e-valg 2011 Systemløsning til forsøk med elektronisk stemmegivning i Norge i 2011

Transkript

1 e-valg 2011 Systemløsning til forsøk med elektronisk stemmegivning i Norge i 2011 Kvalifikasjonsgrunnlag Versjon: V Konkurransepreget dialog (FOA Del III) Sak nr. 09/564 Postadresse Kontoradresse Telefon: Internett Saksbehandler: Postboks 8112 Dep Akersgata 59 (R5) Henrik Nore 0032 Oslo Telefaks E-post: Telefon: henrik.nore@krd.dep.no

2 Innholdsfortegnelse Kvalifikasjonsgrunnlag Innledning Bakgrunn e-valg E-valg 2011prosjektet Prosjektplan Hovedmål for prosjektet Generelt om denne anskaffelsen Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kompetanse som finnes på oppdragsgiversiden i prosjektet Overordnet beskrivelse av løsningen Foreløpig funksjonell beskrivelse Foreløpig teknisk beskrivelse Anskaffelsesprosessen Informasjon om anskaffelsesprosessen Planlagt framdrift Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Omfang Språk Spørsmål til forespørselen Tidsfrister Presentasjon av kvalifikasjonsgrunnlaget Prosjekt WEB Kostnader Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Aksept av vilkår Innlevering av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonskrav Attester for betaling av skatter og avgifter Egenerklæringer Juridisk stilling: Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Foretakets Kapasitet Leverandørens team i dialogfasen Søknads utforming Tildelingskriterier ved avsluttende anbudskonkurranse Krav søknadsutforming...22 Vedleggsoversikt...22 Side 2 av 22

3 Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning 1.1 Bakgrunn e-valg Det skal gjennomføres forsøk med elektronisk stemmegivning (e-valg) ved kommunestyreog fylkestingsvalget i I denne forbindelse skal det utarbeides en løsning for elektronisk stemmegivning ved forhåndsstemmegivning og stemmegivning på valgtinget (valgdagen). Valgløsningen skal utarbeides i tråd med demokratiske prinsipper, og vil kreve en grundig vurdering av både nasjonal og internasjonal lovgivning som har betydning for elektronisk stemmegivning, og hvilke krav som skal settes til forsøket i Det skal utarbeides bestemmelser om hvordan forsøket skal gjennomføres. Valgløsningen skal ivareta prinsippet om at velgerne skal velge sine representanter ved frie, direkte og hemmelige valg. Etablering og gjennomføring av forsøk med elektronisk stemmegivning innebærer betydelige utfordringer med hensyn til sikkerhet, nøyaktighet og ivaretakelse av velgernes tillit. Rapporten "Elektronisk stemmegivning utfordringer og muligheter" fra 2006 beskriver problemstillingen knyttet til e-valg. Den kan lastes ned fra E-valg skal være et alternativ til det papirbaserte kommunestyre- og fylkestingsvalget i utvalgte kommuner i Valg skal gjennomføres i henhold til bestemmelser i valgloven og valgforskriften. Regelverket finnes på E-valg 2011prosjektet Prosjektet har et direktiv for prosjektgjennomføringen. Dette beskriver prosjektet og er lagt ved i vedlegg 1. Et utdrag er dette er tatt med i dette kapittel. Stortinget har ved behandlingen av statsbudsjettet for 2008 gitt sin tilslutning til at det skal gjennomføres forsøk med elektronisk valg ved kommunevalget i Det er etablert et prosjekt E-valg 2011 i regi av Kommunalavdelingen i Kommunal- og regionaldepartementet, som også er ansvarlig for den tradisjonelle papirbaserte valggjennomføringen (p-valg). Prosjektet er etablert og planen er at departementet skal bygge opp kompetanse som eier og forvalter av en e-valgsløsning. Fast prosjektbemanning er 5 personer ansatt i departementet for hele prosjektperioden fram til juli I tillegg vil prosjektet få bistand fra personer i departementet som er ansvarlig for gjennomføringen av det ordinære p-valget. I tillegg til de 5 ansatte i prosjektet, skal det leies inn kompetanse som avrop på inngåtte rammeavtaler (inngått januar 2009). Til sammen vil de ansatte og innleide konsulenter utgjøre prosjektteamet. Prosjektteamet vil ha ansvar for spesifikasjon, anskaffelse og innføring av løsning samt ansvar for implementering av rutiner og regelverk for e-valg. En skisse til prosjektorganisasjon er vist under: Side 3 av 22

4 Prosjekt: E-valg 2011 Kommunal- og regionaldepartementet Styringsgruppe Leder dep.råd: Eivind Dale Eksp.sjef : Gunnar Andresen Eksp.sjef : Anne Nafstad Lyftingsmo Oppdragsansvarlig : Hans Petter Gravdahl Leder Valgteam: Marianne Riise 3.parts eksten kvalitetssikring Politisk referansegruppe Prosjektleder E-valg 2011 Henrik Nore Faglig Referansegruppe Valgteam ordinære valg Marianne Riise Regelverk ivaretas av valgteam Prosjekt-Økonomi Rutiner/Innføring Kristin Skorpen Sikkerhet-Teknisk løsning Christian Bull Informasjon Ragnhild Indreeide Funksjonell e-valgsløsning Camilla Dahl Innføringsansvarlig testkommune 1 Innføringsansvarlig testkommune 2 Innføringsansvarlig testkommune 3.. -Kompetanse fra kommunene -Innleid -Kompetanse fra kommunene -Innleid -Kompetanse fra kommunene -Innleid 1.3 Prosjektplan En foreløpig prosjektplan som viser hovedfasene, er vist under. Hovedmilepæler des 2009 Kontrakts- Inngåelse E-valgsløsning sep 2010 Uttesting i Ikke-bindende e-valg Kommune x okt 2010 Uttesting i Ikke-bindende e-valg Kommune Y nov 2010 Uttesting i Ikke-bindende e-valg Kommune z september 2011 Kommunestyre og fylkestingsvalg E-valg i utvalgte kommuner og for utvalgte grupper okt. 08 jan. 09 apr. 09 jul. 09 okt. 09 jan. 10 apr. 10 jul. 10 okt. 10 jan. 11 apr. 11 jul. 11 okt. 11 jan. 12 apr. 12 aug sep. 08 Prosjektplanlegging okt jan. 09 Bemanne mottakspeosjekt -Rammeavtaler -Ansettelser feb nov. 09 Anskaffe/Spesifisere løsning (konkurransepreget dialog) des jul. 10 Utviklle eller tilpasse løsning aug des. 10 Uttesting (Aksept+pilot) jan sep. 11 Innføring/opplæring sep jun. 12 Evaluering og planlegging full innføring Side 4 av 22

5 1.4 Hovedmål for prosjektet Hovedmål for prosjektet er å etablere en sikker elektronisk valgløsning for stortings-, kommunestyre- og fylkestingsvalg. E-valgløsningen skal gjøre det enklere å stemme, samt gi bedre tilgjengelighet enn dagens papirbaserte stemmegivning. Løsningen skal sikre en rask valggjennomføring med effektiv ressursbruk i kommunene, samt legge til rette for utøvelse av direktedemokrati. Dagens høye troverdighet til valggjennomføring, basert på prinsipp om hemmelig valg, skal opprettholdes. Se forøvrig vedlagte prosjektdirektiv 2 Generelt om denne anskaffelsen Denne anskaffelsen gjelder for programvareløsning og konsulenttjenester knyttet til tilpassing/utvikling av løsningen. En nærmere beskrivelse av leveransene gis i kapittel 3. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Anskaffelse vil bli foretatt etter prosedyren Konkurransepreget dialog. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt ved den avsluttende anbudsprosedyren ved gjennomføring av konkurransepreget dialog. For mer om anskaffelsesprosessen se kapittel 4. Vi oppfordrer leverandørene på det sterkeste til å levere kvalifikasjonssøknad basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget, jf. kap. 5.3 Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag, skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2.1 Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kvalifikasjonsgrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Kvalifikasjonsdokument (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Vedlegg 1 Prosjektdirektiv Vedlegg 2 Mal for tilbud excel Vedlegg 3 Mal for tilbud Word Vedlegg 4 HMS egenerklæring Vedlegg 5 Valgloven Vedlegg 6 Prosjektrapport 2006 Vedlegg 7 Europarådets rekommandasjon for e-valg (Rec(2004)11) Vedlegg 8 Beskrivelse av Norsk valggjennomføring 2.2 Kompetanse som finnes på oppdragsgiversiden i prosjektet Tabellen under beskriver hvilke kompetanseområder som det allerede er inngått rammeavtale på for å støtte departementets prosjektteam. Side 5 av 22

6 Område O-1 ITinnførin g O-1 ITinnførin g O-1 ITinnførin g O-1 ITinnførin g 2-ITspesifik a-sjon 2-ITspesifik a-sjon O-4 Drift O-5 Sharep oint O-6 Kvalitet s- sikring Etterspurt fagkompetanse Delprosjektledel se Funksjonell spesifikasjon Prosessmodeller ing/ rutineutarbeidels e/ kvalitetssystem Testing og testplanlegging Teknisk spesifikasjon og systemarkitektur Rådgivning systemutviklings metodikk og verktøy Datasikkerhet 2-ITspesifik a-sjon O-3 E- læring Opplæring/elæring Rådgivning drift og forvaltning av ITløsning for valg Prosjektweb/ Sharepoint 2007 Ekstern 3. parts evaluering av prosjektgjennom føring, valgrutiner og IT-løsning for valggjennomføri ng Overordnet beskrivelse av kompetanseområder som etterspørres over rammeavtalen Bistå de ansatte delprosjektledere i departementet med eier- og bestillerkompetanse for it-løsninger og hjelp til innføring av løsningen fra et eierperspektiv. Omfanget, og på hvilke fagområder bistanden vil bli etterspurt, vil være avhengig av kvalifikasjonene og antall som vil være ansatt i departementet i prosjektperioden. Omfanget vil være størst i Bistå som prosessdrivere og ansvarlige for dokumentasjon av funksjonell design av e-valgløsning. Det planlegges å lage en kravspesifikasjon blant annet basert på Usecases laget ut fra prosessmodellene. Hovedinnsats forventes i Ansvar for prosessmodellering av valg. Prosessene slik de er i dag (AS IS) og de nye TO BE prosessene for e-valg skal modelleres. Planen er å implementere prosessene i et web-basert system for bruk av valgrutiner. Dette skal brukes av alle kommunene ved valggjennomføring. God og planmessig testing og pilotutprøving er en forutsetning for å kunne benytte e-stemmegivning ved valg. Det vil derfor benyttes mye ressurser til testplanlegging og testing. Det etterspørres bistand til testplanlegging og testgjennomføring. Dette gjelder alle faser av testing fra spesifikasjon, prototyper, akseptansetester, volumtester, bruk av testverktøy (ikke anskaffelse av verktøyet). Kravene til leverandørenes testopplegg i forbindelse med systemleveranser skal også spesifiseres. Utvalgte kommuner vil være pilot-kommuner og disse skal bistå med ressurser i uttestingsfasen. Ansvarlig for utarbeidelse av teknisk spesifikasjon for valgløsning og utarbeidelse av systemarkitektur. Den tekniske spesifikasjonen gjelder både systemløsning, driftsmiljø, kommunikasjonsløsning ut til kommunene. Hvis det skal utvikles en it-løsning (ikke hvis kjøp av standardprodukt) må prosjektet velge systemutviklingsmetodikk og verktøy. Arbeidshypotesen for dette er bruk av smidige metoder og åpen kildekode. Gjennomføre risikoanalyser, vurdere informasjonssikkerhet, designe og spesifisere sikkerhetsløsning for e-valg. Lage opplæringsopplegg for alle valgmedarbeidere for ny e-valgsløsning. Den skal være en kombinasjon av valgkonferanser e-læring, webbaserte rutiner og manuelle rutiner. Det skal lages et opplæringsopplegg der det skal bygges kompetanse på forskjellige nivåer: departement/fylkeskommune/kommune (Train the trainer). Det må legges stor vekt på opplæring i manuelle nødrutiner hvis elektronisk løsning svikter. Det må kartlegges hvilke aktører som kan ta ansvar for drift og forvaltning av e- valgløsningen. Det må inngås avtale mellom departementet som systemeier med forvalter og med driftsleverandør. Det skal lages forvaltningsmodell for løsningen. Prosjektet vil bygge opp en prosjekt-site basert på Sharepoint Denne skal brukes for alle prosjektaktiviteter og skal muligens benyttes i forbindelse med selve valggjennomføringen. Det etterspørres kompetanse til å utforme og tilpasse en prosjekt-web til behovene for E-valg prosjektet. Ekstern 3. parts kvalitetssikring av prosjektgjennomføring og kvalitetssikring av e- valgløsning. Det ønskes kvalitetssikring av eksempelvis budsjett, prosjektorganisering, prosjektrutiner, e-valgsløsning, rutiner for valggjennomføring, nødprosedyrer ved systemfeil osv. Side 6 av 22

7 Tabellen viser fagkompetanse som departementet har selv, eller som etterspørres senere. Område Etterspørres ikke Etterspørres ikke Etterspørres ikke Etterspørres ikke Utlyses separat Utlyses separat Utlyses separat Fagkompetans e Ansatt prosjektteam Anskaffelseskompetanse Demokratiske prinsipper og legitimitet for e- valg Drift og forvaltning av itløsning for valg Informasjon/ekst ern kommunikasjon Regelverk og juridiske hensyn Evaluering av resultatene som oppnås underveis og etter valget i 2011 Overordnet beskrivelse av kompetanseområdet Departementets prosjektteam som har ansvar for alle sider av prosjekt E-valg Se skisse til prosjektorganisasjon i kapittel 1. Prosjektleder og prosjektteam er ansatt i departementet. Det skal kjøpes inn både rådgivere (tjenester) og løsninger til prosjektet. Denne innkjøpskompetansen finnes i dag hos DSS/Depkjøp og hos de ansatte i departementet. I tillegg innhentes spesialkompetanse fra DIFI. Spørsmålet er behandlet i rapport henvist til i kap 1. Dette er en viktig premiss for hele prosjektet og dette ivaretas av politisk og faglig referansegruppe samt valggruppen i KRD. Det planlegges at staten selv skal være ansvarlig for drift og forvaltning av løsningen. Dette for å sikre uavhengighet, åpenhet og å få fullt innsyn i valgløsningen. Bistand til informasjonsstrategi, informasjonsarbeid eksternt, kampanjer Det skal gjøres juridiske avklaringer, blant annet innenfor straffelov, ikt-lovgivning, datasikkerhet, Europarådets rekommandasjon for e-valg. Det skal gjøres juridisk vurdering og utarbeidelse av nytt regelverk for e-valg Det skal gjennomføres forskningsoppdrag for å evaluere resultatene fra E-valg prosjektet. Både uttestingen undervis og etter valget i Denne forskningen vil være med på å legge premissene for videre gjennomføring av e-valg i Norge etter Overordnet beskrivelse av løsningen Mange kommuner og fylkeskommuner i Norge har i dag en elektronisk valgadministrativ dataløsning Det er ikke besluttet hvordan en ny e-valgsløsning skal integreres med disse løsningene ved valget i Det er mulig at løsningen som etterspørres i denne anskaffelse for gjennomføring av e-valget i 2011 vil kunne danne grunnlaget for eller inngå som et element i en fremtidig valgløsning for Norge. Det er ikke klart hva slags løsning gjennomføring av e-valget i 2011 skal baseres på. Dette skal avklares gjennom dialogfasen. Prosjektdirektivet gir føringer for hva som er ønskelig. Dersom ikke alle kravene kan oppfylles ønsker vi i dialogfasen å komme fram til alternative løsninger. Følgende er hentet fra prosjektdirektivet: Side 7 av 22

8 En ny e-valgsløsning skal baseres på følgende prinsipper: Baseres på Europarådets rekommandasjon for e-valg (Rec(2004)11) Velgeren skal kunne avgi stemme uten utilbørlig påvirkning Åpenhet og innsyn i rutiner, prosjektgjennomføring og dataløsning Statlig eiet, driftet og forvaltet e-valgdatasystem. Ingen e-valggjennomføring i regi av private selskaper Ansvar for valggjennomføring lokalt vil ligge i kommunene som i dag. Den praktiske valggjennomføring i regi av kommunene vil også gjelde for e-valg. E-valgdatasystemene stilles vederlagsfritt til disposisjon for kommunene Utvikling/anskaffelse av datasystemet baseres på markedskonkurranse. Dataløsning skal hvis mulig baseres på fri programvare (fritt bruk, åpen kildekode med fullt innsyn, skal deles med andre) og programvareutvikling skal være iht. etablert lisenstype (for eksempel GPL) Skal kun benytte standard datamaskiner for stemmegivning (ikke spesifikke valgautomater) Løsning skal ikke forutsette noen tillit til PC-klient. Vi legger til grunn at PC-klient kan være infisert med virus eller annet ondsinnet programvare Basere autentisering og kryptering på standardløsninger som benyttes eller planlegges innført i Norge (ikke egne løsninger for valg). Eksempelvis skal autentisering baseres på det planlagte nasjonale ID-kortet med innebygget e-id. 3.1 Foreløpig funksjonell beskrivelse I Norge har vi følgene politiske valg, som avholdes i intervaller på 4 år: Stortingsvalg, sist avholdt i Sametingsvalg, sist avholdt i 2005 (avholdes samtidig som Stortingsvalg) Kommunestyrevalg, sist avholdt i 2007 Fylkestingsvalg, sist avholdt i 2007 (avholdes samtidig som kommunestyrevalg) E-valg 2011 skal levere en løsning for e-stemmegivning til kommune- og fylkestingvalget i Løsningen for e-valg i Norge må designes etter den valgprosessen som overordnet kan deles inn i 4 faser. Modellen nedenfor illustrerer og beskriver de 4 hovedfasene, hva de inneholder og overordnet funksjonelle behov for elektronisk systemstøtte i de 4 fasene. Fasene er generiske og vil være de samme uavhengig av type politisk valg. Side 8 av 22

9 Valgprosess nivå 1 Valgprosess nivå 2 Funksjonelle behov for systemstøtte 1. Forberedelser Partienes Nominasjonsprosess Innsending og behandling av listeforslag Generering av manntall Utsteding valgkort og informasjon til velgere Støtte for nominasjonsprosessen i de politiske partiene Elektronisk innsending (web-grensesnitt), kontroll, behandling, lagring av listeforslag Tilgjengelig elektronisk valgmanntall Utsending av valgkort og informasjon til velgere og partier/grupper 2. Stemmeavgivning Forhåndstemmegiving (Utenlandsstemmegiving, ambulerende stemmegiving, institusjonsstemmegiving, brevstemmegiving) Valgtingstemmegiving Elektronisk mottak av stemmesedler fra webgrensesnitt mot bruker, skanner (ev. manuelt innregistreringsbilde direkte i fagsystem ) Kategorisering av ulike typer stemmer i henhold til beskrevne kategorier Manntallskontroll V isning av listeforslag, avkrysning, retting av stemmesedler Kontroll av stemmeavgivning iht regelverk 3. Valgoppgjør Foreløpig valgresultat Endelig valgresultat Fordeling av mandater Kandidatkåring Føring av møtebøker Funksjonalitet for beregning av valgsystemresultat med mulighet for aggregering av data fra valgkrets til nasjonalt nivå Endelig valgresultat Fordeling av mandater Føring av møtebøker 4. Rapporter/ prognoser Rapporter Prognoser Oppsett og uthenting av standardrapporter herunder valgdata, møtebøker etc. Verktøy for utarbeiding av prognoser basert på historikk og simuleringer Fase 1. Forberedelser Fasen innebærer alle forberedelser til valget. Vi har her tatt med partienes nominasjonsprosesser, som ikke er den del av valgloven. Kommunene skal behandle og ta stilling til om listeforslag de mottar fra de politiske partiene og andre grupper som stiller til politisk valg, skal godkjennes eller ikke. Dersom partiene/gruppene kan sende listene elektronisk til myndighetene vil dette effektivisere det valgadministrative arbeidet i kommunen. Listeforslagene er sluttresultatet av partienes nominasjonsprosesser og vi ser for oss at systemstøtte til en elektronisk løsning for utarbeidelse og innsendning av listeforslag. En elektronisk løsning i denne fasen fordrer et tilgjengelig elektronisk valgmanntall for kontroll av kandidater og underskrifter på listeforslag samt utskriving av valgkort. Det er også behov for systemstøtte ift utsendelse av informasjon og valgmateriell til politiske partier, grupper og velgere. Dette bør kunne sendes ut elektronisk. Fase 2 Stemmeavgivning. Stemmegivning foregår i dag på papir og opptelling skjer i to omganger. Ved endelig opptelling benytter en del store og mellomstore kommuner elektronisk opptelling ved at Side 9 av 22

10 stemmesedlene skannes og telles elektronisk. Telleresultatene overføres fra opptellingssystemet til kommunens valgadministrative system. Stemmer kan avgis i en gitt periode i forkant av valget eller på selve valgdagen. Ved mottak av en stemme, skal stemmen så langt som mulig håndteres likt, uavhengig av om en stemme er avgitt elektronisk eller på papir, selv om det kan forekomme noe ulik håndtering for eksempel mht rutine for valgmanntallskontroll, autentisering av velger eller lignende. Stemmer som er avgitt før selve valgdagen skal lagres etter dobbeltkonvolutt prinsippet fram til opptelling på valgdagen. Elektroniske stemmer skal ha en automatisk kontroll av velgeridentitet og rettigheter mot elektronisk manntall før stemme blir avgitt. Velger skal ha samme mulighet for å gi personstemmer ( retting på stemmeseddel) som ved papirvalg. Elektronisk stemmeavgiving skal være tilrettelagt for alle brukergrupper og ev. på flere språk. Fase 3. Valgoppgjør Valgoppgjør for stemme avgitt elektronisk og stemmer avgitt på papir bør så langt som mulig rutinemessig behandles likt. De avgitte stemmene må kunne sorteres på de ulike typene stemmer avhengig av hvor og når stemmene er avgitt (forhåndsstemmer, ambulerende stemmer, utenriksstemmer, valgtingsstemmer etc.), om de er godkjent eller forkastet, hvilket parti/liste de tilhører etc. Det vil være behov for etterprøvbarhet og kontroll under hele valgoppgjørsprosessen. I dag er oppgjørsprosessen inndelt i flere stopp og kontrollpunkter som innebærer en kvalitetssikring av hele prosessen. Stemmer skal kontrolleres og fordeles på lister. Deretter skal det fordeles mandater og utjevningsmandater. Til slutt foretas et kandidatoppgjør som håndterer personstemmer. Det produseres valgresultat og protokoller på alle administrative nivåer i valget, herunder valgkrets, kommune, fylke og på landsbasis. Det er behov for aggregering av resultater på alle disse nivåene. Fase 4. Rapporter, valgstatistikk, prognoser I dag rapporterer kommuner og fylkene hver for seg sine valgresultater inn til et felles nasjonalt Valgnattsystem, som er et informasjonssystem for innsamling, bearbeiding og prognostisering av valgresultater for media og velgerne. I tilegg fremstilles ulike typer rapporter og statistikk for alle valgadminstrative nivåer i landet for offisiell valgstatistikk. Det er behov for en løsning hvor valgdataene, og valgprotokoller ved behov kan hentes ut av dertil autorisert personell på ønskelig valgadminstrativt nivå. Dette vil spare nivåene for separate rapporteringsrutiner og vil til enhver tid i valgprosessen gi korrekt sanntidsinformasjon om valgresultatet. Når og hvem som kan hente ut informasjon reguleres av valglov og rollestyrt tilgang til rapportmodulen. Det er behov elektronisk lagring av valgdata iht valglov, arkivlov, personopplysningslov. 3.2 Foreløpig teknisk beskrivelse The e-vote 2011-project does not aim to fully replace the paper ballot in the foreseeable future; hence the procured system will need to integrate smoothly with systems used for the tabulation of paper ballots. Conceivably the e-vote system will receive tabulated results from paper balloting to include in the final count, alternatively the e-voting system may be required to deliver tabulated e-voting results to other systems for final tabulation. The format for the exchange of information between the system modules may or may not be EML. EML is preferable where sensible, but is not an absolute requirement as long as the format is standardized, open and well documented. Side 10 av 22

11 The e-vote system will have a modular architecture using open, standardized and well documented interfaces. The system will integrate with, but not replace, existing or future support systems for tabulating paper ballots in parallel with electronic ballots. In practice this means that the e-voting system where necessary must provide a well defined interface for receiving tabulated results from systems used for the tabulation of paper ballots. A High Level Conceptual Model: Re-use existing New functionality National population registry National electoral roll Municipal electoral roll National e-id infrastructure Elections administrative support system E-vote P-vote Political process Nomination of candidates Internet E-vote Front end Tabulation of results Reporting of results Scanning and OCR of ballots Side 11 av 22

12 4 Anskaffelsesprosessen 4.1 Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsen foretas som konkurransepreget dialog etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I og Del III (over EØS/WTO terskelverdien) Anskaffelsesprosedyren fungerer slik at oppdragsgiver først gjennomfører en prekvalifisering etter prosedyren beskrevet i punkt 5 nedenfor. Oppdragsgiver tar sikte på å prekvalifisere minimum 3 leverandører. De prekvalifiserte leverandørene får deretter tilsendt konkurransegrunnlag med en behovsspesifisering hvor de inviteres til å levere inn et foreløpig løsningsforslag. Oppdragsgiver går inn i en dialog med de prekvalifiserte leverandørene, der formålet er å identifisere og definere hva som vil være den beste måten å imøtekomme det erklærte behovet på. I dialogen kan alle aspekter ved kontrakten diskuteres. Oppdragsgiver kan ikke gi informasjon om det enkelte løsningsforslag til øvrige leverandører i strid med forskriftens 20-8 (2) uten at det er akseptert av leverandøren. Dialogen fortsetter inntil løsningsforslag er identifisert. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til innenfor rammene fastsatt i FOA 20-8 (3) å kunne begrense antall løsninger og dermed avslutte dialogen med enkelte leverandører. Oppdragsgiver vil deretter erklære dialogen for avsluttet, og oppsummere resultatet av dialogen i en endelig anbudsinnbydelse. På bakgrunn av anbudsinnbydelsen inngir leverandørene endelig anbud. Oppdragsgiver vil deretter kunne foreta avklaringer, tilpasninger m.v. av anbudene i den utstrekning dette er forenlig med FOA 20-9 (2). Kontrakt tildeles leverandøren som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene angitt i konkurransegrunnlaget. 4.2 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende foreløpige tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse: Milepæl Dato Kunngjøring i Doffin og TED 23.feb Tilbudspresentasjon (møte+nett TV) 13.mars 11:00 GMT Frist for spørsmål 16.mars Søknadsfrist kvalifisering 23.mars Meddelelse om kvalifisering 3.mars Dialogfase med kvalifiserte leverandører Mars-september Frist avsluttende anbudskonkurranse Oktober Kontraktssignering Desember 2009 Side 12 av 22

13 Anskaffelse e-valg løsning Konkurransepreget dialog Feb Des mar. Leverase(1) Kvaligfikasjons- Søknad (+30 dager) 23. feb. Utlyse anskaffelse i TED(1) 20. apr. Leverase(2) Foreløpig løsning og budsjettpris 3. apr. Varsel om kvalifikasjon Minst 3 + Utsending(2) Foreløpig spesifikasjon 4. mai. Utsendeing(3) Versjon1 spesifikasjon Prosessmodell/ Usecase) 2. jun. Leverase(3) Revidert løsningsforslag 26. jun. Utsending(4) Versjon 2 spesifikasjon 10. aug. Leveranse (4) Tilbud Løsningsforslag (med prototype) 24. sep. Utsending (5) Anbudsforespørsel til minst 2 leverandører 8. okt. Leveranse(5) Anbudsfrist 20. nov. Varsel tildelig 1. des. Kontrakt signert feb. 09 mar. 09 apr. 09 mai. 09 jun. 09 jul. 09 aug. 09 sep. 09 okt. 09 nov. 09 des. 09 feb feb. 09 Planlegge anskaffelsen Oversette dokumenter feb apr. 09 Spesifikasjon1 (prosessmodell) apr jun. 09 Spesifikasjon2 (ambisjonsnivå) aug sep. 09 Spesifikasjon3 (detaljspesifikasjon) 23. mar apr. Kvalifisering leverandører 20. apr mai. Dialogmøter 1. runde 2. jun jun. D.møter 2.runde 24. aug sep. D.møter 3 runde 8. okt nov. Evaluering anbud Avklaringer med lev. Side 13 av 22

14 5 Administrative vilkår og bestemmelser 5.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kommunal- og regionaldepartementet Akersgata 59 (R5) Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Henrik Nore Prosjektleder e-valg All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig til oppdragsgiver innen de angitte tidsfrister pr. e-post til: Alle tilbydere må registere seg på: Omfang Det skal anskaffes en løsning som i fremtiden kan dimensjoneres for fullskala e-valg for alle velgere som ønsker å stemme elektronisk. I 2011 vil det gjennomføres e-valg i utvalgte kommuner og for utvalgte velgergrupper. Omfanget i 2011er ikke bestemt. 5.3 Språk All kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal foregå på engelsk. Leverandørens kvalifikasjonssøknad og dokumenter i dialogfasen kan leveres på engelsk eller norsk. Prosjektgruppens arbeidsspråk for prosjektgjennomføringen vil være hovedsakelig norsk, men all dialog, skriftlig og muntlig med ikke-norskspråklige leverandører vil foregå på engelsk. 5.4 Spørsmål til forespørselen Alle spørsmål til forespørselen sendes pr. e-post til: e-valg2011@krd.dep.no Alle skriftlige spørsmål skal stilles på engelsk Side 14 av 22

15 All e-post merkes: Spørsmål sak E-valg 2011 fra xxxxx (leverandørens navn) Alle spørsmål vil bli besvart til alle som har registrert seg på Doffin. Spørsmålsstilleren blir anonymisert Svarene vil fortløpende bli lagt ut som tilleggsinformasjon på Doffin.no Info vil også bli distribuert på vår tender website når den er klar: Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt i doffin 20. februar2009 Tilbudsfrist er 23. mars 2008 kl 09:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 5.6 Presentasjon av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver skal presentere kvalifikasjonsgrunnlaget. Dette sendes på internett med videostreaming og simultan powerpoint-presentasjon slik at leverandørene kan gjøre dette uten å måtte reise til Oslo. Det vil bli anledning til å stille spørsmål over konferansetelefon. Det vil også være mulig å være tilstede på møtet i Oslo. De som ønsker å delta må melde seg på ved e-post til samme e-post adresse som for spørsmål. Det er ønskelig med denne påmelding så snart som mulig og angi om dere ønsker å møte i Oslo eller delta over nettet. 5.7 Prosjekt WEB Prosjektet benytter Sharepoint 2007 som verktøy for prosjektweb. Denne vil bli benyttet til dokumentutveksling med leverandørene i anskaffelses og dialogfasen. Leverandørene vil selv være ansvarlig for å laste opp sine tilbudsdokumenter på egne kataloger. Bruker id og passord vill be sent til dere med når siten er klar. 5.8 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet og gjennomføring av dialogfasen vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Side 15 av 22

16 5.9 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle endringer/ rettelser i kvalifikasjonsgrunnlaget vil meddeles per e-post til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen. Oppdragsgiver kan foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, som ikke er vesentlige Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette kvalifikasjonsgrunnlaget er akseptert Innlevering av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden skal leveres elektronisk som beskrevet innen tilbudsfristen. Det skal også leveres et følgebrev på papir signert av person som har prokura til å inngå endelig kontrakt på leveransen. Dokumentene skal merkes Sak 09/564. Kommunal- og regionaldepartementet Akersgata 59 (R5) Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Att: Dokumentasjonsteamet, tlf Tilbudet skal sendes pr. e-post innen tilbudsfristen til: e-valg2011.anbud@krd.dep.no Tilbud sendt elektronisk som e-post skal merkes: Søknad sak:09/564 E-valg 2011 fra xxxxx (leverandørens navn) Side 16 av 22

17 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Attester for betaling av skatter og avgifter Kvalifikasjonskrav: Ingen restanser knyttet til skatteattestene. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. Dokumentasjonskrav: Her skal vedlegges attester, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av kompetente myndigheter, som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor tilbyderen har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. (Gjelder kun Norske foretak) 6.2 Egenerklæringer HMS egenerklæring se vedlegg. Etiske retningslinjer. Tilbyder skal bekrefte at den aksepterer å jobbe i hht Kommunal- og regionaldepartementet sine etiske retningslinjer. 6.3 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 6.4 Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å være leverandør i avtaleperioden. Tilfredsstillende kredittvurdering fra anerkjent ratingbyrå. Lav sannsynlighet for konkurs iht. Norges Banks modell for konkurs-prediksjon (SEBRA-modellen) Oppdragsgiver vil benytte denne som screening modell for å plukke ut selskaper for nærmere analyse. Dokumentasjonskrav: Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre kontrakten leveranse og eventuell senere vedlikeholdsavtale. Revisorgodkjent regnskap siste 3 år. Kredittvurdering fra anerkjent ratingbyrå. Foreløpig regnskap 2009 hvis ikke godkjent. I tillegg skal nøkkeltall legges inn i tabellen under (utfylt tabell under). Tabellen under skal fylles ut Side 17 av 22

18 Tall fra årsregnskapet Foretakets/enhetens samlede omsetning Andel av omsetning med relevans for denne anskaffelsen Selvfinansieringsevne (driftsresultat e. skatt og avskrivninger) / langsiktig gjeld Likviditetsutvikling (oml.midler-korts gjeld/driftsinntekter) Egenkapitalgrad (egenkap/(korts. gjeld + langs. gjeld)) Arbeidskapital (oml.midler/korts. gjeld) Profittmargin (Res.e. skatt/driftsinntekter) Arbeidskapital / driftsinntekter debitorer / driftsinntekter Total langsiktig kapital (langsiktig gjeld + egenkapital) Innskutt egenkapital mindre enn bokført egenkapital Likvider minus kortsiktig gjeld i prosent av omsetning Foretakets alder (år) = 1, 2, 3,.,8 Sum eiendeler i faste kroner Leverandørgjeld i prosent av totalkapital Skyldige offentlige avgifter i prosent av totalkapital Det vil bli foretatt en risikovurdering etter Norges Banks modell for konkursprediksjon med basis i tallene over. 6.5 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Vi ønsker å kvalifisere både leverandører som leverer totale valgløsninger tilpasset Norges behov inkludert e-valg, leverandører som kun har e-valgsløsning og vil utvikle manglede funksjonalitet og leverandører som vil ta ansvaret for å utvikle hele løsningen og har erfaring fra systemer med tilsvarende krav og kompleksitet. Det må vises til relevante leveranser som hver for seg eller samlet oppfyller hvert av de 4 tekniske kvalifikasjonskrav listet under siste 5 år. Side 18 av 22

19 Teknisk kvalifikasjonskrav 1: Enten erfaring som leverandør av e-valgsløsninger eller erfaring som leverandør av valgløsninger eller erfaring med utvikling av tilsvarende løsninger med høye krav til - anonymitet, - Integritet, - Autentisering og - Implementering av regelverk/lover Teknisk kvalifikasjonskrav 2: Leverandøren må vise til tidskritiske leveranser med definitive leveransetidspunkter (med dette mener vi produksjonssettinger uten mulighet for innfasing av funksjonalitet, leveranser som må fungere i full skala fra første produksjonsdag, som for eksempel leveranser til idrettsarangementer eller lignende). Teknisk kvalifikasjonskrav 3: Leverandøren må vise til implementering av løsning i organisasjoner med tilsvarende kompleksitet som en full utrulling til 430 kommuner, og kompleksitet tilsvarende 3 administrative nivåer som i valgprosessen i Norge Teknisk kvalifikasjonskrav 4: Leverandøren må vise til erfaring som totalleverandør av systemer med tilsvarende kompleksitet Dokumentasjonskrav: De 5 mest relevante leveranser beskrives. Maks 2 sider pr leveranse Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 5 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Oppdragsgiver Kort overordnet beskrivelse Dato levert Levert Verdi (Inntil 100 ord pr prosjekt) Mnd/år Mill. Nkr Konta ktpersom Telefo n-nr. Side 19 av 22

20 6.6 Foretakets Kapasitet Kvalifikasjonskrav: Foretaket må ha kapasitet til å levere etterspurte løsning og tjenester. Dokumentasjonskrav: Her skal oppgis en tabellarisk oversikt over foretakets gjennomsnittlige antall ansatte og antall ledere de siste tre årene, samt turnover for ansatte og ledere. Antall ansatte skal spesifiseres på de ulike fagområder som er relevante for anskaffelsen. Beskrivelse Turnover ledere Turnover ansatte Totalantall ansatte Antall ansatte innenfor valg Antall ansatte e-valg Antall systemutviklere valg Antall systemutviklere e-valg Totalantall systemutviklere Andre relevante fagområder 6.7 Leverandørens team i dialogfasen Dialog fasen blir krevende for både oppdragsgiver og leverandør. Vi krever derfor at leverandøren stiller med et team som har tilstrekkelig erfaring og kompetanse og i stand til å gjøre avklaringer raskt. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av dialogteamet og deltagernes rolle Det leveres CV på maks 1 side for teammedlemmene. CV bør tilpasses slik at de mest relevante kvalifikasjonene og referanseprosjekter fremgår. CV må minst ha med de elementer som vist under. Fagområde Formalia Hovedkvalifikasjoner Relevant prosjekterfaring Navn, fødselsår, utdannelse, eventuell relevant etterutdanning, språk Kort beskrivelse (fremheve eventuell nøkkelkompetanse) Tidsrom (fra-til mnd/år), kunde, kort prosjektbeskrivelse, rolle i prosjektet, omfang 6.8 Søknads utforming Søknaden utformes iht. krav i kapittel 8. Søknader som ikke følger dette kan bli avvist. Side 20 av 22

21 7 Tildelingskriterier ved avsluttende anbudskonkurranse Bare leverandører som innfrir kvalifikasjonskravene i kapittel 6 vil bli invitert til å være med i dialogfasen. Underveis i dialogfasen kan det gjøres en reduksjon av deltagende leverandører. Utvelgelse vil i så fall bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene vil bli brukt både ved utvalg av leverandørene underveis i dialogfasen og ved den avsluttende anbudskonkurransen. Kontrakt for utvikling av e-valgsløsning tildeles den leverandør med det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende tildelingskriterier. Vekt Tildelingskriterier ved avsluttende anbudskonkurranse Evalueringsmetode Pris Løsningens totale omkostninger, herunder totalkostnaden ved full innføring % Gjennomføringsevne Økonomisk soliditet Leverandørene må tilfredsstille kvalifikasjonskriteriene vurdert på nytt før kontraktssignering Skala Proporsjonal score iht. totalkostnad. Leverandør med laveste pris får full score (10), og eksempelvis dobbel pris gir halv score (5). Totale omkostninger frem til 2017 vil legges til grunn % 30-40% Kompetanse. Leverandørens tilbudte prosjektteam, samt nødvendig tilgjengelig kompetanse innenfor de aktuelle fagområdene. Gjennomføringsmetodikk - Opplevd samarbeid i dialogfasen - Metode for kundeinvolvering i utviklingsfasen Tidligere prosjektreferanser Løsningsforslag I hvilken grad løsningens samsvarer med kravspesifikasjonen Generelle krav til løsningen Tekniske krav Funksjonelle krav Sikkerhetskrav I tillegg vil brukervennlighet vurderes Brukervennlighet for velgere Brukervennlighet for valgfunksjonærer Sum (høyest er best) Skala Ved evaluering og sammenlikning vil beste tilbud score 10 pr delkriterium. De øvrige tilbudene få en proporsjonal score. For økonomisk soliditet vil all som tilfredsstiller kriteriene få score 10, de som ikke tilfredsstiller får score 0. Skala Proporsjonal score iht. oppfyllelse av kravene. Leverandør med best funksjonalitet får full score (10) pr krav., Sum karater X vekt Side 21 av 22

22 8 Krav søknadsutforming Tilbudet skal besvares i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Tilbudet besvares med følgende dokumenter (A-H): A. Følgebrev signert av person med prokura for selskapet. Sendt på papir samt Scannet i PDF format levert elektronisk Følgende elementer skal inngå i følgebrevet: Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Det må også fremgå at tilbyder aksepterer å jobbe i forhold til oppdragsgivers etiske retningslinjer. Kort beskrivelse av selskapet (Maks 2 sider)tilbyder skal beskrive selskapsform, nåværende eierstruktur og varsle om eventuelt pågående eller planlagte endringer i denne. B. Utfylt vedlagt excel-regneark med nøkkelinformasjon fra søknaden C. Kvalifikasjonssøknad i word-format Det skal ha disposisjon og følge vedlagt WORD-mal og alle tabeller fra kvalifikasjonsgrunnlaget skal være inkludert og fylt ut. Alle krav til informasjon må inkluderes i tilbudsdokumentet D. Firmaattest (scannet i PDF-format) E. Siste 3 års regnskaper F. Kredittvurdering G. Utfylt og signert skjema for HMS-erklæring (scannet i PDF-format) H. Attest for innbetalt skatter og merverdiavgift. (Kun norske selskaper) Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: Vedlegg 1 Prosjektdirektiv Vedlegg 2 Mal for tilbud excel Vedlegg 3 Mal for tilbud Word Vedlegg 4 HMS egenerklæring Vedlegg 5 Valgloven Vedlegg 6 Prosjektrapport 2006 Vedlegg 7 Europarådets rekommandasjon for e-valg (Rec(2004)11) Vedlegg 8 Beskrivelse av Norsk valggjennomføring Side 22 av 22