Møteinnkalling for Formannskapet

Transkript

1 Nøtterøy kommune Møteinnkalling for Formannskapet Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen, Tinghaugv 18 Møtetid: Kl. 15:30 Forfall meldes til politisk sekretariat. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksliste Sak nr. Sakstittel 145/13 Spørsmål og informasjon 146/13 Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS) - ny organisering 147/13 Uttalelse til kommuneplanens samfunnsdel for Tønsberg kommune 148/13 Omorganisering av renholdstjenesten 149/13 Samlelån nedbetalingstid Roar Jonstang ordfører Side 1 av2

2 Side 2 av2

3 Nøtterøy kommune JournalpostID: 13/32704 Arkiv: FE- Saksbehandler: Kjersti Hauan, Telefon: Sekretariatsseksjonen Spørsmål og informasjon Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Spørsmål til spørretimen <skriv inn? her>

4 Nøtterøy kommune JournalpostID: 13/31441 Arkiv: FE-601 Saksbehandler: Tom Olav Madsen, Telefon: Stab Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS) - ny organisering Utvalg Møtedato Saksnummer Kommunestyret Formannskapet /13 Rådmannens innstilling Forslag til vertskommuneavtale iht. kommuneloven 28-1b, datert , for innkjøpssamarbeidet i Vestfold (VOIS), godkjennes.

5 Dokumentoversikt: Vedlegg 1. VOIS - vertskommuneavtale - forslag pdf 2. VOIS - Avtale med Vestfold fylkeskommune pdf 3. VOIS - Virksomhetsplan pdf 4. VOIS - Budsjett pdf 5. KS-rapport vedr VOIS pdf 6. VOIS -vedleggshefte til sluttrapport pdf 7. Anskaffelsesreglement - vedtatt av K-styret pdf Kortversjon Med bakgrunn i en anbefaling i en utredning i regi av KS-Vestfold er det i dialog mellom kommunene utarbeidet et forslag til en administrativ vertskommuneavtale (vedlegg 1) for organisering av samarbeidet. I henhold til kommunelovens bestemmelser skal en slik avtale godkjennes av kommunestyret selv. Innledning Rapporten utarbeidet i KS-regi hadde følgende sammendrag og anbefalinger: Denne rapporten er resultatet av en utredning for KS-Vestfold, som også har gitt mandatet for utredningen se kapittel 1. Formålet med utredningen har vært å vurdere hvordan det offentlige innkjøpssamarbeidet i Vestfold (VOIS) bør styrkes, organiseres og finansieres framover. Utredningsarbeidet er gjort av konsulent Leif-Erik Steen i samarbeid med en KS-oppnevnt styringsgruppe bestående av fylkesvaraordfører Hans Hilding Hønsvall, rådgiver hos fylkesmannen Paul Hellenes og rådmann i Sandefjord Gisle Dahn. Styringsgruppens konklusjon og anbefaling kan oppsummeres slik: 1. VOIS bør gjøres om til et vertskommunesamarbeid etter KL 28 b, med Sandefjord som vertskommune og et «rådgivende styre» bestående av deltakerkommunenes rådmenn. 2. Sekretariatet bør samlokaliseres med vertskommunens innkjøpsavdeling, men skal være en faglig selvstendig enhet med eget budsjett og regnskap innenfor vertskommunens organisasjon. 3. Dagens Samarbeidsutvalg bør gjøres om til et faglig innkjøpsråd bestående av de innkjøpsansvarlige i hver kommune. Innkjøpsrådet skal være et forum for utvikling og drøfting av innkjøpsfaglige spørsmål, samt være støtte for sekretariatslederen ved eventuell uenighet i brukerutvalg 4. Samarbeidsdeltakere som av formelle grunner ikke kan være deltakere i vertskommunesamarbeidet, bør fortsette som avtaledeltakere og tilbys plass i styret og faglig innkjøpsråd på linje med deltakerkommunene. I dag gjelder det bl a fylkeskommunen, høgskolen, fylkesmannen og politiet 5. Styrets første oppgave bør være å arbeide fram en overordnet strategi for utviklingen av VOIS-samarbeidet framover, herunder prioritere hvilke områder det bør inngås nye avtaler på og hvilke andre aktiviteter VOIS-sekretariatet bør prioritere de nærmeste årene. Rådmennene bør starte dette strategiarbeidet så snart som mulig uavhengig av når kommunene får gjort formelt vedtak om en ny organisering slik at arbeidet kan gi grunnlag for virksomhetsplanen og budsjettet for VOIS allerede fra 2013.

6 6. Samarbeidet bør finansieres som i dag, med en kombinasjon av medlemsavgift (grunnbidrag) fra deltakerkommunene, avtaleavgift for «avtaledeltakere», samkjøpsproveny (returprovisjon) fra leverandørene, og direkte betaling for bistand til enkeltkommuner ut over et visst timetall 7. Grunnbidraget / avtaleavgiften bør holdes på dagens nivå. Det bør etableres en ordning med samkjøpsproveny (returprovisjon) på alle avtaler som omfatter de fleste av deltakerne. Nivået på samkjøpsprovenyet bør ikke overstige dagens sats (2%) og vurderes løpende ut fra det som er nødvendig for finansiering av samarbeidet. 8. For å dekke særlig de mindre kommunenes behov bør det arbeides videre med å avklare hvordan VOIS kan / bør utvikle et tilbud på fagområdet bygg og anlegg (større entrepriser). Det bør legges vekt på en trinnvis utvikling basert på konkrete behov i kommunene, og slik at en kan utnytte den kompetansen som allerede finnes i de store kommunene i dag. Tiltak på dette området bør finansieres i forhold til kommunenes ulike behov / bruk av tilbudet. I første omgang bør det arrangeres en fagkonferanse med de tekniske miljøene i alle kommunene for å drøfte mulige tiltak / tilbud på dette feltet og hvordan dette kan utvikles. Ytterligere informasjon finnes i sluttrapporten og vedleggshefte som følger som vedlegg til saksutredningen (vedlegg 5 og 6). Faktagrunnlag Forslaget til vertskommuneavtale (vedlegg 1) følger kommunelovens bestemmelser for administrativt samarbeid iht. 28-1b. Avtalen er en direkte oppfølging av KS-utredningen, og anbefalingene i utredningen er i det alt vesentlige innarbeidet i avtalen. Arbeidet har tatt lenger tid en forutsatt, bl.a. med bakgrunn i at fylkeskommunen har hatt behov for noen avklaringer vedrørende sitt innkjøpsarbeid. Avtalen forutsetter at samtlige kommuner i Vestfold er deltakere i samarbeidet og med Sandefjord som vertskommune. Av formelle grunner er fylkeskommunens deltakelse forutsatt videreført i en separat avtale mellom vertskommunen Sandefjord og fylkeskommunen. Også samarbeidet med noen statlige etater forutsettes videreført på tilsvarende måte. I tillegg til å angi formålet med innkjøpssamarbeidet regulerer avtalen hvordan kommunene skal organisere det løpende innkjøpsarbeidet. Forslaget legger også til rette for at samarbeidet kan utvikles videre over tid. Som vedlegg til avtalen er det angitt hvilke økonomiske bidrag hver enkelt kommune skal bidra med og det er også utarbeidet et utkast til virksomhetsplan for Selv om forslaget i det vesentligste er en videreføring av dagens virksomhet i VOIS, innebærer forslaget noen justeringer, bl.a. ved at innkjøpsarbeidet forankres sterkere i rådmannskollegiet i Vestfold. For ytterligere informasjon vises til vedlagte avtaletekst. Vurderinger Planlegging og gjennomføring av anskaffelser er en svært viktig del av kommunens virksomhet. Innkjøp representerer svært store verdier og utgjør en vesentlig del av kommunens budsjetter. Som det fremgår av KS-utredningen er det tidligere oppnådd store økonomiske gevinster ved å samarbeide om rammeavtaler gjennom VOIS. Videreføring av et bredt samarbeid i Vestfold gir volum til rammeavtaler og dermed grunnlag for at kommunene oppnår konkurransedyktige vilkår fra sine leverandører. I et økonomisk perspektiv bør også risiko ved å gjøre feil tas inn i vurderinger av hvordan kommunene organiserer innkjøpsarbeidet. Regelverket for offentlige anskaffelser kan være komplisert å håndtere, og kommunen kan bli erstatningsansvarlig dersom aktører blir skadelidende for feil i prosessen. Et sterkt faglig samarbeid hvor en stor andel av anskaffelsene gjennomføres etter åpne konkurranseprosesser vil også støtte opp under kommunenes innsats for å forebygge misligheter.

7 Samarbeid gir grunnlag for å bygge kompetanse og videreutvikle innkjøpsfaglige funksjoner, ikke bare i vertskommunen, men også i de samarbeidende kommunene. Også kompetanseutvikling for leverandører i regionen vil fortsatt være et viktig satsingsområde for VOIS for å sikre kommunene konkurransedyktige tilbud. Et sterkt innkjøpsfaglig miljø vil kun legge til rette for at det utarbeides konkurransekriterier som sikrer at anskaffelser gjennomføres på en samfunnsansvarlig og miljømessig god måte. Rådmannen mener organisering av arbeidet med et rådgivende styre legger til rette for at ledelsen i kommunene kan påvirke samarbeidet på en bedre måte enn tidligere. Selv om styret formelt kun er rådgivende, vil styrets råd være avgjørende for f.eks. innretning av virksomhetsplaner. Hvor ofte styret møtes og med hvilken agenda vil også behandles i styret. Deltakelse i dette kollegiet vil videre gi et godt grunnlag for å utøve rådmannens ansvar for de interne innkjøpsfaglige forhold i egen kommune. Selv om samarbeidet sikrer konkurransedyktige rammeavtaler, vil gevinsten for den enkelte kommune være avhengig av hvor godt virksomhetsledere og andre som gjennomfører innkjøp benytter de verktøy og avtaler som stilles til rådighet. Avtaleforslaget innebærer også en videreføring av et fellesskap for kommunens innkjøpsansvarlige medarbeidere og en tydelig ansvarsfordeling mellom vertskommunen og kommunene for øvrig. Budsjettmessig innebærer forslaget noe mindre utgifter til grunnbidrag enn tidligere forutsatt, ettersom dette ikke er foreslått prisjustert for Imidlertid vil de viktigste budsjettkonsekvensene være knyttet til hvilke priser som oppnås i rammeavtaler og hvor godt kommunen utnytter disse. Slike konsekvenser for de enkelte budsjettområder er ikke kvantifisert, men resultatene som oppnås vil kunne gi grunnlag for justering av budsjettrammer og omprioritering av ressurser ved fremtidige regnskapsgjennomganger og i budsjettsammenheng. Inngåelse av vertskommuneavtaler forutsetter at kommunestyrene i samtlige deltakende kommuner godkjenner likelydende avtaletekst. Avtaleteksten er derfor utarbeidet etter en prosess mellom rådmennene som også har lagt til rette for samsvarende saksutredninger. Konklusjon Rådmannen anbefaler at forslag til vertskommuneavtale iht. kommuneloven 28-1b, datert , for innkjøpssamarbeidet i Vestfold (VOIS), godkjennes.

8 Forslag pr Avtale om Innkjøpssamarbeid i Vestfold (VOIS) 1. Samarbeidsavtalens formål: Avtalen har til formål å regulere rettigheter og plikter ved at innkjøpssamarbeidet i Vestfold (VOIS) administreres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1b. Denne samarbeidsavtalen er uformet etter bestemmelsene i 28-1e. 2. Deltakerkommuner: Følgende kommuner deltar i samarbeidet: Andebu kommune Hof kommune Holmestrand kommune Horten kommune Lardal kommune Larvik kommune Nøtterøy kommune Re kommune Sande kommune Sandefjord kommune Stokke kommune Svelvik kommune Tjøme kommune Tønsberg kommune Sandefjord kommune er vertskommune. Andre offentlige virksomheter enn deltakerkommunene kan tilsluttes samarbeidet gjennom egne avtaler (avtalevirksomheter). 3. VOIS formål, oppgaver og avgjørelsesmyndighet: VOIS formål er å organisere et forpliktende innkjøpssamarbeid mellom deltakerkommunene og avtalevirksomheter. Samarbeidets formål er å: Inngå og forvalte felles innkjøpsavtaler/rammeavtaler for deltakerkommunene og avtalevirksomheter for å oppnå stordriftsfordeler og effektive innkjøpsprosesser. Utvikle og vedlikeholde innkjøpskompetansen i alle deltakende kommuner og avtalevirksomheter. Gi og formidle råd og støtte til deltakerkommuner og avtalevirksomheter innenfor nærmere fastsatte rammer og retningslinjer. Samarbeide med andre offentlige virksomheter og innkjøpssammenslutninger. 1

9 Forslag pr Virksomheten skal baseres på et helhetlig økonomisk og miljømessig samfunnsansvar og bidra til balansert bærekraftig utvikling i overensstemmelse med lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med forskrifter. Vertskommunen gis myndighet til å slutte avtaler på innkjøpssamarbeidets vegne og skal holde deltakerkommunene og andre avtalevirksomheter orientert om alle avtaler som sluttes. De avtaler som inngås skal være forpliktende for deltakerkommunene og andre avtalevirksomheter som deltar på avtalene. Slik deltakelse må meldes og registreres før konkurransen kunngjøres. Hver enkelt deltaker er selv ansvarlig for å følge opp egne anskaffelser innenfor de rammeavtaler som deltakerne er med på. 4. Organisering: Samarbeidet skal ha følgende organisering: Et rådgivende styre bestående av deltakerkommunenes rådmenn og ledere av avtalevirksomheter. Et faglig innkjøpsråd bestående av de innkjøpsansvarlige i hver kommune og avtalevirksomheter. Brukerutvalg på hvert avtaleområde, med representanter fra kommuner og avtalevirksomheter. Et sekretariat med egen sekretariatsleder, samlokalisert med innkjøpsavdelingen i vertskommunen. Virksomheter som av formelle grunner ikke kan være deltakere i vertskommuneavtalen, tilbys plass i det rådgivende styret, det faglige innkjøpsrådet og brukerutvalg på linje med deltakerkommunene. Det rådgivende styret skal behandle samarbeidets budsjett og regnskap, årsplan og årsmelding og med jevne mellomrom også en overordnet strategi for utviklingen av samarbeidet. Styret skal også behandle nærmere retningslinjer for virksomheten i samarbeidet. Innkjøpsrådet skal være et rådgivende organ for styret og sekretariatet og et forum for utvikling og drøfting av faglige spørsmål i samarbeidet. Brukerutvalgene skal settes sammen av «produktansvarlige» fra kommunene og avtalevirksomheter og være rådgivende for sekretariatet i arbeidet med å lyse ut, inngå og følge opp avtaler. Vertskommunens rådmann har ansvar for sekretariatets drift, organisering, ansatte og sekretariatets leder og har de nødvendige fullmakter til å inngå og følge opp avtaler. Den enkelte samarbeidskommune har økonomisk og faglig ansvar for innkjøp som gjelder egen kommune. Sekretariatets arbeid med utlysning, inngåelse og forvaltning av avtalene skal skje innenfor retningslinjer og strategier vedtatt av vertskommunerådmannen etter drøfting i det rådgivende styret. Beslutning om å inngå avaler skal skje på bakgrunn av innstilling fra brukerutvalget. 2

10 Forslag pr Ved tvil om valg av leverandør eller uenighet i brukerutvalget skal sekretariatsleder drøfte saken i det faglige innkjøpsrådet. 5. Økonomi: Samarbeidet skal finansieres gjennom en kombinasjon av; grunnbidrag fra alle deltakerne i samarbeidet, grunnbidrag fra avtalevirksomheter, avtaleavgift fra andre offentlige virksomheter som deltar på en eller flere innkjøpsavtaler, samkjøpsproveny (returprovisjon) fra leverandørene, direkte betaling for bistand utover et visst timetall pr oppdrag. Avtalevgift fra andre offentlige virksomheter som deltar på en eller flere innkjøpsavtaler fastsettes årlig. Grunnlaget og satsene for hver enkelt finansieringskomponent og andre bestemmelser knyttet til finansieringen fastlegges av vertskommunens rådmann etter drøfting i det rådgivende styret som en del av fastsetting av virksomhetsplan og budsjett. Budsjettarbeidet skal legges opp slik at drøftinger kan gjøres i det rådgivende styret tilpasset budsjettprosessen i deltakerkommunene. For 2014 fastsettes grunnbidraget fra deltakerne i samarbeidet ved inngåelse av denne avtale slik det fremgår av vedlegg 1. Budsjett (vedlegg 1) og virksomhetsplan for 2014 (vedlegg 2) fastsettes endelig etter drøfting i det rådgivende styret. Eventuelle avvik, for eksempel i form av mindreforbruk eller merinntekter i forhold til budsjett, skal søkes innarbeidet i etterfølgende års budsjett for VOIS, for eksempel ved bruk av fondsavsetninger. Deltakerkommunene har ikke innskuddsplikt i samarbeidet utover årlig budsjett. Vertskommunen har ikke anledning til å oppta lån eller pådra deltakerkommunene økonomiske forpliktelser utover det som er vedtatt av deltakerkommunene. Økonomiske forpliktelser ved erstatningsplikt, herunder forlik, honorar for nødvendig advokatbistand og evt. andre tvistekostnader eller bøter i anledning tilbudskonkurranser i regi av VOIS, fordeles i forhold til grunnbidrag/avtaleavgift på den enkelte deltaker og avtalevirksomhet som er registrert som deltaker på den aktuelle avtalen. Utgifter ved deltakelse i rådgivende styre, faglig innkjøpsråd og brukerutvalg dekkes av deltakerkommunene selv. Deltakende kommuner og avtalevirksomheter skal innen fire uker fra mottak av faktura fra vertskommunen betale sin andel av kostnadene ved samarbeidet. 6. Inngåelse, endring og oppsigelse av samarbeidsavtalen: Inngåelse av avtalen forutsetter at den vedtas av kommunestyrene/bystyrene i samtlige kommuner. Avtalen gjelder fra 1. januar 2014 og løper inntil den sies opp. 3

11 Forslag pr Dersom en av deltakerkommunene ønsker å endre innholdet i avtalen skal dette tas opp med vertskommunen som legger til rette for drøfting i VOIS rådgivende styre. Endring av avtalen forutsetter at kommunestyret i samtlige deltakerkommuner vedtar endringene. Avtalen kan sies opp hvert år. Avtalen vil da opphøre den året etter. Vertskommunen har ansvar for å avvikle eventuelle forpliktelser vertskommunen har pådratt seg som følge av denne avtale så raskt det er praktisk gjennomførbart. Eventuelle avviklingskostnader fordeles mellom kommunene på samme måte som de årlige tilskudd. 7. Signatur: Avtalen er vedtatt av kommunestyrene/bystyrene selv som bekreftes med dette: Kommune Andebu kommune Hof kommune Holmestrand kommune Horten kommune Lardal kommune Larvik kommune Nøtterøy kommune Re kommune Sande kommune Sandefjord kommune Stokke kommune Svelvik kommune Tjøme kommune Tønsberg kommune Behandlet i kommunestyret/bystyret Saksnr. /dato Signatur: Vedlegg: 1. Budsjett Virksomhetsplan

12 Forslag pr Vedlegg 1: Budsjett 2014 Grunnbidrag 2014 fra deltakerkommunene (fastsatt ved inngåelse av avtalen) Kommune Grunnkontingent Andebu kommune Hof kommune Holmestrand kommune Horten kommune Lardal kommune Larvik kommune Nøtterøy kommune Re kommune Sande kommune Sandefjord kommune Stokke kommune Svelvik kommune Tjøme kommune Tønsberg kommune Sum grunnbidrag fra deltakerkommunene Beløpene er identisk med fakturert kontingent for 2013, men skal ikke justeres for 2014 for endring i indeksen for kommunalt konsum. Budsjettet for 2014 (Foreløpig - fastsettes etter drøfting i det rådgivende styret.) Inntekter Grunnbidrag fra deltakerkommunene Grunnbidrag fra avtalevirksomheter Avtaleavgift fra andre offentlige virksomheter som deltar på en eller flere innkjøpsavtaler. Samkjøpsproveny (returprovisjon) fra leverandørene Direkte betaling for bistand 0 Overført fra fond 3 (Grønt Lys) til dekning av miljøkurs Overført fra fond 1 til dekning av underskudd på drift Sum inntekter: Utgifter: Personalkostnader Kurs 2014 inkl bevertning (6 gratiskurs) Husleie vertskommune (kr pr årsverk) Kontorhold, etc. (inkl utskiftning av 3 PCer og innkjøp av hev/senk-bord) Drift og videreutvikling av hjemmeside

13 Forslag pr Møtebevertning (brukerutvalg etc.) Kurs-, reise- og oppholdsutgifter Honorarer/konsulenttjenester Diverse kostnader Sum utgifter: Grunnbidrag avtalevirksomheter: VFK Kr HiVe Kr Avtaleavgift andre offentlige virksomheter: Fylkesmannen i Vestfold Kr Vestfold Politidistrikt Kr Budsjett samkjøpsproveny Tallene baserer seg på innrapportert omsetning for Oversikt fond Fond 1: Fondsmidler pr Kr Budsjettert underskudd 2013 Kr Budsjettert fondsmidler pr Kr Fond 2: Fondsmidler pr Kr Budsjettert bruk i 2013 Kr Budsjettert fondsmidler pr Kr 0 Fond 3: Fondsmidler pr Kr Budsjettert bruk i 2013 Kr 0 Budsjettert fondsmidler pr Kr

14 Forslag pr Virksomhetsplan 2014: (Foreløpig fastsettes etter drøfting i det rådgivende styret) 1 Sentrale oppgaver VOIS arbeider med følgende sentrale områder: Avtaler Kompetanse Leverandørutvikling Informasjon/Hjemmeside Teknologi/E-handel Samfunnsansvar (miljø, etikk og universell utforming) I tillegg til ovenfor nevnte sentrale oppgaver er det driftsoppgaver som vil kreve ressursbruk fra sekretariatet. Dette vil være rådgivning/bistand til medlemmene, gjennomføring av faglige forumsmøter osv. I det følgende gjennomgås virksomhetsplan for Virksomheten i Avtaler Portefølje VOIS har i dag en avtaleportefølje som dekker 42 forskjellige avtaleområder, med en samlet årlig verdi på nærmere 500 MNOK. Total VOIS-effekt ligger på ca 50 MNOK pr år. Dagens avtaleportefølje følger i bilag 1. I løpet av 2014 er det totalt 9 avtaleområder i eksisterende portefølje der ny konkurranse må kunngjøres/startes opp. Disse avtalene er: Diverse forbruksmateriell Medisinske artikler Legemidler Kopimaskiner Veimerking Bøker og medier til bibliotek Bøker til grunnskolen Grus og pukk Filter til ventilasjonsanlegg 7

15 Forslag pr Det er tidligere kommet innspill om ca 50 nye avtaleområder. Hvilke nye avtaler som kan komme i tillegg vil bli lagt frem for styret, etter at sekretariatet har gjennomført en behovskartlegging blant medlemmene Avtaleoppfølging Det avholdes oppfølgingsmøter med leverandørene. Det er en målsetting å dele avtalene inn i tre kategorier med tanke på kompleksitet og i hvilken grad det anses at avtalene bør være gjenstand for en tettere oppfølging i forhold til avtalte betingelser. 2.2 Informasjon/Hjemmeside Arbeidet med videreutvikling av hjemmesiden til VOIS vil fortsette også i 2014 med fokus på oppdateringer av eksisterende sider. Det tas sikte på å implementere en avviksrapporteringsløsning for brukerne av rammeavtalene. Det løpende arbeidet med videreutvikling/oppdatering av anskaffelsesmalene vil fortsette. 2.3 Kompetanse Det er lagt til rette for løpende melding av interesse for kursene til VOIS på hjemmesiden. Når det er meldt tilstrekkelig interesse for et kurs, vil påmeldingsprosedyre bli iverksatt og kurset gjennomført. De som tidligere har meldt sin interesse vil da automatisk får tilsendt en e-post med link til påmeldingsskjema. Porteføljen består av følgende kurs: Basiskurs for innkjøpere ved anskaffelser inntil kr (dagskurs) Fordypningskurs for innkjøpere ved anskaffelser over kr (dagskurs) Hvordan lage gode konkurransedokumenter (dagskurs) Miljø, samfunnsansvar og etikk i offentlige anskaffelser (3 timer) Utlysing av anskaffelser på DOFFIN/TED (3 timer) Evalueringsmodeller og poengsystemer (3 timer) Hvordan håndtere klager og krav om begrunnelse og innsyn (dagskurs) Spesialkurs i forhandlinger med forhandlingsteknikk (dagskurs) Kontrakter og kontraktsoppfølging (dagskurs) Kurs i Forvaltningsloven og Offentlighetsloven (3 timer) Siste års KOFA-dommer (3 timer) Det er tatt høyde for å arrangere 4 heldagskurs og 2 halvdagskurs i forbindelse med møter i Faglig forum i løpet av Basiskurs for innkjøpere vil bli gjennomført høsten 2014 uavhengig av meldt interesse. Videre tas det sikte på å gjennomføres en fagkonferanse med de tekniske miljøene i kommunene i Arbeidet er satt bort til ekstern konsulent. 2.4 Leverandørutvikling Det arrangeres dialogmøter med leverandørmarkedet i forkant av kunngjøringen, der det er behov for oppdatering av markedskunnskapene. Leverandørutvikling skjer også gjennom soneinndeling av aktuelle avtaler samt avtaleoppfølgingsmøter med leverandørene. 8

16 Forslag pr Teknologi/E-handel VOIS vil fortsette arbeidet med å sette krav til leverandørene med tanke på handel over Markedsplassen e-handel.no og over leverandørens netthandelssider i de avtalene som egner seg for denne type handel. Videre etterspørres også elektronisk faktura som kontraktsgjennomføringskrav i alle avtaler. 2.6 Samfunnsansvar VOIS stiller krav til samfunnsansvar i avtaler der det vurderes å være aktuelt. 9

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 VESTFOLD OFFENTLIGE INNKJØPSSAMABEID (VOIS) HVORDAN STYRKE, UTVIKLE OG ORGANISERE SAMARBEIDET I FRAMTIDEN Rapport fra et utredningsarbeid i regi av KS-Vestfold LES

27 Innhold side 0 Sammendrag og anbefalinger 4 1 Bakgrunn for og formål med utredningen 5 2 Organisering av utredningsarbeidet Innledning organisering Innsamling av fakta, erfaringer og synspunkter Den nettbaserte spørreundersøkelsen Styringsgruppens arbeid med analyse, vurderinger og konklusjoner 7 3 Dagens innkjøpsordning i Vestfold Organisering og finansiering innledning organisering, roller og myndighet finansiering Omfang og resultater Utviklingstiltak, prosjekter og viktige erfaringer de siste årene 11 4 Andre offentlige innkjøpssamarbeid eksempler og erfaringer Grenlandssamarbeidet (GKI ) Gjøvik-regionen Agder Nedre Romerike Oppsummering likheter og ulikheter 14 5 Behov for å styrke innkjøpssamarbeidet i Vestfold Resultater av spørreundersøkelsen Opplevd nytte og erfaringer Behov for å styrke samarbeidet generelt Styringsgruppens vurdering 16 6 Bør VOIS gå inn på entrepriser / bygg og anlegg Resultater av spørreundersøkelsen Andre innkjøpssamarbeid praksis og erfaringer på dette området VOIS praksis og erfaring på dette området til nå Styringsgruppens vurdering 19 2

28 7 Organisering Innledning alternative organisasjonsformer og viktige krav / hensyn Resultater fra spørreundersøkelsen Styringsgruppens vurdering 22 8 Finansiering Innledning alternative finansieringsformer og viktige krav / hensyn Resultater fra spørreundersøkelsen Styringsgruppens vurdering 26 9 Organisering av innkjøpsfunksjonen lokalt Innledning Resultater fra spørreundersøkelsen Styringsgruppens vurdering Leverandørene Innledning Resultater fra spørreundersøkelsen Styringsgruppens vurdering 30 Vedlegg 1 Vedtekter for VOIS 2 VOIS-resultater pr kommune 2011 (fra årsmeldingen) 3 Oppsummering av / resultater fra to store VOIS-prosjekter 4 Questback-resultater kommuner og andre brukere 5 Questback-resultater leverandører 6 Skisse til ny avtale om VOIS som vertskommunesamarbeid etter KL 28 b 3

29 0 Sammendrag og anbefalinger Denne rapporten er resultatet av en utredning for KS-Vestfold, som også har gitt mandatet for utredningen se kapittel 1. Formålet med utredningen har vært å vurdere hvordan det offentlige innkjøpssamarbeidet i Vestfold (VOIS) bør styrkes, organiseres og finansieres framover. Utredningsarbeidet er gjort av konsulent Leif-Erik Steen i samarbeid med en KSoppnevnt styringsgruppe bestående av fylkesvaraordfører Hans Hilding Hønsvall, rådgiver hos fylkesmannen Paul Hellenes og rådmann i Sandefjord Gisle Dahn. Styringsgruppens konklusjon og anbefaling kan oppsummeres slik: 1. VOIS bør gjøres om til et vertskommunesamarbeid etter KL 28 b, med Sandefjord som vertskommune og et «rådgivende styre» bestående av deltakerkommunenes rådmenn. 2. Sekretariatet bør samlokaliseres med vertskommunens innkjøpsavdeling, men skal være en faglig selvstendig enhet med eget budsjett og regnskap innenfor vertskommunens organisasjon. 3. Dagens Samarbeidsutvalg bør gjøres om til et faglig innkjøpsråd bestående av de innkjøpsansvarlige i hver kommune. Innkjøpsrådet skal være et forum for utvikling og drøfting av innkjøpsfaglige spørsmål, samt være støtte for sekretariatslederen ved eventuell uenighet i brukerutvalg 4. Samarbeidsdeltakere som av formelle grunner ikke kan være deltakere i vertskommunesamarbeidet, bør fortsette som avtaledeltakere og tilbys plass i styret og faglig innkjøpsråd på linje med deltakerkommunene. I dag gjelder det bl a fylkeskommunen, høgskolen, fylkesmannen og politiet 5. Styrets første oppgave bør være å arbeide fram en overordnet strategi for utviklingen av VOIS-samarbeidet framover, herunder prioritere hvilke områder det bør inngås nye avtaler på og hvilke andre aktiviteter VOIS-sekretariatet bør prioritere de nærmeste årene. Rådmennene bør starte dette strategiarbeidet så snart som mulig uavhengig av når kommunene får gjort formelt vedtak om en ny organisering slik at arbeidet kan gi grunnlag for virksomhetsplanen og budsjettet for VOIS allerede fra Samarbeidet bør finansieres som i dag, med en kombinasjon av medlemsavgift (grunnbidrag) fra deltakerkommunene, avtaleavgift for «avtaledeltakere», samkjøpsproveny (returprovisjon) fra leverandørene, og direkte betaling for bistand til enkeltkommuner ut over et visst timetall 7. Grunnbidraget / avtaleavgiften bør holdes på dagens nivå. Det bør etableres en ordning med samkjøpsproveny (returprovisjon) på alle avtaler som omfatter de fleste av deltakerne. Nivået på samkjøpsprovenyet bør ikke overstige dagens sats (2%) og vurderes løpende ut fra det som er nødvendig for finansiering av samarbeidet. 8. For å dekke særlig de mindre kommunenes behov bør det arbeides videre med å avklare hvordan VOIS kan / bør utvikle et tilbud på fagområdet bygg og anlegg (større entrepriser). Det bør legges vekt på en trinnvis utvikling basert på konkrete behov i 4

30 kommunene, og slik at en kan utnytte den kompetansen som allerede finnes i de store kommunene i dag. Tiltak på dette området bør finansieres i forhold til kommunenes ulike behov / bruk av tilbudet. I første omgang bør det arrangeres en fagkonferanse med de tekniske miljøene i alle kommunene for å drøfte mulige tiltak / tilbud på dette feltet og hvordan dette kan utvikles. 1 Bakgrunn for og formål med utredningen Offentlig innkjøpsvirksomhet reguleres av en rekke lover og forskrifter, bl a: Lov Lov om offentlige anskaffelser Forskrift Forskrift om klagenemd for offentlige anskaffelser Forskrift Forskrift om offentlige anskaffelser Lov Offentlighetsloven om rett til innsyn i offentlig virksomhet Forskrift Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter I tillegg gjelder Forvaltningsloven og andre lover som regulerer kommuners og andre offentlige organers virksomhet så langt de er relevante for innkjøpsvirksomheten. St med 36 ( ) «Det gode innkjøp» hadde som formål å forbedre offentlig innkjøpsvirksomhet og så gjennomføring av offentlige innkjøp i en større sammenheng. Meldingen fokuserte bl a på innkjøpsregler, organisering og gjennomføring av konkurranser, kompetansebehov og statusen til innkjøpsfaget, og pekte på at alt dette er faktorer som har betydning for kvaliteten i innkjøpsprosessene. Meldingen avdekket at det var behov for tiltak både når det gjelder organisering, ledelse og kompetanse både innenfor statlig og kommunal innkjøpsvirksomhet. Den anbefalte bl a å styrke arbeidet med intern kontroll av innkjøpsvirksomheten, utvikling av hensiktsmessige innkjøpssamarbeid, tiltak for å styrke kompetansen om offentlige innkjøp og økt bruk av elektroniske løsninger Viktige forhold og hensyn som skal ivaretas i innkjøpsvirksomheten er bl a: Lover, forskrifter og annet regelverk skal følges Det skal sikres at økonomiske og materielle ressurser forvaltes effektivt Det skal legges vekt på miljø- og samfunnshensyn Det skal sikres at leverandører ivaretar etiske krav og følger arbeidsmiljøloven Virksomheten skal bidra til likeverdig konkurranse og næringsutvikling i privat sektor Det er den øverste ledelsen i kommunene og andre offentlige organisasjoner som har ansvar for at disse forholdene og hensynene ivaretas i organisasjonens innkjøpsvirksomhet. Som støtte for dette ansvaret har kommunene i Vestfold siden 1996 hatt et organisert samarbeid om offentlig virksomhet, kalt VOIS (Vestfold Offentlige Innkjøps-Samarbeid). I tillegg til kommunene er fylkeskommunen og Høgskolen i Vestfold medlemmer i dette samarbeidet, og Fylkesmannen i Vestfold og Vestfold Politidistrikt er «avtalemedlemmer». 5

31 For å styrke og videreutvikle samarbeidet har KS i Vestfold vedtatt å nedsette en gruppe med følgende mandat: Komme med forslag til hvordan samarbeid om kompetanseutvikling kan styrkes og ivaretas permanent på de nevnte fagområdene Vurdere om dagens organisering/finansiering av arbeidet med offentlige anskaffelser er hensiktsmessig og foreslå eventuelle endringer Vise eksempler på god organisering av innkjøpsfunksjonen på virksomhetsnivå Kartlegge eventuelle gevinster av forsterket kompetanse og et forsterket samarbeid rundt offentlige anskaffelser i Vestfold. 2 Organisering av utredningsarbeidet 2.1 Innledning - organisering Denne utredningen er gjort av konsulent Leif-Erik Steen etter konkurranse i samsvar med lov om offentlige anskaffelser. Utredningen er gjort i nært samarbeid med den oppnevnte styringsgruppen som består av tidligere nestleder i KS-Vestold, nå fylkesvaraordfører Hans Hilding Hønsvall, rådgiver hos fylkesmannen Paul Hellenes og rådmann i Sandefjord Gisle Dahn. Arbeidet er finansiert av skjønnsmidler bevilget av Fylkesmannen i Vestfold etter dialog med kommunene i Vestfold. 2.2 Innsamling av fakta, erfaringer og synspunkter Innsamling av fakta, erfaringer og synspunkter er gjort slik: Gjennomgang av aktuelle dokumenter bl a de sentrale styringsdokumentene i VOISsamarbeidet. Hovedpoengene fra dette er gjengitt i kapittel 3 Nettbasert spørreundersøkelse til topplederne, medlemmene i samarbeidsutvalget og et utvalg brukere (innkjøpere) i VOIS-kommunene og avtaletilknyttede organisasjoner. Resultatene er gjengitt i vedlegg 4 og oppsummert og kommentert i kapittel 5, 6 og 7 Oppfølging av spørreundersøkelsen gjennom telefoner til et mindre utvalg respondenter for å få belyst noen sentrale spørsmål også kommentert i kapittel 5, 6 og 7. Nettbasert spørreundersøkelse til leverandører med VOIS-avtale eller som på annen måte har vært i kontakt med VOIS. Resultatene er gjengitt i vedlegg 5 og oppsummert og kommentert i kapittel 8. Mail- og telefonkontakt med et utvalg andre innkjøpssamarbeid for å få oversikt over hvordan de er organisert og finansiert, hvilke oppgaver de utfører og hvilke erfaringer de har hatt med dette. Dette er oppsummert og kommentert i kapittel 4 og kapittel

32 2.3 Den nettbaserte spørreundersøkelsen Den nettbaserte spørreundersøkelsen til VOIS-medlemmene ble sendt i litt ulike utgaver til: Rådmenn og SU-medlemmer + toppledelse og VOIS-kontakter i fylkeskommunen, høgskolen, politiet og fylkesmannen Brukere teknisk sektor i kommunene Brukere andre sektorer i kommunene Leverandører med avtale eller har levert tilbud og ikke fått avtale Leverandører vist interesse, men ikke levert tilbud Detaljert oversikt over respons og svarprosenter er vist i vedlegg 4 der også formuleringen av og svarene på alle lukkede spørsmål er gjengitt. Det var stor variasjon i svarprosenten: Alle SU-medlemmer, men bare vel halvparten av rådmennene har svart 110 svar av 426 invitasjoner til brukere, dvs svarprosent ca 25 % Ingen svar fra ledelsen i fylkeskommunen og de andre tilknyttede organisasjonene 9 svar av 18 invitasjoner fra lokale leverandører med VOIS-avtale 50 % 49 svar av 129 invitasjoner fra nasjonale leverandører med VOIS-avtale eller som har levert tilbud og ikke fått avtale I oversikten over svar fra kommunene er det skilt mellom «små» og «store» kommuner slik: Små kommuner uten egen innkjøpsfunksjon: Andebu, Hof, Holmestrand, Lardal, Re, Sande, Stokke, Svelvik og Tjøme Store kommuner med egen innkjøpsfunskjon: Horten, Larvik, Nøtterøy, Sandefjord og Tønsberg Både pga den relativt lave svarprosenten, stor spredning (standardavvik) i svarene på mange spørsmål og stor variasjon i svarandelen fra de ulike kommunene må resultatene fra undersøkelsen tolkes med forsiktighet. På noen områder er imidlertid svarene så vidt entydige at de sannsynligvis gir et godt bilde av oppfatningene i kommunene. I denne rapporten er denne spørreundersøkelsen uansett bare brukt som et underlag for styringsgruppens egne vurderinger ikke som et nøyaktig uttrykk for hva kommunene mener. 2.4 Styringsgruppens arbeid med analyse, vurderinger og konklusjoner Styringsgruppens arbeid med analyse, vurderinger og konklusjoner er gjort gjennom en trinnvis drøfting av fakta, synspunkter og analyser slik: Foreløpige resultater fra spørreundersøkelsen og innsamlingen av fakta ble drøftet i styringsgruppen i et møte i april. Etter innhenting av supplerende opplysninger og vurderinger fra nøkkelpersoner i kommunene (respondenter i spørreundersøkelsen) og fra andre innkjøpssamarbeid drøftet styringsgruppen et utkast til konklusjoner i et møte i begynnelsen av juni. 7

33 Et revidert utkast til konklusjoner ble presentert for og drøftet med kommunenes rådmenn og det nåværende samarbeidsutvalget i VOIS før styringsgruppen behandlet sluttrapporten med endelige konklusjoner i møte i midten av juni. 3 Dagens innkjøpsordning i Vestfold 3.1 Organisering og finansiering Innledning Det offentlige innkjøpssamarbeidet i Vestfold (VOIS) omfatter 14 kommuner med til sammen innbyggere. Fylkeskommunen og Høgskolen i Vestfold er også medlemmer i samarbeidet, og Fylkesmannen og Politiet er «avtalemedlemmer». VOIS er organisert som et avtalesamarbeid uten formell forankring i kommuneloven eller andre lover om interkommunalt samarbeid. En egen medlemsavtale, inngått mellom VOISmedlemmene og Sandefjord kommune, regulerer Sandefjords ansvar for sekretariatsfunksjonen for samarbeidet. Formålet med VOIS-samarbeidet er i vedtektene uttrykt slik: inngå best mulige innkjøpsavtaler forvalte avtaleporteføljen sørge for innkjøpsfaglig utvikling samarbeide med andre offentlige virksomheter og innkjøpssammenslutninger. I vedtektene er det også uttrykt følgende målsetting: «Virksomheten skal baseres på helhetlige økonomiske, miljømessige og samfunnsansvar som bidrar til balansert bærekraftig utvikling og i overensstemmelse med lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med forskrifter med senere endringer.» Avtaler som inngås er juridisk bindende for den enkelte avtaledeltaker. Samarbeidets virksomhet er regulert gjennom bestemmelser i vedtekter og årsmøtereglement. Dagens vedtekter for VOIS følger som vedlegg Organisering, roller og myndighet VOIS faste organer er: Årsmøtet Samarbeidsutvalget Brukerutvalg Sekretariatet 8

34 Årsmøtet er samarbeidets øverste myndighet og skal behandle årsmelding og regnskap for foregående år, aktivitetsplan og budsjett for kommende år og evt innkomne saker. Alle medlemskommunene, fylkeskommunen og Høgskolen i Vestfold kan være representert, og hvert medlem har en stemme. Fylkesmannen og politiet har møte- og talerett, men ikke stemmerett på årsmøtet. I praksis er det Samarbeidsutvalget som også møter på Årsmøtet. Samarbeidsutvalget består av en representant fra hver av deltakerne, i praksis den som er utpekt som innkjøpsansvarlig i hver kommune. Samarbeidsutvalget kan beslutte endringer i strategier, virksomhetsplan og budsjett. Brukerutvalg opprettes på hvert avtaleområde for avtaleperiodens varighet. De består av representanter fra deltakerne og ledes av VOIS sekretariat.. Ihht vedtektene skal brukerutvalgene «ta del i arbeidet med konkurransegrunnlaget og foreta valg av leverandør(-er)». Ved dissens i brukerutvalget avgjøres saken av Samarbeidsutvalget Sekretariatet er fra 2002 lagt til Sandefjord kommune. Tidligere lå sekretariatet i Vestfold fylkeskommune, deretter en kort tid på Vestfold sentralsykehus. Det er Sandefjord kommunes innkjøpsavdeling som i varetar sekretariatsfunksjonen der pr i dag tre av til sammen fem stillinger er øremerket til VOIS-sekretariatet. En av disse har rollen som teamleder og koordinerer arbeidsoppgavene internt i sekretariatet. Innkjøpssjefen i Sandefjord er med i Samarbeidsutvalget i VOIS Finansiering VOIS finansieres dels gjennom medlemskontingent og dels gjennom 2% påslag på rammeavtaleprisen («samkjøpsproveny») på en del av, men ikke alle, avtalene. Offentlige virksomheter som deltar på innkjøpssamarbeidets avtaler, men som ikke er medlemmer av samarbeidet, betaler en avtaleavgift fastsatt i forhold til virksomhetens størrelse. I regnskapet for 2011 og budsjettet for 2012 er disse inntektene slik: Regnskap 2011 Budsjett kr % 1000 kr % Medlemskontingent VFK , ,5 Medlemskontingent kommunene , ,8 Medlemskontingent statlige etater 48 1,9 49 2,2 Sum medlemskontingent , ,5 Samkjøpsproveny , ,5 Andre inntekter 174 7,0 0 0,0 Sum løpende inntekter , ,0 9

35 Medlemskontingenten finansierer en stilling i VOIS-sekretariatet, mens samkjøpsprovenyet finansierer to stillinger. Medlemskontingenten er basert på innbyggertallet ved at både fylkeskommunen og kommunene betaler 1 krone pr innbygger, men de små kommunene (Andebu, Hof, Holmestrand, Lardal, Re, Sande, Stokke, Svelvik og Tjøme) betaler i tillegg en grunnkontingent på kroner. Fra 2012 er det også innført en ordning der kommunene betaler pr time for bistand til enkeltkommuner over et visst antall timer pr oppdrag. Ved siste årsskifte hadde VOIS opparbeidet to fond (avrundete beløp): Driftsfond kr Prosjekt «effektive offentlige anskaffelser» kr 3.2 Omfang og resultater Ved årsskiftet hadde samarbeidet 63 aktive avtaler med en deltakelse fra medlemmene på %. Den samlete omsetningen på avtalene var 518 mill kroner. Det er i årsmeldingen for 2011 beregnet en «samkjøpseffekt» (antatt prismessig fordel ved deltakelse på VOIS-avtaler i forhold til egne inngåtte avtaler) på ca 35 mill kroner. Beløpene er estimert av til sammen 32 leverandører med en samlet VOIS-omsetning på 375 mill kroner. Fordi ikke alle leverandørene har oppgitt denne «samkjøpseffekten» (rabatten), er sannsynligsvis den totale effekten en del høyere enn dette. Av årsmeldingen for 2011 kan leses følgende resultat for medlemmene samlet: Samkjøpseffekt / oppnådde rabatter 35,0 mill kr Prosesseffekt / spart ressursbruk i kommunene 1,2 mill kr Ekstrarabatter pga spesielle tiltak / forhold 1,4 mill kr Sum 37,6 mill kr Samkjøpsproveny til drift av VOIS 1,5 mill kr Sum 36,1 mill kr Medlemskontingent til drift av VOIS 0,8 mill kr Nettoresultat 35,3 mill kr En oversikt som viser resultatet for hver enkelt deltaker slik det er redegjort for i årsmeldingen for 2011 er vist i vedlegg 2. Samlet kan det anslås at kommunene i Vestfold kjøper varer og tjenester for ca 2 mrd kroner hvert år det vil si at bare ca 30 % av det samlete innkjøpet omfattes av VOIS-avtalene. Det betyr at det er et potensiale for betydelig større gevinster enn det som er oppnådd til nå dersom en større del av anskaffelsene kan skje gjennom VOIS-avtaler 10

36 3.3 Utviklingstiltak, prosjekter og viktige erfaringer de siste årene VOIS-samarbeidet har gjennomført eller på annen måte vært sentralt i flere større utviklingstiltak de siste årene. De viktigste av dem har vært: Knutepunktet «Grønt lys Vestfold», et statlig initiert prosjekt med fokus på miljø- og samfunnsansvar i innkjøpsarbeidet, gjennomført over tre år fra 2009 til Prosjektet «Effektive offentlige anskaffelser i Vestfold», et lokalt prosjekt gjennomført over to år ( ). Prosjektet «Kostnadsbesparende regionale innkjøp i Vestfold profesjonalitet, samordning og miljøeffektivitet - et prosjekt i regi av Fylkesmannen i Vestfold der VOIS var deltaker gjennom arbeidsutvalget.. En oppsummering av resultatene fra de to prosjektene Grønt lys og Effektive offentlige anskaffelser er vist i vedlegg 3. VOIS erfaring med slike prosjekter er at det er interessant, utviklende og er med på å løfte og sette fokuset på viktige områder. Samtidig er det krevende, bl.a. ved at det kommer som tillegg til de andre daglige gjøremål. I prosjekter er det viktig med god forankring og at en har en god handlingsplan og de nødvendige ressurser (mengde og kvalitet) til gjennomføringen. Videre er det viktig med god informasjon og at en har med aktive deltakere (som stiller opp for prosjektet). Implementering av resultater i den daglige drift kan også være en utfordring, spesielt de endringene som skal skje i den enkelte kommune. 4 Andre offentlige innkjøpsarbeid eksempler og erfaringer 4.1 Innledning En kartlegging av offentlige innkjøpsnettverk i Norge utført for Fornyings- og administrasjonsdepartementet i 2007 avdekket 83 innkjøpsnettverk i kommunal og fylkeskommunal sektor. Dette omfattet alt fra de rene fylkeskommunale eller kommunale nettverk, til nettverk over sektorgrenser og forvaltningsnivåer. Kartleggingen viste at det allerede da fantes et vidt spekter av slike innkjøpsnettverk, med ulike varianter av organisering, deltakere, ressurser og kompetanse. Når det skal vurderes hvordan innkjøpssamarbeidet i Vestfold kan / bør utvikles framover er det også interessant å se på erfaringer og eksempler fra andre sammenlignbare samarbeidsordninger. For å få fram ulike eksempler og erfaringer er det innhentet fakta om og erfaringer fra fire ulike samarbeidsordninger med litt ulikt omfang og litt organisering og finansiering. Det er særlig lagt vekt på å få fram viktige forhold når det gjelder oppgaver, organisering, bemanning og finansiering, og dessuten andre spesielle momenter og erfaringer som kan være av interesse for samarbeidet i Vestfold. Hovedpunktene i dette er oppsummert i kapittel nedenfor. 11

37 4.2 Grenlandssamarbeidet (GKI) Etablert i 2007, organisert som «kjøpsavtalesamarbeid» med Skien som vertskommune. Omfatter 6 kommuner med til sammen ca innbyggere. I tillegg er 22 ulike offentlige selskaper og organisasjoner tilknyttet samarbeidet Finansiert med bidrag fra kommunene i forhold til innbyggertall. Avtaletilknyttete organisasjoner betaler etter nærmere vurdering/avtale og fastsettes av styret. Fra 2012 innført en egen modell for fakturering for bistand til enkeltkommuner. Organisasjon: o o o o Styre = rådmennene i deltakerkommunene. Samarbeidsråd = stort sett økonomisjefer i kommunene Kompetansegrupper = fagpersoner / innkjøpere på fagområder i hver kommune Administrasjon med 6 fast ansatte i hele stillinger, pluss en prosjektstilling knyttet til miljø og samfunnsansvar. Administrasjonen fungerer som innkjøpsenhet for alle deltaker-kommunene, dvs at ingen av kommunene har egen innkjøpsansvarlig i tillegg til GKI Felles anskaffelsesreglement for alle deltakerkommunene sist justert i Omfatter innkjøpsstrategi, grunnleggende krav for alle anskaffelser og konkrete bestemmelser om innkjøpsrutiner. Rammeavtale også på håndverkertjenester, rådgivertjenester på bygg- og anleggstekniske fagområder, byggeledelse og advokattjenester på entrepriserett. Det er åpent for å levere tilbud til enkeltkommuner i en del konkurranser, særlig aktuelt for håndverkertjenester lokalt. GKI er godt i gang med å innføre e-handel og elektronisk fakturering, og har gjennomført elektronisk konkurransegjennomføring. 4.3 Gjøvik-regionen Etablert i 2010, organisert som vertskommunesamarbeid etter KL 28 b med Gjøvik som vertskommune. Omfatter 5 kommuner med til sammen innbyggere. Finansiert med bidrag fra kommunene - 40 % likt og 60% ihht innbyggertall. Organisasjon: o o Samarbeidsråd = sentrale kommunalsjefer i deltakerkommunene. Administrasjon etablert fra starten med 5 stillinger hvorav 1 er avsatt til regionalt samarbeid om forsikringsordninger. På samme måte som i GKI fungerer administrasjonen som innkjøpsenhet for alle deltaker-kommunene, dvs at ingen av kommunene har egen innkjøpsansvarlig i tillegg. 12

38 Samarbeidsrådet er formelt et rådgivende organ, men fungerer i praksis som «styre» og behandler strategi, budsjett og årsplan mv. Alle enkeltanskaffelser over nasjonal kunngjøringsgrense skal gjennomføres av innkjøpsenheten i samarbeid med faglinjen også anskaffelser / anbudsprosesser innenfor bygg- og anleggsektoren. 4.4 Agder Etablert i 2005, organisert som samarbeid etter KL 27. Omfatter Aust- og Vest-Agder fylkeskommuner og 23 kommuner, samt 10 andre kommunale og statlige enheter som assosierte avtaledeltakere. Finansiert med bidrag fra kommunene i forhold til innbyggertall. Fylkeskommunene og Arendal kommune betaler ikke bidrag, fordi de sammen ivaretar sekretariatsfunksjonene. Assosierte avtaledeltakere betaler i forhold til omsetning / driftsbudsjett Organisasjon: o o o o Styre = en representant fra hver kommune og hver fylkeskommune Arbeidsutvalg = 8 av styremedlemmene Brukerutvalg = representativt utvalg av brukere og fagpersoner Sekretariat = ressurser fra fylkeskommunene og Arendal kommune, 3 årsverk. 4.5 Nedre Romerike Etablert i 2007, organisert som samarbeid ihht KL 28 b (administrativt vertskommunesamarbeid) med Sørum som vertskommune. Omfatter 7 kommuner med til sammen ca innbyggere, men har nært samarbeid og felles anbudsprosesser med to store kommuner (Skedsmo og Lørenskog) med til med til sammen ca innbyggere. Finansiert med «sekretariatbidrag» (dvs returprovisjon) fra leverandørene på 1,5 % av omsetningen på alle inngåtte avtaler Samlet omsetning ekskl Skedsmo og Lørenskog ca 250 mill kroner fordelt på 85 rammeavtaler, herunder for noen av kommunene også på håndverkertjenester og planlegging, prosjektering og byggeledelse på kommunalteknisk områder. Organisasjon: o o o o Samarbeidsmøte = rådmennene i deltakerkommunene. Innkjøpsråd = innkjøpsansvarlige i deltakerkommunene. Produktansvarlige i hver kommune for hvert fag-/avtaleområde Sekretariat med 3 ansatte i fulle stillinger 13

39 Samarbeidsmøtet (rådmennene) er formelt et rådgivende organ, men fungerer i praksis som «styre» og behandler strategi, budsjett og årsplan mv 4.6 Oppsummering likheter og ulikheter De fire innkjøpssamarbeidene som er beskrevet ovenfor har ulik forankring i lovverket, ulik finansieringsmodell, ulike oppgaver / arbeidsdeling i forhold til kommunene, ulik grad av involvering i innkjøp av tjenester knyttet til bygg og anlegg og ulik måte å rapportere om resultatet av sin virksomhet på. Men uavhengig av om samarbeidet er organisert som vertskommunesamarbeid etter 28b, 27-samarbeid eller rent «avtalesamarbeid» har alle en form for «styre» bestående av rådmenn eller andre i kommunenes øverste ledelse. I alle samarbeidene er dette begrunnet med at innkjøp er en viktig del av den løpende driften av kommunen, og at kommunens øverste administrative ledelse derfor må ha god styring og kontroll med virksomheten. De ulike finansieringsprinsippene ser ut til å være mer «ideologisk» begrunnet: Begrunnelsen for finansiering gjennom medlemsavgift og ikke returprovisjon er at kommunene da har et incitament til å bruke innkjøpssamarbeidet aktivt, og at en ordning med returprovisjon kan gi mistanke om at leverandører som er villige til å gi slik provisjon kan bli foretrukket framfor andre leverandører. Noen anfører også at returprovisjon kan gi samarbeidet større inntekter enn det trenger, dvs et ikke tilsiktet overskudd som i prinsippet bør tilbake til kommunene. Begrunnelsen for finansiering med returprovisjon er at det er det som best gjenspeiler hver enkelt kommunes nytte fordi den som kjøper mest både får størst rabatt og betaler mest for dette. Forskjellene i oppgaver og arbeidsdeling mot kommunene henger sammen med hva kommunene har ønsket å få ut av samarbeidet. Mens samarbeidene i Grenland og Gjøvikdistriktet fungerer som felles «innkjøpskontor» for alle kommunene og deltar aktivt også i store enkeltanskaffelser, er samarbeidene i Agder og på Nedre Romerike avgrenset til å ha ansvar for å inngå og forvalte rammeavtaler. I Grenland og Gjøvikdistriktet er administrasjonen derfor også bemannet med langt flere stillinger enn samarbeidene i Agder og på Nedre Romerike. Den ulike graden av involvering i kjøp av tjenester knyttet til bygg og anlegg i GKI og Gjøvikregion er beskrevet og kommentert nærmere i kapittel 6.2 nedenfor. Alle fire samarbeidsordninger rapporterer om avtaleinngåelser og samarbeidets regnskap og budsjett til sine deltakerkommuner, men for øvrig har de svært ulike måter å rapportere resultater og nøkkeltall (f eks omsetning, innsparing osv) på. Det er derfor ikke mulig å sammenligne ordningene når det gjelder slike forhold uten å gå vesentlig dypere inn i dette enn det formålet med denne utredningen tilsier. 14