterium, er det nødvendig å sikre framdrift i den enkelte aktivitet slik at vi kommer i mål innen fristen. Det innebærer at planen må være god nok til formålet, men det innebærer samtidig at den vil ha mangler og ko ntinuerlig kan forbedres. Vi kan ikke sette oss fast i planleggingen i en slik grad at det går ut over framdrift i konkrete saker. Foreliggende plan er som nevnt første versjon. Den vil i revidert utgave bli lagt fram på hvert møte i fellesnemnda framover. Det er et dynamisk dokument som vil være i endring fortløpende. Prosjektleder benytter et verktøy som gir en mer detaljert oversikt. Det som nå legges fram er en hovedoversikt. Prosjektplanen vil være nemndas viktigste verktøy for å følge opp prosessen. Svært mange aktiviteter vil foregå i administrasjonene og være lite synlifg for nemnda. Mange aktiviteter blir heller ikke lagt fram som særskilte saker.

7 Prosjektleders tilråding: : Prosjektplan versjon 1 for framdrift i prosessen med å slå sammen Halsa, Hemne og Snillfjord tas til orientering

8 17 / Snillfjord, Hemne og Halsa Prosjektplan Etablering av ny kommune fra 1. januar 2020 Versjon 1, Prosjektleder Torger Aarvaag

9 2 Innhold 1. Bakgrunn Organisering og mandat for prosjektet Mål og mandat for Fellesnemnda Mandat til prosjektleder Aktivitetsplan

10 3 1. Bakgrunn Kommunestyrene i Snillfjord, Hemne og Halsa fattet i 2016 vedtak om at kommunene skulle slå seg sammen fra 1. januar Snillfjord vedtok samtidig at de skulle dele kommunen i 3; en del går sammen med Hitra, en del går sammen med Hemne og Halsa og en del går sammen med den nye kommunen Orkland bestående av Agdenes, Orkdal og Meldal. Det er vedtatt en felles intensjonsavtal e som skal ligge til grunn for sammenslåingen. 2. Organisering og mandat for prosjektet 2.1 Mål og mandat for Fellesnemnda Gjengitt fra sak vedtatt i alle tre kommunestyrene: Mål og mandat for Fellesnemnda - ny kommune Halsa, Hemne og del av Snillfjord: Alle tre kommunene har vedtak om sammenslåing med hverandre per , basert på underskrevet intensjonsavtale, datert Hovedmål Hovedmålet er å etablere en livskraftig distriktskommune, bygge en kommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitetil å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Mandat Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Videre kan Fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nø dvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i all e saker. Organisering Fellesnemnda består av 5 medlemmer fra hver kommune, totalt 15 stk. Fellesnemnda konstituerer seg og velger selv leder og nestleder (jf. Inndelingslova 26). Frem til kommunesammenslåingen er godkjent i Stortinget, fungerer fellesnemnda som interimnemnd. Fellesnemnda trer formelt i kraft etter endelig Stortingsvedtak om kommunesammenslåing våren Fellesnemnda har likevel mulighet til å starte arbeidet allerede etter felles kommunestyremøte (eller saker som behandles likt av alle tre kommunestyrene). Fellesnemnda har ansvar for å forberede den nye kommunen ut fra føringer i vedtatte intensjonsavtale, datert Inndelingsloven av 2001 ligger til grunn for hvordan dette arbeidet skal gjennomføres.

11 4 2.2 Mandat til prosjektleder Gjengitt fra sa k i Fellesnemnda : Mandatet avklarer prosjektleders ansvar og myndighet, avgrenset mot øvrige kommuner og politikk. Tre viktige ledetråder ved korsveger: - Hva tjener den nye kommunen best? - Hva sier intensjonsavtalen? - Stortingsvedtaket Gjennomføre prosjektet i henhold til kommunestyrenes vedtak, intensjonsavtalen og Stortingets vedtak. Myndighet til å organisere prosjektet på adm. nivå, være fellesnemndas kontaktpunkt mot administrasjonene. Sekretær for prosjekt å etablere ny kommune under fellesnem nda. Myndighet til å beslutte administrativ organisering av ny kommune i samråd med Fellesnemnda. Myndighet til å ansette egne medarbeidere i ny kommune. Rammebudsjett for prosjektet «etablering av ny kommune». Disponere ressurser i prosjektet «etablering av ny kommune». Det skal legges til rette for arbeidsplasser i begge rådhusene. Avgrens mot politikk i prinsipielle spørsmål der det er flere alternativer; eks. tjenestestruktur legges det fram sak. Prosjektleder må hele tiden vurdere hvilke spørsmål som må avklares politisk. Ved tvil drøftes med AU / leder. Det er prosjektleder som legger fram saker tilknyttet reformen for fellesnemnda, viktig med ryddige linjer. Forhold til øvrige rådmenn: Prosjektleder avgjør hvordan de trekkes inn. De skal i første omgang lede sine egne kommuner og levere på anmodning fra prosjektleder. De vil for øvrig bli trukket inn i et prosjektforum hvor prosjektet drøftes.

12 2.3 Skisse prosjektorganisasjon

13 Fellesnemndas mandat framgår ovenfor. Deres myndighet er avklart gjennom egen sak, delegering til fellesnemnda, vedtatt i alle 3 kommuner. Fellesnemnda skal styre oppbyggingen av ny kommune fram mot 1. januar Dette gjøre s via prosjektplan som det rapporteres på til nemnda på hvert møte, vedtak underveis og vedtak som fattes i det enkelte kommunestyre når delegeringsreglementet ikke er dekkende. Felles nemnda er det øverste organet for sammenslåingsprosessen. PU er forko rtelse for partssammensatt utvalg. Det består av ordførerne i de tre kommunene, en tillitsvalgt fra hver kommune og ett hovedverneombud. PU skal gis mulighet til å uttale seg om alle saker som berører de ansatte før fellesnemnda behandler saken. For å sik re at det skjer, får de alle saker som fellesnemnda skal behandles til vurdering om det skal gis uttalelse. AU er forkortelse for arbeidsutvalg. Arbeidsutvalgets hovedoppgaver å fastsette agenda for fellesnemndas møter. I tillegg kan arbeidsutvalget fat te vedtak i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell karakter samt utrede egnede spørsmål for nemnda. AU består av ordførerne og opposisjonslederne fra de tre kommunene. Fellesnemndas leder skal lede møtene i nemda. Leders oppgave er også å fastsette dagso rden, men i og med at AU har samme rolle, må leder avklare hvordan rollen skal ivaretas på en hensiktsmessig måte. Politiske arbeidsgrupper opprettes og gis mandat av fellesnemnda. Medlemmene velges av og blant fellesnemndas medlemmer. AU kan oppnevne som arbeidsgruppe og må da gis en særskilt utredningsoppgave nemnda. De politiske arbeidsgruppenes utredninger skal legges fram for nemnda for beslutning. De har ingen egen beslutningsmyndighet. Ledere av fellesnemnd, PU, AU og arbeidsgrupper er de politisk valgte organers kontaktpunkt mot prosjektleder. Vanlig saksgang er at leder / AU bestiller utredninger fra prosjektleder. Prosjektleder bistår i møtene. Fellesnemnda kan også bestille utredninger / sette dagsorden i møte foruts a tt at de følger prosedyre for dette nedfelt i politisk reglement. Prosjektleder er de folkevalgte organers kontaktpunkt mot administrasjonen i prosjektet og i kommunene. Prosjektleder skal lede og sørge for framdrift i sammenslåingsprosessen. Prosjektleder er gitt et bredt mandat som framgår av egen sak. Prosjektleder har ansvar for å utrede, tilrå og legge fram de saker nemnda med tilhørende organer vil ha fra mlagt. Prosjektleder har ellers ansvar for å legge fram og revidere budsjett og framdriftsplan for prosjektet på hvert møte. Prosjektleder skal gi rådmennene den informasjon de trenger for å følge opp i sin kommune og ellers bistå rådmennene med informasj on når de ber om det. Involvering av tillitsvalgte må fortløpende vurderes på alle nivå i prosjektet for å ivareta nødvendig drøftingsplikt, medbestemmelse og eventuelle forhandlinger. Begrepet «tidligst mulig» som framgår av Hovedavtalen vil være førende for hvordan dette ivaretas.

14 7 Rådmennenei kommunenesitter i et egetlederforumsammenmedprosjektleder.formålet meddet er at de skal væresågodt informert sommulig om prosjektetog om de sakersom utredes.der har de anledningtil å kommefram med sinesynspunkter.rådmennenes formelle kontaktpunktmot fellesnemndaer prosjektleder.de har ellers møteog taleretti fellesnemnda. Rådmennene må spille på lag medprosjektlederslik at framdriftensikres.prosjektlederer avhengigav at rådmennene gir tilgang til personellog kunnskapi den enkeltekommuneved behov.det er rådmennenei kommunenesom er prosjektlederskontaktpunktmot denenkelte kommune. En tillitsvalgt og ett hovedverneombud inviterestil å møtei lederforumved behov. Administrati ve arbeidsgrupper oppnevnesfor å utredespørsmålsom administrasjonen besitterkunnskapom. Arbeidsgruppene oppnevnesetter initiativ fra prosjektleder.det er prosjektledersom gir oppdragtil arbeidsgruppene. Oppdragetkan kommefra prosjektleder selv, eller væreinitiert av fellesnemndeller rådmenn. Rådmennene oppnevnermedlemmerfra sinekommunerpå forespørselfra prosjektleder. Arbeidsgruppenerapporterertil prosjektleder. Økonomi: Omstillingsprosessen skal dekkesinnenforengangstilskuddet på kr. 28,5 mill. med tillegg av eventuelleprosjektmidlertil særskilteprosjekt.det utarbeidesbudsjettfor prosessen. Budsjettetvil væredynamiskog endresegetter hvert somprosjektetgir oversikt. Revisjon. RevisjonMidt -Norge er valgt somrevisor for prosjektet. 3. Aktivitetsplan Aktivitetsnavn Ansvar Etablereny kommune Halsa,Snillfjord, Hemne Fellesnemnda Kommunestyrevedtaki alle kommuner Interrimnemnd med fullmakter etablert Stortingsvedtakom ny kommune og fylkestilhørighet Kommunestyrene Kommunestyrene Frist / tid Oppstart 2017Innledendeoppgaverog kartleggingog oppstart av langvarigedelprosjekt 4 FormalisertFellesnemnd Proled/fellesnemnd Møte med kirkelig fellesnemnd Avklare frikjøp tillitsvalgte Budsjett prosjekt Proled. Proled/ rådmenn Proled Proled Proled/ nemnd Delprosjektfelles kommunestyremøte DelprosjektNavn og kommunevåpenny kommune 11 Avklare initiativ til brannsamarbeidrindal,surnadal,hemne,halsaaure Møte med Sør-trøndelag fylkeskommuneog Fylkesmanneni Sør-Trøndelag Proled/ fellesnemnd om problemstillinger knyttet til at Halsaskifter forvaltningsregion 12 Avklare IKTOrkide - jfr intensjonsavtalen Proled/ fellesnemnd Proled

15 Delprosjektorganisereadministrativt prosjekt DelprosjektKommunikasjonsstrategi Delprosjektadministrativ organiseringny kommune DelprosjektGeografiskinformasjonsportali den nye kommunen Delprosjektdigital sammenslåing Delprosjektkart og matrikkel Delprosjektslå sammennavhemneog Halsa Proled Proled Proled Rådmenn 20 Kartleggeinterkommunale avtaler, selskapog forpliktelser. Vurdere videreføring eller oppsigelse. 21 Vurdere HIPSsom vår felles satsinginnenfor rus / psykiatri 22 Etablereadministrative arbeidsgrupperpå tjenester og fagområder Rådmenn/fnemnd Proled MJB? OLF? ERO? OSD? Nov? Oppstart Lag"skyggebudsjett"ny kommune Fellesnemndavurderer og beslutter opprettelse av politiske arbeidsgrupper Arkiv Delprosjektkartleggingansatte DelprosjektRehabiliteringVen Oppvekstsenter DelprosjektSvømmehallHalsa Eiendomsskatti ny kommune Oppstart Delprosjektpolitisk organiseringny kommune Harmoniserekommunaleavgifter Bankavtale Inngå avtaler om interkommunalt samarbeid,tilpasseiks- avtaler etc. Revisjonsordningfor ny kommune Tiltre fagnettverk i Trøndelag Skilte ny kommune; byggog veg ROS-analyseny kommune Beredskapsplanerny kommune Kartleggebygg og infrastruktur ny kommune,inn i vedlikeholdsprogram Delegeringsreglementpolitisk og administrativt - utarbeide forslag til behandling 2020 Internkontroll, kvalitetssikringog avvikssystem Hjemmeside,Intranett og facebook Fordelingav Snillfjord kommune Utarbeide handlingsplanog budsjett for ny kommune for virksomheten Delprosjektvelge ut og ansette i ny kommune Valg av revisjonsordningfor ny kommune Delprosjekt- valg til ny kommune Ordne fysiskefasiliteter Ny kommune etablert 1/1 2020

16 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: konsulent Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17 / DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: - Rapporten journalposter som refereres - Dokumentene i rapporten Saksopplysninger: Dette er dokumenter som er journalført inn/produsert i sakssystemet. Benevnesom referatsak eller journalposter som refereres. Vurdering: Dette er dokumenter som refereres og de gjennomgås kun ved spørsmål. Rådmannens tilråding: Refererte dokumenter tas til orientering.

17 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: Utvalg: FELLES Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Saksnr Løpenr Regdat o Avd/Sek/Sakb Arkivkode Navn Innhold 17/ HK/RÅD/TAA /17 Det kongelige kommunal - og moderniseringsdepartement VIDERE PROSESS I KOMMUNEREFORMEN 17/ KOM//ERO /17 FORDELING AV KOSTNADER FOR RÅDMANN I HEMNE OG PROSJEKTLEDER I NY KOMMUNE HAL SA - SNILLFJORD - HEMNE 17/ HK/RÅD/ERO 034 & /17 Snillfjord Kommune MELDING OM POLITISK VEDTAK - KOMMUNEREFORMEN - FASTSETTING AV KRITERIER FOR INNBYGGERTALL VED DELING 17/ HK/TEKN/MJB /17 Det kongelige kom munal - og moderniseringsdepartement TILDELING TIL INFRASTRUKTURTILTAK I KOMMUNER SOM SLÅR SEG SAMMEN

18 Ifølge liste Deres ref Vår ref 17/ Dato 29. juni 2017 Videre prosess i kommunereformen - informasjon til Halsa, Hemne og Snillfjord Kommunal - og moderniseringsdepartementet viser til Stortingets behandling av kommunereformen 8. juni, jf. Prop. 96 S ( ) og Innst. 386 S ( ), hvor 111 kommuner ble vedtatt slått sammen til 43 nye kommuner. Totalt i kommunereformen er 121 kommuner vedtatt slått sammen til 47 nye kommuner. Dette vil gi 354 kommuner 1. januar Hemn e, Halsa og del av Snillfjord (Vennastranda) kommuner er vedtatt slått sammen av Stortinget og ny kommune trer i kraft fra 1. januar Felles kommunestyremøte Når kommunene er vedtatt slått sammen, skal fylkesmannen snarest mulig kalle sammen til et f elles kommunestyremøte ( 25 i inndelingsloven). På dette fellesmøtet skal følgende saker drøftes: a) forslag til navn på den nye kommunen b) tallet på medlemmer i det nye kommunestyret c) kriterium for sammensetning av og funksjoner til fellesnemnd ett er 26 i denne loven d) valg av revisor for virksomheten i fellesnemnda e) oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringen av sammenslåingen Disse punktene angir et minimum av hva som må drøftes. Det kan også være andre saker som e r viktige å avklare for de involverte kommunene. De enkelte kommunestyrer må i etterkant gjøre vedtak om sakene etter bokstavene a) til e) og eventuelt andre saker. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Stein Ove Pettersen

19 Etter en endring i inndelingsloven i har kommunene anledning til å søke om unntak fr a felles kommunestyremøte, dersom det er truffet likelydende vedtak i alle kommunestyrene om sakene som skal drøftes på møtet. Slik søknad rettes til fylkesmannen. Stortinget har i Innst. 386 S ( ) gjennom en flertallsmerknad kommet med føringer for den videre prosessen: Et annet flertall, medlemmene fra Høyre, Fremskrittspartiet, Kristelig folkeparti og Venstre, forutsetter at regjeringen skal legge til rette for møte i fellesnemda så snart som mulig og senest 1. juli. Enighet om funksjonsfordeli ng og andre ting som skal være avklart mellom kommunene bør være endelig besluttet og avklart før 25. august. Stortinget ber regjeringen sørge for at det tilrettelegges for rask prosess. Departementet har i brev 9. juni bedt fylkesmannen om å følge opp me rknaden på følgende måte: - Der bør så langt som mulig legges til rette for felles kommunestyremøte innen 1. juli. Dersom det av praktiske årsaker ikke lar seg gjennomføre, ber departementet om at det foreligger en plan for gjennomføring av møtet før 1. juli, og at møtet gjennomføres innen 25. august. - Departementet ber fylkesmannen bidra til å legge til rette for prosesser i kommunene med sikte på enighet i sakene som skal diskuteres. Det er også en rekke andre saker som i noen tilfeller vil kunne være kreve nde for kommunene å bli enige om, blant annet funksjonsfordeling i den nye kommunen. Dette er spørsmål kommunene bør forsøke å bli enige om tidlig i sammenslåingsprosessen, og felles kommunestyremøte vil være en god arena for å diskutere også disse sakene. Forskrift om nærmere regler om sammenslåingen Etter at det er fattet vedtak i kommunene om sakene nevnt i inndelingsloven 25, vil departementet fastsette nærmere regler om hver sammenslåing i forskrift. I den enkelte forskriften vil blant annet navn på den nye kommunen fastsettes. Departementet tar sikte på å vedta disse nærmere reglene for alle sammenslåingene i løpet av høsten I brevet av 9. juni til fylkesmennene skrev departementet også at " det kan legges til rette for noe lengre tid til pro sess knyttet til navn dersom kommunene selv ønsker dette ". Flere kommuner har spurt om hvilken frist de har for å komme med forslag til navn. Navneforslag, sammen med vedtaket om forslag til antall medlemmer i det nye kommunestyret, bør departementet ha så raskt som mulig og senest innen 1. november slik at forskriften om sammenslåingen kan være på plass i løpet av høsten I tillegg bør kommunene vurdere om det er nødvendig å ha unntak fra lover og regler for å kunne gjennomføre sammenslåingen ( 1 7 i inndelingsloven). Eksempel på slikt unntak kan være unntak fra fristene for å kreve inn eiendomsskatt. Side 2

20 Kommunene sender vedtak til fylkesmannen, som samlet oversender disse til departementet. Nærmere om navn Departementet ønsker at kommunene skal bli enige lokalt om navnevalg, og i fastsettelsen av navn vil det legges stor vekt på kommunenes egne ønsker, jf. kommuneloven 3 nr. 3. Departementet legger til grunn at kommunene velger unike navn, det vil si navn som ikke er i bruk av andre kommuner, se rundskriv til inndelingsloven H 10/15, oppdatert mars Noen av de gamle kommunenes navn kan være historisk viktige. Kommunenavn går ikke nødvendigvis tapt som stedsnavn, selv om de ikke lever videre som navn på en kommune. Det er godt mulig at navnet, før det ble kommunenavn, var navn på et bygdelag, og at det er i bruk som det i dag også. Dette er noe kommunene kan ta i betraktning ved valg av kommunenavn. I de tilfellene hvor en eller flere kommuner ikke ønsker å foreslå et eksisterende kommunenavn på den nye sammenslåtte kommunen, skal kommunene forelegge navnespørsmålet for Språkrådet for uttalelse om mulige navnevalg og skrivemåte. Det kan være fornuftig å rådføre seg med Språkrådet tidlig i prosessen. Språkrådet vil eventuelt selv kontakte den lokale stedsnavntjenesten. Språkrådet kan kontaktes på e-post: post@sprakradet.no. Når departementet får oversendt vedtak med ønske om et nytt kommunenavn fra kommunene, bør uttalelse fra Språkrådet ligge ved. Kommunene bør også vurdere om det er ønskelig å ha et offisielt samisk eller et kvensk parallellnavn på den nye kommunen. Hvis en kommune vil ha et samisk navn eller et kvensk navn, skal hhv. den samiske og den kvenske stedsnavntjenesten uttale seg om navneforslaget. Også her er det Språkrådet som sørger for å bringe inn stedsnavntjenesten, etter at kommunene har kontaktet Språkrådet. Det er en fordel om et eventuelt samisk eller kvensk navn på den nye kommunen er avklart innen departementet utarbeider forskriften for sammenslåingen. På Kartverkets og Språkrådets nettsider kan man lese mer om bruk og valg av navn Kommunevåpen Kommunal- og moderniseringsdepartementet har nylig lagt fram et lovforslag om oppheving av den statlige godkjenningsordningen for kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen, jf. Prop. 157 L ( ). Forslaget innebærer at kommunestyret og fylkestinget får eksklusiv kompetanse til å vedta flagg og våpen. Våpen og flagg skal derfor ikke lenger godkjennes av Kongen i statsråd. Nærmere informasjon om lovforslaget og forskjellige Side 3

21 fremgangsmåter for kommuner som skal slå seg sammen, er tilgjengelig på Økonomiske virkemidler Alle kommuner som ved nasjonale vedtak blir slått sammen i kommunereformperioden, vil omfattes av de samme økonomiske virkemidlene, uavhengig av lokale vedtak. Engangskostnader Staten gir delvis kompensasjon for engangskostnader som er knyttet til en sammenslå ing, jf. inndelingsloven 1 5. Kommuner som slås sammen i kommunereformen får støtte etter en standardisert modell. Halsa, Hemne og del av Snillfjord kommuner vil få 23,2 mill. kroner i støtte til å dekke nødvendige engangskostnader til sammenslåingen. R eformstøtte Alle kommuner som slås sammen i kommunereformen vil få reformstøtte, også dette etter en standardisert modell som differensierer etter innbyggertall. Reformstøtten vil bli utbetalt til den nye kommunen etter at sammenslåingen har trådt i kraft. Halsa, Hemne og del av Snillfjord kommuner vil få 5,1 mill. kroner i reformstøtte. Inndelingstilskudd I en overgangsperiode gir staten kompensasjon for bortfall av rammetilskudd, jf. Inndelingsloven 1 5, ved at kommuner som slås sammen får inndelingstilskudd i inntektssystemet. Inndelingstilskuddet i inntektssystemet kompenserer sammenslåtte kommuner for en reduksjon i rammetilskuddet som følge av sammenslåingen. Kommunene får full kompensasjon for tap av basistilskuddet, som er et fast beløp per kommune, og netto nedgang i regionalpolitiske tilskudd. Den nye kommunen mottar fullt inndelingstilskudd i femt en år, før tilskuddet deretter trappes ned over fem år. Inndelingstilskuddet til kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, beregnes ut fra inntektssystemet slik det var i Overgangsordning Kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, men so m får redusert basistilskudd og småkommunetillegg i inntektssystemet i perioden fram til sammenslåingen trår i kraft, blir kompensert for dette gjennom en egen overgangsordning i Gjennom denne overgangsordningen får kommunene full kompensasjon for en eventuell reduksjon i basistilskudd og småkommunetillegg fra 2016 til som følge av innføringen av nytt inntektssystem i I beregningene tas det hensyn til at deler av denne reduksjonen kompenseres gjennom inntektsgarantiordningen i inntektssyste met. På departementets nettsider er det publisert en oversikt over hvor mye de ulike sammenslåingene får i tilskudd. Side 4

22 Departementet v il sende et eget brev til kommuner som får støtte til infrastruktur. Støtte, råd og informasjon om sammenslåingsprosessen Departementet har utarbeidet flere veiledere, blant annet om råd og tips til sammenslåingsprosessen og om hvordan lokaldemokratiet ka n videreutvikle. Veiledere og annen nyttig informasjon, også fra andre statlige etater, finnes på Det er også etablert oppfølgingstilbud til kommuner som skal slå seg sammen gjennom et partssamarbeid mellom KMD, KS og forhandlingssammenslutningene i kommunesektoren. Det e r gjennomført samlinger i 2016/2017. Tilbudet vil videreføres ut 2019, og alle kommuner som skal slå seg sammen vil få mer informasjon om dette. Departementet har i tillegg invitert sammenslåingskommunene til å delta i prosjektet Fornyelse og utvikling a v lokaldemokratiet. Se mer informasjon på Departementet tilbyr samlinger, tilskudd til lokalt arbeid med å utvikle lokaldemokratiet, felles underveisevaluering som hjelp til å vurdere planlagte løsninger for lokaldemokratiet i egen kommune og, i samarbeid med KS, et verktøy for å vurdere tilstanden til lokaldemokratiet i egen kommunene. Det er gjennomført en konferanse i 2017 og planlagt en prosjektledersamling høste n 2017, i tillegg til en konferanse i Det er fortsatt mulig å melde seg på prosjektet, og departementet vil også sende ut ny invitasjon om dette. Spørsmål om sammenslåingsarbeidet skal også i det videre rettes til fylkesmannen. Lykke til i arbeide t med å etablere en ny kommune til beste for innbyggerne. Med hilsen Hans Petter Friestad Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Stein Ove Pettersen seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi Fylkesmannen i Møre og Romsdal Fylkesmannen i Sør - Trøndelag Side 5

23 Adresseliste Halsa kommune Liabø 6683 VÅGLAND Hemne kommune Trondheimsveien KYRKSÆTERØRA Snillfjord kommune Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Side 6

24 Hemne kommune Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17 / KOM // ERO FORDELING AV KOSTNADER FOR RÅDMANN I HEMNE OG PROSJEKTLEDER I NY KOMMUNE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE Lønns - / og arbeidsbetingelser inkludert avtale om mobil/elektronisk kommunikasjon, for rådmannen i Hemne kommune skal fordeles 50/50 mellom Hemne kommune og p rosjektet kommunesammenslåing av Halsa - Snillfjord - Hemne prosjektnummer Tillegg for prosjektlederstillingen på kr , - per år, belastes prosjektnummer 0123 i sin helhet. Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik konsulent dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Referat fra Arbeidsutvalgsmøte den Melding om politisk vedtak tilsetting prosjektleder i ny kommune Halsa - Snillfjord - Hemne, dokument 23 i sak 17/991 Avtale om mobil/elektronisk kommunikasjon dokument 3 i sak 13/92 Kopi til: HK / RÅD / IST Inger Johanne L. Steinveg HK / RÅD / ISP Inger Sporild HK / ØKO / GHK Gunn Hege Kjørsv ik HK / RÅD / TAA Torger Aarvaag HK / POL / OSV Odd Jarle Svanem

25

26 Ifølge liste Deres ref 17/ Vår ref 15/ Dato 2. august 2017 Tildeling til infrastrukturtiltak i kommuner som slår seg sammen Vi viser til søknad om tilskudd til infrastrukturtiltak i forbindelse med kommunereform. Departementet har behandlet søknaden og vedtatt at kommunene Halsa, Hemne og Snillfjord innvilges 4 mill kroner i Departementet utlyste i april 2017 en tilskudd sordning til etablering eller forbedring av veier og digitaliseringstiltak i kommuner skal slå seg sammen. Tilskuddsordningen skal legge til rette for og forsterke effekten av en ny og mer hensiktsmessig kommunestruktur. Det er satt av 150 mill. kroner til tilskuddet i Maksimal sum for tilskudd til den enkelte sammenslåing i 2017 er 5 mill. kroner. Det er også en målsetning at så mange sammenslåinger som mulig skal motta tilskudd. Kommunene Halsa, Hemne og Snillfjord skal slå seg sammen fra Kommunene har søkt om midler til digitaliseringstiltaket Geografisk informasjonsportal.. Departementet innvilger totalt 4 mill. kroner. Tilskuddet må benyttes til tiltak beskrevet i søknaden. Tiltaket må være ferdigstilt innen , og det må da rapporteres til departementet om bruken av midlene senest innen Det skal da fremlegges en bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet. All finansiell rapportering skal være ekskl. merverdiavgift. Ubrukte midl er, eller midler som ikke er brukt i henhold til formålet, kan bli krevd tilbakebetalt til departementet. Tilskuddet vil betales ut til Hemne kommune i september 2017 sammen med rammetilskuddet. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Jørgen Teslo

27 Med hilsen Hans Petter Friestad Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Teslo seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2

28 Adresseliste Halsa kommune Liabø 6683 VÅGLAND Hemne kommune Trondheimsveien KYRKSÆTERØRA Snillfjord kommune Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Side 3