KONKURRANSEBESTEMMELSER

Transkript

1 KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSE AV VERKTØY FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING OG KONTRAKTSHÅNDTERING (KGV/KAV) FOR TJENESTESENTER VED NORSK HELSENETT SF OG HELFO REFERANSE: 16/04331

2 1 INNLEDNING 1.1 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Norsk Helsenett SF. I tillegg til Norsk Helsenett SF vil Helfo være Kunde på avtalen og gis tilgang til å utløse opsjon på kjøp av løsning, i henhold til deres estimerte behov (jf. pkt. 1.2) OM NORSK HELSENETT Norsk Helsenett SF skal innenfor rammen av nasjonal IKT-politikk legge til rette for mest mulig sikker og effektiv elektronisk informasjonsutveksling mellom alle relevante aktører i helse- og omsorgssektoren. Foretaket skal sørge for en hensiktsmessig og sikker IKT-infrastruktur i helse og omsorgssektoren og bidra til forenkling, effektivisering og kvalitetssikring av elektroniske tjenester til beste for både pasienter og befolkningen for øvrig. Foretakets viktigste oppgave er å sikre en stabil og sikker drift av løsningene som aktørene i sektoren benytter. Norsk Helsenett SF er et statsforetak som eies av Helse- og omsorgsdepartementet. Selskapet har om lag 170 ansatte, fordelt på hovedkontoret i Trondheim og avdelingskontorer i Tromsø og Oslo. For ytterligere informasjon se OM HELFO Helfo er en ytre etat under Helsedirektoratet. Helfo forvalter årlig omlag 34 milliarder kroner gjennom oppgjør til behandlere, leverandører og tjenesteytere, samt individuell refusjon av privatpersoners utgifter til blant annet legemidler, tannhelse og helsetjenester i utlandet. I tillegg har Helfo ansvar for fastlegebytter, frikort, Europeisk helsetrygdkort, behandlingstilbud ved fristavbrudd samt 800HELSE. For tiden består organisasjonen av ca. 585 ansatte på 25 steder i Norge. Ledelsen og 200 ansatte holder til i Tønsberg. Andre store arbeidssteder har vi i Fredrikstad, Oslo, Ørsta, Mo i Rana og på Sola. For mer informasjon, se

3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG Oppdragsgiver ønsker å inngå en avtale på en SaaS (Software as a sevice) løsning som omfatter konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktshåndteringsverktøy (KAV) i henhold til kundens kravspesifikasjon. Oppdragsgivers behov er primært å forenkle arbeidet med offentlige anskaffelser, sikre at regelverk og interne rutiner følges, oppfylle ønske om en fullelektronisk saksbehandling, samt få en enklere og mer systematisk kontraktsoppfølging. Norsk Helsenett SF skal fra etablere et sentralt tjenestesenter i Oslo som skal levere og anskaffe administrative tjenester innen IKT, arkivforvaltning og anskaffelser for 11 virksomheter i helseforvaltningen. Virksomhetene Norsk Helsenett SF skal gjennomføre anskaffelser for er: - Bioteknologirådet - Direktoratet for e-helse - Folkehelseinstituttet - Helfo - Helsedirektoratet - Helseklage - Norsk Pasientskadeerstatning - Pasient og forbrukerombudet - Helsetilsynet - Statens legemiddelverk - Statens strålevern For Norsk Helsenett SF er det estimert at det løpende behovet i avtaleperioden vil være totalt 60 lisenser, fordelt på 30 lisenser brukere med full funksjonalitet, og ca. 30 ambulerende brukerlisenser (de forespurte lisenstypene er nærmere definert i Vedlegg 1 - Kundens kravspesifikasjon). Det er forventet at behovet for lisenser vil være lavt i starten av 2017, og så eskalere ettersom tjenestesenteret til Norsk Helsenett SF bemannes. For Helfo er det estimert et behov på 1 lisens for bruker med full funksjonalitet, og 3 ambulerende brukerlisenser. Estimater er gjort etter beste skjønn på utlysningstidspunket og vil ikke være bindende for oppdragsgiver. Anskaffelsens verdi er estimert til: ca NOK eks. mva Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av konkurransegrunnlagets Vedlegg 1 - Kundens kravspesifikasjon

4 2 INFORMASJON OM KONKURRANSEN 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del II. Anskaffelsen vil gjennomføres som en ett-trinns konkurranse med forhandling jf. FOA 5-1 (1). Kontrakten vil tildeles den tilbyder som har det «mest økonomisk fordelaktige» tilbudet jf. FOA 13-2 (1). Tilbyderne vil iht. tidsplanen i punkt Error! Reference source not found. få mulighet til gjennomføre en demonstrasjon av deres tekniske løsning i forbindelse med forhandlingsrundene. 2.2 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres og tildelingskriteriene. Tilbyder plikter å sette seg inn i konkurransegrunnlaget, og selv sørge for at de har mottatt all relevant informasjon. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Konkurransebestemmelser (dette dokumentet) o Vedlegg 1: Kundens kravspesifikasjon (SSA-K, bilag 1) o Vedlegg 2: SSA-K med bilag (bilag 2, 4 og 7 fylles ut av tilbyder) o Vedlegg 3: Mal for tilbudsbrev (fylles ut av tilbyder) 2.3 KONTRAKTSVILKÅR OG VARIGHET Kontrakten vil basere seg på SSA-K med bilag. Avtalen trer i kraft når signet av begge parter og har en varighet på 2 år. Deretter har Oppdragsgiver ensidig opsjon på å forlenge med (totalt 4 år). 2.4 KONTAKTINFORMASJON Henvendelser vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig pr e-post til anskaffelser@nhn.no. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Alle henvendelser skal merkes: 16/04331 Anskaffelse av verktøy for konkurransegjennomføring (KGV) og kontraktshåndtering (KAV) for tjenestesenter ved Norsk helsenett SF og Helfo". 2.5 SPØRSMÅL Eventuelle spørsmål med svar vil fortløpende bli gjort tilgjengelig på Doffin.no for samtlige tilbydere som har meldt sin interesse. Det samme gjelder eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innkomne spørsmål vil i nødvendig grad bli anonymisert og generalisert. Tilbyder har selv ansvar for å holde seg oppdatert om slik informasjon og å ta hensyn til det i sin tilbudsbesvarelse.

5 2.6 TIDSPLAN Anskaffelsen gjennomføres etter milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Tidsplanen er fast frem til og med tilbudsfrist og tentativ etter tilbudsfrist. Leverandørene vil bli orientert dersom oppdragsgiver skulle beslutte å endre tidsplanen. Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål , kl. 12 Tilbudsfrist , kl. 12 Tilbudsåpning , kl Demonstrasjon av tilbudt løsning og forhandlinger Uke 50 (evt. uke 51) 2016 Frist for reviderte tilbud Uke Kontraktstildeling Uke Kontraktsignering Uke KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN Tilbyderen utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med tilbyderens deltakelse i konkurransen.

6 3 KVALIFIKASJONSKRAV Dette kapittel angir krav til tilbyderen. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for å kunne delta i konkurransen. 3.1 OBLIGATORISKE DOKUMENTASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen 3.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest 3.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans.

7 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 TILBUDETS INNHOLD OG STRUKTUR Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Signert tilbudsbrev, inneholdende: Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for leverandøren, herunder navn, e-post og telefonnummer til kontaktperson. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist. Det skal klart og tydelig i tilbudsbrevet angis om tilbudet inneholder forbehold, og eventuelt referanse til aktuell punkter i besvarelsen Signatur av bemyndiget person 2. Kvalifikasjonsdokumenter Etterspurt dokumentasjon, jf. pkt. 3 - Kvalifikasjonskrav 3. Tilbyders pris Henviser til: pkt. Error! Reference source not found. Vedlegg 2 SSA-k bilag 7 Pris og prisbestemmelser 4. Tilbyders løsningsforslag og besvarelse av tildelingskriterier under kvalitet. Henviser til: pkt. Error! Reference source not found. Vedlegg 2 SSA-k bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. 4.2 DEMONSTRASJON AV TILBUDT LØSNING Som en del av besvarelsen under punkt Error! Reference source not found. «Kvalitet» vil tilbyderne vil få anledning til å presentere deres tilbudte løsning i form av en presentasjon og/eller demo. Presentasjonen kan gjøres eksternt (via videokonferanse eller lignende) eller på tilbyders lokasjon. Hver tilbyder vil bli gitt ca. en time til å gjennomføre presentasjonen. Presentasjonen skal være ment som en presisering i besvarelsen i vedlegg 2 SSA-k bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse. Dersom antall kvalifiserte tilbydere gjør at arbeidsbelastningen ved å gjennomføre demonstrasjon av tilbudt løsning blir for høy, så forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å alternativt be om at demonstrasjonen blir tilsendt i powerpoint-format (eller lignende). Oppdragsgiver vil i så fall informere kvalifiserte tilbydere om dette. 4.3 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal vedstås og være bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp, eller frem til kontrakt signeres dersom dette inntreffer tidligere. 4.4 TILBUD PÅ DELER AV OMFANGET Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen.

8 4.5 ALTERNATIVE TILBUD Alternative tilbud tillates ikke. Tilbudet skal relateres til de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget. 4.6 FORBEHOLD OG AVVIK Dersom tilbyderen tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakten eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Vesentlige forbehold og avvik kan medføre at tilbudet blir avvist jf. FOA FORMAT OG ANTALL EKSEMPLARER Tilbudet skal kun leveres elektronisk på CD eller minnebrikke som inneholder tilbudet i PDF-format, samt kopi av tilbudet i elektronisk redigerbart format (word-format). Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. I tillegg skal tilbudsbrevet leveres i original på papir, signert. 4.8 MERKING AV TILBUD Komplett tilbud vedlagt all dokumentasjon skal merkes. Ref: 16/04331 att: Marion Sydskjør. Konfidensielt, åpnes kun av adressaten 4.9 LEVERINGSFRIST OG STED Tilbudet skal være NHN i hende innen den frist som er angitt i pkt Tilbud som ankommer NHN for sent eller som blir levert per e-post eller telefaks, vil bli avvist jf. FOA (1) a). Tilbudet skal leveres hos Norsk Helsenett SF sitt hovedkontor i Trondheim. Adressen er: Professor Brochs gate 2, 2. etg, 7030 Trondheim OFFENTLIGHET OG TAUSHETSPLIKT Offentleglova av nr 16 gjelder ved offentlige anskaffelser, jf. FOA 3-5. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet. Oppdragsgiver må uansett ta selvstendig stilling til om opplysningene er å betrakte som forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.

9 5 BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 ÅPNING AV TILBUD Åpning av tilbud gjøres av minst to representanter fra Norsk Helsenett SF i deres lokaler etter tilbudsfristens utløp. Tilbydere vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen. 5.2 EVALUERING AV TILBUD Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som samlet sett vurderes å være det økonomisk mest fordelaktige, vurdert på tildelingskriteriene under. Det vil for samtlige tildelingskriterier bli gitt en score fra 1 til 10, hvor beste tilbud vil bli gitt 10 poeng under hvert tildelingskriterium. De øvrige tilbudene vil gis en relativ score basert på hvordan de forholdsvis kan sammenlignes med det beste tilbudet under hvert tildelingskriterium. Tildelingskriterier: Beskrivelse: Vekt: Pris Tilbyder skal oppgi pris for lisenskostnad for: 40 % - Lisenspris pr stk per måned for. full funksjonalitetsbruker (Jf. SSA-K Bilag 1) - Lisenspris pr stk per måned for ambulerende brukerlisens (Jf. SSA-K Bilag 1) - Pris for opplæringsprogram beskrevet av leverandør i Vedlegg 2 SSAk bilag 4 Leveringstidspunkt og andre frister (forutsetter opplæring på Kunde sin lokasjon) - Integrasjon med P360 - Evt. andre kostnader knyttet til implementering og gjennomføring Ingen øvrige kostnader skal påløpe oppdragsgiver i forbindelse med implementering og gjennomføring av avtalen enn de oppgitt av leverandør i Vedlegg 2 SSA-k bilag 7 Pris og prisbestemmelser. Lisenspriser vil vektes tyngre enn pris på opplæringsprogrammet, integrasjon og øvrig kostnader knyttet til implementering og gjennomføring. Kvalitet Vurderingen av tildelingskriteriet «Kvalitet» vil bero på en helhetlig vurdering av løsningens brukervennlighet og funksjonalitet. Med brukervennlighet menes hvorvidt løsningene er egnet til enkel opplæring og bruk for ansatte som ikke har tidligere erfaring med løsningen. Løsningens evne til å enkelt formidle nødvendige funksjoner vil også vektes her. 60 % Løsningens grad av digital støtte og effektivisering av kundens anskaffelsesprosess vil være viktig. Vi vil se på hvorvidt den tilbudte løsningen inneholder funksjoner og aspekter som i størst mulig grad tilrettelegger for en strømlinjeformet anskaffelsesprosess. Tilbyderne vil få anledning til å demonstrere tilbudt løsning. Funksjonalitet som er vist her vil sammen med besvarelse i bilag 2 vil inngå i evalueringen av løsningskvalitet.

10 For kriteriet "Kvalitet" vil det bli gitt poeng ut i fra en skjønnsmessig helhetsvurdering. For tildelingskriteriet "Pris" vil det bli gitt en score som gjenspeiler den prosentvise differansen frem til laveste tilbud. NHN vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandøren. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet Pris om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Det vil for samtlige tildelingskriterier bli gitt en score fra 1 til 10, hvor beste tilbud vil bli gitt 10 poeng under hvert tildelingskriterium. Poengene blir deretter vektet slik at det maksimalt kan oppnås 4 poeng for kriteriet "Pris" og maksimalt 6 poeng for kriteriet "Kvalitet". 5.3 FORHANDLINGER Oppdragsgiver vil gjennomføre forhandlinger med samtlige tilbydere. Forhandlingene vil enten skje gjennom møter på Norsk Helsenett SF sin lokasjon i Oslo, eller via skriftlige tilbakemeldinger på epost ell. Oppdragsgiver vil ta en beslutning vedrørende form for forhandlinger etter tilbudsfrist. Det vil gjennomføres lik form for forhandling med alle tilbydere. Demonstrasjon av løsning og forhandlingsmøte vil gjennomføres på samme dag etter nærmere innkalling etter tilbudsfrist. 6 AVSLUTNING AV KONKURRANSE 6.1 ORIENTERING OM KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgiver vil iht. FOA 13-3 meddele om kontraktstildeling og karensperiode før inngåelse av kontrakt. 6.2 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen iht. vilkårene i FOA 13-1.