Konkurransegrunnlag. Vågan kommune. Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av. møbler

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av møbler Vågan kommune

2 Tilbudsinnbydelse, åpen anbudskonkurranse 1. Innbydelse Vågan eiendom KF, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr på vegne av Vågan kommune til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av møbler. Konkurransen er sendt til kunngjøring i DOFFIN den Konkurranseform Åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og del III. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Prosedyren tillater ikke forhandlinger. 3. Oppdragets/leveransens omfang, fremdrift og leveringstid Anskaffelsen omfatter kjøp av møbler som fremkommer nedenfor i neste avsnitt. Møblene vil primært bli kjøpt inn av VIO (Vågan innvandrings- og opplæringssenter) og brukes til flyktningefamilier. Det vil imidlertid kunne forekomme en del kjøp av andre enheter i Vågan kommune. Det er ikke mulig for oss å angi presist antall kjøp per år, da dette vil variere etter hvor mange bosettinger av nye flyktninger som vedtas fra år til år av Vågan kommunestyre, samt andre forhold. Nedenfor følger imidlertid en oversikt over hvilke møbler leverandørene i denne konkurransen forplikter seg til å gi tilbud på og i parentes vil det stå antall kjøp som er beregnet i år, slik at dette kan gi en pekepinn på fremtidige kjøp. Sofaer (27 stk beregnet for 2015) Sofa 3+2 Sofa 3 vinkel 2 (ca. 2,5 x 2 meter) Sofa 3 vinkel 2 (ca. 2,5 x 3 meter) Sofa 3-seter Sofa 2-seter Sofa 3-seter med divan (ca. 2,3 x 1,5 meter)

3 Salongbord (27 stk beregnet for 2015) Her ber vi om at det leveres tilbud på salongbord som er av en slik størrelse av de passer til de ulike sofavariantene som er listet opp ovenfor. TV-bord (usikkert antall) Her ber vi om tilbud på TV-bord med ca. 1,2 meter bredde. Kjøkkenbord med fire stoler og kjøkkenbord med 2 stoler (27 stk beregnet totalt for ekstra stoler for barn) Her bes det om tilbud med bord av en slik størrelse at det er plass til henholdsvis fire og to stoler. Videre ber vi om tilbud på bord det er mulig å forlenge (eksempelvis med klaff), slik at det er plass til flere enn fire personer. Skrivebord (usikkert antall) Her ber vi om tilbud på skrivebord som er ca. 1,2 meter bredt. Kontorstol (usikkert antall) Kontorstol for voksen person som må passe til skrivebordet det gis tilbud på. Gulvtepper (27 stk beregnet for 2015) Her bes vi om tilbud på to typer gulvtepper med cirkastørrelse på henholdsvis 1,6 x 2,3 meter og 1,3 x 1,9 meter. Barnestol (5 stk beregnet for 2015) Her bes det om tilbud på barnestol. Barnestolen må være av en slik type at barnet kan sitte og spise uten å ha mulighet til å komme seg løs selv, eksempelvis en stol med bøyle. Enkel rammemadrass ca. 75 cm med bøyler og overmadrass (16 stk beregnet for 2015) 2 stk rammemadrass ca. 75 cm (eller én dobbel) med bøyler og dobbel overmadrass (28 stk beregnet for 2015)

4 Sprinkelseng med madrass (5 stk beregnet for 2015) Nattbord (usikkert antall) Leverandørene i konkurransen forplikter seg til å levere alle møblene listet opp ovenfor, med unntak av kontorstol og barnestol som det er frivillig å gi tilbud på. Dersom en leverandør ikke kan levere alle møblene (kontorstol og barnestol unntatt), så vil denne bli avvist i konkurransen. 4. Minimumskrav i konkurransen Det er spesielt VIO i Vågan kommune som vil foreta avrop etter avtalen som inngås med vinneren av konkurransen. Avropene vil skje normalt skje i forbindelse med når bosetting av flyktningefamilier skjer. I 2015 er det vedtatt at det skal bosettes 60 flyktningefamilier og det er dette antallet som er bakgrunnen for det antall møbler som er beregnet under punkt 3. I denne forbindelse er det viktig at leverandørene oppfyller de krav som fremkommer nedenfor, slik at bosettingen skjer tilfredsstillende. Leverandører som ikke forplikter seg til å oppfylle kravene opplistet nedenfor vil få sitt tilbud avvist. - Leverandørene i konkurransen forplikter seg til å levere de møbler som det gis avrop på senest to uker etter at avropet er skjedd - Leverandørene forplikter seg til å levere og montere møblene det er gitt avrop på i Vågan kommune, i den bolig som Vågan kommune bestemmer, uten ekstra kostnad - Leverandørene forplikter seg til å tilby en garantiløsning på produktene - Leverandørene forplikter seg til å sende ut informasjon over de møblene som er etterspurt, inkludert bilde, størrelse, pris m.m. Normalt vil avropene skje slik at det bestilles flere møbler, da det er familier som skal bosettes som ikke har møbler fra før. En normal bestilling vil derfor inneholde de fleste av de møbler som er opplistet under punkt 3. Leverandørene forplikter seg imidlertid også til å levere og montere mindre bestillinger, dersom dette skulle bli aktuelt.

5 5. Kontraktsbestemmelser For oppdraget vil det bli tegnet en standardkontrakt med én totalleverandør. Det vil bli inngått en kontrakt som gjelder for fire år. 6. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver, se kontaktinformasjon. Spørsmål i konkurransen vil bli besvart og legges ut på Doffin.no. 7. Spesielt om størrelser på møblene Under punkt 3 er det det angitt cirkastørrelse på møblene. Dette er ment som en indikasjon fra vår side og er ikke ment å utelukke størrelser som avviker litt fra denne indikasjonen. 8. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på Doffin.no. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, blir meddelt på Doffin.no. Dersom rettelsen, suppleringen eller endringen kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen for alle konkurransedeltakerne. 9. Kvalifikasjonskrav Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Dette er minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver vil nevne at noen av kravene er obligatoriske og ufravikelige og følger direkte av forskrift om offentlige anskaffelser. Dette er skatteattest og merverdiavgiftattest.

6 9.1 Skatte- og avgiftsattester Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester ved tilbudet: - Attest utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). - Attest fra skattekontoret for vedkommende område (merverdiavgift). Begge attestene skal være av typen RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Leverandører med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge tilsvarende attester. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være oppdragsgiver i hende. Bestemmelsene om skatte- og avgiftsattester skal gjelde tilsvarende i evt. alle underliggende leverandørforhold. 9.2 Øvrige kvalifikasjonskrav Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre leveransen. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer leveranser. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne:

7 Krav Lovlig etablert foretak: Dokumentasjon - Det skal fremlegges firmaattest eventuelt tilsvarende attest som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (gjennomføringsevne): Kompetanse og erfaring fra tilsvarende leveranser - En oversikt over de viktigste leveransene de siste 3 år. Administrative kvalifikasjoner: Fakturering: Betalingsbetingelser: - Leverandør må tilby fakturering til adressater etter egen liste fastsatt av Oppdragsgiver. - Betalingsbetingelser pr. 30 dager, etterskuddsvis betaling. Økonomiske / finansielle kvalifikasjoner: Økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten - Årsregnskap, total omsetning de siste 3 regnskapsår - Annet som dokumenterer at kvalifikasjonskravet er oppfylt. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon.

8 10. Deltilbud Det er anledning til å ikke levere tilbud på kontorstol og barnestol, men det må leveres tilbud på alle andre møbler under punkt Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 12. Tildeling (kriterier for valg av tilbud) Tildeling skjer ut fra hvilket tilbud som totalt sett har lavest pris, da det bare skal utvelges én leverandør. Det bes om at det for hvert møbel under punkt 3 gis tilbud på pris per stk og at dette skrives inn oversiktlig i tilbudet som leveres inn. Vinner av konkurransen vil da være den som har lavest totalpris for alle møblene. 13. Prisregulering Leverandøren som vinner konkurransen har rett til å regulere sine priser ett år etter avtaleinngåelse og deretter hvert år til kontrakten utløper. Reguleringen skal skje med utgangspunkt i konsumprisindeksen ved avtaleinngåelsen og forandringer i denne frem til regulering kreves. Leverandør må sende varsel om prisregulering til Oppdragsgiver senest én måned før en slik endring iverksettes for at denne skal være gyldig.

9 14. Prisskjema Det bes om at leverandørene tar utgangspunkt i oversikten over møblene i punkt 3 og gir tilbud på pris per stk for hvert møbel. Det ber om at en slik oversikt vedlegges som eget prisskjema i tilbudet som leveres inn. 15. Tilbudsbrev formalia og innhold Tilbudsbrev og prisskjema innleveres i utfylt stand, og både tilbudsbrevet og prisskjemaet skal være datert og underskrevet. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i prisskjemaet og i tilbudsbrevet har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i Oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil kunne bli avvist. 16. Hva skal leveres Dokumentasjon skal vedlegges på følgende måte: Skilleark 0 Signert tilbudsbrev Skilleark 1 Firmainformasjon: - Leverandørens navn og adresse - Firmaets organisasjonsnummer (firmaattest) Skilleark 2 Skatteattester Skilleark 3 Utfylt prisskjema med tilbudsgrunnlag Skilleark 4 Dokumentasjon på økonomiske/finansielle kvalifikasjoner (iht. tabellen i punkt 9.2) Skilleark 5 Supplerende og frivillig dokumentasjon.

10 17. Innleveringssted Tilbudet skal være levert til: Vågan eiendom KF Besøksadresse: Kongsvatnveien Svolvær eller Postadresse: Postboks Svolvær Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse, merket Tilbud: Levering av møbler Vågan kommune. 18. Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt innleveringsstedet innen den 15. oktober 2015 kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 19. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl , 60 dager etter tilbudsfristens utløp. 20. Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering, overskridelse av budsjettramme eller manglende godkjenning fra politisk hold.

11 21. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i Kongsvatnveien 15, 8300 Svolvær, den kl. 13. Leverandørene gis ikke anledning til å delta ved tilbudsåpning. 22. Offentlighet Anbudsprotokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). Avviste og forkastede tilbud returneres ikke. 23. Språk Tilbudet skal være skrevet på norsk. 24. Kontaktinformasjon Trygve Eriksen Jurist/Innkjøpsrådgiver Vågan eiendom KF Mobil: E-post: trygve.eriksen@vagan.kommune.no Svolvær, den Trygve Eriksen Jurist/Innkjøpsrådgiver

12 Adresseliste Spørsmål vedrørende konkurranseregler Jurist/Innkjøpsrådgiver Trygve Eriksen Postboks Svolvær Tlf: E-post:

13