Forsvaret. Forsvarets logistikkorganisasjon/divisjon for Forsyning Driftsanskaffelsesavdeling. Forespørsel 02-14

Transkript

1 FORESPØRSEL: Side 1 av 17 Forsvaret Forsvarets logistikkorganisasjon/divisjon for Forsyning Driftsanskaffelsesavdeling Forespørsel DL og Rammeavtale for 5-årsklassing, mellomklassing, korrektivt vedlikehold og reparasjoner av Nordkapp-klassen, KV Harstad og KV Svalbard

2 Forespørsel Side 2 av 17

3 Forespørsel Side 3 av 17 1 Innledning BAKGRUNN OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER (OFFENTLEGLOVA) KOSTNAD MED UTARBEIDELSE AV PRISTILBUD VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET ADGANG TIL FORSVARETS FARTØYER ANTALL AVTALER OPPDELING AV LEVERANSEN VARIGHET KUNNGJØRING Oppdraget/spesifikasjonen GENERELT FARTØYENE STED OG TIDSPUNKT FOR GJENNOMFØRING TIDSRAMMER SIKKERHET Pris Betingelser Dokumentoversikt GENERELT Gjennomføring av konkurransen ANSKAFFELSESPROSEDYRE TENTATIV FREMDRIFTSPLAN KOMMUNIKASJON I SØKNADS- OG TILBUDSFASEN Språk Spørsmål og henvendelser til konkurransegrunnlaget Kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Krav til tilbyder KVALIFIKASJONSKRAV TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING FORMELLE KRAV ETISKE KRAV Krav til tilbudet SPRÅK STRUKTURERING AV KVALIFIKASJONSKRAV OG TILBUD INNBINDING, MERKING OG ANTALL KOPIER Innbinding Merking Antall kopier TILBUDSFRIST TILBUDETS GYLDIGHET ALTERNATIVE TILBUD ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET TILBUDSREGISTRERING ÅPNING AV TILBUDENE TILBAKESENDELSE AV TILBUD Avgjørelsen GJENNOMFØRING AV EVALUERING OG FORHANDLINGER... 14

4 Forespørsel Side 4 av TILDELINGSKRITERIER Generelt Tildelingskriterium 1: Pris Tildelingskriterium 2: Kvalitet Tildelingskriterium 3: Leveringssikkerhet AVVISNING OG AVLYSNING OPPLYSNINGSPLIKT KONTRAKTSTILDELING... 17

5 Forespørsel Side 5 av 17 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Forsvarets Logistikkorganisasjon/Divisjon for Forsyning/Driftsanskaffelsesavdeling, heretter benevnt FLO, ønsker på vegne av Forsvaret å inngå rammeavtale for 5-årsklassing og mellomklassing av Nordkapp-klassen, KV Harstad og KV Svalbard, samt korrektivt vedlikehold og reparasjoner av disse fartøyene. 1.2 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter (offentleglova) I henhold til Offentleglova (Offl) 23 (3) vil FLO holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudet som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt offentligheten, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6, Offl. 13, og Forvaltningsloven 13. FLO ber om at Tilbyder fyller ut vedlagt innsynskjema (Vedlegg N - Innsynskjema) og angir hva Tilbyder eventuelt mener skal unntas offentligheten samt begrunner dette. Skjemaet skal underskrives og Tilbyder gir derved tilkjenne at opplysningene som ikke er oppført på skjemaet kan offentliggjøres. Tilbyder kan legge ved et ekstra tilbud som kan offentliggjøres. Oppdragsgiver er likevel forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av eventuelle innsynskrav. 1.3 Kostnad med utarbeidelse av pristilbud FLO vil ikke refundere kostnader/utgifter som Tilbyder måtte pådra seg som følge av denne forespørselen i forbindelse med utarbeidelse av tilbud, eventuelle forhandlinger eller øvrige kontraktsforberedende aktiviteter. 1.4 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Tilbyder involvere tidligere ansatte i Forsvaret slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå, ref. Vedlegg M Varsomhet, taushet og habilitet. Tilbydere bes om å informere FLO om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. FLO betinger seg retten til å be om endringer i Tilbyders personell som har kontakt med FLO. FLO er bundet av Forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet. 1.5 Adgang til Forsvarets fartøyer FLO skal ha adgang til fartøyet mens oppdraget utføres for å utføre andre oppdateringer/rutiner/reparasjoner på fartøyet. Slike oppdrag vil bli utført av FLOs eget personell, andre leverandører eller firma utpekt av FLO, og skal ikke medføre ekstra påslag fra Leverandørens side. 1.6 Antall avtaler Det vil bli inngått én (1) rammeavtale for oppdraget. 1.7 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning for Tilbydere å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 1.8 Varighet Rammekontrakten vil ha en varighet (fasttid) på tre (3) år, med en mulighet for FLO til å forlenge kontrakten med ett (1) år. Kontrakten kan derfor ha en maksimal varighet på fire (4) år.

6 Forespørsel Side 6 av Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og TED sammen med konkurransegrunnlaget. 2 Oppdraget/spesifikasjonen 2.1 Generelt Leverandøren skal utføre 5-årsklassing og mellomklassing av Forsvarets fartøyer i Nordkappklassen, KV Harstad og KV Svalbard, samt utføre korrektivt vedlikehold/reparasjoner av disse fartøyene i tråd med Del 2 Spesielle kontraktsvilkår og Del 2 Vedlegg B Teknisk spesifikasjon med egne vedlegg. Hvert fartøy/hver fartøysklasse har en egen Teknisk spesifikasjon. Teknisk spesifikasjon med vedlegg inneholder aktuelle arbeidsoppgaver i forbindelse med 5-årsklassing og mellomklassing og kjente vedlikeholds- og reparasjonsoppgaver. Opplistingen av oppgaver i Teknisk spesifikasjon med vedlegg er ikke uttømmende. FLO vil ved bestilling av hvert enkelt oppdrag gi en nærmere beskrivelse av hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres for hvert fartøy i forbindelse med klassingen og ved andre oppdrag, se også punktene 6 og 7 i kontraktutkast. Det er hver enkelt bestilling/hvert enkelt avrop som er avgjørende for hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres på hvert fartøy under denne Rammeavtalen. Fartøyene er i aktiv tjeneste og har hvert år en vedlikeholdsperiode på rundt tre (3) uker der eget verksted/andre kontraktspartnere foretar vedlikehold/service på utstyr om bord i fartøyene. Disse vedlikeholdsperiodene er ikke med i omfanget til kontrakten. Hvis Tilbyderen oppdager feil eller mangler i kontrakten eller i vedleggene til kontrakten som er til hinder for utføring av oppdraget, plikter Tilbyder straks å varsle FLO om dette. 2.2 Fartøyene Fartøyene er i dag klasset i Det Norske Veritas (DNV) sitt klasseregime, og følger DNV sine regler for de forskjellige klasser. FLO har i tillegg egne krav/regler som dekker militær relaterte systemer og utstyr (Rules and regulations for surface vessels in The Royal Norwegian Navy). Fartøyene som er omfattet av Rammeavtalen er klasset som følger: Fartøy KV Nordkapp KV Senja KV Andenes KV Harstad KV Svalbard DNV-klasse 1A1 ICE-C NAVAL SUPPORT (stab, fire, evac), (navdist) E0 1A1 ICE-C NAVAL SUPPORT (stab, fire, evac), (navdist) E0 1A1 ICE-C NAVAL SUPPORT (stab, fire, evac), (navdist) E0 1A1 ICE-1B TUG FIRE FIGHTER 1 OILREC E0 DYNPOS-AUTS CLEAN. 1A1 POLAR 10 ICEBREAKER FIRE FIGHTER 1 HELDK-SH DEICE RPS EO F-A DAT (-30 ). 2.3 Sted og tidspunkt for gjennomføring Oppdraget under denne kontrakten skal hovedsakelig utføres hos Leverandøren. De forskjellige fartøyene og fartøysklasser har forskjellige tidspunkt for når 5-årsklassing og mellomklassing må være utført. Ved 5-årsklassing må fartøyet settes på slipp eller i dokk hos Leverandøren, mens dette bare unntaksvis er nødvendig ved mellomklassing. Fartøyenes operasjonsmønster gjør at det er ønskelig å gjennomføre oppdragene i vinterhalvåret, og oppdragene skal følgelig utføres i vinterhalvåret dersom Leverandøren har dokk/slipp med skjerming mot vær og vind. Dersom Leverandøren ikke har dokk/slipp med skjerming mot vær

7 Forespørsel Side 7 av 17 og vind, vil oppdragene ofte være av en slik art at de må utføres i sommermånedene (for eksempel på grunn av temperatur). Seneste tidspunkt for gjennomføring av 5-årsklassing for de aktuelle fartøyer er som følger: KV Harstad Februar 2015 KV Andenes Februar 2016 KV Nordkapp September 2016 KV Senja November 2016 KV Svalbard Februar Tidsrammer På grunn av fartøyenes operasjonsmønster vil alle oppdrag i utgangspunktet måtte gjennomføres innenfor en tidsperiode på fire (4) uker fra oppdraget er påstartet. FLO forventer at Leverandøren setter av tilstrekkelig med ressurser for å få gjennomført 5-årsklassing og mellomklassing innenfor denne tidsrammen. Behov for korrektivt vedlikehold/reparasjoner som avdekkes under klassingene forutsettes utført innenfor samme tidsramme. Korrektivt vedlikehold/reparasjoner som Leverandøren har bekreftet ved ordrebekreftelse er Leverandøren bundet til å utføre innen denne tidsrammen, ref. punkt 7.2 i kontraktsvilkårene. 2.5 Sikkerhet Personellet som skal utføre arbeid på Forsvarets anlegg og fartøy må ha signert taushetserklæring (Vedlegg P Blankett S-0138BN). Signert taushetserklæring skal oppbevares hos Leverandøren. Personellet som skal utføre arbeid på om bord på fartøyene må også kunne sikkerhetsklareres til KONFIDENSIELT, og i noen tilfeller HEMMELIG. For nærmere regulering av sikkerhetsklarering, se kontraktsvilkårene punkt 16 - Sikkerhet. For utenlandsk personell vil det måtte påregnes at prosessen med sikkerhetsklarering vil ta vesentlig lengre tid enn for norsk personell. Tapt arbeidstid eller utgifter i forbindelse med manglende taushetserklæring og sikkerhetsklarering vil ikke bli dekket av FLO. 3 Pris Tilbydere skal tilby pris på samtlige opplistede aktiviteter i vedlegg D - Prismatrise, og tilby timepris for øvrige arbeider samt påslag for materiell i tråd med Prismatrisen. Alle prisene er uten merverdiavgift. Prismatrisen er et vedlegg til signert kontrakt. Prismatrisen skal leveres i Excel-format. Manglende prising av opplistede aktiviteter kan medføre avvisning av tilbudet. 4 Betingelser Del 2 Kontraktutkast inneholder krav og betingelser som FLO legger til grunn for å inngå kontrakt. FLO forutsetter videre at Tilbyder har gitt tilbud i henhold til dette. Har Tilbyder tatt forbehold mot enkelte krav og betingelser vil avvisningsgrunner som er opplistet i LOA/FOA 20-12, og komme til anvendelse. 5 Dokumentoversikt 5.1 Generelt Denne forespørsel inneholder følgende dokumenter:

8 Forespørsel Side 8 av 17 DEL 1 Regler ved anskaffelsen o Denne delen inneholder regler og frister for hvordan anskaffelsen vil bli håndtert frem til tildeling av kontrakt. Vedlegg M - Varsomhet, taushet og habilitet Vedlegg N - Innsynsskjema Vedlegg O HMS-erklæring Vedlegg P - Blankett S-0138BN Taushetserklæring Vedlegg R Etisk ansvar DEL 2 Utkast til kontrakt med vedlegg o Denne delen inneholder et utkast til kontrakt med beskrivelse og krav til leveransen. Henvisning til vedlegg er også en del av kontrakten. Tilbyder skal utarbeide tilbudet basert på kravene og betingelsene i disse dokumenter. Vedlegg A blankett 5002 Alminnelige vilkår ved anskaffelse Vedlegg B Teknisk spesifikasjon B1 Nordkapp- klassen (3 fartøyer) med egne vedlegg B2 KV Harstad med egne vedlegg B3 KV Svalbard med egne vedlegg Vedlegg C Forsvarets blanketter C1 Bl 5106 endringsavtale C2 Bl 5005 alminnelige vilkår for kostnadskontroll C3 Bl 5008 tekniske spørsmål vedrørende teknisk data for kodifisering C4 Bl 5008-XX krav til teknisk dokumentasjon C5 Bl 5307 sertifikat for konformitet C6 BL 5109 Søknad om endring Vedlegg D Priser Vedlegg E Kontaktpersoner Vedlegg F Leverandørens beskrivelse av oppdrag Vedlegg G Leverandørens kvalitetssystem Vedlegg H - Liste over underleverandører Vedlegg M Varsomhet, taushet og habilitet Vedlegg S Kompetanseskjema 6 Gjennomføring av konkurransen 6.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA).

9 Forespørsel Side 9 av 17 Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring i henhold til FOA del I og III, se 14-3 C. FLO vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til (1) som beskriver en faseoppdelt anskaffelse, se punkt 9.1 og kunngjøringen. Hvordan forhandlingene med utvalgte Tilbydere skal skje er beskrevet i punkt Tentativ fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjøringsdato Doffin med konkurransegrunnlaget Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Utvelgelse av tilbud som skal forhandles (FOA (1)) Uke 39 Forhandlinger Uke Evaluering av tilbud etter forhandling Uke Kontraktstildeling Uke Kunngjøring av resultat Uke Vedståelsesfrist Datoene som er uthevet er faste, og de øvrige er tentative. 6.3 Kommunikasjon i søknads- og tilbudsfasen Språk All kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal være på norsk Spørsmål og henvendelser til konkurransegrunnlaget Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til kontaktpersonen som er oppgitt i punkt innen fristen som følger av matrisen i punkt 6.2. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og kunngjøre disse innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål til konkurransegrunnlaget vil bli besvart og kunngjort i DOFFIN og TED i anonymisert form. Alle spørsmål og henvendelser skal skje skriftlig på e-post. Tilbyder skal ikke kontakte andre personer i FLO enn oppgitt kontaktperson Kontaktperson Merkantil saksbehandler Geir Ditlefsen Telefon gditlefsen@mil.no Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har FLO rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil umiddelbart bli kunngjort i DOFFIN og TED.

10 Forespørsel Side 10 av 17 7 Krav til tilbyder 7.1 Kvalifikasjonskrav Tilbyder må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen, jf. FOA kap. 17. Det er kun kvalifiserte Tilbydere som vil få sine tilbud evaluert. Tilbyder er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom Tilbyder ikke leverer all dokumentasjon kan han bli avvist fra konkurransen, jamfør FOA Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal være lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske Tilbydere skal levere Firmaattest. Utenlandske Tilbydere skal levere en bekreftelse på at Tilbyder er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor Tilbyderen er etablert. 7.3 Formelle krav Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal være forsikret som beskrevet i kontraktutkast punkt Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt- og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Kopi av forsikringsbeviset. Tilbyder skal levere skatteattester som ikke er eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattest menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF- 1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift Skjema fra skattedirektoratet (RF- 1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsavgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter og avgifter er betalt. Slik erklæring må være signert av daglig leder eller økonomiansvarlig. Tilbyder skal ha et velfungerende HMSsystem. Tilbyder gir HMS-erklæring som skal være signert av daglig leder og bedriftens

11 Forespørsel Side 11 av 17 tillitsvalgte. Del 1 Vedlegg O HMSerklæring. Tilbyder skal kunne dokumentere at bedriften følger/har innarbeidet i sine arbeidsrutiner «Forskrift om utførelses av arbeider, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelsen av arbeid)» FOR Tilbyder skal overholde forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FORS nr annet og tredje ledd. Kort beskrivelse som viser at bedriften følger nevnte forskrift. Denne signeres av bedriftens ledelse og tillitsvalgte. Egenerklæring med kopi av tariffavtale signert av Tilbyders tillitsvalgte. Se kontraktutkast punkt 5.2 med relevant vedlegg. 7.4 Etiske krav Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ta etisk ansvar. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal levere signert etisk egenerklæring, jf. Del 1 vedlegg T Etisk egenerklæring. 8 Krav til tilbudet 8.1 Språk Tilbudet inkludert alle vedlegg skal være på norsk. 8.2 Strukturering av kvalifikasjonskrav og tilbud For å sikre alle leverandørene likebehandling er det avgjørende at alle innkomne tilbud har lik struktur og at vedlagte maler benyttes. FLO krever derfor at svar på kvalifikasjonskrav og tilbud skal være satt i ringperm, og følge inndeling etter tabell vist under. Ringpermen skal inndeles med skilleark i to hoveddeler, og innad med skilleark slik vist i tabellen under. Første del er svar på kvalifikasjon, og andre del er tilbudet. Del 1 Kvalifikasjonskrav Skilleark Dokumentasjonskrav kommentar 1 Signert innsynsskjema Bruk vedlegg N. Skal fylles ut. 2 Firmaattest (norske Tilbydere)/tilsvarende bekreftelse (utenlandske Tilbydere). 3 Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattest menes:

12 Forespørsel Side 12 av 17 For norske Tilbydere: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skaffefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsavgift. For utenlandske leverandører: Tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring som bekrefter at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig eller daglig leder. 4 Signert HMS-erklæring. Bruk Vedlegg O. Skal fylles ut. 5 Signert egenerklæring som bekrefter at Tilbyder overholder forskrift om lønnsog arbeidsvilkår (FORS nr annet og tredje ledd), med kopi av tariffavtale også signert av tilbyders tillitsvalgte. 7 Tilbyder skal ta etisk ansvar. Bruk Vedlegg R. Skal fylles ut. 8 Kort beskrivelse som viser at Tilbyder følger/har innarbeidet «Forskrift om utførelses av arbeider, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav» (FOR ) i sine arbeidsrutiner, signert av ledelsen og tillitsvalgt. 9 Annen relevante opplysninger.

13 Forespørsel Side 13 av 17 Del 2 Tilbud I kommentarfeltet er det opplyst hvilke dokumenter som skal besvares, hvor egenerklæring kreves og hvilke som er grunnlag for kontrakt/tilbud. Benytt vedlagt mal der dette er oppgitt. Skilleark Dokumentasjonskrav Kommentar 1 Forside kontrakt (Blankett 5101) og spesielle kontraktsvilkår. 2 Alminnelige vilkår for anskaffelser (Blankett 5002). 3 Teknisk spesifikasjon (arbeidsbeskrivelse) med vedlegg for fartøysklasser og fartøyer. 4 Signert tilbudsbrev med Tilbyders beskrivelse av omfanget 5 Prismatrise for alle fartøyer. 6 Kontaktpersoner. Kontrakt. Vedlegg A til kontrakt Vedlegg B til kontrakt Vedlegg F til kontrakt. Skal fylles ut/signeres. Vedlegg D til kontrakt. Skal fylles ut. Vedlegg E til kontrakt. Skal fylles ut. 7 Blankett 5005 Alminnelige vilkår for kostnadskontroll. Vedlegg C2 til kontrakt. 8 Blankett Endringsavtale Vedlegg C1 til kontrakt. 9 Blankett xx Krav til teknisk dokumentasjon. Vedlegg C4 til kontrakt. 10 Blankett 5008 Spørsmål vedrørende tekniske data for kodifisering. Vedlegg C3 til kontrakt. 11 Blankett 5307 Sertifikat for konformitet Vedlegg C5 til kontrakt. 12 Blankett 5109 Søknad om endring Vedlegg C6 til kontrakt. 13 Liste over underleverandører. Vedlegg H til kontrakt. Skal fylles ut viss aktuelt. 14 Kompetanseskjema Vedlegg S til kontrakt. Skal fylles ut. 15 Kort beskrivelse av Tilbyders kvalitetsikringssystem/kopi av sertifikater for kvalitetssikringssystem, ref. punkt 5.7 i kontrakten. Vedlegg G til kontrakt. Skal leveres. 8.3 Innbinding, merking og antall kopier Innbinding Tilbudet (ringpermene) skal være pakket i dobbel, lukket konvolutt/innpakning. CD/DVD vedlegges i en av permene Merking Ytterste konvolutt/innpakning skal merkes med mottakers og avsenders postadresse. Innerste konvolutt/innpakning skal merkes med:

14 Forespørsel Side 14 av 17 «5-årsklassing, mellomklassing, korrektivt vedlikehold og reparasjoner av Nordkappklassen, KV Harstad og KV Svalbard DL » Antall kopier Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer, samt 1 elektronisk eksemplar levert på ordinært elektronisk medium (CD/DVD, ikke minnepinne). Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen være gjeldende. 8.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være FLO i hende innen kl Tilbudets gyldighet Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist til kl Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 8.7 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med pkt. 8 og være FLO i hende innen tilbudsfristen, se punkt Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal sendes til: FLO/DIV FORS/DAA Geir Ditlefsen Sjøforsvarets Kystvaktstasjon Postboks Sortland Tilbudet kan også leveres direkte mellom kl mandag til fredag. Dette må avtales på forhånd med merkantil saksbehandler, hvis ikke kan tilbudet bli avvist. 8.9 Tilbudsregistrering Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av FLO Åpning av tilbudene Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Leverandørene har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. To ansatte hos oppdragsgiver vil være tilstede ved åpning av tilbudene Tilbakesendelse av tilbud FLO vil ikke returnere mottatte tilbud som ikke er tilbakekalt. 9 Avgjørelsen 9.1 Gjennomføring av evaluering og forhandlinger FLO vil først vurdere om Tilbyderne oppfyller kvalifikasjonskravene, og bare de Tilbydere som kvalifiserer vil få sine tilbud evaluert. FLO vil deretter evaluere tilbudene, og de Tilbyderne som oppnår høyest totalscore i forhold til tildelingskriteriene i punkt 9.2, vil bli invitert til forhandlinger. FLO vil invitere tre (3) Tilbydere til forhandlinger, forutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall kvalifiserte Tilbydere, og at disse har en reell mulighet til å få tildelt Rammeavtalen.

15 Forespørsel Side 15 av 17 Forhandlinger med Tilbydere blir gjennomførte for at FLO skal få klarhet i hvilke konkrete arbeidsoppgaver Tilbyder legger til grunn for tilbudte priser for aktiviteter merket «F» i teknisk spesifikasjon. Erfaringsmessig viser det seg at Tilbydere forstår aktiviteter som er merket «F» ulikt, og legger til grunn ulike oppgaver, noe som medfører stor variasjon i tilbudte priser mellom de ulike Tilbyderne. FLO innehar ikke tilstrekkelig kunnskap/kompetanse til å kunne presisere arbeidsoppgavene ytterligere. Dette medfører at tilbudte priser blir umulig å sammenligne med hverandre uten å gjennomføre forhandlinger. Det skal bare forhandles om tilbudte priser merket «F» i teknisk spesifikasjon, og øvrige deler av tilbudet samt kontraktsvilkår vil følgelig ikke være gjenstand for forhandlinger. Tilbudte priser og tilbyderens egen beskrivelse av oppdraget (vedlegg F til kontrakten) vil være utgangspunktet for forhandlingene. Tilbyder vil etter forhandlingene få anledning til å levere et revidert tilbud etter forhandlingsmøtet er gjennomført innen en gitt tidsfrist. FLO vil til slutt evaluere tilbudene på nytt i forhold til tildelingskriteriene. Tilbyders oppgitte priser (vedlegg D) vil vurderes som helhet i lys av Tilbyders egen beskrivelse av oppdraget (vedlegg F til kontrakten), ref punkt Tildelingskriterier Generelt Alle tilbud vil bli evaluert med score, hvor 5 er høyest og 0 er lavest. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Vekt Totalkostnader 60 % Tilbudte priser (totalsum på vedlagte prismatrise) 75 % Innseilingskostnader 25 % Kvalitet 20 % Leveringssikkerhet 20 % Kapasitet (personell) 40 % Fasiliteter (overbygd dokk/slipp) 60 % Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene Tildelingskriterium 1: Pris Dokumentasjon av totalkostnader Tilbudte priser (vedlagte prismatrise): Tilbyder skal fylle ut prismatrisen, vedlegg D. Prismatrisen skal fylles ut elektronisk og leveres i Excel-format. Det skal ikke endres på dette formatet. Prisene skal oppgis i NOK eksklusive merverdiavgift. Prisene for oppdraget innenfor spesifisert omfang skal oppgis som enhetspris, inkludert alle eventuelle påslag/andre kostnader, som for eksempel forbruksmateriell, smusstillegg, og eventuelle reisekostnader. Tilbydere skal tilby pris på samtlige opplistede aktiviteter. Avvik fra prismatrisen vil kunne medføre at tilbudet blir avvist. Dokumentasjon av innseilingskostnad:

16 Forespørsel Side 16 av 17 Tilbyder skal i tillegg oppgi avstand i kilometer/nautiske mil fra Sortland til Tilbyders verft. FLO vil på bakgrunn av oppgitt avstand og vår kontroll beregne avstanden fra Sjøforsvarets Kystvaktbase på Sortland til Tilbyder utfra normal gangtid for KV Svalbard. Tilbyderne vil på bakgrunn av utregningene få tillegg på NOK per hele døgn gangtid Evaluering av totalkostnader Tilbyder med laveste totalkostnader (tilbudte priser + innseilingskostnad) får score 5. Øvrige Tilbydere får en relativ score i forhold til laveste totalkostnader. Prismatrisen inneholder også enhetspriser på «kontinuerlige ytelser». FLO vil bruke det estimerte forbruket som er beskrevet i Teknisk spesifikasjon (vedlegg B til kontrakten) for å evaluere pris på disse ytelsene. For øvrig vil samtlige tilbudte priser (prismatrise) være gjenstand for en helhetsvurdering i lys av Tilbyderens egen beskrivelse av oppdraget (vedlegg F til kontrakten), ref. punkt Tildelingskriterium 2: Kvalitet Dokumentasjon av kvalitet Tilbyder skal for tildelingskriteriet 2 «Kvalitet» fylle ut vedlegg S - Kompetanseskjema. FLO anmoder Tilbyderne om å være nøye med å gi tilstrekkelig og oversiktlig informasjon når skjemaet fylles ut. Avvik fra kompetanseskjemaets oppsett kan medføre at tilbudet blir avvist. Dersom Tilbyder skal benytte seg av underleverandører, skal opplysninger om underleverandørens personell angis i kompetanseskjemaet. Tilbyder skal videre gi en kort beskrivelse av Tilbyders kvalitetssikringssystem/kopi av sertifikater for kvalitetssikringssystem, ref. punkt 5.7 i kontrakten (Vedlegg G) Evaluering av kvalitet FLO vil foreta en skjønnsmessig vurdering av Tilbyders kvalitet basert på andel av tilbudt personell med fagbrev på relevante områder og relevante sertifikater/utdanning/tilleggsutdanning. FLO forbeholder seg retten til å innhente ytterligere dokumentasjon fra Tilbyder på oppfyllelse av kompetansen til alle tilbudte personer. Har Tilbyder offentlig godkjent kvalitetssystem vil dette bli skjønnsmessig tillagt vekt i tillegg til opplysninger gitt i vedlegg S Kompetanseskjema. Den Tilbyder som blir vurdert til å ha høyest kvalitet vil få score 5, og øvrige Tilbydere vil få en relativ score Tildelingskriterium 3: Leveringssikkerhet Dokumentasjon av leveringssikkerhet Overbygg dokk/slipp: Tilbyder skal levere egenerklæring hvor det angis om Tilbyder har overbygg over dokk/slipp eller ikke. For utføring av deler av arbeidene vil vær og vind kunne være en kritisk faktor. Som eksempel kan nevnes arbeider på dekk, skutesider og overbygg. Overbygg over dokk vil gi Forsvaret den fordel og trygghet at arbeidene kan bli utført innenfor avtalt tid, samt at arbeid kan foregå når Forsvaret har behov, og ikke er avhengige av vær og årstid. Kapasitet (personell): Antall personer tilbyder har til disposisjon for å utføre bestilte oppdrag er viktig for at fartøyet skal bli ferdigstilt innen avtalt tid. Tilbyder skal derfor angi antall tilbudte arbeidere som vil kunne benyttes til det enkelte oppdrag. Antall tilbudt personell må være tilsvarende antall

17 Forespørsel Side 17 av 17 personell beskrevet i kompetanseskjemaet (vedlegg S). Det understrekes at det her er antall tilbudte arbeidere alene som vurderes Evaluering av leveringssikkerhet Tilbydere med overbygg over dokk/slipp får score 5, og Tilbydere uten overbygg får score 0. Antall personer vektlegges etter følgende tabell: 36 personer eller mer 5 poeng 30 til 35 personer 4 poeng 24 til 29 personer 3 poeng 18 til 23 personer 2 poeng 12 til 17 personer 1 poeng 11 personer eller mindre 0 poeng 9.3 Avvisning og avlysning FLO vil avvise pristilbud fra Tilbyder som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene og har gitt mangelfulle opplysninger i tilbudet. Forbehold mot krav og betingelser gitt i kontraktsutkast kan medføre avvisning. Avvisningsregler som opplistet i LOA og FOA gjelder, jamfør til Vi anmoder Tilbyderne om å gjøre seg kjent med disse. Har FLO saklig grunn kan konkurransen bli avlyst på kort varsel. Ved avlysing tilkommer ikke Tilbyder noen form for kompensasjon grunnet denne. 9.4 Opplysningsplikt FLO vil meddele Tilbyder skriftlig og med begrunnelse i de tilfeller tilbudet avvises eller ved totalforkastelse av konkurransen. 9.5 Kontraktstildeling Alle Tilbydere vil bli informert skriftlig om hvem som skal tildeles kontrakten minst ti (10) kalenderdager før kontraktsignering.