Konkurransegrunnlag. Gastrostomiprodukter

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Gastrostomiprodukter Tilbudsfrist: 16. Oktober 2006

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL ORIENTERING INNBYDELSE ANSKAFFELSESPROSEDYRE LEVERANSENS OMFANG KOMMUNIKASJON Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger TILBUD TILBYDERINSTRUKS Konkurransegrunnlagets innhold Strukturering av tilbudet Språkkrav Tilbud på deler av leveringsomfanget Innlevering TILBUDSHÅNDTERING Tilbudsåpning Konfidensialitet Avvisning KVALIFIKASJONSKRITERIER ATTESTER HMS-ERKLÆRING ØKONOMISK LEVEDYKTIGHET/ SOLIDITET LEVERANDØRENS ORGANISASJON/ ERFARING GENERELLE PRODUKTKRAV (SE OGSÅ VEDL. 2 KRAVSPESIFIKASJON PKT. 2) PRODUKTBESKRIVELSER OG BRUKERVEILEDNINGER TILDELINGSKRITERIER AVTALEINNGÅELSE KONTRAKTSBESTEMMELSER AVTALEINNGÅELSE AVTALEPERIODE ADMINISTRASJON AV AVTALEN

3 1 Generell orientering 1.1 Innbydelse Helse Bergen HF inviterer (heretter kalt Innkjøper) Dem med dette til å presentere deres firmas mest konkurransedyktige tilbud på gastrostomiprodukter. En beskrivelse av Innkjøper, og hvem Innkjøper handler på vegne av fremkommer i Vedlegg 1. Tilbudet må generelt inneholde tilstrekkelig med informasjon og dokumentasjon for full teknisk og kommersiell evaluering. Tilbudsutarbeidelsen skal baseres på de retningslinjer som fremkommer i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 1.2 Anskaffelsesprosedyre Utlysning er kunngjort på TED og DOFFIN-databasen den i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69 med tilhørende forskrift fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001 som åpen anbudskonkurranse (jfr. 4-1). Med henvisning til Forskrift om offentlig anskaffelse (FoA) av senest endret ved forskrift av med virkning fra skal anskaffelse av gastrostomiprodukter behandles i følge bestemmelsene i forskriftens del 2 (jfr. forskriftens 2-1, 2. ledd). 1.3 Leveransens omfang Konkurransegrunnlaget gjelder 3-årig avtale med mulighet for 1+1 års prolongering for gastrostomiprodukter for Helse Bergen HF. Samlet årlig forbruk innenfor gastrostomiprodukter(alle Brukerne) er ca. 1,5 mill. NOK eksklusiv merverdiavgift. En mer spesifisert oversikt over volum på de ulike produkter: Bilag 1 til Vedlegg 2 Årsvolum av gastrostomiprodukter. Forbehold om endringer i volum fremkommer i nevnte Vedlegg Kommunikasjon Alle henvendelser i forbindelse med tilbudet skal skje skriftlig til: Helse Bergen, e-post: hilde.wangen@helse-bergen.no 3

4 1.4.1 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget HBHF forbeholder seg retten til å gi supplerende opplysninger til, eller gjøre endringer på konkurransegrunnlaget inntil 10 dager før tilbudsfristen utløper. Supplerende opplysninger, eller informasjon om endringer, vil bli tilsendt alle som har mottatt konkurransegrunnlaget (jfr. FoA 5-4) Tilleggsopplysninger Eventuelle spørsmål og svar vil bli meddelt skriftlig til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Kilden for spørsmålene vil bli anonymisert. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt innen 10 dager før tilbudsfristen. 4

5 2 Tilbud 2.1 Tilbyderinstruks Konkurransegrunnlagets innhold Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter : Dette dokumentet X Vedlegg 1: Beskrivelse av Innkjøper X Vedlegg 2: Kravspesifikasjon X Vedlegg 3: Kontraktsvilkår X Vedlegg 4: Tilbudsbrev X Vedlegg 5: Prisformat X Vedlegg 6: HMS-erklæring Strukturering av tilbudet Tilbudet skal i angitt rekkefølge inneholde: 1. Tilbudsbrev (standard førsteside) som presiserer eventuelle avvik fra forespørselen på mal som fremkommer i Vedlegg Beskrivelse av tilbyder inneholdende i angitt rekkefolge alle de attester, erklæringer og beskrivelser som det stilles krav til i kapittel 3 - Kvalifikasjonskriterier. 3. Beskrivelse av tilbudt leveranse Tilbud i kort og presis versjon i henhold til vedlegg 2 Kravspesifikasjon. 4. Pristilbud i.h.h.t. kravspesifikasjon og levert på det prisformat som fremkommer i Vedlegg Språkkrav Tilbudet skal være utformet på norsk Tilbud på deler av leveringsomfanget Det gis adgang til å gi tilbud på deler av leveranseomfanget Innlevering Tilbudet skal være mottatt av Innkjøper senest den 16. Oktober 2006 kl For sent ankomne tilbud vil bli forkastet. Det leveres i lukket nøytral konvolutt inneholdende 1 original og 2 kopier. Konvolutten skal være merket Tilbud gastrostomiprodukter. Tilbudet tilstilles omkostningsfritt for Innkjøper og forplikter tilbyder fram til:

6 Adresse for mottak av tilbudet er: Helse Bergen HF Haukeland Universitetssykehus v/innkjøpsseksjonen 5021 BERGEN Kopi av tilbudet skal også overleveres på CD-rom til mottaksadresse i 2 eksemplarer. 2.2 Tilbudshåndtering Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter for oppdragsgiver Konfidensialitet Det forutsettes konfidensiell behandling av opplysninger partene får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud Avvisning Innkjøper forbeholder seg retten til på saklig grunnlag å forkaste samtlige tilbud og avlyse konkurransen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Det tas videre forbehold om å avvise det enkelte tilbud helt eller delvis. Det enkelte tilbud kan avvises på grunnlag av avvisningsgrunner slik de fremkommer i forskrift om offentlige anskaffelser 8-10, 8-11 og Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom er tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Feil som leverandøren oppdager eller som burde vært oppdaget under utarbeidelsen av tilbud, og som ikke meldes Helse Bergen HF umiddelbart, kan ikke brukes som grunnlag for klage til Klagenemda for offentlige anskaffelser(kofa) eller som grunnlag for rettslig behandling. 6

7 3 Kvalifikasjonskriterier Med utgangspunkt i forskrift om offentlige anskaffelser 5-5 til 5-10 fremkommer i de følgende underpunkter Innkjøper sine tekniske og økonomiske minstekrav til leverandøren, og det sett av attester/ erklæringer som kreves som dokumentasjon på at disse kravene kan forventes innfridd. Manglende/ mangelfull dokumentasjon på disse områdene vil kunne føre til avvisning av tilbudet. 3.1 Attester Foretaksregistrering Leverandør må fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Skatt Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*) hvor leverandøren hører hjemme som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Merverdiavgift Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. (*) hvor leverandøren hører hjemme. 3.2 HMS-erklæring Leverandør må fremlegge HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften, og skal leveres på standard skjema fremlagt i Vedlegg 6. 7

8 3.3 Økonomisk levedyktighet/ soliditet Med bakgrunn i kontraktens levetid ønsker Innkjøper å sikre at leverandøren kan vise til økonomisk soliditet. Samtidig er Innkjøper opptatt av å ikke være en for dominerende kunde hos noen leverandør. I den forbindelse bes leverandøren fremlegge; Årsregnskap med noter for de to siste regnskapsår Omsetning på de aktuelle produkter/ tjenester forespurt på i dette konkurransegrunnlaget de to siste år. 3.4 Leverandørens organisasjon/ erfaring Kvaliteten på en leveranse er avhengig av at organisasjonen til leverandøren har rett kompetanse og rett sammensetning av organisasjonen. Leverandøren bes derfor beskrive følgende: Eierstruktur Gjennomsnittlig antall ansatte siste to årene, ant. ansatte ved utgangen av 2005 Antall ansatte ved utgangen av 2005 splittet på: ledere personer i salg teknisk personell klinisk personell personell knyttet til kvalitetskontroll Liste over bemyndigete personer i forhold til anbudsansvar, forhandlingsleder og kontraktsansvar. Kvalitetssystem (NS-ISO 9000-sertifikater/ beskrivelse av kvalitetsikringsmetoder og internkontroll) Relevant referanseliste med spesifikasjon av leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. 3.5 Generelle produktkrav til gastrostomiprodukter(se også vedlegg 2 Kravspesifikasjon pkt. 3). Leverte varer, samt produksjonsutstyr, produksjonslokaler og lager skal tilfredsstille offentlige myndigheters krav og pålegg. Renhetsgrad i produksjonslokaler og lager skal oppgis. Tilbyderne må tilfredsstille krav i Direktivet for medisinsk utstyr og kunne forsikre at produktene er CE-merket i henhold til det direktiv som gjelder for produktet: - 93/42/EEC European directive on Medical Devices, MDD - 98/79/EC European directive on In Vitro Diagnostics Medical Devices, IVDD - 90/385/EEC European directive on Active Implantabel Medical Devices, AIMDD 8

9 Produktene må være av en dokumentert god kvalitet for å unngå risiko for pasientskader, herunder innfri de krav som stilles til slikt utstyr. Eventuelle underleverandører og referansekunder skal oppgis, spesifisert i forhold til produktene det gis tilbud på. Innkjøper skal uavhengig av årsak ha returrett med kreditnota til innkjøpspris under forutsetning av at produktene har en gjenværende holdbarhetstid på minimum 2 år og er i uåpnet original forpakning. Produktene skal være merket med fargekode eller annen merking for lett og entydig identifikasjon. Forpakningen skal være merket med alle nødvendige opplysninger. Merkingen skal inneholde type produkt, størrelse, antall, utløpsdato, sterilitetsdato for sterile produkter og produksjonsdato for produkter som ikke er sterile. Emballasje skal fortrinnsvis være miljøvennlig, være minst mulig plasskrevende, gi minst mulig avfall og samtidig gi god beskyttelse av produktet. Produktet skal kunne frigis enkelt og uten kontaminering. Det ønskes tilbud på forpakninger tilpasset avdelingsbruk. Alle produkter skal være merket om de er inneholder lateks eller er lateksfrie. Dersom produktene ellers er like vil det lateksfrie alternativet velges. Det er ønskelig med produkter i PVC-fritt materiale og der produktene ellers er like vil et PVC-fritt alternativ velges. Tilsetningsstoffer som parfyme, konserveringsmidler ol. må ikke inneholde allergifremkallende, kreftfremkallende, mutagene eller reproduksjonsskadelige stoffer. Produktene må ikke inneholde stoffer som finnes på myndighetenes Prioritetsliste eller OBS-liste. HMS-datablad skal følge tilbudet der dette kan være av interesse. Produktene skal være av nyere produksjonsdato. 3.6 Produktbeskrivelser og brukerveiledninger Komplette versjoner av produktbeskrivelser og brukerveiledninger skal være på norsk eller engelsk. Kortversjonen av produktbeskrivelsen/brukerveiledningen skal være på norsk. 9

10 4 Tildelingskriterier Tilbudene fra de leverandører som etter gjennomgang av kvalifikasjonskriteriene aksepteres, vil bli evaluert ut fra en samlet vurdering av de vektede kriterier som er listet under, og de økonomiske mest fordelaktige tilbud vil bli valgt. Evalueringskriterier Vekting Pris/kostnad 40 % Produkt 50 % Service 10 % Pris/kostnad omfatter produktets enhetspris, pris per pakke/kartong samt kostnader ved opplæring. Produkt omfatter dokumentasjon og produktgodkjenning (klinisk dokumentasjon og typegodkjenning/ fabrikaterklæring), produktspekter, brukervennlighet (ytelse, utforming, funksjonsegenskaper og forpakning/emballasje). Service omfatter opplæringsprogram, faglig bistand/oppfølging, produktkompetanse og leveringstid. Innkjøper står fritt til å anta komplett tilbud eller deler av tilbudet. 4.1 Produktevaluering Det utarbeides evalueringsmatrise for hvert enkelt produkt, eventuelt produktgruppe der det er naturlig å evaluere produkter samlet som en gruppe. Evalueringsmatrisen består av tildelingskriteriene. Evalueringen av produktene foretaes på bakgrunn av beskrivelsen av produktene, dokumentasjon og referanser som fremkommer i tilbudet. Dersom dette ikke er tilstrekkelig for å kunne foreta en objektiv vurdering av produktene og slik kunne evaluere produktene på likt grunnlag, vil det bli bedt om vareprøver, demonstrasjon av produkter eller en utprøving. Dersom det gjennomføres utprøving vil det benyttes likelydende evalueringskjema for alle som deltar i utprøvingen. Punktene i evalueringskjemaet vil oppsummeres i evalueringsmatrisen. Innkjøper tar kontakt i de tilfeller det vil være aktuelt å be om vareprøver, demonstrasjon av produkter eller utprøving. Dersom det foretaes utprøving stilles det krav til at dette ikke skal gi merkostnader for foretakene. 10

11 5 Avtaleinngåelse 5.1 Kontraktsbestemmelser For leveranse av gastrostomiprodukter skal innkjøpsbetingelser som fremkommer i Vedlegg 3 legges til grunn ved tilbudsutarbeidelsen. Andre avtalevilkår kan kun fremmes som et alternativ til et tilbud basert på disse avtalevilkår. 5.2 Avtaleinngåelse Innkjøper søker å standardisere produktsortimentet gjennom å inngå avtaler med færrest mulig leverandører for produktene. 5.3 Avtaleperiode Helse Bergen HF ønsker å inngå en avtale på 3 år med rett til prolongering av avtalen i år. 5.4 Administrasjon av avtalen Innkjøper skal ha den overordnete kontraktsmessige kontakten mot Leverandøren, og følge opp saker av overordnet karakter mot Leverandøren. Ansvar for implementering av avtalene, og oppfølging mot Leverandør i forhold til bruk av avtalen/ reklamasjon osv. vil ligge lokalt i det enkelte helseforetak. 11