Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: MN- fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 45/12 Møtedato: Notatdato: Saksbehandler: Frank Sarnes Sakstittel: Verkstedenheter ved MN-fakultetet Tidligere vedtak i saken / Plandokumenter / Henvisning til lovverk etc.: Protokoll fra styremøte Sak 27/09 MN-21 høringsrunde. De viktigste problemstillingene: Under Analysefasen i MATNAT21 prosessen ble det nedsatt en analysegruppe for teknisk infrastruktur. Gruppens forslat til tiltak inneholder også en del forslag som berørte verkstedsdrift. Dekanen oppsummerte gruppens innstilling i et notat av (vedlagt). Her ble det forelslått å sammenkalle instituttledere for de verkstedstunge instituttene (Biologi, Fysikk og Kjemi) for å ta saken videre. Det ble avholdt et møte med disse instituttlederne høsten Dekanatet har imidlertid latt saken avvente videre utvikling på grunn av MATNAT21 genererte mange oppgaver og fakultetet har tross alt begrenset gjennomføringskapasitet. Som et ledd i den videre prosessen, ble det høsten 2011 gjennomført et møte med instituttlederne på de instituttene som i dag har verksteder, BIO/IMBV, Fysisk og Kjemisk. Det ble videre våren 2012 nedsatt en arbeidsgruppe for å diskutere framtidig verkstedsdrift ved fakultetet. Arbeidsgruppa i samråd med referansegruppa la i sommer frem en rapport "Verkstedenheter ved MN 2012". Anbefalingene fra arbeidsgruppa er i korte trekk: De mekaniske verkstedene slåes sammen i to separate enheter. Elektronikkverksteder-Elab lokaliseres som før, men med spesialisering av tjenester innenfor de ulike verksteder i tråd med fakultetets og instituttenes priorinteringer og satsningsområder. Det satses videre på glassblåserfunksjonen som samlokaliseres i Kjemisk institutt. Vedtaksforslag: Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse Gjennomføre en restrukturering av verkstedene ved fakultetet i tråd med arbeidsgruppens innstilling. Legge frem en tidsplan for gjennomføringen av restruktureringen på fakultetsmøte Innarbeide ressursbehov for prosessen i budsjett for 2013 Vedlegg: Protokoll fra styremøte Notat "Verkstedenheter ved MN 2012" Høringsuttalelser fra Farmasøytisk, Fysisk og Kjemisk institutt

2 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET PROTOKOLL FRA Styret for Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet Mandag 22. juni 2009 Til stede: Vitenskapelig tilsatte: Teknisk-administrativt tilsatte: Eksterne representanter: Studentrepresentanter: Fra administrasjonen: Knut Fægri, Anders Elverhøi, Ingvild Julie Thue Jensen, Tyge Greibrokk, Annik Myhre Line Altem Halvorsen Valbø Stefan Nilsson og Eva Dugstad Sveinn Sandvik Svendsen og Torkil Vederhus Frank Sarnes, Inger-Lise Simonsen. Jan Aldal ( sak 24, 25,og 26). SAKSLISTE: Sak 22/09 Sak 23/09 Sak 24/09 Sak 25/09 Sak 26/09 Sak 27/09 Sak 28/09 Signering av protokoll fra møtet 27. april 2009 Godkjenning av dagsorden Regnskap 1 tertial 2009 Tentativ fordelingsramme 2010 Ny finansieringsmodell MN-21 Høringsrunde Feriefullmakt Sak Eventuelt Sak 22/08 Sak 23/08 Signering av protokoll fra møtet 27. april 2009 Vedtak: Protokollen ble godkjent og signert Godkjenning av dagsorden Vedtak: Dagsorden ble godkjent Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Oslo

3 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Sak 24/09 Regnskap 1 tertial 2009 Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner regnskapet for 1. tertial Sak 25/09 Tentativ fordelingsramme 2010 Vedtak: Fakultetsstyret vedtar tentativ budsjettramme for 2010 slik den framgår. Stabilisering av resultatbaserte komponenter skal baseres på endringer i total resultatbasert overføring med 5%. Sak Ny finansieringsmodell Vedtak: 1. Ny finansieringsmodell skal innføres slik at modellen ikke far en omfordelende effekt i innføringsåret. 2. Fakultetets nye finansieringsmodell skal benytte studieplasser som en aktivitetsbærende enhet. 3. Studieplasser skal finansieres etter de satser som brukes av UiO sentralt ved viderefordeling av Kunnskapsdepartementets bevilgning. 4. Studieplassfordelingen baseres initielt på at middel av studiepoengsproduksjonen for de siste tre år omregnet til studieårsverk på 60 studiepoeng. 5. Det skal i denne fasen av arbeidet ikke legges inn mekanismer for automatisk faglig differensiering i finansieringsmodellen. Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse fremme forslag til hvordan særlige faglige kostnader kan synliggjøres i modellen. 6. Finansieringsmodellen skal benytte bare en sats for finansiering av stipendiater bevilget direkte over basis. 7. Insentivmidler skal som hovedregel føres videre til den enheten der midlene er generert. 8. Fakultetets nye finansieringsmodell skal ha mekanismer for å forhindre store negative endringer på årsbasis i resultatsbasert omfordeling. Disse mekanismene skal basere seg på totaliteten i den resultatbaserte omfordelingen. 0 Sak 27/09 MN-21 Høringsrunde Vedtak. Organisasjonsmodell Fakultetsstyret vedtar at fakultetet skal organiseres etter faglige disipliner. Dette innebærer at sentre og satsinger som hovedregel skal ligge i linjen under en av disiplinenhetene (instituttene). Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse, med utgangspunkt i denne organiseringen, foreta vurdering av: Hvordan tverrgående aktiviteter skal opprettes og drives i denne strukturen Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Oslo

4 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Hvilke krav til ledelse som ligger i denne modellen, og hvordan fakultetet kan sikre tilstrekkelig ledelseskapasitet Hvordan aktiviteter bør organiseres under instituttnivå, herunder også strukturer for operasjonell personalledelse Eventuelle endringer i disiplingrensene Fakultetsnivåets oppgaver Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse: Gi en beskrivelse av hvilke oppgaver som bør tilligge fakultetsnivået Gi forslag til retningslinjer for dekning av ressursbehovet til disse oppgavene Dimensjoneringsutfordringen Fakultetsstyret stadfester den nåværende ordning med at stipendiatmidler tildelt fra Kunnskapsdepartementet fra og med 2001 tilbakeføres til fakultetsnivået for refordeling etter utløpt stipendiattid. Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse: Utrede om en tilsvarende ordning bør gjelde post.doe. stillinger, og hva konsekvensene av dette vil bli Utrede hvilke mekanismer i den nye finansieringsmodellen som mest hensiktsmessig kan brukes til dimensjonering Strategisk rådgivende organer Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse om å utrede Hvordan instituttledergruppen kan formaliseres som en strategisk rådgivende gruppe for fakultetet slik at det sikrer kommunikasjon med mellom institutt- og fakultetsnivået Hvilke organer og møtefora som vil være hensiktsmessige som strategiske rådgivingsorganer for fakultetsledelsen Undervisning Fakultetsstyret slutter seg til vurderingen at undervisning på et høyt nivå er en forutsetning for at fakultetet skal nå sine strategiske mål. Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse om å utarbeide en strategi for videreutvikling av fakultetets undervisningsaktivitet. Strategien forutsettes sluttbehandlet på første styremøte i Administrasjon Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse legge frem en plan for utviklingen av administrative funksjoner ved fakultetet. Modelluavhengige tiltak og øvrige tiltak fra analysegruppene. Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Oslo

5 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Fakultetsstyret ber fakultetets ledelse: Gjennomgå de forskjellige innspill til MATNAT21 prosessen og utarbeide en prioritert liste over tiltak som bør gjennomføres. Foreslå en tidsplan for gjennomførelsen Om mulig estimere ressursbehov ved de enkelte tiltakene. Sak 28/09 Feriefullmakt Vedtak: Fakultetsstyret gir dekan fullmakt til å handle på fakultetsstyrets vegne i løpende saker og saker som ikke kan utsettes. Fullmakten gjelder for perioden til Vedtak gjort på dekanifullmakt vil bli referer på styremøte Sak Eventuelt Knut Fægri informerte om: UiO's og MN"s arbeide med henholdsvis 200 og 150 årsjubileum Arbeidstilsynets oppmerksomhet mot kjemikaliehåndtering Sveinn Sanvik Svendsen informerte om at han nå trekker seg som studentrepresentant i fakultetsstyret. Ingunn Sandberg går da inn som fast studentrepresentant ut året. Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, 23. juni 2009 Anders Elverhøi v^ ) a^^ Tyge )ny,;,1 ^11l.,Oeom Ingvild Julie Thue Jensen Line Altern Halvorgen Valbo ål&4l,^_ Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Oslo

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Kommentarer fra Farmasøytisk Institutt til høringsnotatet: Verkstedenheter ved MN 2012 MATNAT21 Teknisk infrastruktur en gjennomgang av verkstedsdriften ved Det matematisk naturvitenskapelig fakultet. Viser til utsendte dokumenter angående organisering av verkstedene. Farmasøytisk Institutt (FAI) har ikke eget verksted(er) og er avhengig av hjelp fra de eksisterende. FAI bruker i dagens situasjon service fra alle tre verkstedstyper. Det er især Kjemisk Institutts (KI) verksteder som benyttes av personell fra FAI. I år 2000 avga Farmasøytisk institutt midler tilsvarende en halv stilling til KI s verksteder for å kunne nyttiggjøre seg av deres tjenester. Erfaring med verkstedene er positive og vi ønsker at de ikke bare opprettholdes, men styrkes. Vedrørende punktene: Mekaniske verksteder: Vi er enige i at Kjemisk Institutts og Fysisk Institutts mekaniske verksteder kan slås sammen i henhold til utvalgets vurdering og forslag om en mer effektiv utnyttelse av ressurser og areal. Det er viktig at det er kapasitet også til mindre prosjekter etter en sammenslåing, da ikke minst galenisk farmasi med sin maskinpark har et behov for denne type assistanse. Elektronikk verksteder: FAI tilslutter seg utvalgets innstilling. FAI kan med fordel bruke KI s elektroniske verksted i større grad. Det bør være mulig for spesialisering blant personalet ikke minst hvis utviklingen tilsier en sammenslåing for å unngå tap av spisskompetanse. Tjenestene kunne markedsføres bedre internt. En god kompetanse på kalibrering av instrumenter vil alltid være ønskelig. Glassblåseri: Dette er en spisskompetanse som må bevares på KI. FAI bruker denne med meget god erfaring. At tjenesten i tillegg kunne kommersialiseres i forhold til andre (offentlige?) institusjoner vil ikke være problematisk fra FAI, så lenge kapasiteten opprettholdes eventuell utvides.

25 Generelt: Prising av tjeneste bør dekke verkstedenes faktiske utgifter. For MN Institutter bør prisene være non profitt, slik at man unngår at de brukes til dekning av ikke relevante utgifter og overheads. For eksterne bør det være en avanse i prismodellen. Ved en eventuell ren brukerfinansiering av tjenestene må tidligere overføringer av midler fra Institutter til verkstedene hensyn tas. I vedlegget fra Analysegruppen p 16 foreslås i punkt 5 en oversikt over tilgjengelig infrastruktur/utstyr med kontakter personer. Dette er et bra forslag som støttes. Ansvar for vedlikehold av oversikter må være klart definert og bør sannsynligvis ligge på MN nivå. Oslo, For Farmasøytisk Institutt Henrik Schultz Instituttleder

26 Fysisk institutt Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Notat Til: MN-Fakultetet Dato: 14. september 2012 Saksnr.: HØRINGSUTTALELSE FRA FYSISK INSTITUTT- VERKSTEDENHETER VED MN 2012 Fysisk institutt støtter hovedlinjene i det fremlagte forslaget. Våre verkstedenheter får meget god omtale i rapporten, og vi mener at rapporten gir et riktig bilde av dagens status for vårt institutts del. Det er ett viktig moment som bør trekkes frem som en bekymring for vår del. Dette er knyttet til arealutfordringer dersom det blir slik at vi blir bedt om å overta personale og/eller utstyr ifm. en sammenslåing av de mekaniske verkstedene ved KI og IMBV. Vårt mekaniske verksted er trangbodd allerede, og det er ikke helt enkelt å se for seg hvordan vi skal kunne løse en situasjon hvor vi får mer utstyr og/eller personer som skal plasseres. Dette er såklart en praktisk "detalj", som ikke rokker ved hovedkonklusjonene i rapporten, men som allikvel vil kunne by på (store) praktiske utfordringer når det kommer til implementeringen. Det rapporten tar opp om prising av verkstedtjenester, kan også være verdt å knytte et par kommentarer til: Fysisk institutt ser det som urealistisk at våre verkstedtjenester skal være fullt ut egenfinansiert. Dette ville i såfall ha medført en dramatisk økning i timeprisen som høyst sannsynlig ville føre til at flere (alle?) av våre forskningsgrupper ikke ville ha råd til å benytte seg av tjenestene. Vi vurderer verkstedenes bidrag til hjemmemarkedet som så verdifulle, at vi mener det er riktig å subsidiere egen forskningsvirksomhet. Man skal også være klar over av verkstedene i liten grad leverer tjenester som kan kjøpes fra eksterne leverandører. I del fleste tilfeller vil derfor ikke dette være et realistisk alternativ. Prisene vi i dag opererer med på hjemmemarkedet er dog relativt antikvariske, og kan med fordel vurderes nærmere og inflasjonsjusteres oftere. Vi bør dog være villige til å se på hvordan vi priser verkstedtjenester ifm. eksterne prosjekter. Dvs. at vi i prosjektsøknader i større grad legger inn teknisk bistand som dekket av prosjektbevilgningen, slik at vi lar prosjektene betale for tjenesten.

27 2 Når det gjelder oppdragsfinansiert virksomhet skal selvsagt timeprisene vi opererer med reflektere de reelle kostnader, og aller helst også inkludere fortjeneste. Dette i tråd med at subsidiering av oppdragsprosjekter i utgangspunktet er ulovlig. Med hilsen Lars Bernhardsen, Adm. leder

28 Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Blindern 27. august 2012 Høringsinnspill Verkstedenheter ved MN 2012 fra Kjemisk institutt Kjemisk institutt støtter hovedlinjene i det fremlagte forslaget; instrumentverkstedene slås sammen i to separate enheter elektronikkverkstedene lokaliseres som før men med spesialisering av tjenester innenfor de ulike verksteder i tråd med fakultetets og instituttenes prioriteringer og satsningsområder det satses videre på en glassblåserfunksjon, men ulike organiseringsformer vurderes. En forutsetning for sammenslåingen av instrumentverkstedene er at vi gjennom dette skal utvikle en enhet som totalt sett tilbyr gode og robuste verksted-tjenester for hele fakultetet. Dette skal gi både de tilsatte og brukerne en rimelig god forutsigbarhet. Kjemisk institutt mener det er sentralt at instrumentverksted og glassblåser samlokaliseres. Kjemisk institutt har et stort behov for verkstedtjenester og vi har i dag en underkritisk bemanning, og har behov for å bygge opp kompetansen for å realisere KIs strategi. Vi understreker at instrumentverkstedene må samlet dekke behovene innen alle forskningsfelt. Kjemisk institutt har et stort behov for konstruksjon av alt fra større enheter som ALD-reaktorer, katalyserigger etc til mindre deler knyttet til andre forskningsområder som kjernekjemi, fysikalsk kjemi og livsvitenskapene. Det er dermed en forutsetning at verkstedene får en ledelse med klar forståelse av hva dette verkstedet skal være. En styringsgruppe på fakultetetsnivå hvor de sentrale institutter er representert er påkrevd. Det samlede instrumentverkstedet må få klare prioriteringsrutiner hvor ikke lokaliteten til verkstedet er bestemmende. Disse prioriteringsrutinene/ spillereglene må kommuniseres klart til alle brukergrupper og til de tilsatte på verkstedene. Det er videre svært viktig at verkstedet organiseres slik at tett kontakt med brukerne fortsatt er mulig. Den videre prosessen må baseres på klare retningslinjer. Dette innebefatter klare saklige kriterier for valg av lokalitet. Fordeler og ulemper forbundet med de ulike alternativene må vurderes og sammenholdes før valget tas. Det må ikke bli slik at de snilleste må flytte. Det er videre viktig med en grundig involvering av de berørte parter. Dessuten bør det settes en kort frist for dette arbeidet; denne omstruktureringen bør være gjennomført før neste sommer. Kjemisk institutt håper omorganiseringen vil gi et levedyktig instrument-verksted som kan dekke alle brukergrupper. Vi kan da fort komme i en situasjon hvor behovene fra forskergruppene overstiger det bemanningen kan levere. I så fall må staben økes gjennom inndekning av deler av lønnsmidlene (det som skal til for å øke bemanningen). Kjemisk institutt Kontoradr.: Sem Sælands vei 26 Telefon: Telefaks: postmottak@matnat.uio.no

29 2 Kjemisk institutt vil også understreke at vi generelt kun dekker en andel av lønnen til våre fast ansatte over basis. Dette må det tas hensyn til dersom lønnsmidler overføres et annet institutt. Andel lønn over basis for våre øvrige stillinger kan ikke reduseres ytterligere (anslagsvis 65 % for ikke-undervisningsstillinger). Med vennlig hilsen Svein Stølen Instituttleder Astrid Waaler Kaas kontorsjef