Konkurransegrunnlag ØVRE EIKER KOMMUNE. «Eikertun»

Transkript

1 Konkurransegrunnlag ØVRE EIKER KOMMUNE «Eikertun»

2 Side 2 av 13 Innhold 1 INNBYDELSE Bakgrunn Befaring Om prosjektet Konkurranseregler Anskaffelse Kontaktinformasjon Spørsmål til konkurransen Vedståelsesfrist Offentlighet og taushetsplikt Forbehold og avvik Adresser Språk Innlevering Kontraktsbestemmelser Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Annen obligatorisk dokumentasjon Tildelingskriterier Pris Bedømmelse og behandling av tilbud Vekting Kontraktstildeling og kontrakt Evaluering av pris Evaluering av øvrige tildelingskriterier Hva skal leveres... 13

3 Side 3 av 13 1 INNBYDELSE, heretter kalt byggherren, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med prosjektet Eikertun i Hokksund. har per i dag mange helsetilbud på Eikertun i Hokksund, blant annet sykehjem og omsorgsboliger tilpasset de eldre i lokalmiljøet. Området skal nå utvikles videre med et nytt sykehjem, inklusiv legevakt og parkering, en ny sansehage, samt rehabilitering av deler av det eksisterende sykehjemmet. I den forbindelse har behov for teknisk rådgivning som til sammen skal danne en prosjekteringsgruppe. 1.1 Bakgrunn Eikertun er et eksisterende område bestående av ulike helseinstitusjoner som sykehjem, omsorgsboliger, m.m. Med bakgrunn i Samhandlingsreformen og den økende andelen av eldre i samfunnet, skal tilbudet til de eldre i samfunnet utvides i takt med antall eldre. har derfor iverksatt et prosjekt for utvidelse av kapasiteten på det etablerte området Eikertun. Det er tidligere i prosessen gjennomført en Mulighetsstudie av Arkitektkompaniet i mars Studiet har sett på muligheter for utvidelse av de ulike institusjonene på det eksisterende området og lagt frem dette i en rapport fra mars Studiet redegjorde for et arealpotensial for utvidelse av Eikertun, men setter ikke begrensninger for alternative utforminger av byggene i prosjektet. Mulighetsstudiet er vedlagt denne tilbudsforespørselen. 1.2 Konkurransedokumenter Nr Dokumentnavn 1. Denne innbydelsen. 2. Prisskjema 3. Standard kontraktsvilkår for 4. Mulighetsstudie mars 2011 (Utarbeidet av Arkitektkompaniet) 1.3 Befaring Det vil ikke bli avholdt befaring eller konferanse. 1.4 Om prosjektet Prosjektet Eikertun løper i perioden januar 2013 våren Forprosjektfasen er planlagt å vare frem til sommeren Det skal utarbeides underlag for kalkyle og funksjonsbeskrivelse for totalentreprise. Prosjektet skal gjennomføres som et åpenbim prosjekt og leverandør skal ha gode erfaringer og referanser knyttet til slik gjennomføringsmodell.

4 Side 4 av 13 Nybyggene som medtas i prosjektet skal tilrettelegges for universell utforming. Alle bygninger og arealer som inngår i prosjektet skal utføres i henhold til krav gitt i Husbankens veiledere, Øvre Eiker kommunes krav til bygg, og gjeldende lover og forskrifter. Alle lovpålagte krav må følges i prosjektet. Prosjektets art og omfang Det er i Mulighetsstudiet redegjort et arealpotensiale for aktuelle arealer på Eikertun, og hvilke utvidelser som er realistiske. Alle disse planene er dog ikke vedtatt p.t. Følgende utbyggingsplaner er per nå vedtatt for Eikertun prosjektet og skal prises i denne konkurransen. Vedtatt del av prosjektets første fase (Fase 1): - Nytt sykehjem med ca 40 plasser skal inneholde legevakt, akuttplasser, lindrende, rehabilitering og korttidsplasser. - 1.etg på eksisterende Eikertun Sykehjem skal tilpasses og ombygges for personer med demens. - Etablering av ny sansehage på Eikertun - Parkeringsanlegg - Oppgradering av utomhusarealer. Den totale utbyggingen og videreutviklingen av Eikertun består av flere prosjekter. I første fase (Fase 1) vil hovedprosjektet være bygging av et nytt sykehjemsbygg (av totalt to) med legevakt og med tilhørende parkering som gitt i listen over. I tillegg til sykehjemsbygget er det planlagt i første fase å etableres ny sansehage. I tillegg skal utomhusarealer oppgraderes slik at disse er funksjonelle iht ny arealbruk på Eikertun. I første fase er det også vedtatt rehabilitering av deler av det eksisterende sykehjemmet på Eikertun. I Mulighetsstudiet som er utarbeidet, er det nye sykehjemmet foreslått med en underjordisk parkeringskjeller med (etter fullført fase 2) to bygg (bygg 1 og 2) stående oppå. Hvert bygg er planlagt med tre tellende etasjer over bakken. I første etasje i bygg 1 er det planlagt å bygge legevakt. Det resterende arealet i byggene skal benyttes til sykehjem med tilhørende støttefunksjoner som fellesareal, resepsjon, m.m. Byggingen av sykehjemmet er planlagt utført i to faser. Parkering og Bygg 1 av sykehjemmet er del av fase 1 og er vedtatt påbegynt. Parkeringsanlegget under terreng har planlagt oppstart bygging høsten Byggingen av selve sykehjemmet, som er panlagt i tre etasjer over bakken, påbegynnes høsten 2014, dersom dette skal bygges oppå parkeringskjeller. Bygget planlegges å stå ferdig for innflytting våren Det presiseres at utformingen på parkering og nytt sykehjem kun er et foreløpig forslag iht Mulighetsstudie. Bygningens fremtreden og forhold til omgivelsene Det er vist i Mulighetsstudie at sykehjemmet kan plasseres på et flatt område som i dag benyttes til parkeringsplass. Dette arealet tåler iht studiet en utbygging på ca 100 x 20 m, i 3 etasjer. Det er planlagt for beboerrom på henholdsvis 4,5 x 6 meter, som gir en størrelse på ca 27 m 2 per

5 Side 5 av 13 basisrom. Det betyr at det nye sykehjemmet, basert på arealer i Mulighetsstudiet, vil kunne huse ca 100 sykehjemsplasser når begge fasene er realisert. I den første etasjen av bygg 1 er det planlagt å bygge en legevakt. Totalarealet for sykehjemmet ved gjennomføring av begge faser er stipulert til: - Parkeringskjeller ca 2700 m etasje, 3 x 2000 m 2 = 6000 m 2 Totalarealet på sykehjemmet er planlagt til ca 8700 m 2. Per nå er kun det ene av sykehjemsbyggene vedtatt påbegynt, noe som danner et grensesnitt for denne konkurransen. Vedtaket omfatter også parkering, legevakt, rehabilitering av eksisterende sykehjem, utomhusarealer og sansehage. Det er ikke vedtatt plassering eller hvordan utforming på bygget (ene) skal bli. Dette avklares senere i prosessen. Mulighet for fremtidige utvidelser Dersom kun ett av byggene realiseres i første fase som planlagt, kan bygg 2 utvikles på et senere tidspunkt. Den planlagte bebyggelsen av sykehjemmet iht Mulighetsstudie, utnytter det visuelt maksimale som kan bygges ut av sykehjemmet ift tilliggende bebyggelse. Andre bygninger på tunet som foreslått i Mulighetsstudie, f.eks. omsorgsboliger, parkanlegg, eksisterende sykehjem, m.m., har ytterligere potensiale for utvidelse i form av tilbygg og ombyggingen. Dette (Fase 2) tas ikke inn i denne prosjektfasen, men kan bli aktuelt på et senere tidspunkt og angir et potensiale for Eikertun for øvrig. Teknisk hovedstruktur Hovedfilosofien til planleggingen av teknisk hovedstruktur og føringsveier vil være fremtidsrettet, fleksibilitet og tilgjengelighet, samt høy grad av standardisering. Det vil foretas en helhetstankegang ifm. intern infrastruktur og oppbygging av både elektrotekniske og VVS - tekniske installasjoner. De tekniske anleggene dimensjoneres for fremtidig utvidelse av Eikertun der det er naturlig. Sykehjemmet vil eksternt knyttes til reservekraftaggregater. Avklaringer gjøres på et senere tidspunkt. I tillegg vil vann og avløp, samt høyspentforsyning knyttes til offentlig nett. Vei og trafikk Vei og trafikknett på og rundt Eikertun vil tilpasses de ulike byggefasene og være i henhold til vedtak som gjøres i kommunen. Landskapsbehandling Landskapsutformingen på og rundt Eikertun vil tilpasses de ulike byggefasene og være i henhold til vedtak som gjøres i kommunen.

6 Side 6 av 13 Arealer Omtrentlige arealer for fase 1 som gjelder for denne konkurransen kan oppsummeres som følger iht Mulighetsstudie: Bruttoareal BTA = brutto sykehjemsareal med legevakt m 2 Parkeringsanlegg m 2 Sansehage m 2 Utomhus Eksisterende Eikertuns 1.etg - rehabilitering 2 Konkurranseregler 2.1 Anskaffelse For konkurransen gjelder Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69 med senere endringer og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res 7.april 2006, endret ved forskrift av 24.november 2006, samt nedenstående bestemmelser. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse og kunngjøres på Doffin. Utlysing: på Doffin Konkurranseperiode: Innleveringsfrist: Fredag 04.januar 2013 kl. 12:00 Juryering og annonsering av vinner planlegges å være gjennomført innen kan utløse opsjon på ytterligere utvidelse av prosjektet «Eikertun». Opsjonen vil bestå av prosjektets Fase 2 i henhold til nytt politisk vedtak om videre utvidelse av Eikertun. Per nå er ikke disse utbyggingsplanene vedtatt. 2.2 Kontaktinformasjon Kontaktpersoner og konkurransefunksjonær ved denne rådgiverkonkurransen er: Prosjektleder Roy Themte Telefon E-post roy.themte@oec.no 2.3 Spørsmål til konkurransen Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremmes skriftlig til Roy Themte innen 1 uke før tilbudsfristen. Se kontaktinformasjon over. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide og sende svaret til de øvrige tilbyderne innen tilbudsfristens utløp. Spørsmål anonymiseres og svar sendes til alle som har registrert sin interesse.

7 Side 7 av Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås i 90 dager regnet etter tilbudsfrist. 2.5 Offentlighet og taushetsplikt I henhold til offentleglova 23 (3) er anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valg av leverandør er meddelt tilbyderne. Deretter er disse dokumentene i utgangspunktet åpne for innsyn. Oppdragsgiver har imidlertid taushetsplikt om opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde (forretningshemmeligheter), jf. forvaltningsloven 13. Det er oppdragsgivers ansvar å vurdere hvilke opplysninger som omfattes av taushetsplikten. Ved denne vurderingen vil oppdragsgiver legge vekt på leverandørenes synspunkter med hensyn til hva som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbyder skal henvise til hvilke punkter i besvarelsen som vurderes som forretningshemmeligheter. Dette kan også gjøres ved å legge ved en egen sladdet versjon av tilbudet. 2.6 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Forbehold skal eventuelt være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold, og forbehold/avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil kunne føre til at tilbudet avvises. Det skal tydelig gå fram hva det tas forbehold mot, ved en henvisning til konkrete punkter i de ulike dokumentene/spørsmålene. Tilbyder må spesifisere eventuelle forbehold og angi hvilke konsekvenser forbeholdet/avviket har for ytelse, pris og eventuelle andre forhold. Dersom dette ikke gjøres kan tilbudet bli avvist. Det er ikke mulig å gi tilbud på deler av prosjektet. 2.7 Adresser Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er: Postadresse: Stasjonsgata Hokksund 2.8 Språk Alle dokumenter, tegninger eller annen kommunikasjon som omhandler anskaffelseskonkurransen, skal være på norsk. Prosjektspråket er norsk.

8 Side 8 av Innlevering Tilbud skal leveres til: Kristina Bauhr (åpnes kun av adressat) Stasjonsgata Hokksund Innleveringsfristen for konkurransen er: kl. 12:00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tilbudet merkes med "Eikertun" og skal leveres i 1 papireksemplar og 1 elektronisk kopi og leveres i lukket konvolutt.

9 Side 9 av 13 3 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet ved gjennomføring av prosjektet vil bli regulert av NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid, utgave 2000+A1:2007 og s standard kontraktbetingelser som er vedlagt. 3.1 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos prosjektleder i OEC Consulting AS, Roy Themte. Det stilles krav til at leverandøren abonnerer på nødvendig antall lisenser hos JOINT Collaboration prosjekthotell som skal benyttes i prosjektet. Lisensene dekkes av den enkelte leverandør. 3.2 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli sendt samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, blir meddelt alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsen, suppleringen eller endringen kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen for alle konkurransedeltakerne.

10 Side 10 av 13 4 Kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i denne anbudskonkurransen. Dette er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil nevne at noen av kravene er obligatoriske og ufravikelige og følger direkte av forskrift om offentlige anskaffelser. Dette er skatteattest, merverdiavgiftattest og HMSegenerklæring. Det tekniske kvalifikasjonsnivå defineres av oppdragsgiver og skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Det er absolutt krav at leverandøren kan dokumentere erfaring med oppdrag av tilsvarende kompleksitet og størrelse. Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kriterier Lovlig etablert foretak Administrative kvalifikasjoner Kapasitet Økonomiske / Finansielle kvalifikasjoner* Dokumentasjon Det skal fremlegges firmaattest eventuelt tilsvarende attest som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Redegjørelse vedrørende firmaets helse, miljø og sikkerhet (HMS). Redegjørelse vedrørende firmaets kvalitetssikringssystem/ - styringssystem Annen relevant dokumentasjon Oversikt over firmaets totale bemanning Dokumentasjon som redegjør for at tilbyder har kapasitet til å overholde frist for ferdigstillelse. Årsregnskap, total omsetning de siste 3 regnskapsår Annen relevant dokumentasjon *Om leverandørens økonomiske og finansielle stilling Det skal fremlegges årsregnskap for de siste 3 regnskapsår og erklæring om foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon.

11 Side 11 av Annen obligatorisk dokumentasjon Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: 1. Attest utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) 2. Attest fra skattefogden i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene skal være av typen RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Leverandører med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge tilsvarende attester. Attestene må ikke være endre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være oppdragsgiver i hende. Manglende skatte- og avgiftsattester fører til avvisning av tilbudet. Skatte- og avgiftsrestanser fører ikke automatisk til avvisning av tilbudet, men blir vurdert under utvelgelseskriteriene. Bestemmelsene om skatte- og avgiftsattester skal gjelde tilsvarende i alle underliggende leverandørforhold. HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring. Erklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg 1. Manglende fremleggelse av HMS-egenerklæring vil føre til avvisning av tilbudet. Entreprenøren har plikt til å kreve tilsvarende erklæring i alle underleverandørforhold. 4.2 Tildelingskriterier Kriterier Vekting underkategori Referanser fra tidligere prosjekt 40 % Dokumentasjon - Oversikt over de viktigste relevante leveransene de siste 5 år, herunder opplysninger om type prosjekt, prosjektets verdi, tidspunkt, oppdragsgiver (navn, telefon og e-post) og entrepriseform. Faglige utfordringer og evt spesielle suksesskriterier skal beskrives for de ulike prosjektene. BIM-prosjekter skal fremheves. CV 60 % CVer med tilbudt personell skal fremlegges. Det skal beskrives stillingsfordeling og roller for de tilbudte kandidatene for gjennomføringsfasen i dette prosjektet, og det skal beskrives personens roller i tidligere prosjekter. Det skal dokumenteres at vedkommende har nødvendig kapasitet for hele prosjektet.

12 Side 12 av Pris Kriterier Vekting underkategori Pris pr time Junior 60 % Senior 40 % Dokumentasjon Vedlagt prisskjema må fylles ut

13 Side 13 av 13 5 Bedømmelse og behandling av tilbud 5.1 Vekting Vekt Kriterier 60% Pris 40% Gjennomføringsevne/kvalitet/erfaring/referanser 5.2 Kontraktstildeling og kontrakt Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Evalueringen vil være basert på hver av fagdisiplinene og ikke som gruppe. Kommunen vil tildele oppdraget til hver enkelt fagdisiplin som evalueres som de mest fordelaktige. Tildelingskriteriene i kapittel 4.2 og 4.3 legges til grunn ved evalueringen. Oppdragsgivers innstilling til valg av leverandør vil bli skriftlig meddelt deltakerne i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Etter klagefristens utløp vil det bli inngått kontrakt med den eller de leverandører som får sitt tilbud antatt. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår med tilhørende standard avtalevilkår. 5.3 Evaluering av pris Det benyttes en skala fra hvor laveste pris gis 100 poeng for hvert kriterium. Over dobbelt så høy pris som laveste pris gir 0 poeng. 5.4 Evaluering av øvrige tildelingskriterier Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0 100, der 100 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. 5.5 Hva skal leveres 1. Signert tilbudsbrev 2. Utfylt prisskjema 3. Firmaattest 4. CVer og referanseliste 5. HMS egenerklæring og dokumentasjon på kvalitetssikringssystem 6. Skatte- og avgiftsattester 7. Dokumentasjon på kapasitet 8. Årsregnskap fra de siste tre år, annen relevant økonomisk dokumentasjon.