Forbedringsprosess 2 - servicefunksjoner ved ansattemobilitet - overlevering av prosjekt til linja

Transkript

1 Universitetsdirektøren Arkivref.: 2013/1615 Dato: Avdeling for personal og organisasjon Forbedringsprosess 2 - servicefunksjoner ved ansattemobilitet - overlevering av prosjekt til linja Innledning I 2013 ble det startet 5 langsgående forbedringsprosesser (verdistrømsanalyser) ved UiT Norges Arktiske Universitet. Prosess 2, servicefunksjoner ved ansattemobilitet inn-/og utland, er gjennomført og overføres nå fra prosjekt til videre beslutning og implementering i den ordinære driftslinja. Vedlagt følger oversikt over mandat, prosjektutvikling, skjematisk opptegning av verdistrømsanalysen (gammel og ny flyt), oversikt over aktuelle problemstillinger og forslag til løsninger. I tillegg redegjøres det her kort for arbeidet som er utført, hvem som har vært involvert og hvordan gruppen har jobbet. Mandat Prosjektbeskrivelsen ble utarbeidet av den sentrale arbeidsgruppen for forbedringsprosessene på bakgrunn av innspill fra organisasjonen og ansatte 1. Mandatet ble ytterligere presisert og anvgrenset av fokusgruppen da arbeidet kom i gang. Hensikten med prosessen er formulert slik: Styrke servicefunksjonen for inn og utreisende mobilitet (ansatte, phd-studenter og gjesteforskere). I prosjektbeskrivelsen heter det videre: Erfaringer og tilbakemeldinger tilsier at UiT har mye å hente på å forbedre og heve kvaliteten på servicefunksjoner rundt inn og utreisende forskermobilitet. Oppdraget går bl a ut på å beskrive funksjoner som skal inngå i førstelinjen og hvordan vi best og mest effektivt kan organisere arbeidet. Videre er det ønskelig å vurdere hvorvidt et internasjonalt kontor for forskermobilitet kan være en god løsning eller om servicefunksjoner heller bør legges i linjen.. Prosjektet skulle omfatte både inn og utreisende mobilitet. I kartleggingsfasen ble både innreise og utreise analysert. Det viste seg å være svært omfattende å behandle begge deler, og fokusgruppa besluttet derfor å fokusere videre på innreise. Arbeidet som er gjort på utreise ligger også vedlagt, og vil kunne vurderes videre i/etter en implementeringsfase. Forskere som ble intervjuet i forkant av prosjektstart pekte på at det i større grad var behov for god hjelp når det gjelder innreise enn utreise. Innreisen blir mer et institusjonelt ansvar, mens utreise i større grad oppfattes som et personlig ansvar. Studentutveksling har vært holdt utenfor arbeidet. Det er imidlertid flere likhetstrekk i problematikk og tematikk mellom forskermobilitet og studentmobilitet, og det kan derfor være 1 Innspill etter oppstartsseminar på Scandic samt i forprosjekt til administrasjonsgjennomgangen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 interessant å se på dette i sammenheng senere. Det samme gjelder for mange elementer som angår mottak av nytilsatte, særlig i forbindelse med utenlandske nytilsatte. Fokusgruppa og prosessveiledere Fokusgruppen har bestått av 9 personer som i en eller annen form jobber med eller har erfaring med forskermobilitet. Alle medlemmene i fokusgruppa er foreslått fra den enhet de er ansatt ved. I tillegg ble TODOS (Tromsø Doctoral Students) forespurt om å delta i prosessen med en person. Gruppa har bestått av følgende medlemmer: Seniorrådgiver Siri Sørland, POA Seniorrådgiver Håkon Fottland, AFU Førstekonsulent Jan Ove Mortensen, POA Kontorsjef Inger Janne Johansen, HHT, BFE Juridisk rådgiver, Jannicke Hudson, Forskningsseksjonen, Helsefak Seniorrådgiver Mari Ann Sæthre, ISM, Helsefak. Instituttleder Fredrik Fagertun, IHR, HSL-fak Kontorsjef Hildegunn Bruland, SESAM, HSL-fak PhD Anna Subbotina (Njål Gulbrandsen, vara) Seniorrådgiver Svein Are Tjeldnes og rådgiver Hege Svendsen har vært prosessveiledere. Fokusgruppa møttes første gang til oppstartsmøte sammen med ledelsen i POA 6. mai Verdistrømsanalyse (VSA) med kartlegging av eksisterende prosess og forslag til ny prosess ble foretatt over 4 dager mai og mai Problemstillinger som ble avdekket gjennom arbeidet med VSA en ble prioritert og organisert i ulike grupperinger. Fokusgruppa valgte deretter ut de problemstillinger som var viktigst å jobbe med videre for å kunne bevege arbeidet i retning av den foreslåtte nye prosessen. Det ble satt ned 5 ulike smågrupper som skulle jobbe videre med de aktuelle problemstillingene. Fokusgruppa har hatt 4 fellesmøter i denne perioden for å gjennomgå fremdrift og sikre koordinering av arbeidet. Arbeid med konkrete problemstillinger i smågrupper Medlemmene i fokusgruppa valgte selv hvilke problemstillinger de ønsket å jobbe med, og har også drevet arbeidet i smågruppene selv (antall møter, møtefrekvens, arbeidsform etc.). I forslag til ny flyt ble det tidlig klart at opprettelsen av et servicesenter for forskermobilitet ville bli et viktig steg for å løse mange av de problemer som ble kartlagt i VSA en. Denne gruppa valgte også å dra på studietur til Universitetet i Bergen for å se hvordan de har løst tilsvarende problematikk med sitt Servicesenter for Internasjonal Mobilitet (SIM). Arbeidet og anbefalinger er nærmere beskrevet i vedlegget som omhandler servicesenter. De øvrige smågruppene har jobbet noe ujevnt, og på noen av områdene er det behov for videre arbeid. Imidlertid er det slik at forslaget om å opprette et servicesenter for internasjonal mobilitet tar opp i seg de øvrige problemstillingene. Målbilde Et nøkkelelement i forbedringsprosessene er at alle prosesser skal følges opp mot fastsatte mål. Med slike målbilder vil vi være i stand til å samle inn faktabasert informasjon som hjelpemiddel i den videre utviklingen. Målene må naturlig kunne knyttes til de aktuelle prosesser og ønsker om oppnådd effekt. I prosjektbeskrivelsen fremgår det at hensikten med prosessen er å Styrke servicefunksjonen for inn og utreisende mobilitet. Dette er videre beskrevet som å forbedre og heve kvaliteten på arbeidet samt at vi skal organisere arbeidet på en effektiv måte. Poenget UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 med å utvikle et målbilde er å lage et verktøy som kan hjelpe oss å vurdere om vi når målet om å styrke servicefunksjonen. Før fokusgruppen gikk i gang med arbeidet ble det samlet inn noen aktuelle data, både kvantitative og kvalitative, om inn og utreisende mobilitet ved UiT. Tilgjengelig informasjon ble hentet fra data i DBH i tillegg til at 6 vitenskapelig ansatte ble intervjuet om sine erfaringer med forskermobilitet. Tabell 1 nedenfor viser internasjonal mobilitet ved de fire breddeuniversitetene slik det er registrert i DBH, mens tabell 2 viser det samme i prosentvis fordeling i forhold til antall ansatte ved institusjonen. Tabell UiT UiO NTNU UiB Tabell 2 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 UiT UiO NTNU UiB 4,00 2, ,00 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Fokusgruppa peker på at en mulig måte å måle utviklingen i forskermobilitet er å benytte prosentvis mobilitet i forhold til ansatte som en indikator. Dette fordrer imidlertid at institusjonen fortsatt samler inn data om dette. Uavhengig om man ønsker å benytte en slik indikator mener fokusgruppa at det er særdeles viktig å samle inn informasjon om hvordan gjesteforskere ved UiT har opplevd oppholdet. Ved å samle inn og analysere slik informasjon, slik vi gjør fra studenter angående undervisning, vil vi kunne sette mål om for eksempel tilfredshet og andel besøk. I tillegg vil vi sette organisasjonen i stand til å lære fra de erfaringer som høstes gjennom våre gjesteforskere. UiT har i dag ingen felles praksis med å samle inn erfaringer fra gjester ved institusjonen. Fokusgruppa har derfor foreslått at det utvikles et spørreskjema som rutinemessig skal benyttes. Det vil være enkelt å utvide dette til også å omfatte utreisende mobilitet. Ut over dette er det slik at UiT i dag krever at ansatte som har vært i forskningstermin skriver en rapport på oppholdet. Etter gjennomført VSA virker det som om det ikke finnes en institusjonell plan eller begrunnelse bak disse rapportene, og at de samlede erfaringer som rapportene tilkjennegir ikke benyttes til videre læring i organisasjonen. Se nærmere om dette i notatet som omhandler malverk og rapportering. Videre anbefalinger/konklusjoner Ved overlevering til linja må POA gjøre vurderinger av det arbeid som er gjort, basert på kartlegging og forslag til ny flyt. Vurderingene må gjelde alle forslag fra fokusgruppen, inkludert opprettelse av et servicesenter for internasjonal mobilitet. POA overtar ansvaret for å bringe arbeidet videre fremover. Det tilbys videre støtte fra prosessveilederne dersom det er behov. Arbeidet i smågruppene har ikke gått like raskt som ønskelig. Denne erfaringen må tas med videre inn i gruppen av prosessveiledere slik at rollen som veileder blir tydeligere. I arbeidet overleveres det også problemstillinger/problemområder som i første omgang ikke er utredet. Disse kan enten inngå i en ny tilgrensende prosess eller ivaretas gjennom utviklingsarbeid/forbedringsarbeid i linja. Ved implementering må det samtidig utvikles rutiner for kontinuerlig forbedring, slik at arbeidet med forskermobilitet hele tiden bringes fremover. Dette henger også sterkt sammen med punktet ovenfor om målbilde. Vennlig hilsen Lasse Lønnum universitetsdirektør lasse.lonnum@uit.no Svein Are Tjeldnes prosjektleder svein.are.tjeldnes@uit.no Vedlegg: - Mandat/prosjektbeskrivelse (Vedl 1) - Verdistrømsanalyse gammel og ny flyt (Vedl 2-4) - Notat om servicesenter (Vedl 5-6) - Notat om malverk/rapportering (Vedl 7-9) - Notat om personal (Vedl 10-11) - Notat om økonomi (Vedl 12) - Notat om boligproblematikk (Vedl 13) - Intervjumal og intervju med seks forskere ved UiT (Vedl 14) UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 Forbedringsprosessen: Forskermobilitet Smågruppearbeid på temaet Servicesenter for internasjonal mobilitet Medlemmer i arbeidsgruppen: Siri Sørland, Inger Janne Johansen, Jannicke Hudson, Mari Sæthre, internasjonal seksjon UTA (trekke inn flere ved behov) Gjennom verdistrømsanalyse av prosessen ble det tydelig pekt på at en rekke utfordringer ville kunne løses gjennom opprettelse av et internasjonalt kontor, eller et servicesenter for internasjonal mobilitet. Fokusgruppen har pekt på en rekke kompetanseområder som kan ligge til et sentralt nivå og dermed støtte de enkelte enheter (førstelinjen), og også den enkelte forsker. Arbeidet i gruppen tar for seg en rekke tiltak som kan løse dagens utfordringer, og som kan tenkes lagt inn i et slikt senter. Dersom et slikt senter skal opprettes vil det også være sentralt å beskrive arbeidsdeling mellom nivåene, og hvilke oppgaver som skal ligge hvor i organisasjonen. Problemstillinger å arbeide med: Opprettelse av et servicesenter for forskermobilitet - Hvordan kan et slikt servicesenter organiseres - Lokalisering, tilknytning, bemanning - Sjekke erfaringene ved UiO, UiB og NTNU som alle har slike sentre (i ulike varianter) Mangelfull/fraværende informasjon og struktur på nettsider - Utarbeide sjekklister for mottak/ankomst, opphold og avslutning og også for utreise. - Nettsidene bør også inneholde oversikter over mulige økonomiske støtteordninger ved forskermobilitet - Legge til rette for at informasjon på nett er oppdatert og på engelsk - Utvikle ressurssider på nett som gir god nok informasjon for ansatte og gjester o Se eksempler fra UiB, UiO og NTNU - Hvor går grensene for hva UiT skal informere om/hjelpe til med? Bolig og boligformidling - Sikre at UiT til enhver tid har riktig tilgang på egnede boliger til gjesteforskere og utenlandske nytilsatte - Vurdere opprettelse av en boligformidlingstjeneste mot privat marked Mangelfullt kurs- og opplæringstilbud samt sosiale tiltak/tilbys - Sikre at UiT tilbyr egnede norskkurs for nytilsatte m/familie - Sikre at kurs om skatt for utenlandske ansatte videreføres

6 Forbedringsprosessen: Forskermobilitet Smågruppearbeid på temaet - Vurdere om det er behov for andre kurs som ikke tilbys i dag, for eksempel et ut i verden -kurs. - Vurdere om UiT bør arrangere sosiale tilstelninger for utenlandske ansatte/gjester m/familie, for eksempel 17. mai-frokost etc. - Vurdere ordninger som kan styrke kompetansen generelt på området forskermobilitet

7 NOTAT Til: Fokusgruppa Fra: Arbeidsgruppa Rapport i Forbedringsprosessen om forskermobilitet - Servicesenter for internasjonal mobilitet 1. Innledning 1.1. Oppdraget 1.2. Servicesenter for internasjonal mobilitet 1.3. Ressurssider på nett 2. Dagens situasjon 2.1. Servicefunksjoner ved UiT 2.2. Servicefunksjoner ved andre universiteter i Norge 3. Organisering av servicesenter for internasjonal mobilitet 3.1. Tjenestetilbud 3.2. Lokalisering og tilknytning 3.3. Bemanning 3.4. Arbeidsdeling og kontaktpersoner 4. Innhold og struktur på nettsider 4.1. UiTs ansvar for informasjon for utenlandske forskere 4.2. Strukturen på nettsidene 4.3. Oversettelse av informasjon på nettsider Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

8 1. Innledning 1.1 Oppdraget Våren 2013 ble det igangsatt en forbedringsprosess ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (UiT) med sikte på å forbedre servicefunksjonene ved internasjonal forskermobilitet. Prosessen er forankret i Handlingsplan for implementering av Charter and Code ved UiT , som ble fastsatt i juni 2012, samt tilbakemeldinger i universitetsorganisasjonen om et stort forbedringspotensial på servicefunksjonene ved inn- og utreisende mobilitet ved UiT. Fokusgruppen for forbedringsprosessen hadde to samlinger i mai, og gjennom verdistrømsanalyse av prosessen ble det tydelig pekt på at en rekke utfordringer ville kunne løses gjennom opprettelse av et internasjonalt kontor eller servicesenter for internasjonal mobilitet. Servicefunksjonene ved UiT er i dag i stor grad preget av fragmentering og dårlig koordinering. Fire deltakere i fokusgruppen fikk derfor i oppdrag å arbeide videre med ideen om et servicesenter. Problemstillinger som skulle belyses var blant annet mulig organisering av et servicesenter, lokalisering, tilknytning, bemanning og tjenestetilbud. Arbeidsgruppen skulle videre vurdere hvordan innhold og struktur på nettsidene for ut- og innreisende forskere kunne forbedres. Boligmangel og formidling, som opprinnelig inngikk i oppdraget, er i liten grad berørt ettersom en annen arbeidsgruppe fikk dette oppdraget. I arbeidet med problemstillingene ble gruppen bedt om å hente inn erfaringer fra øvrige universitet og valgte å foreta en studiereise til Universitetet i Bergen (UiB) i november UiB etablerte fra årsskiftet 2013 et eget servicesenter for internasjonal mobilitet (SIM) og tilbyr i tillegg bred informasjon til brukergruppene på nett. Arbeidsgruppen har også innhentet synspunkter fra flere fakulteter ved UiT både med hensyn til utfordringer og mulige oppgaver tillagt et servicesenter samt hatt møte med Seksjon for internasjonalisering ved UTA for erfaringsutveksling. Arbeidsgruppen har primært valgt å konsentrere seg om innreisende mobilitet. Gjennom verdistrømsanalyse av prosessen ble det avdekket at mottaksapparatet for utenlandske forskere representerer den største og mest prekære utfordringen. Til gruppen utenlandske forskere hører både gjesteforskere (gjester med kortere forskningsopphold ved UiT), forskere i utdanningsløp (stipendiater som befinner seg i et formelt utdanningsforhold) og ansatte forskere (ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger). De ulike kategoriene vil ha ulike forventninger og ulike behov for assistanse fra mottaksapparatet. I tillegg vil kompleksiteten øke om vedkommende har med seg familie til Norge og kommer fra en kultur svært ulik den norske. Arbeidsgruppen har imidlertid i liten grad valgt å skille mellom de ulike kategoriene, men sett på utfordringene ved mottak av utenlandske forskere generelt. 1.2 Servicesenter for internasjonal mobilitet Arbeidsgruppen anbefaler at det etableres et mottaksapparat for utenlandske forskere som er mer enhetlig og der ansvars- og oppgavefordeling i organisasjonen er klart definert. I dag er mange aktører enten uvitende om sine oppgaver eller mangler tilstrekkelig kompetanse, tid eller støtte i organisasjonen for å utføre sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Mottaksapparatet må utformes slik at samspillet mellom aktørene forbedres og kompetansen heves. Målsettingen må være at utenlandske forskere blir møtt med en likeverdig, profesjonell service ved UiT. For å UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

9 oppnå dette anbefales etablering av et sentralt støtteapparat i form av et servicesenter med tosidig ansvar. Servicesenteret bør tilby service og tjenester både overfor utenlandske forskere direkte (førstelinjetjeneste) og overfor enheter internt ved UiT (andrelinjetjeneste). Overordnet ansvar for følgende oppgaver anbefales lagt til servicesenteret: Rådgivning og praktisk bistand Opplæring og kompetanseheving Informasjonsutveksling og nettverksbygging Koordinering, kvalitetssikring og drift av et felles tjenestetilbud Utforming og oppdatering av nettsider Skriftlig informasjon på engelsk (nett og trykksaker) Dialog med eksterne aktører (myndigheter og institusjoner) Boligformidling og forvaltning av nettbasert boligportal Et sentralt koordinerende mottaksapparat betyr imidlertid ikke at det lokale ansvaret bortfaller. Integrering av internasjonale forskere vil i all hovedsak fremdeles ligge lokalt. Det vil være det enkelte institutts ansvar og oppgave å sørge for at internasjonale gjester og ansatte følges opp og integreres i arbeidsmiljøet. 1.3 Ressurssider på nett De fleste universiteter i Norge har godt utformede nettsider med informasjon til innkommende og utreisende forskere. I kontrast mangler dette ved UiT. Dette øker risikoen for stor variasjon i servicetilbudet på de forskjellige enhetene og manglende informasjon til forskerne. I tillegg går unødvendige ressurser med til å søke etter oppdatert informasjon ute på enhetene. Gode nettsider knyttet til forskermobilitet er et særdeles viktig tiltak både for forskerne og det administrative støtteapparatet uavhengig av hva som besluttes vedrørende et eventuelt servicesenter, men dersom det etableres et servicesenter, mener gruppen at det vil være naturlig at senteret får ansvar for utforming og vedlikehold av nettsidene. 2. Dagens situasjon 2.1 Servicefunksjoner for internasjonal mobilitet ved UiT Norges arktiske universitet Servicetilbudet ved inn- og utreisende mobilitet ved UiT er i dag grunnleggende desentralisert. I motsetning til tilbudet til utenlandske studenter finnes det ingen sentral enhet som har et overordnet, koordinerende ansvar overfor utenlandske forskere. Det er det enkelte institutt/enhet som mottar den utenlandske forskeren som har hovedansvaret for vedkommende, både før, under og ved avslutning av oppholdet. Likeså eventuell bistand til ansatte som reiser ut. Organiseringen av tjenestene ved de ulike fakultetene kan variere, men selv om både personal-, økonomi- og forskningsseksjonen på fakultetene bidrar i prosessen, er hovedinntrykket at oppfølgingen primært skjer ute på instituttene. Oppgavene inngår som regel som del av kontorsjefenes arbeidsfelt eller er tillagt andre administrative stillinger på instituttene uten et sentralt støtteapparat. Til dels kompliserte og uoversiktlige problemstillinger må løses uten nødvendig bistand og opplæring og ofte på toppen av andre presserende oppgaver. Fagavdelingene i Administrasjonen bistår instituttene/fakultetene med råd og informasjon, men ingen seksjon eller person har internasjonal mobilitet som sin hovedoppgave. Utforming og UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

10 vedlikehold av informative nettsider for internt og eksternt bruk har heller ikke vært prioritert ved UiT. Selv om det administrative apparatet på de ulike nivåene under dagens betingelser gjør sitt beste og flere har god kompetanse og lang erfaring med internasjonal mobilitet, er det tilfeldigheter som i stor grad avgjør en utenlandsk forskers integreringsprosess ved UiT. Samtidig er inntrykket et klart stigende antall internasjonale forskere, både ved UiT og de øvrige universitetene. Internasjonalisering av forskning og et attraktivt arbeidsmarked i Norge genererer økt forskermobilitet. I dag har % av alle ansatte ved UiT utenlandsk statsborgerskap representert med over 60 nasjonaliteter. I tillegg mottar universitetet årlig mange internasjonale gjester på kortere og lengre opphold. 1 I takt med den økende forskermobiliteten, vil frustrasjonen hos de involverte partene øke dersom det ikke legges til rette for et velfungerende mottaksapparat. Tilbakemeldingene fra de forspurte fakultetene (Helsefak, NT, HSL og BFE) er entydig positive til organisering av en sentral støttefunksjon. Instituttene/enhetene bruker i dag mye ressurser på å løse problemstillinger på dette saksfeltet, og mange av løsningene er ad hoc-preget. Et servicesenter for inn- og utreisende forskere representerer en etterlengtet ressurs på UiT og forventes å bidra til at kompetansen samles og en likeverdig og profesjonell service ytes. 2.2 Servicefunksjoner for internasjonal mobilitet ved andre universitet i Norge Arbeidsgruppen har primært sett nærmere på situasjonen ved de tre gamle breddeuniversitetene i Norge, dvs. UiO, UiB og NTNU. Det er etablert servicefunksjoner ved alle de tre nevnte universitetene, og nedenfor gir vi en kortfattet beskrivelse av hovedtrekk i servicekonseptet ved den enkelte institusjon. UiO Løsningen som er implementert ved UiO er et resultat av en bred gjennomgang og prosjektarbeid med tittel Internasjonal forskning i fokus (ifif-prosjektet ), som hadde som formål å samordne og styrke UiOs mottakstjenester for utenlandske forskere. Prosjektet kom fram til et mottakskonsept som omfatter tre elementer veiledende prinsipper, sentrale tiltak og lokale tiltak. De veiledende prinsippene legger føringer for ansvars- og oppgavedelingen, herunder prinsippet om desentralisert integrering og sentral koordinering, som understreker at det er vertsenheten som har ansvar for å integrere utenlandske forskere i det lokale arbeidsmiljøet. En felles, sentralt koordinert mottaksinfrastruktur fungerer som støtte for vertsenhetene. Sentrale tiltak omfatter implementering av fem tiltakspakker, herunder etablering av en sentral kompetanse- og serviceenhet for inngående forskermobilitet som skal betjene alle aktørgrupper samt ivareta sentrale drifts-, utviklings- og kvalitetssikringsfunksjoner. Øvrige sentrale tiltak omfatter et helhetlig informasjonskonsept for skriftlig informasjon, etablering og vedlikehold av kontakter til eksterne institusjoner, etablering/videreføring og fasilitering av UiO-interne nettverk 1 Oversikten over utenlandske forskere ved UiT, så vel gjesteforskere på kortere opphold, som forskere i utdanningsløp og ansatte forskere, er mangelfull og tyder på vesentlig underrapportering. Selv om KD i en årrekke har hatt krav om rapportering av inn-/utreise, så har det aldri vært knyttet til noe konkret formål (for eksempel resultatfinansiering). Dette er noe av forklaringen på lav intensitet/kvalitet i oppfølgingen ved institusjonene. I tillegg er dette noe forskerne i prinsippet selv skal gjøre, ev. med administrativ bistand. For innreisende forskere er dette en registrering som må gjøres av administrasjonen og vanligvis noe som gjøres i ettertid på hukommelse. Tilsvarende er registrering av statsborgerskap i PagaWeb for ansatte av nyere dato ved UiT, og gjennomgang av listene viser at disse er mangelfulle. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

11 samt utvikling av et statistikkonsept. Dette arbeidet håndteres i dag av én medarbeider i 100 % stilling, som primært gir bistand til øvrige enheter ved UiO (andrelinjetjeneste). Ved behov kan vedkommende også gå inn som førstelinje og håndtere saker direkte. Henvendelser vedrørende bolig, primært utleie av bolig, forvaltes av en annen medarbeider i 100 % stilling. På lokalt nivå omfatter tiltakene konkretisering av rammebetingelser for mottaksapparatet inkludert ansvarsplassering og ressursallokering samt implementering av lokalt mottaksapparat inkludert sikring av kompetanse i forhold til mottak av utenlandske forskere. UiB UiBs Servicesenter for internasjonal mobilitet (SIM), som er organisert under Personal- og organisasjonsavdelingen (POA), åpnet i januar Senteret er lokalisert på bakkeplan i administrasjonsbygget som bl.a. huser Personal- og organisasjonsavdelingen, og har en bemanning på to medarbeidere i til sammen 140 % stilling. Åpningstiden er to timer per dag (kl ). SIMs hovedoppgave er å bistå enhetene, men senteret betjener også utenlandske forskere og deres familie direkte med praktiske støttetiltak foreløpig primært innreisende forskere. Videre koordinerer/ivaretar/tilbyr SIM ulike praktiske og sosiale aktiviteter for utenlandske forskere, herunder informasjon (bl.a. nettsider), norskkurs, introduksjonsseminar som spenner fra arbeidsbetingelser ved UiB til nyttige tips om å bo og arbeide i Norge, årlig møte om skatt/selvangivelse, andre informasjonsmøter (herunder møter for administrativt ansatte), diverse kurs på engelsk (kulturtreningskurs, førstehjelpskurs m.fl.), aktiviteter knyttet til integrering (guidet byvandring i Bergen, fjellturer etc.) i tillegg til tilbud om INN Club-aktiviteter i samarbeid med Bergen næringsråd. Også UiB er tydelige på at utenlandske forskere (gjesteforskere og ansatte) og deres faglige integrering er enhetenes (instituttenes) ansvar. NTNU Ved NTNU ivaretar NTNU International Researcher Support (NIRS) kompetansebygging og assistanse/bistand/rådgivning til fakulteter og institutter knyttet til forskermobilitet, herunder immigrasjon, bolig, lønn/skatt, pensjon, to-karriere, forskertermin/utenlandsopphold, etc. NIRS koordinerer samarbeidet med eksterne offentlige kontorer og sikrer intern dokumentasjon, informasjon og statistikk. Videre tilbyr NIRS i spesielle tilfeller praktisk bistand til den enkelte innreisende forsker i samarbeid med enhetene. NIRS arrangerer også ulike kurs, seminarer, temadager og sosiale aktiviteter. Tilbudet omfatter bl.a. seminar om skatt og kurset Ny i Norge (introduksjon til norsk kultur), Språkkafé med norsktalende instruktør (én gang per måned), Internasjonal kaffe (hver fredag også familiemedlemmer er invitert) i tillegg til en e-postbasert nyhetstjeneste (newsletter) samt andre sosiale aktiviteter (skidag, juleselskap, etc.). Fra juni 2012 har NIRS også tilbudt en felles sentral boligformidling og bistår fakulteter og institutter i arbeidet med å skaffe bolig til NTNUs utenlandske forskere. Enheten holder til i en egen trebygning på Gløshaugen Infohuset og omfatter tre medarbeidere hvorav én medarbeider utelukkende håndterer boligsaker. 3. Organisering av servicesenter for internasjonal mobilitet 3.1 Tjenestetilbud I tillegg til utforming av gode nettsider mener arbeidsgruppen at etablering av et eget servicesenter på campus UiT er et av de viktigste tiltakene for å styrke UiTs arbeid knyttet til UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

12 forskermobilitet. Arbeidsgruppa mener at et slikt servicesenter bør ha et tosidig ansvar som både omfatter service overfor utenlandske forskere direkte, i tillegg til service overfor instituttene/enhetene internt ved UiT i form av bl.a. rådgivning/veiledning og kompetansebygging. Et servicesenter vil på denne måten sikre et mer helhetlig og samordnet tilbud på UiT og kunne fungere som et supplement til enhetenes eget arbeid og mottaksordninger. Erfaringene fra UiB tilsier at det å synliggjøre en fysisk adresse/adressat for henvendelser knyttet til mobilitet er viktig. Både forskere og administrativt ansatte ved UiB bekrefter at det å kunne henvende seg til én adresse der informasjon og kompetanse er samlet bidrar både til effektivitet og til at frustrasjon reduseres. Likeledes poengterer eksterne aktører, som Bergen næringsråd, viktigheten av ett kontaktpunkt for å sikre et godt samarbeid. Tilsvarende samarbeid vil kunne etableres i Tromsø mellom et servicesenter og Næringslivsforeninga. Gode engelskspråklige nettsider er også vesentlig. Arbeid med nettsider bør forvaltes av et servicesenter som kjenner arbeidsområdet godt. I tilknytning til nettsidene bør det utvikles diverse sjekklister knyttet til ulike tema og faser i prosessen med å skifte arbeids- og bosted fra ett land til et annet. Et godt og velfungerende samarbeid i hele universitetsorganisasjonen er en viktig forutsetning for at arbeidet knyttet til service for forskermobilitet skal lykkes. I denne forbindelse bør servicesenteret også ha en koordinerende rolle ved UiT knyttet til mobilitet, og bl.a. være UiTs kontaktpunkt utad overfor offentlige kontorer (Politi, UDI, NAV, etc.) ved arbeid med fellessaker for UiT, endring av rutiner etc. Videre bør servicesenteret ha en rolle som koordinator internt ved UiT og bl.a. ha et overordnet ansvar for kompetansebygging på dette arbeidsområdet, herunder arrangere kurs for administrativt ansatte, organisere forum og løpende møtevirksomhet for aktuelle medarbeidere samt opprette og vedlikeholde nettverk over kontaktpersoner ved enhetene. Også når det gjelder ansvar for kurs/opplæring og organisering av sosiale tiltak og arrangementer for forskere vil det være mest hensiktsmessig å legge dette til sentralt nivå, bl.a. for å oppnå et nødvendig volum på aktivitetene og legge til rette for at forskere kan etablere kontakter/nettverk på tvers av instituttene/enhetene. Service overfor utenlandske forskere I rollen som førstelinjetjeneste overfor (gjeste-)forskere og ansatte ser vi for oss følgende mulige oppgaver: - Informasjon og praktisk bistand til enkeltforskere før, ved og etter ankomst til UiT per telefon, e-post, nettsider og direkte kontakt/oppmøte - Forvaltning av informasjon, herunder nettsider på engelsk, sjekklister for ankomst, opphold og avslutning av opphold, ev. regelmessig e-posttjeneste/newsletter (for abonnenter ), etc. - Oversikt over kontaktpersoner ved enhetene ved UiT - Henvisning til offentlige kontorer og andre eksterne aktører - Arrangement av kurs og opplæring (norsk språk, skatt, kulturtrening, etc.) - Arrangement av sosiale tiltak (byvandring, juleselskap, fiske- eller fjelltur, kafé, etc.) - Boligformidling og forvaltning av en nettbasert boligportal Service overfor øvrige enheter ved UiT I rollen som rådgiver/veileder (andrelinjetjeneste) overfor øvrige enheter ved UiT ser vi for oss følgende mulige oppgaver: UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

13 - Rådgivning/veiledning overfor medarbeidere ved enhetene som håndterer forskermobilitet - Utvikling og forvaltning av informasjon, herunder nettsider på engelsk, sjekklister for mottak/ankomst, opphold og avslutning av opphold - Kontaktpunkt utad overfor offentlige kontorer og øvrige eksterne aktører - Kompetansebygging internt knyttet til internasjonal mobilitet, herunder opplæringstiltak/kurs for administrativt ansatte - Koordinator for internt nettverk av aktuelle medarbeidere ved UiT 3.2. Lokalisering og tilknytning Arbeidsgruppa mener at utgangspunktet må være at enheten hvor den utenlandske forskeren skal arbeide må ha primæransvaret for mottak av forskeren, men at dette må understøttes av en felles mottaksinfrastruktur koordinert sentralt. Et velfungerende mottaksapparat vil også utgjøre et viktig virkemiddel i markedsføringen av UiT som en attraktiv arbeidsplass. For at en slik infrastruktur skal fungere optimalt, mener arbeidsgruppa at det er viktig med samarbeid mellom POA, AFU og UTA samt med de enkelte enhetene. Det foreslås at tjenesten organiseres under POA da det er POA som har det overordnede ansvaret for UiTs arbeid og rutiner knyttet til rekruttering og mottak av nyansatte. Arbeidsgruppa anbefaler at det opprettes et fysisk senter hvor forskere kan henvende seg for informasjon og praktisk bistand både per e-post, telefon eller personlig oppmøte. UiB har pekt på at det er en svært viktig symboleffekt at det finnes et fysisk senter med synlig plassering på campus. En mulig løsning er at senteret fysisk etableres i tilknytning til og samlokaliseres med informasjonskontoret ved Avdeling for utdanning i 2. et. i Administrasjonsbygget Bemanning Arbeidsgruppa anbefaler at senteret bemannes med minst én person i 100 % stilling. Erfaringen fra UiB tilsier imidlertid at det er sårbart med kun en person, og derfor vil det være ønskelig at bemanningen økes til to personer i 100 % stilling på sikt. Ved å etablere senteret sammen med Avdeling for for utdanning, vil sårbarheten kunne reduseres noe ved at de øvrige ansatte kan besvare enkle spørsmål, ta i mot beskjeder ved fravær, etc. I tillegg er det viktig at personen som skal drifte servicesenteret har et nært samarbeid med kontaktpersoner ved enhetene slik at kompetansen og tilbudet blir kjent ute på enhetene. Dersom sentret bemannes med kun én person anbefaler arbeidsgruppa at fokuset i første omgang primært begrenses til innkommende forskermobilitet grunnet kapasitetshensyn. Leie av bolig er en spesiell utfordring for utenlandske forskere, og UiT har per i dag et boligkontor som forvalter en boligportefølje og bistår enhetene med bolig for ulike grupper ansatte. For å styrke tilgjengeligheten og synligheten av boligkontoret, anbefaler arbeidsgruppa at dette kontoret knyttes opp mot og gjerne samlokaliseres med servicesenteret. Utvikling av en nettbasert boligportal bør også vurderes. Bemanning ved boligkontoret (én ansatt i 100 % stilling) bør videreføres. 3.4 Arbeidsdeling og kontaktpersoner UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7

14 Innreisende forskere kommer til en stilling og et prosjekt ved et institutt, og instituttet der forskeren skal arbeide må derfor sørge for at internasjonale gjester og ansatte følges opp og integreres i arbeidsmiljøet, herunder tilby en faglig og en teknisk/administrativ kontaktperson. Kontaktpersonen vil hjelpe forskere til rette i arbeidssituasjonen både faglig og praktisk. Ved UiO bes utenlandske forskere om ta kontakt med det instituttet de er invitert til for eksempel når det gjelder bolig. Erfaring viser at når norske ansatte søker på vegne av gjestende forskere, møter de en helt annen innstilling på det private boligmarkedet. Arbeidet knyttet til integrering av internasjonale forskere gjøres mao. i all hovedsak lokalt, og etablering av et sentralt koordinerende mottaksapparat betyr ikke at det lokale ansvaret bortfaller. Arbeidsgruppen mener at et sentralt servicesenter kan fungere som et supplement til enhetenes eget mottaksarbeid og mottaksapparat. Videre bør oppgaver knyttet til koordinering av dette arbeidsområdet ved UiT, herunder organisering av tjenestetilbud og kompetanseutvikling, samt ansvar for kontakt utad legges til et sentralt servicesenter. For en nærmere redegjørelse av arbeidsgruppens forslag til tjenestetilbud for et sentralt servicesenter, henvises det til kapittel 3.1 ovenfor. 4. Innhold og struktur på nettsider 4.1 UiTs ansvar for informasjon for utenlandske forskere Informasjon om juridiske og økonomiske forhold, bolig, etc., knyttet til ansettelse av forskere er UiTs ansvar, og ved å tilrettelegge nettsider med informasjon om innreise og oppholdstillatelse i Norge samt om personnummer, lønnssystem, bank- og boligforhold og lignende, kan ankomst til UiT gjøres mer smidig. Det vil være naturlig at et slikt ansvar tillegges servicesenteret. Erfaring viser at arbeidsgiver generelt gis prioritet ved offentlige instanser som UDI og Politiet, og bistand fra UiT til utenlandsk forsker kan bidra til å gjøre ansettelsesprosessen mer effektiv. Det er et skille mellom de som kommer fra Norden, EU/EØS og de som kommer utenfor disse områdene, men det er likevel ikke et problem å komme igjennom prosedyrene for en høyt faglig kvalifisert person som har et arbeidsforhold i Norge dersom det gis relevant og god informasjon. Det må også legges til rette veiledende informasjon på nettsidene om sosiale forhold som helsetjeneste, skole og barnehage. Servicesenteret kan her gi veiledning og råd. Det er store individuelle forskjeller og ulik kulturell bakgrunn blant de som kommer til UiT, og dette gir utslag i forskjellige behov. I tillegg ser en ulik grad av fleksibilitet og tilpassingsevne. Servicekontoret kan i denne sammenheng gi informasjon via nettsidene om sosiale og kulturelle tiltak for å støtte opp om en vellykket integrering, herunder sørge for å ha et kontaktnett og tilgang til kontaktpersoner for nyansatte ved de ulike underliggende enheter. En oversikt over navn på kontaktpersoner bør legges ut på nettsidene. Videre vil en side med Frequently Asked Questions (FAQ) kunne avlaste den personlige tjenestefunksjonen. Innenfor UiT er det viktig at det ikke lages nettsider ved enhetene som gir divergerende informasjon i forhold til det som legges ut sentralt. Dette reflekterer viktigheten av koordinering av informasjon. Her kan det også nevnes at nettsider som ikke oppdateres har mindre verdi. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8

15 4.2 Strukturen på nettsidene Det anbefales at nettsidene baseres på samme oppbygging som de andre breddeuniversitetene som allerede har etablerte nettsider. I tillegg vil det finnes nyttig informasjon under nettsidene til NFR/EURAXESS og New in Norway. Nettsidene bør struktureres slik at det gis informasjon om tiden før, under og etter oppholdet. Det vil være naturlig at ansvar for utforming og oppdatering tillegges servicesenteret. 4.3 Oversettelse av informasjon på nettsidene All informasjon til innkommende forskere må gis på engelsk. Oversettelse av informasjon må derfor prioriteres høyt ved UiT. Nettsidene for innkommende forskere til UiT vil kunne komme til kort mht. lenker til offentlig informasjon på statlig og kommunalt nivå da mye av dette er på norsk. Løsningen her kan være å skrive egne utfyllende kommentarer, noe som også er gjort ved andre universiteter. Det er et spørsmål om ikke også noe informasjon for utreisende forskere bør være på engelsk, dette av hensyn til utenlandske forskere ansatt ved UiT som foretar kortere eller lengre opphold i utlandet og som utløser spesielle utfordringer av praktisk og formell art. God informasjon på dette området kan fungere ressursbesparende og sikre at disse vet hva som må være ordnet før de reiser. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 9

16 Avdeling for personal og organisasjon Arkivref.: 2013/1615 Dato: NOTAT Til: Universitetsdirektøren Fra: POA v. Odd Arne Paulsen Vurdering fra Avdeling for personal og organisasjon Jeg viser til forbedringsprosessen «Servicefunksjoner ved ansattemobilitet» som i 2014 ble overlevert til POA fra fokusgruppa og universitetsdirektøren (ref. dokumenter på denne saken). En hovedvurdering fra POA er at fokusgruppa har gjort et godt og grundig arbeid. Vi støtter de vurderinger og tilrådinger som fokusgruppa har gitt, og ser fram til å få etablert en bedre arbeidsdeling mellom POA og enhetene på dette området. Vi mener at en ny arbeidsdeling har potensiale til å både gi økt kvalitet i tjenesten og en mer effektiv saksbehandling enn i dag, hvor oppgavene er fordelt på mange enheter, ledere og saksbehandlere. Positive effekter kan være knyttet til tilgjengelighet og kvalitet på rådgivning overfor inn- og utreisende ansatte og gjesteforskere, mottak av utenlandske ansatte og gjester, samarbeid med andre aktører som vertskommuner mv, nettsider, kurs, sosiale tiltak mv. Bedre tilrettelegging for internasjonalisering er i samsvar med UiTs strategi, og med satsinger som blir gjort ved andre institusjoner. POA tar forbehold om at det må jobbes videre med de forslagene som fokusgruppa har gitt, men støtter altså hovedvurderingene og de viktigste grepene som er foreslått. Vi mener at bedre servicefunksjoner bør være i form at et fysisk kontor, i tillegg til nettsider mv. Kontoret kan evt. være lokalisert sammen med studentinformasjonen i Adm.bygget. Vi mener det er avgjørende at det blir en dedikert person med rett kompetanse og egnethet som en kjerne i dette. Vedkommende bør være med å utvikle funksjonen, så steg 1 bør derfor være å få gjort en tilsetting, jf vedlagte forslag til utlysningstekst for en rådgiverstilling. I tillegg til den ene stillingen på varig basis vil det være behov for prosjektstøtte og noen etableringskostnader for en periode. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no