INNKALLING TIL ÅRSMØTE I ASKJELLRUD HUSEIERFORENING

Transkript

1 Til husstandene i Askjellrud Huseierforening INNKALLING TIL ÅRSMØTE I ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Dato: Søndag 2. april 2006 Tid: Klokken Sted: Kantina på Røyslimoen Skole Ta med kaffe og kopp, styret spanderer kaker. SAKLISTE: 1. Opprop og fastsetting av stemmetall. 2. Godkjenning av innkalling og sakliste. 3. Valg av to medlemmer til å undertegne møteprotokoll. 4. Årsberetning. 5. Regnskap Budsjettforslag Valg av leder, et styremedlem og varamedlem til styret. 8. Valg av revisor. 9. Innkomne saker. 10. Eventuelt Forslag til saker under innkomne saker/eventuelt leveres styrets leder Erik Svendsen (Linneavegen 160) innen 13. februar. Dokumenter til sak 4, 5, 6, 7, 8 og 9 følger vedlagt. Revisors beretning fremlegges i årsmøte. Vedtekter med mer, samt referat fra årsmøte i 2005 kan finnes på For styret: Erik Svendsen leder

2

3 ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Saksinnstilling Organ: Årsmøte Møtedato: Saksnr: 4/2006 Sakstittel: Årsberetning Styret i 2005 har vært følgende: Erik Svendsen, leder Tonje Eggan, kasserer Anne Mette Bjørgen, styremedlem Inger-Marie Berg, styremedlem Svein Gunnar Moe, styremedlem Varamedlemmer Svein Olav Aarvik Fred Botten Styret har gjennomført 2 styremøter. Sentrale saker har vært vårdugnad, samt forberedelse av årsmøtet. Vårdugnad ble gjennomført den 30. april. Oppslutningen må vurderes å ha vært bra. Ekstern bistand for å koste veier og parkeringsplasser ble hentet inn før dugnaden. Det anbefales at dette gjøres fast så snart veier og parkeringsplasser er bare og tørre. Ny brøytekontrakt ble tegnet med Edvin Bjerkehagen høsten Denne gjelder fram til og med våren Bjerkehagen har varslet leder om at han ikke ønsker å fornye denne avtalen. Det nye styret må således skaffe ny brøyter til neste vintersesong. Det må ellers konkluderes med at Bjerkehagens leveranse ikke har vært så bra som ønsket, og at leder har fått klager på brøytingen. Forholdet er tatt opp med Bjerkehagen. Dessverre har klagene kommet sent, så det har vært liten mulighet til å korrigere underveis. Kontrakten gir heller ikke mulighet til å redusere betaling grunnet at brøyting ikke er optimal. I og med at Bjerkehagen ikke vil fornye kontrakten, ser leder det som lite hensiktsmessig å diskutere dette mer inngående. I tillegg er gjort avtale med Lillehammer kommune, teknisk drift om strøing for inneværende vinter, samt fylling av strøkasser. Avtalen er slik at de primært strør når det er behov på andre gangveger med mer i området, eller etter direkte beskjed fra leder. Pga. sykdom/misforståelse ble det ved første tilfelle av riktig glatt føre først strødd en dag forsinket. Nytt styre må vurdere om de skal engasjere kommunen videre, eller se om ny brøyter kan ta dette på seg. Side 1 av 2

4 Gjennomføring av vedlikehold på lysanlegg er ikke gjennomført, men Huseierforeningen har fått pålegg om å gjøre det nødvendige vedlikehold på dette samt motorvarmeranlegg. Styrets leder henter inn tilbud på å få gjort dette så snart snøen forsvinner.. Trafikksikkerhet ble diskutert heftig på årsmøte i Styrets leder tok kontakt med Lillehammer kommune for å få en gjennomgang. Fra kommunens saksbehandler ble det ytret ønske om å utsette denne til høsten, grunnet arbeidet med nullvisjonsprosjektet. Styrets leder må innrømme at saken etter dette ble glemt. Styrets leder har av private årsaker nedprioritert arbeidet med Askjellrud Huseierforening. Forslag til vedtak Årsberetningen tas til orientering. For styret Erik Svendsen leder - 2 -

5 ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Saksinnstilling Organ: Årsmøte Møtedato: Saksnr: 5/2006 Sakstittel: Regnskap 2005 Resultatregnskap pr Ordinært regnskap Regnskap Regnskap Ekskl. motorvarmere Driftsinntekter Inntekter årsavgift - inntekter motorvarmer 1) , ,00 Sum driftsinntekter , ,00 Driftskostnader Honorarer 8 128, ,00 Honorar regnskap/revisjon , ,00 Renovasjon 4 471, ,00 Kommunale avgifter 429,00 374,00 Maskiner 679,00 620,00 Bomiljø 2) 2 783, ,00 Utstyr Rekvisita 587,00 Snøbrøyting , ,00 Grusing - Vedlikeholdskostnader 1 771, ,00 Diverse kostnader - Kontorrekvisita 1 519,00 - Utgiftdekning tlf 1 000, ,00 Gebyrer, omkostn m.m. (porto) 380,00 546,00 Avskrivninger lysanl/grøfter/rekkverk m.m 3) , ,00 Innkommet på tidligere avskrevne fordringer Tap på fordringer Sum driftskostnader , ,00 Driftsresultat (-overskudd/+underskudd) , ,00 Finansposter Renteinntekter - 127,00-155,00 Rentekostnader 5 641, ,00 Sum finansposter 5 514, ,00 Resultat ordinært regnskap (-overskudd/+underskudd) , ,00 Motorvarmer regnskap Regnskap Regnskap Driftsinntekter Inntekter årsavgift , ,00 Driftskostnader Kostnader strøm og vedlikehold 4) 2 790, ,00 Resultat motorvarmer (+ underskudd) 5) , ,00 Samlet resultat , ,00 Side 1 av 3

6 Balanse pr Eiendeler Omløpsmidler Kasse Bank , ,00 Kundefordringer 6) , ,00 Andre kortsiktige fordringer - Sum omløpsmidler , ,00 Anleggsmidler Asfaltering , ,00 Lysanlegg, grøfting, rekkverk 95 - Rekkverk, lekeapparater, balløkke , ,00 Boder 1 744,00 Sum anleggsmidler , ,00 Sum eiendeler , ,00 Gjeld og egenkapital Kortsiktig gjeld Kortsiktig gjeld 1 128, ,00 Leverandør/annen gjeld Sum kortsiktig gjeld 1 128, ,00 Langsiktig gjeld Sparebanken NOR , ,00 Sum langsiktig gjeld , ,00 Sum gjeld , ,00 Egenkapital Egenkapital (gml) pr foregående år , ,00 Samlet resultat pr , ,00 Egenkapital (ny) pr , ,00 Sum gjeld og egenkapital , ,00 Noter til regnskap 1) Inntektene 2005 er som følger. Årsavgift (vanlig avgift) kr 1200 * 78 kr ,00 Årsavgift tillegg for asfaltering kr 620 * 78 kr ,00 Sum ekskl årsavgift motorvarmere kr ,00 2) Det var forutsatt å bruke kr ;- til bomiljøtiltak. Ikke brukte midler foreslås å brukes i ) Avskrivninger er fordelt som følger Avskrivning installasjoner/planering/lekeplass kr 4 287,00 Avskrivning boder kr 1 744,00 Avskrivning asfaltering kr ,00 Bare avdrag har likviditetsmessig konsekvens. Avdrag for 2005 = kr ,00 4) Strømkostnader 2005 er regnskapsført med akonto beløp minus tilbakebetaling fra Eidsiva. 5) Underskudd på regnskapet for motorvarmere i 2003 på kr ,- er etter overskudd på kr 7 765,- i 2004 og kr 7 330,- i 2005 (sum kr ,-), i sin helhet dekket inn. Da det er behov for vedlikehold av deler av anlegget foreslås det at overskytende settes av

7 6) Kundefordringer fordeles seg som følger (ikke betalt huseieravgift). - kr 2 800,- fra kr 4 420,- fra kr 6 085,- fra 2005 Samtlige kundefordringer er purret i uke 12/2006 Vurdering av regnskapet/korreksjoner og forslag til vedtak. Etter tidligere vedtak/samt vedtektene skal kostnader knyttet til motovarmere dekkes av brukerne. Pga høye strømpriser ble strømkostnadene betydelig høyere enn budsjettert i 2003, og motorvarmerregnskapet gikk med underskudd det året. Dette underskuddet er dekket inn, jf note 5. Kundefordringer har som angitt økt, men tiltak er iverksatt for å redusere disse. Det er ikke forslag om å avsette til tap på fordringene. De siste årene har årsmøtet vedtatt regnskapet med årsoppgjørsdisposisjoner. Dette har ikke fullt ut blitt fulgt opp med reelle posteringer i regnskapet, noe som burde vært gjort. Videre blir ikke motorvarmerregnskapet ført som separat delregnskap, noe det burde blitt i og med at alle kostnader her skal dekkes av de som har tilgang til motorvarmer. Man har allikevel oversikt over status, så dette er enkelt å rette opp. Det foreslås derfor ikke årsoppgjørsdisposisjoner, men at følgende ivaretas ved budsjett for Akkumulert overskudd motorvarmere, kr 2 943,- brukes til vedlikehold motorvarmeranlegg. Ikke brukt budsjettpost til bomiljø, kr ,- legges til budsjett for 2006 (bomiljø). Ikke brukt budsjettpost til snøbrøyting, kr ,- brukes til bomiljø og vedlikehold lysanlegg i 2006 Forslag til vedtak Årsmøte godkjenner regnskap for 2005 med noter og kommentarer. Lillehammer Erik Svendsen Leder Tonje Eggan kasserer - 3 -

8

9 ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Saksinnstilling Organ: Årsmøte Møtedato: Saksnr: 6/2006 Sakstittel: Budsjettforslag 2006 Ordinært driftsbudsjett Kostnader Renovasjon 5 000,00 Snøbrøyting og grusing ,00 Styrehonorar inklusive arb.g.avgift 8 000,00 Honorar regnskap/revisjon ,00 Vedlikehold/rep av utstyr 1) ,00 Bomiljøtiltak 2) ,00 Diverse 2 000,00 Renter lån 3) 5 000,00 Avskrivninger 4) ,00 Sum kostnader ,00 Inntekter Avgift 78 husstander (a kr 1 200) ,00 Avgift asfaltering (a kr 620) 5) ,00 Sum inntekter ,00 Budsjettert resultat 2006 (underskudd) ,00 Driftsbudsjett motorvarmere Kostnader Strøm 6) 5 000,00 Vedlikehold 6 000,00 Inndekking av tidligere underskudd Sum kostnader ,00 Inntekter Avgift 44 husstander (a kr 200) 8 800,00 Sum inntekter 8 800,00 Budsjetter resultat 2006 (undeskudd) 7) 2 200,00 Samlet budsjett Sum kostnader ,00 Sum inntekter ,00 Budsjettert resultat (+underskudd/-overskudd) ,00 Kommentarer til budsjettet 1) Hovedkostnader her vil være: - Reparasjon/vedlikehold av lysanlegg. Reparasjonene må gjøres etter pålegg fra Side 1 av 2

10 Eidsiva Energi (kontroll) Endelig prisanslag på dette er ikke innhentet. Om dette skulle bli dyrere skaper det ikke problemer. - Igjenfylling av hull på parkeringsplasser. 2) Felt B og D søkte om midler for 2005, sum kr ,-. Av grunner orientert om i sak 4 ble disse ikke behandlet før i Styret har vedtatt å innvilge begge, da huseierforeningen har god likviditet. I tillegg trengs midler til å skifte sand, samt noe annet vedlikehold av lekeplasser/ballplass. Bomiljøposten er således brukt opp, dersom årsmøte ikke vil gjøre andre prioriteringer.. 3) Renter på lån asfaltering. 4) Avskrivninger er satt tilsvarende avdrag på lån. Regnskapsmessige avskrivninger vil bli større, men dette vil kun påvirke egenkapital og ikke beholdning i bank (likvider) 5) Tilleggsavgift asfalt vil betales med beløp tilsvarende kr 620 pr år til og med ) Strømkostnader er beregnet etter er en pris på kr 0,36 pr KWh + nettleie. 7) Underskudd her dekkes inn av akkumulert overskudd motorvarmere. Budsjettforslaget gir følgende årsavgifter. Ordinær avgift huseierforening kr 1 200,00 Tilleggsavgift asfalt kr 620,00 Sum uten motorvarmer kr 1 820,00 Tillegg for motorvarmer kr 200,00 Sum med motorvarmer kr 2 020,00 Forslag til vedtak Årsmøte vedtar det fremlagte forslag til budsjett. Årsavgiftene for 2006 blir som følger: Ordinær avgift huseierforening kr 1 200,00 Tilleggsavgift asfalt kr 620,00 Årsavgift motorvarmer kr 200,00 Årsavgiftene betales i en termin med forfall Lillehammer Erik Svendsen Leder Tonje Eggan Kasserer - 2 -

11 ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Saksinnstilling Organ: Årsmøte Møtedato: Saksnr: 7/2006 Sakstittel: Valg av nytt styre Følgende medlemmer av styret/varamedlemmer er på valg. Styrets leder Erik Svendsen (kan etter vedtektene ikke gjenvelges), felt C Styremedlem Anne Mette Bjørgen, felt B Varamedlem til styret, Svein Olav Aarvik; felt C Primært bør alle felt være representert i styre. De tre styremedlemmer som sitter 1 år til representerer alle felt med unntak av felt B. Styret har fått inn følgende forslag på personer til styret. Bjørn Erik Brækkan (12, felt D) Forslag til vedtak Som styre velges: Leder (2 år): Styremedlem (2 år): Varamedlem (2 år): For styret Erik Svendsen leder Side 1 av 1

12

13 ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Saksinnstilling Organ: Årsmøte Møtedato: Saksnr: 8/2006 Sakstittel: Valg av revisor Revisor velges for et år av gangen. Det er ikke krav til at revisor skal bo i feltet. Håkon Hide har vært valgt til dette i flere år. Styret vil komme med kandidat på selve årsmøtet. Forslag til vedtak Som revisor velges. For styret Erik Svendsen leder Side 1 av 1

14

15 ASKJELLRUD HUSEIERFORENING Saksinnstilling Organ: Årsmøte Møtedato: Saksnr: 9/2006 Sakstittel: Innkomne saker Følgende saker er det kommet ønske om at tas opp på årsmøte 1. Brøyting/snørydding klager. 2. Vedlikehold av lysanlegg/motorvarmere. 3. Felles tilstandsvurdering av papptakk på sameier. I tillegg mener styret at årsmøte bør si noe om årsmøtets behandling av sak 9/2006 som styrets leder ikke har fått iverksatt skal videreføres av det nye styret. Brøyting/snørydding I og med at Bjerkehagen ikke er aktuell som leverandør av disse tjenestene mener styret det er lite hensiktsmessig å diskutere kvaliteten på de leveransene som er utført. Styret mener ellers at nytt styre bør ha fullmakt til å inngå avtale med ny leverandør i tråd med de krav som ligger i dagens avtaletekst, eventuelt forbedre denne. Dagens avtale er vedlagt. Vedlikehold av lysanlegg/motorvarmere Nærmere om saken fremlegges i møtet. Felles tilstandsvurdering av papptak på sameier. Det sees som hensiktsmessig at dette kan gjøres som et felles tiltak. Årsmøte anbefaler derfor at sameiene søker å gjøre dette i samarbeid. Styret vil kunne bistå Trafikksikkerhet og parkering i feltet. Tiltak for å øke trafikksikkerhet og bedre parkeringsforhold i deler av feltet. Årsmøte 2005 behandlet saken med følgende resultat. Saken ble tatt opp til drøfting uten forslag til vedtak. Styrets leder orienterte kort om bakgrunn. Følgende innspill til tiltak kom fra årsmøte Flere og tydeligere skilt i feltet med fartsgrense og «Barn leker». Skilting ved adkomsten til feltet. Dette må avklares med kommunen Sjekk om det finnes midler i kommunen, evt Trygg Trafikk for tiltak i resten av feltet. Eventuell bruk av fellesareal i felt B for å bedre parkeringssituasjonen, og således trafikksikkerhet. Side 1 av 2

16 Årsmøte oppfordrer alle beboere og gjester om å tenke på hvor fort det kjører samt å respektere skilting. Leder foreslo at årsmøte gir styret fullmakt til å utrede kostnader ved ulike tiltak/fartsdumper videre, samt kunne gjennomføre rimelige tiltak innenfor vedtatte budsjettrammer. Årsmøte ga sin tilslutning til dette. Som nevnt i sak 4 har ikke styret arbeidet med dette. Årsmøte bør angi om nytt styre skal arbeide med dette. Det er i tillegg kommet henvendelse fra felt B om at parkeringsforholdene der må søkes løst. Styret mener at det beste er om feltet kan komme fram til en omforent løsning for området. Videre bør det poengteres at gjesteparkering skal foregå på de opparbeidede parkeringsplassene, og ikke inne i feltet. Forslag til vedtak Fremmes ikke. For styret Erik Svendsen leder - 2 -

17 Askjellrud Huseierforening Postboks Lillehammer AVTALE OM SNØBRØYTING/SNØRYDDING OG STRØING VINTERSESONGENE 2004/2005 OG 2005/ Avtaleparter: Oppdragsgiver: Askjellrud Huseierforening Leverandør: Edvin Bjerkehagen, Kun styret, eller den styret utpeker som ansvarlig, skal instruere eller på annen måte påvirke oppdragets utførelse. Likeledes skal leverandør kun forholde seg til styret i spørsmål som vedrører oppdraget. Leverandør kan ikke overdra forpliktelsene i avtalen til andre uten oppdragsgivers godkjennelse. For kortere fravær kan imidlertid leverandør stille med vikar. 2. Avtalens omfang: Avtalen gjelder brøyting/rydding av snø, is og slaps fra første snøfall om høsten til bar vei om våren. Avtalen gjelder asfalterte kjøreveier og tre parkeringsplasser innenfor Askjellrud Huseierforenings eiendom. Oppdrag/turer som kun omfatter deler av nevnte område utføres etter nærmere avtale og godtgjøres pr. time. 3. Oppdragets utførelse: Alle veier og parkeringsplasser skal være ferdig ryddet - brøytet eller skrapt - og farbare fra kl. 06:00 de dager snøfall eller andre forhold krever det. Parkeringsplasser ryddes så langt dette går av hensyn til parkerte biler. Alle veier og parkeringsplasser skal, dersom forholdene tilsier det, ryddes/brøytes samme ettermiddag/kveld. Parkeringsplasser ryddes så langt dette går av hensyn til parkerte biler. Fullstendig rydding av parkeringsplasser skjer etter nærmere avtale med leverandør, se tillegg 1 til avtale. Leverandør vurderer behovet for brøyting og/eller skraping. Ved behov for strøing kan leverandør rekvirere dette fra den Askjellrud huseierforening har avtale med. Leverandør skal under rydding/brøyting vise tilbørlig hensyn til annen trafikk og vegens naboer. 1

18 4. Godtgjøring: Oppdraget godtgjøres med kr. 900,- pr. tur (snøfall), dvs. rydding/brøyting slik beskrevet i punkt 3. Oppdrag av annen karakter/omfang godtgjøres med kr. 300,- pr. time etter nærmere avtale med styret. Alle beløp er inkl. mva. og sand. Oppgjøret skjer etterskuddsvis etter faktura. 5. Avtalens varighet: Avtalen gjelder for 2 - to år - vintersesongen 2004/05 og vintersesongen 2005/ Oppsigelse: Avtalen kan gjensidig sies opp med 1 måneds varsel. Avtalen er gjensidig uoppsigelig i tidsrommet 1. september og 30. april. 7. Utstyr og forsikring: Maskiner og annet utstyr er leverandørs ansvar og står for dennes regning. Ansvar for alle nødvendige forsikringer påligger leverandør. 8. Ansvar og andre forhold: Skader som måtte oppstå på utstyr eller annen manns eiendom i forbindelse med oppdragets utførelse, er leverandørs ansvar. Dersom leverandør leier inn tredjepart i forbindelse med oppdraget, skal dette skje på en slik måte at oppdraget likevel løses slik her beskrevet. Oppdragsgiver er ansvarlig for at biler og annet ikke hindrer oppdragets utførelse. Biler, hengere eller annet skal ikke frasettes for vintersesongen på parkeringsplasser felt A (nedre plass), felt C eller D slik at det hindrer rydding av parkeringsplassene. Oppdragsgiver er ansvarlig for at huseierne gjøres kjent med innholdet i denne avtalen. Oppdragsgiver er ansvarlig for at huseierne blir gjort oppmerksomme på hvilke ansvar som påhviler den enkelte husstand med hensyn til merking av gjerder, søppelcontainerstativ, mv. som står nærmere vegkanten enn 0,5 meter. Skader på nevnte vil dersom merking ikke er foretatt, påhvile den enkelte huseier. Skader som er forårsaket av leverandørs utførelse av oppdraget, skal meldes til styret innen 24 timer eller i rimelig tid etter at skaden er oppdaget. Styret skal i tilfeller hvor skade er oppstått foreta befaring på området sammen med leverandør og skadelidende huseier. Skademelding skal skrives. 9. Kontaktpersoner Oppdragsgiver: v/styreleder telf Leverandør: Edvin Bjerkehagen, Fiolbakken 11, 2611 Lillehammer, telf for Askjellrud Huseierforening Lillehammer, 2004 Erik Svendsen Styreleder Edvin Bjerkehagen leverandør 2

19 Tillegg 1 Parkingsplass felt D brøytes tirsdag og fredag etter nærmere avtale med beboerne og ved behov. Parkeringsplass felt C og A brøytes enten tirsdag eller fredag mellom klokken Beboerne er selv ansvarlig for at biler ikke står i vegen ved disse tidspunktene. Leverandør er ikke forpliktet til å brøyte dersom parkerte biler hindrer dette. 3