GRUNNLAG FOR KONKURRANSE VINTERVEDLIKEHOLD KONTRAKT 5 ÅRS RAMMEAVTALE

Transkript

1 GRUNNLAG FOR KONKURRANSE VINTERVEDLIKEHOLD KONTRAKT 5 ÅRS RAMMEAVTALE side 1

2 INNHOLD 1 TILBUDSINNBYDELSE OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSEN ORIENTERING OM RAMMEAVTALEN/KRAVSPESIFIKASJON KONTRAKTBESTEMMELSER... 8 Vedlegg: Tilbud Vedlegg: 1 med Skjema 1 Opplysninger om underentreprenører Skjema 2 Veier og plasser Skjema 3 Prisskjema fastgodtgjørelse Skjema 4 Timegodtgjørelse, Type og merke Skjema 5 Opplysninger om mannskap Skjema 6 Sjekkliste for vedlagt dokumentasjon Skjema 7 Øvrige kriterier Vedlegg skjema 8 Vurderingsskjema maskiner Vedlegg 9 Dyrøy kommune standard drift vedlikehold vinter Vedlegg 10 Kart sentrum med brøyteområder Vedlegg skjema 11 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet(hms) Vedlegg 12 Instruks for vintervedlikehold av kommunale veger i Dyrøy kommune Vedlegg 13 Forslag til kontrakt side 2

3 INNBYDELSE TIL TILBUD Dyrøy kommune innbyr til åpen anbuds konkurranse for inngåelse av rammeavtale på Snørydding, høvling, strøing og tining av stikkrenner av kommunale veier, fortau, gang- og sykkelveier. Anskaffelsen skjer iht. Lov av 16. juli 1999 om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Prosedyren åpen anbudskonkurranse iht. Forskriftens 14-1, er benyttet for denne anskaffelsen. Konkurransen er iht. EØS- terskelverdier og er annonsert i Doffin-basen samt på kommunens hjemmeside. Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk og gis på grunnlag av de dokumenter som er distribuert i forbindelse med konkurransen. Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt i konkurransegrunnlaget. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver. Avtalen vil bestå av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og tilbyders tilbud. Vedlegg vil gjelde som en del av kontrakten. Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet dog ikke ut over 60 kalender dager regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 11.april 2014, kl Ønske om befaring finner sted 23.april 2014, kl.12:00. Oppmøte Dyrøytunet 1. Tilbudet skal leveres i lukket anonym forsendelse og være merket: Vintervedlikehold Saksnr.: 3/2014 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen onsdag 12. mai 2014 Kl.15:00. Ønske om befaring kan finne sted 23.april 2014 Tilbudet leveres på skranke på administrasjonsbygget, Dyrøytunet 1. Ved forsendelse pr. post og/eller personlig skal følgende adresse benyttes: Dyrøy Kommune Dyrøytunet Brøstadbotn "Hvis et av tilbudene skal sladdes, se neste avsnitt Offentleglova, må tilbyder levere to sett papirbaserte tilbud. Ett av tilbudssettene skal da sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud), dette kan det bli gitt innsyn i. Hvis ikke tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, leveres ut kopi av originaldokumentet til dem som etterspør. Offentleglova Lov nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentleglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta) I henhold til 23 i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) kan opplysninger i tilbud i anskaffelsessaker unntas offentlighet frem til valg av leverandør er gjort. Etter dette vil opplysningene i tilbudene være offentlige, dersom ikke andre forhold tilsier det. Dette kan være taushetsplikt i forretningsforhold eller forholdet til rikets sikkerhet. side 3

4 Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, i så fall skal disse identifiseres, sladdes, og det må begrunnes hvorfor det anses som forretningshemmelighet. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. Alle opplysninger det er spurt om i tilbudet skal besvares. Tilbud som er ufullstendig eller mangelfullt utfylt vil kunne bli forkastet. Tilbakekalling eller endringer i tilbudet må for å være gyldige, ha kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 1.1 FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. Dyrøy kommune forbeholder seg retten til å anta hvilket som helst tilbud eller deler av dette, eventuelt forkaste samtlige. I tillegg reserverer kommunen rettighet til å trekke en eller flere roder fra anbudet. Dyrøy kommune tar forbehold om avlysning av konkurransen med bakgrunn i mangelfull finansiering, politiske vedtak og rådmanns vedtak. 1.2 SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 2 OPPDRAGSGIVERS ORGANISASJON Avtalen vil gjelde for Dyrøy kommune og veier som er spesifisert, og administreres av teknisk sektor ved enhetsleder. Dyrøy kommune Dyrøytunet Brøstadbotn Tlf side 4

5 3 GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSEN 3.1 Krav til tilbudet Tilbudet skal være undertegnet av en som kan binde leverandøren 3.2 Dokumentasjon som skal følge tilbudet Følgende dokumentasjon skal vedlegges tilbudet for å dokumentere at tilbyder har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver krever: 1. Firmaattest 2. Skatteattester utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at tilbyder/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift (henvendelse til kemner/ kommunekasserer for skjema RF- 1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder. 3. HMS-egenerklæring, se skjema vedlagt HMS-instruks. Vedlegg Årsregnskap. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra det for de siste år, med revisors kommentarer. For foretak som er etablert senere enn de siste år og som derfor ikke kan fremlegge regnskap for de siste år, bes om at leverandøren på annen måte dokumentere at han har en økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. 5. Forsikring/garanti. Forsikringsattest som bekrefter at tilbyder har generell ansvarsforsikring. Det vil ved kontraktsinngåelse bli stilt krav til sikkerhetsgaranti for gjennomføring av oppdraget. 6. Referanser og annen informasjon. Relevant informasjon og referanser som bekrefter tilbyders kompetanse, erfaring og kapasitet innenfor aktuelle fagområde, må vedlegges tilbudet. Herunder: - liste over utstyr/mannskap som skal benyttes - de viktigste leveransene siste år, herunder leveransens verdi og tidsplikt, offentlige eller private mottakere. Tilbyder må ha eller kunne få de godkjenninger som lovgivningen krever for å kunne utføre/stå ansvarlig for de oppgavene som skal løses. 3.3 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Leverandører og deres underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med Underleverandører, og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. Dersom entreprenøren ikke etterlever disse forpliktelsene, kan oppdragsgiver holde tilbake deler av kontrakt summen inntil forholdene er dokumentert brakt i orden. 3.4 Kriterier for valg av tilbud Det kan gis pris for hele eller deler av kommunen. Tilbyder velger selv hvilke områder det er aktuelt å gi pris på. Områdene er: 1. Snøbrøyting, isrydding, sandstrøing, stikkrennestiming av veier 2. Snøbrøyting, isrydding, sandstrøing av gang- og sykkelveier, parkerings-, landingsplasser. side 5

6 3. Punktene 1 og 2 samlet. Kontrakter tildeles for en eller alle områder ut fra det totalt mest økonomisk fordelaktig for kommunen. Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av tildelingskriteriene angitt nedenfor. Tildelingskriterium Vekt (%) Tildelingskriterium A: Pris 60 Tildelingskriterium B: Gjennomføringsevne/kapasitet 20 Tildelingskriterium C: Kvalitet, kompetanse 20 For hvert tildelingskriterium vil tilbudene bli vurdert på en skala fra 0 til 10. Beste tilbyder på hvert tildelingskriterium vil få karakteren 10. Karakterene for de øvrige tilbyderne settes deretter forholdsmessig. Total poengsum Kvalitet, Gjennom- Total Nr Leverandører Pris kompetanse føringsevne poengsum Rangering Vekt 0,6 0,2 0,2 1 Entreprenør 1 2 Entreprenør 2 3 Entreprenør 3 4 Entreprenør 4 5 Entreprenør 5 Karakterene vektes og summeres i en totalkarakter for hver tilbyder. Tilbyderen som oppnår høyest totalkarakter vil bli tildelt kontrakt. Tildeling Oppdragsgivers tildeling om valg av leverandør vil før kontrakt inngås bli skriftlig meddelt deltakere i konkurransen som ikke er avvist. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget samt en frist for eventuelle klager på tildelingen. Prisene skal fylles inn i vedlagte tilbudskjema (vedlegg 1) MERK at det er 3 mulige tilbud! Forkastede tilbud vil ikke bli returnert til tilbyder. 3.5 Åpning av tilbudene Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Åpning vil finne sted med interne protokollvitner fra oppdragsgiver. Åpning av tilbudet vil finne sted når tilbudsfristen er utgått. 3.6 Meddelelse om tildeling Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når kontrakt er underskrevet av begge parter. 4. ORIENTERING OM RAMMEAVTALEN/KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Avtalens varighet. side 6

7 Avtalen skal gjelde fra kontraktsinngåelse til og med (Sesongstart er ved 1.september og avsluttes seneste 1. mai). Leverandører har 1 års opsjon på kontraktsforlengelse til 1. mai Avtalens innhold/spesifikasjon. Dyrøy kommune ønsker tilbud på brøyting, høvling og strøing av kommunale veier, fortau, gang- og sykkelveier i henhold til vedlagte beskrivelse (vedlegg 3). Leveransen må være i henhold til krav og vilkår som fremkommer nedenfor. I tillegg ønsker kommunen en timepris for snørydding og annet vintervedlikeholdsarbeid. Utstyr skal inngå i timeprisen. Det vil ikke bli gitt godtgjørelse for beredskap. Det må eventuelt inkluderes i prisene. Det gis ikke tillegg for fartsdumper og bommer hvis det måtte komme i kontraktsperioden. Etter 2 skriftlige advarsler for mangler i henhold til kontrakt, kan kontrakten sies opp med 14 dagers skriftlig varsel når som helst i avtaleperioden. 4.3 Bestemmelser for vintervedlikeholdsarbeider i Dyrøy kommune. Standard, se eget skjema «Vintervedlikehold av kommunale veier Standard» Entreprenøren skal primært gjøre seg kjent med beskrivelsen før sesongens begynnelse. Sekundært, forespørre om befaring med kommunens representant Brøyting skal utføres ved snøvær og brøytes først ved snødybde av 6 cm i området for de aktuelle veiene. På bratte og smale veier kan det bli nødvendig å fravike disse reglene. Leverandøren skal selv orientere seg om snømengden. Brøytingen skal starte omgående når denne grensen er nådd og roden skal være gjennombrøytet senest 4 timer etter oppstart. Ved snømengde 4 8 cm og påfølgende opphold, skal roden brøytes etter melding til kommunens representant uavhengig av foranstående 6 cm snøfall Ved utkalling av kommunens representant skal alle tildelte roder kunne påbegynnes samtidig. Ved utkalling skal Brøyting/strøing være påbegynt senest 1 time etter utkalling Dyrøy kommunes brøyte-/strøroder skal prioriteres. Det er ikke anledning til å utføre tilsvarende vinterarbeid for andre, før egen(e) rode er ferdig Det kan ikke angis fast arbeidstid for brøyting, rydding, strøing og annet vintervedlikehold Ved forhåndsvarsel kan kommunens sine kostnader for arbeider i vintervedlikeholdet trekkes fra oppgjørsbeløpet Dersom det på grunn av maskinhavari/sykdom etc. ikke er mulig å utføre brøyting og strøing i henhold til retningslinjene må kommunens representant underrettes snarest Veien skal alltid brøytes i full bredde. Det samme gjelder veikryss inklusive frisikt i veiens begge ender. Fotgjengeroverganger skal holdes åpne. Rydding av snuplasser må også utføres Eventuelle busslommer og buss-skur i forbindelse med rodene skal ryddes fortløpende Dersom entreprenørene anser snømåking, isrydding, rydding av snøkanter, høvling av veibanen eller lignede påkrevd, skal han snarest gi melding til kommunens representant om når og hvor han mener slike arbeider er nødvendig. side 7

8 Strøing utføres etter vurdering av hver enkelt entreprenør, og/eller i samarbeid med oppdragsgiver. Det strøs med pukk til 4-8 millimeter Når veien er sperret på grunn av fonner, ras, parkerte biler eller av andre årsaker skal entreprenøren gi melding til kommunens representant. Ansvarlige skal også varsles ved veiskader, eller andre forhold som kan være til fare for trafikken Entreprenøren skal under brøyting/strøing vise tilbørlig hensyn til annen trafikk og veiens naboer. Ved brøyting/fresing må entreprenør vise hensyn slik at det ikke blir påført skade eller ulempe hos kommunens innbyggere Ved passering av bruer, må det iakttas at snøkantene ikke presses så hardt mot rekkverkene at disse blir skadet Entreprenøren må selv sørge for oppsetting av brøytestikk det han føler at det er behov for det Entreprenør eller hans forsikringsselskap er ansvarlig for enhver skade som påføres andres eiendom i forbindelse med utførelse av vintervedlikeholdsarbeidet for kommune. Alle skader skal rapporteres til kommunen innen 24 timer eller senest påfølgende virkedag Oppdragsgiver er ikke ansvarlig for skader som kan oppstå på maskin / utstyr eller fører Inntrer en situasjon som forårsaker at entreprenøren må leie andre til å utføre brøyting/strøing, skal dette godkjennes av kommunen. Entreprenøren må selv gjøre opp for leid hjelp. Det vil si at kommunen kun skal ha rapport fra, og oppgjør med entreprenøren. 4.4 Krav til maskiner, lastebiler og utstyr Alle roder kan inneholde smale partier. Det skal benyttes egnet utstyr for den enkelte rode Det forutsettes at Dyrøy kommune kan nå brøyteren over mobiltelefon. Alle kostnader forbundet med anskaffelse og bruk av mobiltelefon, er entreprenørens ansvar Maskinstørrelse og utstyr skal være tilpasset hver enkelt rode. Maskintype og utstyr skal oppgis i tilbudet. Maskin skal inneholde GPS system Entreprenøren må holde nødvendig brøyteutstyr, varsellys, og annet utstyr for brøyting og sikkerhet Maskiner og materiell skal være forskriftsmessig utstyrt inkl sikkerhetsutstyr. 4.5 Priser og betingelser. Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift. Time- og enhetsprisene skal være faste i første år i avtaleperioden. Prisen reguleres første gang 15. september 2015 etter SSB vintervedlikeholdsindeks. Som grunnlag settes indeksen side 8

9 Ved innlevering av tilbud skal det alltid oppgis priser. Priser skal oppgis per rund sum (RS). Prisen gjelder brøyting, ishøvling, stiming stikkrenner og strøing av veier, fortau og gangveier og gjelder hele veiens bredde. Ved utbygging, utarbeiding, forandringer av veilengder i kontraktsperioden som medfører ekspandering av en rode gjelder den oppgitte pris for aktuelle rode. Kommunen reserverer seg rett til å forandre veilengder i kontraktsperioden. Kommunen ønsker i tillegg at det angis pris for tilleggsarbeid. Priset angis per time. 4.6 Underleverandører Anbud åpner for kontrahering av underleverandør(er). Oppdragsgiver skal holdes skadesløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå under eller i forbindelse med eventuelle underleverandørers gjennomføring av kontrakten. Tilbyder har ansvar for at enhver underleverandør kan levere ut i fra de formål som fremgår i tilbudsgrunnlaget med tilhørende kravspesifikasjon. 5 KONTRAKTBESTEMMELSER 5.1 Fakturering Alle fakturaer til Dyrøy kommune skal sendes til: Dyrøy kommune, teknisk sektor Dyrøytunet Brøstadbotn Fakturaene skal merkes med Veivedlikehold vinter Fakturer som ikke er merket i henhold til ovenstående vil bli returnert. Brøyterapporter/fakturaer sendes fortløpende hver måned og senest uke 1 i påløpende året for høstsesongen og senest første uke i mai. Brøyterapporter og strørapporter sendes elektronisk hver måned til kommunens representant. 5.2 Betalingsbetingelser Betalingsvilkår er 30 dager etter at varen er mottatt og korrekt faktura med avtalt bilag er mottatt, forutsatt at ikke andre betalingsvilkår er avtalt spesielt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Det skal ikke beregnes ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr eller andre former for gebyr. side 9