Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 17/24 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Formannskapssalen, Skaun rådhus Møtedeltakere: Roy Michelsen Arne Morten Johnsen Georg Heggelund Oddrun Husby Ann-Sølvi Valås Myhr Forfall: Andre møtende: Jan-Yngvar Kiel, Rådmann Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS(RMN) Solmaz A. Sarijlou, Revisjon Midt-Norge IKS Torbjørn Brandt, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak Skaun kommune, postmottak RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon , eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Roy Michelsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Førstekonsulet, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av møteprotokoll 02/17 Aktuelle saker fra utvalgene 03/17 Kontrollutvalgets uttalelse om kommunens årsregnskap /17 Orientering - Oppfølging av tilsynsrapport sosiale tjenester for brukere år 05/17 Orientering - Vertskommunesamarbeid om brann og redning 06/17 Orientering - Oppfølging av kommunestyrets vedtak ifm. forvaltningsrevisjon kommunale tjenester i NAV 07/17 Henvendelse fra Snøfugllia Velforening. 08/17 Årsmelding kontrollutvalget /17 Orientering - Sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev IKS 10/17 Orientering - Konsek Trøndelag IKS 11/17 Referatsaker 12/17 Eventuelt

3 Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/24-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.

4 Aktuelle saker fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/24-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar aktuelle saker fra utvalgene til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i sak 6/16 i møte den at hvert medlem i kontrollutvalgets får ansvar for å følge et politisk organ for å kunne orientere de øvrige medlemmer i utvalget om aktuelle saker fra sitt politiske organ. Nytt medlem tar over Arbeidsmiljøutvalg og administrasjonsutvalget for Bente M. Lauten. Følgende er ansvarlige: Roy Michelsen, kommunestyret. Georg Heggelund, Plan- og miljøutvalget Oddrun Husby, Helse, kultur og oppvekstutvalget Ann-Sølvi V. Myhr, Arbeidsmiljøutvalget og administrasjonsutvalget. Arne M.L. Johnsen, formannskapet.

5 Kontrollutvalgets uttalelse om kommunens årsregnskap Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 16/29-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse angående årsregnskap og årsberetning Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Vedlegg Årsregnskap 2016_ pdf Årsberetning_årsmelding_2016_ pdf Revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse om Skaun kommunes årsregnskap 2016 Saksutredning Årsregnskapet vedtas av kommunestyret etter innstilling fra formannskapet. I henhold til kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg skal kontrollutvalget avgi sin uttalelse om årsregnskapet. Formannskapet skal ha uttalelsen før de avgir sin innstilling til kommunestyret. Skaun kommune har avlagt regnskap og årsberetning innen de frister som er fastsatt i lov og forskrift. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført revisjonen i samsvar med kommuneloven, med tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er datert og revisor har ikke funnet avvik av en størrelsesorden som må påpekes. Skaun kommune har for 2016 utarbeidet Årsberetning 2016 samt Årsregnskap Årsmelding og årsberetning er samlet i ett dokument, der rådmannen beskriver kommunens tjenesteproduksjon, aktivitet, sentrale utviklingstrekk og økonomiske situasjon i Rådmannen ser behovet for en gjennomgang av kommunens samlede styrings- og resultatmålingssystem i etterkant av statusanalyse. Skaun kommune hadde i 2016 et sterkt vekst år, med 245 nye innbyggere i 2016, mot 87 i Skaun kommune ligger betydelig over andre kommuner i regionen. Dette gir muligheter for fremtiden, samtidig medfører befolkningsveksten utfordringer, spesielt innenfor området for barnehage og skole. Positive driftsresultater setter kommunen i stand til å bære et høyt investeringsnivå uten å havne i økonomiske problemer. Dokumentene følger standarder gitt av kommuneloven med forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Kontrollutvalget er forelagt årsberetning og regnskap, i tråd med kommunelovens bestemmelser. Rådmann og revisor er invitert til møtet for å orientere om regnskap, årsberetning og

6 regnskapsrevisjonen. Kommuneøkonomien Regnskapet for 2016 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 28,4 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk av avsetninger og avsetninger til fond viser et positivt netto driftsresultat med 37,1 millioner kroner. Kommunens driftsinntekter (skatt, statstilskudd, brukerbetaling m.m.) overstiger kommunens driftsutgifter (lønn, varer, tjenester, avskrivninger m.m.) og resultatet før finanstransaksjoner viste for 2016 et positivt brutto driftsresultat med 30,9 millioner kroner. Finansutgiftene overstiger finansinntektene og viser et negativt finansresultat på 23,7 millioner kroner. Når avskrivninger på 30,3 millioner kroner motposteres mot netto eksterne finansutgifter har kommunen et positivt netto driftsresultat på 37,5 millioner kroner. Utbytte fra Trønderenergi AS utgjør fortsatt den viktigste finansinntektsposten. Kommunens målsetningen om en resultatgrad på minst 1,8% (3% frem til 2013) ble i 2016 oppnådd med en resultatgrad på 6,7%. Korrigert for premieavvik (pensjon) og merverdiavgiftkompensasjon fra investeringer og refusjon sykepenger, blir netto driftsresultat kr. 36,7 millioner kroner, noe som utgjør 6,5% av de totale driftsutgiftene. Dette viser at kommunen har et godt fokus på budsjettdisiplin og driftsnivå. Enhetene i kommunen driver alle innenfor de tildelte budsjettrammer. Enhetene har samlet sett et regnskapsmessig mindreforbruk på 28,4 millioner kroner. Kommunen har et høyt investeringsnivå, og har betydelig økt lånegjelden også i Lånegjelden utgjør nå 119 % av brutto driftsinntekter, noe som må anses som et forholdsvis meget høyt nivå noe rådmannen selv påpeker og 29% høyere enn i 2010 og Fortsatt driftsoverskudd er helt avgjørende for å kunne betjene denne gjelden i årene fremover. Av 667 millioner kroner i gjeld er 416 millioner utsatt for rentevariasjoner dette er en nedgang på 26 millioner kroner. Skulle renten øke, vil dette måtte dekkes av kommunens frie inntekter. Investeringer sank fra 230 millioner i 2015 til 93,5 millioner kroner for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Regnskap og drift 2016 er presentert gjennom oversiktlige og informative dokumenter. Dokumentene, særlig årsberetning, gir et godt grunnlag for politisk styring. Sekretariatets konklusjonen er at det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget. Dersom gjennomgangen i møtet ikke gir nye opplysninger kan kontrollutvalget avgi en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet med eventuelle endringer foretatt i møtet.

7

8 Årsregnskap 2016 Regnskapsskjema og noter Vedtatt i kommunestyret xx.xx ESA sak 17/xxx

9 Innholdsfortegnelse Regnskapsskjema 1A - drift... 3 Regnskapsskjema 1B drift... 4 Økonomisk oversikt drift... 5 Regnskapsskjema 2A investering... 6 Regnskapsskjema 2B investering... 7 Økonomisk oversikt investering... 8 Økonomisk oversikt balanseregnskapet... 9 Regnskapsprinsipper Kommunal virksomhet utenfor kommuneregnskapet Note 1: Endring i arbeidskapital Note 2: Ytelser til ledende personer og revisor Note 3: Pensjonsforpliktelser Note 4: Varige driftsmidler Note 5: Aksjer og andeler (anleggsmidler) Note 6: Salg av finansielle anleggsmidler Note 7: Langsiktig gjeld og avdrag på lån Note 8: Renter sikring Note 9: Garantiansvar Note 10: Andre vesentlige poster Note 11: Finansielle omløpsmidler Note 12: Avsetninger og bruk av avsetninger Note 13: Strykninger Note 14: Endringer i regnskapsprinsipp og regnskapsmessig mer/mindreforbruk Note 15: Kapitalkonto Note 16: Investeringsoversikt Note 17: Gebyrfinansierte selvkosttjenester Etterkalkyle Note 18: Usikre forpliktelser og hendelser etter balansedagen Note 19: Uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner Note 20: Virkning av endring av regnskapsprinsipper, regnskapsestimater og korrigering av tidligere års feil POLITISK BEHANDLING samlet saksfremstilling

10 Regnskapsskjema 1A - drift Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdrag på lån Netto finansinnt./utg Til dekning av tidligere regnsk.m. merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig mer/mindreforbruk

11 Regnskapsskjema 1B drift Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Til fordeling drift (fra skjema 1A) Fellesutgifter/-inntekter Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Sentraladministrasjonen Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Skoler inkl. SFO Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Barnehager Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Kultur, fritid og frivillighet Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Barn, familie og sosial Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Institusjonsbaserte tjenester Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Hjemmebaserte tjenester Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Plan, eksl. gebyr Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Plan, gebyrbelagte tjenester Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift Eiendomsdrift Driftsutgifter Driftsinntekter Netto driftsutgift

12 Økonomisk oversikt drift Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter og utbytte Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter og låneomkostninger Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk

13 Regnskapsskjema 2A investering Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Kjøp av aksjer og andeler Avdrag på lån Dekning av tidligere års udekket Avsetninger Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Kompensasjon for merverdiavgift Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført fra driftsregnskapet Bruk av tidligere års udisponert Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert

14 Regnskapsskjema 2B investering Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett IKT investeringer generelt IKT investeringer skolene Utbygging Buvik skole Utbygging av skole i Børsa (inv.utg.) ENØK tiltak Fornying grøntutstyr Flyktningeboliger Ny 8 avd. barnehage Buvika Grunnarbeid paviljong Venn oppvekstsenter Nye omsorgsboliger Ombygging sokkel Venn flerbrukshus til barnehage Anleggsbidrag - Eliløkken sjøside Volkswagen Transporter Utvidelse Skaun ungdomsskole Ny vaktbil Ny traktorhenger Ombygging brannstasjon Ombygging tannlegelokaler Plasthall, kaldtlagertomta Vannledning, forlengelse Sildvær-Sandløkk Opprydding Brekka vann, trinn IV Opprydding Brekka vann, trinn V Strøm Solstadåsen/Malmsjøen RA Overtakelse Rossvatnet Kommunens andel VA Eliløkken sjøside Vannledning forsterkning Eggkleiva-Børsa Forsterkning vannforsyning Trøvegen Forprosjekt Viggja renseanlegg Kloakkering Naustmælen-søndre byggetrinn Opprydding i Brekka, avløp trinn IV Opprydding i Brekka, avløp trinn V Vassbygda/Hove RA Overføringsledning Eggkleiva -Børsa Renovering vann- og avløpskummer Finnmyrvegen Forlengelse avløpsledning Sanda-Teia/Oppstu Forlengelse avløpsledning Viggja-Dållan Ny overvannsledning Trøvegen Ny hovedadkomst Buvik skole Trafikksikkerhetsplan kommunale veger Trafikksikkerhetsplan fylkesveger SUM INVESTERT I ANLEGGSMIDLER

15 Økonomisk oversikt investering Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Inntekter Salg av driftsmidler og fast eiendom Andre salgsinntekter Overføringer med krav til motytelse Kompensasjon for merverdiavgift Statlige overføringer Andre overføringer Renteinntekter og utbytte Sum inntekter Utgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Renteutgifter og omkostninger Fordelte utgifter Sum utgifter Finanstransaksjoner Avdrag på lån Utlån Kjøp av aksjer og andeler Dekning av tidligere års udekket Avsatt til ubundne investeringsfond Avsatt til bundne investeringsfond Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov Dekket slik: Bruk av lån Salg av aksjer og andeler Mottatte avdrag på utlån Overført fra driftsregnskapet Bruk av tidligere års udisponert Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne driftsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne investeringsfond Sum finansiering Udekket/udisponert

16 Økonomisk oversikt balanseregnskapet 9

17 Regnskapsprinsipper Regnskapet er utarbeidet i henhold til bestemmelsene i kommuneloven, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Regnskapsprinsipper All tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører kommunens virksomhet, fremgår av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet. Regnskapsføring av tilgang og bruk av midler bare i balanseregnskapet gjøres ikke. Alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger er regnskapsført brutto. Dette gjelder også interne finansieringstransaksjoner. Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året er tatt med i årsregnskapet, enten de er betalt eller ikke. For lån er kun den delen av lånet som faktisk er brukt i løpet av året ført i investeringsregnskapet. Den delen av lånet som ikke er brukt, er registrert som memoriapost. I den grad enkelte utgifter, utbetalinger, inntekter eller innbetalinger ikke kan fastsettes eksakt ved tidspunktet for regnskapsavleggelsen, registreres et anslått beløp i årsregnskapet. Klassifisering av anleggsmidler og omløpsmidler I balanseregnskapet er anleggsmidler eiendeler bestemt til varig eie eller bruk for kommunen. Andre eiendeler er omløpsmidler. Fordringer knyttet til egen vare- og tjenesteproduksjon, samt markedsbaserte verdipapirer som inngår i en handelsportefølje er omløpsmidler. Andre markedsbaserte verdipapirer er klassifisert som omløpsmidler med mindre kommunen har foretatt investeringen ut fra næringspolitiske eller samfunnsmessige hensyn. I slike tilfeller er verdipapirene klassifisert som anleggsmidler. Andre fordringer er omløpsmidler dersom disse forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet. Ellers er de klassifisert som anleggsmidler. Kommunen følger KRS (F) nr 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Standarden har særlig betydning for skille mellom vedlikehold og påkostning i forhold til anleggsmidler. Utgifter som påløper for å opprettholde anleggsmiddelets kvalitetsnivå utgiftsføres i driftsregnskapet. Utgifter som representerer en standardheving av anleggsmiddelet utover standarden ved anskaffelsen utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres på anleggsmiddelet i balansen. Klassifisering av gjeld Langsiktig gjeld er knyttet til formålene i kommunelovens 50 med unntak av likviditetstrekkrettighet/ likviditetslån jfr kl 50 nr 5. All annen gjeld er kortsiktig gjeld. 10

18 Neste års avdrag på utlån inngår i anleggsmidler og neste års avdrag på lån inngår i langsiktig gjeld. Vurderingsregler Omløpsmidler er vurdert til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Markedsbaserte finansielle omløpsmidler er vurdert til virkelig verdi. Utestående fordringer er vurdert til pålydende med fradrag for forventet tap Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost. Anleggsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives med like store årlige beløp over levetiden til anleggsmiddelet. Avskrivningene starter året etter at anleggsmidlet er anskaffet / tatt i bruk av virksomheten. Avskrivningsperiodene er i tråd med 8 i forskrift om årsregnskap og årsberetning. Anleggsmidler som har hatt verdifall som ikke forventes å være forbigående, nedskrives til virkelig verdi. Vurderingene for eiendeler gjelder tilsvarende for kortsiktig og langsiktig gjeld. Opptakskost utgjør gjeldspostens pålydende i norske kroner på det tidspunkt som gjelden oppstår. Låneomkostninger (gebyrer, provisjoner mv.), samt over- og underkurs er finansutgifter og inntekter. Over- og underkurs periodiseres over lånets løpetid som kortsiktig fordring/gjeld etter samme prinsipp som gjelder for obligasjoner som holdes til forfall. Selvkostberegninger Innenfor de rammer der selvkost er satt som den rettslige rammen for hva kommunen kan kreve av brukerbetalinger, beregner kommunen selvkost etter retningslinjer gitt av Kommunal- og regionaldepartementet i dokument H-2140, januar For de tjenestene kommunen selv har valgt å kreve brukerbetalinger etter selvkostprinsippet følges samme retningslinjer. Mva-plikt og mva-kompensasjon Kommunen følger reglene i merverdiavgiftsloven for de tjenesteområdene som er omfattet av loven. For kommunens øvrige virksomhet krever kommunen mvakompensasjon. Mottatt kompensasjon for betalt mva er finansiert av kommunen gjennom redusert statstilskudd i inntektssystemet. Endringer i regnskapsprinsipp Virkning av endringer i regnskapsprinsipper er ført mot egne egenkapitalkontoer for endring av regnskapsprinsipp. 11

19 Kommunal virksomhet utenfor kommuneregnskapet 1. Tjenester som løses i egne selskaper/foretak a. Kommunen har ingen egne foretak. b. Interkommunalt samarbeid: Arbeidsgiverkontroll Skatteinnkreving Legevakt og kommunale akutt døgnsenger Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen - SIO Barnevern/barnevernsvakt Orkdal kommune har sagt opp Skaun kommune fra samarbeidsavtalen om felles barneverntjeneste med virkning fra c. Oppgaver løst i interkommunale selskaper: Revisjon Kontrollutvalgssekretariat Renovasjon Fjernarkiv 110-alarmsentralen Krisesenter for Orkdal og omegn 2. Tjenester løst av andre. Tilrettelegging av arbeid - Kapto AS Private barnehager Lege- og fysioterapitjeneste ved driftsavtaler Vintervedlikehold av kommunale veier Administrasjon og faglig ledelse av brann-og feiervesen kjøpes fra Orkdal kommune Orkdal kommune har sagt opp samarbeidsavtalen med Skaun kommune om drift av brannverntjenesten med virkning fra Annet interkommunalt samarbeid. Samarbeidskomiteen for Trondheimsregionen Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen Trondheimsregionens friluftsråd Orkdal/Øy samarbeidet på skole- og barnehageområdet 12

20 Note 1: Endring i arbeidskapital Revidert Opprinnelig Regnskap budsjett budsjett Regnskap Endring arbeidskapital bevilgningsregnskapet Anskaffelse og anvendelse av midler Anskaffelse av midler Inntekter driftsdel (kontoklasse 1) Inntekter investeringsdel (kontoklasse 0) Innbetalinger ved eksterne finanstransaksjoner Sum anskaffelse av midler Anvendelse av midler Utgifter driftsdel (kontoklasse 1) Utgifter investeringsdel (kontoklasse 0) Utbetaling ved eksterne finanstransaksjoner Sum anvendelse av midler Anskaffelse - anvendelse av midler Endring i ubrukte lånemidler Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK Drift Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK Invest Endring i arbeidskapital Avsetninger og bruk av avsetninger Avsetninger Bruk av avsetninger Til avsetning senere år Netto avsetninger Int. overføringer og fordelinger Interne inntekter mv Interne utgifter mv Netto interne overføringer Regnskap Regnskap Endring arbeidskapital balansen OMLØPSMIDLER Endring betalingsmidler Endring ihendehaverobl og sertifikater 0 0 Endring kortsiktige fordringer Endring premieavvik Endring aksjer og andeler ENDRING OMLØPSMIDLER (A) KORTSIKTIG GJELD Endring kortsiktig gjeld (B) ENDRING ARBEIDSKAPITAL (A-B)

21 Note 2: Ytelser til ledende personer og revisor Tekst Lønn og annen godtgjørelse til adm. sjef inkludert pensjonsavtale Lønn og annen godtgjørelse til adm. sjef for verv i kommunal sammenheng (AS, KF, IKS, stiftelser etc.) Lønn og annen godtgjørelse til ordfører inkludert pensjonsavtale Lønn og annen godtgjørelse til ordfører for verv i kommunal sammenheng (AS, KF, IKS, stiftelser etc.) Tekst Honorar for revisjon Honorar for rådgivning 0 14

22 Note 3: Pensjonsforpliktelser Del 1 Spesifikasjon av pensjonskostnad KLP SPK SUM Nåverdi av årets pensjonsopptjening Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidlene Netto pensjonskostnad (ekskl. adm.) Sum amortisert premieavvik Avregning fra tidligere år 0 0 Administrasjonskostnad Samlet kostnad (inkl. administrasjon) Premieavvik Kommunenen har valgt å resultatføre (amortisere) premieavvik fra tidligere år over 15 år (10 år for premieavvik som oppstod fra og med regnskapsåret 2011 og 7 år fra 2014). Hvis betalt pensjonspremie er høyere (lavere) enn det som er kostnadsført, skal differansen (premieavviket) inntektsføres (utgiftsføres) og balanseføres mot kortsiktig fordring (kortsiktig gjeld). Virkningen i regnskapet blir at det utgiftsføres et lavere (høyere) beløp enn den faktiske, betalte pensjonspremien. KLP SPK SUM Innbetalt premie/tilskudd (ekskl. adm.) Netto pensjonskostnad (ekskl. adm.) Premieavvik Rest premieavvik tidligere år Akkumulert premieavvik pr Akkumulert arbeidsgiveravgift (sats: 14,1%) Sum akk. premieavvik inkl. arb.g.avg. pr Estimat Estimat Balanseført pensjonsforpliktelse SUM KLP SPK Brutto påløpt pensjonsforpliktelse Pensjonsmidler Netto forpliktelse før arb.avgift Arb.g.avg. (14,1 %) av balanseført netto pensjonsforpliktelse Netto pensjonsforpliktelse inkl. arb.g.avg Estimerte størrelser, faktiske størrelser og estimatavvik Det skal foretas ny beregning av de pensjonsforpliktelser som ble balanseført i foregående års regnskap. Ved ny beregning skal oppdaterte grunnlagsdata og årets forutsetninger legges til grunn. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsforpliktelser foregående år og ny beregning kalles årets estimatavvik for pensjonsforpliktelser. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsmidlene i foregående år og faktiske pensjonsmidler, kalles estimatavvik for pensjonsmidlene. Estimatavvik fra før 2011 som ble amortisert over 15 år, ble balanseført fullt ut i Estimatavvik KLP SPK SUM Faktisk forpliktelse pr Estimert forpliktelse pr Estimatavvik forpliktelse IB Overførte/mottatt avvik Amortisert avvik i år Gjenstående avvik forpliktelse pr Estimerte pensjonsmidler pr Faktiske pensjonsmidler pr Estimatavvik midler IB Overførte/mottatt avvik Amortisert avvik i år Gjenstående avvik midler pr Gjenstående samlet avvik pr

23 Del 2 - beregningsforutsetninger KLP Økonomiske forutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,65 % 4,60 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i folketrygdens grunnbeløp 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i pensjonsreguleringen 2,20 % 2,20 % Forholdstallet fra Kommunal- og regionaldepartementet 1 1 Forutsetninger for frivillig avgang - fellesordningen Alder (i år) Avgang under 20 år 20,0 % år 15,0 % år 10,0 % år 7,5 % år 5,0 % år 2,0 % Over 50 år 0,0 % Forutsetninger for frivillig avgang - sykepleierordningen Alder (i år) Avgang under 20 år 20,0 % år 8,0 % år 6,0 % år 6,0 % 31-45år 4,0 % 46-50år 1,0 % Over 50 år 0,0 % Forutsetninger for AFP-uttak (ved fylte 62 år) Sykepleiere 33 % Fellesordningen (65 års aldersgrense) 33 % Fellesordningen (70 års aldersgrense) 45 % STATENS PENSJONSKASSE Økonomiske forutsetninger Forventet avkastning på pensjonsmidler 4,35 % 4,30 % Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i folketrygdens grunnbeløp 2,97 % 2,97 % Forholdstallet fra Kommunal- og regionaldepartementet 1 1 Forutsetninger for frivillig avgang 4,5% for aldersgruppen år 2% for aldersgruppen år 1% for aldersgruppen 55 år og oppover Forutsetninger for AFP-uttak (ved fylte 62 år) 50,0 % 50,0 % 16

24 Note 4: Varige driftsmidler Kommunen følger inndelingen av anleggsmidler og avskrivningsplan ihht. Regnskapsforskriftens 8. Kommunen har følgende anleggsmiddelgrupper med tilhørende avskrivningsplan: Tekst Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Gruppe 5 Tomter Sum Anskaffelseskost Akkumulerte avskrivninger Tilgang i regnskapsåret Avgang i regnskapsåret Avskrivninger i regnskapsåret Nedskrivninger 0 Reverserte nedskrivninger 0 Bokført verdi Gruppe Avskr.plan Eiendeler 1 5 år EDB-utstyr, kontormaskiner og lignende 2 10 år Anleggsmaskiner, maskiner, inventar og utstyr, verktøy, transportmidler og lignende 3 20 år Brannbiler, parkeringsplasser, trafikklys, tekniske anlegg (VAR), renseanlegg, pumpestasjoner, forbrenningsanlegg og lignende 4 40 år Boliger, skoler, barnehager, idrettshaller, veier, ledningsnett og lignende 5 50 år Forretningsbygg, lagerbygg, administrasjonsbygg, sykehjem og andre institusjoner, kulturbygg, brannstasjoner og lignende Tomter Ikke avskrivbare anleggsmiddel 17

25 Note 5: Aksjer og andeler (anleggsmidler) Selskapets navn Investert beløp Endring fra forrige år Egenkapitalinnskudd KLP Rosenvik AS A/L Biblioteksentralen Kapto AS Rossvatnet Vassverk Trondheim og Omegn Boligbyggelag Bomvegselskapet E-39 Øysand-Thamshavn AS TrønderEnergi AS Næringshagen i Orkdalsregionen AS Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Hamos Forvaltning IKS 1 0 TrønderEnergi AS - fondsobligasjoner Midt-Norge 110-sentral IKS 1 1 Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS 1 0 Sum Note 6: Salg av finansielle anleggsmidler Det er ikke solgt finansielle anleggsmidler i

26 Note 7: Langsiktig gjeld og avdrag på lån Del 1 Tekst Regnskap 2016 Regnskap 2015 Gjenværende løpetid Kommunens samlede lånegjeld Fordelt på følgende kreditorer: KLP Kommunekreditt ,5 år Kommunalbanken ,4 år Husbanken investeringslån år Husbanken startlån år Del 2 Tekst Regnskap 2016 Regnskap 2015 Gjenværende løpetid Kommunens samlede lånegjeld Andel knyttet til selvkostområder Vann og avløp andel i kr Vann og avløp andel i % 15,2 % 16,3 % Øvrige selvkostområder i kr Øvrige selvkostområder i % 0,5 % 0,6 % Lån til videreutlån (startlån) i kr Lån til videreutlån (startlån) i % 14,6 % 13,6 % Andel knyttet til kompensasjonsordningen i kr Andel knyttet til kompensasjonsordningen i % 7,4 % 8,7 % Del 3 - Langsiktig gjeld med fast rente Lån Beløp Fastrente % - rente vi betaler Rentebinding til Hjemmel i finansreglement Ingen lån med fastrente per Kapittel 3.2 Del 4 - Renteswap (langsiktig gjeld som er sikret med flytende rente) Swap Lån Beløp Skaun kommune har ingen renteswaper Fastrente % - rente Løpende rente % - vi betaler rente vi mottar Del 5 Avdrag Regnskap 2016 Regulert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Betalt avdrag driftsregnskap Beregnet minste lovlige avdrag Differanse , Kommunen betaler mer enn lovens krav til minste avdrag. Fra og med 2015 benytter vi den forenklede metode ved beregning av minste lovlige avdrag. Del 6 Avdrag Regnskap 2016 Regulert budsjett 2016 Opprinnelig budsjett 2016 Regnskap 2015 Betalte avdrag lån utlån i investering Mottatte avdrag fra videreutlån og forskotteringer Avsatte midler på bundet investeringsfond Del 7 Tekst Regnskap 2016 Regnskap 2015 Utlån startlån Memoriakonti ubrukte lånemidler knyttet til utlån Bundet investeringsfond utlån

27 Note 8: Renter sikring Kommunen har ikke benyttet sikringsinstrument vedrørende langsiktig gjeld i Note 9: Garantiansvar Garantier gitt av kommunen nedkvittert pr Garanti gitt til Garantiansvar Garantien utløper TrønderEnergi AS, medeiergaranti for langsiktig gjeld 358 HAMOS Forvaltning IKS, medeiergaranti for langsiktig gjeld Tangen Borettslag (Kommunalbanken) Tangen Borettslag (Kommunalbanken) Kapto AS, K-sak 88/2003 (KLP) *Moan Idrettspark SA (Sparebk. Midt-Norge, kto ), K-sak 45/06 og 85/ Kjølvatnet vassverk SA, K-sak 63/08 (Melhusbanken) Buvik IL - ny kunstgressbane (Orkdal sparebank) Sum garantier * Garanti Moan idrettspark SA: Ikke mottatt oppgave fra banken. Saldo oppgitt per telefon Garantier for ansattes lån Garantiansvar Antall garantier 0 Garantien utløper Samlet garantier ansatte 0 Herav garanti for adm. sjefen 0 Garantier kommunale regnskapsenheter og foretak KF Garantiansvar Garantien utløper Samlet garanti 0 Totalt garantiansvar alle garantier

28 Note 10: Andre vesentlige poster Ingen aktuelle poster pr Note 11: Finansielle omløpsmidler Aktiva klasse Markedsverdi Bokført verdi pr Årets resultatførte verdiendring Avkastning i % Anskaffelseskost Renter/aksjefond , aksjefond ,77 - rentebærende papirer ,29 Sertifikater Sum , Bokført urealisert gevinst i 2016 utgjør kr Markedsverdi skal normalt være lik bokført verdi fordi regelverket krever at finansielle omløpsmidler skal bokføres til markedsverdi. Bokført verdi viser verdien av beholdningen og hva man kan forvente å motta ved et salg. Årets resultatførte verdiendring er forskjellen mellom IB bokført verdi pr i regnskapsåret og UB bokført verdi pr Dette beløpet er ført i driftsregnskapet med resultatvirkning. Avkastning i % viser årets resultatførte verdiendring i % av bokført verdi pr Anskaffelseskost viser hva det ble betalt for omløpsmidlet da det ble kjøpt. Forskjellen mellom anskaffelseskost og markedsverdi viser den urealiserte avkastning kommunen har oppnådd hittil på plasseringen. Kommunens eksponering i markedet og fordeling av plasseringen på aktivaklasser er innenfor de vedtatte rammer i henhold til kommunens finansreglement. 21

29 Note 12: Avsetninger og bruk av avsetninger Del 1 Bundne driftsfond - kap Beholdning pr Bruk av bundne driftsfond i driftsregnskapet Bruk av bundne driftsfond i investeringsregnskapet 0 0 Avsetning til bundne driftsfond Beholdning pr Ubundne investeringsfond - kap Beholdning pr Bruk av ubundne investeringsfond i investeringsregnskapet 0 0 Avsetning til ubundne investeringsfond 0 0 Beholdning pr Bundne investeringsfond - kap Beholdning pr Bruk av bundne investeringsfond i investeringsregnskapet Avsetning til bundne investeringsfond Beholdning pr Disposisjonsfond - kap Beholdning pr Bruk av disposisjonsfond i investeringsregnskapet Bruk av disposisjonsfond i driftsregnskapet Avsetning til disposisjonsfond Beholdning pr Samlet avsetning og bruk av fond i året Beholdning pr Avsetninger Bruk av avsetninger Netto avsetninger (Negativt tall betyr netto forbruk) Beholdning pr

30 Del 2 Avsetninger og bruk av avsetninger i driftsregnskapet inngår i skjema 1A. Endring frie fond i driftsregnskapet Regnskap Reg. budsjett Oppr. budsjett Avsetninger til disposisjonsfond Bruk av disposisjonsfond Netto avsetning i driftsregnskapet Endring bundne i driftsregnskapet Regnskap Reg. budsjett Oppr. budsjett Avsetninger til bundne driftsfond Avsetninger til selvkostfond Bruk av bundne driftsfond Bruk av selvkostfond 0 0 Netto avsetning i driftsregnskapet Bundne driftsfond pr gruppert etter fondstype: Selvkostfond Øremerkede tilskudd Gavemidler Sum: Note 13: Strykninger Ingen aktuelle poster pr

31 Note 14: Endringer i regnskapsprinsipp og regnskapsmessig mer/mindreforbruk Konto for endring av regnskapsprinsipp består pr av følgende poster: År Utgift Inntekt Utbetalte feriepenger Feriepenger til landbrukskontoret ved overtakelse Påløpte renter Varebeholdning Kompensasjon for mva Obligasjoner Tilskudd til ressurskrevende brukere Sum Konto for endring av regnskapsprinsipp viser Endring av regnskapsprinsipp som påvirker AK (drift) Endring av regnskapsprinsipp som påvirker AK (investering) 0 0 Sum Posten regnskapsmessig mindreforbruk under egenkapitalen i balansen består av følgende: Regnskapsår: Merforbruk Mindreforbruk Posten udekket/udisponert fra investeringsregnskapet under egenkapitalen i balansen består av følgende: Regnskapsår: Udekket Udisponert

32 Note 15: Kapitalkonto DEBET KREDIT Saldo (kapital) Debe tposte r i å re t: Kre ditposte r i å re t: Salg av fast eiendom, anlegg, utstyr, Aktivering fast eiendom, anlegg, utstyr, maskiner og transportmidler maskiner og transportmidler Avskrivning: Eiendom,anlegg, Oppskrivning fast eiendom/anlegg 0 utstyr, maskiner og transportmidler Nedskrivning: Eiendom,anlegg, utstyr, maskiner og transportmidler 0 Salg aksjer/andeler 0 Kjøp av aksjer/andeler 0 Nedskrivning aksjer/andeler 0 Oppskrivning av aksjer/andeler 0 Avdrag på utlån - sosiale utlån Utlån - sosiale utlån Avdrag på utlån - andre utlån Utlån - andre utlån Avskrivning på utlån - sosiale utlån Avdrag på eksterne lån Avskrivning på utlån - andre utlån Bruk av lånemidler Aktivert egenkapitalinnskudd KLP Endring pensjonsforpliktelser (økning) Endring pensjonsforpliktelser (reduksjon) Endring pensjonsmidler SPK Endring pensjonsmidler SPK Endring pensjonsmidler KLP Endring pensjonsmidler KLP Endring pensjonsmidler andre selskap Endring pensjonsmidler andre selskap Urealisert kurstap utenlandslån Urealisert kursgevinst utenl.lån Balanse (kapital) pr

33 Note 16: Investeringsoversikt Vedtatt kostnads- Regnskap Påløpt Regnskap Sum ramme tidl. år 2016 regnskap 503 Utbygging Buvik skole Utbygging av skole i Børsa ENØK tiltak Ny 8 avd. barnehage Buvika Nye omsorgsboliger Utvidelse Skaun ungdomsskole Ny hovedadkomst Buvik skole I noten er det kun tatt med større investeringsprosjekter. For øvrige prosjekter vises det til regnskapsskjema 2B. Alle tall i 1000 kroner. Note 17: Gebyrfinansierte selvkosttjenester Etterkalkyle 2016 Skaun kommune har utarbeidet etterkalkyle for betalingstjenester i henhold til Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-3/14, Kommunal- og moderniseringsdepartementet, februar 2014). Kommunen benytter selvkostmodellen Momentum Selvkost Kommune. Selvkost innebærer at kommunens kostnader med å frembringe tjenestene skal dekkes av gebyrene som brukerne av tjenestene betaler. Kommunen har ikke anledning til å tjene penger på tjenestene. For å kontrollere at dette ikke skjer må kommunen, etter hvert regnskapsår, utarbeide en selvkostkalkyle som viser selvkostregnskapet for det enkelte gebyrområdet. Elementene i en selvkostkalkyle avviker fra kommunens ordinære driftsregnskap på enkelte områder og de to regnskapene vil, som eksemplet under viser, ikke være direkte sammenlignbare. Forskjeller mellom kommunens regnskap og Regnskapsresultat Selvkostkalkyle selvkostregnskapet Gebyrinntekter Øvrige driftsinntekter Driftsinntekter Direkte driftsutgifter Avskrivningskostnad Kalkulatorisk rente Indirekte driftsutgifter (netto) Driftskostnader Resultat

34 I selvkostkalkylen inngår regnskapsmessige driftsinntekter, driftsutgifter eksklusiv regnskapsmessige avskrivninger, kalkulatoriske avskrivninger og rentekostnader, samt henførte indirekte driftsutgifter (administrasjonsutgifter). Ved beregning av kalkulatoriske avskrivninger skal det i selvkostberegningene gjøres fratrekk av fremmedfinansiering. Kalkulatorisk rentekostnad inngår ikke i kommunens driftsregnskap, men representerer en alternativ avkastning kommunen går glipp av ved at kapital er bundet i anleggsmidler. Den kalkulatoriske rentekostnaden beregnes med utgangspunkt i anleggsmidlenes restavskrivningsverdi og en kalkylerente. Kalkylerenten er årsgjennomsnittet av 5-årig SWAP-rente + 1/2 %-poeng. I 2016 var denne lik 1,684 %. Retningslinjene fastsetter regler for henføring av relevante administrasjonsutgifter som kan inngå i selvkostgrunnlaget. Videre er det bestemt at eventuelle overskudd skal avsettes til bundne selvkostfond. Et overskudd fra et enkelt år skal tilbakeføres til brukerne i form av lavere gebyrer i løpet av en femårsperiode. En generasjon brukere skal ikke subsidiere neste generasjon, eller omvendt. Kostnadene ved tjenestene som ytes i dag skal dekkes av de brukerne som drar nytte av tjenesten. Dette innebærer at dersom kommunen har overskudd som er eldre enn fire år, må dette i sin helhet gå til reduksjon av gebyrene det kommende budsjettåret. Eksempelvis må et overskudd som stammer fra 2016 i sin helhet være disponert innen I tillegg til å utarbeide en etterkalkyle for hver betalingstjeneste må kommunen også utarbeide forkalkyler i forkant av budsjettåret for å estimere drifts- og kapitalkostnader for neste økonomiplanperiode. Forkalkylene gir grunnlaget for kommunens gebyrsatser. Ved budsjettering er det en rekke usikre faktorer, herunder fremtidig kalkylerente, utvikling av antall brukere og generell etterspørsel. I tillegg til å overholde generasjonsprinsippet bør kommunen ha målsetning om minst mulig svingninger i de kommunale gebyrene. 27

35 6. Avfallssektoren (husholdningsavfall) (funksjon 355 og 357) Skaun Skaun Beløp i 1000 kr Beløp i 1000 kr A. Direkte driftsutgifter B. Henførbare indirekte driftsutgifter C. Kalkulatoriske rentekostnader D. Kalkulatoriske avskrivninger E. Andre inntekter F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E) Kostnader G. Gebyrinntekter Inntekter H. Årets finansielle resultat (G-F) -609 Over/-underskudd -604 I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd 0 Avsetning fond 0 J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd 609 Bruk av fond 604 K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J) 0 0 L. Saldo selvkostfond per M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond eller fremfø N. Saldo selvkostfond per (L+M+I-J) Saldo fond Nøkkeltall O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)* % Dekningsgrad 92 % P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))* % 100 % Tall utarbeidet av HAMOS IKS

36 Note 18: Usikre forpliktelser og hendelser etter balansedagen Ingen aktuelle poster for regnskapsåret Note 19: Uvanlige og vesentlige poster og transaksjoner Ingen aktuelle poster for regnskapsåret Note 20: Virkning av endring av regnskapsprinsipper, regnskapsestimater og korrigering av tidligere års feil Ingen aktuelle poster for regnskapsåret

37 POLITISK BEHANDLING samlet saksfremstilling Kommer etter kommunestyrets behandling i mai 30

38 1 Årsberetning og årsmelding 2016 Vedtatt i Skaun kommunestyre xx.xx.xxxx ESA sak nr 17/290

39 Innholdsfortegnelse Rådmannens kommentar... 3 Kommunens organisering Årsberetning Organisasjon Statlige styringssignaler og rammebetingelser Driftsresultatet Driftsregnskapet - avvik mellom regnskap og budsjett Budsjettområdene Investeringsregnskapet Balanseregnskapet Finansieringsanalyse Årsmelding Sentraladministrasjonen, fellestjenestene Grunnskolen Barnehager Kultur, fritid og frivillighet Helse og mestring Teknisk kontor, eksklusivt gebyr Driftskontoret

40 Rådmannens kommentar Årsmeldingen og årsregnskapet med beretningen gir en beskrivelse av hvordan Skaun kommunes tjenesteproduksjon, forvaltning og myndighetsutøvelse har vært i Formålet med årsberetningen er å rapportere til kommunestyret hva kommunen har oppnådd i forhold til mål som er satt, og på hvilken måte ressursene er brukt. Å samle årsmelding og årsberetning i ett dokument, gir forhåpentligvis et mer helhetlig og overordnet bilde av den kommunale virksomheten i Årsmeldingen skal også søke å løfte fram viktige utviklingstrekk og utfordringer. Slik kan dette dokumentet danne grunnlag for videre utvikling, prioritering og styring av kommunen i neste årsbudsjett- og økonomiplan, og er derfor også et av fundamentene i kommunens helhetlige styringssystem. Formålet med et helhetlig styringssystem er å sikre at de tjenester vi leverer fyller de krav til omfang og kvalitet og med en ressursbruk som fastsettes gjennom kommunestyrets vedtak. Styringssystemet skal også bidra til en bedre styringsdialog gjennom systematisk bruk av tilgjengelig styringsinformasjon, bruker- og innbyggerundersøkelser, dialog- og strategikonferanser mellom innbyggerne, politikerne, ledere, medarbeidere og tillitsvalgte. Styrket styringsdialog skal bidra til en god og stadig bedre tilpassing i bruk av kommunens ressurser til riktige og gode kommunale tjenester. Kommunen søker kontinuerlig å utvikle styringssystemet. Vi har over tid hatt positiv utvikling på flere områder. Det arbeides godt og målrettet blant kommunens ansatte på alle nivå for at Skaun kommune fortsatt kan levere riktige og tilpassede tjenester til sine innbyggere gjennom effektiv bruk av kommunens samlede ressurser. Det finnes likevel fortsatt rom for forbedringer selv om tilbakemeldingene fra brukerundersøkelser og dialogkonferanser i all hovedsak er gode. Rådmannen ser behovet for en gjennomgang av kommunens samlede styrings- og resultatmålingssystem i etterkant av en statusanalyse. Målet er å sikre og opprettholde en god tjenesteproduksjon, -kvalitet og utviklingskraft. Dette arbeidet vil ha høy prioritet framover. Viktige verktøy er gjennomføringen av medarbeiderundersøkelsen 10-faktor og en ny gjennomgang med verktøyet Kommunekompasset første halvår Et nytt «kommunekart» med Skaun som selvstendig kommune framover gir både nye muligheter og utfordringer. Som følge av både egne og andre kommuners vedtak i 2016, vil kommunen i 2017 kunne søke andre og nye samarbeidspartnere på flere tjenesteområder. Et Norge i utvikling og endring både på kommunalt, regionalt og nasjonalt nivå, gir en god og stek motivasjon for å fremme digitalisering som spesielt viktig framover. Bruk av teknologi til å fornye, forenkle og forbedre kommunens tjenestelevering, forvaltning og myndighetsutøvelse, er en mulighet vi må benytte. Skaun kommune hadde i 2016 igjen sterkt vekst i folketallet etter et litt svakere vekstår i Folketallsveksten i kommunen ligger betydelig over det en ser i andre kommuner i regionen, - 3

41 anslagsvis 3-4 ganger høyere siste år. Over tid er Skaun nå en kommune med sterk befolkningsvekst både regionalt og nasjonalt sett. Folketallsveksten var i 2016 på 245 innbyggere mot 87 året før. Det gir en vekst på 3,2 % i De siste årene viser denne folketallsutviklingen: Folketall pr Skaun kommune: Prosentvis befolkningsendring siste 6 år: ,7% 2,9% 3.5% 3,5% 1,1% 3,2% Sterk folketallsvekst gir kommunen muligheter for framtida. Men en så sterk vekst byr også på utfordringer. Kommunen har de siste 5 årene investert vel 530 mill. kr i offentlig infrastruktur, 400 mill. kr er brukt på skoler og barnehager. I 2016 sluttførte vi utbygginga av Buvik skole til en samlet investering på til sammen 124,2 mill. kr. I 2017 fullføres byggingen av helse- og mestringsboligene i Børsa og vi starter opp arbeidet med nye Skaun ungdomsskole. I Økonomiplanperioden er det samla investeringsvolumet på til sammen 564,7 mill. kr. Samlet representerer investeringene i dette tiåret en betydelig vekst og klare utfordringer i form av både økte kapital- og driftskostnader i årene framover. Den viktigste forutsetning for å håndtere utfordringene ved vekst er gjennom god økonomistyring og tydelige og omforente prioriteringer. Det gir forutsigbarhet for både innbyggere, politikere og kommunens medarbeidere. Det er avgjørende for at vi får mest mulig ut av de ressursene vi har til rådighet. Skaun kommune hadde i 2016 et samla regnskapsmessig mindreforbruk på 28,4 mill. kr. Mindreforbruket har flere årsaker. Høyere inntekter, lavere kapital- og driftskostnader enn budsjettert og fortsatt effektiv drift i kommunale enheter, er noen av årsakene. Et stort mindreforbruk er likevel ikke et mål i seg selv for en kommune. Men med sterk vekst og store framtidige investeringer i kommunal infrastruktur, er en viss oppbygging av økonomisk handlefrihet en styrke for å handtere fremtidig kapitalbehov og gjeldsbyrde. Økt egenkapital i prosjektene, gir kommunen reduserte kapitalutgifter enn det en ellers vil bli belastet med framover. Det er viktig å unngå at en for stor andel av inntektene må benyttes til å betjene kostnader til renter og avdrag i stedet for tjenesteproduksjon og tjenesteutvikling. Kommunens samlede låneopptak økte med ca. 74 mill. kr, til 667,5 mill. kr ved utgangen av Vi må også fortsatt ha fokus på løpende drift og tilpasning av tjenestetilbudet etter tilgjengelige ressurser for å bidra til framtidig handlefrihet med de endringene vi står overfor. Kommunen har et fortsatt sterkt vekstpotensial. Om vi klarer å utnytte vekstpotensialet og fortsatt oppnå vekst framover, vil i stor grad avhenge av om vi lykkes med tilrettelegging i form av god økonomistyring, utarbeiding og vedtak av nødvendig planverk og finansiering av offentlig infrastruktur i utbyggingsområder. Skaun kommunens har meget kompetente og dyktige medarbeidere, nærmere 800 i tallet. Rekruttering til de største tjenesteområdene våre er imidlertid krevende. Sammen med sterk 4

42 folketallsvekst, setter dette tidvis organisasjonen under press. Våre ansatte viser imidlertid både pågangsmot og innsats og sørger for gode kommunale tjenester, samtidig som de også aktivt deltar i nødvendig tilpasnings-, utviklings- og omstillingsarbeid. Kommunens medarbeiderne fortjener også i år en stor takk for den gode innsatsen, for evne, vilje og mot i arbeidet med å gi våre innbyggere gode tjenester og et godt liv i Skaun! Rådmannen ønsker også å takke det samlede politiske miljøet for et konstruktivt samarbeide i å møte felles utfordringer og å gjøre viktige prioriteringer og valg til beste for kommunens innbyggere. Skaun, mars 2017 Jan-Yngvar Kiel 5

43 Kommunens organisering. Politisk organisering Skaun kommune har ni utvalg i tillegg til kommunestyret, som er kommunens øverste organ. Skaun kommunestyre 23 representanter Formannskap 7 representanter Forhandlingsutvalg/ klagenemnd/valgstyre Helse, oppvekst og kulturutvalg 9 representanter Plan- og miljøutvalg 7 representanter Arbeidsmiljøutvalg 10 representanter hvorav 5 arbeidstakerrepresentanter Eldreråd 5 representanter hvorav 3 brukerrepresentanter Råd for funksjonshemmede 5 representanter hvorav 3 brukerrepresentanter Kontrollutvalg 5 representanter Administrasjonsutvalg 7 representanter hvoran 2 arbeidstakerrepresentanter Skaun ungdomssråd Etter kommunestyrevalget 2015 ble kommunestyret utvidet til 23 representanter, og Helse-, oppvekst og kulturutvalget ble utvidet til 9 representanter. Politisk aktivitet Nøkkeltall basert på KOSTRA Brutto driftsutgifter til funksjon 100 Politisk styring, i kr. pr. innb. Skaun k-gr S-T 2016 Landet

44 Møteaktivitet og saksmengde i de forskjellige utvalgene Møter Saker Møter Saker Møter Saker Møter Saker Kommunestyret Formannskap Klagenemnd Plan- og miljøutvalget Helse- oppvekst og kulturutvalget Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget Kontrollutvalget Eldrerådet Råd for funksjonshemmede Skaun ungdomsråd Valgstyret Det er avholdt to Strategikonferanser, en i juni og en i oktober, begge gangene med deltakelse av kommunestyrerepresentantene, enhetslederne og representanter fra fagforeningene. På strategikonferansen i oktober deltok også rådgiver Pål Magnar Dahlø fra Sør-Trøndelag fylkeskommune med et foredrag om bredbåndsteknologi. Det er gitt flere orienteringer/presentasjoner for Kommunestyret i 2016: Lensmann i Skaun, Tor Kristian Haugan, orienterte om kriminalitetsbildet i Skaun Erlend Thorup fra Kompetansesenter rus Midt-Norge, St. Olavs Hospital orienterte om Ungdata-undersøkelsen 2016, som ble gjennomført på SUS i uke 7. Espen Tørset orienterte om arbeidsmøte i HOKU hvor temaet var samhandling om integrering av flyktninger. Økonomisjef Knut M. Nygård presenterte regnskapet for Biskop Tor Singsås besøkte kommunestyret Kommunestyret besøkte Norgesmøllene i Buvika og gårdbruker Kjell Robert Schulz på Syrstadsannan. Styreleder Arne Grønset i Bomvegselskapet E39 orienterte i forbindelse med selskapets årsmelding og årsregnskap Leder på Servicekontoret Gunnhild Landrø orientert om hvilke informasjonstiltak som ble gjort i forbindelse med kommunereformen. Trygg Trafikk v/ Knut Ove Børseth besøkte kommunestyret Statusrapport fra Hamos ved daglig leder Trygve Berdal. Rådmann Jan-Yngvar Kiel orienterte om Interkommunalt samarbeid Orkdalsregionen Brann- og redningstjenesten for Skaun kommune Habilitet Revidering av utviklingsstrategi for Skaun kommune Budsjettmerknader/verbalforslag, KST-sak 74/15 Skaun kommunes budsjett 2016 og økonomiplan

45 I forbindelse med kommunereformen, ble det avholdt rådgivende folkeavstemming i juni. Tre ulike alternativer forelå; sammenslåing med seks kommuner i Orkdalsregionen, sammenslåing med Melhus, eller å bestå som egen kommune. Valgdeltakelsen var på 40,43 %. 45,89 % av de fremmøtte stemte for Skaun som egen kommune. Melhusalternativet fikk 27,03 %, mens Orkdalsalternativet fikk 26,65 %. Kommunestyret gjorde sluttvedtak om kommunereformen i sitt møte 21. juni. Ved den endelige voteringen ble Skaun som egen kommune vedtatt med 13 mot 10 stemmer, som ble avgitt for Melhusalternativet. Med dette ble en lang prosess, som startet høsten 2014, avsluttet. Administrativ organisering. Det er gjennomført 7 ledermøter i Det ble gjennomført 1 ledersamling i Storlidalen i oktober hvor tema var økonomi for ikke-økonomer og ledelse v/ hjelp av Guide til gode ledelse 8

46 Årsberetning. Organisasjon. Medarbeidere Registrerte lønnsmottakere i kommunen (inkludert timelønte, ekstrahjelp og vikarer): Stillinger i alt (antall ansatte) Stillingshjemler (antall årsverk) Likestillingsarbeid IA-avtalen har som formål å rekruttere personer med redusert funksjonsevne eller personer som har problemer med å få innpass i arbeidslivet. Dette omfatter også menn og kvinner i yrker der de er underrepresentert og personer med innvandrer-/ minoritetsbakgrunn. Det er ikke benyttet kjønnskvotering i forbindelse med tilsettingsprosesser, men det har vært oppfordret til at underrepresentert kjønn, skal søke. Til rådmannens lokale lønnspolitiske drøftingsmøte med arbeidstakerorganisasjonene, før lokale forhandlinger 2016 (HTA kap.3. pkt.3.2.1), ble det lagt fram tallmateriale som viste lønnsnivå og lønnsutvikling fordelt på kjønn og stillinger, bl.a. for å kunne drøfte likelønn og likelønnsutvikling. Etikk Skaun kommune har vedtatt etiske retningslinjer. Retningslinjene skal først og fremst skape etisk refleksjon og ettertanke hos den enkelte. Kommunens etiske retningslinjer skal, på samme måte som varslingsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven, gjennomgås årlig ved hver enhet. Enhetene rapporterer om dette i den faste egenrapporteringen pr , om HMS-arbeidet siste år, til rådmannen. Slik intern rapport er mottatt fra enheter i Lønnsforhandlinger Det ble gjennomført sentralt tariffoppgjør i Etter avtale mellom partene sentralt, ble det ikke satt av midler til en lokal pott. Det ble derfor ikke forhandlet lokalt i kapittel 4. Lokale forhandlinger etter kap.3.4 for enhetslederne, 3.5 for hovedtillitsvalgte som er frikjøpt og etter kap.5 for andre stillinger som forhandler all lønnsregulering lokalt, ble fullført uten brudd. I tillegg ble det behandlet søknader fra uorganiserte arbeidstakere. 9

47 Lønnsoppgjøret i mai har en helårseffekt på ca ,- kroner (virkning 2016: ,-) De budsjetterte midlene 2016 til lønnsoppgjøret og til lokale forhandlinger dekket dette. Sykefravær Totalt sykefravær i 2016 var på 8,8 %. Dette er en liten økning fra nivå i 2015 som var på 8,4% Et samlet fravær på 8,8 % i 2016 er høyere enn målsettingen kommunen har for IA-avtalens delmål 1, som er på 8 %. I 2014 var sykefraværet på 10,9% Reduksjon av sykefraværet, som et av delmålene i IA-avtalen, er for kommunens vedkommende tallfestet til: Under 8,4 % i 2015 Under 8,0 % i 2016 Under 7,5 % i 2017 Vi har ikke særskilt registrering av sykdommer med antatt årsak i arbeidet eller forhold på arbeidsplassen og kan heller ikke angi noe antall registreringer av slike sykdommer. Tall hentet fra Nav viser at muskel- og skjelettskader/sykdom og psykiske lidelser har hovedvekt av årsak til sykefraværet. Gjennom nærværsprosjektet: Mindre fravær med større nærvær har personal gjennomført prosjektsamlinger ved kommunens barnehager og to av kommunens oppvekstsenter. Prosjektet har vært støttet av KLP. Prosjektet startet i 2015 og har blir videreført til å også å omfatte alle enheter i kommunen. IA-avtalen, Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv, ble sist endret og signert i september 2014 og gjelder i perioden Kommunen har ved en partssammensatt gruppe, utarbeidet en handlingsplan og satt opp delmål ut i fra avtalen. Denne er evaluert og revidert i Samarbeidet med NAV, lokalt og med Arbeidslivssenteret, er nært og har blitt styrket. I 2016 mottok kommunen tilretteleggingstilskudd og tilskudd til arbeidstrening fra Nav. Tilskudd er blitt gitt på enkeltpersoner og for grupper. Det er blitt brukt på innkjøp av tilrettelagt utstyr eller som ressurs for å kunne leie inn ekstra personal som støtte for arbeidstaker som er sykemeldt eller som står i fare for å bli sykemeldt. Flere av kommunens ledere har deltatt på kurs i regi av NAV. Tillitsvalgt, hovedverneombud og personalavdelingen har sammen deltatt på IA-skolen i

48 Tema for samlingene har vært: - IA-arbeid - Medarbeiderskap og helsefremmende arbeidsplasser - Smart sykefraværsarbeid, - Inkludering og rekruttering av personer med nedsatt funksjonsevne, - Livsfaseorientert seniorpolitikk - Arbeid og psykisk helse. Bedriftshelsetjeneste Kommunens bedriftshelsetjeneste er Stamina Helse bedriftshelsetjeneste. I samarbeid med kommunen, utarbeides det hvert år en handlingsplan for aktiviteter og tjenester fra bedriftshelsetjenesten. Aktiviteter i 2016 har blitt dekt av forhåndsbetalt abonnement på kr ,- samt etterskuddsfakturerte ressurser på til sammen kr ,-. Totalt forbruk: kr ,-. Sentrale aktiviteter innenfor respektive HMS-temaområder har vært som følger: Systematisk HMS-arbeid: Deltagelse i AMU-møter (x3) og IA-forum Arbeid med og oppfølging av handlingsplan og årsrapportering. Statusmøter mv. Øvrig rådgivning innen systematisk og forebyggende HMS-arbeid samt tilrettelegging av oppdrag Oppfølging/rådgivning og presentasjon av resultater; «Stamina-barometeret», Oterhaugen/Ilhaugen barnehager Arbeidshelse: Lovpålagte arbeidshelsekontroller (brann og redning, vann og avløp) med målrettet prøvetaking Helsesertifisering, røykdykkere Div. yrkesvaksinering (vann/avløp) Audiometri/hørselstester; Hammerdalen barnehage (inkl. rapportering og oppfølging i etterkant) Arbeidsmedisinsk poliklinikk; noe oppfølging av arbeidsrelaterte helseproblemer etter helsekontroller samt noen enkeltsaker utover dette Sykefraværsarbeid: Noe rådgivning og individoppfølging; enkeltsaker og lederbistand Informasjon om «Sterkere tilbake» Ergonomi: Ergonomivurderinger og undervisning, Børsa barnehage Undervisning på verneombudssamling 11

49 Div. rådgivning, nybygg og ergonomiprosjekt Psykososialt arbeidsmiljø og AKAN: Div. rådgivning og lederveiledning Fysisk/kjemisk/biologisk arbeidsmiljø Kartlegging/målinger av støyeksponering for ansatte i barnehager (Jåren/Råbygda, Børsa, Hammerdalen og Viggja barnehager) + akustiske forhold (Jåren/Råbygda) Risikovurdering og målinger, biologisk helsefare, renseanlegg og pumpestasjoner Kartlegging, målinger og rådgivning, inneklima/luftkvalitet, Børsa Skole Undervisning/kurs: Kurs i «Den vanskelige samtalen» 2 stk. førstehjelpskurs (Ilhaugen og Hammerdalen bhg) Deltagelse på VO-samling hos Stamina (1 stk.) Opplæring Lederutvikling: Samlinger (hele og halve tema dager) er avholdt med/mellom rådmannen og enhetslederne, i tillegg til 2 arbeidsmøter (strategikonferanser) med kommunestyret. Kurs og opplæring i den vanskelige samtalen. Teoretisk og gjennom praktisk trening. Orienteringer/ drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene: 2 møter av ulik lengde er avholdt med/mellom rådmannen og alle organisasjonene samlet, bl.a. eget del av møtet der IA er eneste tema, og prinsippene for bruk av hhv. deltidsstillinger (HTA pkt.2.3.1) og oppdragstakere, innleid arbeidskraft og midlertidige tilsettinger (HTA pkt.2.3.2) har blitt drøftet. I tillegg kommer lokalt lønnspolitisk drøftingsmøte og formelle forhandlingsmøter. Grunnopplæring i verne- og miljøtiltak (40 timers kurs HMS) Det er i 2016 gjennomført grunnopplæring i verne- og miljøarbeid (HMS), for ledere, enhetsledere, verneombud og medlemmer i AMU (AML 3-5, 6-5, 1.ledd og 7-4) Førstehjelpskurs Gjennomført internt ved enhetene eller i regi av Stamina bedriftshelsetjeneste. Velferdstiltak Vi - arrangement, med foredrag, ble gjennomført i Skaunhallen september Karin Fevåg Larsen hadde foredrag, Stage Dolls og Villa grønnsofan sto for underholdningen etter maten. Arrangementet var et gratis tilbud for alle medarbeidere i kommunen. En arbeidsgruppe med ansatte fra ulike enheter/tjenesteområder, i tillegg til rådmann og personalrådgivere sto for planlegging og det praktiske rundt gjennomføringen. Arrangementet ble godt tatt imot 12

50 Kommunen har avtaler om rabaterte treningsmuligheter for sine ansatte, med hhv. 3T og Max Gym i Buvika og på Orkanger. Lærlinger Inngåtte kontrakter i 2016: 6 (2 i helsefagarbeiderfaget, 4 i barne- og ungdomsarbeiderfag) Løpende kontrakter : 13 (4 i helsefag, og 9 i barne- og ungdomsarbeiderfag) I tillegg har flere ansatte tatt fagbrev i barne- og ungdomsarbeiderfaget, helsefagarbeiderfaget og renholdsfaget. I 2016 har kommunens veiledere deltatt på opplæringstiltak i regi av Skaun kommune, Rosenvik og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det ble arrangert en felles samling for lærlinger og veiledere der også representanter fra Sør-Trøndelag fylkeskommune deltok. Sysselsettingsengasjement Ved årsskiftet har vi avtaler med NAV for 3 personer om VTA plass i kommunen (varig tilrettelagt arbeid i offentlig virksomhet) I tillegg har flere personer vært i arbeidspraksis og vært utplassert ved ulike enheter i kommunen. 13

51 Statlige styringssignaler og rammebetingelser Regjeringen la i statsbudsjettet opp til en reell vekst i kommunesektorens frie inntekter på 5,5 mrd kroner. For Skaun kommune var veksten i de frie inntektene anslått til 20,1 mill. kr, noe som var en nominell vekst på 5,3 %. Inkludert i økningen er effekten av en styrking av veksttilskuddet. Den kommunale deflatoren ble anslått til 2,7 %. Konkrete bevilgninger i statsbudsjettet Barn og unge. - Makspris for barnehageplass økes fra kr til kr pr. mnd. Grunnskole. - Timetallet i naturfag på trinn økte med en uketime fra høsten. Helse- og omsorg. - Det tidligere øremerkede tilskuddet til øyeblikkelig hjelp døgnopphold ble avviklet og innlemmet som en del av veksten i rammetilskuddet. - Det legges opp til en fortsatt styrking av helsestasjons- og skolehelsetjenesten, og satsingen finansieres gjennom styrking av kommunesektorens frie inntekter - Innsatsen på rusfeltet ble styrket gjennom en opptrappingsplan som skulle bidra til økt tilbud og kapasitet i tilbudet til personer med rusproblemer. - Rammetilskuddet økes som kompensasjon for endringer i bruker- og pasientrettighetsloven, som innebærer en rett til å få enkelte tjenester organisert som personlig brukerstyrt assistanse. Ressurskrevende tjenester. - Kompensasjonsgraden er 80 pst. i Innslagspunktet økes til kroner i

52 Driftsresultatet (Tall i hele 1000 kr) Regnskap Rev. budsjett Oppr. budsjett Driftsinntekter Driftsutgifter Brutto driftsresultat Sum eksterne finansinntekter Sum eksterne finansutgifter Netto eksterne finansutgifter Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Sum bruk av avsetninger Sum avsetninger, inkl. overf. investeringsregnskapet Netto avsetninger Regnskapsmessig mindreforbruk: Oppsummering. Regnskapet for 2016 kom ut med et mindreforbruk på kroner. For de siste fem årene, , har regnskapene vist et mindreforbruk på tilsammen kroner. Mindreforbruket de siste årene har gitt oss muligheten til å bygge opp disposisjonsfondene, som bl.a. gir oss mulighet til å øke egenfinansieringa av investeringer. Sammenlignet med budsjettet, økte driftsinntektene med kroner, mens driftsutgiftene ble redusert med kroner De økte driftsinntektene fordelte seg på hovedartene slik: Hovedart Avvik i kroner Salgs- og leieinntekter Refusjonsinntektene Overføringsinntektene

53 Økningen i salgs- og leieinntektene har hovedsakelig kommet på husleieinntektene samt årsgebyrene for vann- og avløp. Av økningen på refusjonsinntektene utgjorde momsrefusjonen om lag 2,5 mill. kroner. Her er det også ei tilsvarende økning på utgiftssida. Sjukelønnsrefusjon og refusjon fødselspenger økte med om lag 5,3 mill. kroner. Økningene for øvrig gjelder økte refusjoner og tilskudd fra staten med 4,3 mill. kroner, samt fra fylkeskommuner og kommuner med om lag 1,9 mill. kroner. Av økningen av overføringsinntektene gjelder kroner flyktningetilskuddet, mens skatteinntektene og rammetilskuddet økte med kroner. Avvikene på driftsutgiftene fordeler seg på hovedartene slik: Hovedart Avvik i kroner Lønn- og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester i tjenesteproduksjonen Kjøp av varer og tjenester som erstatter tjenesteproduksjonen Overføringer Avskrivningene Fordelte utgifter Lønnsutgifter og sosiale utgifter utgjorde totalt som kom ut kroner lavere enn budsjettet. Fastlønnspostene ga ei innsparing på om lag , mens introduksjonsstønaden økte med kroner. Postene for pensjon, arbeidsgiveravgift og kvalifiseringsstønad ga også innsparing sammenligna med budsjettet. Innsparingene på kjøp av varer og tjenester i tjenesteproduksjonen har kommet på postene for vedlikehold bygg og anlegg, materialer til vedlikehold samt kjøp av konsulenttjenester. Disse postene ga tilsammen en besparelse på om lag kroner. Kjøp av tjenester som erstatter kommunale egenproduksjon, ga ei innsparing med kroner, som i første rekke gjaldt tilskudd private barnehager med kroner, anna tjenestekjøp fra private med kroner samt kjøp fra andre kommuner med kroner. Overføringspostene økte med nær kroner. Her økte tilskudd flyktninger med om lag kroner og momsrefusjonspostene med kroner. Ubrukt bevilgning reservepost til lønnsoppgjør på kroner, inngår her, og bidrar til tilsvarende mindreforbruk. Brutto driftsresultat kom på kroner mot et negativt brutto driftsresultat i budsjettet på kroner 16

54 Brutto driftsresultat skal minst være så høyt at det minimum skal dekke netto eksterne finansieringstransaksjoner. De kom på kroner, og oppfylte således minimumskravet i godt monn. Brutto driftresultat, fratrukket netto finansutgifter og motpost avskrivninger, gir netto driftsresultat. Netto driftsresultat er det måltallet som hyppigst blir brukt for å beskrive den økonomiske sunnhetstilstanden. Fram til 2014 ble det anbefalt et netto driftsresultat på 3%. Det anbefalte nivået nå er 1,75%, grunnet momskompensasjonen på investeringene som fra 2014 i sin helhet er ført i investeringsregnskapet. Netto driftsresultat i regnskapet kom på kroner, som utgjør 6,7 % av driftsinntektene. Netto driftsresultat i revidert budsjett var 1,0 %, og 1,5 % i opprinnelig budsjett. Av netto driftsresultat på kroner, bidro premieavviket KLP med om lag kroner (2015: kroner ). Ved å korrigere netto driftsresultat for premiavviket, kom det på , eller 6,5 % av driftsinntektene. 17

55 Driftsregnskapet - avvik mellom regnskap og budsjett Regnskap Rev. budsjett Avvik Avvik i kr i % Skatt på inntekt og formue ,5 % Ordinært rammetilskudd ,5 % Skatt på eiendom ,2 % Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd ,5 % Sum frie disponible inntekter ,9 % Renteinntekter og utbytte ,5 % Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) ,5 % Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg ,3 % Tap finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdrag på lån ,5 % Netto finansinntekter/utgifter ,4 % Til dekning av tidligere regnsk.m. merforbruk Til ubundne avsetninger ,0 % Til bundne avsetninger Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk ,0 % Bruk av ubundne avsetninger ,0 % Bruk av bundne avsetninger ,1 % Netto avsetninger ,6 % Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift ,0 % Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) ,2 % Regnskapsmessig mer/mindreforbruk De frie inntektene (skatt og rammetilskudd) ble 3,7 mill. kroner høyere enn budsjettert. Av dette økte skatteinntektene med nesten 2,6 mill. kroner og rammetilskuddet med om lag 1,2 mill. kroner. Prognosen i ØR 2 opererte med et nivå på de frie inntektene, som lå 1,6 mill. kr høyere enn opprinnelig budsjett. Eiendomsskatten ble ca kroner høyere enn budsjettet. I forbindelse med disponeringa av årsresultatet for 2015, vedtok kommunestyret at eiendomsskatten for 4. terminen ikke skulle kreves inn, som ga en inntektsreduksjon på om lag 4,0 mill. kroner. I ØR 2, ble det budsjettert med ei inntekt på kroner, som var 2,9 mill. kroner lavere enn opprinnelig budsjett. 18

56 Andre generelle statstilskudd er rente- og avdragskompensasjoner som kommunen får knyttet til skolebygg og omsorgsbygg. På grunn av et fortsatt lavt rentenivå ble tilskuddet om lag kroner lavere enn budsjettert. De eksterne finansinntektene består av renteinntekter, utbytte fra Trønderenergi og gevinst finansplasseringer, til sammen kroner, kom ut om lag kroner høyere enn budsjettet. Sum eksterne finansutgifter kom ut om lag kroner bedre enn budsjettet, hvor renteutgiftene ga ei innsparing på om lag kroner, mens avdragsutgiftene ble kroner høyere. Avsetning til ubundne fond (disposisjonsfond) 65,5 mill. kroner, og bruk av ubundne avsetninger og bruk av tidligere års mindreforbruk, tilsammen 58,2 mill. kroner, er ført i samsvar med kommunestyrets vedtak. Avsetningene totalt kom ut med kroner høyere enn budsjettet, som skyldes avsetning til selvkostfondene med , og lavere bruk av bundne fond med om lag kroner. De overordnede utgiftene og inntektene kom ut med et positivt avvik på bare kroner. Budsjettområdene fikk et mindreforbruk på 28,4 mill. kr (2015: 24,1 mill. kr). Forklaringen til avvikene framgår av beskrivelsene av budsjettområdene. Oppsummert fremkommer det regnskapsmessige mindreforbruket slik: Frie disponible inntekter, økt inntekt Netto finansutgifter, lavere utgift Netto avsetninger, økt utgift Overføring til investeringsregnskapet 0 Til fordeling drift, økt ramme Netto mindreforbruk budsjettområdene Regnskapsmessig mindreforbruk totalt

57 Budsjettområdene Budsjettreguleringer. I forbindelse med behandlingene av økonomirapportene vedtok kommunestyret endringer av de økonomiske rammene på skjema 1A, samt korrigeringer av budsjettrammene for budsjettområdene, og bevilgninger av nye tiltak på budsjettområdene. Revidert Opprinnelig Budsjettbudsjett budsjett endring Sum frie disponible inntekter Sum eksterne finansinntekter Sum eksterne finansutgifter Sum avsetninger Sum bruk av avsetninger Til fordeling drift Økt sum stilt disponibelt til drift på netto 5,8 mill. kr er fordelt til budsjettområdene iht. tabellen under: Revidert Opprinnelig Budsjettbudsjett budsjett endring Fellesutgifter/-inntekter Sentraladministrasjonen Skoler inkl. SFO Barnehager Kultur, fritid og frivillighet Barn, familie og sosial Institusjonsbaserte tjenester Hjemmebaserte tjenester Plan, eksl. gebyr Plan, gebyrbelagte tjenester Eiendomsdrift I forbindelse med økonomirapportene ble det også gjort bevilgninger til enkelttiltak. Oversikt over disse går fram av tabellen under: 20

58 Bevilgninger nye driftstiltak Beløp Sak Dekning Reasfaltering kommunale veier R15 Disponering av "overskudd" 2015 Redusert eiendomsskatt R15 Disponering av "overskudd" 2015 Overskuddsoverføringer enhetene R15 Disponering av "overskudd" 2015 Tilskudd lager bygdamuseum R15 Disponering av "overskudd" 2015 Treningspark R15 Disponering av "overskudd" 2015 Tilbud kulturskolen R15 Disponering av "overskudd" 2015 Adressering/navnsetting R15 Disponering av "overskudd" 2015 Tiltak brann- og redning R15 Disponering av "overskudd" 2015 Arealplan R15 Disponering av "overskudd" 2015 Områdeplan BBV R15 Disponering av "overskudd" 2015 Hovedplan VA R15 Disponering av "overskudd" 2015 Utbedring radon Oterhaugen R15 Disponering av "overskudd" 2015 Eiendomsstrategi R15 Disponering av "overskudd" 2015 Restaurering stabbur R15 Disponering av "overskudd" 2015 Økt klassetall deling 1. trinn ØR1 Bruk av disposisjonsfond Frivilligsentralen - vikarbudsjett ØR1 Bruk av disposisjonsfond Redusert inntekt ressurskrevende tjenester ØR1 Bruk av disposisjonsfond Frikjøp av festetomt ved Svenskrommet ØR1 Bruk av disposisjonsfond Tilskudd til klubbhus Moan ØR1 Bruk av disposisjonsfond Tilleggsbevilgning teknisk kontor ØR1 Bruk av disposisjonsfond Ny sykepleierstilling hjemmetjenesten ØR1 Bruk av disposisjonsfond Integrering og bosetting flyktninger ØR1 Økt statstilskudd Etablering av voksenopplæring ØR1 Økt statstilskudd Lavterskeltilbud psykisk helse og rus ØR1 Økt inntekt Lederutvikling barnehagene ØR1 Økt inntekt Korrigert ramme gjesteelever ØR1 Økt inntekt Ekstra lærere SUS ØR1 Statstilskudd Tidlig innsats ØR1 Statstilskudd Hammerdalen barnehage - redusert inntekt ØR2 Økt skatteinngang SUS - tiltak enkeltelever ØR2 Økt skatteinngang/integreringstilskudd Kultur - utstyr Rossvoll flerbrukshall ØR2 Økt skatteinngang Kultur - tak Tangen ØR2 Økt skatteinngang Eiendom - økt renhold/nytt adgangssystem ØR2 Økt skatteinngang Børsa skole - tiltak enkeltelever ØR2 Økt skatteinngang I tillegg kommer budsjettendringer som en kompensasjon for effekter av årets lønnsoppgjør på 7,4 mill. kr. 21

59 Resultat budsjettområdene. Revidert Avvik Forbruk Regnskap budsjett i kr i % Til fordeling drift fra skjema 1A Fellesutgifter/-inntekter Sentraladministrasjonen Skoler inkl. SFO Barnehager Kultur, fritid og frivillighet Barn, familie og sosial Institusjonsbaserte tjenester Hjemmebaserte tjenester Plan, eksl. gebyr Plan, gebyrbelagte tjenester Eiendomsdrift Alle budsjettområdene har et regnskapsmessig mindreforbruk sammenlignet med budsjettet. Budsjettområdet sentraladministrasjonen Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Budsjettområdet består av folkevalgte organer, kontrollutvalg og revisjon, rådmann m/stabsenhetene økonomi- og personalkontoret og servicekontoret, fellestjenester og EDButgifter. Det positive resultatet for området har flere årsaker. Tilskudd til private barnehager i andre kommuner ble langt lavere enn forventet i budsjettet. Det ble budsjettert med en økning sammenlignet med året før, mens resultatet ble et lavere tilskudd enn tidligere. I alt ble det bevilget 2,1 mill. kr mer enn nødvendig. I tillegg ble driftsutgifter til fellesformål 0,9 mill. kr lavere enn budsjettert. Dette er driftsutgifter som føres på rådmannens ansvarsområde, men som gjelder alle kommunens enheter. 22

60 Budsjettområdet skoler inkl. SFO Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Budsjettområdet består av Buvik skole, Børsa skole, Jåren-Råbygda oppvekstsenter, Venn oppvekstsenter, Viggja oppvekstsenter og Skaun ungdomsskole. Barnehagedelen av oppvekstsentrene inngår også i tallene for dette området. Totalt sett er skole- og SFO-budsjettene tilnærmet i balanse. Noe overforbruk på enkelte av skolebudsjettene, men dette kompenseres gjennom lavere utgifter på SFO-delen. Det største positive budsjettavviket er på Venn oppvekstsenter (nesten 0,5 mill. kr), men dette skyldes feilbudsjettering av svangerskapsvikar kontra refusjon fødselspenger. Budsjettområdet barnehager Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Budsjettområdet består av Børsa barnehage, Oterhaugen/Ilhaugen barnehage og Hammerdalen barnehage. Barnehagene ved oppvekstsentrene inngår i tallene under budsjettområde for skole. Mens Hammerdalen barnehage går i balanse, har de tre andre barnehagene et relativt stort mindreforbruk. Dette skyldes en kombinasjon av lavere lønnsutgifter, lavere driftsutgifter og høyere inntekter enn budsjettert. Budsjettområdet kultur, fritid og frivillighet Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Budsjettområdet består av kulturskolen, kulturarbeid, fritidsassistenter, fritidsklubben, bibliotek og Skaun Frivilligsentral. 23

61 Bevilgninger, til blant annet innkjøp av utstyr i Rossvoll flerbrukshall, videreutvikling av kulturskoletilbudet og tilskudd til egenaktivisering ungdom er ikke brukt i sin helhet, og deler av disse utgiftene kommer i I tillegg kommer ubrukte lønnsmidler som av ulike årsaker (sykefravær og vakanse) ikke er brukt. Budsjettområdet barn, familie og sosial Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Budsjettområdet består av enhet for barn, familie og helse (PP-tjenesten, primærhelsetjenesten, rehabiliteringstjenesten, helsesøstertjenesten, miljøretta helsevern, flyktningetjenesten, psykisk helsetjeneste og interkommunalt barnevern) og NAV (sosialtjenesten). Som varslet i ØR2 er det til dels store avvik både på utgifts- og inntektssida innenfor flyktningetjenesten. Totalt er det imidlertid et positivt avvik på nesten 2,0 mill. kr. I tillegg er det en del øremerkede midler, samt bruk av tidligere avsatte midler innenfor psykisk helse som ikke er benyttet i sin helhet. Disse midlene bør overføres til neste år. NAV har færre deltagere på kvalifiseringsprogrammet enn forutsatt, noe som budsjettmessig fører til en besparelse. Budsjettområdet institusjonsbaserte tjenester Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Mindreforbruket skyldes hovedsakelig lavere lønnsutgifter enn budsjettert. Dette er en kombinasjon av at det delvis ikke har vært mulig å få tak i vikarer ved fravær, samt at de som har vært vikarer har hatt lavere kompetanse og lønn, enn de fast ansatte. I tillegg henger det igjen et større lønnsbudsjett enn det antall årsverk tilsier etter overføringen fra institusjon til hjemmebaserte tjenester. 24

62 Budsjettområdet hjemmebaserte tjenester Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % 1,3 mill. kr av det positive avviket skyldes økte tilskudd knyttet til ressurskrevende tjenester. Ut over dette er det i all hovedsak lavere lønnsutgifter enn budsjettert som forklarer avviket. Budsjettområdet plan, ekskl. gebyr Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Området omfatter samfunns- og tekniske planer, ledelse av drifts- og investeringsprosjekt, landbruks- og viltforvaltning, samferdsel, Husbank- og boligtjenesten, eiendomsutvikling samt brann- og redningstjeneste. I budsjettet er det satt av midler til kjøp av konsulenttjenester, som ikke er benyttet i Dette skyldes blant annet egne kapasitetsproblemer, samt at enkelte tiltak er forskjøvet ut i tid. Dette gjelder reguleringsplan Ulvdalen, etablering av ventelommer langs fylkesveg 709 og tiltak på Ølsholmen friluftsområde. Innenfor brann- og redning er det ikke gjennomført så mange kurs som planlagt, samt at det er budsjettert med for høyt beløp på kjøp av tjenester og teknisk vakt. Budsjettområdet plan, gebyrbelagte tjenester Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Budsjettområdet omfatter plan- og byggesaksbehandling, kart og oppmåling, feiing, slambehandling, vann og avløp. 25

63 Selvkostberegningene for 2016 samt en nærmere redegjørelse for prinsippene, fremgår av regnskapsnote nr. 17 i årsregnskapet. Spesielt innenfor områdene plan- og byggesak, kart og oppmåling er det vanskelig å håndheve selvkostprinsippet. Disse områdene vil svinge avhengig av aktiviteten i markedet. Mens det innenfor disse områdene er lavere inntekter enn budsjettert, er det innenfor VA-området (vann og avløp) noe høyere inntekter og lavere utgifter enn budsjettert. Et overskudd innenfor VAområdet settes av til et bundet fond, og vil derfor ikke påvirke regnskapsresultatet totalt sett. Budsjettområdet eiendomsdrift Revidert Avvik Avvik Regnskap budsjett i kr i % Driftsutgifter % Driftsinntekter % Netto driftsutgift % Det er flere årsaker til det store mindreforbruket. Det er i større grad enn tidligere brukt egne ressurser ved gjennomføring av en del driftstiltak. Lavere energikostnader i størrelsesorden kroner. Dette er en besparelse som skal bidra til å finansiere EPC-prosjektet (ENØKtiltak). Det er inntektsført nesten 0,9 mill. kr på parkeringsanlegget, som er en «intern» overføring fra investeringsprosjektet Helse- og mestringsboliger (frikjøp parkeringsplasser). I tillegg er det større husleieinntekter enn budsjettert. 26

64 Investeringsregnskapet (Tall i 1000 kr) Regnskap Rev. budsjett Oppr. budsjett Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer, EK-innskudd KLP Utlån og forskutteringer, startlån Betalte avdrag på lån i Husbanken (til startlån) Dekning av tidligere års udekket Avsetning av mottatte avdrag startlån Avsetning av ubrukte øremerkede tilskudd til bundne investeringsfond Årets finansieringsbehov Finansiert slik. Bruk av lånemidler til investeringer i anleggsmidler Bruk av lånemidler til startlån Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Kompensasjon for merverdiavgift Mottatte avdrag på startlån Mottatte refusjoner Andre inntekter Sum ekstern finansiering Overført fra driftsregnskapet Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne investeringsfond Bruk av ubundne investeringsfond Sum intern finansiering Samlet finansiering Udekket: Investeringer i anleggsmidler, kr , er fordelt på enkeltprosjekt; jfr. skjema 2B i årsregnskapet. Årets anleggsinvesteringer ble ca. 26 mill. lavere enn revidert budsjett. Dette skyldes endret fremdrift av pågående prosjekt, at noen prosjekt ikke er startet samt reell innsparing. Tabellen under viser avvik mellom regnskap og budsjett for 2016 samt om prosjektet er avsluttet eller videreføres i

65 Tabellene under viser sammenligning (avvik) mellom regnskap og budsjett for året 2016 (alle tall i 1000): Nr. Prosjekter med merforbruk 2016 Regnskap 2016 Rev. budsjett 2016 Avvik Status 500 IKT investeringer generelt Avsluttet 503 Utbygging Buvik skole Videreføres 535 Volkswagen Transporter Avsluttet 539 Ny vaktbil Avsluttet 545 Ombygging tannlegelokaler Avsluttet 654 Overtakelse Rossvatnet Videreføres 729 Forprosjekt Viggja renseanlegg Videreføres Sum merforbruk Nr. Prosjekter med mindreforbruk 2016 Regnskap 2016 Rev. budsjett 2016 Avvik Status 501 IKT investeringer skolene Avsluttet 504 Utbygging av skole i Børsa Avsluttet 512 ENØK tiltak Videreføres 516 Fornying grøntutstyr Avsluttet 526 Flyktningeboliger Videreføres 527 Ny 8 avd. barnehage Buvika Videreføres 530 Grunnarbeid paviljong Venn oppvekstsenter Avsluttet 531 Nye omsorgsboliger Videreføres 533 Ombygging sokkel Venn Avventer ny politisk flerbrukshus til barnehage behandling 534 Anleggsbidrag-Eliløkken sjøside Videreføres 536 Utvidelse Skaun ungdomsskole Videreføres 541 Ombygging brannstasjon Videreføres 546 Plasthall, kaldtlagertomta Videreføres 645 Vannledning, forlengelse Sildvær-Sandløkk Videreføres 651 Opprydding Brekka vann, trinn IV Avsluttet 28

66 652 Opprydding Brekka vann, trinn V Videreføres 655 Kommunens andel VA Eliløkken sjøside Avsluttet 656 Vannledning forsterkning Eggkleiva-Børsa Videreføres 658 Forsterkning vannforsyning Trøvegen Videreføres 735 Kloakkering Naustmælensøndre byggetrinn Avsluttet 752 Opprydding i Brekka, avløp trinn V Videreføres 754 Overføringsledning Eggkleiva- Børsa Videreføres 755 Renovering vann- og avløpskummer Finnmyrvegen Videreføres 756 Forlengelse avløpsledning Sanda-Teia/Oppstu Videreføres 757 Forlengelse avløpsledning Viggja-Dållan Videreføres 758 Ny overvannsledning Trøvegen Videreføres 823 Ny hovedadkomst Buvik skole Avsluttet 840 Trafikksikkerhetsplan kommunale veier Videreføres Sum mindreforbruk Netto avvik inv.utgifter anleggsmidler Note 16 i regnskapet gir en oversikt over kostnadsramme og påløpt regnskap for de større, flerårige prosjektene. Utlån (startlån): Det ble i 2016 lånt ut 6,2 mill. i startlån, dvs. 23,8 mill. mindre enn budsjettert. Oversikten under viser regnskapspostene vedrørende utlån (både utgiftssiden og hvordan dette er finansiert): (Tall i 1000 kr) 29

67 Utlån Nye utlån i 2016 Betalte avdrag på kommunens lån i Ordinære avdrag Husbanken Betalte avdrag på kommunens lån i Ekstraordinære avdrag Husbanken Avsetning av mottatte avdrag startlån Mottatte avdrag minus ordinære avdrag; avsatt og må benyttes til nedbetaling av lån i 2017 Mottatte avdrag på startlån Avdragsinnbetalinger fra låntakere Bruk av lånemidler til startlån Årets låneopptak er kr Bruk av bundne investeringsfond Til finansiering av ekstraordinære avdrag Finansiering: Alle inntekter/tilgjengelig finansiering i investeringsregnskapet er å anse som felles finansiering av årets utgifter. Unntaket er øremerkede midler som er reservert til særskilte formål i henhold til lov, forskrift eller avtale med giver. I 2016 er det inntektsført slike tilskudd/refusjoner på disse prosjektene: 504 Utbygging av skole i Børsa ENØK tiltak Flyktningeboliger Anleggsbidrag Eliløkken sjøside Trafikksikkerhetsplan kommunale veger Sum I revidert budsjett var det budsjettert med kr i tilskudd/refusjoner. Avviket mellom regnskap og budsjett skyldes at utgiftene (finansieringsbehovet) for prosjektet 534 Anleggsbidrag Eliløkken sjøside ble vesentlig lavere enn antatt. Inntektsført momskompensasjon utgjør kr. 15 mill. mot budsjettert kr. 18,3 mill. 78 % av årets utgifter til investeringsprosjekter er finansiert med bruk av lån. Årets låneopptak utgjør kr og av dette er kr brukt. Ubrukte lånemidler til investeringsprosjekt pr utgjør kr Det er tatt opp kr. 30 mill. i lån (Husbanken) til startlån mens årets bruk av lånemidler til formålet er kr. 6,2 mill. Ubrukte lånemidler til startlån utgjør kr. 28 mill. pr Finansieringen er foretatt i den rekkefølge som er vedtatt i Økonomireglementet punkt En konsekvens av dette er at det ikke ble behov for å benytte budsjettert bruk av disposisjonsfond til finansiering av investeringsregnskapet for

68 Balanseregnskapet Kommentarer til utviklingen av enkelte balanseposter. Lånegjeld. Oversikten under viser utviklingen i lånegjeld i perioden fra 2012 til Lånegjeld (1000 kr) Innbyggertall pr Lånegjeld pr. innbygger i kr Lånegjeld i % av brutto driftsinntekter Lånegjeld i % av brutto driftsinntekter har økt kraftig de to siste årene som følge av flere store investeringsprosjekter. En andel på 119 % anses for å være høyt. Endringen i lånegjeld fra 2015 til 2016 fremkommer slik: Lånegjeld pr (1000 kr) betalt ordinære avdrag på lån til investeringer betalt ekstraordinære avdrag på lån til investeringer 0 - betalt ordinære avdrag på formidlingslån betalt ekstraordinære avdrag på formidlingslån opptak av nytt lån til investeringer opptak av nytt lån til videreutlån Lånegjeld pr For nærmere opplysninger om låneporteføljen henvises til note 7 i regnskapsdokumentet. Arbeidskapital. (Tall i 1000kr) Omløpsmidler kortsiktig gjeld Arbeidskapital Tabellen viser at arbeidskapitalen er økt med kr. 65,3 mill. i Arbeidskapitalen er differansen mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld og gir uttrykk for kommunens evne til å dekke sine kortsiktige betalingsforpliktelser. Det er vanlig å måle dette som forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Dette nøkkeltallet kalles likviditetsgrad (1 og 2) og bør minimum være: 31

69 Likviditetsgrad 1 = omløpsmidler/kortsiktig gjeld og bør være > 2 Likviditetsgrad 2 = mest likvide omløpsmidler/kortsiktig gjeld og bør være >1 (i mest likvide omløpsmidler er kun kasse, bank og postgiro medtatt) Likviditetsgrad 1 2,5 2,7 2,3 2,8 3,5 Likviditetsgrad 2 1,2 1,4 1,1 1,6 2,4 Likviditeten vil variere mye gjennom året, men nøkkeltallene pr gir likevel en indikasjon på utviklingen over tid. Tallene for 2016 viser at likviditeten er forbedret sammenlignet med de foregående år. Det er nødvendig å ha en tilfredsstillende likviditetsreserve for å håndtere svingningene i inn- og utbetalinger gjennom året. Det er relevant å se nærmere på utviklingen av den likvide delen av omløpsmidlene (kontantbeholdningen). Denne består av kontante midler og kortsiktige plasseringer i markedsbaserte finansielle omløpsmidler. Ved å korrigere for ubrukte lånemidler, investeringsfond og bundne driftsfond (dvs. poster som det er knyttet forpliktelser til) ser man hvor stor andel av kontantbeholdningen som kan benyttes til ordinær drift. (Tall i 1000 kr) Kontantbeholdningen ubrukte lånemidler bundne investeringsfond ubundne investeringsfond bundne driftsfond = driftslikvider Driftslikvidene er styrket med kr. 43,4 mill. fra 2015 til Fond. Tabellen viser utviklingen av de ulike typer fond fra 2012 til Pr (tall i 1000 kr) Bundne investeringsfond Ubundne investeringsfond Bundne driftsfond Disposisjonsfond SUM Disp.fond i % av brutto driftsinntekter 13,1 14,0 15,7 18,8 26,2 32

70 Disposisjonsfond er frie fond som kommunestyret kan disponere både til driftsformål og investeringsformål. Hensikten er å opparbeide seg en buffer for å møte uforutsette utgifter eller sviktende inntekter. Et annet formål er opparbeidelse av egenkapital til fremtidige investeringer. Disposisjonsfond pr utgjør 26,2 % av årets brutto driftsinntekter. Kommunens evne til å håndtere uforutsette økonomiske utfordringer samt evne til egenfinansiering av investeringer er styrket de siste årene. Spesifikasjon av fond (tall i 1000 kr): Bundne investeringsfond: Mottatte avdrag formidlingslån Ølsholmen friluftsområde 221 Andre 25 Sum bundne investeringsfond Ubundne investeringsfond: Tomtefondet 130 Ansvarlig lån TE Sum ubundne investeringsfond Bundne driftsfond: Selvkostfond Ubrukte øremerkede tilskudd Gavemidler Sum bundne driftsfond Disposisjonsfond: Næringsutviklingsfondet Bufferfond, finansforvaltning Rentereguleringsfond Flyktningetjenesten Tapsfond fordringer 200 Inflasjonsjusteringsfond Til fin. av premieavvik 548 Driftsfondet Sum disposisjonsfond Bufferfond relatert til finansforvaltning (bufferfond finansforvaltning, rentereguleringsfond og inflasjonsjusteringsfond) er bygd opp i henhold til vedtatt nivå i finansreglementet. 33

71 Finansieringsanalyse Driftsinntekter og driftsutgifter år Sum driftsinntekter Sum driftsutgifter Som tabellen viser har driftsinntektene vært høyere enn driftsutgiftene, som viser at kommunen har hatt en god økonomisk utvikling. Differansen mellom inntekter og utgifter er brutto driftsresultat, som minimum skal være så stort at det dekker netto finansutgifter og nødvendige avsetninger. Tabellen under viser forholdet mellom brutto driftsresultat og netto kapitalutgifter. 34

72 Brutto driftsresultat og netto kapitalutgifter år Netto renter og avdrag Brutto driftsresultat (eks. avskrivninger) Netto renter og avdrag er alle eksterne finansutgifter minus eksterne finansinntekter og utbytte. I perioden og har brutto driftsresultat ligget godt over netto renter og avdrag, som viser at Skaun har hatt en solid økonomi i disse årene. Tabellen nedenfor viser utviklingen i rente- og avdragsutgiftene knyttet til kommunens lånegjeld Renteutgifter Avdragsutgifter Sum

73 Forpliktelsene knyttet til betjening av ekstern lånegjeld er i ,6 mill. kroner høyere enn i 2015; renteutgiftene har økt med om lag 1,8 mill. kroner, mens avdragsutgiftene har økt med om lag 7,8 mill. kroner. Rentenivået for den flytende renta i perioden har ligget på fra 2,2% - ca. 3,5% i 2012, og om lag 1,6% - 1,9% i Fastrenta lå på hhv. 2,2%, 3,2% og 3,75% i Fra 2015 har alle lånene kommet over på flytende rentenivå. Låneopptaket i 2016 ble også tatt opp med flytende rente. Betaling av avdrag skjer iht. bestemmelsene om minste avdrag. Det er to beregningsmetoder for minste avdrag som kan benyttes. Fra 2015 gikk Skaun kommune gover til å bruke den forenkla modellen, en beregningsmetode som i seg selv fører til et høyere avdragsvolum. Tabellen under viser netto renter og avdrag i % av brutto driftsinntekter, der Skaun er sammenlignet med egen Kostragruppe, samt fylkessnitt og landssnitt. år Skaun 2,17 1,35 1,7 2,35 4,21 Kostragruppe 07 3,76 3,42 3,47 3,69 4,14 Fylkessnitt 3,31 2,97 4,02 4,38 4,08 Landssnitt 3,31 3,17 3,39 3,56 3,58 Andelen kommunen bruker av de frie inntektene til netto avdrag har økt fra 2012 til 2016, og fra 2016 til bruker Skaun mer av inntektene til renter og avdrag, enn sammenligningsgruppene. I 2012 lå Skaun under sammenligningsgruppene. Utviklingen i perioden er tydelig, med størst økning fra 2015 til

74 Resultatgrad år Resultatgrad (netto driftsres. i prosent sum driftsinntekter) 3,58 6,15 4,68 8,56 6,66 Anbefalt resultatgrad (netto driftsresultat i % av driftsinntektene), har vært 3% til og med 2013, og 1,75% fra Resultatgraden har ligget til dels kraftig over anbefalt nivå i hele perioden år Netto driftsresultat Netto driftsresultat i kroner har ligget på øye nivå i hele perioden , og har bidratt til økte avsetninger til disposisjonsfondene og styrking av egenkapitalen. Premieavviket pensjon var spesielt høyt i 2012, rundt 9 mill. kr, og momskompensasjonen knyttet til investeringene, utgjorde kroner av resultatet. Korrigert for premieavvik og moms, ville driftsresultatet i 2012, ligget på 1,2%. 37

75 Av netto driftsresultat i 2013 utgjorde premieavvik kroner, momskompensasjon investeringer kroner og sjukepengerefusjon netto om lag Korrigert for disse faktorene ble netto driftsresultat kroner eller 4,5%. I 2014 utgjorde premieavviket 13,1 mill. kr. Korrigert for dette ville netto driftsresultat kommet på 9,9 mill. kr, eller 2%. Fra 2014 føres all moms fra investeringene i investeringsregnskapet. Av netto driftsresultat i 2015 utgjorde premieavviket kroner, og sjukepengerefusjon netto kroner. Korrigert for dette ble netto driftsresultat om lag 7,7%. Tilsvarende tall for 2016 er i premieavvik og kroner i netto sjukepengerefusjon, som ga et korrigert netto driftsresultat i 2016 på 5,9%. Netto resultatgrad år Skaun 3,58 6,15 4,68 8,56 6,66 Kostragruppe 07 3,16 2,79 1,14 3,37 4,06 Fylkessnitt 4,23 3,82 0,53 2,38 4,42 Landssnitt 2,58 2,36 0,93 2,7 3,97 38

76 Kostratallene for resultatgrad, der Skaun er sammenlignet med egen Kostragruppe, samt fylkessnitt og landssnitt, er satt opp i tabellen over. Tabellen viser at Skaun har kommet godt ut i forhold til sammenligningsgruppene, i alle årene fra Fra 2013 har Skaun hatt en resultgrad som har ligget solid over alle sammenligningsgruppene. Lånegjeldsgrad år Lånegjeldsgrad (lånegjeld i prosent av sum driftsinntekter) Lånegjeldsgraden viser samla lånegjeld i % av sum driftsinntektene. En tommelfingerregel sier at lånegjelden ikke bør overstige % av driftsinntektene. Fra 2012 til 2014 har Skaun ligget om lag på dette nivået. Fra 2014 til har lånegjeldsgraden økt fra 85% av driftsinntektene, til 113% i 2015 og ytterligere 119% i

77 Av den samla langsiktige gjelda i 2016 på 667,5 mill. kroner, er om lag 97,4 mill. kroner startlån, 104,2 mill. kroner er knyttet til selvkostområdene, og andelen lån med kompensasjon av renteutgiftene ca. 49,5 mill. kroner. Dette gir et lånevolumet som er utsatt for renterisiko på 416,4 mill. kroner. Lån med renterisiko er det som reelt belaster drifta, og er kanskje det mest relevante utgangspunktet for å beregne gjeldsgraden. Med bakgrunn i et lånevolum på 416, mill. kroner, er gjeldsgraden i 2016 om lag 74%. Denne korrigerte gjeldsgraden kan sies å ligge på et akseptabelt nivå. Utfordringen framover blir å holde gjeldsgraden på et akseptabelt og håndterlig nivå. I økonomiplanen viser prognosen at korrigert gjeldsgrad vil passere 100% av inntektene i Lånegjeld år Skaun Kostragruppe Fylkessnitt Landssnitt Lånegjeld er samla gjeld til investeringer og til videre utlån (startlån). 40

78 Fra å ligge under sammenligningsgruppene i 2012, lå Skaun i 2016 godt over Kostragruppe 7 og landssnittet, men fylkessnittet har ligget høyere alle årene fra Lånegjelda har økt fra pr. innbygger i 2012 til kroner i 2016, en økning på nesten om lag kroner pr. innbygger. Lån til videre utlån var totalt 97,4 mill. kroner i 2016, som utgjorde om lag kroner per innbygger. Investering i anleggsmidler år Investeringer i anleggsmidler Investeringsnivået økte kraftig fra 2013 til 2015, mens investeringsnivået gikk en god del ned i 2016 sammenligna med 2014 og Iht. vedtatt økonomiplan er investeringsnivået i 2017 om lag 126,5 mill. kroner, og i 2018 og 2019 hhv. 233,1 mill. kroner, og 179,3 mill. kroner. Økt lånevolum knytta til nye investeringer er om lag 359 mill. kroner for , men det er budsjettert med innbetaling av avdrag med om lag 41

79 82 mill. kroner. Netto vil lån til investeringer øke med om lag pr innbygger fra 2016 til Disposisjonsfondene har hatt en solid økning de siste årene, og det bør vurderes en sterkere bruk av driftsfondet til finansiering av investeringene. 42

80 Årsmelding. Sentraladministrasjonen, fellestjenestene. Tjenester Området inneholder koordinering/samordning av arbeidet med budsjett/økonomiplan, føring av kommuneregnskapet, koordinering kommunal fakturering og innfordring, lønnsfunksjonen, refusjoner sjukepenger opp i mot NAV, HRM, IKT-tjenester, samt rådgiverstillingen på barnehageområdet. Regnskap ble levert innen fristen Servicekontoret omfatter stillingene knyttet til Servicekontoret, sekretærfunksjon for Bomvegselskapet E39, porto- og telefonutgifter rådhuset, annonsering, kontingenter og tjenester levert av IKA Trøndelag, EVRY m.fl. Organisasjon. Økonomi og personalkontoret har 14,50 årsverk i faste stillinger. Ny rådgiver på IKT området tiltrådte 01. august I tillegg er hovedtillitsvalgt for Fagforbundet med i 80% stilling og Hovedvernombud i 10% stilling ført under ansvar 120. Nærværsprosenten ved økonomi- og personalkontoret i 2016 var på 96,5%. Servicekontoret hadde i 2016 seks årsverk. Servicekontoret hadde i 2016 en nærværsprosent på 98,4 %, noe som vi er svært fornøyd med og som gjenspeiler trivsel og et godt arbeidsmiljø. Utfordringer Økonomi- og personalkontoret: Arbeidet med LEAN og sjukefraværsoppfølging. Videreutvikle styringssystemet og økonomi- og personalsystemet. Fortsette arbeidet med å erstatte manuelle rutiner med elektronisk arbeidsflyt, e-handel. Elektronisk personalarkiv. 43

81 Servicekontoret: Utfordringer i 2017: ordning av arkiv, utarbeide planer for bevaring og kassasjon, og overgang til fullelektronisk arkiv. Vi er godt i gang med ordning og Skaun står i «kø» for å skanne eiendomsarkivet hos IKA Trøndelag. På grunn av at mange kommuner nå må ordne sine arkiv før kommunesammenslåinger, er denne køen lang og vi har fått beskjed om at vi må vente til Vi ønsker derfor å gjøre en større del av denne jobben selv. Dette vil medføre kostnader i form av skannerutstyr, men det vil også føre til at vi sparer en god del på konsulenttjenester. Kommunikasjon og informasjon blir en utfordring også i Det stilles krav til helhetlig informasjonsforvaltning i offentlig sektor og vi plikter å tilrettelegge for gode, brukerorienterte digitale tjenester. På slutten av 2016 kom vi i gang med bruken av KS-SvarUt, som gjør at vi nå kommuniserer digitalt med våre innbyggere og næringsdrivende. Klart språk i de digitaliserte tjenestene er en forutsetning for gevinstrealisering. Prosjektet Klart språk i Skaun kommune i 2016 ga en god start på et arbeid med å få et brukertilpasset språk i kommunikasjonen med våre innbyggere. Grunnskolen. Skaun k-gr. 07 S-T Landet Nøkkeltall basert på KOSTRA Andel innbyggere 6-9 år i kommunal og privat SFO, prosent Korrigerte brutto driftsutgifter til skolefritidsordning (215), per komm. bruker Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskoleundervisning (202), per elev Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, prosent Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, prosent 1-4.trinn Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, prosent 5.-7.trinn 64,3 64,6 62,6 66,1 60,4 68,0 61, ,4 8,4 7,3 6,0 7,1 7,8 7,8 5,2 4,5 4,7 4,4 4,5 5,2 5,1 13,7 11,3 8,8 8,3 8,3 8,8 9,2 44

82 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning,prosent trinn 15,4 11,5 10,1 5,9 9,6 10,7 10,1 Overgang til videregående skole 100,0 96,6 99, ,9 98,3 98,2 Gj.snittlig gruppestr, 1. 4.trinn 15,2 13,6 14,3 14,2 13,8 13,4 13,3 Gj.snittlig gruppestr, 5. 7.trinn 14,4 12,8 13,5 14,3 13,8 13,8 13,4 Gj.snittlig gruppestr, trinn 15,0 15,5 14,7 13,7 15,0 14,1 14,3 Skolene har de siste årene jobbet målbevisst med tilpassa opplæring og tidlig innsats. Andel elever som mottar spesialundervisning går stadig nedover, som en følge av dette. Klassedelinger og delingstall 18 på 1.trinn er med på å øke driftsutgiftene til grunnskoleundervisning. Antall elever per kommunal skole er vesentlig færre i Skaun kommune enn for skolene i KOSTRA-gruppe 07. Skaun kommune har i gjennomsnitt på 187 elever per skole, mens det i K07 er 253 elever i snitt per skole. Skolestørrelsen i landet forøvrig ligger på 233 elever. Dette kan også være med på å medvirke til at kostanden per elev er høyere i Skaun enn i K07-gruppen. Tjenester Resultater og vurderinger/analyser knyttet til ulike indikatorer er mer omfattende beskrevet og utdypet i sak 16/61 fra KST , «Kvalitetsmelding for grunnskolen i Skaun kommune 2016» Grunnskolepoeng er summen av alle karakterer som føres på vitnemålet delt på antall karakterer multiplisert med 10. Resultatet for Skaun kommune ligger noe under Sør-Trøndelag og Landet. Mål for 2017 er å komme seg tilnærmet snitt i Sør-Trøndelag. Grunnskolepoeng, gjennomsnitt 2010/ / / / / / 16 K07 Sør- Tr. Landet Skaun kommune 39,6 39,7 36,8 38,5 40,2 39,9 40,9 41,0 41,1 Nasjonale prøver Nasjonale prøver i lesing og regning kartlegger i hvilken grad elevenes ferdigheter er i samsvar med mål for de grunnleggende ferdighetene lesing og regning, slik de er integrert i kompetansemål i læreplaner for fag i LK06. Engelsk er ikke en av de grunnleggende ferdighetene og skiller seg dermed fra de andre prøvene. Fra 2014 ble resultatene presentert i ny skala der 50 skalapoeng er gjennomsnitt og 10 som standardavvik. Vi ser at årets elevkull har færre elever på laveste nivå i lesing og regning enn tidligere år, mens antall elever på dette nivået har økt i 45

83 engelsk. Mål for 2017 er at færre elever skal ligge på det laveste nivå i samtlige prøver. Dette krever at fokus på tilpassa opplæring og tidlig innsats opprettholdes. 5.trinn: 8.trinn 9. trinn 46

84 Elevundersøkelsen Resultatene i elevundersøkelsen avviker i liten grad i forhold til resten av landet. Det som er gledelig er at man ser en positiv trend i utviklingen for skolene i Skaun over tid. Elevene våre trives på skolen! Skoler med et godt læringsmiljø, slik det måles i Elevundersøkelsen, har også hatt bedre utvikling i elevenes karakterer enn skoler der elevene i mindre grad er fornøyde med læringsmiljøet (Bakken og Seippel 2012). Å jobbe med læringsmiljøet er en kontinuerlig jobb. Utfordringen fremover blir å holde trykket oppe og utnytte den kompetansehevingen som LPsatsningen har medført. 7. trinn: 10.trinn: 47

85 Organisasjon I 2016 var det 1123 elever i grunnskolen i Skaun, og til sammen 96 årsverk til undervisningspersonale. Årsverkene er fordelt på 111 lærere. Det er 16 årsverk til barne- og ungdomsveileder. SFO har 339 barn innmeldt. Skolene i Skaun har målsetting om at alle elever skal får mulighet til å utvikle sine grunnleggende ferdigheter. Tre valgte fokusområder skal være med å bidra til at elevene nærmer seg målsettingen. Alle skolene jobber systematisk med læringsmiljø, vurdering for læring og tilpassa opplæring/tidlig innsats. I tillegg har skolene et eget valgt fokusområde. Dette er tråd med sektorplan for grunnskolene i Skaun. Skaun ungdomsskole deltok i Skolebasert kompetanseutvikling i satsningen Ungdomstrinn i utvikling med spesielt fokus på lesing og klasseledelse/læringsmiljø. Barneskolene gikk i 2015 inn i den nasjonale satsningen Vurdering for læring (Udir). De nasjonale satsningene avsluttes i 2017, men alle grunnskolene skal videre gå sammen inn i et etterutdanningsprosjekt med Høgskolen i Lillehammer om vurdering for læring. Skolenes seks fagdager for pedagogene blir brukt til kompetanseheving knyttet til fokusområdene. Utfordringer Elevveksten vil fortsatt utfordre skolene. Selv om det bygningsmessig er mye som har falt på plass i løpet av de siste årene, ser vi at det å håndtere stadig større elevkull krever fleksibilitet og kreativitet av enhetene. Ved at vi stadig får flere elever, ser vi også at mangfoldet i elevgruppa blir større. Det er et økende antall elever med særlige behov for opplæring ut over ordinær undervisning. På ungdomsskolen har dette blant annet medført at Skaun kommune har etablert en SFO for elever som har behov for avlastning før og etter skoletid. Nye kompetansekrav fra utfordrer kommunen i forhold til tilbud om videreutdanning for lærere. Lærernes kompetanse er kartlagt og årlig tar 7-8 lærere videreutdanning. Det hadde vært ønskelig at flere tok videreutdanning, spesielt i engelsk. Det er ikke budsjettert med ressurser til videreutdanning og kommunen tilbyr kun vikarordning (noe frikjøp fra undervisning) i realfag. Det er statlige midler som dekker dette gjennom strategien Kompetanse for kvalitet. Mulig flere lærere hadde søkt om videreutdanning dersom vikarordningen ble tilgjengelig for flere fag. For å kunne tilby elevene god nok opplæring og utvikling av digital kompetanse melder enhetene om at maskinpark og støttefunksjoner er ei felles utfordring. Som følge av vedtak i KST skal det i løpet av 2017 utarbeides en ny IKT-strategi for skolene i Skaun. Her vil det bli langt fram tiltak for å møte denne utfordringen. 48

86 Barnehager Nøkkeltall basert på KOSTRA Andel innbyggere 1-5 år med barnehageplass % Andel ansatte med førskolelærerutdanning, prosent Korrigerte brutto driftsutgifter i kr. pr. barn i kommunal barnehage Skaun k-gr S-T 2016 Landet ,2 91,1 89,4 91,8 91,1 93,6 91,5 34,3 31,4 35,7 33,0 33,7 39,2 36, Tjenester Alle barnehager arbeider i henhold til de fem fagområdene i rammeplanen; 1 Kommunikasjon, språk og tekst, 2 Kropp, bevegelse og helse, 3 Kunst, kultur og kreativitet, 4 Natur, miljø og teknikk, 5 Etikk, religion og filosofi, 6 Nærmiljø og samfunn. Forslag til ny statlig rammeplan for barnehagene har vært ute på høring, og blir gjeldende fra Skaun kommune v/ Fagnettverk for barnehagestyrerne har gitt en skriftlig tilbakemelding på høringen. Forslag til ny rammeplan er tydelig og bedre som et styringsdokument. Den vil bli et velegnet arbeidsdokument for barnehagepersonalet, og den ivaretar barnehagens brede samfunnsmandat. Sektorplan for barnehagene i Skaun ble vedtatt i K-styret Felles satsingsområder er; Barn med særskilte behov/tidlig innsats, Danning og kulturelt mangfold, Pedagogisk ledelse/barnehagen som lærende organisasjon. Et godt språkmiljø for alle barn. En felles mal for barnehagenes Årsplan er utarbeidet og tatt i bruk fra barnehageåret 2016/2017. Den implementere vedtatte Sektorplan. «Samordnet opptak.» Felles opptak for kommunale og private barnehager. Mange barn på venteliste som ønsket plass våren 2016 førte til at den 7. avdelingen i Hammerdalen barnehage ble åpnet På grunn av nok kapasitet høsten 2016 ble det ikke behov for å åpne den 8. avdelingen. Den blir tatt i bruk nå fra Det er fortsatt stor søknad til barnehagen på Venn oppvekstsenter. De som ikke fikk plass fra august 2016 ble fordelt på andre barnehager i kommunen. De fleste i Børsa og Fredly. Med bakgrunn i søkermassen pr. 1. mars 2017 er det fortsatt behov for 3 avdelinger på Venn, men så langt har det totalt i kommunen vært nok kapasitet til alle med lovfestet rett til plass. Det er vedtatt en felles «Plan for overgangen barnehage skole», og det er vedtatt en felles «Handlingsplan mot mobbing for barnehage og skole» Kommunen har en privat barnehage, Fredly barnehage. Barnehagen har behov for mer plass og har lenge vurdert tilbygg/nybygg. Kommunen har vært i dialog med ledelsen for Fredly 49

87 folkehøgskole, som er eier av barnehagen. De vurderer å sende en søknad til kommunen om garanti for økt driftstilskudd ved å utvide fra to til tre avdelinger. Våren 2016 gikk 11 barn i private barnehager i Trondheim kommune og 4 barn i private barnehager i Melhus kommune. Høsten 2016 gikk 4 barn i private barnehager i Trondheim og 4 barn i Melhus. Totalt 7 færre barn høsten I henhold til 11 i Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikkekommunale barnehager har disse kommunene rett på refusjon for kostnader til ordinær drift fra kommunen der barnet er bosatt. Refusjonen er basert på nasjonale gjennomsnittssatser fastsatt av departementet, og er tilpasset den prosenten som hver enkelt barnehage mottar fra egen kommune. Fra høsten 2015 fikk alle private barnehager rett til 100 % refusjon. Midler til styrkingstiltak refunderes private barnehager etter søknad. Gjelder tilskudd til enkeltvedtak etter barnehageloven, og styrket tiltak til tidlig innsats. Fra 2014 ble midler til styrkingstiltak i de kommunale barnehagene fordelt og overført til den enkelte barnehage sitt budsjett. Styrer sender rapport på hvordan midlene er disponert til administrasjonen to ganger i året. I HOKU blir det lagt fram en sak for politisk behandling som gjelder utredning av behovet for spesialpedagoger i barnehagene. Organisasjon Alle barnehager har full barnehagelærerdekning i henhold til kravet i barnehageloven. Det var ingen søknader om dispensasjon fra barnehagelærerutdanningen i Fortsatt stor søknad til ledige stillinger som barnehagelærer og barne- og ungdomsarbeider. Midler til kompetanseutvikling fra staten blir overført Orkdal- Øyregionen. Regionkonsulenten koordinerer kurs/opplæring for ansatte i barnehagene. I tillegg samarbeider alle barnehagene i Skaun om felles kurs- og planleggingsdager. Sykefraværet i barnehagene varierer. Å skaffe vikarer er en stor utfordring. Kommunen utvider barnehagetilbudet hvert år, og mange vikarer får faste stillinger. Det er gjennomført et prosjekt i barnehagene ved bruk av Lean-metoden for å oppnå større nærvær. Gode tilbakemeldinger på prosjektet. Flere av barnehagene har lærlinger. Til sammen 6 fordelt på 4 barnehager. 50

88 UTFORDRINGER Økonomi I flere år har utfordringen vært å skaffe nok barnehageplasser i kommune. Behovet for flere plasser har vært løst ved å åpne den 7. avdelingen i januar 2016 og den 8. avdelingen høsten Planlagte byggeprosjekter kan tyde på at presset på barnehagene i Børsa kan øke. Søkermassen til Venn oppvekstsenter viser at det er et behov for 3 avdelinger, men på grunn av kapasiteten totalt i kommunen har det ikke vært behov for utvidelse til nå. Fra barnehageåret 2018/2019 har ikke kommunen flere utvidelsesmuligheter. I takt med veksten i kommunen blir det derfor viktig å følge opp behov for videre barnehageutbygging. Fra 2017 vil alle barn som fyller ett år til og med november ha rettighet på plass. Det vil si nesten ett årskull. Det blir kun førskolebarna som frigjør plasser. I tråd med kravene i den nye statlige Rammeplanen blir det viktig å arbeide med faglig og personlig utvikling av personalet i barnehagene framover. Det må arbeides videre med en kompetanseutviklingsplan. Her kan det bli behov for ekstra ressurser for innleie av eksterne kursholdere. Flere av barnehagene har et behov for utbedringer både på bygg, utelekeplass og inventar. Tjenester I tråd med vedtatte sektorplan for barnehagene i Skaun ønskes fokus på pedagogisk dokumentasjon. Behovet for trygge og tydelige ledere er stort og det blir igangsatt arbeid inn mot dette i regi av regionen fra høsten Det er utredet et behov for flere personer med spesialpedagogisk kompetanse i barnehagene (sak i HOKU ). Stortinget har sendt ut på høring et forslag om lovfestet rett til barnehageplass for barn som fyller ett år i løpet av november. Det er ikke vedtatt, men blir mest trolig gjeldende fra Barna får en lovfestet rett til plass fra den måneden de fyller ett år. For et barn som er født og starter i november vil barnehagen tape foreldrebetaling for 3 måneder. I følge staten blir dette finansiert over rammetilskuddet. Organisasjon Alle barnehagene har utnyttet leke- og oppholdsarealet maksimalt for å skaffe nok plasser. Utvidelsen i Børsa og Oterhaugen barnehage evalueres i forbindelse med opptak og behov hvert år. 51

89 Fokus på nærvær og redusert fravær er en viktig oppgave for barnehagene. I samarbeid med personalkontoret er det gjennomført et nærværsprosjekt med alle ansatte i barnehagene. Tilbakemeldingene har vært positive. Liten tid til administrasjon er en utfordring for oppvekstsentrene, spesielt med tanke på samhandling mellom skole, barnehage og SFO. Kultur, fritid og frivillighet Tjenester I 2016 har kulturskolen tilbudt det samme undervisningstilbudet som året før. Gruppetilbudene innen dans, teater og visuelle kunstfag har relativt stabil rekruttering. Det er fortsatt stor overvekt av elever og søkere på musikkdisiplinene, og innenfor disse er det fremdeles noen instrumenter som er mer populære enn andre. Biblioteket har, selv med en svak nedgang fra året før, fortsatt svært gode utlånstall, med nesten utlån. Stort fokus på litteraturformidling til hele lånegruppa, og med spesielt fokus mot barnehagene, gjennom "Boken i støpeskjeen" må fortsatt få mye av æren for dette resultatet. Det ble sendt invitasjon til å delta i brukerundersøkelser for bibliotek og kulturskole, men ingen av undersøkelsene fikk stor nok deltakelse til videre oppfølging. Kulturadministrasjonen bruker mye tid knyttet til arbeid mot lag og organisasjoner, til ivaretakelse av friluftsområder (inkl. Pilegrimsleia), samt til fritidstilbud for brukere med spesielle behov og fritidsklubben for ungdom, Klubb1. Det jobbes også med kulturtilbud i grunnskolen, både generelt og gjennom Den kulturelle skolesekken (DKS), med kultur i barnehagene og til eldre, bl.a. gjennom Den kulturelle spaserstokken (DKSS). Klubb1 har fast ukentlig åpningstid, og har gjennom året hatt en noe høyere oppslutning enn de siste årene. MOT har hatt litt redusert aktivitet i En informatør har hatt fødselspermisjon, og vi lyktes ikke med viker for denne. Arbeidet har likevel vært fulgt godt opp, og i løpet av våren 2017 vil vi være tilbake på anbefalt nivå med tanke på bemanning og får dermed gjennomført arbeidet i ungdomsskolen etter planen. Ved frivilligsentralen har vi nå mellom personer som kan spørres om enkeltoppdrag. I tillegg kommer frivillig innsats i forbindelse med enkeltstående tiltak og arrangement. Frivilligsentralen har hatt ett av sine mest aktive år noensinne, og har bestått av å bidra på små og store arrangement, i tillegg til faste oppdrag som ledsagertjeneste, handleturer, frivillighet på institusjoner med mer. Sentralen har i 2016 hatt to hovedfokus: Et tett og godt samarbeid med Voksenopplæring og flyktningetjeneste i forhold til integrering. Elever fra Voksenopplæringa har vært aktive i frivilligsentralen, både med gruppeoppdrag og enkeltoppdrag. I tillegg har vi arbeidet målrettet med prosjektet "Sammen for en aktiv seniortilværelse", med prosjektmidler fra Helsedirektoratet. Vi har blant annet arrangert teaterturer og etablert datakafé for seniorer. Organisasjon Enheten består av ca. 10,7 årsverk når kulturskolens salg av tjenester til fritidskulturlivet er holdt utenom. Enheten har et nærvær på 97,2 %. På det som er av sykefravær, er det ingen tilbakemeldinger på at dette skyldes forhold på arbeidsplassen. 52

90 Utfordringer Den store befolkningsveksten vi har opplevd de senere årene, samt en relativt ambisiøs sektorplan gjør at enhetens hovedutfordring er tilstrekkelig bemanning til å løse omfanget av oppgaver. Sammenhengen mellom vår egen sektorplan, Kulturutredningen fra Engerutvalget og føringer fra departementet i etterkant av denne understreker viktigheten av å ta vare på det kulturelle grunnfjellet; biblioteket, kulturskolen og fritidskulturlivet. I tillegg vil det være utfordringer knyttet til andre områder der det i Sektorplanen er vedtatt vekst i omfang og kvalitet på våre tjenester. En nasjonal målsetting sier at 30 % av elevene i grunnskolen skal få et undervisningstilbud i kulturskolen. Med samme befolkningsvekst som nevnt over, blir vi lenger og lenger unna denne, så lenge antall årsverk blir stående uendret, noe det i alle hovedsak har gjort i hele perioden med spesielt stor tilflytting. Med en økning på 0,5 1 årsverk ville vi kunne nærmet oss målsettingen i stor grad, samtidig som dette vil kunne bidra til økt kvalitet på det tilbudet som allerede finnes. Helse og mestring Sektor helse og mestring er en fellesbenevnelse for de fire enhetene Barn, familie og helse, Hjemmetjenesten, NAV sosial og Rossvollheimen Tjenester Stortinget vedtok lovendringer i pasient- og brukerrettighetsloven hvor det tydeliggjøres en rett til opphold i sykehjem eller tilsvarende særskilt tilrettelagt bolig for heldøgns tjenester. Dette skal reguleres i en lokal forskrift, og det legges opp til en politisk behandling av forskriften i juni 2017 med virking fra 1.juli I den anledning har vi også utarbeidet tjenestebeskrivelser for pleie og omsorgstjenester. Dette vil bidra til større forståelse for hvem som får kommunale pleie- og omsorgstjenester. Hjemmetjenesten har overtatt ansvaret for avlastningstilbud og støttekontakter fra Barn, familie og helse med virkning fra Og man har effektivisert og forenklet rutiner og håndtering rundt utbetaling av godtgjørelse til støttekontakter. Skaun kommune har nå innført tjenestekonsesjon på ordningen brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Det betyr at innbyggerne som har vedtak på BPA kan velge fritt blant de leverandørene som har oppfylt kommunens krav til blant annet: - forsvarlige rutiner på opplæring, internkontroll og vikardekning. - erfaring med tilsvarende oppdrag. - forsvarlig arbeidsmiljø. - godkjente lønns- og arbeidsvilkår. 53

91 Vi overtok også ansvaret for voksenopplæringen i siste halvår 2016, og de overtok lokalene som hjemmetjenesten hadde tidligere i sokkelen på Rådhuset. I løpet av høsten så ble det klart at det var langt flere elever enn hva vi hadde planlagt for, og dette skyldes bla flere familiegjenforente enn hva vi hadde oversikt over. Medarbeiderne har vist stor fleksibilitet og kreativitet, og har fått etablert et godt opplæringstilbud som flere ganger har fått god dekning i lokalpressen. I 2016 har det også vært bosatt rekordmange, hele 26 personer ble bosatt i løpet av året. Grunnen til at det ikke ble bosatt 32 personer som kommunestyret vedtok, er at IMDi ikke hadde flere enn 2 enslige mindreårige til bosetting. Disse to har vært bosatt ved Fredly folkehøgskole. NAV har ansatt en fagansvarlig for de kommunale tjenestene, og det har vært viktig for å få plass nødvendig struktur og rutiner i tjenestene samt tilført kompetanse innenfor det sosialfaglige feltet. Det ble også vedtatt Plan for helsemessig- og sosialberedskap (Helseberedskapsplan) i 2016, og dette er en viktig plan for hvordan vi skal utnytte ressursene effektivt og målrettet ved kriser og katastrofer. Det er også påstartet arbeid med ny sektorplan innen området som skal gjelde fra Utfordringer På slutten av året ble det også klart at Orkdal kommune sier opp vertskommuneavtalen på barnevern, og fra må vi ha på plass en ny organisering av tjenesten. Vi er kommet godt i gang med dette arbeidet, og målet er å kunne legge frem et forslag til løsning før sommerferien. Vi ser at for sektoren under ett så er sykefraværet over kommunens mål på 7,5% fravær, nå er det til dels stor variasjon på sykefraværet mellom enheter og ved ulike tjenesteområder. Her må vi vurdere om vi bruker de riktige tiltakene for å redusere fraværet, og arbeide systematisk for å redusere fraværet. Samhandlingsreformen har medført at kommunen har fått behandlingsansvar for flere pasienter som krever kompleks medisinsk behandling og som oftere bor i eget hjem. Dette stiller store krav til kompetanse blant de ansatte, og Skaun kommune har høy andel med fagpersoner i tjenestene. Vi opplever derimot at det er vanskelig å rekruttere sykepleiere for tiden, og dette er tilsvarende for våre nabokommuner. Det betyr at vi må vurdere om vi skal iverksette spesifikke rekrutteringstiltak for å kunne opprettholde den høye andelen med fagpersoner. Ungdata er en verdifull kilde til kunnskap om elever som går på ungdomskolen, og vi har valgt å gjennomføre denne hvert 3.år. Resultatene for ungdata 2016 viser at Skaun ungdom flest har det godt i Skaun og de har gode relasjoner til foreldre og venner de kan betro seg til. De har også en aktiv fritid i organisasjoner og lag. Av utfordringer vil man spesielt trekke frem at 8% oppgir at de blir mobbet regelmessig, og dette er noe høyere enn hva tall fra Utdanningsdirektoratet operer med. Uansett er dette et område man må ha oppmerksomhet på. Ellers så ser man at mange jenter oppgir psykiske plager. Og det er bekymringsfullt at mange oppgir at foreldre gir ungdom 54

92 på 10.trinn lov til å drikke alkohol, når man vet at forebygging av alkohol mest sannsynlig har en forebyggende effekt på bruk av hasj og marihuana også. Teknisk kontor, eksklusivt gebyr Tjenester, organisasjon og utfordringer Teknisk kontor omfatter både budsjettområde plan eksl. gebyr og budsjettområde plan gebyrbelagte tjenester. Teknisk kontor har ansvar for gjennomføring av kommunens egne arealplaner, ledelse av driftsog investeringsprosjekt, landbruks- og viltforvaltning, samferdsel og trafikksikkerhet, boligtjenester, eiendomsutvikling, brann- og redning, GIS, kart og oppmåling, vann og avløp, plan- og byggesaksbehandling og feiing. Det vil si et bredt spekter av tjenester hvor det er stor aktivitet til enhver tid. I 2016 har det til tider vært ressursmangel med vakante stillinger, permisjoner og langtidssykmeldinger. Dette har medført stort arbeidspress på alle, og det har vært nødvendig å utsette noen prosjekter. Ungdomsskoleprosjektet og Helse- og mestringsboligprosjektet har hatt stort fokus i tillegg til ombygging av brannstasjon, overtakelse av Rossvatnet og andre store og små vann- og avløpsprosjekter. Adresseringsprosjektet er det også jobbet mye med og vi har hatt stort fokus på trafikksikkerhetsarbeid. Pr. mars 2017 er alle stillinger besatt, og vi har i tillegg ansatt en byggesaksbehandler på et 6 måneders engasjement for å få unna saker som har hopet seg opp. Vi har også ansatt en GISmedarbeider i 100% stilling i 6 måneder i 2017 for å gjennomføre adresseringsprosjektet. I tillegg har vi ansatt en fagleder for plan- og byggesak og hatt fokus på rutiner. Totalt er det ansatt 7 medarbeidere siden januar 2016 hvorav 4 er faste stillinger. Vi gjennomfører Teknisk-møter annenhver uke for alle medarbeidere på Teknisk kontor, og tillegg har faggruppene sine egne møter hvor status gjennomgås. I 2016 innførte vi 2 saksbehandlingsdager pr. uke hvor plan- og byggesaksbehandlerne og boligtjenesten ikke er tilgjengelig for møter eller telefoner. Dette har fungert veldig godt. Saksbehandlerne har fått arbeidsro og saksbehandlingstiden har gått ned. I 2016 har vi hatt et spesielt fokus på arbeidsmiljøet ettersom det er mange nye ansatte og stort arbeidspress. Vi har etablert velferdskomite og har en plan for sosiale arrangementer gjennom året. Høsten 2016 gjennomførte vi en 2-dagers samling i Rindal hvor fokuset var teambuilding og kommunikasjon. Dette arbeidet fortsetter vi med i

93 Tiltak ikke ferdigstilt i 2016, men må sluttføres i 2017 Tiltak Budsjett 2016 Regnskap 2016 Status Overføres 2017 Ventelommer Avklart med for skolebuss langs Fv709 grunneiere og Statens vegvesen. Avventer godkjent arbeidsvarlingsplan for oppstart. Reguleringsplan Ulvdalen Oppstart regulering er varslet Områdeplan Børsa, Buvika og Venn Deltakelse i Lensanettverket Områdeplan Venn gjenstår. Gjennomføres i Pågår ut

94 Investeringer ikke ferdigstilt i 2016, men må sluttføres i 2017 Prosjekt 188/543 Ølsholmskjæret friluftsområde Budsjett 2016 Regnskap 2016 Status Overføres Avventer reguleringsvedtak 526 Flyktningeboliger Hammerdalen bhg års garantibefaring gjenstår I tillegg trengs bevilget slik at det totalt blir Børsa helse- og mestringsboliger 533 Ombygging sokkel Venn flerbrukshus 534 Anleggsbidrag Eliløkken Sjøside 536 Utvidelse Skaun ungdomsskole 541 Ombygging brannstasjonen 645 Vannledning forlengelse Sildværvegen- Viggjakleiva 654 Rossvatnet vannverk 756 Forlengelse avløpsledning Sande- Teia Oppstu 757 Forlengelse avløpsledning Viggja- Dållån Ferdigstilles sommeren I tillegg trengs bevilget 1,16 mill kr Avventer politisk behandling/avklaring Asfaltering av tursti gjenstår (100% refusjon fra utbygger) Konkurranse pågår Detaljprosjektering startes opp nå ferdigstilles i Snart ferdig Pågår overtakelse medio mars Ferdig, bortsett fra småreparasjoner til våren Ferdig, bortsett fra småreparasjoner til våren Total bevilgning (2015) er

95 Driftskontoret Tjenester (Brukerundersøkelse vann og avløp) Resultat Resultat Mål 2016 Resultat Service og tilgjengelighet 4,7 4,9 5,0 4,3 Informasjon 4,2 4,3 4,5 4,2 Det dårlige resultatet for service og tilgjengelighet skyldes lang sykmeldingsperiode på personen som ivaretar dette området. Følgende driftstiltak ble gjennomført. Tiltak Budsjett Regnskap Avvik i kr Renholdsoner kommunale bygg Renholdsmaskiner Fugleavvisning Rossvollheimen Takheiser Rossvollheimen Viggja skole, skifte av kledning og vindu nordfa. Meieribakken, brannteknisk oppgradering Renovering Jåren - Råbygda skole Renovering veglys Rådhusområdet Vedlikehold Morbrua Reasfaltering kommunale veger HMS og off. påbud Nytt dataprogram renhold Restaurering stabbur Sum Årsaken til at takheiser på Rossvollheimen ble langt billigere enn budsjettert skyldes at det, av en eller annen grunn, har skjedd en dobbelbudsjettering. I budsjetteringa for renovering veglys Rådhusområdet ble det antatt mye gravearbeid. Dette unngikk vi, så derfor ble dette mye rimeligere. 58

96 Investeringstiltak i 2016: Tiltak Budsjett Regnskap Fornying grøntustyr Ombygging tannlegekontor Utfordringer Den største utfordringen for driftskontoret er manglende planleggingsressurs på eiendomsdrift som bl.a. fører til manglende oppfølging av vedlikeholdsplan og utarbeidelse av tilbudsdokumenter. Vi har i perioder stort sykefravær blant renholderne samt rekruttering av vikarer. Vi er også spente på responsen når vi i løpet av året skal ut med anbud på vintervedlikehold av vegene. Forrige gang var responsen liten. Tiltak ikke ferdigstilt i 2016, men må sluttføres i 2017 En oversikt over tiltak som fikk bevilgning i 2016, men som ikke er sluttført/gjennomført, og som derfor må overføres til Tiltak Budsjett 2016 Regnskap 2016 Status Overføres 2017 Oterhaugen bh. utbedring etter radonmåling Avventer tilbud Utarbeidelse av eiendomsstrategi Startet, men ikke ferdig

97

98

99 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SKAUN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Skaun kommune for 2016 i sak 3/17. Grunnlaget for behandlingen er avlagt årsberetning og årsregnskap, samt revisjonsberetning, datert 7.april Ansvarlig revisor og administrasjonen orienterte kontrollutvalget i kontrollutvalgets møte den Skaun kommunes driftsregnskap for 2016 er gjort opp med en total ramme til fordeling drift med 392,5 millioner kroner og med et regnskapsmessig mindreforbruk på 28,4 millioner kroner og et positivt netto driftsresultat på 37,5 millioner kroner. Samtlige enheter driver innenfor budsjett. Skaun kommune fortsetter derfor den positive økonomiske utviklingen også for Kommunen har økt sin totale lånegjeld med ca. 74 millioner kroner fra Total lånegjeld utgjør 667 millioner kroner som utgjør 119% av driftsinntektene i Av total lånegjeld er 416 millioner kroner utsatt for rentevariasjoner. Det er viktig å påpeke de utfordringer en eventuell renteoppgang kan påføre kommunen. Skaun kommune ligger i dag på et lavt nivå med hensyn til betaling av avdrag på lån. Årsmelding 2016 med beretning er et grundig og oversiktlig dokument. Selv om årsmeldingen ikke er en del av de formelle regnskapsdokumentene, gir den viktig informasjon om både aktiviteten og hva som er oppnådd i de ulike virksomheter i kommunen. Kontrollutvalget mener regnskapet, sammen med årsmeldingen og årsberetningen, gir brukerne god informasjon om virksomheten i 2016 og den økonomiske stillingen pr Kontrollutvalget har ingen merknader til årsregnskap for 2016 og anbefaler kommunestyret å godkjenne årsmelding med beretning og årsregnskapet. Børsa, Roy Michelsen Leder kontrollutvalget

100 Orientering - Oppfølging av tilsynsrapport sosiale tjenester for brukere år Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i sak 32/16 i møtet den Tilsynsrapport med sosiale tjenester i Nav til personer mellom år. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering Kontrollutvalget ber rådmannen orientere kontrollutvalget om status i saken våren/sommer Fra saksfremlegget i sak 32/16 stod det følgende (uthevet skrift): I Foreløpig rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år ble det påpekt følgende avvik: Skaun kommune sikrer ikke at tjenesten opplysning, råd og veiledning utover økonomisk råd og veiledning er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år. Skaun kommune sikrer ikke at tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 er forsvarlig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalgets medlemmer å vurdere om rådmannens redegjørelse gjør det nødvendig med videre oppfølging eller om utvalgets medlemmer kan ta redegjørelsen til orientering.

101 Orientering - Vertskommunesamarbeid om brann og redning Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning I sak 41/16 i kontrollutvalgsmøtet den vedtok kontrollutvalget følgende: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om status i saken tidlig Etter møtet den vedtok kommunestyret i Orkdal kommune at samarbeidsavtalen opphører med virkning fra Kommunen skal ifølge loven sørge for at drift av brannvesenet er forsvarlig og at brannvesenet ivaretar de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Kommunens internkontroll skal sikre at kravene etter loven og forskriftene blir overholdt. Kommunens internkontrollsystem skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid blir overholdt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalgets medlemmer om å vurdere om rådmannens redegjørelse gjør det nødvendig med videre oppfølging eller om utvalgets medlemmer kan ta redegjørelsen til orientering.

102 Orientering - Oppfølging av kommunestyrets vedtak ifm. forvaltningsrevisjon kommunale tjenester i NAV Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i sak 11/16 forvaltningsrevisjon av kommunale tjenester i Nav. På bakgrunn av bestillingen fra Kontrollutvalget undersøkte revisjonen følgende problemstillinger: 1. Er det lagt til rette for en tilfredsstillende organisering av tjenestene fra NAV Skaun? 2. Gjennomføres saksbehandlingen på en forsvarlig måte? I forbindelse med problemstilling 1 konkluderte revisor med at: Kommunen har innført system og rutiner, som i stor grad oppfyller forventningene til god forvaltningsskikk og internkontrollforskriften, men at NAV Skaun burde ha utarbeidet kompetanseplaner for de ansatte og innført et kvalitetssystem i arbeidet. Kommunen gir klare føringer i forhold til hvor ansvar ligger for gjennomføringen av arbeidet. NAV-Skaun samarbeider med øvrige etater og tjenester, men at denne samhandlingen kunne vært formalisert, slik at prosedyrer og møtepunkter var fastsatt. I forbindelse med problemstilling 2 konkluderte revisor med at: NAV-Skaun har innført saksbehandlingsrutiner som legger til rette for en forsvarlig saksbehandling. Dette gjelder begrunnelse for vedtak, opplysningsog veiledningsplikt, overholdelse av tidsfrister, journalføring samt behandling av klager. Revisor fant det hensiktsmessige å bemerke følgende: NAV Skaun bør utarbeide et helhetlig kvalitetssystem, kompetanseplan for de ansatte og en rutine for opplæring av nyansatte. NAV Skaun må gjennomføre en ROS-analyse, jf. internkontrollforskriften 4 h. Det ville vært hensiktsmessig med et digitalt arkiv og et digitalt avvikssystem. Revisor hadde videre følgende betraktninger: NAV Skaun har i all hovedsak betryggende organisering og saksbehandling og arbeidet som utføres er godt utført. NAV Skaun har imidlertid utfordringer knyttet til formalisering av kvalitetssystem, utarbeide kompetanseplaner for de ansatte og gjennomføre en gjennomgående risiko- og sårbarhetsanalyse av

103 virksomheten. Med bakgrunn i revisors anbefalinger oversendte kontrollutvalget saken til behandling i kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapporten. 2. Kommunestyret ber rådmannen rapportere tilbake til kontrollutvalget om status i saken innen utgangen av Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalgets medlemmer å vurdere om rådmannens redegjørelse gjør det nødvendig med videre oppfølging eller om utvalgets medlemmer kan ta redegjørelsen til orientering

104 Henvendelse fra Snøfugllia Velforening. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 16/31-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten innstilling. Vedlegg kontrollutvalget.pdf VS: Sak til Skaun kontrollutvalg Veidekke rapport.pdf.pdf Overtagelse av vei tilsvar.pdf Tilsvar Skaun 1.PDF Vedlegg1 - Brev av pdf Fylkesmann.pdf Saksutredning Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Det er viktig å presisere at kontrollutvalget ikke er et klageorgan. Det ligger likevel til kontrollutvalget å undersøke hvorvidt henvendelse indikerer svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer som den er underlagt. Fokuset bør være på systemkontroll. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer og utvalget skal heller ikke vurdere hensiktsmessigheten av politiske vedtak. I forbindelse med henvendelsen fra Snøfugllia er det flere punkter som er av privatrettslig art mellom utbygger og kjøpere (beboere som er medlemmer av velforeningen). Som hovedregel og i de aller fleste tilfeller, kan eller skal ikke mislighold mellom utbygger og kjøper, løses ved at kommunen trer inn i avtalen og tar på seg ansvar ved f.eks konkurs. Om så hadde vært tilfelle vil dette medføre at kommunen og kommunens innbyggere får overveltet en altfor stor risiko på seg, i noe som er i utgangspunktet en avtale mellom to privatrettslige subjekter. Som utgangspunkt vil det være sterkt urimelig at den som ikke er en part i en avtale blir pålagt et slikt ansvar. En slik løsning er heller ikke i tråd med norsk lov. At kommunen står for myndighetsutøvelse, håndhevelse og saksbehandling av plan og forvaltningsloven, medfører i utgangspunktet ikke erstatningsansvar i de tilfeller hvor det oppstår mislighold mellom to privatrettslige aktører.

105 Likevel kan det tenkes unntak i de tilfeller kommunen opptrår uaktsomt, grovt uaktsomt eller forsettlig. Om så skulle være tilfelle, men kommunen ikke vil innrømme erstatningsansvar, må innbyggere som mener å ha krav om erstatning, vurdere hvorvidt saken skal bringes inn til domstolsbehandling. Det ligger utenfor kontrollutvalgets mandat å gi råd om saken skal prøves rettslig. Kontrollutvalget oppfordrer de enkelte aktører til å ivareta sine interesser ved selv å engasjere bistand til å utrede grunnlaget for en rettslig prøving av en mulig tvist. Selv om kommunen behandler byggesøknader og at disse søknadene skal oppfylle de krav som stilles i lov, forskrift og er i henhold til planvedtak m.m. er ikke kommunen en part i avtaleforholdet. I utgangspunktet blir ikke kommunen erstatningsansvarlig i de tilfeller ansvarlig søker ikke oppfyller søknaden eller ikke oppfyller de krav som settes i lov eller forskrift. Videre blir kommunen som utgangspunkt ikke erstatningsansvarlig om ansvarlig utbygger ikke følger de pålegg, betingelser, krav m.m. som kommunen knyttet til vedtaket. Unntak kan tenkes ved at skader og økonomisk tap har oppstått som en følge av at kommunen har hatt positiv kunnskap om et ulovlig forhold, men har unnlatt å ikke føre tilsyn med forholdet og forholdet har direkte eller indirekte påført skadelidte et økonomisk tap. Videre må dette tapet ha fremstått som påregnelig for kommunen. Med bakgrunn i oversendt dokumentasjon er det sekretariats vurdering at henvendelsen gjelder en rekke uheldig forhold, men at de skader som har blitt påført veidekket ikke skyldes manglende ulovlighetsoppfølging fra kommunens side eller unnlatelse av å føre tilsyn og at denne har vært grovt uaktsom eller forsettlig. Sekretariatet kan ikke konkludere med at saksbehandlingen har vært mangelfull, men i tilfelle saksbehandlingen likevel kan ha vært mangelfull, medfører ikke dette automatisk erstatningsansvar eller at kommunen har plik til å tre inn i avtalen mellom partene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det ligger til kontrollutvalget å vurdere om det hefter mangler ved saksutredningen. Mangler kan være at krav i henhold til lov eller forskrift er satt til side eller ikke vurdert i tilstrekkelig grad. Videre kan det være det forhold at det er gitt dispensasjon som tilsidesetter formålet med reguleringsplanen m.m. Sekretariatet vil minne om at selv om det skulle vises seg at det foreligger mangler ved saksutredningen og at dette kan være kritikkverdig, vil ikke dette automatisk medføre at sekretariat mener at kommunen har pådratt seg erstatningsansvar. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til vedleggene og ber utvalget vurdere disse grundig. Sekretariatet ber utvalget vurdere om det vil gå videre med saken.

106 Snøfuglia Velforening Hammergjerdet Buvika Kontrollutvalget i Skaun kommune Buvika Sak til kontrollutvalget Veinett i Snøfuglia Velforening Velforeningen har over lengre tid forsøkt å løse utfordringer knyttet til veiene tilhørende velforeningen, og har på eget imitativ undersøkt de faktiske forhold nærmere og gjort seg noen betraktninger knyttet til de forholdene som er avdekket. Dette brevet har til hensikt å belyse de faktiske forhold, og de utfordringer de medfører knyttet til de samfunnsmessige konsekvensene rent økonomisk og knyttet til ansvarsforhold. Som følge av konkurs hos utbygger har velforeningen ingen å juridisk person å rette sine krav om utbedringer av mangler på vei mot. Velforeningen har forsøkt å få til løsninger med tidligere utbyggere, nåværende utbyggere og kommunen. Alle disse fraskriver seg ethvert ansvar for veiforholdene og kommer med motstridende informasjon om hvorfor de ikke har ansvar for manglene på veien. Det vises til Pbl 1, «Loven skal fremme bærekraftig utvikling til beste for den enkelte, samfunnet og framtidige generasjoner.» samt «Planlegging og vedtak skal sikre åpenhet, forutsigbarhet og medvirkning for alle berørte interesser og myndigheter. Det skal legges vekt på langsiktige løsninger, og konsekvenser for miljø og samfunn skal beskrives.» Dette tilfellet mener vi illustrerer at lovens tekst ikke er ivaretatt, og at ansvaret for en bærekraftig utvikling og forutsigbarhet forvitres slik at ingen juridisk person er ansvarlig ved konkurs, det er enkelte boligkjøper som sitter igjen med ansvaret. De planer og vedtak som er fattet har ikke i tilstrekkelig grad sikret bærekraftig utvikling eller forutsigbarhet hverken for den enkelte, samfunnet eller fremtidige generasjoner. Som følge av dette må ikke velforeningen bare besørge ny vei, vi må også bekoste delvis fjerning og utbedring av den eksisterende vei. Årsakene til dette er komplekse juridiske forhold, og en mangel på presedens på tydelige ansvarsforhold hos de involverte partene. Kommunen innrømmer ikke at de har noe juridisk ansvar for å vurdere om utbygger er i stand til å fullføre et prosjekt. Kommunen har ikke gjort noen kredittvurdering eller innhentet informasjon om utbygger har økonomi til å oppfylle kravene som kommunen stiller i utbyggingsavtalen. Det eksisterer et strengt regelverk for offentlige anskaffelser hvor det kreves at leverandører leverer kredittvurderinger. Det gjør at bl.a. kommunen innhenter kredittvurdering fra leverandører av toalettpapir, kopimaskiner og andre innkjøp.

107 Rent juridisk stiller vi oss undrende til at ikke stilles tilsvarende krav når kommunen inngår avtaler som samfunnsmessig omfatter langt høyere beløp enn innkjøp av toalettpapir og kopimaskiner. Fra et økonomisk faglig synspunkt vitner dette om at kommunen ikke har forstått hensikten med å kreve kredittvurderinger ved innkjøp. Hensikten med å innhente kredittvurderinger fra leverandører er å forhindre at avtale motparten blir forhindret fra å levere de forpliktelser som avtalt. Dette reduserer risikoen for at samfunnet, representert ved kommunen, løper en økonomisk risiko ved konkurs. At kommunen ikke innhenter denne informasjonen ved inngåelse av utbyggeravtaler er for oss uforståelig. Dette gjør at ingen, utenom utbygger selv, har en oversikt over om utbygger kan oppfylle de forpliktelser som utbyggeravtalen angir. Den fremstår svært lite hensiktsmessig for samfunnet å pålegge den enkelte bolig- eller tomte kjøper å innhente denne informasjonen selv. Dette kommer i tillegg til det eksisterende ansvaret som boligkjøper har for å kredittvurdere boligselger. Videre er det svært tvilsomt om den enkelte boligkjøper er i stand til å vurdere informasjonen fra en kredittvurdering av utbygger. Konsekvensen er at risikoen for konkurs hos utbygger og økonomisk mislighold overføres til den enkelte bolig- eller tomte kjøper. Vi kan vanskelig se at den enkelte boligkjøper kan forventes å forstå sannsynligheten for mislighold hos utbygger. Denne praksisen kan vanskelig være til det beste for samfunnet. Kostnadene ved at kommunen krever å få innlevert en kredittvurdering ved inngåelse av utbyggeravtale er minimale for samfunnet, kostandene er omtrent kr 100 hos de fleste leverandører av kredittinformasjon. Konsekvensen ved å ikke innhente den er i vårt tilfelle en kostnad som er estimert til rundt kr Dette utgjør for oss som boligkjøpere enn betydelig risiko, og vi stiller spørsmål om kommunen kan inngå en slik avtale med denne risiko for innbyggerne uten at kommunen vurderer risikoen. Og på hvilken måte bidrar dette til en forutsigbar og bærekraftig utvikling for den enkelte og samfunnet? Velforeningen består p.t. av 61 boenheter + ca 16 planlagte som vi kjenner til, ved de første henvendelsene til kommunen om dårlige veiforhold var det 42 boenheter i velforeningen. Velforeningen har gjentatte ganger opplyst til kommunen om dårlige veiforhold, og påpekt av belastningen knyttet til nye boliger medfører en rekke utfordringer, og at dette vil skade veien ytterligere. Tiltross for dette har kommunen godkjent utbygningene. Dette har medført at veinettet har blitt ytterligere skadet som følge av tungtransport, som slått fast i vedlagte rapport fra Veidekke. Veinettet har ikke vært dimensjonert for de utbygninger som er foretatt. Det er kommunen som har godkjent dimensjonering av veien. De innspill velforeningen har kommet med tanke på utbygninger, og nye utbyggeres ansvar for å utbedre vei slik at den har en standard som samsvarer med trafikkbelastningen har ikke blitt fulgt opp av kommunen. Kommunen har på denne måten bidratt til at velforeningens veinett har fått akselerert slitasjen, og ikke lenger er i samsvar med det trafikkgrunnlaget som er i området. Dette fremkommer av rapporten fra Veidekke. Når vi har forsøkt å følge opp de ulike utbyggerne så innrømmer heller ikke de noe ansvar, og vil ikke ta noen kostnader knyttet til utbygningene da de argumenter for at de ikke har noen kontraktsmessige forhold til velforeningen, og at skadene uansett ikke skyldes nøyaktig deres utbygning.

108 Velforeningen har med den tilgjengelige kompetanse forsøkt å ivareta forpliktelsene etter beste evne. Dette er ofte utfordrende i små velforeninger og representerer et annet vesentlig moment. Skaun kommune har de seneste år opprettet en rekke velforeninger knyttet til utbygninger. Dette er ofte små enheter som får ansvar for hvert sitt lille område med vei og fellesområder. Den kommunale veibyggingen fremstår som ikke eksisterende sammenlignet med fremveksten av private veier i kommunen. Det er ingen oversikt over antall velforeningen og private veier som vi er kjent med. Men vi estimerer at de siste fem år er opprettet i overkant av velforeninger i kommunen. Disse velforeningene har ansvar for å besørge egne brøyteavtaler, gatebelysning, strøm til gatebelysning, vedlikehold av veier, juridisk oppfølgning av forpliktelser og komme med innspill på nye utbygninger, samt at de alle er regnskapspliktige og må føre regnskap og rapporterer dette. Kostandene med å opprette velforeninger som må sørge for disse forholdene selv er imot all økonomisk teori. Små enheter som må ivareta denne type oppgaver og ansvar vil medføre vesentlige kompetanse gap og utgjør en stor økonomisk risiko for samfunnet. Det er ingen forskning eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør at styrene av alle disse små velforeningene er kompetente eller har evner til å ivareta de komplekse oppgavene som de er satt til å forvalte. Tvert imot så finnes det flere eksempler fra de seneste år på at velforeninger ikke lykkes med å ivareta forpliktelsene på en god måte. Ironisk nok så er Skaun kommune en av de kommunene som sterkt iverer for interkommunale samarbeid nettopp fordi større organisasjoner og driftsenheter gir stordriftsfordeler og sikrer god kompetanse. Dette er ikke unik for Skaun, men bygger på rasjonell argumentasjon, økonomisk teori og etablert forskning på hvordan man mest mulig effektivt og hensiktsmessig kan løse denne type kommunale oppgaver. Her mener vi kommunen argumenterer strekt inkonsistent. På de områder der kommunen selv har ansvar så bygger de selv opp større enheter, eller inngår i interkommunale samarbeid eller andre samarbeidsformer, for å sikre effektiv drift og god kompetanse. På de områdene hvor de tidligere har hatt ansvar men nå delegerer det bort, så oppretter de svært mange små enheter som ikke i like stor grad kan løse oppgavene effektivt eller med samme kompetanse. Dette kan ikke være til samfunnets beste. Man kan ikke på den ene siden argumentere for at store enheter er til samfunnets beste når det skjer i kommunal regi, men i det øyeblikk oppgavene ikke lenger er kommunal så er det til det beste at enhetene er så små som mulig. Dette er ekstremt inkonsistent, og bør redegjøres for i større grad enn hva vi har fått fra Skaun kommune per dags dato. Kommunen har i møter henvist til at deres argument på dette punktet er den generelle samfunnsutviklingen tilsier at dette er måten å løse det på. Vi er kjent med at flere andre kommuner overtar veinettet etter at utbygger har ferdigstilt dette. Som poengtert i tilsvar fra fylkesmannen er det ikke noe som hindrer kommunen i å overta veien. Videre har saken blitt utforende å følge opp fra velforeningens side som følge av en rekke mindre små feil, som i seg selv ikke er så kritikk verdig, men som i sum vanskeliggjør oppfølgning fra vår side. Flere parseller av veinettet er ikke skilt ut, og fremkommer fortsatt som utmark til den opprinnelige gården i området. Tiltros for dette har samtlige av de titalls eiendommene mottatt ferdigattest, etter at de fikk igangssettingstillatelse. Vi mener dette viser at kommunen ikke har hatt kontroll på prosessen i denne utbygningen. Reguleringsplanen for området er også utarbeidet slik at det er gitt flere titalls dispensasjoner i ettertid, dette gjør at vi ikke lenger oppfatter at reguleringsplanen i vesentlig grad er et styrende dokument med tanke på utviklingen i området. Den tekniske planen

109 med dimensjonering av veier avviker også fra anbefalingene i andre kommuner ifølge rapporten fra Veidekke. Noen av de seneste boligene er også oppført slik at alt overflatevannet fra eiendommene, og skråningene bak eiendommene renner ut i asfaltkanten og således eroderer massen under asfalten med veibygningen på. Når vi tar dette opp med kommunen så henviser vi til at utbygger har ansvaret for dette, og de ikke på noen måte er ansvarlig for private veier. Dette registrer vi også med noen undring, da boligene er oppført på en veiparsell som ikke er korrekt utskilt, og velforeningen således ikke ble varslet om utbygningen eller fikk mulighet til å komme med innspill som kunne hindret skadene på veien. Igjen bidrar dette til at velforeningen får vesentlige kostnader med å rette opp feil som følge av det vi oppfatter som svak saksbehandling. Som en side kommentar har velforeningen også vært i kort kontakt med de andre velforeningene i nærområdet for å se på muligheten til fusjon for å oppnå stordriftsfordeler. I denne sammenheng er vi også kjent med at flere av de andre velforeningene har hatt lignende utfordringer som oss. Eksempelvis ble boligfeltet i Møllebakken nylig tildelt veinavn, nærmere 3-4 år etter at de første flyttet inn i feltet. Vi er kjent med at dette har ført til flere vanskelig episoder med AMK og andre nødetater da de ikke har funnet frem til riktig eiendom. Denne informasjonen har vi inntrykk av at fylkeslegen også er kjent med, og har informert kommunen om. Videre har vi også blitt kjent med at kommunens administrasjon har informert kommune politikerne om at veiene i området i oppført «i henhold til plan». Når vi har påpekt at vi ikke er enige i dette for administrasjonen, så henviser de til at referansen viser til at det fysisk eksiterer en vei. At den er evt. ikke er oppført ihht. teknisk plan som er godkjent for området er ikke relevant ifølge administrasjonen. Dette bør kommunens politikere være oppmerksom på. At en vei er oppført i henhold til plan betyr altså at det finnes en vei, uavhengig av tilstand, og planverk ifølge kommunens administrasjon. I sum har vi som velforening vanskelig å se at kommunens bruk av velforeninger sikrer bærekraftig utvikling og forutsigbarhet for den enkelte og samfunnet. Vi kan også vanskelig se at praktiseringen av loven bidrar til dette. Om dette skyldes lovens utforming eller praktiseringen av denne er for oss ikke relevant i denne sammenheng, vi konstaterer bare at slik loven er utformet har den i vårt tilfelle, og muligens flere andre tilfeller i Skaun kommune, ikke ført til en praksis for har bidratt til bærekraftig utvikling og forutsigbarhet for den enkelte og samfunnet. Vi ber om deres vurdering av hvordan loven, og dens praktisering i dette tilfellet har bidratt til en bærekraftig utvikling og forutsigbarhet for den enkelte og samfunnet. Vi mener å ha illustrert noen eksempler på at det ikke er tilfellet ovenfor, og er derfor svært interessert i vurdering fra dere. Sekundert så håper vi at kommunen endrer sine rutiner for fremtiden slik at lignende situasjoner ikke oppstår. Med hilsen Roy Andreassen Snøfulia Velforening

110 Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 10. februar :42 Til: Torbjørn Brandt Kopi: 'snofugliavel@gmail.com' Emne: VS: Sak til Skaun kontrollutvalg Vedlegg: Veidekke rapport.pdf.pdf; Overtagelse av vei tilsvar.pdf; Tilsvar Skaun 1.PDF; kontrollutvalget.pdf; Vedlegg1 - Brev av pdf; Fylkesmann.pdf Viktighet: Høy Hei Torbjørn Kan du se på denne og gi tilbakemelding til Roy Andreassen, Snøfuglia Velforening? Kopi: Snøfuglia Velforening Mvh Eva Fra: Snøfuglia Velforening [<mailto:snofugliavel@gmail.com>] Sendt: 10. februar :35 Til: Eva J Bekkavik <Eva.bekkavik@konsek.no <mailto:eva.bekkavik@konsek.no>> Emne: Fwd: Sak til Skaun kontrollutvalg Hei, Jeg fikk fraværsmelding fra Sverre Midthjell, som står som kontaktperson for kontrollutvalget i Skaun. Kan du videreformidle mailen til riktig person? Mvh. Roy Andreassen Snøfuglia Velforening Videresendt e-post Fra: Snøfuglia Velforening <snofugliavel@gmail.com <mailto:snofugliavel@gmail.com>> Dato: 10. februar 2017 kl. 09:16 Emne: Sak til Skaun kontrollutvalg Til: sverre.midthjell@konsek.no <mailto:sverre.midthjell@konsek.no> Hei, Viser til vedlagte dokumenter, og ber om at kontrollutvalget i Skaun behandler saken. Dersom dere har behov for ytterligere informasjon så ta gjerne kontakt.

111 Ber også om bekreftelse på at mail er mottatt, samt informasjon om videre saksgang. Mvh. Roy Andreassen Snøfuglia Velforening

112 Befarin sra ort Tit. Fra, Meistad Maskin Veidekke lndustri AS v/tore Langland Dato: Emne. Asfaltering 2009 Buvika Bakgrunn Bakgrunnen for befaring og dette notatet er en henvendelse fra Borettslaget Berghammer 2 om at asfaltdekket som Veidekke lndustri la i 2009 har fått betydelige skader. I dette notatet vi vi i hovedsak fokusere på asfaltdekket, da dette er ulførlav Veidekke lndustri, men de øvrige lagene vil også bli omtalt. En vei kan regnes som en konstruksjon på lik linje med et hvilket som helst annet byggverk. I en veikonstruksjon så har alle lagene sin oppgave. Forsterkningslaget skal eksempelvis forsterke undergrunnen såpass at den tåler belastningen fra trafikken, bærelaget (i dette tilfellet omtalt som avstrøing) skal fordele lasten fra trafikken ned på forsterkningslaget og asfaltdekket skal beskytte vegkonstruksjonen mot nedbrytning bl.a ved å hindre nedtrenging av vann i vegoverbygningen. Det skal også bidra til å redusere påkjenningen på bærelaget for å sikre planlagt levetid for vegdekket og resten av konstruksjonen, Asfalten er vegens tak! Beskrivelsen som Veidekke lndustri og Entreprenør Meistad Maskin AS fikk på denne jobben var som vist på figuren under. J " -\ '1. *-. :..,,.1:.,.. '! I ',i 1:: i-æ I _ :- ; l-. ':'' i 1 i.: Figur '1 Prosjektert vei med lagtykkelser

113 Som figuren viser så er det beskrevet et asfaltdekke på 1 00 kg/m2 av typen Agb 16. Agb 16 produsert ved Veidekke tndustri sin asfaltfabrikk i Trondheim har en densitet ferdig utlagt på ca 2,596 tonn/m3, dvs at tykkelsen på asfaltdekket som er beskrevet er ca 3,85 cm med tilhørende toleransegrenser ved utlegging. Tykkelse vil nødvendigvis variere noe ut i fra ujevnheter i underlaget Under befaringen ble det målt tykkelse på flere steder ved å bore ut små kjerner, både i krakelert område og i områder uten skade. Målingene på områder uten skade viser tykkelse i underkant av 4 cm. Litt vanskelig å illustrere med bilder, men har lagt på en rettholt i dette tilfellei Bilde 1 Eksempel på tykkelsesmåling på område uten skade I krakelerte områder var målt tykkelse nede i 2-3 cm, men dette blir ikke representativt da en del av en fremskreden krakeleringsprosess er at man får steinslipp. Dvs at steinene på overflaten av dekket faller av. Skadetype og omfang Det er ingen tvil om at skadeomfanget på vegnettet i borettslaget er stort og at bæreevnen og vegens funksjon er nedsatt på grunn av dette. Vi deler skadene inn etter type skade etter Statens Vegvesens Håndbok V261 Skadekatalog for bituminøse vegdekker. Krakelerinq Den dominerende skadetypen i området er krakelering. Fra Statens Vegvesens Håndbok V261 Skadekatalog for bituminøse vegdekker finner vi følgende beskrivelse av skadetypen krakelering:

114 rtkelering kan L'rr:rkriv*r s(){11 fl lll{tllslff ar: splckkcr i tlrre relniligr:r. rrftr i firrm nt' et rutfnrlnnl(lfister *ller..i'.rfik$tlill*- hlrtl.,. Krirlotlering r,il tidlig i utuiklingtn upptrr h(llil en *ll:r flrrc l36.9sgtlr,'tttie parallclle rprekke r mctl l'ine *prekk*r p:.r ttiers" \"eel r"ttrrlli$ere he!;tsrtting til ugså rll: t\:*rl*såfrlde rprekkr:ne trli nlere nr;rrkcrlr- tr* clr knrirkteri:tislie rttlsn{: tritntlrcr. Rut,:ncr rtorr*lrc ril rrrrrntl lt vltrir'lt nrn:r.l ritlel*ngtle tr'.r 5 til 5{iun"r t:'ttcr hvnr dlpt i r,*sknnsruks.jnncrr ile krltiske påkjertnitlg*tt* tlpfbtllr" KHrkr,lerins r il s,rnr rcgel 1'ærc knltt*t til hr-lartrrinscr lr;r ttfitgrrat-ikken r)s dernl*tj vierc rtlc.\t virnlig i hjulspr.rren*. Kr;ik*lering harl orrrl oppsrlr i torhirrde lse mcd rperir.'llc' påkj*nningrr- pir qlshkrt, l'.*l'-r. rurrdt kunrnrer n:: sluk. Mdere beskriver.rcolf."t"fogen følgende mulige årsaker til at krakelering oppstår: r Utilstrekkelig bæreevne i forholt-l til belastntngene pil \ crgkorr s t ru kr-i*nen. - DårliUl tlrr'nr-.rirt_e har reclusert konstrulsjernens hiercer ne. - For t1'nt dekkr-. - Virnntlnrtrntlige nlillerialer tinrrcr tor nlrr dekket' - \iegdekht:t r-i tii stivt al det ikl* kl;rrer lå fr,rlgt h*r'egrlrr:n* til d* untie rligg*nelc lag. På bilde 2-5 ses eksempler fra skadene som har oppstått i boliggatene ved dette borettslaget. Når krakeleringen går langt nok vil biter av asfaltdekket brytes løs og man får hull slik som på bilde 2. Det vi la merke til var at krakeleringen var verre i nærheten av større nybygg og ved kryss. Ved bygging av bolighus vil det i lengre perioder være mye trafikk, kanskje kranbiler og andre tunge kjøretøy som står. Dette kan gi en aksellerert nedbrytning av vegkonstruksjonen slik at situasjonen blir som på bilde 4 og 5, med større skadeomfang lokalt.

115 Biide 3 Krakeleft omrade Bilde 4 Krakelert område foran innkjørsel til nybygg Bilde 5 Krakelert område med deformasjoner/spor

116 Kantooosprekkinq Denne skadetypen forekommer i et visst omfang i disse boliggatene. Bilde 6 viser et typisk eksempel hvor man har sprekker på kanten av vegen og tilfeller hvor biter av asfaltkanten er brutt av' Arsaken til kantoppsprekkingen i dette tilfellet er at trafikken går helt ut mot kanten av dekket' hvor man mangler sidestøtte og kanten glir litt ut. Dette er godt illustrert på bilde 6' hvor man ser at det er spor etter kiøretøy på området ved siden av dekkekanten' Vurderinger og anbefalinger Bilde 6 Eksempel på kantoppsprekklng Disse vurderingene og anbefalingene gis med bakgrunn i den informasjonen man har på nåværende tidspunkt og befaring den ' I vurderingen av disse skadene ønsker vi først å fokusere på det vi mener er den viktiqste årsaken til at dette har gått galt, dvs selve prosjekteringen/dimensjoneringen av vegoppbyggingen' I utbygging av boligområder bør man tenke på at gaten i pårioder vil bli trafikkert med mye tunge $øreløy' som vil være bestemmende for hvilken oppbygging man bør velge' En vegkonstruksjon er på sitt svakeste på våren når telen har begynt å gå og hvor det blir stående vann i de ubundne lagene. Har man mye finstoff i et eller flere av lagene, vil man kanskje til og med få noe telehiv og vann som fryser til is inne i vegen Vann har den egenskapen at det utvider seg når det fryser til is. Når dette smelter så vil det oppstå en situasjon hvor materialene omlagres og vegkonstruksjonen kan bli svak idenne perioden. I en slik periode kan faktisk en i utgangspunktet god vei bli ødelagt. Vi antar at mye av skadene på vegnettet i disse boliggatene har utviklet seg i slike perioder. Det er grunn til å tro at et av lagene under asfalten har for mye finstoff i seg' og at dreneringssystemet kanskje ikke fungerer optlmalt Dette er vanskelig å vurdere' da det var et lukket drenssystem i området..

117 Når det gjelder oppbygningen rent styrkemessig så vurderes denne for svak med kun 100k9 asfalt per m', de øvrige lagene vurderes også som for svake med tanke på det tynne dekket som er beskrevet.. Eksempelvis så beskrrver Trondheim Kommune i sine retningslinjer to lag asfalt på 4 cm hver, dvs 8 cm asfalt. Denne argumentasjonen understøttes i dette tilfellet at tilstøtende vei inn til borettslaget hvor det ikke finnes skader og hvor asfalten måles til mellom 7 og 8 cm som illustrert på bilde 7. En kan tenke seg at mye av skadene hadde vært unngått om man hadde bygd en sterkere konstruksjon. Bilde 7 Måling av tykkelse på tilstøtende vei uten skader Statens Vegvesens sin Håndbok N200 beskriver oppbygging av gang- og sykkelveier med minimum 2 lag asfalt på 3 cm, dvs minimum 6 cm asfalt. Disse veiene er jo ihovedsak mentforfotgjengere, men skal kunne trafikkeres av brøytebiler og renovasjonskjøretøy. Dette understreker også at dekket i dette tilfellet blir for tynt. Det er vanskelig å komme med gode anbefalrnger til utbedring når man ser et såpass stort skadeomfang. En reasfaltering uten andre tiltak er ikke å anbefale, det dette vil kunne føre til at man får de samme sprekkene på overflaten etter kort tid. Dersom man utbedrer de verste områdene ved å frese eller grave bort asfalten, sjekke dreneringen og grave bort finstoffrik masse og erstatte denne med ny masse så vil man muligens kunne få en ok løsning med reasfalterrng. Alternativt full rehabilitering av hele vegnettet.

118

119 Dato: Vår ref: 16/2348-1/JDA Deres ref: V/ Roy Andreassen Snøfugllia velforening Hammergjerdet Buvika FORESPØRSEL OM KOMMUNALT ANSVAR SOM FØLGE AV INNGÅTT UTBYGGINGSAVTALE SNØFUGLLIA, BUVIKA Viser til deres henvendelse av desember 2015 og oktober 2016 vedrørende utbyggingen av området Snøfugllia og vegforholdene i Hammerslia, Hammergjerdet og Snøfuglstien. Det fremgår av deres henvendelse at dere har kjennskap til utbyggingsavtalen for Snøfugllia, og at det er utbygger som blant annet har ansvaret for å prosjektere, besørge og bekoste alle veger internt i reguleringsområdet samt lekeplasser. Utbygger gikk imidlertid konkurs og det er for velforeningen uklart hvem som har overtatt utbyggers forpliktelser. Dere ber derfor kommunen «som oppdragsgiver» å sørge for at «utbyggingsavtalen i feltet blir gjennomført» og mangler utbedret. Deres henvendelse er videresendt til undertegnede da jeg er ansvarlig for utbyggingsavtaler i Skaun kommune. Når det gjelder deres forespørsel om trafikksikkerhet og ønsket kommunal overtakelse av privat veg, vil det behandles som en egen sak og besvares av Idar Nebelung som er vegansvarlig i Skaun kommune. Dere benevner Skaun kommune som «oppdragsgiver», men dette skyldes nok en misforståelse av ansvarsroller. Skaun kommune er ikke oppdragsgiver for enhver privat utbygging i kommunen selv om det inngås utbyggingsavtaler mellom utbyggere og kommunen. Utbyggingsavtaler inngås kun mellom to avtaleparter - den private utbygger og kommunen. Mislighold partene imellom løses i henhold til avtalene og generell avtalerett. En stor del av utbyggingsavtaler handler om ansvarsfordeling mellom det private og det offentlige. Det er i utbyggingsavtalen for Snøfugllia nettopp foretatt en slik ansvarsfordeling, og den private utbyggeren fikk da blant annet ansvar for å prosjektere, besørge og bekoste private veier i feltet og felles lekeplasser. Skaun kommune har forståelse for at dere beboere er i en vanskelig situasjon når utbygger ikke har oppfylt sine forpliktelser, men dette er et privatrettslig forhold mellom dere og utbygger, og Skaun kommune har ikke, i denne utbyggingsavtalen eller på andre måter, overtatt utbyggers forpliktelser ovenfor dere som tredjeparter. Skaun kommune har ved inngåelsen av utbyggingsavtalen altså ikke tatt noe ansvar for å ferdigstille privat utbygging i henhold til plan, gjeldende regelverk eller salgskontrakter, og deres ønske om at kommunen tar ansvar for å utbedre mangler i feltet imøtekommes ikke. Telefon: Telefaks: Org.nr.: MVA Skaun kommune Teknisk kontor Postboks Børsa Internett/E-post: postmottak@skaun.kommune.no Bankgiro: skatt

120 Deres henvendelse vedrørende utbyggingsavtaler anses på dette grunnlag besvart og saken avsluttes. Henvendelsen om trafikksikkerhet og ønsket kommunal overtakelse av privat veg behandles som egen sak. Med hilsen Teknisk kontor Jeanette Dahlen avdelingsjurist Direkte innvalg: Kopi til: Teknisk kontor, Idar Nebelung

121 t8/12/20ts Styret i Snøfugllia Velforening Skaun Kommune Postmottak@skaun. kommune'no Kopi: Ordlører av privatveg Snøfugllia Velforening - Søknad om kommunal overtakelse Snøfugllia, Snøfuglstien, Hammergierdet og Hammerslia i Snøfugllia Vellorening bejtår av alle husstandene gatene b".stårpr.dals dato av 42 husstander' Videre planlegges (med unntak av Berghammer Borettslag) i Buvika. io..rir,g"n so- e. fo.pliktet til å bli medlem av velforeningen' det bygging av totalt 27 nye husstanderi om.ådet ut\gging av Snøfugllia og Hedalm Anebyhus inngikk en utbyggingsavtale med Per Grenstad As om Forutsetningene for utbyggingen av konkurs) slått AS er senere AS for utbygging av Berghamm;ff.d* Grenstad utbygger av feltet vedtatt av Skaun kommunestyr e 22 '11'2006 ' var at området Snøfugllia, Buvika, jfr reguleringsplan AJI bygging måtte skle i henhold til uit. t"aitgr"i"gg for vann, overvann og avløp. skulle besørge bygging av alle veger' "u prosjekter", b.rr.g. og bekoste opparbeidelse godkjent teknisk plan. I tillegg rn"t_t:lr,lt**"ren for int"åt i regulerinisorrirådet. videre hadde utbyggeren ansvaret parkeringsplasser, sykkelveger og felles lekeplass felles av vedlikehold og erklæriige, u"å.r."rrd" framtidig drift og at det ble utarbeidet nødu"iargågtyste aåler b"t"g" og bekoste nødvendig og-jykk"lu"g"r. Sist men ikf,e minst skulle utbygget veger, parkeringsplasser "* *"i* Jr.u",k,e Ltter godklenning av Skaun kommune..ifi,rg *r.r gat!åvnskilt."sliråg ui"gg.t for vann og avløp, mens velforeningen er blitt Kommunen har overtatt ansvaret for drift og u"dlik?holå "u gitt ansvaret for vedlikehold av vei og gatebelysning' ffffilå"ne Beboerne har gang- og sykkelveg langs fylkesveg i tillegg innbetalt refusjon til Skaun Kommune for opparbeidet 801 ' Dagens situasjon og fulgt opp av oppdragsgiver Skaun kommune' Flere av punktene i utbyggingsavtalen er ikke blitt giennomlørt -Kvalitetogtekniskstandardpåveiererikkeoverlevertitilstrekkeligstand.Veinetteterperdagsdatoi elendlg forfatning' o o o bæreevne' AsfaltdJiket har delormasjoner på grunn av mangelfull svakf,eter og overbelastning av vegkonstruksjonen' Sprekker som skyldes kor,rt-lqoåessige fører til utilstrekkelig og manglende dreninger av Veien og k r-lokk e. feildimenqonert soå i ferd veien og ikke n"d isl tk, slik at asfaltkanter er overvann. Dette lører til at,oanri re.rner over med å rase ut flere steder' odeterfleretilfelleravkrakeleringiaslaltensomskyldesbæreevnesvikt. _ o kvalitet Slaghull i asfalten på grunn av manglende i utlørelsen drift og vedlikehold av lelles veger' Det er ikke tinglyst untnl", og"..klæringer u'.drrr"nd" -Nødvendigskiltingerikkepåplass,noesombetyratjuridiskfartsgrenseifelteter50km/t. - Det ", ikk" genno=mført lartsreduserende tiltak i feltet' Beboere har selv bekostet lekeplass

122 For velforeningen er det uklart hvem som har overtatt forpliktelsene til Per Grenstad AS. Snøfuglia Velforening ber derfor kommunen som oppdragsgiver sørge for at utbyggingsavtalen for feltet blir giennomført og mangler utbedret' Vedlikehold av vei i Snøfugllia Velforeningen sørger for vintervedlikehold av vei, herunder brøyting og strøing, ved å leie inn en entreprenør. Dette er en kostbar tj..r"rt" fo. beboerne. Beboerne belastes denne tjenesten giennom velforeningskontingenten som P't er satt til 3500,- pr år. Velloreningen har forsøkt å innhente anbud for å skape konkurranse uten å lykkes. Det kan virke som at store seriøse aktøre, u.g-r", seg for å ta oppdraget på grunn av at vi samlet sett utgiør en for liten veistrekning, Styret mottar jevnlig klager på at roedlikeholdet ikke holder en ønsket standard. Det er flere ganger meldt om <<nesten ulykk".,.o- it ytaj. gl"it u"ib".r. og uoversiktlig sikt på grunn av dårlig parkeringsløsninger i deler av feltet Trafikkbelastningen fra 42 boenheter fører til en høy belastning på veinettet. Veien benyttes daglig til skolevei og uteområde fo..ikli.rg og lek for bam i feltet. Velforeningen har ikke ressurser/midler til å få veien i tilstrekkelig stand, samt sørge for sikringstiltak, slik at barn og voksne kan ferdes trygt' Velforening ser med undring på hvordan feltet skal tåle enn ytterligere trafikkbelastningpår 27 ekstra boenheter. Bygging aåoenheter.,oll u-." svært uheldig i lorm av hard belastning fra tungtrærsport på det allerede-skakkjørte uåil'.ttl,. Velloreningen ser seg nødt tll å fraskrive seg alt ansvar, pga. sikkerhet, økonomi, samt manglende ferdigstillelse fra utby"gger. Veforeningen har manglende kompetanse på å drifte et slikt stort veinett med den tra{iklkbelastni.,g..r.,oi rå, nå, og som uil "k" i fre-iide.r. Det kan ikke være sånn at <den vanlige mann i gata> skal drifte og stå a.rsia.hg lor et veinett av slik kompleksitet. Dårlig veistandard, ansvarslraskrivelse fra utbyggere og ko*-.ie, økende tialikk og manglende sikkerhet gjør at styrerepresentanter i Velforeningen opplever risiko - noe som igien er et svært.regatiit signl og hinder ved rekruttering av engasjerte og kompetente beboere til styret' Dette kan viikke akseptere. Dette skal heller ikke vår kommune akseptere' Skaun kommune må overta drift og vedlikehold Det er stor belastning på veinettet. Veien er åpen for allmenn ferdsel. Veien benyttes daghg til skolevei, anleggsvei, turvei, gjenno-t"rt å'å for gående og lekeplass. Standarden på veien er av en slik lorlatning at fremkommelighet for utrykningskjøretøyer, renovasjonsbiler, post og hjemmetjenesten vanskeliggiøres' Vi ber Skaun kommune om hlelp. Mange av beboerne er fortvilte, og stemningen er til tider aggressiv lga dårlic standard på vei og manglende vedhkehold. Veien er viktig for mange, og vi ønsker ikke å vente på en alvorlig ulykke lør det tas grep fra kommunen. Vennlig hilsen N. jltwa(\n.; \" i Styret i Snøfugllia Velforening V/ Kristian Bjørnevaag Styrets leder c) c) Ø c) Ø

123 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 471O Sluppen, Trondheim Sentralbordz OO, Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 1O Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Henrik Øvrebø Juridisk enhet / L.sL Deres dato Deres ref. L4.1O.20L6 Snøfuglia Velforening 7350 BUVIKA v/ Roy Andreassen Svar på henvendelse - vurdering av lovlighetskontroll - klage på Skaun kommune - veiforhold i Hammerslia, Hammergjerdet og Snøfuglstien Det vises til deres henvendelser av 25.L0.20L6 og 7.L Her følger Fylkesmannens svar: Kort om sakens bakgrunn Vi forstår fra deres henvendelser at Snøfuglia velforening ikke er tilfreds med veiforholdene i Hammerslia, Hammergjerdet og Snøfuglstien, Det er vedlagt en rapport fra Veidekke av 4.t som viser betydelige skader på veilegemet. Det skyldes antakelig at det ved asfaltering i 2009 kun ble lagt ett cm) og ikke anbefalte to lag (minimum 6 cm) asfalt, Videre forstår vi at kommunen ikke har kommet dere i møte med å få rettet opp i dette, På denne bakgrunnen ber dere om Fylkesmannens klagebehandling av kommunens praksis. Det gjelder særlig om inngåelsen av utbyggingsavtalen for Snøfugllia har vært lovlig. Fra e-posten av L6 siteres: at kommunen ikke selv forstår de kausale forhold som forklarer hvorfor de har inngått en utbyggeravtale, og hvilke risiki de løper ved en sl i k avta lei n ng åelse... r, <r...vår vurdering er Fra brevet av 7.L.2OI7: <<...Kommunen innrømmer ikke at de har noe juridisk ansvar for å vurdere om utbygger er i stand til å fullføre et prosjekt. Kommunen har ikke giort noen kredittvurdering eller innhentet informasjon om utbygger har økonomi til å oppfylle kravene som kommunen stiller.>> Fvlkesmannen bemerker Rettsgrunnlag Fylkesmannen er ikke generelt overordet kommunen som forvaltningsorgan, og ha r i kke generel I tilsynsmynd ig het el ler instru ksjon mynd ighet overfor kommunen. Dette er begrunnet i prinsippet om det kommunale selvstyret. Dette begrunner at Fylkesmannens adgang til å foreta en klagebehandling over kommunens beslutninger er begrenset til de tilfelle loven gir myndighet til dette. E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen. no Internett: Organisasjonsnu m mer:

124 Klagebehandling av beslutninger etter plan- og bygningslovens (pbl,) regelverk, herunder byggetillatelser og reguleringsplaner, forutsetter at det er levert en formell klage som oppfyller betingelsene for klagebehandling, jfr, forvaltningsloven (fvl,) kap. VL Se fvl. gg En slik (forvaltnings-) klage vil Fylkesmannen være klageinstans for. Hjemmel er pbl ledd og delegasjon fra departementet. I denne saken er det ikke tale om en forvaltningsklage. Fylkesmannen kan da ikke behandle saken etter disse reglene. For øvrig har Fylkesmannen i noen tilfeller myndighet til å utføre lovlighetskontroll Lv kommunale beslutninger, etter såkalt <lovlighetsklage>, jfr, kommuneloven (koml.) 5 59 og delegasjon fra departementet. Dette forutsetter at betingelsene i koml er oppfylt. En betingelse er at lovlighetsklage er levert av 3 kommunestyrerepresentanter, jfr, , ledd, Fylkesmannen kan ellers ta opp beslutninger til lovligh-etskontroll av eget tiltak, jfr. koml ledd, Hvorvidt det skal skje, beror på en konkret vurdering. Bl,a vil det være relevant om saken er behandlet av kommunens eget kontrollorgan, kontrollutvalget, først. Så vidt vi forstår det, er det ikke tilfellet denne saken. i Det opplyses videre at i regulert område skal veg være opparbeidet og godkjent som vist iplanen før deling eller bygging kan skje, jfr. pbl.s Kommunen skal ikke godkjenne søknader om dette før veg er opparbeidet fram til byggetomten, jfr a), En som pålegges utbygging av ve^g etter denne regålen, kan kieve tilbake deler av utleggene fra andre iom på denne måten får byggekiare tomter, Se reglene om refus3on i pbl. 5S 18-3 flg. Disse reglene må kommunen ta i betraktning ved eventuelle nye søknader som gjelder fradelinger eller utbygging av tomter til vegen. Vurdering Fylkesmannen har sett på om det foreligger grunnlag for at vi skal ta opp saken til lovlighetskontroll etter eget tiltak. Kommunen skriver i brevet av at de vil behandle spørsmålet om trafikksikkerhet og kommunal overtakelse av den aktuelle vegen i en egen sak, Dette glør at Fylkesmannen vil være tilbakeholden med å foreta en lovlighetskontroll først. Kommunen skriver videre at de mener utbyggingsavtalen for Snøfugllia ikke pålegger kommunen ansvar for å ferdigstille den private utbyggingen av vegen ihht, plan. På generelt grunnlag bemerker Fylkesmannen at det ikke behøver å følge av en utbyggingsavtale at kommunen skal ta på seg ansvaret for ferdigsstillelse av infrastrukturanlegg, ved et evt. mislighold fra en utbygger. Utbyggingsavtaler varierer en stor del i hvor langt de går i å pålegge utbyggere plikt til å opparbeide ogleller bekoste infrastruktur. En plikt til å ferdigstille infrastruktur ihht, reguleringsplan følger allerede av loven, Se pbl.kap. 18. D^et følger av disse regleåe at det ikke er kommunen som har hovedansvaret for å bekoste og utføre utbygging av infrastruktur i et regulert område. En

125 utbyggingsavtale behøver ikke gå lengre enn loven i å pålegge en slik plikt for utbyggere. Hvorvidt en utbyggingsavtale medfører en forpliktelse for kommunen til å ferdigstille en pta-niag[ u"g, der utbygger ikke gjør det, beror på om dette går uttrykkelig fram fra avtalen. Det vises til lovreglene om utbyggingsavtalers forarbeider: Ot.prp. nr. 22 ( ) pkt, 4.8. I deres henvendelser stilles det særlig spørsmål ved om utbyggingsavtalen har vært lovlig. Ellers uttrykker dere skepsis til kommunens innvilgelse av utbygninger i område, bl.a. Hammergjerdet nr Det er for Øvrig ikke pekt på konkrete vedtak borettslaget mener lider av rettslige mangler. Ved spørsmål om Fylkesmannen skal velge å^ta opp en sak til lovlighetskontroll, vektlegges tiden som har gått siden det påstått ulovlige forhold etter praksis tungt. Reguleringsplanen for Snøfugllia ble vedtatt 22.!L Det formodes at utbyggingsavtalen er fra samme tidsrom. Asfalteringsarbeidene som utgjør det r"ntiutu [raktiske problemet i saken, skal ha foregått i 2009' Etter hva som går fram fra dokumentene vedlagt saken, kan ikke Fylkesmannen utelukke at def kan ha skjedd feil ikommunenjbehandling av saken, På den annen side har det imidlertid ikke kommet fram noe som klart tyder på at det har skjedd feil, slik Fylkesmannen bedømmer det etter en foreløpig vurdering. Konklusjon Etter en foreløpig vurdering av saken finner Fylkesmannen ikke tilstrekkelig grunnlag for at vi skal ta opp saken til en lovlighetskontroll av eget tiltak, jfr. kommuneloven ledd. Det vises for øvrig til våre merknader til saken ovenfor' Med hilsen Trond Flydal (e,f,) ass. direktør Henrik Øvrebø juridisk rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkient og har derfor ingen signatur. Kopi: Skaun kommune Postboks BØRSA

126 Årsmelding kontrollutvalget 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 17/22-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger årsmeldingen fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalget 2016 (adm utkast) Regnskap 2016 kontroll og tilsyn Saksutredning I henhold til kommuneloven skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret på resultatene av sitt arbeid, jf. 77 pkt. 6. Kontrollutvalget rapporterer løpende gjennom året gjennom saker til kommunestyret ved forvaltningsrevisjons-rapporter og andre forhold kommunestyret bør ta stilling til. I tillegg er det vanlig praksis at kontrollutvalget oppsummerer sitt arbeid i en årsmelding. Kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet utkast til årsmelding for Denne behandles av kontrollutvalget og legges deretter frem for behandling i kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å behandle utkastet til årsmelding for Sekretariatet ber utvalget om å komme med innspill og eventuelt foreta endringer der hvor kontrollutvalget finner det nødvendig. Videre anbefaler kontrollutvalgssekretariatet at kontrollutvalget legger årsmeldingen frem for kommunestyret til orientering.

127 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2016 Skaun kommune Adm.utkast til 3/17 den

128 Innholdsfortegnelse 1 Om kontrollutvalget Kontrollutvalgets formål Sammensetning Likestilling Etiske retningslinjer Kontrollutvalgets virksomhet Saksbehandling Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Andre saker Samarbeid og opplæringsaktiviteter Ressurser Sekretariatstjenester Revisjonstjenester Økonomiske rammer Avslutning... 7

129 1 Om kontrollutvalget 1.1 Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget er et lovpålagt organ etter kommuneloven 77. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Kontrollutvalget skal bidra til at kommunen ivaretar sine oppgaver overfor sine innbyggere på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse. Utvalget skal gjennom sitt arbeid bidra til tillit mellom innbyggerne og kommunen. Kontrollutvalget skal påse at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 1.2 Sammensetning Kontrollutvalget i Skaun kommune består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlemmer og varamedlemmer av formannskap, driftsutvalg og andre kommunale nemnder med beslutningsmyndighet. I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av kommunestyret. Kontrollutvalget bestod av følgende medlemmer og varamedlemmer i 2016: Roy Michelsen (FrP) Leder Arne Morten Lundhaug Johnsen (Sv) Nestleder Georg Heggelund (Ap) Medlem Oddrun Husby (Sp) Bente Monica Lauten(FrP) Ann-Sølvi Myhr(H) Jonvald Nikkinen (Sp) Hege Anita Harbakk (Ap) Erik Johansen (Ap) Jan Stenkløv(H) Trine Røstum(Ap) Roy Michelsen er medlem av kommunestyret. Medlem Medlem (fratrådt) Medlem (tiltrådt) 1. vara 2. vara 3. vara 4. vara 5. vara 1

130 1.3 Likestilling Utvalget består av 3 menn og 2 kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene ble derfor ivaretatt gjennom hele Etiske retningslinjer I følge kommuneloven skal kommunen legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard, jf. 1. Skaun kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt i kommunestyrets sak 23/09. Disse skal bidra til bevisstgjøring og oppfordre til etisk skjønn, blant annet i forhold til å bruke myndighet med varsomhet og forstand og opptre redelig og ærlig. Kontrollutvalget har ikke hatt spesifikke kontroller knyttet til de etiske retningslinjene i 2016, men betraktninger om kommunens etiske standard inngår som en naturlig del av den øvrige kontrollvirksomheten. 2

131 2 Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget er opptatt av å fokusere på samarbeid. Videre legges det vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Kontrollutvalget rapporterer løpende på sin virksomhet til kommunestyret gjennom å legge fram møteprotokoller, gjennom presentasjon av revisjonsrapporter og ved å avgi uttalelse i forbindelse med årsregnskapet. 2.1 Saksbehandling Kontrollutvalget har hatt 6 møter og behandlet 50 saker i Ordfører har møterett i kontrollutvalget og har vært til stede ved 1 møte i forbindelse med behandlingen av 1 sak i Rådmannen inviteres eller innkalles i enkeltsaker for å redegjøre for forhold kontrollutvalget etterspør. Rådmannen har møtt personlig eller ved stedfortreder på samtlige møter i forbindelse med behandling av 12 saker i Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: I tråd med kommuneloven 31 avholdes kontrollutvalgets møter for åpne dører. 2.2 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Kontrollutvalget avga i 2016 uttalelse vedrørende kommunens årsregnskap for 2015, basert på administrasjonssjefens avlagte årsberetning med årsregnskap og noter, samt revisjonsberetningen. Kontrollutvalget mente at årsberetningen og årsregnskapet gav et oversiktlig bilde av kommunens økonomiske stilling per Kontrollutvalget ble i tillegg orientert av revisor om revisjonsarbeidet både i planleggingsfasen og etter årsoppgjør. 2.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge samt bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon skal behandles av kommunestyret minst én gang hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå toårige planer. Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt av kommunestyret den i sak 23/15. Denne planen ble lagt til grunn for forvaltningsrevisjonsarbeidet i Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode har tre prioriterte prosjekter: 1. Kommunale tjenester i Nav 2. Saksbehandling og oppfølging av byggesaker 3. Institusjonsbaserte tjenester 3

132 Kontrollutvalget i Skaun kommune vedtok i sak 24/15 å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på kommunale tjenester som tilbys via NAV. På bakgrunn av bestillingen fra Kontrollutvalget undersøkte revisjonen følgende problemstillinger: 1. Er det lagt til rette for en tilfredsstillende organisering av tjenestene fra NAV Skaun? 2. Gjennomføres saksbehandlingen på en forsvarlig måte? Forvaltningsrevisjonen ble lagt frem til behandling i kontrollutvalget den i sak 11/16. I forbindelse med problemstilling 1 konkluderte revisor med at: Kommunen har innført system og rutiner, som i stor grad oppfyller forventningene til god forvaltningsskikk og internkontrollforskriften, men at NAV Skaun burde ha utarbeidet kompetanseplaner for de ansatte og innført et kvalitetssystem i arbeidet. Kommunen gir klare føringer i forhold til hvor ansvar ligger for gjennomføring av arbeidet. NAV-Skaun samarbeider med øvrige etater og tjenester, men at denne samhandlingen kunne vært formalisert, slik at prosedyrer og møtepunkter var fastsatt. I forbindelse med problemstilling 2 konkluderte revisor med at: NAV-Skaun har innført saksbehandlingsrutiner som legger til rette for en forsvarlig saksbehandling. Dette gjelder begrunnelse for vedtak, opplysnings- og veiledningsplikt, overholdelse av tidsfrister, journalføring samt behandling av klager. Kontrollutvalget i Skaun kommune vedtok i sak 50/16 å bestille en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling, med spesielt fokus på dispensasjonspraksis og ulovlighetsoppfølging i kommunen. Forvaltningsrevisjonen skal være sluttført innen Kontrollutvalget utarbeidet i 2016 ny plan for forvaltningsrevisjon for perioden og la denne frem til behandling i kommunestyret i slutten av Selskapskontroll Kommuneloven pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at kommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driftes i tråd med kommunens vedtak og intensjoner. Kontrollutvalget fikk henvendelse fra Hemne kommune om å delta i selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS. Kontrollutvalget vedtok i sak 23/15 å bli med på prosjektet. 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? 3. Er det organisatoriske skillet av ledende roller i konsernet HAMOS i samsvar med anbefalinger? 4. Utføres tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr i samsvar med krav? 5. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Revisor besvarte problemstillingene med å fremme følgende anbefalinger til Hamos IKS og hvor revisor ba Hamos IKS om å: Vurdere styresammensetning i lys av rapportens merknader, samt ut fra selskapets fremtidige behov 4

133 Sikre at avsatt overskudd i selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost Endre forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse, slik at den blir i samsvar med nye avklaringer fra miljødirektoratet Sikre lik delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret hos eierkommunene i HAMOS Kontrollutvalget oversendte rapporten med innstilling til kommunestyret og hvor kommunestyret vedtok kontrollutvalgets innstilling. Kontrolutvalget behandlet selskapskontrollen den i sak 20/16. Kontrollutvalget oversendte saken med innstilling til politisk behandling. Kommunestyret fattet vedtak i tråd med kontrollutvalgets innstilling. 2.5 Andre saker I tillegg til oppgavene knyttet til revisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget ført løpende tilsyn med kommunens virksomhet gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker eller områder, og gjennom oppfølging av saker i andre politiske organer. Eksempler på områder som har vært berørt i 2016: Orientering om krav om lærlinger i anbud Orientering om bomvegselskap E39 Enhetsbesøk på Venn oppvekstsenter Enhetsbesøk på Buvik skole Tilsynsrapport av Buvik skole Tilsynsrapport om sosiale tjenester for brukere år. Orientering om møteoffentlighet, dokumentinnsyn og habilitetsinnsigelser Orientering om verstkommunesamarbeidet brann og redning Skatt Midt-Norges årlige kontrollrapport. 2.6 Samarbeid og opplæringsaktiviteter Samarbeid og dialog med andre kontrollutvalg er en nyttig arena for faglig utvikling for kontrollutvalget, og bidrar til å styrke utvalgets aktiviteter. Kontrollutvalget er medlem av organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn (FKT), en interesseorganisasjon for kontrollutvalg. Utvalget har også tilgang til møteplasser gjennom Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) og Konsek. Roy Michelsen, Georg Heggelund, Arne Morten Lundhaug Johnsen og Ann-Sølvi Valås Myhr deltok på Konseks årlige kontrollutvalgssamling den Leder Roy Michelsen deltok på Konseks ledersamling

134 3 Ressurser For å utøve sin funksjon på en god og forsvarlig måte må kommunestyret tilkjenne kontrollutvalget økonomiske rammer som muliggjør dette. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget har i 2016 som for tidligere år holdt seg innenfor gjeldende budsjettrammer. 3.1 Sekretariatstjenester Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek). Konsek bistår kontrollutvalgene i 14 kommuner samt Sør-Trøndelag fylkeskommune. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. Videre utfører Konsek oppgaver på vegne av kontrollutvalget. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid. 3.2 Revisjonstjenester Skaun kommune har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS (RMN), som dekker de samme oppdragsgiverne som Konsek. RMN utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet for 2016 ble gjennomført innenfor tildelte ressursrammer. 3.3 Økonomiske rammer I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18 utarbeidet kontrollutvalget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet medfølger formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Totalt hadde kontrollutvalget i 2016 et budsjett på kr. Av dette er kr til kontrollutvalgets egen virksomhet. Resten av rammen er disponert til sekretariatstjenester og revisjon. Regnskap for 2016 viser at kontrollutvalget har holdt seg innenfor budsjettrammen med et mindreforbuk på totalt kroner. Årsaken til mindreforburket er at revisjons- og sekretariats tjenestene ble kroner lavere enn budsjettert og at utvalget brukte mindre på kurs og opplæring enn budsjettert. Kontrollutvalget er tilfreds med de rammebetingelsene utvalget har for sitt arbeid, og mener disse legger til rette for en god kommunal egenkontroll. 6

135 4 Avslutning Kontrollutvalget legger vekt på å ivareta sitt ansvar som kommunestyrets kontrollorgan. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens utvalget tilstreber å holde partipolitiske hensyn utenfor. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele kommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med både kommunestyret og administrasjonen. Kontrollutvalget opplever en meget god og konstruktiv dialog med kommunens politiske og administrative ledelse. Kontrollutvalget ønsker på denne måten å bidra til en velfungerende forvaltning som svarer til de forventinger innbyggerne har til kommunen. Kontrollutvalget takker for samarbeidet i 2016 og ser frem til et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen også for Børsa, Roy Michelsen Kontrollutvalgets leder 7

136 Regnskap Buds(end Ansvar: 140 Politiske organer Funksjon: 1100 KONTROLLUTVALG OG REVISJON Påløpt lønn inkl. feriepenger Skattepl. kjøregodtgjørelse Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift påløpt lønn Aviser/fagtidsskrift/faglitteratur Bevertning Opplæring og kurs Km.godtgjørelse/diettgodtgjørelse - oppgavepliktig Reiseutgifter, ikke oppgavepliktig Transportutgifter Kontingenter Varer/tjenester fra IKS der kommunen er deltager Mva. komp. - lav sats Mva. komp. - lav sats Sum funksjon: 1100 KONTROLLUTVALG OG REVISJON Sum ansvar: 140 Politiske organer T O T A L T

137 Orientering - Sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev IKS Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjon om sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og Komrev Trøndelag IKS tas til orientering. Vedlegg RMN saksfremlegg Beslutningsgrunnlag valg av selskapsform for nytt revisjonsselskap Saksutredning Kontrollutvalget har tidligere blitt orientert om pågående arbeid med utredning av sammenslåing av Revisjon Midt-Norge IKS og Komrev Trøndelag IKS. Det er nå lagt frem forslag til gjennomføring av sammenslåingen. For revisjonsenhetene er det foreslått å legge ned de eksisterende interkommunale selskapene og opprette et samvirkeforetak med navn Revisjon Midt-Norge SA. Forslaget ble enstemmig vedtatt i selskapenes representantskap Dokumenter angående sammenslåingen ligger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sammenslåingen representerer i all hovedsak en videreføring av samme tjeneste til kommunene med en ny eiersammensetning. Sekretariatets vurdering er at dette ikke medfører endringer som er av betydning for kontrollutvalgets virksomhet. Sammenslåingen har blitt behandlet som en ren eiersak og er ikke oversendt til behandling i kontrollutvalgene. Da Revisjon Midt-Norge IKS opphører vil kommunen måtte velge ny revisor. Ved valg av revisor skal kontrollutvalget innstille til kommunestyret og det er kommunestyret som selv fatter endelig vedtak. Det vil bli fremmet en egen sak om valg av revisor til kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å sette seg inn i informasjonen og ta dette til orientering.

138

139

140 Revisjon Midt-Norge SA UTREDNING SAMMENSLÅING AV SELSKAPENE REVISJON MIDT-NORGE IKS KOMREV TRØNDELAG IKS

141 Revisjon Midt-Norge SA REVISJON MIDT-NORGE SA Utredning om Sammenslåing av selskapene Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS Forord Dette er en utredning om sammenslåing av de 2 revisjonsselskapene Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS. Utredningen er foretatt etter vedtak i representantskapene i april/mai I utredningen er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Utredningsarbeidet er gjennomført av en prosjektorganisasjon sammensatt av deltakere fra de to revisjonsselskapene. I tillegg har en referansegruppe bestående av representanter fra eierkommunene og KS gitt tilbakemeldinger på arbeidet underveis. Arbeidet har vært ledet av en styringsgruppe bestående av ledergruppen i de 2 selskapene. En tillitsvalgt fra hvert av selskapene har deltatt i gruppen. Det ble etablert nødvendige arbeidsgrupper ut fra behov. Styringsgruppen vil rette en stor takk til alle ansatte og tillitsvalgte som har bidratt positivt i det store omstillingsprosjektet. Steinkjer/Orkanger, Arnt Robert Haugan og Inge Storås Prosjektledelse 1

142 Revisjon Midt-Norge SA FORORD SAMMENDRAG BAKGRUNN OG MANDAT MULIGHETER OG UTFORDRINGER VURDERING AV SELSKAPSFORM ØKONOMI OG EIERFORPLIKTELSER ORGANISERING OG LOKALISERING FORHOLDET TIL DE ANSATTE TJENESTER HVORDAN GJENNOMFØRE EN PROSESS MED ETABLERING AV NYTT SELSKAP?

143 Revisjon Midt-Norge SA Sammendrag I vedtok Stortinget kommunereformen med drøfting av nye oppgaver og større kommuner. Endringer i kommune- og fylkesstruktur har stor betydning for selskapenes rammebetingelser, både i forhold til eierstruktur og økonomi. En utløsende faktor for å vurdere sammenslåing av de to selskapene, er prosessen og vedtaket om sammenslåing av de to fylkeskommunene i Trøndelag. I april/mai 2016 fattet representantskapene i Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS likelydende vedtak om å utrede sammenslåing av de to selskapene uten noe spesifikt mandat. I vedtaket fra Revisjon Midt-Norge ble det tilføyd en vurdering av selskapsform for det nye selskapet. I utredningen er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte, gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Utredningen har særlig vurdert sammenslåing i forhold til selskapsform, eierskap, økonomi og forpliktelser. I forbindelse med en mulig sammenslåing av de to selskapene har det blitt vurdert hvilken selskapsform som er mest hensiktsmessig for et nytt selskap. Tre aktuelle selskapsformer har blitt vurdert. Det er interkommunalt selskap, aksjeselskap og samvirkeforetak. Konklusjonen er at en organisering i et samvirkeforetak i størst grad vil ivareta de behov både eiere og selskap vil ha for styring og drift av et nytt selskap. For en nærmere gjennomgang og begrunnelse for dette valget vises det til vedlegg 1 og 2 i tillegg til rapporten. De to selskapene er i stor grad sammenlignbare når det gjelder økonomi, eierforpliktelser og tjenestene som tilbys dagens eierkommuner. Det foreslås derfor at både aktiva og passiva flyttes med inn i nytt selskap. Honorarene for dagens kommuner foreslås også videreført på samme nivå inn i et nytt selskap. På bakgrunn av forslaget om å etablere et nytt selskap som et samvirkeforetak, er det foreslått en fordeling av eierandel, andelsinnskudd og stemmerett. Det vises her til vedlegg 3. Når det gjelder antall stemmer på årsmøtet foreslås det at omsetning (honorar) er det kriteriet som legges til grunn. Dagens tjenester videreføres i nytt selskap. Begge revisjonsselskapene har i dag KLP som sin pensjonsleverandør. Dette foreslås videreført i et nytt selskap. Dagens eierkommuner hefter for pensjonsforpliktelsene i forhold til sin eierandel i selskapet. Det foreslås at dagens pensjonsforpliktelser videreføres inn i et nytt selskap. Navnet på nytt selskap blir Revisjon Midt-Norge SA. Forretningssted for det nye selskapet legges til Steinkjer. Dagens kontorstruktur i de to selskapene videreføres i et nytt selskap. Ved etablering av selskapet legges det til grunn at kapitel 16 i Arbeidsmiljøloven om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. 3

144 Revisjon Midt-Norge SA Bakgrunn og mandat I vedtok Stortinget kommunereformen med drøfting av nye oppgaver og større kommuner. Endringer i kommune- og fylkesstruktur har stor betydning for selskapenes rammebetingelser, både i forhold til eierstruktur og økonomi. En utløsende faktor for å vurdere sammenslåing av de to selskapene, er prosessen og vedtaket om sammenslåing av de to fylkeskommunene i Trøndelag. Den nye Trøndelag fylkeskommune skal være etablert fra og fellesnemda/fylkestinget skal formelt velge revisor for den nye fylkeskommunen i oktober/ desember I april/mai 2016 fattet representantskapene i Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS likelydende vedtak om å utrede sammenslåing av de to selskapene uten noe spesifikt mandat. I vedtaket fra Revisjon Midt-Norge ble det tilføyd en vurdering av selskapsform for det nye selskapet. I utredningen er det fokusert på hvordan et nytt selskap kan etableres på en best mulig måte, gjennom en sammenslåing av dagens to selskaper. Kommunene blir stadig mer profesjonelle og tjenestene blir mer komplekse og spesialiserte. Det tas i bruk ulike organisasjonsformer og samarbeidsmodeller i den kommunale virksomhet. Dette krever økt kompetanse og kapasitet også i revisjonsenhetene. Opprettelsen av KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS var begge framtidsrettet og riktig i forhold til de utfordringene man sto ovenfor i Selskapene var og er blant de største interkommunale selskapene innenfor revisjon i Norge. Kommuneloven ble endret i 2004 og åpnet blant annet opp for konkurranse innenfor kommunale revisjonstjenester. Det ble etablert et tydelig skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenester og vi fikk opprettelsen av nye kontrollutvalgssekretariat. KomRev Trøndelag IKS ble stiftet av 21 kommuner samt Nord-Trøndelag fylkeskommune. Selskapet har i dag geografisk tilhørighet i Nord-Trøndelag, i tillegg til sørlig og indre del av Helgeland og er valgt revisor i 30 kommuner. Selskapet har 29 ansatte, med kontorsteder i Steinkjer (hovedkontor), Stjørdal, Namsos, Brønnøysund og Mosjøen. Revisjon Midt-Norge IKS ble stiftet og har 15 kommuner inkludert Sør-Trøndelag fylkeskommune. Selskapet har geografisk tilhørighet i Sør-Trøndelag, med unntak av Trondheim, Fjellregionen og Fosen. Selskapet har 15 ansatte, med kontorsteder på Orkanger (hovedkontor) og i Trondheim. De siste 10 årene har det skjedd en rivende utvikling innen kommunal revisjon i Norge med økt bruk av forvaltningsrevisjon og selskapskontroller. Det er tatt ut synergier ved bedre metodebruk i regnskapsrevisjonen, samtidig som revisjonsenhetene er blitt utfordret på sin faglighet på 4

145 Revisjon Midt-Norge SA metodebruk og kommunikasjon. I tillegg ble begge selskapene pålagt økonomiske effektiviseringskrav i oppstarten som er innfridd. Nord-Trøndelag fylkeskommune har største eierandel i KomRev Trøndelag IKS med 15 %. I Revisjon Midt-Norge er Sør-Trøndelag fylkeskommune den største eieren med eierandel på 30 %. I august 2016 ble det i allmøte med ansatte etablert en prosjektorganisasjon sammensatt av deltakere fra de to selskapene; Prosjektledelse (2) Daglig lederne Styingsgruppe (9) Ledergruppene + 2 tillitsvalgte Referansegruppe (6) Arbeidsgruppe 1 (3) Selskapsform og avtale Arbeidsgruppe 2 (3) Eierskap og økonomi Arbeidsgruppe 3 (3) Administrative ordninger Arbeidsgruppe 4 (4) Tjenester Styringsgruppen har bestått av ledergruppene i de to selskapene pluss en tillitsvalgt fra hvert selskap. Det ble etablert nødvendige arbeidsgrupper ut fra behov. I tillegg ble det etablert en referansegruppe bestående av ordførere/rådmenn fra eierkommunene. I referansegruppen deltok følgende: Rådmann i STFK Rådmann i Melhus Leder i fylkesstyret KS Sør-Trøndelag Rådmann i Levanger Fylkesordfører i NTFK Leder i fylkesstyret KS Nord-Trøndelag Odd Inge Mjøen Katrine Lereggen Ståle Vaag Ola Stene Pål Sæther Eiden Marit Voll 5

146 Revisjon Midt-Norge SA Muligheter og utfordringer KS la i januar 2003 fram rapporten Omorganisering av kommunale revisjon. Her ble det anbefalt en modell med fylkesvise eller regionale enheter med en nasjonal overbygning. I utredningene som lå til grunn for opprettelsen av dagens to selskap i 2004, ble det både i Nord og Sør Trøndelag pekt på en trøndelagsenhet som en aktuell løsning. Den gang ble det et for stort steg å gå for ett selskap i Trøndelag, og man konkluderte med at det fikk være opp til det nye selskapet å vurdere en større enhet. Argumentene for sammenslåing den gangen fokuserte på at utvikling og endring i kommunal forvaltning medførte nye utfordringer for kommunerevisjonen. En større enhet ga større kompetansemiljø, bedre mulighet for faglig spesialisering og ville være mer robust i forhold til vakanser og turnover. Dette er fortsatt aktuelle argument for en sammenslåing. I tillegg vil det også være økonomiske stordriftsfordeler innenfor de administrative områdene i en sammenslått enhet. Det er vedtatt kommunesammenslåinger blant eierkommunene både i KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Endringene vil komme fra 2018 ved fylkeskommunenes sammenslåing, og fra 2020 når det gjelder de kommunesammenslåingene som nå er vedtatt. Når det gjelder kommunesammenslåinger kan det være at noen av disse kommer tidligere enn Stortinget vil i løpet av året og kommende år drøfte «nye runder» med kommunesammenslåinger. Færre kommuner betyr reduserte inntekter. Et større selskap vil lettere kunne tilpasse seg endrede rammebetingelser i form av reduserte inntekter enn hva de enkelte selskapene kan hver for seg. Reduksjon i antallet kommuner krever også færre ressurser. Dette gjør det nødvendig for selskapene å se på mulighetene for å samordne ressurser og kompetanse. Sammenslåing av kommuner vil også gi noe merarbeid til revisjonen i forkant og etterkant av sammenslåingstidspunktet. En større enhet vil lettere kunne håndtere denne arbeidsøkningen innenfor de ressursene man har til rådighet. Det er også utfordringer knyttet til en sammenslåing av de to revisjonsselskapene. En utfordring vil være å knytte sammen to kulturer til en felles bedriftskultur. Dette vil ta noe tid og må jobbes aktivt med for at det skal lykkes. Et sammenslått selskap vil dekke et stort geografisk område. En desentralisert kontorstruktur som det nye selskapet vil få, gir også noen styringsutfordringer internt. Dette handler om kommunikasjon og informasjonsflyt mellom kontorene. Det er også et spørsmål om større geografiske enheter og eventuelt nye selskapsformer utfordrer eierfølelsen kommunene har til selskapet. 6

147 Revisjon Midt-Norge SA Målsettingen er å bevare og videreutvikle en offentlig revisjonsenhet som har høy kompetanse innen kommunal revisjon, kommunalt regnskap og kommunal forvaltning. Selskapet skal levere kostnadseffektive tjenester til eierkommunene. For å kunne gi et best mulig beslutningsgrunnlag for en eventuell sammenslåing, er det særlig nødvendig å utrede temaene selskapsform, eierskap og økonomi. For disse temaene utgjør vedleggene som følger med rapporten en viktig del av vurderingene. KS Bedrift har bistått i utredningen om valg av selskapsform og kvalitetssikring av forslag til vedtekter. 4. Vurdering av Selskapsform Dagens to selskap er begge organisert som interkommunale selskap. I forbindelse med en eventuell sammenslåing er det viktig å vurdere hvilken selskapsform som er mest hensiktsmessig for et nytt selskap. Utredningen følger som vedlegg 1 til denne rapporten. En oppsummering og anbefaling er gjengitt nedenfor. For en mer utfyllende vurdering anbefales det å lese vedlegget. Denne utredningen tar utgangspunkt i følgende tre aktuelle selskapsformer 1 : Interkommunalt selskap (IKS), aksjeselskap (AS) og samvirkeforetak (SA). Her følger en kort, generell redegjørelse for de ulike selskapsformene. Interkommunalt selskap. Begge selskapene driver i dag sin virksomhet i tråd med lov om interkommunale selskap av nr. 6. Selskapsformen kjennetegnes ved at den har deltagere framfor eiere, og at det kun er kommuner, fylkeskommuner og andre IKS som kan være deltagere. Deltagerne har til sammen ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser, og selskapet kan ikke gå konkurs. Selskapsformen er tilpasset en tett, offentlig eierstyring, ved blant annet at selskapsavtalen (tilsvarer vedtekter i AS) og endringer av denne, skal vedtas i alle deltagernes kommunestyrer, medlemmer i representantskapet (som tilsvarer generalforsamling i AS) velges personlig av kommunestyrene, og at representantskapet har enkelte oppgaver som i et AS ligger til styret. Aksjeselskap reguleres av lov om aksjeselskaper nr. 44 og lov om allmenaksjeselskaper nr. 45. Eierne betegnes som aksjonærer (eier av aksjer), som skyter inn kapital i selskapet ved stiftelsen (aksjekapital). Eiernes ansvar for selskapets forpliktelser er begrenset til kapitalinnskuddet, og aksjeselskaper kan gå konkurs. Eierandeler skifter eier ved salg av aksjer. Samvirkeforetak opprettes etter reglene i lov om samvirkeforetak nr. 81. Eierne av et samvirkeforetak betegnes som medlemmer i foretaket. Samvirkeforetaksformen kjennetegnes av at den typisk brukes der medlemmer ønsker å løse en oppgave i fellesskap. 7 1 Et samvirkeforetak er strengt tatt ikke et selskap, men et foretak. Vi bruker likevel gjennomgående begrepene «selskap» og «selskapsform» i denne utredningen.

148 Revisjon Midt-Norge SA Samvirkeforetaksformen kjennetegnes videre ved at medlemskapet er fleksibelt, ved at medlemskap som utgangspunkt er åpent for alle som kan få sine økonomiske interesser ivaretatt av foretaket, og at det er kort frist for utmelding. Begge deler kan imidlertid, med visse begrensninger, reguleres i vedtektene. Forenklet oversikt aktuelle selskapsformer: 2 Interkommunalt selskap (IKS) Aksjeselskap (AS) Samvirkeforetak (SA) Eierskap Deltagere - eierandeler Aksjonærer - aksjer Medlemmer - medlemskap Begrensninger i hvem som Kommuner, fylkes-kommuner Styret samtykker Kan begrenses i kan delta/eie? og andre IKS nektelse ved saklig vedtekter - saklig grunn grunn Hvordan avgjøres Likelydende vedtak i samtlige Kjøp/salg av aksjer Styret godkjenner innmelding? kst. innmelding etter søknad Lovens utmeldingsfrist Ett års skriftlig varsel Ingen. Tre måneder. Eiernes ansvar og risiko Ubegrenset - konkursforbud Begrenset til aksjeinnskudd Begrenset til andelsinnskudd Styringsdokument Selskapsavtale Vedtekter Vedtekter Øverste styringsorgan Representantskap Generalforsamling Årsmøte Hvem vedtar/ endrer styringsdokumentet? Krav til beslutnings-dyktig eierorgan Hvem representerer i eierorgan? Hvem vedtar budsjett og økonomiplan? Alle kst 3 «selv» Generalforsamling Årsmøte 2/3 av alle Flertall av de møtende Flertall av de møtende Personlig valgte medlemmer. Fullmakt/valgt av kst. Fullmakt/valgt av kst. Representantskap Styret Styret Oppsummering og anbefaling om selskapsform Utredningen om selskapsform viser at det er fordeler og ulemper med alle de aktuelle selskapsformene. Det er likevel noen fordeler og ulemper som veier tyngre enn andre. 2 Denne oversikten er svært forenklet, og det er nyanser på flere av områdene. Disse framkommer av utredningen i det følgende. Oversikten er kun ment å gi en oversikt. 3 Kommunestyrer 8

149 Revisjon Midt-Norge SA For en del av punktene som er vurdert er det arbeidsgruppas syn at disse ikke har særlig betydning for valg av selskapsform. Dette gjelder ansattrettigheter, virkeområdet for offentligrettslig lovgivning, revisors uavhengighet, og eierkommunenes økonomiske ansvar. Arbeidsgruppa mener at kommunenes adgang til å kjøpe tjenester fra selskapet i egenregi kan opprettholdes uavhengig av selskapsform. IKS-loven er likevel i seg selv klart best egnet til å oppfylle kravene kjøp i egenregi, og SA er bedre egnet enn AS. Med kommende endringer innenfor kommunestruktur har det vært viktig å se på hvordan fleksibilitet på eiersiden kan ivaretas på en hensiktsmessig måte. For aksjeselskapsformen ligger en særlig ulempe i at inn- og uttreden forutsetter et fungerende marked for kjøp og salg av aksjer. Arbeidsgruppa er skeptisk til hvordan dette vil fungere for en interkommunal revisjonsenhet, og dette er alene et argument som gjør at vi anser aksjeselskapsformen for å være lite aktuell. For IKS er det en kjensgjerning at reglene for inn og uttreden kan oppleves som tungvinte. Det gjelder særlig kravet om likelydende vedtak i alle kommunestyrer. For et selskap som vil få over 40 eiere, sier det seg selv at det vil være hensiktsmessig med en mer fleksibel ordning. Arbeidsgruppas klare vurdering er at samvirkeforetaksformen er best egnet til å ivareta fleksibilitet på eiersiden, ved at en kommune enkelt kan melde seg inn og et medlem kan gå ut av foretaket ved utmelding innen en gitt frist. Vi mener at det er grunnlag for å sette en lengre utmeldingsfrist enn samvirkelovens hovedregel om tre måneder for dette selskapet, og at vedtektene bør sette begrensninger på hvem som kan bli medlemmer. Arbeidsgruppen har lagt betydelig vekt på at man ikke kjenner utfallet av det pågående lovarbeidet i EU angående regelverket om offentlig støtte i tilknytning til selskapsformen IKS. I vurderingen er det også tatt hensyn til at det i IKS stilles krav om personlig oppmøte av minst 2/3 av representantskapsmedlemmene, mens det i SA ikke stilles tilsvarende krav. Dette gir SAformen en fleksibilitet som vil komme til nytte i et nytt selskap med mange eiere spredt over et stort geografisk område. Arbeidsgruppa ser i all hovedsak ett tydelig argument mot samvirkeforetaksformen, og det er rett og slett at den er relativt lite utprøvd som foretaksform for revisjonsvirksomhet, eller andre tjenester som kan sammenlignes med kommunal revisjon. Det er en risiko for at det kan oppstå problemstillinger som ingen har tenkt på. Vi mener likevel at fordelene ved å velge denne selskapsformen er så store, at dette momentet har mindre betydning i avveiningen. KS advokatene har gjort en vurdering av om samvirkeforetak kan være en aktuell organisasjonsform når kommuner skal drive en virksomhet i samarbeid med andre (oktober 2014). Konklusjonen i denne utredningen er at samvirke er en mulig organisasjonsform for kommunal revisjon. 9

150 Revisjon Midt-Norge SA Styringsgruppas anbefaling er derfor at det nye selskapet etableres som et samvirkeforetak (SA). I vedtektene som er foreslått er det forsøkt ivaretatt de behov vi mener eierne (kommunene) har når det gjelder styring av et selskap av denne type, og som ikke er ivaretatt i selve samvirkeloven. Se vedlegg 2 for forslag til vedtekter med utfyllende kommentarer. Vedtektene er gjennomgått av advokatene i KS for kvalitetssikring. 5. Økonomi og eierforpliktelser Selskapene har i dag etablert avtaler og honorar for de tjenestene kommunene får utført. Denne oversikten viser at det ikke er store forskjeller mellom selskapene når det gjelder honorar for sammenlignbare kommuner. Et nyetablert selskap må innrette sin driftsmodell slik at alle relevante kostnader ved driften reflekteres i selskapet og dermed i honoraret kommunene betaler. Organiseringen vil dermed ikke være i strid med støttereglene i EØS-avtalen. Dette er også tilfellet for dagens organisering. Forslagene som følger i vedlegget om fordeling av eierandel og stemmerett er basert på samvirkeforetak som selskapsform for et nytt selskap. I vedlegg 3 gis en samlet oversikt på økonomi og eierforpliktelser. Selskapenes regnskaper Status for selskapenes driftsinntekter/utgifter, eiendeler, gjeld og egenkapital i regnskapet for 2015 er gjengitt i en tabell i vedlegg 3. KomRev Trøndelag IKS følger kommunale regnskapsprinsipper, mens Revisjon Midt-Norge IKS følger regnskapsloven. Regnskapsloven gjelder for samvirkeforetak. Det foreslås at både aktiva og passiva flyttes med fra begge selskapene og inn i nytt selskap. Kostnadsfordeling Det foreslås at honorarene for dagens kommuner videreføres på samme nivå inn i et nytt selskap. Ut fra forslaget om å etablere selskapet som et samvirkeforetak er det i vedlegg 3 foreslått en fordeling av eierandel, andelsinnskudd og stemmerett. I forslaget til vedtekter er det foreslått at omsetning (honorar) er det kriteriet som skal legges til grunn for antall stemmer på årsmøtet. Her er det lagt inn 6 ulike intervall for omsetning og fordeling av stemmer basert på dette. Denne modellen gir flere stemmer til medlemmer (kommuner) som har en forholdsvis større andel av omsetningen enn medlemmer som har en mindre andel av omsetningen. Innskudd Innskuddskapitalen i begge selskapene overføres til nytt selskap som en del av den generelle overføringen av aktiva og passiva. 10

151 Revisjon Midt-Norge SA Dagens innskuddskapital i de to selskapene utgjør samlet kr I et nytt sammenslått selskap foreslås det et andelsinnskudd fra deltakerne som i sum gir en kapital på kr Andelsinnskuddet foreslås fastsatt med 6 ulike intervall med bakgrunn i innbyggertall. Basert på denne fordelingen er det behov for en justering av innskuddet for den enkelte kommune i forhold til dagens situasjon. Av praktiske årsaker foreslås det at denne endringen, som gjelder økning og reduksjon av eksisterende innskudd, løses med de aktiva som i dag er i selskapene. Se vedlegg 3 for forslag til ny fordeling av innskudd. Differansen for den enkelte kommune, mellom dagens innskudd og forslag til nytt innskudd, utlignes mot honoraret i løpet av en treårs periode. I et samvirkeforetak hefter eierne eller medlemmene for innskutt andelsinnskudd. I tillegg har medlemmene og foretaket en gjensidig rett til å gjøre opp kontraktrettslige retter og plikter som har oppstått i tilknytning til medlemskapet. Pensjon Begge revisjonsselskapene har KLP som sin pensjonsleverandør. Ansattes pensjonsordning er en ytelsesbasert pensjonsordning som gir en avtalt utbetaling ved oppnådd pensjonsalder. Det foreslås at medlemskapet i KLP videreføres i et nytt selskap. Dagens eierkommuner hefter for pensjonsforpliktelsene i forhold til sin eierandel i selskapet. KLP har beregnet engangspremien i de to selskapene til sikringsordningen ved en eventuell avvikling. Ut fra en beregning per 1 oktober 2016 utgjør dette for KomRev Trøndelag IKS et premiebeløp på netto kr , mens for Revisjon Midt-Norge IKS er nettobeløpet kr For virksomheter som er tilsluttet avtalen om overføring og samordning av pensjonsrettigheter (overføringsavtalen), skal det i forbindelse med avvikling kreves en engangspremie for forventede framtidig tilleggspremie til sikringsordningen. Det foreslås at dagens forpliktelser videreføres i et nytt selskap. 6. Organisering og lokalisering Navnet på nytt selskap blir Revisjon Midt-Norge SA. Forretningssted for det nye selskapet legges til Steinkjer. I dagens selskaper er ikke administrative eller faglige stillinger (ledelse) eller funksjoner bundet til forretningssted eller hovedkontor. Det er god erfaring i begge selskapene med en fleksibel organisering, der styret til enhver tid vurderer kontorer, ansatte og funksjoner til beste for selskapet. Dagens kontorstruktur i de to selskapene videreføres inn i det nye selskapet. 11

152 Revisjon Midt-Norge SA Forholdet til de ansatte I utredningen har tillitsvalgte fra begge selskapene sittet i den interne styringsorganisasjonen for prosjektet. Dette for å sikre en best mulig prosess mellom arbeidsgivere og arbeidstakere. Arbeidstakerorganisasjonene i begge selskapene har gitt sin uttalelse, jf. vedlegg 4. Ved etablering av et nytt selskap legges det til grunn at kapittel 16 i Arbeidsmiljøloven om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. En virksomhetsoverdragelse gir alle ansatte tilbud om stilling i den nye revisjonsenheten med samme lønns- og arbeidsvilkår som de har i dag. De ansatte beholder sine individuelle arbeidsavtaler. Eventuelle behov for harmonisering av lønns- og arbeidsvilkår mellom ansatte må skje gjennom prosesser mellom arbeidstakere og arbeidsgiver i nytt selskap. Eksisterende pensjonsordninger gjøres gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Det nye selskapet meldes inn i arbeidsgiverorganisasjonen KS Bedrift, slik tilfellet er for de to selskapene i dag. Dette sikrer at dagens avtaleverk på selskapsnivå også kan videreføres i nytt selskap. 8. Tjenester Innholdet i de tjenestene eierkommunene får fra dagens to selskapene er i all hovedsak sammenfallende. Utgangspunktet er derfor at de tjenestene som selskapene i dag utfører for sine eierkommuner videreføres i nytt selskap. Dette betyr at eierkommunene vil få levert tjenester innenfor regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og rådgivning innenfor de avgrensninger som gjelder. En arbeidsgruppe bestående av representanter fra begge selskapene har sett nærmere på tjenester og arbeidsform i de to selskapene. Innenfor alle arbeidsområdene er oppgaver, praksis og arbeidsverktøy kartlagt. Ut fra denne kartleggingen vil det arbeides videre med å bestemme beste praksis og samordning av tjenesteproduksjonen. Kartleggingen viser at det i arbeidsmetodikk og arbeidsverktøy er mye som er felles for begge selskap. Tiltak for å bidra til en bedre samhandling er allerede iverksatt i form av et tettere samarbeid. Dette handler om gjensidig kvalitetskontroll av hverandres arbeid, samarbeid om prosjekter og bistand til oppgaveløsning ved behov. Dagens leveranseavtaler som de to selskapene har med sine eierkommuner videreføres inn i nytt selskap. En eventuell gjennomgang og vurderinger av innholdet i leveranseavtalene er det naturlig å foreta etter en sammenslåing. 12

153 Revisjon Midt-Norge SA Hvordan gjennomføre en prosess med etablering av nytt selskap? Forutsatt positive vedtak i favør av forslaget om sammenslåing av de to selskapene vil prosessen for gjennomføring av sammenslåingen se slik ut: 1. Stiftelse av et nytt SA Stiftelse av foretaket følger reglene i samvirkeloven kap 2. Det skal vedtas et stiftelsesdokument, med forslag om styremedlemmer, vedtekter og åpningsbalanse. Styret må deretter ansette en daglig leder. Det er en klar fordel om ansettelsen skjer i god tid før Avtale om overføring av aktiva og passiva («innmat») Det må utferdiges en avtale om overføring av de to selskapers aktiva og passiva til det nye selskapet. Der overføringen innebærer et debitorskifte, må det sikres samtykke fra kreditor. For avtaler om leie av lokaler gjelder husleieloven 8-4, om samtykke fra utleier. Ift de ansatte bør det klargjøres virkningen av at overføringen går inn under reglene i arbeidsmiljøloven kap 16 om virksomhetsoverdragelse. 3. Det nye selskapet må velges som revisor hos kundene. Det nye selskapet er et nytt rettssubjekt, og må formelt velges som revisor hos sine kunder/ medlemskommuner. 4. Avvikling av de gamle IKS-selskapene De gamle selskapene oppløses i tråd med reglene i IKS-loven. VEDLEGG: 1. Utredning om valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 2. Forslag til vedtekter med kommentarer 3. FaktaArk andelsinnskudd stemmerett 4. Uttalelsene arbeidstakerorganisasjonene 5. Vedtekter 13

154 Revisjon Midt-Norge SA NOTATER 14

155 Utredning fra KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS: Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap Rapport fra den interne arbeidsgruppa

156 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap Forord Denne rapporten oppsummerer en intern arbeidsgruppes utredning av selskapsform/ organisasjonsform for et nytt, felles revisjonsselskap for eierkommunene og -fylkeskommunene (heretter «eierkommunene») i KomRev Trøndelag IKS (KRT) og Revisjon Midt-Norge IKS (RMN). Rapporten er del av et større, pågående utredningsarbeid i anledning sammenslåing av de to selskapene, og er utarbeidet på oppdrag fra styringsgruppa for denne utredningen. Rapporten er skrevet av Johannes Nestvold (KomRev Trøndelag IKS), Gard S. G. Lyng (Revisjon Midt- Norge IKS) og Frode Singstad (Revisjon Midt-Norge IKS) høsten Rapporten er bygget opp etter følgende struktur: Først en presentasjon av mandatet vi har jobbet etter, og en generell gjennomgang av aktuelle selskapsformer (kapitlene 1 og 2). Deretter følger en redegjørelse for de fleste punktene i mandatet (kapittel 3-10), der målet er å vurdere hvilken betydning selskapsformen har for disse punktene. På bakgrunn av dette kommer arbeidsgruppas anbefaling for valg av selskapsform (kapittel 11). Som vedlegg ligger en redegjørelse for prosessen med etablering av nytt selskap og nedlegging av de gamle, samt vårt forslag til vedtekter for det nye selskapet. Innhold 1. Mandat Aktuelle selskapsformer Fleksibilitet på eiersiden Gjennomføring av møter i eierorgan Økonomisk ansvar og risiko som eier Kommunenes muligheter til å kjøpe revisjonstjenester i egenregi Ansattes rettigheter Revisors uavhengighet og betydningen av dette ved valg av selskapsform Forbudet mot offentlig støtte Betydning for diverse offentligrettslige regler Oppsummering og arbeidsgruppens anbefaling Vedlegg 1: Gjennomføring av prosessen KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 2

157 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 1. Mandat Arbeidsgruppen har jobbet ut fra følgende mandat, gitt av styringsgruppen: Det nye selskapet vil ha fylkeskommunen og mange kommuner som eiere, og det må utredes alternative selskapsformer. Det anses som strategisk viktig å velge en selskapsform som gir fleksibilitet på eiersiden. Det er videre en pågående debatt om forvaltningens mulighet til å drive i markedet og hvordan dette skal håndteres i forhold til lov om offentlige anskaffelser. I utredningen må følgende forhold drøftes: gjennomføring av prosessen: nedlegging og nyetablering eller fusjon og omdannelse? en fleksibilitet med hensyn til inn- og uttreden av eiere ansattrettigheter pensjon og skatt (må avgrenses mot gruppe 2) gjennomføring av møter i eierorgan: har selskapsform betydning for virkeområde til offentlighetslova, forvaltningsloven eller regler om taushetsplikt? har selskapsform betydning for hvordan revisors uavhengighet vurderes eller oppfattes? hvordan skal en «kjøpe seg inn» i det nye selskapet, innskutt kapital økonomisk ansvar og risiko som eier økonomisk oppgjør ved uttreden en vurdering av egenregi vs næringsrettet virksomhet, sett i lys av forslag til endringer i lov om offentlige anskaffelser i samme selskap i eget selskap Utarbeide forslag til selskapsavtale. Viktig at det foreligger en kortversjon av utredningen som eventuelt kan ligge som vedlegg til beslutningsdokumentet. Selskapsavtalen kan og bør kvalitetssikres av eksterne ressurser, gjerne KS Bedrift eller KS Advokatene. Frist til prosjektledergruppa: KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 3

158 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 2. Aktuelle selskapsformer Denne utredningen tar utgangspunkt i følgende tre aktuelle selskapsformer 1 : Interkommunalt selskap (IKS), aksjeselskap (AS) og samvirkeforetak (SA). Her følger en kort, generell redegjørelse for de ulike selskapsformene. Interkommunalt selskap. Begge selskapene driver i dag sin virksomhet i tråd med lov om interkommunale selskap av nr. 6. Selskapsformen kjennetegnes ved at den har deltagere framfor eiere, og at det kun er kommuner, fylkeskommuner og andre IKS som kan være deltagere. Deltagerne har til sammen ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser, og selskapet kan ikke gå konkurs. Selskapsformen er tilpasset en tett, offentlig eierstyring, ved blant annet at selskapsavtalen (tilsvarer vedtekter i AS) og endringer av denne skal vedtas i alle deltagernes kommunestyrer, medlemmer i representantskapet (som tilsvarer generalforsamling i AS) velges personlig av kommunestyrene, og at representantskapet har enkelte oppgaver som i et AS ligger til styret. Aksjeselskap reguleres av lov om aksjeselskaper nr. 44 og lov om allmennaksjeselskaper nr. 45. Eierne betegnes som aksjonærer (eier av aksjer), som skyter inn kapital i selskapet ved stiftelsen (aksjekapital). Eiernes ansvar for selskapets forpliktelser er begrenset til kapitalinnskuddet, og aksjeselskaper kan gå konkurs. Eierandeler skifter eier ved salg av aksjer. Samvirkeforetak opprettes etter reglene i lov om samvirkeforetak nr. 81. «Eierne» av et samvirkeforetak betegnes som medlemmer. Samvirkeforetak velges ofte der stifterne har en oppgave de vil løse i fellesskap. For at en virksomhet skal være et samvirkeforetak, må den oppfylle tre sentrale vilkår i samvirkeforetakslovens 1: vilkåret om økonomisk hovedformål (formålskriteriet), vilkåret om omsetning mellom foretak og medlem (omsetningskriteriet), og vilkåret om at avkastningen kan fordeles etter omsetning (fordelingskriteriet). Forenklet oversikt aktuelle selskapsformer: 2 Interkommunalt selskap Aksjeselskap (AS) Samvirkeforetak (SA) (IKS) Eierskap Deltagere - eierandeler Aksjonærer - aksjer Medlemmer - medlemskap Begrensninger i hvem som kan delta/eie? Kommuner, fylkeskommuner og andre IKS Styret samtykker nektelse ved saklig grunn Kan begrenses i vedtekter - saklig grunn Hvordan avgjøres innmelding? Likelydende vedtak i samtlige kst. Kjøp/salg av aksjer Styret godkjenner innmelding etter søknad Lovens utmeldingsfrist Ett års skriftlig varsel Ingen Tre måneder Eiernes ansvar og risiko Ubegrenset - Begrenset til Begrenset til konkursforbud aksjeinnskudd andelsinnskudd Styringsdokument Selskapsavtale Vedtekter Vedtekter Øverste styringsorgan Representantskap Generalforsamling Årsmøte Hvem vedtar/ endrer styringsdokumentet? Krav til beslutningsdyktig eierorgan Hvem representerer i eierorgan? Hvem vedtar budsjett og økonomiplan? Alle kst 3 «selv» Generalforsamlingen Årsmøtet 2/3 av stemmene Flertall av de møtende Flertall av de møtende Personlig valgte Fullmakt/valgt av kst. Fullmakt/valgt av kst. medlemmer med vara Representantskap Styret Styret 1 Et samvirkeforetak er strengt tatt ikke et selskap, men et foretak. Vi bruker likevel gjennomgående begrepene «selskap» og «selskapsform» i denne utredningen. 2 Denne oversikten er svært forenklet, og det er nyanser på flere av områdene. Disse framkommer av utredningen i det følgende. Oversikten er kun ment å gi en innledende oversikt. 3 Kommunestyrer KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 4

159 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 3. Fleksibilitet på eiersiden Bakgrunn Begge dagens selskaper er organisert som IKS; en selskapsform som av mange er opplevd å være lite fleksibel når det gjelder muligheten for at en kommune kan melde (kjøpe) seg inn i selskapet eller melde (selge) seg ut. Problemstillingen er aktualisert gjennom kommunereformen og de strukturendringene som kommer. I en situasjon med et kommunelandskap i endring, vil det være en stor fordel for både eierkommuner og selskapet med en noe enklere ordning for inn- og utmelding av kommuner. Dette er bakgrunnen for at fleksibilitet på eiersiden er et av punktene denne utredningen skal drøfte. Ulike selskapsformer Her redegjøres det for ulikheter knyttet til reglene for inn- og uttreden for de ulike selskapsformene. IKS I et IKS er det kun kommuner, fylkeskommuner eller andre IKS som kan være deltagere, jf. IKS-loven 1. Inntreden forutsetter endring av selskapsavtalen. 4 For kommuner er myndigheten til å godta endringer av selskapsavtalen lagt til kommunestyret. Det innebærer at inntreden av et nytt medlem i et IKS betinger positivt og likelydende vedtak i kommunestyrene til samtlige eierkommuner. 5 Uttreden skjer normalt med ett års skriftlig varsel, med mindre annet er regulert i selskapsavtalen, jf. 30 første ledd. Ifølge forarbeidene er det ikke anledning til å avtale en lenger alminnelig oppsigelsesfrist, men i tredje punktum er det åpnet for at det kan avtales at avtalen i en viss tid kan gjøres uoppsigelig. 6 Også ved uttreden må selskapsavtalen endres, noe som innebærer at kommunestyrene i de gjenværende deltakerkommunene må vedta den på nytt. AS Utgangspunktet i et aksjeselskap er at enhver kan bli aksjonær, med mindre annet er bestemt i vedtektene. Man blir aksjonær ved å delta ved stiftelsen av selskapet, eller ved senere kjøp av aksjer fra andre aksjonærer. Kjøp av aksjer betinger selvsagt at noen ønsker å selge. Kjøpet betinger videre samtykke fra selskapets styre, med krav om saklig grunn for ev. å nekte å godta aksjonæren, jf. asl annet ledd. Generalforsamlingen kan også vedta nytegning av aksjer ved kapitalforhøyelse, slik at nye eiere kan komme til, jf. aksjeloven SA Samvirkeforetaksformen kjennetegnes ved at medlemskap er fleksibelt. I et samvirkeforetak skal medlemskap være åpent for de som kan få sine økonomiske interesser ivaretatt av foretaket. 8 Det kan inntas begrensninger for medlemskap i vedtektene, såfremt det er saklig grunn for dette. I et SA 4 Andeler i selskapet kan bare overdras dersom det foreligger samtykke fra de øvrige deltagerne, jf. 26 første ledd. 5 Et alternativ til inntreden er eierskifte av eierandel hvor ny eier trer inn i tidligere eiers rettsstilling med hensyn til rettigheter og forpliktelser, jf. 26 andre ledd. Dette vil si at ny eier vil måtte akseptere den allerede etablert rettsstilling og et eventuelt forutgående gjeldsansvar som står i forhold til dennes eierandel. Dette er erfaringsmessig mindre aktuelt for dette type selskap. 6 Ot.prp. nr. 53 ( ), avsnitt Aksjeloven har bestemmelser om forkjøpsrett og fortrinnsrett til nye aksjer, jf flg og 10-4 flg. Bestemmelsene om forkjøpsrett ved eierskifte kan settes til side i vedtektene, mens fortrinnsretten ved nytegning som hovedregel ikke kan det, se. imidlertid I forarbeidene er det uttrykkelig sagt at kommuner kan være medlemmer i et samvirke. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 5

160 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap skjer innmelding ved en søknad til og behandling av styret. Styret kan nekte innmelding ved saklig grunn. Uttreden av selskapet skjer skriftlig og det kan som utgangspunkt ikke fastsettes en lengre frist i vedtektene enn tre måneder. Fristen kan forlenges utover tre måneder, dersom det foreligger «tungtveiende, saklige grunner». jf. 22 andre ledd. Se nærmere om denne problemstillingen under «drøfting og anbefaling». Drøfting og anbefaling Inntreden En hovedforskjell mellom selskapsformene er at det i et AS og SA er styret som avgjør spørsmål om innmelding, mens det i et IKS krever positivt og likelydende vedtak i samtlige eierkommuners kommunestyrer. Sett fra eiersiden vil inntreden i et IKS derfor fremstå som en tyngre prosess enn inntreden i et AS eller et SA, og slik begrense fleksibiliteten på deltagersiden. Når man skal veie hensynet til fleksibilitet, bør man ikke glemme at deltagernes medbestemmelse i spørsmålet om hvem som skal være eiere, trolig styrker deltagernes eierfølelse. For inntreden i AS forutsetter det at aksjer er å få kjøpt. For SA foreligger det ingen tilsvarende begrensning. Arbeidsgruppas syn er derfor at SA er den selskapsformen som i størst grad ivaretar hensynet til fleksibel inntreden i foretaket. Uttreden Som aksjonær i et AS trer man ut av selskapet ved å selge aksjene. Øvrige aksjonærer har forkjøpsrett, altså rett til å tre inn i salgsavtalen. Ved salg av aksjer i et kommunalt revisjonsselskap får man fort spørsmål om det foreligger et fungerende marked for kjøp og salg av disse aksjene. Det kan vise seg vanskelig å få solgt aksjene, hvilket indikerer at selskapsformen er mindre fleksibel med tanke på uttreden. Uttreden fra et SA og et IKS har ikke samme begrensning som AS. For disse selskapsformene vil utmeldingen som hovedregel anses gjennomført ved utløpet av utmeldingsfristen. For IKS kommer det i tillegg krav om at alle gjenværende kommuner må vedta ny selskapsavtale, som i praksis vil gjøre at utmeldingsprosessen kan oppleves som tungvint for øvrige eiere. Særlig om utmeldingsfristen for SA Samvirkeloven har som utgangspunkt at det skal være enkelt å melde seg ut og inn i foretaket. Derfor er utmeldingsfristen som hovedregel satt til 3 måneder. Om foretaket ønsker å ha en lengre frist, forutsetter det «tungtveiende, saklige grunner». Spørsmålet her er om hva som kreves for å sette lengre frist for utmelding av et kommunalt revisjonsselskap enn det hovedregelen tilsier. Det er her to hensyn som må veies opp mot hverandre: Medlemmets ønske om fleksibel og rask uttreden, mot selskapets behov for stabile forhold og effektiv ressursutnyttelse i markedet. Stabilitet i denne forbindelse indikerer trygghet for omsetning av tjenestene som foretaket skal levere. Også sett fra arbeidstakersiden vil behov for stabilitet, i form av kontinuitet på eiersiden, være viktig. Selskapets behov for «stabile leveranser og en viss kontinuitet på medlemssiden», er relevant ved vurderingen av fristens lengde, og er i lovens forarbeider trukket fram som et tungt argument for å forlenge fristen. Forarbeidene peker også på at forholdet til utmeldingsfristen kan være viktigere for mindre selskaper enn for større igjen fordi en utmelding i et lite selskap kan ramme «urimelig hardt». I vårt tilfelle vil det sammenslåtte selskapet bli å anse som et av Norges største kommunale revisjonsselskaper, men sammenlignet med foretak som Coop, Tine og Felleskjøpet, er det åpenbart likevel snakk om et KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 6

161 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap mindre selskap. Hovedregelen om tre måneders utmeldingsfrist vil også kunne ramme mellomstore selskap tungt dersom en gruppe medlemmer bestemmer seg for å melde seg ut i samme periode. Forarbeidene åpner opp for at fristen i enkelte tilfeller bør kunne utvides eller settes til en bestemt dato i året ut fra et «planleggingshensyn». Dette er svært relevant for et revisjonsselskap som i stor grad baserer sin produksjon på et fast årshjul, med avleggelsen av revisjonsberetninger om våren som en sentral milepæl. Et tilleggs argument er at private selskaper som hovedregel velger revisor på den ordinære generalforsamlingen om våren (en gang per år). Også dette taler for at utmeldingsfristen bør tilpasses revisjonens årshjul, slik at en unngår utmeldinger for eksempel midt i årsoppgjøret(februar-april). Etter arbeidsgruppas vurdering viser denne gjennomgangen at mange av de hensynene departementet vektlegger som argument for å forlenge fristen utover lovens regel, i høyeste grad er til stede for vår virksomhet. Med andre ord foreligger det tungtveiende, saklige grunner for å legge til grunn en lengre utmeldingsfrist en samvirkelovens utgangspunkt. Arbeidsgruppas syn er at en utmeldingsfrist på 12 måneder, eventuelt konkretisert til en fast dato på forsommeren, harmonerer godt med de planleggingshensynene forarbeidene viser til. Arbeidsgruppas vurdering er derfor at SA også er den selskapsformen som i størst grad ivaretar hensynet til fleksibel uttreden. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 7

162 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 4. Gjennomføring av møter i eierorgan Bakgrunn Bakgrunnen for at gjennomføring av møter i eierorgan er tatt opp som et eget punkt i mandatet, er at mange IKS har opplevd at IKS-lovens krav til personlig oppmøte kan gjøre det utfordrende å sikre at representantskapet er beslutningsdyktig. Her vil vi derfor redegjøre for hvordan dette stiller seg for de ulike selskapstypene. Ulike selskapsformer IKS IKS-loven 9 bestemmer at representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Møter i representantskap kan kun gjennomføres ved fysisk oppmøte fra de valgte representantene, 9 og bruk av fullmakt til stedfortreder er i strid med IKS-loven. 10 AS Aksjelovens hovedregel er at generalforsamlingen treffer beslutninger ved alminnelig flertall av de fremmøtte/avgitte stemmene, jf. asl Loven oppstiller ingen nedre grense for hvor stor andel av aksjene som må være representert for at organet skal være beslutningsdyktig, såfremt innkalling er lovlig eller godkjent. En aksjonær har anledning til å bemyndige en annen, ved fullmakt, til å møte og stemme for seg i generalforsamlingen, jf. asl Endring av vedtekter krever to tredjedeler av de avgitte stemmer og av aksjekapitalen som er representert, jf første ledd. Aksjeloven åpner for at det kan vedtektsfestes andre flertallskrav, jf tredje ledd. SA For samvirkeforetak er reglene tilsvarende som for aksjeselskap. Hovedregelen er alminnelig flertall av de avgitte stemmene, men dette kan endres i vedtektene, jf. samvirkeloven 53 første og tredje ledd. Også for samvirkeforetak krever vedtektsendring to tredjedeler av de avgitte stemmene, jf. 54. Et medlem har som utgangspunkt anledning til å gi fullmakt til en annen til å møte og stemme på sine vegne i årsmøtet, såfremt annet ikke er fastsatt i vedtektene, jf. samvirkeloven 36. Drøfting og anbefaling IKS-modellen stiller langt større krav til deltakelse på møter i eierorgan enn AS og SA. På den ene siden kan man anse IKS-modellen som en garanti for at eierkommunene må følge opp sitt eierskap i selskapet, ved bla. å møte i eierorganet, noe som må ses på som positivt. På den andre siden er det erfaringsmessig en til dels stor utfordring å sikre at representantskapet i det hele tatt er beslutningsdyktig. Utfordringen er ofte større jo flere eiere man har, og jo større geografisk område de er spredt over. Arbeidsgruppas vurdering er at AS og SA på dette området innebærer en fleksibilitet som det nye selskapet vil kunne ha stor nytte av. Vi begrunner dette særlig med at det nye selskapet vil få mange eierkommuner spredt over et stort geografisk område. Den fleksibiliteten AS eller SA gir, vil sikre at 9 Jf. Brev fra KMD til KS Bedrift, datert Det skyldes at IKS-lovens ordning er at representantene skal velges personlig av kommunestyret selv, jf. iksl. 6. Det er stadfestet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) i sak 05/3032. For å sikre representasjon på møter i representantskap, velger derfor de fleste kommuner en personlig vara til kommunens representant. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 8

163 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap eierorganet uansett er beslutningsdyktig, uavhengig av hvor mange av selskapets aksjonærer/ medlemmer som møter. Dette får som konsekvens at man ikke vil ha den samme garantien som etter IKS-loven, for at en viss andel av eierne er nødt til å møte opp. Fra selskapets side kan det være negativt, for eksempel i tilfeller der selskapet har behov for å drøfte viktige strategiske spørsmål med sine eiere/medlemmer. Etter arbeidsgruppas syn kan dette avhjelpes ved å jobbe på andre måter for å sikre at kommunene skal være representert ved politisk ledelse på de viktige møtene i eierorgan, ev. på uformelle eiermøter. Dette kan for eksempel nedfelles i en felles eierstrategi som kommunene vedtar i sine kommunestyrer, og som gjennom dette forplikter kommunene i større grad enn hva som følger av loven. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 9

164 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 5. Økonomisk ansvar og risiko som eier Bakgrunn Spørsmålet om eiernes ansvar og risiko for selskapets drift og forpliktelser blir satt på prøve i forbindelse med gjeldsforfølgning fra kreditorene. Der selskapets likvide midler ikke er tilstrekkelige til å gi dekning for de krav selskapet har rettet mot seg, kommer dette særlig på spissen. Ulike selskapsformer I dette avsnittet vil vi redegjøre for ulikheter med hensyn til reglene for eiernes økonomiske ansvar og risiko knyttet til de ulike organiseringsformene: Interkommunalt selskap, aksjeselskap og samvirkeforetak. IKS Interkommunale selskaper skiller seg fra aksjeselskap og samvirkeforetak når det gjelder ansvarsform. Til sammen har deltagerne i et IKS økonomisk ansvar for selskapets totale forpliktelser. På den måten er ansvaret ovenfor kreditorene ubegrenset, jf iks-loven 3. Derimot er den enkelte deltagers ansvar begrenset til en prosent- eller brøkdel av forpliktelsene. Det innebærer at den enkelte kreditor må forholde seg til hver enkelt deltager for den forholdsmessige del av forpliktelsen. Det ubegrensede ansvaret deltagerne har i IKS forsterkes ved at lovens 23 oppstiller et konkursforbud for interkommunale selskaper. Se nærmere om dette i utredningens kapittel 9. AS For aksjeselskap har ikke eierne (aksjonærene) ansvar for selskapets forpliktelser, jf. aksjeloven 1-2 første ledd. Utgangspunktet er at eierne kun er økonomisk ansvarlig, og dermed kan tape sitt aksjeinnskudd (aksjekapital). Kreditorene må derfor forholde seg til selskapet for dekning av sine krav. Aksjeselskap kan gå konkurs. SA Medlemmene i et samvirkeforetak forplikter seg eventuelt til å betale inn et innskuddsbeløp i foretaket og vil i likhet med aksjonærer i et aksjeselskap være økonomisk ansvarlig for dette beløpet, jf. 16 første ledd nr. 2. Utover dette har ingen av medlemmene et personlig ansvar for de forpliktelser et samvirkeforetak pådrar seg jf. samvirkeloven 1 andre ledd nr. 2. Foretaket kan gå konkurs. Drøfting og anbefaling Sett fra en eiers ståsted vil fordelene ved å organisere virksomheter i et aksjeselskap eller et samvirkeforetak være at den økonomiske risikoen i større grad er forutsigbar, vurdert opp mot et interkommunalt selskap, der ansvaret er ubegrenset. Uten direkte styring og kontroll med virksomheten vil ansvarets omfang kunne være uoversiktlig. Vurderingen av risiko må naturlig nok - ses på bakgrunn av den virksomhet som drives og det formål denne skal tjene. Kommunal revisjon må anses som en virksomhet der den økonomiske risikoen kan anses som lav: lav økonomisk risiko inntektene er i all hovedsak styrt av deltakerne forutsigbar drift oppgavene er kjente og kostnadene varierer i liten grad over tid lite kapitalkrevende virksomhet - ikke behov for å ta opp lån ut over det som er knyttet til daglig drift KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 10

165 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap Fordi risikoen knyttet til eier- eller medlemskap i et selskap som driver med kommunal revisjon er såpass begrenset, er arbeidsgruppens syn at dette spørsmålet ikke bør ha avgjørende betydning for valg av selskapsform. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 11

166 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 6. Kommunenes muligheter til å kjøpe revisjonstjenester i egenregi Her redegjør vi for om valg av selskapsform har betydning for kommunenes mulighet til å kjøpe tjenester direkte fra selskapet uten å følge anskaffelsesregelverket, på grunn av unntak for såkalt utvidet egenregi (heretter bare «egenregi») 11. Bakgrunn/regelverk Uansett selskapsform vil den nye revisjonsenheten være et selvstendig rettssubjekt, og ikke del av noen kommune. Når kommuner og fylkeskommuner går utenfor sin egen organisasjon for å få utført tjenester, er hovedregelen at de skal sikre konkurranse om det aktuelle oppdraget. Regelverket for offentlige anskaffelser har imidlertid et viktig unntak fra denne regelen: Utvidet egenregi. Dette unntaket kommer til anvendelse når oppdragsgiver og leverandør er så tett knyttet opp til hverandre, ofte gjennom eierskap og omsetning, at det er naturlig å anse leverandøren som en forlengelse av oppdragsgivers virksomhet. For at det nye selskapet skal kunne utføre revisjonstjenester i utvidet egenregi, altså uten konkurranse, må følgende kriterier være oppfylt: 12 a) oppdragsgiver må utøve en kontroll over selskapet som svarer til den kontroll han utøver over sin egen virksomhet b) selskapet må utføre mer enn 80 prosent av sin aktivitet for oppdragsgiver eller andre rettssubjekter som oppdragsgiver kontrollerer c) det kan ikke være privat deltakelse i selskapet Relevante særtrekk ved de ulike selskapsformene IKS Det er flere kjennetegn ved IKS-formen som gjør at den er meget godt egnet til å oppfylle vilkårene for egenregi. Det skyldes at IKS i sin form er tilpasset offentlig sektor, med særregler for å ivareta hensynene til en tett, offentlig eierstyring, og har nær sammenheng med at deltakerne i et IKS er ansvarlige for selskapets forpliktelser fullt ut. Blant særreglene for IKS kan vi nevne at det er eierne, gjennom representantskapet, som vedtar selskapets budsjett, der dette ligger til styret i aksjeselskap og samvirke. Videre må endringer i selskapsavtalen i et IKS vedtas av alle kommunestyrene i deltakerkommunene, der det i et AS gjøres endringer i vedtektene i generalforsamlingen. Reglene om når eierorganet er beslutningsdyktig er et annet eksempel, fordi det medfører at kommunene i større grad er forpliktet til å møte opp og utøve eierstyring. Alt dette er forhold som medfører at kommunenes kontroll med virksomheten styrkes. I tillegg kommer at et IKS ikke kan ha private eiere/deltakere, noe som gjør problemstillinger knyttet til vilkår c) uaktuelle. AS Aksjeselskapsformen har ikke de samme kjennetegn som IKS, når det gjelder eierstyring og kontroll. Derimot kjennetegnes aksjeselskap av at det typisk vil ha som formål å skaffe avkasting på innskutt 11 «Egenregi» eller «klassisk egenregi» er egentlig arbeid som kommunen utfører med egne ressurser. «Utvidet egenregi» er arbeid som kommunen får utført av andre, men der visse vilkår gjør at det likevel anses som egenregi. Det er dette som er aktuelt her. For enkelhets skyld benevner vi likevel «utvidet egenregi» med «egenregi» i denne rapporten. 12 Unntaket for utvidet egenregi har lenge vært en del av den ulovfestede EU-retten, og er mange ganger stadfestet av EU-domstolen og KOFA. Unntaket ble kodifisert ved et EUs Direktiv 2014/24/EU, og gjennomføres i norsk rett i 3-1 og 3-2 i den nye forskriften om offentlige anskaffelser som vil gjelde fra KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 12

167 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap kapital. Det er likevel grunn til å tro at også et aksjeselskap, med de rette tilpasningene i vedtektene, kan oppfylle alle vilkårene for utvidet egenregi. SA I forarbeidene til lov om samvirkeforetak er det fremhevet at samvirkeforetak er en egen organisasjonsform, og «ikke en variant av selskap eller forening». 13 Dette gjør at den innflytelsen medlemmene har i et SA, ikke uten videre er den samme som en eier i et selskap kan utøve. I forhold til selskaper er for eksempel deltakernes økonomiske rettigheter i et samvirkeforetak begrenset. Dette gjelder likevel først og fremst innskrenkede muligheter til å utnytte foretaket til kapitalformål, noe som kan gjøre det mindre interessant å utnytte foretaket for kommersielle formål. Det i seg selv bør heller være et argument for at kontrollkriteriet kan være oppfylt (på grunn av mindre markedsorientering), enn det motsatte. Et annet kjennetegn ved SA er at det i motsetning til AS typisk ikke vil ha som formål å skaffe avkastning på innskutt kapital, men at medlemmene skal hente ut sine fordeler gjennom samhandling og omsetning med foretaket. Dette er i seg selv et moment som taler for at kontrollkriteriet kan være oppfylt. KS-advokatene har i rapporten «Samvirkeforetak for kommuner» (2014), konkludert med at det ikke er noe til hinder for at samvirkeforetaksformen kan oppfylle kriteriene for egenregi. Drøfting og anbefaling Så langt vi kan se, er det liten grunn til å problematisere oppfyllelsen av vilkårene b) og c) over i relasjon til valget av selskapsform. Vilkår b) (omsetningskriteriet) vil være det samme uavhengig av selskapsform. Det sentrale for oppfyllelse av dette vilkåret er at selskapet, uavhengig av selskapsform, sikrer at det har minst 80% av sin omsetning rettet mot eierkommunene. Vilkår c) (ingen private eiere) kan løses ved en tydelig angivelse i vedtektene for SA eller AS av at kun kommuner og fylkeskommuner kan være eiere/medlemmer. For IKS er det som nevnt ingen aktuell problemstilling. Hva gjelder vilkår a) (kontrollkriteriet) viser vår gjennomgang at IKS-formen har noen særregler som gjør at deltakerkommuner i et IKS, uten videre regulering, må sies å ha større kontroll med IKS-et enn eierkommuner i et AS eller medlemmer i et SA. Vi ser likevel ikke at dette kan være avgjørende. I den grad det er ønskelig, kan man vedtekts regulere flere forhold som vil bidra til å styrke kommunenes kontroll også med AS eller SA. Eksempler på forhold som kan bidra til å sikre at kontrollkriteriet er oppfylt (uavhengig av selskapsform), er: at vedtektene innskrenker styrets myndighet til fordel for eierorganet at kommunenes representanter i eierorgan er sentrale personer i kommunens ledelse Det er videre et særtrekk med den virksomheten revisjonsenheten driver, som antagelig også vil bidra til å sikre at kontrollkriteriet er oppfylt. Det er at kommunene, gjennom kontrollutvalgene, også er gitt ansvar for en annen form for kontroll med revisjonen. Kontrollutvalget skal blant annet uttale seg om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen/fylkeskommunen, og kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyre. Videre er revisjonens tjenester, som forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, basert på bestillinger fra kommunens kontrollutvalg, gjerne med spesifisering av ressursramme og frister. Kommunene har på denne måten en relativt direkte kontroll med planleggingen og finansieringen av flere av selskapets aktiviteter. Disse forholdene bidrar til å begrense selskapets muligheter til å forfølge andre interesser enn kommunenes, og reduserer selskapets selvstendighet betraktelig 13 NOU 2002: 6 s KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 13

168 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap sammenlignet med andre virksomheter. Så lenge det vedtektsfestes at selskapets hovedformål er å drive revisjon av kommunal virksomhet og tjenesteproduksjon, jf. kommuneloven 78, mener vi at dette er et viktig bidrag til å sikre at kontrollkriteriet er oppfylt. Arbeidsgruppas konklusjon er at valg av selskapsform ikke er avgjørende for om kommunene kan kjøpe tjenester direkte fra revisjonsenheten etter unntaket for egenregi. Arbeidsgruppas syn er at det er visse særtrekk ved IKS-formen som gjør at den uten videre tilpasninger er bedre egnet enn de andre til å oppfylle kriteriene for egenregi, men at også AS og SA kan tilpasses på en slik måte at kriteriene blir oppfylt. Forskjellen mellom AS og SA i dette henseende er noe mindre, men antagelig kan man legge til grunn at det er større rom for å vedtekts regulere forhold som vil gi eiere tettere kontroll med virksomheten i et SA enn i et AS. 14 Videre kan det være et argument at der AS typisk har som formål å skaffe avkastning på innskutt kapital, har SA som formål at medlemmene skal hente ut sine fordeler gjennom samhandling med foretaket. Det innebærer at et samvirkeforetak etter sin art sjeldnere er egnet til å forfølge andre interesser enn eiernes. Arbeidsgruppas syn er at disse forholdene til sammen gjør at SA er noe bedre egnet til å oppfylle kravet til egenregi enn AS. Arbeidsgruppa anbefaler på grunnlag av drøftingene over å vedtekts regulere visse forhold som bidrar til å sikre at vilkårene for egenregi er oppfylt: selskapets hovedformål skal være å drive revisjon av kommunal virksomhet og tjenesteproduksjon etter kommuneloven 78 begrensninger i hvem som kan være eiere/medlemmer: kun kommuner/fylkeskommuner begrensninger i styrets myndighet til fordel for eierorgan: 15 o årsmøtet/generalforsamling vedtar budsjett o årsmøtet/generalforsamling fastsetter 4-årig økonomiplan o årsmøtet/ generalforsamling vedtar selskapets strategier selskapet kan selge tjenester til andre enn sine eiere, men kun så lenge hovedaktiviteten (80%) er rettet mot eierne I tillegg bør selskapet sikre seg at eierkommunene i størst mulig grad blir representert ved politisk ledelse i eierorgan. Dette er et viktig bidrag til å sikre at kontrollkriteriet er oppfylt. 14 Se «Samvirkeforetak for kommuner», KS advokatene på oppdrag fra KS bedrift 15 Det kan antagelig problematiseres om en slik begrensning av styrets myndighet strider med aksjelovens ansvarsdeling i en slik grad at vedtekter som går langt i så henseende må sies å ikke være i tråd med aksjeloven. På grunn av arbeidsgruppens konklusjon i kap. 11 har vi ikke vurdert dette fullt ut. For SA er de neppe noe problem, da samvirkeloven i større grad må sies å åpne for frihet til å vedtekts regulere den type forhold. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 14

169 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 7. Ansattes rettigheter Her redegjør vi for om valg av selskapsform har betydning for de ansattes rettigheter. Ivaretagelse av de ansatte må anses som en vesentlig forutsetning for at etableringen av et nytt felles selskap skal bli vellykket. Bakgrunn/regelverk Virksomhetsoverdragelse Etableringen av et nytt felles revisjonsselskap kan enten gjennomføres som fusjon, der ett selskap overtar det andre, eller som overføring til nyetablert selskap, med påfølgende avvikling av de gamle selskapene. I begge tilfellene vil endringen innebære at arbeidsforholdet overføres til et nytt rettssubjekt (for samtlige eller for flere av de ansatte). Arbeidsmiljøloven (aml) kap. 16 har regler om ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. Ved fusjon innebærer fusjonsavtalen at virksomheten til det selskap som innfusjoneres, overdras til det overtagende selskap. En nyetablering forutsetter at innholdet (samtlige posisjoner) i de gamle selskapene overdras til det nye selskapet. Aml 16-1 fastsetter at reglene om virksomhetsoverdragelse gjelder for alle kategorier ansatte. I dette tilfellet er ikke kravet til videreføring av aktivitetens identitet problematisk, i det virksomheten skal fortsette å utføre revisjonstjenester også etter endringen. Etter aml 16-2 overføres alle rettigheter og plikter som tilligger arbeidsforholdet til ny arbeidsgiver ved en virksomhetsoverdragelse. Overføringen gjelder først og fremst selve arbeidsforholdet, som da videreføres på samme vilkår. Overføringen omfatter alle rettigheter og plikter som omfattes av arbeidsforholdet, som lønn, bonus, forsikringer, feriepenger, diett/reiser. Også forhold som innvirker mer indirekte på arbeidsforholdet overføres, som ansiennitet. Ny arbeidsgiver blir også som utgangspunkt bundet av tariffavtale som tidligere arbeidsgiver har inngått; for vår del gjelder det Hovedtariffavtalen, 16 som også omfatter bestemmelser om pensjon. Pensjonsrettigheter skal som hovedregel føres videre i det nye selskapet, jf. aml (3). Ansattes medbestemmelse og involvering i prosessen Ansattes medbestemmelse og involvering i prosessen ved sammenslåing av de to virksomheter, hviler både på reglene i arbeidsmiljøloven kap. 16, se 16-5, og på Hovedavtalen KS , del B, 1.4 Omstilling og utvikling. I begge regelsett forutsettes at arbeidstakernes tillitsvalgte informeres og tas med i drøftelser om omorganiseringen som følger av virksomhetsoverdragelsen. Arbeidsgivers styringsrett Selv om de ansatte har rett til å delta i drøftelsen, er det likevel et rom for arbeidsgiver til å utøve sin styringsrett. Styringsretten har arbeidsgiver i kraft av nettopp å være arbeidsgiver. Blant annet omfatter styringsretten fordelingen av arbeidsoppgaver blant de ansatte, opprettelse eller nedleggelse av kontorsteder. Ulike selskapsformer. Drøfting. Slik arbeidsgruppen ser det vil valget av selskapsform ikke innvirke på de ansattes opparbeidede rettigheter og plikter i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen (nyetablering eller fusjon). 16 Hovedavtalen, særtrykk for bedriftene og Hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 15

170 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 8. Revisors uavhengighet og betydningen av dette ved valg av selskapsform Bakgrunn/regelverk Det stilles krav til at revisor skal være uavhengig og da uavhengig av den virksomhet som revideres. Andre ord som benyttes for det samme er objektiv, nøytral, saklig og upartisk. Det motsatte er gjerne betegnet som vilkårlig, partisk og subjektiv. Kravet om uavhengighet er helt sentralt for at omverdenen kan ha tillit til resultatet av revisjonen; med andre ord er revisors troverdighet helt avhengig av at revisor er uavhengig. Kommuneloven 79 bestemmer at en revisor ikke kan revidere noen han/hun har slik tilknytning til at det kan svekke revisorens uavhengighet eller objektivitet. Revisor kan heller ikke revidere revisjonsenheten i de tilfelle det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Reglene i kommuneloven om uavhengighet, og reglene i forvaltningsloven om inhabilitet, gjelder for alle som utøver revisjon ovenfor kommuner og fylkeskommuner, uten tanke på om revisors ansettelsesforhold er direkte i kommunen selv, i et kommunalt foretak eller et kommunalt eid selskap. Ulike selskapsformer Spørsmålet er om valget av selskapsform vil innvirke på allmennhetens opplevelse av revisors uavhengighet, og dermed på troverdigheten av revisjonsresultatet (for eksempel en revisjonsberetning eller en forvaltningsrevisjonsrapport). IKS Selskapsformen IKS er ansett som kommunenes eierform og er spesialtilpasset kommunenes virksomhet. Her har regelverket lagt til rette for en mer direkte eierstyring, gjennom blant annet at det er lagt mer beslutningsmyndighet i representantskapet enn det er til en generalforsamling i et aksjeselskap. Det innebærer i teorien en mer direkte involvering fra eiernes side, samtidig som formålet for revisjonsselskapet nettopp er å revidere sine eiere. Det kan gi grunn til å stille spørsmål ved om allmenheten oppfatter at revisor i et kommunalt eid IKS er tilstrekkelig uavhengig av sine eiere. AS For et aksjeselskap er selskapets overlevelse i markedet avhengig av omsetning og overskudd. Selskapet vil i all hovedsak ha kommunale aksjonærer som kunder. 17 Det innebærer at selskapet selv vil kunne oppfatte seg som avhengig av en «god tone» ovenfor sin eier, nettopp for å sikre videre omsetning. Dette kan noen i allmennheten oppleve som grunnlag for at revisor ikke er tilstrekkelig uavhengig. SA For samvirkeforetaket vil vi foreslå at omsetningen, i form av bestilling av revisjon fra medlemmenes side, fastsettes i vedtektene. Det kan da hevdes at foretaket er mindre avhengig av sine medlemmer i forhold til videre drift. 17 Det følger av kravet om at minst 80% av omsetningen må være rettet mot eiere, jf. kap Kommunenes muligheter til å kjøpe revisjonstjenester i egenregi KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 16

171 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap Drøfting Valget av selskapsform vil juridisk sett ikke spille noen rolle for revisors uavhengighet. Det er imidlertid vår oppfatning at både IKS og AS har elementer ved seg som av allmenheten kan oppleves som mindre uavhengig av eierne enn samvirkeforetak. Arbeidsgruppens syn er likevel at disse forskjellene neppe kan være avgjørende for valg av selskapsform. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 17

172 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 9. Forbudet mot offentlig støtte Bakgrunn/regelverk EØS-avtalens forbud mot offentlig støtte 18 skal hindre at offentlige myndigheter gjennom ulike former for støtte gir enkelte aktører en bedre konkurranseposisjon enn aktører som ikke nyter godt av slik støtte. Støttebegrepet favner vidt, og kan omfatte alt fra direkte tilskudd til fritak fra avgifter, billig husleie eller salg av rimelige tomter. Regelverket om offentlig støtte er generelt, og gjelder uavhengig av organisasjonsform. Men spørsmålet om offentlig støtte kan oppstå i ulike varianter, avhengig av hvordan virksomheten er organisert. For virksomheter som er egne rettssubjekt (ikke del av en kommune), kan spørsmålet om offentlig støtte bli aktualisert i to varianter: For det første kan det være spørsmål om det er særlige trekk ved organisasjonsformen som gjør at den i seg selv er problematisk i forhold til støtteregelverket. For det andre kan det oppstå spørsmål om hvorvidt kommunen som eier opptrer i tråd med det såkalte markedsinvestorprinsippet overfor virksomheten, eller på annen måte gir virksomheten et økonomisk gode som den ellers ikke ville fått. Her gjennomgår vi først særtrekk ved de aktuelle organisasjonsformene, og drøfter i hvilken grad de har betydning for spørsmålet om offentlig støtte. Deretter gjennomgår vi de generelle begrensningene som følger av markedsinvestorprinsippet, og som må legges til grunn for den nye virksomheten uavhengig av valgt selskapsform. Ulike selskapstyper IKS Eierne/deltagerne i et IKS har ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser, og loven inneholder et forbud mot at IKS kan gå konkurs. Ifølge departementet har EFTAs overvåkningsorgan ESA gått langt i å antyde at dagens IKS-lov er i strid med offentlig støtte-regelverket, nettopp på grunn av ansvarsreglene, og bør endres. 19 Med dette som bakgrunn sendte Kommunal og moderniseringsdepartementet høsten 2014 ut et forslag på høring om endringer i IKS-loven. 20 Forslaget gikk ut på at ansvarsformen ble endret til begrenset ansvar og at konkursforbudet ble opphevet. De fleste høringssvarene til forslaget var negative, og departementet gikk ikke videre med det. Departementet har i etterkant sagt at endringer i IKS-loven må ses i sammenheng med «andre pågående saker og prosesser». 21 Blant annet har regjeringen nedsatt en arbeidsgruppe som skal utrede konkurranse på like vilkår mellom offentlige og private virksomheter, herunder fremme alternative forslag til måter det offentlige kan organisere sin økonomiske aktivitet på, slik at offentlig eid virksomhet drives i samsvar med EØS-avtalens regler om offentlig støtte. Utvalget skal legge frem en rapport høsten Vi antar at det vil neppe bli fremmet forslag om endringer i IKS-loven før dette arbeidet er ferdigstilt. I det tidligere nevnte høringsnotatet hadde KMD skissert alternative forslag til å bringe de norske reglene i samsvar med regelverket om offentlig støtte. Blant annet ble det foreslått å begrense IKS- 18 EØS-avtalen art. 61(1), jf. Lov om offentlig støtte 19 HØRINGSNOTAT OM ENDRINGER I LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAPER, KMD, HØRINGSNOTAT OM ENDRINGER I LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAPER, KMD, Kommuneproposisjonen for 2017 KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 18

173 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap loven til å gjelde selskaper som driver ikke-økonomisk aktivitet. I kommuneproposisjonen for 2017 skriver departementet følgende: Departementet har vurdert innspillene fra høringsrunden (IKS-loven) og utredet nærmere løsningsalternativet om å begrense bruken av selskapsformen til såkalt ikke-økonomisk aktivitet. Ved å forby IKS-ene å drive med såkalt økonomisk aktivitet, vil ikke selskapene være omfattet av regelverket om offentlig støtte. Departementets foreløpige vurdering er at en lovendring som avskjærer IKS-ene fra å utføre økonomisk aktivitet i statsstøtterettslig forstand har flere fordeler. Dette løsningsalternativet fikk også klart mest støtte blant høringsinstansene. Økonomisk aktivitet er i offentlig støtte-regelverket definert som all aktivitet som drives i et marked, i konkurranse med andre. Motsatsen til økonomisk aktivitet er offentlig myndighetsutøvelse. Dersom IKS-loven skulle bli endret slik at den forbeholdes ikke-økonomisk aktivitet, vil det bringe noen nye problemstillinger på banen for det nye revisjonsselskapet. Vi legger til grunn at det nydannede selskapet uansett kommer til å drive med økonomisk aktivitet i offentlig støtte-regelverks betydning. De tjenestene selskapet selger i et marked i mer eller mindre reell konkurranse med andre, er uten tvil «økonomisk aktivitet». Et vanskeligere spørsmål er om de ordinære revisjonstjenestene selskapet yter til sine eierkommuner etter koml. 78 er å anse som «økonomisk aktivitet». EU-retten utvikler seg stadig på dette området, og det er ikke lett å komme med noen klar konklusjon. Hvis man kunne forutsette at hovedaktiviteten (revisjon av kommuner og fylkeskommuner) ikke var økonomisk aktivitet, kunne en løsning ha vært at denne aktiviteten ble beholdt i et IKS, mens de markedsorienterte tjenestene kunne ytes av et datterselskap organisert som aksjeselskap(as). I så fall måtte man ha vært oppmerksom på kryssubsidieringsproblematikk. Etter arbeidsgruppas syn er det ikke grunn til å gå lenger i en drøftelse av slike eventualiteter per i dag, når det uansett ikke er klart hvordan en ny IKS-lov vil se ut. AS Det er ingen særtrekk ved aksjeselskapsformen som i seg selv skulle gjøre den mindre egnet til å drive virksomhet i tråd med forbudet mot offentlig støtte. I et aksjeselskap har ingen av eierne økonomisk ansvar for mer enn innskutt kapital, og ingen av eierne har ansvar for selskapets forpliktelser. Man kan dermed ikke sette spørsmålstegn ved om eierne gir noen form for garanti eller offentlig støtte til virksomheten gjennom selskapsformen i seg selv. SA Det er på samme måte som for aksjeselskap vanskelig å se at det er trekk ved samvirkeforetaksmodellen som gjør at den i seg selv skal innebære særlige problemer opp mot støtteregelverket. Heller ikke i et samvirkeforetak har noen av deltakerne økonomisk ansvar for mer enn de har skutt inn, og ingen av deltakerne har ansvar for virksomhetens forpliktelser. Det kan dermed ikke reises spørsmål ved om samvirkeforetak som foretaksform nyter godt av garantier fra kommunene som medlemmer. Drøfting og anbefaling Etter arbeidsgruppas syn, er den usikkerheten som hefter ved IKS-formen og forholdet til offentlig støtte-regelverket isolert sett et argument for å velge en annen selskapsform. Men som vi så vidt skisserer over, kan det godt tenkes at det vil finnes løsninger for å fortsette virksomheten også i et IKS, noe avhengig av hvilke lovendringer som eventuelt måtte komme. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 19

174 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap I det videre redegjør vi for hvilke føringer som på grunn av offentlig støtte-regelverket uansett må ligge til grunn for opprettelsen og driften det nye selskapet, uavhengig av valgt selskapsform. Ved avgjørelsen av om det foreligger offentlig støtte fra for eksempel en kommune til et selskap det har eierandeler i, er det i praksis lagt avgjørende vekt på det såkalte markedsinvestorprinsippet. I dette ligger det at dersom det offentlige yter støtte til sin egen virksomhet i større utstrekning enn en privat investor ville gjøre, kan det foreligge ulovlig offentlig støtte. Dette prinsippet vil ha betydning for hvordan kommunene kan opptre overfor selskapet som medlem, garantist, långiver osv., og dermed hvordan selskapet bør innrette sin virksomhet. Det finnes en mengde føringer for disse problemstillingene i litteratur, rettspraksis, praksis i ESA og ESAs retningslinjer. Her nøyer vi oss med å trekke opp et viktig prinsipp: det nyetablerte selskapet bør innrette sin driftsmodell slik at alle relevante utgifter ved driften reflekteres i selskapet, og slik at selskapet i minst mulig grad bør ha fordeler knyttet rimelige tjenester fra kommunene. Det gjelder alt fra lav husleie eller billig kjøp av tomt, til rimelig tilgang til tekniske tjenester (internett osv.) fra kommunene. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 20

175 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 10. Betydning for diverse offentligrettslige regler Bakgrunn I det følgende vil vi se nærmere på om valget av selskapsform har innvirkning på virkeområdet for offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven. Offentlighetsloven Offentlighetsloven har visse bestemmelser som har relevans for alle som utfører revisjon for kommuner og fylkeskommuner, i kraft av den rollen de har som revisor. Et eksempel på det er regelen om utsatt innsyn for rapporter i lovens 5 andre ledd. Disse bestemmelsene gjelder uavhengig av hva slags selskap revisor er ansatt i. Det som er spørsmålet her, er om valg av selskapsform har betydning for om det nye selskapet som sådan er omfattet av lovens virkeområde. Offentlighetsloven 2 bestemmer at loven gjelder: a) staten, fylkeskommunane og kommunane b) andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet. Bokstavane c og d gjeld ikkje rettssubjekt som hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. For verksemder som etter offentleg oppkjøp eller liknande kjem inn under bokstavane c eller d, gjeld lova frå og med fjerde månadsskiftet etter den månaden da vilkåra vart oppfylte» Som det fremgår av kapittel 6 foran, kan det nye selskapet ikke ha innslag av private eiere. Det innebærer at selskapet vil oppfylle vilkårene c) og d) over, uavhengig av selskapsform, fordi kommuner/fylkeskommuner vil ha flertallet av stemmene på generalforsamlingen og rett til å velge samtlige medlemmer i disse organer. Dette gjelder likevel ikke hvis selskapet skal drive næring i direkte konkurranse med, og på like vilkår som, private. Etter arbeidsgruppens vurdering er kommunerevisjon, i fullt ut kommunalt eide selskap, ikke å anse som «næring i direkte konkurranse med og på like vilkår som private». 22 Arbeidsgruppen legger dermed til grunn at det nye selskapet, uavhengig av valgt selskapsform, vil omfattes av virkeområdet for offentlighetsloven. Forvaltningsloven Forvaltningsloven gjelder ifølge 1 «den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i eller i medhold av lov». Som forvaltningsorgan regnes «et hvert organ for stat eller kommune.» Utgangspunktet er at organisering av foretak som AS, SA eller IKS vil være egne rettssubjekter og at forvaltningsloven dermed ikke gjelder. Avgjørende for om virkeområdet allikevel kommer til 22 Det er i tråd med Sivilombudsmannens praksis for eksempel i sak 2998/1203 Karmøy Havnevesen KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 21

176 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap anvendelse vil være om organet utøver offentlig myndighet eller ikke. Dersom det er tilfelle vil loven komme til anvendelse for denne delen av virksomheten 23. Som et utgangspunkt vil ikke revisjonsselskaper utøve offentlig forvaltning i form av vedtaksmyndighet. Å gjennomføre revisjon vil heller ikke komme inn under legalitetsprinsippet på en slik måte at en direkte vil gripe inn i borgernes rettigheter og plikter. Revisor har med andre ord ingen myndighet til å kunne pålegge en kommune å rette sine mangler, men bare påpeke og avdekke avvik. Arbeidsgruppen finner ut fra dette at det nye selskapet ikke kommer til å utøve offentlig myndighet og vil dermed heller ikke komme inn under virkeområdet for forvaltningsloven. Særlig om forholdet til revisors taushetsplikt og habilitet Kommunelovens regler om revisors taushetsplikt ble endret med virkning fra 1. januar Endringene medførte at revisor ikke lenger hadde taushetsplikt om «det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen», noe som ble tolket som en nokså altomfattende taushetsplikt. Bestemmelsen henviser nå i stedet til forvaltningsloven 13 til 13 e, og innebærer at revisor har samme taushetsplikt som alle andre etter forvaltningsloven altså i hovedsak begrenset til personlige forhold og forretningshemmeligheter. Uansett følger taushetsplikten rollen som revisor, og vil gjelde uavhengig av valget av selskapsform. På samme måte vil forvaltningslovens habilitetsregler utfylle kravene til uavhengighet i kommunelovens 79, som gjelder for revisor. For IKS gjelder i tillegg habilitetsreglene for ansatte og styret, jf. IKS-loven 15, kommuneloven 40 nr. 3, se forvaltningslovens kapittel II. Arkivloven Plikten til å etablere arkiv følger av arkivloven. Av arkivlovens 6 fremgår det at: «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid». Kulturdepartementet har i brev av til NKRF (Norges kommunerevisorforbund) fastslått at arkivloven ikke gjelder for interkommunale revisjonsselskap organisert som IKS. I brevet heter det likevel: [S]elv om et organ ikke er omfattet av arkivloven etter gjeldende regelverk, tas det sikte på å harmonisere arkivlovens og offentlighetslovens virkeområder, slik at de rettssubjekter som har journalføringsplikt etter offentlighetsloven også skal ha arkivplikt etter arkivlova med tilhørende forskrifter. Med andre ord er kommunale revisjonsselskaper organisert som IKS ikke å anses som arkivpliktige etter arkivlova kapittel II per i dag, men de kan komme til å bli det. Arbeidsgruppen antar at de samme hensyn gjelder for kommunale revisjonsselskap organisert som AS og SA, slik at vi kan legge til grunn den samme forståelsen for disse. Arbeidsgruppen anbefaler at det tas stilling til om arkivlovens kapittel II på grunn av departementets uttalelser i brevet over skal legges til grunn for det nye selskapet. I en omstillingsfase hvor interne rutiner og struktur uansett skal gjennomgås, kan det være ressursbesparende å innlemme en slik 23 Ot.prp. nr. 53 ( ) avsnitt og 6.8. KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 22

177 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap arkivpraksis fra begynnelsen av. Dette er også påpekt i anbefalinger gitt av NKRF, uavhengig av selskapsformen 24. Arbeidsgruppa presiserer at plikten til å føre journal uansett vil gjelde for det nye selskapet, fordi denne plikten følger offentlighetslovens virkeområde. 25 Oppsummering og anbefaling Gjennomgangen viser at offentlighetsloven vil gjelde for det nye selskapet uavhengig av selskapsform. Dette medfører også at selskapet vil få journalføringsplikt. Forvaltningsloven vil ikke komme til direkte til anvendelse overfor kommunale revisjonsselskaper, men indirekte gjennom vurderingen av habilitet og taushetsplikt. Arkivplikten etter arkivlovens kapittel II får ikke anvendelse overfor noen av selskapsformene. En tilpasning kan vurderes med tanke på at nye regler vil kunne tre i kraft. 24 einfo 13/2 - Arkivplikt og organisasjonsform, side Jf. arkivforskriftens 2-6, jf. offentlighetsloven 10 KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 23

178 Valg av selskapsform for nytt, felles revisjonsselskap 11. Oppsummering og arbeidsgruppens anbefaling Arbeidsgruppas gjennomgang av de enkelte punktene i mandatet viser at det er fordeler og ulemper med alle de aktuelle selskapsformene. Det er likevel noen fordeler og ulemper som veier tyngre enn andre. For en del av punktene i mandatet, er arbeidsgruppas syn at disse ikke har særlig betydning for valg av selskapsform. Dette gjelder ansattrettigheter, virkeområdet for offentligrettslig lovgivning, revisors uavhengighet og eierkommunenes økonomiske ansvar. Arbeidsgruppa mener at kommunenes adgang til å kjøpe tjenester fra selskapet i egenregi kan opprettholdes uavhengig av selskapsform. IKS-loven er likevel i seg selv klart best egnet til å oppfylle kravene kjøp i egenregi, og SA er bedre egnet enn AS. I mandatet understrekes viktigheten av å sikre fleksibilitet på eiersiden. For aksjeselskapsformen ligger en særlig ulempe i at inn- og uttreden forutsetter et fungerende marked for kjøp og salg av aksjer. Arbeidsgruppa er skeptisk til hvordan dette vil fungere for en interkommunal revisjonsenhet, og dette er alene et argument som gjør at vi anser aksjeselskapsformen for å være lite aktuell. For IKS er det en kjensgjerning at reglene for inn og uttreden kan oppleves som tungvinte. Det gjelder særlig kravet om likelydende vedtak i alle kommunestyrer. For et selskap som vil få over 40 eiere, sier det seg selv at det vil være hensiktsmessig med en mer fleksibel ordning. Arbeidsgruppas klare vurdering er at samvirkeforetaksformen er best egnet til å ivareta fleksibilitet på eiersiden, ved at en kommune enkelt kan melde seg inn og et medlem kan gå ut av foretaket ved utmelding innen en gitt frist. Vi mener at det er grunnlag for å sette en lengre utmeldingsfrist enn samvirkelovens hovedregel om tre måneder for dette selskapet, og at vedtektene bør sette begrensninger på hvem som kan bli medlemmer. Et punkt som arbeidsgruppen har tillagt betydelig vekt, er betydningen av det EØS-rettslige forbudet mot offentlig støtte. Vi kjenner ikke resultatet av det lovarbeidet som pågår, og det medfører en reell usikkerhet for IKS-formens framtid. Det ligger uløst om det blir mulig å drive revisjonstjenester i et IKS i fremtiden. Arbeidsgruppa mener at dette er et tungtveiende argument mot å benytte IKS som selskapsform for det nye selskapet. Et annet punkt som taler mot IKS, er IKS-lovens krav til gjennomføring av møter i representantskapet. Der IKS-loven krever fysisk oppmøte av minimum 2/3 av de personlig valgte medlemmene for å være beslutningsdyktig, holder det etter samvirkeloven med flertall av de møtende medlemmene, og disse kan møte med fullmakt. På dette punktet innebærer samvirkeforetaksformen en fleksibilitet som vil komme til stor nytte i et nytt selskap med mange eiere spredt over et stort, geografisk område. Arbeidsgruppa ser i all hovedsak ett tydelig argument mot samvirkeforetaksformen, og det er rett og slett at den er relativt lite utprøvd som foretaksform for kommunal revisjon. Det er en risiko for at det kan oppstå problemstillinger som ingen har tenkt på. Vi mener likevel at fordelene ved å velge denne selskapsformen er så store, at dette momentet har mindre betydning i avveiningen. Samvirkeforetaksformen er skreddersydd for medlemmer som ønsker å løse en oppgave i fellesskap, og det er akkurat hva kommunal revisjon i egenregi handler om. Arbeidsgruppas anbefaling er at det nye selskapet etableres som et samvirkeforetak (SA). KomRev Trøndelag IKS og Revisjon Midt-Norge IKS 24

179 Vedlegg 1: Gjennomføring av prosessen Ved den prosessen som de to IKS-selskapenes styrer og representantskap har satt i gang, vil et eventuelt positivt vedtak innebære at de to selskapene skal smeltes sammen og bli til ett. Spørsmålet i dette kapittelet er hvordan sammensmeltingsprosessen må gjennomføres. Vi tar her utgangspunkt i arbeidsgruppens forslag om at det nye selskapet organiseres som samvirkeforetak. Ved en slik sammensmelting kan man se for seg to ulike alternativer for å komme frem til det endelige resultatet: A. Fusjon av to IKS-selskaper, for etterfølgende omdannelse til SA, eller B. Stiftelse av ett nytt SA, overføring av «innmat» fra de to eksisterende IKS, og deretter nedleggelse av de gamle IKS. Omdannelse av selskaper krever positiv lovhjemmel. Slik lovhjemmel foreligger ikke for omdannelse fra IKS til SA (eller AS, for den del). Av den grunn er alternativ 1. ovenfor ikke aktuell. Prosessen ved sammensmelting må derved foretas i følgende etapper: 1. Stiftelse av et nytt SA Stiftelse av foretaket følger reglene i samvirkeloven kap 2, der stiftelsesdokument, vedtekter og åpningsbalanse er de sentrale dokumenter i prosessen. Som vedlegg til nærværende utredning ligger et forslag til vedtekter. I stiftelsesdokumentet skal det opplyses om hvem som er medlemmer i styret i foretaket ved stiftelsen, jf samvirkeloven 9. Det betyr at styrevalg må foretas i forbindelse med stiftelsen av foretaket. Foretaket meldes Foretaksregisteret etter stiftelse. Styret vil deretter, som en av sine viktigste oppgave, ansette en daglig leder. Ansettelsen må komme i tid etter at foretaket er stiftet. 2. Avtale om overføring av samtlige posisjoner («innmat») Dagens selskaper besitter både positiv og negativ formue, og sitter i en rekke rettslige posisjoner. Det er viktig at alt det vi kaller for «innmat» overføres samlet til det nye selskapet, som er stiftet ift pkt 1. En slik avtale baseres på ordinær avtalerett. For de tilfeller en overføring av rettslig posisjon innebærer et debitorskifte, må det sikres samtykke fra den som innehar kreditorposisjonen. Relatert til de ansatte bør (må) det fremgå klart av avtalen at overdragelsen er å anse som en virksomhetsoverdragelse, i tråd med reglene i aml kap 16. Grunnen til det er at prosessen har godt av klarhet i forhold til hva de ansatte har å forholde seg til og at det ikke etterlates noe tvil om at alle ansatte beholder alle de rettigheter (og plikter) som de hadde i forhold til den tidligere arbeidsgiveren. Ved overføring er det nye selskap i drift. Det er sentralt i prosessen at det det nye selskapet, som er et nytt rettssubjekt med nytt org.nr, må formelt oppnevnes som ny revisor hos samtlige kunder/ medlemskommuner.

180 3. Avvikling av de gamle IKS-selskapene Etter at overføringen som nevnt i pkt 2 er gjennomført, fremstår de gamle selskapene som «tomme». Selskapene har da ingen verdier tilbake, foruten det som trengs for avviklingsprosessen, og de har heller ingen avtaleposisjoner tilbake. Det ligger da an til at selskapene oppløses, jf iks-loven 32, forutsatt enighet blant deltagerne. Oppløsningsvedtaket krever godkjennelse av departementet. Selve prosedyren mht. avvikling/ oppløsning beskrives i iks-loven 33 og 34, der det valgte avviklingsstyret har kompetanse til å foreta de disposisjoner som trengs for å avvikle selskapet. Sluttført avvikling meldes Foretaksregisteret

181 VEDTEKTER FOR REVISJON MIDT-NORGE SA - kommentarutgave Om kommentarutgaven: Kommentarenes hensikt er å fremheve på hvilke områder vedtektene skiller seg fra samvirkelovens minstekrav (og standardvedtekter), og begrunne hvorfor de gjør det. Selve vedtektene står i vanlig skrift, alle kommentarer står i kursiv. Innledende om samvirkeforetak: Valget av samvirkeforetak som foretaksform for det nye revisjonsselskapet er grundig utredet og drøftet i en egen rapport. Vedtektene er utformet med tanke på å ivareta de hensynene som melder seg ved opprettelse og drift av et kommunalt eid revisjonsselskap i denne foretaksformen. Det er også sett hen til EØS-regler og forventet utvikling for disse. Det gjelder særlig regelverket for offentlige anskaffelser og muligheten for at foretaket kan selge tjenester innenfor unntaket for utvidet egenregi, og forbudet mot offentlig støtte. For at en virksomhet skal være et samvirkeforetak, må den oppfylle tre sentrale vilkår i samvirkeforetakslovens 1: vilkåret om økonomisk hovedformål (formålskriteriet), vilkåret om omsetning mellom foretak og medlem (omsetningskriteriet), og vilkåret om at avkastningen kan fordeles etter omsetning (fordelingskriteriet). Formålskriteriet innebærer at samvirkeforetaket må ivareta medlemmenes interesser enten som tilbyder eller etterspørrer av varer eller tjenester. Foretakets formål må være å dekke felles ønsker og behov for medlemmene. Det innebærer at det normalt er medlemmene selv som er den største kundegruppen/brukergruppen. Omsetningskriteriet innebærer at det må finne sted en form for samhandling eller aktivitet mellom samvirket og medlemmet, og at denne samhandlingen eller aktiviteten må ha en økonomisk verdi. Hvordan kravet til omsetning eller samhandling med foretaket blir realisert, bør fremgå av vedtektene. Med andre ord bør vedtektene beskrive hvordan omsetningen med foretaket skal finne sted. Fordelingskriteriet bygger på prinsippet om at former for utdeling fra foretaket skal skje etter omsetning. Det skyldes at tanken med et samvirke, er at medlemmenes økonomiske deltagelse skal komme medlemmene til gode i forhold til deres bruk av samvirket. Derfor kan utdeling enten skje ved at overskuddet forblir i samvirket, eller at det bestemmes at det skal betales utbytte til medlemmene etter deres omsetning med samvirket. 1 Sammenslutningsform og foretaksnavn Sammenslutningen er et samvirkeforetak med foretaksnavn Revisjon Midt-Norge SA. Medlemmene hefter ikke overfor kreditorene for foretakets forpliktelser. Kommentar: Dette punktet er som etter loven. Et samvirkeforetak er en begrenset ansvarsform. Det betyr at medlemmenes ansvar for foretakets forpliktelser begrenser seg til det andelsinnskuddet de har innbetalt, jf. 4. Se rapporten «utredning av selskapsform» for mer om hva denne ansvarsformen innebærer sammenlignet med for eksempel IKS.

182 2 Forretningssted Forretningskontoret er i Steinkjer kommune. Kommentar: Det skal alltid gå fram av vedtektene i hvilken kommune foretaket har sitt forretningskontor. Foretaket står fritt til å vedtektsfeste ev. andre kontorsteder. 3 Virksomhet Foretaket skal drive revisjon av de kommuner og fylkeskommuner som har medlemskap i foretaket, i tråd med den til enhver tid gjeldende kommunelov. Foretaket skal fremme medlemmenes økonomiske interesser gjennom deres deltakelse i virksomheten. Foretaket forplikter seg til å dekke medlemmenes behov for revisjonstjenester, og medlemmene forplikter seg til å kjøpe hoveddelen av sine revisjonstjenester fra samvirkeforetaket. Foretaket kan selge tjenester til andre rettssubjekter som eies helt eller delvis av et eller flere av medlemmene, eller til andre, så lenge den totale andelen av denne omsetningen ikke overstiger 20 % av foretakets totale omsetning. Foretaket kan inngå på eiersiden i andre foretak eller selskap der dette er hensiktsmessig for oppfyllelsen av foretakets hovedformål. Medlemskap er ikke åpent for andre enn kommuner og fylkeskommuner beliggende i Trøndelag og nærliggende områder. Foretaket skal være medlem i KS Bedrift. Foretakets ansatte skal ha offentlig tjenestepensjon i KLP. Medlemmenes kontrollutvalg og valgte revisor har rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, fra selskapets daglige leder, styre og foretakets valgte revisor. Kommentar: Her er det inntatt flere presiseringer sammenlignet med lovens minstekrav. For at en sammenslutning skal kunne være et samvirkeforetak, er det et krav om en omsetning mellom medlemmene og foretaket (omsetningskriteriet). Kravet om at medlemmene kjøper hoveddelen av sine revisjonstjenester fra foretaket, sikrer en slik omsetning. Begrunnelsen for å begrense foretakets adgang til å selge tjenester til andre enn medlemmene til 20% av den totale omsetningen, er kommunenes mulighet til å kjøpe tjenester fra foretaket i egenregi (jf. ny forskrift om offentlige anskaffelser 3-1(1) bokstav b). Begrensningen i hvem som kan bli medlem er nødvendig fordi det i en SA-modell ellers er vid adgang til å kreve å bli medlem. For det nye revisjonsselskapet vil det være naturlig å holde medlemskapet åpent for andre kommuner enn de som er medlem på stiftelsestidspunktet, så lenge disse ligger i et geografisk område som gjør det forretningsmessig gunstig å levere revisjonstjenester til dem. Derfor er det geografiske området begrenset til Trøndelag og

183 områdene rundt. Det nye foretaket vil ha mulighet til å selge tjenester til både slike og andre kommuner uten at de trer inn i foretaket som medlemmer, så lenge ikke denne omsetningen overstiger 20 %. Innmeldinger skal etter SA-loven vedtas innen 2 mnd. fra søknad er mottatt. Dette er utslagsgivende for at det ikke er foreslått å legge myndigheten til å vedta innmeldinger til årsmøtet. Siste avsnitt om medlemskap i KS Bedrift og offentlig tjenestepensjon i KLP er tatt inn etter innspill fra arbeidstakerorganisasjonene i de to fusjonerende enhetene. Kommuneloven 80 fastsetter innsynsrett i interkommunale selskaper, interkommunale styrer og aksjeselskaper for kommunenes og fylkeskommunenes kontrollutvalg og revisor. Etter bestemmelsens ordlyd er det ikke fastsatt innsynsrett i samvirkeforetak. Slik rett til innsyn bør være på det rene og fastsettes her i vedtektene. 4 Andelsinnskudd Hvert medlem skal betale andelsinnskudd etter følgende fordeling, basert på innbyggertall: Folketall Innskudd Under Over Fylkeskommuner Årsoverskudd skal ikke benyttes til å bygge opp kapitalkonti for enkeltmedlemmer. Utover dette gjelder bestemmelsene i vedtektenes punkt 5 om anvendelse av årsoverskudd. Medlemmene skal ikke betale medlemskontingent. Kommentar: Loven stiller i liten grad krav om/til andelsinnskudd. En fordeling ut fra innbyggertall synes hensiktsmessig. Målet ved beregning av og fordeling av andelsinnskudd har vært å sikre en mest mulig smidig overføring og konvertering av medlemskommunenes eierandeler i de gamle IKS-ene til andelsinnskudd i det mye foretaket. I praksis vil andelsinnskuddet avregnes mot egenkapitalen i dagens IKS-er. Se beregningsgrunnlaget for fordelingen av andelsinnskudd i dokumentet «faktaark andelsinnskudd stemmerett». Det er opp til foretaket om det vil kreve inn medlemskontingent. Slik kontingent anses ikke hensiktsmessig for dette foretaket.

184 5 Anvendelse av årsoverskudd Overskudd skal som hovedregel forbli i virksomheten og komme medlemmene til gode gjennom gode og effektive revisjonstjenester. Beslutning om anvendelse av årsoverskuddet treffes av årsmøtet etter forslag fra styret. Det kan ikke besluttes anvendt et høyere beløp enn det styret foreslår eller godtar, men årsmøtet kan selv bestemme anvendelsen innenfor følgende rammer: 1. Godskriving av foretakets egenkapital 2. Etterbetaling til medlemmene basert på omsetning, jf. samvirkeloven 27 Kommentar: Foretakets formål er å dekke medlemmenes behov for revisjonstjenester, ikke å aggregere inntekter til medlemmene gjennom overskudd. Medlemmene bør likevel ha anledning til å bestemme at hele eller deler av årsoverskuddet skal gå til etterbetaling til medlemmene. Etter samvirkeloven, og det såkalte omsetningsprinsippet som er redegjort for over, skal i så fall fordelingen av etterbetalingen baseres på omsetning med foretaket, ikke størrelsen på andelsinnskuddet. Utover dette blir etterbetalingen i praksis å sammenligne med utbetaling av utbytte i et aksjeselskap eller «Utdeling av selskapets midler» i et IKS. 6 Årsmøtet Årsmøtet velger fast møteleder med vara på det første møtet etter kommunevalg. På det ordinære årsmøtet skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av årsoverskudd. 2. Budsjett for kommende år etter forslag fra styret. 3. Økonomiplan for de fire neste budsjettår etter forslag fra styret. 4. Overordnede mål og retningslinjer for driften. 5. Valg til valgkomite og styre etter vedtektenes 8 6. Valg av revisor 7. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under årsmøtet. Kommentar: Første ledd bestemmer at det skal velges en fast møteleder med vara for årsmøtet. Disse velges for kommunevalgperioden (altså fram til det første møtet etter neste kommunevalg), og har ansvaret for å lede årsmøtene. Etter samvirkeloven er det styret som kaller inn årsmøtet, jf. lovens 48, men den faste møtelederen for årsmøtet vil lede det. Valg av møteleder med vara skal skje etter innstilling fra valgkomiteen, jf. 8. Bestemmelsens andre ledd gir årsmøtet tre oppgaver som etter loven ligger til styret: vedta budsjett, økonomiplan og strategier. (I tillegg presiseres at årsmøtet skal velge valgkomite.) Begrunnelsen for denne endringen i myndighet er at kommunenes kjøp av tjenester i egenregi forutsetter at kommunene har kontroll med foretaket (kontrollkriteriet). Kommunenes kontroll med foretaket øker når medlemmene gjennom årsmøtet blir tillagt myndighet som ellers ville ha ligget til styret.

185 7 Stemmerett på årsmøtet Medlemmenes stemmerett på årsmøtet er basert på fjorårets omsetning med foretaket etter denne modellen: Fjorårets omsetning Antall stemmer Under 0.5 mill mill mill mill mill 8 Mer enn 5 mill 12 Kommentar: Etter SA-loven kan stemmegivningen på årsmøtet enten baseres på én stemme per medlem, eller på omsetning med foretaket. Det er ikke adgang til å basere stemmegivning på for eksempel innbyggertall. Se beregningsgrunnlaget for denne fordelingen av stemmer i dokumentet «faktaark andelsinnskudd stemmerett». Ingen medlemmer kan ha flertall alene. I et samvirkeforetak kan medlemmene representeres ved fullmakt, men ingen kan være fullmektig for mer enn et medlem, jf. samvirkelovens Styre, valgkomite og daglig leder Foretaket skal ha et styre med 6 medlemmer med numeriske varamedlemmer som velges av årsmøtet, og 1 medlem med varamedlem som velges av og blant de ansatte. Styreleder og nestleder velges av årsmøtet. Styret skal sammensettes ut fra selskapets behov for kompetanse, kapasitet og uavhengighet. Av styremedlemmene som velges av årsmøtet, skal det være tre av hvert kjønn. Styresammensetningen skal så langt som mulig gjenspeile medlemskommunenes geografi. Foretaket skal ha en valgkomite, med 3 medlemmer. Valgkomiteen avgir en begrunnet innstilling til valg av medlemmer til styret. Årsmøtet skal fastsette retningslinjer for komiteens arbeid. Valgkomiteen innstiller også på valg av møteleder med vara til årsmøtet, jf. 6. Årsmøtet skal fastsette en styreinstruks. Styret har myndighet til å inngå tjenesteavtaler med det enkelte medlem som tjenestemottaker. Slik myndighet kan delegeres til daglig leder. Dersom denne myndigheten delegeres, skal styret fastsette prinsipper for avtalenes innhold som sikrer behandling av medlemmene i tråd med samvirkelovens likhetsprinsipp, dog slik at forskjellsbehandling er tillatt dersom dette er saklig begrunnet i tråd med samvirkeloven. Foretaket skal ha en daglig leder som tilsettes av styret. Kommentar: Lovens minstekrav er et styre med tre medlemmer. I foretak med mer enn 30 ansatte kan et flertall av dem kreve at styret skal ha en ansattrepresentant. Et styre med syv medlemmer, herunder én ansattrepresentant, vil være godt rustet til å ivareta foretakets

186 behov for kompetanse, samt legitimitet blant medlemskommuner og ansatte. Nærmere krav til rekruttering til styret vil kunne stilles i retningslinjer for valgkomiteens arbeid. Krav til sammensetning av styret og bruk av valgkomite følger ikke av loven. Dette er likevel uttrykk for god, kommunal eierstyring, og dermed naturlig å vedtektsfeste for et slikt foretak. Det samme er kravet om at årsmøtet skal fastsette en styreinstruks. Samvirkelovens likhetsprinsipp krever en viss likebehandling av medlemmene som benytter seg av foretakets tjenester. Derfor bør foretaket ha rutiner som sikrer at tjenesteavtalene inngås i tråd med dette prinsippet. 9 Uttreden Uttreden kan foretas med ett års varsel. Utmelding skal skje skriftlig. Ved utmelding har medlemmet krav på å få tilbakebetalt sitt andelsinnskudd. Innskuddet utbetales på uttredelsestidspunktet. Medlemmene har ikke krav på å få utbetalt renter på andelsinnskudd. Ved uttreden skal det foretas en beregning av pensjonsforpliktelsen ved opphør (engangspremie) per dato. Medlemmer som trer ut av selskapet må innbetale sin andel av foretakets engangspremie. Kommentar: Lovens hovedregel er 3 mnd. utmeldingsfrist. Ett års utmeldingsfrist er satt med begrunnelse i behovet for kontinuitet og forutsigbarhet for revisjonsselskapet, samt det årshjulet revisjon naturlig følger. SA-loven 22 (3) slår fast at «Medlemmene og foretaket har ved utmelding ein gjensidig rett til å gjere opp kontraktsrettslege rettar og plikter som har oppstått i tilknyting til medlemskapen.» Pensjonsforpliktelser overfor ansatte må kunne sies å være en slik plikt. Dermed er det kurant å regulere hvordan denne delen av oppgjøret skal finne sted i vedtektene. Dette er avklart med KS Bedrift. 10 Fordeling av nettoformuen ved oppløsning av foretaket Foretakets medlemmer har rett til å få utbetalt sine andelsinnskudd dersom det er midler i foretaket etter at det har dekket sine forpliktelser. Medlemmene har ikke krav på å få utbetalt renter på andelsinnskudd. Gjenværende midler utover dette skal tilfalle dem som er medlemmer på oppløsningstidspunktet. Fordelingen av midlene skal skje på grunnlag av deres omsetning med foretaket de siste tre årene. Kommentar: Som etter loven.

187 Generelle kommentarer: Ansvar og oppgaver for styret og daglig leder reguleres i en styreinstruks, jf. og er derfor i liten grad regulert i vedtektene. Etter samvirkeloven er det ikke krav om at årsmøtet skal vedta noen låneramme. Det skyldes at medlemmene i et SA ikke har ansvar for selskapets forpliktelser, og at det dermed er lite naturlig for medlemmene å regulere hvilke lån foretaket bør ta opp. I et samvirkeforetak ligger beslutninger om låneopptak naturlig til styrets ansvar. Dette skiller seg med andre ord fra et IKS, der medlemskommunene hefter fullt ut for selskapets forpliktelser, og dermed gjennom loven er gitt større innvirkning på selskapets mulighet til å ta opp lån.

188 Faktaopplysninger om selskapene Revisjon Midt-Norge KomRev Trøndelag Nytt selskap Antall ansatte 15 (13) RR revisorer 7 (6) FR revisorer 6 (5) 8 13 Andre Sum driftsutgifter - budsjett Skjulte kostnader Innskudd eierkapital Frie fond - Regnskap Sum egenkapital - regnskap per Pensjonskostnad - budsjett Beregnet engangspremie KLP - per Premiefond per Nto engangspremie per

189 Beregning av andelsinnskudd Basert på innbyggertall per 07/2016 Folketall Innskudd Under Over Fylkeskommuner Intervall Under over Fylkeskommuner Agdenes Frøya Klæbu Vefsn Steinkjer Trøndelag Tydal Hemne Midtre Gauldal Verdal Stjørdal Snillfjord Hitra Skaun Levanger Høylandet Meldal Nærøy Namsos Lierne Selbu Inderøy Orkdal Namsskogan Overhalla Brønnøy Melhus Røyrvik Grong Malvik Fosnes Snåsa Leka Verran Flatanger Frosta Namdalseid Meråker Bindal Sømna Vega Vevelstad Grane Hattfjelldal Antall kommuner Innskudd Total per gruppe Sum Dagens kapital Endring

190 Forslag til fordeling av stemmerett på årsmøtet. Basert på budsjettert 2017-omsetning (honorar) Fjorårets omsetning Antall stemmer Under 0.5 mill mill mill mill mill 8 Mer enn 5 mill 12 Intervall Under 0.5 mill mill 1-2 mill 2-3 mill 3-5 mill Mer enn 5 mill Agdenes Frøya Malvik Trøndelag Snillfjord Hemne Melhus Tydal Hitra Orkdal Høylandet Klæbu Namsos Lierne Meldal Steinkjer Namsskogan Midtre Gauldal Levanger Røyrvik Selbu Verdal Fosnes Skaun Stjørdal Leka Overhalla Brønnøy Flatanger Grong Vefsn Namdalseid Verran Snåsa Nærøy Frosta Inderøy Meråker Bindal Vega Sømna Vevelstad Grane Hattfjelldal Antall medlemmer Antall stemmer

191

192

193

194