Oppfølging av risikoområder med særlig relevans for regnskapet ved UiO. Februar 2009

Transkript

1 Oppfølging av risikoområder med særlig relevans for regnskapet ved UiO Februar

2 Konsekvens Endring av risikobilde fra rapportering november 2008 Pilene illustrere utviklingen i risikoene siden forrige rapportering Kritisk Stor Moderat Ekstern finansierte prosjekter. Risiko for at Eksternt finansierte prosjekter ikke styres i henhold til gjeldende regelverk 2 Anskaffelser. Risiko for at UiO ikke overholder bestemmelsene i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Lønnsområdet UiO utbetaler ikke rett lønn til rett tid og regnskapet gjenspeiler ikke korrekt lønnsinformasjon Liten IKT- prosjekter Risiko for at innføring av nye IT-systemer ikke håndteres tilfredsstillende. Ubetydelig Mål og resultatstyring inkl risikostyring. Risiko for at UiO ikke etterlever krav til mål-, resultat-, og risikostyring Meget liten Lav Moderat Høy Svært høy Sannsynlighet Økonomistyring Risiko for at UiO ikke oppfyller krav til økonomistyring 2 Rapporteringsfrekvens for de ulike punktene 1-4 :2 ganger pr semester februar og juni 5 og 6: 1 gang pr semester juni

3 3

4 Ekstern finansiert virksomhet 4

5 5

6 Ekstern finansiert virksomhet Risiko for at eksternt finansierte prosjekter ikke styres i henhold til gjeldende regelverk Hvorfor er fokus på ekstern finansierte prosjekter så viktig Ekstern finansierte prosjekter utgjøre 25% av UiOs inntekter det er kritisk at vi her har god etterlevelse av krav til håndtering og det er kritisk at vi har god kontroll og styring på inntekter og kostnader knyttet ti dette området. Status plan og tiltak Det er for tiden fullt fokus på innføring av totalkostnadsføring. Alle prosjektene skal nå kostnadsføre både indirekte kostnader og egne ansattes tidsbruk på det enkelte prosjekt. Dette er en betydelig omlegging og krever en store ressurser særlig ved de enhetene med en stor portefølje. Fakultetene er godt i gang med planlegging og det gjennomføres mange workshops og andre tiltak for å bistå enhetene. Medisn er det fakultetet med størst utfordringer. De har en stor portefølje, har fortsatt noe arbeid gjenstående på oppryddig og har utfordringer ifht kapasitet og kompetanse. Det er dialog med fakultetets ledelse og sentrale tiltak vurderes for å styrke kompetansen. Innføringen vil også endre økonomistyringen ved enheten og krever oppfølging av ledernivå. Dette prioriteres utover våren. Arbeid med gjennomgang av rutiner og prosesser er gjennomført ved flere fakulteter, men sluttføring og dokumentasjon vil blir gjennomført når totalkostnadsføring er implementert. Revisjon av kontrollprogram knyttet til mva og kategorisering er er gjennomført ihht plan. Intern-revisjonen har gjennomført en revisjon av kompetansen innen EFP er sluttført. Hovedkonklusjon: Det er stor variasjon i kompetansenivå (real og formal). Bedre opplæring av særlig nytilsatte etterlyses. Arbeidspresset rapporteres å være stort. Dette er forhold som fakultetene må tas høyde for når organisering og 6 kompetanse skal vurderes (årsplantiltak). Flere fakultetene har styrket kompetansen det siste året.

7 Ekstern finansiert virksomhet Risiko for at eksternt finansierte prosjekter ikke styres i henhold til gjeldende regelverk Vurdering av risiko Risiko vurderes som uendret. Størst risiko er knyttet til innføring av totalkostnadsføring. Dette skal gjøres de to første tertialene. Videre er risikoen knyttet til manglende kompetanse, kapasitet og arbeidsprosesser. Når totalkostnadsføring er gjennomført med vellykket resultat vil risikoen reduseres. Samlet vurdering: Risikoen er uendret. Største risiko er innføring av totalkostnadsføring Nye tiltak for å redusere risiko Opplæring og oppfølging av fakultetene knyttet til totalkostnadsføring intensiveres ytterligere. Særlig oppfølging av Medisin 7

8 8 Anskaffelser

9 9

10 Anskaffelser Risiko for at UiO ikke overholder bestemmelsene i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Status plan og tiltak 10 Full utrulling av pilot for bestillersystem gjennomføres fra 1. mars i henhold til plan. Det er iverksatt tiltak som vil utbedre sikkerhetshull før ytterligere implementering. Systemet fungerer, men det er utfordringer med å sikre god flyt av bestillinger særlig knyttet til anvisning fra ledere. Malverk for gjennomføring av anbud er tatt i bruk sentralt for innkjøp over Når det er høstet erfaringer vil videre utrulling iverksettes. 5 nye medarbeidere i innkjøpsseksjonen er tilsatt 3 innkjøpere og 2 gruppeledere. Controller er startet. Siden november har Ernst & Young har vært tungt inne i seksjonen særlig på ledelsessiden. Dette har fungert godt. Det legges nå vekt på utvikling av systemer, rutiner og kompetanse internt i seksjonen før man etter hvert kan arbeide mer utadrettet. Arbeid med utvikling av komplett kontrollmatrise med beskrivelser av alle arbeidsprosesser er i gang og skal være ferdig til påske. Det gjøres med samme metode som på lønnsområdet. Arbeid med styrking av innkjøpsseksjonen er foreløpig finansiert gjennom omdisponeringer av universitetsdirektøren og interne omdisponeringer i økonomiavdelingen. Vurdering av effekt av tiltak/resultater av tiltak Arbeid med utvikling av en profesjonell innkjøpsseksjonen er i god fremdrift men er fortsatt skjørt og usikkert.

11 Anskaffelser Risiko for at UiO ikke overholder bestemmelsene i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vurdering av risiko Risikoen vurderes fortsatt som meget høy, men noe lavere enn i november. Effekter i form av bedre og sikrere innkjøp vil først komme gradvis senere. Særlig risiko de nærmeste månedene er at vi får etablert den nye organiseringen og ikke minst ledelsen av den. Nye tiltak for å redusere risiko Bemanning knyttet til utvikling og drift av system må vurderes nærmere. Det er laget et eget opplegg for å etablere klare roller med forventningsavklaringer i forbindelse med at ny organisering med to nye gruppeledere som vil være på plass i løpet av våren. Utvikling av sertifisering og opplæring både internt i avdelingen og ut mot enhetene intensiveres ved at en stilling dedikeres til dette arbeidet. 11

12 12 Lønnsområdet

13 13

14 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - SAPUiO SAPUiO er i ordinær drift UiO overtar ansvaret for driften 1. mars 2009 fra Leverandør, da godkjenningskriterier for overtagelse ble signert 15. januar 2009 Arbeid med To Be og Gap analyser er ferdig Workshops ifm beslutningsprosessen er gjennomført (Universitetsdirektør, styringsgruppen, HR ledelsen, referansegruppen, og de tillitsvalgte). Anbefaling i beslutningsunderlaget for fase 2 og 3 ble godkjent i styringsgruppemøtet 26.januar. Planlegge fase 2, er startet, og pågår frem til 28. februar 14

15 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Vurdering av risiko Ingen nye risikoområder er avdekket 15

16 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet Lønnskjøringer er i rute. Det har ikke vært noen forsinkelser eller uregelmessigheter i utbetalingene siden UiO overtok ansvaret fra SSØ. Avstemming pågår som normalt. Arbeidet med årsavslutningen (avstemmingen) pågår. Det er ikke avdekket vesentlige (uforklarlige) avvik mellom lønnsregnskapet og finansregnskapet. Avstemming av de fleste balansekontiene er ferdig. På grunn av systemfeil i SAP-løsningen (norsk lønn) er det noe forsinkelse på LOT-avstemmingen fordi lønnsinnberetningen til kemneren måtte produseres på nytt etter feilretting. 16

17 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet Sykepengeprosjektet er noe forsinket. Konsekvens; igangsetting 1. halvår 09 (3-4 måneders utsettelse). Utfordringer knyttet til finansiering av tiltakene. 17

18 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet, forts Implementering av kontrollprogrammet er noe forsinket i forhold til opprinnelig implementeringsplan. Fase 1 og 2(sentrale kontroller) er i hovedsak implementert. Noen kontroller mangler pga. mangelfull systemstøtte. Fase 3 (desentrale kontroller). SV har vært pilot for fase 3. Evalueringsrapport er utarbeidet. UV er startet som nytt pilotfakultet. Utrullingen av fase 3-aktiviteten er flyttet til SAPUiO/DP2-prosjektet. Ny utrullingsplan er utarbeidet. 18

19 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet, forts 19 Ny rutine for kommunikasjonsmidler er implementert. Det gjenstår noe tilpasning i forhold til en forbedret dataoverføring fra kommunikasjonsleverandørene og en ny kvalitetssikring hos lokale enheter. Det er mangler i noen innberetninger av detaljspesifikasjonen i tekstfeltet på lønns- og trekkoppgaven. Ny rutine for behandling av reiser er implementert. Ny rutine for behandling av stipend er implementert. Det vil fortsatt bli arbeidet med å forbedre web-sidene (med eksempler og behandling) som beskriver de ulike stipendtypene. Ny rutine for behandling av selvstendig næringsdrivende er implementert. Det er fortsatt noe manuell og utilfredsstillende behandling fordi lønnssystemet ikke kan behandle MVA og bruk av organisasjonsnummer. Leverandøren har kommet med løsning av organisasjonsnummer som vil bli testet ut ultimo februar.

20 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet, forts. Opprydding av gamle saker (kommentert i Riksrevisjonens anmerkninger av 2006 regnskapet) er oppgjort. Det er fem saker fra 2007 (i alt ca kroner) som gjøres opp i fbm. årsavslutningen. Det arbeides kontinuerlig med å utbetale pånytt returnerte utbetalinger til personer med ugyldig/ufullstendig bankkonto. For 2008 gjenstår utbetaling til ca 150 personer med et totalbeløp på ca kroner. Dette er en ordinær situasjon hvor det kommer ca 8-10 returer pr. måned med en topp i fbm. feriepengeutbetalingen. 20

21 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet, forts. Offentlige rapporter (SPK) er forsinket. Det er fortsatt feil og mangler i rapporteringsprogrammet. Dette var forventet å bli løst ved ny versjon som skulle komme medio desember -08. UiO har hatt møte (november -08) med SPK og blitt enig om at det ikke innrapporteres nye pensjonsdata før et forbedret rapporteringsprogram er implementert. Dagens rapporteringsprogram feilrapporterer i stor grad og overstyrer i tillegg tidligere rettede feil. UiO er i samforstand med SPK enig om å utsette kvalitetssikrings-arbeidet til en ny rapportversjon er implementert. Det er avtalt et møte med SPK medio februar -09 for å diskutere det videre arbeidet. Den tidligere restanserapporteringen er avsluttet, men det er i ferd med å bygge seg opp en ny restanse for perioden fra og med september -08. forts. 21

22 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet, forts. Innkreving(i fbm. lønnskjøringer) og rapportering av premie skjer i to forskjellige program. Vi har grunn til å tro at innkrevingsprogrammet er tilnærmet riktig og at innkrevet beløpet reflekterer UiOs pensjonskostnad. Den største usikkerheten dreier seg om behandlingen av timelønnede/ sporadisk tilsatte med uregelmessig arbeidsmengde i rapporteringsperioden. Kritiske pensjonsdata (for eksempel som grunnlag for alders-/uførepensjonsberegning eller lån) blir inntil videre innrapportert manuelt. UiO arbeider kontinuerlig med sin egen interne kvalitetssikring av pensjonsdataene. AA-rapporten (til Arbeidstaker-/arbeidsgiverregisteret) er rettet (noter lagt inn jan-09). UiO vil sende ny årsoversikt til NAV i uke 7, og deretter foreta månedlig elektronisk rapportering. 22

23 Lønnsområdet Risiko for at UiO ikke utbetaler rett lønn til rett tid og at regnskapet ikke gjenspeiler korrekt lønnsinformasjon Status plan og tiltak - Pols-prosjektet, forts. Standardrapportene for intern økonomistyring er utilstrekkelige. UiO har utarbeidet egne rapporter som midlertidige løsninger. Den videre utviklingen av økonomirapporter overføres som aktivitet i SAPUiO, DP2. 23

24 24 IKT prosjekter

25 Prosjektstatus Prosjekt Prosjektfase Status SAP UiO overtakelse av driften I produksjon Akseptert, problemfri produksjon SAP UiO videreutvikling Utvikling Følger plan, Fase 2 godt i gang Nytt sak og arkivsystem Utrulling Følger plan Nytt innkjøpssystem Implementering Forsinket, pilot i produksjon Nytt prosjektstyringssystem Utvikling Utsatt til 2010 Datavarehus Utvikling Forsinket, produksjon 3Q09, evaluering gjennomført Prosjekt for styringsinformasjon Oppgradering Forsinket, pilot gjennomført, replanlegges 25

26 IKT Status plan og tiltak Driftsansvaret for Lønns- og personalsystemet er nå overtatt av UiO. Flyttingen har gått som planlagt, og de første driftserfaringene er gode. Fase 2 oppgradering og prosesstilpasning i lønningsseksjonen er godt i gang. Prosjekt for styringsinformasjon er forsinket, applikasjonen oppgraderes og prosjektet replanlegges for å fange opp erfaringene fra piloten. Prosjektrammeverket er på plass, og er tatt i bruk i SAPUiO. Nytt sak og arkivsystem følger planen. Sikkerhetsproblemene er under kontroll, og videre utrulling fortsetter. Nytt innkjøpssystem ble forsinket på grunn av mangler i leveransen, men er nå akseptert. Pilot er i gang. 26

27 IKT Status plan og tiltak [2] Nytt prosjektstyringssystem har fullført pilotfasen. Utrulling er utsatt til 2009 fordi det må gjøres mer arbeid med opplæring og rutiner før systemet kan settes i produksjon Produksjonsstart av datavarehuset er utsatt. Det er gjennomført en ekstern gjennomgang av prosjektet. Videre planer avgjøres på styringsgruppemøte i februar. IKT - Vurdering av effekt av tiltak/resultater av tiltak De gjennomførte tiltakene ser ut til å virke. Det er nå større forutsigbarhet i prosjektleveransene. Endringene i rutiner og prosedyrer gir nå resultater. 27

28 28 Håndtering av merverdiavgift

29 Håndtering av merverdiavgift Status tiltak og resultater Gjennomgang, rapportering og betaling av merverdiavgift ble gjennomført i henhold til plan. Samlet ble 24,5 millioner innbetalt beløpet er manglende betaling de siste 10 år. Rentene er 6,5 millioner, som medfører at vi har fått 2,6 millioner i ettergivelse. Årsaken for ettergivelse er todelt. 1,9 millioner er gitt som følge av at vi selv uoppfordret har ryddet opp og gjort opp. 0,7 millioner som følge av at staten (i form av for eksempel departementer ) har vært pådriver eller øvet press slik at ytelsen(e) er blitt fakturert uten avgift. Alt tyder på at skatt Øst har godtatt arbeidet og ikke vil følge opp med for eksempel bokettersyn. Departementet vurderer nå tiltak for å sikre korrekt håndtering av mva i sektoren Videre tiltak Det igangsettes nå arbeid for å systematisere og gjenbruke erfaringene og kompetansen som er bygget opp. Kontrollmatrisen knyttet til mva vil endres for å sikre at feil fanges opp Vi vil henvende oss til KD ifht mva kostnader som opprinnelig skulle vært fakturert departementene Noen mva-området må vurderes nærmere hvordan vil skal håndtere fremover 29