Vi ber om at fråfall vert melde snarast råd til politisk sekretariat på e-post eller tlf /

Transkript

1 ULSTEIN KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Styret for Ulstein Eigedomsselskap KF Møtestad: kantina, Reiten Dato: Tid: 17:00 Vi ber om at fråfall vert melde snarast råd til politisk sekretariat på e-post eller tlf / Medlemmer som er ugilde i ei sak vert bedne om å gi melding, slik at varamedlemmer kan kallast inn. Varamedlemmer som får saksdokumenta til orientering, får ei særskilt melding når dei skal møte. Møtet er ope for publikum, bortsett frå når det eventuelt skal behandlast saker som er unnatekne offentleg innsyn. Saksdokumenta er publiserte under «Politikk og val» på Dei kan lesast i servicetorget på rådhuset. 1

2 2

3 OFFENTLEG SAKLISTE Saksnr Tittel Arkivsaknr PS 17/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE PS 17/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE PS 17/12 MELDINGSSAKER PS 17/13 ÅRSMELDING OG REKNESKAP 2016, ULSTEIN 2017/227 EIGEDOMSSELSKAP KF PS 17/14 UNNATEKE OFFENTLEG INNSYN: OFFENTLEGLOVA /227 AUKA RAMME FOR INVESTERING ULSTEIN ARENA Eventuelt Ulsteinvik, Roy Henning Haddal leiar Rune Urke møtesekretær 3

4 PS 17/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE PS 17/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE PS 17/12 MELDINGSSAKER 4

5 ULSTEIN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Rune Urke Arkivsak: 2017/227 Løpenr.: 5216/2017 Utvalsaksnr. Utval Møtedato 17/13 Styret for Ulstein Eigedomsselskap KF Ulstein formannskap Ulstein kommunestyre ÅRSMELDING OG REKNESKAP 2016, ULSTEIN EIGEDOMSSELSKAP KF Saka gjeld: Ulstein Eigedomsselskap hadde i 2016 driftsinntekter på vel 96 millionar kroner. Driftsutgiftene var på i underkant av 60 millionar kroner, og finansutgiftene var på 36,3 millionar kroner. Netto driftsresultat vart: kr Styret foreslår å sette av overskotet til driftsfond. Tilråding frå dagleg leiar UEKF: 1, Ulstein Kommunestyre vedtek årsrekneskapen og årsmeldinga for 2016 slik den ligg føre i vedlagte årsmelding, resultatrekneskap med notar og balanse. Styret rår til at driftsresultatet (overskot) vert disponert slik: Overskotet frå 2016: kr ,- vert avsett til disposisjonsfond. 2, Ledig låneramme for 2016 vert overført til 2017 i følgje vedlagt liste. 5

6 SAKSFRAMLEGG Saksfakta: Resultatet for 2016 vart overskot på drifta med kr Det er eit gledeleg resultat sjølv om målsettinga for året var eit resultat på vel 2,3 millionar kroner. På inntektsida vart husleigene kroner mindre enn budsjettert, men vel 6 millionar kroner meir enn Dette kjem mellom anna av at vi no får heilårsverknad av nye leigeinntekter på omsorgsbustadar: Sjøsida og Holsekerdalen, Ulsteinhallen og Høddvoll stadion. Andre driftsinntekter er på Det er ca 2,5 millionar kroner meir enn budsjettert. Forklaringa på dette er at vi fekk kroner av midlane frå «tiltakspakken» som vart tildelt Ulstein Kommune på grunn av problema med arbeidsløyse i oljerelatert næring. Desse midlane er brukt til vedlikehald av kommunale bygg og eigedomar. I årsmeldinga er det i detalj gjort greie for kva midlane er brukt til. På kostnadssida ser vi at personalkostnadane er på Dette viser at også i 2016 er personalkostnadane under budsjett. Det er bokført kr på vedlikehald, og det er vel 1, 5 millionar kroner meir enn budsjettert. Forklaringa på dette er at dei tiltaka som er utført på «tiltakspakken» er kostnadsført som vedlikehald med vel 1,9 millionar kroner. Andre driftskostnadar er på kr Dette er kroner meir enn budsjettert. Avvika er hovudsakeleg på følgjande konti: Bokført budsjett Avvik Straum Husleige Konsulenttenester Tap på krav Straum: Generelt er det brukarane som har abonnementet på straum. Men vi har nokre avvik på dette på mellom anna omsorgsbustadar Sjøgata. Her må vi korrigere budsjettet. Husleige: I staden for å bygge eller kjøpe bustadar har vi leigd inn bustadar for framleige. Dette fordi det har vore ein del ledige og tilgjengelege husvære. Også her må vi justere budsjettet. Vidare har straumkostnaden på «Hydrostasjonen» vore ført gjennom UEKF. Konsulenttenester: Her inngår kostnaden med å bruke Bergen Capital Management til gjeldsforvatning. Her må også budsjettet aukast noko. I 2016 reforhandla vi ei rekkje rammeavtalar på handverkartenester fordi vi laga ein risikoanalyse på våre innkjøp som viste at vi trengde fleire innkjøpsavtalar for å drive etter reglementet for offentlege innkjøp. For å kome i mål med dette måtte vi leige inn ein del konsulenttenester. Tap på krav: Kvart år er det nokre leigetakarar som ikkje betalar leige i høve til kontrakt. Ut frå ei vurdering meiner vi at det er rett å sette av som auka avsetting til «tap på krav». Når det gjelder finans så har det vore vanskeleg å budsjettere minsteavdrag og rentekostnad med det investeringsprogrammet vi har hatt. Avdraga startar året etter at bygget er teke i bruk, og det vert overført renter til driftsrekneskapen til investeringsrekneskapen som byggelånsrenter på prosjekt. For 2016 vart rentekostnaden mindre enn budsjettert, 6

7 SAKSFRAMLEGG og minsteavdraget vart meir enn budsjettert. I sum vart finansinntektene meir enn budsjettert, og finanskostnadane mindre enn budsjettert. Hausten 2015 vart vi råka av brann i Ringen 10. Bygget vart totalskada, og vi måtte finne andre bustadar til dei som budde der. Forsikringsoppgjeret gjer at vi har om lag 5 millionar kroner å bruke til bygging av nye bustadar. I 2016 fekk vi brann i Varleitevegen 17. Også her vart det totalskade, og vi måtte finne nye bustadar til dei som budde der. Også her vil KLP erstatte skaden med om lag 5 millionar kroner til bygging av nye bustadar. I 2016 selde UEKF 2 kommunale utleigebustadar til personar som har vore leigetakarar hos oss. Netto har dette tilført selskapet 4,2 millionar kroner i inntekter i rekneskapsåret. Dette er ikkje å rekne som salsinntekter etter kommunale rekneskapsprinsipp. Men dette er midlar som vi har mottatt for salet, og midlane kan brukast til finansiering av nye investeringar. Som vi ser så er summen av forsikringsoppgjer og sal av bustadar på om lag 14 millionar kroner, og desse midlane kan brukast til finansiering av investeringar. Vurderingar og konklusjon: Sidan det meste av låneopptaket til prosjektet Ulstein Arena er tatt opp tidlegare, så har den langsiktige gjelda minka frå til Det er gjort rentesikringar på i underkant av 70 prosent av gjelda. UEKF er derfor litt mindre sårbar dersom renta skulle auke. Renta er fortsatt låg, og dette er gunstig for den delen av gjelda som ikkje er rentesikra. Syner elles til gjeldsrapporten for UEKF. UEKF har no vel 3 millionar kroner i ubundne driftsfond. Vi må auke fonda vidare for å ha større tryggleik for endringar som kan kome. Neste utfordring er å ferdigstille Ulstein Arena. Vi veit at investeringsramma blir for knapp. Det blir spanande å sjå kva den endelege investeringskostnaden blir. Vidare blir det spanande å sjå om det ferdige prosjektet blir ein suksess ved at folk brukar fasilitetane i bygget, og at inntektene frå brukarane blir høge nok til å forsvare kostnadane. Vedlegg: 1 Årsmelding UEKF Rekneskap UEKF 3 Finansrapport UEKF

8 SAKSFRAMLEGG Roy Henning Haddal styreleiar Rune Urke dagleg leiar Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. 8

9 1 ÅRSMELDING for 2016 Ulstein Arena, april

10 2 ÅRSMELDING 2016 Alle eigedom-kf i Norge vart invitert til å bli med i eit prosjekt som skulle vise kva som skal til for å ha suksess som KF. I 2011 vart det lagt fram ein rapport. Konklusjonen vart at det er ikkje danninga av KF som er det viktigaste. Det viktige er å få tildelt dei verkemiddela som skal til for å gjere jobben. Desse verkemiddela er: løyve til å ta opp lån, levelege og sikre leigeavtalar med kommunen, løyve til å få overskot og lage fond, godt samarbeid med rådmannen/kommunen, klar rollefordeling, mva kompensasjon. Vi var heldige som fekk på plass dei fleste av desse verkemiddela tidleg i UEKF. Dermed var føretaket utrusta med ei verktøykasse slik at ein kunne gjere jobben. Føretaket har derfor kunne utvikla seg ved at dei tilsette har fått auka kompetanse innafor alle område. Desse områda blir ofte omtala slik: FDVURS F Forvaltning. D Drift av bygg til kommunale formål. V Vedlikehald. U Utvikling av bygningsmasse. R Reinhald av bygg. S Service til brukarane UEKF har fått tildelt ansvar innafor alle desse områda. I starten var kommunen «byggherre» ved nybygg. Frå 2008 overtok UEKF rolla som byggherre ved nybygg. Samstundes med at vi har drive stramt på drift har styret vedteke ein strategi med å bruke av investeringsfondet. Vi har brukt midlar av fondet til å ta større oppgraderingar i staden for småflikking. På den måten har vi rusta opp mange av våre utleigebustadar slik at dei blir meir vedlikehaldsfrie. Tiltak som er typiske er å skifte utvendige overflater til vedlikehaldsfrie overflater på tak og vegg. Innvendig har vi gjort fleire totalrenoveringar med høgre kvalitet som gir lågare vedlikehald i framtida. Vi har med andre ord investert i tiltak som skal gi innsparingar på drift på lang sikt. Dette arbeidet starta vi med i 2013, og fortsette med det i åra etter. Føretak Ulstein Eigedomsselskap KF (UEKF) Samandrag Hovudoppgåver Å vere Ulstein kommune sin reiskap for forvaltning og utvikling av kommunen sine bygg med tilhøyrande grunn på ein effektiv måte, samt tileigning av ny eigedomsmasse. Å vere Ulstein kommune sin reiskap for gjennomføring av kommunens bustadpolitikk og sikre at kommunen har føremålstenelege bygg for all si verksemd og tenesteyting. Å utvikle Ulstein kommune sitt ledige areal etter at kommunen har godkjend arealet til et bestemt føremål. Dette gjeld og næringsbygg. Målsetjingar Ulstein Eigedomsselskap KF har som hovudmål: 1. Å syte for å ta i vare bygging, forvaltning, drift og vedlikehald av alle kommunale bygningar / eigedomar på ein effektiv måte 2. Gjennom å eige, forvalte, vedlikehalde, rehabilitere, byggje, kjøpe og selje eigedomane, syte for at eigedomane vert utvikla i samsvar med kommunens målsettingar for servicenivå og utvikling. 3. Ta del som eigar i andre selskap når det ligg innanfor føretaket sitt føremål og dei rammer kommunelova 10

11 3 og eventuelt andre lover/føresegner angir for kommunen si deltaking i selskap/forretningsdrift. 4. Leige inn eigedomsmasse og gå inn i framleigekontrakt når dette tener dei føremål føretaket skal ivareta. 5. Ta på seg andre oppgåver som kommunestyret pålegg føretaket. I 2016 har følgjande målsetjingar vore spesielt prioriterte: Sal av kommunale utleigehusvære til leigetakarane. ENØK i kommunale bygg. Rehabilitere ei rad med bustadar til ein høgare og meir vedlikehaldsfri standard. Eiksund, Flø, Dimna, overføring av skuleeigedomar til grendalaga. Kjøp av bustadar til utleige Diverse maling og vedlikehaldsoppgåver Nybygg dagsenteret USAS Vidare arbeid med bygging av Ulstein Arena. Oppgåver Forvaltning, drift, reinhald og vedlikehald av kommunen sin samla eigedomsmasse har frå starten i 2003 og fram til no vore hovudpilarane i føretaket si verksemd. Det vil fortsatt vere slik, og våren 2008 vart det vedteke at ansvaret for nybygging skal også overlatast til føretaket. Samla eigedomsmasse er no på om lag m 2. Andre oppgåver er utleige av dei kommunale bustadane, bustadsosialt arbeid, kjøp/sal av eigedomar, flyttetenester og andre brukartenester, rehabilitering og ombygging av eigedomsmassen, deltaking i utbyggingsprosjekt, reinhald av alle kommunale føremålsbygg, unnateke Alvehaugen og største delen av Ulshaugen, mv. Vi deltek også i alle tilsyn som gjeld brann, el-installasjonar og heisanlegg. Men svært mange av dei oppgåver vi har, er dei vi til ein kvar tid ikkje veit noko om, nemleg dei oppgåver som vert meldt inn frå brukarar/leigetakarar dagleg, vekevis, månadleg, osb. Disse oppgåvene er som oftast oppgåver som må prioriterast så raskt som råd, og som ofte forstyrrar ein elles planlagt dag/oppgåve. Verksemda På Prosjektavdelinga har vi ikkje hatt prosjekt med bygging av utleigebustadar i eigen regi. Dette ut ifrå at vi ikkje har hatt kapasitet til dette på administrasjonssida. Dei store byggeprosjekta har teke så mykje av vår tid at bustadprosjekt i eigen regi må vente. Arena Ulstein prosjektet starta sommaren 2015, og vart vidareført 2016, og har ei byggetid på vel 2 år. Ferdigstilling er planlagt hausten UEKF har gjennom alle år hatt ein lågare vedlikehaldskostnad på eigedomsmassen enn det som er tilrådd for å halde standarden på bygga oppe. Anbefalt vedlikehald pr. m 2 for kommunale bygg er eit tema med ulike svar. I Trondheim til dømes, har ein eit vedlikehald på kr 130 pr. kvm.. Då held ein oppe god standard på bygga. I 2015 hadde UEKF hatt ein vedlikehaldskostnad på ca 90 kroner pr. kvm. Vedlikehaldskostnaden er dermed for 2015 kome opp på eit høgre nivå enn 2014 (75kr pr kvm). I 2016 kom vedlikehaldskostnaden opp på 114 kroner pr kvm. Mykje av auken har si årsak i at vi brukte ca 1,9 millionar av «tiltaksmidlane», og dette er bokført som vedlikehald. Men uansett har vi i 2016 utført mykje godt vedlikehald som vi vil ha glede av i framtida. Reinhaldsavdelinga har hatt fokus på ergonomi og bruk av maskinar og utstyr for å hindre sjukefråver. Det vart kjøpt inn nye golvvaskemaskinar, og leverandøren har halde kurs i golvbehandling. Bustadar Det har i løpet av året vore mange søknadar på kommunale bustader. Det er registrert inn hos oss 50 nye søknader, men etterspørselen har vore langt høgare då mange ringer og spør om vi har ledig husvære. I tillegg er det mange som oppsøkjer NAV og spør dei om husvære. Til saman er det 9 søkjarar i bustadkøen. Praksis for tildeling av bustad er slik: Bustadsøkande sender inn skriftleg søknad til UEKF. Om lag kvar månad vert det halde møte for å tildele ledige bustadar. UEKF kallar inn ei rekke personar innafor omsorg, NAV og flyktningkontoret. Der går ein gjennom lista med søkarar, og samanheld denne med ledige bustadar. Etter ein diskusjon kjem ein fram til kven som får tildelt bustad. Fordi det er så få bustadar ledig, og fordi det er så mange søkarar, er det ofte berre personar som er i ein vanskeleg situasjon som får hus. UEKF prioriterer å bygge nye bustadar for å auke tilbodet. Sidan kommunen skal ta imot meir enn 30 nye flyktningar kvart år er det naudsynt å 11

12 4 skaffe nye bustadar årleg. Eldre bustadar har vi planar om å selje, og prioriterer då å selje til leigetakarane. Ut frå regelverket må vi selje til pålydande verditakst. Mange av bustadene vi eig, er i dag ikkje særleg tilpassa det behovet som søkjarane etterspør. Behovet i dag er mindre husvære i storleik 40 80m2. Det store fleirtal av dei som søkjer husvære er einslege personar, eller familiar med 1 til 2 born.. Dette samsvarer bra med undersøkinga vi hadde i samband med arbeidet med bustadsosial handlingsplan i 2009, og ved revisjon Ved utgangen av året disponerer UEKF 101 kommunale utleigebustadar. Av desse er 23 bustadar leigde inn hos private utleigarar. Prisnivået på utleige har stige mykje dei seinare år. Der vart difor sett i verk eit arbeid med å kartlegge kva som er gjengs husleige i Ulstein. Ut frå dette fann vi kva som er vanleg husleige for ulike bustadar. Styret i UEKF ønskte å auke husleigenivået til gjengs nivå. Dette medførte at frå oktober 2013 vart husleigene for kommunale utleigebustadar auka med i gjennomsnitt 12%. Dei kommunale omsorgsbustadane fekk samstundes ei regulering på +12%. Med dette er husleigenivået «normalisert» mot den private marknaden. Samstundes med dette «grepet» vart det vedteke å innføre depositum tilsvarande 3 månads-leiger. I dei høva at den enkelte ikkje har pengar til å dekke depositumet må NAV stille garanti for depositum. Dersom nokon i framtida skulle unnlate å betale for seg kan NAV gjere gjelda om til sosial gjeld. Då kan gjelda avreknast mot sosiale ytingar i framtida. UEKF er svært nøgde med at vi har fått til desse tiltaka som vil vere med på å betre økonomien for føretaket i framtida. Krav om depositum gjeld berre for nye kontraktar. Sidan det ikkje er inngått så mange nye kontraktar med depositum så har vi ikkje fått så stor effekt av dette tiltaket enno. Det er dessverre eit problem at fleire av dei som bur i kommunale husvære rusar seg. Dette medfører for nokre naboar til våre leigetakarar blir forstyrra med ro- og ordensproblem. Vidare opplever vi at det blir stor slitasje i slike bustadar. Dette er kostnadar som UEKF oftast må dekke over drifta. Det er nedsett ei interkommunal prosjektgruppe som skal arbeide med desse problemstillingane for å sjå korleis ein skal møte desse utfordringane i framtida. Som eit resultat av dette vart det lagt inn eit prosjekt i økonomiplanen om å bygge 4 robuste omsorgsbustadar. Bygging av desse bustadane er planlagt starta i Storhusa Som kjent er mange av bygningane til dels nye eller nesten nye bygningar. I dei nyare bygga kan vi konstatere at nye bygningar i dag har mange kompliserte installasjonar for overvaking og varsling, samt styring av varme, ventilasjon osv. Dette medfører at enkelte leverandørar brukar lang tid på å justere sine anlegg etter at bygningane er i bruk. Spesielt gjeld dette SD anlegget på Reiten, og styring av ventilasjon og lys på Ulsteinvik Ungdomsskule. Dette har medført ubehag for brukarane, og mykje tid til oppfølging og purring frå UEKF. Vi kan også konstatere at kompliserte installasjonar krev mykje vedlikehald då komponentar blir defekte. Denne erfaringa må vi ta med i framtidige prosjekt. Kanskje skal vi tenke at det er betre med enklare anlegg som er meir stabile i drift. Energiøkonomisering (ENØK) Som forvaltar av kommunale bygg må UEKF ha ei sentral rolle i ENØK-arbeidet. Klimaplanen vart vedteken i Ulstein Kommune i Første trinnet i denne planen er å satse på Enøk. I den samanheng har UEKF skaffa tilbod på eit system for oppfølging og energileiing. Vi enda opp med å velje E Fokus som Tussa og Enøksenteret leverer. Vi vonar på stor effekt av dette. Forbrukstala på energi for 2011 vise ein nedgang på 13% frå året I det vidare har vi ikkje klart å redusere forbruket vidare. Dette skuldast mellom anna auka bruk. Fleire bygg, og spesielt Ungdomsskulen bruker større deler av bygget og over lenger tid. Dette aukar forbruket. Etter dette har vi registrert følgjande forbruk på dei større kommunale bygga: 2012: kwh 2013: kwh 2014: kwh 2015: kwh 2016: kwh Når ein ser på forbrukstala må ein merke seg at arealet har auka. Vi har fått heilårs verknad av Ulsteinhallen og nye omsorgsbustadar. Det er kome til mellom anna nye brakker på Sundgotmarka. Vidare har Ulsteinvik Ungdomsskule teke i bruk fleire rom på grunn av høgare kapasitetutnytting. Men vi ser også at dei fleste bygg har fått auka straumkostnad i høve til året før. Det kan ha si årsak i klimatiske forhold. Mange av skulebygga våre har særs lav energikostnad pr kvm. Barneskulane har ein energikostnad på mellom 80 og 98 kwh pr kvm. Dette er lavt forbruk. Ungdomsskulen har 150 kvh pr kvm. Men dette er eit bygg med høg utnyttingsgrad, store volum, og ventilasjon med stor luftkapasitet. Rådhuset har 160 kwh pr kvm og Alvehaugen har 200 kwh. Dette 12

13 5 kjem av forskjellig type bruk og alder på bygg og tekniske anlegg. I 2015 starta Ulstein Fjernvarme leveransane av energi til våre bygg. Dette vil ikkje medføre så mykje på sparte kostnadar, men det samla kommunale straumforbruket vil bli kraftig redusert etter kvart som varmepumpene vert tekne i bruk. Organisering Bemanninga i administrasjonen har i 2016 vore: Dagleg leiar, 1 tilsett i prosjektavdelinga, 1 vedlikehaldsleiar og 1 reinhaldsleiar. Prosjektavdelinga: Her har Per Dimmen hovudsakleg arbeidsoppgåver innafor prosjektleing, spesielt på større bygg. Eli Marte Fjørtoft var tilsett i 40% stilling som bustadkoordinator. Stillinga er i 2016 auka til 60% stilling for å kunne handtere oppgåvene i avdelinga på ein god måte. Reinhaldsvadelinga: Heidi Lunde Øvereng er tilsett som reinhaldsleiar og har leiaransvar her. Vi hadde 17,84 årsverk i desember 2016, og 23 tilsette fordelt på forskjellige stillingsheimar. I vedlikehaldsavdelinga har Frode Volla hatt ansvar som formann for vedlikehaldsarbeidet. Samla er det 7,6 årsverk i avdelinga fordelt på 8 stillingar. I 2016 vart stilling som vaktmester ved Alvehaugen ledig. Hans Kristian Velsvik vart tilsett. Han har også fått tildelt asnvar som koordinator for dei vaktmesterane som hovedsakleg arbeider med driftsoppgåver. Vi har tildelt rolla som driftsleiar for å få betre bruk av våre dataverktøy, slik at ein løftar kompetansen til alle som arbeider med drift opp på eit høgare nivå. Føretaket har 4 einingar, prosjekt, vedlikehald og reinhald, samt utleige av bustadar. I vedlikehaldseininga er det 100% menn tilsett inklusive leiar, og i reinhaldsavdelinga 100% kvinner tilsett inklusive leiar. I dei lysingane vi har hatt har berre kvinner vore søkjarar til reinhald. Begge yrkesretningane er typiske manns-/kvinneyrke. Utover det å oppmode kvinner/menn til å søkje dei einskilde yrke, har det ikkje vore sett i verk andre tiltak for å endre 100-prosentane. Sjukefråveret.. Sjå eige kapittel i slutten av årsrapporten. Styret har i driftsåret hatt 4 styremøter. Alle møter vart haldne i kantina på Reiten. Styret har handsama til saman 23 saker. Styret har vore slik samansett første halvår Tore Roppen, styreleiar personleg vara: Roy Henning Haddal Lidbjørn Vattøy, nestleiar personleg vara: Eli Skaatun Gro Anita Engh, styremedlem, personleg vara: Jon Ove Ringstad Einar Nevstad, styremedlem, personleg vara: Aase Ulla Greta Notanes, styremedlem personleg vara: Medina Bektic (begge vald av dei tilsette) For andre halvår 2016 vart det vald nytt styre: Roy Henning Haddal, styreleiar personleg vara: Anne Holstad Gro Anita Engh, nestleiar personleg vara: Ragnhild Mork Einar Nevstad, styremedlem personleg vara: Eldar Knotten Håvard Stave, styremedlem personleg vara: Eli Skaatun Inger Røren, styremedlem personleg vara: Kjell Ove Johansen (begge vald blant dei tilsette) Opplæring Reinhaldsavdelinga: For førebygge mot muskel- og skjelettplager har vi brukt Hjelp 24 ( nå stamina hot)for å kartlegge behov for treningsveiledning til dei tilsette. Dette var ei frivillig ordning for dei som syns dei hadde behov for en prat, der fikk kvar enkel treningsrettleiing for sine helsemessige plager. Dette var vaktmestergruppa også med på. Reinhaldsleiar og leiarane i Hareid, Herøy og Ørsta starta ei nettverksgruppe. Veldig positivt tiltak der vi drøftar erfaringar og problemstillingar. Vi møtes ca 4 gangar i året. 13

14 6 Vi har brukt vår leverandør (Nor engros) til å vise korleis golvvaskemaskiner og anna nytt utstyr og kjemikaliar brukas på rett måte. I samarbeid med kommunane Hareid og Ørsta vart det sett i verk innkjøpsprosess til å skaffe dataverktøy på forvaltning og drift. Prosessen enda med at Famac Web vart vald. Dette er eit program som har alle dei element i seg som vi har bruk for: reinhaldsmodul, utleige, drift, brann, stoffkartotek, FDV osv. Neste steg blir å lære opp dei tilsette til å bruke dette i det daglege arbeidet slik at ein dokumenterer tilstanden, og kva som blir gjort. Siste trinn blir å gje brukarane av bygga til (til eksempel rektor) å melde inn behov og avvik. Vi meiner det vil vise seg at dette systemet vil bli eit viktig verkemiddel i framtida. HMS UEKF har eit eige dataprogram for å halde orden på alle kjemikaliar som vert nytta. Vidare gjev dette programmet opplysningar om datablad for kvart produkt. Kvart datablad inneheld opplysningar om kva som skal gjerast om det skjer uhell. Vidare deltek tilsette i UEKF tidvis i kommunen sine vernerundar som gjeld drifta inne i kommunale bygg. UEKF har avtale med Stamina Helse om HMS arbeidet. Det vart utarbeida ein handlingsplan ved starten av året som vart brukt som rettesnor for arbeidet. I handlingsplanen er det fastsett at tilsette ved UEKF som arbeider ved kommunale bygg skal delta i bygget sin vernerunde. (til dømes reinhaldar og vaktmester ved skule) Alle tilsette er informert om muligheita til å få individuell rådgiving vedk. ergonomi. 1/3 av alle tilsette vart kalla inn til arbeidshelseundersøking. 3 personar fekk vaksinering i 2016, og reinhaldarane fekk kurs i ergonomi. UEKF har prioritert å sette i verk webbasert HMS system frå Stamina. Systemet legg opp til at ein skal vurdere alle faktorar med omsyn på kva uønska hendingar som kan skje, og kva konsekvens dette får. Då kjem ein fram til nokre risikoområder som må få spesiell prioritet. Her må det lagast handlingsplanar. Vi kom godt i gang med dette arbeidet i Arbeidet vart vidare ført i Heile risikoanalysen med tiltak vart ferdigstilt 2016.For framtida blir det å bruke systemet og utvikle det vidare. For bassenget i Idrettshallen er den tekniske delen gamal og umoderne. Vi slit med å halde god vasskvalitet i bassenget. Grunnen til det er det tekniske utstyret, og vi driftar bassenget med godkjenning i form av dispensasjon. Vi prioriterer å ofte ta prøver av vatnet, og klarer gjennom tett oppfølging å ha vasskvaliteten i orden. Bassenget var i bruk til Påske 2016 og starta opp att etter haustferien. Det er med stor glede vi registrer at våren 2017 er det siste gangen at badebassenget blir fylt med vatn. Vi har tidlegare brukt Hjelp 24 til å måle inneklima. Målingane viste at det ver behov for å justere ventilasjonen på nokre punkt. Tilsette i UEKF vart i denne fasen opplærde til å logge inneklimaet sjølv. Føretaket har sjølv skaffa slikt måleutstyr slik at vi sjølve kan stå for slikt arbeid i framtida. Arbeidsmiljøet i føretaket er godt. Om sjukefråværet, så eigen statistikk.. Føretaket forureinar ikkje det ytre miljøet. Beredskap For å styrke beredskapen er det sett i verk tiltak. Vi har bygd naudstrømaggregat ved Rådhuset. Dette vart ikkje sett i drift før vinteren Erfaringane er no at naudstraumaggregatet er å lite på, og det har gjeve Rådhuset straum ved fleire straumbrot. Dette har gjeve større tryggleik for at datamaskinene er i stabil drift, og sentralbordet er i sikker drift. I tillegg vart det mobile aggregatet som kommunen disponerer sett opp ved Ulshaugen og kopla til straumtavla. Som instruert personell kan våre vaktmesterar opere dette utan hjelp frå Tussa, slik at vi kan få straum på Bygdastova i ein naudsituasjon. Vidare har vi levert ca 40 ledlys med batteri til Ulshaug. Desse lysa kan delast ut av dei tilsette til dei som bor der. Då er ein litt betre stilt om straumen skulle gå. Dei 39 omsorgsbustadane i Holsekerdalen vart tekne i bruk i april I bygget er det eit stort naudstraumaggregat som kan levere både lys og varme til heile bygget. Det har ført til auka tryggleik for heile Ulshaugområdet. UEKF har ikkje ordningar som gjer at nokon tilsette er lønna for å vere tilgjengeleg om det skulle oppstå ein situasjon som krev rask handling på natt eller helg. Likevel er mange så positive til arbeidsplassen sin at dei er tilgjengelege på telefon, og kan rykke ut når som helst når situasjonen krev det. Dette er ei ordning som må takast opp til vurdering når også alt det tekniske på Arena Ulstein skal kome i drift. Finans/økonomi 14

15 7 Om resultat for året, sjå side 11. Styret har i heile driftsåret hatt vurderingar på rentebinding på gjelda. På same måte som Ulstein Kommune har UEKF gjort avtale med Bergen Capital om forvalting av føretaket si gjeld. Erfaringane med dette er gode så langt. Bergen Capital har klart å skaffe betre rentevilkår i marknaden, og held oversikt, lagar rapportar, og forvaltar gjelda på ein god måte. Pr har UEKF ei langsiktig gjeld i storleik 911 mill. mot 2015 (917) mill. kroner. Føretaket følgjer same finansielle strategi som kommunens overordna strategi, jf. økonomireglementet. Andre driftsrelaterte forhold Det har vore tett kontakt mellom føretaket og morselskapet på mange områder, særleg på prosjekt. Det er relativt nytt at UEKF skal vere utførande for nye prosjekt. Kommunen skal vere bestillar av nye prosjekt. Denne rollefordelinga er fortsatt ny, og her ser vi at vi har ein veg å gå for å finne rette malen på dette samarbeidet. Det har vore ei prioritert oppgåve å betre kontakten og samarbeidet med brukarane. Spesielt har vi prioritert kontakten med Omsorg, Skulane, Teknisk Etat, Flyktning og NAV. Ein del positive attendemeldingar har vi fått, men vi ser at vi kan utvikle dette vidare. Sal av kommunale bustadar: Styret har vedteke at UEKF skal selje ein del eldre utleigebustadar, og erstatte desse med bygging av nye. I året 2016 er følgjande eigedomar seld: Hofsetråsa 94, Høddvegen 37. Dette å kunne hjelpe folk med å skaffe seg sin eigen bustad har vore ein svært hyggeleg aktivitet i året. Samarbeidet med Teknisk Etat har vore godt for å få til gode finansieringsløysingar med Husbanklån til den enkelte.. Det er for mange ein stor personleg siger å kunne verte huseigar etter mange år som leigetakar. Lat oss håpe at dei nye huseigarane får glede av å eige husa sine, og at dei kan utvikle eigedomane vidare med godt vedlikehald. Prisen som kjøpar skal betale er fastsett etter verditakst, og kjøparane er alle leigetakarar av kommunale utleigebustadar. Desse sala har medført at UEKF er blitt tilført 4,2 millionar kroner som selskapet kan bruke til å finansiere investeringar, men ikkje drift. Investeringar: Det vart ikkje bygd bustadar i eigen regi i 2016 Det vart kjøpt følgjande bustadar for utleige: 1 stk husvære på Joakimbakken, kr Vidare vart det arbeida med kjøp av husvære på «Foreininga» i sentrum. Kjøpet vart ikkje gjennomført før på nyåret Ulstein Arena har vore den store investeringssaka i Bygget har fått ein solid betongkonstruksjon i botnen der heile bygget er fundamentert på fjell. Det har oppstått hindringar og problem undervegs. Deler av tomta har hatt dårleg fjell. Dette har gjort at ein måtte sette i verk tiltak med utskifting av masser og ekstra dimensjonar på fundament. Vidare har det vore problem med å få tilpassa glasfasadane i symjehallen. Manglande samarbeid og koordinering har ført til forseinkinga i byggeprosessen, og entreprenørar og konsulentar som har skulda på kvarandre. Hammerø og Storvik AS har hatt ansvar for byggeleiing og har hatt ein stri tørn med å koordinere og svare på avviksmeldingar frå entreprenørar. Vidare har timeforbruket til arkitektar og byggekonsulentar hatt eit langt høgare timeforbruk enn det dei sjølv har estimert. I sum måtte vi derfor i november 2016 melde frå til Ulstein Kommune om at prosjektet si investeringsramme på 268 mill kroner ikkje ville halde. Sidan den tid har UEKF arbeida med å halde kostnadane nede, og har arbeida med å finne ut kva den endelege sluttsummen på prosjektet skal bli. Ulsteinvik, 24. april 2017 Rune Urke Dagleg leiar 15

16 8 Tiltak pakken 2016 Bygg Bokført Tiltak Ulstein rådhus 78062,40 utvendig vask og maling Bjørndalvegen (Gamle helsestasjonen) ,80 Maling Borgarøya 23214,00 Straum til brygge Sentralanlegg teknisk etat 5499,90 Merking av parkeringsplasser Flø skule 28708,80 Maling og fixe vindu Haddal skule ,79 Maling Hasund skule ,74 Maling Ulsteinvik barneskule 59198,66 Maling SFO Sundgotmarka barnehage 21840,40 Omlegging av drens + Utvendig platting Ulstein sjukeheim ,80 Maling av Tak + fjæring av busker Aldersbustader Ulshaug 5746,40 Opplegg straum kurs Omsorgsbustader Ulshaug 13240,00 Oppreinsking av grøft Omsorgsbustader Holsekerdalen 20618,40 Utvendig belysning Ringen ,75 Maling Varleitevegen ,50 Opp pussing av leilegheit Vågen ,00 Opp pussing av leilegheit Kyrkjegata 14 A + B ,25 Maling utvendig ,59 Resultat av målsettingane Administrasjons-/felleshus Ansvar Bygning Tiltak/mål Vedl. Inv. Måloppnåing V 001 Rådhuset Brannpålegg iht. rapport frå NEAS X Rømmingstrapp utvendig. Ferdig Maling av gesims Utskifting av glass Utskifting av lysarmatur Utskifting av datakabel X X X X X V 002 Helsesenteret Utvendig Maling X 200` V003 Nye Ulsteinhallen Sluttføring av nybygg Ny kjølemaskin data X X X Orkanskade X Forsikring + garanti V 004 Borgarøya Vedlikehald X X Ny straum til flytebrygge Div retting etter brannpålegg V 005 Brakker på Nye sanitærbrakker X Normalt tilsyn Skeide V 006 Bjørndals Minne Vedlikehald X Normalt tilsyn 16

17 9 V 007 Ulstein dagsenter Vedlikehald X Normalt tilsyn V008 Hødd Arena X Slutt føring av nybygget V010 Venterom Buss Vedlikehald X Normalt tilsyn Ulshav V 012 Sjøgata 65 Vedlikehald X Opp pussing av Leilegheit + skifting av dør og glass V 013 Brannstasjonen Vedlikehald X Normalt tilsyn V015 Arena Ulstein X Under bygging V 016 Reiten Ombygging på gamle Barnevern til klasserom X Ferdig Kompetansesenter SD-anlegg opp på webb Vedlikehald X X div feil på elektronikk varme/ Ventilasjonsanlegg. Div feil på heiser. V 019 Sentralanlegget i Saunesmarka Vedlikehald X div. feil garasjeporter Elles normalt tilsyn Skular Ansvar Bygning Tiltak Vedl. Inv. Kommentarar V 020 Dimna skule Vedlikehald X Verdivurdering Ny moppemaskin Nytt alu dører V 021 Eiksund skule Vedlikehald X Det er utført normalt vedlikehald Verdivurdering V 022 Flø skule Vedlikehald X Ny flettverk not mot veien Vask og bytting av lister utvendig. V 023 Haddal skule / Grendahus Den gamle klasseromsdelen er leigd ut som atelier til Studio Opdal.Underetasjen leigast ut til butikk Moods of Norway Gymsalen leigast framleis ut til lag/organisasjonar. Vedlikehald 350` X Maling utvendig fasade. Stor jobb. V 024 Hasund skule / Hasund Bygdahus Vedlikehald 980` X Maling av Yttervegger Hovedbygget Maling av Yttervegger Stabburet Sprinkle aulaen. Brannkrav. Ferdig Bygde rampe rullestol. Fixe gjære Div feil el og automatikk Skifta div dører og vindu. V 025 Ulstein skule Vedlikehald X Div feil elanlegg Rep av leikeapperat Ny klatre pyramide betalt og set opp av FAU V026 Ulsteinvik Vedlikehald 420` X Tetting av vegg for Lyd 17

18 10 barneskule Investering Ny støyskjerm X Div maling av ganga 140` Utskifting av bereder /vassmåler og filter 40` Brannanalyse 51` Skifte vindu i glasshus 25` Opp kopling av sd anlegg ventilasjon til Webb Div. el feil 25` Ferdig V 027 Ulstein ungdomsskule Vedlikehald X Div feil el anlegg Retting av skyvedører 50` Elles normalt tilsyn V 028 Idrettshallen Vedlikehald X Det er utført generelt vedlikehald i bygningen inklusive symjehallen. Symjehallen drivast på dispensasjon. V 031 Skollebakken Aktivitethus Vedlikehald X Normalt tilsyn Barnehager V 032 Sundgotmarka barnehage V034 Sundgotmarka barnehage Avdeling Klubbhuset Vedlikehald X Ny ute platting Skifta ytter dører. Elles normalt tilsyn. Vedlikehald. X Normalt tilsyn. Alders- og sjukeheimsbygg V 040 Alvehaugen (Øvre Hovstøylvegen er ein del av dette ansvarsområdet) 700` Skifta ut ein del lys armatur. Reingjæring og maling av tak I fløy 150` Div fjerning av busker og retting av gangvei. Retting av feil i KNX V040 Alvehaugen Ombygging av dagsenter. Nød og ledelys utskifting X X X X X X Pågåande prosess Ferdig Sluttført Ferdig Skifta golvbelegg kjøkken, bossrom +div ganger Skifta Brannsentral Starta ombygg av Hovstøylvegen 25 X X X Ferdig Ferdig 18

19 11 V 041 Aldersbustader Øvre Ulshaugen Vedlikehald 180` X X Pussa opp leilegheit+ kjøkken + mala innvendig skifta vindu /dører. V 042 Omsorgsbustader Vedlikehald 180` X Normalt vedlikhald Ulshaugen V043 Nedre Hovstøylvegen Vedlikehald X Normalt tilsyn V 044 Petterbakken Vedlikehald X Normalt tilsyn V 047 Ulshaugen 1 Vedlikehald X Normalt tilsyn V048 Petterbakken 4BCD V049 Petterbakken Vedlikehald X Normalt tilsyn Vedlikehald X Normalt tilsyn. V050 Holsekerdalen Vedlikehald X X Nye Utelys 20` Tilkopling til Fjernvarme 37` Tilpassing til brukara V051 Sjøgata Omsorg leilegheite Vedlikehald X Normalt tilsyn. Utleige hus V 061 Ringen Vedlikehald X Normalt tilsyn. V 030 Ringen Vedlikehald X Normalt tilsyn 22 V 062 Ringen 11 Vedlikehald X Normalt tilsyn V 063 Ringen 3 Nytt hus 4 leilegheiter X Maling av uteboder Normalt tilsyn V 064 Ringen 10 A+ B Brann V 065 Støyleråsa Seld V 066 Holsekerveien 5 Vedlikehald X Normalt tilsyn V 067 Hovsetråsa Vedlikehald X 1 leilegheit mala V 068 Hovsetråsa 94 Vedlikehald Seld V 069 Hovsetråsa Vedlikehald X Normalt tilsyn V 070 Osnesveien Vedlikehald X Normalt tilsyn V071 Varleitestubben Investering X Renoverte leilegheit 17 V 072 Hovsetråsa 78 Investering Seld V 073 Gjerdegata 10 Vedlikehald X Normalt tilsyn V 074 Anholen Vedlikehald X Normalt tilsyn V075 Holsekerveien 88 Vedlikehald Seld V076 Varleitevegen 17 Vedlikehald X Opp pussa 1 leilegheit før brann V077 Sundgot Vågen Vedlikehald 515` X Opp pussing av fleire leilegheiter + Normalt tilsyn V078 Kyrkegata 18 Vedlikehald X Diverse Orkanskade + maling og fixing av yttervegger V079 Holsekervegen Vedlikehald X Normalt tilsyn 40 V080 Varleitestubben Vedlikehald X Maling av 1 leilegheit 19

20 12 Fixing av støttemur V081 Holmevegen 6 Vedlikehald X Normalt tilsyn BD V082 Vikemyra 19 Vedlikehald 180` X Div orkanskade V083 Reiten Sløydbygget Vedlikehald 230` X Skifta vindu 3etg. Renoverte bad. Pussa opp hybel leilegheit V084 Krushammer Vedlikehald X Normalt tilsyn vegen 17 V085 Vikemyra 26 Vedlikehald X Normalt tilsyn V086 Kyrkegata 27 Vedlikehald X Normalt tilsyn V087 Holsekervegen Vedlikehald X Normalt tilsyn. 62B V088 Petterbakken 16 Seld V089 Vikemyra 17 Vedlikehald X Normalt tilsyn. V090 Skulevegen 1 Normalt tilsyn V091 Høddvegen Vedlikehald X Normalt tilsyn. V093 Joakimbakken 29 Vedlikehald X Normalt tilsyn. Kommentarar og nøkkeltal utleigehusa UEKF disponerer pr : 101 kommunale bustadar til ulike bustadføremål. Av desse var 23 husvære leigde av UEKF på den private bustadmarknaden. Ved årsskiftet var 4 bustadar midlertidig ledig. Alle leigetakarane har personlege kontraktar med UEKF. Inntekter frå disse kjem inn som inntekt på konto 3600 Husleige. 8 husvære i Holsekerdalen, 3 leilegheiter i Holsekervegen, 1 i Petterbakken 14, 4 i Petterbakken 4, 2 i Petterbakken12/14, 8 leilegheiter i Hovstøylvegen og 7 i Ulshaugen 1 er leigd ut til omsorgsetaten til spesielle omsorgsføremål. Til saman 35 leilegheiter med spesielle føremål. For alle disse leilegheitene gjeld at det er omsorgsetaten som har leigekontrakt med bebuar. Omsorgsetaten betaler leige til UEKF, jf. inntekt på konto 3605 Husleige Ulstein kommune. Utover dette har omsorgsetaten utleigeansvar og leigekontrakt for 31 omsorgsbustadar Holsekerdalen, 13 omsorgsbustadar på Sjøsida og 21 aldersbustader på Alvehaugen. Til saman 65 aldersbustader. Omsorgsetaten betaler leige til UEKF, jf. inntekt på konto 3605 Husleige Ulstein kommune. Til sist har omsorgsetaten utleigeansvar og leigekontrakt for 31 omsorgsbustader på Ulshaugen. Omsorgsetaten betaler leige til UEKF, jf. inntekt på konto 3605 Husleige Ulstein kommune. Det er mange som vender seg til oss pr telefon og søkjer hus. I 2016 har vore lettare å skaffe husvære. Årsaker til det er mellom anna auke i arbeidsløyse og færre innleigde firma i industrien. Pågangen er størst innanfor segmentet sentrumsnære små leilegheiter (1-2 soverom). Det er generelt stor slitasje på alle husvære. Leigeinntekter HUSLEIGE Budsjett-16 Rekneskap-16 Differanse Merknad Utleigebustader Inkl leigde bust Ulstein kommune

21 13 Økonomisk oversikt og avviksanalyse Resultatrekneskap Salsinntekter Andre driftsinntekter Mva-refusjon Lønnskostnad Avskriving Motpost avskriving Andre driftskostnadar Mva-utgift Brutto driftsresultat Renteinntekter , Rentekostnad , Avdrag , Netto driftsresultat Bruk av disposisjonsfond Dekning tidlegare års rekneskapsunderskudd Avsetjing til dipsosisjonfond , Overføring mva.komp til investeringsrekneskapen Disponering av rekneskapsmessig overskot , Meir/Mindreforbruk Generelle kommentarar Rekneskapsoversikta synes at føretaket hadde eit driftsoverskot etter finanspostar på kr Styret foreslår å avsette mindreforbruket til driftsfond. Det har vore høg aktivitet med vedlikehald slik at driftskostnadane har vorte høgre enn budsjettert. Midlar frå «tiltakspakken» gjer at både inntekter og kostnad har auka med om lag 1,9 mill Fallande rente har gjort at rentekostnaden er blitt lågare enn budsjettert 21

22 14 Organisasjonskart, inkl. årsverk/tal på tilsette Dagleg leiar Årsverk: 1,0 Bustadstilling Årsverk: 0,6 Vedlikehaldsavd. Reinhaldsavd. Prosjektavd. Vedlikehaldsleiar Årsverk: 1,0 Reinhaldsleiar Årsverk: 1,0 Prosjektleiar Årsverk: 1,0 Vedlikehaldsmeda rbeidar Årsverk: 7,6 Reinhaldsmed arbeidar Årsverk: 17,84 Prosjekt medarb. Årsverk: 0 Fråversoversikt Fråværsstatistikken for føretaket viser følgjande utvikling: Sjukefråver totalt 2007: 11,6% Sjukefråver totalt 2008: 14,9% Sjukefråver totalt 2009: 8,6% Sjukefråver totalt 2010: 7,27% Sjukefråver totalt 2011: 7,90% Sjukefråver totalt 2012: 10,65% Sjukefråver totalt 2013: 6,36% Sjukefråver totalt 2014: 9,5% Sjukefråver totalt 2015: 13,17% Sjukefråvær totalt 2016: 6,11% For 2016 har vi følgjande fråver: Fråver totalt kortidsfråver langtidsfråver Administrasjon 2,67% 0,19% 2,49% Reinhald 8,61% 2,49% 6,12% Vaktmester 2,23% 0,98% 1,26% Sum UEKF 6,11% 1,75% 4,36% Totalt sett har sjukefråværet gått frå 13,17% i 2015 til 6,11% i Dette er det lågaste talet vi har registrert dei seinare år, og det er sjølvsagt gledeleg. Vi har sett ar fråværet har variert over tid. Spesielt når nokon blir langtidssjukemeld så slår dette kraftig ut på ein liten arbeidsstokk. Målsettinga er å halde fråværet på eit så lavt nivå som råd. 22

23 23 15

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67