Konkurransegrunnlag. Anskaffelse av mobil røntgen maskin Se samlede tidsfrister side 6.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Anskaffelse av mobil røntgen maskin Se samlede tidsfrister side 6.

2 2/13 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL ORIENTERING Innbydelse Anskaffelsesprosedyre Leveransens omfang Kommunikasjon Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Etiske retningslinjer TILBUD Tilbyderinstruks Konkurransegrunnlagets innhold Strukturering av tilbudet Språkkrav Alternative tilbud og tilbud på deler av leveringsomfanget Innlevering Tilbudshåndtering Tilbudsåpning Konfidensialitet Avvisning Vedståelsesfrist Kostnader Offentlighet Oppdragsgivers forbehold Avslutting av konkurransen og meddelelse om valgt tilbyder KVALIFIKASJONSKRITERIER Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v Registrering, skatt og avgift HMS-erklæring Økonomisk gjennomføringsevne/soliditet Leverandørens organisasjon og erfaring Generelle produktkrav Bekreftelse på levering fra produsent TILDELINGSKRITERIER Produktevaluering, produktbeskrivelse og brukerveiledninger AVTALEN Kontraktsbestemmelser Avtale om kjøp og vedlikehold Administrasjon av avtalen Prisgrunnlag Leveringsbetingelser Forsvarlig arbeidsmiljø Forsikringer Betaling...12

3 3/13 1 GENERELL ORIENTERING 1.1 Innbydelse Haraldsplass Diakonale Sykehus AS (heretter kalt Innkjøper/oppdragsgiver/HDS) inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av et nytt fulldigitalisert ultramobilt røntgenutstyr for gjennomføring av røntgenundersøkelser på sykehjem iht. kravspesifikasjon som følger dette dokumentet. En beskrivelse av Innkjøper fremkommer i Vedlegg 1. Konkurransen baseres på maskinens funksjon og ytelsesbeskrivelse. Tilbudet må inneholde tilstrekkelig med informasjon og dokumentasjon for full teknisk og kommersiell evaluering. Det er tilbyders ansvar at tilbudet er tilstrekkelig spesifisert, dekkende og detaljert til å tilfredsstille HDSs behov. Tilbudsutarbeidelsen skal baseres på de retningslinjer som fremkommer i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Tilbydere bes sette seg grundig inn i konkurransegrunnlag med alle vedlegg. 1.2 Anskaffelsesprosedyre Utlysning er kunngjort på Doffin-databasen i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69, og forskrift av 7. april 2006 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse etter forskriftenes del II. Konkurransen blir lyst ut på Doffin databasen og konkurransegrunnlaget vil bli tilgjengelig for interessenter der. 1.3 Leveransens omfang Haraldsplass Diakonale Sykehus AS (HDS) ønsker å starte opp et nytt tjenestetilbud med mobile røntgenundersøkelser. I den forbindelse skal vi anskaffe et fulldigitalisert ultramobilt røntgenapparat med digital detektor med høy oppløsning og vedlikeholdsavtale/service. Utstyret må lett kunne forflyttes av en person og transporteres i en liten varebil, type Citroën Berlingo, Volkswagen Caddy eller lignende. Leveransen skal inneholde siste versjon av tilgjengelig teknologi. Radiologisk avdeling vil ha ansvar for drift, vedlikehold og kontroll av utstyret i samarbeid med Medisinsk Teknisk Avdeling (MTA). Det vises til vedleggene til konkurransegrunnlaget om hva HDS ønsker anskaffet. For oversiktens skyld, nevnes her kort at HDS ønsker tilbud som dekker samtlige av følgende punkter:

4 4/13 Igangkjøring, konfigurasjon og brukeropplæring, Teknisk opplæring. Garanti. Tilbud på serviceavtaler. 1.4 Kommunikasjon Alle henvendelser i forbindelse med tilbudet skal skje skriftlig til: I perioden Enhetsleder: Arnstein Hodne E-post: arnstein.hodne@haraldsplass.no Utenom perioden nevnt her over Innkjøpsansvarlig: Tryggvi Magnusson E-post: tryggvi.magnusson@haraldsplass.no Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget HDS forbeholder seg retten til å gi supplerende opplysninger til, eller gjøre endringer i konkurransegrunnlaget inntil 10 dager før tilbudsfristen utløper. Supplerende opplysninger, eller informasjon om endringer, vil bli gjort tilgjengelig på Doffin og TED for alle som har meldt sin interesse der Tilleggsopplysninger Eventuelle spørsmål og svar vil bli meddelt skriftlig via Doffin til alle som har meldt sin interesse der spørsmålene anonymiseres. Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal være fremsatt innen 10 dager før tilbudsfristens utløp. Det bes om at spørsmål sendes oppsummert fra hver tilbyder. Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette Etiske retningslinjer Så lenge konkurransen varer, aksepteres ikke kommunikasjon vedrørende anskaffelsen og konkurransen mellom aktuell tilbyders ansatte og oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i dette konkurransegrunnlaget.

5 5/13 2 TILBUD 2.1 Tilbyderinstruks Konkurransegrunnlagets innhold Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dette dokumentet X Vedlegg 1: Beskrivelse av Innkjøper X Vedlegg 2a: Kravspesifikasjon mobil røntgen X Vedlegg 2b: Beskrivelse av IT-infrastruktur med krav X Vedlegg 3: Tilbuds og prisskjemasammendrag X Vedlegg 4: Tekniske bestemmelser/garanti/opplæring X Vedlegg 5: HMS erklæring X Vedlegg 6a: HDS standard avtalevilkår X Vedlegg 6b: HDS standard avtalevilkår utstyr X Vedlegg 7: Tilbudsbrev I dette foreliggende dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal inneholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud Strukturering av tilbudet Tilbudet skal struktureres etter følgende fem obligatoriske punkter: 1. Tilbudsbrev med underskrift av bemyndiget person, som presiserer eventuelle avvik /forbehold fra forespørselen. Til tilbudsbrevet skal malen i vedlegg 7 brukes. 2. Beskrivelse av tilbyder inneholdende i angitt rekkefølge alle attester, erklæringer og beskrivelser som etterspørres i punkt 3. (Kvalifikasjonskriterier) nedenfor. 3. Beskrivelse av tilbudt leveranse i henhold til kravspesifikasjon. Tilbud i kort og presis versjon i henhold til vedlegg 2a (Kravspesifikasjon). Alle kapittel/overskrifter skal besvares av tilbyder. 4. Pristilbud i.h.h.t. kravspesifikasjon og levert på det prisformat som fremkommer i vedlegg 3. Tilbyder må oppgi pris på alle forhold som er/bes prissatt. Prisskjema på viktigste reservedeler skal også følge.

6 6/13 Eventuelt sladdet tilbud i elektronisk format hvor forretningshemmeligheter er sladdet. Det bes om at tilbydere oppgir kort begrunnelse for den konkrete sladdingen. Se punktene og nedenfor Språkkrav Tilbudet skal være utformet på norsk Alternative tilbud og tilbud på deler av leveringsomfanget Det aksepteres ikke alternative tilbud eller tilbud på kun deler av anskaffelsen Innlevering Tilbudet skal være mottatt av Innkjøper senest torsdag kl For sent ankomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne har risikoen for at tilbudet kommer frem i tide. Tilbudet leveres i lukket nøytral forsendelse inneholdende 1 original og 1 kopier - alle tre i papirutgave. I tillegg skal ett komplett tilbud leveres elektronisk (pdf-fil) på CD/DVD eller USB-minnepenn. Eventuell komplett kopi av tilbudet i sladdet utgave, på egen CD/DVD eller USB-brikke. Forsendelsen skal være merket Anbud Digitalt ultramobilt røntgenutstyr samt Åpnes kun av adressat Adresse for mottak av tilbudet er: Haraldsplass Diakonale Sykehus AS v/økonomiavdeling 2 etg. Ulriksdal 8c 5009 BERGEN Att: Tryggvi Magnusson Tilbudet leveres omkostningsfritt for Innkjøper og forplikter tilbyder fram til: kl Tentative tidsfrister Innkjøper tar forbehold om endringer. Beskrivelse Uke Publisert på Doffin 26 Frist for spørsmål ( ) 32 Frist for innlevering av tilbud ( kl. 12:00) 33 Utprøving av røntgenutstyret evt. referansebesøk 34 Avklaringsmøte ( ) 36

7 7/13 Innstilling sendes ut ( ) 36 Klagefrist (10 dager) Kontraktinngåelse Vedståelsesfrist ( ) Tilbudshåndtering Tilbudsåpning Tilbudsåpningen er ikke offentlig. De innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter for oppdragsgiver Konfidensialitet Det forutsettes konfidensiell behandling av opplysninger partene får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud Avvisning Innkjøper forbeholder seg retten til på saklig grunnlag å forkaste samtlige tilbud og/eller avlyse konkurransen. Det tas videre forbehold om å avvise tilbud eller tilbydere på de grunnlag som fremkommer ianskaffelsesregelverket for øvrig. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud frem til kl Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om kontraktstildeling er gitt, jfr. Offentleglova av nr Leverandørene kan levere en komplett utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter eller lignende er sladdet. Dersom ingen sladdet versjon leveres, forstår oppdragsgiver det slik at Tilbyder ikke har noen opplysninger som er unntatt offentlighet. Tilbydere som leverer sladdet tilbud må oppgi kort begrunnelse for sladding.(se 2.1.5)

8 2.2.7 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan bli avlyst grunnet budsjettmessige forhold eller annen saklig grunn. 2.3 Avslutting av konkurransen og meddelelse om valgt tilbyder Valg av leverandør og begrunnelse for valget vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås. Fra meddelelsesbrevets dato løper det 10 dagers klagefrist. Kontrakt blir inngått med valgt leverandør tidligst ved utløp av klagefristen. 8/13 3 KVALIFIKASJONSKRITERIER Med utgangspunkt i FOA oppstiller Innkjøper følgende tekniske og økonomiske kvalifikasjonskrav til leverandøren, med tilsvarende dokumentasjonskrav. Manglende/mangelfull dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, vil kunne føre til avvisning av tilbudet. 3.1 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. 3.2 Registrering, skatt og avgift Firmaattest Leverandør må fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Skatteattest Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*) hvor leverandøren hører hjemme som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Merverdiavgiftsattest Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

9 9/13 (*) Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske, som er beskrevet i lovgivningen i det landet som Tilbyderen er etablert. 3.3 HMS-erklæring Leverandør må fremlegge HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften, og skal leveres på standard skjema fremlagt i vedlegg Økonomisk gjennomføringsevne/soliditet Innkjøper ønsker at Tilbydere dokumenterer økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten.. Samtidig er Innkjøper opptatt av ikke å være en for dominerende kunde hos noen leverandør. I den forbindelse bes leverandøren fremlegge; Årsregnskap med noter for de to siste regnskapsår Omsetning på de aktuelle produkter/ tjenester forespurt på i dette konkurransegrunnlaget de to siste år. 3.5 Leverandørens organisasjon og erfaring Leverandøren bes beskrive følgende: Eierstruktur Gjennomsnittlig antall ansatte de siste to årene. Antall ansatte ved utgangen av 2011 splittet på: ledere personer i salg teknisk personell klinisk personell personell knyttet til kvalitetskontroll Liste over bemyndigete personer med kontaktinformasjon (tlf. og e-postadresse) i forhold til anbudsansvar, forhandlingsleder og kontraktsansvar. Kvalitetssystem (f. eks. NS-ISO 9000-sertifikater/ beskrivelse av kvalitetssikringsmetoder og internkontroll) Relevant referanseliste fra de 2 siste år med spesifikasjon av leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. E-postadresse til kontaktpersonen(e) må fremkomme. Referansene vurderes her kun i relasjon til leverandørens firma som sådan og generelle leveringsevne, ikke i forhold til kvaliteten på tilbyderens leveranse. Tilbyder skal i tilbudet angi hvem som ev. er underleverandør og hvor stor del av kontrakten som kan bli utført av underleverandør. 3.6 Generelle produktkrav Det gjøres spesielt oppmerksom om følgende.

10 10/13 Tilbudt utstyr må tilfredsstille alle de direktiv og bransjens kvalitetskrav som gjelder for denne utstyrsgruppe, og utstyr må i sin helhet være CE merket ved levering. 3.7 Bekreftelse på levering fra produsent. Tilbydere må levere dokumentasjon fra produsent om at tilbudt utstyr kan leveres som oppgitt er i tilbudet. 4 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene ovenfor, vil få sine tilbud evaluert ut fra en samlet vurdering av de vektede kriterier som er listet under. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil bli valgt. KRITERIUM VEKT Funksjonalitet/produkt 50 % Pris/levetidskostnad 40 % Leverandørtjenester 10 % Funksjonalitet/produkt: Dette tildelingskriteriet vil bli vurdert på grunnlag av leverandørenes oppfyllelse og beskrivelse av de angitte kravene i vedlegg 2a, samt utprøvelse av utstyr evt. referansebesøk. Det presiseres at Skal-kravene er minstekrav som under enhver omstendighet må være oppfylt, som i tillegg blir evaluert ut over at det konstateres at kravene er oppfylt. Pris/levetidskostnad: Grunnlaget for dette tildelingskriteriet er prisene som tilbyderne inntar i vedlegg 3. Alle priser skal dekke komplett levering. Tildelingskriteriet omfatter utstyrets pris, aktuelle opsjoner, viktigste deler og pris på vedlikeholds/serviceavtale i utstyrets forventet levetid. Vi vil ta utgangspunkt i service, jf vedlegg 3 alt. 2. For utstyret beregnes levetid på 10 år. Leverandørtjenester: Omfatter faglig bistand, opplæring, produktkompetanse, leveringstid, support og referanser Innkjøper vil kun evaluere komplette tilbud. Det vil bli benyttet en poengskala fra 0-6 ved evaluering av tilbudene.

11 11/ Produktevaluering, produktbeskrivelse og brukerveiledninger Evalueringsmatrisen består av oppgitte tildelingskriterier med underkriterier. Evalueringen foretas på bakgrunn av tilbyderes beskrivelse av tilbudt utstyr, fremlagt dokumentasjon og oppgitte referanser i tilbudet, og utprøving/referansebesøk på de mest aktuelle utsyr. Både eventuell kortversjon og komplette versjoner av produktbeskrivelser og brukerveiledninger skal leveres på norsk, alternativt engelsk. Det presiseres at gjennomføring av referansebesøk i tildelingsevalueringen ikke er den samme referansevurderingen som i kvalifikasjonsvurderingen. I tildelingsevalueringen vurderes referanser i relasjon til de tilbudte kvaliteter og den konkrete leveransen og kontraktsgjenstanden, ikke tilbydernes generelle evne eller mulighet til å levere det etterspurte Digitale ultramobile røntgenutstyr med tilhørende tilbehør. 5 AVTALEN 5.1 Kontraktsbestemmelser For leveranse av Digitalt ultramobilt røntgenutstyr skal krav i konkurransedokumentene og HDS standard avtalevilkår ref. vedlegg 6a og 6b legges til grunn for avtalen. 5.2 Avtale om kjøp og vedlikehold Opsjoner på inngåelse av kjøps- og vedlikeholdsavtale er gyldige i 2 år fra signert kontrakt med levering innen 3 år. Oppdragsgiver har rett til å kreve fornyelse av eventuelle inngåtte avtaler om vedlikehold slik at de løper i utstyrets levetid eller minimum 10 år fra utløpet av godkjenningsperioden for den siste leveransen av utstyret. I denne perioden er leverandøren forpliktet til å opprettholde tilgang på nødvendig kompetanse m.v. for leverte ytelser. Leverandør må oppgi hvilke faktorer/prisindekser som brukes for regulering av pris etter fastpris periode. Prisjusteringen er begrenset til den økning som har funnet sted i den samlede konsumprisindeksen i perioden siden prisene ble fastsatt. Ved offentlige avgiftsendringer som direkte påvirker prissettingen gis det anledning til å endre prisene tilsvarende. 5.3 Administrasjon av avtalen Oppdragsgiver (Innkjøpsansvarlig) skal ha den overordnete kontraktsmessige kontakten overfor Leverandøren, følge opp saker av overordnet karakter mot Leverandøren, og ha ansvar for implementering av avtalen.

12 12/13 Oppfølging mot Leverandør i forhold til bruk av Digitalt ultramobilt røntgenutstyr, forbruksmateriell, opplæring, reklamasjon og lignende vil ligge hos de ulike brukerne som er knyttet til bruk av utstyret. 5.4 Prisgrunnlag Fastpris for Digitalt ultramobilt røntgenutstyr skal gjelde frem til vedståelsesfrist kl Leveringsbetingelser Leveringsbetingelsene er utstyret fritt levert og klart til bruk på Haraldsplass Diakonale Sykehus AS, Ulriksdal 8, 5009 Bergen. Det vises også til avtalevilkårene (vedlegg 6a og 6b). 5.6 Forsvarlig arbeidsmiljø Ikke relevant for denne leveransen. 5.7 Forsikringer Leverandør skal holde alt utstyr som inngår i leveransen, samt eget materiell og utstyr forsikre mot brann, vannskade, tyveri og hærverk inntil ferdigstillelse og slutt-test (SAT) er godkjent av kjøper. Likeledes skal alt personell som disponeres av leverandøren være forsikret mot ulykker og skader. 5.8 Betaling Det skal i tilbudet regnes med følgende betalingsterminer for utstyr. 70% av kontraktsbeløpet når alt utstyr er levert, montert og mottaks- og slutt-test (SAT) er utført. Prøvetiden starter opp etter mottaks- og ferdigkontroll er utført. Resterende 30% av kontraktsbeløpet etter godkjent/avtalt prøvetid og når leveransen er fullført og alle feil og mangler etter mottakskontroll er utbedret. Dette stadfestes ved at partene signerer overtakelsesforretning. Sykehuset forbeholder seg retten til å forlenge prøveperioden inntil alle feil og mangler er utbedret. Betalingsbetingelser er netto 30 dager fra mottak av godkjent faktura. På grunn av faren for forsinket leveringstidspunkt, forsinket oppstartdato eller feil og mangler i prøveperioden som kan medføre inntekt og produksjonstap, er det satt opp dagbøter. Ved

13 13/13 forsinket overlevering eller når utstyret som følge av feil og mangler ikke kan brukes til produksjon, kreves en dagmulkt lik 0,15 % av kostnad for utstyret inkl. tilbehør, ekskl. mva.. Utstyret skal anses for å ikke kunne brukes dersom det er ute av drift i 8 timer eller mer mandag til fredag (eksklusiv hellig/høytidsdager). Innunder dette regnes ikke nødvendig tid til opplæring og preventivt vedlikehold. Feil forutsettes meldt leverandøren hverdager i tidsrommet Muligheter for å kreve dagmulkt under prøveperioden løper til overtakelsesforretning er signert av partene. Dagmulkten begrenses oppad til 10 % av kontraktens totale verdi. Eventuell dagmulkt avregnes mot sluttvederlag. For betaling for forbruksmateriell, service og reservedeler vises til vedlegg 6a.