KONKURRANSE MED FORHANDLING (ETT TRINN)

Transkript

1 Anskaffelse Rekrutteringsbistand til Gassnova SF KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING (ETT TRINN)

2 Innholdsfortegnelse: 1 INNLEDNING OPPDRAGSGIVER BEHOV KONKURRANSETEKNISKE VILKÅR Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Konfidensialitet Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Innlevering av tilbud Åpning Utskrift av anskaffelsesprotokoll Avviste og forkastede tilbud Avlysning av konkurranses og totalforkastelse Meddelelse Tentativ Fremdriftsplan ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Språk Kostnader Retur av tilbud Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget TILBUDETS UTFORMING OM AVTALEN KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER... 8 Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon... 9 Vedlegg 2 - Pris/prisskjema VEDLEGGSOVERSIKT Side 2 av 10

3 1 INNLEDNING Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 (FoA). Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens del I og II, (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Formålet med anskaffelsen er å inngå to rammeavtaler for å dekke kategoriene: Management Administrasjon/teknisk Gassnova vil forhandle med de 3 best kvalifiserte leverandører innenfor hver kategori ( management og administrativ/teknisk), med forutsetning at det er tre kvalifiserte leverandører innen hver kategori. Det vil bli foretatt en utvelgelse til forhandlinger basert på evaluering av tildelingskriteriene ( punkt 9). Det skal gå klart frem av tilbudet hvilken kategori tilbudet gjelder for. 2 OPPDRAGSGIVER Gassnova SF (Gassnova) har som formål å forvalte statens interesser knyttet til CO 2 - håndtering, og skal være statens utførende foretak ved utbygging og drift av anlegg og infrastruktur for planlagte CO2 fangst, transport og lagringsløsninger på Kårstø og Mongstad. Gassnova skal gi råd til Olje- og energidepartementet innen spørsmål vedrørende CO 2 - håndtering. I tillegg skal Gassnova bidra til gjennomføring av teknologiutviklingsprogrammet CLIMIT i samarbeid med Norges Forskningsråd. Det er en målsetting at foretakets arbeid skal resultere i kostnadsreduksjoner knyttet til CO 2 - håndtering. Gassnovas arbeid ligger i brytningspunktet mellom klimadebatten, ambisiøse politiske målsettinger, forsking på CO 2 -håndtering, samt etablering av en ny type industri. Det blir viktig å finne effektive samarbeidsmodeller mellom industri og forskningsmiljøer for å sikre effektiv CO 2 -håndtering. Prosjekter der Gassnova ivaretar statens interesser: European CO 2 Technology Centre Mongstad (TCM) Transport og lagring av CO2 fra Kårstø og Mongstad Fullskala CO 2 fangst på Kårstø Fullskala CO 2 fangst på Mongstad For ytterligere informasjon vises til 3 BEHOV Gassnova kjøper i dag tjenester vedrørende rekruttering fra Visindi AS fortrinnsvis for rekruttering av ansatte innen toppledelse, mellomledere og spesialistingeniører (management). Gassnova vil ha behov for bistand til rekruttering fremover. Det antas at behovet for bistand i løpet av de neste to år vil være inntil 10 ansatte i kategorien management basert på Side 3 av 10

4 nåværende forventning om behov, inklusive turnover. Videre vil det være behov for bistand til rekruttering av inntil 10 ansatte innen kategorien administrasjon/teknisk. Basert på erfaring fra eksisterende avtale, samt forventet utvikling anses det som mest formålstjenlig å ha to separate avtaler som dekker kategoriene nevnt ovenfor. Det vil være behov for en tjenesteleverandør som kan være en aktiv dialogpartner innenfor fagområdet og hver kategori. Det er knyttet stor usikkerhet til omfanget, spesielt med hensyn til fremtidige prosjekter. Det er derfor av avgjørende betydning at valgt leverandør har stor grad av fleksibilitet. Det understrekes at anslått omfang er basert på dagens planer og at Gassnova ikke er forpliktet av at dette blir reelt volum. Det planlegges inngått en rammeavtale med en leverandør innen hver av de ovennevnte kategorier. Med bakgrunn i usikkerhet knyttet til rekrutteringsbehovet i Gassnova på sikt vil rammeavtalene ha en varighet på 2 år med opsjon på ytterligere år. 4 KONKURRANSETEKNISKE VILKÅR 4.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokument) Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag 4.2 Kunngjøring Kunngjøring av konkurranse ble gjort på Doffin/TED pr og finnes her: Konfidensialitet Valgt leverandør må undertegne en konfidensialitetserklæring for å gjennomføre arbeidet. 4.4 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon All kommunikasjon vedrørende denne anskaffelsen, skal rettes skriftlig (per e-post) til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. Oppdragsgiver og kontaktperson for denne anskaffelsen er: Gassnova SF v/ Per Gunnar Johansen Dokkveien Porsgrunn Tlf: pgj@gassnova.no 4.5 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder, legges i lukket nøytral konvolutt og deretter leveres i en elektronisk versjon på CD samt en papirversjon i to eksemplarer uten noen form for innbinding (løsark) i plastperm/plastlomme eller liknende til: Gassnova SF Side 4 av 10

5 v/ Per Gunnar Johansen Dokkveien Porsgrunn Merk forsendelsen med Rekrutteringsbistand til Gassnova SF Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbyder som sender tilbud per post har selv risikoen for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristen. Frist for innsendelse av tilbudet er senest kl , norsk tid. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 4.6 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4.7 Utskrift av anskaffelsesprotokoll Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. 4.8 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4.9 Avlysning av konkurranses og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Meddelelse Før bindende avtale er inngått blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som er valgt med begrunnelse og opplysning om klageadgang Tentativ Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse Tilbudsfrist Evaluering Innstilling tilbydere utvalgt til forhandling Forhandlinger Melding om tildeling Klagefrist (10 dager) Kontraktssignering ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER 5.1 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en Tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter Tilbyderen umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Side 5 av 10

6 Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 5.2 Aksept av vilkår Tilbyderen må erklære at vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. Eventuelle forbehold til vilkår i konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudet. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen. 5.4 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. 5.5 Kostnader Kostnader som Tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 5.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 5.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig per e-post. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av tilbyderne meddeles alle tilbydere samtidig. Spørsmål som er mottatt etter vil ikke bli besvart. 5.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en Tilbyder, skal likeledes meddeles alle. Dersom rettelsene, supplering eller endring som nevnt i 1.ledd, kommer så sent at det er vanskelig for Tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige Tilbydere skal varsles om forlengelsen. 6 TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag vedlagt et underskrevet tilbudsbrev. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev Tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal framgå. Tilbudsbrevet skal være undertegnet av ansvarlig representant. Vedlegg A Dokumentasjon på kvalifikasjonskriterier, ref. punkt 8. Vedlegg B Dokumentasjon av tildelingskriterier, ref. punkt 9. Side 6 av 10

7 7 OM AVTALEN Avtalen skal inngås på basis av Statens standardavtale for konsulentbistand, SSA-O, med bilag. Avtalen kan lastes ned fra: Bistanden kompenseres etter fast pris for oppdrag knyttet til hver kategori, samt timepris for øvrige oppdrag etter kompensasjonsstruktur som spesifisert i vedlegg 2. For oppdrag basert på timepris skal vedlagte skjema for Kost, tid og ressurs (KTR-skjema) fylles ut og godkjennes av Gassnova for avtalt oppdrag. KTR-skjema underskrevet av rekvirent hos Gassnova skal være vedlagt faktura. Avtalen som inngås vil ikke være eksklusiv. Oppdragsgiver vil, etter eget forgodtbefinnende og uten begrunnelse, vurdere nye konkurranser i tiden som kommer for å supplere med kapasitet og kompetanse. Dersom det foreligger motstrid mellom dette konkurransegrunnlaget og vedlegg til konkurransegrunnlaget, vil bestemmelsene i dette konkurransegrunnlaget gå foran. 8 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyderne må tilfredsstille visse krav for at tilbudene skal bli vurdert. Dersom flere leverandører går sammen om å levere tilbud, skal samtlige leverandører tilfredsstille kravene, med unntak av pkt 8.4 under som skal dekkes samlet. 8.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ha Ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Tilbyderen skal ha et fungerende HMSsystem Skatteattest Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest - Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden som ikke er mer enn 6 måneder gammel. =NO HMS-egenerklæring, se vedlegg 1 til dette konkurransegrunnlaget 8.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Krav Tilbyderen skal være lovlig etablert virksomhet Dokumentasjonskrav Firmaattest. 8.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Side 7 av 10

8 Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Årsregnskapet for 2008 inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Akseptabel soliditetsvurdering Oppdatert soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap (Proff Forvalt eller tilsvarende) skal vedlegges tilbudet. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet og/ eller grad av konkursrisiko. 8.4 Tilbyderens faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag ( se punkt 3) Liste over minimum tre tilsvarende oppdrag i løpet av de tre siste årene, inkludert en kort beskrivelse av oppdragene, deres verdi, tidspunkt og mottaker. 9 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen vil skje på basis av det tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på en samlet vurdering av tildelingskriteriene. De tildelingskriterier med innbyrdes vekting som gjelder for denne leveransen er beskrevet nedenfor. a. Tilbudte personells kompetanse og erfaring (vektes: 55 %) Leverandøren skal fremlegge CV er (samt evt. autorisasjoner der det er relevant) med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for nøkkelpersoner som skal bemanne oppdraget, samt beskrivelse av relevant erfaring fra lignende oppdrag (de siste 2-3 år). I evalueringen vil det legges vekt på bl.a.: Kompetanse og erfaring fra lignende rekrutteringsprosesser med samme størrelse og kompleksitet fra offentlig sektor og/eller olje og gassektoren. b. Oppdragsforståelse (vektes: 20 %) Beskrivelse av hvordan oppdraget vil bli utført og hvilke(n) metode(r) som vil bli benyttet c. Pris (vektes: 20 %) Fastpris på oppdragene under innen hver kategori, med synliggjøring av stordriftsfordeler som reflekteres i et rabattsystem i forhold til oppdragets størrelse og omfang etter følgende kategorier: Forarbeid Søknadsadministrasjon Kandidatvurdering Sluttføring I tillegg skal det oppgis timepris for øvrig bistand. Side 8 av 10

9 Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Formål Avlaste og frigjøre ressurser/kapasitet for Gassnova i rekrutteringsprosessen Styrke eksisterende rekrutteringsprosess i Gassnova blant annet gjennom å få: o bistand fra profesjonelle aktører til planlegging, organisering og gjennomføring av rekrutteringsprosessen for sikre at Gassnova ansetter det målsatte antall nye medarbeidere med relevant kompetanse/erfaring/egenskaper. o aktiv bistand til kompetanseoverføring til Gassnova i tilknytning til alle faser i rekrutteringsprosessen gjennom rådgivning og dokumentasjon av utvalgte deler av prosessen. Se for øvrig punkt 3. Omfang Leverandøren skal bistå med planlegging og gjennomføring av rekruttering av kandidater til kategoriene nevnt i punkt 3. Den ønskede bistand beskrives videre innenfor de 4 hovedfaser i Gassnovas rekrutteringsprosess: Forarbeid Søknadsadministrasjon Kandidatvurdering Sluttføring Presiseringer Vi ønsker at Leverandøren skal komme opp med forslag på den mest effektive tilnærming og løsning innen hver fase. All bistand skal bidra til de ovenfor nevnte formål, og vi ber Leverandøren tydeliggjøre dette i de ulike løsninger som blir skissert i tilbudet. Gassnova skal ha kontroll over og eierskap til prosessen, som skal gjennomføres i tråd med gjeldende lov og regelverk Gassnova er underlagt som ansettende myndighet. Gassnovas logo og merkevare skal være tydelig og fremtredene i alle faser av prosessen på en sånn måte at det for søkere ikke er tvil om at det er Gassnova som er arbeidsgiver. Gassnova vil delta i de aller fleste av aktivitetene i ulikt omfang. Trygghetsgaranti Leverandøren skal garantere at dersom personer blir oppsagt eller sier opp innen seks måneder, grunnet mangler hos kandidat i henhold til kravprofilen, gjennomfører Leverandøren ny prosess kostnadsfritt. Side 9 av 10

10 Vedlegg 2 - Pris/prisskjema Leverandøren skal oppgi følgende priser: Beskrivelse Pris per rekruttering ved ansettelse av henholdsvis o Kategori management o Kategori administrativt/ teknisk Pris per fase (4 stk) o Forarbeid o Søknadsadministrasjon o Kandidatvurdering o Sluttføring Eks mva Total fastpris Timepriser: o Timepris rådgiver o Tester o Andre timepriser hvis relevant Leverandøren må tydeliggjøre alle forutsetninger de har lagt til grunn i utregning av sine kalkyler (per fase og aktivitet), samt eventuelle forbehold. 10 VEDLEGGSOVERSIKT Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Kravspesifikasjon 2. Pris/Prisskjema 3. Skjema for HMS-egenerklæring 4. KTR-Skjema. Side 10 av 10