1 ECO Archive Hovedadministrasjonsmenyen Lokasjonstreet Jobbe i ECO Archive Lokasjoner Søke etter produkter...

Transkript

1 Brukermanual

2 1 ECO Archive Hovedadministrasjonsmenyen Lokasjonstreet Jobbe i ECO Archive Lokasjoner Søke etter produkter ECO Plus forespørsler Registrere mengdeendringer Abonnement Brukere Rapporter Oppstrøms rapportering Innstillinger Firmainnstillinger Risikovurdering Arbeidsplassbeskrivelse Produktinformasjon ADR/RID Etiketter Dokumenter Struktur II Beredskapsbeskrivelse ECO Local Publisher Firmaoversikt Standardsetninger Komponenter

3 1 ECO Archive ECO Archive er et verktøy for å holde orden på stoffkartoteket og utarbeide Sikkerhetsdatablad. Brukermanualen gir en generell innføring i hvordan man jobber i ECO Archive, og en oversikt over de forskjellige elementene i systemet. OBS! Innholdet i de enkelte Administrasjonsmenyene vil variere etter som hvilke brukerrettigheter man har. For hjelp til å jobbe i det enkelte bildet i ECO Archive klikker man på i tittellinjen på det aktuelle bildet. 2 Hovedadministrasjonsmenyen Hovedadministrasjonsmenyen i ECO Archive er utgangspunktet for å bevege seg rundt i systemet. Lokalt søk Gir tilgang til enkelt og avansert søk etter Sikkerhetsdatablad som er knyttet til en lokasjon i stoffkartoteket. Gir tilgang til oversikt over og kjøring av rapporter som er laget. Gir tilgang til diverse søkekriterier tilknyttet Eksponeringer. Globalt søk Gir tilgang til enkelt og avansert søk i alle tilgjengelige publiserte Sikkerhetsdatablad. Disse kan ligge i ECO Center, Local Publisher eller ECO Plus (tilleggstjeneste som holdes oppdatert av ECOonline AS). ECO Plus forespørsel (vises kun for de som har ECO Plus) Viser liste over sendte ECO Plus forespørsler. Abonnement - Gir tilgang til å abonnere på Sikkerhetsdatablad. Dvs. Motta e-post når et Sikkerhetsdatablad er revidert, eller når leverandøren har laget et Sikkerhetsdatablad på et nytt produkt. Brukere Opprette nye brukere. Redigere brukerrettigheter. Gi ECO support tilgang til systemet. Opprette roller til bruk i Beredskapsbeskrivelsen. Eksponering Opprette og arkivere eksponeringer. Lokasjoner Opprette og administrere lokasjoner. Rapporter Opprette rapporter og oversikt over rapporter. Oppstrøms rapportering Viser antall Sikkerhetsdatablad med/uten valgt produktgruppe. Viser liste over leverandører for elektronisk/manuell oppstrøms rapportering. Innstillinger Endre personlige innstillinger. Velge egendefinerte kolonner i lokasjonsvisningen. Firmainnstillinger Opprette egendefinerte felt til bruk i lokasjonsvisningen og rapportgeneratoren. Opprette dokumentbetegnelse for dokumenter som ønskes tilknyttet et Sikkerhetsdatablad. Opprette egendefinerte beredskapssymboler. ECOonline kunder Viser liste over ECOonline kunder. ECO Local Publisher Gir tilgang til å opprette Sikkerhetsdatablad. Firmaoversikt Gir tilgang til å legge inn firmainformasjon for det firma det skal lages Sikkerhetsdatablad for. Standardsetninger Gir tilgang til å opprette standardsetninger til bruk i Sikkerhetsdatabladene. Komponenter Gir tilgang til å opprette komponenter til bruk i Sikkerhetsdatabladene. 3 Lokasjonstreet Lokasjonstreet viser de lokasjoner med underlokasjoner man har opprettet. Lokasjonene vises med valgt symbol. Klikk på lokasjonsnavnet for å vise lokasjonen med tilhørende Sikkerhetsdatablad i øverste høyre vindu. Struktur I viser den reelle oppbyggingen av lokasjonsstrukturen. Struktur II viser alternativ oppbygging av lokasjonsstruktur for bruk til utarbeidelse av Beredskapsbeskrivelse (se denne). Denne fanen vises bare dersom det er opprettet lokasjoner i Struktur II, og for de brukere som har rettigheter til å se den. 3

4 4 Jobbe i ECO Archive Tilgangen til de enkelte menyene i ECO Archive er standardisert, slik at man møter de samme ikonene gjennom hele systemet. Tittellinjen Gir tilgang til å opprette et nytt element, eller tilgang til de forskjellige arbeidsoppgaver man kan utføre for det aktuelle element. Gir tilgang til å vise resultatet i PDF. Viser hjelpetekster til det aktuelle bildet. Administrasjonsmeny utfor det enkelte element gir tilgang til de forskjellige arbeidsoppgaver man kan utføre for det aktuelle element. Vises resultatet i kolonnen med blå skrift, kan man klikke på det enkelte element for å åpne det. 4

5 5 Lokasjoner Det første en må gjøre i ECO Archive er å opprette lokasjoner for å kunne legge inn produkter i disse. Klikk på Lokasjoner i Hovedadministrasjonsmenyen for følgende bilde (for Struktur II se under denne): Klikk på i tittellinjen og velg Opprett ny lokasjon. Fyll inn aktuell informasjon i bildet som kommer opp og Bekreft. Den nye lokasjonen vil nå vises i Lokasjonstreet. Legge til produkter Klikk på lokasjonen i Lokasjonstreet for følgende bilde: Velg fanen Produkter i bildet og klikk på i tittellinjen. Velg Legg til produkt for følgende bilde i feltet nedenfor: Her søkes etter de produkter man ønsker å legge inn. I søkeresultatet velges utfor aktuelt produkt for å legge produktet til lokasjonen. 6 Søke etter produkter Søke etter produkter via Lokalt søk eller Globalt søk i Hovedadministrasjonsmenyen. Lokalt søk - søker etter Sikkerhetsdatablad som er knyttet til en lokasjon i stoffkartoteket. Globalt søk - søker i alle tilgjengelige publiserte Sikkerhetsdatablad. Disse kan ligge i ECO Center, Local Publisher eller ECO Plus (tilleggstjeneste som holdes oppdatert av ECOonline AS). I søkeresultatet velges utfor aktuelt produkt for å legge produktet til lokasjonen. 7 ECO Plus forespørsler ECO Plus er et tilleggsprodukt for ECO Archive. ECO Plus er en database hvor ECOonline samler inn og vedlikeholder Sikkerhetsdatablad som leverandører ikke har lagt inn i ECO Center. Dersom man ikke finner et Sikkerhetsdatablad gjennom Globalt søk, kan man forespørre ECOonline om å legge databladet inn i ECO Plus og dermed gjøre det tilgjengelig. 5

6 8 Registrere mengdeendringer Gir tilgang til å registrere mengdeendringer for et produkt i en bestemt lokasjon. Dersom registrering av mengdeendringer skal gi et riktig bilde av den til enhver tid eksisterende mengde av et produkt, må man ved overgang til å registrere mengdeendringer sørge for å legge inn riktig eksisterende mengde av produktet i de enkelte lokasjonene. Dette gjøres ved å velge Rediger produktinformasjon i administrasjonsmenyen for produktet. For å kunne registrere mengdeendringer må dette velges under Firmainnstillinger i Hovedadministrasjonsmenyen. Klikk utfor aktuelt produkt og velg Registrer endring av mengde for å registrer en mengdeendring. Klikk i tittellinjen og velg Vis rapport for mengderegistrering for å vise mengdeendringene for alle produkter i lokasjonen. Den til enhver tid gjeldende mengde for et kjemikalie vises under Produktinformasjon. Klikk på Kjemikaliets navn for å vise Produktinformasjon i feltet under: Klikk i tittellinjen og velg Vis rapport for mengderegistrering for liste over mengdeendringer for dette kjemikaliet. Velg Rediger produktinformasjon i det øverste bildet for å Nullstille mengden av et produkt i valgte lokasjon. 9 Abonnement Abonnement gir tilgang til å abonnere på en automatisk e-post-melding fra de leverandører som tilbyr denne tjenesten, hver gang et Sikkerhetsdatablad er revidert. Man kan også abonnere på e-post-melding når leverandøren kommer med et nytt produkt. 6

7 10 Brukere Viser oversikt over brukere med tilhørende lisenstype. Roller Gir tilgang til å opprette roller til bruk i Beredskapsbeskrivelsen. Opprette ny bruker klikk i tittellinjen. Velg Opprett ny bruker. ECO Support klikk i linjen Deaktiverte brukere for å gi ECO Support tilgang til systemet for et visst tidsrom. 11 Rapporter Rapportgeneratoren gir tilgang til å lage rapporter basert på innholdet i Sikkerhetsdatabladene. Opprette ny rapport - Klikk i tittellinjen. Velg Opprett ny rapport. Klikk utfor aktuell rapport for å redigere, kopiere eller slette rapporten. For å åpne en rapport klikk på rapportnavnet, eller klikk Lokalt søk i Hovedadministrasjonsmenyen og velg fanen Rapporter i bildet som kommer opp. Klikk på rapportnavnet for å åpne rapporten. 12 Oppstrøms rapportering I henhold til REACH-forskriften skal brukere av kjemikalier rapportere kjemikaliets produktgruppe i virksomheten til kjemikalieleverandøren. Oppstrøms rapportering Gir tilgang til å lage rapporter til leverandørene over produktgruppene for de enkelte kjemikaliene. Angi bruksområde Klikk utfor aktuelt kjemikalie i lokasjonen og velg Rediger produktinformasjon i Administrasjonsmenyen. Velg ønsket Produktgruppe i bildet for Rediger produktinformasjon. 7

8 13 Innstillinger Publisher Standardsetninger/ Komponenter som skal vises - Viser hvilke standardsetninger og komponenter som vises når man jobber i Sikkerhetsdatabladet. Merk. ECO Language Module er kun tilgjengelig for de som har kjøpt lisens for modulen. Dato i listing av Sikkerhetsdatablad Gir tilgang til å velge hvilken dato som vises i oversikten over Sikkerhetsdatabladene. Personlig Gir tilgang til å endre personlige opplysninger: navn, e-post adresse og passord. Annet Verneblad - Reduser bakgrunnsfargen på verneblad. Reduserer bl.a. forbruket av toner og blekk ved utskrift. Lokasjon - egendefinert visning Gir tilgang til å velge 3 egendefinerte kolonner som vises ved valg av Egendefinert visning av produkter i en lokasjon. 14 Firmainnstillinger Oppsett Produktinformasjon - egendefinerte felter Tittel-feltene som velges her, vises når man velger Rediger Produktinformasjon for det enkelte Sikkerhetsdatablad, og fylles ut der. Men de vises ikke i selve Produktinformasjonen for databladet. Under Innstillinger i Hovedadministrasjonsmenyen - fanen Annet - vises feltene i nedtrekkslisten for Lokasjon - egendefinert visning. Feltene vises også i Rapportgeneratoren, Produktinformasjon - mengde Registreringsform Gir tilgang til å registrere mengde som en fast verdi (Angitt), eller fortløpende å registrere endringer i mengde (Inn / Ut). ECO Archive Innstillinger Tilgangs kontroll Ved å krysse av for denne, åpnes det for å logge inn som leserbruker kun med firma-id, via ECOonlines hjemmeside. Dokumenter Under fanen Dokumenter kan det opprettes dokumentbetegnelser for dokumenter som skal knyttes til det enkelte Sikkerhetsdatablad. Beredskap Under fanen Beredskap kan det legges til beredskapssymboler til bruk i Beredskapsbeskrivelsen (se denne). 8

9 15 Risikovurdering Vise risikovurderingen Klikk utfor det aktuelle kjemikaliet og velg Vis utvidet informasjon i Administrasjonsmenyen, eller klikk på en av risiko-symbolene for det aktuelle kjemikaliet. Følgende bilde vises i feltet under: Dersom risikovurdering er opprettet, vil denne vises. For å opprette/redigere risikovurderingen, klikk i tittellinjen og velg Opprett eller Rediger risikovurdering. 16 Arbeidsplassbeskrivelse Arbeidsplassbeskrivelsen opprettes for et bestemt kjemikalie i en bestemt lokasjon. For å opprette setninger til arbeidsplassbeskrivelsen, velg fanen Lokasjon og klikk for Administrasjonsmenyen. Her velges Opprett ny setning til arbeidsplassbeskrivelse. Velg Vis setninger til arbeidsplassbeskrivelse for å se setninger som er opprettet tidligere. 9

10 Vise arbeidsplassbeskrivelse Klikk utfor det aktuelle kjemikaliet og velg Vis utvidet informasjon i Administrasjonsmenyen, eller klikk på en av risiko-symbolene for det aktuelle kjemikaliet. Følgende bilde vises i feltet under: Dersom arbeidsplassbeskrivelse er opprettet, vil Sikkerhetsdatabladet vises, og Arbeidsplassbeskrivelsen er lagt til i enden av databladet. For å opprette/redigere arbeidsplassbeskrivelse, klikk eller Rediger arbeidsplassbeskrivelse. i tittellinjen og velg Opprett arbeidsplassbeskrivelse 17 Produktinformasjon Klikk utfor aktuelt kjemikalie (se illustrasjon under Risikovurdering) for å redigere Produktinformasjon, og velg Rediger produktinformasjon. Fyll inn aktuell informasjon i bildet som vises i feltet nedenfor. Vise Produktinformasjon Klikk på kjemikalienavnet og fanen Produktinformasjon i bildet som vises i feltet nedenfor. 18 ADR/RID Dersom det er utarbeidet ADR/RID-dokument Skriftlige instruksjoner til sjåføren for Sikkerhetsdatabladet, kan dokumentet hentes opp ved å klikke på kjemikalienavnet i lokasjonen, og velge fanen ADR/RID i bildet som vises i feltet under: Her kan firmainformasjon legges inn, og ADR/RID-dokumentet åpnes når man trykker Bekreft. 10

11 19 Etiketter Etikett-modulen vises som fane når man klikker på kjemikalienavnet i en lokasjon. Her kan man velge mellom 4 forskjellige etikett-størrelser eller etikett på rull. For å opprette egendefinert mal for etikett klikk på i tittellinjen og velg Legg til mal for etikett. Med egendefinert mal kan man tilpasse marger og avstanden mellom etikettene til den lokale skriver. Dessuten kan man velge størrelsen på teksten og faresymbolene. 20 Dokumenter Det kan knyttes opp dokumenter mot det enkelte Sikkerhetsdatablad. Først må det opprettes en Dokumentbetegnelse under Firmainnstillinger (se denne) i Hovedadministrasjonsmenyen. Selve dokumentet knyttes opp via fanen Dokumenter som vises når man klikker på kjemikalienavnet i en lokasjon: Klikk på og velg Rediger tilknyttede dokumenter for å knytte et dokument opp mot Sikkerhetsdatabladet. Tilknyttede dokumenter vil være tilgjengelige for Sikkerhetsdatabladet i alle lokasjoner det er registret. 21 Struktur II I tillegg til den eksisterende lokasjonsstrukturen Struktur I - er det mulig å bygge opp en alternativ lokasjonsstruktur Struktur II. I denne strukturen kan flere lokasjoner fra Struktur I slås sammen til en lokasjon. Dette kan blant annet være aktuelt ved opprettelse av Risikovurdering og Beredskapsbeskrivelse (se disse). Lokasjoner til Struktur II opprettes ved å klikke Lokasjoner i Hovedadministrasjonsmenyen og velge fanen Struktur II i bildet som vises i feltet nederst til høyre. Det kan ikke legges produkter til lokasjoner i Struktur II. Produktene vises i Struktur II ved at lokasjoner i Struktur I kobles til lokasjoner i Struktur II: Klikk i tittellinjen og velg Rediger lokasjon. I bildet som vises i feltet under velges det fra nedtrekkslisten for Koble til Struktur II hvilken lokasjon det skal kobles til. Flere lokasjoner i Struktur I kan kobles til samme lokasjon i Struktur II, men en lokasjon i Struktur I kan ikke kobles til flere lokasjoner i Struktur II. Endringer i produktregistreringen i en lokasjon i Struktur I vil automatisk vises i Struktur II. 11

12 22 Beredskapsbeskrivelse Beredskapsbeskrivelsen gir tilgang til å beskrive tiltak ved forskjellige beredskapssituasjoner. Beredskapsbeskrivelsen kan blant annet settes opp utenfor lokasjonen som informasjon til innsatspersonell. Beredskapsbeskrivelse opprettes ved å velge fanen Lokasjon og klikke utfor Beredskapsbeskrivelse nederst i bildet. Bredskapsbeskrivelsen vises ved å trykke på teksten Beredskapsbeskrivelse. Beredskapsrapport viser mengden av de forskjellige farekategoriene som er registrert i lokasjonen. Produkter det ikke er registrert mengde for, vil ikke vises. Denne visningen er kun tilgjengelig for brukere med Systemadministratorlisens. Struktur II alternativ lokasjonsstruktur I forbindelse med opprettelsen av Beredskapsbeskrivelse kan det være hensiktsmessig å bygge opp en ny lokasjonsstruktur Struktur II (se denne) - der for eksempel flere lokasjoner kan slås sammen til en. Dersom man ikke ønsker å opprette en ny lokasjonsstruktur, kan Beredskapsbeskrivelsen knyttes til eksisterende lokasjonsstruktur. Opprette Beredskapsbeskrivelse For å kunne opprette Beredskapsbeskrivelse må det først registreres hvem som er Romansvarlig/Verneombud/Ansvarlig enhet for den enkelte lokasjon. Klikk på Brukere i Hovedadministrasjonsmenyen og velg fanen Roller: Klikk i tittellinjen for å opprette ny rolle. Klikk utfor aktuell rolle for redigere eller slette rolle. Rollen vil være tilgjengelig i valgt lokasjon og dennes underlokasjoner. Beredskapskategori Beredskapskategorien for det enkelte produkt opprettes/redigeres ved å klikke utfor produktet i en lokasjon og velge Opprett/rediger beredskapskategori. Beredskapskategorien for dette produktet vil da være opprettet/redigert for alle lokasjoner det finnes i. De ferdigdefinerte beredskapskategoriene følger ADR-merkingen. Egendefinerte beredskapssymbol opprettes under Firmainnstillinger i Hovedadministrasjonsmenyen. Velg fanen Beredskap, klikk beredskapssymbol. tittellinjen og velg Legg til Artikkel (Gruppe 4) datablad For å kunne registrere andre produkter enn kjemikalier i forbindelse med Beredskapsbeskrivelsen, kan det opprettes et Gruppe 4 datablad i ECO Local Publisher. Se ovenfor for å opprette beredskapskategorier for disse produktene. 12

13 23 ECO Local Publisher ECO Local Publisher benyttes til å opprette Sikkerhetsdatablad som ikke er tilgjengelige fra ECO Center eller ECO Plus Firmaoversikt For å kunne opprette et Sikkerhetsdatablad i ECO Local Publisher, må firmainformasjonen for leverandøren av Sikkerhetsdatabladet legges inn i Firmaoversikten. Klikk på i tittellinjen og velg Opprett nytt firma. Opprett Sikkerhetsdatablad Klikk på firmanavnet for å opprette et Sikkerhetsdatablad fra det aktuelle firma. Følgende bilde vises i feltet ovenfor: Klikk i tittellinjen og velg Opprett nytt Sikkerhetsdatablad. For å gjøre Sikkerhetsdatabladet tilgjengelig i ECO Archive, må det publiseres. Klikk Sikkerhetsdatabladet og velg Publiser Sikkerhetsdatablad fra menyen som vises. utfor det aktuelle 23.2 Standardsetninger Standardsetninger finnes i 2 versjoner: Egendefinerte og standardsetningene i ECO Language Module (kun tilgjengelig for de som har kjøpt lisens for modulen). Egendefinerte standardsetninger Setninger man lager selv, og som lagres som standardsetninger, slik at de kan gjenbrukes. Dersom setningene skal brukes i Sikkerhetsdatablad i andre språk, må de oversettes. ECO Language Module - er et omfattende bibliotek av standardsetninger som også er oversatt til de språk ECOonline tilbyr. Viser liste over de felt i Sikkerhetsdatabladet det er laget egendefinerte standardsetninger for. Ved å klikke på feltnavnet vises det liste over setningene i feltet. Standardsetningene fra ECO Language Module vises først når man jobber i det enkelte felt i Sikkerhetsdatabladet. Opprette ny standardsetning - Klikk i tittellinjen. Velg Opprett ny standardsetning.:page 13

14 23.3 Komponenter Komponenter finnes i 2 versjoner: Egendefinerte og komponentene i ECO Language Module (kun tilgjengelig for de som har kjøpt lisens for modulen). Egendefinerte komponenter komponenter man lager selv. Dersom komponentene skal brukes i Sikkerhetsdatablad i andre språk, må de oversettes. ECO Language Module - er et omfattende bibliotek av komponenter som også er oversatt til de språk ECOonline tilbyr. Viser liste over egendefinerte komponenter. Komponenter fra ECO Language Module vises først når man skal legge inn komponenter i det enkelte felt i Sikkerhetsdatabladet. Opprette ny komponent - Klikk i tittellinjen. Velg Opprett ny komponent. 14