Mandat. Prosjekt: «Idéfase - sjukehuset i Nordmøre og Romsdal (SNR)». Tilrådd av: Adm. Dir. Astrid J. Eidsvik Dato:

Transkript

1 Mandat Prosjekt: «Idéfase - sjukehuset i Nordmøre og Romsdal (SNR)». Tilrådd av: Adm. Dir. Astrid J. Eidsvik Dato: Godkjent av: Styret i Helse Møre og Romsdal HF Dato:

2 Dokumentkontroll Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: 1 Samlet revisjon Prosjektnr: Arkivnr.: Saksbeh.: Kontroll: xx ER Dokumenttittel: Dato: Idéfase sjukehuset i Nordmøre og Romsdal (SNR) Helse Møre og Romsdal HF

3 Innhald Idéfase - sjukehuset i Nordmøre og Romsdal (SNR) 1 Føremål med mandatet Prosjekt og prosjekteigar Bakgrunn, mandat, rammer og mål Bakgrunn Mandat Rammer Prosjektmål Samfunnsmål Effektmål Resultatmål Gjennomføring av idéfasen Suksesskriterier Kritiske suksessfaktorar Koordinering Tidsplan Tomtevalsprosessen Milepæler Detaljert tidsplan Organisering i Helse Møre og Romsdal inkludert eksterne aktørar Styrings- og koordineringsgruppe Prosjektgruppe Prosjektarbeidsutval: Arbeidsgrupper Eksterne grensesnitt Interne grensesnitt Leveransar og sluttprodukt Hovedelement i leveransen, jfr. «tidligfaseveilederen» Oppgåver i Idéfasen Hovudelement i prosessen Særskilde utgreiingar i idéfasen Samhandlingsreforma Kommunal KU Regional KU Regional KU blir presentert i ein eigen rapport frå Norconsult Førebels disposisjon for idéfaserapporten Plan for neste fase konseptfasen Prosjektstrategi Gjennomføringsstrategi Informasjon og kommunikasjon Grunnlag for prosjektstyring Styrande dokument Styringsverktøy Oppgåvefordeling Kvalitetssikring Rapportering Figur 1Kart over Møre og Romsdal med perspektiv, institusjonar og grenseområder... 7 Figur 2: Planprosess i tidligfasen for sykehusprosjekter.... 7

4 Figur 3 Målhierarkiet prosjektet... 9 Figur 4Tidsplan Figur 4 Heilskapleg modell for utviklingsplanen i Helse Møre og Romsdal Figur 5 Prosjektorganisering - vidareføring av arbeidet med utviklingsplan - idéfase Figur 6 Hovudelement i og samanheng mellom dei ulike planfasene Tabell 1: Milepæler Tabell 2: Prosessen vidare med tidsfristar og ansvar Tabell 3 Prosjektstruktur og ansvar... 21

5 1 Føremål med mandatet Prosjektmandatet er det overordna dokumentet for prosjektet, og skal tydeleggjere prosjektet sine sentrale høve, slik som mål, rammer og strategiar. Dokumentet skal gi oversikt over og vere styrande for prosessen på ein måte som er retningsgivande og avklarande for alle aktørar i prosjektet. Styret i Helse Møre og Romsdal HF gav gjennom vedtak i sak 2013/10 Igangsetting tidlegfase Nytt akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal ei klarering av oppstart i arbeidet med idéfasa for det nye akuttsjukehuset for Nordmøre og Romsdal. Det er viktig å forstå det føreliggande mandatet som ei presisering og tydeleggjering av arbeidet knytt til idéfasa - inn mot den krevjande avgjerda i desember Prosjekt og prosjekteigar Prosjektet sitt føremål er å utarbeide ei idéfaseutgreiing for Helse Møre og Romsdal HF (HMR HF) som omhandlar nytt sjukehus i Nordmøre og Romsdal. Prosjektet får namnet «Idéfase nytt sjukehus i Nordmøre og Romsdal». Følgjande organisering vert lagt til grunn for arbeidet med idéfasen: Prosjekteigar: Administrerande direktør i HMR HF, Astrid Eidsvik. Prosjektansvarleg/ dagleg kontaktperson: Strategi- og utviklingssjef Espen Remme. Helsebygg Midt-Norge (HBMN) er i tråd med eige vedteken prosjektorganisering i Helse Midt- Norge RHF (HMN RHF), engasjert for å understøtte HMR HF i arbeidet med idéfaseutgreiinga. Rådgjevar: Hospitalitet AS er engasjert for å yte til med utgreiingsarbeid i idéfasen. Oppdragsansvarleg hjå rådgjevar er Arild Sundt-Hansen. Andre medarbeidarar i arbeidet vert avtalt nærare i tråd med tilbodet. Arbeidet med kommunal delplan, herunder kommunal og regional KU, for aktuelle sjukehustomter utført av Norconsult skal takast omsyn til og inkluderast i idéfaserapporten. Gudmund Moen, HBMN, er delprosjektleiar for denne prosessen. 3 Bakgrunn, mandat, rammer og mål 3.1 Bakgrunn Utviklingsplanen for HMR HF vart vedteken av styret i HMR HF i desember 2012, og gir grunnlaget for oppstart av tidlegfasa sitt første prosesstrinn som er idéfasa. Utviklingsplanen skal peike på dei prioriterte prosjekt som føretaket kan velje å vidareføre til ein tidlegfase. I tillegg til prioriterte prosjekt, skal utviklingsplanen synleggjere korleis føretaket ser føre seg både den verksemdsmessige og bygningsmessige utviklinga i planperioden og såleis omfatte heile føretaket. I det følgjande går ein gjennom det mest sentrale saksgrunnlaget for utviklingsplanen gjennom styrevedtak og styringsdialog, og overgangen mot oppstart av prosjektet tidlegfase nytt sjukehus i Nordmøre og Romsdal. 1

6 I «Utviklingsplan for Helse Møre og Romsdal 2030» heiter det: «Utviklingsplanen for Helse Møre og Romsdal HF skal ha eit overordna perspektiv på innbyggjarane sitt behov for spesialisthelsetenester fram mot år Planen kjem som resultat av at føretaksmøtet for HMN RHF 25. januar 2011 vedtok at det skulle etablerast eitt helseføretak i Møre og Romsdal. Verksemda frå dei tidlegare helseføretaka Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF vart overført til det nye felles helseføretaket 1. juli Utviklingsplanen skal vise ei framtidig retning for det nye helseføretaket, fagleg og for investeringar. Som ein del av den føregåande styringsdialogen mellom statsråd/departement og Helse Midt- Norge RHF, skreiv statsråden i brev av desember 2010: «Departementet mottok konseptplaner for nye Molde Sjukehus 25. juni mars 2010 sendte departementet brev til Helse Midt-Norge RHF hvor det på bakgrunn av det etablerte styringssystemet for investeringer ble bedt om at det i tillegg til foreliggende alternativ, nytt Molde sjukehus, også ble utredet et alternativ med ett nytt sjukehus i Nordmøre og Romsdal og et 0-alternativ, dvs. videreføring av driften i dagens lokaler. I brevet ble Helse Midt-Norge RHF blant annet bedt om å vurdere dimensjonering av sjukehuset, økonomisk bæreevne og faglig forsvarlighet mhp. Robuste fagmiljøer og rekruttering.» Føretaksmøtet i Helse Midt-Norge RHF av 8. juni 2011 viste til Nasjonal helse- og omsorgsplan: «Nasjonal helse- og omsorgsplan slår fast at det skal være nærhet til akutt- og fødetilbud. Denne nærheten kan oppnås enten ved føde- og akuttilbud ved begge sykehus i Nordmøre og Romsdal, eller ved ett felles sykehus plassert mellom de nåværende sykehusene, men i tilstrekkelig nærhet til begge byer. Utviklingsplanen for bygningsmassen bør derfor inneholde disse to alternativene.» Denne avgrensinga for prosjektet er viktig for å dimensjonere mogelegheitsrommet ein skal finne løysingar innanfor. Departementet såg føre seg ein prosess som skulle svare ut behovet for Nordmøre og Romsdal særskilt, men samstundes inkludere Sunnmøre med sjukehusa i Volda og Ålesund.» Utviklingsplanen for Helse Møre og Romsdal vart ferdigstilt 13. desember 2012 (Sak 99/12 Utviklingsplan for Helse Møre og Romsdal HF), med følgjande styrevedtak: 1. Styret for Helse Møre og Romsdal HF svarar med dette ut bestilling i føretaksmøtet 30. juni 2011 om utarbeiding av ein samla plan for føretaket, saman med ei strukturavklaring om eitt eller to akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal. Styret erkjenner at utviklingsplanen er eit styringsverkty som føretaket må arbeide med kontinuerleg. 2. Styret legg til grunn for si avgjerd eit omfattande dokumentasjonsgrunnlag i form av rapportar, analyse, utgreiingar og høyringsuttaler, samt orientering og realitetshandsaming i styret i fleire møter. 3. Styret vil gje honnør til prosjektorganisasjonen, tilsette, brukarutvalet og andre medverkande i arbeidet med utviklingsplanen, for ein svært godt gjennomført prosess. 2

7 4. Styret ser med uro på den krevjande situasjonen som uavklart sjukehusstruktur påfører innbyggjarar og fagmiljø i Nordmøre og Romsdal. 5. Etter grundig vurdering tilrår styret at ein planlegg eitt nytt felles akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal - som i hovudsak skal dekke det langsiktige behovet for spesialisthelseteneste og nærleik til akutt og fødetilbod for innbyggjarane. a. I lys av samhandlingsreforma skal det utgreiast nærare i kva grad og omfang ein i tillegg til akuttsjukehuset skal utvikle og planlegge poliklinikk, diagnostisk senter og dagbehandling i folketette område. Det skal også vurderast andre former for samhandlingsarenaer og desentraliserte tilbod i samarbeid med kommunane. b. Som ledd i dimensjonering av nytt akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdal, må føretaket gå ytterlegare inn i samarbeid og funksjonsfordeling mellom alle sjukehusa i føretaket. c. For å få til eitt godt felles akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal må fagmiljøa ved Molde og Kristiansund sjukehus bidra med kompetanse og kapasitet. Styret ber om at det vert halde særskilt fokus på den krevjande overgangsperioden. 6. Styret legg vidare til grunn at eit felles akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal bør plasserast mellom dei to sjukehusa vi har i dag. 7. Styret ønskjer no at føretaket skal gå inn i idéfasa med eit geografiske område for det nye akuttsjukehuset for Nordmøre og Romsdal, plassert på aksen frå-og-med Hjelset til-og-med søre del av Frei. Styret har merka seg høyringsuttalane og faglege rapportar som understrekar fordelane ved eit bynært akuttsjukehus og føreset at det vert teke omsyn til desse vurderingane i det vidare arbeidet. 8. Styret legg til grunn at i idefasa og konseptfasa skal 0-alternativet saman med andre relevante konsept utgreiast før den eksterne kvalitetssikring skjer av konseptfasa (KSK). 9. Styret ber om å få seg førelagt ei sak så raskt som råd, som inneheld: a. I gangsetting av tidlegfasa for planlegging av sjukehusprosjekt. b. Ein detaljert tidsplan for interimsperioden fram til nytt akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdal står ferdig. 10. Av omsyn til innbyggjarar og fagmiljø ber styret om avklaring av geografisk plassering så raskt som det let seg gjere. 11. Helse Møre og Romsdal HF ber styret i Helse Midt-Norge RHF om å slå fast, i tråd med gjeldande premiss og føringar for langtidsbudsjettet i regionen, at det vil føreligge økonomisk handlingsrom for ei investering i nytt akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdal i På grunnlaget av saksdokumentasjonen i utviklingsplanen, vil styret få seg førelagt ein samanstilt utviklingsplanen med alle delleveransar inkludert. 13. Dette vedtaket vert oversendt Helse Midt-Norge RHF for vidare handsaming. Påfølgjande dag, 14. desember 2012, handsama styret i Helse Midt-Norge RHF saka (92/12) og gjorde slikt vedtak: 3

8 «Adm. direktør vil berømme Helse Møre og Romsdal HF for en omfattende og ryddig planprosess og vil foreslå at styret for Helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til at arbeidet med nytt sykehus i den nordre delen av helseforetaket legger til grunn at en etablerer et nytt felles akuttsykehus på aksen fra-og-med Hjelset til-og-med søndre del av Frei. Adm. direktør har merket seg høringsuttalelsene og faglige rapporter som understreker fordelene ved et bynært akuttsykehus, og forutsetter at det tas hensyn til disse vurderingene i det videre arbeid.» I same styresak blir det sagt at: «I den videre planlegging (dimensjonering m.m.) av nytt sykehus skal det tas hensyn til at driftsog kapitalkostnader skal dekkes av eget foretak i tråd med til enhver tid gjeldende finansieringsregime og i samsvar med øvrige store byggeprosjekt i regionen.» I februar 2013 gjorde styret i HMR HF vedtak om å gå inn i tidlegfasen gjennom oppstart av idéfasen for nytt felles akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal (sak 13/10). I same møte (sak 13/11) gjorde styret vedtak om å utfordre kommunane Gjemnes, Kristiansund og Molde i å gjennomføre ein kommunal delplan, med mål om at kommunane respektivt kom fram med si prioriterte tomt for ei framtidig sjukehuslokalisering. Grunnlaget for desse to styresakene er henta frå utviklingsplanen. 3.2 Mandat I styresak 13/10 står det omtala mandat for tidlegfasen, og her vert delar av dette sitert: Prioritert prosjekt: Helse Møre og Romsdal HF har av større investeringsporsjekt, førsteprioritet av eitt nytt akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal. Det må utgreiast gjennom idéfase og konseptfase forholdet til poliklinikk og dagbehandlingseiningar i folketette område og korleis einingar innan psykisk helsevern skal handsamast. Funksjonsstruktur/fordeling/ samarbeid med øvrige sjukehus i føretaket, tilgrensande sjukehus og St. Olavs Hospital som universitetssjukehus, ambulanseføretaket, rusføretaket må også tydeleggjerast. Samarbeidet med kommunane i lys av samhandlingsreforma, private aktørar, høgskular/ universitet og andre relevante instansar må også ligge til grunn for arbeidet. Mål: Målet for idéfasen er, på grunnlag av ein vedteken utviklingsplan for helseføretaket, å identifisere moglege, prinsipielle løysingar på behovet for trygge, likeverdige, tilgjengelige og kvalitativt gode spesialisthelsetenester for innbyggjarane i Nordmøre og Romsdal i tett samarbeid med andre aktørar i føretaket og regionen. Føresetnader Oppstart av planleggingsarbeidet med eit nytt akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal er slått fast som det øvste prioriterte investeringsprosjektet i Helse Møre og Romsdal HF sin utviklingsplan. Vedtaket gjort av styret i Helse Midt-Norge RHF 14. desember i sak 92/12 pkt. 4, slår fast at det under gjeldande føresetnadar i langtidsbudsjettet m.v. så vil det føreligge finansielt handlingsrom i 2018 til ei større investering i eit felles akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdal. På dette grunnlaget er føresetnadane for å starte opp ei tidlegfase for planlegging av nytt akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdal formelt på plass.» 4

9 I utviklingsplanen for HMR HF gjekk ein i analysearbeidet, utgreiingar og gjennom offentleg høyringsrunde langt i å definere dei konseptuelle kriteria. Vidare er det konkludert med at den delen av psykisk helsevern som bør ligge nær somatiske tenester bør samlokaliserast (i eller ved sidan av) akuttsjukehuset. Det var noko meir diskusjon vedkomande behovet for, og fagleg/rekrutteringsmessig berekraft i, eit tilbod med poliklinikk og dagbehandling i folketette område. Samhandlingsreforma fremjer klart ei slik «desentral» (i høve til lokalisering av akuttsjukehuset) drift av poliklinikk og dagbehandling. Kommunedelplanarbeid tomteutgreiing og regional konsekvensutgreiing (KU): I eiga styresak 13/11 «Kommunedelplanarbeid - nytt akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal», vart det gjort vedtak om å initiere ein prosess med dei potensielle vertskommunane Gjemnes, Kristiansund og Molde for å gjennomføre ein kommunaldelplan i dei respektive kommunar. Ved ferdig kommunal sakshandsaming skal kommunane respektivt legge fram sitt prioriterte alternativ for lokalisering av det nye akuttssjukehuset for Nordmøre og Romsdal. Vidare i styresaka står det: «Prosessen med å finne fram til tomt for det nye akuttsjukehuset for Nordmøre og Romsdal skal mellom anna følgje plan og bygningslova. For Helse Møre og Romsdal HF er det viktig å koordinere arbeidet etter plan og bygningslova og sitt eige arbeid etter IS-1369 Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. «For å sikre at planprogram, kommunedelplanane og konsekvensutgreiingane vert utført på ein måte som gjer at planarbeida kan samanliknast av tiltakshavar, er det behov for eit overordna samarbeidsorgan for det kommunale planarbeidet. Helse Møre og Romsdal HF vil derfor utnemne eit overordna samarbeidsorgan for kommuneplanarbeidet. Dette samarbeidsorganet skal ha likeverdig representasjon frå dei tre respektive kommunar, med Møre og Romsdal fylkeskommune som samordnande instans og sekretariat, og der helseføretaket sine representantar møter når det fell seg naturleg eller er ønskjeleg.» Det er vidare stilt klare krav frå tiltakshavar om at kommunedelplanarbeidet skal vere ferdig ila. juni 2014 (seinare justert i administrativ plangruppe til oktober 2014). Dei aktuelle tomtene skal vurderast ut frå åtte hovudkriterier med underkriterier, og Helse Møre og Romsdal ser det som ein føresetnad at kommunane har felles planprogram og felles metodisk tilnærming til konsekvensutgreiinga og felles utgreiingar der dette er fagleg føremålstenleg. I tillegg er samfunnsansvaret til føretaket nemnt, og i dette ligg det at ein ønskjer å vurdere kva konsekvensar plassering av sjukehuset får for utviklinga i regionsentra i Kristiansund og Molde. Ein ønskjer også ei vurdering i høve til nasjonalt mål om avgrensing av transportbehov, samt at rekrutteringskraft som funksjon av plassering skal vurderast. Ei ytre ramme for konsekvensutgreiinga er det maksimale arealet som kome fram gjennom aktivitets- og arealframskrivinga i utviklingsplanen i Det kan også vere aktuelt å diskutere nedjusterte alternativ. Helse Møre og Romsdal føreset at kommunane prioriterer sine ulike alternativ internt, og kjem fram til eit førsteval, og ved endeleg kommunal sakshandsaming, skal respektive kommunar konkludere med sitt prioriterte tomtealternativ. I brev frå Helse Midt-Norge i april 2013 vert det gjort ei avklaring av korleis HMN ser føre seg innretninga mot lokaliseringsvalet for nytt akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdal. Det vert vist til at tidligfasevegleiaren for sjukehusprosjekt ikkje omhandlar planprosessen i tråd med plan- og bygningslova, under dette avklaring av tomtemessige høve og handsaming av byggetiltak. HMN viser 5

10 vidare til at det er lagt føringar for kva område sjukehuset i nordfylket skal plasserast i, ut frå ei helsefagleg vurdering. Vidare står det i brevet: «Videre forutsettes det at helseforetaket stiller krav til tomt i forbindelse med det felles planprogrammet som vil legges til grunn for utredning av tomtealternativer gjennom kommuneplanprosessen i de aktuelle kommunene og da i medhold av plan og bygningsloven. Vi vil foreslå at en parallelt med utredning av tomt i de aktuelle kommunene i "idefasen" utreder om akuttsykehuset skal ha poliklinikk/dagbehandling og psykiatriske sengeposter. I og med at tomtevalg og dimensjonering/funksjonsinnhold kan ha en viss sammenheng vil vi foreslå at disse utredningene gis en samlet behandling i styrene, dvs. at helseforetaket tar beslutning om tomtevalg samtidig med behandling av idefasen. Neste fase konseptfasen: Deretter vil vi foreslå at en i "konseptfasen" utarbeider program og skisseprosjekt på den valgte tomten og at alternative løsninger belyses gjennom utarbeidelse av skisseprosjekt evt. gjennom en arkitektkonkurranse. Kvalitetssikring (KSK): Vi vil foreslå at en vurderer nærmere om en bør gjennomføre en kvalitetssikring av arbeidet før beslutning fattes om tomt/funksjonsinnhold, da denne beslutningen er av særlig stor allmenn interesse og med betydelige konsekvenser for det videre arbeidet. Den forutsatte kvalitetssikringen i konseptfasen bør da kunne bli noe enklere da den vil omfatte program og skisseprosjekt med kostnader.» 6

11 Kartet under vise dei ulike perspektiva i arbeidet, geografisk dekningsområde for Helse Møre og Romsdal med tilhøyrande institusjonar og grenseområde. Figur 1Kart over Møre og Romsdal med perspektiv, institusjonar og grenseområder 3.3 Rammer Idéfasen vert gjennomført i følgje «Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter» (Helsedirektoratet, 12/2011). Figuren under viser prinsippa frå tidlegfaseveilederen i forhold til faser og avgjerdspunkt. Figur 2: Planprosess i tidligfasen for sykehusprosjekter. Føremålet med idéfasen er å gje styret i Helse Møre og Romsdal HF eit avgjerdsgrunnlag (B2) for innstilling av lokalisering for nytt akuttsjukehus for Nordmøre og Romsdal, samt kva alternativ ein tilrår å utgreie i konseptfasen. I tillegg til dette er føremålet: 7

12 «I idéfasen skal alternativene som bearbeides presiseres og avgrenses i forhold til andre tiltak, både når det gjelder økonomisk bæreevne og tid for gjennomføring. I idéfasen skal det utarbeides plan og mandat for utredningsarbeidet i Konseptfasen. Dette skal vise hvilke alternative, prinsipielle løsninger/alternativer (konsepter) som skal utredes, samt rammene for tiltaket.» Utviklingsplanen gir investeringskostnader for nybygg og ombygging i Ålesund og Volda og nybygg for eitt nytt sjukehus i Nordmøre og Romsdal. Berekraftanalysen i idéfasen skal utarbeidast for det konkrete tiltaket nytt sjukehus (med og utan poliklinikk/dagbehandling og sjukehuspsykiatri), og omfatte heile helseføretaket, med utgangspunkt i informasjon frå utviklingsplanen. 3.4 Prosjektmål Målet med idéfasen er å kome fram til kva alternativ ein ønskjer å ta med seg inn i konseptfasen. I tillegg skal ein ta stilling til kva tomt ein ønskjer å plassere det nye felles sjukehuset for Nordmøre og Romsdal på. Idéfaserapporten skal gje eit tilfredsstillande avgjerdsgrunnlag for prosjektet nytt felles sjukehus for Nordmøre og Romsdal for Nordmøre og Romsdal, lokalisert på aksen Hjelset - sørlege del av Frei. I arbeidet tek ein utgangspunkt i Helse Møre og Romsdal sin visjon og verdiar. Helse Midt-Norge RHF og Helse Møre og Romsdal HF sin visjon er «På lag med deg for helsa di», og dei sentrale verdiane er: Tryggleik Respekt Kvalitet Helse Møre og Romsdal skal yte gode likeverdige spesialisthelsetenester til alle som treng det når dei treng det, uavhengig av alder, kjønn, bustad, økonomi og etnisk bakgrunn. Helseføretaket skal sørgje for at forsking, utdanning og opplæring av pasientar og pårørande blir gjennomført på ein god måte, og at desse oppgåvene gir grunnlag for god og forsvarleg pasientbehandling. Føretaket skal vidare sikre tilstrekkeleg kompetanse i alle delar av spesialisthelsetenesta. Likeverdige helsetenester skal leggast vekt på saman med arbeidet for å redusere sosiale helseskilnader i aktuelle grupper i folkesetnaden. Pasientar og brukarar må kunne vere trygge på tilgjengelege helsetenester, og at dei vert møtte med omsorg og respekt. Helse Møre og Romsdal sine mål samsvarer med spesialisthelsetenestelova, og tenestene skal vere forsvarlege i tillegg til å gi eit heilskapleg og koordinert tenestetilbod. Målhierarkiet i prosjektet må sjåast i ulike perspektiv freista illustrert i figuren under: 8

13 Perspektiv Samfunn og sjukehustilbod Samfunnsmål Perspektiv Spesialisthelseteneste Pasientar og tilsette Effektmål Perspektiv Prosjekt "Idéfase nytt sjukehus NMR" Resutatmål Resultatmål Resultatmål Ressurser Ressurser Ressurser Figur 3 Målhierarkiet prosjektet Målformuleringa under har forankring i Helse Møre og Romsdal sin utviklingsplan og styrevedtak knytte til saka Samfunnsmål Samfunnsmålet er eit langsiktig mål og ei overordnagrunngjeving, og eit uttrykk for den nytten eller verdiskapinga eit investeringstiltak er for samfunnet. Samfunnsmålet er å sikre langsiktige løysingar som vil gi eit helsemessig godt og samfunnsøkonomisk effektivt sjukehustilbod til folkesetnaden i opptaksområdet. Prosjektet skalyte til til å oppfylle spesialisthelsetenestelova sitt føremål, som særleg er å: 1. fremme folkehelsen og å motvirke sykdom, skade, lidelse og funksjonshemning, 2. bidra til å sikre tjenestetilbudets kvalitet, 3. bidra til et likeverdig tjenestetilbud, 4. bidra til at ressursene utnyttes best mulig, 5. bidra til at tjenestetilbudet blir tilpasset pasientenes behov, og 6. bidra til at tjenestetilbudet blir tilgjengelig for pasientene Utover dette kan ein gi samfunnsmål gjennom andre styrande dokument; som lover, føreskrifter og rundskriv som regulerer spesialisthelsetenesta, vedtekter, oppdragsdokument og protokollar fra føretaksmøter Samfunnsmålet i denne fasen av prosjektet er å legge grunnlag for riktig vegval i løysing av nybygget for å oppnå den langsiktige samfunnsmessige målsetjinga. Prosjektet skal basere løysningar på dei føringaner som kjem fram som følgje av Helse Midt-Norge RHF si utvikling av helsetenester sett i eit langsiktig perspektiv. Dei totale løysingane skal sikre at dimensjonering, driftskonsept i tillegg til oppgåve- og funksjonsdeling vert tatt vare på i dette framtidige helseperspektivet. 9

14 3.4.2 Effektmål Effektmål ser ein i føretaksperspektivet, og desse skal skildre effektar og mogelege gevinstar ein ynskjer å oppnå ved å gjennomføre prosjektet. Dette kan t.d. vere den konkrete verknaden/nytta tiltaket skal føre til for brukarane. Prosjektet skal yte til at ein klarer å oppfylle strategiske og operasjonelle mål for verksemda. Effektmåla vert først realiserte når ny bygningsmasse er tatt i bruk. Det nye sjukehuset i Nordmøre og Romsdal gir ei unik mogelegheit til å utvikle eit framtidsretta og moderne sjukehustilbod for pasientar, tilsette, føretak og kommunar. Effektmåla er knytte til at ein i det nye sjukehuset i perspektivet mot 2030 og vidare, skal kunne levere spesialisthelsetenester er tilpassa utviklinga i tid, både med tanke på fag/teknologi, effektivitet og kvalitet Resultatmål Resultatmål skildrar dei konkrete mål/resultat ein skal oppnå i løpet av prosjektet, dvs. leveransar med eit gitt kostnadsmål og tidsmål. Resultatmålet for idéfasen er at ein får laga ein idéfaserapport som inkluderer lokal og regional konsekvensutgreiing, og som saman gir styra i Helse Møre og Romsdal og Helse Midt-Norge tilstrekkeleg grunnlag for å ta stilling til lokalisasjon og igangsetting av konseptfase. 10

15 4 Gjennomføring av idéfasen 4.1 Suksesskriterier Når idéfaserapporten er ferdig skal situasjonen vere som følgjer: Idéfaserapporten har fått styret i Helse Møre og Romsdal HF si godkjenning og er tilstrekkeleg forankra i de aktuelle fagmiljø og einingar i organisasjonen, og hos andre interessentar Kommunane har vore involverte i prosessen Brukarmedverking er tatt vare på i prosessen Aktuelle partar skildrar prosessen som ein open og god prosess Fagmiljøet opplever å ha vorte høyrt i prosessen, og gir støtte til vedtaket Oppleving av at det er et godt nok grunnlag for en vidare prosess. Alle faktorar som tyder noko for tomteval må vere framme ila Idéfaserapporten er basert på naudsynte avklaringar med Helse Midt-Norge RHF om føreståande investeringar Prosessen skal opplevast forståeleg og tilgjengeleg for interne og eksterne interessentar At involverte partar ser at nytt sjukehus er ein gevinst og ei mogelegheit. Rapporten bør vere konkret med tanke på prinsipielle hovudfunksjonar i det nye sjukehuset i Nordmøre og Romsdal. 4.2 Kritiske suksessfaktorar Følgjande høve vert sett på som mest kritiske suksessfaktorar for å nå prosjektmåla: Prosjektdeltakarane, prosjekteigar, organisasjonen i sin heilskap kommunane og interessentar elles har felles målforståing. Løpande avklaring mellom prosjektet og føretaksleiinga (ved styrings- og koordineringsgruppa) og koordinering mot andre planprosessar. Naudsynte grunnlagsdata frå Helse Møre og Romsdal vert lagde fram i tide. Kontinuerlig god styring og oppfølging av prosess og leveransar Naudsynte avklaringar med styret i Helse Møre og Romsdal og Helse Midt-Norge vert tatt i undervegs i prosessen Vedtatt kommunikasjonsstrategi vert følgd opp i prosessen Deltakande og motiverte tilsette bidrar gjennom heile prosessen God prosess og sameint forståing av innhald og funksjonsdeling på naudsynt nivå i denne fasen. 4.3 Koordinering Ein føreset at ein i idéfasen koordinerer delleveranser som høyrer til grunnlaget for avgjerd for nytt sjukehus og lokalisering i Nordmøre og Romsdal. 4.4 Tidsplan Sluttrapport for idéfaseutgreiinga, inkludert vurdering og vekting av dei aktuelle tomtene, skal liggje føre i oktober 2014, som underlag for handsaming i styret i Helse Møre og Romsdal og i Helse Midt-Norge medio desember Tomtevalsprosessen Prosessen rundt val av tomt i aktuelle vertskommunar er referert til i tidligare kapittel, og vart vedtatt i styresak 13/11 i Helse Møre og Romsdal. Arbeidet skal vere ferdig i oktober 2014, og gå inn i 11

16 idéfaserapporten. Kommunale tema omhandla eigenskaper ved kvar tomt og følgjene ei plassering vil få for området rundt, både med omsyn til landskap, transport, utbyggingsmønster veg/trafikk med meir. Den regionale konsekvensutgreiinga av dei alternative tomtene, der Helse Møre og Romsdal er tiltakshavar, går parallelt med idéfasen. Tema i denne utgreiinga, i tillegg til tema i kommunedelplanrapportane, er ma. helikopterberedskap (for sokkelen og generelt), rekruttering og fagmiljø, regionale omsyn til sysselsettingsverknader, utbyggingsmønster og tilgjenget, klimagassutslepp, ambulanse inkl. båt med meir Milepæler Tabell 1: Milepæler. Milepæl Oppstart prosjekt Mandat og prosjektorganisasjon er handsama i styret og godkjent Førebuande arbeid i idéfasen, delrapport levert Høyringsfrist kommunal KU Høyringsfrist regional KU KSI rapport overlevert HMR Styrehandsaming i Helse MR godkjenning av idéfaserapporten, innstilling om tomteval og plan for konseptfase. Styrehandsaming Helse Midt-Norge RHF Tidspunkt 24.mars 7.mai 8.august 1.september 15. september 30.november 17.desember 18.desember Tabell 2: Prosessen vidare med tidsfristar og ansvar Ansvar Hør. Instans Frist ut/inn Innh. Komm. KU Kom Kom. Rm Juni/1/9 Def. PBL Reg. KU HMR K, Rm, Org. 1/7, 15/9 Def. PBL 8/8-14/8 Idèfase HMR K, Rm, Org 1/10 Grunnl. Forutsetn. Rapportstruktur Areal/kap Økonomi (1-9) Plan. videre arb. HMR intern evaluering HMR 15.okt KSI HMR Ultimo okt KSI 30 nov. 12

17 4.4.3 Detaljert tidsplan Tidsplanen tar utgangspunkt i dei milepælane ein har avgjort, og definerer tidsramma for de ulike aktivitetane i prosjektet. Figur 4 Tidsplan. 13

18 4.5 Organisering i Helse Møre og Romsdal inkludert eksterne aktørar Den heilskaplege modellen for utviklingsplanen i føretaket er vist i figuren under: Figur 4 Heilskapleg modell for utviklingsplanen i Helse Møre og Romsdal Modellen viser planen i sentrum og korleis de ulike «søylene» i verksemda verkar saman med kvarande samla under føretaket sin visjon, verdiar og mål. Modellen tydeleggjer overordna føringar som styrande for verksemda, og også korleis innsatsfaktorar spelar ei rolle for korleis ein klarer å levere kvalitativt gode og framtidsrettatenester i tillegg til at samarbeid med andre aktørar er avgjerande for at helseføretaket kan levere tenester i tråd med de krav som vert stilte Organisasjonsmodellen for vidareføring av utviklingsplanen for føretaket er vist i figur 5. Modellen byggjer på føringar gitt i styrevedtak frå Helse Møre og Romsdal og seinare Helse Midt-Norge, og skisserer korleis dei ulike føretaka er representerte inn i utviklingsplanen og tidlegfasen, og viser også kvar ein har behov for ekstern hjelp. Prosjektleeiing for vidareføring av arbeidet med utvikingsplanen for Helse Møre og Romsdal er lagd til Avdeling for strategi og utvikling, og ein opprettheld noko av same tankegangen frå arbeidet med utviklingsplanen 2012, men har vald ein noko enklare prosjektorganisasjon, sjå figur 5. 14

19 Figur 5 Prosjektorganisering - vidareføring av arbeidet med utviklingsplan - idéfase Styrings- og koordineringsgruppe Styrings- og koordineringsgruppa er sett saman av til ei kvar tid gjeldande leiargruppe i Helse Møre og Romsdal, saman med tillitsvalde, verneteneste og brukarrepresentant Prosjektgruppe Prosjektgruppa skal bidra til framdrift og tilrettelegging, i tillegg til å sikre forankring i sjukehusa og klinikkane. Gruppa er eit rådgjevande organ for prosjektleiing/direktør og førebur saker til styringsgruppemøte. Gruppa er sett saman av representantar frå alle de fire sjukehusa, vernetenesta, tillitsvalde og rådgjevarar Prosjektarbeidsutval: Utvalet er satt saman av prosjektleiar, interne prosjektmedarbeidarar og eksterne rådgjevarar. Arbeidsutvalet sørgjer for at dei ulike delar av prosjektet er koordinert, og tak vare på samspelet med andre planprosessar. Hovudoppgåvene til arbeidsutvalet er: Prosjektførebuande arbeid og avklaringar Oppfølging av interne og eksterne arbeidsgrupper Sørgje for innhenting av naudsynte utgreiingar og analysar Arbeidsgrupper Prosjektgruppa vurderer behovet for oppnemning av arbeidsgrupper for levering av delutgreiingar og analysar Eksterne grensesnitt Høvet til andre helseføretak. Høvet til kommunehelseteneste, mellom anna effekt av Samhandlingsreform og kommunal legevakt. Prehospitale tenester. Høvet til privat spesialisttilbod som det skal avstemmast mot. 15

20 Strategi 2020 HMN. Utdanningsinstitusjonar. Brukarar/brukarutval Interne grensesnitt Grensesnitt mellom ulike fagområde og evt omstilling mellom desse. Psykiatri somatikk. Byggesteinar i framtida sin sjukehusstruktur (definere DMS/LMS/Lokalsjukehus). 5 Leveransar og sluttprodukt 5.1 Hovedelement i leveransen, jfr. «tidligfaseveilederen» Gå gjennom utviklingsplanen og eventuelt underlaget for denne. Naudsynte oppdateringar og suppleringar av no-situasjonen, datagrunnlaget og det aktuelle prosjektet. Avgrense prosjektet frå andre prosjekt i utviklingsplanen. Dette kan omfatte kapasitet, areal, investeringar og tid. Gjennomføre idésøk som viser breidda i moglege, alternative løysingar. Utarbeide mandat for konseptfasen. Idéfaserapport. 5.2 Oppgåver i Idéfasen Definere og oppdatere dimensjonerande faktorar som: o Føringar frå eventuelle nye regionale og nasjonale planar o Strategiske avklaringar, prioriteringar, krav og føringar o Endringar i eigendekning/gjestepasientar/pasientstraumar (eiga delutgreiing) o Opningstider og utnyttingsgrader, valg av nivå o Arealstandardar o Avklaring av omstillingsfaktorar som bruk av obs-senger, hotellsenger, teknologiutvikling m.m. Oppdatere utrekningsgrunnlaget og framskriving, herunder effektar av samhandlingsreforma. Utarbeide følsomheitsanalyse på et overordna nivå (opptaksområde, utvikling i folketall). Ein skal nærare definere korleis fagområdet psykisk helsevern skal utviklast som del av utviklingsplanen og i prosjektområdet. Utgreie høvet til poliklinikk og dagbehandling i folketette område/evt. bruk av avtalespesialistar. Funksjonsstruktur/fordeling/samarbeid med andre sjukehus i føretaket, tilgrensande sjukehus og St. Olavs Hospital som universitetssjukehus og ambulanseføretaket må også tydeleggjerast. Presisere og evaluere alternativa. Utarbeide mandat for konseptfasen. 5.3 Hovudelement i prosessen Avklaring og etablering av prosjektorganiseringa Etablering av grupper og møtestruktur Forankring av prosjektet hjå alle involverte partar Samfunnskontakt 16

21 Kontakt med kommunane Særskilt om samhandlingsreforma Industrialisering og standardisering i prosjektering og bygging Produksjon av dokument/leveransar 5.4 Særskilde utgreiingar i idéfasen Samhandlingsreforma Samhandlingsreforma skal særskilt verte handsama i idéfasen. Samhandlingsreforma er vurdert i Utviklingsplanen, men verknaden av henne bør vurderast vidare for alle dei prosjekta som er viste til / alternativa Kommunal KU Rapporten vert utarbeida av Norconsult respektivt for kvar tomt. Dei tre finalealternativa vert samstilt i eigen rapport frå Norconsult. For kvar tomt: Tiltaksbeskrivelse o Tomtens omgivelser o Tomtens egenskaper o Teknisk forsyning (kraft, VA) Konsekvenser o Landskap o Naturmiljø o Kulturminner og kulturmiljø o Nærmiljø, inkl støy o Naturressurser (jordvern) o ROS Nærområde, kommunedelplannivå: Lokale forhold, stedsegenskaper Beskrivelse av arealskisse Arealbruk og utbyggingsstruktur Veg og trafikk Samfunnsservice (skole, barneh.) Potensielle konsekvenser for o Landskap o Naturmiljø o Kulturminner og kulturmiljø o Nærmiljø og friluftsliv, inkl støy o Naturressurser, (jordvern) o ROS Kommunalt utbyggingsmønster 17

22 5.4.3 Regional KU Regional KU blir presentert i ein eigen rapport frå Norconsult. Tema for vurdering av de tre lanserte i tillegg til tema i kommunerapportene: Helikopterberedskap for sokkelen Helikopter generelt Overordnet ROS Rekruttering og fagmiljø Tilgjengelighet regionalt Klimagassregnskap for trafikk (transportanalyse) og evnt utslipp fra sykehuset (?) Regionale sysselsettingsvirkninger, multiplikatoreffekter Ambulanse inkl ambulansebåt Forhold til regionalt utbyggingsmønster og senterstruktur 5.5 Førebels disposisjon for idéfaserapporten Hovudkonklusjon Samandrag Idéfase- bakgrunn, føremål og mål Idéfase- prosess og metode Skildring av verksemda o No-situasjon o Framtidssituasjon perspektivet o Organisasjonsutvikling Arealbehov o Standardar og utnyttingsgrader o No-situasjon o Framtidssituasjon perspektivet o Standardisering o Alternative løysingar o Tidligare utgreiingar o Alternativmatrise Økonomiske analysar o Oppdatering frå utviklingsplan Gevinstrealisering Alternativanalyse Plan for vidare arbeid og mandat for konseptfasen 5.6 Plan for neste fase konseptfasen Idéfaserapporten skal omfatte mandat og plan for konseptfasen som m.a.. presiserer kva for tre alternativ som skal utgreiast likeverdig vidare (inklusiv 0-alternativ). Mandatet for konseptfasen skal innehalde: Mål for konseptfasen, suksesskriterier. 18

23 Mål, føresetnader og rammer for prosjektet Grunnlag for samanlikning av alternativa. Kriterier for vurdering og val. Ressursar og plan for gjennomføringa av konseptfasen. Idéfaserapporten skal omfatte ein plan for arbeidet med konseptfasen som skal innehalde: Hovudleveransar i konseptfasen Suksessfaktorar Tydeliggjort prosess knytt til oppgåve og funksjonsfordeling i føretaket som tydeleggjering av innhald i det vedtekne prosjektet, som grunnlag for hovudfunksjonsprogramering. Organisering, roller/ansvar, høve mellom prosjekt og driftsorganisasjon. Medverknad Aktivitetar og milepælar Tidsplan Ressursbehov, kostnader Vurdering og oppfølging av krav til bygningsvern Opplegg for styring og kvalitetsstyring Dette arbeidet skal utførast i tett samarbeid med HMR HF si leiing. Figur 6 Hovudelement i og samanheng mellom dei ulike planfasene 19

24 6 Prosjektstrategi 6.1 Gjennomføringsstrategi I samband med utarbeidinga av utviklingsplanen, vart det gjort eit omfattande arbeid med mogelegheitsstudier (i respektive potensielle vertskommunar) av ulike alternative løysingar for utvikling av sjukehuset. Idéfasen kan derfor gjerast forenkla i høve til å følge «Veileder for tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter», då mykje av arbeidet allereie er utført. Hovudoppgåvene i idéfasen vil derfor vere: 1. Smale ned alternativa til ulike (minimum 3) alternativ inklusiv 0-alternativet som takast med inn i konseptfasen. 2. Evaluere tomtealternativa 3. Lage ein god plan for konseptfasen. 6.2 Informasjon og kommunikasjon Helse Møre og Romsdal tek vare på informasjon og kommunikasjon i idéfasen. Det er laga ein eigen kommunikasjonsstrategi for Utviklingsplan i Helse Møre og Romsdal, med tilhøyrande handlingsplan. Prosessen leggast opp som ein open og tydeleg prosess med vekt på direkte dialog med sentrale interessentar. Det er eit viktig kommunikasjonsmål å gjere innhald og framdrift i idéfasen forståeleg og tilgjengeleg for omgivnadene. 7 Grunnlag for prosjektstyring 7.1 Styrande dokument Det er utarbeida ei omfattande liste over ulike dokument som kan tenkast å ha tydning for arbeidet med vidareføring av utviklingsplanen for Helse Møre og Romsdal, herunder idéfaserapporten. Dokumenta kategoriserast som Politiske føringar Nasjonale føringar Regionale føringar Vegleiarar, fagrapportar Styresaker Rapportar frå helseføretaket, som t.d. arbeidsgrupperapportar 7.2 Styringsverktøy Mandat Månadsrapport 20

25 7.3 Oppgåvefordeling Tabell 2 Prosjektstruktur og ansvar Oppgåve Ansvarleg Kven utfører/ dokumenterer Mandat Adm. Dir. HMR HF Prosjektleiar/ Hospitalitet Oppdatering av delelement i Prosjektleiar HMR Hospitalitet utviklingsplanen Samhandlingsreform Samhandlingssjefen HMR Hospitalitet Innhald nytt sjukehus NM/R Prosjektleiar Hospitalitet Kommunal og regional KU Prosjektleiar Norconsult Tomtevurdering med Prosjektleiar HMR / Delleveransar til idéfase mogelegheitstudiar Prosjektleiar HBMN Koordinering av delleveransane inn Prosjektleiar HMR / Norconsult mot idéfaserapporten Prosjektleiar HBMN Økonomiske analysar Økonomidirektør Hospitalitet Referat prosjektgruppe og Prosjektleiar Hospitalitet prosjektutvalsgruppe Referat styrings- og Adm. Dir. Sekretariatsleiar HMR HF koordineringsgruppe Referat frå arbeidsgrupper Arbeidsgruppeleiar Koordinator i gruppene Plan neste fase Prosjektleiar Hospitalitet Rapportredaktør Prosjektleiar Hospitalitet Alle delutgreiingane og hovudrapport/idéfaserapporten, sluttførast i eit samarbeid mellom Hospitalitet og Helse Møre og Romsdal HF. 7.4 Kvalitetssikring Kvalitetsstyring er sett saman av dei prosedyrane som går fram av dette dokumentet med tilvisingar til supplerande dokument. 7.5 Rapportering Prosjektet vil utarbeide ei kortfatta månadsrapport med følgjande hovudpunkt: Samandrag Mål og planlagde oppgåver hittil Status framdrift og kvalitet i høve til plan Status budsjett, rekneskap, ressursbruk Avvik, konsekvensar og korrigerande tiltak inkl. læring Planlagde oppgåver neste periode Vurdering av attståande arbeid i ressursbruk og kvalitet. Samla vurdering Føremålet med månadsrapporten er å gi prosjekteigar og prosjektdeltakarane tryggleik for at arbeidet går som planlagt, eventuelt at avvik vert handtert på ein god måte. Månadsrapporten skal ferdigstillast seinast åtte arbeidsdagar ut i påfølgande månad. 21