DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR LUNNER KOMMUNE

Transkript

1 DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR LUNNER KOMMUNE Versjon 1.1 Lunner,

2 INNHOLD Innledning Dagens situasjon Visjon, ambisjon og målbilde Overordnede mål og strategiske satsninger Overordnet plan

3 INNHOLD Innledning Dagens situasjon Visjon, ambisjon og målbilde Overordnede mål og strategiske satsninger Overordnet plan

4 INNLEDNING Digitaliseringsstrategi beskriver hva Lunner kommune ønsker å oppnå med digitalisering og hvordan. Strategien gir en langsiktig visjon for digitalisering og definerer ambisjon og målbilde for Den beskriver videre fem strategiske satsinger på vei mot målbildet, og det er utarbeidet en tentativ plan med viktige tiltaksområder de neste fire årene. I tillegg er det angitt at kommunen i begynnelsen av strategiperioden må arbeide med og få på plass en tilfredsstillende «grunnmur» innen teknisk infrastruktur, styringsmodell og innføring av metodikk/verktøystøtte. Strategien er utarbeidet gjennom en grundig prosess med bred involvering av kommunens ledelse og ansatte: Det ble etablert en arbeidsgruppe bestående av alle virksomhetsledere i kommunen. I tillegg har tillitsvalgt vært med i gruppen. Den enkelte leder har hatt dialog med sine virksomheter for å samle inn innspill til strategien. Ansatte har vært involvert gjennom informasjonsmøte. Formannskapet har blitt holdt løpende orientert. Strategien bygger på kartlegging av dagens situasjon på tvers av virksomhetene. Det ble utført intervjuer med tolv ansatte fra ulike deler av organisasjonen og seks innbyggere (elever, foresatte, brukere av helsetjenesten). Tidligere utredning fra 2016 knyttet til kostnads- og modenhetsanalyse og teknisk gjennomgang er også benyttet. Strategien ivaretar rammebetingelser definert i nasjonale føringer, og krav og planer fra virksomhetene. Strategien skal implementeres gjennom en portefølje av prosjekter som skal styres og forvaltes gjennom ny styringsmodell. Se vedlagte dokument, Fremtidig organisering av digitaliseringsarbeidet. Det er definert type metodikk og verktøy for prosjektgjennomføring, Prosjektveiviseren, og for gevinstrealisering, KS Gevinstkokeboken. Kommunen har allerede innført metodikk og verktøy for prioriteringsmekanismer, og vil benytte dette videre for å prioritere og å iverksette de prosjekter som gir størst merverdi. Det anbefales at Lunner kommune inngår i et IKT-samarbeid med andre kommuner, og da primært i et eksisterende samarbeid. Digitaliseringsområdet vil bli svært sentralt fremover, og det vil være tjenlig for kommunen å samarbeide med andre kommuner for å oppnå større gjennomføringshastighet, dele kostnader og oppnå flere gevinster. Strategien har følgende vedlegg: 1. Fremtidig organisering av digitaliseringsarbeidet 2. Metodikk for digitalisering 3. Beskrivelse av dagens situasjon 4. Eksempler på digitaliseringsområder 5. Arbeidsdokumenter

5 AGENDA Innledning Dagens situasjon Visjon, ambisjon og målbilde Overordnede mål og strategiske satsninger Overordnet plan

6 DAGENS SITUASJON: DIGITAL MODENHET (1) Lunner kommune scorer kvalitet blant annet på grunn av et lavt tjenesteomfang innen IKT. Kommunen har ikke en tjenestekatalog med garanterte respons- og oppetider som gir store utslag i analysen. Lunner kommune har en høy kostnad per innbygger blant annet på grunn av dyre lisensavtaler, mange årsverk brukt på IT-ansvarlige i skolene og brukerstøtte. IKT-kostnad per innbygger for Lunner kommune er noe i overkant av gjennomsnittet for alle kommuner Kvalitetsmessig leverer Lunner kommune noe under snittet sammenlignet med andre kommuner på lik størrelse. Forklaringen kan være at syv av kommunene Lunner er sammenlignet med, deltar i IKT-samarbeid. Kommuner som deltar i IKT-samarbeid scorer ofte høyt fordi avtaler og kommunikasjon mellom IKT-avdeling og kommunen blir formalisert. IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. KVALITETSSCORE Gruppe 2: innbyggere 44% 42% 54% 46% 42% 46% 43% 49% 47% 43% 56% IKT-kostnad pr. innbygger, NOK Gj.snitt for alle kommuner Kvalitetsscore, maks 100% (1) Fra «IKT-kostnads- og modenhetsanalyse for Gran og Lunner» PA Consulting Group, mars 2016

7 DAGENS SITUASJON: INFRASTRUKTUR (2) Atea anser Lunner kommunes tekniske IKT-tjenester som svært svake grunnet manglende drift- og investeringsvillighet for egen IKT-infrastruktur, og mangelfull IKT-ledelse og forankring i kommunen. Sentral infrastruktur og dokumentasjon er i meget svak teknisk forfatning. Betydelige feilsituasjoner og akutt brannslukning må forventes i utstrakt grad frem til ny IKT-Infrastruktur er på plass HOVEDFUNN TEKNISK STATUS Store etterslep i investeringer for IKT-infrastruktur Det er foretatt store enkeltvise investeringsløft som ikke er vedlikeholdt En helhetlig infrastruktur og teknisk løsning er ikke utført fullstendig. Dette har resultert i at kommunen har videreført betydelige drift- og vedlikeholdskostnader på gammelt utstyr. Resultatet må kunne anslås å være en meget svak gevinst («Return-of-investment») Mye sentral infrastruktur burde vært byttet HOVEDFUNN TJENESTELEVERANSER Ustrukturert driftsarbeid Manglende IKT-ledelse over lang tid Har hatt liten eller ingen strategiske planer for egen tjenesteproduksjon Uklart sikkerhetsansvar (2) Fra «Rapport Lunner Kommune» ATEA, september 2016

8 DAGENS UTFORDRINGER PER VIRKSOMHET Ledelse i kommunen: Styringsinformasjon ikke systematisert og manglende aggregering av nøkkeltall Mange manuelle løsninger som krever dedikerte enkeltpersoner, stor sårbarhet Manglende løsninger for analyse, risikostyring og prognoser Lojalitet til å jobbe digitalt Prioritering av ressurser til digitalisering *Fargekoder er forklart på neste side Familie, barn og Integrering/ Flyktningetjenesten: Prosjektgjennomføring Organisering av digitaliseringsarbeid Dokumentsikkerhet Samhandling internt og eksternt Eiendom og Infrastruktur/Areal og Samfunn: Utnytte eksisterende systemer Nivåforskjeller på kompetanse Klarhet i ansvar for fagsystemene Lojalitet til å jobbe digitalt Helse og Omsorg/Tilrettelagte tjenester: Kompetanse til å håndtere helsenett, EPJ og KomUt Lite digital kommunikasjon med bruker, hovedsakelig telefon Varierende nettilgang fører til provisoriske manuelle løsninger og manglende lojalitet til systemene Fellesadministrasjonen: Dårlig utnyttelse av eksisterende systemer Manglende lojalitet til å jobbe digitalt Eierskap til systemer Intern samhandling og kommunikasjon med andre sektorer og IKT Skole og barnehage: Dårlig utnyttelse av eksisterende systemer Systemer som ikke prater med hverandre Dårlig organisert digitaliseringsarbeid/samhandling Kompetanse hos ansatte og ledere samt samhandling med driftspersonale/ikt

9 DIGITAL STATUS FOR DE VIKTIGSTE OPPGAVENE PER SEKTOR Strategisk ledelse Langtid Korttid Kjøkken Fagstab Skole og barnehage Barnehager Skoler Samhandling med andre offentlige aktører Familie, barn og integrering Helsestasjon PPT Flyktning- Tjenesten Barnevern Lunner kommune Tilrettelagte tjenester Frøystadtunet Harestua Dagaktivitet Psykisk helse Samhandling med private aktører Eiendom og infrastruktur Vei, vann og avløp Prosjekter Areal og Samfunn Byggesak Næring og Samfunn Klima og Miljø Rapportering Lunner omsorgssenter Eiendomsforvaltning Hjemmetjenester Tildelingskontor Interkommunalt samarbeid Fargekoder Digitale løsninger på området møter stort sett behovet Det oppleves ingen eller ubetydelige utfordringer knyttet til dagens digitale løsninger Det oppleves middels utfordringer knyttet til dagens digitale løsninger Tjenestekvalitet og effektivitet kan forbedres i betydelig grad gjennom smartere digitale løsninger Felles administrasjon Økonomi Personal IKT Arkiv Bibliotek Opplærings- Kontor Skatt Det oppleves store utfordringer knyttet til tjenestekvalitet og effektivitet som følge av dårlige digitale løsninger Ansatte opplever et sterkt behov for endring

10 OPPSUMMERING INNBYGGERINTERVJUER Innbyggerne er stort sett fornøyd med kommunikasjonen med kommunen på de tjenestene de bruker: Foreldre i barnehage er veldig fornøyd med MyKid, foreldre for skolebarn er veldig fornøyd med Visma flyt skole Elever er fornøyde med sin kontakt med lærer, som ofte foregår gjennom uformelle og "uregulerte" kanaler som facebook messenger og snapchat Flere av innbyggerne ønsker seg mer informasjon på nett Innbyggerne formidler at de får veldig god hjelp fra kommunene når de ber om det Både foresatte med barn i barnehage og på skolen nevner bruk av Ipad og digitale læringsmidler for å tilrettelegge undervisningen som veldig positivt Elever fornøyd med digitale læringsmidler i skolen, men tekniske utfordringer gjør at det fulle potensialet ikke utnyttes og de bruker mye tid på dette. ITs Learning-utfordringer fører til at mye som kunne blitt gjort digitalt fremdeles skrives ut på papir Brukerne av helsetjenestene formidler også et positivt inntrykk. Det største forbedringspotensialet går på informasjon om tjenestene på nett, for eksempel fra helsestasjonen Jeg føler meg mye tryggere etter at jeg fikk trygghetsalarm fra kommunen Kvinne, 70 år Foreldrene mine bruker ikke ItsLearning, det har vært så mye trøbbel med det Elev, 15 år Mitt yngste barn har stor nytte av tilrettelagt læring med Ipad på skolen Kvinne, 30 år Som innflytter syntes jeg at det var vanskelig å finne informasjon om tjenestene på nettsiden Kvinne, 30 år Oppsummering fra hvert enkelt intervju finnes i Vedlegg 03 Dagens situasjon

11 INNBYGGERINTERVJUER: HELSE OG OMSORGSTJENESTER Bruker av hjemmetjenesten: Grete, 70 år Grete tok først kontakt med kommunen for å søke om omsorgsbolig. I samtale med hjemmetjenesten fant de ut at hennes behov kunne dekkes på andre måter. I 2013 fikk hun trygghetsalarm som hun til nå har benyttet to ganger, da har hun fått god hjelp. Grete får tilkjørt mat en gang i uken og har besøk av hjemmehjelp en gang hver tredje uke som hovedsakelig hjelper henne med renhold. Grete er også med på en ukentlig trim i regi av kommunen der hun får transport til og fra hjemme Behov Trygghet i hverdagen og samtidig kunne bo hjemme Enkel kontakt med hjemmetjenesten Det er bra at jeg får hjelp til å kunne fungere hjemme, det er viktig for meg Jeg føler meg mye tryggere etter at jeg fikk trygghetsalarm fra kommunen Bruker av helsestasjonen: Marianne, 30 år Marianne har to barn og benytter seg både av barnehage og helsestasjon i kommunen Mens hun var gravid gikk hun til fastlege og ikke jordmor, den første kontakten med helsestasjonen var dermed etter fødselen når de kom på hjemmebesøk. I etterkant av hjemmebesøket har kommunikasjonen med helsestasjonen vært via telefon og mail. Helsesøster har også sagt at det er greit å sende henne SMS. Marianne synes hun får veldig god oppfølging på helsestasjonen men kunne godt tenkt seg at det for eksempel lå informasjon om når vaksiner skal tas på nettsidene Behov Informasjon om tjenestene lett tilgjengelig på nett Direktekommunikasjon med helsesøster Når vi ønsket å bytte barnehageplass fikk vi veldig god hjelp fra kommunen i prosessen, og følte oss hørt Som innflytter syntes jeg at det var vanskelig å finne informasjon om tjenestene på nettsiden

12 INNBYGGERINTERVJUER: SKOLE OG BARNEHAGE Elever i grunnskolen: Thomas,15 år og Jesper 12 år Elevene er stort sett fornøyd med de digitale hjelpemidler og læringsmidler som brukes i skolen På barneskolen brukes ipad eller laptop som hentes inn i klassen når de trenger det. På ungdomsskolen har eleven sine egne pc-er, men disse oppbevares på skolen. På barneskolen brukes læringsprogrammer som tilpasser nivået på undervisningen for hver elev individuelt Problemer med nett-tilgang gjør at ikke undervisningen alltid kan gå som planlagt. IT s Learning fungerer ikke veldig bra og elevene foretrekker andre kommunikasjonskanaler Behov Tilgang til ukeplaner og lekser hjemmefra Stabil nettilgang på skolen slik at ikke alt tar mye lengre tid når de jobber på PC Foreldrene mine bruker ikke ItsLearning, det har vært så mye trøbbel med det Når mer enn en klasse bruker internett samtidig så blir det veldig treigt Foreldre skole/barnehage: Hege 30 år, og Anette 27 år Foreldre både i skole og barnehage er veldig fornøyde med kommunikasjonen med skolen/barnehagen. Kommunikasjon foregår gjennom nettbaserte plattformer som MyKid og Visma Flyt Søknad til barnehage foregår på nett, men svaret kommer på papir og må sendes i posten tilbake, noe som er litt tungvint ITs Learning fungerer ikke veldig bra i skolen og oppfattes som et vanskelig system Begge foreldre er veldig positive til bruk av digitale hjelpemidler/læringsmidler og ser stor verdi i at man kan tilpasse læringen gjennom disse. Behov Å kunne følge utviklingen til sitt barn daglig Tett kommunikasjon med lærere/ansatte i barnehagen Tilgang til lekser og planer Forum for kommunikasjon med andre foreldre Mitt yngste barn har stor nytte av tilrettelagt læring med Ipad på skolen MyKid fungerer fantastisk bra! Både for kommunikasjon og informasjon

13 HOVEDFUNN ANSATTINTERVJUER (1) 1. Ansatte opplever utfordringer med det IKT-tekniske Det er store etterslep i investeringer for IKT-infrastruktur. Det er tidligere tatt store enkeltvise investeringsløft som ikke er vedlikeholdt. Det er ofte nedetid bade på servere, nettverk og fagsystemer, noe som gjør leveransen av innbyggertjenester vanskelig. Særlig kritisk med stabile servere og nettverk for helse og hjemmetjenesten. Manglende feilretting og lang nedetid skaper frustrasjon blant ansatte og brukere 2. Ansatte opplever manglende digital ledelse Det er ingen definert digital styringsmodell i kommunen, og det har over lang tid vært manglende IKT-ledelse Driftsarbeidet er ustrukturert og det finnes ingen helhetlig plan for innføring av digitale løsninger Kommunen har hatt liten eller ingen strategiske planer for egen tjenesteproduksjon Ansvar og eierskap for fagsystemer skyves frem og tilbake mellom virksomhetene og IKT-avdelingen Vi mangler fullstendig struktur på IKTarbeidet i dag Når en klasse skal ta nasjonale prøver over nett kan kun denne klasen bruke internett i den timen (Ansatt skole) Kommunens server er så ustabil at vi har begynt å jobbe i Dropbox På store områder greier ikke IKTenheten å bidra til digital utvikling 3. Ansatte savner metodikk for gjennomføring av prosjekter Det mangler metodikk for prosjektstyring og gjennomføring av digitale/ikt-prosjekter Gevinstrealisering av prosjekter måles ikke Det er i mange virksomheter ikke kultur for å melde avvik, og kvalitetssystemet benyttes i varierende grad Brukere og mottakere involveres i liten grad i utviklingen av digitale tjenester I prosjektet valgte vi ut brukere for utprøving før hverken ansatte eller brukere hadde fått mye informasjon eller opplæring (Ansatt helse) Ytterligere beskrivelse av hovedfunnene finnes i Vedlegg 03 Dagens situasjon

14 HOVEDFUNN ANSATTINTERVJUER (2) 4. Ansatte opplever at det er lite samarbeid mellom virksomhetene, avdelingene og enhetene i digitaliseringsarbeidet Det er ingen eller liten samhandling mellom kommunens virksomheter knyttet til bruk av verktøy og utvikling av digitale løsninger Flere virksomheter ser klare fordeler med et tettere samarbeid men har ikke prioritert å ta tak i dette Virksomhetene bestiller systemer etter eget behov, og vurderer i liten grad integrering med fagsystemer i andre deler av kommunen Det er ingen eller liten samhandling mellom kommunens virksomheter og felles støtteenheter. 5. Ansatte kommuniserer at det er en mangel på digitale utviklingsmål Mål for digital utvikling og tjenesteutvikling er i varierende grad definert i virksomhetene Mange av målene som nevnes i intervjuene er knyttet til stabil infrastruktur og nettilgang heller enn virksomhetenes egne tjenester Blant de virksomhetene som har definerte mål er det usikkert hvor godt forankret disse er nedover i organisasjonen 6. Ansatte er bekymret over manglende fokus på informasjonssikkerhet ROS-analyser er ikke gjennomført på mange år Registrering av avvik gjøres i liten grad innenfor IKT-området. En antar en kraftig underrapportering Det er stor usikkerhet knyttet til hvor dokumenter havner ved utskrift. Ofte kommer dokumenter på feil skriver Det er uklart hvem som har delegert ansvar for informasjonssikkerhet i de ulike virksomhetene Det eksisterer ikke en informasjons-sikkerhetsorganisasjon Ytterligere beskrivelse av hovedfunnene finnes i Vedlegg 03 Dagens situasjon Vi har ikke så mye samarbeid på tvers, og er usikker på hva man kan få ut av dette Vi har gjort mye riktig innen informasjonssikkerhet, men det er ikke dokumentert» Vi har ikke noe samarbeid på digital utvikling/ikt, snarere tvert imot. Vi har tatt i bruk verktøy som ikke passer sammen Vi har mange ting vi jobber for, men ingen konkretiserte mål på papiret

15 AGENDA Innledning Dagens situasjon Visjon, ambisjon og målbilde Overordnede mål og strategiske satsninger Overordnet plan

16 VISJON Lunner kommune tilgjengelig for deg «Tilgjengelig» betyr: Når det passer for deg Det er enkelt for innbyggere, næringsliv, og frivillige organisasjoner å finne informasjon, søke og bruke tjenester Du kan følge saksbehandlingen tettere. Det er toveis kommunikasjon og en tettere dialog mellom kommunen og deg. «For deg» betyr: Logisk oppbygd ut fra brukerens behov, og designet for alle For ansatte er det enkelt å levere god kvalitet i arbeidet. De får mer tid til de viktigste oppgavene, og god støtte til å utføre dem Løsningene er fleksible og kan tas i bruk på tvers av flere områder og avdelinger

17 AMBISJON Vi er digitale der det betyr mest for deg For innbyggerne og næringsliv betyr det: Tidsbesparende løsninger og tjenester av høy kvalitet der det er aller viktigst Enkel, trygg og kvalitetssikret kommunikasjon med kommunen Selvbetjening og automatisering av regelstyrte prosesser reduserer ventetid For ansatte betyr det: Vi prioriterer digitale løsninger ved å gjennomføre de viktigste prosjektene først Vi frigjør tid på automatisering av regelstyrte prosesser, og bruker dette til å bedre tjenestekvalitet Vi videreutvikler tjenestene ved hjelp av digitale verktøy

18 MÅLBILDE I Etablere «grunnmur» for digital utvikling Inngå samarbeid med andre kommuner, og gå inn et eksisterende IKT-samarbeid Innføre en digital styringsmodell Innføre metodikk og verktøy for prioriteringsmekanismer, prosjektgjennomføring og gevinstrealisering Utvikle forutsigbare, sikre og tilgjengelige IKT-tjenester Være pådriver for nettverksutbygging i hele kommunen 2. Digitale løsninger skal sikre god kvalitet og effektivitet i tjenestene og arbeidsoppgavene. Helhetlig støtte til arbeidsprosessen gjennom at hovedsystemer er integrert med hverandre, med nasjonale felleskomponenter og med andre felles løsninger Økt kvalitet på data gjennom lojalitet til kilder for grunndata og gode integrasjoner Økt selvbetjening og automatisering av arbeidsoppgaver der det gir gevinst Smarte løsninger for samhandling internt og med eksterne parter 3. Digitale løsninger skal være brukervennlige, raske, sikre og tilgjengelige 24/7. Digitale løsninger er det naturlige førstevalget for innbyggere og næringsliv tilpasset brukernes behov Digital dialog er tilgjengelig via ulike kanaler og på ulike digitale enheter. En papirløs kommune hvor interne arbeidsprosesser, kommunikasjon og saksbehandling i kommunen skal foregå digitalt Løsningene møter nasjonale og kommunale standarder og krav til responstid i systemer, sikkerhet og tilgjengelighet Kommunen har et balansert og avklart forhold til hvordan digitale løsninger skal fungere knyttet til de tjenstlige behov innbyggere til enhver tid har

19 AGENDA Innledning Dagens situasjon Visjon, ambisjon og målbilde Overordnede mål og strategiske satsninger Overordnet plan

20 DIGITAL GRUNNMUR En forutsetning for vellykket digitaliseringsarbeid Det vil være helt nødvendig at Lunner kommune i starten av strategiperioden prioriterer og fokuserer på infrastruktur og IKT for å få en robust, sikker og forutsigbar IT-tjeneste. Det vil også være viktig å ha en tydelig plan for kontinuerlig og balansert utskiftning av gammelt utstyr og oppgradering av programvare. Digitale løsninger som skal komme innbyggerne og ansatte til gode er avhengige av at hele kommunen har tilgang til Internett. Nettverksutbygging i kommunen vil være sentralt, og kommune skal være en tilrettelegger og pådriver for dette. styringsmodell for strukturert oppfølging av digitaliseringsmålene. I tillegg vil det være sentralt å få etablert en forvaltningsorganisasjon som følger opp og utvikler innførte digitale løsninger og tjenester. metodikk og verktøy for gevinstrealisering, prioriteringsmekanismer og prosjektgjennomføring. Dette skal ha fokus i kompetanseplaner og være gjeldende standard for hele kommunen. Forvaltning (Kontinuerlig videreutvikling) Gjennomføring (Prosjektgjennomføring) Handlingsplaner (Gevinst og prioritering) Digital strategi (Tjeneste- og brukerfokus) Infrastruktur Styringsmodell Metodikk Utstyr og programvare Gjennomføring Gevinstrealisering Nettverksutbygging Forvaltning Prioriteringsmekanismer Prosjektmetodikk

21 OVERORDNEDE MÅL FOR DIGITAL LEDELSE Kommunens ledere skal vise vei i digitaliseringsarbeidet Gjennom fem overordnede mål skal kommunens ledere vise vei i digitaliseringsarbeidet Digitalisering handler i stor grad om endringsledelse. Lederne skal stille tydelige krav og forventninger til ansatte, men også oppmuntre og verdsette lojalitet til valgte digitale løsninger Kommunen skal sikre en helhetlig digital utvikling gjennom samarbeid på tvers av virksomhetsområder og klar digital ledelse DELMÅL FOR DIGITAL LEDELSE Lederne trekker i samme retning i digitaliseringsarbeidet Ledere stiller tydelige krav og forventninger til ansatte om bruk av digitale løsninger Ledere følger opp ansatte, oppmuntrer til og verdsetter lojalitet il digitale løsninger Kommunen skal etablere en styringsmodell for digitaliseringsarbeidet Kommunen skal innføre metodikk og verktøy for innføring og forvaltning av digitale løsninger. HVA BETYR DET I PRAKSIS? Digitaliseringsarbeidet gjennomføres med større effektivitet, til innbyggeren og kommunens beste Ledere stiller krav til bruk av digitale løsninger og bidrar gjennom dette til utvikling av tjenestene De ansatte blir mer lojale til digitale løsninger og støttes aktivt av ledere som også tenker digitalt En god styringsmodell er avgjørende for å få gjennomført digitalisering i kommunen. Styringsmodellen ivaretar både nye digitaliseringsprosjekter og forvaltning av eksisterende løsninger. Innføring av metodikk og verktøy gjør kommunen i stand til å ha god kontroll på fremdrift, økonomi, kvalitet og målstyring

22 OVERORDNEDE MÅL FOR IKT-STØTTE IKT-løsninger som understøtter kommunens virksomhetsmål IKT-infrastruktur er en del av grunnmuren for et vellykket digitaliseringsarbeid Kommunen skal velge en IKT-driftsmodell som balanserer behovene for brukerstøtte lokalt, stabil infrastruktur, informasjonssikkerhet og kapasitet, med kostnadene ved den valgte driftsmodellen Basert på behov og naturlig utskiftning skal kommunen ha oppdatert program- og maskinvare DELMÅL FOR IKT-STØTTE IKT løsningene skal understøtte kommunens virksomhetsmål Kommunen skal ha en infrastruktur og tekniske løsninger som skaper tilgjengelighet, forutsigbarhet, trygghet og sikkerhet for kommunens ansatte, innbyggere, næringsliv, pasienter, elever og foresatte Kommunen skal legge til rette for og være en pådriver for nettverksutbygging i kommunen HVA BETYR DET I PRAKSIS? IKT er en støttefunksjon til tjenestene kommunen skal levere. Dette krever en infrastruktur og tekniske løsninger som understøtter kommunens digitale mål. Dette inkluderer maskin- og programvare som er oppdatert i henhold til de behov og rammebetingelser kommunen har. Kommunen velger en IKT-driftsmodell som er effektiv på et balansert økonomisk nivå. Kommunen ivaretar at alle digitale løsninger fungerer der det er behov for de, gjennom blant annet nettverksutbygging

23 FEM STRATEGISKE SATSNINGER Hvordan skal vi jobbe mot ambisjon og visjon? 1 DIGITALE INNBYGGERE OG DIGITALT NÆRINGSLIV Digital dialog og forbedring av tjenester gjennom digitalisering 2 3 DIGITALISERING SOM DRIVKRAFT FOR INNOVASJON OG ØKT PRODUKTIVITET Helhetlig støtte til arbeidsprosessen gjennom digitalisering STYRKET DIGITAL KOMPETANSE OG DELTAKELSE Kompetanseutvikling hos både ansatte og tjenestemottaker prioriteres 4 EFFEKTIV DIGITALISERING AV OFFENTLIG SEKTOR Kommunen skal sette krav til digitale løsninger hos samarbeidspartnere 5 INFORMASJONSSIKKERHET, PERSONVERN OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING Fokus på kvalitetsarbeid og tydelige rutiner rundt informasjonssikkerhet, sak og arkiv

24 1. DIGITALE INNBYGGERE OG DIGITALT NÆRINGSLIV Digital dialog og forbedring av tjenester gjennom digitalisering Kommunen satser på digital dialog med innbyggere, næringsliv, og frivillige organisasjoner. Dialogen skal bygge på en felles tilnærming til formidling av informasjon og være lett tilgjengelig for alle parter Digitale løsninger skal understøtte tjenesteproduksjon, saksbehandling og forvaltning fra A til Å. Løsningene skal bygges ut fra brukerbehov og arbeidsprosesser DELMÅL KNYTTET OPP TIL VIRKSOMHETSMÅL Digital kommunikasjon er det naturlige førstevalg for innbyggere og næringsliv i kontakt med kommunen. Digitale løsninger skal følge krav om universell utforming, og man skal kommunisere i et klart og godt språk. Kommunen har selvforklarende digitale løsninger som forenkler ditt møte med kommunen og tjenestene. Kommunen skal digitalisere sine tjenester med utgangspunkt i brukernes behov. Kommunen har effektive selvbetjeningsløsninger HVA BETYR DET I PRAKSIS? For innbyggere, næringsliv, frivillige organisasjoner og kommuner er det enkelt å finne informasjon, søke og bruke tjenester Strategiske dokumenter kan deles med innbyggere elektronisk, slik at kommunikasjon kan foregå enklere, sikrere og raskere for eksempel mellom saksbehandlere og innbyggere, helsepersonell og pårørende, eller skole og foresatte Interne arbeidsprosesser, kommunikasjon og saksbehandling i kommunen foregår digitalt Kommunen skal innføre minst to nye selvbetjeningsløsninger hvert år Kommunen skal ivareta kommunikasjon og oppfølging med den enkelte innbyggere på ulike måter som skal stå i forhold til de tjenestene kommunen tilbyr

25 2. DIGITALISERING SOM DRIVKRAFT FOR INNOVASJON OG ØKT PRODUKTIVITET Helhetlig støtte til arbeidsprosessen gjennom digitalisering Kommunen prioriterer digitale løsninger som bidrar til tjenesteinnovasjon for alle virksomhetsområder Gjennom enklere og mer effektiv rapportering frigjøres tid som ansatte bruker på de viktigste oppgavene Samhandling og utveksling av informasjon mellom ulike virksomhetsområder blir enklere gjennom tettere integrerte systemer Kommunen skal ta i bruk velferdsteknologi for å øke kvalitet og produktivitet både mot innbyggere/bruker og internt DELMÅL KNYTTET OPP TIL VIRKSOMHETSMÅL Kommunen prioriterer digitale løsninger som understøtter tjenesteutvikling og tar i bruk ny teknologi som bidrar til tjenesteinnovasjon. Kommunen skal arbeide med å forenkle rapportering internt og eksternt gjennom digitale og automatiserte løsninger. Kommunen skal utarbeide en helhetlig oversikt som viser hvordan informasjon utveksles mellom systemer. Fagsystemer skal kunne utveksle informasjon og data, og skal i størst mulig grad følge nasjonale føringer Kommunen skal øke bruken av velferdsteknologi, både rettet mot innbyggere/brukere og som verktøy internt i kommunen. HVA BETYR DET I PRAKSIS For ansatte er det enkelt å levere god kvalitet i arbeidet. De får mer tid til de viktigste oppgavene, og god støtte til å utføre dem Økt produktivitet gjennom digitale løsninger vil gi en bedre kvalitet på tjenestene Hver av kommunens virksomhetsområder skal jevnlig utvikle digitale løsninger basert på «beste praksis / tjenestereise». I tillegg skal kommunen gjenbruke digitale løsninger fra andre kommuner. Velferdsteknologi muliggjør bedre kvalitet på tjenester, større trygghet for brukere og mer effektiv bruk av kommunens ressurser. Tjenestetilbudet fra kommunen kan opprettholdes i takt med brukernes behov og forventninger

26 3. STYRKET DIGITAL KOMPETANSE OG DELTAKELSE Kompetanseutvikling hos både ansatte og tjenestemottaker prioriteres Kommunen skal legge til rette for nødvendig digital kompetanse hos innbyggerne og ha ledere og ansatte med tilstrekkelig kompetanse til å forstå sammenhengen mellom tjenesteutvikling og digitalisering. Kompetanseutvikling knyttet til teknologiforståelse skal prioriteres og innbyggere og tjenestemottakere skal gis nødvendig innføring i digitale hjelpemidler DELMÅL KNYTTET OPP TIL VIRKSOMHETSMÅL Kommunen prioriterer kompetanseutvikling hos ansatte knyttet til digital- og teknologiforståelse Kommunen sikrer at tilstrekkelig kompetanse er på plass, både fra IKT og fagmiljøene, når man anskaffer og tar i bruk nye systemer Kommunen skal ved nyansettelser vurdere om digital kompetanse og interesse skal være et sentralt kompetanseområde i tillegg til fagkompetansen Kommunen plikter å gi innbyggere og tjenestemottakere tilbud om veiledning og opplæring i digitale løsninger HVA BETYR DET I PRAKSIS Veiledning og opplæring i digitale løsninger gjør at både ansatte og innbyggere kan utnytte verktøyenes fulle potensiale. Innbyggere og tjenestemottakere får nødvendig innføring i bruk av digital kommunikasjon med kommunen Alle ledere skal få systematisk opplæring i gevinstrealisering innen utgangen av 2017 Alle virksomhetsområder benytter verktøykasse for opplæring/digital kompetanse, lean, prosjektgjennomføring, tjenestereise/design

27 4. EFFEKTIV DIGITALISERING AV OFFENTLIG SEKTOR Kommunen skal sette krav til digitale løsninger hos samarbeidspartnere Kommunen skal samarbeide med andre kommuner om digitalisering og ta i bruk løsninger som er velutprøvde andre steder Kommunen skal sette krav til digitale løsninger hos samarbeidspartnere og større krav til leverandører Kommunen skal være en pådriver for digital lojalitet og bruk av like systemer hos samarbeidsparter DELMÅL KNYTTET OPP TIL VIRKSOMHETSMÅL Kommunen skal samarbeide med andre kommuner i regionen om felles utvikling av digitale tjenester og løsninger, samt stille krav om digitale løsninger hos sine samarbeidspartnere Kommunen skal benytte like og gjenkjennbare systemer, hvor åpne standarder* skal prioriteres. I tillegg skal kommunen benytte nasjonale, digitale felleskomponenter der dette er mulig Papirløs kommune: Interne arbeidsprosesser, kommunikasjon og saksbehandling i kommunen skal foregå digitalt *Åpne standarder: Spesifikasjoner på systemer som er tilgjengelig for alle, data låses ikke i systemene og kommunen binder seg ikke i like stor grad til leverandører. Difi har en egen referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor HVA BETYR DET I PRAKSIS Samarbeid gir større trykk på digitalisering, lavere kostnader, økt gjennomføringskraft og økt utviklingstakt Kommunen skal sette krav til utvikling av digitale løsninger i de interkommunale samarbeidene, og stille krav og forventinger til digitale løsninger hos sine samarbeidspartnere Primært skal kommune benytte "hyllevare" for sine digitale løsninger. I tillegg benytte løsninger som er velutprøvde, og gjerne tilsvarende som andre samarbeidende kommuner benytter. Interne arbeidsprosesser, kommunikasjon og saksbehandling i kommunen skal foregå digitalt. Reiseregninger, søknader, oppfølging, kompetanseplaner o.l. Kommunen er pådriver for at alle fastleger bruker helsenettet

28 5. INFORMASJONSSIKKERHET, PERSONVERN OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING Fokus på kvalitetsarbeid og tydelige rutiner rundt informasjonssikkerhet, sak og arkiv Informasjonssikkerhet og personvern skal ivaretas gjennom sikre digitale løsninger Kommunen skal ha tydelige rutiner for sak- og arkivområdet som praktiseres på tvers av virksomhetene Kommunen skal praktisere åpenhet rundt avvik og sikkerhetshendelser og øke innbyggernes mulighet til å finne dokumentasjon og informasjon DELMÅL KNYTTET OPP TIL VIRKSOMHETSMÅL Kommunen skal utarbeide en personvernerklæring hvor det settes fokus fra ledelse på personvern og informasjonssikkerhet Kommunen skal ha en helhetlig dokumentasjons- og arkivforvaltning. Arkivverdig dokumentasjon skal lagres og være tilgjengelig i kommunens sentrale og godkjente arkiv Kommunen skal øke åpenheten mot innbyggere og næringsliv gjennom å dele mer informasjon og dokumentasjon. HVA BETYR DET I PRAKSIS Kommunen skal ha et fokus på kvalitetsarbeid som inkluderer opplæring, tydelige rutiner, risiko- og sårbarhetsanalyser, informasjonssikkerhet/forvaltning og forvaltning av tilhørende dokumentasjon. Det skal forventes at alle ansatte benytter kvalitetssystem, avvikssystem og styringssystem for informasjonssikkerhet. Kommunen skal praktisere åpenhet rundt avvik og sikkerhetshendelser. For ansatte er det enkelt å finne igjen dokumentasjon og navigere i arkivene For innbyggere og næringsliv er det enkelt å få innsyn i dokumentasjon om saker

29 AGENDA Innledning Dagens situasjon Visjon, ambisjon og målbilde Overordnede mål og strategiske satsninger Overordnet plan

30 OVERORDNET PLAN Fremdrift Planen deles inn i fire hovedområder: 1) Organisasjon 2) Innbyggere 3) Ansatte 4) Endring av leveranser og tjenester De ulike områdene er utledet fra de strategiske satsingene vedtatt mars Kommunen skal utarbeide detaljerte handlingsplaner for hvert av de strategiske områdene. Digital utvikling går raskt, og kommunen skal én gang i året vurdere sine hovedmål, delmål og handlingsplaner opp mot oppdaterte behov og hvilke digitale løsninger som er tilgjengelige på markedet.