Forsvaret. Forsvarets logistikkorganisasjon/stab/økonomi- og Styringsavdelingen/ Driftsanskaffelser / Kontraktsseksjon Sjø DL

Transkript

1 Side 1 av 13 Forsvaret Forsvarets logistikkorganisasjon/stab/økonomi- og Styringsavdelingen/ Driftsanskaffelser / Kontraktsseksjon Sjø DL Levering, montering og igangkjøring av 3 omformere ved Ramsund orlogsstasjon

2 Side 2 av 13

3 Side 3 av 13 1 Innledning BAKGRUNN OFFENTLIGHET KOSTNAD VED UTARBEIDELSE AV TILBUD VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET ANSKAFFELSENS BAKGRUNN OG FORMÅL Dokumentasjon på dagens anlegg TIDSPUNKT FOR UTFØRELSE AV OPPDRAGET ANTALL AVTALER VARIGHET KUNNGJØRING SIKKERHET Dokumentoversikt Gjennomføring av konkurransen ANSKAFFELSESPROSEDYRE TENTATIV FREMDRIFTSPLAN SPRÅK/KOMMUNIKASJON Kontaktpersoner BEFARING/TILBYDERKONFERANSE Dato, tidspunkt og sted AVKLARENDE SPØRSMÅL RETTELSE, SUPPLERING ELLER ENDRINGER AV FORESPØRSELEN Krav til Tilbyder KVALIFIKASJONSKRAV TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING FORMELLE KRAV TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING KRAV TIL LEVERINGSSIKKERHET OG KVALITET KRAV TIL ERFARING MED LIGNENDE LEVERANSER ETISKE KRAV AVVISNING Krav til tilbudet TILBUDSDOKUMENTET SELVE TILBUDET Oppdraget/spesifikasjonen Oppdeling av leveransen Oppdeling av pristilbudet STRUKTURERING AV TILBUD INNBINDING OG MERKING Merking av konvolutt TILBUDSFRIST MOTTATT PRISTILBUD ETTER TILBUDSFRIST TILBUDETS GYLDIGHET ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET TILBUDSREGISTRERING ÅPNING AV TILBUDENE TILBAKESENDELSE AV TILBUD Avgjørelsen GENERELT TILDELINGSKRITERIUM... 12

4 Side 4 av EVALUERING Tildelingskriterium 1: Totalkostnad for Forsvaret Tildelingskriterium 2: Kvalitet Avslutning av konkurransen AVVISNING OG AVLYSNING OPPLYSNINGSPLIKT KONTRAKTSTILDELING... 13

5 Side 5 av 13 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Forsvarets Logistikkorganisasjon/Stab/Økonomi- og Styringsavdelingen/Driftsanskaffelser/Kontraktsseksjon Sjø (FLO/Stab/ØS/DA), heretter kalt FLO, ønsker på vegne av Forsvaret å inngå kontrakt for levering, montering og igangkjøring av tre (3) stykk strømomformere ved Ramsund orlogsstasjon. Det forutsettes ferdigstillelse innen utgangen av november Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll etter at valg av leverandør er gjort, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). FLO ber om at Tilbyder fyller ut vedlegg L - Innsynsskjema, og angir hva Tilbyder eventuelt mener skal unntas offentligheten, og begrunner dette. Skjemaet skal underskrives og gir derved tilkjenne at opplysningene som ikke er oppført på skjemaet kan offentliggjøres. Tilbyder kan også legge ved en sladdet versjon av tilbudet som kan offentliggjøres. FLO er likevel forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av eventuelle innsynskrav. 1.3 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud FLO vil ikke refundere kostnader som Tilbyder måtte pådra seg som følge av denne forespørselen i forbindelse med utarbeidelse av tilbud, kostnader i forbindelse med tilbyderkonferansen og/eller øvrige kontraktsforberedende aktiviteter. 1.4 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke tilbyder involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå, se vedlegg M - Varsomhet, Taushet, Habilitet. Tilbydere bes om å informere FLO om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. FLO betinger seg retten til å be om endringer i Tilbyders personell som har kontakt med Forsvaret. FLO er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, også etter at denne er avsluttet. 1.5 Anskaffelsens bakgrunn og formål Dagens strømomformere ved Ramsund orlogsstasjon er klar for å skiftes ut. Anlegget består av i alt tre (3) stk omformere med styring, og har til oppgave å forsyne Forsvarets fartøyer med landstrøm, 440 volt og 60 Hz. Se Del 2 vedlegg B - Teknisk spesifikasjon Dokumentasjon på dagens anlegg Noe av dokumentasjonen på dagens anlegg er ikke tilgjengelig digitalt/elektronisk, samt at den på noen områder er mangelfull. Sammen med teknisk spesifikasjon følger den dokumentasjon som FLO mener er tilstrekkelig for å gi tilbud. Eksisterende dokumentasjon vil være tilgjengelig ved tilbyderkonferansen, og kan ved behov bli kopiert. 1.6 Tidspunkt for utførelse av oppdraget Oppdraget skal gjennomføres og godkjennes før utgangen av november 2016.

6 Side 6 av Antall avtaler Det vil bli inngått én (1) kontrakt på dette oppdraget. 1.8 Varighet Kontrakten vil ha en varighet fra signering av kontrakt til oppdraget er ferdigstilt. 1.9 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og TED sammen med konkurransegrunnlaget Sikkerhet Personellet som skal utføre arbeid på Forsvarets anlegg og fartøy må ha signert taushetserklæring (vedlegg K - Blankett S-0138BN). Tapt arbeidstid eller utgifter i forbindelse med manglende taushetserklæring vil ikke bli dekket av FLO, se del 2 Kontraktutkast punkt Dokumentoversikt Denne forespørsel inneholder følgende dokumenter: DEL 1 Regler ved anskaffelsen (dette dokumentet) o Denne delen inneholder regler og frister for hvordan anskaffelsen vil bli håndtert frem til tildeling av kontrakt. o Vedlegg: Vedlegg L - Innsynsskjema Vedlegg M - Varsomhet, Taushet, Habilitet Vedlegg N - Etisk egenerklæring DEL 2 Utkast til kontrakt med vedlegg o Denne delen inneholder kontraktsvilkårene med beskrivelse og krav til leveransen. Henvisning til vedlegg er også en del av kontrakten. 3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forutgående kunngjøring i henhold til FOA del I og III. 3.2 Tentativ fremdriftsplan Anskaffelsen er tentativt planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Kunngjøringsdato med konkurransegrunnlaget 8. juli 2016 Dato Tilbyderkonferanse 18. august 2016 Frist for innsending av spørsmål til konkurransegrunnlaget 25. august 2016 Tilbudsfrist 1. september 2016 Evaluering av tilbud september 2016 Kontraktstildeling 13. september 2016

7 Side 7 av 13 Kontraktsinngåelse 26. september 2016 Vedståelsesfrist 30. november Språk/kommunikasjon Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal være på norsk eller engelsk, og skal rettes til merkantil saksbehandler på e-post. Tilbyder skal ikke kontakte andre personer i Forsvaret enn de som er oppgitt som kontaktpersoner Kontaktperson Merkantil saksbehandler Olav Houm Otterdal Telefon ootterdal@mil.no 3.4 Befaring/tilbyderkonferanse Det blir en felles tilbyderkonferanse der det blir mulighet til å stille spørsmål om konkurransegrunnlaget med vedlegg, og befaring på anlegget der omformer og styringssystemer skal plasseres. Dokumentasjon som tilbyder mener mangler kan fremlegges på tilbyderkonferansen, såfremt tilbyder sender forespørsel om dette innen rimelig tid før konferansen. Det kan åpnes for kopiering av tilgjengelig dokumentasjon. Ved tilbyderkonferanse på Ramsund orlogsstasjon vil Forsvarets besøksrutiner gjelde. Se Del 2 Kontrakt punkt Dato, tidspunkt og sted Dato for tilbyderkonferansen er satt til torsdag 18. august 2016, med oppstart kl Det er satt av tid frem til kl Fremmøte ved Ramsund orlogsstasjon, 9442 Ramsund. Vennligst bekreft din deltagelse til merkantil saksbehandler innen mandag 15. august. 3.5 Avklarende spørsmål Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget bør sendes på forhånd, slik at disse kan bli besvart anonymt på tilbyderkonferansen. Det gis også mulighet til å stille spørsmål under tilbyderkonferansen. Svar som trenger undersøkelse vil bli kunngjort i Doffin/TED. Det samme gjelder spørsmål som kommer på e- post. Alle spørsmål må fremmes innen tidsfristen i punkt Rettelse, supplering eller endringer av forespørselen Innen tilbudsfristens utløp har FLO rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av forespørselen som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i forespørselen vil umiddelbart bli kunngjort i Doffin og TED.

8 Side 8 av 13 4 Krav til Tilbyder 4.1 Kvalifikasjonskrav Tilbyder må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen, jf. FOA kap. 17. Det er kun kvalifiserte tilbydere som vil få sine tilbud evaluert. Tilbyder er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor. Manglende dokumentasjon kan føre til avvisning fra konkurransen. 4.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. 4.3 Formelle krav Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgift. Tilbyder skal kunne dokumentere at bedriften følger/har innarbeidet i sine arbeidsrutiner «Forskrift om utførelse av arbeider, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelsen av arbeid)» FOR Tilbyder skal overholde forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR annet og tredje ledd. Offentlig godkjenning. 4.4 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å oppfylle kontrakten. 4.5 Krav til leveringssikkerhet og kvalitet Leveringssikkerhet. Dokumentasjonskrav Norske tilbydere skal levere firmaattest. Utenlandske tilbydere skal levere en bekreftelse på at Tilbyder er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i landet Tilbyderen er etablert. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal levere skatteattester som ikke er eldre enn seks (6) mnd regnet fra tilbudsfrist. Kort beskrivelse som viser at bedriften følger nevnte forskrift. Denne signeres av ledelsen og tillitsvalgt. Utenlandske tilbydere må vise til at tilsvarende reguleringer blir fulgt, dersom slike eksisterer. Tilbyder skal legge ved en erklæring på at nevnte forskrift blir fulgt, signert av bedriftens ledelse og tillitsvalgte. Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester/erklæringer som viser at arbeiderne er lønnet i henhold til gjeldende tariff i landet. Tilbyder skal dokumentere at han er autorisert for å utføre denne type elektrisk installasjon. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal levere en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. I tillegg forbeholder FLO seg retten til å innhente ytterligere informasjon. Tilbyder må gi en egenerklæring på at han kan ferdigstille oppdraget innen utgangen av november 2016.

9 Side 9 av 13 Tilbyder må ha et tilfredsstillende kvalitetssystem. 4.6 Krav til erfaring med lignende leveranser Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring fra lignende leveranser. 4.7 Etiske krav Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ta etisk ansvar. Tilbyder skal kort beskrive sitt kvalitetssystem og vedlegge eventuelle relevante sertifikater. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal utarbeide en oversikt over minimum to (2) relevante oppdrag. Dette må inneholde tidspunkt for gjennomføring, beskrivelse av oppdraget, omfang, samt navn/telefonnummer på referanseperson hos oppdragsgiver. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal levere signert etisk egenerklæring, jf. vedlegg N - Etisk egenerklæring. 4.8 Avvisning FLO vil avvise tilbyder som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsdokumentet Tilbudet skal være på norsk eller engelsk, og leveres i en (1) papirversjon samt ett (1) elektronisk eksemplar levert på ordinært elektronisk medium (CD/DVD - ikke minnepinne). Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen være gjeldende. 5.2 Selve tilbudet FLO forutsetter at tilbyder gir pristilbud i henhold til konkurransedokumentene, og da spesielt med henvisning til kravene gitt i utkast til kontrakt. Se punkt Oppdraget/spesifikasjonen Tilbyder gir sin pris på bakgrunn av de betingelser som er gitt i vedlagt kontrakt og i henhold til teknisk spesifikasjon. Forsvaret er kjent med at det finnes to typer strømomformere. Statisk strømomformer Roterende strømomformer Hvilken type strømomformer som velges vil i stor grad avhenge av hva den totale levetidskostnaden er for de forskjellige typer. Her legges vekt på leverings- og monteringskostnader, samt estimerte kostnader for service og reparasjoner i en periode på opptil 20 år. Omfang og beskrivelser av oppdraget fremgår av Del 2 - Spesielle kontraktsvilkår og Del 2 vedlegg B - Teknisk spesifikasjon for oppdraget med egne vedlegg, og inneholder informasjon om alle kjente oppgaver som skal utføres Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å gi tilbud på deler av leveransen Oppdeling av pristilbudet Tilbyder kan inngi pristilbud på begge typer omformere.

10 Side 10 av Strukturering av tilbud For å sikre alle leverandørene likebehandling er det avgjørende at alle innkomne tilbud har lik struktur og at vedlagte maler benyttes. FLO krever derfor at svar på kvalifikasjonskrav og tilbud skal være satt i ringperm, og følge inndeling etter tabell vist under. Ringpermen skal inndeles med skilleark i to hoveddeler, og innad med skilleark slik vist i tabellen under. Første del er svar på kvalifikasjon, og andre del er tilbudet. Alfabetiske skilleark godkjennes også. Del 1 Del 1 skal i sin helhet inneholde dokumentasjon på tilbyders svar på våre kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav Skilleark Dokumentasjonskrav 1 Signert tilbudsbrev 2 Firmaattest (norske Tilbydere)/tilsvarende bekreftelse (utenlandske Tilbydere) 3 Attest for betalt skatt og merverdiavgift For utenlandske leverandører: Tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring som bekrefter at alle skatter og avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig eller daglig leder. 4 Kort beskrivelse som viser at Tilbyder følger/har innarbeidet forskrift om utførelse av arbeider, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav, FOR , i sine arbeidsrutiner, signert av ledelsen og tillitsvalgt. 5 Signert erklæring om at Tilbyder overholder forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR nr annet og tredje ledd. 6 Kopi av godkjenning, sertifikater ol. som dokumentasjon på offentlig godkjenning, ref. artikkel Kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap, ref. punkt Egenerklæring på leveringssikkerhet. 9 Tilbyders kvalitetssystem og eventuelle sertifikater. 10 Referanseliste for lignende leveranser. 11 Etisk egenerklæring

11 Side 11 av 13 Del 2 Tilbud levering og montering av omformere Benytt vedlagt mal der dette er oppgitt. Skilleark Dokumenter 1 Tilbyders svar på Del 2 vedlegg B - Teknisk spesifikasjon (løsningsforslag). Løsningsforslaget må i tillegg inneholde informasjon om systemets og hovedkomponenters levetid. Tilbyder må også skissere opp en forventet vedlikeholdsplan for systemet. Tilbyder må videre legge ved et forslag til fremdriftsplan for å møte kravet til ferdigstillelse innen utgangen av november Del 2 vedlegg D - Prismatrise 3 Del 2 vedlegg E - Underleverandører 4 Del 2 vedlegg F - Kontaktpersoner 5.4 Innbinding og merking Tilbudet (ringpermene) skal være pakket i lukket konvolutt/innpakning Merking av konvolutt. Konvolutten skal merkes med mottakers og avsenders postadresse. Konvolutten skal også merkes med « ». 5.5 Tilbudsfrist Tilbudet skal være FLO i hende innen 1. september 2016 kl Mottatt pristilbud etter tilbudsfrist Tilbud som mottas etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. 5.7 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist til 30. november Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 5 og være FLO i hende innen tilbudsfristen. 5.9 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal sendes til: FLO/Stab/ØS/DA Kontrakt Sjø Olav Houm Otterdal Postboks 3 Haakonsvern K Bergen Tilbud kan også leveres direkte på Haakonsvern orlogsstasjon i Bergen mellom kl mandag til fredag. Dette må avtales på forhånd med merkantil saksbehandler.

12 Side 12 av Tilbudsregistrering Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av FLO Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. Åpning av tilbudene gjennomføres etter tilbudsfristen, og to ansatte hos FLO vil være tilstede. Tilbyder har ikke anledning til å være tilstede under åpningen Tilbakesendelse av tilbud FLO vil ikke returnere mottatte tilbud. 6 Avgjørelsen 6.1 Generelt Alle kvalifiserte tilbydere vil få tilbudet evaluert. 6.2 Tildelingskriterium FLO ønsker å inngå kontrakt med Tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for Forsvaret basert på kriteriene under. # Tildelingskriterium Vekt 1 Totalkostnad for Forsvaret Herunder: Levering og montering av 3 stk. omformere, reservedelspakke, kurs og opplæring, samt teknisk dokumentasjon 70 % 70 % Drifts- og vedlikeholdskostnader i 20 år 30 % 2 Kvalitet 30 % 6.3 Evaluering Tildelingskriterium 1: Totalkostnad for Forsvaret Tilbyder skal fylle ut prismatrisen i Del 2 vedlegg D. Prismatrisen skal fylles ut elektronisk og leveres i Excel-format. Det skal ikke endres på dette formatet. Prisene skal oppgis i NOK eksklusive merverdiavgift. Avvik fra prismatrisen vil kunne medføre at Tilbyder blir avvist. Prisene for oppdraget innenfor spesifisert omfang skal oppgis som enhetspris og totalsum, inkludert alle eventuelle påslag/andre kostnader, som for eksempel forbruksmateriell, smusstillegg, og eventuelle reisekostnader. Del 2 Utkast til kontrakt sammen med vedlegg B - Teknisk spesifikasjon gir nærmere beskrivelse av hva som skal inngå i prisen for underkriteriene. Tilbudene vil bli gitt en score på en skala fra 0-6 hvor det tilbudet med de laveste kostnadene totalt for Forsvaret får 6 poeng. De øvrige tilbudene vil bli gitt en forholdsmessig score i forhold til beste tilbud.

13 Side 13 av Tildelingskriterium 2: Kvalitet Ved evalueringen av tildelingskriterium 2 vil det bli gjort en helhetsvurdering av den delen av tilbudet som ikke angår pris. Relevante momenter vil her blant annet være den tilbudte omformers tekniske spesifikasjoner, tilbyders løsningsforslag, systemets og hovedkomponenters forventede levetid mv. Når det gjelder Tilbyders løsningsforslag, forutsettes det at løsningen oppfyller alle krav i Del 2 vedlegg B - Teknisk spesifikasjon. Tilbyder skal begrunne hvorfor sitt forslag gir den beste løsningen. Løsningsforslaget vil etter en helhetsvurdering bli gitt en score fra 0-6 poeng. Evalueringen vil bli gjort av teknisk personell fra Forsvaret. Det løsningsforslaget med best kvalitet vil bli gitt en score på 6 poeng. De øvrige løsningsforslagene vil bli gitt en skjønnsmessig score på skalaen i forhold til det beste tilbudet. 7 Avslutning av konkurransen 7.1 Avvisning og avlysning Avvisnings- og avlysningsreglene i FOA til 20-14, jf gjelder. Vi anmoder tilbyderne om å gjøre seg kjent med disse. Forbehold mot krav og betingelser gitt i kontraktutkast kan medføre avvisning av pristilbud og Tilbyder. 7.2 Opplysningsplikt FLO vil meddele tilbyder skriftlig og med begrunnelse i de tilfeller tilbudet avvises eller ved avlysning av konkurransen. 7.3 Kontraktstildeling Alle tilbydere vil bli informert om kontraktstildelingen så snart som mulig etter at valg av tilbyder er tatt.