Brukerveiledning for. Focus - Sekretær. Administrasjonssystem for Odd Fellow Ordenen

Transkript

1 Brukerveiledning for Focus - Sekretær Administrasjonssystem for Odd Fellow Ordenen Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 1 av 98 sider

2 1 INNLEDNING Generelt om Focus Generelle funksjoner Brukerstøtte ÅPNINGSBILDET FOR ODD FELLOW ADMINISTRASJONSSYSTEM ÅPNINGSBILDE FOR REGISTRERINGER VEDLIKEHOLD Personopplysninger Endre personopplysninger Endringsmail til DSS og leir Innlegging av bilde i kartotekkort Bruk av sjekk Postens register Fremmøte Innvielse Innlegging av Fadder Innlegging av Ektefelle/Samboer Gjenopptakelse Overgang fra annen loge Opphør av medlemskap Dødsfall Veteranjuvel - søknad Veteranjuvel - tildelt Loge - Embedsmenn Innlegging av embedsmenn for kommende periode E-post til embedsmenn Sletting av innlagt embedsmann Endring av funksjonsperiode for embedsmann Utskrift av fungerende embedsmenn Liste over embedsmenn (aktive og historikk) Loge nevnder og komiteer Valgte nevnder Legge inn nye Medlemmer i komite/nevnd Oppretting av egne Valgte nevnder Utnevnt komite/nevnd Skriv ut alle aktive i nevnd eller komite Lage etiketter for medlemmer i nevnd og komite Lage liste over medlemmer i den enkelte nevnd/komite LAGE DOKUMENTER TIL MEDLEM LAGE DOKUMENTER TIL MEDLEM ELLER ANDRE Dokumenter kun til medlemmer Dokumenter til andre Logens egne maler Logens egne maler med tekstinnlegging Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 2 av 98 sider

3 6.3.2 Logens egne maler - med automatisk innhenting av dato, sted, signatur etc Slette dokumenter UTSKRIFT AV DOKUMENTER Dokument med segl og i pdf Adobe Acrobat Dokument uten segl og i pdf Adobe Acrobat Dokument med segl og i word Dokument uten segl og i word Dokument med segl og som E-post PROTOKOLL Protokoll logemøte innlegging ny protokoll Protokoll kollegiemøte innlegging ny protokoll LOGG RAPPORTER Medlemsliste Medlemsliste grader Medlemsliste i Excel E-postliste Send e-post fra listen Etiketter til de uten e-post Lage grupper for e-postutsending Kartotekkort for alle aktive medlemmer i logen Etiketter for alle aktive medlemmer i logen Fremmøteprosent Fremmøtte per logemøte Fremmøte per logemøte og registrert på medlem Fremmøteprotokoll Fremmøteliste Total fremmøteliste med fremmøteprosent Fremmøteliste alfabetisk Fødselsdagsliste for logens medlemmer Åremålsliste for logens medlemmer ENDRE PASSORD Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 3 av 98 sider

4 1 Innledning 1.1 Generelt om Focus Odd Fellow Ordenens medlemsweb er et administrasjonssystem som er bygget opp som en database, og er tilgjengelig via WEB-grensesnitt. Denne brukerveiledningen for tilgangen fra WEB-grensesnitt er laget for Sekretærs oppgaver i loge/leir. DSS har lesetilgang til leirer og loger. OM kan ved henvendelse til Ordenskanselliet få tilsendt passord, og kan da lese i databasen til logen. Focus for Sekretær er laget for bruk på Internet explorer, og ved bruk av Opera, Firefox, Apple eller andre systemer vil du få problemer med å få frem PDF-filer, og annet som genereres av systemet. 1.2 Generelle funksjoner For å bruke en funksjon/knapp legger du markøren på knappen og trykker på den. Dersom du er i et bilde, og skal tilbake, eller til et annet bilde, går du til det bildet du ønsker ved å bruke menyen på venstre side av Startsiden. 1 og Tab når du står i et datofelt kommer første dato i måneden automatisk. Dersom du f. eks. har lagt i et datofelt, og vil bruke samme dato i neste felt, skriver du 15 og bruker Tab-funksjonen så kommer frem når det er brukt før. Dersom du skriver og bruker Tab-funksjonen kommer frem. Når du har lagt inn endringer i et bilde, bruker du, og dataene lagres. I de tilfeller data skal sendes til Storlogen for kontroll, gjøres det automatisk. Du får i noen tilfeller spørsmål om du vil sende e-post til DSS og leir om endringer som er gjort. Du må selv vurdere hvilke opplysninger som er relevante for DSS og leir, dersom DSS eller Sekretær i leir ikke har opplyst hva de ønsker tilsendt melding om. Når du bruker funksjonen Skriv ut, lages det en PDF fil på skjermen, slik at du får sett resultatet. Du kan deretter velge om du vil lagre dokumentet som en fil eller ta en utskrift til din skriver. Når du er ferdig bruker du Logg av for å komme helt ut av systemet. Dersom systemet er uvirksomt (du er ikke aktiv i systemet) over lengre tid, blir du automatisk logget av, og må logge deg inn på nytt. Når det kommer Systemendringer som er viktige, vil de vises på Startsiden under. 1.3 Brukerstøtte Dersom du ved hjelp av brukerveiledningen ikke finner ut hvordan du bruker funksjoner i systemet kan du for ekstra brukerstøtte henvende deg til: Ordenskanselliet, Odd Fellow administrasjonen, tlf eller via e-post odd.fellow@oddfellow.no Dersom du har tips/forbedringer til brukerveiledningen send dem til helle@oddfellow.no, slik at vi sammen kan få en så god brukerveiledning som mulig. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 4 av 98 sider

5 2 Åpningsbildet for Odd Fellow Administrasjonssystem For å få tilgang logger du deg inn på og går til 3 Åpningsbilde for registreringer Dette bildet er innloggingsbildet, for å få tilgang til systemet. Sekretær kan sende en epost til helle@oddfellow.no. Oppgi Sekretærs navn og det passord som ønskes brukt, og du får en tilbakemelding med Storlogens ID-nummer og bekreftelse av passord, eller kontakt henne på telefon Ved å legge inn Storlogens ID-nummer og passord, og bruke Logg inn kommer man til åpningsbildet: Du får opp. TIPS: Det lønner seg å svare Nei, for å unngå eventuelle problemer. Det anbefales IKKE å bruke funksjonen Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 5 av 98 sider

6 Du får da opp og loge) må du velge hva du vil logge deg inn som. For dem som har flere verv (f. eks. Sekretær i leir Her er det bare ett valg, og ved å bruke får du opp Brukerveiledningen er stor, så vær forsiktig når du skal ta ut utskrift av den. Brukerveiledningen kan lagres på egen datamaskin, og så kan det blas eller søkes i det lagrede dokumentet. Brukerveiledningen hentes ut ved hjelp av Adobe Reader. Opplysninger om Systemendringer ligger til høyre i bildet. Du kan velge om du vil se alle (bruk bare se de siste endringene (bruk ) som fremkommer dersom du står i Vis alle. ) eller Under Vedlikehold har du mange funksjoner for innlegging og vedlikehold av medlemsdata. Du kan også hente opp Dokumenter som er laget som brevmaler, og lagre brev på den enkelte person og legge inn Fritekst. Under Nevnder og Komiteer kan de som er med i logens nevnder og komitéer legges inn. Under Protokoll kan du lagre logens/leirens protokoller fra loge/leirmøter og embedsmøter, slik at de kan gjenfinnes av senere embedskollegier. Under Rapporter kan du ta ut medlemsliste, ta ut medlemslisten som en excel-fil for nærmere bearbeiding, få e- postadresser for å sende epost til alle som er registrert med e-postdresse eller ta ut etiketter til de som ikke har e- post-adresse. Du kan ikke legge inn data eller foreta vedlikehold fra denne modulen. Du kan skrive ut kartotekkort, lage etiketter, legge inn fremmøte, få fremmøteprosent, skrive ut fødselsdagsliste og åremålsliste. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 6 av 98 sider

7 Under Logg kan du se de siste endringer du har gjort, og om de er godkjent av Storlogen. Du kan Endre passord, dersom du ønsker et annet enn det som du er tildelt fra Storlogen. Dersom du har spesialtilfeller i forbindelse med registreringer, dvs. at standardvalgene ikke er tilfredsstillende, kan du få hjelp til registrering ved å e-poste/ringe/skrive til Storlogen, men det er en fordel om standardvalgene i størst mulig grad benyttes. Ved å peke/trykke på / i kan du ta bort/finne underteksten, slik at du bare har oppe det kapittel du ønsker å jobbe med. Du kan når som helst gå til den funksjonen du vil bruke, ved å peke/trykke på funksjonsnavnet til venstre i bildet. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 7 av 98 sider

8 4 Vedlikehold Ved å velge kan du da foreta vedlikehold av følgende: Det er laget en beskrivelse for den enkelte funksjon videre i dokumentet. Brukerveiledningen kan lastes ned fra som ligger på Startsiden. Dersom du ikke har Acrobat Reader kan du laste den ned ved å legge markøren på følge bruksanvisningen for å laste den ned. Dette er et gratisprogram for lesing av dokumenter., og Selv om du ikke skal skrive ut brukerveiledningen, må du laste ned Adobe Reader, da den også brukes for å få frem skjermbilder. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 8 av 98 sider

9 4.1 Personopplysninger Etter at du i Innvielse har lagt inn et nytt medlem (forklares i kapt 4.2), samt fått dette godkjent av Storlogen, bruker du Personopplysninger til å vedlikeholde alle opplysninger om medlemmene i logen. Det presiseres at den enkelte loge i følge loven i tillegg til Focus er pålagt å ha en Medlemsprotokoll der det enkelte medlem er oppført, men det er ikke nødvendig å ajourføre den med embeder, adresser etc når Focus brukes. Her er et eksempel på et komplett Personopplysningsbilde, inklusive bilde, Dokumenter er lagret, Fritekst er registrert og Fremmøte. Det vil i det etterfølgende bli forklart hvordan endringer gjøres. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 9 av 98 sider

10 4.1.1 Endre personopplysninger For å korrigere opplysninger om det enkelte medlem brukes fra Startsiden Du kan velge om du vil søke i Aktive, Utmeldte eller Døde. Velg hva du vil søke i, og bruk Søk. Du får automatisk opp Aktive i egen loge Dersom du skal finne et medlem som er utmeldt bruker du og Dersom du skal finne et medlem som er død bruker du og For Utmeldte og Døde kan du da finne nærmere opplysninger ved å bruke foran navnet. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 10 av 98 sider

11 Som beskrevet får du får automatisk opp Aktive i egen loge ++++ for de øvrige i logen Du kan enten skrive inn navnet på det medlemmet du ønsker, eller gå nedover i bildet og bruke Velg utenfor den person som du ønsker å foreta vedlikehold i. Du kan søke ved å legge inn navnet får da ved bruk av Søk:, som her er feilstavet. Du Dersom du legger inn kun en del av navnet, f eks Fla får du opp alle som har Fla i navnet, og du kan velge rette person. Dette kan brukes f. eks. dersom du ikke er helt sikker på hvordan navnet staves Endringer gjøres ved å legge inn den tekst du ønsker, og bruke Lagre. Dersom du ønsker å slette tekst, sletter du teksten, og velger Lagre. Når du skal legge inn eller endre Tittel bruker du ut for Tittelfeltet. Du får da opp en liste som du kan velge fra. Velg tittel, pek/trykk på den du vil ha, og den blir lagt inn. Ved å legge inn første bokstav i tittelen, kommer du til første valg med denne bokstaven og kan bla deg ned til rette tittel. Da slipper du å bla deg gjennom alle titlene i systemet. I bildet for Innvielse kan du legge inn andre titler enn de som er i standardutvalget. Ektefelle/samboer og Fadder finnes ved å bruke Endre ut for Ektefelle/samboer eller Fadder (innlegging er nærmere forklart under Innvielse). (Ektefelle/samboer brukes kun dersom begge er medlem av Odd Fellow Ordenen.) Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 11 av 98 sider

12 Når du står i bildet kan du endre opplysninger (tittel, adresse, gradspasseringer, utv.prog etc) for det enkelte logemedlem, og bruke Lagre for å få lagret i Focus. NB: Innlegging av leirgrader gjøres av leirens sekretær. Bruk, og datoen er lagret i systemet Du får da opp: Du må selv vurdere om det skal sendes melding til DSS og Sekretær i leir. Dersom du velger Nei, får du ingen tilbakemelding, men dataene er lagret. I enkelte distrikt har DSS gitt beskjed til logene om hvilke opplysninger de ønsker melding om. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 12 av 98 sider

13 4.1.2 Endringsmail til DSS og leir Dersom du velger Ja i forrige bilde, får du følgende bilde: Egen e-post adresse i Fra adressefeltet kommer automatisk i Fra-feltet. Dersom du legger inn din egen e-post adresse også i Kopi-feltet, kan du legge en kopi i egen inn boks, samt få en kontroll på at e-posten er gått. I Kopi-feltet kan du også legge inn kopi til andre i logen som bør kjenne til endringen. Du kan også ta bort f eks DSS eller Sekretær i leir dersom en av dem ikke skal ha meldingen. Du kan også legge inn tilleggstekst, se innledning/slutten i e-posten. NB: Dersom du fjerner en adressat MÅ ; (semikolon) også fjernes. Når du har lagt inn de tilleggsopplysninger du ønsker, bruker du, og får følgende Du kan da gå inn i egen e-post, og sjekke at posten er sendt (dersom du lagt din e-post adresse inn i kopifeltet). Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 13 av 98 sider

14 4.1.3 Innlegging av bilde i kartotekkort I kartotekkortet kan det legges inn bilde av det enkelte medlem. Du bruker da funksjonen kan du legge inn bildet. Dette må du hente fra din maskin, fra den katalogen du har lagt bildet på. (Her er eksempel på lagring på Flattuns maskin) Marker den filen/bildet du vil ha, og bruk Lagre bildet Bildet er da med på kartotekkortet Du kan slette bildet ved å bruke Du kan få et større bilde på skjermen ved å bruke. Det kan f. eks brukes dersom du ønsker en utskrift av bildet, eller se nærmere på det. Husk å bruke Lagre for at bildet skal bli liggende på kortet.. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 14 av 98 sider

15 i Personopplysningsbildet får du ut Kartotekkort på aktuell person: Du kan da enten skrive ut kortet eller lagre det på din maskin. Du kan ikke gjøre endringer når du står i dette bildet. Det kan også Legges inn fritekst, på kartotekkortet til den enkelte søster/bror Ved å velge (eller i dersom det er lagt inntekst tidligere) i Personopplysingsbildet, kan du legge inn fritekst som vist under Du kan da bruke Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 15 av 98 sider

16 Lagre får du opp følgende: Bruk OK, og teksten er lagret. Teksten kan da hentes av Sekretær ved velge (eller i ) NB: Friteksten kommer ikke med på kartotekkortet, og det vises heller ikke at det er registrert tekst. Det er bare Sekretær som kan se teksten, når vedkommende er i Focus systemet Bruk av sjekk Postens register Når du skal legge inn adresse kan du bruke Postens register for å sjekke at opplysningene er korrekte, eller finne opplysninger: får du opp følgende bilde Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 16 av 98 sider

17 feltet og velge funksjon og (som her) legge inn tekst i feltet for søkeordet og bruke Søk får du opp Fremmøte Når Sekretær bruker funksjonen for Fremmøte i møtene (i Rapporter og fremmøtet for det enkelte medlem fremkomme ved å bruke Dersom det ikke er lagt inn opplysninger kommer følgende bilde frem på kartokektortet. ) vil Når det er lagt inn opplysinger kommer følgende bilde frem. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 17 av 98 sider

18 Som det fremgår er det kun lagt inn ett møte foreløpig, men denne funksjonen vil vise fremmøte for det enkelte medlem, og vil være spesielt nyttig ved vurdering av gradspasseringer, Det er i Kapt 9.7 Fremmøteprosent vist hvordan fremmøte legges inn. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 18 av 98 sider

19 4.2 Innvielse og følgende bilde fylles det inn data for den som er innviet. I tillegg til de feltene som er merket med kan du legge inn samboer/ektefelle dersom vedkommende er med i Odd Fellow Ordenen. NB: Det er kun dersom den nye søster/bror har ektefelle/samboer som er i Odd Fellow dette feltet vedrørende ektefelle skal fylles ut. Dersom du fyller ut de øvrige felter også, slipper du å vente med å legge dem inn til etter at det er kommet godkjenning fra Storlogen. I adressefeltet legges den adressen som posten skal sendes til Legg inn relevante data (tlf.nr, epost-adresse etc) for det nye medlemmet, (når du har lagt inn Postnummer, bruker du tabulatorfunksjonen, og poststed kommer automatisk). Du MÅ bruke søkefunksjonen som vist senere (se kapt og 4.2.2). Du kan IKKE skrive navnet rett inn her Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 19 av 98 sider

20 4.2.1 Innlegging av Fadder Bruk i Du bruker og få opp liste over alle loger. Velg loge, og så får du opp den logen du ønsker Legg inn fadderens logenavn, samt etternavn (og eventuelt fornavn): Bruk Søk, og du får opp følgende bilde Bruk Velg, og du får følgene lagt inn i Innvielsesbildet TIPS: Vent med å Lagre til du ha lagt inn alle relevante data og eventuelt Ektefelle/Samboer (se neste kapittel). Dersom du er usikker på hvilket logenummer vedkommende søster/bror er i, kan du søke kun på navn. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 20 av 98 sider

21 For å legge inn Ektefelle/Samboer bruker du Søk på Innlegging av Ektefelle/Samboer Bruk, så kan du velge loge. (Er du i Odd Fellow får du opp Rebekkalogene, og er du i Rebekka får du opp Odd Fellow logene) Velg loge og Navn, og bruk Søk:. Bruk Velg, og du får følgende inn i Innvielsebildet: På samme måte som for Fadder, kan du søke bare på navn (ikke ta med logenavn), og eventuelt kun bruke en del av navnet dersom du ikke er helt sikker på stavemåten. Du kan deretter legge inn andre relevante data, som telefonnummer og Tittel For å legge inn tittel bruker du i og får opp valg på titler. Legg inn den tittel du ønsker og velg Lagre etter at du har lagt inn andre relevante data som telefonnummer etc. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 21 av 98 sider

22 Du har da følgende lagt inn i bildet: Dette er de opplysningene som er nødvendige for å få det nye medlemmet registrert i Storlogen, samt andre relevante data som telefonnummer, e-post adresse og tittel.. For innlegging av øvrige opplysninger er dette forklart i kapittel 4.1 Personopplysninger. Bruk Lagre, og du få følgende bilde Dersom du svarer Nei, blir data kun sendt Storlogen for kontroll, og du kommer tilbake til startbildet. Dersom du svarer Ja, får du følgende bilde Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 22 av 98 sider

23 NB: E-post adresse til logens DSS og Sekretær i Leiren truls@faxe.no som vedkommende loge tilhører kommer automatisk i Til feltet (Dersom du ikke ønsker å sende til en av dem, kan du stryke dem fra adresselisten) Du kan legge til adresser i Til feltet og i Kopi feltet. Du kan og fjerne adresser som kommer automatisk opp (enten til DSS eller til leirens sekretær). NB: Dersom du fjerner en adressat MÅ ; (semikolon) også fjernes. Det er lurt å legge inn egen adresse i til-feltet eller kopi-feltet. Da vil du få en kopi, og dermed vil du være sikker på at e-post er sendt, og kan lagre korrespondansen. Dersom du skal sende til flere adresser, må disse skilles med semikolon; Du kan legge inn adresser til andre i egen loge (f. eks. Kasserer) i Kopi-feltet. Du kan også legge inn ekstra opplysninger i tekstfeltet, som vist her (øverste teksten): Send, får du følgene melding Trykk på OK, og du er tilbake på Startsiden. Du får da kopi inn i egen e-post dersom du har tatt med egen e-post adresse, og kan dermed sjekke at denne er gått i postsystemet. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 23 av 98 sider

24 TIPS: Du kan og gå inn i Logg og se at det er lagt til godkjenning i Storlogen, og senere se når den blir godkjent 4.3 Gjenopptakelse Dersom et tidligere medlem ønsker gjenopptakelse brukes (Du får automatisk opp egen loge, men kan velge annen loge ved å bruke ). og du får følgende: Legg inn navnet på den som skal gjenopptas, og bruk Søk. og bruk Velg TIPS: Finner du ikke navnet, så søk på deler av navnet, da du kanskje staver det litt feil. Du får opp vedkommendes data og følgende bilde fylles ut: Legg inn dato for gjenopptakelse,. og eventuelt inn andre relevante data, og velg Lagre. NB: Gjenopptakelsesdato er dato som ballott er avholdt i logen Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 24 av 98 sider

25 Du får da følgende melding Velg Nei, og du kommer tilbake til hovedmenyen. Dersom du velger Ja, kan du sende melding som tidligere vist. TIPS: Du kan gå inn i og se at meldingen er sendt Storlogen Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 25 av 98 sider

26 4.4 Overgang fra annen loge Ved overgang fra annen loge er det mottakene loge som skal legge inn i Focus, Bruk, så får du opp følgende bilde der du legger inn Navn (og eventuelt loge) og finn den som har fått innvilget overgang. Og bruk Søk Bruk Velg, og du får følgende ++ for hele bildet Legg inn overgangsdato og andre relevante data, og velg Lagre. Overgangsdato er avstemningsdato i logen som mottar medlemmet. Og bruk Lagre, og du får følgende bilde Velg Nei, og du kommer tilbake til hovedmenyen. Dersom du velger Ja, kan du sende melding som tidligere vist. TIPS: Du kan og gå inn i Logg og se at det er lagt til godkjenning i Storlogen, og se når den blir godkjent Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 26 av 98 sider

27 4.5 Opphør av medlemskap Ved opphør av medlemskap brukes Legg inn aktuelt navn (eller gå ned til korrekt navn og bruk Velg)og bruk Start søk, og data om vedkommende kommer da opp: Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 27 av 98 sider

28 De nødvendige data legges inn, dato og årsak, og du bruker Send data. (NB: Opphørsdato dato for 2. gangs referering i logen) ( 34 Avgangskort er ikke i bruk lenger. Dette ble vedtatt på Storlogemøte i 2005). Send data får du følgende: Velg Nei, og du kommer tilbake til hovedmenyen. Dersom du velger Ja, kan du sende melding som tidligere vist. om vedkommende er medlem av leir, skal leiren ha beskjed om opphør av medlemskap. TIPS: Du kan gå inn i Logg og se at det er lagt til godkjenning i Storlogen, og se når den blir godkjent. NB: Dersom medlemmet ikke har betalt sin medlemskontingent i loge eller leir, eventuelt at Skm ikke har bokført innbetalingen, får du ikke meldt ut medlemmet. Du får da opp følgende bilde Du må da ta kontakt med Skm i egen loge og eventuelt Skm i den leir medlemmet er i, slik at de kan få gjort opp kontoen. Når dette er gjort må de gi tilbakemelding til Sekretær om dette. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 28 av 98 sider

29 4.6 Dødsfall Ved dødsfall brukes, og følgende fylles bilde ut ++ for resten av logen Du kan enten legge inn navnet og søke, eller pek/trykk foran navnet Legg inn aktuelt navn, bruk Start søk, og data om vedkommende kommer da opp: Legg inn korrekte dato. Logens bankkontonummer kommer automatisk. Dersom du legger inn et annet kontonummer, blir dette rettet opp av Storlogen, og vil deretter bli benyttet som logens kontonummer og velg Send data. Velg Nei, og du kommer tilbake til hovedmenyen.. Dersom du velger Ja, kan du sende melding som tidligere vist TIPS: Du kan og gå inn i Logg og se at det er lagt til godkjenning i Storlogen, og se når den blir godkjent. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 29 av 98 sider

30 NB: Dersom medlemmet ikke har betalt sin medlemskontingent i loge eller leir, eventuelt at Skm ikke har bokført innbetalingen, får du ikke meldt ut medlemmet. Du får da opp følgende bilde Du må da ta kontakt med Skm i egen loge og eventuelt Skm i den leir medlemmet er i, slik at de kan få gjort opp kontoen. Når dette er gjort må de gi tilbakemelding til Sekretær om dette. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 30 av 98 sider

31 4.7 Veteranjuvel - søknad Ved søknad om Veteranjuvel brukes får du følgende og du kan søke opp aktuell person, eller bruk Velg ut for rette valgt person Ønsket dato for tildeling av Veteranjuvel legges inn. NB: Kriterier for tildeling må være oppfylt. E-postadressen din legges automatisk inn og du får svar via e-post. Det blir sendt kopi av svaret til DSS pr. e-post, eventuelt med post. og bruk Send data. Velg OK, og du kommer tilbake til hovedmenyen. Ved å gå inn i Logg får du opp følgende, og ser at søknaden ligger til godkjenning; Her ser du at søknaden en sendt, og ligger med Status Til godkjenning. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 31 av 98 sider

32 4.8 Veteranjuvel - tildelt Ved tildelt Veteranjuvel brukes +++ for resten av logen Du kan søke opp aktuell person, eller bruke Velg ut for navnet, og får følgende Fyll ut dato for tildeling, og hvilken Veteranjuvel som er tildelt. og bruk Send data. Du får da tilbake Velg Nei, og du kommer tilbake til hovedmenyen.. Dersom du velger Ja, kan du sende melding som tidligere vist Du kan gå inn i Logg og se at det er lagt til godkjenning i Storlogen, og se når den blir godkjent. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 32 av 98 sider

33 4.9 Loge - Embedsmenn Innlegging av embedsmenn for kommende periode For å legge inn Embedsmenn i logen får du opp følgende når du bruker (Liste som viser alle embeder i logen, dersom det er lagt inn full liste. Ellers vises det som er lagt inn) TIPS: Det er fullt mulig å registrere neste periodes embedsmenn før selve installasjon har funnet sted. Velg Embedsmenn - trykk så på knappen Registrer. Velg ett og ett embede og velg person til embede, samt dato og periode. Dere kan bruke selve Installasjonsdatoen, eller slik Storlogen har benyttet tidligere. Listen over nye embedsmenn vil ikke synes før datoen dere har lagt inn for embedsperioden er passert. NB!!! Ikke trykk "slett" på listen over eksisterende Embedsmenn. Da slettes registrering av embedsperioden på personen. Endre brukes KUN hvis en sluttdato skal endres Slett brukes KUN ved feilregistrering Du kan registre ved å velge fra dette bildet, eller fra Startsiden ved å peke/trykke på den. og bruk så får du og kan komme til Registrering ved å bruke får du opp Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 33 av 98 sider

34 ut for det embede du vil legge inn, får du opp (det er her valgt Sanger) +++ for resten av logen ut for den person som skal legges inn får du (det er her valgt Christoffersen Terje Jan) Legg inn Installert dato, og periode (bruk så får du opp valg på dato/måned/år ): Og bruk Dersom du velger Ja, sendes det e-post til DSS og leir som tidligere vist. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 34 av 98 sider

35 TIPS: Det anbefales at det velges Nei dersom dette er en registrering i forbindelse med at alle Embedsmenn blir lagt inn ved Installasjon av nytt Embedskolliegie (Det blir ellers veldig mange e-poster til DSS og leir). Det er bedre å gå sende EN epost når du registerer det siste embedet du skal legge inn, og ta med i den hvem som er installert for kommende embedsperiode. Se også kapittelet 4.10 Utskrift av fungerende embedsmenn som angir en annen måte å informere DSS. Dersom det er en enkeltinstallasjon i en embedsperiode kan det sendes kopi til DSS og leir dersom det et Embede som de bør vite at det er installert en ny Embedsmann i. Dersom du bruker får du opp følgende bilde, der du kan se at registreringen er gått bra: Du kan også bruke, og sjekke at endringen er registrert: Som det fremgår er endringen av automatisk Lagret, da dette er en registrering som ikke krever godkjenning av Storlogen. For embeder som krever godkjenning fra Storlogen vil de bli stående med Til godkjenning inntil de er godkjent og det vil da stå Godkjent. NB: Når det er registrert inn Embedsmenn for en ny periode, lagres det forrige Embedskollegiet AUTOMATISK under Historikk. Det er derfor viktig at du ikke sletter eller endrer data for det forrige kollegiet. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 35 av 98 sider

36 Når du står i bildet E-post til embedsmenn kan du sende e-post til alle eller enkelte av medlemmene i Embedskollegiet. Dersom du bruker i får du opp følgende E-post adressen til alle embedsmenn med registrert e-post adresse kommer opp. Du kan da legge inn tekst, og eventuelt legge ved filer. Som det fremgår er adressen her lagt inn i Blindkopi. Det minsker risikoen for at e- posten senere kan misbrukes til å sende Spam-mail. Ulempen er at de som får e-posten ikke kan se hvem andre den er gått til. Dersom du ønsker det, kan du bruke til-feltet, og da vil alle se hvem som har fått e-posten. (stå i Blindkopi feltet der adressene er, bruk ctrl/a (merker alle), ctrl/x (klipper ut alle) og gå til TIL feltet og bruk ctrl/v (kopierer inn alle) Legg så inn Emne og skriv inn tekst/legg med vedlegg som vanlig ved e-post utsendelser. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 36 av 98 sider

37 4.9.3 Sletting av innlagt embedsmann Dersom du under innlegging av embedsmenn legger inn en feil person, kan du slette vedkommende, og deretter legge inn korrekt person. NB: Dette skal kun brukes du har valgt feil medlem under innleggingen. Stå i bildet ++ Sett markøren på den som skal slettes (her Sanger Jan Arne Flattun) Du får følgende bilde Ved å svare Ja ser vi at Flattun er slettet som Sanger Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 37 av 98 sider

38 4.9.4 Endring av funksjonsperiode for embedsmann Dersom du skal endre periode for en embedsmann gjøres det på følgende måte: (Dette brukes dersom en embedsmann må tre ut av sitt embede før embedsperioden er over, dør, eller forlenger embedsperioden med 2 nye år). Bruk følgende bilde, for her å endre periode for Sekretær Jan Arne Flattun: Marker i for den Embedsmann du ønsker å endre for. Som det fremgår åpnes datoene Legg inn nye datoer, og bruk Lagre Og den nye perioden er lagt inn. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 38 av 98 sider

39 4.10 Utskrift av fungerende embedsmenn Når du står i i bildet med Embeder, og i Aktive får du opp liste over fungerende embedsmenn +++ for øvrige embedsmenn får du opp følgende bilde Du kan da lett lage en e-post til de som er registrert med e-post adresse. Legg inn emne og tekst som vanlig for e-post og bruk send. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 39 av 98 sider

40 Skriv ut får du en utskrift av fungerende embedsmenn. (Som det fremgår skrives det til en PDF fil, og ikke direkte til din skriver) ++ for resten av embedsmennene. Du kan skrive ut listen, eller lagre den på din maskin TIPS: Når du har lagret den, kan du etter Installasjoner sende en mail til DSS, der du vedlegger denne som et dokument, for å opplyse om hvem som valgt som logens embedsmenn for kommende periode. Du kan enten sende den som en e-post som tidligere beskrevet, eller rett fra utskriften der du nå står. Dette kan gjøres ved å bruke som vises i linjen Du får da opp og bruk Legg da inn i Til-adresse og legg eventuelt inn noe tekst i tekstfeltet Og bruk Send som vanlig. Vedkommende vil da få dette i sin innboks Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 40 av 98 sider

41 og kan hente opp dokumentet +++ for resten. og lagre/skrive ut etc Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 41 av 98 sider

42 Liste over embedsmenn (aktive og historikk) Denne funksjonen kan bl.a. brukes til å finne hvem som er valgbare til foreslåtte embeder. Du kan liste opp Aktive embedsmenn i logen eller ta opp Historikk over embedsmennene fra bildet (Funksjonen for Aktive embedsmenn er vist i 4.10) får du opp følgende: Du kan du ta et utvalg av de embeder som du ønsker vist. Det er her valgt Overmester, men du kan ta ut for ett eller flere embeder i ett søk. Du merker da av for det embede du ønsker og bruker. Du får da opp: +++ for de øvrige Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 42 av 98 sider

43 Skriv ut, får du TIPS: Det blir en side for hvert embede du har valgt TIPS: Disse listene vil spesielt være nyttige for Nominasjonsnevnden. Listene kan skrives ut, eller lagres på din datamaskin (og så sendes som vedlegg i e-post). Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 43 av 98 sider

44 4.11 Loge nevnder og komiteer I kan du legge inn komiteer, nevnder og medlemmer i nevndene Valgte nevnder Valgte nevnder er i henhold til Lov for Odd Fellow Ordenen, og er obligatorisk for alle loger. Du kan i tillegg opprette egne Valgte nevnder. Bruk for den nevnd som du ønsker å legge inn medlemmer i (her er valgt Focus test) Du får da opp aktive medlemmer i den nevnden du valgte: Ved å stå på ett av feltene og trykke på feltet, så endrer sorteringen seg, ved at de vekselvis vi bli sortert stigende eller synkende for hver gang du trykker på dem. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 44 av 98 sider

45 kan du sende e-post til de i nevnden som har e-post adresse Du kan da legge inn Emne, tekst og eventuelle filer og sende ut. kan du ta ut etiketter til samtlige i den nevnden du har valgt Ved å velge Liste, får du en liste over de som er medlemmer i nevnden Denne kan skives ut, lagres på din PC, og legges som vedlegg i e-post. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 45 av 98 sider

46 NB: Når det er registrert inn medlemmer i nevnder for en ny periode, lagres de forrige medlemmene AUTOMATISK under Historikk. Det er derfor viktig at du IKKE sletter eller endrer data for det forrige kollegiet. Ved å markere får du opp tidligere medlemmer av nevnden. Endre ut for et av medlemmene, kan du for eksempel legge inn vervet til det enkelte medlem (leder, sekretær, medlem), eller endre periode Vi har her åpnet for Alpers. får du opp valgene Velg det som er korrekt, (her er valgt Kasserer og endret fra-dato for perioden). og velg Lagre Endringen blir da lagret. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 46 av 98 sider

47 Legge inn nye Medlemmer i komite/nevnd. I bildet som viser alle nevnder velger du den nevnd som du ønsker å legge inn person i ved først ved å bruke Bruk, og du får følgende TIPS: Logens medlemmer fremkommer ved å bruke slik at logens medlemmer vises. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 47 av 98 sider

48 Velg person (det er her valgt Bjaarstad) Legg inn Verv og datoer Bruk Lagre, og vedkommende er lagt inn Du kan så legge inn øvrige medlemmer i nevnden ved å bruke Legg til person, eller bruke Avslutt og komme tilbake til hovedmeny, eller velge en annen nevnd for oppdatering. TIPS: Dersom et medlem slutter i nevnden, før embedsperioden er over, kan du legge inn ny sluttdato. Da blir vedkommende stående med navnet sitt i nevnden, og på den måten bygger du opp historikk for hvem som har vært med i nevnden., kan du legge inn tidligere medlemmer i komiteene, slik at logen etter hvert kan bygge seg opp et elektronisk kartotek over alle som har vært i nevnd/komite, og når de har vært der. Du legger til personer som vist for Aktive medlemmer i nevnden. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 48 av 98 sider

49 Oppretting av egne Valgte nevnder kan logen legge inne egne valgte nevnder. Legg inn Navn og Beskrivelse på nevnden (Ny testnevnd) og bruk Lagre Den nye nevnden kommer da med i listen, og du kan legge inn endringer som forklart over Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 49 av 98 sider

50 Utnevnt komite/nevnd Du kan legge inn utnevnte komiteer eller nevnder i ved å legge markør i Du får da en liste over allerede innlagte komiteer/nevnder: Bruk Ny utnevnt komite/nevnd. Du kan da legge inn komite/nevnd med navn og beskrivelse: Bruk Lagre, og den nye komite/nevnd fremkommer i listen Flere medlemmer kan legges inn. Du kan for den enkelte person gå inn og Endre, Slette (vedkommende fra komiteen), eller Gå til person (du kommer da til kortet for vedkommende).. Dersom du ønsker å legge inn medlemmer som har vært med i spill, kan du opprette dette som en komite/nevnd, men bruk da navnet på det spillet/spill-nevnd som du ønsker å bruke. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 50 av 98 sider

51 Skriv ut alle aktive i nevnd eller komite får du: Dersom du står i og bruker Skriv ut alle aktive, får du en PDF-fil med alle aktive i Valgte og Utnevnte nevnder (her er bare tatt med et utvalg) Som det fremgår er det ikke lagt inn hvilket verv det enkelte medlem har: +++ for resten av nevndene Filen kan skrives ut, eller lagres på din maskin ( ). ( Lagre kopi blir den lagret som en PDF-fil, ikke word-fil) Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 51 av 98 sider

52 Lage etiketter for medlemmer i nevnd og komite Ved å stå i bildet for den nevnd du ønsker å lage etiketter for, ved å bruke Gå til nevnd, får du opp en PDF-fil som kan brukes til å skrive ut etiketter for utsendinger til medlemmene i nevnden/komiteen: Etikettene kan da skrives ut TIPS: Feltet MÅ endres til, slik at sideskiftet blir riktig, når du skal skrive ut etiketter. Dersom du ikke gjør de, vil du oppleve at siden sklir når du skriver dem ut, og de vil komme feil på siden. Denne rammen dukker opp når du står i utskriftsbildet (har brukt ). Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 52 av 98 sider

53 Lage liste over medlemmer i den enkelte nevnd/komite Dersom du står har valgt en nevnd (her Finansnevnd) kan du velge mellom Aktiv og Historikk, og få liste over medlemmene i nevnden, ved å bruke. Og bruker Liste kan du få en PDF fil med liste over alle aktive medlemmene i nevnden/komiteen Du kan sende E-post, lage Etiketter, ta ut Liste og Legg til person som vist i forrige kapittel. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 53 av 98 sider

54 5 Lage dokumenter til medlem For å lage dokumenter/brev til et medlem går du inn på siden for medlemmet du vil lage dokument til. Det er her valgt Flattun, og velger det (I bildet over er det allerede lagret dokumenter, og da kommer Dokumenter er lagret frem.) På kartotekkort der det ikke er laget dokumenter allerede, får du opp: vedkommende person): får du opp følgende bilde (dersom du ikke har lagt inn noen dokumenter på Dersom du allerede har lagt inn dokumenter på vedkommende person får du følgende bilde: Du kan da Endre teksten i brevet, Slette brevet, Vis tekst (sjekke om teksten er blitt slik du ønsker), og skrive ut Med segl (logens segl hentes da opp) eller skrive ut Uten segl (dersom man allerede har ark med som inneholder segl). Dette forklares etter hvert. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 54 av 98 sider

55 6 Lage Dokumenter til medlem eller andre 6.1 Dokumenter kun til medlemmer Ved å gå til og velge kan du lage dokumenter til medlemmer og til andre. Du får da opp følgende: Her vises det under at det er laget tre dokumenter til medlemmene får du følgende bilde,der du kan søke opp det medlemmet du vil lage et dokument til. (Skriv inn navnet og bruk Søk) Bruk Velg foran navnet, og du får opp følgende: Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 55 av 98 sider

56 Du kan da gå til i Velg mal, og du får opp følgende valg: Du kan da velge mellom de malene som allerede er innlagt (fra Storlogen eller fra logen) eller velge Tomt dokument. I Tomt dokument kan du legge inn den teksten du selv ønsker. Som det fremgår er dette et helt tomt dokument, og du må her legge inn Beskrivelse (navnet på dokumentet) adresse, tekst og underskrift selv. Lagre, blir dokumentet lagret under vedkommende medlem. (Utskrift forklares senere i Brukerveiledningen). Det vises ved å se under på startsiden Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 56 av 98 sider

57 Det vises også hvis du under under velger den person dokumentet er skrevet til, og ser Når du står i Dokumenter, og har valgt en person (her er valgt Flattun) kan du lage et nytt dokument til vedkommende. i malen i Velg mal, og velge Rekommandert brev ifm uttreden av Ordenen får du opp følgene tekst Du kan da gå inn og endre Beskrivelsen og teksten og lagre brevet, som for malen Tomt dokument eller skrive det ut. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 57 av 98 sider

58 i Velg mal, og velge Innkalling til VeJu tildeling får du opp følgene tekst i malen: Du kan da gå inn og endre Beskrivelsen og teksten og lagre brevet, som for malen Tomt dokument eller skrive det ut i Velg mal, og velge Innkalling gradspassering får du opp følgene tekst i malen: Du kan da gå inn og endre Beskrivelsen og teksten (husk å ta bort GALLA dersom det ikke skal være det) og lagre brevet, som for malen Tomt dokument eller skrive det ut. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 58 av 98 sider

59 i Velg mal, og velge Sertifikat for overgang får du opp følgene tekst i malen: Du kan da gå inn og endre Beskrivelsen og teksten og lagre brevet, som for malen Tomt dokument, eller skrive det ut malen: i Velg mal, og velge Rekommandert brev ifm kontingentrestanse får du opp følgene tekst i Du kan da gå inn og endre Beskrivelsen og teksten og lagre brevet, som for malen Tomt dokument eller skrive det ut. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 59 av 98 sider

60 Dersom logen har laget egne maler kan du ved å bruke i Velg mal, og (her ) velge Testmal i Focus - jubileum får du opp følgene tekst i malen: Du kan da gå inn og endre teksten, lagre brevet og legge inn beskrivelse, som for malen Tomt dokument. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 60 av 98 sider

61 6.2 Dokumenter til andre Dersom du skal lage dokumenter til andre enn medlemmer i egen loge, kan du bruke. Du får da en liste over dokumenter som allerede er laget. Dersom du skal lage ett nytt dokument bruker du. Du får da opp Du lager dokumenter på samme måte som for Dokumenter kun for egen medlemmer, og du har samme maler og muligheter, men som det fremgår så er dette en måte å skille mellom dokumenter til medlemmer og til andre. Dokumenter som er lagret under Dokumenter kun for egne medlemmer vil som tidligere bli lagret for det enkelte medlem under Personopplysninger Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 61 av 98 sider

62 6.3 Logens egne maler Du kan også lage egen dokumentmaler, som for eksempel kan brukes ved spesielle anledninger. Egne maler kan bruke både til å lage dokumenter til egne medlemmer og til andre. Dersom du skal lage en mal som skal sendes mange som ikke er medlemmer i logen, kan du lage en mal som forklart her Logens egne maler med tekstinnlegging Gå til, og ved å bruke kan du gå inn i Navn og gi malen det navnet du ønsker, samt legge inn tekst. (se også Kapt for lage en mal der du får med navn, adresse, underskrift etc automatisk) Som du ser er nå den nye malen med i listen, etter at vi har brukt Lagre. Dersom du nå går til fra og velger medlem du vil sende brev til, du vil ved å bruke Velg (her Flattun) får du opp alle malene, og kan velge den Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 62 av 98 sider

63 Her valgte Eksempel i Brukerveiledning Og bruker så er dokumentet lagret under Dokumenter. Og ved å velge Skriv ut kan du velge Se Kapittel 7 for hvordan du skriver ut. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 63 av 98 sider

64 og på det enkelte medlem (ved å hente opp Personopplysninger og ) Dokumentet er da lagret på medlemmet. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 64 av 98 sider

65 6.3.2 Logens egne maler - med automatisk innhenting av dato, sted, signatur etc Dersom du skal sende ut et dokument/brev etc til mange av logens medlemmer f eks i forbindelse med spesielle møter, så kan få lage et dokument som automatisk henter opp dato, sted, signatur etc. Du bruker da og og bruk får da opp alle de forhåndsinnlagte malene. Velg og du får opp Kopier (ctrl/c) alt som står inne i tekstfeltet (pass på at du får med alt). Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 65 av 98 sider

66 Gå tilbake, og gå til og velg Du får da opp malen, og kan legge inn det navnet du ønsker (her brev om julemøte) Lim så inn den teksten du kopierte Og bruk Lagre (før du lagrer bytter du ut selve teksten med den teksten du vil ha, men pass på at du ikke endrer i.) Den fremkommer da i oversikten over Logens egne maler Når du nå skal sende ut brev til et medlem bruker du Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 66 av 98 sider

67 Bruk og Du får som før opp alle medlemmer i logen, og kan søke eller velge ett medlem (her Flattun) Du får da opp malene, og velger som før vist Velg Brev om julemøte, og du får opp Som det fremgår kommer nå navn, adresse etc automatisk (og du får den teksten du selv har valgt her står fortsatt forklaringen) ) Bruk Lagre og brevet vises i oversikten Du kan da Endre, Slette, Vise eller Skrive det ut. Brevet vil som før vist bli lagret på dokumentkortet til medlemmet. Dette er en fin funksjon dersom du skal sende brev til flere medlemmer med samme tekst, da du slipper å finne adresse etc til hvert medlem. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 67 av 98 sider

68 6.4 Slette dokumenter Dersom du skal slette et dokument tar du opp dokumentlisten. Du går du til på det dokumentet som du vil slette og får følgende Svarer du får du opp følgende, som viser at dokumentet er blitt borte: Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 68 av 98 sider

69 7 Utskrift av dokumenter under får du opp følgende: Du kan da velge om du vil se Dokumenter kun til logens medlemmer eller Dokumenter til andre. Her er valgt å ta utskrifter fra dokumentet og Dokumenter til andre (Merk at det ikke er endret tekst, det er kun mal-teksten som er hentet her) Du går da til, og får opp Du kan da velge om du vil ta utskrift Med segl eller Uten segl. Du kan også velge om du vil ha den i pdfformat, word eller som E-post. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 69 av 98 sider

70 Dersom du velger og får du opp Legg inn din e-post adresse i Fra og Til, og bruk Du bør i tillegg legge inn tekst i tekstfeltet som forklarer litt om hva som sendes ut. får du etiketter som kan brukes til utsendingen. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 70 av 98 sider

71 7.1 Dokument med segl og i pdf Adobe Acrobat Vi velger Innkalling til VeJu tildeling, Med segl og pdf - Adobe Acrobat. Ved å velge Skriv ut får du følgende på skjermen (det går ikke direkte til din skriver): Du kan da lagre filen på din PC, eller skrive den ut på skriver. Legg merke til at en Pdf fil ikke lar seg endre når den er lagret i pdf-format. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 71 av 98 sider

72 7.2 Dokument uten segl og i pdf Adobe Acrobat Vi velger Innkalling til VeJu tildeling, Uten segl og pdf - Adobe Acrobat. Dersom logen har brevark med fortrykt segl er dette en utskriftsform som kan brukes. Du får da opp følgende (hele utskriften er ikke med): Du kan da lagre filen på din PC, eller skrive den ut på skriver. Legg merke til at en Pdf fil ikke lar seg endre når den er lagret i pdf-format. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 72 av 98 sider

73 7.3 Dokument med segl og i word Vi velger Innkalling til VeJu tildeling, Med segl og word. Du kan da velge om du vil Åpne eller Lagre dokumentet. Dersom du velger Åpne får du opp følgende (hele utskriften er ikke med): Ved å velge word kan du redigere i dokumentet dersom før utskrift og etter at det er lagret. Du kan da skrive ut på egen skriver. Word, kan du redigere i filen etter at den er lagret. Dersom du velger Lagre må du må da velge navn på dokumentet, hvor du vil lagre det. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 73 av 98 sider

74 7.4 Dokument uten segl og i word Vi velger Innkalling til VeJu tildeling, Uten segl og word.. Du kan da velge om du vil Åpne eller Lagre dokumentet. Dersom du velger Åpne får du opp følgende (hele utskriften er ikke med): Ved å velge word kan du redigere i dokumentet før utskrift og etter at det er lagret. Du kan da skrive ut på egen skriver Dersom du velger Lagre må du da velge navn på dokumentet, hvor du vil lagre det. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 74 av 98 sider

75 7.5 Dokument med segl og som E-post. Velg Du kan da legge inn Emne og skrive en forklaring i feltet under. Så legger du inn e-post adressene til de som skal ha dokumentet. Som det framgår er det ingen adresser i Fra, Til og Kopi, og du må legge inn e-post adresse til de som skal ha det. I Fra-feltet legger du inn egen e-post-adresse. Dersom du skal sende et dokument, men uten Segl, gjøres det på samme måte som beskrevet ovenfor. Fyll ut relevante data, og bruk, og dokumentet blir med som et vedlegg. Du får da følgende melding: Vedkommende du har sendt til får da dette i sin e-postboks: Vedkommende henter den opp på vanlig måte. Da kommer emne og friteksten med, og vedlegget er en pdf-fil: Vedlegget åpnes på vanlig måte: Dokumentet kan lagres og skrives ut på vanlig måte. Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 75 av 98 sider

76 8 Protokoll får du opp tidligere innlagte Protokoller Og du kan Endre, Skrive ut eller Slette tidligere innlagte protokoller Protokoll logemøte innlegging ny protokoll Denne funksjonen kan brukes til å lagre protokoll for loge/leirmøte og kollegiemøter. Protokollene blir da lagret slik at fremtidige embedskollegier lett kan gjenfinne dem. og får du opp Du kan da legge inn dato/møtenummer/møtested og klokkeslett (merk at det er dagens dato som kommer opp, pass på å endre den til møtedato). NB: Dersom du har brukt et tekstbehandlingssystem (f eks word kan du kopiere teksten og lime den inn her). Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 76 av 98 sider

77 får du Og kan senere eller protokollen. får du opp dokumentet og kan redigere i det. (Husk å lagre etter endringen). Brukerveiledning Sekretær versjon des 2009 Side 77 av 98 sider